Kwaliteitszorg bij het swv vo Zuid-Kennemerland: meten en evalueren - verbeteren en bestendigen VASTGESTELD DOOR DE LEDENRAAD VAN HET SWV-VO ZUID-KENNEMERLAND OP 18 JUNI 2014
Uitgangspunten Het samenwerkingsverband vo Zuid-Kennemerland (swv) heeft als missie om aan iedere leerling een passende onderwijsplek te bieden. Daarbij ambieert het swv een hoge kwaliteit te leveren. Voor de realisatie van de kwaliteitsstandaard kunnen twee aspecten onderscheiden worden: a) De wettelijke eisen en de kaders die de inspectie van het onderwijs stellen: doet het swv de goede dingen? b) De eigen intrinsieke motivatie om te verifiëren of de ondernomen activiteiten het gewenste resultaat leveren en of hierin verbeteringen aangebracht kunnen worden. Dit is de interne kwaliteitszorg: doet het swv de dingen goed? In het ondersteuningsplan is beschreven welke activiteiten het samenwerkingsverband onderneemt om de missie te realiseren en aan de wettelijke kaders te voldoen. Om ook inzicht te verkrijgen of de stappen die daarbij gezet worden de juiste zijn, en of zij het gewenste resultaat hebben worden de doelen zo ‘smart’ (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden) mogelijk geformuleerd. Zo kan achteraf vastgesteld worden of het doel inderdaad behaald is. Daarnaast worden de activiteiten ook tijdens het proces periodiek geëvalueerd en gemonitord. Er wordt gelet op zowel kwantitatieve als kwalitatieve aspecten: kengetallen meten, bewaken dat de afspraken nagekomen worden, verifiëren of alle belanghebbenden tevreden zijn.
Kaders Om te bepalen of het samenwerkingsverband de goede dingen doet worden de kaders gehanteerd die vastgelegd zijn in de Wet Passend Onderwijs en in het Toezichtkader van de Inspectie van het Onderwijs1. Om te weten of de daarin genoemde activiteiten naar tevredenheid zijn uitgevoerd, 1
Toezichtkader Inspectie:
Ten behoeve van de evaluatie van het gevoerde beleid verzamelt het swv jaarlijks, aan de hand van vastgestelde procedures en instrumenten, ten minste gegevens over de toewijzing van de extra ondersteuning die leerlingen nodig hebben en de plaatsing van deze leerlingen. Het swv stelt zich jaarlijks op systematische wijze op de hoogte van de ervaringen van de belanghebbenden met de gerealiseerde dienstverlening, toetst deze aan de vastgestelde doelen en trekt daaruit conclusies voor de kwaliteitsverbetering op korte en langere termijn. Het swv borgt gerealiseerde verbeteringen. Het swv legt nieuwe afspraken op een concrete en controleerbare manier vast en gaat systematisch na of betrokkenen volgens die afspraken handelen.
1
meet, bewaakt en verbetert het samenwerkingsverband op systematische wijze de kwaliteit van de eigen resultaten, gebaseerd op het INK-managementmodel. Daarbij wordt gewerkt volgens de pdcacyclus: Plan, Do, Check, Act, waarbij het samenwerkingsverband nadrukkelijk een lerende organisatie wil zijn en vooral ook de “act”-component – verbeteren, vernieuwen en borgen – voldoende aandacht wil geven. Bij elke evaluatie worden verbeteracties geformuleerd, en om wat goed gaat te borgen zullen de afspraken en procedures vastgelegd worden. Daarnaast is er aandacht voor de IMWR-cyclus (Inspireren, Motiveren, Waarderen, Reflecteren) toegepast, waarmee recht gedaan wordt aan de mensgerichte, sociaal-culturele aspecten die nodig zijn om de organisatie goed te laten functioneren. Om de gewenste resultaten te kunnen bereiken is het immers ook van belang dat de organisatie zelf intern naar tevredenheid van de medewerkers draait, dat er een prettige werksfeer heerst en dat de werkomstandigheden goed zijn.
Externe kwaliteitszorg De uiteindelijke kwaliteit van het onderwijs én de ondersteuning zal blijken uit het aantal leerlingen dat met extra ondersteuning het diploma behaalt – dit bewaakt de inspectie van het onderwijs. De inspectie van het onderwijs zal vanaf 1 augustus 2014 ook toezicht houden op de samenwerkingsverbanden. Om de kwaliteit van het samenwerkingsverband te beoordelen is het voor de inspectie nodig: te weten of leerlingen de ondersteuning krijgen waar zij recht op hebben; zicht te hebben op de doelmatigheid van de bestuurlijke en organisatorische inrichting van de samenwerkingsverbanden; te weten of de besteding van de middelen rechtmatig en doelmatig is. De inspectie gebruikt o.a. drie kwaliteitsaspecten, te weten “resultaten”, “management en organisatie” en “kwaliteitszorg”. Onder kwaliteitszorg wordt verstaan dat het samenwerkingsverband zorg heeft voor kwaliteit door systematische zelfevaluatie, planmatige kwaliteitsverbetering, jaarlijkse verantwoording van gerealiseerde kwaliteit en borging van gerealiseerde verbeteringen. Voor elk van deze kwaliteitsaspecten zijn zes indicatoren bepaald. De inspectie voert haar toezicht gefaseerd in. Per 1 augustus 2014 controleert zij of het samenwerkingsverband voldoet aan de wettelijke voorschriften. Vanaf 1 augustus 2015 voert zij een kwaliteitsonderzoek uit en met ingang van augustus 2016 wordt een jaarlijkse risicoanalyse uitgevoerd. Voor de risicoanalyse zijn voor de inspectie de volgende aspecten van belang: 1. aantal thuiszitters 2. spreiding en doorstroom 3. inspectieoordelen van de aangesloten scholen 4. signalen van gemeenten, ouders, ketenpartners en indien de genoemde vier aspecten niet in orde zijn wordt ook gekeken naar 5. het ondersteuningsplan van het samenwerkingsverband (inzet personele en financiële middelen, dekkend aanbod, communicatie) 6. deskundigheid van leraren bij het bieden van extra ondersteuning De eerste twee aspecten zullen vergeleken worden met de landelijke cijfers. Daarom heeft het samenwerkingsverband Zuid-Kennemerland in het voorjaar van 2013 al een nulmeting verricht naar de thuiszitters en de afstroom en uitstroom in de regio, en zal deze meting jaarlijks herhaald worden.
2
Concreet beoordeelt de inspectie de kwaliteitszorg van het swv op drie aspecten: 1) jaarlijkse vergelijking van kengetallen met landelijke gemiddelden, zoals aantallen thuiszitters en afstroom/uitstroom 2) jaarlijks opstellen van een activiteitenplan (meerjarenontwikkelingsplan) dat geformuleerd is volgens deze opzet: activiteit – verwacht resultaat (doel) – indicatoren – tijdpad 3) monitoren en evalueren van deze activiteiten
Interne kwaliteitszorg Het samenwerkingsverband zet middelen in voor de extra ondersteuning van leerlingen en bewaakt of deze middelen op de juiste wijze ingezet worden, met de gewenste resultaten en naar tevredenheid van de betrokkenen. De scholen hebben hun eigen verantwoordelijkheid om de kwaliteit van de ondersteuning te garanderen. De uiteindelijke kwaliteit van de ondersteuning zal blijken uit het aantal leerlingen dat met extra ondersteuning het diploma behaalt – dit bewaakt de inspectie van het onderwijs. Aan de scholen zal gevraagd worden welke stappen zij gezet hebben om elke leerling de juiste ondersteuning te bieden, om hem/haar zo goed mogelijk in het regulier onderwijs te houden De monitoring en evaluatie van ingezette activiteiten heeft de afgelopen jaren al op enkele gebieden plaatsgevonden, zoals bij de Reboundrapportage, het verzamelen van kengetallen, evaluaties van o.a. de trajectvoorzieningen en het maatschappelijk werk op de scholen. Uitbreiding en systematisering van deze evaluatietrajecten zullen leiden tot inzicht in de voortgang en resultaten van de activiteiten, waardoor de effecten van de aanpak van passend onderwijs inzichtelijk gemaakt worden. In ieder geval zal een tevredenheidsonderzoek onder de leden en scholen van het samenwerkingsverband over de ontplooide activiteiten aan de bestaande evaluaties toegevoegd worden. Voor het monitoren van de voortgang van de afstemming Jeugdzorg/Passend Onderwijs worden ideeën uitgewerkt om met ouders in gesprek te gaan over de tevredenheid met de integrale aanpak. Dit alles zal de basis vormen van een continu verbeterproces.
Hieronder volgen twee overzichten: 1) een praktisch overzicht van de evaluaties met het moment waarop zij uitgevoerd worden 2) een overzicht van de basisactiviteiten (DO), die het swv gekozen heeft om daarmee aan de wettelijke eisen (PLAN) te voldoen. De activiteiten zijn gekoppeld aan verschillende monitorvormen (CHECK): kwalitatief en/of kwantitatief, smart geformuleerd. Bovendien zijn een tijdpad en verbeteracties (ACT) opgenomen.
3
Monitorkalender voor terugkerende evaluaties onderwerp
frequentie
inventarisatie
rapportage
Rapportage +VO/ Rebound Zorgbudgetten: Aantallen en opbrengsten Individuele arrangementen: Aantallen en opbrengsten Toelaatbaarheidsverklaringen: Aantallen en opbrengsten MDO’s: Aantallen, opbrengsten en tevredenheid Leerlingaantallen per school Regulier vo, vso Cluster 3 en 4 Uitstroom, afstroom, opstroom Maatschappelijk werk op de scholen - aantallen - tevredenheidsonderzoek bij ZoCo’s en smw’ers Overdracht po-vo - diverse onderdelen; nog nader uit te werken Financieel jaarverslag Vaststellen van een ondersteuningsplan OPR, OOGO Trajectvoorzieningen - TVVS (aantallen) - tevredenheidsonderzoek leerlingen, ouders, docenten/mentoren, trajectbegeleiders) Tevredenheidsonderzoek onder de leden Klachten en geschillen
jaarlijks jaarlijks
juli september
oktober oktober
jaarlijks
september
oktober
jaarlijks
september
oktober
jaarlijks
september
oktober
jaarlijks
oktober
oktober
jaarlijks jaarlijks
oktober januari
november februari
jaarlijks
januari
februari
jaarlijks vierjaarlijks
februari septemberdecember april
maart maart
jaarlijks Drie maal per jaar
juni
Organisatie voorlichting, scholing, deskundigheidsbevordering
Jaarlijks; diverse momenten continu
na afloop
juli In managementrapportage na afloop
jaarlijks
Aantallen thuiszitters
4
juni
Kwaliteitscyclus swv PLAN Missie (wet of toezichtskader)
DO activiteiten
CHECK Prestatie-indicator (doel/ resultaat)
Wet: Het swv realiseert een samenhangend geheel van ondersteuningsvoorzieningen binnen en tussen de scholen, zodanig dat alle leerlingen die extra ondersteuning behoeven een zo passend mogelijke plaats in het onderwijs krijgen
Inrichten en in stand houden van Trajectvoorzieningen (TV’s)
Alle leerlingen die extra ondersteuning nodig hebben, krijgen deze (100%)
In stand houden vso: Cluster 3 en 4, auti-havo
Alle leerlingen met een TLV kunnen geplaatst worden (100%)
CHECK Hoe weten we of het doel bereikt is? KWANTITATIEF Elke school heeft een TV of een vergelijkbare ondersteuningsstructuur; Opzet TV is beschreven in kaderplan of SOP Registratie aantal TVleerlingen en wachtlijstleerlingen Registratie van aantallen/ plaatsing leerlingen met een TLV
Terugplaatsing vanuit vso naar regulier
Terugplaatsing verloopt naadloos
Tijdpad in OPP wordt aangehouden
+VO
a)
Registratie van aantallen leerlingen die in +VO en Ambachtshuis geplaatst zijn;
individuele onderwijsarrangementen
Leerlingen kunnen tijdelijk in +VO geplaatst worden; b) In stand houden kleinschalige setting: Ambachtshuis Leerlingen met specifieke behoeften krijgen een traject /
5
Registratie aantallen onderwijsarrangementen
CHECK Verantwoording KWALITATIEF Jaarlijkse evaluatie: tevredenheidsonderzoeken (TO’s) bij ouders, leerlingen, docenten, trajectbegeleiders Tevreden = 75% Tevredenheidsonderzoek ouders, leerlingen, school Tevreden = 75% Registratie van terugplaatsing (datum en verslag) Jaarlijkse rapportage Tevredenheidsonderzoeken: Tevreden = 75%
Doelen in OPP zijn gehaald
CHECK Tijdpad
Jaarlijks in juli
ACT Verbeterpunten en aanpassingen formuleren Analyse TO’s; Verbeterpunten aangeven; Activiteiten voor korte en lange termijn formuleren
Telling: Jaarlijks 1 oktober TO jaarlijks in juli Overzicht jaarlijks in september
Zijn er meer/minder vsoplaatsen nodig?
Rapportage jaarlijks in oktober
Verbeterpunten aangeven, nieuwe (sub)doelen formuleren
Jaarlijks eind schooljaar/ eind arrangement
Behoeften (witte vlekken) registreren, aanbod aanpassen
Vergelijking OPP met werkelijke datum
Maatschappelijk werk op de scholen het verdelen en toewijzen van ondersteuningsmiddelen en ondersteuningsvoorzieningen aan de scholen
het vaststellen van een ondersteuningsplan (OP)
het swv heeft zijn missie en visie geformuleerd; de missie is uitgewerkt in een strategisch beleid Het swv heeft het interne toezicht op het bestuur georganiseerd
Financiële verantwoording in begroting, meerjarenbegroting, financiële jaarverslagen, kwartaalrapportages en ondersteuningsplan Overleg: Ledenraad OOGO OPR Opgenomen in ondersteuningsplan (meerjarenbeleidsplan)
ondersteuning op maat Kortdurende, preventieve interventie Beleid wordt uitgevoerd volgens begroting
Registratie aantallen leerlingen plus contacturen Administratief systeem waarin steeds zicht is op uitputting
Tevredenheidson derzoek smw’ers en zoco’s Accountantsverklaring jaarlijks in maart Kwartaalrapportages
Jaarlijks in januari
Gemeenten en OPR keuren OP goed;
Vastgesteld OP naar Ministerie / Inspectie
Vierjaarlijks; eerste OP: 1 mei 2014
Inventariseren verbeterpunten; aanpassen OP
Ledenraad keurt strategisch beleid goed
Draagvlak alle leden
Evaluatie; inventarisatie knelpunten/ verbeterpunten Evaluatie; inventarisatie knelpunten/ verbeterpunten Evaluatie; inventarisatie knelpunten/ verbeterpunten Evaluaties proces (werkwijze) en resultaat (efficiëntie; terechte plaatsingen) Tevredenheidsonderzoek
Vierjaarlijks (bij nieuw ondersteuningsplan) Vierjaarlijks (bij nieuw ondersteuningsplan) Jaarlijks in juli
Bijstellen missie / visie / strategisch beleid/ meerjarenbeleidsplan
Statuten artikel 14 Scheiding bestuur toezicht
Vastgesteld door ledenraad
het beoordelen of leerlingen toelaatbaar zijn tot het speciaal onderwijs
Opstellen en uitvoeren procedures “TVO” wekelijkse bijeenkomsten schakelcommissie
Alle aanmeldingen worden gecheckt (100%)
het adviseren over de ondersteuningsbehoefte van een leerling
consulenten PasOnd ondersteunen alle scholen vraaggericht (ook telefonische consulten) organiseren van MDO’s uitwisseling expertise ZoCo’s en TB’ers
Bezoek volgens behoefte
Registratie aantal aanvragen en aantal leerlingen met TLV
6
Doorlopend inzicht
doorlopend (op aanvraag indien nodig)
Verbeterpunten aangeven, aanbod aanpassen Opstellen nieuwe begroting; Aanpassen meerjarenbegroting
Zo nodig aanpassen statuten
Aangeven verbeterpunten; aanpassen procedures
Het swv stemt goed af met jeugdzorg en WMOzorg
Het swv voert een actief voorlichtingsbeleid
Het opstellen en uitvoeren van een werkagenda met de betrokken gemeenten (OOGO) Ambassadeurs naar poscholen Cursussen, trainingen, lezingen Brochure De Overstap Voorlichtingsavond lwoo/PrO
Afspraken in werkagenda zijn gerealiseerd
In werkagenda geformuleerde doelen zijn behaald
Goed geïnformeerde ouders en basisscholen
7
Regelmatig overleg in werken projectgroepen Terugkoppeling ambassadeurs Evaluaties direct na afloop Overleg met RBO kamer4
doorlopend
Werkagenda bijstellen
Jaarlijks oktobernovember
Bijstelling indien nodig
