KYOCERA SOLUTIONS EFFICIENCY OMHOOG, KOSTEN OMLAAG
COUNT ON US.
U wilt natuurlijk een perfecte workflow in uw bedrijf. Dan heeft u printers en multifunctionals nodig die naadloos integreren in elke werkomgeving en de werkprocessen optimaliseren. KYOCERA is standaard al in elk werkgebied inzetbaar maar beschikt daarnaast ook nog over een groot aantal oplossingen die zelfs de meest kritische bedrijfseigenaren, kopers en IT-managers zullen overtuigen. Verbeter uw processen en verlaag uw documentuitvoer- en verwerkingskosten met KYOCERA-oplossingen.
PERFECTE OPLOSSING, WAT UW BEHOEFTEN OOK ZIJN!
KYOCERA – DE
INHOUD
MACHINE- EN PRINTERPARKBEHEER Connectiviteit
Netwerkoplossingen voor iedereen
5
KMnet Viewer
Beheer van netwerkmachines in het kleine tot middelgrote bedrijf
6
KMnet Admin
De universele tool voor al uw netwerkmachines
6
KYOcount
Alle informatie om uw gehele printerpark te beheren
8
Beveiligingsopties
Optimale beveiliging van uw gevoelige gegevens
10
Scanfuncties
Verbeter het werkproces met extra scanfuncties
13
KYOcapture
Minder papier, meer efficiency
15
KX Driver
Standaard-printerdriver voor alle KYOCERA-machines
19
SAP
Eenvoudige integratie van machines in bestaande SAP-omgeving
20
KYOeasyprint
Gemakkelijk informatie verspreiden met één klik
21
KYOroute
De kortste route naar een effectief afdrukbeleid
23
KYOcontrol
Documentbeveiliging en kostenbeheer
26
KYOmulticode /
Flexibel afdrukken van Unicode en barcodes
29
DOCUMENTBEHEER
UITVOERBEHEER
PCL Barcode Flash
SUPPORT / SERVICES / CONSULTANCY KYOsupport
Software-ondersteuning waarop u kunt vertrouwen
31
STANDAARD MEER
www.kyoceramita.nl/index/solutions.html 3
KYOCERA machinebeheer software geeft de beheerder de mogelijkheid om vanaf iedere locatie zijn apparatuur te installeren en te monitoren, problemen op te lossen of zelfs configuraties aan te passen. Het biedt beheerders gedetailleerde informatie van elk apparaat in de organisatie - alles overzichtelijk in één handige interface. Met de professionele device management software van KYOCERA is optimaal gebruik van en totale controle over het printerpark slechts een paar muisklikken werk.
DEVICE MANAGEMENT – TOTALE CONTROLE OVER UW PRINTERPARK.
CONNECTIVITEIT – NETWERKOPLOSSINGEN NAAR BEHOEFTE.
MACHINE- EN PRINTERPARKBEHEER
Bijna elke KYOCERA printer en multifunctional wordt geleverd met een 10/100 Mbit Ethernet-verbinding Een snelle, probleemloze interface die zorgt voor een optimale document workflow. Deze standaard interface biedt ook de mogelijkheid om van onze zeer efficiënte opties voor machine administratie gebruik te maken. Voor die situaties waar gespecialiseerde toepassingen (bijvoorbeeld ThinPrint) of netwerk-infrastructuren (bijvoorbeeld WLAN, glasvezel) gebruikt worden, is de KYOCERA apparatuur ook uitgerust met de KYOCERA Universal Input Output-poort. De KUIO interface heeft een directe verbinding naar de printertechnologie, waardoor een maximale gegevens overdracht snelheid gegarandeerd wordt. Netwerken zijn belangrijk, een solide fundering voor veel moderne kantoortoepassingen. Dat is de reden waarom KYOCERA naast de standaard 10/100 Mbit ethernet interfaces aanvullend ook Gigabit netwerk, WLAN en glasvezel interfaces levert.
UW VOORDELEN OP EEN RIJ: Naadloze connectiviteit is de basis voor snelle, efficiënte en probleemloze werkprocessen binnen uw onderneming. Het biedt alle voordelen van moderne informatie-technologie, zoals: Web-based netwerkbeheer, onafhankelijk van het besturingssysteem, geeft u volledige flexibiliteit bij het installeren van en de toegang tot uw apparaatuur SSL-versleutelde gegevens, voor top-level beveiliging van gegevens Toegangscontrole door middel van IP en poort filters - kostenbesparing door de mogelijkheid om eenvoudig aan te geven wie toegang heeft tot welke apparatuur Geautomatiseerde verslagen via SNMP of e-mail (bijvoorbeeld lage tonerniveaus) zodat onderhoud direct kan worden uitgevoerd en uitval wordt geminimaliseerd
5
KMnet Admin / KMnet Viewer DESKUNDIGHEID VOOR NETWERKMACHINES.
EFFECTIEF BEHEER VAN UW PRINTERPARK. KYOCERA biedt twee web-gebaseerde applicaties die netwerkbeheerders gemakkelijk controle geven over elk apparaat in de organisatie. Taken waarvoor voorheen meerdere toepassingen nodig waren of waarvoor een bezoek aan de printer noodzakelijk was kunnen nu worden uitgevoerd in een enkele, snelle omgeving. Van het automatisch vinden en vastleggen van alle apparatuur tot het actief attenderen op storingen en het doorgeven dat verbruiksproducten als toner vervangen dienen te worden. Elke beheerderstaak wordt snel en efficiënt.
MET HET OOG OP DE KOSTEN. KMnet Admin biedt extra functies die u de controle geven over de kosten binnen uw onderneming. Via Job Accounting en Authenticatie heeft uw beheerder een uitgebreid overzicht van de print-gerelateerde kosten en worden mogelijkheden geboden om afval te verminderen en het gebruik van de apparatuur te optimaliseren. De geïntegreerde Afdruktaak Manager plug-in biedt alle hulpmiddelen die u nodig heeft voor volledige controle over afdruktaken. De Accounting Manager plug-in levert gedetailleerde informatie waarmee u afdelingen of klanten kunt doorbelasten voor het gemaakte printwerk. KMnet Admin Machinebeheer voor middelgrote en grote ondernemingen
KMnet Viewer Machinebeheer voor SMB
Geïntegreerde software voor middelgrote en
Ideale software voor het midden- en kleinbedrijf
grote ondernemingen
Beheert tot 100 apparaten op meerdere
Beheert duizenden apparaten op meerdere
netwerken
netwerken
Eenvoudig te installeren en te gebruiken, geen
Krachtige functionaliteit voor de hoogste eisen
opleiding vereist
Gebouwd met behulp van state-of-the-art
Snelle bediening en weinig geheugen nodig
webtechnologie Welke van deze twee toepassingen u ook kiest voor uw bedrijf - KMnet Admin en KMnet Viewer zullen u grotere duidelijkheid en efficiëntie van uw printerpark opleveren.
6
BELANGRIJKSTE KENMERKEN: Automatisch vinden van aanwezige printers en multifunctionals Uitgebreid overzicht van machine-informatie (instellingen, tellers, gebruikers, logs, enz.) Configuratie op afstand van meerdere machines (bijvoorbeeld firmware updates en instellingen) Actieve melding van de machinestatus (bijvoorbeeld papierstoring, laag tonerniveau) via e-mail MACHINE- EN PRINTERPARKBEHEER
Aanpasbare rapportage voor machinegroepen op basis van dynamische criteria (bijvoorbeeld alle machines met een laag tonerniveau) Export van machine-informatie en tellergegevens voor analyse
UW VOORDELEN OP EEN RIJ: Tijdsbesparing door centrale controle over en het beheer en de configuratie van uw printerpark Grotere beheer efficiëntie door een compleet inzicht in uw printerpark en de mogelijkheid om naar wens aanpasbare rapportages te genereren Verminderde stilstand van machine, verbeterde alarmering en respons
7
KYOcount – VEREENVOUDIGD BEHEER VAN UW PRINTERPARK.
BEWAKEN, ANALYSEREN, BEHEREN – MET KYOCOUNT. KYOcount bekijkt en analyseert het gebruik van uw printer en multifunctional. Deze informatie is essentieel om goede zakelijke beslissingen te kunnen nemen met betrekking tot uw totale printer en MFP park. De software herkent automatisch alle netwerk- en lokale machines en verzamelt hun afdrukvolumes, waarmee u een nauwkeurig overzicht heeft van alle volumes en bijkomende kosten die met het printen binnen uw onderneming van toepassing zijn. Tellerstanden kunnen worden onderverdeeld in print-, kopieer-, scan- en faxvolumes en zelfs worden opgesplitst in kleur, zwart-wit en A3 naar A5 formaten, afhankelijk van uw specifieke behoeften. De uitgebreide rapportagefunctie stelt u in staat om rapporten te maken voor afzonderlijke machines, volumes en gebruik, aangepast aan uw individuele eisen. Deze rapportages zijn zowel op de korte als de lange termijn zeer nuttig: Zo kunnen ze bijvoorbeeld aangeven dat een machine wordt overbelast waardoor deze omgewisseld kan worden met een krachtiger model. Op de lange termijn geven ze alle gegevens die nodig zijn om de precieze berekening en de planning te maken voor uw toekomstige printerpark behoefte. In beide gevallen, is het resultaat een efficiënter printerpark. KYOcount houdt de status van elk apparaat real time nauwlettend in de gaten en brengt u via e-mail snel en betrouwbaar op de hoogte van eventuele knelpunten, zoals lage tonerniveaus of foutmeldingen. Dit heeft tot gevolg dat dure onproductieve uitvaltijd tot een minimum beperkt wordt. Hoe en welke knelpunten worden gemeld, kunt u naar wens configureren. Als u bijvoorbeeld besluit dat bij een te laag tonerniveau uw erkende dealer moet worden geïnformeerd, kan het kennisgevingsbericht per e-mail tegelijkertijd en volledig automatisch zowel naar de dealer als uw IT-beheerder worden verzonden. De dealer kan dan nieuwe toner leveren voordat de oude leeg is, zodat ook op deze wijze een bijdrage wordt geleverd aan een efficiënt beheer van de vloot, zonder uitvaltijd en tegen de laagste kosten. Met KYOcount bespaart u hierdoor tijd en geld en verhoogt u de efficiency van uw printerpark.
CENTRALISEREN EN OPTIMALISEREN MET BEWAKING OP AFSTAND. Met KYOcount kunt u zelf informatie over uw printerpark verzamelen die afkomstig is van verschillende locaties. Een multinational kan bijvoorbeeld alle printergegevens automatisch ophalen bij alle locaties, zodat op één centrale locatie in een oogopslag een totaaloverzicht van het gehele printerpark kan worden verkregen.
8
FUNCTIONALITEIT IN HET KORT: PRINTERPARK BEHEER
SERVICE EN ONDERHOUD
Volumes/output Tellerstanden rapporten Tellerstanden historie Topmachines Topgebruikers etc.
MACHINE- EN PRINTERPARKBEHEER
Kennisgeving van knelpunten: Weinig toner Weinig papier Papierstoring Service nodig etc.
E-MAIL
RAPPORTEN Automatische herkenning van alle machines
Toewijzing van volumes aan kostenplaatsen
Meters lezen
Machinebewaking
(BASIS-LICENTIE)
(ACCOUNTING-LICENTIE)
(BASIS-LICENTIE)
(BASIS-LICENTIE)
Lokaal Netwerk lokale machine
UW VOORDELEN OP EEN RIJ: Bespaar tijd en kosten met eenvoudiger maar effectiever beheer van uw gehele printerpark Bespaar kosten door uw reeds beschikbare machines optimaal in te zetten Verhoog uw productiviteit door de uitvaltijd te minimaliseren Grotere transparantie van de kosten door middel van professionele rapportage en presentatie van gegevens Grotere flexibiliteit door middel van gecentraliseerd beheer
9
BEVEILIGINGSOPTIES – OPTIMALE BEVEILIGING VAN UW BEDRIJFSGEVOELIGE INFORMATIE.
DATA SECURITY KIT. Het risico dat niet wordt voldaan aan de wettelijke eisen inzake gegevensbescherming is groter dan u misschien denkt. Veel printers en MFPs beschikken bijvoorbeeld over een geïntegreerde harde schijf. Deze wordt voor veel toepassingen gebruikt maar na een afdruk-, kopieer- of scantaak kan informatie achterblijven op de harde schijf. Als deze gegevens niet worden beveiligd, bestaat het risico dat onbevoegden toegang krijgen tot vertrouwelijke gegevens of dat deze worden gestolen. Om u te beschermen tegen deze risico’s, heeft KYOCERA voor een groot aantal systemen de Data Security Kit ontwikkeld. Na elke afdruk-, kopieer- of scantaak worden alle gegevens verwijderd die tijdens het proces op de harde schijf werden opgeslagen. Dit verwijderingsproces is zo grondig en veilig dat het zelfs de certificering ISO 15408 heeft gekregen van het Duitse federale kantoor voor informatiebeveiliging (BSI).
PDF-UITBREIDINGSKIT. De KYOCERA PDF-uitbreidingskit is een oplossing voor scanbeveiliging. Als de MFP wordt gebruikt om PDFdocumenten te maken, kan de PDF-uitbreidingskit worden gebruikt om op het document rechtstreeks 40- of 128-bits encryptie toe te passen. Ook kunt u op het moment dat het document wordt gescand, specifieke kenmerken meegeven aan het document waaronder zelfs wachtwoordbeveiliging. Verder kunnen er documentbeperkingen worden ingesteld met betrekking tot bijvoorbeeld het openen en afdrukken van het document en het kopiëren van tekst en afbeeldingen uit de PDF-bestanden.
SSL-ENCRYPTIE VOOR AFDRUKKEN IN EEN NETWERK. De meeste bedrijven implementeren op hoog niveau complexe beveiligingsmaatregelen, zoals firewalls, digitale handtekeningen of toegangsbeperkingen, om gevoelige en vertrouwelijke bedrijfsgegevens te beschermen. Bij het implementeren van dergelijke maatregelen wordt echter geen aandacht besteed aan het beveiligen van afgedrukte gegevens of gegevens die worden verzonden om te worden afgedrukt. Zonder toereikende beveiliging zijn gegevens die via het netwerk naar een printer worden gestuurd, duidelijk zichtbaar en gevoelig voor sabotage.
10
Ook hier heeft KYOCERA de ideale beveiligingsoplossing. Met onze (optionele) netwerkinterfaces past u SSL-protocolencryptie toe om uw printgegevens te versleutelen volgens de laatste beveiligingsnormen. Het stelt u bovendien in staat om veilige SSL-encryptie toe te passen in terminal server-omgevingen (zoals Citrix) in combinatie met het ThinPrint-protocol.
MACHINE- EN PRINTERPARKBEHEER
IP FILTER/COMMAND CENTER. KYOCERA biedt u de mogelijkheid om een effectieve toegangsbeveiliging in te stellen voor alle printers en MFP’s die zijn uitgevoerd met het command center. Met IP-filtering kunt u voor bepaalde printers en MFP’s de toegang beperken tot specifieke IP-adressen. Dit houdt in dat u bijvoorbeeld kunt opgeven welke werknemers het recht hebben kleurensystemen te gebruiken waardoor u op eenvoudige en effectieve wijze de kosten voor uw bedrijf onder controle kunt houden. IP-filtering kan ook worden gebruikt om ervoor te zorgen dat alleen de netwerkbeheerder op een printer of MFP beheeractiviteiten mag uitvoeren.
OUTPUT BEVEILIGING. Bescherm uw documenten zonder extra kosten tegen onbevoegd dupliceren met gebruik van het beveiligingswatermerk dat standaard is inbegrepen in de KX Driver. Het beveiligingswatermerk kan tijdens het afdrukken in alle documenten worden verwerkt. Als een kopie van dit beveiligde document wordt gemaakt op een Kyocera multifunctional, wordt het watermerk prominent weergegeven, waarmee wordt aangegeven dat het document een kopie is.
UW VOORDELEN OP EEN RIJ: Naleving van de regels en wetgeving met betrekking tot beveiliging van persoonsgegevens door het automatische verwijdering van de tijdelijke bestandmappen na het afdrukken Verhoogde beveiliging van gegevens door middel van geavanceerde encryptie-technologie Effectieve bescherming tegen diefstal van gegevens en het ongeautoriseerd afdrukken of kopiëren van digitale en papieren documenten Verminderde productiekosten door beperking van de toegang tot machines
11
Scannen is binnen de moderne onderneming niet meer weg te denken. Het is een standaard onderdeel van veel bedrijfsprocessen in de kantooromgeving. Maar scannen is slechts een deel van het verhaal. Zodra alle documenten zijn omgezet in digitale gegevens, moeten deze ook nog worden verwerkt. KYOCERA biedt naast de toch al uitgebreide scanmogelijkheden ook de aanvullende software die uw bedrijfsprocessen sneller en efficiënter maken.
DIGITAAL VASTLEGGEN, VERWERKEN EN DISTRIBUEREN. UW BEDRIJFSPROCESSEN
GESTROOMLIJND
SCANFUNCTIONALITEITEN – OPTIMALE EFFICIËNTIE VOOR UW KANTOOR.
GEÏNTEGREERDE SCANFUNCTIES. Het digitaliseren van documenten is een onmisbaar onderdeel van het alledaagse kantoorleven geworden. Daarom zijn veel KYOCERA MFP’s standaard al uitgerust met geïntegreerde scanfuncties waarmee eenvoudig en snel documenten gedigitaliseerd kunnen worden naar PDF, TIFF of JPEG-formaat. De digitale documenten DOCUMENTBEHEER
kunnen naar diverse bestemmingen worden verzonden voor verdere verwerking.
SCAN TO APPLICATION (TWAIN). Met de ondersteuning van TWAIN kunnen gebruikers gescande documenten rechtstreeks importeren in een toepassing (zoals Photoshop of Documentsytemen).
SCAN TO E-MAIL. Met deze functie kunt u gescande documenten e-mailen via het netwerk. E-mailadressen kunnen rechtstreeks worden ingevoerd op het gebruikerspaneel van uw MFP, worden gekopieerd uit het geïntegreerde adresboek of opgehaald bij een adresserver (LDAP- server). Gebruik van de e-mailfunctie in plaats van fax levert aanzienlijke besparingen op de telecommunicatiekosten. Behalve een netwerkverbinding is natuurlijk ook verbinding met een e-mailserver vereist.
LDAP-ONDERSTEUNING. LDAP-ondersteuning voor Scan to E-mail stelt u in staat de interne adresserver (LDAP- server) van het bedrijf te gebruiken voor de functie Scan to E-mail. Het grote voordeel van deze functie is dat hiermee toegang wordt geboden tot een centraal onderhouden bedrijfsadresboek, waardoor het MFP-beheer aanzienlijk wordt vereenvoudigd. Gebruikers kunnen op het gebruikerspaneel van de MFP hun eigen e-mailadresboek openen. In het bijzonder grote bedrijven profiteren van de mogelijkheid dat op het MFP-paneel rechtstreeks grote aantallen e-mailcontacten kunnen worden gekozen zonder ze allemaal volledig te hoeven intoetsen.
13
SCAN TO FOLDER. SMB – Met Scan to SMB kunnen gebruikers gescande documenten rechtstreeks verzenden naar een computermap en daarin opslaan zodat gebruikers via het netwerk altijd toegang tot het document hebben. FTP – Met Scan to FTP kunnen gegevens ook rechtstreeks op een FTP-server in het netwerk worden opgeslagen. Het grote voordeel van deze functie is dat gescande documenten toegankelijk zijn vanaf alle platformen, niet alleen maar vanaf Windows.
DOCUMENT BOX. Document Box maakt het gebruikers mogelijk om af te drukken of gescande documenten op te slaan in een folder naar keuze op de harde schijf van de MFP. De opgeslagen documenten kunnen daarna, wanneer nodig, eenvoudig via het gebruikerspaneel weer worden opgehaald en verwerkt. Door middel van een miniatuurweergave van de eerste pagina is de gebruiker er van verzekerd dat het juiste document wordt geopend. Maar het hoeft niet alleen bij het opgeslagen document te blijven. U krijgt geheel nieuwe mogelijkheden voor het gebruik van uw documenten. Maak nieuwe documenten van afzonderlijk opgeslagen content en ontwerp een nieuwe lay-out voor het printen, sla content op of druk hem af door middel van een USB-opslagmedium. Document Box biedt de volgende functionaliteiten: Iedere gebruiker een eigen box om documenten op te slaan
Opslaan op USB module
Opslaan van documenten afkomstig uit applicaties
Afdrukken vanaf USB module
NETWERK Originele documenten
@
@
Document Box
Scan to E-Mail
Scan to SMB Scan to FTP
Scan to TWAIN
UW VOORDELEN OP EEN RIJ: Verhoogde efficiëntie van de bedrijfsprocessen door het gebruik van gedigitaliseerde documenten Tijd en kostenbesparing door de snelle beschikbaarheid van gedigitaliseerde documenten Effectievere werkprocessen door geavanceerde data distributie (scannen naar e-mail, scannen naar PDF, scannen naar map)
14
KYOCAPTURE – MINDER PAPIER, MEER EFFICIENCY.
DE AUTOMATISCHE MANIER OM WERKPROCESSEN TE VERBETEREN. Het feit is dat, hoe georganiseerd uw kantoor ook is, facturen en andere belangrijke kantoordocumenten DOCUMENTBEHEER
vaak worden aangeleverd op papier of in een formaat dat moeilijk in uw werkproces te integreren is. Het kost veel tijd en geld om de documenten te converteren, indexeren en organiseren zodat ze op de juiste plek in uw applicatie kunnen worden opgeslagen. Effectieve en eenduidige automatisering van uw werkprocessen zorgt ervoor dat de productiviteit aanzienlijk wordt verhoogt terwijl de operationele kosten dalen. KYOCERA’s KYOcapture 5.0, voor snel en efficiënt organiseren van uw documenten ontlast werknemers van vervelende administratieve taken, zodat zij de handen vrij hebben om te doen waar ze het best in zijn. KYOcapture Express 5.0 Basis werkprocessen
KYOcapture 5.0 Geavanceerde workflows
Digitaal vastleggen vanuit MFP, map, POP3-
Omvat alle functies van KYOcapture Express 5.0
mailbox
plus het volgende:
OCR/Zone OCR, formaatconversie, herkenning
Vastleggen vanuit elke bron (papier of
van barcodes
elektronisch)
Opslag in applicaties (SharePoint, Lotus
Geavanceerde documentverwerkingsopties
Domino), scan to e-mail en fax, scan to folder,
Opslaan in diverse groupware, secure FTP, fax,
FTP en printer
en Document management systemen
Volgen en kennisgevingen versturen
Aanpassing aan persoonlijke wensen
KYOCAPTURE NEEMT UW WERK UIT HANDEN. KYOcapture verhoogt de efficiëntie voor alle afdelingen, bedrijven en organisaties waar papieren documenten onderdeel uitmaken van het bedrijfsproces. Stroomlijn uw werkprocessen op de crediteuren en debiteuren administratie. Beveilig uw documentprocessen op de afdeling personeelszaken. Optimaliseer toegankelijkheid tot uw documenten in de gezondheidszorg. Dit zijn slechts een paar voorbeelden. Kyocera en KYOcapture bespreken en verwerken graag uw specifieke document eisen.
15
KYOcapture VAN BINNENKOMST TOT UITEINDELIJKE OPSLAG.
KYOcapture DATA FLOW:
Fax Database
E-mail Document Management System (DMS)
Network / FTP folder
MFP
@ E-mail Electronische documenten
Scanner
CAPTURE
16
OCR text Searchable PDF Dates stamp Image enhancement Barcode recognition Encryption Format conversion
PROCESS
Fax
ROUTE
LEG GEGEVENS DIGITAAL VAST. Of we het nu hebben over een op de MFP gescand document of een ontvangen e-mail, de eerste stap is om het document digitaal vast te leggen. KYOcapture kan omgaan met documenten die afkomstig zijn van vele bronnen, zoals KYOCERA multifunctionals, e-mails, PC-desktops, scanners of gedeelde netwerkschijven. De software legt, snel en gemakkelijk, vrijwel elke inhoud in elk formaat vast, indexeert de inhoud en verwerkt deze tot een breed scala aan formaten. En omdat geen specifieke kennis vereist is, kan KYOcapture gemakkelijk door iedereen worden gebruikt.
DOCUMENTBEHEER
PROCES. KYOcapture sorteert en verwerkt informatie volgens de eisen en processen binnen uw bedrijf. Met gebruik van optische karakterherkenning (OCR ) haalt KYOcapture tekstgegevens uit papieren documenten. De software kan kop- en voetteksten lezen, evenals datums of btw-gegevens. Bovendien kan de software ook zo worden geprogrammeerd dat gehele facturen en andere bedrijfsformulieren worden herkend. Gegevens als onderdelennummers, beschrijvingen, prijzen en andere elementen worden snel en foutloos verwerkt. Al deze gegevens kunnen worden opgeslagen in elk gewenst standaardformaat, zoals MS Word en doorzoekbare Adobe PDF-bestanden en/of worden doorgestuurd naar de door u gebruikte bedrijfs- of document applicatie.
ROUTE. KYOcapture verstuurt documenten automatisch naar uw bedrijfstoepassing, zodat documenten, indien nodig, snel en efficiënt kunnen worden teruggevonden. Door minder handmatige verwerking wordt de kans op menselijke fouten geminimaliseerd en neemt als gevolg hiervan de productiviteit toe. KYOcapture, eventueel aangevuld met Scanshare, is gemakkelijk te integreren in elk standaard systeem en werkt met nagenoeg alle bekende internationale en lokale bedrijfsapplicaties.
UW VOORDELEN IN HET KORT: Verbetert de kantoorproductiviteit door handmatige processen te reduceren en menselijke fouten tot een minimum te beperken Vereenvoudig bedrijfsprocessen door uw documentstromen te automatiseren Minimaliseert de operationele kosten door de kosten voor handmatige opslag en gegevensinvoer, etc. te reduceren Zorgt voor wettelijke conformiteit op basis van een veilige, op regels gebaseerde documentenverwerking Versnelt de administratieve werkprocessen door documenten automatisch naar de door u gewenste toepassing/werknemer te sturen
17
Output managementoplossingen controleren en beheren de distributie van al uw output zodat deze betrouwbaar en consistent volgens de bedrijfsvoorschriften wordt afgehandeld. KYOCERA Ouput managementoplossingen helpen bij het verbeteren van de veiligheid, het beperken van kosten en het optimaliseren van werkprocessen en het creëren van een efficiënte werkomgeving.
OUTPUT MANAGEMENT –
OPTIMALE, EFFICIËNTE OUTPUT
KX DRIVER – EEN DRIVER VOOR AL UW KYOCERA PRINTERS EN MFP’S.
HOUD UW PRINTPROCES ZO EENVOUDIG MOGELIJK. KYOCERA biedt met de KX printerdriver één printerdriver voor alle KYOCERA printer- en multifunctionele systemen die functioneren in de meest uiteenlopende Windows operating systems. Alle KYOCERA printer/MFP functies kunnen worden bediend via de intuïtieve, overzichtelijke interface van de KX Driver. Lay-out functies, wachtwoord beveiligd printen, harde schijf functies selecteren: Alles kan worden gedaan met het grootste gemak. Ook kunt u veel tijd besparen door voor vaak terugkerende afdruktaken profielen aan te maken.
UITVOERBEHEER
Een ander belangrijk voordeel van de KX Driver is dat deze kan worden gebruikt voor het maken van PDF-bestanden waardoor de aanschaf van een dure PDFapplicatie overbodig is. Met de optionele Colour Optimiser plug-in zorgt u voor een consistente kleurenreproductie zodat bijvoorbeeld de kwaliteit van uw huisstijl gewaarborgd is.
UW VOORDELEN OP EEN RIJ: Eenvoudig afdrukken voor iedere gebruiker op elke Kyocera printer of MFP Overzichtelijke toegang tot het brede scala aan printfuncties maakt printen in de door u gewenste vorm bijzonder eenvoudig Kostenbesparingen dankzij een aanzienlijk lagere belasting van uw systeembeheerders Optimale efficiëntie door plug-in’s die u naar wens geavanceerde extra functionaliteiten bieden
19
SAP DEVICE TYPES – INTEGREER UW PRINTERS IN UW SAP OMGEVING.
MEER OPTIES, MEER SPECIFICATIES. KYOCERA helpt u uw productiviteit te vergroten en documenten af te drukken vanuit uw SAP-omgeving terwijl u tegelijkertijd van alle voordelen kunt blijven genieten die Kyocera machines u bieden. Print uitdagingen binnen SAP, waaronder papiertoevoerbeperkingen en beperkte papieruitvoeropties (bijvoorbeeld ten aanzien van boekjes, perforeren, nieten en sorteren), zullen u bekend voorkomen. Met onze eigen SAPdevice types stelt KYOCERA u in staat het meeste te halen uit uw Kyocera printers en MFP’s. U kunt hierdoor niet alleen op een kostenefficiente wijze alle gewenste informatie direct van uit SAP printen maar u doet het ook nog eens in het door u gewenste formaat (bijvoorbeeld een brochure, gevouwen en van nietjes voorzien). Uiteraard worden ook alle standaard één- en tweedimensionale barcodes volledig ondersteund. Boekje
Nieten
SAP SAP Client
Perforeren Sorteren 150 x 4 (A4) 100 x 5 (A3) Duplex
KYOCERA is a gold-level member of the SAP® Printer Vendor Program.
Barcode
UW VOORDELEN IN HET KORT: Veelzijdigheid in de papierafwerking met SAP, omdat alle papierafwerkingsopties van de Kyocera printers en multifunctionals worden ondersteund Eenvoudige integratie van KYOCERA-apparatuur in de bestaande SAP-omgeving Verbeterde productiviteit, dankzij de ondersteuning van één- en twee-dimensionale PCL en PRESCRIBE barcodes *SAP and all SAP logos are trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and in several other countries. 20
KYOeasyprint – UW OUTPUT EENVOUDIG GESTROOMLIJND.
DISTRIBUTIE VAN DOCUMENTEN MET É N KLIK. KYOeasyprint verhoogt de printproductiviteit in uw kantooromgeving door zelfs de meest complexe printroutines te veranderen in een één-klik operatie.
UITVOERBEHEER
MAAKT DOCUMENTENUITVOER SNEL EN GEMAKKELIJK. Administratieve workflows vereisen vaak dat één enkel document naar verschillende afdelingen wordt gezonden, vaak met verschillende instellingen. Handmatig beheer van deze processen kost tijd en is gevoelig voor fouten.
Met KYOeasyprint 2.0 automatiseert u deze complexe werkprocessen op het gebied van documentenuitvoer. Met é n klik kan tegelijkertijd het volgende worden gedaan: Het document verzenden naar verschillende machines op verschillende afdelingen Exemplaren afdrukken vanuit diverse printerladen waardoor gebruik gemaakt kan worden van papier van verschillende kwaliteit en/of verschillend formaat Voor elk exemplaar diverse afwerkingsopties gebruiken (bijvoorbeeld nieten, perforeren, meerdere pagina’s op één vel, etc.) Exemplaren afdrukken met verschillende watermerken, formulierunderlays of pagina’s tussenvoegen Het document rechtstreeks versturen naar een fax, of het document archiveren op uw server
21
EEN GROTE STAP VOORWAARTS OP HET GEBIED VAN KANTOOREFFICIENCY. De workflows van kantoordocumenten zonder vertraging verwerken versnelt het administratieve proces, waardoor de efficiency wordt vergroot en kosten lager worden.
Een eenvoudige toepassing Facturen afdrukken : De factuur van de klant wordt afgedrukt op het officiële briefpapier van het bedrijf en omvat de algemene voorwaarden aan de achterzijde. Tegelijkertijd wordt één exemplaar rechtstreeks verzonden naar de boekhoudafdeling, gemarkeerd met het watermerk COPY, één exemplaar wordt afgedrukt op de afdeling voor financiële verslaglegging en één exemplaar wordt gearchiveerd als PDF-bestand.
UW VOORDELEN IN HET KORT: Versnelde en vereenvoudigde documentenuitvoer en -distributie bespaart tijd en geld Vereenvoudigde documentdistributie verlagen de kosten Hoge flexibiliteit voor aanpassing van klantspecifieke workflows Zorgt voor conformiteit van de uitvoerprocessen Gemakkelijk in te stellen en eenvoudig in het gebruik Menselijke fouten worden uitgesloten doordat uw standaardprocessen naar wens kunnen worden vastgelegd. Volledig automatische naleving van de vastgelegde bedrijfsprocessen
22
KYOroute – DE KORTSTE ROUTE NAAR EEN EFFECTIEF PRINTBELEID.
SLIM AFDRUKKEN – MET SLIMME ROUTES. Meer en meer bedrijven overwegen momenteel de introductie van op regels (voorschriften) gebaseerd afdrukbeheer. En terecht! Omdat vandaag de dag toenemende kostendruk niet langer de enige belangrijke factor is. Conformiteit wordt steeds belangrijker. Externe beheer- en transparantievoorschriften zoals SOx of ISO maken alles wat met afdrukken te maken heeft steeds complexer. Tel daarbij de interne voorschriften zoals milieu-eisen en dan is het duidelijk dat alleen aan deze eisen kan worden voldaan door UITVOERBEHEER
printvoorschriften te introduceren. Voor de implementatie van deze voorschriften zijn intelligente oplossingen nodig die eenvoudige operaties, hoge flexibiliteit en een hoog niveau van procesautomatisering mogelijk maken – en, ideaal gezien, een snel investeringrendement.
ALLEEN VOORS EN GEEN TEGENS. Dit is precies waarvoor KYOroute ontwikkeld is. Ongeacht of u zich concentreert op economische efficiency, productiviteit, bescherming van het milieu of andere criteria: met KYOroute bereikt u uw doelstellingen en kunt u een uitgebreid afdrukbeleid invoeren dat conformiteit garandeert. De innovatieve software verzorgt alle afdruktaken in het netwerk en verzendt deze, in overeenstemming met uw afdrukbeleid, automatisch naar het meest geschikte systeem. U beslist wie tot welk systeem toegang heeft. U beslist wie in kleur mag afdrukken en wie helemaal niet mag afdrukken. U beslist hoe milieubewust uw afdrukken zijn. En dankzij de geïntegreerde scripttaal kan KYOroute perfect worden aangepast aan uw specifieke wensen.
23
EENVOUDIGE AFHANDELING – COMPLEXE FUNCTIONALITEIT. KYOroute stelt u in staat te besluiten wie wat wanneer op welk systeem mag afdrukken. Hoe u uw afdrukbeleid en de corresponderende regels in detail configureert, hangt geheel af van uw besluiten.
NIET LANGER EEN GRIJS GEBIED – AFDRUKKEN IN KLEUR. Of er nu opzet dan wel achteloosheid in het spel is: misbruik van dure kleurensystemen is vaak een grote kostenpost. Maar niet met KYOroute! De geïntegreerde kleurendetectieoptie bijvoorbeeld stelt u in staat te besluiten dat documenten in zwart-wit of grijsschalen niet op kleurensystemen mogen worden afgedrukt. Bovendien kunt u besluiten dat documenten alleen tijdens normale kantooruren in kleur mogen worden afgedrukt. Op deze wijze zorgt u ervoor dat uw kostbare apparatuur alleen worden gebruikt waarvoor deze bestemd is, en dat het afdrukken in kleur duidelijk geregeld is.
KOSTEN VERLAGEN MET OOG VOOR HET MILIEU. Desktopprinters zijn minder kostenefficiënt als hoge volumes moeten worden afgedrukt. Toch worden deze uit gemakzucht vaak gebruikt. Met KYOroute kunt u bepalen dat afdruktaken die groter zijn dan bijvoorbeeld 30 pagina’s, automatisch worden doorgeleid naar systemen die economischer zijn zoals werkgroepprinters of multifunctionals. U kunt afdruktaken natuurlijk ook naar bepaalde systemen doorgeleiden en daarbij het documenttype als criterium nemen, bijvoorbeeld e-mails naar printers die gerecycled papier gebruiken. Hierdoor kunt u de kosten verlagen en uw systemen efficiënter gebruiken, terwijl u tegelijkertijd het milieu spaart.
24
KYOroute – DE KORTSTE ROUTE NAAR EEN EFFECTIEF PRINTBELEID.
ALTIJD OP HET JUISTE SPOOR. KYOroute controleert continu de status van alle beschikbare systemen in het netwerk. Bij een storing, bijvoorbeeld een lege papierlade, worden afdruktaken onmiddellijk doorgeleid naar andere systemen. Op deze wijze kunt u ervoor zorgen dat u altijd op het snelle spoor blijft en hierdoor de operationele procedures verbetert. Dit houdt natuurlijk ook in dat elke gebruiker automatisch via e-mail of pop-upberichten op de hoogte wordt gesteld waarom een afdruktaak werd doorgeleid – en naar welk systeem. Hierdoor zal de keten van gebeurtenissen altijd transparant zijn en hoeft de IT-service niet langer Online
De regel: U kunt bepalen dat, in het geval van een systeemstoring, afdruktaken automatisch worden doorgeleid naar een vergelijkbaar systeem. De regel: U kunt bepalen dat bepaalde afdruktaken, bijvoorbeeld taken met meer dan 30 pagina‘s worden doorgeleid naar een kostenefficiëntere afdelingsmachine.
Het resultaat: U kunt de capaciteit van uw systeem efficiënter gebruiken en kosten verlagen.
UITVOERBEHEER
routineopdrachten af te handelen.
Geen papier in de lade
Zwart-wit
Het resultaat: U kunt de capaciteit van uw systeem efficiënter gebruiken en kosten verlagen.
Kleur De regel: U kunt bepalen dat afdruktaken in zwart-wit over het algemeen nooit worden afgedrukt op kleurensystemen.
Afdelingsprinter
Het resultaat: Door afdruktaken door te geleiden naar een zwart-wit systeem, kunt u uw systemen efficiënter gebruiken, het milieu beschermen en kosten verlagen.
Desktop printer
UW VOORDELEN OP EEN RIJ: Kostenbesparingen door automatische routering naar de meest economische machine Verhoging van de productiviteit doordat offline machines of machines in storing automatisch worden genegeerd Transparante rapportage van alle printactiviteiten zodat printstromen continu geoptimaliseerd kunnen worden Gewaarborgde naleving van relevante wet-en regelgeving (bijvoorbeeld milieu-, financiële, ISO-normen, enz.).
25
KYOcontrol – DOCUMENTBEVEILIGING EN KOSTENBEHEERSING.
MAAK VAN ELKE WERKNEMER EEN BEVEILIGINGSAGENT. Volledige gegevensbeveiliging bereiken is een serieuze uitdaging. Ondanks alle tijd, energie en geld die wordt besteed aan gegevensbeveiliging, wordt één factor in vrijwel elk systeem genegeerd: de hard copy. Vertrouwelijke of geheime informatie maar één minuut onbewaakt achterlaten in een uitvoerlade stelt deze bloot aan ogen waarvoor de informatie niet bedoeld is. Er hoeft niet altijd boze opzet in het spel te zijn, menselijke nieuwsgierigheid is al genoeg. Een korte onderbreking op weg naar de printer vanwege een belangrijk telefoontje of een kort gesprek in de gang, kan tot gevolg hebben dat het document drie minuten later wordt opgehaald, zodat er een groot lek in de beveiliging ontstaat dat mogelijk inbreuk maakt op wettelijke voorschriften ten aanzien van gegevensbeveiliging.
IEDEREEN DRAAGT VERANTWOORDELIJKHEID. KYOcontrol beveiligt de gehele documentenuitvoer van een bedrijf door ervoor te zorgen dat hard copy’s alleen worden geproduceerd als een bevoegde werknemer zichzelf bij de printer of multifunctional heeft geïdentificeerd. Aangezien printgegevens worden opgeslagen op de centrale printserver, kunnen hard copy’s bij elk apparaat in uw bedrijf worden opgehaald. KYOcontrol zal automatisch alle documenten versleutelen die op de server worden opgeslagen of door het systeem reizen, zodat de hoogste vorm van beveiliging wordt geboden. Hierdoor zijn alle gegevens veilig, zelfs als iemand erin slaagt om in te breken in het IT-systeem van het bedrijf. En dankzij de volledige integratie van alle onderdelen kan manipulatie van hardware worden uitgesloten. Voorkom onrechtmatige toegang Output beveiliging
Printen, kopieren en faxen alléén na authenticatie Documentencryptie
26
KYOcontrol – DOCUMENTBEVEILIGING EN KOSTENBEHEERSING.
OP DE JUISTE PLAATS EN DE JUISTE TIJD. Met Print&Follow™ kunnen uw werknemers een afdruktaak versturen en vervolgens ophalen waar en wanneer dat nodig is – minuten, uren of zelfs dagen later. De afdruk, veilig bewaard op de printserver, is onmiddellijk beschikbaar als de bevoegde werknemer naar de printer van zijn of haar keuze gaat, of de printer nu dicht in de buurt van de conferentiekamer staat of aan de andere kant van het kantoor. Dankzij Print&Follow™ hoeft niet meer in de rij te worden gewacht totdat een grote afdruktaak van iemand anders is voltooid - als de eerste keus niet beschikbaar is, kan de afdruktaak eenvoudigweg worden uitgevoerd op
UITVOERBEHEER
het volgende beschikbare machine.
WERELDWIJDE AFLEVERING. Print Roaming brengt het gemak van Print&Follow™ op een nationaal en zelfs internationaal niveau. Het is nu niet langer nodig om vertrouwelijke documenten mee te nemen naar een andere vestiging van het bedrijf. De documenten worden opgeslagen op de printserver van het bedrijf. Voordat de vergadering of presentatie begint, presenteert de gebruiker vervolgens zijn of haar ID-kaart bij het lokale apparaat en ontvangt hij of zij ter plaatse de afgedrukte documenten.
AL ONDERDEEL VAN UW SYSTEEM. KYOcontrol is ontworpen voor een probleemloze integratie in elke bestaande IT-omgeving van een bedrijf. Het systeem kan worden aangepast aan de specifieke en unieke eisen die zijn voorgeschreven in wettelijke regelgeving of bedrijfsprocessen. De bestaande gebruikersdatabase van een bedrijf kan in zijn geheel worden gebruikt om het beheer van gebruikersrechten in hoge mate te vergemakkelijken. Het authenticatiesysteem van de software functioneert met de meeste standaard ID-infrastructuren van een bedrijf, zodat de huidige beveiligingsmaatregelen door de software alleen nog maar verder worden versterkt. Dit maximaliseert het rendement op de beveiligingsinvestering.
27
HOEVEEL CONTROLE WENST U? KYOcontrol Business Edition Basis documentbeveliging
KYOcontrol Enterprise Geavanceerde documentbeveliging
Efficiënt gebruiksklaar pakket
Geïntegreerd en volledig aanpasbaar
Ontworpen voor één bedrijfslocatie
Geschikt voor middelgrote tot grote bedrijven of
Voor maximaal 500 gebruikers en 25
internationale ondernemingen
apparaten
Voor een onbeperkt aantal gebruikers en apparaten
Procesefficiency Brengt de workflow op kantoor op een hoger niveau door minder tijd te besteden aan het wachten op documenten en comfortabele opties biedt die de communicatiemogelijkheden van het bedrijf vergroten.
Kostenbeheersing Van toegangsbeheer tot budgetbewaking: KYOcontrol biedt een groot aantal opties om de kosten van uw kantoordocumenten laag te houden.
Beveiliging Dicht het laatste gat in beveiliging van kantoordocumenten door afdrukken alleen af te leveren aan diegenen die hiertoe bevoegd zijn.
UW VOORDELEN IN HET KORT: Documentbeveiliging: Met authenticatie van gebruikers en encryptie van gegevens Financiële beveiliging: Alle kosten van hard copy’s worden vastgelegd en kunnen worden toegewezen aan specifieke gebruikers, projecten of afdelingen Comfortabele toegang: Een proximity kaart voorziet in onmiddellijke toegang tot elke geautoriseerde Kyocera-machine Verbeterde workflow: Documenten kunnen op elk moment en op elke vrije of beschikbare printer of multifunctional worden afgedrukt Betrouwbare statistieken: Rapporten geven een nauwkeurig overzicht van het machinegebruik in uw bedrijf
28
KYOmulticode / PCL BARCODE FLASH – FLEXIBEL UNICODE EN BARCODES AFDRUKKEN.
FLEXIBEL AFDRUKKEN VAN UNICODE EN BARCODES. Print de barcodes die u nodig heeft voor uw bedrijfsvoering eenvoudig en direct op uw KYOCERA printer of multifunctionele machine. Met plug-and-play eenvoud voegen de PCL Barcode Flash en KYOmulticode barcode afdrukopties toe aan uw machines. KYOmulticode gaat zelfs nog verder door het toevoegen van een grote verscheidenheid aan niet-standaard lettertypen die onmisbaar zijn als u actief bent bij een
UITVOERBEHEER
wereldwijd opererende onderneming. PCL Barcode Flash en KYOmulticode stellen u in staat de nauwkeurigheid en lage operationele kosten van printers, copiers en multifunctionals van Kyocera in te zetten voor het afdrukken van één- en tweedimensionale barcodes. De KYOmulticode 1.0-flashkaart voegt aan de printers, copiers en multifunctionals van Kyocera ook de mogelijkheid toe om Unicode multi-byte fonts te gebruiken. Deze omvat vier Andale-fonts voor Japans, Koreaans, vereenvoudigd en traditioneel Chinees, plus ondersteuning voor alle bestaande talen. PCL Barcode Flash 3.0 Barcodes afdrukken vanuit SAP en andere toepassingen Kan via plug & play gemakkelijk worden geïntegreerd in bestaande IT-omgevingen. Uitvoerige compatibiliteit met standaard toepassingen Ondersteunt 65 één- en tweedimensionale barcodes waaronder OCR-A- en OCR-B-fonts Ondersteunt de Intelligent Mail® Barcode (IMBC) van de posterijen in de VS (US Postal Service)
KYOmulticode 1.0 Omvat alle functies van PCL Barcode Flash 3.0, plus het volgende: Een standaard Unicode-font voor het afdrukken van veel voorkomende talen die tijdens het dagelijkse werk in het bedrijf worden gebruikt Ondersteuning van de SAP-devicetypes voor Kyocera-apparaten, Unicode en non-Unicode
UW VOORDELEN OP EEN RIJ: Makkelijk en efficiënt barcodes afdrukken op uw normale printer Uitgebreide mogelijkheden voor internationaal zakendoen door middel van KYOmulticodes ondersteuning voor alle bestaande talen
29
SUPPORT –
ONDERSTEUNING
VOOR UW SOFTWARE WAAROP U KUNT
BOUWEN
De doelstelling van KYOCERA, als één van de toonaangevende fabrikanten van kantoordocumentoplossingen, is om altijd producten en diensten van hoge kwaliteit te leveren. Wij bieden u niet alleen de betrouwbaarste hardware en software, maar ook een uitzonderlijke service, uitgebreide consulting en pasklare financiering. Wat u ook nodig heeft – op ons kunt u rekenen. Wilt u meer weten? Neem dan contact op met ons of de KYOCERA partner in uw regio.
KYOsupport – ONDERSTEUNING VOOR UW SOFTWARE WAAROP U KUNT BOUWEN.
UW BEDRIJF OPTIMALISEREN DOOR UW SOFTWARE TE ONDERHOUDEN. Beheer van documenten en uitvoer is een hoogst complex proces dat zich altijd verder ontwikkelt. Daarom heeft u gekozen voor de software van Kyocera om uw uitvoer te optimaliseren en zeker te zijn van een maximale beveiliging en efficiency en optimaal gebruiksgemak. En dat is ook de reden waarom wij KYOsupport hebben ontworpen, een servicepakket om u te helpen het meeste te halen uit uw Kyocera-software, door technische assistentie en voortdurende verbeteringen te bieden. Met KYOsupport bent u slechts één telefoontje verwijderd van een hoogst deskundig IT-team, of het nu gaat om hulp bij het installeren of updaten van uw software of het oplossen van een technisch probleem.
DESKUNDIGE HULP MET EEN DRUK OP DE KNOP. KYOsupport geeft u direct toegang tot onze servicehotline die wordt bemand door technische specialisten die klaar staan om u te helpen met de installatie en het gebruik van uw Kyocera-software. Met KYOsupport SUPPORT / SERVICES / CONSULTANCY
krijgt u ook online toegang tot uitvoerige, op het web gebaseerde informatie voor elke type Kyocera-software dat u gebruikt. Hierbij zijn inbegrepen support-tools zoals downloads van onze nieuwste functie-updates, veel gestelde vragen en patches. Wij bieden ook interactieve online support om uw technische problemen op te lossen. Onze supportspecialisten ondersteunen desktop-sharing op uw verzoek. Dit gebruik van gezamenlijk delen van schermen is uniek binnen KYOsupport en heeft bewezen even snel en effectief te zijn als support op locatie. Alle Kyocera-software, gekocht of gratis, kan worden gecombineerd met een KYOsupportpakket. Het 1-jarige KYOsupport-pakket dat inbegrepen is in alle gekochte Kyocera-software kan tot vijf jaar worden verlengd.
UW VOORDELEN OP EEN RIJ: Hotline met hoogst deskundige specialisten Direct online support en technische hulp Downloads van alle vereiste bestanden (installatiehandleiding, patches, veel gestelde vragen, etc.) Flexibele pakketten: service mogelijk van 1 tot 5 jaar Geen extra kosten voor updates of hotline Regelmatig verbeteringen in de functionaliteit
31
