KURZ ADMINISTRATIVNÍ PRACOVNÍK

KURZ ADMINISTRATIVNÍ PRACOVNÍK © Centrum služeb pro podnikání s.r.o. 2014

UKÁZKA ŠKOLÍCÍCH MATERIÁLŮ

Ukázka školících materiálů

MODUL PÍSEMNÁ KOMUNIKACE FORMY PÍSEMNOSTÍ Listinná 

výhody

příjemce vyřizuje poštu v jemu vyhovujícím čase možnost sdělení i náročnějších informací možnost zaslání většímu počtu lidí trvalé uchování, možnost archivace časový prostor na odpověď



nevýhody

příprava a doručení vyžaduje delší čas formální způsob sdělení možnost špatného pochopení po odeslání nelze následně měnit obsah vyžaduje delší čas na zpětnou vazbu

Elektronická 

výhody

odpověď je možné promyslet a odeslat do 48 hodin komunikační médium je k dispozici bez omezení možnost řešení problému na dálku vysoká rychlost komunikace časově flexibilní komunikace minimální náklady možnost archivace, skryté kopie stejný text více příjemcům najednou přeposílání dalším příjemcům



nevýhody

není možná bezprostřední reakce příjemce doručení bez záruky, případně bez odezvy neosobní způsob umožňuje spam a hoax oproti telefonu méně efektivní

Praktická rada – I do elektronických písemností se uvádí adresa, předmět, přílohy a vlastní text dopisu !! Více viz kapitola Pravidla e-mailové komunikace. 2

Ukázka školících materiálů

V souvislosti s elektronickou komunikací a zejména v souvislosti s šířením tzv. obchodních sdělení je nutné dbát ustanovení zák. č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a zák. č. 40/1995 Sb., o regulaci reklamy.

TVORBA A STYLIZACE PÍSEMNOSTÍ Všechny písemnosti společnosti by měly mít jednotný vzhled. Ideálně má společnost vytvořeny firemní šablony dle korporátní identity (viz Sekretářský modul). V souvislosti s tříděním písemností je nutné připomenout, že je potřeba rozlišovat úřední zásilky od soukromých. Pokud je OMYLEM otevřena soukromá zásilka, je nutno ji znovu zalepit a připojit poznámku „omylem otevřeno“ s datem a podpisem.

Písemnosti 

úřední – oficiální



společenské



soukromé

Stylizace pracovních písemností Stylizace pracovních písemností musí být:  stručná  úplná  jednoznačná  srozumitelná o logické uspořádání o přehledné řazení jednotlivých bodů  nepoužívat hovorová slova Při individuální stylizaci písemností textový editor umožňuje snadnou manipulaci se slovy, větami a odstavci. Lze je vynechávat, přidávat, přesunovat a nahrazovat je jinými, až docílíme nejvýstižnější formulace. Při stylizaci text na obrazovce pozorně sledujeme, zda přesně a srozumitelně vyjadřuje fakta, která jsme chtěli sdělit, a zda je správný po jazykové stránce. Méně vhodné formulace upravujeme. Po vytištění text zkontrolujeme, případné nedostatky opravíme a text znovu vytiskneme!!!

Praktická rada – Rutinní texty, jejich obsah se často opakuje, si můžeme uložit do paměti počítače, abychom je nemuseli stylizovat pokaždé znovu. Nezapomeňte však text vždy přizpůsobit dané situaci (datu, objednávce, zákazníkovi, atd.).

3

Ukázka školících materiálů Za velký nedostatek jsou považovány gramatické chyby a překlepy. Textový editor tyto prohřešky pomáhá opravovat. Lze nastavit Automatickou kontrolu pravopisu v jazyce, který je při psaní zvolen. Tím se zachytí většina chyb, ale kontrola samotným písařem je i přesto nezbytná. Správnou úpravu při vypracování korespondence na dopisní papíry, při psaní standardních písemností nebo při vyplňování běžných formulářů zajišťují šablony (v nabídce MS Word).

Náležitosti pracovních písemností:  hlavička 

je zde uvedena adresa odesílatele



v praxi je hlavička obvykle předtištěna (často barevně) nebo je uložena v paměti počítače a tiskne se současně s dopisem



na dopisních papírech bez předtisku lze psát datum od levé svislice nebo vpravo

 datum  místo odeslání 

v 1. pádě, např. Kutná Hora, 16. 8. 2011



uvádění slova „věc“ se považuje za zastaralé, ponechává se pouze název dokumentu, např. „Žádost o ….“



název dokumentu se zvýrazňuje podtržením nebo tučným písmem



název dokumentu začíná velkým písmenem a nekončí tečkou



text dopisu (začínající oslovením) následuje obvykle po dvou vynechaných řádcích



uvádí se v 5. pádě, v každém dopise, i když je adresát neznámý, např. v korespondenci se institucí, uvádí se např. „Vážení,“



vždy od levé svislice



za oslovením následuje čárka, mezi oslovením a prvním řádkem textu se vynechává jeden prázdný řádek



oslovení a pozdrav jsou nutnou součástí každého dopisu (i e-mailu !!)



používá se jednoduché řádkování, mezi odstavci se vynechává jeden prázdný řádek



jestliže se důležitý údaj zvýrazní umístěním na samostatný řádek, je nad ním a pod ním rovněž prázdný řádek



šířka levého a pravého okraje je vždy stejná (25 mm)



levý kraj textu má zpravidla blokovou úpravu



nové odstavce lze též odrážet (zejm. v soukromé korespondenci), častěji však v obchodní korespondenci neodsazujeme

 věc

 oslovení

 text dopisu

 osobní a přivlastňovací zájmena 

pro zdůraznění úcty s velkým počátečním písmenem

 závěrečný pozdrav 

začíná od stejné svislice jako předchozí odstavce, za pozdravnými frázemi se nepíše interpunkční znaménka

4

Ukázka školících materiálů  podpis 

uvádí se od levé svislice nebo vpravo (zejm. pokud se nové odstavce odrážejí, např. u smluv)



pod vlastnoruční podpis se píše strojem titul, jméno, příjmení a funkce pracovníka

 seznam příloh 

po vynechání 2 až 4 prázdných řádků se od levé svislice uvádějí přílohy



lze napsat pouze jejich počet a řádek zvýraznit, nebo uvést každou přílohu zvlášť a zvýraznit je nebo přílohy vyjmenovat pod zvýrazněným nadpisem Přílohy (výčet příloh pod nadpisem se již nezvýrazňuje)

 upozornění na kopie  doplňující údaje 

v zápatí stránky jsou předtištěny údaje o registraci podnikatelského subjektu v obchodním rejstříku nebo v jiné evidenci včetně spisové značky, bankovního spojení, IČ, DIČ, čísla telefonní ústředny, ústředního faxu, e-mailové a webové adresy atd.

 umístění poštovních adres v písemnostech 

poštovní adresa odesílatele o uvádí se v hlavičce (dopisního) papíru o poštovní adresa obsahuje jednoznačné označení odesílatele dopisu  u fyzických osob (titul), jméno a příjmení odesílatele  u podnikatelských subjektů obchodní firmu, jak je zapsána v obchodním rejstříku nebo jiné evidenci, název nebo oficiálně užívanou zkratku úřadu, organizace o na poštovní zásilce může být uvedena spisová značka či jiná obdobná poznámka odesílatele týkající se jejího obsahu



poštovní adresa adresáta o adresové pole je prostor vyhrazený pro umístění poštovní adresy o adresové pásmo je oblast uvnitř adresového pole, kam lze vepsat adresu adresáta o na (dopisních) papírech s předtiskem může být adresové pole vpravo nebo vlevo (záleží též na typu okénkových obálek, které se v dané instituci používají) o na dopisních papírech bez předtisku, jestliže se nevkládají do okénkových obálek, se poštovní adresa příjemce píše vlevo od stejné svislice jako text o označení adresáta o korespondence právnickým osobám obsahují

 obchodní firmu, název nebo oficiálně užívanou zkratku úřadu, organizace  slovo „firma“, pokud by označení právnické osoby mohlo být považováno za označení fyzické osoby

 obor podnikání, je-li to účelné  podle potřeby označení organizační složky (divize, závodu, oddělení) nebo jméno pracovníka o korespondence fyzickým osobám

  

oslovení (pan, paní, slečna) a titul (hodnost), jméno a příjmení adresáta funkce adresáta, je-li to vhodné podle potřeby zpřesňující údaj (u p. J. Nováka)

5

Ukázka školících materiálů

Zásady stylizace obchodních písemností V českém jazyce existuje řada tzv. funkčních stylů: prostě sdělovací, umělecký, publicistický a odborný. Odborný styl se člení na vědecky odborný a prakticky odborný. Písemné projevy v oblasti praktické slouží ke sdělování skutečností spojených s příslušnými odbornými činnostmi. Patří sem i styl obchodní a administrativně-právní. Obchodní dopis je jeho základní formou. Obchodní styl má ustálenou slovní zásobu, ve které se výrazně uplatňuje ekonomické a právní názvosloví. Pro obchodní styl je charakteristické užívání ustálených pojmenování a obratů, např. ustálených formulací žádostí, pozvánek, začátků a závěrů obchodní korespondence ad. Užití prostředků z jiných stylů obvykle není žádoucí (např. slova expresivní, slangová apod.). Při stylizaci obchodních písemností je třeba mít na paměti několik zásad:      

v korespondenci píšeme vždy jen o jedné věci musíme být s daným tématem důkladně obeznámeni a nesmíme zapomenout na žádné podstatné informace píšeme za danou společnost, proto používáme sloveso i zájmeno v 1. osobě množného čísla (my) ve vztahu k adresátovi slovesa a zájmena ve 2. osobě množného čísla (Vy) tón dopisu by měl být přirozený a zdvořilý jazyková stránka musí být co nejlepší – volíme slova přesného a jednoznačného významu, tvoříme kratší a srozumitelné věty, dbáme na gramatickou a interpunkční správnost  cizí slova užíváme jen tehdy, pokud si jsme zcela jisti jejich významem a pravopisem  pestrosti slohu napomáhají synonyma (slova souznačná) Mezi nejčastější slohové neobratnosti patří:  použití slova z jiného funkčního stylu (mizerný výrobek)  volba nepřesného, nevýstižného výrazu (např. místo pravidelně užito zpravidla, tzn. často, ale ne pravidelně)  opakování předložek u větných členů, mezi nimiž není vztah souřadný (stěžovat si na vady na materiálu na dodaných výrobcích)  opakování slov se stejným slovním základem (zasílat zásilku, dodávat dodávku)  nelogické vazby (děkovat laskavě)  řetězy podstatných jmen ve 2. pádě (upozornili jsme na nutnost pozdějšího určení platnosti závaznosti užití nového nařízení)  nadužívání trpného rodu nebo nesprávné použití podmiňovacího způsobu

Postup při stylizaci obchodní písemnosti:  příprava osnovy  stylizace písemnosti  jazyková kontrola (z gramatické, stylistické i věcné stránky)  grafická kontrola písemnosti  zpracování písemnosti (tisk nebo odeslání)

6

Ukázka školících materiálů

Ukázka (obecná žádost, návod lze aplikovat na jakoukoliv obchodní písemnost):

Ing. Ivo Podnikatel Pracovní 45 145 00 Praha 4

Praha, 22. 3. 2012

Žádost o zařazení do databáze uchazečů o zaměstnání Vážený pane Nováku, dovoluji si Vás touto cestou požádat o zařazení mé osoby do Vaší databáze uchazečů o zaměstnání. Na základě naší předchozí komunikace a Vašich informací jsem přesvědčen, že mé profesní zkušeností a znalosti odpovídají požadavkům Vašich klientů. Prosím Vás tímto o zařazení mého profilu, včetně strukturovaného životopisu, motivačního dopisu a fotografie (viz Příloha I až III) do Vaší databáze uchazečů o zaměstnání. Současně Vám dávám souhlas s poskytnutím mých osobních údajů potenciálním zaměstnavatelům za účelem výběrového řízení. Předem Vám děkuji za kladné vyřízení mé žádosti. S pozdravem

(vlastnoruční podpis) .............................................. Ing. Ivo Podnikatel

Seznam příloh: Příloha I – Strukturovaný životopis Příloha II – Motivační dopis Příloha III – Průkazová fotografie

7

Ukázka školících materiálů

ČSN 01 6910 Česká technická norma ČSN 01 6910 (2007) stanovuje pravidla pro grafickou úpravu textů zpracovaných textovými editory a zásady formálního uspořádání obchodních a úředních písemností. Při úpravě zvláštních písemností (právních, bibliografických apod.) je třeba se řídit dalšími příslušnými směrnicemi nebo normami. Pravopisná stránka se, až na malé výjimky, řídi Pravidly českého pravopisu. Ustanovení norem zajišťuje estetický vzhled písemností a účelné uspořádání důležitých údajů. Normalizovaná úprava obchodních a úředních dopisů svědčí o úrovní odesílající instituce a působí příznivým dojmem na příjemce. České normy vydává Český normalizační institut (ČSNI).

Související ČSN ČSN 50 6406 (2001)

Obálky a velké tašky

ČSN 50 6411 (2003)

Poštovní obálky pro obálkovací stroje

ČSN 88 0410 (2004)

Korekturní znaménka pro sazbu

ČSN 88 4674 (2000)

Dopisnice a pohlednice

ČSN ISO 1000 (1997)

Jednotky SI a doporučení pro užívání jejich násobků a pro užívání některých dalších jednotek

ČSN ISO 2145 (1997)

Dokumentace – Číslování oddílů a pododdílů psaných dokumentů

ČSN ISO 31-0 (1994)

Veličiny a jednotky Část 0: Všeobecné zásady

ČSN ISO 3166-1 (1999)

Kódy pro názvy zemí a jejich částí. Část 1: Kódy zemí

ČSN EN 13619 (2003)

Poštovní služby – Zpracování zásilek – Optické vlastnosti pro zpracování psaní

ČSN EN 14142-1 (2003)

Poštovní služby – Databáze adres. Část 1: Složky

ČSN EN 28601 (1994)

Datové prvky a formáty výměny – Výměna informací – Prezentace data a času

Související zákony a vyhlášky Zákon č. 29/2000 Sb.

Poštovní služby a změny některých zákonů (zákon o poštovních službách)

Zákon č. 513/1991 Sb.

Obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů

Vyhláška č. 529/2005 Sb.

Administrativní bezpečnost a registr utajovaných informací

8