KPN ÉÉN
Op weg naar ICT zonder zorgen
Op weg naar ICT zonder zorgen
Onze maatschappij verandert razendsnel onder invloed van technologische ontwikkelingen. De scheiding tussen de fysieke en virtuele wereld vervaagt, wat voor organisaties grote invloed kan hebben op hoe zij hun bedrijf hebben ingericht. In sommige gevallen betekent het dat zij hun businessmodel radicaal moeten aanpassen. Deze veranderingen bieden echter ook enorme kansen om een voorsprong op de concurrentie te behalen. Maar welke rol speelt ICT binnen uw onderneming in het transformeren naar deze nieuwe werkelijkheid? Een ding is zeker: het vermogen tot aanpassen is essentieel. In dit visiedocument gaan we in op de (digitale) ontwikkelingen en de gevolgen van vervlechting van business en ICT. Welke stappen kunt u zetten om daar succesvol mee om te gaan? DIGITALE MOGELIJKHEDEN EN ONLINE VERWACHTINGEN We leven in een digitale maatschappij, waarin offline leven vrijwel ondenkbaar is. Zonder ICT zijn we nergens meer: het is doorgedrongen in bijna alles wat we doen. Zonder dat we het door hebben, verandert onze omgeving in een digitale wereld. Al deze ontwikkelingen bieden legio mogelijkheden voor de markt. Maar klanten stellen ook steeds hogere eisen aan snelheid, kwaliteit en servicegerichtheid van organisaties. Daarnaast verandert de manier van werken van medewerkers. Zij willen flexibel zijn, altijd en overal kunnen werken, het liefst met hun eigen apparaten. Nu is het zaak om bij te blijven. De ICT in uw organisatie moet in staat zijn mee te bewegen met de ontwikkelingen die uw onderneming doormaakt. Voldoet uw ICT niet aan de verwachtingen van klanten en medewerkers? Dan staat u voor een grote uitdaging. Maar waar te beginnen? Hoe vindt u de balans tussen enerzijds de ICT-operatie en anderzijds de business-innovatie? 2
VANDAAG VOORSPRONG NEMEN Bedrijfsmodellen digitaliseren; ICT en de business vervlechten meer en meer. Sterker nog: ICT-innovatie vormt vandaag de dag de motor van onze economie. KPN gelooft dat Nederland een voorsprong neemt als bedrijven en instellingen vandaag toegang krijgen tot de mogelijkheden van morgen. Was ICT vroeger iets onzichtbaars dat alleen de ICT-afdeling aanging? Vandaag de dag is het een belangrijk middel om concurrentie voordeel te behalen en beter met klanten te communi ceren. Zo kan de ICT-afdeling een substantiële bijdrage leveren aan de organisatiedoelstellingen. Dat betekent echter wel dat u als bedrijf op tijd de omschakeling moet maken naar een geïntegreerde ICT. Denk bijvoorbeeld aan het slim benutten en faciliteren van een flexibele werkomgeving. Door op een juiste manier gebruik te maken van de cloud, social media en verschillende online samenwerkingstools, maakt u wendbaar en schaalbaar opereren gemakkelijker voor 3
uw organisatie. En dat helpt in het zo goed mogelijk aanpassen aan veranderende omstandigheden.
huidige infrastructuur wel voldoende capaciteit om de nieuwe eisen vanuit de business aan te kunnen?
Een andere ontwikkeling waarmee organisaties te maken hebben, is het adopteren van ‘as a service’. ICT en software worden namelijk steeds meer als dienst on demand afgenomen en niet aangeschaft als product. Door alleen te betalen voor wat u afneemt, ontstaat ruimte voor de aanschaf van nieuwe innovatieve diensten. Dat heeft weer positieve invloed op werk processen binnen uw organisatie zelf.
Als de basis eenmaal op orde is, creëert dat ruimte om te kunnen voldoen aan de wensen van de business, medewerkers, consumenten of overheden.
VERANDERFASES De manier waarop ICT binnen organisaties is ingericht, vraagt dus om aanpassing aan de nieuwe eisen die de business stelt. Als organisatie wilt u tenslotte met flexibele en toekomstvaste oplossingen snel inspelen op de vragen vanuit de business en de markt. In deze weg naar ICT zonder zorgen onderscheidt KPN 3 verschillende veranderfases waarin organisaties zich kunnen bevinden. Fase 1: eerst de basis, dan de rest De moderniseringsfase is het eerste stadium, waarin een organisatie op de drempel van grootschalige digitalisering staat. Dat betekent inventariseren, consolideren en optimaliseren. Welke huidige processen handhaven we en welke processen gaan we verbeteren? Heeft onze
Fase 2: alles online en mobiel Deze ‘alles online’-fase is voor sommige bedrijven onvermijdelijk om onderdeel te worden van de interneteconomie. Een stadium waarin bijvoorbeeld veel banken zitten, omdat hun business meer en meer ICT-gedreven is. Fysieke kantoren veranderen in digitale klantbalies. De consument vraagt in toenemende mate om online en mobiel bankieren, waardoor aspecten als privacy en veiligheid steeds hogere prioriteit krijgen. Een enorme digitaliseringsslag die ook consequenties heeft voor de functie van de ICT-medewerker. Fase 3: smart future De toekomst is niet ver weg. Internet of Everything is iets waar veel organisaties nu al mee te maken hebben: apparaten en objecten praten steeds meer met elkaar. In 2018 zijn wereldwijd maar liefst 9 miljard apparaten online volgens de voorspellingen. Naast mensen en apparaten, gaan ook gebouwen en machines een autonome rol spelen in de data- en informatie-uitwisseling. Denk aan robots uit de industrie, die straks misschien
ook in de zorg worden ingezet. En door slim gebruik te maken van de groeiende berg Big Data, kunnen processen in vrijwel alle sectoren geoptimaliseerd worden. DILEMMA’S Veranderingen aanbrengen in een grote organisatie brengt onvermijdelijk lastige keuzes met zich mee. Een kleine wijziging kan immers grote gevolgen hebben. Misschien bevindt uw organisatie zich al in fase 2, of zelfs in fase 3. Onderzoek* heeft uitgewezen dat nog veel bedrijven zich (deels) in fase 1 bevinden. Ook bleek uit dit onderzoek dat veel organisaties in fase 1 verschillende dilemma’s tegenkomen die een rol spelen bij het op orde brengen van de basis-ICT. We zetten er een aantal voor u op een rij. Dilemma 1: basis-ICT uitbesteden of zelf doen? Een groeiende complexiteit van de ICT-infrastructuur en de business vraagt om een andere aanpak. Dit is een vraagstuk waar veel ondernemingen mee worstelen, want zijn er wel genoeg experts in huis om de voort durende ontwikkelingen bij te benen? En hoe kunt u zich focussen op de kerncompetenties van de organisatie? Kan het misschien goedkoper? Allerlei vragen die de revue passeren bij veel grootzakelijke ondernemingen. Daar waar basis-ICT fungeert als een nutsvoorziening, leent het zich bij uitstek voor uitbesteding. De controle houdt u door te sturen op gemaakte afspraken in het
contract. Zo weten u en uw leverancier precies welke prestaties er geleverd moeten worden. Het maatwerk dat nodig is voor specifieke businessprocessen? Dát houdt u in eigen huis. Dilemma 2: één geïntegreerde dienstverlener, of verschillende leveranciers? Stel, uw organisatie wil ICT uitbesteden. Dan heeft u een aantal afwegingen te maken. Kiest u voor losse, op maat gemaakte oplossingen voor verschillende onderdelen? Dan bestaat het risico dat verschillende toepassingen achteraf geïntegreerd moeten worden. En hoe maakt u überhaupt een keuze tussen alle technologieën? Een geïntegreerde ICT-dienstverlener kan voor u de oplossing zijn. Eén partij neemt de regie over de verschillende leveranciers en zorgt niet alleen voor integratie van alle ICT, maar ook voor efficiënte leverprocessen. Met deze geïntegreerde ICT- en communicatiediensten, heeft u een end-to-end dienstverlening met maximale service. De tijd en flexibiliteit die dit oplevert, kunt u steken in het ondersteunen van uw business. Dilemma 3: controle of vrijheid? Medewerkers vragen steeds vaker om flexibiliteit en vrijheid. Thuiswerken is tegenwoordig steeds normaler en het biedt voordelen voor zowel werknemer als werkgever. Het draagt namelijk bij aan de productiviteit van medewerkers.
* KPN ÉÉN klantonderzoek
ÉÉN
4
5
Ook is er geen bedrijf meer te vinden waar privételefoons en -tablets niet worden gebruikt, zelfs al is het in veel gevallen formeel niet toegestaan. Dit kan organisaties namelijk blootstellen aan belangrijke veiligheidsrisico’s. Hierover de controle houden is lastig. U wilt wel weten of alles soepel loopt, en ook die flexibiliteit bieden waar zo duidelijk behoefte aan is. Bij het bepalen van het beleid staat u voor het dilemma: controle houden over de veiligheid, of uw medewerkers de vrijheid bieden om toegang te krijgen tot bedrijfsprocessen met eigen smartphones en tablets. Een bepaalde mate van eigen verantwoordelijkheid bij werknemers leggen, is absoluut raadzaam, net als het stellen van grenzen als ICT-afdeling. Zo blijft u als organisatie het potentieel van innovatie voor de business benutten. Dilemma 4: maatwerk versus standaard Een ander dilemma waarmee u te maken kunt krijgen, is de keuze tussen standaardoplossingen en maatwerk. Maatwerk is in de regel duurder in onderhoud dan standaard-ICT. Daarnaast kan de integratie van standaardoplossingen naar maatwerkpakketten lang duren en zo een enorme kostenpost worden. Bij producten zoals e-mail, tekstverwerking en boekhouding is het gebruik van standaardpakketten al heel gebruikelijk. Voor primaire, vaak branchespecifieke bedrijfsprocessen is dat niet altijd het geval. Vooral als er sprake is van unieke processen en functionaliteiten, kan maatwerk voor grote efficiëntie en gebruiksgemak zorgen. Gaat het om kritische bedrijfs processen? Dan worden die vaak met bestaande maatwerkapplicaties in de lucht gehouden. Voor niet-kritische processen kan een standaard software pakket een praktische oplossing zijn. Integratie en onderhoud van standaard-ICT, zoals een cloudoplossing, is in de regel eenvoudiger en daarom goedkoper. Het lijkt daarom logisch een overstap te maken. In de praktijk houdt de onzekerheid over dataveiligheid een snelle adoptie van cloudoplossingen tegen. Het is echter de vraag welke data als kritisch moeten worden beschouwd. Veel bedrijven kiezen voor een gedifferentieerde benadering en een mix van standaard en maatwerk. Dat kan met een passend stappenplan voor een verantwoorde transitie van maatwerk naar standaard.
KPN EN DE DILEMMA’S KPN maakte voor de bovengenoemde dilemma’s een aantal keuzes die organisaties helpen richting te geven aan hun ICT. Deze keuzes zijn in ons portfolio vertaald naar de dienst KPN ÉÉN. Met KPN ÉÉN speelt KPN in op de behoefte om complexe ICT-processen te vereen voudigen. De dienst helpt u bij het creëren van flexibele en toekomstvaste oplossingen en geeft u handvatten om de basis-ICT op orde te brengen. Zo kunt u snel inspelen op de vraag vanuit de business. De voordelen op een rij: 1. KPN helpt u bepalen welk deel van uw basis-ICT u goed kunt uitbesteden. De resources die hierdoor vrijkomen, kunt u inzetten voor uw primaire bedrijfsprocessen. 2. Eén geïntegreerde ICT-oplossing helpt u om uw ICT te vereenvoudigen. Zo heeft u 1 aanspreekpunt voor uw vragen, 1 contract en 1 factuur. Dit alles zorgt voor meer eenvoud in uw ICT-operatie, met een optimale service. 3. De complete oplossing is technisch en functioneel geïntegreerd. Hierdoor werken medewerkers veel gemakkelijker altijd en overal samen met uniforme tools. De gekozen infrastructuur is verbonden met alle communicatie-, samenwerkings- en ICT-middelen. 4. Met een online selfcare-portal heeft u inzicht in uw verbruik. Als het nodig is, kunt u dit uitbreiden of terugbrengen. 5. KPN ÉÉN voldoet aan alle industriestandaarden. Integratie met bestaande communicatie- en ICT-omgevingen is daardoor gemakkelijk. KPN ÉÉN Herkent u de dilemma’s? KPN helpt u graag met het maken van de juiste keuzes. Met KPN ÉÉN bieden we maximale ondersteuning aan uw eindgebruikers, en zorgen we voor vereenvoudiging en standaardisatie van uw ICT-operatie. Samen maken we een stappenplan voor de transitie naar de nieuwe digitale wereld. Zo heeft u geen omkijken naar uw basis-ICT, maar kunt u via goede afspraken en optimale service de controle houden. Kortom: zo kunt u zorgeloos gebruik maken van betrouwbare ICT-diensten.
Waar staat uw organisatie in de context van verandering? KPN helpt u graag verder naar de volgende fase. Neem contact op met uw accountmanager of kijk op www.kpn.com/zakelijk.
6
7
kpn.com/zakelijk
