LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Rapat Kerja Pimpinan FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA (PENYUSUNAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN FISIP UB TAHUN 2016)
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
LEMBAR PENGESAHAN LPJ KEGIATAN RAPAT KERJA PIMPINAN UNTUK PENYUSUNAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN THN 2016 1. Judul Kegiatan 2. Penanggung Jawab 3. Ketua Pelaksana a. Nama b. NIP c. Jabatan/Gol d. Fakultas 4. Lokasi Kegiatan 5. Bentuk Kegiatan
6. Waktu Pelaksanaan Kegiatan 7. Biaya Total Kegiatan 8. Sumber Dana
: Rapat Kerja Pimpinan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya : Prof. Dr. Ir. H. Darsono Wisadirana.,MS : : Ahmad Imron Rozuli.,SE, M.Si : 197401072006041001 : Lektor – III/c : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik : Batu, Jawa Timur : Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB dalam rangka penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahun 2016 : 2 – 4 April 2015 : ………………………………………………………………….. (………………………………………………………………….) : DIPA BLU UB TA. 2015
Mengetahui Dekan,
Malang, Ketua,
Prof. Dr. Ir. H. Darsono Wisadirana.,MS NIP. 195612271983121001
Ahmad Imron Rozuli.,SE, M.Si NIP : 197401072006041001
I.
KATA PENGANTAR Berdasarkan prinsip – prinsip pengelolaan keuangan negara, BLU diwajibkan
menyusun perencanaan strategis lima tahunan dan rencana kerja dan anggaran tahunan yang disebut dengan Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA) tahunan. Dalam menyusun rencana strategis bisnis lima tahunan, BLU mengacu kepada Rencana Strategis Kementerian Negara/Lembaga (Renstra KL). Sedangkan dalam menyusun Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA) tahunan, BLU mengacu kepada rencana strategis lima tahunan. RBA memuat antara lain kondisi kinerja BLU tahun berjalan, asumsi makro dan mikro, target kinerja (output yang terukur), analisis dan perkiraan biaya per output dan agregat, perkiraan harga, anggaran, serta prognosa laporan keuangan. RBA juga memuat prakiraan maju (forward estimate) sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. RBA tersebut disusun dengan menganut pola anggaran fleksibel (flexible budget) dengan suatu persentase ambang batas tertentu. RBA merupakan refleksi program dan kegiatan dari satker kementerian negara dan disusun berdasarkan basis kinerja dan perhitungan akuntansi biaya menurut jenis layanannya. Prinsip penyusunan penganggaran Universitas Brawijaya (UB) yang telah ditetapkan oleh Menteri Keuangan sebagai satker dengan pola pengelolaan keuangan Badan Layanan Umum (PPK-BLU) adalah menggunakan format pendekatan bottom up dan partisipatif dengan memakai pola pagu indikatif, maka setiap tahun UB wajib menyusun RBA tahunan, sebagai bahan masukan RBA Universitas Brawijaya, maka setiap fakultas dalam lingkungan UB harus mengajukan rencana penggunaan anggaran tahunan yang dituangkan dalam bentuk Kertas Kerja (KK). Untuk penyusunan KK, fakultas juga meminta masukan dari unit – unit kerja yang ada dibawahnya yaitu jurusan, program studi, tata usaha, dan unit – unit lain di bawah dekanat. Hal tersebut juga berlaku bagi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang merupakan salah satu sub satker dari Universitas Brawijaya, maka dalam rangka penyusunan KK FISIP UB, perlu untuk menyelenggarakan koordinasi pimpinan tingkat fakultas. Pertemuan ini merupakan sebuah forum pembahasan bersama yang dilakukan setelah seluruh unit kerja fakultas telah melaksanakan rapat koordinasi penyusunan kegiatan di masing – masing unit kerja tersebut. Rapat ini dilaksanakan sebagai bentuk koordinasi untuk mensinergiskan, mengintegrasikan, dan menyepakati prioritas fakultas berikut pendanaan yang diperlukan untuk melaksanakan prioritas-prioritas tersebut. Selanjutnya hasil koordinasi akan dituangkan secara konsisten ke dalam bahan masukan Kertas Kerja (KK) sebagai
rencana penggunaan anggaran FISIP UB Tahun 2016. Tahun Anggaran 2016, merupakan tahun awal dari Rencana Strategis FISIP UB 2016 - 2020, oleh karena itu, penajaman prioritas sangat penting bagi FISIP untuk mencapai target jangka menengah FISIP (5 tahunan) sekaligus untuk meng-cover target tahun – tahun sebelumnya yang belum tercapai. Diharapkan hasil pertemuan tersebut dapat menjadi sebuah rencana aksi yang memberikan gambaran lebih jelas tentang keterkaitan antara prioritas pengembangan, arah kebijakan, strategi pencapaian serta program dan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan pendanaannya. Dalam rangka penyusunan Kegiatan dan Anggaran tahun 2016 serta untuk memberikan pemahaman terkait pertemuan tersebut, serta sebagai laporan hasil kegiatan Rapat Kerja Pimpinan fakultas maka dirasakan perlu untuk disusun laporan pertanggungjawaban yang sekaligus menjadi Petunjuk Pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan Fakultas untuk tahun – tahun selanjutnya.
II.
Tujuan Pelaksanaan Beberapa tujuan yang hendak dicapai dengan dilaksanakannya kegiatan Rapat Kerja
Pimpinan FISIP UB ini adalah : a. Melakukan koordinasi guna memperoleh kesepahaman serta kesepakatan antar unit kerja (prodi dan dekanat) terkait dengan program kegiatan pengembangan fakultas yang akan dituangkan dalam anggaran tahun 2016; b. Melakukan sosialisasi konversi program kerja yang telah dibahas melalui rapat kerja masing program studi dan dekanat kedalam form anggaran yang mengacu kepada program kerja rektor dan daftar output tahun 2015; c. Menghasilkan kesepahaman terkait proses pengelolaan operasional di lingkungan FISIP UB;
III. Waktu Pelaksanaan Pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan Fakultas dimulai pada tanggal 2 – 4 April 2016. Dengan lokasi di Agrokusuma, Kota Batu, Jawa Timur.
IV. Terminologi Untuk menyamakan pemahaman atas istilah dan definisi yang digunakan dalam pembahasan Rapat Kerja Pimpinan, maka di bawah ini dijelaskan mengenai beberapa terminologi sebagai berikut: 1. Kertas Kerja (KK), adalah form rencana penggunaan anggaran fakultas yang terdiri atas output, output terdiri atas beberapa program kerja, program kerja terdiri atas beberapa uraian kegiatan yang diuraikan kedalam Rincian Anggaran Belanja (RAB), sebagai lampiran juga disertakan KAK (Kerangka Acuan Kerja). KK merupakan sumber pemasukan bagi penyusunan Rencana Bisnis dan Anggaran (RBA) BLU Universitas Brawijaya; 2. Unit Kerja, adalah entitas di dalam lingkungan fakultas yang terdiri atas jurusan, program studi, program pascasarjana, tata usaha, dekanat, dan unit kerja dibawah dekanat. Masing-masing unit kerja diwakili oleh ketua jurusan/ ketua program studi dengan masing – masing sekretaris, Dekanat terdiri dari Dekan dan Pembantu Dekan, unit kerja dibawah dekanat diwakili oleh Ketua GJM, Ketua BP3M, dan kepala laboratorium fakultas. Tata Usaha diwakili oleh Kepala Tata Usaha dengan seluruh kasubag dan kaur; 3. Pagu Sementara, setiap jurusan/ prodi serta dekanat berhak untuk mengajukan pagu anggaran sesuai dengan jumlah kegiatan yang diusulkan; 4. Kegiatan Prioritas, pengajuan anggaran masing – masing unit kerja kemudian dibahas dan ditetapkan bersama dalam forum rapat antara dekan dan pembantu dekan II
dibantu oleh subag keuangan, adapun kegiatan yang
disetujui adalah kegiatan – kegiatan prioritas yang dibutuhkan secara langsung terhadap pencapaian visi dan misi Fakultas; 5. Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) adalah seluruh penerimaan fakultas yang tidak berasal dari penerimaan perpajakan. 6. Badan Layanan Umum (BLU) adalah Instansi di lingkungan pemerintah yang dibentuk untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat berupa penyediaan barang dan/atau jasa yang dijual tanpa mengutamakan mencari keuntungan dan dalam melakukan kegiatannya didasarkan pada prinsip efisiensi dan produktivitas.
V.
TATA CARA PELAKSANAAN PENYUSUNAN ANGGARAN FISIP UB Pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB, dilaksanakan untuk melakukan
koordinasi, konversi, dan penetapan kegiatan fakultas yang akan dituangkan kedalam form anggaran. Adapun proses mekanisme penyusunan anggaran fakultas dapat dilihat pada Bagan dibawah ini. Mekanisme Penyusunan Anggaran FISIP UB Penjelasan lebih lanjut atas mekanisme penyusunan anggaran fakultas dapat dijelaskan sebagai berikut: Rancangan Awal Usulan Program kegiatan oleh Masing-Masing Jurusan/Prodi dan Dekanat
Konversi kegiatan kedalam form KK 2016 yang dilakukan oleh operator masing–masing unit kerja dng pendampingan dan arahan kajur/kaprodi/pimp. dekanat
Form Kertas Kerja beserta program kerja rektor dan daftar output 2015
Evaluasi, sinkronisasi, dan koreksi usulan anggaran masingmasing unit kerja oleh Dekan, PD II, dibantu Keuangan FISIP UB
Penyerahan kembali usulan anggaran yang telah disetujui Dekan dan PD II kepada masing-masing unit kerja
Integrasi anggaran kedalam Kertas Kerja FISIP UB TA 2016 untuk diserahkan ke Universitas
Pedoman serta acuan pelaksanaan kegiatan bagi masing-masing unit kerja pada tahun 2016
Bagan I. Mekanisme Penyusunan Anggaran FISIP UB
Kegiatan Sebelum Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB 1. Dekan, Pembantu Dekan beserta pimpinan tata usaha, Ketua unit dibawah Dekanat, Ketua Jurusan, Ketua Program Studi, Ketua Program Pascasarjana beserta segenap staf dibawahnya menyusun rancangan awal usulan program kegiatan berdasarkan arah kebijakan dan prioritas pengembangan fakultas yang ditetapkan dalam Renstra FISIP UB 2016- 2020. Adapun langkah – langkah penyusunan rancangan awal usulan kegiatan bagi masing – masing unit kerja, adalah sebagai berikut: a. Melakukan evaluasi terhadap program kegiatan yang telah berjalan yang terdapat dalam tahun sebelumnya dan tahun berjalan, kemudian menjadikan program – program tersebut sebagai dasar dalam merencanakan kegiatan untuk dilaksanakan pada tahun 2016; b.
Melengkapi rencana kegiatan tersebut dengan Kerangka Acuan Kerja sebagai rasionalisasi pentingnya kegiatan serta menyusun Rincian Anggaran Biaya (RAB)-nya;
c.
Urusan Perencanaan Subbag Keuangan FISIP UB menyiapkan form anggaran (KK) yang dilengkapi dengan program kerja rektor dan daftar output tahun 2015, yang selanjutnya akan di upload melalui
web perencanaan di
www.perencanaan.fisip.ub.ac.id; d.
Dekan, Pembantu Dekan, dan kajur/kaprodi menyiapkan materi presentasi terkait garis – garis besar program kebijakan tahun 2016.
Kegiatan Dalam Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB 1. Dekan memberikan sambutan pembukaan acara serta menyampaikan tujuan dan output yang diharapkan dari penyelenggaraan Rakerpim FISIP UB. Dijelaskan juga arah rencana program dan kegiatan pengembangan (internasionalisasi) fakultas, kegiatan kerjasama, peningkatan mutu Tridharma (penelitian dan pengabdian masyarakat), serta kegiatan insidental yang melibatkan koordinasi lintas unit kerja. Kegiatan yang tercakup pada bidang ini merupakan penjabaran dari Renstra FISIP UB termasuk usulan kegiatan rutin baru atau kegiatan pengembangan sebagai upaya peningkatan kualitas kegiatan rutin yang belum tertampung dalam Renstra;
2. Pembantu Dekan dan kajur/ kaprodi menyampaikan arah rencana program dan kegiatan pengembangan sesuai bidang masing-masing dan sesuai dengan hasil rapat kerja yang telah diselenggaran di masing – masing unit kerja; 3. Urusan Perencanaan selanjutnya menjelaskan teknis konversi program kegiatan kedalam form anggaran; 4. Selanjutnya masing – masing anggota rapat melakukan konversi yang dilakukan oleh masing – masing operator dengan arahan dari masing – masing kepala unit kerja (kajur untuk jurusan, kaprodi untuk program studi, Dekan, Pembantu Dekan, ketua unit kerja di bawah dekanat, dan Kepala Tata Usaha sebagai perwakilan tenaga kependidikan). Proses konversi dimulai dengan mengunduh form di laman www.perencanaan.fisip.ub.ac.id. Kemudian operator dengan didampingi masing – masing koordinator unit kerja melakukan konversi program kegiatan kedalam form yang telah diunduh tersebut. Proses konversi didampingi oleh urusan perencanaan; 5. Selanjutnya masing – masing unit kerja memasukkan usulan anggaran kepada urusan perencanaan subbag keuangan & Kepegawaian; 6. Usulan anggaran yang telah dimasukkan selanjutnya dilakukan pembahasan antara Dekan dan Pembantu Dekan II yang difasilitasi Subbag Keuangan & Kepegawaian, untuk dilakukan evaluasi, penyelarasan, dan koreksi berbagai usulan kegiatan yang telah diusulkan; 7. Usulan anggaran yang telah disetujui Dekan beserta Pembantu Dekan II diserahkan kembali kepada masing-masing unit kerja sebagai petunjuk dan pedoman kegiatan selama satu tahun anggaran; 8. Subbag Keuangan & Kepegawaian selanjutnya mengintegrasikan serta menggabungkan anggaran menjadi satu serta dituangkan dalam Kertas Kerja (KK) FISIP TA. 2016; 6. Adapun ketentuan Kegiatan Dalam Penyusunan Anggaran FISIP UB, adalah. a. Masing – masing unit kerja wajib melakukan proses konversi; b. Rincian kegiatan yang ada dalam form dapat ditambah, diganti, tetap, atau dikurangi sesuai dengan faktor efisiensi anggaran, prioritas kegiatan, dan kebijakan unit kerja; c. Kebutuhan belanja pegawai dan operasional rutin harus dipenuhi dan menjadi prioritas utama;
d. Kegiatan baru yang diusulkan harus dihubungkan dengan output dan program kerja rektor (sesuai acuan yang telah di upload panitia); e. Apabila dalam rapat koordinasi terjadi ketidaksepakatan antar masing – masing anggota, maka dapat dilakukan tindakan pembahasan kembali bersama – sama dengan memperhatikan prinsip musyawarah untuk mencapai mufakat, dengan perpanjangan waktu rapat. Tetapi apabila alternatif tersebut masih tidak menghasilkan kesepakatan maka terhadap butir-butir ketidaksepakatan dijadikan catatan pembahasan dalam notulen rapat, untuk diputuskan bersama antara Dekan dan Pembantu Dekan II dengan memperhatikan keterbatasan waktu yang tersedia untuk penyusunan KK.
VI. Peserta Peserta yang hadir dalam Rapat koordinasi Pimpinan Dekanat dan Tata Usaha adalah: 1. Dekan, Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, dan Pembantu Dekan III; 2. Ketua Jurusan, Ketua Program Studi, Ketua Program Pascasarjana beserta masing-masing sekretaris; 3. Kepala Tata Usaha, kasubag, kaur, Ketua Gugus jaminan Mutu, Ketua Badan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, serta koordinator laboratorium; 4. Panitia pembantu umum.
VII. Tugas dan Tanggung Jawab Peserta Untuk kelancaran pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB, dibawah ini diperjelas pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing peserta. Pembagian ini dilakukan dengan mempertimbangkan kewenangan masing-masing peserta, penjelasan pembagian kewenangan tersebut sebagai berikut: 1. Dekan a) Menyampaikan penjabaran rancangan awal Rencana Kerja 2016 yang merupakan bagian dari Renstra FISIP UB Tahun 2016 - 2020 yang meliputi arah kebijakan dan prioritas pengembangan fakultas sampai dengan kegiatan operasionalnya beserta target capaian dan indikasi pendanaannya yang akan dilaksanakan oleh masing – masing unit kerja di bawah fakultas;
b) Menyampaikan tanggapan terhadap program dan kegiatan dalam rancangan anggaran yang diajukan masing – masing peserta rapat, untuk disinkronkan dengan program dan kegiatan fakultas; c) Melakukan penelaahan terhadap RAB untuk setiap uraian/komponen yang disusun oleh masing – masing peserta dari sudut dukungan bagi pencapaian prioritas pengembangan fakultas, baik dasar pertimbangan perlunya kegiatan, sasaran dan target yang akan dicapai serta kemampuan pendanaan terhadap kegiatan; d) Sinkronisasi kegiatan-kegiatan yang telah menjadi kesepakatan dengan berbagai Peraturan seperti perpres Pengadaan Barang dan Jasa, peraturan mengenai prinsip – prinsip pengelolaan keuangan, Standar biaya Umum dan Standar Biaya khusus, UU Pendidikan tinggi, dan Peraturan mengenai BLU; f) Menetapkan dokumen KK FISIP UB. 2. Dekanat, Kajur, Kaprodi, Ketua Program Pascasarjana, Ko. Unit Kerja dibawah Dekanat a) Menyusun rancangan program kerja masing – masing bidang beserta Rincian Anggaran Biaya (RAB); b) Mempresentasikan gambaran rancangan program kerja masing – masing bidang, rencana pencapaian sasaran dan target dari program dan kegiatan serta perkiraan pendanaannya; c) Menyepakati dokumen KK FISIP UB. 3. Peserta Lain a) Melaksanakan konversi kegiatan kedalam form KK 2016; b) Membantu penelaahan terhadap RAB untuk setiap uraian/komponen yang disusun oleh masing – masing bidang guna mendukung pencapaian prioritas pengembangan fakultas, baik dasar pertimbangan perlunya kegiatan, sasaran dan target yang akan dicapai serta pendanaan terhadap kegiatan; c) Menjadi notulen rapat kerja.
VIII. Keluaran Dengan dilaksanakannya Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB ini, telah dihasilkan kesepakatan dan pemahaman yang sama atas arah kebijakan dan prioritas kegiatan yang
tertuang dalam Kertas Kerja Fakultas Ilmu Sosial dan ilmu Politik Universitas Brawijaya Tahun Anggaran 2016.
IX. TINDAK LANJUT Pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB telah menghasilkan sebuah kesepakatan yang meliputi arah kebijakan, sasaran dan target, yang dituangkan dalam KK. Untuk itu hasil kesepakatan dalam Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB akan ditindaklanjuti oleh Pembantu Dekan II beserta Subbag. Keuangan dengan melakukan langkah-langkah sebagai berikut: a) Melakukan penyempurnaan terhadap Rancangan Awal KK FISIP UB TA.2016; b) Melakukan kompilasi hasil dari Rapat Kerja Pimpinan fakultas untuk dijadikan masukan dalam proses penyempurnaan Renstra FISIP UB Tahun 2016 – 2020.
X.
RUNDOWN ACARA
No Kegiatan Kamis, 2 April 2015 1. Persiapan 2. Perjalanan ke Hotel 3. Registrasi & Pembagian kamar Sambutan, Pembukaan dan 4. Pengarahan 7. Pengarahan Pembantu Dekan I 9. Pengarahan Pembantu Dekan II Pengarahan Pembantu Dekan III Istirahat, Sholat Ashar dan coffee 10. break 11. Presentasi Kajur Sosiologi 12. Presentasi Kajur Ilmu Komunikasi 13. Presentasi Kaprodi Psikologi Presentasi Kaprodi Hubungan 14. Internasional Istirahat, Sholat Magrib dan Makan 15. malam 16. Presentasi Kaprodi Ilmu Politik 17. Presentasi Kaprodi Ilmu Pemerintahan 18. Presentasi Ketua Pascasarjana
Waktu
Keterangan
10.30 – 11.00 11.30 – 12.00 12.00 – 13.00
Panitia Panitia Panitia
13.00 – 13.30
Dekan
13.30 – 14.00 14.00 – 14.30 14.30 – 15.00
PD I PD II PD III
15.00 – 15.30
Panitia
15.30 – 16.00 16.00 – 16.30 16.30 – 17.00
Moderator Moderator Moderator
17.00 – 17.30
Moderator
17.30 – 19.00
Panitia
19.00 – 19.30 19.30 – 20.00 20.00 – 20.30
Moderator Moderator Moderator
Jum’at, 3 April 2015 1 Morning Gathering 2 Makan Pagi Penjelasan kebijakan pengelolaan 3 kegiatan dan anggaran 4. Coffee Break 5. Penjelasan teknis proses konversi 7. Sholat Jum’at Proses konversi usulan kegiatan kedalam KK 2016 Istirahat, Sholat Ashar dan coffee break Proses konversi usulan kegiatan kedalam KK 2016 Istirahat, Sholat Magrib dan Makan malam Proses konversi usulan kegiatan kedalam KK 2016 Sabtu, 4 April 2015 1 Morning Gathering 2 Makan Pagi 3 Pleno Pengajuan Anggaran 2016 4. Coffee Break Lanjutan Pleno Pengajuan Anggaran 5. 2016 6. Penutupan 7. Berkemas
06.00 – 07.00 07.00 – 08.30
Panitia Panitia
08.30 – 10.00
PD II
10.00 – 10.15 10.15 – 11.00 11.00 – 13.00
Panitia Perencanaan
13.00 – 15.00
Panitia
15.00 – 15.30
Panitia
15.30 – 17.00
Panitia
17.30 – 19.00
Panitia
19.00 – 20.30
Panitia
06.00 – 07.00 07.00 – 08.30 08.30 – 10.00 10.00 – 10.15
Panitia Panitia PD II / Dekan Panitia
10.15 – 11.00
PD II / Dekan
11.00 – 11.30 11.30 – 12.00
PD II / Dekan
XI. PENUTUP Laporan Pertanggungjawaban ini diharapkan dapat menjadi sarana evaluasi dan petunjuk Pelaksanaan Rapat Kerja Pimpinan FISIP UB pada tahun – tahun yang akan datang.
Malang, 6 April 2015 Ketua Pelaksana,
Ahmad Imron Rozuli.,SE, M.Si 1974010720060410
XII. LAMPIRAN Form Kertas Kerja, Jenis output, dan Program Kerja Rektor dapat di download di www.perencanaan.fisip.ub.ac.id. Dibawah ini juga dilampirkan foto kegiatan Rakerpim FISIP UB tanggal 2 – 4 April 2015.
