7-10-2013
INZETPLANNING BIJ HR 4-10-2013 Ruud Ooms, HR Services
KRIJGEN DE STUDENTEN TIJDIG EEN ROOSTER?
1
7-10-2013
PTD (Planning Taaktoedeling Docenten)
► Planningsinstrument dat dient als middel om tot evenwichtige werkbelasting van docent te komen
► Planningsinstrument dat dient als middel om een tijdig en evenwichtig lesrooster voor studenten op te leveren
Tijpad
► In september 2010 is PTD hogeschoolbreed in gebruik genomen
► Eind 2011 heeft een brede evaluatie plaatsgevonden onder medewerkers
► In 2012 heeft – n.a.v. Student tevredenheidsonderzoek – een commissie adviezen verstrekt aan het CvB t.a.v. gebruik PTD als onderdeel van de keten curriculum-ptdplanningsgesprekken-hogeschoolgids-roostering
► In 2013 werkgroep ingericht die zich bezighoudt met verbeterpunten voor de tool
2
7-10-2013
Keten
De keten curriculum-PTD-planningsgesprekkenhogeschoolgids-roostering is een vast onderdeel van de managementcontracten en de bilaterale overleggen tussen college van bestuur en directies. Het collegelid dat verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering, stelt de criteria vast waarop in het managementcontract gemeten wordt.
PTD = Planning Taaktoedeling Docenten
Procesmodel
3
7-10-2013
Proces PTD
Resultaat
Deadline
Vastgestelde basisgegevens PTD
1 februari
Vastgestelde PTD
1 juni
Input
Nr
Procesnaam
Vastgesteld curriculum en cursusbeschrijvingen
2.30.11
Curriculum algemeen
Personeelsgegevens
3.40.3
Personeelsadministratie
Studentaantallen
2.20.1
(her)inschrijven
Gegevens n.a.v. planningsgesprek
3.40.22
Gesprekcyclus
Output
Nr
Procesnaam
Takenplaatje
3.40.22
Gesprekscyclus
Vastgestelde PTD
2.30.2
Roosteren
Elementen input
Personeelsgegevens: • Code medewerker • Aanstellingsomvang (FTE) => Bruto uren • Persoonlijke regelingen (o.a. ouderdomsregelingen CAO, verlofregelingen bv kindgerelateerd etc.) • Professionaliseringstijd (10% van aanstelling) zie ook CAO • Organisatorische taken (10% van aanstelling) =>80% Netto beschikbaar in uren voor onderwijsuitvoering, De helft hiervan bestaat uit contacttijd Gesprekscyclus
4
7-10-2013
Elementen input 2
Vastgesteld curriculum: basisgegevens cursussen voor de PTD
• • • •
Werkvorm Contacttijd Opslagfactor voor voorbereiding Toetscorrectietijd
Prognose studentgroepen
• Aantal • Groepsgrootte
Elementen output Taakbelastingsoverzicht docent
5
7-10-2013
Elementen output 2 Taakbelastingsoverzicht docent details
Elementen output 3 Bestand met roostergegevens uit PTD tbv Untis
6
7-10-2013
Beter dan gemiddeld
Er is geconstateerd dat bij drie van de elf instituten door directie, onderwijsmanagers en bedrijfsbureau de keten curriculum-PTD-hogeschoolgids-rooster tot prioriteit is gemaakt.
Analyse Een slecht rooster is fnuikend voor zowel de docent- als studenttevredenheid (o.a. NSE). Er bestaat een samenhang tussen de processen die leiden tot de vorming van het curriculum, de invulling van de ptd, de publicatie van de hogeschoolgids, en de oplevering van het rooster. Opleidingen die vroegtijdig hun curriculum op orde hebben, hebben daarna weinig moeite de andere processen goed te laten verlopen.
7
7-10-2013
Overweging
De beslissing het gebruik van instrumenten dwingend op te leggen – alle ptd-gegevens in de applicatie – behoeft zorgvuldige afweging. Er zijn opleidingen die hun roosterproces uitstekend op orde hebben (in juli het rooster klaar voor het hele jaar daaropvolgend), en dat doen met ‘huisgemaakte’ bestanden. En er zijn opleidingen die alles in de applicatie plannen en administreren, en nog in kwartaal 2 meer dan 300 wijzigingen op het rooster genereren.
Aanbevelingen
•
College van Bestuur schrijft PTD in ‘Applicatie’ voor, voor gehele HR
•
Directies beslissen over PTD-normen per cursus
•
Onderwijsmanager is verantwoordelijk voor PTD in ‘Applicatie’ en koppelt zelf docenten aan vakken. Alle PTDgegevens in ‘Applicatie’ vóór planningsgesprekken, hij/zij doet zelf planningsgesprekken, in maart/april, stelt eventueel PTD bij
•
Manager bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor les- en personeelsgegevens in ‘Applicatie’ , in jan-feb
•
Roosteraar haalt gegevens uit ‘Applicatie’
8
7-10-2013
9
