INTERNÉ SMERNICE
Vzor č. 7: ZOZNAM ODOVZDÁVANÝCH ARCHÍVNYCH DOKUMENTOV Por. č.
RZ
Názov vecnej skupiny
Rok
Číslo ukladacej jednotky
Poznámka
Vysvetlivky: Por. č.
– poradové číslo
RZ
– registratúrna značka
Názov vecnej skupiny
– názov podľa registratúrneho plánu
Rok
– rok alebo časové rozpätie vzniku odovzdávaných archívnych dokumentov
Číslo ukladacej jednotky – číslo alebo čísla obalov (archívnych škatúľ), v ktorých sú uložené odovzdávané archívne dokumenty príslušnej vecnej skupiny Poznámka
– napr. zmena hodnoty, obmedzenie prístupu, fyzický stav a pod.
.................... dátum
............................. meno, priezvisko a podpis zamestnanca, ktorý zoznam vypracoval
Príloha č. 2:
Správa a štruktúra registratúry
Názov:
Správa a štruktúra registratúry
Účinnosť od:
1. 8. 2007
Firma:
Ján Smutný – výroba cestovín
Právna forma:
fyzická osoba
Sídlo:
Južná 3, 040 01 Košice
IČO:
10159753
DIČ/IČ DPH:
SK1021326554
číslo: 2/2007
Čl. 1 Úvodné ustanovenie Firma nemá povinnosť vypracovať registratúrny poriadok ani registratúrny plán. Pri správe registratúrnych záznamov postupuje v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
DÚPP 1/2008
150
www.sepi.sk
Smernica pre správu registratúry
Čl. 2 Evidovanie registratúrnych záznamov 1. Evidencia registratúrnych záznamov sa vedie tak, aby obsahovala údaje potrebné na jednoznačnú identifikáciu každého registratúrneho záznamu vzniknutého z činnosti, ako aj došlého záznamu. Evidencia obsahuje číslo, dátum prijatia alebo vzniku, vec a adresáta. 2. Samostatne sa vedie evidencia účtovných dokladov v súlade so zákonom o účtovníctve.
Čl. 3 Úschova registratúrnych záznamov 1. Úschovu registratúrnych záznamov zabezpečuje poverený zamestnanec firmy tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo ich neoprávnenému použitiu. Ak dôjde k poškodeniu, zničeniu alebo strate dokumentov, je povinný oznámiť túto skutočnosť bezodkladne príslušnému štátnemu archívu. 2. Dokumenty sa uchovávajú sústredené na jednom mieste, v označených úložných jednotkách (spisové dosky, fascikle, zaraďovače, archívne boxy a pod.) a v ochranných obaloch primeraného tvaru a veľkosti.
Čl. 4 Vyraďovanie registratúrnych záznamov 1. Dokumenty sa môžu navrhnúť na vyradenie až po uplynutí ich prevádzkovej potreby alebo lehoty uloženia dokumentov stanovenej osobitnými právnymi predpismi a v súlade s čl. 5 tejto smernice. 2. Pred vyradením dokumentov je poverený zamestnanec povinný oznámiť túto skutočnosť príslušnému štátnemu archívu. Oznámenie vykoná formou listu (návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov – pozri vzor č. 1), v ktorom uvedie názov vecnej skupiny registratúrnych záznamov, počet úložných jednotiek a časové rozpätie vzniku registratúrnych záznamov navrhovaných na vyradenie, ako aj skutočnosť, že uplynula ich lehota uloženia a nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť ich pôvodcu. 3. Archív posúdi návrh a preverí jeho nadväznosť na predchádzajúce vyraďovacie konanie. Neúplný alebo nekvalitný návrh vráti na prepracovanie. Posúdi dokumentárnu hodnotu registratúrnych záznamov a vydá rozhodnutie, v ktorom stanoví, ktoré registratúrne záznamy majú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené do trvalej archívnej starostlivosti a ktoré registratúrne záznamy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu a sú určené na zničenie. 4. Ak archív neuplatní do 60 dní nárok na prevzatie niektorých z dokumentov navrhnutých na vyradenie do trvalej archívnej starostlivosti, nevydá rozhodnutie a vezme oznámenie o ich vyradení na vedomie, môžu sa registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty zničiť.
www.sepi.sk
151
INTERNÉ SMERNICE
Čl. 5 Členenie registratúry Vecný obsah dokumentu
Lehota uloženia
VŠEOBECNÉ DRUHY REGISTRATÚR. ZÁZNAMOV Záznamy z pracovných stretnutí a pracovných ciest
3
Bežná korešpondencia
2
Školenia a inštruktáže
3
Zmluvy
5
AGENDA RIADENIA Dokumenty o oprávnení vykonávať podnikateľskú činnosť
5
Záznamy zo zasadnutí riadiacich orgánov
5
OBCHODNÁ AGENDA Obchodné podmienky nákupov a dodávok
5
Obchodné výsledky – hodnotenie
5
Obchodné príležitosti – vyhľadávanie
2
Dopyty
5
Ponuky
3
Ceny
3
Zákazníci
3
EKONOMICKÁ AGENDA Kniha doručených a odoslaných faktúr
10
Dodávateľské faktúry
10
Odberateľské faktúry
10
Kniha objednávok
10
Výdajky a prevodky
5
Odvody do fondov – mesačné
10
Pokladničné doklady a knihy
10
Účtovníctvo, ročná účtovná závierka, hlavná kniha
10
Bankové výpisy
10
Doklady súvisiace s evidenciou majetku vrátane lízingu
5
Colné hlásenia, styk s colnicami
10
Porušenie finančnej a cenovej disciplíny – opatrenia
5
DÚPP 1/2008
152
www.sepi.sk
Smernica pre správu registratúry
Vecný obsah dokumentu
Lehota uloženia
TECHNICKO-PREVÁDZKOVÁ AGENDA Hospodárske zmluvy
10
Skladová agenda
5
Údržba a opravy
5
Nájomné zmluvy
10
Správa vozového parku
2
Výber dodávateľov služby
2
Škodové udalosti – riešenie
2
Nákup strojov a zariadení
5
MZDOVÁ AGENDA Mzdové listy
50
Výplatné listy
10
Rodinné prídavky a materské príspevky
5
Prehlásenia k dani zo mzdy
5
Zrážky zo mzdy
5
Podklady ku mzdám
5
AGENDA ĽUDSKÝCH ZDROJOV Osobné spisy zamestnancov
70 (od narodenia zamestnanca)
Evidencia dochádzky
3
Evidencia dovoleniek
3
Popisy pracovných činností
5
Dohody o vykonaní práce a brigádnickej činnosti
5
Dohody o hmotnej zodpovednosti
3
Evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie
10
Sociálne poistenie – dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny
10
Zdravotné poistenie – prihlášky, odhlášky, zmeny
10
Pracovná neschopnosť – evidencia, štatistika
5
Materská dovolenka a neplatené voľno – evidencia
5
Stravovanie zamestnancov
5
Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci
5
ODBORNÉ ČINNOSTI Plán výroby
5
www.sepi.sk
153
INTERNÉ SMERNICE
Vecný obsah dokumentu
Lehota uloženia
Cenové kalkulácie
5
Cenníky
5
Objednávky
5
Reklamácie
5
V Košiciach dňa 16. 7. 2007 _____________________________________
Vzor č. 1: NÁVRH NA VYRADENIE REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV Ministerstvo vnútra SR Štátny archív v ...... pobočka ............ ................... Vaše číslo/zo dňa
Naše číslo
Vybavuje
Dátum
Vec: Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov – predloženie Podľa § 19 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov navrhujem na vyradenie nasledovné registratúrne záznamy pochádzajúce z činnosti ........................... Por. číslo
Názov vecnej skupiny
Rozpätie rokov vzniku registratúrnych záznamov
Počet úložných jednotiek
Poznámka
Registratúrne záznamy sú usporiadané podľa zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov. Vyhlasujem, že všetkým registratúrnym záznamom navrhnutým na vyradenie uplynula lehota uloženia. Vyhlasujem, že registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie už nepotrebujem na svoju činnosť. Žiadam preto o posúdenie predloženého návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov. ................................. Odtlačok pečiatky, podpis, meno, priezvisko, funkcia
DÚPP 1/2008
154
www.sepi.sk
