KONSEP DASAR STRUKTUR & ORGANISASI DATA 1
Pendahuluan
Semua aplikasi komputer butuh menyimpan dan mengambil informasi. Ketika sebuah proses sedang berjalan, proses tersebut menyimpan sejumlah informasi yang terbatas, dibatasi oleh ukuran alamat virtual. Untuk beberapa aplikasi, ukuran ini cukup, namun untuk lainnya terlalu kecil.
Pendahuluan
Masalah berikutnya adalah apabila proses tersebut berhenti maka informasinya hilang. Padahal ada beberapa informasi yang penting dan harus bertahan beberapa waktu bahkan selamanya. Ada pun masalah ketiga yaitu sangatlah perlu terkadang untuk lebih dari satu proses mengakses informasi secara bersamaan. Untuk memecahkan masalah ini, informasi tersebut harus dapat berdiri sendiri tanpa tergantung dengan sebuah proses.
Pendahuluan
Pada akhirnya, kita memiliki masalahmasalah yang penting untuk dicari solusinya. Solusi dari ketiga masalah diatas adalah sesuatu yang disebut berkas/file
Pendahuluan
Berkas/file adalah sebuah koleksi informasi berkaitan yang diberi nama dan disimpan di dalam secondary storage. Biasanya sebuah berkas merepresentasikan data. Ukuran data di komputer dari kecil ke besar untuk membentuk sebuah berkas/file adalah bit, byte, field, record, dan file. Jadi, file adalah sekumpulan record, atau sedikitnya berisi satu record. Sebagai gambaran, jika sebuah file dikatakan sebagai sebuah tabel, maka baris pada tabel dikatakan sebagai record, dan kolomnya sebagai field. Istilah padanan lainnya: character, word, attribute, colomn, bar, tuple, sentence, object, table.
Istilah – istilah dasar
Entitas
Atribut
Sekumpulan obyek yang mempunyai karakteristik sama dan bisa dibedakan dari lainnya. Obyek dapat berupa barang, orang, tempat atau suatu kejadian Misal : pegawai, mobil, nilai dsb Deskripsi data yang bisa mengidentifikasikan entitas Misal : entitas mobil adalah no. mobil merk mobil, warna mobil dsb
Item Data
Tempat penyimpanan setiap atribut dari sebuah entitas. Contoh Item data untuk nama mahasiswa, Item data untuk NPM. Item Data itu biasa disebut field, tetapi lebih tepat dipakai untuk menentukan tempat dimana item data disimpan
Istilah – istilah dasar
Item data elementer
Record
Kumpulan dari field yang berhubungan satu sama lain
File
Bagian yang lebih kecil dari item data
Kumpulan dari record yang menggambarkan himpunan entitas
Basis data
Kumpulan file yang digunakan oleh program aplikasi serta membentuk hubungan tertentu di antara record-record di file-file tersebut
Istilah – istilah dasar
Sistem berkas atau pengarsipan Suatu
sistem untuk mengetahui bagaimana cara menyimpan data dari file tertentu dan organisasi file yang digunakan.
Sistem akses Cara
untuk mengambil informasi dari suatu file
Berkas dan Akses Sistem
penyimpanan, pengelolaan dan penyimpanan data pada alat penyimpan eksternal. Pada berkas dan akses penyimpanan data dilakukan secara fisik.
Ilustrasi File
Klasifikasi Data
Kelompok Data Tetap Kelompok data yang tidak mengalami perubahan, paling tidak dalam kurun waktu yang lama. Contoh : Data pribadi mahasiswa.
Kelompok Data Tak Tetap Kelompok data yang secara rutin mengalami perubahan. Contoh : Data rencana studi mahasiswa.
Kelompok Data Yang Bertambah Menurut Waktu Kelompok data ini biasanya merupakan data akumulasi dari kelompok data tetap dan data tak tetap. Contoh : Data transkrip.
Jenis File
Text file
Source file
Yaitu urutan dari byte-byte yang diatur menjadi blok-blok yang dapat dipahami oleh penghubung system. Contoh: file dengan extension obj, dst.
Executable file.
Yaitu urutan dari berbagai subroutine dan fungsi yang masing-masing kemudian diatur sebagai deklarasi-deklarasi diikuti oleh pernyataan-pernyataan yang dapat diexecute. Contoh: file dengan extension c, java, pas, asm, dst.
Object file
Yaitu urutan dari karakter-karakter yang diatur menjadi barisan dan mungkin halaman. Contoh : file dengan extension txt, doc, dst.
Yaitu kumpulan dari bagian-bagian kode yang dapat dibawa ke memori dan dijalankan oleh loader. Contoh: file dengan extension exe, bat, bin
Dan lain-lain
Klasifikasi File : 1) Master File Master File adalah file yang berisi data yang relatif tetap. Master file (berkas induk) berisi objek-objek yang harus ada di sebuah unit kerja (enterprise).
Misalkan, di sebuah perguruan tinggi, objek-objek yang harus ada seperti (1) mahasiswa, (2) dosen, (3) mata kuliah, (4) biaya kuliah, (5) ruang kelas, dan sebagainya.
Objek-objek tersebut harus disimpan datanya di dalam file computer, dan akan masuk ke dalam katagori master file.
Klasifikasi File : 1) Master File
Contoh lain
Organisasi sebuah pabrik terdapat : Master File Penggajian Master File Konsumen Master File Pegawai Master File Inventory
Klasifikasi File : 1) Master File Ada 2 jenis Master File :
Reference Master File
File yang berisi record yang tak berubah / jarang berubah. Contoh :
Berkas pelanggan yang berisi field nomor rekening, nama dan alamat.
Dynamic Master File
File yang berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun waktu tertentu atau berdasarkan suatu peristiwa transaksi. Contoh :
Berkas stock barang Berkas pemesanan tempat duduk
Klasifikasi File : 2) Transaction File
Transaction file adalah berkas transaksi yang harus disimpan di dalam media penyimpanan eksternal komputer. Transaction file terjadi akibat adanya hubungan (relasi) antarmaster file Bisa juga di definisikan Transaction File Adalah file yang berisi record-recod yang akan memperbaharui / meng-update record-record yang ada pada master file. Meng-update dapat berupa :
Penambahan record, penghapusan dan perbaikan record.
Hubungan Master File & Transaction File
Misalkan, di perpustakaan ada master file PEMINJAM, dan BUKU. Ketika PEMINJAM melakukan peminjaman BUKU, maka terjadilah transaksi, dan transaksi tersebut harus dicatat, misalkan di file transaksi dengan nama PINJAM. Mengacu pada prinsip basis data, tidak boleh ada atribut yang ganda (berisi sama) di semua file data yang ada kecuali untuk atribut kuncinya (key field), maka pada file data PINJAM, tidak boleh ada atribut nama peminjam dan buku yang dipinjam (lihat gambar 1). Ketika transaksi PINJAM terjadi, tidak satupun atribut PEMINJAM mengalami perubahan, maka file PEMINJAM adalah file berjenis reference master file. Sedangkan pada file BUKU, ada atribut yang berubah nilai datanya, yaitu atribut jumlah buku. Ketika transaksi PINJAM terjadi, jumlah buku yang ada akan berkurang karenanya. Dengan demikian, file BUKU termasuk file berjenis dynamic master file. NAMA DENDA *NO_ANG
*KD_BUKU
ALAMAT *KD_PINJ
JUDUL
TGL_KEM
PEMINJAM
M
PINJAM
N
BUKU
JUMLAH
PENGARANG TGL_PINJ **NO_ANG
TH_TERBIT **KD_BUKU
Gambar 1. Relasi antar master file yang membentuk transaction file
Hubungan Master File & Transaction File
Secara nyatanya, master file adalah file atau objek yang harus ada di suatu enterprise (unit usaha atau unit kegiatan) yang apabila tidak ada objek tersebut, maka unit usaha tersebut tidak akan berjalan sebagaimana fungsinya. Sebagai contoh, unit usaha yang kita amati adalah sebuah SEKOLAH. Pertanyaannya adalah: objek-objek apa yang harus ada di sekolah sehingga sekolah tersebut dapat berjalan sebagai mana mestinya ?. Tentu jawabannya : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Harus ada SISWAnya; Harus ada GURUnya; Harus ada MATA PELAJARANnya; Harus ada TATA-TERTIBnya; Harus ada UANG-SEKOLAHnya; dan sebagainya
Tanpa siswa, bagaimana mungkin sekolah itu dapat menjalankan fungsinya? tanpa guru demikian juga, dan seterusnya. Catatan-catatan (di dalam komputer disebut dengan data file) mengenai SISWA, GURU, dan sebagainya dimasukkan ke dalam kategori master file (berkas induk).
Organisasi File
Organisasi File adalah suatu teknik atau cara yang digunakan menyatakan dan menyimpan record-record dalam sebuah file. Ada 4 teknik dasar organisasi file, yaitu :
Organisasi File Sequential adalah merupakan cara yang paling dasar untuk mengorganisasikan kumpulan record-record dalam sebuah berkas. Dalam organisasi berkas sequential, pada waktu record ini dibuat, record-record direkam secara berurutan.
Contoh : Lagu yang ada dikaset.
Organisasi File Relative
Suatu berkas yang mengidentifikasikan record dengan key yang diperlukan. Record tidak perlu tersortir secara fisik menurut nilai key. Organisasi berkas relatif paling sering digunakan dalam proses interaktif. Tidak perlu mengakses record secara berurutan (consecutive). Sebaiknya disimpan dalam Direct Access Storage Device (DASD) seperti magnetic disk/drum. Contoh : Lagu yang ada pada CD (Compact Disk)
Organisasi File Indexed
Sequential adalah : salah satu cara yang efektif untuk mengorganisasi kumpulan record-record yang membutuhkan akses record secara sequential maupun secara individu berdasarkan nilai key. Contoh : Mencari arti kata dalam kamus. Multi – Key adalah : Organisasi yang dapat mempunyai sebuah file yang di akses dengan banyak cara. Contoh
: Sistem perbankan yang memiliki banyak pemakai.
Organisasi File
Secara umum keempat teknik dasar tersebut berbeda dalam cara pengaksesannya, yaitu : 1.
Direct Access
2.
Suatu cara pengaksesan record yang langsung, tanpa mengakses seluruh record yang ada. Contoh : Magnetic Disk.
Sequential Access
Suatu cara pengaksesan record, yang didahului pengaksesan record-record di depannya. Contoh : Magnetic Tape.
Organisasi File
Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam proses pemilihan organisasi file :
Karakteristik dari media penyimpanan yang digunakan Volume dan frekuensi dari transaksi yang diproses Respontime yang diperlukan
Organisasi File
Organisasi File
Cara memilih organisasi file tidak terlepas dari 2 aspek utama, yaitu : Model
Penggunaannya Model Operasi File
Organisasi File
Menurut Model penggunaannya ada 2 cara : Batch Suatu
proses yang dilakukan secara group atau kelompok.
Interactive Suatu
proses yang dilakukan secara satu persatu, yaitu record demi record.
Organisasi File
Menurut model OPERASI FILE ada 4 cara : 1.
Creation
2.
Membuat struktur file lebih dahulu, menentukan banyak record baru, kemudian record-record dimuat ke dalam file tersebut. Membuat file dengan cara merekam record demi record.
Update
Untuk menjaga agar file tetap up to date. Insert / Add, Modification, Deletion.
Organisasi File 3.
Retrieval
Pengaksesan sebuah file dengan tujuan untuk mendapatkan informasi.
Inquiry: Volume data rendah, model proses interactive. Report Generation: Volume data tinggi, model proses batch.
File Retrieval terbagi 2, yaitu :
Comprehensive Retrieval: Mendapatkan informasi dari semua record dalam sebuah file. Contoh :
Display all List nama, alamat
Selective Retrieval : Mendapatkan informasi dari record-record tertentu berdasarkan persyaratan tertentu. Contoh :
List for gaji = 100000 List nama, npm, for angkatan = 93
Organisasi File 4.
Maintenance
Perubahan yang dibuat terhadap file dengan tujuan memperbaiki penampilan program dalam mengakses file tersebut. Restructuring: Perubahan struktur file.
Misalnya : Panjang field diubah, penambahan field baru, panjang record dirubah.
Reorganization: Perubahan organisasi file dari organisasi yang satu, menjadi organisasi file yang lain.
Misalnya : Dari organisasi file sequential menjadi indeks sequential. Dari direct menjadi sequential.
