Kőszeg Város Önkormányzata ÁROP-1.A Szervezetfejlesztés konvergencia régiókban lévő önkormányzatok számára SZAKMAI KONCEPCIÓ 2013

Kőszeg Város Önkormányzata ÁROP-1.A.5-2013 „Szervezetfejlesztés konvergencia régiókban lévő önkormányzatok számára”

SZAKMAI KONCEPCIÓ

2013.

Tartalomjegyzék 1.

Bevezetés, a pályázat előzményeinek áttekintése.....................................................................................................5

2.

Kőszeg város bemutatása ..................................................................................................................................................6

3.

2.1.

Földrajzi elhelyezkedése, elérhetősége...............................................................................................................6

2.2.

Gazdaság, vállalkozások ...........................................................................................................................................6

2.3.

Demográfia, foglalkoztatás, iskolázottság..........................................................................................................6

2.4.

Műemlékek, természeti környezet .......................................................................................................................6

2.5.

Civil élet .........................................................................................................................................................................6

2.6.

A város jövőképe.........................................................................................................................................................7

Kőszeg Város Önkormányzatának bemutatása..........................................................................................................7 3.1.

Képviselő-testület.......................................................................................................................................................7

3.2.

Önkormányzati Hivatal.............................................................................................................................................7

3.3.

A projektbe bevonásra kerülő gazdasági társaság..........................................................................................8

3.4.

Önkormányzati intézmények .................................................................................................................................8

3.5.

Nemzetiségi önkormányzatok: ..............................................................................................................................9

3.5. Legfontosabb pályázati eredmények összegzése ................................................................................................ 10 4.

Fejlesztési elemek kiválasztásának indoklása ......................................................................................................... 10

5. Az önkormányzat által megfogalmazott szakmai program indokoltsága, a hozzárendelhető célok és a végrehajtásra vonatkozó szakmai megoldás bemutatása (az önkormányzat által megfogalmazott célok illeszkedése fejlesztési programunk szakmai tartalmához) ......................................................................................... 12 6.

A pályázat szakmai tartalmának kifejtése................................................................................................................. 16 6.1. Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata, valamint a kiszervezetett és kiszervezhető önkormányzati feladatok felülvizsgálata az új feladat-ellátási rendben. Intézményi struktúra, intézményirányítási modell kidolgozása, felülvizsgálata, átszervezése, a gazdasági társaságok tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok kidolgozása és megvalósítása............................. 16 6.1.1.

Konkrét – elvégzendő – tevékenységek................................................................................................. 16

6.1.2.

Módszertan, munkamegosztás ................................................................................................................. 17

6.1.3.

Eredménytermék(ek) = output ................................................................................................................ 17

6.2. A fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly megteremtését szolgáló strukturális változtatások, ezzel összefüggésben az önkormányzat rövid- és középtávú költségvetési helyzetének, finanszírozási struktúrájának értékelése, valamint a költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása és a legnagyobb potenciállal rendelkező opciók meghatározása .......................................................................................................................................................... 18 6.2.1.


6.2.2.


6.2.3.


6.3. Önkormányzati fenntartásban vagy működtetésben álló intézményekkel – különösen köznevelési-oktatási, valamint szociális, közművelődési, gyermekvédelmi intézményekkel, illetve az

önkormányzat által üzemeltetett konyhákkal, diák- és felnőtt étkeztetési feladatokat ellátó intézményekkel – kapcsolatos feladat-ellátási és finanszírozási modell kidolgozása..................................... 19 6.3.1.


6.3.2.


6.3.3.


6.4. A települési közszolgáltatások összehangolása az állampolgári szempontok figyelembe vételével a nem önkormányzati szolgáltatásnyújtók bevonásával........................................................................................... 20 6.4.1.


6.4.2.


6.4.3.


6.5. Az új feladat-ellátási rend hatékony megszervezését támogató intézményirányítási erőforrástervező és vezetői információs rendszer alkalmazása. Hatékonyságelemzésére, működés-átvilágítására, fenntartói döntéseinek hatás- és költségelemzésére, optimális intézményszerkezet kialakítására, költségvetés tervezésre, működési modellezésére alkalmas eszköz bevezetése ............................................. 22 6.5.1.


6.5.2.


6.5.3.


6.6. A lakosság körében átfogó felmérés és elemzés készítése a közszolgáltatással kapcsolatos elégedettségről és felmerülő igényekről. A lakosság véleményének, igényeinek és javaslatainak felmérése minimum egy adekvát módszer alkalmazásával minimum két időintervallumban.................... 24 6.6.1.


6.6.2.


6.6.3.


6.7. Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata. Három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása. ........................................................................................................................... 26 6.7.1.


6.7.2.


6.7.3.


6.8. A közszolgáltatások nyújtásának és a szervezet működésének folyamatos, ciklikus minőségfejlesztése érdekében nemzetközileg elfogadott minőség-menedzsment modell bevezetése vagy felülvizsgálata, például a közigazgatásra adaptált Közös Értékelési Keretrendszer (Common Assessment Framework, CAF) alkalmazása révén...................................................................................................... 29 6.8.1.


6.8.2.


6.8.3.


6.9. Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a polgármesteri hivatalok és települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán-erőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése.... 30 6.9.1.


6.9.2.


6.9.3.


6.10. A kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos, a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követése, szakértői támogatás biztosítása............................................................. 33

6.10.1.


6.10.2.


6.10.3.


7.

Indikátorok teljesülésének bemutatása..................................................................................................................... 34

8.

Projektmenedzsment, projektszervezet bemutatása............................................................................................ 36

9.

A partnerek közötti együttműködés bemutatása ................................................................................................... 37

10.

Tevékenységek időbeni ütemezése........................................................................................................................ 39

11.

Pénzügyi fenntarthatóság és költséghatékonyság ............................................................................................ 40

12.

A tudásmegosztásra vonatkozó vállalás és annak szintje............................................................................... 43

13.

Esélyegyenlőség, fenntarthatóság........................................................................................................................... 44

14.

Kockázatértékelés ........................................................................................................................................................ 45

15.

A projekt minőségbiztosítása ................................................................................................................................... 48

16.

Szinergia, a projekt összegzése................................................................................................................................ 48

1. Bevezetés, a pályázat előzményeinek áttekintése A közigazgatás átszervezése során az önkormányzatok világa alakult át a legmélyrehatóbban, az önkormányzati igazgatás jelentős mértékben kilép az államigazgatás keretéből: Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvényt (a továbbiakban: Mötv.). A hatékonyabb állami működés, valamint az önkormányzatok gazdasági szükséghelyzete indokolttá tette, hogy az Mötv. – immár az újragondolt alaptörvényi keretben – határozza meg:   

az önkormányzatok köz- és államigazgatási feladatellátását, az állami felelősségi köröket az önkormányzatok irányában, az önkormányzatok intézményi feladatellátását, amit részleteiben az egyes ágazati törvények bontanak ki.

Az Mötv. a helyi önkormányzati rendszert több új elem beillesztésével újította meg, megőrizve a demokratikus jogállam alapelveinek a helyi hatalomgyakorlásban is érvényesülő szabályait, ezek közül a fontosabbak az alábbiak:   

költségtakarékos, feladatorientált önkormányzati rendszer kiépítése, amely lehetőséget biztosít a demokratikus és hatékony működésre a kölcsönös együttműködés kötelezettségének rögzítése a település önfenntartó képességének erősítésére, a helyi erőforrások feltárására, kiaknázására, az öngondoskodás elvének érvényesítésére vonatkozó előírások

 

pontosabban határozza meg az önkormányzatok kötelező feladatait a kötelező feladat- és hatáskört differenciáltan, a helyi önkormányzatok eltérő adottságaira – gazdasági teljesítőképességre, lakosságszámra – figyelemmel kell megállapítani



új alapokra helyezi az önkormányzatok gazdálkodásának, finanszírozásának rendszerét is; a feladatfinanszírozás rendszerének kialakítása



a korábbi években végbement folyamatok rávilágítottak arra, hogy az önkormányzatok adósságállománya, azok kezelése az államháztartás egyensúlyának biztosítása szempontjából kiemelt prioritással bír, ezért az önkormányzati rendszer átalakításakor fontos feladat volt az önkormányzatok adósságot keletkeztető kötelezettségvállalásainak újraszabályozása.

Az átalakítással – és azon túlmutatóan is – a közigazgatásról általánosságban elmondható, hogy jelenleg az alábbi problémákkal küzd:   

eljárások átfutási ideje hosszú, kevés a működésben a visszacsatolás, amely a hatékonyságot méri, fejlesztések eredményei meglehetősen lassan kerülnek bele a mindennapi működés körforgásába,

   

előfordulnak határidőcsúszások (túlterheltség, párhuzamos munkavégzés miatt), a feladat- és létszámalapú tervezés nem általánosan alkalmazott, hosszú időbe telik a fejlesztési források lehívása, érdekegyeztetésekre nem áll rendelkezésre elég idő, ezért nem sikerül áttekinteni minden lényeges – egyeztetendő – paramétert,

 

a közszolgálati életpálya-modell hiányosságai, mérési és statisztikai rendszer elégtelen működése.

A szervezetfejlesztési pályázattal az a célunk, hogy a jelenlegi működési problémáinkra – de legalábbis azok egy részére – megoldást találjunk.

2. Kőszeg város bemutatása 2.1.

Földrajzi elhelyezkedése, elérhetősége

Kőszeg városának lakossága 11 450 fő, területe körülbelül 57km2. Az osztrák határ mellett található, 18 km-re a megyeszékhelytől, Szombathelytől. Budapesttől való távolsága nagy (230 km), megközelíthetősége nehéz (M1-es autópálya Győrig, Győr-Szombathely között 86os út – autópálya szükségessége). A legközelebb eső nemzetközi repülőtér a Bécs melletti Schwechat (125 km), majd Graz (140 km) és Pozsony (150 km), a Budapest-Ferihegy reptér viszonylag távol, 230 km-re található Kőszegtől.

2.2.

Gazdaság, vállalkozások

A működő vállalkozások száma 2000-től kezdve folyamatosan csökken, mely ellentétes az országos tendenciákkal. 5 jelentősebb termelő vállalkozás működik (2 létszáma haladja meg a 250 főt) – minden további vállalkozás 50 főnél kisebb, de leggyakoribbak a 10 fő alatti mikro-vállalkozások. A regisztrált vállalkozások száma meghaladja a működő vállalkozásokét, melyek többsége a kereskedelemben és szolgáltatásban tevékenykedik. Csökkent a mezőgazdasági vállalkozások száma, melyek között meghatározó a gyümölcs-, szőlőtermesztéssel foglalkozók aránya. A városban és kistérségben megjelent a biotermesztés, biotermékek előállítása, mely termékek iránti kereslet várhatóan bővül a jövőben, köszönhetően a társadalomban elterjedt egészség- és környezettudatosságnak. A turizmus jelentősége ellenére a vendéglátásban és a szálláshely-szolgáltatásban 2001-ben kevesebb, mint 300 fő dolgozott, amely 1990 óta jelentős visszaesésnek számít. Változott a kereskedelmi üzletek életképessége, a kiskereskedelem szerkezete. A kereskedelmi üzletek száma 2000 óta 7%-kal növekedett, ugyanakkor a legnagyobb számban jelen lévő élelmiszer- és ruházati üzletek száma csökkent.

2.3.

Demográfia, foglalkoztatás, iskolázottság

Kőszeg lakossága 2006-ban 12 016 fő volt, ami 2001 év végéhez képest 2,4 %-os (340 fő) növekedést jelent, 2012-ben ugyanakkor statisztikai adatok szerint a város népessége 11 503 fő. A foglalkoztatásra a negatív tendencia jellemző: 1990 óta a foglalkoztatottak száma csökkent, a munkanélküliek száma pedig több mint kétszeresére növekedett. Számos munkahely megszűnt, szinte teljes mértékben leépültek a textilipari vállalkozások, melyek a városban a meghatározó foglalkoztatók voltak. Országos összehasonlításban a kőszegi kistérség iskolázottsága átlagos: alacsonyabb a felsőfokú végzettségűek és magasabb a legfeljebb 8 általánost végzettek aránya

2.4.

Műemlékek, természeti környezet

Kőszeg az ország műemlékekben egyik leggazdagabb városa. Történelmi belvárosában találhatóak az alábbi látnivalók: Jurisics vár, Jurisics tér, Városháza, Szent Imre és Szent Jakab templom, Hősök tornya, Patikamúzeum, Sgraffitós ház, Fő tér épületegyüttese, Jézus Szíve templom, stb.). A természeti környezetre az alábbiak jelemzőek: Kőszegi Tájvédelmi Körzet, Őrségi Nemzeti Park, Írottkő Natúrpark – Bechtold István Természetvédelmi Látogatóközpont, a Kőszegi-hegység, mint kirándulócélpont (Írottkő, Stájer-házak, Hétforrás, Kálvária, Óház-tető, források, túraútvonalak, kerékpárutak).

2.5.

Civil élet

Közel 50 civil szervezet tevékenykedik a városban (egyesületek, alapítványok, klubok, művészeti csoportok): Kőszegi Művészeti Egyesület, Polgári Kaszinó, Európa Ház, Kőszegi SE, Kőszegi Kerékpáros Egyesület, Sporthorgász Egyesület, Makett Klub, GesztenyeKék és

Chernel István Természetbarát Egyesület, Síugró Szakosztály, cserkészcsapat, Borbarát Hölgyek Egyesülete, nyugdíjas klubok, önkéntes tűzoltók, Ostrom Egyesület, Városi Fúvószenekar, Ifjúsági fúvószenekar, Hajnalcsillag Néptáncegyüttes, Mazsorett csoport, Genius Akrobatikus R’n Roll klub, Kőszegi Vonósok, Haydn vonósnégyes, Concordia-Barátság Énekegyesület, Alpensänger német nemzetiségi kórus, Dance Jam tánccsoport, Be-Jó táncegyüttes… stb.)

2.6.

A város jövőképe

Kőszeg Város Önkormányzata 2008. május 8-án elfogadta 2008-2013 közötti időszakra az Integrált Városfejlesztési Stratégiát, melyben megfogalmazta a város jövőképét (2025-ig). Kulturális örökség és természeti értékek megőrzése mellett magas életminőséget nyújtó lakó- és üdülőkörnyezet megteremtése.

3. Kőszeg Város Önkormányzatának bemutatása 3.1.

Képviselő-testület

A helyi önkormányzat jogi személy. A képviselő-testületet a polgármester, a megyei közgyűlés elnöke, a főpolgármester képviseli. A képviselő-testület működésének alapja az éves – január 1-től december 31-ig terjedő időszakra szóló – munkaterv. A képviselő-testület 12 tagú. Az alábbi állandó bizottságokat hozza létre a megjelölt összetétellel (képviselő+nem képviselő tagok): – Pénzügyi, Jogi és Vagyonügyi Bizottság, tagjainak száma: 5+4 fő – Kulturális, Oktatási, Szociális, Egészségügyi és Sport Bizottság, tagjainak száma: 5+4 fő – Városfejlesztési, Idegenforgalmi, Környezetvédelmi és Rendészeti Bizottság, tagjainak száma 4+3 fő.

3.2.

Önkormányzati Hivatal

2012. május 31-i ülésén, a 83/2012. (V. 31.) határozatával jóváhagyta a képviselő-testület Bozsok Község Önkormányzatával és Velem Község Önkormányzatával kötendő, közös önkormányzati hivatal létrehozásáról szóló megállapodást, 2013. január 1-i hatállyal. A hivatal önkormányzati szervezetrendszerben elfoglalt helyét Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (új Ötv, továbbiakban Mötv.) 41.§ (2) bekezdése határozza meg, mely szerint a polgármesteri hivatal és a közös önkormányzati hivatal is a képviselő-testület szerve. Ennek megfelelően a hivatallal kapcsolatos döntések alapvetően a képviselő-testület hatáskörébe tartoznak. A közös hivatal elsődleges rendeltetése – a korábban önálló polgármesteri hivatalhoz hasonlóan – a döntés-előkészítés, illetve a döntések végrehajtásának szervezése. A korábbi szabályozással összhangban a hivatalnak továbbra sincs önálló döntési jogköre, ugyanakkor szerepe az önkormányzati működés szempontjából meghatározó: az adott önkormányzat tervszerű működésének, a közszolgáltatások színvonalas biztosításának záloga a felkészült, magas szakmai szinten működő apparátus. A közös hivatal sajátossága, hogy több települési önkormányzat döntéseit készíti elő, ezért az egyes települések sajátosságainak figyelembe vétele elengedhetetlen a színvonalas munkavégzéshez, hiszen eltérő adottságokat, lehetőségeket, prioritásokat kell folyamatosan szem előtt tartani. A közös önkormányzati hivatal szervezeti felépítését a három érintett képviselő-testület megállapodásban határozat meg és beépítette a saját szervezeti és működési szabályzatába. Létszáma mindösszesen 48 fő, szervezeti felépítését az 1. sz. melléklet tartalmazza.

3.3.

A projektbe bevonásra kerülő gazdasági társaság

Kőszeg Város Önkormányzata Képviselő-testülete 185/2004 (XI.30) számú határozatával hozta létre a Kőszegi Városüzemeltetési és Kommunális Szolgáltató KHT-t. A döntés célja, hogy a KHT. a tárgy évi költségvetési rendeletben szereplő keretösszegek figyelembe vételével a városüzemeltetési és kommunális szolgáltatói feladatokat piaci körülmények között lássa el, csökkentve a város ez irányú terheit. A Kőszegi Városüzemeltetési és Kommunális Szolgáltató KHT jogutódjaként jött létre a Kőszegi Városüzemeltető és Kommunális Szolgáltató Nonprofit Kft. (székhely: Kőszeg, Kossuth L. u. 3.). A cég 100 %os tulajdonosa Kőszeg Város Önkormányzata. A cég tevékenységei:                

3.4.

Nem veszélyes hulladék gyűjtése Veszélyes hulladék gyűjtése Nem veszélyes hulladék kezelése, ártalmatlanítása Egyéb m.n.s. építés Bontás Villanyszerelés Egyéb befejező építés m.n.s Tetőfedés, tetőszerkezet-építés Egyéb speciális szaképítés m.n.s. Szárazföldi szállítást kiegészítő szolgáltatás Vízi szállítást kiegészítő szolgáltatás Saját tulajdonú, bérelt ingatlan bérbeadása, üzemeltetése Ingatlankezelés Építményüzemeltetés Zöldterület-kezelés M.n.s. egyéb személyi szolgáltatás

Önkormányzati intézmények

Kőszeg Város Önkormányzata önállóan működő és gazdálkodó szervezet. Az önkormányzat irányítása alatt működő intézmények az alábbiak: 1. Chernel K. Városi Könyvtár önállóan működő 2. Jurisics-vár Műv.Központ és Várszínház önállóan működő 3. Városi Múzeum Tábornokház önállóan működő

gazdálkodási feladatait a Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal látja el. gazdálkodási feladatait a Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal látja el. gazdálkodási feladatait a Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal látja el.



Chernel Kálmán Városi Könyvtár: általános gyűjtőkörű könyvtár. Gyűjteményében megtalálhatók mindenféle szakterület dokumentumai, valamint ifjúsági és felnőtt szépirodalmat is szolgáltat. Jogelődjét 1952-ben alapították. Takarékossági okokból ma már csak 914 négyzetméteren működik az intézmény. Kőszeg vonzáskörzetének ellátórendszeri központja, 14 település könyvtári ellátásáról gondoskodik.



Jurisics-vár Művelődési Központ és Várszínház: Az intézmény a város részben önálló gazdálkodású közművelődési intézménye, székhelye a Jurisics-vár. Az intézmény tevékenységei: a művelődési igények fejlesztése és kielégítése, a kulturális értékek közvetítése, az általános műveltség rendszeres gyarapítása, művelődési közösségek kialakítása, a szabadidő hasznos eltöltésének megszervezése és kulturált feltételeinek megteremtése, a város rendezvényeinek szervezése és lebonyolítása, illetve a Kőszegi Várszínház működtetése.



Kőszegi Városi Múzeum: A törvényi változások következtében a városban korábban állami fenntartásban működő múzeum (6 telephellyel: Tábornokház, Fekete Szerecseny Patikamúzeum, Arany Egyszarvú patikamúzeum, Zwinger, valamint Jurisics-várkiállítás + iroda) 2013. január 1-jei hatállyal önkormányzati fenntartás alá került. Az idén elfogadott új alapító okiratban meghatározott célok és tevékenységek megvalósítását 4 szakvégzettséggel rendelkező munkatárs az intézményvezető irányítása alatt végzi.

15 település által létrejött Kőszeg Város és Térsége Társulása (2013.07.01-jétől ez a neve), amely önállóan működő és gazdálkodó szervezet. Elkülönült munkaszervezete nincs, feladatait a Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal látja el. Az általa fenntartott intézmények az alábbiak: 

Központi Művészeti Óvoda és Bölcsőde, Többcélú Közös Igazgatású Köznevelési Intézmény - 1 székhely intézmény + 3 tagóvoda és 1 bölcsődei intézményegység



Újvárosi Óvoda – 1 székhely intézmény + 3 tagóvoda



Szociális Gondozási Központ

Köznevelési megállapodás alapján látja el feladatát (egyházi fenntartásban) az Árpád-házi Szt. Margit Óvoda és Általános Iskola: A létszámok és engedélyezett létszámkeretek egy közös táblázatban összefoglalásra, amelyet a mellékletben helyeztünk el (2.sz. melléklet).

3.5.

kerültek

Nemzetiségi önkormányzatok:

Kőszegi Horvát Nemzetiségi Önkormányzat: Aktivitása kiemelkedő. Művészeti csoportjuk a Zora Énekkar rendszeres fellépő a város rendezvényein, de különösen a minden év augusztus 30-án a város 1532. évi török ostromának emlékére rendezett ünnepségen, de felléptek kőszegi nemzetközi rendezvényeken, képviselték városunkat Judenburgban is. A horvát kisebbség városi, egyházi és állami támogatással kívül-belül felújította a kőszegi Szent Imre templomot, mely felett védnökséget is vállalt, és ahol kéthetente horvát nyelvű szentmisét tartanak. A templom névadójának tiszteletére minden évben november elején rendezik meg a horvát nemzetiségi napot, mely a város kiemelkedő kulturális eseménye. 2007-ben a Kisebbségi Önkormányzat konferenciát szervezett, melynek témája a horvátság 475 éves jelenléte Kőszeg térségében. Évente megszervezik a farsangi horvát bált. A nemzetiségi önkormányzat kiváló kapcsolatot ápol a térség horvát falvaival, ami a város kapcsolatrendszerét is gazdagítja. A kőszegi horvátok kezdeményezésére Kőszeg testvérvárosi megállapodást kötött a horvátországi Senj-nyel Jurisics Miklós szülővárosával. Ugyancsak gyümölcsöző kapcsolatokat ápolnak a horvátországi Orehovica településsel. Művészeti csoportjaik rendszeresen szerepelnek egymás rendezvényein. Felvették a kapcsolatot a Kőszeg német testvérvárosában /Vaihingen an der Enz/ működő horvát egyesülettel. Több alkalommal is aktívan működtek közre a város Európai Uniós projektjeink kivitelezésekor, mint pl. ifjúsági szemináriumon, nemzetközi ifjúsági cseréken. A fentebb jelzett kulturális aktivitás jellemzi a kistérség horvát településeit is. A Horvát Nemzetiségi Önkormányzat segíti a fiatalok anyanyelvi oktatását is. Sokat tesznek kultúrájuk, hagyományaik megőrzéséért. Kőszegi Német Nemzetiségi Önkormányzat: A Kőszegi Német Nemzetségi Önkormányzat tevékenységének központjában elsősorban a hagyományok megőrzése, a nemzetiségi kultúra és a német nyelv ápolása áll. Külön hangsúlyt fektetünk a nemzetiségi nevelésoktatás támogatására, hiszen a gyerekek a családból egyre kevesebb német nyelvi ismeretet hoznak. A gyakorlatban ezek a célok a Kőszegfalvi Óvodában, a kőszegi Központi Óvoda német nemzetiségi csoportjában és a Béri Balog Általános Iskolában valósulnak meg.

Kőszegi Roma Nemzetiségi Önkormányzat: Az Önkormányzat a kőszegi cigányság alacsony létszáma ellenére is aktív, hasznos partneri kapcsolatot ápol az önkormányzattal. A szociális és foglalkoztatási problémák kezelése mellett fontos szerep jut a kulturális identitás ápolásának is. A farsangi cigánybál, az anyák napi rendezvények, a roma zenekarok kulturális találkozói egyaránt fontos elemei a város kulturális életének. A jövőben még aktívabb tevékenység kialakítását tervezik főleg a kulturális és művészi területen. Kb. 65 roma család él jelenleg Kőszegen, ebből a Roma Nemzetiségi Önkormányzat elnökének tájékoztatása alapján 34 fő hátrányos helyzetű, illetve rokkant vagy beteg. Az Elnök Úr elmondása szerint legtöbb kőszegi roma zenész családból származik A Munkaügyi Központtal folyamtatosan kapcsolatban állnak, a munkaprogramokban aktívan részt vesznek. Romák részére is lehetőség volt közmunkaprogramban való részvételre a korábbi években, azonban az szükséges bértámogatást a Roma Nemzetiségi Önkormányzat az idén nem tudja vállalni.. Az önkormányzat fő feladatának tekinti a bűnmegelőzést, kiemelt figyelmet fordítva a kábítószer elleni harcra. Ausztriából havi rendszerességgel kapnak támogatást, ruhát, gyermekjátékot, konzervet, tésztafélét. Az Elnök Úr véleménye szerint szegregációs szempontból Kőszegen, a Rákóczi u. 91. szám alatti terület veszélyeztetett.

3.5. Legfontosabb pályázati eredmények összegzése A megvalósítás időpontja (naptári napra pontosan)

A projekt összes költsége (Ft)

Támogatott projekt esetén program neve

Támogatott projekt esetén pályázati azonosító szám

2012. 11. 30.

628.240 Euro

„alpannonia® - Határon átnyúló Prémium Turistaút előkészítése és kialakítása Kőszegtől a Semmeringig és tovább a Joglland Waldheimat régióba” c. projekt

AT-HU ETE 2007-2013 L00051 AUSZTRIA-MAGYARORSZÁG Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013.

2011. 06. 30.

27.500.000

2012. 02. 28.

7.521.000

2011. 03. 31.

13.336.000

2011. 09. 30.

76.763.000

„A Kőszegi Kistérség és a FelsőRépcementi Kistérség Foglalkoztatási Paktuma” Minőségi Információs szolgáltatások feltételeinek kialakítása és fejlesztése a tudás és az esélyegyenlőség szolgálatában a "nyugati végek" könyvtáraiban A kőszegi Jurisich Miklós Gimnázium infokommunikációs technológiai fejlesztése "Mozgásban - Gyöngyös szabadidőpark létrehozása Kőszegen"

TÁMOP-1.4.4-08/1

TÁMOP-3.2.4-08/1-20090028.

TIOP 1.1.1-07/1-2008-0582 NYDOP-3.1.1/C-09-20090010

4. Fejlesztési elemek kiválasztásának indoklása Az Államreform Operatív Program fejlesztési elemei jól strukturáltan adták kezünkbe a változtatások igényének lehetséges területeit az alábbi struktúrák figyelembe vételével: 

Szakmai programalkotó és feladat-meghatározást megfogalmazó team-ünk az önkormányzat szervezeti szintű beavatkozási területeihez rendelt feladatokat. Ezzel célunk, hogy vizsgáljuk és elemezzük, hogy az előző évek szervezetfejlesztési programjai milyen hatékonysággal épültek be önkormányzatunk polgármesteri hivatalának működésébe. Észlelhetőek-e azok a pozitív változások, melyek az új feladat-ellátási struktúra januári bevezetését követően megjelentek







intézményeinknél, gazdasági társaságainknál. A szervezetek működési hatékonysága a takarékos, jó állam kialakulásához alapvetően szükséges egyrészt a jelentős költségráfordítások, másrészt a lakosság elégedettsége miatt. Munkánk során ezért is választottunk ki fejlesztési irányt a pályázatban meghatározott szervezett beavatkozási területeiről, mert hasznosnak tartjuk és munkánk eredményességét nagy mértékben befolyásolja. Ha a szervezet jól működik és a működése során optimálisan használja fel a számára biztosított erőforrásokat, a vezetésnek akkor is elemeznie és kutatnia kell évente legalább egyszer, hogy azok a feladatok, melyeket jogszabályok, illetve egyéb helyi rendeletek az önkormányzathoz, intézményeihez, gazdasági társaságaihoz rendel hatékonyan működnek-e. Szakértő team-ünk ezért a megváltozott feladatokhoz kijelölt beavatkozási területeken nem csak a kötelező elemeket, hanem a választhatóakat is fontosnak és teljesítendőnek tartja. Információkat kívánunk gyűjteni kutatásokkal, költségvetések elemzésével, szervezetek személyi költség analizálásával arról, hogy az új feladat-ellátási rendszerben képesek vagyunk-e városi szinten beszélni a hatékonyságról, a tervezhetőségről és az állampolgárok által megkövetelt feladatok ellátásának növekvő minőségéről. A Magyary Program meghatározta azokat az irányokat is, melyeket a pályázat az eljárás beavatkozási területeihez rögzít. Önkormányzatunk a velünk együttműködő intézmények és gazdasági társaságok véleményformálóival együtt közösen jelölte ki a kötelezően felvállalandó területek mellé azokat a választható területeket, melyeket működésünk hatékonyságnövelése szempontjából fontosnak tartunk. Programalkotó tevékenységünkben meghatározó volt, hogy adatot csak akkor fogadunk el, ha azt mi gyűjtöttük és elemeztük a kiválasztandó tanácsadó cég módszertani ajánlásait figyelembe véve. Csak ebben az esetben indokolt megkövetelni a párbeszédbe bevontaktól az őszinteséget és talán a lojalitást is, hiszen ha a kutatott kör látja, hogy véleménye városi szinten az adott szervezet működésének jobbítására fordítódik, akkor az együttműködés önkormányzatunkkal nem kérdőjelezhető meg. Erre az elmúlt három évben sok pozitív példát és visszajelzést kaptunk, ezért optimisták vagyunk, és szakmailag ezzel indokoljuk az eljárások beavatkozási területein kijelölt szakmai fejlesztéseinket. Minden, ami a városban működik, emberek döntéseinek eredményeként jelenik meg, legyen az elsőszámú vezető vagy a végrehajtásba bevont intézménynél dolgozó munkatárs. Nincs „fontos és fontosabb”, ha munkatársainkról beszélünk, egy rendező elvet szabad követnünk, hogy lakosaink minden munkatársunkkal való találkozásnál érezzék demokratikus döntéseinket, a véleményüket és észrevételeiket feldolgozó érdeklődésünket. Ezért alaposan és mélyrehatóan elemezzük humán-erőforrás kapacitásunkat, mert részleteiben leírja a megfelelő emberek megfelelő helyzetét, de rámutathat a személyi alkalmatlanságra, a szervezeti alkalmatlanságon belül is. Mint minden élő és működő szervezet, úgy városunk irányításában és működtetésében dolgozók is folyamatosan fejlesztésre kényszerülnek, mert csak a tudás- és képességnövelésen keresztül tudják megteremteni azokat a szakmai válaszokat, melyet lakosaink, ügyfeleink tőlünk naponta megkövetelnek. A jól képzett munkaerő még nem jeleneti automatikusan a motivált munkaerőt, ezért a szervezeti illeszkedések felülvizsgálatát a bevont tanácsadó cég szakmai útmutatásai szerint elvégezzük, s ha kell, szervezeti szinten is változtatásokat kezdeményezünk.

5. Az önkormányzat által megfogalmazott szakmai program indokoltsága, a hozzárendelhető célok és a végrehajtásra vonatkozó szakmai megoldás bemutatása (az önkormányzat által megfogalmazott célok illeszkedése fejlesztési programunk szakmai tartalmához) A szervezetfejlesztés során jelenleginél költségtakarékosabb és ügyfélközpontú területi közigazgatás kialakítására fogunk törekedni! Célunk az önkormányzat költségvetési szerveinek teljes körű átvilágítása  a problémás működés feltárása  javaslattétel ezek felszámolására  a javaslatok alapján a változtatások végrehajtása  hatékonyságmérés és az új megoldások modellezése. A Magyary Program beavatkozási területeihez illeszkedően céljainkat az alábbiak szerint fogalmazzuk meg: 1. 2. 3. 4.

Szervezet beavatkozási területéhez kapcsolódó – ÁTTEKINTHETŐ, EGYSÉGESÍTETT SZERVEZETI RENDSZER Feladat beavatkozási területéhez kapcsolódó – FELADATRENDSZER MEGÚJÍTÁSA, TELJES KÖRŰ FELADATKATASZTER Eljárás beavatkozási területéhez kapcsolódó – MINŐSÉGMENEDZSMENT, FOLYAMATSZABÁLYOZÁS, MÉRÉS ÉS ELLENŐRZÉS Személyzet beavatkozási területéhez kapcsolódó – HR ÁTVILÁGÍTÁS, RACIONALIZÁLÁS.

Megoldandó probléma

Cél, szakmai indokoltság

Megoldás

Önkormányzatunk intézményei és gazdasági társaságaink 2013. január 1-jét követően megváltozott működési területen, új szervezeti struktúrák kialakításával dolgoznak, amely magában hordozza a kialakulatlansággal kapcsolatos bizonytalanságot mind az irányítási, mind a szakmai folyamatok, mind az ellenőrzés területén.

Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. tv. és a járások kialakításáról, valamint egyes ezzel összefüggő törvények módosításáról szóló 2012. évi XCIII. tv. rendelkezéseinek megfelelően megváltozott az önkormányzatok feladatköre.

A Magyary Programban meghatározott hatékony nemzeti közigazgatás megvalósítása az önkormányzatnál, intézményeinél és gazdasági társaságainál, figyelembe véve az eredményes szervezeti működést, a megváltozott feladatellátási rendszert, az újonnan kialakuló belső szakmai eljárásokat és ügyfélkapcsolatokat, valamint az ezeket támogató, szintén megváltozott új, személyzeti igazgatást és a vonzó életpálya-modellhez kiindulásként megteremtendő képesség-fejlesztéseket.

Illeszkedés a pályázatban vállalt tevékenységekhez

„Részletes felhívás és útmutató” 7-9. oldalán lévő alábbi fejlesztési elemek: 2, 3, 4, 5, 6, 9, 10, 12



Megoldás

Önkormányzatunknak ki kell alakítania közigazgatás-fejlesztési programját az ÁROP-1.2.18 központi szervezetfejlesztési projekthez illeszkedően, figyelembe véve, hogy a központi közigazgatás által végrehajtott program feladatokat és irányokat jelöl ki a területi ÁROP-1.A.5 pályázaton résztvevő önkormányzatok számára. A területi közigazgatás teljesítményének növelése a lakossági igények és elvárások mind jobb figyelembe vételével 2013-ban az átalakulásokat követően egyre nagyobb lakossági szegmensnél jelenik meg követelményként és értékelési szempontként. Önkormányzatunk hatékony működésével hozzájárulhatunk és ezáltal segíthetjük Magyarország társadalmi és gazdasági versenyképességének javulását.

Magyarországon először valósul meg központi közigazgatás-fejlesztés (ÁROP-1.2.18.). Ennek kiinduló alapját a központi közigazgatási szervek által végrehajtott feladatok eredményes befejezését követően önkormányzatunk számára input információkat, adatokat meghatározó saját önkormányzati szervezetfejlesztési programmal kell megválaszolnunk.

Elemezni és vizsgálni kell a közös önkormányzati hivatalnak, városunk intézményeinek és az önkormányzatunk által tulajdonolt gazdasági társaságok szervezeti működésének hatékonyságát, feladat-ellátási rendszerük lakossági megfelelését, belső folyamataik, eljárásaik, vezetési irányítási rendszerük hatékony és költségracionalizáló működését és az optimális, pazarlástól mentes szervezeti kialakítását. A Magyary Programban meghatározott hatékony nemzeti közszolgáltatás célrendszere alapján teljes körűen ki kell aknázni a szervezetfejlesztés, -optimalizálás szakmai tárgykörében rendelkezésre bocsátott lehetőségeket, módszereket, eszközöket. Ezek eredményeként újra kell értékelni a kötelező és önként vállalt feladatainkat, intézményeink és gazdasági társaságaink vonatkozásában a lakossági véleményeket rendszeres időközönként vissza kell csatolni, be kell építeni működési folyamatokba oly módon, hogy a város összes, előbb említett szereplője a költségvetés keretszámait figyelembe véve takarékosabban és hatékonyabban működjön.

A 2010. évi választásokat követően egyre érzékenyebb a lakosság az önkormányzat által irányított fejlesztések eredményeire; intézményeink lakosság- és közszolgáltatásminőségével, általánosan fogalmazva: társadalmi eredményességünkre. Mindezt oly módon várják el, hogy erőforrásaink (pénzügyi, humán, tárgyi) takarékosan és költséghatékonyan legyenek felhasználva, ezzel megteremtve városi szinten a társadalmi erőforrások hatékony működtetését. Mindezen célokat lakosaink, ügyfeleink csak abban az esetben képesek folyamataink, működésünk fejlesztéseként eredménynek tekinteni, ha mindezen megvalósuló célok nyomán fejlődik közszolgálatiságunk, lakosságés ügyfélérzékenységünk.


„Részletes felhívás és útmutató” 7-9. oldalán lévő alábbi fejlesztési elemek: 2, 3, 4, 5, 6, 10, 12




Megoldás

Tágabb társadalmi környezetünk, illetve városunk lakossága is 2010 évet követően egyre érzékenyebben fogalmazza meg és kéri számon fejlesztéseink indokoltságát, az elköltött hazai és nemzetközi közpénzek hatékony felhasználását. Csak azt az eredményt fogadják el, amelyet városi életük az önkormányzat intézményei és gazdasági társaságai által nyújtott szolgáltatások vonatkozásában előrelépésnek, az előző minőségi szintről való továbblépésnek, fejlesztésnek éreznek. Az önkormányzatok finanszírozása az elmúlt hónapokban jelentősen átalakult, ezért szükséges, hogy a költségvetést, gazdálkodást és a napi számviteli folyamatokat a hatékonyság és a költségcsökkentés szándékával folyamatosan elemezzük és az eredményeket értékeljük.

Kutatni és vizsgálni kell lakossági célcsoportok bevonásával, hogy az elmúlt időszak fejlesztései milyen lakossági konkrét igények megválaszolását szolgálták teljes körűen, részben, vagy akár elégtelen módon. Ezen szakmai értékelést ki kell egészítenünk a fejlesztési folyamatok monitoring időszakában végrehajtott időközi jelentések átvizsgálásával, amely arra ad visszacsatolást, hogy az elhatározott és végrehajtott fejlesztéseink mennyire tarthatóak fenn, ezáltal mennyire illeszkednek a lakosaink által megfogalmazott igényekhez és elvárásokhoz.

Az Európai uniós csatlakozásunkat követő pályázatok már kötelező formai elemként tartalmazzák az időközi és zárójelentéseket. Ezek felülvizsgálatán keresztül képet kaphatunk arról, hogy az előző években sikeres pályázatok útján megvalósított szakmai fejlesztéseink mennyire igazolhatóak, milyen eredményeket értünk el a kitűzött cél megvalósítása tekintetében. Különös hangsúlyt fektetünk a lezárást követő folyamatmonitoring elemek ismételt áttekintésére és elemzésére.

Az új feladat-ellátási rendszerhez kapcsolódó feladat-finanszírozás rákényszeríti az önkormányzat döntéshozóit a városi szintű operatív, költségcsökkentő, racionalizáló programok beindítására oly módon, hogy az a lakosság közszolgáltatási minőségre vonatkozó értékelését negatívan ne befolyásolja. A racionalizálási projekt megvalósításával célunk, hogy városi szinten a közszolgáltatásaink versenyképessége növekedjen alacsonyabb költségszerkezet kialakításával.

Az önkormányzat hivatala, intézményei, gazdasági társaságai vonatkozásában átfogó pénzügyi – gazdasági elemzés elvégzése, a hatékonysági mutatók vizsgálatával, takarékossági szempontok figyelembe vételével.


„Részletes felhívás és útmutató” 7-9. oldalán lévő alábbi fejlesztési elemek: 13




Megoldás

Az új önkormányzati struktúra rendszerváltást követő kialakítása óta eltelt több mint 20 év alatt számos olyan, a hivatalt és az önkormányzatot érintő szervezetfejlesztési program került megvalósításra, melyek hatásait nem érezte a lakosság, illetve a projektben nem résztvevő hivatali munkatársi kör.

A Magyary Program közigazgatás-fejlesztés központi eleme a közigazgatásban résztvevő munkatársak képzettsége, identitása és kötődése azokhoz a szakmai folyamatokhoz, melyek a lakossági szolgáltatások egyre magasabb szintű megválaszolásánál ma már elengedhetetlenek. Ki kell alakítani azokat az információs csatornákat, amelyek a civil szervezetek, vállalkozások, dolgozók elégedettségén keresztül folyamatosan újabb és újabb adatokat és megoldandó feladatokat tesznek le a politikai és szakmai vezetés asztalára.

Át kell tekinteni az előző évek hivatalt érintő szervezetfejlesztési programjait, különös tekintettel azokra, amelyek a szervezet felépítését, a hivatal létszámát, az intézményekkel való kapcsolattartást, a civilekkel való közös együttműködést alapjaiban formálták át. Vizsgálni kell azt is, hogy ha ezeket a pályázatokat nemzetközi vagy hazai forrásfelhasználással hajtottuk végre, akkor azok indikátorai, eredmény mutatói, fejlesztési elképzelései mennyire épültek be szakmai és támogató folyamatainkba.


„Részletes felhívás és útmutató” 7-9. oldalán lévő alábbi fejlesztési elemek: 11

6. A pályázat szakmai tartalmának kifejtése 6.1.

Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata, valamint a kiszervezetett és kiszervezhető önkormányzati feladatok felülvizsgálata az új feladat-ellátási rendben. Intézményi struktúra, intézményirányítási modell kidolgozása, felülvizsgálata, átszervezése, a gazdasági társaságok tevékenységeinek hatékonyabb működésére irányuló szervezeti javaslatok kidolgozása és megvalósítása

[Magyary Program szervezet beavatkozási területéhez kapcsolódó intézkedés, „részletes felhívás és útmutatóban szereplő 2. sorszámú tevékenység (fejlesztési elem)] 6.1.1. Konkrét – elvégzendő – tevékenységek A 2013. január 1-jét követően megváltozott végrehajtottuk a szükséges változtatásokat.

feladatok

figyelembe

vételével

Jelen projekt keretében az önkormányzati hivatal, az önkormányzati intézmények, valamint gazdasági társaságaink mindennapi működéséhez szükséges és elégséges, rendelkezésre álló és fejlesztendő infrastruktúrát vizsgáljuk meg, a szerződéses kapcsolatok egyidejű áttekintése mellett. Vizsgáljuk és elemezzük már az elmúlt időszakban meghozott döntésünk alapján kiszervezett feladatokat, azok végrehajtási módját és a hozzá kapcsolódó, írásban vagy szóban megfogalmazott lakossági véleményeket. Megvizsgáljuk, hogy találunk-e olyan további tevékenységet, melyet költségtakarékossági, racionalizálási, hatékonyság-növelési szempontok alapján érdemes kiszervezni. Munkánk során figyelembe vesszük az ÁROP-1.2.18 szervezetfejlesztési program teljesítménymenedzsment fejlesztési módszertanát. Az eddig kiszervezett, illetve a kiszervezhető feladatok vizsgálata során elvégezzük a költség-haszon elemzést, mely segítségével megtervezzük és alátámasztjuk a megváltozott feladat-ellátási körben végzett feladataink szervezetekhez történő hozzárendelését, valamint az optimális feladatelosztást. Mindkét fenti vizsgálathoz a lakosság véleményét is kikérjük, telefonos és / vagy kérdőíves kutatás formájában. Figyelembe vesszük továbbá az ÁROP-1.2.18 szervezetfejlesztési program „Módszertani útmutató az ügyfélelégedettség-mérésre és az ügyfél karta készítésére” c. dokumentumában foglalt szempontokat. Ezen információk figyelembe vételével kívánjuk felülvizsgálni városunk intézményi struktúráját és a működés hatékonyságában az egyik legmeghatározóbb irányítási rendszer modellt. Elemzéseink során figyelembe vesszük az ÁROP-1.2.18 szervezetfejlesztési program folyamatoptimalizálásra kidolgozott módszertani ajánlásait. Az elmúlt évek rávilágítottak az önkormányzat és intézményei közötti irányítási és ellenőrzési problémákra, ezért időszerű annak alapos kutatása, hogy a jelenlegi működéshez képest melyek lennének azok a fejlesztések, átszervezések, amelyekkel hatékonyabban, költséget csökkentve és takarékosabban hajthatnánk végre intézményeink működtetését. Hasonló szakmai elvárásokat fogalmaztunk meg gazdasági társaságaink vonatkozásában is. Ezeknél a szervezeteknél a működés közgazdasági kereteit figyelembe véve sokkal kedvezőbb helyzetben vagyunk, hiszen ezek a cégek költségérzékenyek, így a Magyary

Programban megfogalmazott hatékonysági kérdésekben kellő fogékonyságot és rugalmasságot tapasztaltunk már az elmúlt hónapokban is. Gazdasági társaságaink tevékenységének és esetleges új szervezeti - működési javaslatok megfogalmazásával célunk, hogy városi szinten mérhető közszolgáltatási minőségjavítást, folyamatszabályozást, folyamat-ellenőrzést és azon belül vezetői ellenőrzési rendszert alakítsunk ki. A bevonandó külső szakértők által megfogalmazott és önkormányzatunk vezetése által elfogadott javaslat(ok) alapján a szükséges intézkedéseket megtesszük. Gazdasági társaság esetében a hatékonyabb működésre irányuló szervezeti javaslatokat a pályázatunk ideje alatt be is vezetjük és a végrehajtott intézkedéseinkről összefoglaló beszámolót készítünk. 6.1.2. Módszertan, munkamegosztás Elemző, tényfeltáró és fejlesztési tevékenységeink során figyelembe vesszük az ÁROP-1.2.18 projekt módszertani ajánlásait (teljesítménymenedzsment, változáskezelés, tudásmegosztás, folyamatoptimalizálás, minőségmenedzsment, ügyfélelégedettség-mérés). Dokumentumelemzés: a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálatát, a szervezeti infrastruktúra felmérését bevonandó tanácsadó cégre bízzuk, aki szakmai anyagában – reményeink szerint – új intézményirányítási modellre vonatkozóan is tesz javaslatot. A felülvizsgálatba bevont dokumentumok összegyűjtését saját munkatársaink végzik, valamint az elkészült dokumentumo(ka)t véleményezzük, döntésre előkészítjük. Személyes interjúk lefolytatása: a személyes interjúk koordinálását, lebonyolítását – az objektivitás érdekében – bevonandó külső szakértőkre bízzuk. Lakossági kutatás lebonyolítása: saját munkatársaink elkészítik a kutatásba bevonandó lakossági szegmens elérhetőségi adatait, a bevonandó tanácsadó a kutatást lefolytatja és a beérkező információkat elemzi. Team munka: A bevonandó tanácsadó cég és támogató team-ünk közösen feldolgozza és értékeli a dokumentumelemzés és a kutatások tapasztalatait és döntéselőkészítés szintjéig összeállítja az új intézményirányítási modellről alkotott véleményeket, illetve az esetleges átszervezésre irányuló szervezeti javaslatokat. 6.1.3. Eredménytermék(ek) = output 1 db tanulmány 1 db intézményirányítási modell A fejlesztési elemhez tartozó indikátor: 1 db támogató infrastruktúrát, szerződéses kapcsolatokat bemutató tanulmány, amely tartalmaz költség-haszon elemzést az új, megváltozott feladat-ellátási körhöz igazodva 1 db intézményirányítási modell

6.2.

A fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly megteremtését szolgáló strukturális változtatások, ezzel összefüggésben az önkormányzat rövidés középtávú költségvetési helyzetének, finanszírozási struktúrájának értékelése, valamint a költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása és a legnagyobb potenciállal rendelkező opciók meghatározása [Magyary Program feladat beavatkozási területéhez kapcsolódó intézkedés, „részletes felhívás és útmutatóban szereplő 3. sorszámú tevékenység (fejlesztési elem)] 6.2.1. Konkrét – elvégzendő – tevékenységek Elemezzük a 2013. január 1-jét követő jogszabályi környezet figyelembe vételével az átalakult szervezeteknél a gazdálkodást, a költségvetési egyensúlyt; mindezeket a meglévő ciklusprogram, stratégiák (intézményi, önkormányzati) figyelembe vételével. Önkormányzatunk működésének felülvizsgálatát és értékelését végrehajtjuk (ÁROP-1.2.18 módszertani ajánlásának figyelembe vételével), hogy a tanácsadó cég bevonásával meghatározzuk azokat a reálisan felvállalható, gazdaságosságra, megtakarításra rámutató pontokat, amelyek bevezetése javítja költségvetési helyzetünket. A felülvizsgálat során szem előtt kell tartani, hogy a határok nélküli racionalizálási folyamat veszélyezteti a folyamatos és lakossági igényeknek megfelelő működést, de néhány helyen még a jogszabályoknak való megfelelést is! Tehát csak azok a fenntartható javaslatok, amelyek úgy változtatják meg önkormányzatunk gazdálkodási és költségvetési egyensúlyát, hogy azt pozitív irányban elmozdítva nem sértik a lakossági érdekeket, intézményeink működését és eredményességét! Az elemzés során részletesen vizsgáljuk (ÁROP-1.2.18 teljesítménymenedzsment fejlesztési módszertan figyelembe vételével) a bérek és személyi juttatásokat, különösen a béren kívüli juttatások rendszerét, a járulék-képzést, valamint a munka- és megbízási szerződéseket. A kiadások csökkentésének és a bevételek növelésének lehetséges útját három szakmai terület együttes felülvizsgálatával kívánjuk elérni: egyrészt az önkormányzat, a hivatal tekintetében, másrészt intézményeinknél, harmadrészt gazdasági társaságainknál. E három beavatkozási területen az egyes szervezetekhez kötődő alapfeladatok ellátásának hatékonyságát, a hozzá kapcsolódó irányítási és menedzsment költségeket, valamint a kötelező és önként vállalt feladatokhoz rendelt költségeket elemezzük. Az elemzések eredményeit a támogató team segítségével, illetve a vezetői körrel együttesen kell megbeszélni és kialakítani azokat a legnagyobb potenciállal rendelkező opciókat, melyeknek az elindítástól kezdődően 6 hónapon belül meg is kell valósulniuk. Módszertanként alkalmazzuk az ÁROP-1.2.18 folyamatoptimalizálás módszertani ajánlásait. Az elemzésekkel feltárt költségcsökkentési és hatékonyságnövelési intézkedéseinket pályázatunk ideje alatt végre is hajtjuk és a végrehajtott intézkedéseinkről összefoglaló beszámolót készítünk.

6.2.2. Módszertan, munkamegosztás Elemző, tényfeltáró és fejlesztési tevékenységeink során figyelembe vesszük az ÁROP-1.2.18 projekt módszertani ajánlásait (teljesítménymenedzsment, változáskezelés, tudásmegosztás, folyamatoptimalizálás, minőségmenedzsment, ügyfélelégedettség-mérés). Dokumentumelemzés: saját munkatársaink végzik a bevonandó külső tanácsadó számára az adatok és információk gyűjtését, átadását. Munkatársi interjúk lefolytatása: a személyes interjúk koordinálását, lebonyolítását – az objektivitás érdekében – bevonandó külső szakértőkre bízzuk. Team munka: az eredményeket közös csoportmunkában értékeljük és vezetői szintű döntésre terjesztjük elő. 6.2.3. Eredménytermék(ek) = output 1 db tanulmány és döntéselőkészítő anyag A fejlesztési elemhez tartozó indikátor: 1 db hatékonyságnövelés lehetőségeit bemutató tanulmány

6.3.

Önkormányzati fenntartásban vagy működtetésben álló intézményekkel – különösen köznevelési-oktatási, valamint szociális, közművelődési, gyermekvédelmi intézményekkel, illetve az önkormányzat által üzemeltetett konyhákkal, diák- és felnőtt étkeztetési feladatokat ellátó intézményekkel – kapcsolatos feladat-ellátási és finanszírozási modell kidolgozása [Magyary Program feladat beavatkozási területéhez kapcsolódó intézkedés, „részletes felhívás és útmutatóban szereplő 4. sorszámú tevékenység (fejlesztési elem)] 6.3.1. Konkrét – elvégzendő – tevékenységek Intézményeink feladat-ellátási és finanszírozási modelljének kidolgozását az alábbiak figyelembe vételével végezzük el: - átfogó szervezeti átvilágítás az intézmény munkatársi köréről (szakképzettségek, munkatapasztalat, ellátandó munkaköri feladatok), munkanap-fényképezés, helyszíni interjúk lebonyolítása - az erőforrás-szükséglet meghatározása során beazonosítjuk szervezetünkön belül az érintett munkaköröket, azoknál munkakör-elemzést végzünk, melynek eredményeként aktualizáljuk az érintett munkatársak munkaköri leírásait - költséghatékony gazdálkodás vizsgálata (tárgyi eszközök, működési struktúra, a költségek feladatokhoz rendelése, stb.) - helyzetértékelés a feladat-ellátás és a működéshez rendelt költségvetés kapcsolatáról. A feladat-ellátási és finanszírozási modell kidolgozása során felmérjük az intézmény által ellátott szolgáltatások keresleti – kínálati viszonyait, bemutatjuk a szolgáltatás-fejlesztés irányait, a működtetés forrásait. Figyelembe vesszük az ÁROP-1.2.18 program teljesítménymenedzsment fejlesztési módszertanát. A szolgáltatást igénybe vevők körében kutatást végzünk annak érdekében, hogy az új feladat-ellátási és finanszírozási modell minél teljesebb körű és kutatásokra, konkrét,

mérhető adatokra támaszkodhasson (ÁROP-1.2.18 vonatkozó fejlesztési módszertan figyelembe vételével).

ügyfélelégedettség-mérésre

A fentiek alapján kidolgozott modell alapján az intézmény(ek) Szervezeti és Működési Szabályzatának átdolgozása a következő lépés a megváltozott feladat-ellátási struktúra lekövetése érdekében, majd a módosított SZMSZ képviselő-testülettel való elfogadtatása a feladatunk. 6.3.2. Módszertan, munkamegosztás Elemző, tényfeltáró és fejlesztési tevékenységeink során figyelembe vesszük az ÁROP-1.2.18 projekt módszertani ajánlásait (teljesítménymenedzsment, változáskezelés, tudásmegosztás, folyamatoptimalizálás, minőségmenedzsment, ügyfélelégedettség-mérés). Dokumentum-felülvizsgálat: saját intézményi vezetésünk és kijelölt munkatársaink a bevonandó tanácsadó rendelkezésére bocsátják a szükséges írásos információt a feladat elvégzése érdekében. A tanácsadó elkészíti az intézmény(ek) feladat-ellátási modelljét, valamint javaslatot tesz a Szervezeti és Működési Szabályzat módosítására. Munkanap-fényképezés: a stratégia alátámasztásaként a helyzetfelmérési szakaszban végrehajtandó munkanap-fényképezés teljes körű lebonyolításáért a bevonandó tanácsadó felelős. Munkatársaink adatszolgáltatással részt vesznek a tevékenységben. Helyszíni interjúk lefolytatása: a bevonásra kerülő tanácsadó szervezet egyeztetett időpontokban a strukturált interjúkat teljes körűen lebonyolítja. Pénzügyi – gazdasági átvilágítás: az önkormányzat és az intézmény(ek) kijelölt munkatársai az átvilágítási folyamatban tevőlegesen is részt vesznek. Kutatás a szolgáltatást igénybe vevők körében: a bevonandó tanácsadó bonyolítja le a kutatást saját munkatársi körünk a kutatásba bevonandók címlistáját állítja össze. Team munka: a közös munka során az önkormányzat munkatársai és a bevonandó tanácsadó szakértői az időközi anyagokat közösen egyeztetik, a véleményezési folyamat a projekt időtartama alatt rendszeres. 6.3.3. Eredménytermék(ek) = output 1 db feladat-ellátási és finanszírozási modell 1 db, módosított SZMSZ A fejlesztési elemhez tartozó indikátor: 1 db a megváltozott feladatellátást lekövető belső szabályzat (szervezeti munkakörelemzést, aktualizált munkaköri leírásokat tartalmaz)

6.4.

A települési közszolgáltatások összehangolása az állampolgári szempontok figyelembe vételével a nem önkormányzati szolgáltatásnyújtók bevonásával [Magyary Program feladat beavatkozási területéhez kapcsolódó intézkedés, „részletes felhívás és útmutatóban szereplő 5. sorszámú tevékenység (fejlesztési elem)] Önkormányzatunk évtizedek óta elkötelezett az általunk nyújtott közszolgáltatások minőségének javításában, a lakossági vélemények fejlesztési programokká történő formálásában és a szolgáltatásokat igénybe vevő ügyfelek, lakosok elvárásainak, látens

igényeinek összegyűjtésében. Intézményeink az elmúlt években csatlakoztak hasonlóan az önkormányzatunk által példa értékűnek tekinthető irányítási rendszer kialakításához és saját vezetési és irányítási modellekkel támogatták fejlesztéseinket. 6.4.1. Konkrét – elvégzendő – tevékenységek Jelen pályázat keretei között számos olyan, az önkormányzat által kötelezően ellátandó feladat ellátásában résztvevő, intézményünkkel és gazdasági társaságunkkal közösen kutatjuk és elemezzük az állampolgári igényeket, az általuk megfogalmazott minőség- és szolgáltatás-fejlesztési szempontokat. Ezzel a komplex, a közszolgáltatások állampolgári elfogadottságára, azon belül a fejlesztési igények, a látens elvárások, konkrét panaszok és problémák kivizsgálásán keresztül alkotjuk meg közszolgáltatásunk elégedettségi térképét, melyben az összes feladatellátó szakmaspecifikusan csoportosítva fogja elhelyezni és a későbbiekben megtalálni azokat a lakossági véleményeket és javaslatokat, amelyek kijelölik az elkövetkező évek közszolgáltatási feladatainak fejlesztését. A közszolgáltatási elégedettségi térképünk összeállítását követően team munkával, szakértők bevonásával, intézmények és gazdasági szervezetek vezetőinek bevonásával elemezzük és kutatjuk, miként hangolhatjuk még jobban össze városunk közszolgáltatási funkcióit. Team munkánk során figyelembe kívánjuk venni, hogy a központi ÁROP-1.2.18 projekt keretében milyen ajánlások fogalmazódnak meg. Tevékenységünk során piacfeltárást végzünk és számba vesszük azokat a nem önkormányzati szolgáltatás-nyújtókat, akikkel eddig kapcsolatunk vagy egyáltalán nem, vagy csak részben volt és megvizsgáljuk, hogy a lakosok által megfogalmazott igényekhez illeszkedően a velük kialakított szerződéses kapcsolatokon át újabb minőségi fejlesztést biztosítanak-e, hozzájárulnak-e közszolgáltatási folyamataink fejlesztéséhez. Az eddig kiszervezett, illetve a kiszervezhető feladatok vizsgálata során elvégezzük a költség-haszon elemzést, mely segítségével megtervezzük és alátámasztjuk a megváltozott feladat-ellátási körben végzett feladataink szervezetekhez történő hozzárendelését, valamint az optimális feladatelosztást. Amennyiben a komplexebb piaci információk feltárásával olyan új, eddig nem ismert szolgáltatást nyújtók kerülnek kapcsolatba velünk, abban az esetben konkrét lépéseket teszünk a velük való szerződéses kapcsolat előkészítésére. 6.4.2. Módszertan, munkamegosztás Elemző, tényfeltáró és fejlesztési tevékenységeink során figyelembe vesszük az ÁROP-1.2.18 projekt módszertani ajánlásait (teljesítménymenedzsment, változáskezelés, tudásmegosztás, folyamatoptimalizálás, minőségmenedzsment, ügyfélelégedettség-mérés). Lakossági kutatás: a kérdőív-készítéstől az értékelésig a bevonandó tanácsadó végzi a feladatokat, munkatársaink adatokat szolgáltatnak a reprezentatív felmérés célcsoportjának megkereséséhez. Team ülés: a felállítandó team együttműködik a projekt során ütemezett megbeszélések keretén belül, amelyről írásos emlékeztető készül. Adatbázis-képzés az új szolgáltatás-nyújtókra vonatkozóan: a bevonandó tanácsadó feladata. Cég szintű egyeztetések, tárgyalások: a bevonandó tanácsadó bonyolítja le az egyeztetéseket, megbeszéléseket. 6.4.3. Eredménytermék(ek) = output 1 db tanulmány

Közszolgáltatások elégedettség-vizsgálata, lakossági igényfelmérés A fejlesztési elemhez tartozó indikátor: 1 db támogató infrastruktúrát, szerződéses kapcsolatokat bemutató tanulmány, amely tartalmaz költség-haszon elemzést az új, megváltozott feladat-ellátási körhöz igazodva

6.5.

Az új feladat-ellátási rend hatékony megszervezését támogató intézményirányítási erőforrás-tervező és vezetői információs rendszer alkalmazása. Hatékonyságelemzésére, működés-átvilágítására, fenntartói döntéseinek hatás- és költségelemzésére, optimális intézményszerkezet kialakítására, költségvetés tervezésre, működési modellezésére alkalmas eszköz bevezetése [Magyary Program feladat beavatkozási területéhez kapcsolódó intézkedés, „részletes felhívás és útmutatóban szereplő 6. sorszámú tevékenység (fejlesztési elem)]

Önkormányzati Integrált Adatkezelő Rendszer létrehozása Az önkormányzat, valamint intézményeinek tevékenységei, gazdálkodása során rendszeresen használt, valamint keletkezett közérdekű, illetve belső használatú adatok feldolgozása, integrált programban történő rendszerezése. A program segítségével felgyorsul a hivatalon belüli adatgyűjtés, valamint a külső adatszolgáltatás is. Emellett lehetőséget nyújt statisztikák, kimutatások készítésére, valamint közérdekű adatok közvetlen webes szintű és egyéb módon történő exportálására, papír alapú dokumentumok készítésére. A program keretében különösen az alábbi területek vonatkozásában kerülne adatbázis kialakításra, azonban a rendszer mind horizontális, mind vertikális irányban folyamatosan bővíthetővé válna: -

Önkormányzati/intézményi beruházások

-

Benyújtott/sikeres önkormányzati/intézményi pályázatok

-

Közterület-használati és behajtási/várakozási engedélyek

-

Önkormányzati ingatlan- és bérlakásállomány-nyilvántartás

-

Térinformatikai alaprendszer (út-, közmű- és forgalmi-rend nyilvántartás)

-

Önkormányzat által nyújtott céljellegű támogatások

-

Civil adatbázis

-

Katasztrófavédelmi települési szintű adatbázis

-

Ebállomány nyilvántartás

A feltöltött adatok mellett egyéb elektronikus dokumentumok (szkennelt iratok, fényképek stb.) is csatolhatóak lesznek a rendszerben az adott adatlaphoz. A projekt során megvizsgáljuk az egyes szakalkalmazásokkal (iktatási – pénzügyi) történő integrált együttműködés lehetőségét. 6.5.1. Konkrét – elvégzendő – tevékenységek Igényfelmérés - rendszerszervezés A projekt team irányításával áttekintésre és felmérésre kerül a hivatal szakfeladatai vonatkozásában minden olyan folyamat, ahol a keletkező információk, adatok rendszerezett struktúrában történő feldolgozása és komplex, integrált módon történő

tárolása indokolt és az önkormányzat, valamint intézményeinek működése hatékonyabbá és átláthatóbbá válhat. Ezt követően meghatározásra kerülnek a konkrét adattípusokhoz tartozó tartalmi elemek és egyéb kiegészítő funkciók meghatározása és rendszerszintű felvázolása. Webalapú felület és keretrendszer Az adatkezelés és adminisztrálás bármilyen böngészőben elérhető online adminisztrációs felületen keresztül történik. Nincs szükség kliens oldalon semmilyen program telepítésére. Moduláris felépítés Az egyes nyilvántartások külön modulként könnyen hozzákapcsolhatóak a keretrendszerhez, a már ismert és megszokott eszközkészlettel kiegészítve bármilyen szükséges egyedi funkcióval, működéssel vagy megoldással. Egyszerű, átlátható és intuitív kezelőfelület A rendszer felületének kialakításánál elsődleges szempont, hogy külön oktatás vagy képzés nélkül is, a legminimális számítógép felhasználói ismeretekkel azonnal használható legyen. Sztenderd és gyors adatkezelés Az adatkezelésnél 4 alapértelmezett felület van: lista, adatlap, felvétel és szerkesztés. Mind a négy felület és azok adatkezelő funkciói úgy kerülenk kialakításra, hogy mindenhol ugyanazok a felületek és kerüljenek felhasználásra minél több olyan megoldással, amely meggyorsítja és megkönnyíti az adminisztrátoroknak az adatok rögzítését, módosítását. Listák szűrése Az adatlisták oszlopai egyedileg szűrhetőek az értékeikre, így néhány kattintással megtalálható és kiszűrhető minden olyan információ, amire az adminisztrátornak szüksége van. Fontos, hogy ezek nem előre meghatározott keresések és listanézetek, hanem bármilyen paraméterre bármilyen variációban megadható egyedi, ad-hoc keresések. Létrehozhatóak speciális, nem elemi adatra vonatkozó listaszűrő feltételek is. Adatlisták exportálása Minden nyilvántartás lista (akár a teljes, akár bármilyen feltétel szerinti szűrés alapján meghatározott) exportálható CSV formátumban. Minden sztenderd export lista szükség esetén kiegészíthető bármilyen egyéb, nem elemi adattal is (összegzések, átlagok, speciális funkciók által meghatározott értékek). Adatlisták és adatlapok nyomtatása Az adatlisták és adatlapok nyomtatásra optimalizált verziója egy kattintással elérhető és nyomtatható. Statisztikák, kimutatások, elemzések Minden nyilvántartáshoz egyedileg elkészíthető speciális kimutatások, összegzések, statisztikák. Felhasználói jogosultságok Egyszerűen kezelhető jogosultsági rendszer kialakítása: az egyes nyilvántartások és minden rendszerfunkció külön menüpontban érhető el, minden felhasználónak egyedileg hozzárendelhetően, hogy mely menüpontokat látják és azon belül Olvasási, Írási, Törlési jogosultsággal rendelkeznek-e. Nincs superuser vagy hierarchia a felhasználók között: a felhasználói jogosultságok kiosztása is egy menüpont a rendszerben Rendszer és programkörnyezet A rendszer működéséhez PHP (4.4.0 vagy nagyobb) és MySQL (4.1.4 vagy nagyobb), szükséges. A rendszer működéséhez nem szükséges speciális hardver konfiguráció: az intraneten elhelyezett egyszerű pc megfelelő környezetet biztosít a rendszer működéséhez de rendszer elhelyezhető bármilyen hosting szolgáltatónál is. Biztonság, mentés Az intraneten elhelyezett szervernél a rendszergazdának gondoskodni kell arról, hogy csak az intranetről legyen elérhető a szerver. Külső hosting szolgáltatónál pedig

gondoskodni kell arról, hogy csak meghatározott IP tartományból legyen elérhető a szerver. A rendszergazdának gondoskodni kell a napi adatmentésről és archiválásról. Egyedi fejlesztés Célunk, hogy a projekt során olyan alkalmazást szerezzünk be, mely nem csak paraméterezéssel, hanem igény esetén egyedi fejlesztéssel is az önkormányzat változó igényeihez folyamatosan igazíthatók. 6.5.2. Módszertan, munkamegosztás A szállítóval közösen meghatározzuk a rendszerbe bevonandó adattípusok körét (modulok meghatározása), az adatlapok tartalmát, struktúráját, felhasználói paramétereit. Ezentúl az adott modulokhoz beépíteni kívánt funkciók, egyéb alkalmazások körének meghatározását is elvégezzük. A modulok pilot verzióinak tesztelése a hivatal szakfeladatot végző munkatársainak bevonásával történik. Ezt követően történik a programok finomhangolása, esetleges kiegészítése egyéb tartalommal. Képzés Az oktatás egyrészt jelenti a felhasználók új folyamatokra történő oktatását, másrészről a bevezetésre kerülő rendszer megfelelő használatára történő oktatását. A felhasználói csoportokat alapvetően két részre kívánjuk osztani:  végfelhasználók (ügyintéző, vezetők) A legnagyobb számú felhasználói csoport, amelyek elsősorban feladatokat végeznek el, adatbázist töltenek fel, kereséseket indítanak, riportokat készítenek.  rendszeradminisztrátori, rendszergazdai oktatás A rendszerek konfigurálására, informatikai üzemeltetésére és az adatok mentésére kiképzett felhasználói kör. 6.5.3. Eredménytermék(ek) = output 1 db adatbázis-kezelő rendszer (Önkormányzati Integrált Adatkezelő Rendszer)

6.6.

A lakosság körében átfogó felmérés és elemzés készítése a közszolgáltatással kapcsolatos elégedettségről és felmerülő igényekről. A lakosság véleményének, igényeinek és javaslatainak felmérése minimum egy adekvát módszer alkalmazásával minimum két időintervallumban [Magyary Program eljárás beavatkozási területéhez kapcsolódó intézkedés, „részletes felhívás és útmutatóban szereplő 9. sorszámú tevékenység (fejlesztési elem)] Képviselő-testületünknek, polgármesterünknek és a hivatal dolgozóinak az eddigi lakossági / ügyfél elégedettség-méréssel az volt a szándéka, hogy a hivatal működésével kapcsolatos tényeket, igényeket, problémákat feltárjuk és azokra hatékony intézkedésekkel válaszoljunk. Minden évben elvégeztük az ügyfélelégedettség-vizsgálatot, ezért jelentős adatbázis áll rendelkezésünkre a lakosok és ügyfelek által megfogalmazott észrevételek és jobbító szándékú megjegyzések tekintetében. Jelen pályázat keretein belül egy sokkal komplexebb és a „nyitott városháza és intézmények” gondolatisághoz kapcsolódó kutatást és felmérést kívánunk végrehajtani. Számtalan esetben szembesültünk azzal, hogy lakossági fórumokon, polgármesteri és jegyzői fogadó napokon ügyfeleink, lakosaink jelezték, hogy intenzívebbé kell tenni a kommunikációt, mert bizonyos kérdéseket, döntéseket, városi szintű megoldásokat nem ismertek és nem tudtak róla. Vezetőink, döntéshozóink érzik annak felelősségét, hogy a lakossági vélemények összegyűjtése kutatásokkal, elemzésekkel nem öncélú tevékenység,

mert be kell, hogy épüljön az intézményeink, gazdasági társaságaink munkájába, hisz ezáltal tudjuk megvalósítani a szolgáltatói jellegű városműködtetést. 6.6.1. Konkrét – elvégzendő – tevékenységek Kutatási programunk során – az ÁROP-1.2.18 központi projekt ügyfélelégedettségmérésre vonatkozó módszertani útmutatójában foglaltakhoz illeszkedően, annak kutatási irányait és iránymutatásait szem előtt tartva – hajtjuk végre a projekt során a két lakossági kutatást a pályázatban előírt idő-intervallumok és kutatási nagyságrend figyelembe vételével. A lakossági igényfelmérés elvégzésénél vállaljuk, hogy a többletvállalás teljesítéséhez szükséges százalék mértékében hajtjuk végre a kutatást és az értékelést. Az első kutatást a projekt megkezdésekor, a másodikat 8 hónap múlva bonyolítjuk, az alábbiak figyelembe vételével: honlapunkra kihelyezett kérdőív segítségével, online módon, célcsoportos személyes interjúkon keresztül, szervezetek ügyfélkapcsolati pontjaira kihelyezett kérdőívek segítségével és ha szükséges, - szegmentált telefonos interjúkkal kiegészítve. Ez utóbbit azoknál a lakossági csoportoknál kívánjuk alkalmazni, akiket legegyszerűbben telefonon tudunk elérni. -

Önkormányzatunk rendelkezik megfelelő címlistákkal a reprezentatív kutatás elvégzéséhez és a bevonásra kerülő tanácsadó cég anketőreinek, kérdezőbiztosainak munkáját kívánjuk felhasználni a teljes körű reprezentatív kutatás megvalósítása érdekében. Kutatási eredményeinket össze kívánjuk hasonlítani más, a szervezetfejlesztési projektben részt vevő városok adatsorával és a komplex kutatás eredményeit figyelembe véve határozzuk meg azokat a fejlesztési, probléma-megoldási feladatcsoportokat, amelyeket közös szakértői teamekkel vizsgálunk tovább. A kutatás során feltárásra kerülő, működési folyamatainkat érintő véleményeket folyamataink jobbítása céljából feldolgozzuk és beépítjük vezetési irányítási rendszerünkbe. Az összegyűjtött megállapításokat, kritikákat, problémákat elemezzük és meghatározzuk rövid, közép- és hosszú távon a megoldásra vonatkozó lépéseket, hozzárendelve a határidőket és felelősöket. A rövid távon végrehajtandó javaslatok, vélemények tekintetében a második lakossági igényfelmérés és kutatás során visszaellenőrizzük azokat a follow-up információkat, amelyek alapján meggyőződhetünk arról, eredményes volt-e beavatkozásunk és ezáltal változott-e lakosságunk véleménye. A lakosság körében elvégzett átfogó felmérésünk és elemzésünk eredményei a közszolgáltatási tevékenységeink által érintett munkatársi körnek, vezetőknek tartandó tájékoztató előadás keretében kívánjuk visszacsatolni. A megtartásra kerülő vezetői tájékoztatás célja a lakossági vélemények azonos szintű értékelése, a kijelölt fejlesztési irányok közös megvitatása és megértése és a meghatározott fejlesztési tevékenységekhez történő felelősségek hozzárendelése és szervezeti szintű delegálása. A két kutatás együttes értékelését a projekt zárása előtt az összes érintett: önkormányzat, intézmények, gazdasági társaságok vezetőivel megvitatjuk és döntést hozunk a rövid, közép- és hosszú távú feladatok elvégzésére vonatkozóan. Egyidejűleg meghatározzuk a felelősöket és a visszaellenőrzés módját.

6.6.2. Módszertan, munkamegosztás Elemző, tényfeltáró és fejlesztési tevékenységeink során figyelembe vesszük az ÁROP-1.2.18 projekt módszertani ajánlásait (teljesítménymenedzsment, változáskezelés, tudásmegosztás, folyamatoptimalizálás, minőségmenedzsment, ügyfélelégedettség-mérés). Lakossági kutatások lebonyolítása: Az önkormányzat, intézmények, gazdasági társaságok vezetőiből alakult team az ÁROP-1.2.18 projektben meghatározott módszertan segítségével meghatározza, hogy a lakossági szegmensekhez illeszkedően melyik kutatási módszertan illeszkedik a leghatékonyabban és melyikkel lehetséges a legtöbb információt felszínre hozni. A bevonásra kerülő tanácsadó az ÁROP-1.2.18 projektben meghatározott szempontok figyelembe vételével az egyes lakossági kutatási szegmensekhez illeszkedő kérdésjegyzéket, kutatási kérdőívet állít össze. Ezeket Pilot projekt keretében teszteli és a tapasztalatok figyelembe vételével véglegesíti. A véglegesített kérdőívet a bevonásra kerülő tanácsadó az online kutatáshoz, a telefonos interjúhoz és a személyes megkérdezéshez illeszti és csoportosítja, majd a végleges kutatási és anketőri kérdésjegyzéket a vezetői team részére prezentáció formájában bemutatja, aki azt véglegesíti és jóváhagyja. A bevonásra kerülő tanácsadó a kutatást lebonyolítja az általa biztosítandó erőforrások figyelembe vételével: a kérdőíveket, interjúkat összegzi és feldolgozza és lakossági igényfelmérést magában foglaló tanulmányban rögzíti. A lezárt kutatási adatok alapján a vezetői team-mel együttműködve fejlesztési javaslatot fogalmaznak meg. A fejlesztési javaslatokhoz az önkormányzat, intézményei, gazdasági társaságai vezetőiből alakított team felelősöket és határidőket rendel. Amennyiben bármelyik fejlesztési javaslat megvalósításához képviselő-testületi és / vagy bizottsági döntés szükséges, az előterjesztésről munkatársaink gondoskodnak. 6.6.3. Eredménytermék(ek) = output 2 db lakossági igényfelmérés eredményeit feldolgozó tanulmány A fejlesztési elemhez tartozó indikátor: Többletvállaláshoz szükséges százalékban elvégzett 2 db lakossági igényfelmérés

6.7.

Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata. Három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása. [Magyary Program eljárás beavatkozási területéhez kapcsolódó intézkedés, „részletes felhívás és útmutatóban szereplő 10. sorszámú tevékenység (fejlesztési elem)] Önkormányzatunk működése a kialakított minőségirányítási rendszer, valamint a hozzá kapcsolódó és az elmúlt években megvalósult, intézményeinkkel és gazdasági társaságainkkal közös irányítási tevékenységünk számos olyan önkormányzati szakmai folyamatot revízió alá vont, melyekre vagy saját lakossági kutatásaink, képviselő-testületi döntés vagy jogszabályi környezet megváltozása rákényszerített minket. Ezeket a

folyamatokat a legtöbb esetben közös konzultációkkal, megbeszélésekkel, vezetési irányítás mellett változtattuk meg, külső segítség igénybe vétele nélkül. A 2013. januárjában végrehajtott jelentős mértékű szakmai és irányítási területet érintő változások rávilágítanak arra a saját, szűk folyamat-átalakító kapacitásunkra, mely a jelenlegi megváltozott folyamataink újragondolását, átalakítását, racionalizálását már saját ismereti és tudáskorlátunk miatt nehézzé teszi. 6.7.1. Konkrét – elvégzendő – tevékenységek Szükséges feltárni a jelenlegi irányítási, ellenőrzési tevékenységünk mindennapi működését gátló tényezőket, különösen a szakmai és támogató folyamatok vonatkozásában (pl. ügyiratkezelés, belső információs rendszer működtetése, közgyűlési anyagok elektronikus kezelése, intézményekkel, intézményvezetőkkel való kapcsolattartás). Folyamataink újra- és átszervezését a BPR módszer segítségével szisztematikusan és komplex módon kívánjuk végrehajtani. SWOT analízissel önkormányzati, intézményi és gazdasági társaságaink szintjén feltárjuk a legfontosabb szakmai és támogató folyamatokat érintő problémákat, ezeket súlyozzuk és rangsorba állítjuk a probléma / feladat komplexitása, infrastruktúrát érintő volta és humán erőforrás szükséglete alapján. Ezek közül választunk ki minimum három folyamatot és a BPR segítségével team munkában szakértő tanácsadók bevonásával ismételten folyamat-részelemekre bontjuk, majd vizsgáljuk a részelemek összetettségét – a probléma gyökerét – és humán, valamint tárgyi erőforrás-szükségletét. Az erőforrás-szükséglet meghatározása során beazonosítjuk szervezetünkön belül az érintett munkaköröket, azoknál munkakörelemzést végzünk, melynek eredményeként aktualizáljuk az érintett munkatársak munkaköri leírásait. Ezt követi a folyamatelemzési technológián keresztül az új megváltozott - folyamatelemek ismételt összeállítása állandó és folyamatos konzultáció mellett. Az újraépített folyamatot Pilot projekt szintjén bevezetjük a gyakorlatba, majd a folyamatépítés során meghatározott próbaműködési időt követően ismét teszteljük annak lakossági és érintett vezetői elégedettségét. Amennyiben a visszajelzések alapján a fejlesztés racionálisabb működést, költséghatékonyabb megvalósítást eredményezett, úgy a folyamatot sztenderdizáljuk és eljárásként visszavezetjük auditált minőségirányítási rendszereinkbe. Ehhez a munkához vezetői elkötelezettség mellett kiválóan felkészült BPR-os szaktanácsadó céget kívánunk bevonni, akik más önkormányzatoknál szerzett folyamatépítési tapasztalataikat az együttműködő team-eken keresztül felénk átadják. A BPR módszerek segítségével átdolgozott folyamataink az előző szakmai feladatok figyelembe vételével beépülnek az ISO 9001 minőségirányítási rendszerünk ellenőrzési folyamataiba, ezáltal a belső auditálások rendszere és vezetői felülvizsgálatok fogják ellenőrizni működésük megfelelőségét. Az önkormányzati, intézményi és gazdasági társasági vezetői kör által a SWOT analízissel feltárásra kerülnek a szakmai és támogató folyamatok szintjén azok a gyengeségek és az egyes szervezetekre vonatkozó problémák, melyek a jelenlegi hatékony működést akadályozzák. A tevékenység során az őszinte és tárgyilagos párbeszédet problémamegoldó team munkával támogatjuk, melyet a bevonni kívánt tanácsadó cég moderál és vezet. A SWOT analízis súlyozott problématérképét minden önálló szervezeti egység kézhez kapja és a konszenzusos vélemények alapján jelölődik ki azoknak a folyamatoknak a köre, melyek a BPR módszertannal át- illetve újraszervezésre kerülnek.

A folyamatok optimalizálása során amennyiben kapcsolódó szervezeti szabályzat módosítására is szükség van, úgy annak átdolgozásáról gondoskodunk, csakúgy, mint a módosított szabályzat elfogadtatásáról és hatályba léptetéséről. Az elemzésekkel feltárt költségcsökkentési és hatékonyságnövelési intézkedéseinket pályázatunk ideje alatt végre is hajtjuk és a végrehajtott intézkedéseinkről összefoglaló beszámolót készítünk.

6.7.2. Módszertan, munkamegosztás Elemző, tényfeltáró és fejlesztési tevékenységeink során figyelembe vesszük az ÁROP-1.2.18 projekt módszertani ajánlásait (teljesítménymenedzsment, változáskezelés, tudásmegosztás, folyamatoptimalizálás, minőségmenedzsment, ügyfélelégedettség-mérés). SWOT analízis: az önkormányzat részéről biztosítjuk a hivatali és önkormányzati működésünket kiválóan ismerő vezetőket és munkatársakat, ugyanezt várjuk el a teambe delegált intézményektől és gazdasági társaságoktól. A közösen összeállított szakértői teamünk a SWOT analízisben aktívan részt vesz, feltárja és delegálja azokat a szakmai és támogató folyamatokkal kapcsolatos észrevételeket és problémákat, melyeket érdemesnek tartanak a BPR módszertanával újra- vagy átszervezett folyamatként történő szerepeltetésre. A bevonandó tanácsadó feltárja azokat a megoldandó és a team által kritikusnak tekintett folyamatokat, melyek a későbbi BPR módszertannal újra- és átszervezésre kerülnek. Biztosítja a szakmai tudáson keresztül azokat a benchmark információkat, melyek az egyes folyamatok tekintetében más, hasonló önkormányzatoknál pozitív példaként vagy elkerülendő, rossz gyakorlatként jelen van. BPR: A bevonandó tanácsadó a teljes BPR folyamatot dokumentálja és visszacsatolja a szakértői team felé. A folyamat újraépítése során minden esetben ellenőrzési és véleményezési pozíciót töltünk be a tanácsadó cég által irányított tevékenységekben és eredménytermékek átvételekor egyaránt. A tevékenységek közül kiemelendő a team munka irányítása és „szakmai felügyelete”, melyre azért van szükség, hogy ne parttalan vitatkozás, hanem konkrét, a megoldandó feladatokra fókuszáló együttműködés valósuljon meg. Fontos tevékenységként rögzítjük a közigazgatáshoz értő és a BPR módszertanát már megfelelő referenciákkal alkalmazó tanácsadó cég munkáját, aki mint külső szereplő, „független szem”, objektív értékelőként, de közreműködő személyként segíti tényfeltáró munkánkat a módszertan biztos ismeretével. Minden egyes folyamatlépésről a tevékenységek szintjén dokumentációt kell készíteni a későbbi visszakereshetőség és vélemény-beazonosítás miatt. 6.7.3. Eredménytermék(ek) = output 1 db, a BPR módszertanával feltárt, hatékonyságnövelés lehetőségeit bemutató tanulmány. Min. 3 db átszervezett, optimalizált folyamatleírás 1 db átdolgozott Szabályzat A fejlesztési elemhez tartozó indikátor: 1 db a megváltozott feladatellátást lekövető belső szabályzat (szervezeti munkakörelemzést, aktualizált munkaköri leírásokat tartalmaz) 1 db hatékonyságnövelés lehetőségeit bemutató tanulmány

6.8.

A közszolgáltatások nyújtásának és a szervezet működésének folyamatos, ciklikus minőségfejlesztése érdekében nemzetközileg elfogadott minőségmenedzsment modell bevezetése vagy felülvizsgálata, például a közigazgatásra adaptált Közös Értékelési Keretrendszer (Common Assessment Framework, CAF) alkalmazása révén [Magyary Program eljárás beavatkozási területéhez kapcsolódó intézkedés, „részletes felhívás és útmutatóban szereplő 11. sorszámú tevékenység (fejlesztési elem)] Hivatalunk vezetési irányítási rendszer kialakítását évekkel ezelőtt azért kezdte meg, hogy számba vegye és nemzetközi sztenderd alapján leírja belső folyamatait, a folyamatokon belüli hatásköröket, tevékenységeket és a hozzárendelhető, a munkaköri leírásokban rögzítettek szerinti felelősöket. A vezetési irányítási rendszer kialakításánál már a 1057/2001. (VI.21.) Korm. határozat alapján figyelembe vettük, hogy akkor kapunk teljes körű képet az önkormányzat belső és külső környezetéről, ha nem csak lakosságot, ügyfeleket és a képviselő-testületünk tagjait vizsgáljuk elégedettségi szintet tekintve, hanem elemezzük és vizsgáljuk munkatársaink véleményét, elégedettségét is. Ez a tevékenységünk nem volt szisztematikus, végeztünk kutatásokat, de nem építettük bele folyamatainkba, ezáltal a klasszikus közigazgatási modell szabályozási környezetéből a dolgozói vizsgálatot fejlesztenünk kell. Ehhez nyújt módszertani segítséget és támogatást, ha az új 2013. évi CAF követelmények figyelembe vételével a teljes hivatali kört önértékelésre kérjük és véleményüket – hasonlóan a lakossági elégedettség, szülői elégedettség, beteg elégedettség, fogyasztói elégedettség, stb. vizsgálatokhoz – beépítjük vezetői információs rendszerünkbe. 2013. januárjában jelentős változásokat élt meg hivatalunk személyzete, ezért több mint időszerű megkérdezni és kutatni véleményüket, hogy abból a további, a Magyary Programban leírt fejlesztésekhez támogatást, „muníciót” kapjunk. Számunkra mindig is legfontosabbak voltak munkatársaink, hiszen velük együtt és rájuk támaszkodva hajtjuk végre előírt feladataink legjelentősebb részeit. A CAF kutatással feltárjuk véleményüket, beazonosítjuk problémáikat és közösen megoldásokat találunk azok megszüntetésére. A kutatás végeredményét a vezetési irányítási rendszer elégedettség-vizsgálati fejezetében helyezzük el és belső auditoraink, külső auditorok fogják vizsgálni a rendszerességét és a feltárt hibák, problémák megoldását. Ezáltal záródik a vezetési és irányítási rendszer szabályozó köre, mert a lakosságtól egészen dolgozóink véleményéig mindent összegyűjtve egy egységes, ezáltal komplex rendszerben tartjuk nyilván. Szándékunk, hogy a CAF kutatásunk eredményeit az online rendszerben elérhető módon, benchmark adatbázisban elhelyezzük, hogy tapasztalatainkat, véleményeinket más önkormányzat is megismerje a tanulás és a továbbfejlesztés szándékával. 6.8.1. Konkrét – elvégzendő – tevékenységek Munkánk során az ÁROP-1.2.18 projekt „Minőségmenedzsment – CAF módszertan” dokumentumában foglaltak figyelembe vételével dolgozunk. Első lépésként a CAF kutatásba bevonni kívánt munkatársi kör kijelölése és felkészítése a feladat. A CAF kutatás előkészítésének egyik legfontosabb lépése a CAF módszertanának megismertetése a bevonásra kerülő munkatársakkal. Alkalmazzuk az ÁROP-1.2.18

minőségmenedzsment – CAF tudásmenedzsment módszertanait.

módszertanát

és

a

tudásmegosztás,

Ezt követi a megújított CAF 2003 kérdőív modell bevezetéséhez és alkalmazásához segítséget nyújtó www.caf.kim.gov.hu honlapon megtalálható módszertani segédanyagok megismerése. A kiválasztásra kerülő tanácsadó céggel közösen meghatározzuk a kutatás módszerét és időtartamát. A kérdőív kitöltésében és feldolgozásában támaszkodunk a kormányzati CAF honlap által biztosított szoftvertámogatásra, illetve a CAF tanácsadók módszertani segítségére. Az eredmények tanulmányban kerülnek összefoglalásra, mely bemutatásra kerül a hivatal vezetése számára. A tanulmány melléklete cselekvési program, mely a rövid távon megoldható feladatok, „probléma gyökerek” bemutatásra és rögzítésre szolgál a megoldásba bevont személyek felelősségi kijelölésével és határidőkkel együtt. 6.8.2. Módszertan, munkamegosztás Elemző, tényfeltáró és fejlesztési tevékenységeink során figyelembe vesszük az ÁROP-1.2.18 projekt módszertani ajánlásait (teljesítménymenedzsment, változáskezelés, tudásmegosztás, folyamatoptimalizálás, minőségmenedzsment, ügyfélelégedettség-mérés). Kutatás lebonyolítása: A kormányzati CAF honlap iránymutatásai alapján bevonni kívánt tanácsadó cég módszertani segítségével hajtjuk végre a kutatást. A hivatal vezetésének a feladata kijelölni a kutatásba bevontak körét, a személyek regisztrációjának elvégzése a kormányzati CAF honlapon történik. A kutatás időtartamának meghatározása közös team munka eredménye. A bevonni kívánt tanácsadó cég feladata a kormányzati CAF honlap megismerési folyamatának támogatása, a működtetés elmagyarázása a regisztrációs folyamattól a kérdőív kitöltéséig. Team ülés, prezentáció: a kérdőívek kitöltését és feldolgozását lezárva a tanácsadó cég feladata a konszenzusos döntéseket meghozó team moderálása és a záródokumentumok vezetők elé terjesztése. Cselekvési program elkészítése: A vezetői vélemények és javaslatok figyelembe vételével kerül véglegesítésre a cselekvési program, mely tartalmazza a CAF kutatás által feltárt feladatokat, a vezetői véleményeket, valamint a szükséges felelősöket és a végrehajtás határidejét. 6.8.3. Eredménytermék(ek) = output CAF kutatás tapasztalatait összefoglaló tanulmány és mellékletei

6.9.

Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a polgármesteri hivatalok és települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humánerőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése [Magyary Program személyzet beavatkozási területéhez kapcsolódó intézkedés, „részletes felhívás és útmutatóban szereplő 12. sorszámú tevékenység (fejlesztési elem)]

2013. januárjában alapjaiban megváltozott az önkormányzati feladat-ellátással kapcsolatos szerepek városi szintű leosztása. Az önkormányzati hivatal, intézményeink és gazdasági társaságaink ezekben a hónapokban a napi üzemmenet szintjén tapasztalják meg az átalakulás eredményeit és próbálják harmonizálni az új feladatok alapján tevékenységeiket, eszközeiket és humán erőforrásaikat. A szervezetek vezetői akkor érezhetik igazán biztonságban magukat, ha a jogszabályok által vagy helyi rendeletek miatt végrehajtott szervezeti és jogszabályi változtatásokat olyan szakmai, technikai, jogi, szabályozási és HR folyamatokkal tudják körülvenni, melyek hatékonyak, gazdaságosak és ami a legfontosabb, a lakosság és az ügyfelek által visszaigazolt minőségűek. A végrehajtott változtatások és a működtetés ideje még nem nyújt minden vezető számára teljes biztonságot arra a kérdésre, hogy vajon a legjobb módszert választotta-e, a legjobb szervezeti struktúrát alakította-e ki, és ez alapján a legfontosabb kérdést is fel kell tenni, szabad-e ebben a formában hagyni a működés személyi kereteit. Önkormányzatunk, intézményeink és gazdasági társaságaink is büszkék arra, hogy kiváló szakemberekkel és elkötelezett munkatársakkal rendelkeznek. Ez azonban nem jelentheti azt, hogy a mai kor kihívásainak megfelelő és a kormányzat által felénk kommunikált racionalizáló és költségcsökkentő lépéseket ne kelljen rendszeres időközönként feltenni, megválaszolni, és ha szükséges, beavatkozásokat végrehajtani. A költségszerkezetek figyelembe vételével minden, a városunkban működő szervezetnél az egyik legjelentősebb költségelem a humán erőforrás költsége. Ennek racionalizálása, felülvizsgálata elemi érdekünk, és mivel ezt folyamatosan végezzük 2013-ban is, aktív tényfeltáró munkát kell végrehajtanunk. 6.9.1. Konkrét – elvégzendő – tevékenységek Elemezzük és vizsgáljuk hivatalunkban munkanap-fényképezéssel, ügyiratstatisztikával munkatársaink munkaidő kihasználtságát és leterheltségét. Hozzárendeljük a szervezeti besorolásuk felülvizsgálatát a képzettségük és szakmai tapasztalataik figyelembe vételével és a szervezetben betöltött pozíciójuk alapján. Vizsgáljuk és elemezzük a párhuzamosságokat, a kapacitás-hiányokat ügyintézés és időrendiség tekintetében is. Ugyanezeket a szakmai szempontokat tartjuk szem előtt az általunk irányított intézményeinknél, ahol szintén elemezzük és vizsgáljuk a munkatársak napi időbeosztását, leterheltségét, az általuk elvégzett és elvégzendő feladatok mennyiségét. Hozzárendeljük az egyének szintjén a munkaköri leírásokban szereplő feladatok végrehajtását, az előírt oktatási és képzettségi szintek elemzését. Az önkormányzati tulajdonban álló gazdasági társaságoknál hasonló mélységig, az ott végzett feladatok speciális jellegéhez illeszkedő módon kutatjuk a tényfeltárás szándékával a munkatársak leterheltségét, a folyamatokban betöltött szerepüket a munkaköri leírásuk és szervezeti besorolásuk áttekintésével. Tevékenységünk során figyelembe vesszük az ÁROP-1.2.18 teljesítménymenedzsment és folyamatoptimalizálás témaköreiben megfogalmazott módszertani útmutatásokat. Mindhárom beavatkozási területen (önkormányzati hivatal, intézményeink, gazdasági társaságaink) az elemző és tényfeltáró munkát, a vezetőkkel közösen kialakított konszenzusos döntéseket követően, ha szükséges, szervezeti szinten új struktúrákat alakítunk ki a hatékonyság és a költségcsökkentés szándékával. Városi szinten a hivatalnak, intézményeinknek és gazdasági társaságainknak is közös folyamatokkal kell rendelkezniük, hiszen közös célért, a lakosság és az állampolgárok elégedettségéért dolgoznak. Ezért feltárjuk a folyamatok illeszkedését és mind technikai, mind folyamat, mind humán erőforrás tekintetében döntést hozunk, hogy optimalizáljuk működésünket. Az átdolgozott irányítási rendszereink - az egységes

hivatali és intézményirányítási rendszerek figyelembe vételével - biztosítani fogják, hogy a lakosság egy jobban működő, hatékonyabb közszolgáltatási rendszert érzékeljen a projekt lezárását követően. Az elemzések munkaanyag-szintű felülvizsgálatát közös vezetői csoport értékeli. A projektbe bevonni kívánt tanácsadó cég segítségével az eredmények alapján feltárt HR problémákra közös megoldásokat dolgozunk ki, melyek kapacitások áthelyezését vagy megszüntetését, illetve szervezeti struktúra megváltoztatását is eredményezhetik. A tényszerű adatok birtokában döntést hozunk a városi szintű és egymással érintkező folyamatok tekintetében az illeszkedések, az egymást támogató tevékenységek szabályozására. A megváltozott szervezeti kereteket a munkaköri leírásokig visszavezetve dokumentáljuk a jogszabályokban és az SZMSZ-ekben meghatározott módon. Fontos szempontnak tartjuk, hogy HR rendszerünk felülvizsgálatánál a legfontosabb rendezőelv: „Számunkra minden munkatárs fontos, ha napi tevékenysége értékteremtő, a köz érdekeit szolgáló és a lakosság elégedettségét növelő munkát végez”. A tevékenység végeredményeként, mivel szervezetet érintő változások kerülnek elfogadásra, meg kell vizsgálni, hogy érinti-e az intézményirányítás alapmodelljét, ha igen, akkor új intézményirányítási modellt szükséges kialakítani. Az eredmények sorába kiemelendő, hogy a személyzet költségstruktúrája miatt a racionalizálás lehetősége jelentős költségmegtakarításokat eredményezhet, ezért vizsgálni szükséges a HR változások által érintett költséghatékonysági elemeket. Gazdasági társaság esetében a hatékonyabb működésre irányuló szervezeti javaslatokat a pályázatunk ideje alatt be is vezetjük és a végrehajtott intézkedéseinkről összefoglaló beszámolót készítünk.

6.9.2. Módszertan, munkamegosztás Elemző, tényfeltáró és fejlesztési tevékenységeink során figyelembe vesszük az ÁROP-1.2.18 projekt módszertani ajánlásait (teljesítménymenedzsment, változáskezelés, tudásmegosztás, folyamatoptimalizálás, minőségmenedzsment, ügyfélelégedettség-mérés). Dokumentum-felülvizsgálat (ügyirat-statisztikai elemzés, folyamat-elemzés, stb.): Az önkormányzati hivatal vezetése együttműködve az intézményi és gazdasági társaságok vezetőivel a projektbe bevonni kívánt tanácsadó cég rendelkezésére bocsátja szervezeteik strukturált HR dokumentációját. A tanácsadó cég feladata, hogy ügyiratstatisztikai elemzésekkel, folyamat-elemzéssel vizsgálja meg az egyes szervezetek dokumentációin keresztül megismert munkatársi kört és ellenőrizze le, hogy a leírtaknak megfelelő tevékenységet végez-e és azt milyen leterheltséggel, kihasználtsággal végzi. Munkanap-fényképezés: lebonyolítására külső szakértői teamet kívánunk bevonni, akik a munkatársak részére tájékoztatást nyújtanak a munkanap-fényképezés módszertanáról, várható eredményeiről, majd a kitöltött adatlapokat szervezetenként értékelik. Részben a dokumentum-felülvizsgálatból nyert, részben az előre összeállított, önkormányzat-specifikus adatlapokból nyert tényadatok alapján kell a tanácsadónak megalkotnia a humán erőforrás térképet, mely vizuálisan is bemutatja, hogy van-e kapacitás többlet, esetleg hiány. Team ülések: Minden egyes adatrögzítő és szakmai fordulópontnál a vezetői teammel együtt kell közös konszenzusos eredményt kialakítani. Ahol szükségesnek érzi a team (azaz a vezetői kör), ott a munkatársak átszervezésére, szervezeti besorolásainak megváltoztatására és a folyamathoz és személyhez rendelt folyamatok átszervezésére is

intézkedéseket kell hozni. Ebben a folyamatban a tanácsadó cég moderátori szerepet lát el, a döntési feladatot a vezetői team hozza meg. 6.9.3. Eredménytermék(ek) = output Humán-erőforrás átvilágítás eredményeit tartalmazó új intézményirányítási modell A fejlesztési elemhez tartozó indikátor: Intézményirányítási modell

6.10. A kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos, a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követése, szakértői támogatás biztosítása [Magyary Program személyzet beavatkozási területéhez kapcsolódó intézkedés, „részletes felhívás és útmutatóban szereplő 13. sorszámú tevékenység (fejlesztési elem)] A szervezetfejlesztési projektek közös többszöröse a projektidőtartam alatti aktivitás, vezetői és dolgozói szándék és támogatás és mindezek mellett megjelenő, az eredményeket váró lelkesedés. A közigazgatásunkat érintő elmúlt több mint 20 év gyakorlata azonban rámutat arra, hogy az amúgy sikeresnek tekintett fejlesztési projektek zárását követően mennyire gyenge és nem irányított a projektben meghatározott feladatok végrehajtása és azok monitoring tevékenysége. Önkormányzatunk is felismerte már évekkel ezelőtt ezt a problémát és tudatosan készítjük fel munkatársainkat, bevont partnereinket az adott projekt zárását követő feladatokra és elvégzendő tevékenységeinkre. Jelen pályázat szakmai kereteit és célkitűzéseit figyelembe véve hasonló szándékot fogalmazunk meg. 6.10.1. Konkrét – elvégzendő – tevékenységek A vezetői információs rendszer fejlesztésével és hatékonyabbá tételével, valamint hivatalunkban és intézményeinknél, gazdasági társaságainknál is működő vezetési irányítási rendszer segítségével egységesítjük folyamat-monitoring tevékenységünket. Szándékunk kialakítani, megvalósítani és fenntartani egy olyan vezetői információs rendszert, mely a kidolgozott hatékonyságnövelési intézkedések megvalósulását folyamatosan ellenőrzi és az esetleges eltéréseket, lassulásokat közvetlenül a vezetőknek – a polgármesternek és a képviselő-testületnek – jelzi. Ez eszközként már most rendelkezésünkre áll valamennyi folyamatunkra kiterjesztett auditálási rendszerünk révén. Létre kívánjuk hozni az eddig egymástól függetlenül működő belső auditálók közös fórumát, akik városi szinten a pályázatban érintett összes szervezeti egység figyelembe vételével végzik el éves rendszerességgel, hónapokra lebontott ütemterv alapján folyamatellenőrző tevékenységüket. Munkánk során figyelembe vesszük az ÁROP-1.2.18 program tudásmegosztásra, illetve változásmenedzsmentre vonatkozó módszertanának ajánlásait. Jelentési kötelezettségük a vezetési és irányítási rendszerben rögzített dokumentumban elektronikusan valósítjuk meg, hogy az könnyen lehívható legyen bármely intézményvezető vagy gazdasági vezető számára. Célunk, hogy a projekt teljes időszakán átívelő nyomon követést a kiválasztásra kerülő tanácsadó cég szakértői támogatásával közösen végezzük. Ennek oka, hogy tapasztalatainkat más önkormányzatok, intézmények és gazdasági társaságok számára benchmark adatbázisként a nyilvánosságra szándékozunk hozni. Az azonos

problémákra adható válaszok kifejtése segítséget nyújthat szomszédos településeknek, városoknak – lakosságszámtól függetlenül – a tanulásra és saját fejlesztési folyamataik támogatására. Szándékunk, hogy a képviselő-testület elé évente legalább kétszer rövid, a hatékonyságnövelő intézkedések eredményeit bemutató beszámolót készítsünk, ezzel is biztosítva teljes körű tájékoztatásukat és támogatásukat. A tanácsadó cég feladata a monitoring funkciók finomhangolása, a közösen lezárt fejlesztések és hatékonyságnövelő intézkedések figyelembe vételével. A hivatal, intézményeink, gazdasági társaságaink vezetői az egyes szakmai fejlesztési pontoknál meghatározott hatékonyságnövelő intézkedések tekintetében közösen meghatározzák, melyek azok az információk, előrehaladási jelentések, gazdasági számítások stb., melyek rendszeres, feléjük történő közlésével tájékoztatni lehet őket a projekt előrehaladásáról. A közös vezetői team ülésen meghozott döntésük a vezetői információs rendszer informatikai, folyamatszabályozási követelményeinek együttes alkalmazásával kialakításra kerül a vezetők által igényelt jelentési tartalom és a hozzárendelt forma. Meghatározásra kerül az információ és a folyamat nyomon követés intervalluma és rendszeressége. A folyamok nyomon követésekor a projektbe bevonni kívánt tanácsadó cég szakmai támogatásával, a lehető legegyszerűbb, de a legtöbb információt nyújtó nyomon követési modell kerül kidolgozásra a bevont szervezetek által kijelölt folyamat és/vagy projektgazdák figyelembe vételével. 6.10.2. Módszertan, munkamegosztás Elemző, tényfeltáró és fejlesztési tevékenységeink során figyelembe vesszük az ÁROP-1.2.18 projekt módszertani ajánlásait (teljesítménymenedzsment, változáskezelés, tudásmegosztás, folyamatoptimalizálás, minőségmenedzsment, ügyfélelégedettség-mérés). A hivatal, intézmények és gazdasági társaságok vezetőiből álló vezetői team a lezárt szervezetfejlesztési lépéseket követően áttekinti azokat a hatékonyságnövelési intézkedéseket, melyekről információkat és előrehaladással kapcsolatos tényeket kívánnak vezetői szinten napi vagy heti szinten megkapni. Az adatszolgáltatás mennyiségi és időtartalmi kijelölését követően a projektbe bevonni kívánt tanácsadó cég szakmai támogatását, valamint az informatikai rendszer fejlesztését végrehajtó informatikusok közreműködésével kialakítjuk azt az egységes és minden vezetőnk számára érthető előrehaladást és nyomon követést biztosító jelentési környezetet, mely röviden, tényközlően épül be a napi vezetői munkába. Az önkormányzat, intézményeink, gazdasági társaságaink vezetői részéről egy konstruktív együttműködést valósítunk meg a bevont tanácsadó cég szakmai támogatása és instrukciói alapján. 6.10.3. Eredménytermék(ek) = output Projektintézkedések megvalósításának nyomon követési ütemterve, tartalma és programja

7. Indikátorok teljesülésének bemutatása Az általunk meghatározott fejlesztési célterületek vonatkozásában törekedtünk arra, hogy a munkánk eredményeként mérhető és számszerűsíthető eredménytermékeket azonosítsunk be. Kiindulásként minden fejlesztési elemnél meghatároztuk a kiinduló értéket és hozzárendeltük munkánk eredményeként elvárható célértékeket. A mutatószámok tekintetében számunkra meghatározott minőségi szintek teljesüléséhez lényegesen több általunk előállított, ezáltal külső ellenőrzés során megkövetelhető

eredményterméket és mutatószámot rögzítettünk a megfogalmazott gondolatok és szakmai feladatok teljesítése során. Az egyes mutatószámok tekintetében az alábbi szakmai rendezőelvet követtük: 



Az elmúlt évek szervezetfejlesztési eredményeinek megvalósulását tartalmazó tanulmány részleteiben feltárja a kiindulási értékeket és működési szinteket, melyek 2008-2009 években önkormányzatunkat, hivatalunkat jellemezte. Mivel azokban az években is jelentős közigazgatást érintő átalakítási folyamatok zajlottak, a mostani munkánk során ezek a hasznos információn túl rávilágítanak az akkor elkövetett hibáinkra, gyengeségeinkre, melyeket a mostani pályázat során megvalósuló fejlesztéseinkkel nem csak orvosolni kívánunk, hanem fejlesztési irányok és célok meghatározásával a Magyary-Programhoz illeszkedő szintekre emelni. Minden kutatásnak és értékelésnek csak akkor van hosszú távon értéke és felhasználható eredménye, ha a kutatás rávilágít a kutatott tevékenység és működés valamilyen objektív mértékegység-rendszerben meghatározott szinthez való illeszkedésére, azaz alu- vagy túlteljesítésére. Ezért alkalmazzuk a benchmark adatbázisok képzését több indikátor feldolgozásakor, mert szakmai hitvallásunk, hogy saját hibáinkból és eredményeinkből nem csak nekünk kell tanulni, illetve élvezni annak előnyeit, hanem a teljes magyar közigazgatásnak, szervezeti méretnagyságtól függetlenül.



A projektben velünk együttműködő intézmények és gazdasági társaságok esetében a megváltozott feladat-ellátást, illetve a támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatokat bemutató tanulmányok hosszú távon is a kutatómunka kiinduló adatbázisát fogják jelenteni. Az eddigi években ennyire összetett szakmai szempontok alapján soha nem világítottuk át és elemeztük városi szinten működő intézményeinket és társaságainkat, ezért is tartjuk fontosnak, hogy 2013-2014 években alap és kiinduló indikátor mutatószámokat képezzünk az új feladatokhoz rendelhető szervezeti működésekről, infrastruktúrákról, szerződéses kapcsolatokról egészen a munkaköri leírások szintjéig. Ezeket az adatokat is benchmark adatbázisban, az előző pontban megfogalmazottak figyelembe vételével kívánjuk szakmai „közkinccsé” tenni.



Szakértői munkánk során a velünk együttműködő tanácsadók módszertani útmutatásai és tanácsai alapján fogunk foglalkozni a hatékonyságnöveléssel, illetve új, megváltozott feladat-ellátást lekövető dokumentációs rendszer kialakításával. Ezekkel a fejlesztéseinkkel létrehozott eredménytermékeink és a bennük megtalálható mutatószámok nem csak a belső döntési folyamatokat lesznek képesek támogatni, pl. a képviselő-testületi ülésen vagy bizottsági munkák során, hanem először önkormányzatunk életében tárgy- és tényszerűen tudjuk a lakosság felé kommunikálni működésünk erősségét és - ahol mutatkozik - gazdálkodásunk és szakmai folyamataink gyengeségeit. Nem célunk eltakarni irányítási, működési és ellenőrzési gyengeségeinket, hiszen ezek mind-mind csökkentik önkormányzatunk hatékonyságát és drágítják városunk működését. Ezért ha őszintén és a folyamatok mélyére ható elemzéssel és a bevont tanácsadó módszertani segítségével feltárjuk hatékonyságunkat, irányításunkat és ellenőrzési folyamatinkat terhelő problémáinkat, akkor ezzel megteremtjük azokat a kitörési pontokat, melyek nemcsak szemléleti, de a gazdálkodási folyamataink irányításában is új időszámítást fognak eredményezni.



A lakosság körében elvégzendő elégedettség-vizsgálatok, illetve dolgozóinkat érintő CAF kutatással felszínre hozunk eddig látens problémákat, negatív jelenségeket. A probléma a szervezetfejlesztésben csak akkor probléma, ha azt a vezetés nem veszi észre, ezért ezt a gondolatmenetet követve saját projektünknél megfogalmaztuk, hogy a pályázatban minden problémának, negatív jelenségnek a feltárását meg kell köszönni, hiszen előttünk van egy olyan feladat, egy rossz gyakorlat, mely megoldásával elégedettebbé tehetjük városunk lakosságát és a velünk nap, mint nap együtt dolgozó munkatársainkat. Ezeket a

kutatási eredményeket is „benchmarkoljuk”, mert kíváncsiak vagyunk, hogy hasonló nagyságrendű városokhoz képest milyen eredményeket vagyunk képesek felmutatni. Az eredménytermékeink, indikátoraink teljesülését a fenti rendezőelvek figyelembe vételével az alábbi táblázatban foglaljuk össze. Mutató neve A megváltozott feladatellátást lekövető belső szabályzat Támogató infrastruktúrát, szerződéses kapcsolatokat bemutató tanulmány Intézményirányítási modell Hatékonyságnövelés lehetőségeit bemutató tanulmány Lakossági igényfelmérés (csak 20.000 feletti lakosságszámú települések esetében kötelező)

Kiinduló érték (2013)

Célérték

0

1 db (4.) 1 db (10.)

Célérték elérésének időpontja 2014. szeptember 30.

0

1 db (2.) 1 db (5.)

2014. szeptember 30.

1 db (2.) 1 db (12.) 1 db (3.) 1 db (10.)

2014. szeptember 30. 2014. szeptember 30.

1 db (5.) 2 db (9.)

2014. november 30.

0 0 0

8. Projektmenedzsment, projektszervezet bemutatása A projektben közvetlenül három fő vesz részt, ebből -

1 fő projektmenedzser és szakmai közreműködő

-

2 fő szakmai közreműködő.

A projektmenedzser kiválasztásakor elsődleges szempontnak tekintettük, hogy rendelkezik Európai Uniós szakértői végzettséggel, ismeri az önkormányzat működését, továbbá pályázatkezelés, projektmenedzsment területen megfelelő gyakorlattal rendelkezik. A szakmai megvalósítók – beleértve a projektmenedzsert is – kiváló „helyismerettel” rendelkeznek, mindannyian felsőfokú végzettségűek és az önkormányzati intézményekkel, gazdasági társaságokkal is van munkakapcsolatuk. A projekt időtartamára tekintettel előre megterveztük a munkavégzés menetét, kiépítettük a kommunikációs csatornákat a reakcióidők csökkentése érdekében. Terveztük a szabadságok és esetleges helyettesítések rendjét. Projektszervezeti struktúra:

Polgármester

Projektmenedzser

Önkorm.gazdasági társaság

Önkorm. intézmények

Szállítók

Szakmai megvalósítók

A projektmenedzser koordinálja a teljes projektet, irányítja a szakmai közreműködőket, kapcsolatot tart a bevonásra kerülő szervezetek, szállítók képviselőivel és beszámol az önkormányzat vezetése számára. A projektmenedzser végzi a projekt adminisztrációját, feladatát megbízási szerződés alapján látja el. Részt vesz a szakmai munkában is, ezért szakmai megvalósítóként heti 4 óra időtartamban a projekt fejlesztési elemeinek megvalósításában tevőlegesen is részt vesz. Mezei Virág és Bognár-Varga Szilvia szakmai közreműködőként 8, illetve 10 éves, az önkormányzatnál eltöltött idő alatt bizonyította rátermettségét, terhelhetőségét, mindketten jól ismerik az önkormányzat szervezetét és mindketten felsőfokú végzettséggel rendelkező, kiváló munkaerők. Bevonásukra a projektbe külön megbízási szerződés alapján kerül sor.

9. A partnerek közötti együttműködés bemutatása A projektet támogató projektmenedzsment szervezet minden tagja folyamatos kapcsolatot tart egymással, a kommunikációs csatornák kialakítása a projekt megkezdéséig megtörténik. A kommunikáció során a telefonos és az e-mailes egyeztetéseket részesítjük előnyben, összhangban a környezeti fenntarthatóság szempontjaival, azaz csak a leglényegesebb dolgokat nyomtatják ki és a nyomtatás során is törekednek újrahasznosított papír/elektronikus megoldások előnyben részesítésében, alkalmazásában. A projektmenedzser feladata, hogy minden projekt résztvevőt – legyen az hivatali, intézményi, társasági, társszervi vagy egyéb – tájékoztasson a projekt aktuális állásáról, illetve felel a projektszervezet hatékony működéséért, a feladatok koordinálásáért. Ennek érdekében – a projektszervezet felállításával egyidőben – valamennyi érintett tájékoztatása e-mailen és levél útján megtörténik a szükséges alap információk: elérhetőségek (telefon, e-mail), ütemterv, a projekt során elvégzendő fejlesztések és a bevonás hozzávetőleges időpontjának, tartalmának egyidejű közlése mellett. Célunk, hogy projektkommunikációnkban a projekt és annak eredményei minél szélesebb körben ismertek legyenek, továbbá tájékoztatást nyújtsunk a célcsoportok számára a fejlesztésekről, elkerülve ezáltal az értetlenséget, a passzivitást. A projekt kommunikációjának

lényege ezek figyelembevételével tehát a megvalósításra kerülő tevékenységek és módszerek és az azok által közvetített célok köztudatba építése minél több hagyományos és újszerű eszközön keresztül. A kommunikációs tevékenység eredményeként a projekt híre eljut a célcsoportokhoz olyan formában, hogy a megszólítani kívánt célcsoportok megtalálják a számukra kínált projektelemet, információt és ismeretanyagot. A rendszeres projekt értekezletekre a célcsoportok képviselői meghívást kapnak, biztosítva számukra a felkészülés, a hozzászólás és véleményezés lehetőségét. A projekt kommunikációja kapcsán a következő szintekre koncentrálunk: 

A célcsoport megszólításán túl a projekt során végzett komplex tevékenység promóciója, a társadalmi elfogadottság a projekt ismertségének növelése érdekében.



A projekt tevékenységének jellegéből adódó kommunikáció, az egyes módszertani és tevékenységi elemek promóciója.



Kiegészítő és követő kommunikáció: a projekt megvalósítási szakaszának folyamán és azt követően az elért eredmények bemutatása, másrészt újabb projektek, fejlesztések generálása érdekében.

A projekt kommunikációs stratégiájának meghatározásánál a következő alapelveket tekintettük elsődlegesnek: 

Pontosság: a valóságnak megfelelő, objektív információk továbbítása az érdekeltek felé.



Őszinteség: az esetlegesen előforduló, nem tervezett problémák feltárása, megvitatása a pályázó belső szervezetében és külső környezetében.



Hitelesség: számszerű adatokra, szakértői véleményekre épülő (igazolható) információk közvetítése az egyes célcsoportoknak megfelelő, közérthető formában.



Időbeli megfelelőség: a túl korán megjelentetett híradások elhúzódó várakozási időt, ezáltal türelmetlenséget, bizonytalanságot szülhetnek, míg a későn nyilvánosságra hozott tájékoztatások válsághelyzet kialakulását okozhatják, ezért az információk megfelelő időzítése különösen fontos.



Folyamatosság: a rendszeres, hosszabb szünet nélküli kapcsolattartás célja, hogy megelőzze a pályázón kívül álló forrásból származó, nem szakmai, esetleg pontatlan információk térnyerését.



Követhetőség: a pályázat útjának, a végrehajtás résztevékenységeinek folyamatos kommunikálása.



Átláthatóság: a pályázati és egyéb források felhasználásának teljes körű bemutatása a nyilvánosság számára.



Elérhetőség: a megvalósuló projekttel kapcsolatos adatok mindenki számára hozzáférhetőek, elhallgatott információk nincsenek.



Törvényesség: a törvényi előírások szem előtt tartása valamennyi résztevékenység végrehajtása során.



10.

Kétoldalú kommunikáció: a projektgazda biztosítja a visszacsatolási lehetőséget – tevékenységére és a közvetített információkra vonatkozóan egyaránt.

Tevékenységek időbeni ütemezése

Szervezetfejlesztési munkánk első lépéseként saját szakértői team-ünk és a bevonásra kerülő szakértők, tanácsadók közösen átnézik az előző években végrehajtott szervezetfejlesztési projektjeinket (Közös Értékelési Keretrendszer, Intézményirányítási Program, stb.). Az áttekintés és diagnóziskészítés időszakában munkánk ki fog terjedni - a jelen pályázat keretei között meghatározott célok teljesítése érdekében - a bevont intézmény és gazdasági társaság hasonló projektjeire is. Ezeket a feladatokat a projekt közel egy éves időtartamának első harmadában meg kívánjuk kezdeni, hiszen meg kell teremteni azokat az adatbázis és indikátor adatokat, amelyekre építjük a fejlesztési célokban meghatározott szakmai programjainkat. A projektünk első hónapjaiban kezdjük el azokat a lakossági kutatásokat és elégedettségi vizsgálatokat is, melyeket egyrészt az adott fejlesztésekhez input adatként kívánunk felhasználni, másrészt melyeket a jelen pályázat szakmai fejlesztési célként kijelöl. A lakossági kutatást az első vizsgálatot követően 8 hónap múlva ismételten végrehajtjuk, hogy összehasonlíthatóvá váljanak az eredmények, valamint benchmark adatbázisba rendezzük azokat a véleményformáló csoportok által megfogalmazott „mérföldköveket”, melyek fejlesztési folyamatunkban rendező elvként lesznek jelen. Projektünk első három hónapjában elindítjuk a támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálatát, mely ráépül azokra a stratégiai és új finanszírozási modellek kidolgozására, melyekhez információt és háttértámogatást fognak jelenteni. Szükséges még a legelején elindítani az intézményirányítással kapcsolatos erőforrás-tervezési folyamatainkat is, hogy 2014-ben már a feladatok végrehajtása a megvalósítás szakaszába érjen. 2014. első és második negyedévében az infrastruktúrával, stratégiákkal, a közszolgáltatások folyamataival, az intézményirányítással, az új feladat-ellátási modellel, a szakmai és támogató folyamatok újraértékelésével, a CAF kutatás elvégzésével, illetve az intézményi működést érintő HR felülvizsgálattal is foglalkoznak a kiválasztásra kerülő szakértők és tanácsadók, illetve a belső munkatársi team-ünk. A második negyedév folyamán tervezzük lebonyolítani belső képzéseinket. A program ütemezésénél törekedtünk arra, hogy a közös felülvizsgáló, adatképző és helyzetértékelő hónapok adatai ezekhez a párhuzamosan elindított folyamatokhoz elégséges információt és kellő adatbázis támogatást nyújtsanak. Csak így lehet ütemezni ezt a 12 hónapos projektet, különösen annak figyelembe vételével, hogy 2014. harmadik negyedévében a legtöbb folyamatfejlesztési elemet már zárni kívánjuk, és monitoringozni az elért eredményeket. Projektünk utolsó hónapjában már csak a nyomon követéssel és az elért fejlesztéseink monitoring funkcióinak élesítésével kívánunk foglalkozni. E tevékenységgel párhuzamosan befejezzük és lezárjuk a lakossági felmérést és kutatást, valamint a szakmai és támogató folyamataink BPR fejlesztéseit, mely szintén figyelembe veszi a lakossági kutatás eredményeit. A fenti feladataink végrehajtása és a leírt egymásra épülés eszköz oldalról az informatikai fejlesztés szoftvertermékén kívül jelentősebb beszerzést nem követel meg. A meglévő

számítástechnikai háttér, eszközök és gépek alkalmasak a tanácsadói munka támogatására, folyamataink és erőforrásaink elemzésére, valamint meglévő belső kommunikációs folyamataink támogatására.

11.

Pénzügyi fenntarthatóság és költséghatékonyság

A projekt keretében végrehajtandó feladatokhoz kapcsolódó költségelemeket a pályázatban részletesen kifejtjük. Pályázati előkészítő tevékenységünk során felmértük a tanácsadással, szakértéssel, vagyoni értékű jogok beszerzésével kapcsolatos piaci árakat. Utánajártunk és – a pályázati kiírás és útmutató tartalmának valamint a megvalósítandó fejlesztési elemek ismeretében – előzetes árajánlatokat kértünk be a térségben tevékenykedő cégektől vagy korábbi szakmai kapcsolataink, vagy ajánlások alapján. A külső beszerzések során törekedni fogunk arra, hogy az ár / minőség szempontokat a legmesszebbmenőkig figyelembe vegyük. A további költségelemek: projektmenedzsment, közbeszerzés, nyilvánosság, rendezvényszervezés, szakmai megvalósítás tekintetében pályázati tapasztalatainkra építünk. Költségvetésünk összeállításának paramétereit a Projekt adatlap 1. számú melléklete. „I. A költségvetés alátámasztása, technikai specifikáció” tartalmazza részletesen. Az alábbiakban a költséghatékonyság szempontjait bemutatva ismertetjük a költségkategóriákhoz kapcsolódó, naturália mélységig kifejtett részletes költségvetésünket: 

Projektmenedzsment: 1 fő projektmenedzser, Schlögl Krisztián megbízási díja 56 600 Ft/hó, járulékok 13 745 Ft/ hó, 15 hónap időtartamra (54. Bérköltség 849 000 Ft, 56. Bérjárulék: 206 310 Ft).



Mérnöki, szakértői díjak, adatbázisok, tanulmányok készítése: 529. Egyéb igénybe vett szolgáltatások költségei: 6 045 200 Ft mérnöki, szakértői díjak, 7 340 600 Ft adatbázisok, tanulmányok készítése, az alábbiak szerint:

Becsült Mérnöki, Adatbázis, időigény szakértői tanulmány Eredménytermékek szakértői bruttó MérnökiAdatb.Fejlesztési elem enap (Ft) bruttó (Ft) szakértői tanulm. (2.) Támogató infrastruktúra, Intézményszerződéses kapcsolatok irányítási felülvizsgálata 21 755 650 1 511 300 modell Tanulmány 2.1. Dokumentumelemzés 5 539 750 2.2. Személyes interjúk 4 431 800 2.3. Lakossági kutatás 5 539 750 2.4. Intézményirányítási modell javaslat 7 755 650 (3.) Költségcsökk., hatékonyságnöv., opcióinak és stratégiájának kidolgozásra 18 0 1 943 100 Tanulmány 3.1. Dokumentumelemzés 9 971 550 3.2. Munkatársi interjúk 9 971 550

Kapcsolódó monitoring mutatók

Intézm. ir. modell 1 db

Tám. infrast., szerz. kapcs. bemutató tan.

Hatékonyságnöv. lehetőségeit bemutató tanulmány 1 db

A megváltozott feladatellátást lekövető belső

(4.) Intézmények feladatellátási és finanszírozási

25

539 750

2 159 000 1 db mód. SZMSZ

Feladatellátási és

Fejlesztési elem modelljének kidolgozása 4.1. Dokumentumfelülvizsgálat 4.2. Munkanap-fényképezés 4.3. Helyszíni interjúk 4.4. Pénzügyi-gazdasági átvilágítás 4.5. Kutatás a szolgáltatást igénybe vevők körében (5.) A települési közszolgáltatások összehangolása V 5.1. Lakossági kutatás 5.2. Adatbázis-képzés, tanulmány (9.) Lakossági felmérés és elemzés V 9.1. Lakossági kutatás és elemzés I. 9.2. Lakossági kutatás és elemzés II.

Becsült Mérnöki, Adatbázis, időigény szakértői tanulmány Eredménytermékek szakértői bruttó MérnökiAdatb.enap (Ft) bruttó (Ft) szakértői tanulm. fin.modell

5 5 3

539 750 539 750 323 850

7

755 650

5

539 750

6 3

323 850 323 850

3 6

Lakossági igény323 850 felmérés

szabályzat 1 db

Tanulmány

0

647 700

Lakossági igényfelmérés 2 db

3

323 850

(10.) Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata V 10.1. Swot analízis

7 3

431 800

Folyamatleír ások, átdolg. 323 850 szabályzat Tanulmány 323 850

10.2. BPR

4

431 800

(12.) Intézmények, foglalkoztatók HR felülvizsgálata, átszervezése 12.1. Dokumentumfelülvizsgálat 12.2. Munkanap-fényképezés (13.) Intézkedések megvalósításának folyamatos nyomon követése 13.1. Tényfeltárás,

215 900 215 900

Előkészítés dokumentu mai (tanulmány 431 800 mell.)

3

323 850

1

107 950

19 2 051 050

Intézményirányítási 0 modell

8 863 600 11 1 187 450

16 1 727 200 8

Lakossági igényfelm. 1 db

Tanulmány

323 850

6 2

Tám. infrast., szerz. kapcs. bemutató tan.

323 850

3

(11.) CAF modell bevezetése / felülvizsgálata V 11.1. Kutatás előkészítése 11.2. Kutatás lebonyolítása, elemzés, prezentáció 11.3. Cselekvési program összeállítása


863 600

Ütemterv, 0 program

A Hatémegvált. konyság feladatnöv. ellátást leh. lekövető bemutabelső tó tan. szab. 1 db 1 db

Tanulmány

Intézményirányítási modell 1 db

Fejlesztési elem adatgyűjtés 13.2. Beszámoló, jelentés elkészítése MINDÖSSZESEN:

Becsült Mérnöki, Adatbázis, időigény szakértői tanulmány Eredménytermékek szakértői bruttó MérnökiAdatb.enap (Ft) bruttó (Ft) szakértői tanulm.

8 863 600 124 6 045 200

7 340 600


13 385 800



Horizontális szempontok teljesítésével kapcsolatosan vállalt tevékenységek költségei: nincs ilyen tervezett költségünk.



Nyilvánosság biztosítása: III. sz. kommunikációs csomaghoz kötelezően előírt tételek teljesítését vállaljuk, azaz 2 db „C” típusú tábla elkészíttetése 40 640 Ft összegben, 2 db „D” típusú tábla elkészíttetése 58 420 Ft összegben, sajtómegjelenés a projektzáráshoz kapcsolódóan 253 365 Ft összegben. 529. Egyéb igénybe vett szolgáltatások költsége, külső szállító bevonásával. A Térképtér feltöltéshez és a projekt fotódokumentációjának elkészítéséhez külön költségtételt nem rendeltünk.



Közbeszerzési eljárások költségei: A mérnöki, szakértői tevékenységeket, illetve adatbázisok, tanulmányok készítését tervezzük meghirdetni és az 531. Hatósági igazgatási, szolgáltatási díjak, illetékekre 80 000 Ft-ot, saját közbeszerzési szakértőnk megbízási díjára 54. Bérköltség soron 176 000 Ftot, 56. Bérjárulék soon 42 768 Ft-ot tervezünk.



Képzés: önálló szakmai képzést a projekten nem terveztünk.



Rendezvényszervezés: A jó gyakorlat átvétele, a tudásmegosztás teljesítése érdekében két db rendezvényt tervezünk 20 – 25 fő részvételével, külső rendezvényszervező cég megbízásával 529. Egyéb igénybe vett szolgáltatások költségei soron 337 397 Ft összegben.



Immateriális javak: önkormányzati integrált adatkezelő rendszer létrehozását tervezzük a projektben engedélyezett mértékig, szorosan kapcsolódva a 6. sorszámú fejlesztési elem szakmai megvalósításához. Immateriális javak / 113. Vagyoni értékű jogok 2 095 500 Ft.



Útiköltség: útiköltséget a projektben nem kívánunk elszámolni.



A projekt szakmai megvalósításával összefüggő személyjellegű költségek és járulékaik: 3 fő szakmai megvalósító (Schlögl Krisztián, Mezei Virág, Bognár-Varga Szilvia) bevonását és díjazását tervezzük. 100 000 Ft/fő/hó bérköltséggel, 12 hónap időtartamban, összesen 52. Bérköltség: 3 600 000 Ft mértékben, illetve 24 300 Ft/fő/hó bérjárulékot kalkulálva szintén 12 hónapig az 54. Bérjárulékok soron: 874 800 Ft mértékben. Saját bevont szakembereink megbízási szerződés alapján látják el tevékenységüket.

12.

A tudásmegosztásra vonatkozó vállalás és annak szintje

Tudás- és ismeretátadás tekintetében mindhárom (1., 2. és 3. szint) – a részletes felhívás és útmutatóban megjelölt – szintet teljesíteni kívánjuk, az alábbiak szerint. A szervezetfejlesztési projekt eredményeit és a megvalósítás tapasztalatait részletesen összefoglaló beszámolót készítünk legkésőbb a projekt zárásáig, amelyet a szakmai válaszokkal (a projekt eredménytermékeivel) együtt – városi honlapunkon – egy külön könyvtárban a nyilvánosság számára hozzáférhetővé teszünk. Szakmai beszámolónk egy példányát a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium részére a jó gyakorlat megismerése céljából közvetlenül megküldünk. Tevékenység Beszámoló készítése Beszámoló közzététele Eredménytermékek közzététele Beszámoló küldése a KIM részére

Felelős Bevonásra kerülő szakmai megvalósító(k) Önkormányzat informatikusa Önkormányzat informatikusa Önkormányzati projektmenedzser

Határidő Projektzárásig, de legkésőbb 2014. dec. 31.

Elsősorban kistérségünkön belül felvesszük a kapcsolatot olyan – érdeklődő – önkormányzatokkal, akik számára szakmai bemutatót szervezhetünk. A szervezetfejlesztési projektben elért eredményeinket prezentáció segítségével mutatjuk be és „projekt kerekasztal” megbeszélésen az új megoldásokat, intézményi modelleket, közigazgatási közszolgáltatás minőségét javító fejlesztéseinkre vonatkozó információkat a meghívott önkormányzatokra adaptálható gyakorlati útmutatással adjuk át. Biztosítjuk továbbá a megbeszélésen részt vevő önkormányzatok számára a szakmai konzultáció lehetőségét, az átvehető jó gyakorlatok átvételét és a lakosság felé történő kommunikálását. A jelen támogatási konstrukcióban nem támogatott, meghívásra kerülő önkormányzatok száma minimum 5 db. Tevékenység Kapcsolatfelvétel, partnerek felkutatása Szakmai bemutató szervezése Prezentáció tartása, megbeszélés vezetése

Szakmai konzultáció lehetőségének biztosítása, kapcsolattartás

Felelős Önkormányzati projekt asszisztens Önkormányzati projekt asszisztens Polgármester / Jegyző / Projektmenedzser Bevonásra kerülő szakmai megvalósító(k) Polgármester / Jegyző / Projektmenedzser Bevonásra kerülő szakmai megvalósító(k)

Határidő 2014. aug. 30. 2014. szept. 30. 2014. szept. 30.

2014. dec. 31-ig folyamatos

Felvesszük a kapcsolatot a régióban támogatást nyert önkormányzat vezetőivel annak érdekében, hogy egy közösen megszervezendő rendezvény – műhelymunka – keretén belül a jó gyakorlat bemutatása, ezáltal a Benchmark közigazgatási adatbázis feltöltése, valamint az

együttműködésben megvalósítható, a hatékony működést elősegítő szervezeti és szervezési megoldásokat közösen értékeljük és egyeztessük. A jelen támogatási konstrukcióban támogatást elnyerő, műhelymunkára bevonásra kerülő önkormányzatok száma minimum 10 db. Tevékenység Kapcsolatfelvétel, partnerek felkutatása Egynapos műhelymunka megszervezése (megszervezés koordinálásában való részvétel) Szakértő részvétel biztosítása a műhelymunkán

13.

Felelős Önkormányzati projekt asszisztens Önkormányzati projekt asszisztens Önkormányzat szakmai képviselője Bevonásra kerülő szakmai megvalósító(k)

Határidő 2014. jan. 31. 2014. márc. 31.

A műhelymunka napján.

Esélyegyenlőség, fenntarthatóság

A projekt során a megvalósításba bevont tanácsadók és szakértők erőforrás többlete teljes mértékben megteremti a sikeres végrehajtás feltételeit. Mivel a pályázat jelentősebb mértékű beruházást nem igényel, így a projekt fenntartásának ilyen irányú erőforrás-szükséglete minimális. Számunkra a legfontosabb, hogy koncentráljunk, hogy a belső és külső erőforrásaink együttes munkájával végrehajtott egy éves fejlesztési munkánk fenntarthatóvá váljon a megfogalmazott fejlesztési irányok ésszerűségén, racionalitásán és költségcsökkentési lehetőségein keresztül. Pályázatunkat úgy állítottuk össze, hogy minden elemében támaszkodunk az elmúlt évek fejlesztési eredményeire, valamint azokra a stratégiai és ciklusprogramokban megfogalmazott irányokra, melyek hosszú távon meghatározzák városunk fejlődési pályáját. Az általunk kijelölt fejlesztési irányok nem ütköznek egyetlen lakossági érdekcsoport működésébe, nem beazonosíthatóak olyan ellenérdekelt felek, akik bármely szakmai fejlesztési pont végrehajtása során opponálnák önkormányzatunk munkáját, szakértőink tevékenységét. Sokkal fontosabbnak tartjuk, hogy városunk, térségünk képes legyen magasabb fordulatszámmal a 2010-ben megfogalmazott új gazdasági és társadalmi követelményrendszerhez illeszkedni egyrészt nyitottságunkkal, másrészt határozott szakmai álláspontunkkal, mellyel eddig is támogattuk a saját és nemzetközi forrásokkal megvalósuló terveinket. 2013. januárjában bekövetkezett jelentős közigazgatás-átalakítási folyamathoz illeszkedően önkormányzatunk végrehajtotta a Magyary Programban megfogalmazott szempontok figyelembe vételével a feladatok átcsoportosítását és megteremtettük a helyi közigazgatási rendszerünk új alapokra helyezését. Jelen pályázat keretein belül kijelölt fejlesztéseinkhez az általunk biztosított források rendelkezésre állnak (humán, eszköz, anyagi, stb.), ezért biztonsággal kijelenthetjük, hogy a fenntartási időszakban, illetve a fenntartási időszak lejártát követően is a fejlesztéseink teljes körű megvalósításához szükséges forrásokat az éves költségvetési tervbe évről-évre be fogjuk tervezni. A projekt során létrejövő lakossági, gazdasági, civil, stb. együttműködések fenntartására vonatkozó igényünk és elkötelezettségünk rögzített, és ezen szándékunkat

fenntartjuk a projekt fenntartási időszakának lezártát követően is, mivel ezek teljesítése külön költségkeretet nem igényel. Városunk vezetése elkötelezett az ÁROP programban megfogalmazott célok megvalósításában, mivel a kijelölt fejlesztési célterületek városunk teljes lakosságát megszólítja, velük kommunikál és látható módon különösen az intézményekkel való közös feladatok végrehajtása pozitívan fogja érinteni az itt élőket a gyermekektől egészen a szépkorúakig. Esélyegyenlőségi szempontok legmesszemenőbbekig történő figyelembe vételével biztosítjuk, hogy munkatársaink, a velünk együttműködő civil szervezetek, intézményeink és gazdasági társaságaink a testület által elfogadott esélyegyenlőségi tervben foglaltakat körültekintően és felelősségteljesen napi munkájuk során alkalmazzák. A folyamatok fejlesztésekor, néhány esetben a folyamatok újratervezésénél alkalmaznunk kell azokat az esélyegyenlőségi szempontokat, melyek tágabb társadalmi környezetünk irányából érkező kéréseknek korra, nemre, iskolai végzettségre, stb. vonatkozóan is az általunk deklarált szabályok szerint fogalmazza meg a válaszokat.

14.

Kockázatértékelés

A kockázatkezelés állandó, ciklikus folyamat, amelyet a mindennapi tevékenységek közé be kell sorolni. Jelen projekthez kapcsolódóan a projekt kockázati elemeit és tartalmát az alábbi lépések szerint értékeltük. 1. A kockázatok azonosítása (korábbi projekt tapasztalatok és csoportmegbeszélésen elhangzottak alapján). Jelen projektre is igaz, hogy a kockázatok forrása lehet az önkormányzatra nézve külső eredetű kockázat vagy a szervezet saját tevékenysége (vagy annak hiánya) hatására kialakuló kockázat. Mindezek alapján a projekt szempontjából meghatározó legfontosabb kockázatokat az alábbiak szerint azonosítottuk: a. szakmai koncepció nem kellően megalapozott, nélkülözi az átfogó helyzetelemzést b. a pályázat bírálatának elhúzódása, ami a projekt időbeli csúszását eredményezi c. kommunikációs problémák d. a projekt időtartama alatti szabályozási környezet változásai e. a bevont partnerek (pl. intézmények, gazdasági társaságok), közszolgáltatásokat igénybe vevők (lakosság) passzivitása f. szervezetfejlesztés által érintett humán erőforrás tájékozatlansága g. fejlesztési javaslatok megalapozatlansága h. átláthatatlan projekttevékenységek i. projektelszámolás nehézségei j. projektzárás összetettsége 2. A kockázatok értékelése (objektív mérlegelés, számszaki értékelésre való törekvés). Az értékelés során kialakítottuk a kockázati kategóriák besorolási kereteit (magas / alacsony). 3. Az elfogadható kockázati kategória rögzítése (a szervezet és / vagy a vezetés számára). A szervezet „kockázattűrő képessége” a kockázati kitettségnek az a szintje, ami felett a szervezet mindenképpen válaszintézkedésre kényszerül. Ennek megfelelően a projektben az alábbi kategóriákat rögzítettük:  veszélyes  jelentős  számottevő  jelentéktelen.

4. A kockázatokra adható reakciók azonosítása során megegyeztünk abban, hogy az alábbi négy alapvető kockázatkezelési stratégia egyikébe soroljuk az adott kockázatot:  kockázat átadása (biztosítás révén)  kockázat elviselése (lehetséges válaszintézkedés aránytalanul nagy költségei miatt)  kockázat kezelése (célja a kockázatok elfogadható szintre való csökkentése)  kockázatos tevékenység befejezése (közszférában nehezen megvalósítható)

Szervezetre gyakorolt hatás

Fentiek alapján az alábbi „kockázati térképet” állítottuk össze (az 1. pontban azonosított kockázatok):

Magas

Alacsony

Számottevő a. szakmai koncepció c. kommunikáció d. szabályozás-változások g. megalapozatlanság h. projekttevékenységek

Veszélyes b. időbeli csúszás e. passzivitás

Jelentéktelen f. tájékozatlanság

Jelentős i. projektelszámolás j. projektzárás

Alacsony Bekövetkezés valószínűsége

Ssz. a.

b.

c.

d.

e.

f. g.

A kockázatokra adható reakciók meghatározása: Stratégia Konkrét válasz kockázatkezelés, már Szakmai koncepció elkészítésének a pályázat beadását munkamódszere a csoportmunka, megelőzően személyes konzultációk, kapcsolódó adatok, információk értékelése kockázat-elviselés A pozitív döntést követően a TSZ aláírásának gyorsítása, előkészületek a projektkezdés előtt a szállítók kiválasztása, a partnerek bevonása, valamint a szükséges alapinformációk összegyűjtése tekintetében kockázatkezelés Projektszervezet felállításával egyidőben a projektkommunikáció csatornáinak kijelölése, rögzítése kockázat-elviselés Változások figyelése, a módosítások saját működésbe adaptálási idejének lerövidítése kockázatkezelés Érintettek időben történő tájékoztatása írásban és szóban. Gondoskodás a megfelelő motivációról. kockázatkezelés Tudásmenedzsment, tudásmegosztás a projekt eredményeivel összefüggésben. kockázatkezelés Átfogó helyzetértékelés megkövetelése minden egyes fejlesztési elem kidolgozásakor, az eredménytermékek véglegesítését megelőzően egyeztetés az illetékesekkel, érintettekkel.

Magas

Felelős / ellenőr projektmenedzser

polgármester, jegyző

projektmenedzser

polgármester, jegyző polgármester, jegyző polgármester, jegyző polgármester, jegyző

Ssz. h.

Stratégia kockázatkezelés

i.

kockázatkezelés

j.

kockázatkezelés

Konkrét válasz Projektdokumentáció, projektmenedzsment szabályozása. Számlák, szállítók, teljesítések nyomon követése, terv szerinti elszámolások eszközlése, gondoskodás a bizonylati rend betartásáról és betartatásáról Gondoskodás a projektdokumentáció, időközi jelentések, adatszolgáltatások naprakészségéről, aktualizálásáról.

Felelős / ellenőr projektmenedzser projektmenedzser

projektmenedzser

Az esetlegesen bekövetkező kockázatok kezelése: a. A szakmai koncepció jelöli ki a projekt céljait, a fejlesztés területeit, azok tartalmát, valamint a projekttel elérni kívánt eredményeket. Ezért az önkormányzaton belül előkészítő szakmai team-et hoztunk létre, akik a koncepció egyes pontjait együttműködésben és egyetértésben alakítják ki. Összehangolják a fejlesztési elemeket vezetői elvárásokkal, továbbá kigyűjtik a szükséges információkat az összeállításhoz. Amennyiben a pályázat megvalósítása során valamely, szakmai koncepcióban meghatározott elemről kiderül, hogy nem volt megalapozott, a változásmenedzsment eszköztárával, a támogatási szerződésben foglaltak teljesítése mellett a problémát kezeljük. b. A pályázat bírálati időszakában az esetleges hiánypótlások kezelésére a felelősöket kijelöljük annak érdekében, hogy gyorsan tudjanak reagálni a megkeresésekre. A projekttel felmerülő beszerzéseinket előkészítjük: kiválasztjuk és megkeressük árajánlatkéréssel a lehetséges beszállítókat. A támogatási szerződés kötésének folyamatát – különösen az aláírásokat, jóváhagyásokat – házon belül felgyorsítjuk. Kijelöljük az egyes fejlesztési elemek felelőseit, előzetesen tájékoztatjuk az érintett intézményeinket, gazdasági társaságaink vezetőit a pályázaton való részvételünkről. c. A projekt kommunikáció gyorsítása érdekében kijelöljük azokat a csatornákat, amelyeken az együttműködést megvalósítani szándékozunk és megkeressük a csatornák végén azokat a kontakt személyeket, akik alkalmasak lesznek a kapcsolattartásra. Tájékoztatásukat már a pályázatírással egyidőben biztosítjuk. Ha mindezek ellenére mégis jelentkeznek kommunikációs problémák, megkeressük a felelősöket és a megfelelő intézkedésekkel megszüntetjük az esetleges hiányosságokat. d. A projekt időtartama alatt az esetleges jogszabály- és szabályozási környezet változások kezelésére jelenleg is rendelkezésünkre állnak jogász, közgazdász kollégák, akik követik a módosításokat. Projektkezdésig kigyűjtjük azokat a jogszabályokat, illetve belső – a projektben érintett – szabályzatokat, előírásokat, amelyek időközbeni módosítása befolyásolhatja a projekt kimenetelét. A projekt kezdésével egyidőben kijelöljük azt a kollégát, aki ezt a szabályozási környezetet rendszeres időközönként figyeli és időben tájékoztatja a menedzsmentet a változásokról. e. Intézményeink, gazdasági társaságaink és a projektben érintett lakossági szegmens passzivitása lassíthatja a projekt hatékonyságát. Fontosnak tartjuk a részletes tájékoztatást, valamint a kellő motivációt, ami biztosítja az aktív részvételt. A bevonandó szervezetek vezetőit a pályázaton történő részvételről értesítettük. Az ő motivációjuk az az igény, hogy költségtakarékosabb gazdálkodást tudjanak felmutatni. Objektíven mérhető eredmények elérésére törekszünk. A lakosság motivációját a megkérdezésük, kérdőív-kitöltésük folyamán szintén biztosítani fogjuk.

f.

A projektben résztvevő személyek, szervezeti egységek, szervezetek számára hozzáférhetővé tesszük a projekt dokumentumokat, a rendszeres team munka során a projekt előrehaladásáról készülő beszámolókat, a feladatelosztást. A tudásmegosztásra vonatkozó vállalásunk teljesítésébe valamennyi résztvevőt bevonjuk, akár tevőlegesen, akár hallgatóságként, ezáltal is biztosítva kellő tájékoztatásukat. Az egyéni információ igényt éppúgy teljesítjük, mint a szervezeti megkereséseket. g. A beszállítók kiválasztása során törekszünk arra, hogy a bevonandó tanácsadó kellő közigazgatási tapasztalattal, szaktudással és az előző ÁROP projektben felmutatható referenciával rendelkezzen. A rendszeres team ülések, a kommunikáció, a felelősök kijelölése mind azt a célt szolgálja, hogy csak és kizárólag olyan fejlesztési javaslatok kerüljenek a döntéshozók elé, amelyek kellően alátámasztottak, önkormányzat-specifikusak és költségcsökkentő, hatékonyságnövelő célokat valósítanak meg. Ha ettől eltérően olyan javaslat is a vezetés elé kerül, amely nem kellően megalapozott, a szakértő – igényeink szerint – kénytelen lesz átdolgozni azt. h. A projekttevékenységek dokumentáltak, ezáltal visszakereshetőek és ellenőrizhetőek. Erre jogosult személy, szervezet számára a hozzáférést biztosítjuk. i. A projekt pénzügyi elszámolása a pályázati útmutatóban rögzített feltételek mellett valósul meg. Kijelölt munkatársaink rendelkeznek kellő tapasztalattal és gyakorlattal arra nézve, hogy elkülönítetten, a bizonylati rendnek megfelelően kezeljék a projekt pénzügyeit, ezáltal naprakész adatot szolgáltatva a polgármesternek, illetve a projektmenedzsernek. Törekszünk a precizitásra és biztosítjuk az ellenőrzést. j. A projektzárásra előállítjuk a beszámolót, pénzügyi teljesítést csak – TSZ szerint teljesített – átvett eredménytermék után eszközlünk, a ZPEJ-t részekre osztjuk és kijelöljük a felelősöket, akik az adatszolgáltatásról gondoskodnak. 5. A válaszintézkedések beépítése a folyamatokba és a kialakított keret rendszeres felülvizsgálata. Megegyezhetünk abban, hogy a projekt kockázatkezelése akkor lesz hatékony, ha beépítésre kerül a szervezet folyamataiba és felelősök, határidők hozzárendelésével. A megfogalmazott kockázatcsökkentő cselekvési program következetes végrehajtását ellenőrzik, a szükséges beavatkozásokat megteszik. A kockázatkezelés folyamatos nyomon követése a külső és belső környezet folyamatos változása miatt tehát elengedhetetlen annak érdekében, hogy a megfelelő reakcióidő biztosított legyen.

15.

A projekt minőségbiztosítása

Vállaljuk a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium, mint az ÁROP-1.2.18. Szervezetfejlesztési Program című projekt projektgazdája által biztosított szakértői csoporttal való teljes körű együttműködést. Erre a pályázatunk szakmai megvalósításában részt vevő külső tanácsadók (szállítók) figyelmét – szerződéskötéssel egyidőben – felhívjuk.

16.

Szinergia, a projekt összegzése

Városunk politikai és szakmai vezetése érdekelt abban, hogy a megvalósuló és tervezés alatt álló fejlesztéseinket is mindig azokhoz a társadalmi elvárásokhoz igazítsák, melyeket a lakosság folyamatosan megfogalmaz, és tőlünk, mint a város vezetőitől megkövetel. Minden pályázatunk arra a szinergiára épül, hogy a stratégia programjaink, ciklusprogramok, költségvetés-tervezési

módszereink, stb. átláthatóak és kellően érthetőek legyenek mindazok számára, akik érdeklődésükkel, kérdések megfogalmazásával megtisztelnek minket. Az infrastruktúra-fejlesztés, beruházásaink, szervezett fejlesztéseink egymásra épülőek és közös erővonal mellett erősítik városunk belső tartását, kihatva a kulturális életünktől gazdasági programjainkon át egészen a családokig, gyerekekig. Ezeket a fejlesztési íveket kívánjuk programokká formálni azokkal a hazai és uniós források bevonásával megvalósuló programjainkkal, melyek egyrészt szépítették és korszerűbbé tették városunkat, másrészt élhetőbbé és hosszú távon perspektivikussá tették a térségben elfoglalt helyzetünk alapján lakosaink számára városunkat. Ezért jelen pályázatunkban megfogalmazott gondolatok is szervesen illeszkednek az önkormányzat polgármesteri hivatalát, intézményeinket és gazdasági társaságainkat érintő lezárt, sikeres pályázatainkhoz, ezáltal megvalósult fejlesztéseinkhez. Közös szinergiának tartjuk, hogy ebben a pályázatban is a hatékonysággal, gazdaságossággal, költségcsökkentéssel, mint rendező fogalmakkal járjuk körbe városunk intézményi infrastruktúráját, hivatalunk működését, és ha kell, gazdasági társaságainkat. Tisztában vagyunk azzal, hogy városunk fejlesztése embereken múlik, különösen munkatársainkon. Könnyebben hozunk döntést és támogatunk olyan infrastrukturális beruházásokat, melyek az energiaracionalizálással vagy éppen kerékpárút építéssel kapcsolatos, mint olyan témakörökben, mely nem betonból és téglából építi meg a maradandó alkotást, hanem tudást fejleszt, képességet javít és költséget spórol meg. Ez az a paradigmaváltás, melyen képviselő-testületünk átesett és az elmúlt években már tudatosan követjük a ciklusprogramban meghatározott humán-erőforrás fejlesztéssel kapcsolatos céljaink, kitűzött feladatink végrehajtását. A legfontosabb, amit meg kell tennünk, hogy városunk működésének hatékonyságát, folyamataink átláthatóságát, működésünk finanszírozását új megoldásokkal, modellekkel gyökeresen megváltoztatjuk. Ehhez rövid távon szükséges külső szaktanácsadók, szakértők bevonása, de az igazi értéket személyzetünk, intézményeink és gazdasági társaságaink munkatársai hordozzák, mert rájuk támaszkodva, velük együttműködve fogjuk végrehajtani a pályázatunkban megfogalmazott feladatok végrehajtását. Az elmúlt években végrehajtott legjelentősebb fejlesztéseink, beruházásaink előkészítése során is egyik fontos szempontként kezeltük a végrehajtott fejlesztés fenntarthatóságát. Ennél a projektünknél is kidolgoztuk, ezáltal biztosítani fogjuk mindazon feltételeket, melyek a végrehajtott fejlesztéseink és a jó állam irányába tett határozott lépéseink hatását fokozni fogják, és eredményeinket ismertté teszik az összes közigazgatási szereplő előtt.

Dátum: Kőszeg, 2013. július 26.

Huber László Kőszeg város polgármestere Kőszeg Város Önkormányzata képviseletében

LÉTSZÁMOK engedélyezett létszámkeretek 2013. április 30-án 1. Chernel K. Városi Könyvtár 2. Jurisics-vár Műv.Központ és Várszínház 3. Városi Múzeum - Tábornokház Közműv. intézm. összesen: 4. Kőszegi Közös Önkormányzati Hivatal Intézmények összesen: 5. Kőszeg Város Önkormányzata

I. Önkormányzat és intézményei összesen 1. Központi Óvoda 2. Bölcsőde 3. Felsővárosi Óvoda 4. Peresznyei Óvoda 5. Horvátzsidányi Óvoda

I. Központi Óvoda összesen:

szakmai technikai Közfogl összesen 7 0,75 7,75 5,5 7,25 5 17,75 5 5 10 17,5 13 5 35,5 43 2 45 60,5 15 5 80,5 2 2

60,5

15

szakmai technikai 11,50 6,25 4,00 1,00 6,00 4,00 2,00 1,00 2,00 1,00

7

82,5

Közfogl összesen 17,75 5,00 10,00 3,00 3,00

25,50

13,25

10,00 2,00 2,00 2,00

6,25 1,00 2,00 2,00

16,00 43,25

11,25 4,50

8,00

0,50 0,25

IV. Kőszeg Város és Vonzáskörzete Többcélú Kistérségi Társulás Munkaszervezete

0,00

0,00

0,00

0,00

Társulás intézményei összesen: V. Kőszeg Város és Vonzáskörzete Többcélú Kistérségi Társulása

84,75 3,00

29,00

0,00

113,75 3,00

6. Újvárosi Óvoda 7. Kőszegfalvi Óvoda 8. Bozsoki Óvoda 9. Velemi Óvoda

II. Újvárosi Óvoda összesen: III. Szociális Gondozási Központ Ebből: 1. Védőnői szolgálat 2. Ifjúság egészségügyi gondozás

Társulás és intézményei összesen

87,75

29,00

0,00

38,75 16,25 3,00 4,00 4,00

0,00

27,25 47,75 8,50 0,25

116,75

Kőszeg Város Önkormányzata ÁROP-1.A Szervezetfejlesztés konvergencia régiókban lévő önkormányzatok számára SZAKMAI KONCEPCIÓ 2013

Recommend Documents