Kwaliteitsinstrument
Inhoud Het KLJ-kwaliteitsinstrument bestaat uit tien thema’s. Elk van deze thema’s kan van belang zijn al je je afdeling wil verbeteren. Hier even een overzicht. Over de leden: 1. De ledenactiviteiten 2. De ledengroep Over het bestuur: 3. Het bestuur 4. Evalueren en plannen 5. Reglementen en afspraken Over je KLJ-afdeling: 6. Public relations en imago 7. Financiën van je KLJ-afdeling 8. Lokaal/instrastructuur 9. Veiligheid en verzekeringen 10. Drank en drugs in KLJ
Aan de slag… Hoe? KLJ ontwikkelde het kwaliteitsinstrument om jullie een handvat te geven om te evalueren. De 10 thema’s zijn voor elke afdeling belangrijk. Dit wil niet zeggen dat je elk jaar elke fiche moet overlopen. Met het kwaliteitsinstrument ga je voor een diepgaande evaluatie, elke jaar één of enkele thema’s uitkiezen is dus meer dan genoeg. Het kiezen van de thema’s kan je met de hele bestuursploeg doen. Eens de thema’s gekozen zijn, kunnen jullie van start gaan. Kies één persoon die de evaluatie zal leiden. Dit kan de hoofdleiding zijn, maar evengoed een bestuurslid met veel kennis over het onderwerp, een volwassen begeleider of een vrijgestelde. Idealiter verdiept deze persoon zich in het thema. Deze persoon zal het gesprek rond het onderwerp leiden, al de rest kan gewoon meedoen. Belangrijk is ook om een verslaggever aan te stellen. Zodat alle besluiten die jullie maken niet verloren gaan. Het kan ook zinvol zijn om de discussiepunten te noteren, zo kan er achteraf gemakkelijk teruggekeken worden naar de redenen waarom een besluit genomen is. Zoals elke goeie methodiek kan je ook deze helemaal aanpassen aan de groep en de omstandigheden. Zelfs op twee vlakken. - De stellingen: als leider van het gesprek kan je de stellingen op voorhand eens bekijken, want je hoeft ze zeker niet klakkeloos over te nemen. Uitbreiden, schrappen, aanpassen aan de realiteit van jullie afdeling is geen must, maar maakt de evaluatie wel interessanter.
1
-
De voorbereiding: grote monden en stille ja-knikkers. Tijdens een evaluatie kom je ze tegen en vaak stoor je je aan allebei. Wil je graag iedereen zijn eigen mening boven laten komen. Vraag dan aan de bestuursleden om de lijst ingevuld mee te brengen naar de vergadering. Daar kan je ze anoniem in een pot doen. Daarna hoef je alleen maar een oevrzicht te maken en weet je welke stellingen voor discussie zullen zorgen.
Neem zeker ook de tips voor deelname aan evaluatie door aan het begin van de evaluatie. Zo krijgt iedereen de kans om zijn mening mee te geven en komen jullie tot constructieve veranderingen.
De fiches! Fiche: de ledenactiviteiten Stelling Er is een goede verhouding tussen niet-consumptieve activiteiten (bv. nachtspel, bosspel, sport- en spelnamiddag …) en consumptieve activiteiten (bv. film, bowling, schaatsen, karting…). Wij gebruiken boeken, activiteitenbundels, het leidingstrijdschrift Idee, de website van KLJ, verschillende methodieken… bij het maken van activiteiten. We kiezen er bewust voor om de activiteiten regelmatig te vernieuwen en dus niet al de activiteiten van vorig werkjaar over te nemen. We zorgen voor voldoende afwisseling tussen de activiteiten (bv. niet altijd bosspel, quiz, binnen- of buitenspelen). De meeste van onze activiteiten worden ingekleed in een thema (bv. maffia-bosspel: leiding verkleed als maffia, uitnodiging in vorm van een sigaar…). De activiteiten zijn aangepast aan de leeftijd van onze leden. Naast gewoon spel om het spel zijn er ook activiteiten waar inhoudelijke thema’s aan bod komen (bv. relaties, bezinning op kamp, discussiespel over drank en drugs). De activiteiten zijn altijd goed voorbereid en uitgewerkt (bv. materiaallijst, groepsindeling…). Iedereen van de leiding kent de voorbereiding. Onze activiteiten vinden op regelmatige basis plaats (bv. wekelijks, om de 14 dagen…). Onze leden krijgen tijdig een uitnodiging met alle informatie (bv. uur, plaats, geld, kledij, soort activiteit…).
Ja
Nee
Bespreken
Info www.klj.be > Thema’s > Ledenbinding > Leeftijdsgericht werken > -9 > Topactiviteiten voor -9 www.klj.be > Thema’s > Ledenbinding > Leeftijdsgericht werken > -12 > Topactiviteiten voor -12 www.klj.be > Thema’s > Ledenbinding > Leeftijdsgericht werken > +12 > Topactiviteiten voor +12 www.klj.be > Thema’s > Ledenbinding > Leeftijdsgericht werken > +14 > Topactiviteiten voor +14 www.klj.be > Thema’s > Ledenbinding > Leeftijdsgericht werken > +16 > Topactiviteiten voor +16 www.klj.be > Thema’s > Ledenbinding > Leeftijdsgericht werken > +20 > Topactiviteiten voor +20 www.klj.be > Thema’s > Ledenbinding > Topactiviteiten www.klj.be > Thema’s > Ledenbinding > Jaarplanning www.klj.be > Thema’s > Activiteiten
2
Fiche: de ledengroep Stelling Wij doen jaarlijks aan ledenwerving voor onze verschillende leeftijdsgroepen (dus niet enkel bij de leeftijdsgroep waarmee onze afdeling start). Wij doen niet enkel aan ledenwerving bij het begin van een KLJ-jaar, maar ook tijdens het jaar (bv. op de eetdag, door het organiseren van een open activiteit of een vriendjesdag waarbij elk lid een vriendje mag meenemen naar de KLJ). Onze leden komen niet alleen voor de activiteiten, maar ook voor de toffe ledengroep. We proberen te achterhalen waarom leden (van een bepaalde leeftijdsgroep) een tijd niet komen naar KLJ. We tonen aan al onze leden dat we blij zijn als ze er iedere keer opnieuw bij zijn (bv. door ons enthousiasme of door een kleine attentie af en toe). We weten als leiding wat er leeft onder onze leden en waar er problemen zijn (bv. scheiding thuis, pestgedrag in de groep…). We hebben de afgelopen 2 jaar al eens stilgestaan bij het uitbreiden van onze leeftijdsgroepen (bv. oprichten van een jongere leeftijdsgroep, uitsplitsen van een groep, oud-leidingswerking, +20werking). We hebben een oplossing voor leden/toekomstige leden die niet alles kunnen betalen (bv. kampgeld, lidgeld, film, drankje op activiteit…). Onze KLJ staat open voor iedereen. Onze werking is (moet/kan/wil) aangepast aan “anderen” (bv. personen met een handicap, kansarmen, allochtonen…). Onze afdeling heeft de engagementsverklaring ‘KLJ voor Iedereen’ ondertekend.
Ja
Nee
Bespreken
Info www.klj.be > Thema’s > Ledenbinding > Leeftijdsgericht werken > -9 www.klj.be > Thema’s > Ledenbinding > Leeftijdsgericht werken > -12 www.klj.be > Thema’s > Ledenbinding > Leeftijdsgericht werken > +12 www.klj.be > Thema’s > Ledenbinding > Leeftijdsgericht werken > +14 www.klj.be > Thema’s > Ledenbinding > Leeftijdsgericht werken > +16 www.klj.be > Thema’s > Ledenbinding > Leeftijdsgericht werken > +20 www.klj.be > Thema’s > KLJ-thema’s > Moeilijke momenten in KLJ > Pesten www.klj.be > Thema’s > KLJ-thema’s > Moeilijke momenten in KLJ > Seksueel overschrijdend gedrag www.klj.be > Thema’s > Ledenwerving www.klj.be > Thema’s > Ledenbinding www.klj.be > Thema’s > KLJ-thema’s > KLJ voor iedereen
3
Fiche: het bestuur Stelling We houden regelmatig (bv. wekelijks, maandelijks…) een bestuursvergadering. We werken op de bestuursvergadering met een vaste agenda. Er wordt van elke bestuursvergadering verslag genomen dat bij het begin van de volgende vergadering kort overlopen wordt. Onze bestuursvergaderingen verlopen steeds efficiënt (bv. stipt beginnen, iedereen aanwezig, bij elke agendapunt komen tot een besluit…). Er is ruimte om je mening te geven op de bestuursvergadering. Al onze bestuursleden weten welke functies en taken er zijn binnen het bestuur, wie ze uitvoert en wat ze inhouden (bv. via een functiebeschrijving). Iedereen in het bestuur voert zijn taken goed uit. De taken binnen het bestuur zijn evenwichtig verdeeld. Ik vind het hebben van een hoofdleid(st)er belangrijk voor het goed functioneren van een bestuur. De meest cruciale bestuursfuncties (hoofdleider, kassier en secretaris) worden toegewezen via stemming, zodat deze personen het vertrouwen krijgen van het volledige bestuur. De bestuursfuncties hoofdleider, secretaris en kassier worden jaarlijks opnieuw toegewezen aan dezelfde of aan andere personen via stemming. Er is een goede samenstelling in de bestuursploeg (bv. een goed evenwicht tussen jonge bestuursleden en meer ervaren, meisjes en jongens…). We doen soms ontspannende activiteiten met onze bestuursploeg om de sfeer in de ploeg te bevorderen. We betrekken op een structurele manier volwassenen bij onze werking (volwassen begeleider, oud-leiding, oudercomité…). We kunnen, indien nodig, rekenen op ondersteuning door volwassenen (ouders, oud-leiding…). We vinden het nodig om regelmatig deel te nemen aan (kader)vorming (bv. Trainingsdagen, Hoofdanimator…). Ik weet dat we met vragen/problemen terecht kunnen bij onze vrijgestelde. Ik ken Idee, het inspiratieblad voor bestuur en leiding. Ik bezoek regelmatig de KLJ-website, www.klj.be. Ik lees de digitale nieuwsbrief van KLJ.
Ja
Nee
Bespreken
Info www.klj.be > Thema’s > Bestuursfuncties www.klj.be > Vorming en evenementen > Vorming www.klj.be > Thema’s > Leidingswerving
4
Fiche: evalueren en plannen Stelling Voorbije activiteiten worden telkens geëvalueerd op de bestuursvergadering. Er wordt jaarlijks een evaluatie- en planningsmoment gehouden. Op het jaarlijkse evaluatiemoment evalueren we de volledige KLJwerking/-afdeling: de evolutie in de ledenaantallen, de samenstelling en grootte van het bestuur, de kwaliteit en frequentie van de activiteiten… Op het jaarlijkse evaluatiemoment evalueren we de bestuursploeg op het vlak van functies en taken: evenwichtige verdeling, neemt iedereen zijn taken op, evaluatie van taakverdeling en toewijzing van taken… Op het jaarlijkse evaluatiemoment evalueren we de bestuursploeg als groep: sfeer in de groep, samenwerking, openheid… Niet enkel op het jaarlijkse evaluatiemoment maar ook op andere momenten tijdens het jaar staan we stil bij de algemene KLJ-werking: evolutie van de ledenaantallen, grootte en samenstelling bestuursploeg, kwaliteit en frequentie van activiteiten…) Bij de planning wordt er rekening gehouden met de werkpunten en aandachtspunten uit vorige evaluaties. We houden bij onze planning rekening met de activiteiten van het gewest, de provincie, KLJ nationaal en met activiteiten van andere verenigingen in de gemeente. Bij de planning wordt er rekening gehouden met de kalender van de leden en de bestuursleden (bv. examens, vakantie…). De leden hebben inspraak in het activiteitenprogramma (bv. ideeënbus, ledenvergadering…) en we houden hier rekening mee. Onze leden worden betrokken bij onze evaluaties.
Ja
Nee
Bespreken
Info www.klj.be > Thema’s > Ledenbinding > Jaarplanning www.klj.be > Thema’s > Activiteiten www.klj.be > Thema’s > Leidingsbinding www.klj.be > Vorming en evenementen > Vorming
5
Fiche: reglementen en afspraken Stelling Onze afdeling heeft een bestuursreglement. Alle bestuursleden/leiding kennen het bestuursreglement. We houden ons aan de afspraken van het bestuursreglement. In het bestuursreglement staan er afspraken over alcohol en drugs. In het bestuursreglement staan er afspraken staan over de taken en de verantwoordelijkheden van de bestuursleden/leiding. (bv. afspraken rond de bestuursvergadering, taakverdeling, evalueren…) In het bestuursreglement staan er afspraken voor de bestuursgroep/leidingsploeg als groep (bv. respect voor elkaar, wat bij conflict…). In het bestuursreglement staan er afspraken over wat de gevolgen zijn wanneer iemand zich niet aan het reglement houdt. In het bestuursreglement is duidelijk opgenomen wanneer het geëvalueerd en eventueel aangepast wordt. Onze afdeling heeft een afdelingsreglement (afspraken voor de leden en ook bestuursleden). Alle leden kennen het afdelingsreglement. We houden ons aan de afspraken van het afdelingsreglement. In het afdelingsreglement staan er afspraken over het verloop van activiteiten (begin – einde – dragen van sjaaltje – eten en drinken – …). In het afdelingsreglement staan er afspraken over alcohol en drugs. In het afdelingsreglement staan er afspraken over wat de gevolgen zijn wanneer iemand zich niet aan het reglement houdt. In het bestuursreglement is duidelijk opgenomen wanneer het geëvalueerd en eventueel aangepast wordt.
Ja
Nee
Bespreken
Info www.klj.be > Thema’s > Bestuursfuncties www.klj.be > Thema’s > Leidingsbinding > Bestuursevaluaties
6
Fiche: public relations en imago Stelling Wij kennen de ouders van onze leden. We weten wat de ouders van onze leden denken over onze afdeling. Ouders weten wie ze kunnen aanspreken in onze afdeling en wanneer (bv. hoofdleid(st)er, volwassen begeleider…). Na de activiteit gaat de leiding een praatje maken met de ouders. We houden jaarlijks een infomoment voor de ouders (bv. (kamp)infoavond, startmoment, ouderavond…). We gaan minstens één keer per jaar langs bij alle ouders (bv.inschrijvingen, ophalen kampgeld…). We nemen actief deel aan de jeugdraad. We gaan naar belangrijke vergaderingen in/voor het dorp (bv.parochieraad, feestcomité, dorpsraad…). Als we iets organiseren of met vragen zitten, kunnen we een beroep doen op andere verenigingen of inwoners uit het dorp. Andere verenigingen vragen soms onze hulp bij activiteiten. Indien om onze hulp gevraagd wordt, doen we onze uiterste best om te helpen. We lichten de pers in bij grote activiteiten. We publiceren onze (grote) activiteiten in het parochieblad en/of gemeentelijke infoblad. We brengen buurtbewoners op de hoogte van grote activiteiten die mogelijks (geluids)overlast veroorzaken. We zorgen ervoor dat grote activiteiten gekend zijn in het dorp (bv. affiches en borden voor fuiven en eetdagen, brieven naar ouders en buurtbewoners…). We zijn regelmatig als groep zichtbaar in het dorp (bv. activiteiten in de dorpskern, als bestuur ergens gaan helpen, met de KLJ naar eetdagen van andere bewegingen gaan…). Onze leden dragen ons uniform op de activiteiten (sjaaltje, T-shirt…) Ons lokaal is duidelijk van buitenaf te herkennen als KLJ-lokaal. De mensen van het dorp weten waar ons KLJ-lokaal is. We werken met enkele elementen die terugkomen in al onze communicatie (bv. logo, lettertype, kleur, figuurtje…) = huisstijl. We hebben een vast (papieren) communicatiemiddel met onze leden (bv. ledentijdschrift, afdelingstijdschrift, maandprogramma, briefje in de bus). We hebben een eigen domeinnaam voor onze afdeling (www.kljhupeldepup.be). We hebben een website die (minstens) maandelijks geüpdatet wordt. We hebben een goede band met de KLJ-afdelingen uit de streek.
Ja
Nee
Bespreken
Info www.klj.be > Thema’s > KLJ-thema’s > Het belang van goede communicatie
7
Fiche: financiën van je KLJ-afdeling Stelling Op elke bestuursvergadering is er een kasverslag (stand van zaken van de kas). Binnen ons bestuur/leiding zijn er duidelijke afspraken omtrent de financiën. Ik weet wie volmacht heeft over onze rekening(en). Onze afdeling werkt met een kasboek. Onze afdeling is financieel gezond. We doen af en toe activiteiten om onze kas te spijzen (deuraan-deurverkoop, tombola…). Voor onze (grote) initiatieven maken we steeds een begroting op (bv. fuif, kamp, weekend…) We gaan voor bepaalde activiteiten/zaken op zoek naar sponsoring (bv. kamp, eetfestijn, werken aan het lokaal…) We weten hoe een ‘sponsordossier’ er moet uit zien. We kennen het gemeentelijk subsidiereglement. We weten waar we subsidies/fondsen voor onze werking kunnen vinden (buiten de gemeente).
Ja
Nee
Bespreken
Info www.klj.be > Thema’s > Financiën www.klj.be > Thema’s > Fuiven en grote evenementen
8
Fiche: lokaal/infrastructuur Stelling We weten wie de eigenaar is van ons lokaal. We hebben een overeenkomst voor ons lokaal (huurovereenkomst, gebruiksovereenkomst…). Ik ken de website www.jeugdlokalen.be. In ons lokaal wordt er gerookt. We gebruiken de lokalenmap. We hebben een zicht op de toekomst van ons lokaal (hoe lang kunnen jullie er nog blijven). Ons lokaal wordt goed onderhouden. Ons lokaal is brandveilig. Ons lokaal en de inboedel (materiaal binnenin) zijn verzekerd. We doen aan inbraakpreventie. Ons buitenterrein is veilig. Ons buitenterrein wordt goed onderhouden. De omgeving rond ons lokaal is verkeersveilig.
Ja
Nee
Bespreken
Info www.jeugdlokalen.be www.lokalenmap.be www.klj.be > Thema’s > Lokalen www.klj.be > Thema’s > Verzekering
9
Fiche: veiligheid en verzekeringen Stelling Ik ken het KLJ-noodnummer. Onze activiteiten zijn steeds goed voorbereid. Ik weet wat te doen bij een noodsituatie. Ik ken het verkeersreglement. We leggen het steeds uit aan onze leden vooraleer we op tocht vertrekken (te voet of met de fiets). We houden rekening met de veiligheidsrichtlijnen van KLJ. Wanneer we op kamp of weekend gaan laten we onze leden altijd een medische fiche invullen. Tijdens onze activiteiten is er steeds iemand aanwezig die iets kent van EHBO. Ons lokaal is brandveilig. Ik weet wat te doen bij brand. Ik weet waarvoor we via KLJ verzekerd zijn en waarvoor niet. Ik weet wat te doen bij een schadegeval. Ik kan een verzekeringsformulier invullen. Voor onze fuif en (grote) initiatieven nemen we extra verzekeringen.
Ja
Nee
Bespreken
Info www.klj.be > Thema’s > Verzekering www.klj.be > Thema’s > Regelgeving
10
Fiche: drank en drugs Stelling Er zijn in onze afdeling afspraken over wie er alcohol mag drinken (bv. alleen de +16 onder toezicht van de leiding, alleen de leiding…). Er zijn in onze afdeling afspraken over wanneer er alcohol mag gedronken worden (bv. tijdens de pauze, op kamp wanneer de leden zijn gaan slapen, niet wanneer er –12 of –16 bij is…) We vinden dat er in onze afdeling teveel alcohol gedronken wordt. Op kamp hebben we andere afspraken in verband met alcohol dan tijdens het gewone werkjaar. We zorgen er voor dat er altijd minstens één iemand van de leiding geen alcohol drinkt (bv. voor als er iets ernstigs gebeurt). We kiezen er bewust voor om geen sterke drank te schenken op de KLJ (tijdens activiteiten, op kamp…). Er zijn in onze afdeling afspraken over wie er mag roken (bv. alleen de +16, alleen de leiding…). Er zijn in onze afdeling afspraken over wanneer en waar er gerookt mag worden (bv. tijdens de pauze, alleen buiten…). We hebben als bestuursploeg afspraken over welke sancties er volgen als iemand (een lid of bestuurslid) de regels in verband met alcohol en roken overtreedt. We hebben afspraken binnen de bestuursploeg rond welke sancties er volgen als iemand betrapt wordt op het bezit en/of gebruik van illegale drugs. We weten waar we terecht kunnen voor vragen in verband met alcohol en drugs. De hele bestuursploeg en de leden zijn op de hoogte van onze afspraken in verband met alcohol, roken en illegale drugs (=ons alcohol- en drugbeleid). Als leiding grijpen we altijd in als leden de afspraken overtreden of als er onverantwoord met alcohol of roken wordt omgegaan (ook bij +16leden!).
Ja
Nee
Bespreken
Info www.klj.be > KLJ-thema’s > Drank en drugs
11
