TINJAUAN MANAJEMEN
LABORATORIUM BAHASA INGGRIS FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2015
DAFTAR ISI
Hasil Audit Internal
1
Umpan Balik Pelanggan
3
Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan
5
Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
6
Hasil Audit Internal Laboratorium Bahasa Inggris menjalani Audit Internal Mutu (AIM) Siklus 14 tahun 2015 pada hari Senin tanggal 2 November 2015 bertempat di Laboratorium Bahasa Inggris gedung B lantai 1 FISIP UB. Visitasi AIM siklus 14 ini dihadiri oleh dua Auditor/ Asesor: 1. Drh. Dyah Ayu Oktavianie (ketua auditor) 2. Dr. Ir. Pudji Purwanti, MP (anggota) Visitasi AIM siklus 14 tahun 2015 ini membahas tentang klarifikasi perbaikan temuan AIM siklus 13 tahun 2014. Dalam visitasi AIM ini Auditor Internal mengevaluasi temuan lama serta tindak lanjut dan status dari tindakan tersebut. Berikut temuan, tindak lanjut dan status tersebut: No Temuan AIM Siklus 13 th 2014 1 Perlu disusun job dan gap analisis SDM 2 Tidak semua bisnis proses layanan sesuai dengan siklus pDCA 3 Konten pada menu sejarah tidak relevan.
4
AC sering bermasalah karena daya tidak stabil
5
Dokumentasi di tingkat fakultas, laboratorium harus memiliki copy dokumen verifikasi penerimaan barang.
6
Dokumentasi belum lengkap
7
Tidak tersedia menu berbahasa inggris
Tindak lanjut akan membuat job analisis dan gap analisis SDM Temuan akan di tindaklanjuti
Menyampaikan kepada bagian TIK untuk memisahkan menu "Sejarah" dari menu milik Lab Komputer Mengajukan Stabilizer/ Stavol agar dayanya stabil, sehingga tidak menyebabkan masalah pada AC Mengajukan ke bagian Umum dan Perlengkapan untuk mengadakan tanda bukti penerimaan barang. Menjelaskan secara detail spesifikasi barang yang di butuhkan oleh Lab Bahasa. Melengkapi dokumentasi yang belum ada Melaporkan ke bagian TIK untuk meng-upgrade sehingga menu Bilingual bisa diakses
Status Open Closed
Open
Closed
Closed
Closed Closed
1
8
9
10
11
Perlu ditambahkan tujuan unit Melaporkan ke bagian TIK kerja untuk menambahkan tujuan unit kerja Lab Bahasa Daftar Aset di tingkat Fakultas, Melakukan perawatan setiap kecukupannya 50% aset Lab Bahasa, mengajukan ke bagian Pengadaan tentang barang- barang yang menjadi kebutuhan Lab Bahasa, dan mencatat kondisi aset Lab Bahasa, dan melaporkan dan memperbaiki apabila ada kerusakan atau kehilangan. Telah diimplementasikan namun Lab Bahasa sudah membuat dokumen belum lengkap (analisis borang IKM untuk setiap dan tindak lanjut) kegiatan. Untuk setiap keluhan dari pengguna Lab Bahasa, Laboran langsung menindaklanjuti dan memperbaiki/ mengadakan sarana prasarana/ fasilitas yang kurang baik/ belum ada. Dokumen analisis dan tindak Akan diadakan koreksi dan di lanjut belum terdokumentasikan dokumentasikan secara lengkap
Open
Open
Closed
Closed
Dalam visitasi AIM ini Auditor Internal mengevaluasi temuan baru dan saran-sarannya sebagai berikut: No 1
Temuan AIM Siklus 14 th 2015
Saran dari Auditor/ Asesor
(IS-L-41a) B. Persyaratan SMM Struktur organisasi dan tupoksi tersedia di website, ISO 9001:2008 [41a]
namun perlu didokumentasikan dalam bentuk printout agar memudahkan akses bagi pelanggan
2
(IS-L-622) B. Persyaratan SMM SDM sudah mempunyai Job Description masingISO 9001:2008 [622]
masing, namun perlu disusun Job Analisis dan Gap Analisis,
serta
perlu
adanya
upaya
untuk
pengembangan kompetensi SDM (misal melalui pelatihan, dll). 3
(IS-L-63) b. Persyaratan SMM Sarana dan prasarana Lab Bahasa Inggris masih
2
ISO 9001:2008 [63]
belum lengkap, sudah ada upaya mengajukan tambahan
sarpras
ke
Fakultas,
dan
masih
menunggu penyerahannya dari Unit Perencanaan/ Pengadaan. Daftar kebutuhan sudah diajukan, tinggal menunggu penyerahan. Namun metode pemeliharaan belum terdokumentasi 4
(IS-L-63) b. Persyaratan SMM Belum ada jaringan internet internal lab, karena ISO 9001:2008 [64]
jaringan wifi masih mengikuti wifi Fakultas, daya kadang-kadang masih naik turun, koneksi wifi seringkali lambat karena menjadi satu dengan wifi mahasiswa.
Sehingga
belum
bisa
menyelenggarakan test Toefl dalam bentuk ITP (sementara masih paper based). Upaya yang telah dilakukan dengan pengajuan peningkatan kapasitas bandwith ke Fakultas.
Umpan Balik Pelanggan Umpan balik pelanggan merupakan acuan dari pelayanan dan fasilitas yang dinikmati pelanggan di Laboratorium Bahasa Inggris. Umpan balik pelanggan di Laboratorium Bahasa bisa diukur dari beberapa metode, yaitu: pengisian borang IKM, borang kritik dan saran, maupun keluhan secara langsung. Borang IKM biasanya kami bagikan kepada pelanggan di akhir kegiatan untuk diisi, kemudian hasilnya di rekap dan dilaporkan kepada Ka Lab. Borang Kritik dan Saran di tempatkan di depan ruang Lab Bahasa Inggris agar diisi langsung oleh masyarakat (dosen, mahasiswa, dan karyawan FISIP UB). Setiap ada Borang Kritik dan Saran yang masuk di kotak Kritik dan Saran, Laboran akan langsung mengambil, membaca, dan melaporkan kepada Ka.Lab. Keluhan langsung adalah keluhan yang disampaikan kepada pegawai yang ada di Lab Bahasa Inggris baik melalui KaLab maupun Laboran. Selain keluhan yang diambil dari Borang IKM, Lab Bahasa Inggris juga mendapat masukan atau keluhan secara langsung dari pengguna jasa layanan Lab. Keluhan-keluhan dan tindak lanjut serta hasil akhirnya:
3
No 1
Jenis keluhan Sarana prasarana
Uraian Alas
Mouse
Tindak lanjut (Mouse Membuat
Pad) tidak tersedia
Hasil Akhir surat Sudah terpenuhi
pengajuan Mouse Pad ke Subbag
Umum
Perlengkapan
dan dengan
ditandatangani Ka Lab Bahasa Inggris 2
Fasilitas
Mouse pointer sering Membuat berhenti
surat
mendadak pengajuan pe kembelian
karena daya listrik tidak Stavolt/
Belum terpenuhi
Stabilizer
stabil. Hal ini sangat kepada unit Pengadaan berdampak
pada dengan
praktikum mahasiswa
ditandatangani
Ka Lab Bahasa Inggris
Adanya keluhan dari pelanggan adalah karena adanya ketidakpuasan. Tujuan dari ISO 9001:2008 adalah customer satisfaction. Untuk itu semua keluhan yang Lab Bahasa Inggris terima dari Borang IKM dan Borang Kritik dan Saran selalu kami upayakan tindaklanjutnya. Berikut adalah masukan dari Borang IKM dan Borang Kritik dan Saran:
No.
Jenis/Aspek/ Bidang/ Layanan yang dikeluhkan
1.
Sarana prasarana
AC kurang dingin
membuat pengajuan perbaikan
Closed
2.
Sarana prasarana
Daya listrik naik turun sehingga pergerakan mouse pointer seringkali berhenti
Membuat pengajuan stavolt dan UPS
Open
3.
Sarana prasarana
Kursi kurang
Membuat pengajuan pembelian kursi tambahan
Closed
Uraian Keluhan
Tindaklanjut (atau rencana)
Status Akhir
4
4.
Sarana prasarana
Jaringan Internet tidak ada
Membuat pengajuan pemasangan LAN Internet
Closed
Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan Berikut adalah tabel tentang tindakan koreksi, status serta tindakan pencegahan yang diperoleh dari keluhan, evaluasi kepuasan, temuan audit, evaluasi program kerja dan evaluasi sasaran mutu: No . A.
Masukan
Tindakan Perbaikan
Status (Open/Closed)
Tindakan Pencegahan
Keluhan
1.
Listrik tidak stabil
Membuat surat pengajuan barang pembelian Stavolt
Open
Mematikan PC agar tidak merusak PC
2.
Bangku kurang
Membuat surat pengajuan barang pembelian kursi
Closed
Menjaga dan memeriksa agar kursi tidak rusak
B.
Evaluasi Kepuasan
1.
AC kurang dingin
Membuat surat pengajuan perbaikan (penambahan Ampere pada listrik)
Closed
Mengecek agar AC tidak rusak
2.
Mouse Pad tidak ada
Membuat surat pengajuan barang pembelian Mouse Pad
Closed
Mengecek dan menjaga agar Mouse Pad tidak rusak atau hilang
Membuat MP Maintenance dan dokumentasinya
Closed
Memastikan agar setiap kegiatan pemeliharaan sapras sesuai dengan MP dan
C.
1.
Temuan Audit MP Maintenance dan dokumentasi
5
juga mendokumentas ikannya 2.
D.
Membuat Gap dan Job Analysis
Rencana untuk Studi Banding ke lab Bahasa Inggris lain dan Pelatihan Laboran
Open
Evaluasi Program Kerja
1.
Pelatihan Bahasa Inggris bagi karyawan FISIP UB
Berkonsultasi dan koordinasi lagi dengan Wadek 1
Open
2.
Debate English dan English Speech
Berkonsultasi dan koordinasi lagi dengan Wadek 1
Open
E.
Memastikan dan mengusahakan agar tahun depan sudah terlaksana
Evaluasi Sasaran Mutu
1.
..............
2.
.................... dst.
Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya
No.
1.
Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya
Pengadaan Bandwidth untuk koneksi internet
Aspek
Fasilitas lab
Tindak Lanjut yang SUDAH dilakukan
Pengajuan koneksi WIFI / LAN Internet
Kendala yang dihadapi
Daya listrik tidak stabil
Rencana selanjutnya
Perawatan berkala
6
2.
MP Maintenance
Dokumen
Membuat MP Pemeliharaan dan Perbaikan Sarana Prasarana Lab
Pembuatan Nomor Dokumen oleh GJM
Melakukan maintenance sesuai dengan prosedur pada MP
3.
Studi Banding untuk menemukan Gap Analysis
Fasilitas dan sarana prasarana lab
Bertanya kepada Lab lain tentang format sudi banding
Belum menemukan Lab yang akan dikunjungi untuk studi banding
Akan melakukan studi banding dengan Lab Bahasa Inggris dari luar UB
4.
Pelatihan Laboran
SDM
Mencari informasi ke Universitas lain tentang pelatihan laboran
Kebanyakan pelatihan tentang laboran Lab IPA
Akan terus mencari informasi dan mengadakan pelatihan Laboran
7
