Modul ke:
Komunikasi Organisasi Efek Struktur Organisasi
Fakultas
FIKOM Program Studi
PUBLIC RELATIONS www.mercubuana.ac.id
Reddy Anggara, S.Ikom., M.Ikom
A. Efek Struktur Organisasi • Bagaimana informasi menyebar ke seluruh bagian dalam organisasi dan bagaimana proses penerimaan informasi dalam organisasi menjadi hal yang sangat penting. • Ada beberapa hal yang penting dalam mempelajari aliran informasi dalam organisasi. Salah satunya memahami terlebih dahulu konsep hubungan. • Apalagi aliran informasi merupakan proses menyampaikan informasi dalam berbagai posisi yang menghubungkan bagian satu dengan bagian yang lain.
Ciri Komunikasi organisasi yang paling nyata adalah Konsep Hubungan : 1. Hubungan antar personal 2. Hubungan Posisional 3. Hubungan Atasan Bawahan 4. Hubungan Berurutan
B. Arah Aliran Informasi Komunikasi Ke bawah ; • Komunikasi ke bawah, berarti informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. • 5 jenis informasi yang biasanya dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, yaitu: 1. informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan 2. informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan 3. informasi mengenai kebijakan dan praktek organisasi 4. infomasi mengenai kinerja pegawai 5. infomasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas
• Faktor yang mempengaruhi komunikasi ke bawah Arus komunikasi dari atasan kepada bawahan tidak selalu berjalan lancer, tapi dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain : • Keterbukaan • Kepercayaan pada pesan tulisan • Pesan yang berlebihan • Timing • Penyaringan • Metode Komunikasi Ke Bawah • Tulisan saja • Lisan saja • Tulisan diikuti lisan • Lisan diikuti tulisan
Ada enam kriteria yang sering digunakan untuk memilih metode penyampaian informasi kepada para pegawai (Level & Galle, 1988) : • Ketersediaan. Metode yang tersedia cenderung dipergunakan setelah diinventarisasikan terlebih dahulu. • Biaya. Metode yang dinilai murah dipilih untuk penyebaran informasi rutin yang tidak mendesak, metode yang dinilai mahal dapat digunakan jika penyebaran informasi tidak rutin dan mendesak tapi lebih cepat. • Pengaruh. Metode yang tampaknya memberi pengaruh atau kesan paling besar sering dipilih daripada metode yang baku. • Relevansi. Metode yang lebih sering dipilih adalah yang tampak paling relevan dengan tujuan yang hendak dicapai. • Respons. Metode yang dipilih akan dipengaruhi oleh ketentuan apakan dikehendaki atau diperlukan respons khusus terhadap informasi tersebut. • Keahlian. Metode yang sesuai dengan kemampuan pengirim untuk menggunakannya dan dengan kemampuan penerima untuk memahaminya cenderung digunakan.
Bentuk komunikasi yang biasa digunakan dalam tiap metode adalah : Metode Lisan : • Rapat, diskusi, seminar, konferensi • Wawancara • Telepon • Kontak interpersonal • Laporan lisan • Ceramah
Metode Tulisan • Surat • Memo • Telegram • Majalah • Suratkabar • Deskripsi pekerjaan • Panduan pelaksanaan pekerjaan • Laporan tertulis • Pedoman kebijaksanaan
Metode Gambar • Grafik • Poster • Peta • Film • Slide • Display • Foto
• Komunikasi Keatas Komunikasi ke atas berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi. Komunikasi ke atas juga penting. Hal-hal yang harus dikomunikasikan ke atas adalah: • memberitahukan apa yang dilakukan bawahan mengenai prestasi, kemajuan, dan rencana masa depan. • menjelaskan persoalan kerja yang belum dipecahkan dan mungkin memerlukan bantuan. • memberikan saran untuk perbaikan dalam unit-unit atau dalam keseluruhan organisasi. • mengungkapkan perasaan pikiran tentang pekerjaan mereka, rekan kerja, dengan organisasi.
Sharma mengemukakan alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit: • kecenderungan pegawai menyembunyikan pikiran mereka • perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai • kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai • perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan.
Prinsip komunikasi ke atas menurut Planty dan Machaver (1952) bahwa program komunikasi ke atas yang efektif harus : • Direncanakan • Berlangsung terus menerus • Menggunakan saluran rutin • Memerlukan pendengar yang obyektif • Pengambilan tindakan berespons terhadap masalah • Menggunakan bermacam-macam media dan metode ( yang paling efektif adalah tatap muka) dalam meningkatkan aliran informasi.
Komunikasi Horisontal Terdiri dari penyampaian informasi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja yang sama. Tujuan komunikasi horisontal adalah: • mengkoordinasikan penugasan kerja • berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan • untuk memecahkan masalah • untuk memperoleh pemahaman bersama • untuk mendamaikan, berunding dan menengahi perbedaan yang mungkin terjadi. • menumbuhkan dukungan antar personal
• Komunikasi Lintas Saluran Komunikasi ini yaitu informasi yang diberikan melewati batas-batas fungsional atau batasan unit kerja
C. Sifat Aliran Informasi dalam Organisasi • Penyebaran secara serentak penyebaran pesan yang sama harus tiba di beberapa tempat yang berbeda pada saat yang bersamaan. Sehingga informasi ini bisa diterima secara serentak. Penyebaran pesan ini memerlukan suatu rencana untuk menggunakan strategi atau tekhnik penyebaran pesan tertentu. • Penyebaran secara berurutan Penyebaran cara ini merupakan komunikasi utama dan paling sering dipergunakan dalam organisasi. Penyebaran ini juga memperlihatkan pola siapa berbicara kepada siapa. • Kombinasi Penyebaran secara serentak dan berurutan Penyebaran ini berusaha mengkombinasikan penyebaran secara serentak dan berurutan.
D. Pola Aliran Informasi Pola Roda • Pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. • Orang dalam posisi sentral menerima kontak dan informasi yang disediakan oleh anggota organisasi lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota lainnya. Pola Lingkaran • Memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dangan yang lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan pesan. • Tidak seorang anggota pun yang dapat berhubungan langsung dengan semua anggota lainnya. • Tidak ada anggota yang memiliki akses langsung terhadap seluruh informasi yang diperlukan dalam memecahkan persoalan. • Hasil penelitian pada pola roda dan lingkaran menyatakan bahwa kedua pola ini menghasilkan konsekuensi yang amat berbeda ( Bavelas, 1950; Bavelas & Barrett, 1951 ; Burgess, 1969 ; Leavitt, 1951 ; Shaw, 1958 ).
E. Komunikasi Informal, Pribadi atau Selentingan Beberapa sifat selentingan adalah sebagai berikut : 1. Berjalan melalui mulut ke mulut. 2. Bebas dari kehendak organisasi dan posisi. 3. Menyebarkan informasi dengan cepat. 4. Jaringan kerjanya digambarkan sebagai suatu rantai kelompok, karena cara penyampaikan cenderung kepada suatu kelompok dibandingkan pada 1 orang saja. 5. Peran pesertanya lebih cenderung menjalankan 1 dari 3 peranan sebagai penghubung, penyendiri atau pengakhir. 6. Merupakan produk suatu situasi dari pada produk orang dalam organisasi tersebut.
7. Semakin cepat seseorang mengetahui suatu peristiwa yang baru terjadi semakin besar kemungkinan untuk menceritakan pada orang lain. 8. Bila suatu informasi disampaikan pada seseorang menyangkut sesuatu yang menarik perhatian, semakin besar kemungkinan ia menyampaikan informasi pada orang lain. 9. Aliran utama informasi dalam selentingan cenderung terjadi dalam kelompok fungsional dari pada antara kelompok-kelompok tersebut. 10. Umumnya 79 % - 90% dari rincian pesan yang disampaikan oleh selentingan adalah cermat. 11. Informasi selentingan biasanya tidak lengkap, sehingga menghasilkan kesalahan interpretasi, meskipun rinciannya cermat. Sehingga seringkali terjadi miss understanding, karena informasi tidak lengkap. 12. Mempengaruhi organisasi (baik pengaruh untuk kebaikan atau untuk keburukan)
Terima Kasih Reddy Anggara, S.Ikom., M.Ikom
