T: (050) 363 51 67 E:
[email protected] I: www.lijstcalimero.nl KvK Groningen 50004271 ING Bank NV 5061564
Aan: College van bestuur Rijksuniversiteit Groningen
Dagtekening: Groningen, 23 mei 2013
Betreft: Notitie studieadviseurs
Aan de RUG wordt er steeds meer van studenten verwacht. Enerzijds moeten zij voldoen aan eisen als een Bindend Studie Advies, een P-in-2 regeling en een harde knip. Anderzijds lopen er plannen om de onderwijsvorm te intensiveren door middel van bijvoorbeeld ‘Learning Communities’. De curricula evolueren al enige tijd mee en faculteiten spelen met hun innovatieplannen in op deze ontwikkelingen. De verschillende gremia moeten zich aanpassen, maar de student moet dat ook. Aangezien de student niet degene is die de bestuurlijke lijnen uitzet, kan de verscheidenheid aan maatregelen en veranderingen zorgen voor een hoop onduidelijkheid. Met de toename van het aantal maatregelen en veranderingen zou een toename van begeleiding voor de studenten gepaard moeten gaan. Een rol van studieadviseurs lijkt bij deze belangrijker dan ooit. Echter, er blijkt vanuit verschillende faculteiten dat studieadviseurs niet altijd even goed bereikbaar zijn en beschikken niet altijd over de benodigde informatie. Naar aanleiding van deze problematiek doen wij in deze notitie een aantal aanbevelingen en geven wij verscheidene opties om de functie van de studieadviseurs te optimaliseren. Advies: wij adviseren de opleidingen en faculteiten van de Rijksuniversiteit Groningen om een student-assistent in te zetten als schakel tussen de studieadviseur en studenten. Op deze manier worden studenten voor de kleinere vragen snel geholpen en heeft de studieadviseur meer tijd voor de gecompliceerde kwesties van studenten en eigen bijscholing.
Koos Tervooren (Lijst Calimero) Gabi Wals (Lijst Calimero)
In samenwerking met: Katherine Gardener (personeelsfractie) Lijst Calimero Denktank
Problematiek Uit vele klachten die wij hebben ontvangen is gebleken dat er veel verschillen bestaan tussen faculteiten als het gaat om de bereikbaarheid van studieadviseurs. De problematiek is dan ook niet bij alle faculteiten van toepassing. Wel merken wij dat er RUG-breed onvrede heerst. 1. Bereikbaarheid Eén van de problemen waar studenten tegen aanlopen is de slechte bereikbaarheid van studieadviseurs. Hoewel elke faculteit werkt met bepaalde richtlijnen over de bereikbaarheid en beschikbaarheid van studieadviseurs, constateren wij toch verschillen: Voorbeelden van enkele faculteiten: “De faculteit Letteren hanteert een ‘open-door policy’, waarbij de sfeer heerst dat studenten kunnen binnenlopen zonder een afspraak te hebben gemaakt.” Aldus een letterenstudent. “De faculteit Economie en Bedrijfskunde geeft de student alleen de mogelijkheid om gebruik te maken van de studieadviseur, wanneer de student een afspraak heeft gemaakt of de studieadviseur contacteert tijdens de daarvoor vrij gemaakte bel-uren. Helaas hebben vele studenten ondervonden dat de studieadviseur niet altijd bereikbaar is door de enorme drukte tijdens deze bel-uren.” Aldus een FEB-student. “Bij Rechten hebben we meerdere studieadviseurs, een stuk of vijf. Er zijn bepaalde inloopuren waar je je op een lijst moet inschrijven. Meestal zijn er voor een uur tijd zes plekken en worden er minstens zoveel mensen weer weggestuurd.” Omdat de klachten over studieadviseurs voornamelijk vanuit de rechtenfaculteit komen, hebben we bij deze faculteit een enquête verspreid. De resultaten bevestigden onze vermoedens. Op de vraag ‘Hoe lang duurde het voordat je een afspraak met de studieadviseur kon maken?’ werd door nagenoeg 70% van de ondervraagden ‘twee weken’ geantwoord. Slechts een kwart van de geënquêteerden kon binnen een week een gesprek krijgen met de studieadviseur en een enkeling moest zelfs langer dan twee weken wachten. Je ziet dat er RUG-breed geen eenduidig beleid is over de bereikbaarheid van studieadviseurs, waardoor het bij de ene faculteit/opleiding eenvoudiger is om een afspraak te maken dan bij een andere faculteit. Bij een faculteit als rechtsgeleerdheid zorgt dit er voor dat studenten daar de dupe van zijn.
2. Informatievoorziening Studieadviseurs hebben de taak om studenten te informeren en- of advies te geven aangaande de volgende zaken: - studieplanning - studievoortgang - keuzeonderdelen (waaronder stages) - studie- en examenregelingen - afstudeerprocedures - adviseren van examencommissie over individuele verzoeken van studenten - conflictsituaties met docenten - persoonlijk leed - klachten - doorverwijzen naar andere instanties Studieadviseurs lijken een vrij concreet takenpakket te hebben. Dit takenpakket blijkt echter per faculteit te verschillen. Zo heeft de studieadviseur bij de faculteit Ruimtelijke Wetenschappen een bijna fulltime functie en zie je dat bij andere faculteiten studieadviseurs de functie combineren met andere werkzaamheden binnen de universiteit. Vanwege het rappe tempo waarin op landelijk- en instellingsniveau nieuwe maatregelen worden doorgevoerd en het gebrek aan tijd om die adequaat bij te houden, zie je dat studenten vaak verkeerd worden doorverwezen of onvoldoende/onjuiste informatie ontvangen. Op de vraag “Heeft de studieadviseur jou verder kunnen helpen?” antwoordde 75% van de geënquêteerden geholpen te zijn. 25% vond van niet. Hieronder vind je enkele toelichtingen waarom zij niet positief waren: “Deels, bij de functiebeperking wel, maar bij de studievoortgang niet. Pas de tweede studieadviseur kon helpen. De eerste zij dat er geen probleem was en de tweede wel.” “Soms wist ze zelf het antwoord niet echt en de tweede keer was ze niet op de hoogte van de gebeurtenissen waarvan ze dat wel had moeten zijn.” “Niet altijd even tevreden. Vaak vage informatie. Kreeg bij de decaan betere info.” Concreet heeft het feit dat studieadviseurs vaak slecht geïnformeerd zijn de volgende oorzaken: - Functie als studieadviseur geen prioriteit
Studieadviseurs doen de functie er vaak naast. Hierdoor kunnen ze zich niet genoeg focussen op de functie als studieadviseur en zijn daardoor minder op de hoogte van de ontwikkelingen binnen de opleiding en faculteit. - Van het kastje naar de muur Studieadviseurs weten vaak niet precies of ze de student moeten doorverwijzen of zelf de casus in handen moeten nemen. Zo kan het voorkomen dat studenten naar een verkeerde instantie worden doorverwezen. Dus, als de student eenmaal de studieadviseur heeft weten te bereiken, impliceert dit niet altijd dat de student direct geïnformeerd of geadviseerd kan worden. 3. Welkomstgesprekken Voor komend collegejaar(2013-2014) zal de RUG gaan werken met welkomstgesprekken voor aankomende studenten. Per faculteit zal hier anders vorm aan worden gegeven. Zo worden op faculteit Godsgeleerdheid en Godsdienstwetenschappen “aankomende studenten, die een ‘risico’ lijken te zijn, uitgenodigd door de studieadviseur voor een kennismakingsgesprek.” Hieruit blijkt dat de taakbeschrijving van de studieadviseur wordt vergroot door de introductie van de welkomstgesprekken. Hierdoor zullen zij nog minder tijd hebben om studenten van advies en informatie te voorzien, waar de student uiteindelijk de dupe van zal zijn. 4. Vergroot takenpakket
Het functioneren van studieadviseurs is al bemoeilijkt aangezien het takenpakket de afgelopen jaren is toegenomen. Door de grote hoeveelheid maatregelen die op landelijk en instellingsniveau zijn doorgevoerd, hebben de studieadviseurs binnen korte tijd een grote hoeveelheid nieuwe kennis moeten vergaren. Ook de invoering van NEXT heeft het functioneren ingewikkelder gemaakt. Onduidelijkheid over welke partij nu verantwoordelijk is voor loopbaanoriëntatie voert de boventoon.
Sinds kort worden er voor de studieadviseurs opfriscursussen over alle recente juridische maatregelen verzorgd. Daarnaast worden er door het Groninger Overleg Studieadviseurs(GOS) voorlichtingsactiviteiten georganiseerd over verscheidene onderwerpen. Deze ontwikkelingen steunen wij ten zeerste. Het betekent echter wel dat studieadviseurs een hogere werkdruk hebben gekregen.
Ook ontstaat er problematiek met de doorverwijsfunctie van de studieadviseurs. Deze functie behoort tot een van de kerntaken, maar wordt bemoeilijkt door een gebrek aan terugkoppeling. Zodra studenten door worden verwezen naar psychologen, decanen of huisartsen wordt er naar de
studieadviseur nauwelijks iets teruggekoppeld. De privacy van studenten mag niet geschonden worden, maar zonder enige vorm van terugkoppeling wordt het functioneren van de studieadviseur zwaar belemmerd.
5. Onduidelijkheid facultaire plannen Vorig jaar is er besloten dat er geld beschikbaar zou komen voor de faculteiten vanuit innovatie- en BSA-gelden. Deze gelden zouden worden verstrekt op basis van de facultaire plannen om de positie van de studieadviseur te verbeteren. De laatste gelden zijn de afgelopen maanden verstrekt, maar er ontbreekt helaas een specifieke evaluatie. Wat de faculteiten precies met deze gelden gedaan hebben is daardoor onbekend. Hierdoor heerst er nog onduidelijk in hoeverre de positie van de studieadviseurs al is verbeterd ten opzichte van voorgaande jaren. Aanbevelingen Om de problematiek omtrent de studieadviseurs aan te pakken hebben wij een aantal aanbevelingen opgesteld. Ten eerste dragen wij twee mogelijke oplossingen aan die de bereikbaarheid van de studieadviseur zou kunnen verbeteren.
Oplossing A - inzetten student-assistent als tussenpersoon
Om de werkdruk van de studieadviseur te verminderen zou een student-assistent als schakel kunnen fungeren tussen studieadviseur en de studenten. De student-assistent beantwoordt simpele vragen via de mail, verwijst studenten door naar de juiste instanties en bepaalt welke zaken wel met een studieadviseur besproken moet worden en ook welke niet.
De student-assistent dient goed geïnformeerd te zijn over de regels en ontwikkelingen binnen de opleiding en faculteit. Door deze student-assistent in te zetten als tussenschakel wordt de werkdruk van de studieadviseurs verminderd en worden studenten sneller geholpen.
Voor de persoonlijke kwesties kunnen studenten alsnog bij de studieadviseur terecht. Hierbij zijn zaken als persoonlijk leed, studieplanning, conflictsituaties met docenten en klachten van toepassing. Voor de kleinere en meer informerende vragen kan de student-assistent fungeren als informatiebron.
Idealiter zouden met Oplossing A de volgende kleinere oplossingen gepaard kunnen gaan:
- openbare dossiervorming
Aangezien veel studenten tegen dezelfde problemen aanlopen zou er per faculteit of per opleiding een FAQ aangeboden moeten worden via My University. Zo voorkomen je dat studenten onnodig aan de bel trekken bij de studieadviseur om simpele problemen op te lossen en eenvoudige vragen beantwoord te krijgen.
- chatbox
Het nadeel van mailcontact is dat een antwoord op een bepaalde vraag vaak weer nieuwe vragen opwerpt. Een oplossing is om een chatbox te organiseren waar student-assistenten een aantal uur per week actief kunnen zijn. Zij dienen hier als vraagbaak en kunnen problemen van student direct in behandeling nemen en de dialoog aangaan. Oplossing B – studieadviseurs RUG-breed fulltime in functie
Doordat studieadviseurs hun functie vaak niet fulltime doen, hebben zij gewoonweg te weinig tijd om snel en adequaat, studenten van dienst te zijn. Dit probleem zou verholpen kunnen worden door de functie als studieadviseur RUG-breed fulltime te maken. Het takenpakket van twee studieadviseurs kunnen hierdoor samen gaan, waarbij één van de twee zich richt op zijn functie als studieadviseur. Studieadviseurs beschikken met deze oplossing waarschijnlijk over meer kennis ten aanzien van de opleiding/faculteit en hoeven studenten niet door te verwijzen. Daarnaast verbetert hierdoor de bereikbaarheid van de studieadviseurs, aangezien zij zich primair met hun functie kunnen bezighouden.
Voorkeur Lijst Calimero: Lijst Calimero zou graag zien dat studieadviseurs RUG-breed een fulltime functie zouden vervullen. Het is dan duidelijk bij wie de student moet zijn en de studieadviseur houdt zich op deze manier dusdanig veel bezig met deze functie dat hij/zij als informatievoorziening optimaal kan functioneren.
Volgens Katherine Gardiner, voorzitter van het Groninger Overleg Studieadviseurs (GOS) leggen studenten vaak niet direct het probleem op tafel, maar draaien ze om de zaak heen. De studieadviseur heeft daardoor meerdere vragen nodig om het daadwerkelijke probleem van de student te kunnen achterhalen. Het is van groot belang dat de studieadviseur hier de tijd voor krijgt om deze studenten te kunnen helpen. Een full time functie zou dit kunnen behelpen.
Echter, wij zien ook een aantal haken en ogen: - De studieadviseur staat op deze manier niet meer met ‘de voeten in de modder’ en heeft het risico afgezonderd te raken van de opleiding/faculteit.
- Er zal gesleuteld moeten worden aan banen en de huidige manier van werken. - De studieadviseurs zullen mogelijkerwijs zelf niet achter deze oplossing staan.
Advies: Daarom adviseren wij de opleidingen en faculteiten van de Rijksuniversiteit Groningen om een student-assistent in te zetten als schakel tussen de studieadviseur en studenten. Op deze manier worden studenten voor de kleinere vragen snel geholpen en heeft de studieadviseur meer tijd voor de gecompliceerde kwesties en eigen bijscholing.
Lijst Calimero Fractie ’12-‘13 Berber Harkema Gabi Wals Koos Tervooren Milou Peters
