Kroniek
Rapport van de commissie regeling openbaarheid archieven
De Morrenstichting in 1984 De Morrenstichting heeft in dit verslagjaar het volgende verricht. Aan 85 archivarissen werden de kosten voor logies en ontbijt vergoed voor in totaal 172 overnachtingen. Een drietal onderzoekers werd het mogelijk gemaakt in het gastvrije Culturele Centrum 'De Pauwhof' te Wassenaar te logeren. Een Noorse archivaris werd in de verblijfskosten gesubsidieerd. Medewerking werd verleend aan de Rijks archiefschool voor de ontvangst van leerlingen van de Archivschule te Marburg. De besturen van SOD en VAN kwamen voor gezamenlijk beraad bijeen met steun van de Morrenstichting. De Werkgroep semi-statisch archiefbeheer van de ministeries bracht met subsidie een vruchtbaar bezoek aan het bedrij fsarchief van Philips. De Morrenstichting heeft ook de in oktober 1984 door de VAN georganiseerde studiedagen belangrijk gesubsidieerd. Tenslotte mag niet onvermeld blijven de steun van onze stichting in het kader van '100 jaar Gemeentearchief van 's-Gravenhage'. De medewerkers van het jubilerende archief, die krachtens testamentaire bepaling niet in aanmerking komen voor verblijfsvergoeding, omdat zij in Den Haag of omgeving woonachtig zijn, werden in staat gesteld gedurende een weekend bijeen te komen in het ontspanningsoord 'De Lommerbergen' te Reuver (L.). Regenten hebben bij het verlenen van dit subsidie tevens overwogen, dat er een bijzondere relatie heeft bestaan tussen Morren en het Haagse archief bij de totstandkoming van zijn vele geschriften over 's-Gravenhage. H. J. van Meerendonk
directeur
'A popular government without popular information or the means of acquiring it, is but a Prologue to a Farce or a Tragedy, or, perhaps both '. James Madison aan W. T. Darry, 4 augustus 1822, aangehaald in NAB 1982, p. 352. 1 Opdracht en samenstelling Vragen rond de beperking van de openbaarheid van in de (openbare) archiefbewaarplaatsen berustende archieven en de voorwaarden waaronder deze archieven eventueel geraadpleegd kunnen worden brachten de Vereniging van Archivarissen in Nederland ertoe een commissie in het leven te roepen, die de regeling van de beperking van de openbaarheid, zoals die thans geldt, zou moeten bestuderen en adviseren over mogelijke verbeteringen. Deze Commissie Regeling Openbaarheid Archieven werd op 5 maart 1982 door de vice-voorzitter van de Vereniging van Archivarissen in Nederland, dr. F. C. J. Ketelaar, geïnstalleerd. Zij vergaderde op 5 maart - 27 april - 21 september - 23 november 1982-22 m a a r t - 1 9 mei 1983. Als voorzitter trad op mr. J . D . C h r . de Vries, adjunct-directeur van de Rij ks Archiefschool ; secretaris was J. H. Kompagnie, verbonden aan de tweede afdeling van het Algemeen Rijksarchief. De commissie bestond voorts uit prof. dr. J. Th. M. Bank, buitengewoon hoogleraar aan de Erasmusuniversiteit te Rotterdam in Geschiedenis en Communic a t i e - m r . J. H. van den Hoek Ostende, adjunct-gemeentearchivaris van Amsterdam - mw. drs. E. M. Koen, archivaris bij het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis - drs. E. van Laar, rijksarchivaris van de tweede afdeling van het Algemeen Rijksarchief- prof. dr. A. F. Manning, hoogleraar in de Nieuwste Geschiedenis aan de Katholieke Universiteit te Nijmegen. Het rapport is besproken in de ledenvergadering van 29 juni 1984 (NAB 88 (1984), 394-398).
Werkwijze Door het richten van een aantal vragen aan beheerders en gebruikers van archieven verwierf de commissie zich een inzicht in de huidige gang van zaken rond de openbaarheid, de daarover bestaande klachten en de denkbeelden omtrent wenselijk geachte verbeteringen. Van de 34 aangeschreven archiefbeheerders antwoordden er 28 (82%). Bij 214
215
•NMMiattMEttÜ
• • H M
de gebruikers, voornamelijk gekozen uit universitaire en journalistieke kringen, die zich met de contemporaine geschiedenis bezig houden, lag dit percentage, ook na het verzenden van rappèlbrieven, aanzienlijk lager, te weten 11 van de 33 aangeschrevenen (33%). Het heeft de commissie teleurgesteld, dat uit de kring van gebruikers, van wie kon worden vermoed dat zij moeilijkheden hadden ondervonden bij de raadpleging van niet-openbare archieven, weinig reacties zijn gekomen. Twee journalisten en één universitaire medewerker hebben van de hun geboden gelegenheid gebruik gemaakt persoonlijk hun standpunten mondeling aan de commissie uiteen te zetten. Noch de beheerders, noch de gebruikers brachten ernstige bezwaren naar voren. Slechts in enkele gevallen was inzage van stukken geweigerd. Van beroepsmogelijkheden was vrijwel geen gebruik gemaakt. Als lastig hadden sommigen ondervonden het gebrek aan eenheid van de regelingen bij verschillende archiefdiensten en ministeries, de problemen bij het definiëren van het begrip 'wetenschappelijk onderzoek' en de soms lange wachttijd tussen de aanvraag en het verkrijgen van toestemming. Ook kwam de wens naar voren de termijn van niet-openbaarheid te verkorten van 50 tot 30 of 25 jaar. Indien de gebruikers op problemen stuitten, traden die op bij de raadpleging van archieven van sommige departementen. Enige onderzoekers dringen dan ook aan op versnelde overbrenging van de archieven.
Regels die de openbaarheid bespreken Volgens artikel 7 van de Archiefwet 1962 zijn de archiefbescheiden, welke in de archiefbewaarplaatsen berusten, openbaar, behoudens de beperkingen, die bij hun overbrenging of hun opneming, als het particuliere archieven betreft, zijn gesteld. Ditzelfde artikel bepaalt dat bij algemene maatregel van bestuur regelen worden vastgesteld omtrent de wijze waarop bovendien de openbaarheid kan worden beperkt, wanneer het algemeen belang dit dringend vereist. Zulks is gebeurd in artikel 21 van het Archiefbesluit 1968. Wanneer het algemeen belang dit dringend vereist, is degene, aan wie de beheerder van een archiefbewaarplaats onmiddellijk ondergeschikt is, bevoegd, na advies van de beheerder, de openbaarheid van in die archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden te beperken. Tenzij de minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur anders beslist, mogen de beperkingen geen betrekking hebben op archiefbescheiden welke ouder zijn dan honderd jaar. In haar rapport Verkorting van de overbrengingstermijn van archiefbescheiden, dat op 4 maart 1974 werd uitgebracht, kwam Commissie Vin van de archiefraad tot de conclusie, dat de in de archiefwetgeving geopende mogelijkheid om beperkingen aan de openbaarheid van overgebrachte archiefbescheiden te stellen, te algemeen geformuleerd is. Het onderzoek van de commissie heeft uitgewezen dat op vele en verschillende wijzen dergelijke beperkingen werden gesteld. De commissie pleitte dan ook voor een herbezinning op de reeds bij of na de overbrenging gestelde, de openbaarheid beperkende bepalingen. Zij gaf de voorkeur aan een uniform en doorzichtig stelsel
216
van dergelijke bepalingen, waaraan het handelen van alle betrokkenen getoetst kan worden en dat rekening houdt met de uiteenlopende en soms onderling tegenstrijdige belangen van hen, die de archiefbescheiden vormen, die deze beheren en die deze raadplegen. Tenslotte meende Commissie vin dat gegevens omtrent de overbrenging onder beperkende bepalingen periodiek moeten worden gepubliceerd. De Commissie Regeling Openbaarheid Archieven is van mening dat het nuttig is als ook in de Leidraad bij de lessen in het ordenen en beschrijven van archieven aandacht wordt besteed aan mogelijke beperkingen van de openbaarheid van de te inventariseren archieven en opneming van beperkende bepalingen in de inventarissen.
Conclusies 4 •1
Overheidsarchieven
De commissie is van oordeel dat verkorting van de overbrengingstermijn van vijftig naar vijfentwintig jaar moet worden bevorderd, mits aan de eisen van goede en geordende staat van het archief wordt voldaan. Tevens dient het archief te zijn ontdaan van stukken die na uiterlijk vijfentwintig jaar vernietigd kunnen worden. Het grootste gedeelte van het archief kan dan dadelijk openbaar worden; voor de stukken die de persoonlijke levenssfeer betreffen of de belangen van het overheidsorgaan zouden kunnen schaden kunnen bij de overbrenging beperkende bepalingen met een aflopend karakter gesteld worden. De commissie adviseert om gegevens over overgebrachte archieven van grote omvang of over archieven die vermoedelijk voor vele onderzoekers van groot belang zijn in historische tijdschriften te publiceren. De beperkende bepalingen moeten altijd in de inventaris van het betreffende archief worden vermeld. Inderdaad heeft de wetgever de bevoegdheid van de overheidsorganen om bij de overbrenging de openbaarheid te regelen, niet ingeperkt. De in artikel 21 van het Archiefbesluit genoemde termijn van honderd jaar geldt alleen voor beperkingen, gesteld ten aanzien van reeds overgebrachte archiefbescheiden. Bij de overbrenging of opneming mag iedere termijn gesteld worden. Het behoort tot de taak van de (toekomstige) archiefbeheerder erop toe te zien, dat hiervan geen onredelijk gebruik gemaakt wordt en de archiefbewaarplaatsen niet gevuld raken met bescheiden, die voor generaties onderzoekers gesloten moeten blijven. Onder de Archiefwet 1918 gold ten aanzien van in een archiefbewaarplaats berustende bescheiden van de hoge colleges van staat en andere rijksorganen dat de gestelde beperkingen ten aanzien van de openbaarheid vervielen zodra de archieven vijftig jaar oud geworden zouden zijn. Deze nuttige bepaling is vervallen bij de inwerkingtreding van de Archiefwet 1962. Dr. F. C. J. Ketelaar heeft er voor gepleit een dergelijk automatisch vervallen van beperkingen van openbaarheid van overheidsarchieven bij een herziening van de Archiefwet weer in te voeren. De commissie wil zich hiermee verenigen en is van mening dat beperkende bepalingen altijd een aflopend karakter moeten hebben. 217
^H
Archieven, ouder dan 50 jaar, die nog berusten bij de instanties die deze archieven hebben gevormd, behoren in dezelfde mate openbaar te zijn als archieven die overgebracht zijn naar een archiefbewaarplaats in de zin van de Archiefwet. Door de betreffende instantie dient een persoon aangewezen te worden die belast is met het toezicht op deze archieven en behulpzaam is bij de raadpleging ervan. Bovendien is het van belang dat steeds schriftelijk wordt vastgesteld onder welke condities genoemde archieven raadpleegbaar zijn. In de eerste plaats dient echter gestreefd te worden naar het overbrengen van de archieven krachtens het bepaalde in artikel 5 van de Archiefwet. Door het aanbieden van een modelformulier voor de raadpleging van niet-openbare archieven en van modelformulieren van akten van opneming en bewaring en van schenking hoopt de commissie bij te dragen tot de gewenste uniformiteit. De commissie zou het toejuichen als dergelijke formulieren ook gebruikt zouden worden voor de raadpleging van archieven die nog niet naar een openbare archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Als ook particuliere archiefbeherende instellingen zich zoveel mogelijk naar de voorgestelde modellen zouden willen richten, zou de uniformiteit hiermee zeer gebaat zijn. 4•2
Particuliere archieven
Bij de overneming van particuliere archieven wordt meestal bepaald dat deze voor zoveel jonger dan vijftig jaar alleen openbaar zijn voor wetenschappelijk onderzoek, dit ter beoordeling van de archivaris. Soms wordt de toegang afhankelijk gesteld van de toestemming van degene, die het archief overgedragen heeft. Publikaties op grond van gegevens uit het archief moeten soms aan hem worden voorgelegd. Er zijn ook archieven die gedurende een bepaalde tijd geheel gesloten moeten blijven. Allerlei regelingen zijn bruikbaar, mits de gestelde beperkingen een aflopend karakter hebben. Uit de antwoorden op de door de commissie gestelde vragen bleek, dat in een rijksarchief het archief van een gynaecoloog berust, dat niet openbaar is, terwijl in een ander rijksarchief bij huis- en familiearchieven genoteerd werd dat daarvan slechts de stukken, daterende van vóór 1878, 1906 en 1916 openbaar zijn. Dergelijke regelingen behoeven herziening. De commissie acht het noodzakelijk dat geregeld is wie bij het overlijden van degene die het archief overgedragen heeft, in diens plaats treedt om toestemming tot raadpleging en publikatie te verlenen tot het archief openbaar is. De eisen voor de raadpleging van particuliere archieven mogen nimmer zo ver gaan, dat de aspirant-onderzoeker een hele reeks familieleden om toestemming moet vragen of alle nog levende personen, die in de stukken genoemd worden. De commissie is van mening dat bij de onderhandelingen over de overdracht van een particulier archief ernaar gestreefd dient te worden dat de toestemming tot het raadplegen van nog niet-openbare stukken en publikatie van gegevens daaruit verleend kan worden door de archivaris/beheerder, onverlet de rechten van de eigenaar van het archief in deze. De beperkende bepalingen betreffende de openbaarheid van particuliere archieven kunnen uiteraard bijgesteld worden door wijziging van de oorspronkelijke overeenkomst van opneming.
218
4•3
Regels bij de raadpleging van niet-openbare archieven
De verlangde toestemming zal altijd schriftelijk moeten worden aangevraagd met een opgave van de archieven die men wenst te raadplegen en het onderwerp van het onderzoek. In het algemeen zal de archivaris willen beschikken over de naam van degene die het onderzoek begeleidt c.q. andere referenties willen inwinnen over de aanvrager die het archief wil raadplegen. Het zal van de bestaande regelingen afhangen of het verzoek tot raadpleging gericht moet worden tot de archiefbeheerder of tot degene, aan wie deze onmiddellijk ondergeschikt is, bijvoorbeeld het college van burgemeester en wethouders. Bij het verlenen van toestemming tot raadpleging van nietopenbare archieven zal een afweging moeten plaats hebben tussen het grote belang van de openbaarheid en het daardoor mogelijk gemaakte ongehinderde onderzoek naar 'hoe het geweest is' en de belangen van rijk, gemeente, instellingen en personen, die van politieke en financiële aard kunnen zijn. Zo kan informatieverstrekking achterwege blijven als de eenheid van de Kroon wordt bedreigd, de veiligheid van de Staat wordt geschaad, de betrekkingen met andere landen in gevaar komen, economische en financiële belangen van de Staat op het spel staan, de opsporing van strafbare feiten wordt bemoeilijkt of de persoonlijke levenssfeer in het geding komt. Primair moet het doel van het onderzoek bij die afweging betrokken worden en in mindere mate de positie van de aanvrager. Het begrip 'privacy', inhoudende dat de belangen van nog levende personen niet (onevenredig) geschaad mogen worden door openbaarmaking van gegevens, stond bij de besprekingen in het middelpunt. Het opnemen van strafbepalingen in de Archiefwet voor het geval door publikaties de privacy wordt aangetast, acht de commissie niet nodig en ook onuitvoerbaar. Het Wetboek van Strafrecht biedt voldoende middelen om smaad en aantasting van eer en goede naam te vervolgen. De beslissing van de archivaris/beheerder is een overheidsbeschikking; is een onderzoeker over een genomen beslissing niet tevreden dan kan hij te allen tijde een beroep op de AROB-rechter doen. Aan hen die door een niet toegestane publikatie misbruik hebben gemaakt van het in hen gestelde vertrouwen kan op basis van artikel 22 van het Archiefbesluit de toegang tot de archiefbewaarplaatsen ontzegd worden. Van onderzoekers mag worden verwacht dat ze hetzij door een wetenschappelijke opleiding hetzij door een gebleken ervaring in het verwerken van historisch-relevante gegevens de bekwaamheid bezitten, welke tot een evenwichtige publikatie leidt. Degene, die gemachtigd is tot het verlenen van toestemming, kan de onderzoeker suggesties doen terzake de presentatie van onderzoeksgegevens. De gemachtigde zal in de afwegingen ook de vraag laten meespelen hoeveel over het onderwerp reeds bekend is uit andere archivalische bronnen zoals gedrukte jaarverslagen en persberichten. Aan de toestemming kunnen voorwaarden verbonden worden. Door ondertekening van een verklaring, waarin deze vervat zijn, moet de onderzoeker zich bereid verklaren deze na te leven. De voorwaarden kunnen in vele gevallen gelijkluidend zijn, maar ook speciale voorwaarden voor concrete gevallen zijn denkbaar. Bovendien dient aangegeven te worden dat een onderzoeker de mogelijkheid heeft in beroep te gaan bij degene aan wie de beheerder onmiddellijk onderge-
219
-5
schikt is. De onderzoeker moet de hem verleende toestemming en de door hem getekende verklaring gedurende zijn onderzoek in het archief ter legitimatie bij zich hebben. De toestemming is persoonlijk en strekt zich niet uit tot eventuele medewerkers van de onderzoeker.
Raadpleging 1 De onderzoeker verklaart de verkregen gegevens uitsluitend te zullen gebruiken voor het onderzoek waarvoor hem toestemming is verleend en deze overigens geheim te zullen houden. 2 Aanvragen om kopieën van niet-openbare archiefbescheiden dienen met terughoudendheid te worden behandeld. Maakt het onderzoek naar het oordeel van de beheerder het maken van kopieën dringend gewenst, dan vallen deze kopieën onder dezelfde bepalingen als de stukken. De onderzoeker verplicht zich de (eventueel gewaarmerkte) kopieën niet aan derden ter inzage te geven en ze niet opnieuw te (laten) kopiëren en ze na gebruik, binnen een nader te bepalen termijn, terug te geven aan de archivaris. 3 De onderzoeker moet degene, die de toestemming verleend heeft, vrijwaren tegen aanspraken van derden, die mochten voortvloeien uit het verlenen van toegang tot de archiefbescheiden.
Publikatie 4 De onderzoeker verklaart uit de verkregen gegevens niets te zullen publiceren waardoor de belangen van de instelling waarvan het niet-openbare archief afkomstig is of van nog in leven zijnde personen onevenredig worden geschaad. 5 De onderzoeker moet het concept van de te publiceren tekst voorleggen aan de beheerder van de archiefbewaarplaats waarin het geraadpleegde niet-openbare archief berust en beloven niet tot publikatie over te gaan alvorens diens schriftelijke toestemming is verkregen. De beheerder dient uiterlijk binnen twee maanden zijn beslissing mee te delen. 6 De onderzoeker erkent de bevoegdheid van de beheerder om publikatie van bepaalde uit de geraadpleegde niet-openbare bescheiden afkomstige gegevens te verbieden. De beheerder moet zijn verbod wel motiveren. Bij het formuleren van deze voorwaarden is het gebruik van termen als 'wetenschappelijk onderzoek', van 'wetenschappelijke aard', 'zo objectief mogelijke voorlichting' en dergelijke vermeden, omdat die onduidelijk zijn en gemist kunnen worden als de te stellen eisen stringent geformuleerd worden en tezamen een sluitend geheel vormen. De commissie is van mening dat op archieven die nog niet overgebracht zijn en derhalve onder de Wet openbaarheid van bestuur vallen de bepalingen van de Archiefwet ten aanzien van de openbaarheid naar analogie zouden moeten worden toegepast, zoals vóór de invoering van de Wet openbaarheid van bestuur het geval was.
220
Formulier voor raadpleging van niet-openbare archieven Naam aanvrager Adres Bezig met een onderzoek naar Vraagt hierbij toestemming tot het raadplegen van bescheiden uit het archief/heeft toestemming Doel van het onderzoek Referenties Ondergetekende verklaart hierbij dat hij/zij schriftelijke toestemming van de archief1 de uit bovengenoemde bescheiden verkrebeheerder of diens gemachtigde, aan wie gen gegevens slechts voor bovengenoemd daartoe de te publiceren passages vóóraf doel zal aanwenden en niets zal publiceren dienen te worden voorgelegd. of op andere wijze openbaar maken waar3 de overige gegevens uit dit archief die door de belangen van de Staat of nog in hem/haar ter kennis zullen komen en leven zijnde personen onevenredig kunnen waarvoor geen toestemming tot publikatie worden geschaad. is verkregen slechts voor eigen studie zal 2 met het oog op deze bescherming van de gebruiken en deze niet aan derden zal mebelangen van de Staat en nog in leven dedelen. zijnde personen niet tot publikatie van gegevens uit dit archief zal overgaan dan na Handtekening aanvrager,
Gezien en akkoord, de archiefbeheerder,
Datum
Indien de archiefbeheerder of diens gemachtigde afwijzend beschikt op een verzoek tot raadpleging of een verzoek tot publikatie van gegevens uit dit archief, zullen de motieven die tot deze afwijzing hebben geleid, medegedeeld worden. Desgewenst kan aangegeven worden op welke wijze tegen deze afwijzing in beroep kan worden gegaan. • De geldigheidsduur van de toestemming bedraagt twaalf maanden. Indien het be-
oogde doel na afloop van deze periode niet is verwezenlijkt, kan een verzoek tot verlenging worden ingediend. Bij elke aanvraag van bescheiden uit het hierboven genoemde archief in de studiezaal dient de aanvrager het hem/haar verstrekte exemplaar van dit formulier te tonen aan de in de studiezaal aanwezige ambtenaar, die alleen dan het aanvraagbriefje voor akkoord kan paraferen.
221
•
•
S^^^H^HHBHSHBHB
Akte van schenking
Akte van opneming en bewaring
De eerste ondertekenaar, hierna te noemen de schenker wonende te verklaart hierbij in volledige eigendom over te dragen aan de tweede ondertekenaar, hierna te noemen de archiefbeheerder naam wonende te het volgende archief (omschrijving archief) naam
De archiefbeheerder verklaart de schenking en mitsdien de eigendom te aanvaarden. Aldus opgemaakt te Plaats De eerste ondertekenaar
datum De tweede ondertekenaar
De eerste ondertekenaar, hierna te noemen de bewaringgever naam wonende te en de tweede ondertekenaar, hierna te noemen de bewaringnemer naam wonende te verklaren te zijn overeengekomen dat de bewaringgever hierbij in bewaring geeft aan de bewaringnemer, die verklaart ter opneming en in bewaring te hebben ontvangen het volgende archief (omschrijving archief)
De volgende voorwaarden dienen in acht te worden genomen: de bewaringgever wordt beëindigd heeft 1 de bewaargeving en -neming geschiedt op de bewaringnemer het recht de kosten, kosten van de bewaringnemer en wordt verbonden aan het inbewaringnemen en aangegaan voor een periode van 10 jaar, het beheer, in rekening te brengen. Desgewaarna de overeenkomst geacht zal worwenst kunnen hieromtrent bij het opmaden van jaar tot jaar te worden verlengd, ken van de overeenkomst bepalingen wortot zij tenminste zes maanden voor het den vastgelegd. einde van de alsdan lopende termijn 5 de bewaringnemer verplicht zich strikt de schriftelijk door een der partijen zal worhand te houden aan nadere bepalingen die den opgezegd. de openbaarheid van het archief beper2 de bewaringnemer zal niet dan na zorgken. vuldig overleg met de bewaringgever en 6 de eigendom blijft bij de bewaringgever. diens toestemming overgaan tot vernieti7 de bewaringgever heeft te allen tijde recht ging van bescheiden uit het inbewaringgeop inzage in het in bewaringgegeven argeven en -genomen archief. chief. 3 de bewaringnemer heeft recht op aanvul8 de bewaringnemer is verplicht het archief lingen van het archief, zo mogelijk over te in goede staat te bewaren (zoals bepaald dragen in blokken van 5 jaar. in de Archiefwet, artikel 2, lid 1). 4 indien deze overeenkomst op verzoek van Nadere bepalingen (o.a. ten aanzien van de openbaarheid):
Aldus opgemaakt te plaats De eerste ondertekenaar
222
datum De tweede ondertekenaar
223
Groninger modellen van overeenkomsten inzake particuliere archieven
De VAN-commissie 'regeling o p e n b a a r h e i d archieven' heeft a a n haar r a p p o r t (zie hiervóór blz. 215 - 223) modellen van een akte van schenking respectievelijk van o p n e m i n g en bewaring van particuliere archieven in een archiefbew a a r p l a a t s toegevoegd. De akte van schenking bevat geen enkele v o o r w a a r de, terwijl sommige v o o r w a a r d e n van de akte van o p n e m i n g en bewaring (nrs. 1, 2, 3 , 4 en 7) mijns inziens aanvulling, precisering of een andere wijziging behoeven. Mogelijk hebben collegae profijt bij publikatie van de d o o r het rijksarchief in de provincie G r o n i n g e n gehanteerde modellen, die overigens veel ontlenen a a n de modellen van de commissie. In de toelichting w o r d t naar laatstbedoelde modellen verwezen d o o r : C R O A .
1 (1 CROA). Verlenging voor telkens vijfjaren biedt meer uitzicht op continuïteit dan een jaarlijkse mogelijkheid tot opzegging. 2 (6 CROA).
3 (7 CROA). CROA 7 is te ruim geformuleerd.
4 (8 CROA). Strikt genomen is deze bepaling overbodig: tot de archiefbescheiden waarvan art. 2 van de wet de archivaris verplicht tot het bewaren in goede en geordende staat behoren ook (art. 1, eerste lid, b.3°) de van particulieren overgenomen archiefbescheiden. 5 Valt strikt genomen onder bepaling 4. 6 (5 CROA).
7 (2 CROA). IS stringenter geformuleerd, eventueel met een uitwerking zoals noot 5 aangeeft. Is er overigens ooit een archivaris die de voorschriften van art. 4 Archiefbesluit (voor rijksarchiefbewaarplaatsen) en artt. 2 en 3, vierde lid, Archiefbesluit (voor andere archiefbewaarplaatsen) toepast? Toch gelden deze voorschriften ook voor particuliere archieven (zie art. 1, eerste lid, b 3°, Archiefwet 1962)! Men mag er van uitgaan dat deze voorschriften voor wat particuliere archieven betreft door de gewoonte hun kracht hebben verloren.
224
De eerste o n d e r t e k e n a a r 1 ten deze handelende n a m e n s ^ hierna te n o e m e n : de bewaringgever en de tweede o n d e r t e k e n a a r , d r . F . C . J. Ketelaar, in zij n hoedanigheid van rij ksarchivaris in de provincie G r o n i n g e n , hierna te n o e m e n : de bewaringnemer, verklaren te zijn o v e r g e k o m e n d a t de bewaringgever in bewaring geeft a a n de b e w a r i n g n e m e r , die verklaart ter o p n e m i n g in het Rijksarchief in de provincie G r o n i n g e n te hebben ontvangen de archiefbescheiden v a n 3
F. C. J. Ketelaar
Toelichting model A
• • A Overeenkomst van opneming en bewaring
8 (3 CROA). De tweede zin maakt het overbodig bij elke aanvulling een nieuwe overeenkomst op te maken. Dat is wel nodig indien bijv. de beperkingen van de openbaarheid wijzigen. 9 (4 CROA). Facultatief. Wel lijkt het voor de eigenaar zekerder om de (eventuele) vergoeding aan een maximum te binden. Gekozen is voor de in art. 15 van het Archiefbesluit bedoelde vergoeding. Natuurlijk mag acquisitie van een belangrijk archief niet op deze voorwaarde afstoten! In voorkomende gevallen kan men de voorwaarde laten vervallen, mits de in artikel 1 genoemde termijn op twintig jaar of langer wordt gesteld: de over zo'n lange periode af te schrijven kosten wegen op tegen de baten, namelijk de beschikbaarheid van een belangrijk archief. 10 De nadere bepalingen zijn ontleend aan het 'formulier voor raadpleging van openbare archieven' aan het slot van het CROA-rapport.
over de periode zoals nader gespecificeerd of te specificeren o p een a a n deze overeenkomst toegevoegde of t o e te voegen staat en wel o p de volgende v o o r w a a r d e n : 1 De bewaargeving en -neming geschiedt op kosten van de bewaringnemer en wordt aangegaan voor een periode van ... jaren, 4 waarna de overeenkomst geacht zal worden voor telkens vijfjaren te worden verlengd, totdat zij tenminste zes maanden voor het einde van de alsdan lopende termijn schriftelijk door een der partijen zal worden opgezegd. 2 De eigendom blijft bij de bewaringgever. 3 De bewaringgever heeft recht op raadpleging en gebruik van de archiefbescheiden in de studiezaal van het Rijksarchief. Op aanvrage van de bewaringgever zullen hem archiefbescheiden worden uitgeleend voor een telkens vast te stellen termijn, tenzij de toestand van de archiefbescheiden zich tegen uitlening verzet. De aan de uitlening verbonden verzendkosten kunnen in rekening worden gebracht. 4 De bewaringnemer is verplicht de archiefbescheiden in goede staat te bewaren, overeenkomstig het bij of krachtens de Archiefwet 1962 voor het beheer van overheidsarchieven bepaalde. 5 De bewaringnemer zal de archiefbescheiden ordenen, selecteren, inventariseren en in goede
staat bewaren. Van de inventaris zal een afschrift aan de bewaringgever worden verzonden. 6 De bewaringnemer verplicht zich strikt de hand te houden aan de onder 10 opgesomde bepalingen die de openbaarheid van de archiefbescheiden beperken. 7 De bewaringnemer is gerechtigd, na overleg met de bewaringgever, tot vernietiging van overtollige bescheiden. 5 8 De bewaringnemer heeft recht op aanvullingen van het archief, zo mogelijk over te dragen in blokken van vijf jaar. Op deze aanvullingen zijn de bepalingen van deze overeenkomst van toepassing, tenzij bij een aanvulling anders wordt bepaald. 9 Indien deze overeenkomst op verzoek van de bewaringgever wordt beëindigd heeft de bewaringnemer het recht de kosten, verbonden aan het beheer, in rekening te brengen, tot een maximum van ƒ 45,- per strekkende meter per jaar. 10 Nadere bepalingen (o.a. ten aanzien van de openbaarheid) 6
plaats en datum
handtekening(en)
Groningen,
handtekening
Toelichting model B Dit model is grotendeels gelijk aan model A.
225
Noten 1 Naam of namen van degene(n) bevoegd tot in bewaring geven. 2 Naam van de instelling of persoon waaraan of aan wie de archiefbescheiden toebehoren. 3 Naam van de instelling of persoon waarvan of van wie de archiefbescheiden afkomstig zijn. 4 Tenminste tien jaren. 5 Eventueel toevoegen: a De naar het oordeel van de bewaringnemer voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden zullen aan de bewaringgever worden geretourneerd. b Overtollige drukwerken zullen zoveel mogelijk aan een andere daarvoor in aanmerking komende instelling in eigendom worden overgedragen. 6 Voorbeeld De archiefbescheiden uit de periode /daterend van vóór
/uit de laatste dertig jaar mogen alleen geraadpleegd worden door de onderzoeker die tevoren schriftelijk verklaart: a dat de uit de bescheiden verkregen gegevens slechts voor een bepaald doel zullen worden aangewend; b dat hij niets zal publiceren of op andere wijze openbaar maken waardoor de belangen van nog levende personen onevenredig kunnen worden geschaad; c dat hij niet tot publikatie van gegevens uit de archiefbescheiden zal overgaan dan na schriftelijke toestemming van de bewaringgever/de bewaringnemer; d dat hij de overige gegevens uit de archiefbescheiden die hem ter kennis zullen komen en waarvoor geen toestemming tot publikatie is verkregen slechts voor eigen studie zal gebruiken en deze niet aan derden zal mededelen.
Geautomatiseerd archievenoverzicht Eindrapport van de projectgroep (samenvatting)
Inleiding In de vergadering van 24 januari 1983 besloot de Stuurgroep Automatisering van de Vereniging van Archivarissen in Nederland tot de instelling van een projectgroep Geautomatiseerd Archievenoverzicht. Aan de instelling lag de overweging ten grondslag dat de gewenste actualiteit en toegankelijkheid van de in de serie 'Archievenoverzichten' opgenomen gegevens niet op bevredigende wijze te bereiken zijn met traditionele middelen (handmatig bijwerken, periodieke herdrukken). Computerisering van het gegevensbestand (opzetten van een database) kan zowel voor het onderhoud als voor de gebruiksmogelijkheden aantrekkelijke vooruitzichten bieden.
• • B Overeenkomst van schenking De eerste ondertekenaar 1 ten deze handelende namens 2 hierna te noemen: de schenker verklaart (verklaren) hierbij in eigendom over te dragen aan de tweede ondertekenaar, dr. F. C. J. Ketelaar, in zijn hoedanigheid van rijksarchivaris in de provincie Groningen, hierna te noemen: de rijksarchivaris, die verklaart in eigendom te hebben ontvangen ter opneming en bewaring in het Rijksarchief in de provincie Groningen de archiefbescheiden van 3 over de periode zoals nader gespecificeerd of te specificeren op een aan deze overeenkomst toegevoegde of toe te voegen staat en wel op de volgende voorwaarden: 1 De rijksarchivaris verplicht zich (als A4) 5 De rijksarchivaris heeft (als A8) 2 De rijksarchivaris verplicht zich (als A6) 6 De schenker heeft (als A3) 3 De rijksarchivaris zal (als A5) 7 Nadere bepalingen (o.a. ten aanzien van de 4 De rijksarchivaris is (als A7) openbaarheid) plaats en datum .
handtekening(en)
Groningen,
handtekening(en)
Noten 1 Naam of namen van degene(n) bevoegd tot schenking en overdracht.
226
2 Naam van de instelling of persoon waaraan of aan wie de archiefbescheiden toebehoren. 3 Naam van de instelling of persoon waarvan of van wie de archiefbescheiden afkomstig zijn.
Installatie, samenstelling en taak van de projectgroep
• • • • • •
De installatie van de projectgroep Geautomatiseerd Archievenoverzicht vond plaats op 11 mei 1983 door dr. F. C. J. Ketelaar, voorzitter van de Stuurgroep Automatisering in het provinciehuis te Arnhem. De aanvankelijke samenstelling was als volgt: W. Veerman, streekarchivariaat Tiel-Buren-Culemborg, voorzitter V. van den Bergh, Tweede Afdeling Algemeen Rijksarchief, secretaris J. J. A. Buylinckx, Gemeentearchief Nijmegen drs. M. van Driel, Rijksarchief in Gelderland J.C.Riemens, Gemeentearchief Zutphen C. J. van Soest, Centraal Register van Particuliere Archieven.
De heer Riemens was helaas door ziekte genoodzaakt zich terug te trekken. De taak van de projectgroep bestond uit het doen van voorstellen tot automatisering van het titelbestand en de indices van de delen in de serie 'Archievenoverzichten', uitgebreid met beheersgegevens voor archiefdiensten die zulks op prijs stellen. Hierbij diende met de volgende voorwaarden rekening gehouden te worden: 1 Het systeem moet in staat zijn tegen betaling regelmatig een bijgewerkt overzicht van de inhoud van een of meer archiefbewaarplaatsen c.q. thematische overzichten te produceren. Aan een meewerkende archiefdienst moet het
227
'N1
overzicht van de eigen bewaarplaats, voorzien van de alleen voor die dienst toegankelijke beheersgegevens, kunnen worden geleverd. 2 In het systeem moet het handmatig door het CRPA bijgehouden bestand van gegevens inzake particuliere archieven in openbare archiefbewaarplaatsen kunnen worden opgenomen. 3 Het systeem moet zodanig flexibel zijn dat in een latere fase aan het titelbestand bijvoorbeeld de inhoud van bestaande toegangen kan worden toegevoegd zodat ontsluiting tot op inventarisnummers mogelijk zou kunnen zijn. 4 Daar inpassing in bestaande structuren de voorkeur verdient, moeten de mogelijkheden en de kosten (zowel landelijk als voor afzonderlijke archiefdiensten) van het beheer door respectievelijk aansluiting bij Samsom (of een andere commerciële database-beheerder) respectievelijk bij het PICA (of een andere instelling) worden onderzocht. De projectgroep zou ook de opdracht hebben een standaardformulier voor het invoeren van mutaties in een database te ontwerpen; doorslagen van dit formulier moeten tevens kunnen dienen als administratie van aanwinsten en overdrachten. De projectgroep werd verzocht voor 1 januari 1984 rapport uit te brengen aan de Stuurgroep. Het volledige rapport waarin ook de offertes van de verschillende database-beheerders zijn opgenomen werd op 7 december 1984 besproken in de vergadering van de Stuurgroep.
Verrichte werkzaamheden De projectgroep heeft in totaal veertien keer vergaderd in de periode mei 1983-november 1984. Na de negende vergadering werd aan de Stuurgroep een tussenrapport uitgebracht, waarin reeds een aantal aanbevelingen werd gedaan. Tevens werd daarin een concept voor een standaard- en minimumformat opgenomen, voorzien van een toelichting. Het tussenrapport werd verkrijgbaar gesteld en het format werd met toelichting gepubliceerd in Nieuws VAN Archieven met het verzoek daarop te reageren. Van de zijde van de Rijksarchiefinspectie en het gemeentearchief van Groningen zijn reacties op het format binnengekomen, die voor een deel in het bij het rapport gevoegde format zijn verwerkt. Na het uitbrengen van het tussenrapport aan de Stuurgroep heeft de projectgroep de mogelijkheden onderzocht voor realisering van een centraal opgezette landelijke archieven-database bij de volgende database-beheerders: Samsom Information Technology Group, Samsom Datasystemen, PICA (Project Integratie Catalogus Automatisering) en het Universitair Rekencentrum Nijmegen (Rapide-systeem). Verscheidene leden van de projectgroep hebben in eerste instantie zowel mondeling als schriftelijk de mogelijkheden bij deze instellingen afgetast. Vervolgens werden de concrete specificaties, waaraan een landelijke systeem volgens de projectgroep diende te voldoen, aan de database-beheerders voorgelegd met het verzoek een offerte uit te brengen. Alleen van PICA en URC Nijmegen zijn naderhand offertes ontvangen.
228
Door Binnenlandse Zaken wordt op dit moment in samenwerking met de Rijksarchiefdienst het GAOS-systeem (Geautomatiseerd Archieven Overzicht Systeem) geconcipieerd voor geautomatiseerd archiefbeheer. Mogelijk zal hierbij gebruik worden gemaakt van het door de projectgroep opgestelde format, eventueel met enige wijzigingen. De GAOS-programmatuur zal wellicht gratis ter beschikking worden gesteld aan andere archiefdiensten.
I
Samenvatting, conclusies en aanbevelingen In de periode mei 1983 tot november 1984 heeft de projectgroep zich bezig gehouden met het ontwikkelen van een format voor invoer van gegevens in een op te richten landelijke archieven-database, alsmede met het onderzoeken van de mogelijkheden tot realisatie van een dergelijke database. De archievendatabase is bedoeld voor automatisering van het titelbestand en de indices van de serie gedrukte archievenoverzichten, voor beheer van archieven en voor verstrekking van gegevens uit archieven, alsmede voor het gegevensbestand van het Centraal Register van Particuliere Archieven. Mede door overleg met organisatie- en computerdeskundigen meent de projectgroep dat het automatiseren van het archievenoverzicht verbetering van de beheersvorm te weeg zal brengen. Daaruit vloeien aanzienlijke besparingen op het gebied van personeelskosten voort (minder tijd benodigd voor research, sterke vereenvoudiging en vermindering van typewerk, snellere service van de depotsector). Ook een betere externe dienstverlening behoort tot de mogelijkheden. De projectgroep is van mening dat de mogelijkheid voor gebruikers van de database om een gedifferentieerd gebruik van het systeem te kunnen maken, al naar gelang behoefte en financiële middelen, voor de meeste diensten een stringente voorwaarde zal zijn voor deelname aan een dergelijke database. Gestreefd zal moeten worden naar een basissysteem waaraan alle archiefinstellingen kunnen deelnemen, met uitbreidingsmogelijkheden voor instellingen die zulks behoeven. De mogelijkheid van toegang tot de database voor individuele onderzoekers langs andere weg (bijvoorbeeld bibliotheken) moet worden overwogen. De projectgroep is voorts van mening dat puur uit automatiseringstechnisch oogpunt een centrale opzet van een landelijke archieven-database de voorkeur verdient boven een gedecentraliseerde aanpak. De bij automatisering zo noodzakelijke uniformiteit en nauwkeurigheid zijn bij een centrale aanpak meer gewaarborgd. Bovendien zal bij een centrale instantie meer know-how (belangrijk voor verdere ontwikkeling) en geavanceerde apparatuur ingeschakeld kunnen worden. Over de financiering van een en ander doet de projectgroep geen uitspraak. De projectgroep beveelt aan de uitgebrachte offertes aan een nader onderzoek te onderwerpen. Een aantrekkelijk aspect van een archieven-database, beheerd door PICA, vormt een gemakkelijke toegang voor archiefdiensten tot bibliotheekbestanden en voor bibliotheken tot archiefbestanden. Bij een eventueel te kiezen gedecentraliseerde aanpak per provincie zou gebruik kunnen worden gemaakt van de GAOS-programmatuur. Zo ontstaan di-
229
•
recte opvolgers van de huidige gedrukte provinciale archievenoverzichten. Bij een dergelijk aanpak zou gedacht kunnen worden aan een proefproject. Voor het opzetten van de provinciale projecten zouden de voormalige redactiecommissies voor de bestaande gedrukte delen van het archievenoverzicht gereactiveerd kunnen worden. Een proefproject zou zo mogelijk in 1985 van start kunnen gaan. In een volgende fase zou samenvoeging van de provinciale bestanden onder beheer van een centrale database-beheerder overwogen kunnen worden. Welke weg ook door de Stuurgroep gevolgd zal worden met betrekking tot de realisatie van een database, in ieder geval zal elke deelnemende instantie gebruik moeten maken van hetzelfde format. Ook op andere punten zal overleg tussen de deelnemers aan de database een eerste vereiste zijn. Dit laatste vooral ook gelet op toekomstige koppelbaarheid en uitwisselbaarheid met andere systemen.
Standaardformat ^ Itemnummer 2 Systematisch nummer (categorie-aanduiding) 3 Naam archief of verzameling 4 Periode in jaren •1 archiefvormer •2 archivalia/documentatie 5 Omvang • 1 in meters •2 in inventarisnummers 6 Inhoudelijke aanduidingen (taak, bemoeienis, functie, inhoud) 7 Beperking raadpleging 8 Toegankelijkheid
9 Volledigheid 10 Bronnenpublikaties en literatuur 11 'Verwante' archieven 12 Aard van de informatiedrager 13 Plaats in het depot 14 Acquisitie en verlies • 1 acquisities (datum, titel, herkomst) • 2 verliezen (datum, titel, bestemming) 15 Referenties in het dienstarchief 16 Selectie en vernietiging 17 Materiële toestand 18 Schaduwarchiefvorming 19 (Her)ontsluitingswerkzaamheden
Gekozen is voor een redelijk overzichtelijke opsomming zonder al te veel onderverdeling. Daarvoor leze men de toelichting op het format. De nummers 13-19 zijn uitsluitend bestemd voor intern gebruik. De onderstreepte nummers vormen het Minimumformat.
Toelichting op de in het format opgevoerde gegeven Algemene opmerking: afhankelijk van de financiële armslag zal in meerdere of mindere mate gebruik gemaakt moeten of kunnen worden van (gebruikersonvriendelijke) codes in plaats van direct leesbare teksten.
230
Ad 1 Het itemnummer Het itemnummer is een identificerend codegetal, bestaande uit: a een (code)getal voor de bewaarplaats, bij voorkeur toe te kennen door het systeem b een door de bewaarplaats intern vast te stellen identificatienummer (kan een gewoon volgnummer zijn). Bij gebruik van een geautomatiseerd archievenoverzicht moet elke op te nemen eenheid voorzien zijn van een nummer, en wel zo dat daarmee (internationaal de identiteit ondubbelzinnig vastgelegd is. Het probleem doet zich voor, dat wat als eenheid in het archievenoverzicht opgevoerd wordt, in archivistische zin vaak geen eenheid is: heel vaak is er sprake van een conglomeraat van archieven, die in meer of mindere mate met elkaar verbonden zijn, soms ten onrechte gedeponeerde archieven genoemd. Aangezien het de bedoeling is gegevens van archivistische eenheden tamelijk gedetailleerd op te nemen, komt men in de problemen wanneer men zo'n conglomeraat te lijf gaat met het format, dat opgesteld is om de volledige gegevens van één archief te kunnen registreren. Wil men namelijk alle archieven van het conglomeraat gelijk en volwaardig behandelen (voor het terugzoeken van alle informatie is dit noodzakelijk) dan ontstaan er moeilijkheden om elk benodigd gegeven te koppelen aan het betreffende archief van het conglomeraat. De oplossing die de projectgroep hiervoor aandraagt is de volgende. Elke titel van het archievenoverzicht wordt geacht een archievenconglomeraat te zijn met 1 tot n archieven. Het conglomeraat zelf krijgt het itemnummer waaraan punt nul (.0) wordt toegevoegd, bijvoorbeeld 273.0. Op het formulier voor het conglomeraat worden alleen de gegevens ingevuld die op het conglomeraat als totaliteit betrekking hebben. Voor elk van de onderdelen van het conglomeraat (bijvoorbeeld 273.1 tot en met 273.x) wordt een apart formulier ingevuld. Eén van deze onderdelen zou natuurlijk zelf weer een conglomeraat kunnen zijn waarvoor dan dezelfde procedure als voor het eerste graads conglomeraat toegepast moet worden. Deze manier van onderverdelen kan bij een voldoende flexibel systeem in beginsel onbegrensd worden voortgezet. Voor elk onderdeel van het conglomeraat wordt dus een apart formulier ingevuld met gegevens die uitsluitend betrekking hebben op dat onderdeel. Ook aan niet in een openbare bewaarplaats berustende archieven moet een itemnummer worden toegekend, bijvoorbeeld ten behoeve van het CRPA. Deze records zijn desgewenst niet vrij toegankelijk.
Ad 2 Systematisch nummer (categorie-aanduiding) Het systematisch nummer geeft aan in welke rubriek van het archievenoverzicht het betreffende archief (of de verzameling) geplaatst is. Het geeft dus het soort archief aan. Om redenen van externe dienstverlening en intern beheer kan het handig zijn een bepaalde groep gelijksoortige archieven uit het bestand te kunnen lichten, alsmede onderlinge relaties van archieven te kun-
231
s nen constateren en ernaar te kunnen zoeken. Met behulp van dit systematisch nummer kan aan deze behoefte op snelle wijze voldaan worden. Voorwaarde voor het gebruik van dit nummer is, dat er voor het gehele archievenoverzicht één universele rubriekenindeling gehanteerd worden.
Ad 3 Naam archief of verzameling Indien het een conglomeraat met n= 1 (1 ongedeeld archief) betreft, is de naam gewoon de naam van de archiefvormende instelling of persoon. De volledige naam moet gebruikt worden, zonodig met verkorte intern gebruikte roepnaam en gewenste afkorting. Indien het een conglomeraat met n groter dan 1 betreft (meer dan 1 archief) dan is de gekozen naam slechts te zien als een hanteerbare aanduiding voor een complex geheel. Vaak zal die gekozen naam niet juist zijn omdat daarmee het conglomeraat niet geheel gedekt wordt. In dat geval zou het aanbeveling verdienen die naam tussen aanhalingstekens te plaatsen. Tevens zal een code aangebracht moeten worden voor de onderscheiding tussen archief en verzameling.
Ad 4 Periode in jaren 1 periode archiefvormer 2 periode archivalia/documentatie Beide gegevens zijn nodig om de persoon c.q. instelling exact te kunnen plaatsen in de tijd en de mate van volledigheid van het archief, wat tijd betreft, te kunnen aangeven. Bij archieven die uit niet meer dan memoires bestaan, dient uit uniformiteitsoverwegingen het jaar/de jaren van produktie van het stuk genoteerd te worden. De periode waarover de memoires handelen dient in de inhoud onder punt 6 opgenomen te worden. Soms zal een bestaansperiode niet aangegeven kunnen worden (bijvoorbeeld bij het oud-archief van een stad). Opname onder 4.1 van de nummers en data van eventuele oprichtingsen opheffingsbesluiten kan zeer nuttig zijn.
Ad 5 Omvang in m1 of aantallen en inventarisnummers Bij 5.1 is geen nadere toelichting noodzakelijk. Punt 5.2 geeft een nadere aanduiding van de omvang; het kan eventueel aanknopingspunt zijn voor gespecificeerde gegevens onder punt 6 en volgende of voor inventarissen en andere ingangen. Bij minder dan 0,1 m1 vermelden: minder dan 0,1 m1.
Ad 6 Inhoudelijke aanduidingen (taak, bemoeienis, functie, inhoud) Het verdient aanbeveling bij het conglomeraatsformulier met behulp van trefwoorden de taak etc. van het geheel globaal aan te duiden in plaats van de taken van alle conglomeraatsonderdelen afzonderlijk op te sommen. De trefwoorden kunnen institutioneel bepaald zijn en/of aan meer algemene trefwoordensystemen ontleend. Ook persoons- en geografische namen moeten kunnen worden opgenomen. Invulling van dit veld moet zich mettertijd kun-
232
nen ontwikkelen (opname van nieuwe trefwoorden bij verbetering van kennis van het archief; opname van voor bepaalde (groepen) inventarisnummers kenmerkende trefwoorden, met specificatie van die inventarisnummers, zie ook onder de toelichting bij punt 5. Gewaakt moet worden voor het dichtslibben van de hier geboden essentiële zoekmogelijkheden door wildgroei van trefwoorden. Aangesloten kan worden bij de ontwikkeling van vocabulaire(s) voor onderwerpsgewijze ontsluiting (zie rapport projectgroep Thesaurus). Bij het beheer van de database moet hierop steeds toegezien worden. Overigens zal het vervaardigen en bijhouden van de index verder volautomatisch geschieden.
ad 7 Beperking raadpleging Beperkende bepalingen hier opnemen, met vermelding van ontheffingsmogelijkheden; zonodig specificeren naar inventarisnummers/type stukken (bijvoorbeeld 50 jaar; personeelsdossiers 75 jaar; ontheffing via beheerder). NB De raadpleging kan beperkt zijn door bijvoorbeeld beperkende bepalingen met betrekking tot openbaarheid, slechte materiële toestand etc.
Ad 8 Toegankelijkheid De aard van de toegang wordt aangegeven (inventaris, plaatsingslijst, index), eventueel in codering. Op het formulier van het conglomeraat zelf moeten slechts die ingangen worden opgenomen, die op het gehele conglomeraat betrekking hebben. Specifieke ingangen op onderdelen van het conglomeraat worden op de desbetreffende formulieren ingevuld, eventueel met de desbetreffende inventarisnummers uit de conglomeraatsinventaris. Van de toegangen worden, indien bekend, bibliografische gegevens opgevoerd. De mogelijkheid moet worden geboden de kwaliteit van de toegankelijkheid in één woord te karakteriseren.
Ad 9 Volledigheid In het begrip volledig is reguliere vernietiging verdisconteerd. Bij onvolledigheid kan eventueel een nadere aanduiding gegeven worden omtrent de aard van de onvolledigheid. Formeel gezien dient onder dit punt te worden opgenomen: de verblijfplaats van het ontbrekende deel van het archief. Uit praktische overwegingen kan echter ook gedacht worden aan koppeling met punt 11.
Ad 10 Bronnenpublikaties en literatuur Onder dit punt wordt alleen aangegeven of deze gegevens voorhanden zijn. Indien dit het geval is, wordt verwezen naar het bij de desbetreffende dienst aanwezige aparte bestand.
233
Ad 11 ' Verwan te ' archieven Hier is verwijzing mogelijk (via itemnummers) naar records van archieven van onmiddellijke rechtsvoorgangers of -opvolgers of hogere of lagere organen, tevens eventueel van elders berustende bestanddelen, indien niet onder punt 9 opgenomen, en van inhoudelijk verwante archieven (bijvoorbeeld archieven van verwante families; deze relaties zijn deels ook te leggen via punt 2 en punt 6).
Ad 12 Aard van de informatiedrager Hier codering voor papier, foto, film, computerband etc.
Ad 13 Plaats in het depot (gegeven niet openbaar) Voor grotere archiefdiensten is het openhouden van de mogelijkheid van aanduidingen tot op de plank nauwkeurig zeer gewenst. Ook voor de punten 15 tot en met 19 geldt in het algemeen dat vooral voor grotere diensten de opgenomen gegevens een efficiënter beheer mogelijk maken.
Ad 14 Acquisities en verliezen (gegeven niet openbaar) Bij de opstelling van acquisitiestaten voor het jaarverslag zal het ingeval van latere deelacquisities nodig zijn een koppeling te maken tussen acquisitiedatum en daarbij behorend aantal meters, jaartallen en eventuele openbaarheidsclausules en eventuele andere gewenste gegevens.
Ad 15 Referenties in het dienstarchief (gegeven niet openbaar) Hieronder worden de desbetreffende registratienummers van het dienstarchief opgenomen.
Ad 16 Selectie en vernietiging (gegeven niet openbaar) Bijvoorbeeld: code 1 = noodzaak behandeling •0 = niet (meer) nodig •1 = dringend nodig •2 = binnen 5 jaar •3 = n a 5 jaar code 2 = geschoond (eventueel met vermelding van vernietigingslij st of incidentele vernietigingsmachtiging op grond waarvan vernietigd is). Deze codes te koppelen aan een code voor het geheel of voor een gespecificeerd gedeelte. Bij overschrijding van het maximum aantal posities verwijzen naar elders. Code 2 geeft de laatste momentopname weer. Voor jaarverslagen is het gewenst dit gegeven ook aan jaren te kunnen koppelen.
234
Ad 17 Materiële toestand (gegeven niet openbaar) Een mogelijke onderverdeling van dit punt is bijvoorbeeld: code 1 = toestand • 1 = goed •2 = matig •3 = slecht code 2 = noodzaak behandeling •0 = niet (meer) nodig • 1 = dringend nodig •2 = binnen 5 jaar •3 = n a 5 jaar code 3 = behandeld Alle groepen gekoppeld aan een code voor het geheel van het archief of voor een gedeelte (met specificatie; bij overschrijding van het maximum aantal posities verwijzen naar elders). Code 3 geeft de laatste momentopname weer. Voor jaarverslagen is het gewenst dit gegeven ook aan jaren te kunnen koppelen. De meerderheid van de projectgroep achtte het niet wenselijk de soort van conserverende of restauratieve behandeling te koppelen aan het te behandelen gedeelte. Dit zou namelijk weer meer mogelijke mutaties opleveren, terwijl het aantal daarvan in de punten 13 tot en met 19 waarschijnlijk toch al groot zal zijn. De mutatie-frequentie is een zeer belangrijke factor in de kosten van het systeem en zal beperkt gehouden moeten worden.
Ad 18 Schaduwarchiefvorming (gegeven niet openbaar) Hieronder wordt met name verstaan: het planmatig opnemen van microfilms van in originali bij de archiefdienst berustende archieven en verzamelingen ter voorkoming van slijtage en verlies. Wanneer incidenteel (micro)foto's gemaakt zijn, moeten deze uiteraard ook, onder dit punt, opgenomen kunnen worden. Wanneer van een elders in originali berustend archief een microfilm, (micro)foto's of fotokopieën gemaakt zijn en in de archiefbewaarplaats opgenomen worden, dienen deze als een verzameling beschouwd te worden, waarvoor een compleet formulier ingevuld moet worden. Een mogelijke onderverdeling van dit punt is: code 1 = noodzaak verfilming (met onderverdeling als bij punt 16 code 1) code 2 = reeds gefilmd, beide gekoppeld aan een code voor het geheel of voor een - gespecificeerd gedeelte. Bij overschrijding van het maximum aantal posities verwijzen naar elders. Code 2 geeft de laatste situatie aan. Voor jaarverslagen is het gewenst dit gegeven ook aan jaren te kunnen koppelen.
Ad 19 (Her)ontsluitingswerkzaamheden (gegeven niet openbaar) Een mogelijke onderverdeling van dit punt is: code 1 = noodzaak (her)inventarisatie (met onderverdeling als bij punt 16 code 1)
235
• 1 2 3 •
code 2 = soort van werkzaamheid inventariseren plaatsingslijst maken indiceren code 3 = (her)ontsloten, alle gekoppeld aan een code voor het geheel of voor een - gespecificeerd - gedeelte. Bij overschrijding van het maximum aantal posities verwijzen naar elders. Code 3 geeft de laatste momentopname weer. Voor jaarverslagen is het gewenst dit gegeven ook aan jaren te kunnen koppelen.
236
De positie van de gemeentearchivaris
Door het bestuur van de Landelijke Kring van Gemeente- en Streekarchivarissen (L.K.G.S.A.) werd in maart 1984 de commissie 'Positie Gemeentearchivaris' ingesteld, bestaande uit drs.F. C. Berkenvelder, voorzitter, mr.M.W. van Boven, secretaris, en drs. J. F. J. van den Broek en mevrouw drs. Sj. Hiddema, leden. Zij kreeg de opdracht te onderzoeken welke positie de gemeentearchivaris op grond van het archiefrecht binnen de gemeentelijke organisatie behoort in te nemen en hoe in de praktijk-met name bij gemeentelijke reorganisaties - deze positie dient te worden geregeld. De commissie vergaderde vijfmaal en hield éénmaal een hoorzitting. Voor de behandeling van de vraagstelling heeft de commissie voor de volgende werkwijze gekozen. Allereerst oriënteerde zij zich op de archiefrechtelijke aspecten van de zaak. Ze kwam tot de conclusie, dat volgens de heersende opvatting, neergelegd in het KB van 22 mei 1979 (Stb. 431), houdende gedeeltelijke vernietiging van het besluit van de gemeenteraad van Goes van 14 september 1977, nr. 25, dat de gemeentearchivaris op grond van artikel 25 van de Archiefwet 1962 een zelfstandige positie binnen het gemeentelijk apparaat dient te hebben. Meer in het algemeen stelt het KB, dat een gemeentelijke organisatie niet zodanig mag zijn opgezet, dat de gemeentearchivaris niet meer rechtsreeks onder burgermeester en wethouders zijn taak zou kunnen uitoefenen. De vraag die hierbij gesteld kan worden is of dit slechts bereikt kan worden door de gemeentearchivaris en zijn dienst een afzonderlijke positie binnen de gemeentelijke organisatie, rechtstreeks onder burgermeester en wethouders, te geven. De commissie was van oordeel, dat hierover het advies van een onafhankelijke deskundige op het gebied van het gemeenterecht gevraagd zou moeten worden. Hiervoor is door de commissie benaderd prof. mr. H. Ph. J. A. M. Hennekens, hoogleraar staats- en bestuursrecht aan de Katholieke Universiteit te Nijmegen en tot medio 1983 directeur sektor openbaar bestuur van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Bij het samenstellen van het advies heeft hij overleg gepleegd met dr. F. C. J. Ketelaar, deskundige op het gebied van het archiefrecht. Op 8 augustus 1984 bracht hij zijn advies uit aan de commissie. Op de inhoud ervan zal hierna nader worden ingegaan. Bovendien achtte de commissie het voor haar werkzaamheden noodzakelijk kennis te nemen van de feitelijke toestand bij reorganisaties van het gemeentelijk ambtenarenapparaat. De informatie wenste zij te krijgen van collega's die bij dergelijke reorganisaties waren betrokken. Hiertoe werden de volgende collega's uitgenodigd voor een hoorzitting op 27 april 1984 te 'sHertogenbosch: de gemeentearchivarissen van Gorinchem, Tilburg, Gouda, 's-Hertogenbosch, Delft, Zaanstad, Alkmaar, Vlissingen, Bergen op Zoom, 237
^
•
^
H
H
Heerlen, Nijmegen, Leiden en Maastricht en de streekarchivaris van ZuidOost-Brabant. Aan de hand van de door hen zowel schriftelijk als mondeling verstrekte gegevens maakte de commissie een overzicht van de situatie bij vijf representatief te noemen gemeenten, te weten 's-Hertogenbosch, Tilburg, Gorinchem, Leiden en Delft. Met uitzondering van Gorinchem blijken de archiefdiensten van de gemeenten na reorganisatie ondergebracht te zijn in grotere diensten of sektoren. Het rechtstreekse ambtelijk contact van de gemeentearchivaris met het college van B en w blijkt bij sommige gemeenten impliciet ('s-Hertogenbosch, Leiden), bij andere expliciet (Tilburg) gewaarborgd te zijn. In Delft beraadt men zich nog over de vorm waarin dit rechtsreekse contact moet plaatsvinden. De relatie tussen sektor- of diensthoofd en gemeentearchivaris is in de meeste gevallen onduidelijk. De gemeentelijke archiefdienst van Gorinchem is na reorganisatie een stafafdeling geworden met een vrij onafhankelijke positie. De lijn naar het college van B en w bleef hier rechtstreeks. Na verkregen goedkeuring van betrokkenen heeft de commissie deze informatie met een toelichting op de vraagstelling op 26 juni 1984 doorgestuurd naar prof. Hennekens (zie bijlage 1). Deze antwoordde in een uitvoerig advies op 8 augustus 1984 (zie bijlage 2). De strekking van zijn betoog is de volgende. De plaats van de gemeentearchivaris binnen de gemeentelijke organisatie is een zaak van de gemeenteraad. Bij de plaatsbepaling dient men ervoor te zorgen, dat de gemeentearchivaris zijn wettelijke taak naar zijn specifieke kennis en kunde kan uitoefenen zonder dat een andere gemeentelijke functionaris hem daarin opdrachten, aanwijzingen, richtlijnen kan geven. De gemeentearchivaris werkt onder de bevelen van het college van B en w. Dit houdt in, dat hij zijn opvattingen en adviezen over zijn werkzaamheden ongeschonden op het door hem nodig geachte tijdstip aan het college van B en w ter kennis moet kunnen brengen en omgekeerd B en w aan hem. Wanneer de plaats van de gemeentearchivaris in de gemeentelijke organisatie deze uitgangspunten niet frustreert is volgens Hennekens voldaan aan het bepaalde in de Archiefwet. Kortheidshalve gesteld meent Hennekens, dat de Archiefwet slechts iets zegt over de wijze waarop de gemeentearchivaris moet kunnen functioneren, niet over zijn organisatorische plaats in het geheel. De commissie kan zich geheel verenigen met de heldere notitie van prof. Hennekens en wil derhalve de volgende aanbevelingen doen: Indien in een gemeente het ambtelijk apparaat wordt gereorganiseerd dienen voor wat de plaats van de gemeentearchivaris betreft twee punten in acht genomen te worden: De gemeentearchivaris moet zijn wettelijke taak (beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats en de daarin berustende archieven en toezicht op het beheer van de niet-overgedragen archieven) naar zijn specifieke kennis en kunde kunnen uitoefenen, zonder dat een andere gemeentelijke funtionaris hem daarin opdrachten, aanwijzingen of richtlijnen kan geven. De gemeentearchivaris werkt onder de bevelen van het college van B en w. Adviezen en opvattingen over zijn wettelijk voorgeschreven werkzaamheden moet hij ongeschonden op het door hem nodig geacht tijdstip aan het college van B en w ter kennis kunnen brengen en omgekeerd het college van B en w aan hem.
238
De commissie vestigt er de aandacht op, dat beide punten niet alleen door reorganisaties in de verdrukking kunnen komen. Ook in bestaande organisaties kunnen situaties zijn gegroeid, die in strijd zijn met deze punten. De commissie adviseert derhalve om de bestaande gemeentelijke archiefverordeningen, functiebeschrijvingen en instructies, indien nodig, op beide punten aan te passen. Tenslotte wil de commissie stellen, dat beide bovengenoemde punten het minimum vormen van de eisen die aan de zelfstandigheid van de gemeentearchivaris in de gemeentelijke organisatie worden gesteld. De raad van iedere gemeente staat het vrij om deze zelfstandigheid nog meer gestalte te geven, bijvoorbeeld door het creëren van zelfstandige archiefdiensten, die werkzaam zijn onder de directe verantwoordelijkheid van het college van B en w. • • Bijlage 1 Notitie van de commissie ten behoeve van prof. mr. H. Ph. J. A. M. Hennekens In verscheidene gemeenten in ons land wordt de organisatie van het ambtelijk apparaat ter discussie gesteld. Het traditionele model, bestaande uit een secretarie met afdelingen en verschillende takken van dienst, schijnt daar niet geheel meer te voldoen aan de eisen die aan een efficiënt bestuursapparaat kunnen worden gesteld. Aangedrongen wordt in die gemeenten op een integratie van beleid en uitvoering, elementen die nu teveel verdeeld zijn tussen de secretarie en de takken van dienst. In het traditionele model heeft de gemeentearchivaris met zijn medewerkers een bijzondere plaats. Op grond van het bepaalde in artikel 25 lid 2 van de Archiefwet 1962, alsmede op grond van de wetshistorische interpretatie van dezelfde wet wordt aangenomen, dat in de gemeentelijke organisatie de gemeentearchivaris niet onder maar naast de gemeentesecretaris staat.1 Om aan deze positie recht te doen zijn in de gemeenten met een gemeentearchivaris archiefdiensten gevormd naar analogie van de takken van dienst ex artikel 252 Gemeentewet. In de meeste gevallen zijn de archiefdiensten niet als zodanig door de raad aangewezen. Wel is in een groot aantal gemeenten het bestaan van een afzonderlijke archiefdienst geregeld door een door de raad daarvoor vastgestelde verordening. Dit brengt met zich mee, dat de begroting en rekening van een dergelijke archiefdienst als een afzonderlijk hoofdstuk te vinden is in de Algemene Dienst. Bovendien bestaat er op het gebied van advisering en rapportage een rechtstreekse lijn naar het college van B en w. Evenals de directeuren van de takken van dienst wordt de gemeentearchivaris benoemd door de raad. Anders dan bij de benoeming van de overige directeuren het geval is, heeft de benoeming van de gemeentearchivaris door de raad een wettelijke basis. Zij is geregeld in artikel 25 van de Archiefwet 1962, terwijl de raad de benoeming van de overige directeuren zichzelf heeft voorbehouden. In dit opzicht is de positie van de gemeentearchivaris sterker. Nu in verscheidene gemeenten het traditionele organisatiemodel ter discussie staat doen zich ten aanzien van de positie van de gemeentearchivaris problemen voor. In de nieuwe organisatiemodellen worden de afdelingen ter secretarie en de takken van dienst georganiseerd en samengevoegd tot nieuwe
239
eenheden. Hierin wordt zowel het beleidsmatige als het uitvoerende aspect verenigd. De oorspronkelijke takken van dienst verdwijnen op dezelfde wijze als ze zijn opgericht, namelijk door een eenvoudig raadsbesluit. De nieuwe eenheden, die qua benaming per gemeente kunnen verschillen (sectoren, diensten, directies etc.) worden geleid door hoofden, die doorgaans samen met de secretaris een soort ambtelijk presidium gaan vormen en in rechtstreekse verbinding staan met het college van B en w. In veel gemeenten is echter ook ruimte gelaten voor direct contact tussen bestuurder en ambtenaar binnen de eenheid. Zijn de takken van dienst door een raadsbesluit ongedaan te maken, voor de archiefdiensten ligt de zaak gecompliceerder. De ambtelijke zelfstandigheid van de gemeentearchivaris lijkt door de wet onaantastbaar. Toch voelen de meeste gemeenten er weinig voor om in deze nieuwe constellatie de archiefdienst haar zelfstandige positie te laten behouden. Om het apparaat meer beheersbaar en overzichtelijk te maken willen deze gemeenten de archiefdiensten onderbrengen in nieuw te vormen eenheden. Hier en daar is dit reeds gebeurd. 2 Constructies worden bedacht om de archivaris zijn toezichthoudende taak conform artikel 25 Archiefwet 1962 toch nog zelfstandig te kunnen laten uitoefenen met rechtstreekse rapportage aan het college van B en w. Voor de overige taakonderdelen, te weten het beheer der archieven en verzamelingen, personeelsbeleid en materiële zorg, zal hij in die visie moeten gaan ressorteren onder het hoofd van de organisatie-eenheid en dus in forma ook onder de gemeentesecretaris. Dit laatste lijkt in strijd met de hierboven gememoreerde wetshistorische interpretatie van de Archiefwet, zoals laatstelijk bevestigd in het Koninklijk Besluit van 22 mei 1979, Stb. 431, houdende vernietiging van het besluit van de gemeenteraad van Goes van 14 september 1977, nr. 25. 3 Dit KB stelt ondermeer, dat een gemeentelijke organisatie niet zodanig mag zijn opgezet, dat de gemeentearchivaris niet meer rechtstreeks onder burgemeester en wethouders zijn taak zou kunnen uitoefenen. Gelet op de wettelijke bepalingen en de strekking van dit KB ten aanzien van de positie van de gemeentearchivarissen, vragen de leden van de Landelijke Kring van Gemeente- en Streekarchivarissen zich af in hoeverre zij kunnen meewerken aan deze reorganisaties. In concreto wordt de vraag gesteld welke waarborgen er in het te kiezen organisatiemodel gesteld moeten worden om recht te doen aan de bedoelingen van de wetgever ten aanzien van de zelfstandige positie van de gemeentearchivaris in de gemeentelijke organisatie. Deze vraag wil de Landelijke Kring graag voorleggen aan enkele door haar uitgenodigde deskundigen. Noten 1 F. j.DUPARC, De Archiefwet 1962. Commentaar op de Archiefwet 1962 en daaruit voortvloeiende regelingen. (Alphen aan den Rijn 1963) 96-100a.
240
2 Zie bijlage (Overzicht reorganisaties in de gemeenten 's-Hertogenbosch, Tilburg, Gorinchem, Leiden, Delft). 3 Gepubliceerd bij DUPARC, 9 9 - 100a.
• • Bijlage 2 Advies van prof. mr. H. Ph. J. A. M. Hennekens Positie van de gemeentearchivaris Ter voldoening aan uw verzoek om advies over de vraag welke waarborgen gesteld moeten worden ten aanzien van de zelfstandige positie van de gemeentearchivaris in de gemeentelijke organisatie om recht te doen aan de bedoelingen van de wetgever deel ik u het volgende mede. Voor een goed inzicht in de positie van de gemeentearchivaris lijkt het mij gewenst te onderscheiden tussen de rechtspositionele aspecten, de door de gemeentearchivaris te verrichten werkzaamheden - de functionele aspecten - en de op hem betrekking hebbende organisatorische aspecten. Rechtspositionele aspecten Ingevolge artikel 25 lid 3 van de Archiefwet 1962 wordt de gemeentearchivaris benoemd, geschorst en ontslagen door de gemeenteraad. Op hem zijn overigens van toepassing de voorschriften van het algemeen gemeentelijk ambtenarenreglement (AAR), dat in de meeste gemeenten overeenkomt met het model zoals dat is opgemaakt door het Centraal Orgaan der gemeenschappelijke regeling betreffende de behandeling van gemeentelijke personeelsaangelegenheden. Ook de overige gebruikelijke gemeentelijke rechtspositieregelingen zijn op de gemeentearchivaris van toepassing. Dit gegeven vindt zijn oorsprong in het feit dat de gemeentearchivaris gemeenteambtenaar is. Hij is in dienst van de gemeente, waarbij evenwel ook andere bepalingen dan uitsluitend die van de gemeentewet en van gemeentelijke regelingen voor de gemeentearchivaris gegeven zijn. Een dergelijke situatie geldt overigens ook voor andere gemeenteambtenaren, zodat in dit opzicht niet van een uitzonderlijke situatie gesproken behoeft te worden. Zo bepaalt artikel 183 lid 2 Gemeentewet dat ambtenaren van de burgerlijke stand door de raad worden benoemd, geschorst en ontslagen, terwijl de werkzaamheden van deze ambtenaren geregeld zijn in boek 1 Burgerlijk Wetboek. Dat de gemeenteraad voor benoeming en ontslag van gemeenteambtenaren in beginsel het aangewezen orgaan is volgt uit artikel 179 Gemeentewet, waarvan lid 1 luidt: 'Hij (dat wil zeggen de raad) benoemt en ontslaat alle gemeenteambtenaren en bedienden, wier benoeming niet bij deze wet of de plaatselijke verordeningen aan anderen is opgedragen'. Verwezen zij naar KB 18 april 1882, De Gemeentestem 1597; KB 3 september 1937, AB 1937, blz. 903 en KB 27 september 1937, AB 1937, blz. 1071). In die plaatselijke verordeningen kan de gemeenteraad B en w aanwijzen als de benoemende en ontslagverlenende instantie met uitzondering van die ambtenaren, voor wie de wet een andere regeling geeft, zoals voor de gemeente-secretaris (artikel 102 Gemeentewet) en de ontvanger (artikel 113 Gemeentewet). Ingevolge artikel 209 sub oenp Gemeentewet is het college van B en w belast met 'het benoemen, schorsen en ontslaan van het personeel van de brandweer' en 'het benoemen en het ontslaan van de ambtenaren en bedienden bij de gemeentelijke secretarie en van
241
I
m de ambtenaren der gemeentelijke belastingen'. Deze bepalingen derogeren aan de raadsbevoegdheid ex artikel 179 Gemeentewet. Daarnaast behoort tot de bevoegdheid van B en w 'het schorsen van alle uit de gemeentekas bezoldigde ambtenaren, welker schorsing niet aan anderen is opgedragen' (artikel 209 sub q der Gemeentewet). Nu kan de vraag gesteld worden of de gemeentearchivaris ooit gerekend zou kunnen worden tot het personeel der 'gemeentelijke secretarie', aangezien dit ingevolge artikel 209 sub/? door B en w benoemd, geschorst en ontslagen wordt. Naar mijn mening zegt de bepaling van artikel 25 lid 3 Archiefwet 1962 op zichzelf niets omtrent de plaats van de gemeentearchivaris in de gemeentelijke organisatie. Dit artikel geeft aan welk gemeentelijk orgaan de bevoegdheid heeft hem te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Dit impliceert dat ook al zou de gemeentearchivaris tot het secretariepersoneel behoren, het bepaalde in artikel 25 lid 3 Archiefwet 1962 derogeert aan artikel 209 sub p der Gemeentewet. Samenvattend houdt dit voor de gemeentearchivaris in dat nij gemeenteambtenaar is zodat op hem de gebruikelijke rechtspositionele bepalingen van toepassing zijn, met dien verstande dat hij uitsluitend door de gemeenteraad benoemd, geschorst en ontslagen kan worden, zonder dat de raad bevoegd is dit aan B en w te delegeren. Functionele aspecten De zorg voor de archiefbescheiden van alle gemeentelijke organen is door artikel 23 van de Archiefwet 1962 opgedragen aan B en w. De gemeenteraad dient daarvoor een regeling vast te stellen, welke aan Gedeputeerde Staten medegedeeld moet worden. De gemeentearchivaris heeft een tweevoudige taak te vervullen: 1 hij beheert de gemeentelijke archiefbewaarplaats, waarheen overgebracht worden de gemeentelijke archiefbescheiden welke ouder dan 50 jaar zijn; 2 hij oefent toezicht uit op het beheer van die gemeentelijke archiefbescheiden die nog niet naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebracht zijn. Ten aanzien van dit toezicht bepaalt de wet, dat de gemeentearchivaris zulks uitoefent onder de bevelen van B en w, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen en aan GS mede te delen regeling (artikel 25 lid 2 Archiefwet 1962). Deze tweevoudige taak van de gemeentearchivaris is in de Archiefwet 1962 vastgelegd, zodat niet anders dan op grond van formeel-wettelijke bepalingen daaraan kan worden getornd. Degene die door de gemeenteraad benoemd is tot beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats heeft bij uitsluiting de bevoegdheid tot bewaring van de daarheen overgebrachte stukken en draagt de titel gemeentearchivaris. Bovendien is hij bevoegd juridisch relevant toezicht uit te oefenen op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet naar de voornoemde archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Dit laatste roept vragen op omtrent zijn bevoegdheden ten aanzien van degene die de facto belast is met het beheer van laatstgenoemde archiefbescheiden. Heeft de gemeentearchivaris jegens deze bevoegdheid opdrachten te geven? Deze vraag kan niet eenduidig beantwoord worden. Het
242
zal afhangen van de door de gemeenteraad vastgestelde regeling en de door B en w gegeven bevelen of die bevoegdheid aanwezig is en zo ja, hoever deze zich uitstrekt. Denkbaar is dat opdrachten alleen via B en w en/of de gemeentesecretaris gegeven mogen worden. Toezicht behoeft niet de bevoegdheid te impliceren tot het geven van opdrachten aan degene over wiens werkzaamheden toezicht uitgeoefend wordt. Tot het toezicht behoort in casu naar mijn mening wel de bevoegdheid van de gemeentearchivaris B en w te kunnen informeren omtrent de bevindingen die hij bij dat toezicht heeft opgedaan en de adviezen omtrent te nemen maatregelen. Bij dit alles ga ik ervan uit dat de functie van gemeentearchivaris niet uitgeoefend wordt door de gemeentesecretaris, hetgeen op grond van artikel 25 lid 1 Archiefwet 1962 mogelijk is. Organisatorische aspecten De bevoegdheid tot regeling van de gemeentelijke organisatie komt toe aan de gemeenteraad. Dit is niet expliciet in de gemeentewet vastgelegd, maar volgt uit het stelsel der wet. De raad is immers zowel voor wetgeving als bestuur het hoogste orgaan van de gemeente. Hij heeft 'alle bevoegdheid die niet ... aan den burgemeester of aan burgemeester en wethouders is opgedragen' (artikel 167 Gemeentewet). Ook het feit dat de raad inzake benoeming en ontslag van gemeente-ambtenaren ingevolge artikel 179 Gemeentewet een wezenlijke rol heeft impliceert dit, evenals zijn bevoegdheden inzake ambtenaren van de burgerlijke stand (artikel 183 Gemeentewet). Ofschoon bepalingen terzake van takken van dienst (artikel 252 en 253 Gemeentwet) met name op financiële aspecten betrekking hebben, spreekt ook hieruit de competentie van de gemeenteraad omtrent de gemeentelijke organisatie. Hetzelfde blijkt uit artikel 127a en 127b inzake de bevoegdheid van de raad met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie, het kasbeheer en de zogenaamde comptabele en uit de bevoegdheid tot regelgeving inzake de financiële controle (artikel 265te Gemeentewet). Omtrent de inrichting van de gemeentelijke organisatie in ambtelijk opzicht is de gemeentewet zeer summier. De gemeentewet beperkt zich wat de ambtelijke functionarissen aangaat tot de gemeentesecretaris en de ontvanger c.q. comptabele, terwijl hierboven reeds enige bijzondere bepalingen werden genoemd die ook op de organisatie in ambtelijke zin hun weerslag kunnen hebben. In de opbouw van de gemeentelijke organisatie is de raad vrij. Daar waar de wet - hetzij de gemeentewet, hetzij een bijzondere wet - de aanwezigheid van bepaalde functionarissen vereist zal de raad deze in die organisatie een zodanige plaats dienen te geven dat zij de hun toevertrouwde taak naar de gegeven regels kunnen uitvoeren. Dit geldt voor de gemeentearchivaris uiteraard ook. In concreto houdt dat in, dat de raad het beheer van gemeentelijke archiefbewaarplaats aan de gemeentearchivaris op een zodanige wijze dient te laten dat deze te werk kan gaan naar specifieke kennis en kunde op het terrein van archiefbeheer. De specifieke deskundigheid van de gemeentearchivaris brengt naar mijn mening met zich mede dat hij op zijn terrein rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van B en w werkzaam is binnen de door de gemeenteraad vastgestelde regeling (artikel 23 Archiefwet 1962). Daarbij zijn geen beperkingen aangelegd omtrent de plaats in de organisatie van de gemeentear-
243
chivaris noch inzake de beslissing of er al dan niet een archiefdienst als tak van dienst dient te zijn. Ter vergelijking moge ik nog eens de ambtenaren van de burgerlijke stand opvoeren. Lid 13 van artikel 183 Gemeentewet bepaalt: 'De gemeente verschaft aan de ambtenaren van den burgerlijken stand eene voor zooveel noodig verwarmde en verlichte localiteit voor hunne ambtsverrichtmgen, en bezoldigt voor zooveel noodig personeel om hen bij te staan'. Lid 14 van'dit artikel zegt: 'Dit personeel wordt, de ambtenaren van den burgerlijken stand gehoord, door burgemeester en wethouders benoemd en ontslagen. Het ontvangt van den ambtenaar van den burgerlijken stand, onder wiens leiding het arbeidt, zijne instructie en is aan hem ... ondergeschikt'. Ofschoon dit personeel dus niet voor de desbetreffende werkzaamheden onder het gezag van een gemeentelijk orgaan is gesteld, is ten aanzien van de organisatorische onderbrenging geen regeling opgegeven, zodat de gemeenteraad ten aanzien daarvan naar eigen oordeel een regeling kan treffen. Dat er geen aparte organisatorische plaats voor de gemeentearchivaris door de Archiefwet 1962 wordt geëist, volgt indirect ook uit het feit dat bij gebreke van een (aparte) gemeentearchivaris, zulks ter beoordeling van de gemeenteraad, de gemeentesecretaris belast is met het beheer van de archiefbewaarplaats. Onder diens verantwoordelijkheid zou er derhalve personeel werkzaam kunnen zijn ter behering van de archiefbewaarplaats. Dit personeel zou organisatorisch bij de gemeentesecretaris ondergebracht kunnen zijn. Nergens blijkt dat dit voor de gemeentearchivaris niet toegestaan zou zijn. Van belang is naar mijn oordeel dan ook niet waar hij in de organisatie een plaats heeft, maar hoe zijn positie is op de gegeven plaats. Dit betekent enerzijds dat er garanties dienen te zijn op grond waarvan de te verrichten werkzaamheden naar de specifieke eisen van archiefbeheer en -toezicht uitgeoefend kunnen worden zodat hij zijn wettelijke werkzaamheden kan uitoefenen naar eigen deskundigheid, zonder dat een andere gemeentelijke functionaris hem daarin bevelen, opdrachten, aanwijzingen, instructies, richtlijnen etc. kan geven. Anderzijds houdt dit mijns inziens in dat het publiekrechtelijk verantwoordelijk orgaan - te weten B en w - kennis kan nemen van de opvattingen van de gemeentearchivaris zelf omtrent die werkzaamheden. Dit laatste behoeft niet te impliceren dat naast de opvatting en zienswijze van de gemeentearchivaris geen andere visie vertolkt mag worden, maar dit houdt wel in dat op zijn werkterrrein zijn visie integraal en ongeschonden op het door hem geachte moment bij het verantwoordelijk orgaan dient te kunnen zijn. Het KB van 22 mei 1979, houdende vernietiging van het besluit van de gemeenteraad van Goes van 14 september 1977, nr. 25, voorzover dit betrekking heeft op het gemeentelijk archief (Stb. 1979, nr. 431) maakt niet duidelijk onderscheid tussen de rechtspositionele kant, de functionele aspecten en de daaraan te verbinden consequenties van organisatorische aard. De overweging 'dat vorengenoemd raadsbesluit afbreuk doet aan de door de wet geregelde positie van de gemeente-archivaris, omdat deze op grond van dat besluit zal worden opgenomen in het hiërarchisch verband van het gemeentelijke apparaat en niet meer rechtsreeks onder burgemeester en wethouders zijn wettelijke taak zou kunnen uitoefenen', roept de vraag op of zowel de plaats als het rechtstreeks onder B en w kunnen uitoefenen van de wettelijke taak afzonder-
244
lijk of in combinatie bepalend zijn voor het gegeven oordeel. Indien de inrichting van de organisatie de uitoefening van de wettelijk bepaalde werkzaamheden teniet zou (kunnen) doen, bijvoorbeeld omdat de gemeentearchivaris niet conform eigen deskundigheid kan werken of omdat het toezicht hem geheel of ten dele onmogelijk wordt gemaakt, dan is zulks in strijd met de door de Archiefwet 1962 gestelde eisen. Voornoemd KB van 22 mei 1979 ademt een zekere twijfel waar in de geciteerde alinea de overweging luidt: 'zou kunnen uitoefenen', terwijl de daaraan voorafgaande overweging veel stelliger is waar zij de plaats in het hiërarchisch verband van het gemeentelijk apparaat zonder meer als relevant lijkt aan te merken om de vernietiging te dragen. Het is waarschijnlijk dat de specifieke situatie in Goes tot dit oordeel geleid heeft, zoals uit het advies van de Archiefraad van 25 mei 1978 (Archiefraad Verslag 1978-1980, 34-38) blijkt, dat noch in de toelichting noch in de daarover gevoerde correspondentie tussen Gedeputeerde Staten van Zeeland en burgemeester en wethouders van Goes, door het tweede genoemde college ergens aannemelijk wordt gemaakt op welke wijze de gemeentearchivaris binnen de nieuwe hiërarchische structuur zijn zelfstandige, archiefwettelijke taak kan blijven behartigen (blz. 37). Als algemeen standpunt lijkt het mij te apodictisch. Ook de overweging in dit KB dat de gemeentearchivaris 'naast de secretaris staat' kan als algemeen gegeven niet steunen op enige wettelijke bepaling. Bij de behandeling van artikel 15 van de Archiefwet 1918 heeft de minister in de Memorie van Antwoord opgemerkt dat de gemeentearchivaris 'naast' de gemeentesecretaris staat en niet onder deze (Handelingen Staten-Generaal II, 110, 5 blz. 18 Ie kolom). Ook prof. mr. R. Fruin schrijft dit in zijn boek De Archiefwet 1918 (Samsom 1919, eerste stuk, blz. 48). Daaruit blijkt evenwel dat er met name geduid wordt op het feit dat de gemeentesecretaris zich niet heeft te mengen in het werk van de gemeentearchivaris. Ook blijkt uit de voornoemde memorie van antwoord dat de wetgever met de benoeming van een gemeentearchivaris beoogde dat deze zich uitsluitend op zijn bij de wet bepaalde werkzaamheden kon toeleggen en niet daarnaast nog andere werkzaamheden van de gemeentesecretaris opgedragen kon krijgen (Vergelijk Verslagen omtrent 's Rijks oude archieven, XLII eerste deel, 1919, blz. 108). De wetswijziging van artikel 15 in 1928 beoogde duidelijker te doen uitkomen dat de voorkeur uitging naar een archivaris (Bijlagen Handelingen II; 1927-1928, nr. 3, blz. 3). Uit het feit dat de gemeenteraad de gemeentearchivaris benoemt, schorst en onslaat valt op zichzelf niets af te leiden omtrent zijn positie tot de gemeentesecretaris. De gemeentearchivaris staat binnen de gemeentelijke organisatie op die plaats, die de gemeenteraad vastgesteld heeft. Dit kan inhouden dat ten aanzien van werktijden, rang, promoties, personeelsbezetting etc. de secretaris wel bevoegdheden zou kunnen hebben ten aanzien van de gemeentearchivaris. Ook voor de archiefbewaarplaats zou de raad regels kunnen stellen, waarbij de gemeentesecretaris bevoegdheden toekomen bijvoorbeeld met betrekking tot opening, onderhoud etc. Overigens zij hierbij opgemerkt dat buiten adviserende bevoegdheden de secretaris geen eigen bevoegdheden heeft; andere dan adviserende bevoegdheden kan hij wel in afgeleide zin hebben, hetzij omdat de raad burgemeester en wethouders daartoe gemachtigd heeft
245
•••HMHBfi
I S
ex artikel 211 Gemeentewet, hetzij omdat de secretaris namens B en w zulks verricht (mandaat). De Archiefwet 1962 noch de Archiefwet 1918 zegt over die totaliteit iets. Dat ligt ook in de rede. De gemeenteraad dient de eigen verantwoordelijkheid van de gemeentearchivaris voor de hem opgedragen wettelijke taak te waarborgen; dit zegt niets over de wijze waarop de gemeentearchivaris moet kunnen functioneren, niet over zijn organisatorische plaats in het geheel.
Nieuw Besluit Post- en Archiefzaken Roosendaal en Nispen P.M. Toebak, B.M. Weetink en A.F.M. Schouten*
Slot Resumerend kan gezegd worden dat de plaats van de gemeentearchivaris binnen de gemeentelijke organisatie ter beoordeling is van de gemeenteraad. De rechtspositionele aspecten zijn wat de wetgeving betreft een raadsbevoegdheid en wat de uitvoering aangaat een aangelegenheid van het college van B en w, met dien verstande dat benoeming, schorsing en ontslag door de gemeenteraad dient te geschieden zonder mogelijkheid van delegatie aan B en w. De gemeenteraad dient bij de organisatorische plaats die de gemeentearchivaris krijgt - hetzij ter secretarie hetzij een tak van dienst - ervoor te zorgen dat deze zijn wettelijke taak naar zijn specifieke kennis en kunde kan uitoefenen zonder dat een andere gemeentelijke functionaris hem daarin opdrachten, aanwijzingen, richtlijnen kan geven. Zijn toezichthoudende taak over niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte gemeentelijke archieven impliceert niet dat hij opdrachten kan geven aan degene op wiens werkzaamheden toezicht wordt gehouden. Dit is ter beoordeling van raad en B en w. Het onder bevelen van B en w kunnen functioneren houdt mijns inziens in dat de gemeentearchivaris zijn opvattingen en adviezen over zijn werkzaamheden ongeschonden op het door hem nodig geachte tijdstip aan B en w ter kennis dient te kunnen brengen en omgekeerd B en w aan hem. Dit houdt in dat in het verkeer B en w - gemeentearchivaris over het archiefbeheer en over het toezicht geen andere opvattingen ingeweven mogen worden. Het is wel mogelijk, zulks ter beoordeling van B en w, daarnaast bijvoorbeeld van de gemeentesecretaris het oordeel over een en ander te vragen. Indien de organisatorische plaats deze gang van zaken respecteert is mijns inziens voldaan aan het bepaalde in de Archiefwet.
246
Al langer bestond hier en daar behoefte aan een gemoderniseerd Besluit Posten Archiefzaken. Sommigen schuwden het vele werk ertoe, anderen wachtten liever op de totstandkoming van de nieuwe Archiefwet. Te Roosendaal en Nispen zette men uiteindelijk door. De bijlage geeft de vernieuwde versie van het Roosendaals-Nispense Besluit Post- en Archiefzaken weer, vastgesteld door burgemeester en wethouders op 23 april 1985. Vooraf worden kort de redenen voor de wijziging gegeven, enige toelichtende opmerkingen gemaakt en de manier van voorbereiding uiteengezet. Hopelijk voorziet deze publicatie in een behoefte of leidt ze tot enige discussie. De formele wetgever droeg in 1962 de gemeenteraden op regelingen vast te stellen, waaraan de colleges van burgemeester en wethouders zich te houden hadden inzake de zorg voor de archiefbescheiden der gemeentelijke organen. Nadat de Archiefwet 1962 in 1968 in werking was getreden, togen de plaatselijke besturen aan het werk. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten kwam met een model Archiefverordening en een model Besluit Post- en Archiefzaken. Rotterdam paste het laatste model enigszins aan. Deze versies werden meestal door de overige gemeenten overgenomen. Zo nam de raad van Roosendaal en Nispen op 28 december 1970 de Archiefverordening aan en aanvaardde zijn college van burgemeester en wethouders op 6 oktober 1971 het Besluit Post- en Archiefzaken. Beide regelingen weken nauwelijks van de vermelde modellen af, ook niet na enkele wijzigingen in 1975 en 1976. Het besluit vormde een uitwerking van artikel 7 van de verordening. Waarom een wijziging? Verschillende negatieve gronden zijn op te sommen. Allereerst bleek het oude besluit onvoldoende eenduidig in de gehanteerde terminologie. Een term als 'zorg' werd te gemakkelijk aangewend. Zo droeg het hoofd van een gemeentelijk orgaan 'zorg' voor de goede en veilige bewaring der archiefbescheiden, alsmede voor de deugdelijke houdbaarheid van de gekozen informatiedragers. Ten tweede was het eerdere besluit verouderd. Vernietiging eens per vijfjaren achtte men bij voorbeeld al voldoende. Ten derde bood het oude besluit te weinig concrete handvatten. Zo bepaalde het weliswaar dat archivalia voldoende houdbaar moesten zijn, maar het repte met geen woord over de concrete uitwerking. Het nieuwe besluit verbindt hiertoe de exacte vernietigingstermijnen met de vereiste houdbaarheidstermijnen.
247
i
Positieve motieven vallen ook te noemen. Ten eerste verlangt een goed besluit een explicitering van de archivistische handelwijze bij reorganisaties van gemeentelijke diensten, bedrijven en instellingen. Tegenwoordig een hoogst actuele zaak! Ten tweede dient de verantwoordelijke registrator als centrale figuur binnen de administratie zijn greep te versterken op de vele commissiearchieven, gerubriceerde stukken en financiële bescheiden binnen het apparaat. Juist deze leiden vaak een te afzonderlijk, onoverzichtelijk bestaan. Ten derde moet het archiefstuk meer dan voorheen integraal aangepakt worden, dit is vanaf zijn dynamische tot en met zijn statische stadium. Met name komt dit naar voren in de eisen, gesteld aan de specificaties van de te vernietigen stukken en aan de beschrijvende inventarissen. Ook de opbouw van het nieuwe besluit bevestigt deze integrale aanpak. Na een algemeen hoofdstuk wordt in de drie volgende de levenscyclus van het archiefstuk als het ware op de voet gevolgd. Dit besluit hanteert het begrip 'archiefbescheiden', zoals vervat in artikel 1 van de Archiefwet 1962. Duidelijk loopt deze omschrijving op de praktijk achter. Reeds bij de behandeling van het wetsontwerp in de Kamer betoogde de toenmalige staatssecretaris, dat onder archiefbescheiden ook zaken als geluidsbanden, computertapes, -output, microfilms kunnen vallen. De zeer snelle ontwikkeling op administratief-technisch gebied maakt het onmogelijk een uitputtende opsomming te geven van alle soorten informatiedragers, die voor deze definitie in aanmerking komen. Over enige tijd zal de verwachte wetswijziging wellicht een volgende poging doen in deze richting. Buiten kijf staat, dat dit besluit naar de geest alle mogelijke ambtshalve opgemaakte en ontvangen schriftelijke neerslag tot het begrip 'archiefbescheiden' rekent. De verantwoordelijke registrator krijgt in dit besluit ruime aandacht. Hij vormt de spil van de administratie en moet voldoen aan eisen van deskundigheid en vakbekwaamheid. Alle archiefbescheiden van het apparaat dienen door hem of in overleg met hem feitelijk te worden beheerd, dit ter bevordering van een uniforme gedragslijn. Hierop werd al geduid. Zijn taak neemt ook anderszins in zwaarte toe. Zo omvat deze tevens de aanleg van dossierinventarissen voor het dynamische en semi-statische archief, de opmaak van stukkenlijsten, de vernietiging van stukken en de beschrijvende inventarisatie van tien-jarenblokken. Een enorme achterstand in de selectie, vernietiging en herinventarisatie der semi-statische archivalia moet de registrator wegwerken. Een stukkenlijst kan hierbij helpen. Dit is een gedetailleerde categoriale opgave van archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen, met vermelding van de te hanteren bewaartermijnen. Uiteraard geven bij de vaststelling de ministeriële richtlijnen van 1 december 1983 het kader aan, waarbinnen de betrokken gemeentelijke en intergemeentelijke functionarissen met hun eisen moeten blijven. De rol van de gemeentearchivaris wordt eveneens versterkt. Meer dan in het verleden was voorgeschreven moet hij nu gehoord worden door of kan hij uit eigen beweging voorstellen doen aan de zorgdragers. Ook aldus blijft de gewenste uniformiteit binnen de totale organisatie beter gewaarborgd. Bovendien is de formele mogelijkheid geschapen, dat hij desgewenst de taak der registratoren verlicht door met een speciaal revisie-, selectie- en inventarisatieteam, opererend vanuit de oud-archiefdienst, de semi-statische archieven te bewerken.
Thans de manier waarop de voorbereiding van de wijziging heeft plaatsgevonden. Een kleine werkgroep, gestuwd door de schrijvers, bereidde deze voor. Zij baseerde zich op het Koninklijk Besluit Algemene Secretarieaangelegenheden Rijksadministratie van 1980, het vigerende Besluit Post- en Archiefzaken, vergelijkbare, wat afwijkende besluiten van elders, literatuur, ervaringen en gesprekken met collegae. Achtereenvolgens bespraken het Beraad Chefs Interne Zaken, de Werkgroep Welzijn en de Management Overleggroep het concept. Het beraad bestaat uit de feitelijke beheerders der post- en archiefzaken te Roosendaal en Nispen. De werkgroep is een ambtelijkbestuurlijk adviesorgaan voor burgemeester en wethouders, terwijl de overleggroep de gemeentelijke diensthoofden als leden heeft, dus de formele beheerders. Een zekere bewustwording streefden de initiatiefnemers aldus meteen na. Zodra de afdeling Juridische Zaken van de secretarie de juridische puntjes op de 'i' had gezet, kon het dagelijks bestuur van de gemeente het besluit vaststellen. Roosendaal en Nispen fungeert als centrumgemeente voor het Streekgewest Westelijk Noord-Brabant. Voor zijn diensten heeft deze beslissing mede consequenties. Vertegenwoordigers hiervan werden daarom ook bij de voorbereiding betrokken. Thans is het formele kader gereed. Nu komt het op de uitvoering aan. Deze zal geleidelijk geschieden.
I
Noot
taire informatievoorziening en administratieve organisatie fsoD/ De auteurs zijn respectievelijk gemeentearchivaris, coördinator semi* Dit artikel verschijnt eveneens in het septembernummer van Overheidsdocumentatie. Maande- statische archieven en chef interne zaken van de lijks orgaan van de Vereniging voor documen- gemeentesecretarie van Roosendaal en Nispen.
Besluit post- en archiefzaken Roosendaal en Nispen 1985
Hoofdstuk i Algemene bepalingen • Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a gemeentelijke organen: de gemeentelijke bestuursorganen en de daarmee gelijk te stellen commissies en functionarissen. b archiefbescheiden of stukken: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, lid 1, sub b, van de Archiefwet 1962. c post- en archiefzaken: de verzorging van de ingekomen en uitgaande post, de dossiervorming en -ordening, alsmede het archiefbeheer. d ordeningsplan: een schema voor de indeling van een archief en voor de rangschikking van zijn bestanddelen. e archiefcode: een code, waarin de onderwerpen die bij een overheidsadministratie kunnen voorkomen, stelselmatig zijn ingedeeld ten behoeve van de rangschikking en/of het toegankelijk maken van de archiefbescheiden van dat orgaan. ƒ registrator: het hoofd van de afdeling of het onderdeel post- en archiefzaken van een algemene dienst of tak van dienst. 249
248
......... C-, ...... ;•..-,•
'"«WWMgggPI
g archiefdienst: de gemeentelijke archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 24 van de Archiefwet 1962, waarvan het beheer ingevolge artikel 21 van die wet is opgedragen aan de gemeentearchivaris. • Artikel 2 De behandeling van de post- en archiefzaken van de gemeentelijke organen geschiedt door de algemene diensten en takken van dienst. • Artikel 3 1 Het hoofd van een algemene dienst of tak van dienst is belast met het beheer van de post- en archiefzaken bij die dienst. 2 De registrator van een algemene dienst of tak van dienst is belast met de dagelijkse leiding van de post- en archiefzaken bij die dienst. 3 Onverminderd het bepaalde in lid 1, zijn burgemeester en wethouders bevoegd de dagelijkse leiding van de post- en archiefzaken bij een algemene dienst of tak van dienst op te dragen aan de registrator van een andere algemene dienst of tak van dienst. Alvorens een dergelijk besluit te nemen winnen zij advies van het hoofd van de betrokken dienst en de gemeentearchivaris in. 4 Voor benoeming tot registrator moet worden voldaan aan de eisen van vakbekwaamheid, vast te stellen door burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord. 5 Burgemeester en wethouders kunnen van de in het vorige lid bedoelde eisen ontheffing verlenen, de gemeentearchivaris gehoord. • Artikel 4 1 De secretarissen van commissies en overlegorganen, alsmede de beheerders van gerubriceerde stukken voeren hun post- en archiefzaken in overleg met de registrator van de algemene dienst of tak van dienst uit, waaronder hun handelingen organisatorisch vallen. 2 Bij de instelling van een commissie of overlegorgaan en bij de bestaande commissies en overlegorganen wordt uitdrukkelijk bepaald onder welke algemene dienst of tak van dienst hun handelingen organisatorisch vallen. De gemeentearchivaris wordt hiervan in kennis gesteld. 3 De secretarissen brengen de afgesloten archiefgedeelten zo spoedig mogelijk in de archiefruimte van de algemene dienst of tak van dienst onder, waaronder hun handelingen organisatorisch vallen. 4 Bij gehele of gedeeltelijke opheffing van de commissie of het overlegorgaan sluit de secretaris het archief af, voor zover het de semi-statische stukken betreft. Dit deel wordt ondergebracht in de archiefruimte van de algemene dienst of tak van dienst, waaronder hun handelingen organisatorisch vielen. 5 De dynamische stukken worden als retroacta geïntegreerd in het archief van de nieuw gevormde commissie of het nieuw gevormde overlegorgaan, dan wel in het archief van dezelfde commissie of hetzelfde overlegorgaan, indien deze niet geheel wordt opgeheven, doch slechts een deel van de taken verliest. 6 Van de veranderingen in de verblijfplaats der bedoelde archieven moet door middel van een verklaring aantekening gehouden worden, waarvan de gemeentearchivaris een afschrift wordt toegezonden.
250
• Artikel 5 1 Bij reorganisatie of opheffing worden de archieven der algemene diensten of takken van dienst afgesloten, voor zover het de semi-statische stukken betreft. 2 De nog dynamische stukken worden als retroacta geïntegreerd in het archief van de nieuw gevormde dienst of in het archief van dezelfde dienst, indien deze niet geheel wordt opgeheven, doch slechts een deel van de taken verliest. 3 Van de veranderingen in de verblijfplaats der bedoelde archieven moet door middel van een verklaring aantekening worden gehouden, waarvan de gemeentearchivaris een afschrift wordt toegezonden.
Hoofdstuk il Verzorging van de ingekomen en uitgaande post der gemeentelijke organen. • Artikel 6 1 Ingekomen stukken worden dadelijk na ontvangst geregistreerd en van een kenmerk voorzien door de registrator. 2 Uitgaande en interne stukken worden op overeenkomstige wijze geregistreerd. 3 Ingekomen stukken, ook al zijn ze geadresseerd op naam van een functionaris, mogen niet in behandeling worden genomen, alvorens ze zijn voorzien van het kenmerk als bedoeld in lid 1. 4 Stukken van gering belang en stukken, waarvan de inschrijving op andere wijze geschiedt, kunnen van registratie worden uitgezonderd volgens regels, te stellen door het hoofd van de algemene dienst of tak van dienst. De gemeentearchivaris wordt hiervan in kennis gesteld. 5 De registratie dient zodanig te geschieden, dat van elk in behandeling zijnd stuk de aanwezigheid en verblijfplaats kan worden vastgesteld, indien slechts bekend is één van de navolgende gegevens: de inhoud, de datum, de afzender dan wel geadresseerde, het kenmerk van de afzender en het registratienum-
• Artikel 7 1 Het hoofd van een algemene dienst of tak van dienst geeft richtlijnen inzake de afdoeningstermijn der ingekomen stukken. 2 De registrator distribueert de stukken met opgave van de voorgeschreven afdoeningstermijn. 3 Is de afdoeningstermijn verstreken zonder dat de registrator het stuk heeft terugontvangen, dan rappelleert hij bij het hoofd van de afdeling die met de afdoening is belast. 4 Constateert de registrator een overschrijding van de voorgeschreven afdoeningstermijn zonder dat terugkomst als bedoeld in het vorige lid plaatsvindt, dan doet hij hiervan mededeling aan het hoofd van de algemene dienst of tak van dienst.
251
Hoofdstuk nen
m
Vorming en ordening van de dossiers der gemeentelijke orga-
• Artikel 8 1 De archiefbescheiden moeten zodanig worden gerangschikt, dat de stukken betreffende eenzelfde zaak in één dossier komen, tenzij zulks ondoelmatig zou zijn. 2 De rangschikking der stukken binnen de dossiers dient zodanig te zijn, dat de selectie ter vernietiging op eenvoudige wijze kan geschieden.
• Artikel 12 1 Het hoofd van een algemene dienst of tak van dienst waarborgt de goede en veilige bewaring van de onder zijn dienst berustende archiefbescheiden. 2 De dynamische archiefbescheiden worden als regel centraal bewaard. 3 Afgesloten archiefgedeelten worden bewaard in speciaal daarvoor bestemde ruimten, zolang ze niet naar de in artikel 17 bedoelde archiefbewaarplaats zijn overgebracht. 4 Plannen betreffende de bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van ruimten, zoals bedoeld in het vorige lid, behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord. I
• Artikel 9 1 De ordening van het archief van een algemene dienst of tak van dienst geschiedt volgens een vastgesteld ordeningsplan. 2 De ordening van de archiefbestanddelen dient zodanig te zijn, dat selectie ter vernietiging op eenvoudige wijze kan geschieden. 3 Voor elk daarvoor in aanmerking komend archief wordt een archief code vastgesteld. De indeling hiervan wordt ontleend aan de basis-archief code van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Ingeval deze classificatie minder bruikbaar is kan een andere systematiek worden gebruikt. 4 Plannen tot invoering, wijziging of vervanging van een ordeningsplan of archiefcode door het hoofd van een algemene dienst of tak van dienst behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, die het advies inwinnen van de gemeentearchivaris. 5 De gemeentearchivaris is bevoegd burgemeester en wethouders voorstellen te doen tot invoering, wijziging of vervanging van een ordeningsplan of archiefcode.
Hoofdstuk
IV Het beheer van de archieven der gemeentelijke organen
• Artikel 10 1 Van de dossiers wordt een inventaris aangelegd en bijgehouden, opdat steeds op eenvoudige wijze kan worden vastgesteld welke archiefbestanddelen aanwezig behoren te zijn en waar deze zich moeten bevinden. 2 Voor het dynamische archief worden de van een opschrift voorziene buitenmappen der dossiers gelijkgesteld met een dossierinventaris in kaartvorm.
•
Artikeln
1 Door of namens de registrator wordt aantekening gehouden van de uitlening van dossiers en wordt gecontroleerd of de uitgeleende dossiers tijdig worden terugbezorgd. 2 Het lichten en terugplaatsen van de dossiers geschiedt door of in overleg met de registrator. 3 Verwijdering, zelfs tijdelijk, van een stuk uit een dossier is verboden, tenzij zulks geschiedt met toestemming van de registrator. 4 Het invoegen van stukken in een dossier is slechts toegestaan aan de registrator.
252
• Artikel 13 1 Het hoofd van een algemene dienst of tak van dienst bewerkstelligt, dat de vervaardiging van archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze en met gebruik van zodanige materialen, dat deze bescheiden een houdbaarheid bezitten overeenkomstig hun belang. 2 Dit belang wordt gequantificeerd in de stukkenlijsten als bedoeld in artikel 15, lid 2. • Artikel 14 1 Het hoofd van een algemene dienst of tak van dienst doet voorstellen aan burgemeester en wethouders betreffende het maken van reproducties van archiefbestanddelen vallend onder zijn beheer. 2 Over deze voorstellen beslissen burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord. 3 De gemeentearchivaris is bevoegd burgemeester en wethouders voorstellen te doen tot het maken van reproducties van archiefbestanddelen, zoals bedoeld in lid 1. • Artikel 15 1 Burgemeester en wethouders dragen zorg, dat vernietiging plaatsvindt van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden binnen een jaar na het verstrijken van de voor die archiefbescheiden geldende bewaartermijn, zoals bepaald in de stukkenlijst als bedoeld in lid 2. 2 Voor de algemene diensten en takken van dienst wordt een stukkenlijst vastgesteld van de archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen op grond van de Lijst houdende opgaaf van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende van nà 1850, zoals deze is vastgesteld bij beschikking van de minister van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur en van Binnenlandse Zaken van 24 augustus 1983, respectievelijk van 7 november 1983, of nader bij beschikking van die ministers zal worden gewijzigd. 3 Deze stukkenlijst wordt aan de goedkeuring van burgemeester en wethouders onderworpen, de gemeentearchivaris gehoord. 4 Wanneer het hoofd van een algemene dienst of tak van dienst meent dat archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen, die niet in de vernietigingslij st als bedoeld in lid 2 vermeld staan, doet hij daartoe een voorstel aan burgemeester en wethouders.
253
5 Vernietiging van archiefbescheiden als bedoeld in lid 4 vindt plaats overeenkomstig het bepaalde in artikel 2 en artikel 3, lid 4, van het Archiefbesluit 1968. 6 De te vernietigen archiefbescheiden dienen steeds nader omschreven te worden op staten. Deze staten bevatten gegevens omtrent het betrokken archief, het plaats- en/of classificatienummer, de formele status, een nauwkeurige inhoudsomschrijving, de afzender dan wel geadresseerde, de datum en/of onderhavige periode, het ontwikkelingsstadium en de materiële omvang.
Artikel 21 Dit besluit kan worden aangehaald als Besluit post- en archiefzaken daal en Nispen 1985.
Roosen-
Artikel 22 Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgende op die waarin het is vastgesteld. Vastgesteld door burgemeester en wethouders d.d. 23 april 1985.
• Artikel 16 1 Daadwerkelijke vernietiging mag slechts geschieden door het Bureau Vernietiging Overheidsarchieven. 2 De verklaring van ontvangst der vernietigbare bescheiden, opgesteld door het in het eerste lid bedoelde bureau, wordt bewaard bij de in artikel 15, lid 6, bedoelde staten.
Résumé Il y avait différents motifs pour moderniser l'Arrêté de la gestion des documents dans l'administration de la commune de Roosendaal en Nispen. Dans le domaine technique des archives, il y a eu un développement continuel depuis le début des années soixante-dix. En augmentant l'influence du personnel archiviste sur la gestion actuelle, on peut obtenir une plus grande qualité et une uniformité dans l'ensemble de l'appareil administratif. L'arrêté a été mis à point conformément aux notions les plus récentes. Son introduction aura lieu graduellement.
• Artikel 17 Ter voorbereiding van de in de Archiefwet 1962 voorgeschreven overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats sluit de registrator het archief als regel elke tien jaar af, gerekend vanaf het jaar eindigend op vijf. • Artikel 18 1 De registrator brengt de archiefbescheiden binnen de door de Archiefwet 1962 gestelde termijn naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats over. 2 Voorts brengt hij, in overleg met de gemeentearchivaris, de afgesloten archiefgedeelten over, die door de administratie niet meer veelvoudig behoeven te worden geraadpleegd, zodra dit mogelijk is. • Artikel 19 De over te brengen archiefgedeelten worden door de registrator in een inventaris beschreven. Deze archiefinventaris bestaat tenminste uit: a een inhoudsopgave alsmede een inleiding over de geschiedenis van de archiefvormende organisatie, het archief en het archief systeem; b plaats- en/of classificatienummer van de archiefbestanddelen of andere kentekenaanduidingen, hun inhoud en datering, alsmede hun aantal en een ingang op trefwoord of naam.
Hoofdstuk
v
Overgangs- en slotbepalingen
• Artikel 20 1 Burgemeester en wethouders kunnen bepalen dat aan het gestelde in de artikelen 15,16,18en 19 van dit besluit geheel of gedeeltelij kuitvoering wordt gegeven door een of meerdere door de gemeentearchivaris aan te wijzen personeelsleden van de gemeentelijke archiefdienst. Alvorens een dergelijk besluit te nemen winnen zij het advies van het hoofd van de algemene dienst of tak van dienst en de gemeentearchivaris in. 2 De gemeentearchivaris is bevoegd aan burgemeester en wethouders voorstellen te doen tot uitvoering van het bepaalde in het vorige lid. 255
254
y
*^*i'*,wiMm^iW
•
••-'.-,•;• S-.' -r- .. . •• v- • •
Local archives in Japan
*
Shuichi Yasuzawa**
In pre-modern Japan, Ieyasu (1542- 1616), the founder of the Tokugawa government, was succesful in the political unification of the country, organizing the local political powers of the Daimyos (feudal lords) under the shogunate control. There was formed the strong system of an administrative government network to exercise control over the country. With the shogunate at the top of the political hierarchy, next came the Daimyos as local rulers of their domains. And under a Daimyo, middle management was performed by officials of his men, and those of native people down to the lowest rank at village level, a village being the smallest unit of the administrative organization. There were about 70.000 villages. The system worked well in notifying government laws and ordinances, levying taxes and taking census of the population. Enormous amounts of records were created by officials at each level, even in a small village, because they had excellent abilities in reading, writing and calculating. Apart from those archives, there have survived plenty of records of private family enterprises such as farms, light industries and commercial businesses. Japanese archives, as far as history since the seventeenth century is concerned, have faced two major crises of dispersion. The first one was when the Tokugawa regime collapsed attheMeiji Restoration (1868). The records kept by the officials of the Tokugawa government were not taken over by the new Meiji government, but became the private property of those officials. These documents included voluminous records relating to the administration of the Daimyo (feudal lord), records created at the level of Daikan (local administrator of a lower rank), and of Ojoya or Syoya (local administrator of the lowest rank) during the Tokugawa period of 270 years (1603 - 1868). The second major crisis was when the Ministry of Home Affairs was abolished during the occupation immediately after World War II. This caused a radical weakening of the powers of the central authority which had exerted its influence upon documents control at the local level. This, together with the financial problems of local autonomous government, brought about a weakening of the function of accumulating and preserving archives at the local level. Moreover, the abolition oîMura (the smallest unit of local community), together with the successive reorganizations of the local governing system, changed records creation and maintenance which had long been stable and well exercised. In addition, the social status of people who had possessed the
256
Tokugawa documents since the Meiji Restoration, degraded due to the War and related causes. As a result, they found it not easy to preserve the documents any longer, and began to dispose of them. The above mentioned phenomena occurred simply because the administrative authorities at various levels had neglected their duty to preserve the records. This lays bare the fact that modern Japan lacked an archive preservation system. There is another reason why Japanese archives have not been well preserved. The historiography of Japan under the state program of the Meiji new gouvernment was undertaken as early as 1873, with the aim to write a political history of Japan justifying the new government. Strange to say, the Tokugawa regime which was denied politically by the Meiji new leaders, was disregarded as an object of historiography, although historical documents of that period were abundant. In addition to the prejudiced selection of documents, the method of collecting them was rather peculiar. In most cases Eishabon (professionals' handwritten copies of archives) were produced at each locality, while the original documents were left as they were. It was not until the present century that historians (more precisely, economic and social historians) began to adopt a different European method so as to analyse old documents of the seventeenth century and thereafter. Those scholars were not so many in number, but played a very important role in the development of archives studies, particularly in the turbulent period during and after World War H, when the possessors of invaluable documents from the Tokugawa period found it difficult to keep them any longer. This gave historians an opportunity to establish public facilities, under the auspices of central authorities, to preserve these documents. In 1951, Shiryokan, of which I am a staff member, was established by the Ministry of Education which had tried since 1947 to collect historical documents which were about to be dispersed. Shiryokan is not an institute to meet the archival needs of state administration, but it provides researchers with documents on local history. In 1971, for the first time in Japan, the National Archives were established. In 1972 Shiryokan was annexed to the National Institute of Japanese Literature; it is now called the Department of Historical Documents of the Institute. The objectives of Shiryokan are 1 to collect, arrange, preserve and study historical documents relating to local authorities, enterprises, families and folk and culture in the Tokugawa and early Meiji periods 2 to make the documents available to researchers. The Department now preserves about 500,000 items of original sources, 1238 reels of microfilm and 5,000 items of folk material. Twice a year the department offers a training course for the arrangement, management and conservation of archival materials, one course in Tokyo, the other elsewhere. There are reading rooms for scholars making use of the Department's collections. The finding aids exist in the form of card catalogues and printed catalogues. The latter are made of each provenance (37 volumes produced since 257
1952). The department publishes an annual research bulletin since 1968, a biannual newsletter since 1965, and editions of historical documents since 1980. In 1979, a list of bibliographic catalogues in the collections of the Department was published. The number of archives (provenances): 340 in original form and 79 on microfilm. The activities of Shiryokan, from the beginning, in conformity with those of Kinsei Shiryo chosa Iinkai (Committee to study archives of the Tokugawa period, whose activity lasted from 1948 to 1953) and of Chihoshi Kenkyu Kyogikai (Association of local history studies, since 1949), have contributed to a great extent to the advancement of local history studies in Japan. The number of local repositories in Japan amounts to 1,487. This figure includes archives departments of local autorities, libraries, museums and other independent facilities of corporations, etc. Most of these repositories are small and not open to the public. Their geographical distribution is as follows: Hokkaido 190 • Chubu 152 Tohoku 192 • Kinki 169 Kanto 143 • Sanyo and San'in 122 Tokyo 120 • Shikoku 81 Koshin'etsu 201 • Kyushu and Okinawa 117 Archives in private possession are generally not arranged and badly preserved. Needless to say, their catalogues are far from complete. These privately owned documents have been utilized by historians who usually do not care for their preservation after having used them for their personal research. In recent times, private archives have been used by local governments to write the history of their localities. However, once the original documents had been copied, they were given back to the owner where they were left as they used to be. The 1,487 local repositories cannot be considered as archival institutions in the strict sense. In most of them there exist no proper archival administration. Only less than 20 have facilities and equipment available to the public. But even if they have the facilities, strangely enough, there are no proper posts for professional archivists. This peculiar situation reflects the fact that the lack of legal and social recognition of archives coincides with a shortage of professional archivists. There is, of course, a strong request to establish an archives law, but the government, with little understanding of its importance, has disregarded the recommendations and suggestions which frequently have been made by Gakujutsu Kaigi (Science Council). There is only one Member of Parliament who understands the problem and is willing to take a positive action towards an archives law. What is now required is educated personnel whose job it is to do research on original sources, analyse their characters, put them in proper order, devise proper preservation methods and repair records if they are threatened by destruction. What is also required is a curriculum of regular education and courses to train professional archivists. If archives are preserved in libraries and museums, it is not uncommon that neither librarians nor curators are familiar with the distinctions between the keeping of books and the management of archives, thereby neglecting the principle of provenance. 258
259
SMÜ.•..•"'•-• iiïfrr ir TirrnrnriMf irwMmfffw
Nevertheless, there is a positive aspect as well. In addition to 15 local governments which have already established an archives service, 12 other are planning to have one. But we must be aware of the urgent need not only for buildings to preserve archives, but also for well-trained archivists who can serve the public. Only when this is materialized, we can hope for truly fruitful historical research supported by abundant archives.
Een poging tot centralisatie van het bestuur De wet op de departementale besturen van 1807
Notes See also: M.E. VAN OPSTALL, 'Archieven in Japan', in Nederlands Archievenblad 80 (1976) 276-286 (editor's note). Professor in archival studies at the Department of Historical Documents of the National Institute of Japanese Literature in Tokyo.
M. Bruggeman *
Samenvatting De auteur geeft een beschrijving van de twee crises die de Japanse archieven hebben bedreigd: de Meiji-restauratie in 1868, toen de oudste bescheiden niet werden overgenomen door de nieuwe regering, en de bezetting na de Tweede Wereldoorlog. Bovendien werd de archiefzorg lang verwaarloosd, was er geen wetgeving en werd pas in deze eeuw begonnen met archiefonderzoek volgens Europese methoden. In 1951 werd Shiryokan opgericht ter verzameling, bestudering en uitgave van historische documenten. De auteur is professor aan dit instituut. Er zijn in Japan 1487 lokale archiefbewaarplaatsen, maar de meeste zijn klein, niet openbaar en slecht toegankelijk.
260
Inleiding Vanaf 1795 werd het politieke toneel beheerst door de vraag of het nieuwe Nederland een federatieve of een eenheidsstaat moest zijn. Een eerste stap in de richting van eenheidsstaat werd gezet, toen de Nationale Vergadering in 1796 de Bataafse Republiek één en ondeelbaar verklaarde. Concrete uitwerking bleek echter moeilijk, daar ze verzandde in voortdurende verhitte discussies van voor- en tegenstanders. In januari 1798 zorgde een staatsgreep ervoor, dat de besluitvorming verder in centralistische zin werd omgebogen. De verhouding tussen centraal bestuur en provincies werd ingrijpend gewijzigd. Provinciale besturen werden ondergeschikt gemaakt aan het centrale bestuur. Zij werden geacht de wetten en bevelen van de centrale overheid uit te voeren en de provincie te besturen en konden geen eigen politiek beleid voeren. Ze werden financieel afhankelijk van bijdragen uit 's Rijks kas. Toch was het federalistisch verzet niet geheel gebroken. In de periode 1801 - 1805 werd de klok daardoor weer enigszins teruggezet. De provinciale besturen konden toen hun politiek grotendeels zelf bepalen. Een aantal zaken moest echter in alle provincies op dezelfde wijze geregeld worden. Provinciale bestuurders moesten overal aan dezelfde eisen voldoen. In het gehele land moest ervoor gezorgd worden dat alle kerkgenootschappen ongestoord hun godsdienst konden uitoefenen. Ook moest de gezondheidszorg goed geregeld zijn. Met de benoeming van Raadpensionaris Schimmelpenninck werd opnieuw een poging gedaan het centraal bestuur te versterken. Tijdens zijn bewind (1805 - 1806) was de verhouding tussen rijk en provincies dan ook op dezelfde wijze geregeld als in de periode 1798 - 1801. De Raadpensionaris werd in 1806 vervangen door een koning, Lodewijk Napoleon, onder meer om de centralisatie van het bestuur een grotere kans te geven. 1 Omtrent de verhouding tussen centraal bestuur en departementale besturen bepaalde de Constitutie voor
261
het Koninkrijk Holland (1806) dat de departementale besturen gehouden waren de wetten en bevelen van de centrale overheid uit te voeren (art. 62). Nadere regelingen omtrent de departementale besturen moesten bij wet getroffen worden (art. 13).2 De voorbereiding van deze wet is niet vlekkeloos verlopen. Een delegatie uit de Staatsraad die een belangrijke rol speelde bij de voorbereiding van dit wetsontwerp, bood het ontwerp op 13 maart 1807 aan het Wetgevend Lichaam aan. Bij die gelegenheid memoreerde ze, dat de voorbereiding gepaard was gegaan met langdurige discussies en dat men 'meer dan eene gevaarlijke klip' had moeten omzeilen.3 De wet die op 13 april 1807 bij Koninklijk Decreet werd uitgevaardigd beperkte in sterke mate de provinciale autonomie.4 Het lijkt daarom interessant de discussies en de besluitvorming met betrekking tot dit wetsontwerp te volgen, omdat te verwachten valt, dat daarin naar voren zal komen tot hoever verschillende groepen wilden gaan met de centralisatie van het bestuur en welke argumenten ze hanteerden. Bovendien kunnen we dan meer te weten komen over de vraag of inderdaad Franse opvattingen over de wijze van besturen de doorslag gaven5 en of de koning werkelijk de vrije hand gelaten werd.6
De voorbereiding van de wet op de departementale besturen • • 2 1 Inleiding De constitutie had de wetgevende macht in handen gelegd van Koning en Wetgevend lichaam (art. 51). De rol van het Wetgevend Lichaam was echter beperkt: het kon een wetsontwerp slechts goed- of afkeuren (art. 57). Het had noch het recht van amendement, noch dat van initiatief. Bij afwijzing van een wet moest het Wetgevend Lichaam daarvan de redenen aangeven, waarna de Koning de mogelijkheid had hetzelfde ontwerp nader gemotiveerd of enigszins gewijzigd opnieuw in te dienen (art. 58).7 De Koning was verplicht de Staatsraad over elk wetsontwerp te horen (art. 32, 2e lid).8 De bemoeienis van de Staatsraad met wetgevende arbeid reikte echter in de praktijk verder. In feite kwamen de wetsontwerpen tot stand in samenspraak tussen Koning en Staatsraad.9 De Staatsraad was onderverdeeld in vijf secties, waarvan de eerste, de Sectie Wetgeving en Algemene Zaken een belangrijke rol speelde bij het voorbereiden van wetsontwerpen.10 2 • 2 Voorbereiding van het ontwerp door Koning en Staatsraad 2-2-1
De Sectie Wetgeving
De aanzet tot de voorbereiding van het wetsontwerp met betrekking tot de departementale besturen werd op 17 september 1806 gegeven toen de koning de Sectie Wetgeving en Algemene Zaken van de Staatsraad de opdracht gaf hem te adviseren over de organisatie van de departementale en gemeentebesturen.11 De Sectie Wetgeving bestond op dat moment uit P. L. van de Kasteele (voorzitter), H. L. Wichers en W. Queysen. De samenstelling van deze sectie
262
weerspiegelde de door verschillende auteurs gesignaleerde wederkerige wens tot samenwerking tussen Koning en politici van allerlei verschillende richtingen.12 Hier werkten een (oud)unitarièr, Van de Kasteele, een (oud)federalist, Queysen, en een (oud)orangist, Wichers, samen.13 Op 21 en 27 november 1806 vergaderde de sectie over een concept-ontwerp, dat de voorzitter had vervaardigd, na daartoe op 23 september door de sectie gemachtigd te zijn.14 Hoe dat ontwerp eruit zag en welke wijzigingen er tijdens deze vergaderingen in werden aangebracht is onbekend.15 De belangrijkste overwegingen echter zijn te vinden in de, eveneens door de voorzitter opgestelde, aanbiedingsbrief bij het ontwerp.16 Drie punten vallen daarin op: ten eerste de positie van de 'perpetueel president' van het departementaal bestuur, ten tweede de rechten en plichten van de leden van het bestuur en tenslotte de verdeling van de departementen in kleinere eenheden, 'ringen' genaamd.17 De 'perpetueel president' van een departementaal bestuur werd beschouwd als intermediair tussen de centrale overheid en zijn departement en zou verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de wetten en bevelen van het centraal bestuur in zijn departement. Voor de uitvoering van de door het Wetgevend Lichaam bekrachtigde wetten zou hij dat samen met de rest van het bestuur zijn; voor besluiten van de centrale overheid alléén. De president zou ervoor dienen te zorgen, dat men hem niet kon verwijten, dat hij op de een of andere wijze zijn departement boven andere trachtte te bevoordelen of het ene deel van zijn departement ten koste van de andere. Dit om te voorkomen, dat er onderling jaloezie zou ontstaan, waardoor, volgens de sectie de gemene zaak over het geheel schade zoude lijden. Zij voegde daar nog aan toe: En inderdaad in de getrouwe waarneming van dezen plicht zal men aantreffen één der gewigtigste voordeden proflueerende uit den post van eenen perpetueelen president met Uwer Majesteits vertrouwen vereerd en met de hoge digniteit van het Representatief der Executieven magt bekleed. ' 8 Wat betreft de rechten en plichten van de leden van een departementaal bestuur was de sectie overtuigd, dat deze nauwkeurig in de wet omschreven moesten worden om willekeur en machtsmisbruik te voorkomen. Zij stelde voor de departementale bestuurders te doen verkiezen. De indeling van een departement in ringen had volgens de sectie tot doel de verkiezingen goed te laten verlopen. De departementen hoefden volgens de Sectie Wetgeving niet onderverdeeld te worden in kleinere eenheden ten behoeve van de administratie van de belastingen of voor de uitoefening van de rechtspraak. Voor de belastingen was er in 1806 met de invoering van de nieuwe belastingwetgeving een indeling van Nederland gemaakt en aangezien er een algehele herziening van de justitie op stapel stond, leek het niet verstandig daarop vooruit te lopen. Zo blijkt uit de strekking van de aanbiedingsbrief een in principe positieve houding tegenover een zekere centralisatie van het bestuur, zij het, dat deze met allerlei waarborgen moest worden omkleed met name ten aanzien van de 'perpetueel president' wiens positie aanleiding zou kunnen zijn tot een te grote concentratie van macht in handen van één persoon.
263
2-2-2
Staatsraad
De koning besloot de voltallige Staatsraad op één van de eerstvolgende algemene zittingen over het ontwerp van de Sectie Wetgeving te horen. 1 De Staatsraad bestond eveneens uit lieden van verschillende politieke komaf. 20 De koning zat de vergaderingen van de Staatsraad voor. 21 Op 5 januari 1807 besprak de Staatsraad het door de Sectie opgestelde ontwerp en besloot een commissie in het leven te roepen, die zich moest buigen over de vraag hoe de contouren van een wet op de departementale besturen eruit moesten zien. Ze moest op uiterlijk 10 januari 1807 haar rapport bij de koning ingeleverd hebben. 22 2-2-3
Commissie I
De commissie bestond uit de minister van Binnenlandse zaken, J. H. Mollerus, de Sectie Wetgeving en de voorzitters van de andere secties van de Staatsraad. Blijkens een concept-verslag van een vergadering van 6 januari 1807 was ook de minister van Financiën, I. J . A . Gogel, bij de besprekingen aanwezig. 23 Op deze vergadering kwam de onderverdeling van het rijk in departementen aan de orde. Van de Kasteele merkte daarbij op, dat het verstandig zou zijn het monarchale te combineren met de gewoonten der natie. In het rapport werd dan ook voorgesteld het rijk in negen departementen in te delen, te weten Stad en Lande van Groningen, Friesland, Drenthe, Overijssel, Gelderland, Utrecht, Holland, Zeeland en Brabant. De grenzen zouden dezelfde zijn als die welke op 20 maart 1806 voor de administratie van de belastingen waren vastgesteld. 24 Aangezien de commissie wist, dat dit voorstel tegen de opvattingen van de koning indruiste, voerde ze een aantal argumenten aan, die hem naar ze hoopte zou overtuigen. Ze wees erop, dat de praktijk bewezen had, dat met een dergelijke indeling een goed functionerend bestuur mogelijk was en dat de burgers hiermee vertrouwd en tevreden waren. Bovendien zou een ingrijpende bestuurlijke herindeling geld gaan kosten in een tijd dat er eigenlijk bezuinigd moest worden. De enige wijziging, die de commissie eventueel zinvol zou achten, was de opsplitsing van Holland in twee of drie departementen. Maar ook hierbij vroeg ze zich af of de kosten wel tegen de baten zouden opwegen. Temeer daar te verwachten was dat de communicatie tussen het centraal bestuur en dat van het departement Holland soepel zou verlopen, omdat ze beide hun zetel in Den Haag hadden. Ten aanzien van de onderverdeling van de departementen in kleinere eenheden stelde de commissie voor om een studie te laten verrichten. Men vreesde dat bestuurlijke herindeling zeker wanneer het lagere bestuurlijke niveaus betrof tot verzet aanleiding zou geven. Hierdoor zou het doel dat men ermee wilde bereiken, te weten juiste uitvoering van richtlijnen van de centrale overheid, voorbij geschoten worden. Tenslotte behandelde het rapport de aanstelling van departementale besturen en hun functioneren. De commissie stelde voor de leden van de departementale besturen door de koning te laten benoemen en ontslaan om hun loyaliteit te garanderen. 25 Hierin verschilde de commissie met de Sectie Wetgeving, die had voorgesteld de leden van de departementale besturen te doen
verkiezen. 26 De 'president en raden' van het departement moestenmeende de commissie - tenminste dertig jaar oud zijn. Ze mochten niet uit het departement waar ze benoemd werden afkomstig zijn. Wat de verwantschap betreft werd voorgesteld, dat deze voor de bestuurlijke functies tot in de derde graad verboden was en voor rechtsprekende functies tot in de vierde graad. 27 Over het functioneren van de departementale besturen handelde het rapport zeer gedetailleerd. In de eerste plaats moesten de leden van het bestuur de richtlijnen van de Koning en ministers opvolgen, zoals hun voorgangers onder het bewind van de Raadpensionaris. Verder werden ze geacht zich bezig te houden met het algemeen bestuur binnen het departement en met de behartiging van de belangen ervan naar buiten. Tijdens het bewind van de Raadpensionaris hielden Raden van Financiën in de departementen zich bezig met het toezicht op de domeinen, de invordering van belastingen en de rechtspraak in eerste aanleg in belastingzaken. 28 Volgens de commissie hadden deze raden zich te zelfstandig opgesteld, waardoor ze niet naar behoren functioneerden. Ze stelde daarom voor deze taken eveneens aan de departementale besturen op te dragen. Van hen verwachtte men immers een grotere loyaliteit, zoals hierboven aangegeven. Deze loyaliteit was noodzakelijk in verband met de invoering van de nieuwe belastingmaatregelen, die naar men vermoedde nogal wat weerstanden zouden oproepen. 29 De rechtspraak in eerste aanleg voor belastingzaken werd aan de departementale besturen opgedragen, en niet aan de gewone rechtbanken, omdat de commissie enerzijds meende, dat bij de besturen de noodzakelijke specifieke kennis aanwezig was en anderzijds dat zij de zaken sneller zouden afhandelen dan rechtscolleges. De verdeling van de verantwoordelijkheden binnen het departementale bestuur was erop gericht departementale autonomie te voorkomen. De president werd dan ook verantwoordelijk geacht voor de uitvoering van alle wetten en bevelen van het centrale bestuur, ook van die welke door het Wetgevend Lichaam waren gesanctioneerd. Tevens moest alleen de president verantwoordelijk zijn voor het algemeen bestuur in het departement. In die gevallen echter, waarin derden benadeeld zouden kunnen worden, zou de verantwoordelijkheid dienen te berusten bij president en raden gezamenlijk, omdat iemand die alleen beslissingen moet nemen eerder de kans loopt beïnvloed te worden dan een college. De commissie dacht hierbij aan de behandeling van geschillen van bestuur en de administratie van en het toezicht op de belastingen en domeinen. De president zou in deze gevallen wel de beslissende stem hebben en, wanneer zijn mening botste met die van de raden, de zaak aan de minister voorleggen. Wanneer het college van president en raden als rechtbank optrad, zou de stem van de president niet zwaarder wegen, dan die van de andere leden. 30 2-2-4
1
Commissie n
Op 12 januari 1807 was dit rapport onderwerp van bespreking in de Staatsraad, alwaar het in handen is gesteld van de commissie te dien effecte benoemd om deswegens in conferentie te treden.31 Of hier sprake is van één en
m 264
265
•HHsnsüfës
ÜBBäHÜHi
dezelfde commissie is niet duidelijk. Vermoedelijk wel, want er zijn geen aanwijzigingen dat er een andere is benoemd. Deze commissie moest de ideeën, die bij de behandeling van het rapport in de Staatsraad naar voren waren gebracht omzetten in concrete voorstellen. De koning woonde de vergaderingen bij. 3 2 De commissie stelde het volgende voor. Omdat Holland gesplitst werd, zou het rijk uit tien departementen bestaan. De naamgeving was deels overgenomen van die van 1798: Eems, Zuiderzee, Smelde, IJssel, Betuwe, Leek, Amstel, Merwede, Eilanden en Dommel. Bestuurders moesten tenminste 25 jaar oud zijn en niet aan elkaar verwant tot in de vierde graad. De president werd landdrost genoemd en de raden assessoren. Een secretaris-generaal zou eveneens deel van het departementaal bestuur uitmaken. De departementen werden onderverdeeld in ringen, waar de koning drosten zou aanstellen, die verantwoording verschuldigd waren aan de landdrost en zorg dienden te dragen voor de uitvoering van wetten en bevelen van de centrale overheid in hun gebied. 33 • • 2-2-5
Sectie Wetgeving en Algemene Zaken
In de vergadering van de Staatsraad van 5 februari 1807, waar dit rapport besproken werd, kreeg de Sectie Wetgeving opdracht op grond van deze gegevens een wetsontwerp te maken. Hierbij diende ze rekening te houden met de gevoerde discussies in de Staatsraad. Over de beleidsterreinen, die tot dan toe tot de competentie van de Raden van Financiën behoorden moest ze overleg plegen met de minister van Financiën. 34 Kort daarna werd de Staatsraad door een besluit van de Koning van 14 februari met twaalf leden uitgebreid, doordat de buitengewone leden, die in de residentie woonden voor de duur van het jaar 1807 tot gewoon lid werden benoemd. Drie van hen kwamen de Sectie Wetgeving versterken: C G . Hultman, J. E. Reuvens en J. Meerman. 35 De Sectie Wetgeving deed op 21 februari 1807 verslag van haar werkzaamheden aan de voltallige Staatsraad. Het enige dat we van deze vergadering weten is dat er opnieuw een commissie werd ingesteld. 36 2-2-6
Commissie m
Deze commissie bestond uit de minister van Binnenlandse Zaken, de Sectie Wetgeving, de voorzitters van de andere secties en de secretaris-generaal van de Staatsraad. Behalve de nieuwe leden van de Sectie Wetgeving en de secretarisgeneraal had deze commissie dus dezelfde samenstelling als de vorige. De Staatsraad gaf haar opdracht om de contouren van een wet op de gemeentebesturen vast te stellen en vroeg zich af of de president van een gemeentebestuur niet tevens drost van een ring kon zijn. 37 Op 28 februari bracht de commissie verslag uit aan de Staatsraad.
C. H. Hodges, Portret van koning Lodewijk Napoleon, 1809. Amsterdam, Rijksmuseum.
267
266
g{P*ri**'***w*l
2-2-7
2-3
Staatsraad
Tijdens de vergadering van 28 februari 1807 stelde de koning dit rapport aan de orde en vroeg de mening van de Staatsraad over een aantal onderdelen uit het ontwerp van wet op de departementale besturen. Vervolgens nam hij een aantal besluiten. Acht departementen kregen de namen van de vroegere gewesten. Alleen de twee departementen, waarin Holland gesplitst werd, kregen nieuwe namen, te weten Amstelland en Maasland. De departementen werden onderverdeeld in totaal 25 kwartieren. Presidenten van gemeentebesturen konden niet tevens kwartierdrost zijn. Wel zou de landdrost de functie van drost van het kwartier waarin de hoofdstad van het departement lag kunnen waarnemen.38 Al was nu een flink aantal knopen doorgehakt, de discussie in de Staatsraad was nog niet gesloten. Ze werd op 3 maart 1807 voortgezet.39 Toen leek het erop, dat er een afronding kon plaatsvinden. Immers, de koning concludeerde, de discussie gehoord, dat hij het ontwerp zou fiatteren, wanneer de Sectie Wetgeving de redactie van het ontwerp bijgesteld zou hebben in de geest van de besprekingen in de Staatsraad gevoerd op 28 februari en 3 maart. Nog bleek de kous niet af, want op 7 en 9 maart werden er nogmaals besprekingen gevoerd, omdat de redactie niet deugde en uiteindelijk moest de ministersecretaris van Staat eraan te pas komen om het ontwerp in zodanige vorm te gieten, dat het aan het Wetgevend Lichaam kon worden aangeboden.40 Wat zijn nu de wijzigingen, die de Staatsraad in de laatste week van februari en de eerste week van maart aanbracht? Daartoe moet, aangezien de verbalen ons in de steek laten, het ontwerp, dat op 21 februari aan de Staatsraad werd voorgelegd, worden vergeleken met het ontwerp dat op 13 maart aan het Wetgevend Lichaam werd aangeboden. De hierboven genoemde wijzigingen die de koning op 28 februari aanbracht zijn de meeste. Verder werd een aantal redactionele wijzigingen aangebracht om de tekst te verduidelijken. De derde categorie wijzigingen is die, waarbij de tekst zodanig werd aangepast, dat de centrale overheid bepaalde taken, die eerder door departementale besturen werden uitgeoefend aan zich zou kunnen trekken. Het belangrijkste voorbeeld hiervan is de wijziging van artikel 20 van het ontwerp van 21 februari. Dit artikel luidde: Landdrost en assessoren verkenen aan minderjarigen Brieven van Venia Aetatis gelijk mede Brieven van Creatie van Notaris op de gebruikelijke wijze ... 41 Hiermee kregen de departementale besturen taken toebedeeld, die de Staten van de gewesten tijdens de Republiek ook hadden uitgeoefend.42 In het ontwerp, dat op 13 maart aan het Wetgevend Lichaam werd aangeboden, luidde het 21ste artikel echter als volgt: Landdrost en assessoren kunnen door Z.M. geautoriseerd worden om aan minderjarigen Brieven van Venia Aetatis gelijk mede Brieven van Creatie van Notaris op de gebruikelijke wijze ... 43 De benoeming (creatie) van notarissen werd enkele maanden later niet aan de departementale besturen maar aan de minister van Justitie opgedragen.44 Ook de verlening van handlichting (venia aetatis) is waarschijnlijk nooit aan landdrost en assessoren toegestaan.45
De besprekingen in het Wetgevend Lichaam
2-3-1
Aanbieding van het ontwerp
Tijdens de vergadering van de Staatsraad van 7 maart 1807 was besloten dat Six en Van de Kasteele het wetsontwerp zouden aanbieden aan het Wetgevend Lichaam.46 Dit deden ze in de middagvergadering van 13 maart. Eén van hen hield daarbij namens de Staatsraad een redevoering, waarin de noodzaak van een nieuwe wetgeving voor de departementale besturen werd uiteengezet. De ondervinding der afgeloopene Eeuwen heeft dikwerf bewezen, dat eene van de menigvuldige voordelen der gematigde Eenhoofdige Regeringen in derzelver kracht, in de zekere en spoedige uitoefening der Wetten gelegen is. Indien deze waarheid aldus door de geschiedenissen bevestigd wordt, hoeveel te meer moet zij waarheid zijn in tijden waarin geheele volkeren uit het getal der Maatschappij als het ware worden uitgewischt; - in een land, waar van de instellingen door de gevolgen van overgrooten voorspoed haren veerkracht hadden verloren; - in een land door Burgerlijke twisten bitter verdeeld, en de straffen dezer twisten door onheil en zonder einde hebbende gedragen. Gelukkig, dat wij in dezen toestand de verzachting onzer rampspoeden onder de bestiering van een doorluchtig, verlicht en deugdzaam Koning mogen zien naderen.47
Het bestuur op alle niveaus moest nu aan de monarchale regeringsvorm aangepast worden, opdat in alle delen van het rijk de besluiten van de centrale regering op de juiste wijze zouden worden uitgevoerd. Vandaar dan ook de aanbieding van een wetsontwerp op de departementale besturen. • • 2-3-2
Onderzoek door een commissie
Om het ontwerp te bespreken stelde het Wetgevend Lichaam een commissie in onder voorzitterschap van Wickevoort Crommelin. De commissie bestond verder uit Van Andringa de Kempenaar, Verheyen, Van der Goes, De Crane, De Vos van Steenwijk tot de Hoogenhof, Van Heeckeren tot de Cloese, Jarges en Van Hengst.48 Op 20 maart bracht de commissie een rapport uit, dat op 24 maart werd besproken. Na kennis genomen te hebben van de argumenten van de commissie en van die van Aylva van Neerijnen, die op eigen initiatief een notitie gemaakt had, machtigde het Wetgevend Lichaam de commissie om in besprekingen met de koning te proberen wijzigingen in het ontwerp aangebracht te krijgen.49 • • 2-3-3
Besprekingen met de koning
De besprekingen tussen commissie en de koning moeten in eerste instantie ergens tussen 24 en 31 maart hebben plaatsgevonden. Immers op 31 maart bracht ze over deze besprekingen verslag uit aan het Wetgevend Lichaam. In 269
268
^^•..•tmnmmi
fa. jU-vcr+m*
t~, niC^.:
«ai/ *OV/J^.J
at*
tst-s"
30 Vr**^
XJJCl'asà-'c^
Co.
u~*~*
2~~>
A~f
4i/ut6&! tuà*«U
uiùuJi«Oî^*" « - ' - v i - l«^P— « ^
Marginale aantekeningen, die de mening van de koning weergeven met betrekking tot de wijzigingsvoorstellen van het Wetgevend Lichaam. A.R.A. Archief Wetgevend Lichaam, inv. nr. 52.
270
271
deze vergadering verkreeg ze het fiat om te proberen nog andere wijzigingen in het ontwerp aangebracht te krijgen.50 Op 3 april 1807 werd het wetsontwerp door het Wetgevend Lichaam aangenomen, omdat de Heeren gecommiteerden de bij resolutie dezer vergadering van 31 maart 1.1. geadopteerde en door de koning geaggreëerde veranderingen hadden geëffectueerd.51 Het lijkt erop, dat het Wetgevend Lichaam zo een verkapt recht van amendement kreeg. De koning had daarentegen op deze wijze de gelegenheid bezwaren tegen het ontwerp weg te praten. Wat waren die bezwaren en in hoeverre is de koning eraan tegemoet gekomen? Om hier over iets te weten te komen moeten we het ontwerp, dat op 13 maart aan het Wetgevend Lichaam werd aangeboden, vergelijken met de uiteindelijke versie van de wet, zoals hij op 13 april door de koning werd uitgevaardigd en beide met het rapport van de commissie uit het Wetgevend Lichaam.52 Bovendien kunnen we nog wat wijzer worden over de opvattingen van de koning, omdat hij opmerkingen heeft geplaatst bij wijzigingsvoorstellen van het Wetgevend Lichaam, al zijn deze niet alle leesbaar.53 In de inleiding van het rapport zette de commissie de bezwaren tegen het wetsontwerp uiteen om ze vervolgens zelf te ontkrachten. Het zijn in feite dezelfde bezwaren als de in eerdere fasen van voorbereiding naar voren gebracht: de ingrijpende wijzingen in het bestuur en de grote macht in handen van één persoon, in casu de landdrost. De commissie was het echter met de Staatsraad eens, dat nu de monarchie was ingevoerd, dit ook consequenties had voor de lagere bestuurlijke niveaus. Als deze niet aan de nieuwe omstandigheden werden aangepast, zou immers de bestuurlijke machinerie kunnen vastlopen. In verband daarmee was het noodzakelijk, dat de landdrost veel invloed zou hebben. De waarborgen, die in het ontwerp voorzien waren tegen misbruik van macht door de landdrost leken voldoende. De voorgestelde indeling van het Rijk in departementen en kwartieren leek voorlopig de beste, zolang er nog geen besluit was genomen over de nieuwe wetboeken en de indeling van het Rijk, die deze met zich mee zou brengen.54 De commissie stelde vervolgens een aantal amendementen voor, waarvan we de belangrijkste zullen noemen. In de eerste plaats vond de commissie en Aylva in zijn notitie met hen, dat de landdrosten vóór hun benoeming zes jaar in het betreffende departement moesten hebben gewoond. Dit gold ook voor de leden van het Wetgevend Lichaam met betrekking tot het departement van waaruit ze werden afgevaardigd. Als we Lodewijk Napoleon moeten geloven was de aandrang om deze bepaling in de wet te krijgen tamelijk sterk. Hij schreef erover: De Koning had veel moeite om te verkrijgen, dat deze landdrosten uit de inwoners van het gansche land gekozen worden; de inwoners van elke provincie hadden er veel tegen om door iemand uit eene andere provincie bestuurd te worden.55 Hij zwichtte formeel niet voor deze druk: de bepaling werd niet in de wet opgenomen. De vraag is echter of hij er in zijn beleid ten aanzien van benoemingen geen rekening mee hield. J. van Styrum, de landdrost van Amstelland, was afkomstig uit Haarlem.56 De Groninger Wichers werd tot landdrost van Stad en Lande van Groningen benoemd en D. baron Bentinck van Diepenheim tot landdrost van Overijssel.57 Een poging van de commissie om de positie van de assessoren tegenover de landdrost te versterken door ook hén bij een conflict de gelegenheid te geven
272
hun argumenten aan de minister voor te leggen wees de koning met een non jamais van de hand. Eveneens zonder succes probeerde de commissie door middel van een amendement landdrost en assessoren het verlenen van handlichting en creatie van notarissen toe te staan.58 Een aantal onschuldige redactionele wijzigingen werd wel door de koning aanvaard, evenals bijvoorbeeld een amendement, dat beoogde dezelfde eisen te stellen aan de te benoemen secretarissen-generaal als aan de andere leden van het departementaal bestuur. Kort en goed kwam het erop neer, dat alle amendementen die de bedoelingen van de wet zouden kunnen schaden werden afgewezen.
De wet op de departementale besturen van 1807 Op 13 april werd de wet door de koning per decreet uitgevaardigd. De bestuurlijke indeling in departementen en kwartieren werd vastgelegd, zoals aan het Wetgevend Lichaam voorgesteld. Hetzelfde gold voor de positie van de landdrost: hij zou alléén verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van wetten en bevelen van de centrale regering en voor de gang van zaken binnen het departement. Bepaalde taken werden aan landdrost en assessoren gezamenlijk opgedragen. Hierbij moeten we onder andere denken aan de administratie van en het toezicht op de invordering van de belastingen, de besluitvorming over leveranties en aanbestedingen ten behoeve van het departement. Wanneer landdrost en assessoren van mening verschilden over een bepaalde zaak, moest de landdrost daarvan kennis geven aan de betrokken minister. Indien noodzakelijk kon hij echter naar eigen inzicht handelen in afwachting van de beslissing van de minister. Landdrost en assessoren vormden gezamenlijk de rechtbank in eerste aanleg in belastingzaken. De kwartierdrosten hadden in hun kwartieren min of meer dezelfde taken en bevoegdheden als de landdrosten in hun departement. De landdrosten waren ondergeschikt aan de centrale regering en de kwartierdrosten aan de landdrost.39
Conclusie Wanneer we nu de besprekingen overzien lijkt alles te draaien om wat Van de Kasteele noemde het monarchale combineren met de gewoonten der natie. Enerzijds wordt overduidelijk gestreefd naar een centralisatie van bestuur volgens Frans model, anderzijds echter worden er om pragmatische redenen concessies gedaan, namelijk wanneer men vreest dat, door te zeer in te gaan tegen 'de gewoonten der natie', weerstanden worden opgewekt die een goed functionerend bestuur onmogelijk maken. En daarom was het nu juist begonnen. Te denken valt hier aan de indeling in departementen op Holland na met de grenzen en de namen van de oude provincies. Het was niet zo, dat de koning zijn gang kon gaan en zijn wil oplegde aan de medewetgevers. Door middel van overleg heeft hij eventuele weerstanden proberen weg te nemen, omdat immers de uitvoering van de wet en het goed functioneren van het bestuur afhankelijk was van de medewerking van de bestuurders op alle niveaus. We kunnen deze wet dan ook zien als een fase in de ontwikkeling van de
273
centrale staat, zoals deze tijdens en n a de inlijving is voortgezet. D e klok werd immers o n d e r koning Willem i niet teruggedraaid. O o k o n d e r zijn bewind waren de commissarissen des konings - gouverneurs g e n o e m d - instrumenten van de centrale regering w a a r d o o r deze zich tot in detail met de gang van zaken in de provincies k o n b e m o e i e n . 6 0 Noten * Mevrouw drs. M. Bruggeman is verbonden aan de Vrije Universiteit te Amsterdam. 1 c. w. VAN DER POT, Bestuurs- en rechtsinstellingen der Nederlandse provinciën (Zwolle, 1949) 118, 150, 151, 164-167. 2 w.c.j. VAN HASSELT e.a., Verzameling van Nederlandse Staatsregelingen en Grondwetten (Alphen a/d Rijn, 1964) 155, 166. 3 A.R.A., Archief Wetgevend Lichaam, inv. nr. 52. 4 A.R.A., Archief Gewestelijke Besturen 1807-1810, inv. nr. v 182; Koninlijk Decreet, 13 april 1807. 5 c. H. E. DE WIT, De strijd tussen aristocratie en democratie in Nederland (Heerlen, 1963) 217. 6 H.T. COLENBRANDER, Schimmelpenninck
en Ko-
ning Lodewijk (Amsterdam, 1911) 130. 7 Dit gebeurde bijvoorbeeld met de Dijkwet, die in 1809 door het Wetgevend Lichaam werd afgewezen, maar in 1810 nauwelijks gewijzigd, aanvaard.w. J.M. MAAS, De Dijkwet van 1810. Een algemene bijdragenwet uit de Franse Tijd (Rotterdam/Den Haag, 1963) 733 e.v. 8 w.j.c. VAN HASSELT e.a., Verzameling, 159 e.v. 9 A.M.ELIAS, 'Van Raad van State, Comité te Lande en Staatsraad' in: Raad van State 450 jaar ('s-Gravenhage, 1981) 138. 10 Ibidem, 132. 11 A.R.A., Archief Staatssecretarie Lodewijk Napoleon, inv. nr. 88; Koninklijk Decreet, 17 september 1806, no. 8. 12 s. SCHAMA, Patriots and liberators. Revolution in the Netherlands 1780-1813 (New York, 1977) 491. c.H.E. DE WIT, De strijd tussen aristocratie en democratie, 211. 13 Nieuw Nederlands Biografisch Woordenboek (Leiden, 1914) ra, 1417 e.v.Nieuw Nederlands Biografisch Woordenboek (Leiden, 1930) yin, 948 e.v. 14 A.R.A., Archief Staatsraad, inv. nr. 36; Verbaal Sectie Wetgeving, 23 september 1806, no. 1; Verbaal Sectie Wetgeving, 21 november 1806, no. 2; Verbaal Sectie Wetgeving, 27 november 1806, no. 5. 15 De betreffende bijlagen (relatieven) ontbreken. 16 A.R.A., Archief Staatsraad, inv. nr. 36; Verbaal Sectie Wetgeving, 11 december 1806, no. 7. 17 Ibidem. 18 Ibidem.
19 A.R.A., Archief Staatsraad, inv. nr. 32; Verbaal Secretaris-Generaal van de Staatsraad, 16 december 1806, no. 1. 20 A.R.A., Archief Staatsraad, inv. nr. 14; Verbaal Staatsraad Koninklijke Zittingen, 31 december, no. 1. Lid van de Staatsraad waren: de ministers C. H. Ver Huell (oud-orangist), I. J. A. Gogel (oud-unitariër), M. van der Goes, W. F. Roëll, J. H. Mollerus (oud-orangist), J. F. R. van Hooff (oud-unitariër), P. van der Heim en de staatsraden P. L. van de Kasteele, H. L. Wichers, W. Queysen, J. Goldberg (oudunitariër), J. A. de Vos van Steenwijk, A. Ver Huell, H. van Royen, P. J. Jacobson, W. Six, N. Calkoen en D. van Hogendorp. Gegevens politieke richting: Nieuw Nederlands Biografische Woordenboek, in, 1287 e.v.; iv, 1003 e.v.; vu 480 e.v.; vin, 621 e.v. en 821 e.v. 21 A.M.ELIAS, Raad van State, 132, 133. 22 A.R.A., Archief Staatsraad, inv. nr. 15; Verbaal Staatsraad Koninklijke Zittingen, 5 januari 1807, no. 1. 23 A.R.A., Archief Staatssecretarie Lodewijk Napoleon, inv. nr. 636. 24 Ibidem. 25 Ibidem. 26 A.R.A., Archief Staatsraad, inv. nr. 36; Verbaal Sectie Wetgeving, 11 december 1806, no. 7. 27 A.R.A., Archief Staatssecretarie Lodewijk Napoleon, inv. nr. 636. 28 c. w. VAN DER POT, Bestuurs- en rechtsinstellingen, 166. 29 A.R.A., Archief Staatssecretarie, inv. nr. 636. 30 Ibidem. 31 A.R.A., Archief Staatsraad, inv. nr. 15; Verbaal Staatsraad Koninklijke Zittingen, 12 januari 1807, no. 1. 32 Ibidem. 33 A.R.A., Archief Staatsraad, inv. nr. 15; Verbaal Staatsraad Koninklijke Zittingen, 5 februari 1807, no. 2. 34 Ibidem. 35 A.M.ELIAS, Raad van State, 135, 136. 36 A.R.A., Archief Staatsraad, inv. nr. 15; Verbaal Staatsraad Koninklijke Zittingen, 21 februari 1807, no. 1. 37 A.R.A., Archief Staatsraad, inv. nr. 15; Verbaal Staatsraad Koninklijke Zittingen, 28 februari 1807, no. 1. 38 Ibidem. 39 A.R.A., Archief Staatsraad, inv. nr. 15; Verbaal
Staatsraad Koninklijke Zittingen, 3 maart 1807, 51 A.R.A., Archief Wetgevend Lichaam, inv. nr. 33; Resolutie Wetgevend Lichaam, 3 april 1807, no. 2. no. 3. 40 A.R.A., Archief Staatsraad, inv. nr. 15; Verbaal Staatsraad Koninklijke Zittingen, 7 maart 1807, 52 A.R.A., Archief Wetgevend Lichaam, inv. nr. 33; Resolutie Wetgevend Lichaam, 13 maart no. 1 en 9 maart 1807, no. 1. 1807 en 20 maart 1807, no. 2. 41 A.R.A., Archief Staatsraad, inv. nr. 15; Verbaal A.R.A., Archief Gewestelijke Besturen Staatsraad Koninklijke Zittingen, 21 februari 1807- 1810, inv. nr. v 182; Koninklijk Decreet, 1807, no. 1. 13 april 1807. 42 A.s. de BLéCOURT, H.F. w.D.FISCHER, Kort begrip van het oudvaderlands recht (Groningen, 1969) 53 A.R.A., Archief Wetgevend Lichaam, inv. nr. 52. 58. s. J. FOCKEMA ANDREAE, De Nederlandse 54 Ibidem. staat onder de Republiek (Amsterdam, 1975) 55 L. BONAPARTE, Geschiedkundige gedenkstukken 144. en aanmerkingen over het bestuur van Holland 43 A.R.A., Archief Wetgevend Lichaam, inv. nr. (Amsterdam, 1820) n, 82. 52. 44 A.R.A., Archief Staatssecretarie Lodewijk Napo- 56 J.R.PERSMAN, Archieven van de Gewestelijke Besturen in Noord-Holland (1799-1802 en leon, inv. nr. 425; Verbaal Raad van Ministers, 1807-1810) (Haarlem, 1977) vin e.v. 4 juni 1807, no. 22. 57 Nieuw Nederlands Biografisch Woordenboek, 45 j . B. v. M. J. VAN DE MORTEL, De positie van de (Leiden, 1914) lil, 1417 e.v. landdrost in Noord-Brabant van 1807-1810 H.T. COLENBRANDER, Schimmelpenninck en Ko('s-Hertogenbosch, 1945) 169. ning Lodewijk, 130. 46 A.R.A., Archief Staatsraad, inv. nr. 15; Verbaal Staatsraad Koninklijke Zittingen, 7 maart 1807, 58 A.R.A., Archief Wetgevend Lichaam, inv. nr. 52. no. 1. 59 c. w. VAN DER POT, Bestuurs- en rechtsinstellin47 A.R.A., Archief Wetgevend Lichaam, inv. nr. gen, 169, 170. 33; Resolutie Wetgevend Lichaam, 13 maart M. BRUGGEMAN, 'Reorganisatie van het bestuur 1807. in de departementen tijdens het Koninkrijk 48 Ibidem. Holland (1806-1810)' in: Nederlands Archie49 A.R.A., Archief Wetgevend Lichaam, inv. nr. venblad 87 (1983), 2 6 5 - 2 7 3 . 33; Resolutie Wetgevend Lichaam, 20 maart 1807, no. 5 en 24 maart 1807, no. 7. 50 A.R.A., Archief Wetgevend Lichaam, inv. nr. 33; Resolutie Wetgevend Lichaam, 31 maart 1807, no. 3.
60 c. w. VAN DER POT, A.M.DONNER, Handboek
Résumé L ' a n 1806 Louis B o n a p a r t e fut n o m m é R o i d ' H o l l a n d e . P a r conséquence l ' a d m i n i s t r a t i o n des P a y s Bas au niveau central fut réorganisée. L a constitutio n de l ' a n 1806 exigeait u n e loi p o u r régler l ' a d m i n i s t r a t i o n des d é p a r t e m e n t s afin de l ' a d a p t e r à la situation nouvelle. Quelques a u t e u r s se sont questionnés si o n eut pris p o u r modèle l'administration française sans se rendre c o m p t e des h a b i t u d e s hollandaises. Le présent article décrit la p r é p a r a t i o n du loi, qui fut décrété le 13 avril 1807, et essaie de tracer dans les discussions les éléments hollandais en les éléments français.
275
274
..^p$SMrW*
van
het Nederlands Staatsrecht (Zwolle, 1983) 535.
Bespreking van boeken
P.J.HORSMAN, Th. j . POELSTRA en j . p. SIGMUND, Schriftspiegel. Nederlandse paleografische teksten van de 13de tot de 18de eeuw. Uitgeverij Terra, Zutphen z.j. (1984), 39 en 257 blz. Een nieuwe paleografische atlas heeft zich gepresenteerd, een atlas met Nederlandse teksten uit de dertiende tot de achttiende eeuw. Voor degenen, die kennis van het oude schrift zouden willen uitdragen, en voor hen, die zich deze eigen zouden willen maken, een gebeurtenis van belang. Het is immers nog niet zolang geleden, dat aan de aankomende student van het oude schrift voor wat ons land betreft alleen de atlassen van Brugmans-Oppermann en van Brouwer ter beschikking stonden. Nu moeilijk vindbare curiosa, die naast Van der Gouws befaamde Oud Schrift in Nederland en de hier besproken nieuwe uitgave overjarig aandoen. Een boeiende en fraaie uitgave is deze nieuweling geworden, een uitgave, waaraan direct het goede gebruik van moderne reproductietechnieken opvalt. Dat heeft geleid tot uitstekende reproducties van geschreven stukken, die worden geflankeerd door in plezierige lettervormen gezette transscripties. Naar omvang en inhoud herinnert deze atlas aan Van der Gouws genoemde pionierswerk, een omstandigheid, die onmiddellijk de vraag doet rijzen hoe beide uitgaven zich tot elkaar verhouden. Moeten wij de Schriftspiegel zien als concurrent van Oud Schrift of als een produktie, waaraan een eigen plaats naast de oudere uitgave is toegedacht? Dat de Schriftspiegel gedacht is als staande naast Van der Gouws werkstuk kan opgemaakt worden uit de 'Verantwoording', die de auteurs aan hun uiteenzettingen vooraf laten gaan. En dat het daar gestelde geen frases zijn blijkt bij zorgvuldige vergelijking van beide werken. Van der Gouw noemt zijn uitgave 'een leerboek voor de student', in eerste instantie dus voor diegene, die een vakopleiding aan de Rijksarchiefschool, een universiteit of andere instelling volgt. Uit de inleidende hoofdstukken en de teksten zelf komt zijn opzet naar voren de aankomende wetenschapper inzicht te verschaffen in de geschiedenis van het schrift vanaf de Romeinse tijd en hem tevens op weg te helpen bij het (leren) lezen van alle in Nederland gangbare schrifttypen. Deze atlas bevat daarom naast Nederlandstalige ook een groot aantal Latijnstalige en enkele Franstalige teksten. Horsman en zijn medeauteurs daarentegen stellen een leerboek met paleografisch oefenmateriaal te willen bieden aan de 'archiefbezoeker', die zichzelf wil oefenen in het lezen van oud schrift. Daarbij gaan zij uit van het ervaringsfeit, dat 'de aandacht van het merendeel van de huidige archiefbezoekers zich richt op de geschiedenis van na de middeleeuwen' en tevens de omstandig-
276
heid, dat de meeste van deze bezoekers geen Latijn meer kennen. Dat heeft hun doen afzien van het opnemen van in het Latijn gestelde stukken. Wie daarover toch meer wil weten wordt uitdrukkelijk naar Oud Schrift verwezen. Ook Franstalige teksten komen in hun atlas niet voor. Deze beperkt zich inderdaad uitsluitend tot teksten in de volkstaal. Het verschil in aangegeven doelgroepen heeft vanzelfsprekend ook gevolgen voor de aandacht, die de beide atlassen aan de verschillende tijdvakken besteden. De Schriftspiegel bevat 127 teksten, waarvan er 1 dateert uit de 18e eeuw, 56 uit de 17e eeuw, 38 uit de 16e en 32 uit de drie daaraan voorafgaande eeuwen. In Oud Schrift luiden die cijfers op een totaal van 94 'Nederlands'talige teksten respectievelijk 1,17, 34 en 42. Daar komen in deze atlas dan nog 46 Latijns-talige teksten bij, waarvan er 40 van vóór 1500 dateren, en 7 Franstalige, waarvan 6 uit de 16e eeuw. Beide atlassen besteden dus proportioneel evenveel aandacht aan de 16e eeuw, maar voor het overige ligt in de Schriftspiegel het accent in hoge mate op de jaren na 1600, in Oud Schrift op die vóór 1500. Duidelijk blijkt uit het voorafgaande, dat deze beide atlassen ieder een eigen karakter en waarde hebben. Eigenlijk verrast het gezien de genoemde doelgroep in de Schriftspiegel nog 32 teksten tegen te komen, die dateren van vóór 1500. In de 'Verantwoording' wordt gesteld, dat in de atlas 'uiteraard ... een redelijk aantal middeleeuwse teksten (is) opgenomen', omdat zij 'onontbeerlijk zijn voor (het geven van een beeld van) de schriftontwikkeling'. Naar mijn gevoel komt hier een doelstelling naar voren, waarvan de gevolgen niet helemaal doordacht zijn en waaraan de auteurs in verband met de beperking van de atlas tot teksten in de volkstaal niet voldoende recht hebben kunnen doen wedervaren. Het geven van een goed beeld van de schriftontwikkeling is mijns inziens niet goed mogelijk zonder terug te grijpen op door de Romeinen gebruikte lettertypen, de Karolingische minuskel en de ontwikkeling daarvan in de 1 2 e - 13e eeuw. Als er enkele teksten van vóór 1500 waren weggelaten zou er ruimte zijn ontstaan om in de inleiding een beperkt aantal voorbeelden op te nemen van teksten, die dergelijke lettertypen bevatten. Daarop had dan weer teruggegrepen kunnen worden in het nu zeer kort gehouden overzicht van 'Lettervormen', dat de wijze van schrijven van de individuele letters uit de 1 3 e - 18e eeuw behandelt. Daaraan kan worden toegevoegd, dat als men slechts een beeld had willen geven van de lettertypen uit de late middeleeuwen, waaraan de na 1500 voorkomende typen werden ontleend, men naar mijn gevoel met een veel geringer aantal teksten had kunnen volstaan. Zoals de zaken nu liggen lijkt het er eerder op, dat de bedoeling is geweest de gebruiker van de atlas kennis te laten maken met alle lettertypen, die voor het schrijven in de volkstaal werden gebruikt, inclusief de middeleeuwse. Tot de eisen, die in de eerste plaats aan een paleografische atlas gesteld moeten worden, behoren voldoende spreiding van de opgenomen teksten over het behandelde tijdvak en betrokken territoir, voldoende representatie van de daar voorkomende lettertypen, voldoende variatie in makkelijk en moeilijk leesbare stukken en voldoende kwaliteit van de reproducties. Aan deze eisen voldoet de Schriftspiegel ruimschoots. Ook de teksten van vóór 1500 zijn representatiever dan men gezien hun betrekkelijk geringe aantal zou hebben 277
verwacht. Hier en daar zijn reproducties sterker verkleind dan uit didaktisch oogpunt wenselijk (nrs. 11, 14, 101), maar dat zijn uitzonderingen. Vanzelfsprekend heeft de atlas het Kurrente-schrift niet gevolgd op al zijn dwaalwegen sedert het jaar 1700. Per slot leveren in dat schrift de 19e en 20e eeuwse handen de grootste problemen. Maar enkele 18e-eeuwse Duitse kanselarijhanden met hun moeilijk leesbare hoofdletters zouden in deze atlas niet hebben misstaan, al had dat een ruime interpretatie van het begrip 'Nederlandse paleografie' vereist. Met effekt hebben de auteurs van de Schriftspiegel daarnaast gestreefd naar representativiteit in soorten voorkomende stukken. In een afzonderlijke lijst is aangegeven om welke stukken het gaat. Aan samenstellers van cursussen voor amateur-historici wordt langs deze weg uitstekend lesmateriaal geboden. Dat de nummers van de lijst niet overeenkomen met die van de teksten lijkt een regiefout. Daaraan wordt, naar ik begrijp, wat gedaan. Nuttig is, dat de teksten in deze atlas in chronologische volgorde zijn opgenomen. Dat maakt het gemakkelijker een beeld te krijgen van de ontwikkeling van het schrift. Aan het didaktische bezwaar, dat makkelijke en moeilijke teksten door elkaar staan is in de 'aanwijzingen voor de gebruiker' tegemoet gekomen door een advies over een volgorde van bestudering der teksten. Op overzichtelijke wijze zijn tegenover de teksten de transscripties afgedrukt, voorzien van regelnummering en commentaar. Dat commentaar omvat een archivistische beschrijving van het stuk met verwijzing naar de vindplaats van het origineel benevens een toelichting op karakter en inhoud. Het had mij de moeite waard geleken in die toelichting ook iets op te merken over de eigenaardigheden van het schrift en de voorkomende afkortingen, al kan een goed lezer veel daarvan ook zelf vinden. In nr. 22 had bijvoorbeeld gewezen kunnen worden op de sterke overeenkomst in vorm tussen 't' en 'e', het optreden van een 'r' met een sterk verdubbelde schacht (regel 15) en de afkorting van 'orber' (regel 3); in nr. 20 had de aandacht gevestigd kunnen worden op de vorm, die de 'r' in regel 20 aanneemt en die in andere stukken van dezelfde tijd soms kan leiden tot verwarring met de rond-geschreven 'o' (zie Oud Schrift nr. 26). Bij het bestuderen van het oude schrift gaat het er immers ook om, dat men zich bewust wordt wat men ziet. Een bezwaar van een transscriptie vlak naast de tekst is, dat de gebruiker bij leesmoeilijkheden te gemakkelijk de oplossing bij de hand heeft. Maar misschien mag ook van een amateurstudent enige zelfdiscipline verwacht worden. Overigens lijken de toelichtingen soms wat te beperkt, in aanmerking genomen, dat de atlas bedoeld is voor de geïnteresseerde leken. Archivistische termen als register, minuut en vidimus (nrs. 9 en 16) zonder nadere verklaring moeten voor dergelijke leken wel zware kost vormen. Hoevelen van hen zouden de Lexicon van Nederlandse Archieftermen kennen, die in de inleiding kort wordt vermeld in verband met de bronnenkritiek? Zeker zouden zij met een lijst met verklaringen van in de atlas gebruikte archieftermen even gelukkig zijn geweest als met de 'Woordenlijst', die in de teksten zelf gebruikte termen en formulereingen verklaart. Het spreekt vanzelf dat er over de juistheid van sommige transscripties en verklaringen discussie mogelijk is. Zo zou ik in nr. 122, regel 23, liever 'uir' willen lezen dan 'uit' en in nr. 72 'pro doto' willen verklaren als 'als bruidsschat' in plaats van 't.b.v. de bruidsschat'.
278
Het gedeelte van de atlas, dat vooraf gaat aan de teksten, bevat korte inleidingen in de geschiedenis van het schrift, de gebruikte taal, spelling, cijfers, dateringen en het hanteren van gevonden bronnen. Behoudens het gestelde over de geschiedenis van het schrift lijken deze inleidingen voor de genoemde doelgroep voldoende informatie te bevatten, evenals een enkele intrigerende opmerking, waarover tekstuitgevers kunnen peinzen, namelijk dat het twijfelachtig is of onze voorouders bij de aanduiding i b ' wel aan 'libra' dachten. Misschien zeiden zij daar gewoon 'pond' tegen. In dat geval is 'lb' meer een teken dan een afkorting. Naast de inleidingen staan overzichten van individuele lettervormen, van voorkomende afkortingen, van soorten stukken, waaraan de teksten zijn ontleend, en de genoemde woordenlijst. Het opnemen van de verklarende woordenlijst lijkt mij een van de goede ideeën van de samenstellers, maar enkele van de gegeven verklaringen roepen vraagtekens op. Met de uitleg althans van 'arrestant = vordering' heb ik moeite. Op de plaats, waar dit woord voorkomt ('schulden, arrestanten ende t'achterheden' van een kapittel aan een stad; nr. 59, regel 4) komen wij het woord naar mij lijkt tegen als verbastering van 'restanten' in de zin van achterstallen. Het woord 'breuk' wordt vaker nog dan voor overtreding of misdrijf gebruikt voor de geldstraf, die daarop staat, de boete. In deze zin lijkt het woord ook in nr. 60, regel 18, gebruikt te zijn. Ook de verklaring 'convent = klooster' kan verwarring scheppen, daar het laatste woord ook voor een gebouw of instelling wordt gebruikt, het eerste vooral voor de gemeenschap van kloosterlingen. Zo kan het kritisch scalpel misschien nog wel meer zaken bloot leggen, maar dat vermindert toch niet mijn appreciatie, dat aan de gebruiker dit instrument geboden wordt. Voor een volgende druk zou misschien nog eens aan enkele tekstwijzigingen en aanvullingen gedacht kunnen worden. Het overzicht van voorkomende afkortingen behandelt na een korte algemene inleiding eerst de 'niet-specifieke abbreviaturen' en vervolgens de 'specifieke abbreviaturen'. Ikzelf zou de genoemde leken dergelijke moeilijke woorden hebben bespaard ten gunste van termen als 'afkortingen met (of zonder) vaste betekenis'. Verder had ik mij hier een wat strakker volgehouden onderscheid gewenst tussen de soorten van weglatingen van letters (samenstrekkingen, afkappingen, stenografische tekens) en de methoden, die werden gebruikt om die weglatingen aan te geven (afkortingstekens, doorstreping en hoger schrijven van letters). Ook vraag ik mij af of het onderscheid tussen specifieke en niet specifieke afkortingen, zoals hier gehanteerd, erg duidelijk is en ons veel verder helpt. Misschien ware het beter te spreken van afkortingstekens en afkortingsmethoden, die al dan niet voor bepaalde afkortingen werden gebruikt. Als voorbeelden van afkortingen zijn bij dit overzicht in de teksten voorkomende afgekorte woorden in hun originele vorm opgenomen. Een goede gedachte van de auteurs, waarvan de wijze van realiseren niet geheel kan bevredigen. Want de wijze van reproduceren heeft ertoe geleid, dat in deze voorbeelden de lijnen aan scherpte hebben verloren en wat vlekkerig aandoen. Wie het afgebeelde woord opzoekt in de aangegeven tekst vindt het daar op veel betere wijze weergegeven. Bovendien heeft de gebruikte fotografische reproductiemethode ertoe geleid, dat er in enige gevallen met de betrokken woorden delen van letters van boven- of ondergeschreven woorden zijn
279
m
meegekomen en in een enkel geval zelfs een volledige krakeling-vormige 'horizontale' afkortingsstreep, die bij een woord hoort, dat een regel lager staat ('Pietersz.' uit nr. 124; 'dochter' en 'Ysbrant' uit nrs. 41 en 16). Een niet-zeergeoefende gebruiker van de atlas kan hier gemakkelijk in de war raken en denken, dat deze vreemde elementen deel uitmaken van het getoonde woord. Ook valt het op, dat in de toelichtende tekst op de meeste plaatsen de bovengeschreven horizontale afkortingsstreep is weggevallen. Dit zijn punten, waaraan bij eventuele herdruk aandacht zou moeten worden besteed. Al blijkt uit het voorgaande, dat in mijn ogen deze uitgave nog niet de volledige volmaaktheid heeft bereikt, dat kan toch niet afdoen aan de omstandigheid, dat daaraan de positieve punten sterk overheersen. De kwaliteiten van de atlas op het gebied van tekstkeuze en tekstweergave maken hem bovendien niet alleen tot een nuttig studie-instrument voor de geavanceerde alleenstuderende archiefbezoeker. Als aanvullend lesmiddel lijkt hij tevens zeer geschikt voor de deelnemer aan een cursus voor amateur-historici en voor de vakstudent. E. D. Eijken
H.j.A.H.G. METSELAARS, Onderzoek in het rijksarchief in Noord-Holland, Haarlem 1984. 59 blz. (alleen te koop in het rijksarchief in Noord-Holland) Het betreft hier een gids die is samengesteld door het hoofd externe dienstverlening van het rijksarchief en die bestemd is voor de amateurs die in het archief onderzoek komen doen. De gids dient tevens als leerstof bij een cursus historisch onderzoek. Het werk is in drie hoofdstukken verdeeld en behandelt achtereenvolgens het historisch onderzoek in het algemeen, de archieven en verzamelingen van het rijksarchief zelf en in hoofdstuk 3 enige voorkomende onderzoeken. Hoofdstuk 1 over historisch onderzoek gaat in op het gebruik van literatuur en bronnen en op de verwerking van gevonden gegevens. Er worden tal van nuttige aanwijzigingen gegeven hoe men literatuur kan vinden en hoe men er mee om moet gaan. Als het over bronnen gaat komen vragen aan de orde als: welke archieven zijn er? waar bevinden zij zich? en wat zit er in? De amateur wordt op overzichtelijke wijze op het spoor gezet om vooral systematisch te werk te gaan. In het tweede hoofdstuk wordt een beschrijving gegeven van de belangrijkste archieven en verzamelingen. Deze beschrijving biedt net iets meer dan die van het archiefoverzicht omdat ook verteld wordt welke relevante soorten van stukken men in een bepaald archief aan kan treffen. Aan die informatie is vaak grote behoefte bij de gebruiker. In het derde hoofdstuk tenslotte wordt geschetst welke soorten archieven vaak gebruikt worden bij onderzoek naar de geschiedenis van een familie en van een plaats of streek. Het lijkt mij dat het rijksarchief in Noord-Holland met deze gids over een belangrijk hulpmiddel voor zijn bezoekers beschikt die in de studiezaal zijn diensten zal bewijzen. Als ik al een bezwaar zou moeten noemen dan is dat
280
hooguit dat een en ander sterk bekeken is door de bril van de archivaris in de zin van: 'wat hebben wij' (aan archief) en dat de onderzoeker meer behept is met de vraag: 'wat wil ik weten?' Een ander bezwaar, dat de auteur niet verweten kan worden, is dat de gids alleen betrekking heeft op het rijksarchief en dat alle andere archieven in de provincie onbesproken blijven. Ik denk dat de amateur graag wil weten wat er op locaal niveau te vinden is en wanneer hij naar welk archief moet gaan. Uit de gids zou je de indruk kunnen krijgen dat iedere archiefdienst in Noord-Holland zijn eigen handleiding maar moet maken. Wellicht zou een provinciale bundeling het overwegen waard zijn. M.A. W. Gerding H. VAN BAVEL, Regestenboek van het archief van de abdij van Berne 1134-1400. Abdij van Berne, Heeswijk 1984, xxxvn en 155 blz., ƒ 100,Een niet onbelangrijk gevolg van de reformatie en de Nederlandse opstand is dat de archieven van vele in die tijd opgeheven en geconfisqueerde kloosters en abdijen thans berusten in de openbare archiefbewaarplaatsen van rijk en gemeenten. Slechts weinige archieven van middeleeuwse kloostergemeenschappen bevinden zich in Nederland op dit moment in particulier bezit. Tot deze kleine groep behoort onder andere het omvangrijke archief van de norbertijner abdij van Berne, momenteel gevestigd te Heeswijk-Dinther. Realiseert men zich dat een voor het historisch onderzoek zo belangrijk archief als dat van de abdij Berne volledig buiten de voorschriften van de archiefwet valt dan mag men zich gelukkig prijzen wanneer blijkt met welk een goede zorg dat archief door de archivaris van de abdij, pater Van Bavel, wordt beheerd. Zij die in het verleden onderzoek in het abdij archief hebben gedaan hebben dat veelvuldig ondervonden en er hun voordeel mee gedaan; thans komt het opnieuw tot uiting in het door Van Bavel samengestelde regestenboek. Dit werk bevat de regesten van alle in het abdijarchief aanwezige akten vanaf de stichting van de abdij in 1134 tot 1 januari 1400. Volgens het voorwoord mag het worden beschouwd 'als een serieuze aanzet tot de volledige inventarisatie van het oude kloosterarchief'. Men kan hieruit afleiden dat de aangekondigde inventarisatie in 1984 nog in een beginstadium verkeerde, hetgeen verklaart waarom bij de afzonderlijke regesten voor de vindplaatsen alleen naar de door Van Bavels voorganger dr. H. Heijmans ingevoerde codering van de archiefkasten van de abdij kon worden verwezen. Bekijkt men het regestenboek mede aan de hand van de uitvoerige inleiding wat nader, dan stelt men vast dat het merendeel van de circa 500 regesten de inhoud weergeeft van in het eigenlijke abdijarchief aanwezige charters - voor een deel vidimussen - uit de periode van 1400. Daarnaast zijn de akten verwerkt die zijn overgeleverd in cartularia en andere afschriften uit later tijd, zoals het 'Bullarium Roovers' (circa 1630) en de 'Collectie oude afschriften' (17e eeuw), welke eveneens deel uitmaken van het archief van de abdij zelf. Behalve van het abdijarchief sensu stricto heeft Van Bavel ook gebruik gemaakt van andere archieven, collecties en handschriften, die in het verleden op een of andere manier in het archiefdepot van de abdij Berne-Heeswijk zijn 281
terechtgekomen. In de eerste plaats zijn dat de archieven of de restanten daarvan van de parochies Berlicum, Hedikhuizen, Heeswijk, Vlijmen en OudHeusden, waarvan de abdij in de 13e en 14e eeuw het patronaatsrecht heeft verkregen. Verder behoren tot deze categorie het restantarchief van het fraterhuis van St. Gregorius van de Broeders des Gemenen Levens in Den Bosch - dit huis is in 1623 door de abdij verworven en heeft tot 1629 als huisvesting voor de kloosterlingen gefungeerd - , een handschrift van Johannes Kievits, plebaan van de St. Janskerk te Den Bosch, met afschriften van archivalia inzake de parochiekerken van Orthen en Den Bosch en het begijnhof te Den Bosch (circa 1600), alsmede een handschrift van de Hollandse predikant Cornelis van Alkemade uit 1709 getiteld 'Korte beschrijving van de magtige Abdije van Bern bij Huesden met de egte bewijsen en gedenkstukken daartoe behoorende'. Onduidelijk is of het grote aantal charters dat wordt aangeduid met de codering ix eveneens tot deze categorie dan wel tot het eigenlijke abdij archief behoort. Deze charters hebben betrekking op Den Bosch, Heusden en een groot aantal 'minder belangrijke plaatsen'. Voor het overgrote deel bevatten zij koopcontracten en andere overeenkomsten inzake land, huizen, cijnzen en dergelijke, waarbij, voorzover wij hebben kunnen nagaan, in geen geval de abdij als partij betrokken is. Dit wijst erop dat de charters ofwel niet van meet af aan, ofwel nooit deel hebben uitgemaakt van het abdijarchief. Het eerste is mogelijk wanneer zij in later tijd bij de verwerving van goederen en rechten als retroacta in het archief van de abdij zijn terecht gekomen. De tweede mogelijkheid, die, althans voor het merendeel van de charters, de meest waarschijnlijke lijkt, houdt in dat de charters los van de zaken waarop zij betrekking hebben, op uiteenlopende wijze zijn verkregen, misschien zelfs pas in de 19e en 20e eeuw. Ongetwijfeld is dit laatste het geval met een merkwaardige categorie binnen de groep van codering ix, gevormd door dertien Bossche schepenakten, waarvan er tien vóór 1400 zijn gedateerd-en derhalve in de regestenlij sten zijn opgenomen-en drie in de 15e eeuw. Deze ongezegelde charters betreffende de overdracht van cijnzen gevestigd op goederen in plaatsen in de omgeving van Den Bosch, zijn volgens Van Bavel alle geschreven in een schrift van circa 1600. Het zijn, zo maakt hij aannemelijk, namaak-originelen, die in de 19e eeuw zijn vervaardigd door Martin Wegenaar, een in 1834 te Den Bosch geboren imitator van topografische prenten en signaturen. Een vergelijkbare collectie, ongetwijfeld eveneens onechte charters, is in 1884 verworven door het rijksarchief in Den Bosch; deze collectie is afkomstig van de O.L. Vrouwe Broederschap aldaar. Daar Van Bavel constateert dat de Latijnse tekst van de dertien door hem bestudeerde akten qua redactie, taal, formulering, eigennamen en inhoud betrouwbaar overkomen beschouwt hij de charters als bizarre afschriften van op zich zelf echte akten. Het is dan wel de vraag waarop deze afschriften zijn gebaseerd. Van Bavel laat deze vraag onbeantwoord. Wel wijst hij er terecht op dat de schepenprotocollen van Den Bosch zo goed als zeker niet als voorbeeld kunnen hebben gediend; dit alleen al vanwege het feit dat drie van de dertien charters dateren van vóór 1368, het jaar waarin het oudste Bossche protocol een aanvang neemt. Men kan hieraan toevoegen dat ook het schrift van 'circa 1600' in dat geval moeilijk verklaarbaar zou zijn. Is
Van Bavels globale datering van het schrift inderdaad juist, dan lijkt het ons het meest waarschijnlijk dat de teksten van de onechte charters teruggaan op een 16e-eeuws cartularium van een klooster of andere geestelijke instelling in Den Bosch, waaruit dan speciaal retroacta bij cijnsbrieven door Wegenaar zijn afgeschreven. Nader onderzoek is hier, zo stelt Van Bavel, zeker op zijn plaats. Is aldus duidelijk dat de samensteller van de regestenlijst zich niet heeft beperkt tot het eigenlijke abdijarchief, maar ook uit andere in de abdij aanwezige collecties heeft geput, dan blijkt vervolgens dat hij ten aanzien van het op te nemen materiaal zelfs zijn eigen archiefdepot te buiten is gegaan door het opnemen van 36 elders overgeleverde akten waarin van de abdij, of beter van bij naam genoemde abten van Berne sprake is. De aanleiding voor deze wat willekeurige, maar voor de onderzoeker niet onnuttige verruiming van de opzet van de regestenlijst is, aldus Van Bavel, 'de nog steeds onzekere en onvolledige lijst van abten in de periode tot 1400'. Waarschijnlijk gaat het hier om en passant aangetroffen stukken. Geheel systematisch zal Van Bavel op dit punt in ieder geval niet hebben gewerkt gezien zijn verzuchting: 'Overigens is wel duidelijk dat het aantal van deze supplementaire teksten, van elders bijeen gezocht, kan toenemen. Elke verdere aanwijzing hieraangaande zullen wij graag vernemen'. Van Bavels werkwijze komt hier aardig uit de verf. Is het in principe zijn bedoeling om, zoals ook de titel aangeeft, alleen akten op te nemen die in zijn archiefdepot voorhanden zijn, zodra hij daarbuiten op interessant materiaal stuit heeft hij er weinig moeite mee zijn grenzen wat te verleggen en toont hij zich veel meer de met hart en ziel aan de abdijgeschiedenis toegewijde historicus dan de rechtlijnige archivaris. Deze, overigens nauwelijks onsympahtieke houding komt ook op andere punten tot uiting. Wordt volgens de alom aanvaarde regels slechts de beknopte weergave van de inhoud van een akte als regest aangeduid, Van Bavel schroomt niet om te midden van zijn regesten ook een 'regest' op te nemen van het zogenaamde Allodium Bernense, een goederenlijst van de abdij uit het eerste kwart van de 13e eeuw, en zelfs van het Chronicon Bernense, de in de late middeleeuwen, in ieder geval na 1236 geschreven abdijkroniek waarvan de abdij vele, vooral late afschriften bezit. De tekst van deze voor de abdijgeschiedenis inderdaad belangwekkende bronnen neemt Van Bavel tevens volledig op als bijlage na de regestenlijst. Het Chronicon drukt hij daar af naar het oudste, door hem op circa 1500 gedateerde afschrift, in afwachting van de door drs. H. van Rij van het Historisch Seminarium van de Universiteit van Amsterdam te verzorgen editie en vertaling. Evenals de meeste bewerkers van regestenlij sten en oorkondenuitgaven stuitte ook Van Bavel op problemen die verband houden met de door de diverse oorkonders gebezigde jaarstijlen. In een aantal gevallen kon hij steunen op door anderen, met name door R. Fruin Azn. verricht onderzoek. Van diverse lokale schepenbanken bleef de jaarstijl echter problematisch, zodat Van Bavel boven diverse regesten twee data moest plaatsen. Zeer verhelderend zijn op het punt van de datering de bevindingen inzake de jaarstijl die door de schepenbank van Heusden werd gebruikt. P. Avonds en H. M. Brokken hebben onlangs in hun studie Heusden tussen Brabant en Holland een vraagteken gezet bij de veronderstelling van J. de Fremery en R. Fruin Azn., dat de sche-
282
283
^ ^ • B
penen van Heusden in de 13e en 14e eeuw volgens de kerst- of jaardagstijl dateerden; in een akte uit het tweede decennium van de 14e eeuw meenden zij aanwijzigingen te vinden voor het gebruik van de boodschap- of paasstijl. Van Bavel weerlegt hun argumentatie afdoende en voert bovendien zeven voorbeelden aan op grond waarvan het gebruik van een winterstijl voor wat de 14e eeuw betreft als bewezen mag worden beschouwd. Ten aanzien van de regesten zelf moet worden gezegd dat zij in nogal wat gevallen stilistisch niet fraai en daardoor soms verwarringwekkend zijn geformuleerd. Het geven van incidentele voorbeelden hiervan heeft weinig zin. Wel kan men zich meer in het algemeen afvragen of in veel regesten het gebruik van de woorden 'oorkondt dat' of 'oorkonden dat' niet achterwege had kunnen blijven. Zeer terecht laat Van Bavel door formuleringen als 'schepenen van Hosdinne oorkonden dat Johannes Rumscotele en zijn vrouw Juta hebben geschonken ...' het onderscheid zien tussen de oorkonder(s) en de auteur(s) van de rechtshandeling. Het is echter twijfelachtig of het nodig is deze vaak tot omslachtigheid leidende constructie eveneens te hanteren wanneer oorkonder en auteur van de rechtshandeling een en dezelfde persoon zijn en beoorkonding en mondelinge rechtshandeling in de tekst van de akte niet duidelijk worden onderscheiden. Zo zou regest 76 (1284 september 17) 'Walramus van Benthem en zijn vrouw Agnes ... oorkonden, dat zij geschonken hebben aan ...' onzes inziens eenvoudig kunnen luiden 'Walramus van Benthem en zijn vrouw Agnes ... schenken aan ...' Zelfs het gebruik van het perfectum is in dit geval onnodig. De formulering in de tekst (vgl. CAMPS, ONB, I, 1, 401) concessimus et contulimus et per présentes litteras concedimus et conferemus geeft aan dat de mondelinge rechtshandeling en de beoorkonding hier onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden en dat de rechtshandeling eerst door de beoorkonding werkelijk is afgerond. Voor het ook door Van Bavel gevolgde gebruik om toponiemen en persoonsnamen weer te geven in de spelling van het betreffende stuk valt om naamkundige redenen veel te zeggen. Dit dient dan echter wel consequent (vergelijk regesten 63 en 194) te worden uitgevoerd; bovendien moet rekening worden gehouden met de mogelijkheid dat de namen in de akten in een verbogen vorm voorkomen. De vele malen optredende scabini de Buscho ducis zijn geen 'schepenen van Buschoducis' maar van Buschum ducis. De in de Latijnse teksten gebruikte ablatief dient immers in een Nederlands regest tot de nominatief te worden herleid, net zoals de bewerker de adjectiva Leodiensis en Traiectensis terecht weergeeft met 'van Leodium', 'van Traiectum'. Waar het gaat om de mate van juistheid waarmee de inhoud van de bewerkte akten is weergegeven zijn wij voorzichtig; dit, omdat wij alleen die akten hebben kunnen bekijken die in de bestaande oorkondenboeken zijn afgedrukt. Niettemin durven wij te stellen dat de regesten in grote lijnen betrouwbaar zijn. Foutloos zijn ze echter niet. Men vergelijke in dit verband de regesten 19, 50, 130 en 131 met de betreffende teksten in KOCH, OHZ, I, 420 en CAMPS, ONB, I, 244 (niet 40 zoals Van Bavel noteert), 765 en 766. Hoe dicht onduidelijke formulering en feitelijke onjuistheid bij elkaar kunnen liggen illustreert wel regest 131 (CAMPS, ONB, I, 765). Dit regest luidt: 'Schepenen van Buschoducis oorkonden, dat abt en convent van het klooster van B. Maria in Berna enerzijds en Walramus van Benthem, heer van Hese-
284
wijc, en zijn eerstgeboren zoon Walramus van Benthem anderzijds overeengekomen zijn, dat het klooster de novale tiende van Hesewijc en de kerk met alle vruchten en rechten zal bezitten, en dat de novale grond voor de poort van de uithof Bernhese tot aan de gracht van het goed van wijlen Goswinus van Beke, voorzover geschonken door heer Walramus, aldus blijft geschonken, en dat het klooster het recht van naasting zal hebben ingeval van verkoop van deze grond door hem of zijn erven'. Leest men de tekst van de akte dan blijkt het volgende te zijn bedoeld: 'Schepenen van Buschum ducis oorkonden, dat abt en convent van het klooster van B. Maria in Berna enerzijds en Walramus van Benthem, heer van Hesewijc, en zijn eerstgeboren zoon Walramus anderzijds overeengekomen zijn, dat het klooster de novale tiende en de kerk van Hesewijc zal bezitten, dat de vervreemding aan derden door heer Walramus van een deel van het nieuwe cultuurland, gelegen voor de poort van de uithof Bernhese en zich uitstrekkend tot aan de gracht van het goed van wijlen Gossuinus van Beke, niet ongedaan zal worden gemaakt en dat het klooster het recht van naasting zal hebben ingeval heer Walramus en zijn zoon of hun erven in de toekomst de hen resterende delen van genoemd land willen vervreemden' . Een pluspunt is overigens dat Van Bavel de regesten in de bestaande oorkondenboeken niet klakkeloos volgt. In een aantal gevallen corrigeert hij die zelfs; en wel volkomen terecht, zoals blijkt wanneer men zijn regesten 109 en 130 vergelijkt met regesten en oorkondeteksten in CAMPS, ONB, I, 604 en 766. Na een chronologische lijst van abten en officialen van de abdij volgen aan het slot van het regestenboek drie alfabetische indices: één op de abdijleden, één op andere personen en één op plaatsen en percelen. Zij completeren een werk, dat, ondanks de kritische kanttekeningen die men kan maken, een goed bruikbaar hulpmiddel zal blijken te zijn voor alle historici die zich bezig houden met de middeleeuwse geschiedenis van de abdij Berne en het rivierengebied. P. A.
Henderikx
285
Bespreking van inventarissen
J.J.M, BOS en N. J. p. VAN DER LOF, Inventaris van het archief van prof. dr. Jan te Winkel (1847- 1927), Koninklijke Bibliotheek, 's-Gravenhage, 1984. Op 11 januari werd in de Koninklijke Bibliotheek een tentoonstelling geopend van archiefstukken van prof. dr. Jan te Winkel (1847 - 1929), een van de belangrijkste neerlandici van zijn tijd. Zijn magnum opus, De ontwikkelingsgang van de Nederlandsche letterkunde (2e druk, 1922 - 1927), is nog steeds een standaardwerk voor literatuurhistorici, mede door de rijkdom aan feitenmateriaal, dat hij zijn levenlang methodisch verzamelde. Zijn archief heeft vooral betekenis door de discussies die hij met zijn tijdgenoten voerde over de historische context waarin taal- en letterkundige teksten benaderd moesten worden en door het onderzoek dat hij verrichtte om zijn standpunt te schragen. Verder was hij een minor author, een dichter en prozaïst in de maak van 'vóór '80'. Er is dus alle reden om zijn ruim twaalfduizend ingekomen brieven, zijn correspondentieregister, dagboeken en ruim vierhonderd manuscripten als een schatkamer te beschouwen, waarvan de ontsluiting al te lang op zich heeft laten wachten. En dit lijkt nog maar een begin! Niet alleen in de Koninklijke Bibliotheek, maar ook in de universiteitsbibliotheken, de musea en de her en der verspreide documentatieverzamelingen begint het besef door te dringen dat archieven als organische gehelen, als eenheden ontsloten dienen te worden en verricht men pogingen om met de modernste middelen het materiaal te ordenen en voor de onderzoeker toegankelijk te maken. Er is overleg gaande over de blijvende bewaring en ontsluiting van archieven van vooraanstaande beoefenaars der exacte wetenschappen. Het Nederlands Documentatiecentrum voor de Bouwkunst gaat ervan uit, dat het oeuvre van de bouwmeesters, waarvan het de tastbare gedenktekens bewaart, niet compleet is zonder hun archief, en probeert dit dus als eenheden te conserveren. Het gevolg is dat er soms ook door niet-archivarissen wordt geëxperimenteerd met het ordenen en beschrijven van archieven, vooral van belangrijke persoonlijkheden. De inventaris van Jan te Winkel is daarvan een van de eerste voorbeelden en tevens een van de verdienstelijkste. Het tijdschrift Documentaal, informatie- en communicatiebulletin voor Neerlandici benadrukte in zijn recensie reeds dat het archief in zijn geheel toegankelijk is gemaakt: alles wat beschreven moest worden, is beschreven, en men spreekt zelfs van 'een voorbeeldige inventaris'. 1 Zover zou ik niet willen gaan, want zoals we zullen zien, is het werk voor verbetering vatbaar. Maar al is de volmaaktheid niet bereikt - elk begin is een leerproces - , op enkele details krijgen ook de archivisten een lesje. Laten we het dus bespreken.
286
Prof. dr. Jan te Winkel (1847-1929) Het archief is ingedeeld volgens formele kriteria: briefwisseling, manuscripten en 'stukken', dat wil zeggen bescheiden die niet onder de vorige rubrieken onder te brengen waren. De stukken zijn onderverdeeld in stukken betreffende het persoonlijk leven en stukken betreffende het openbaar leven. De apart gehouden brieven zijn echter ook nog ingedeeld, maar anders: in 'categorieën'. Eerst zijn zij geordend op afzender, maar de afzender wordt op zijn beurt verondersteld een relatie met de archiefvormer te hebben. De aard van
287
deze betrekking wordt in een lettercode van 34 begrippen uitgedrukt, 2 bijvoorbeeld 1er voor 'samenhangende met leraarschap', MNL 'betreffende aangelegenheden van de Maatschappij der Nederlandse Letterkunde'. Aldus ontstaat er een soort praktijkorde, waarvan de indelingscriteria elkaar niet geheel uitsluiten. Ik noem een voorbeeld: gesteld dat zekere doctorandus NN aan Te Winkel om informatie vraagt over de verspreiding van het woord 'ajuin' in het Brabantse, waar moet ik zijn brief volgens de lijst dan plaatsen? Onder adv (betreffende adviezen), onder hgl (samenhangende met het hoogleraarschap), onder wet (betreffende wetenschappelijke aangelegenheden), onder tik (betreffende de taalkaart) of onder stu (geschreven door studenten en promovendi betreffende hun studie)? Wellicht bestaat er een consequente indeling, maar dan op grond van nevenbetekenissen die alleen de inventarisatoren duidelijk zijn, of waarvan de nadere uitleg niet zonder veel omhaal vast te leggen is. Misschien dat er in de toekomst thesauri zullen zijn die voor dit soort problemen een oplossing bieden. Gelukkig hebben de beschrijvers 'in gevallen waarin één afzender in meer categorieën viel (...) de overige categorieën aangegeven met een asterisk in de code'. Het is te betreuren, dat zij 'terughoudend (zijn) geweest met het toekennen van meerdere categorieën'. 3 Een nadere toegang op de briefwisseling is een alfabetische index op afzender. Die is inderdaad 'voorbeeldig'. Niet alleen wordt de naam van de afzender genoemd, ook wordt zoveel als doenlijk is, zijn functie vermeld en eventueel zijn relatie met geadresseerde toegelicht. Ook wordt nauwkeurig nagegaan of de briefschrijver à titre personnel schrijft dan wel tekent voor een club of instelling, die volgens inventarisatoren als 'corporatieve auteur' functioneert. Op dit onderscheid wordt in de inleiding uitvoerig ingegaan 4 en, het moet gezegd worden, er zijn weinig archiefinventarisatoren die in een brievenindex zo gewetensvol met deze begrippen weten om te gaan. De verdere ontsluiting van brieven blijft echter problematisch: tot nu toe lijkt de beste nog steeds de indicering van de inhoud, waarbij dan nog steeds de onderzoeker rekening moet houden met het feit hoeveel ondefinieerbaars er zelfs in gewone omgangstaal tot uitdrukking kan worden gebracht. In deze inventaris moet ik echter ook een tekortkoming signaleren. Nagenoeg geen enkele beschrijving van wat niet onder de brieven is gerekend, is van een jaartal voorzien. Van geen enkel manuscript is het tijdstip van ontstaan vastgesteld, of met een ' Z . j . ' aangegeven dat men dit niet heeft kunnen vinden. De inventarisnummers van de stukken 'van persoonlijke aard' zijn, blijkens de inleiding, chronologisch geordend. Dit is echter aan de hand van de inventaris niet vast te stellen, omdat de datering ontbreekt. De constatering is nogal ongewoon in het Nederlands Archievenblad omdat reeds in de eerste les op de Rijksarchiefschool wordt geleerd dat de datering een noodzakelijk onderdeel van de beschrijving is. Maar misschien zal er in Documentaal of in andere bibliotheekorganen ruimte moeten worden gevergd voor nadere argumentering. Mijn conclusie na lezing van de inventaris van het archief Te Winkel is dat we dergelijke inventarissen serieus moeten onderzoeken. Niet zelden wordt verkennend werk gedaan. En al slaagt niet elke poging, men probeert beschrijvingsmethoden te ontwikkelen die aangepast zijn aan de modernste automatiseringsmedia. De ontsluitingsmethodiek van omvangrijke en inhoud-
288
rijke archieven kan onderwerp worden voor wetenschappelijk onderzoek en wij mogen daar niet buiten staan. Daarom moet deze kritiek allereerst beschouwd worden als een aanmoediging voor onze verkenners. Graag willen we ze van verkeerde wegen afhouden; maar wie weet of zij soms zelf niet andere paden ontdekken. Jan Bervoets Noten 1 p.j. v., 'Wie wat bewaart, die heeft wat', in: Documentaal 14 (1985), p. 25-26. 2 De gehele lijst bevat 122 inventarisnummers en is afgedrukt op p. XII. Opgemerkt moet worden dat de inventarisnummers verwijzen naar de plaats in het depot van de Koninklijke Bibliotheek, zodat men in dit geval uit de nummers
77 D 2-77 E 53 moet citeren. In de redactie van de paginering is iets misgegaan: de hier afgedrukte inventarisnummers zijn de eerste, maar ze staan afgedrukt op p.xn Romeins. Dan volgt p. 1 Arabisch met de alfabetische index op de brieven volgens afzender. 3 Inleiding, p. ix. 4 Ibidem.
289
Kroniek
Ligue des Bibliothèques Européennes de Recherche (LIBER), Groupe de Cartothècaire-conferentie in Nederland, 15 - 1 9 oktober 1984 Door de LiBER/GDC-reünie in 1982 was het thema voor deze conferentie gesteld op 'Catalogiseren en Automatiseren'. Het aantal deelnemers (de meeste uit nationale en universiteitsbibliotheken en musea, en vier uit archieven) was 59 uit 12 landen (Oostenrijk, België, Denemarken, Finland, Frankrijk, West-Duitsland, Nederland, Noorwegen, Spanje, Zwitserland, GrootBrittannië), waarvan 46 buitenlanders. De eerste dag werd bijgewoond door 25 belangstellenden van de Werkgroep Kaartbeheer van de Nederlandse Vereniging voor Kartografie. In zijn welkomstwoord schilderde dr. C. Reedijk (Koninklijke Bibliotheek, Den Haag) de ontwikkelingen met betrekking tot kaartbeheer in de afgelopen vijftien jaar op internationaal niveau (de IFLA Geography and Map Libraries Section, conferenties van de GDC) en nationaal niveau: het werk van de Werkgroep Kaartbeheer, de uitgaven van carto-bibliografieën en lijstenboeken voor kaartcollecties en topografisch-historische atlassen, de zomercursus 1982 van de NVK (titelbeschrijven van kartografische materialen). Verder het verschijnen van publikaties in de afgelopen jaren (vooral in het Engels), die het vak van kaartbeheerder op een meer wetenschappelijk niveau trachten te brengen. Na een korte inleiding door de Présidente van de GDC, Monique Pelletier, gaf mevrouw Riet Clement-van Alkemade (Vrije Universiteit Amsterdam) een lezing over de ontwikkelingen van de ontsluiting van kartografische materialen (KM), in het bijzonder voor de kaartencollectie van de vu van 1880 - heden. Om van de KM-ontsluiter een professional te maken droegen in het bijzonder bij: 1 aanstelling van kaartbeheerders in Amsterdam, Leiden en Utrecht 1967 -1974 2 oprichting van de Nederlandse Stichting Informatie- en Documentatiecentrum voor de Kartografie (NSIDK) in 1976, dat een Bureau CCK (Centrale Catalogus voor Kartografie) opzette 3 ontstaan van de Werkgroep Kaartbeheer binnen NVK in 1975. De automatisering van het catalogiseren van KM in samenwerking met Bureau CCK startte in 1975, de resultaten tot nu toe zijn bemoedigend. In de volgende lezing stelde drs. Dick de Vries (Rijksuniversiteit Leiden) de vraag: 'Moeten we de kaart catalogiseren of de inhoud van de kaart classificeren?'. Standaardisatie van de hoofdcatalogus door de Paris Principles (1961)
290
en het UBC-programma (Universal Bibliographic Control) is gebaseerd op de hoofdfunctie van de catalogus, het lokaliseren van een document. De CCK heeft echter (naast productie van catalogi etc.) als einddoel om informatieretrieval mogelijk te maken (vooral van bovenlokaal belang); verwezenlijking ervan hangt af van financiële mogelijkheden, huidige behoeften en bereidheid om te anticiperen op toekomstige ontwikkelingen naar een volwaardig informatie-retrieval systeem. Dat elementen voor informatie-retrieval, geïncorporeerd in beschrijvingen voor het maken van catalogi etc. geproduceerd worden, kwam ook terug in de lezing van Jan Smits (Koninklijke Bibliotheek Den Haag). Voldoende kennis van kartografie, geografie en documentatie is voor de beschrijver een vereiste, KM uit boek- en periodieke publikaties (circa 70% van beschrijvingen in de Bibliografie van in Nederland verschenen kaarten) dienen zo systematisch mogelijk ontsloten te worden. Hij hield een pleidooi om bij onvoldoende middelen professionele mankracht gezamenlijk te bekostigen ter ontsluiting van in ieder geval een deel van het potentiële materiaal. Monique Pelletier (Bibliothèque Nationale, Paris) gaf een door Edwige Archier opgestelde inleiding over de nieuwe regels voor onderwerpontsluiting bij de Bibliothèque Nationale, gebaseerd op de regels van de Bibliothèque de l'Université Laval, Quebec (afgeleid van de Library of Congress-regels). Zij ging voornamelijk in op de geografische ontsluiting. De geografische aanduidingen zijn voornamelij k afkomstig uit de Grand Larousse Encyclopédie, met uitzondering van namen van landen van een iFLA-lijst (1981). Alle geografische ingangen bevatten een fysische (waterloop, berg, eiland etc), een administratieve/religieuze (canton, staat, diocees etc), en eventueel een geografische specificatie (Franse ingangen het arrondissement, niet-Franse de naam van het land). De systematische catalogus kent hoofdingangen, 'zie-' en 'zie ook'-verwij zingen en terugverwijzingen naar 'zie-' en 'zie ook'-verwijzingen. Na de lunch volgde een lezing van drs. Edzer Bos (ITC, Enschede), voorzitter van de NVK. Na ontstaan en activiteiten van de NVK en haar werkgroepen geschilderd te hebben, werd de Werkgroep Kaartbeheer onder de loep genomen, waarbij het verschijnen van de Gids voor kaartenverzamelingen in Nederlanden de Zomercursus 1982 als belangrijke feiten gememoreerd werden. Verder hield hij een pleidooi voor het tot stand komen van een goede informatiepolitiek met betrekking tot carto/geo-informatie. Daarna vertelde dr. Franz Wawrik (Oesterreichische National Bibliothek, Wien) iets over het begin van de herinrichting van kaartcollectie en Globe Museum van de Nationale Bibliotheek. Door verhuizing van een aantal afdelingen wordt de werk-, berg- en publieke ruimte uitgebreid van 1.120 tot 1.600 m 2 . Tevens wordt er een lift in het oude keizerlijke paleis geïnstalleerd die de bereikbaarheid verbetert. Het uiteindelijke doel moet zijn een geografische collectie, die voldoet aan de huidige en toekomstige behoeften. Vervolgens ging drs. Han van Snellenberg (Geografisch Instituut, Utrecht) in op de problemen van onderwerp- en geografische classificaties voor kartografische informatie. Deze gaan in tegenstelling tot die voor boeken, die uitgaan van rationele en logische analyses, uit van het concreet weergeven van phenomena. De drie op te lossen hoofdproblemen zijn namelijk die van onderverdeling, taal en tijd. Het aan deze classificaties ten grondslag liggende
291
onderzoek heeft geleid tot een samenhangend geheel, waarover binnenkort gerapporteerd zal worden. Als laatste spreker van de maandag meldde Göran Bäärnhielm (Kunglige Biblioteket, Stockholm) dat er na tien jaar weer een kaartenlijst als jaarlijk supplement op de Zweedse nationale bibliografie zal verschijnen, echter niet zonder problemen. De wettelijke inlevering van kaarten is incompleet, de part-time beschrijver heeft geen specifieke kennis van geografie of kartografie. De juiste data te traceren, benodigd voor het beschrijven, is vaak moeilijk. Dinsdag 16 oktober werd voornamelijk aandacht besteed aan catalogiseren en automatiseren van archieven. Frans Hoste (Algemeen Rijksarchief, Den Haag) gaf aan, dat met behulp van geautomatiseerd beschrijven een mogelijkheid wordt geboden om archiefbeschrijvingen dusdanig te gebruiken dat ze ook kunnen dienen om systematische catalogi mee op te bouwen. Hij zette uiteen dat archieven gevormd worden door (overheids)instellingen en personen als schriftelijke/grafische neerslag van het gevoerde beleid, voortvloeiend uit een specifieke taakstelling. Beschrijvingen van grafische archivalia dienen primair vanuit het gezichtspunt van de archiefvormer gemaakt te worden. Andrew Cook (India Office Library and Records, British Library, London) vroeg zich af wat de gebruiker van KM in archieven dient te weten. Niet de bibliografische of historische beschrijving met betrekking tot de kartografie is het belangrijkste, maar voor welk doel het KM geproduceerd is en deel uitmaakt van een archief. Het manuscript-KM moet de gebruiker zien met de ogen van de originele gebruiker en vanuit dat concept zijn beschrijving opzetten. Hierna gaf Boudewijn Bakker (Gemeentelijke Archiefdienst, Amsterdam) een uiteenzetting over het ontstaan van de historisch-topografische atlas. Zoals iedere atlas is deze ontstaan uit het atlas-projekt van Gerard Mercator, die streefde naar universele weergave van de interaktie van de mens met zijn geografische omgeving. De topografisch- historische atlassen zijn rond 1600 ontstaan en hebben hun grootste bloei gehad tot aan de tweede wereldoorlog. Ondanks dat er bij enkele, vooral nationale bibliotheken wel iets van een prentenkabinet aanwezig is, blijkt de topografisch-historische atlas toch voornamelijk een Nederlands fenomeen te zijn. De heren R. van Essen en C. Verlaan (Dienst Zuiderzeewerken, Lelystad) vertelden over de reorganisatie bij de Dienst Zuiderzeewerken van de acht tekening-archieven in één centraal archief; door goede planning ondervond de dienst weinig hinder. De centralisatie bracht een geautomatiseerde ontsluiting c.q. registratie, een microverfilming en normalisatie van de inhoud van de tekeningen (via NEN-normen) met zich mee. Door microverfilming kunnen er schaduw-archieven en een bij het Algemeen Rijksarchief gedeponeerd 'rampen'-archief bijgehouden worden. Woensdag 17 oktober hield Sarah Tyacke (British Library, London) in de Universiteit van Leiden een inleiding over de gecomputeriseerde British Library kaart-records. Om geautomatiseerde catalogisering te kunnen invoeren werd in Groot-Brittannië het 'British Committee for Map Information and Catalogue Systems' (Bricmics) opgericht waarin zowel de nationale bibliotheken, Mapping and Charting Establishment als de Library Association, de Society of Archives en de Map Curators Group verenigd zijn. Dit comité werkte
mee aan de samenstelling van 'Cartographie materials: a manual of interpretation of AACR2' en heeft UK MARC zodanig aangepast, dat in de database ook KM opgenomen konden worden. Kaartbeschrijvingen 1974-1984 worden momenteel geconverteerd. Tevens hebben de diverse KM-bibliotheken binnen de British Library contact over een gemeenschappelijke database voor acquisities. Dan toonde Barbara Anne Morris (Geographical Institute, University of Edinburgh) hoe met bestaande softwarepakketten 'ORACLE' en 'GIMMS' door de computer indexbladen (één van de belangrijkste instrumenten van de kaartbeheerder) samen te stellen, waarop bladnummer, editie, jaar van uitgave etc. weergegeven worden. Tot nu toe zijn in de database alleen Britse KM opgenomen, in de toekomst ook kaarten, luchtfoto's en satellietopnamen van buiten het Verenigd Koninkrijk. Men zal een algemeen toepasbaar en gebruikersvriendelijk systeem ontwikkelen, dat zowel in een kaartenverzameling als op een andere lokatie gebruikt kan worden. Vervolgens wees dr. Hans van de Waal (Geografisch Instituut, Utrecht) erop dat ontwikkelingen op het gebied van de informatica hun invloed uitoefenen op de geo-informatie. Hij koppelde het beheer van KM aan de ontwikkelingen op het gebied van geo-informatiesystemen en gaf aan welke maatregelen nodig zijn om KM hun rol als informatiedrager te kunnen laten vervullen: KM dienen te vallen onder beleid met betrekking tot de algemene informatieverzorging; een nationaal coördinerend lichaam voor de geo-informatie dient gevormd te worden; • een nationale kaartbeheerdersvereniging; • geparticipeerd dient te worden in de werkzaamheden van IFLA Geography and Map Library Section; • een nationaal informatiecentrum voor de kartografie moet opgericht worden; • faciliteiten voor KM in de nationale geautomatiseerde boek-catalogi; • het carto-informatiesysteem dient een flexibel, multifunctioneel systeem te zijn met geautoriseerde hulpbestanden. Tenslotte gaf Martin Feijen (PICA, Den Haag) een uiteenzetting over de functies van 'Project for Integrated Catalog Automation' (piCA)-systeem. Sinds 1975 heeft het project zich ontwikkeld van een on-line catalogiseer-systeem tot een geïntegreerd bibliotheeksysteem met aparte functies voor acquisities, uitleen-administratie, interbibliothecair leenverkeer en catalogiseren. Vanwege de integratie van de ccK-database is er een aangepast kaartformat ontwikkeld. Verdere uitbreiding van speciale, voor KM benodigde functies zullen in 1985 ingevoerd worden. De 17 deelnemers, die een LiBER-organisatie vertegenwoordigden, kozen vervolgens een nieuw bestuur: dr. Franz Wawrik, president, drs. Dick de Vries, vice-president en Jan Smits, secretaris. Besloten werd, dat de GDC een meer permanent karakter dient te krijgen met een bestuur en nationale en regionale correspondenten. De vijfde conferentie zal in 1986 in Wenen plaatsvinden met als voorgestelde thema's: de classificaties van KM, de wettelijke deponering en de technische problemen van berging en uitrusting. De zesde
293
292
mmmtmsmmmmsÊmm
conferentie is mogelijk in 1988 in Uppsala/Stockholm en de zevende in 1990 in Schotland. Monique Pelletier en Sarah Tyacke werden bedankt voor hun werk voor de GDC. Bezoeken werden gebracht aan de Koninklijke Bibliotheek, Algemeen Rijksarchief, Museum Meermanno-Westreenianum, Universiteitsbibliotheek Leiden (tentoonstelling 'Historiae oculus geographia'), Scheepvaartmuseum Amsterdam, Universiteitsbibliotheek Amsterdam, Zuiderzeemuseum Enkhuizen (tentoonstelling Lucas J. Waghenaer). Reacties op organisatie en strekking van het congres waren vooral van positieve aard. De 'proceedings' komen mogelijk in 1985 in het LiBER-bulletin; die van 1978, 1980 en 1982 zijn in de nummers 11, 15 en 22 gepubliceerd. Inlichtingen over LIBER, Groupe de Cartothécaire bij de secretaris: Jan Smits, Koninklijke Bibliotheek, Kamer 0269, Postbus 90.407, 2509 LK Den Haag (tel. 070-140241). J. Smits en A.F.
Wennekes
Der Archivar, jaargang 37 (1984) Het 56e Duitse Archief congres (verslag en voordrachten in nr. 1) is in 1983 gehouden in Saarbrücken, de hoofdstad van Saarland, een gebied waarop in het verleden Frankrijk aanspraken had die het ook metterdaad door bezetting effectueerde. Het was een geëigende plaats om aandacht te schenken aan de invloed van grensveranderingen op de lotgevallen van archieven. Het is duidelijk dat in Franse archieven de neerslag van bezettingsactiviteiten is terug te vinden. In een ander verband wordt hierop eveneens geattendeerd in een artikel over het Centrale Archiefdepot van de Franse Militaire Rechtbank in Blanc (Indre) (nr. 4, 509 e.V.), terwijl ook de contemporaine archieven van de 'Archives Nationales' te Fontainebleau (la Cité des archives contemporaines) niet van belang ontbloot zijn voor de Duitse geschiedschrijving. Het artikel hierover (nr. 2,189 e.v.) geeft overigens een uiteenzetting over de instelling als zodanig. Veel archieven uit de tijd van het Ancien Régime zijn, voor de oprukkende troepen van Napoleon uit, weggevoerd uit het gebied van het tegenwoordige Rijnland-Palts en Saarland naar de andere kant van de Rijn, waar zij tegenwoordig nog steeds berusten bij Hessische en Beierse archiefdiensten. Saarland en Rijnland-Palts kunnen op basis van het herkomstbeginsel terecht teruggave verlangen, maar dit schijnt niet zonder een grondig onderzoek te kunnen gebeuren. In dit kader van internationale archiefbetrekkingen was het de Limburgse rijksarchivaris J. H. M. Wieland, die een uiteenzetting gaf van de bronnen voor Duits historisch onderzoek in Nederlandse archieven. Inleidingen werden gehouden over archieven van internationale organisaties zoals de Volkenbond, de EEG, het Europese Parlement, het Vaticaan en de Wereldraad van Kerken. Een ander onderwerp van het Duitse Archiefcongres had betrekking op het fenomeen 'tentoonstelling'. De reizende tentoonstellingen van de Hessische staatsarchiefdiensten vonden een vertolker in Klaus Eiler (nr. 1, 43 e.v.). Een tentoonstelling blijft een jaar tot anderhalf jaar in omloop en wordt opge-
294
bouwd op 20 tot 25 locaties. Gemiddeld geven zo'n 70.000 personen jaarlijks blijk van hun belangstelling. Waar de materiële kosten DM 35.000 bedragen, mag deze archief activiteit gerechtvaardigd heten. Men maakt gebruik van een modern stellingensysteem met verwisselbare achtergrond in kleur. Originele stukken worden niet gebruikt, alleen reproducties. Hieraan zijn allerlei voordelen verbonden: de originelen lopen geen risico, het transport vormt geen enkel probleem en de verzekeringspremies blijven tot een minimum beperkt. Bovendien kan met vergrotingen, respectievelijk detailvergrotingen worden gewerkt en de reproducties kunnen op allerlei wijzen worden gemonteerd. De scholen vormen de belangrijkste doelgroep, die de populair-wetenschappelijke catalogus na afloop van de tentoonstelling ook nog als leermiddel en naslagwerk gebruiken. Stadhuizen, musea en foyers van bankinstellingen fungeren echter ook als expositieruimte. Een stad met een reputatie van schitterende archieftentoonstellingen is Keulen, waarvan de faam zelfs tot Nederland is doorgedrongen. Joachim Deeters geeft achtergronden en feiten (nr. 1, 47 - 56). Ook de Franse 'Service éducatif d'histoire', die baanbrekend werk heeft verricht (opgericht 1953!), heeft als doelgroep allereerst de scholieren. Tentoonstellingen worden in een kader geplaatst dat geheel en al op het schoolonderwijs toegesneden is. De geschiedenislessen worden als uitgangspunt genomen, de pedagogische ervaring van de geschiedenisleraar wordt zoveel mogelijk benut. In groepjes van vijf bestuderen leerlingen xerocopieën en/of transcripties van geëxposeerde documenten (nr. 1, 4 5 - 4 6 ) . Brigitte Booms plaatst kritische kanttekeningen. Zij zet zich af tegen de tentoonstelling als 'illustrierte Themenschau', die grote historische lijnen en processen wil laten zien. Zij vindt de boekvorm hiervoor geschikter. Het individuele geëxposeerde stuk moet volgens haar in het brandpunt van de belangstelling staan. De inleidende en begeleidende tekst, in geschreven of audio-visuele vorm, moet duidelijk maken waarom juist dat ene document opmerkelijk is en geëxposeerd wordt (nr. 1, 43 e.v.) Nummer 3 is gewijd aan het Internationale Archiefcongres in Bonn en geeft een overzicht van het archiefwezen in de Bondsrepubliek. Hoofdkenmerken vormen de gedecentraliseerde vorm overeenkomstig de staatkundige structuur van de Bondsrepubliek en het bloeiend bestaan van archiefdiensten buiten de overheidssfeer. De cohesie wordt bevorderd door een aantal instituties: de vergadering van archiefdiensten van Bondsregering en staten, de archiefscholen van Marburg en München (de laatste is opgericht in 1821 !), de Vereniging van Duitse Archivarissen en haar vergaderingen, met name het jaarlijks Duitse Archief congres (Deutscher Archivtag). De parlementen hebben eigen archiefdiensten, een uitvloeisel ongetwijfeld van een strikte toepassing van het beginsel van de scheiding der machten, in dit geval tussen wetgevende en uitvoerende macht. Katholieke bisdommen en protestantse kerken hebben eveneens eigen archiefdiensten. Veel particuliere archieven worden zelfstandig beheerd. De laatste decennia hebben economisch-historische archiefdiensten aan betekenis gewonnen, hetgeen in schrille tegenstelling staat tot de ontwikkeling in Nederland, waar het Nederlands Economisch-Historisch Archief zijn bestand aan archieven heeft moeten afstoten. Het 'Wirtschaftsarchiv Baden-Württemberg' is pas enkele jaren gele-
295
i
wmmm
den opgericht en vervult thans reeds blijkens een interim-rapport een belangrijke rol (nr. 4, 487-492). Een bijzondere positie wordt ingenomen door het 'Geheime Staatsarchiv' van de 'Stiftung Preussischer Kulturbesitz'. Het 'Geheime Staatsarchiv' beheert de archieven van de voormalige Pruisische centrale regering, de provincie Oost-Pruisen en het Brandenburgs-Pruisisch huisarchief. Toevalligerwijs is in nummer 4 een artikel van Wolfgang Leesch geplaatst over het archief wezen in de DDR vanaf 1971. Een merkwaardige gewaarwording is het te moeten constateren dat Leesch een tweetal Oostduitse aangelegenheden signaleert - en bepaald niet met instemming-die, als ik me niet vergis, min of meer op dezelfde wijze bij verschillende Nederlandse archiefdiensten geregeld zijn. Het eerste punt betreft de organisatorische splitsing in een ontsluitings-(inventarisatie-afdeling) en een afdeling externe dienstverlening. Leesch volstaat met een verwijzing naar de 'National Archives' van de Verenigde Staten, waar aanvankelijk een soortgelijke organisatorische vorm bestond, maar niet bleek te voldoen. Meer kritiek heeft Leesch op, wat hij noemt, de reducering van het beroepsbeeld van de archivaris tot de werkzaamheid van louter beheerder van archivalia, waarbij een adequate kennis van historische achtergronden en kreatief historisch onderzoek ontbreekt. Een systeem van planning, die ook de geestelijke arbeid omvat, en een eenzijdige opleiding die de archivistiek van een historische hulpwetenschap tot hoofdvak promoveert bij een gelijktijdige devaluatie van de geschiedenisstudie, hebben er volgens Leesch toe geleid dat alle kreatieve arbeid en initiatieven geïnvesteerd worden in het onderzoek naar de methode van planning, leiding en organisatie, kortom het management, terwijl de archivistische werkzaamheden in hun verloop geschematiseerd, gerationaliseerd en genormeerd worden. In de invoering van het zogenaamde 'Dokumentationsprofil'-een overzicht van de belangrijkste historische gebeurtenissen, processen en structuren in een bepaalde regio, welke in de archiefbeschrijvingen verdisconteerd worden - ziet Leesch een poging om het gebrek aan historische kennis te ondervangen. Een opmerkelijk fenomeen in het Oostduitse archiefwezen is de toepassing van het principe van de socialistische concurrentie, die in de socialistische centraal geleide economie de plaats inneemt van de individuele concurrentie van de markteconomie. De socialistische concurrentie, die zich van de individuele concurrentie onderscheidt door een planmatige aanpak en dwangmatig karakter, krijgt gestalte tussen projectgroepen en tussen archiefdiensten, vooral bij de ontsluiting van gelijksoortige archiefbestanden. Een 'concurrentie-overeenkomst' regelt taak, procedure, termijn en uitwisseling van ervaringen. Aan de hand van voortgangsrapporten worden de prestaties vergeleken en de wedstrijd beslist. Vanaf circa 1970 streeft men naar een nieuwe, dat wil zeggen een socialistische archiefterminologie, niet zozeer omdat de termen aanvulling of uit archivistisch oogpunt verbetering behoeven, maar omdat, volgens de marxistische theorie, maatschappelijke toestanden en veranderingen zich in het bewustzijn weerspiegelen, waardoor de taal als expressie van dat bewustzijn - en dus ook archieftermen - zich bij maatschappelijke veranderingen aanpast.
296
In 1980 zijn in de Bondsrepubliek richtlijnen en technische aanbevelingen van kracht geworden voor de verfilming van archivalia, met het doel een schaduwarchief te vormen om het risico van algehele teloorgang van historische informatie bij enigerlei ramp te beperken. Een overzicht van de vorderingen lezen we in nr. 2, 179 - 188. In hetzelfde nummer staat een artikel over het microfilmarchief van de Duitstalige pers en het 'Institut für Zeitungsforschung der Stadt Dortmund' (nr. 2, 201-208). Voorts zijn aan wijzigingen opgenomen voor een doelmatige archivering van foto's (nr. 2, 209-218). Brigitte Booms schrijft over het nieuwe gebouw van het 'Bundesarchiv' in Koblenz. Hierbij springt in het oog dat niet gekozen is voor een enkel massief bouwwerk: het vloeroppervlak wordt verdeeld over verschillende kleine gebouwen, waarvan geen enkel meer dan zes verdiepingen zal bevatten (nr. 2, 195 - 202). Bij de selectie van archieven van de belastingdienst in Nedersaksen wordt ten aanzien van belastingdocumenten van particuliere ondernemingen een tweetal procedures toegepast: 1 een numerieke selectie (1 % van het totaal) volgens een statistisch-wetenschappelijke methodiek; 2 een selectie met behulp van diverse kriteria, zoals omzet, personeelsbestand (nr. 4, 485-488). Een discussie in Der Archivar over de vraag of het wel terecht is dat het gebruik van archieven door particulieren voor genealogisch onderzoek belast is, wordt voortgezet (nr. 4, 517-518). R. H. Krans
Nieuwe ABC-regels Na een zorgvuldige voorbereiding verscheen begin september de achtste druk van de bekende ABC-regels; handleiding voor het alfabetisch rangschikken. Deze uitgave werd voorbereid door de Afdeling Alfabetiseren van de Nederlandse Stichting voor Classificatie en andere Ontsluitingsmethoden (NCS). Ten opzichte van de vorige uitgave is de nieuwe druk aanmerkelijk vereenvoudigd. Dit geschiedde onder meer om tegemoet te komen aan nieuwe opvattingen en het gebruik van moderne apparatuur, zoals computers en tekstverwerkers. Ook waren in de loop der jaren verschillende detailvoorschriften ingeslopen die gemist konden worden. Dit heeft geleid tot een herindeling van de hoofdstukken. Na voorwoord en inleiding volgt een lijst met omschrijvingen van begrippen die in de handleiding worden gebruikt. Dit was nodig omdat aan bepaalde termen in de handleiding een specifieke begripsinhoud wordt toegekend, die soms wat afwijkt van het gangbare. Zo worden in de handleiding alle te rangschikken eenheden aangeduid als naam. Voor namen van natuurlijke personen (persoonsnamen), collectiviteiten (firma's, instellingen, stichtingen, verenigingen, commissies enz.), planten, dieren, straten, gebouwen, schepen enz. levert dat geen enkele moeilijkheid op. Voor namen (titels) van boeken, rapporten en tijdschriften is men er al mee vertrouwd, maar voor trefwoorden,
297
1
letter- en cijfercoderingen, classificatie- en plaatsingskenmerken, zowel als voor spreekwoorden en gezegden is het misschien even wennen. Toch gelden de ABC-regels ook voor het rangschikken van dergelijke eenheden. In een apart hoofdstuk worden de diverse uitgangspunten behandeld en de noodzakelijke afspraken vastgelegd. Die afspraken zijn vooral bedoeld om eenheid te brengen in een grote verscheidenheid van mogelijkheden. Zonder dergelijke afspraken, die los staan van het eigenlijke rangschikken, zou het rangschikken een chaos worden. Het betreft hier niet alleen het vaststellen van wat moet worden verstaan onder karakters (letters, cijfers, getallen, spaties en tekens), maar ook hoe deze bij het vergelijken dienen te worden behandeld. Hetzelfde geldt voor woordverbindingen, samentrekkingen en verkortingen. Dat dergelijke afspraken geen overbodige luxe zijn, bewijst de dagelijkse praktijk wel. Dat ook een uniforme schrijfwijze voorwaarde is, zal wel niemand in twijfel trekken. Hierbij speelt uiteraard de schrijfwijze van de betrokkene, evenals de voorkeurspelling volgens het Groene boekje, een belangrijke rol. In het belangrijke vierde hoofdstuk wordt het eigenlijke rangschikken behandeld. In tegenstelling tot voorheen wordt niet meer uitgegaan van het vergelijkingswoon/, maar van vergelijkingse/e/we/ztew, die veelal uit meer dan één woord bestaan. Hierdoor kunnen, zoals wenselijk bleek, alvorens tot het eigenlijke rangschikken wordt overgegaan, delen van de naam-in een vastgestelde volgorde - worden vergeleken met delen van andere namen. In tegenstelling tot voorheen worden nu nog slechts vijf soorten namen onderscheiden: persoonsnamen (persoonlijke eigennamen), zakelijke eigennamen (eigennamen van collectiviteiten), zaaknamen (namen van collectiviteiten die geen eigennaam bevatten), complexe namen (namen die naast een of meer eigennamen ook andere naamdelen bevatten) en ten slotte andere namen, waaronder te verstaan de namen van al die zaken, waarvan de drager geen natuurlijk persoon of een collectiviteit is, zoals namen van straten of namen van begrippen (trefwoorden). Toch is de behandeling van de verschillende naamsoorten in principe identiek. In alle gevallen dient vóór het vergelijken eerst het kenmerkend deel van de naam te worden bepaald. Dit is de basis van het vergelijken en het rangschikken. In de meeste gevallen zal het kenmerkend deel zijn dat deel van de naam, dat aanvangt met het eerste bijvoeglijk of zelfstandig naamwoord, dat de drager van de naam of diens activiteit specifiek kenmerkt. Dit zal bijvoorbeeld zijn 'persbureau' in de naam Algemeen Nederlands Persbureau of 'chemische vereniging' in Koninklijke Nederlandse Chemische Vereniging. In persoonsnamen wordt als kenmerkend deel beschouwd dat deel van de naam, dat aanvangt met de eerste achternaam. Nieuw is hierbij dat alles wat op het eerste woord van het kenmerkend deel van de naam volgt tot het eerste vergelijkingselement wordt gerekend. Dit is belangrijk omdat hierdoor een splitsing ontstaat tussen het kenmerkend deel van de naam en wat daarvóór staat in de naam. Met de invoering van het kenmerkend deel van een naam als belangrijkste vergelijkingselement kon in de nieuwe regels het moeilijke artikel 12.5 van de oude regels vervallen. De behandeling van de naam van een collectiviteit die geen eigennaam is of bevat, wordt nu geregeld in hoofdstuk iv-2.3 Zaaknamen. 298
Het meest eenvoudig was wellicht geweest het bij die scheiding te laten. Elke naam zou dan uit ten hoogste twee delen en dus slechts twee vergelijkingselementen kunnen bestaan: het kenmerkend deel en het daaraan voorafgaande deel. Echter om ingewortelde rangschikkings- en zoekgewoonten geen geweld aan te doen en om zo goed mogelijk in de pas te blijven met de 'Sorteerregels' (deel 6 van de Regels voor de Titelbeschrijving), worden in de diverse namen toch nog meer naamdelen onderscheiden. In persoonsnamen zijn dat de voornamen en/of voorletters, de voorzetsels en/of lidwoorden (voorafgaand aan de achternaam) en eventuele predikaten, waaronder te verstaan aanduidingen van titels, onderscheidingen, functies, dan wel van burgerlijke staat of verwantschap. De term predikaat brengt duidelijk tot uitdrukking dat het hier gaat om aanduidingen die aan het kenmerkend deel van de naam voorafgaan. Voor zover dergelijke aanduidingen volgen op de achternaam, worden zij tot het kenmerkend deel van de naam gerekend. In zakelijke eigennamen is wel de tweedeling toegepast, maar hier betreft het doorgaans uitsluitend voorzetsels en/of lidwoorden, zoals de in 'De Korenbloem' of du in 'Du Commerce'. In zaaknamen bleek het gewenst de soortaanduiding (aanduiding van de beheers-, organisatie- of rechtsvorm) afzonderlijk als naamdeel in beschouwing te nemen. Door de ruime inhoud van het kenmerkend deel van een zaaknaam, kan de soortaanduiding als tweede vergelijkingselement in aanmerking komen. In complexe namen worden eerst de daarin voorkomende eigennamen - in de volgorde, waarin zij in de desbetreffende naam voorkomen - in aanmerking genomen en pas daarna de overige naamdelen. De eigennamen worden dan als zodanig (persoonlijke of zakelijke eigennaam) behandeld en het overblijvende deel als zaaknaam. In alle andere namen wordt de eerder genoemde tweedeling toegepast. Het eigenlijke rangschikken komt tot stand door steeds het eerste vergelijkingselement van een naam (het kenmerkend deel van de naam in zijn geheel) te vergelijken met het eerste vergelijkingselement van andere namen. Dit vergelijken geschiedt dan karakter voor karakter van links naar rechts. Het eerste verschil bepaalt dan de volgorde. Zijn van twee of meer namen de eerste vergelijkingselementen geheel gelijk, dan pas vindt vergelijking van volgende vergelijkingselementen plaats. Bij het vergelijken is de aard van het vergelijkingselement in het geheel niet van belang, daar slechts de karakters worden vergeleken. Hieruit volgt dat niet alleen de vijf genoemde naamsoorten, maar ook hun varianten, in één rangschikking kunnen worden gebracht. Wanneer derhalve in een gegevensbestand - ongeacht of dit nu een kaartsysteem dan wel een andere geheugenvorm is-alle 'namen' in één rangschikking beschikbaar zijn, is het mogelijk daaruit elke gewenste specifieke lijst in de goede alfabetische volgorde af te leiden, mits bij de namen de nodige indicatie-kenmerken zijn aangebracht. De regels geven hiervoor geen aanwijzigingen. Het produceren in lijstvorm (bibliografie, register enz.) van het gehele bestand zal zelden worden gevraagd, maar op het beeldscherm is zowel het zichtbaar maken van (een gedeelte van) het gehele bestand (alle namen in één rangschikking) als het tonen van specifieke groeperingen, zoals straatnamen, mogelijk. In een bijlage van de handleiding is een voorbeeld gegeven, waarin een aan-
299
..- - - * • t...
tal namen uit de vijf genoemde naamsoorten in één alfabetische rangschikking is opgenomen. Tevens is hierbij omzetting van de namen toegepast, waardoor steeds het eerste vergelijkingselement (het kenmerkend deel van de naam) voorop is geplaatst. Evenals voorheen is gekozen voor de eenvoudigste manier van omzetten, door het aan het eerste vergelijkingselement voorafgaande deel van de n a a m - d a a r v a n gescheiden door een p u n t k o m m a - e r achter te plaatsen. Nieuw is echter, als gevolg van het vervangen van het vergelij kings woord door vergelijkingselement, dat, indien er iets staat vóór het eerste vergelijkingselement dat daarmede een eigennaam vormt (voornamen, voorzetsels, lidwoorden, predikaten), dat gedeelte - tussen k o m m a ' s - d i r e k t achter dat eerste vergelijkingselement wordt geplaatst. Hiermede wordt bereikt dat de delen van de eigennaam bij elkaar blijven, waardoor de eigennaam - ook na het omzetten - herkenbaar blijft. Onnodig te zeggen dat dit vooral in complexe namen van belang is. Het vergelijken van naamdelen in plaats van woorden heeft nog het voordeel dat bepaalde detailregels uit de vorige uitgaven konden worden weggelaten. Zo is thans de specifieke behandeling van 'namen van vrouwen die de geslachtsnaam van hun echtgenoot (partner) vóór hun eigen geslachtsnaam voeren' geheel overbodig geworden. Het kenmerkend deel van de persoonsnaam vangt nu aan met de eerste achternaam (die van de echtgenoot) en alles wat daarop volgt (dus ook de achternaam van de vrouw), behoort tot datzelfde vergelijkingselement. Dus niet alleen bijvoorbeeld: M.C.Kamp en mw. P. A. Kamp-Hannema, maar ook mw. P. V. Q. Ruitinga-Petit dit de la Roche. Het gecursiveerde gedeelte van de naam vormt het kenmerkend deel van die naam en wordt derhalve het eerste vergelijkingselement. (Het koppelteken (-) wordt hierbij als spatie beschouwd.) Als de namen zijn gerangschikt ontstaat de volgorde: Kamp Kamp-Hannema Ruitinga-Petit dit de la Roche In de behandeling van de Nederlandse ij als de 25e letter (tussen de x en de z) is geen verandering gekomen. Het is bekend dat op dit punt de meningen in ons land nogal verdeeld zijn. Op grond van praktische overwegingen wordt in de handleiding aanbevolen de Nederlandse ij te behandelen als één karakter (ij) en niet als een ligatuur (/ + / ) . De niet-Nederlandse y wordt dan aan de ij gelijk gesteld. Wel wordt opgemerkt dat degene die toch de voorkeur wil geven aan de ligatuur-gedachte, dit in huisregels kan vastleggen. Hiermede wordt tegemoet gekomen aan het gestelde in de 'Sorteerregels'. Ten aanzien van de volgorde van de soorten karakters is gekozen voor: spatie, cijfers, (kleine) letters, in overeenstemming met de ASCii-richtlijnen, zoals deze thans vrijwel algemeen in computerprogrammatuur worden toegepast. Hieruit volgt dat steeds een korter woord gaat vóór een langer woord met dezelfde beginkarakters. Dat ook een korter vergelijkingselement gaat vóór een langer vergelijkingselement met dezelfde beginkarakters is dan, in combinatie met de regel dat per vergelijkingselement wordt vergeleken, zonder meer duidelijk.
300
In een voetnoot wordt er op gewezen dat men in sommige woordenboeken de gewoonte aantreft dat de gehele term als één vergelijkingswoord wordt opgevat, zonder acht te slaan op punctuaties, spaties, koppeltekens of woordafbrekingen. Dat heeft dan tot gevolg dat een korter woord op verschillende plaatsen tussen langere woorden wordt aangetroffen, hetgeen het gemak van het zoeken niet ten goede komt. De handleiding geeft ter zake nadere regels. Getallen worden behandeld naar hun rekenkundige waarde (getalswaarde) en dan beschouwd als één karakter. Wel wordt er op gewezen dat niet elke reeks cijfers een getal voorstelt; cijfercodes, bijvoorbeeld, zijn geen getallen in bovenbedoelde zin. Elk cijfer daarin moet dan ook als een afzonderlijk karakter worden vergeleken. In die gevallen, waarin twee of meer namen volkomen identiek zijn en toch een volgorde gewenst is, wordt - evenals voorheen - de mogelijkheid open gehouden om door toevoegingen toch tot een onderscheid te komen. In tegenstelling tot voorheen echter wordt de aard van de toevoeging aan degene die rangschikt overgelaten. De handleiding heeft twee bijlagen. In de eerste bijlage wordt een korte samenvatting/gebruiksaanwijzing gegeven en in de tweede een reeks voorbeelden. De namen van die voorbeelden zijn volgens de regels omgezet en in één rangschikking gebracht. De bewerkers van de handleiding hebben er naar gestreefd de verschillen tussen de ABC-regels en de Sorteerregels zo veel mogelijk weg te werken. In een enkele jaren geleden in GO-verband gedaan onderzoek bleken die verschillen reeds zeer gering te zijn. Het is te hopen dat NCS en FOBID de nodige stappen zullen doen om tot het volkomen gelijk maken van de beide normen te komen, dan wel tot het formuleren van zodanige alternatieven, dat de beide uitgaven in de toekomst tot één publikatie kunnen worden teruggebracht. Gezien het feit, dat de handleiding wel veel eenvoudiger is geworden, maar dat traditionele opvattingen geen geweld zijn aangedaan, mag worden verwacht dat de aanpassing aan deze nieuwe regels weinig moeilijkheden zal opleveren. Mocht het toepassen van de handleiding niettemin toch vragen oproepen, dan kan men zich wenden tot de uitgever: Uitgeverij Muusses BV, postbus 13, 1440 AA Purmerend, dan wel rechtstreeks tot het secretariaat van de NCS-afdeling 'Alfabetiseren', Leyweg 589, 2545 GH 's-Gravenhage. M. J. Dreese
Archiefraad Verslag 1983-1984 Onlangs verscheen het verslag over de jaren 1983 en 1984 van de Archiefraad. Het geeft een beeld van de zaken die momenteel in de archiefwereld leven. Voor de Archiefraad van het grootste belang is de kwestie van zijn eigen bestaan, dat in de verslagjaren werd bedreigd en waarover nog geen duidelijkheid bestaat. In verband met de onzekere toekomst heeft een aantal leden, van wie de zittingsperiode verstreken is, thans 'voorlopig' zitting. De Raad bracht in 1983 en 1984 29 adviezen uit. Een paar krenten uit de pap. Een negatief oordeel velde de Raad over het rapport Grijze literatuur,
301
uitgebracht door het Nederlands Orgaan voor de Bevordering van de Informatievoorziening (NOBIN), waarin werd aangedrongen op het tot stand brengen van een algemene bewaarregeling van met name grijze literatuur. Het verschil van mening spitste zich toe op het onderscheid tussen centraal toegankelijk maken en centraal bewaren. Over de Ontwerp-Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten bracht de Raad twee adviezen uit, waarin hij wijst op de bepalingen over vernietiging in Archiefwet en -besluit, die ook op deze diensten betrekking hebben. De Raad en de Minister verschillen van mening over de openbaarheid van over te brengen archiefbescheiden van de diensten. De Raad pleit voor beperking van de openbaarheid bij overbrenging, de Minister voelt meer voor opschorting van de overbrenging. De op komst zijnde Wet instelling provincie Flevoland leidde tot een advies, waarin onder andere geconstateerd werd dat vestiging van een rijksarchiefbewaarplaats in Flevoland nog niet zinvol is. Wel adviseerde de Raad een provinciaal inspecteur der archieven aan te stellen. Achttien adviezen bracht de Raad uit over vernietiging, waarvan zeventien concept-lijsten van te vernietigen of voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden betroffen.
Mej. dr. A. Th. C. Kersbergen overleden Op 13 augustus 1985 overleed in Drachten mej. dr. A. Th. C. Kersbergen op de leeftijd van 85 jaar. Meer dan dertig jaar geleden keerde zij het archiefwezen de rug toe, zodat maar weinig archivarissen van nu haar zullen kennen. Toch is zij ruim twintig jaar verbonden geweest aan de archiefdienst van de gemeente Rotterdam, van 1930 tot 1953. Zij was in 1927 gepromoveerd op Litteraire motieven in de Njala. Verder heeft zij in de 23 jaar op het gemeentearchief, naast enkele inventarissen, veel over de Rotterdamse geschiedenis gepubliceerd. In het Nederlandsch Archievenblad recenseerde zij een aantal inventarissen van gemeenten en gemeentelijke instellingen en enkele kaartbeschrijvingen. In 1953 trad zij in de karmel te Hafnarfjördur (IJsland), waar zij in 1956 haar geloften aflegde. Als Zr. Maria Olöf van de H. Theresia bleef zij op IJsland; haar laatste jaren woonde zij onder haar medezusters Karmelitessen in Drachten. In het Rotterdams Jaarboekje van 1986 zal een uitgebreide necrologie verschijnen.
302
De vroegste huisvesting en personele bezetting van het (Algemeen) Rijksarchief 1802- 1854 Jan H. Kompagnie
Ter inleiding De geschiedenis van het (Algemeen) Rijksarchief lijkt pas echt te beginnen in 1854, toen Bakhuizen van den Brink, de 'revolutiemaker', tot rijksarchivaris werd benoemd. In dat jaar ook kwam met de ingebruikneming van het voormalig Logement van de stad Amsterdam op het Plein een eind aan de gebrekkige behuizing in kamers, op zolders en op galerijen van panden, gelegen aan het Binnenhof in Den Haag. Ook het personeelsbestand werd zowel in kwalitatief als kwantitatief opzicht versterkt. Het was ook Bakhuizen van den Brink die een gedetailleerd overzicht vervaardigde van de archieven die in het tijdsbestek 1802- 1853 tot het bestand van het Rijksarchief zijn gaan behoren. Voor het overige is deze periode in de geschiedenis van het Rijksarchief grotendeels in een waas gehuld. Met name op de vragen 'wie werkten er op het Rijksarchief?' en 'waar was het Rijksarchief gehuisvest?' kon eigenlijk geen bevredigend antwoord worden gegeven. Intrigerend werd vooral de tweede vraag ('waar zaten Van Wijn en De Jonge nou precies?') door het veelvuldig toeven van auteur dezes op de zitbanken van het Binnenhof tijdens zijn lunchpauzes. Reden genoeg derhalve om een onderzoek in te stellen naar de vroegste behuizing en personeelsbezetting van het (Algemeen) Rijksarchief in de eerste halve eeuw van zijn bestaan. In dit artikel beslaat hoofdstuk 1 de periode 1802- 1806, waarin Van Wijn werkruimte kreeg toebedeeld in vertrekken, behorende tot de Staten-Generaal en het gewest Holland, instellingen die vóór 1802, zoals te doen gebruikelijk, zelf hun archieven beheerden. In het tweede hoofdstuk wordt aandacht besteed aan de gedwongen verhuizing naar het voormalig Logement van de stad Rotterdam en de hieruit voortvloeiende neergang van het Rijksarchief. Hoofdstuk 3 (periode 1813 - 1831) vervolgens bevat een verslag van het nieuwe begin in 1813 in vertrekken op (alweer) het Binnenhof, de personeelsuitbreidingen en het overlijden van Van Wijn. In het vierde hoofdstuk (periode 1831 - 1849) wordt de veel te wensen overlatende huisvesting beschreven en aandacht geschonken aan het personeelsbeleid. Het laatste hoofdstuk tenslotte behandelt de periode 1850- 1854 waarin de plannen voor een nieuwe behuizing geconcretiseerd en verwezenlijkt zijn en de komst van tijdelijk beambte Bakhuizen van den Brink niet onopgemerkt is gebleven. 303
HH
j
