Korelasi Sistem Kearsipan Dengan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang SKRIPSI Diajukan Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik
Disusun Oleh : Yuliani Estu Asih 080903076
DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2012
HALAMAN PENGESAHAN
Skripsi ini telah dipertahankan di depan panitia penguji skripsi Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara oleh : Nama
: Yuliani Estu Asih
NIM
: 080903076
Departemen : Ilmu Administrasi Negara Judul
: Korelasi Sistem Kersipan Dengan Efektifitas Kerja Pegawai Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang
Yang dilaksanakan pada : Hari
:
Tanggal
:
Pukul
:
Tempat
:
Panitia Penguji Ketua
: Drs.M. Husni Thamrin Nasution,M.Si
(.........................)
Anggota I
: Drs. Beti Nasution, M.Si
(.........................)
Anggota II
: Drs. Elita Dewi, M.Sp
(..........................)
KATA PENGANTAR Bismillahirrahmaanirrohim
Assalaamua’laikum
warohmatullaahi
wabarokaatuh
Puji dan syukur senantiasa penulis panjatkan kehadirat Allah SWT sehingga Penulis dapat menyelesaikan penelitian ini serta dapat menyempurnakan penulisan skripsi ini dengan baik yang berjudul “Korelasi Sistem Kersipan Dengan Efektifitas Kerja Pegawai Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang”. Skripsi ini diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Sarjana (S1) di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara khususnya Departemen Ilmu Administrasi Negara. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih sangat jauh dari kata sempurna baik dari sisi substansi maupun redaksi. Untuk itu dengan segala kerendahan hati, penulis tidak menutup diri dari kritik atau saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan skripsi ini. Dalam hal ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yaitu: 1. Bapak Prof.Dr. Badaruddin, M.si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara Medan. 2. Bapak Drs. Husni Thamrin,M.si, Ketua Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Dra. Elita Dewi, M.SP selaku Sekretaris Departemen Ilmu Administrasi Negara FISIP USU.
4. Ibu Dra. Beti Nasution, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan kritik dan saran selama penelitian dan penyusunan skripsi ini sehingga dapat diselesaikan dengan baik dan sekaligus dosen wali yang telah banyak memberikan arahan dan masukan kepada Penulis selama duduk di bangku kuliah. 5. Seluruh dosen di Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang telah memberikan bekal berupa ilmu pengetahuan,
arahan, dan bimbingan selama Penulis menimba ilmu di Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara. 6. Seluruh staf di Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, khususnya kak Mega, kak Dian, dan Pak Udin yang telah mempermudah Penulis di dalam mengurus berbagai keperluan administrasi selama Penulis menuntut ilmu di Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara. 7. Bapak Drs. M. Iqbal Nasution selaku Sekretaris DPRD Kabupaten Deli Serdang yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang.
8. Bapak Drs. Isrin Usman selaku Kabag Umum kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang dan seluruh staf kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang yang telah banyak membantu dalam memberikan data dan informasi penulis selama penelitian berlangsung.
9. Buat yang teristimewa yaitu orang tua saya, Bapak Bambang Yulianto dan Ibu Hasmadewi yang telah membesarkan dan mendidik saya. memberikan motivasi baik moril maupun materil yang tak ternilai harganya dengan apapun, dan selalu mendoakan saya. Maafkan Adek yang selama ini sudah menyusahkan Ayah dan Mama. Semoga Adek dapat membalas semua jasa kalian dan menjadi anak yang membanggakan untuk kalian.
10. Buat kakakku tersayang Annisa Sholiha Dilakarof, bwd dukungan moril dan materil yang telah diberikan selama adek kuliah di medan.
11. Buat k’hasnah, Ibu, dan k’yani yang telah memberikan dukungan moril dan semangat buat lia selama lia di medan. 12. Buat Hariyandi Nasution, terimakasih untuk setiap dukungan dan semangat yang diberikan, serta setiap waktu yang diberikan untuk menemani dan mendengarkan keluh kesahku. 13. Buat para sahabat-sahabatku Suma, nisa, qoma, dan yana terima kasih atas kebersamaannya dan saling tolong-menolongnya.
14. Buat teman-teman Magang eko, b’nawir, zikri, kesuma, uning, inuy, dll.
15. Buat ocha teman teman seperjuangan bimbingan Ibu Beti, dan seluruh AN 08 salam semangat.
Akhirnya terima kasih penulis ucapkan kepada semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan Skripsi ini maupun selama masa perkuliahan. Semoga Skripsi ini bermanfaat bagi kita semua.
Medan, Juli 2012 Penulis
Yuliani Estu Asih
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR …………………………………………………………..i DAFTAR ISI ……………………………………………………………………iv DAFTAR TABEL ………………………………………………………………iv ABSTRAKSI……….………………………………………………………..…viii
BAB I PENDAHULUAN I.1 Latar Belakang Masalah .....................................................……..............1 I.2 Rumusan Masalah ....................................................................................6 I.3 Tujuan Penelitian ………………………………………………..............6 I.4 Manfaat Penelitian ………………………………………………….…...7 I.5 Kerangka Teori ………………………………………………….........…7 I.5.1 Konsep Kearsipan………………………………………........8 I.5.2 Kearsipan Sebagai Sistem ………………………………….17 I.5.3 Pemahaman Tentang Efektivitas Kerja …………………….24 I.5.4 Korelasi Sistem Kearsipan dengan Efektivitas Kerja ……...28 I.6. Hipotesis ………………………………………………………………29 I.7 Definisi Konsep ……………………………………………..…………30 I.8 Defenisi Operasional .………………………………………………….31 BAB II METODE PENELITIAN II.1 Bentuk Penelitian……...........................................................................34 II.2 Lokasi Penelitian ...................................................................................34 II.3 Populasi dan Sampel …………….........................................................35 II.4 Teknik Pengumpulan Data ....…………………….……………...........36 II.4 Teknik Pengukuran Skor…....…………………….……………...........37 II.4 Teknik Analisa Data ....…………………….…………….....................38 BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
III.1 Tugas Dan Fungsi Pokok Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang ……………………………………………………….. 41 III.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas……..…………….…………...41 III.3 Sistem Kearsipan Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang ………………………………………………………..46 III.4 Sarana Dan Perlengkapan Kearsipan Di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang ……………………………………47 BAB IV PENYAJIAN DATA IV.1 Karakteristik Responden …………………………………………..50 IV.2 Distribusi Jawaban Responden tentang Sistem Kearsipan Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang………………..56 IV.3 Distribusi Jawaban Responden tentang Efektivitas Kerja Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang………………..80 IV.4 Klasifikasi Data …………………………………………………....93 IV.5 Koefisien Korelasi Product Momen ………………………………97 IV.6 Koefisien Determinan ……………………………………………100 IV.7 Pengujian Hipotesis ……………………………………………...100 BAB V ANALISA DATA V.1 Sistem Kearsipan ………………………………………………….102 V.2 Efektivitas Kerja Pegawai ………………………………………...107 V.3 Hubungan Sistem Kearsipan dengan Efektivitas Kerja Pegawai….109 BAB VI PENUTUP VI.1 Kesimpulan ……………………………………..…………….…..111 VI.2 Saran ……………………………………………………………...112 DAFTAR PUSTAKA ..............................................................................114
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Identitas Responden Berdasarkan Jenis Kelamin …………………..51 Tabel 2. Identitas Responden Berdasarkan Usia …………………….……….52 Tabel 3. Identitas Responden Berdasarkan Pendidikan ………………..…….53 Tabel 4. Identiias Responden Berdasarkan Golongan/Pangkat ……………...54 Tabel 5. Identitas Responden Berdasarkan Jabatan …………………………..55 Tabel 6. Identitas Responden Berdasarkan Masa Kerja ……………………...56 Tabel 7. Distribusi Jawaban Responden Tentang Mnerima Naskah Dinas Secara Rutin ………………………………………................57 Tabel 8. Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kebenaran Alamat Naskah Dinas ……………………………………………….58 Tabel 9. Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kelengkapan Lampiran Naskah Dinas ……………..……………………………….59 Tabel 10. Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Naskah Dinas Penting atau Naskah Dinas Biasa …………………………….60 Tabel 11.Distribusi Jawaban Responden Tentang dicantumkan Disposisi Pengarahan Pada Naskah Dinas ……………………….....62 Tabel 12. Distribusi Jawaban Responden Tentang Dicantumkannya Kode Klasifikasi Atau Indeks ……………………………………….63 Tabel 13. Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilaksanakannya Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar…………………………..64
Tabel 14. Distribusi Jawaban Responden Tentang Diberikan Nomor Urut Pada Arsip Yang Diterima ………………………………………….65 Tabel 15. Distribusi Jawaban Responden Tentang Sarana dan Prasarana Kearsipan Yang Memadai …………………………………………...66 Tabel 16. Distribusi Jawaban Responden Tentang Arsip Yang Penting Dicatat dalam Kartu Kendali …………………………………………68 Tabel 17. Distribusi Jawaban Responden Tentang Disusunnya Kartu Kendali Berdasarkan Urutan Nomor Kode ……………………………………69 Tabel 18. Distribusi Jawaban Responden Tentang Disusunnya Kartu Kendali Berdasarkan Instansi dan Waktu………………………70 Tabel 19. Distribusi Jawaban Responden Tentang Penyediaan Tempat Khusus Bagi Penyimpanan Arsip …………………………………….71 Tabel 20. Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilakukannya Penyimpanan Yang Mudah Dijangkau ……………………...............72 Tabel 21 Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditemukannya Kembali Arsip Dengan Cepat Bila Diperlukan ………………………………….73 Tabel 22. Distribusi Jawaban Responden Tentang Dipergunakannya Prosedur Tertentu Dalam Meminjam Arsip …………………………74 Tabel 23. Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibuatnya Tanda Bukti Peminjaman Bagi Instansi Lain ………………...............................75 Tabel 24.Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditetapkannya Jangka Waktu Peminjaman Arsip …………………………………...76 Tabel 25. Distribusi Jawaban responden Tentang Dilaksanakannya
Pemusnahan Arsip ………………………………………………….78 Tabel 26. Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibuatnya Jadwal Retensi Terhadap Arsip …………………………………………………….79 Tabel 27. Distribusi Jawaban Responden Tentang Sistem kearsipan Dapat Mempercepat Waktu Penyelesaian Tugsa …………………80 Tabel 28. Distribusi Jawaban Responden Tentang Ketepatan Waktu Dalam menyelesaikan Pekerjaan ………………………………....81 Tabel 29. Distribusi Jawaban Responden Tentang Mendapat Teguran dari Atasan Karena Pekerjaan Lewat Batas Waktu……………………83 Tabel 30. Distribusi Jawaban Responden Tentang Ide, gagasan, atau Inisiatif Yang Diberikan Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja ………………………………………………………………84 Tabel 31. Distribusi Jawaban Responden Tentang Kemampuan Pegawai Dalam Memenuhi Standar Disiplin Yang diberikkan Instansi……85 Tabel 32. Distribusi Jawaban Responden Tentang Pembagian Tanggung Jawab Telah Sesuai Dengan Tanggung Jawab jabatan Masing-masing …………………………………………………...86 Tabel 33. Distribusi Jawaban Responden Tentang Standar Hasil Kerja Tabel 34. Distribusi Jawaban Responden Tentang Kecakapan Pegawai Merupakan Salah Satu Faktor Penting Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja ………………………………………………...88 Tabel 35. Distribusi Jawaban Responden Tentang Kemampuan Pegawai Dalam Menyelesaikan Tugas ……………………………………89
Tabel 36. Distribusi Jawaban Responden Tentang Biaya yang disediakan Oleh Instansi Sesuai Dalam Pelaksanaan Pekerjaan …………….91 Tabel 37. Distribusi Jawaban Responden Tentang Peralatan yang disediakan Oleh Instansi Sesuai Dalam Pelaksanaan Pekerjaan …………….92 Tabel 38. Rekapitulasi Klasifikasi Jawaban Responden Berdasarkan Sistem Kearsipan yang Baik …………………………………….94 Tabel 39. Rekapitulasi Klasifikasi Jawaban Responden Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai ………………………………………96 Tabel 40. Interpretasi Koefisien Korelasi Product Momen ……………….99
ABSTRAKSI Korelasi Sistem Kearsipan Dengan Efektivitas Kerja Pegawai Pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang Skripsi ini disusun oleh : Nama NIM Departemen Fakultas Dosen Pembimbing
: Yuliani Estu Asih : 080903076 : Ilmu Administrasi Negara USU : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik USU : Dra. Beti Nasution, M.Si.
Sistem kearsipan merupakan salah satu faktor pendukung kelancaran kerja pegawai. Karena, dengan sistem kearsipan yang baik akan mempermudah para pegawai dalam mendapatkan informasi dari arsip secara tertib dan lancar, sehingga efektivitas kerja pegawai dapat tercapai. Masalah yang dikaji dalam penelitian ini adalah mengenai rendahnya efektivitas kerja pegawai pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang. Fenomena seperti ini akan menghambat penyelesaian pekerjaan dan pencapaian tujuan perusahaan, sehingga masalah ini perlu diatasi. Salah satu upaya untuk mangatasi masalah tersebut yaitu dengan pelaksanaan sistem kearsipan yang efektif. Unit populasi dalam penelitian ini yaitu seluruh karyawan Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang. Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian eksplanasi dengan menggunakan pendekatan kuantitatif. Teknik pengumpulan data yang dilakukan yaitu dengan cara penyebaran kuesioner (angket) kepada responden. Adapun indikator-indikator dari sistem kearsipan yang menjadi acuan penulis dalam melakukan penelitian ini yaitu penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, penyimpanan, penemuan kemballi, peminjaman dan penyusutan. Sedangkan indikator dari efektivitas kerja yaitu ketepatan waktu, kualitas kerja, kuantitas kerja, biaya dan peralatan. Dari hasil analisis data menunjukkan bahwa sistem kearsipan dan efektivitas kerja pegawai pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang mempunyai hubungan yang rendah. Pernyataan ini diperoleh dari hasil perhitungan koefisien Product Moment. dan hipotesis yang diajukan dapat dibuktikan yaitu terdapat hubungan yang positif antara sistem kearsipan dengan efektivitas kerja pegawai pada Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Deli Serdang.
