Korte inleiding over BVP 6 september 2013
Wat is Best Value Procurement? 6 september 2013
Is er een probleem?
Het contract was OK!
Invloed van bepalen minimale standaard? Inschrijver 1
Inschrijver 2
Inschrijver 4 Prestatie
Het minimale kwaliteitsnivo dat ik wens De markt
Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Prestatie
Het maximale kwaliteitsnivo dat ik krijg
Inschrijver 3
Wat ik krijg
De kern van BVP: Maximale ruimte voor de leverancier! • Het selecteren van DE EXPERT voor de opdracht! Dit is de inschrijver die met zijn inschrijving als beste heeft aangetoond het project te doorgronden, de juiste risico’s onderkent en minimaliseert en zelfs extra kansen voor het project weet. • Beoogt: - maximale reductie van de risico’s; - minimaliseren controlemanagement; - minimaliseren non-performance; - maximale benutting van de marktkennis. • Het gaat om het minimaliseren van risico’s, niet om het verplaatsen van risico’s!
BVP gaat over transitie VAN: Aansturen en controleren
NAAR: Luisteren en verbinden
• Reactieve leverancier
• Proactieve leverancier
• “Zeg maar hoe je het wil”
• “Ik weet dat het zo gaat werken”
• Focus op minimaliseren van (eigen) technische risico’s van leverancier
• Focus op risico’s die leverancier ook niet in de hand heeft
• Budget intern
• Budget bekend
• Wij-Zij’ contract
• ‘Ons‘-contract
• Win-loose
• Win – win
• Veel mensen betrokken (controle, toezicht)
• Minder mensen betrokken (bij Opdrachtgever)
We gaan uit eten…
Hoe selecteren we? Scenario A
Scenario B
• Schrijf het recept uit
• Selecteer een goed restaurant (recensies, horen zeggen, michelinster, menukaart)
• Vertel de kok het recept • Vertel met welke pannen, met welke ingredienten, op welk fornuis het gemaakt moet worden • Eis dat het zo goedkoop mogelijk moet • Huur een andere kok in om het te controleren
• Noem je budget • En laat de kok een lekkere en gezonde maaltijd bereiden
Het BVP aanbestedingsproces Prijs Voorbereiding
Risico- en kansen dossier Scope Planning
Beoordeling door aanbesteder Interviews
Ranking van inschrijvers obv: -Prijs -Risico en kansendossier -Scope -Planning -Interviews
Pre-award
(Voorlopige ) gunning
BVP: EMVI-criteria en gebruikelijke weging Prijs
20-25%
Kwaliteit
75-80%
• Aanbodscope en prestatie-informatie
15-20%
• Risico en kansendossier
20-25%
• Planning
5-10%
• Interviews
30%
Risico’s Risico’s buiten de invloedsfeer geven een beeld over de mate waarin de aanbieder buiten zijn eigen werk kan denken. • Opdrachtnemer heeft binnen zijn scope GEEN risico’s • Risico’s buiten de invloedsfeer moeten project specifiek zijn • Risico’s en beheersmaatregelen moeten onderbouwd zijn (wat gaat opdrachtnemer doen en waarom is de maatregel effectief) • Beheersmaatregelen zit in de prijs • Opdrachtnemer bepaalt zijn eigen prestatie
Risicos: Wie is de expert? Risico: Vergunning niet op tijd verkregen Beheersmaatregel Inschrijver 1 We gaan direct na gunning met de opdrachtgever en de stakeholders om tafel zitten. We schrijven op basis van dat overleg een notitie die we vervolgens gaan bespreken. Doelstelling is om samen een beeld te hebben van de taak die voorligt. Beheersmaatregel Inschrijver 2 Uit onze analyse van de vergunningen en de referentiefasering blijkt dat de kapvergunning in uw gemeente kritiek is. We zullen in onze fasering aan de zuidzijde van het werk starten, waardoor 3 maanden extra tijd is om de kapvergunning te verkrijgen.
Kansen Kansen geven een beeld bij de mate waarin de aanbieder buiten de scope van zijn opdracht kan denken. • Mag geen voorwaarde zijn om het project te realiseren • Komt BOVENOP de scope (wat kan je doen dat alles nog sneller en beter kan) • Zit dus niet in de Inschrijfprijs • Mag meer kosten, maar moet wel meerwaarde brengen voor de realisatie van het project
Kansen: Wie is de expert? Kans 1 Inschrijver 1 Wij hebben ook een contractbeheermodule die naadloos aansluit op de geboden Oplossing. Deze is reeds geimplementeerd bij 10 andere gemeenten en zorgt ervoor dat alle contracten vindbaar en opvraagbaar zijn.
Kans1 Inschrijver 2 Met onze aangeboden oplossing kunt u nog gebruiksvriendelijker werken.
Beoordeling: Te geven scores Dominant slecht
2
Matig/slecht
4
Neutraal
6
Goed
8
•Te beoordelen stukken anoniem •Beoordeling eerst individueel, daarna in consensus
Dominant goed
10
Interviews
• Opdrachtgever beoordeelt de mate waarin de sleutelfunctionarissen de opdracht DOORGRONDEN ten behoeve van het realiseren van de opdrachtdoelstellingen en COMMITMENT tonen aan de inschrijving en de opdracht • Gaat niet om competenties, maar om de gegeven antwoorden
Interviews: Wie is de expert? Vraag: Waarom bent juist ú als projectleider voor dit project aangesteld? Projectleider leverancier A: “ik persoonlijk heb nog nooit langs het spoor gewerkt. Een collega-projectleider wel heel veel. Hij heeft veel ervaring maar zit nu op een ander project. Maar ik woon hier in de buurt”. Projectleider leverancier B: “ik heb meerdere projecten langs het spoor gedaan. Ik heb soortgelijke projecten als dit project gedaan in Vught en in Heerlen gedaan. Beide projecten zijn binnen de planning opgeleverd”.
Ervaringen Amersfoort LASTIG
BATEN
• Functioneel omschrijving opdracht in 1 A4-tje
• Kennis uit de markt
• Niet de expert willen zijn als opdrachtgever; willen zeggen wat je weet • Beoordeling tijdrovend • Deel van de markt moet nog opgevoed worden; nog veel ‘stelpost-denken’ door onzekerheid over taken
• Meer nodig dan mooie teksten/plannen alleen • Goede impressie of de sleutelfunctionarissen opdracht ECHT snappen • Verzilveren van kansen
• Vóór contract, overtuigd van succes oplossing
