PANNON Egyetem
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0017 „Zöld Energia - Felsőoktatási ágazati együttműködés a zöld gazdaság fejlesztésére az energetika területén”
Projektirányítás Kézikönyv 2.sz. MELLÉKLET a Pannon Egyetemre vonatkozóan
I.
BESZERZÉSEKHEZ KAPCSOLÓDÓ ELŐÍRÁSOK, ELVÁRÁSOK: •
Minden beszerzési igény teljesítése (kötelezettségvállalás: megrendelés, stb…) a Beszerzési Irodán keresztül történik.
•
Minden beszerzési igény a projektmenedzsment jóváhagyásával a Beszerzési Igény formanyomtatvány kitöltésével indítható meg.
•
Ez vonatkozik az áru-készlet-, eszközbeszerzésekre, valamint a szolgáltatások (pl.: képzések szervezése, kutatás-fejlesztéshez kapcsolódó szolgáltatás, kommunikációs tevékenységek, tanulmányok, szakértői díjak, szakmai tanácsadás, rendezvényszervezés, nyilvánosság biztosítása, közbeszerzési eljárások lebonyolítása, könyvvizsgálói tevékenység) igénybevételére is.
•
A számlákon a vevő megnevezésénél minden esetben a Pannon Egyetem Veszprém, Egyetem u. 10. adószám: 15308816-2-19 szerepeljen.
•
Amennyiben a számlán tétel megnevezéseként csak a beszerzett eszköz/szolgáltatás kódszáma kerül feltüntetésre, akkor a teljesítésigazolásban rögzíteni kell a beszerzett eszköz vagy szolgáltatás pontos megnevezését.
•
Külföldről beszerzett eszköz, vagy szolgáltatás esetén fordítás a szerződésről vagy visszaigazolt írásos megrendelőről és a számláról.
•
A számla fordításon szerepelnie kell a számla lényeges tartalmi elemeinek magyar nyelvre történő fordításának (szállító adatai, teljesítés és számlakiállítás dátuma, tevékenység megnevezése, adó alapja, adó mértéke, adómentesség megjelölése amennyiben ezeket a számla tartalmazza), a fordító aláírásának.
•
Állománybavételi bizonylatok (aláírása és visszajuttatása) postafordultával.
•
Repülőjegy, informatikai eszközök, nyomdai szolgáltatások, irodaszer beszerzése CSAK a Beszerzési Irodán keresztül közbeszerzési eljárás keretében intézhető.
H-8200 Veszprém, Egyetem u. 10. H-8201 Veszprém, Pf. 158. Telefon: (+36 88) 624-000 Internet: www.uni-pannon.hu
szerződéskötés,
PANNON Egyetem
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0017 „Zöld Energia - Felsőoktatási ágazati együttműködés a zöld gazdaság fejlesztésére az energetika területén”
II.
SZEMÉLYI ÜGYEK, HR
•
Külföldiek foglalkoztatása: 10/2012. HR Tájékoztató alapján.
•
Alaplevél készítése HR részére (fedezetigazoló: Kontrolling Iroda), mely tartalmazza a pályázat nevét, azonosító számát, témaszámát, pályázatra elszámolni kívánt óraszámot, összeget, alprojekt számát és nevét, valamint egyéb, HR által elvárt adatokat.
•
Személyügyi dokumentumok (kinevezés, folyamata az alábbi ábra szerint.
H-8200 Veszprém, Egyetem u. 10. H-8201 Veszprém, Pf. 158. Telefon: (+36 88) 624-000 Internet: www.uni-pannon.hu
kinevezés
módosítás)
elkészítésének
PANNON Egyetem
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0017 „Zöld Energia - Felsőoktatási ágazati együttműködés a zöld gazdaság fejlesztésére az energetika területén”
•
Minden HR dokumentumot a projektasszisztens előzetesen átnéz.
•
Minden HR dokumentumot legelőször a projektet felügyelő dékán,Piglerné dr. Lakner Rozália hagy jóvá; és a munkavállaló írja alá utoljára.
•
Hozzájáruló nyilatkozat kitöltése: HR kiadhatja a Kontrolling Iroda részére a kinevezéssel kapcsolatos dokumentumokat, valamint a bérkartonokat (amennyiben a kinevezés nem tartalmazza).
•
Kinevezés/kinevezés módosítás esetén havi munkaidő nyilvántartás vezetése és leadása kötelező aláírva, papíron, 2 példányban minden hónap 5. napjáig a projektasszisztens részére.
•
Megbízási szerződés vagy többletfeladat elrendelés esetén szakmai beszámoló + teljesítési igazolás elkészítése és leadása kötelező.
•
Ha valaki munkaidejének 100%-a van projekttevékenységre elszámolva, akkor elég egy munkaköri leírás.
•
Ha valakinek a munkaideje szervezeti egységnél is és projekten is el van számolva, akkor kell külön munkaköri leírás a szervezeti egységnél végzendő munkakörhöz, és projektenként külön-külön munkaköri leírás kiegészítés.
• Munkaidő nyilvántartás aláírásának folyamata: Munkavállaló Kari felelős Szakmai vezető Projektmenedzser
III.
UTAZÁSSAL KAPCSOLATOS KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA •
Csak másodosztályú tömegközlekedési eszközök, külföldre repülőgéppel történő utazás esetén turista osztályú repülőjegy igénybevétele számolható el.
•
Repülés esetén a transzfer és az illeték is elszámolható
•
Repülőjegy esetén a számla mellé csatolandó a megrendelő (on-line megrendelő), + megrendelés visszaigazolása.
•
A számlákra minden esetben rá kell írni a projekt azonosítóját
•
Külföldi számla, árajánlat esetén fordítás szükséges
•
Csatolni szükséges igazoló dokumentumként az utazásban résztvevő(k) nevét
•
Taxidíj csak nagyon indokolt esetben számolható el (számla szükséges)
•
Parkolási díj: csak a projekthez kapcsolódó adott rendezvény időtartamára vonatkozóan számolható el (alátámasztó dokumentációval kiegészítve)
H-8200 Veszprém, Egyetem u. 10. H-8201 Veszprém, Pf. 158. Telefon: (+36 88) 624-000 Internet: www.uni-pannon.hu
PANNON Egyetem
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0017 „Zöld Energia - Felsőoktatási ágazati együttműködés a zöld gazdaság fejlesztésére az energetika területén”
•
Autópálya díj: csak a projekt adott eseményhez kapcsolódóan a legrövidebb időszak számolható el
•
Utazás esetén minden esetben kell: kiküldetési utasítás, utazási terv, úti beszámoló o
Szakmai egyeztetés esetén: jelenléti ív, feljegyzés, emlékeztető
o
Konferencia esetén: meghívó, regisztráció, program, előadás, poszter, fotók
•
Saját gépkocsi használatának esetén: belföldi kiküldetési rendelvény, nyilatkozat saját autóról
•
Vonat, távolságbusz, helyi busz esetén is kell számla a menetjegy(ek)ről (hallgatók esetén is)
•
Külföldi előadók útiköltség elszámolása esetén: o Kiküldetési rendelvény, igazolás saját gépkocsival történő utazásról, meghívó (ebben az esetben rá kell írni a rendelvényre, hogy más egyébb juttatásban nem részesül) o Megbízási szerződés – tisztelet díj meghatározása olyan összegben, amely tartalmazza a felmerülő összes költséget.
•
Utazással kapcsolatos dokumentáció elkészítésének folyamata: Utazó előkészíti a projekt kiküldetési utasítását, (külföld esetén az intézményi kiküldetési utasítást is), és az utazási tervet.
IV.
Az előkészített dokumentumokat megküldi a projektasszisztens részére további átnézésre és jóváhagyásra.
Utazás
Úti beszámolót készít az utazó, melyben szerepeltetni kell azt is, hogy adott utazás hogyan kapcsolódik a projekthez.
Az úti beszámolót a kapcsolódó számlákkal és alátámasztó dokumentációval együttesen megküldi az utazó a projektasszisztens számára további ügyintézésre.
ÉTKEZÉSSEL – SZÁLLÁSAL KAPCSOLATOS KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA •
A szállásköltségek elszámolása esetén vendég-éjszakánként ellátás nélkül max. 150 euró; belföldi szállás esetében legfeljebb 15.000 ft (áfa nélkül) mértékű költség számolható el
•
Félpanziós ellátás nem elszámolható, ha van napidíj
•
A számlákra minden esetben rá kell írni a projekt azonosítóját
•
Külföldi számla, árajánlat esetén fordítás szükséges
•
Csatolni szükséges igazoló dokumentumként az étkezésben/szállásban résztvevő(k) nevét
H-8200 Veszprém, Egyetem u. 10. H-8201 Veszprém, Pf. 158. Telefon: (+36 88) 624-000 Internet: www.uni-pannon.hu
PANNON Egyetem
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0017 „Zöld Energia - Felsőoktatási ágazati együttműködés a zöld gazdaság fejlesztésére az energetika területén”
V.
•
100.000 ft felett kell 3 árbekérő, 3 árajánlat és 1 megrendelő, 1 megrendelés visszaigazoló, számla
•
Szállásköltségek elszámolása esetén vendég-éjszakánként, ellátás nélkül, belföldi szállásnál legfeljebb nettó 15.000 ft, külföldi szállás esetén legfeljebb 150 euro mértékű költség számolható el.
•
Étkezési költség és járulékai csak akkor számolhatók el, ha a kiküldött nem részesül napidíjban. Az étkezés költsége legfeljebb naponta 4.000 ft/fő lehet, de összességében maximum a szállásköltség 50%-a.
SZÁMLÁS KIFIZETÉSEK FOLYAMATA 1. Ajánlatbekérő • nettó 100.000 Ft felett egy időben kiküldött, legalább három, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű, a szerződés tárgya szerinti tevékenységi területen tapasztalattal rendelkező szolgáltatótól írásos ajánlat bekérése • nettó 100.000 Ft alatt egy ajánlat bekérése eleendő • Papír alapú vagy elektronikus (az elektronikusat is szükséges kinyomtatni) 2. Ajánlat/Ártájékoztató Az ajánlato(ka)t szintén ki kell nyomtatni, mert az alátámsztó dokumentáció részét képezi(k). 3. Megrendelés A bekérő és az ajánlat mellé becsatolandó a Beszerzési Igény kitöltött formanyomtatvány, majd Beszerzési Irodával való egyeztetés. 4. Megrendelés visszaigazolása A szolgáltató írásos formában visszaigazolja a megrendelést. Ezt is ki kell nyomtatni, mert az alátámsztó dokumentáció részét képezi. 5. Számla 6. Utalványlap elkészítése 7. Teljesítési igazolás A megrendelő állítja ki. Fontos a helyes dátum szerepeltetése, valamint egyértelműen jelezni, hogy mely költségsorról kerül elszámolásra a tétel/szolgáltatás. 8. Dokumentum csomag leadása aláírásra a projektasszisztens számára
H-8200 Veszprém, Egyetem u. 10. H-8201 Veszprém, Pf. 158. Telefon: (+36 88) 624-000 Internet: www.uni-pannon.hu
PANNON Egyetem
TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0017 „Zöld Energia - Felsőoktatási ágazati együttműködés a zöld gazdaság fejlesztésére az energetika területén”
VI.
EGYÉB •
Valamennyi kötelezettségvállalás (szerződés, megrendelés, kiküldetés, foglalkoztatásra, kinevezésre vonatkozó dokumentum stb.) „1. helyi aláírója” a kötelezettségvállaló (aláírásbejelentő karton alapján, a szabályzatban rögzített összeghatárok figyelembevételével). Összeghatárok: Br. 500.000 Ft alatt: szervezeti egység vezető Br. 500.000 Ft – 3.000.000 Ft között: dékán Br. 3.000.000 Ft felett: rektor
•
A kötelezettségvállalás csak pénzügyi ellenjegyzéssel, a szerződéskötéssel egy időben tehető meg. A pénzügyi ellenjegyzést megelőzi a fedezetigazolás.
•
A projekt kari felelősei a Pannon Egyetemen Georgikon Kar: Dr. Tóth Zoltán Mérnöki Kar: Dr. Dallos András Műszaki Informatikai Kar: Dr. Mizsey Péter
A kari felelősök az adott kar projektben vállalt szerepét és adminiszztrációs feladatait segíti. Kapcsolatot tart a kar, projektben érintett szervezeti egységeivel és a projektmenedzsmenttel, valamint adott kar dékánjával.
A munkaidő nyilvántartásokat adott kar kari felelőse is aláírja!
•
A szakmai megbeszélésekről, egyeztetésekről minden esetben szükséges jelenléti ívet és feljegyzést/emlékeztetőt készíteni! Amelyet kérünk a havi beszámolók során alátámasztó dokumentumként felölteni.
MEGJEGYZÉS: A melléklet az előrehaladó munka alapján szerzett tapasztalatok, a változó intézményi szabályzatok és előirásoknak megfelelően módosulhat!
H-8200 Veszprém, Egyetem u. 10. H-8201 Veszprém, Pf. 158. Telefon: (+36 88) 624-000 Internet: www.uni-pannon.hu
