Muylenberg KMSL vzw
Kwaliteitshandboek 4. Kwaliteitssysteem 4.6. Overzicht van de procedures 4.6.14. Het plannen en implementeren van kwaliteitsaudits
Goedgekeurd:
Q khb 4614.doc 26/03/10 Versie 8
Pagina 1 van 5
Geldig vanaf: 26/03/10
Beoordeeld: Documenteigenaar: kwaliteitscoördinator Doel - Bepalen of de activiteiten op het gebied van kwaliteit en de daarmee samenhangende resultaten (=realiteit) overeenstemmen met de geplande maatregelen (= de documenten van het KHB en de regelgeving) (SMK 3.7.) - Bepalen of deze maatregelen op een doeltreffende wijze zijn geïmplementeerd en geschikt zijn voor het bereiken van de doelstellingen (= bijdragen tot een verantwoorde hulp- en dienstverlening) (SMK 3.7.) Toepassingsgebied Alle elementen van het KHB Verwante documenten en hulpmiddelen Auditplan Auditrapport Afwijkingsrapport Werkwijze Het opstellen van een auditplan - De KC stelt het auditplan op om de 5 jaar voor een periode van 5 jaar. De documenten worden per thema in een cluster samengebracht zodat de corrigerende maatregelen efficiënter kunnen gerealiseerd worden. - Elke lid van het leidinggevend team en de OGZO zijn auditor van een aantal documenten. - De directie keurt het auditplan goed Het voorbereiden van de audit - De auditor haalt de betrokken documenten op bij de KC. - Hij leest het document grondig en maakt in het kader van de SMK’s een lijst met voorbereidende vragen - Indien het document reeds geaudit werd, wordt het vorige auditrapport opgevolgd. - De auditor spreekt zelf een datum af met de documenteigenaar. Het uitvoeren en rapporteren van de audit - Aan de hand van de voorbereide vragen bespreekt de auditor de waarnemingen en afwijkingen met de betrokken verantwoordelijke en maakt een auditrapport met bijbehorende afwijkingsrapporten op. - De betrokken verantwoordelijke stelt corrigerende maatregelen voor en registreert deze op de afwijkingsrapporten. - De auditrapporten en afwijkingsrapporten moeten voor 1 september van het auditjaar bij de KC worden binnen geleverd. - Tijdens een vergadering van het leidinggevend team in september of oktober worden deze rapporten voorgelegd en de corrigerende maatregelen goedgekeurd. - De betrokken verantwoordelijke voert de corrigerende maatregelen uit De opvolging van de corrigerende maatregelen - De documenteigenaar is verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van de corrigerende maatregelen en moet hierover op de tussentijdse evaluatie van het KHB in september schriftelijk verslag uitbrengen
Muylenberg KMSL vzw
Kwaliteitshandboek 4. Kwaliteitssysteem 4.6. Overzicht van de procedures 4.6.14. Het plannen en implementeren van kwaliteitsaudits
Q khb 4614.doc 26/03/10 Versie 8
Pagina 2 van 5
Registraties Registratie Auditrapport Afwijkingsrapport Opvolging corrigerende maatregelen Auditplan 2009-2013
Wie KC KC Documenteigenaar
Indexering Per document Per document Per document
Bewaartermijn 10 jaar 10 jaar 10 jaar
Nr
Auditor
Documenteigenaar
Auditjaar
Status
1.1.
OGZ DC
KC
2012
1.2.
Technisch coördinator
Maatschappelijk werker
2013
2.1.
Pedagogisch coördinator OGZ TNW
2013
2.2.
Pedagogisch coördinator KC
2013
2.3.
Ped DC
Directie
2012
3.
Technisch coördinator
KC
2013
4.1.
OGZOP
Directie
2010
4.2.
Technisch coördinator
KC
2012
4.3.
MW
Ped DC
2010
1/06/10
4.4.
KC
Ped DC
2010
28/05/10
4.5.
OGZ DC
Technisch coördinator
2012
4.6.1.
KC
Maatschappelijk werker
2009
23/04/09
4.6.2.
OGZ TNW
Pedagogisch coördinator
2009
23/04/09
4.6.3.
MW
Pedagogisch coördinator
2009
09/04/09
4.6.4.
Pedagogisch coördinator Maatschappelijk werker
2009
09/04/09
4.6.5.
directie
OGZ TNW
2011
4.6.6.
KC
Maatschappelijk werker
2011
4.6.7.
OGZOG
OGZ DC
2011
4.6.8.
MW
OGZ DC
2011
4.6.9.
directie
KC (=directie)
2010
4.6.10.
OGZOP
OGZ DIO
2010
30/06/’10
4.6.11.
OGZ DC
OGZ TNW
2010
11/06/’10
4.6.12.
OGZOG
Technisch coördinator
2012
9/08/10
Muylenberg KMSL vzw
Kwaliteitshandboek 4. Kwaliteitssysteem 4.6. Overzicht van de procedures 4.6.14. Het plannen en implementeren van kwaliteitsaudits
Q khb 4614.doc 26/03/10 Versie 8
4.6.13.
OGZ TNW
KC
2012
4.6.14.
Directie
KC
2012
4.6.15.
KC
directie
2012
4.6.16.
OGZ TNW
Pedagogisch coördinator
2011
Pagina 3 van 5
Muylenberg KMSL vzw
Kwaliteitshandboek 4. Kwaliteitssysteem 4.6. Overzicht van de procedures 4.6.14. Het plannen en implementeren van kwaliteitsaudits
Q khb 4614.doc 26/03/10 Versie 8
Pagina 4 van 5
Auditrapport Auditor (naam + functie): …………………………………………………………………………………… Datum audit: ……………………………………………………………………………………… Documentnummer + omschrijving : ……………………………………………………………………… Voorbereidende vragen: ………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. Algemene conclusie ………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. Aantal afwijkingsrapporten: ……………………………………………………………………………………
Handtekening auditor…………………………………………………………………………………………….
Muylenberg KMSL vzw
Kwaliteitshandboek 4. Kwaliteitssysteem 4.6. Overzicht van de procedures 4.6.14. Het plannen en implementeren van kwaliteitsaudits
Q khb 4614.doc 26/03/10 Versie 8
Pagina 5 van 5
Afwijkingsrapport Auditor (naam + functie):……………………………………………………………………………………… Datum audit:…………………………………………………………………………………………………… Documentnummer + omschrijving:…………………………………………………………………………… Beschrijving van de afwijking(in te vullen door de auditor): ………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………..
Voorgestelde corrigerende maatregelen (in te vullen door de procedure-eigenaar):
Wat
Wie
Tegen wanneer
…………………………………………………..
……………………………….
……………….
…………………………………………………..
……………………………….
……………….
…………………………………………………..
……………………………….
……………….
…………………………………………………..
……………………………….
……………….
…………………………………………………..
……………………………….
……………….
…………………………………………………..
……………………………….
……………….
…………………………………………………..
……………………………….
……………….
…………………………………………………..
……………………………….
……………….
