KOMUNIKASI KELOMPOK KERJA DI DALAM ORGANISASI EVENT ORGANIZER (STUDI KASUS PERUSAHAAN PT. DUA SYNERGY COMMUNICATION, JAKARTA, INDONESIA) Pradikta Nugraha Jurusan Marketing Communication, Fakultas Ekonomi dan Komunikasi Bina Nusantara University Jln. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat, 11480. Telp. (62-21) 534 5830 Email Penulis:
[email protected] Pradikta Nugraha, Dosen Pembimbing: Amia Luthfia S.P., M.Si Abstract The purpose of research, is to understand the pattern of group communication that occurs within PT. Dua Synergy Communication Jakarta and to explore the process of building a successful group communication. Research Methods discusses qualitative approach research methods applied to solve research problems, interview and field observation are methodology that are used to collect primary data. While secondary data is collected from corporate data. Data validity is obtained with triangulation method. Data reduction is applied to analyze data. Achieved results the process of event organizer PT. Dua Synergy Communication has successfully achieved the event objective. The inter-departmental communication is influenced with relationship between Project Manager, Project officer, and Design. Conclusions, the current working system already runs the system that is suitable with job description. It is necessary for each working group to do job review during and after the event in order to improve work quality. Trust and support determine the success of the event. Keywords: Internal Communication, Event Organizer, Working Groups
Abstrak Tujuan Penelitian, untuk memahami komunikasi kelompok kerja yang terjadi didalam tim Event Organizer PT. Dua Synergy Communication Jakarta. Diskusi ini juga untuk membahas pola/ sistem kerja di Event Organizer PT. Dua Synergy Communication. Metode Penelitian metode penelitian yang digunakan adalah pendekatan kualitatif, wawancara dan observasi digunakan sebagai dalam mengumpulkan data primer. Data perusahaan digunakan sebagai data sekunder. Teknik keabsahan data yang digunakan adalah triangulasi data. Teknik analisa data yang digunakan adalah reduksi data. Hasil yang Dicapai adalah bagaimana proses kelompok kerja yang terjadi di event organizer PT. Dua synergy communication untuk mencapai event sesuai dengan target yang diinginkan. Selain itu mengetahui komunikasi antara divisi Project Manager, Project officer, dan design sebagai peran kerja mencapai tujuan. Simpulan, sistem kerja yang sudah ada dan mempunyai alur kerja sesuai job desk masing-masing tim. Perlunya ada komunikasi kelompok kerja untuk selalu melakukan review pekerjaan saat dan sebelum event untuk meningkatkan kualitas kerja. Penerapan sistem kepercayaan dan supportifitas merupakan salah satu aspek yang mendorong event sukses. Kata Kunci: Komunikasi Internal, Event Organizer, Kelompok Kerja
PENDAHULUAN Individu sebagai bagian dari sebuah tim merupakan salah satu faktor penentu dalam keberhasilan tim. Saat individu sudah berada dalam sebuah tim maka tujuan, keinginan dan kebutuhan bukan lagi menjadi tujuan pribadi melainkan berubah menjadi tujuan tim. Individu dalam sebuah kelompok atau tim harus mampu beradaptasi dan berkolaborasi dengan individu lainnya. Hal terpenting agar terjalinnya kolaborasi ini adalah komunikasi yang intensif dan kondusif antar setiap individu karena walaupun setiap individu mempunyai kemampuan yang hebat tetapi hal tersebut tidak akan berguna apabila tidak terjalinnya komunikasi yang intensif dan kondusif. Karena itu komunikasi yang intensif dan kondusif harus menjadi prioritas utama dalam membangun sebuah tim yang dapat bekerja sama dengan baik. Apalagi organisasi modern saat ini menghadapai lingkungan yang globalisasi. Globalisasi ini didalam event organizeradalah semakin bertambahnya kebutuhan manusia untuk berkembang seiring kemajuan tekhnologi dalam berbisnis menciptakan acara melalui kreatifitas di segala macam dalam hal entertainment. Tekanan ekonomi dan ketidakpastian pasar membutuhkan respon cepat dan fleksibel untuk merubah kondisi.Organisasi harus mengembangkan mekanisme komunikasi untuk mendukung respon yang fleksibel terhadap perubahan. Di era globalisasi ini, perusahaan jasa termasuk Event Organizer memiliki peluang besar untuk mengikuti gaya hidup masyarakat semakin sibuk dan individualis sehingga membutuh bantuan sebuah event organizer untuk menangani segala kebutuhan dalam rangka penyelenggaraan acara perhelatan, mulai dari kegaitan ulang tahun, gathering hingga pernikahan. Pemilihan perusahaan jasa Event Organizer bukanlah hal yang mudah dan sederhana tetapi harus secara selektif dipilih untuk memperoleh Event Organizer yang tepat dan berkualitas baik. Dalam mengkoordinasikan pekerjaan tim diperlukan komunikasi yang efektif antar tim maupun individu,agarevent dapat terlaksana sesuai dengan permitaan pelanggan. Dalam jaringan kerja kelompok saling mengorganisir dalam suatu pola dimana antar anggota saling mengirim pesan kepada yang lain. Hal ini berhubungan dengan kesadaran dari setiap individu sebagai anggota atas perannya dalam suatu tim. Individu yang berkomitmen untuk menjalani perannya dalam kelompok kerja dan akan berkontribusi mencapai tujuan tim. Kebersamaan tim yang kuat adalah suatu atmosfer ketika setiap orang dapat memainkan perannya masing-masing secara maksimal. Salah satu peran penting dalam kelompok kerja adalah adanya peran pemimpin. Peminpin bertugas mengkoordinasikan tim agar mencapai tujuannya. Pemimpin dalam tim berperan menciptakan kondisi yang dapat menjadi fasilitator dan ispirator untuk setiap anggotanya agar dapat mendukung kebersamaan tim sehingga dapat mendukung setiap pengambilan keputusan. Seorang pemimpin harus memiliki kemampuan yang dapat mendorong setiap anggotanya memberikan kontribusi baik teknis maupun personal (Harjana,2007:191). Seorang pemimpin yang baik dalam kelompok, sebaiknya tidak mengendalikan melainkan memberikan kesempatan setiap anggota untuk menjalani perannya masing-masing.Hal ini penting karena dapat menimbulkan rasa saling percaya dan dihargai antar anggota yang menghasilkan komitmen tinggi. Sistem kerja di event organizer berbeda dengan system kerja pada perusahaan pada umumnya, sehingga perlu di bahas tentang pola system kerja di dunia event organizer. Secara struktural organisasi dan sistemnya tidak jauh berbeda, tetapi yang berbeda cara dan pola komunikasi yang menjadikan perbendaan. Salah satu tolak ukur pola system kerjanya adalah event organizer lebih dominan bekerja diluar untuk bertemu klien, melihat keadaan tempat yang akan di selenggarakan sebuah acara. Pekerjaan ini berdasarkan proyek acara yang datang dari klien yang ingin menggunakan jasa event organizer mulai dari event pameran, kawinan, grand launching product, press conference. Anggota tim masing-masing telah menyadari perannya dalam tim serta saling melengkapi, disinilah bentuk kerja sama. Kerjasama tim yang baik dapat terlihat dari iklim yang terbentuk dalam suatu tim yang menunjukkan apakah anggota mendukung dan berpatisipasi dalam tim sehinggan iklim komunikasi yang efektif dapat terbentuk kepercayaan, kekompakan dan suportivitas dalam tim (Harjana,2007:184) 1.2
Ruang Lingkup Penulis melakukan pembatasan masalah pada aktivitas komunikasi kelompok kerja Organisasi Event Organizer. 1.3 1.
Perumusan Masalah Bagaimana komunikasi kelompok kerja yang terjadi di dalam timevent organiazer Dua Synergy Communication?
2.
1.4 1. 2.
Bagaimana proses membangun komunikasi kelompok kerja yang baik dalam tim eventorganizer Dua Synergy Communication untuk menumbukan kekompakan dan suportifitas? Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini adalah untuk: Ingin mengetahuikomunikasi kelompokkerja yang terjadi didalam timEvent Organizer Dua Synergy Communication Jakarta. Ingin mengetahui proses membangun komunikasi kelompok kerja yang baik untuk menumbuhkan kekompakan dan suportifitas dalam tim Event Organizer Dua Synergy Communicationuntuk menumbuhkan.
Berdasarkan tujuan penelitian, diharapkan hasil penelitian ini dapat dipergunakan dan manfaat bagi pihak lain yang bersangkutan, untuk : 1. Manfaat Akademis Membantu para akademisi untuk mengembangkan pengetahuan mengenai komunikasi kelompok kerja suatu organisasidi dalam suatu event organizer. 2. Manfaat Praktis Sebagai bahan evaluasi oleh manajemen mengenai permasalahan dan hambatan-hambatan yang telah dan harus dihadapi divisi dalam event organizer dalam menjalankan fungsi internal komunikasi organisasi dalam menjalankan suatu event. 3. Manfaat Bagi Masyarakat Hasil penelitian ini dapat dijadikan sebagai masukan dalam memperluas pemahaman menganai internal komunikasi organisasi dalam kelompok kerja event organizer, sehingga mampu meningkatkan komunikasi kelompok yang baik dan bermanfaat disegi positifnya.
METODE PENELITIAN Jenis penelitian ini yaitu penelitian kualitatif. Penelitian kualitatif merupakan penelitian yang bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang dialami oleh subyek peneliti misalnya perilaku, persepsi, motivasi, tindakan dan lain-lain secara holistic dan dengan cara deskripsi dalam bentuk kata-kata dan bahasa, pada suatu konteks khusus yang alamiah dan dengan memanfaatkan berbagai metode alamiah. Penelitian ini hanya menggambarkan apa adanya tentang suatu variabel, gejala, keadaan, dan tidak bermaksud menguji hipotesis (Moleong, 2006:6). Penelitian kualitatif ini digunakan karena untuk memperoleh data secara mendalam berdasarkan observasi, pengamatan, dokumentasi, dan wawancara secara langsung untuk mengambil data yang ada di PT. Dua Synergy Communication.Tipe penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif. Penelitian kualitatif ini untuk menggambarkan atau mendekripsikan mengenai penerapan komunikasi kelompok kerja di dalam Organisasi Event Organizer di PT. Dua Synergy Communication.Deskripsi tersebut memperjelas bagaimana penerapan komunikasi kelompok kerja di dalam Organisasi Event Organizer di PT. Dua Synergy Communication. Ruang lingkup Pada dasarnya fokus penelitian dengan judul komunikasi kelompok kerja di dalam Organisasi Event Organizer di PT. Dua Synergy Communication adalah untuk mendeskripsikan bagaimana penerapan komunikasi kelompok kerja di dalam Organisasi PT. Dua Synergy Communication pada saat mengerjakan event-event. Perlu batasan penelitian ini untuk membatasi studi dalam penelitian sehingga obyek yang akan diteliti tidak melebar dan terlalu luas (Bungin: 4142). Oleh karena itu, batasan penelitian ini adalah : 1. Penerapan komunikasi kelompok kerja di dalam Organisasi Event Organizer di PT. Dua Synergy Communication 2. Komunikasi kelompok kerja , meliputi : a. Kelompok kerja Projek Manajer b. Kelompok kerja ProjectOfficer c. Kelompok kerja Design
Lokasi Penelitian Lokasi penelitian ada di daerah yaitu : Komplek Duta Mas Fatmawati C2 No. 9 Jl.Fatmawati No.39 Jakarta - 12150 Telp: +622172792723 Teknik Pemilihan Informan Teknik pemilihan informan dalam penelitian ini yaitu menggunakan teknik purposive sampling, yang mana teknik pemilihan informan atas dasar kriteria-kriteria tertentu berdasarkan tujuan penelitian (Kriyantono, 2006:154). Informasi yang diambil dalam penelitian ini adalah secara purposive, yaitu dengan kriteria sebagai berikut: 1) Dapat memberikan informasi secara jelas dan mendalam 2) Informasi yang akurat 3) Mengerti tentang seluk beluk yang terjadi dan hubungan dengan penelitian ini, yakni mengenai komunikasi kelompok kerja di dalam Organisasi Event Organizer di PT. Dua Synergy Communication. 4) Informan merupakan informan yang terlibat langsung atau mempunyai kemampuan terkait kegiatan pada PT. Dua Synergy Communication.
Teknik Pengumpulan Data Dalam penelitian ini , teknik pengumpulan data yang dikumpulkan berasal daru 2 (dua) sumber yaitu : 1. Data Primer a. Wawancara Mendalam (Indepth Interview) Wawancara mendalam adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan informan atau orang yang diwawancarai dengan atau tanpa menggunakan pedoman (quide) wawancara (Burhan, 2012:108). Dimana peneliti menggunakan wawancara terstruktur atau wawancara mendalam dengan menyiapkan terlebih dahulu bahan wawancara dan melaksanakan wawancara terhadap responden secara tertulis sehingga para responden dapat melihat pertanyaannya secara seksama dan baru mengisi jawabannya (Sugiyono, 2009:73) b. Pengamatan (observasi) Selain melakukan wawancara terhadap beberapa narasumber di atas, peneliti juga akan melakukan observasi. Seperti yang dikemukakan oleh Marshall (dalam Sugiyono, 2009: 64), melalui observasi peneliti tentang perilaku, dan makna perilaku tersebut. Yang dimaksud peneliti dengan observasi disini adalah pengamatan atau menelaah suatu obyek penilitian, beberapa hal yang penulis akan amati sebagai berikut : 1. melihat apa saja tenant yang ada di PT. Dua Synergy 2. melihat cara kerja dalam mengkoordinasikan kelompok kerja sedang mempersiapkan event-event yang akan dilakukan PT. Dua Synergy 3. melihat antusiasme pengunjung yang datang di event yang dilaksana-kan oleh PT. Dua Synergy 4. mengamati komunikasi kelompok selama perjalanan event-event yang dilaksanakan PT. Dua Synergy. 2.
Data Sekunder Menurut (Ruslan, 2008:35), data sekunder merupakan data penelitian yang diperoleh secara tidak langsung melaui media perantara, umumnya berupa bukti, catatan, atau laporan historis yang disusun dalam bentuk arsip atau dokumen yang diperoleh antara lain : a. Studi kepustakaan dengan membaca dan mempelajari buku-buku teks bacaan makalahmakalah ataupun bacaan lainnya serta diktat yang diberikan makalah-makalah kuliah yang menjadi referensi dalam penulisan skripsi ini. Serta mendapatkan infornasi dan laporan yang diperlukan dari PT. Dua Synergy b. Published Data Analisis dokumen yang dilakukan penulis dari banyak sumber mengenai komunikasi kelompok kerja di PT. Dua Synergy beserta kegiatan dengan judul yang peneliti angkat yaitu
komunikasi kelompok kerja di dalam Organisasi Event Organizer di PT. Dua Synergy Communication. Keabsahan Data Salah satu syarat mutlak dalam sebuah penelitian adalah mengecek keabsahan data untuk mengukur kualitas penelitian. Penelitian keabsahan data kualitatif biasanya terjadi sewaktu proses pengumpulan data dan analisis maupun penafsiran data (Kriyantono, 2012:71). Berikut merupakan jenis-jenis pemeriksaan keabsahan data menurut Kriyantono untuk penelitian yang menggunakan metode kualitatif: 1. Kompetensi Subjek Riset Memiliki arti dimana subyek riset harus kredibel, jawaban-jawaban dari pertanyaan peneliti diuji terkait dengan pengalaman subyek. Data dari topik penelitian ini mempunyai subyek yang berkaitan dengan narasumber yang memegang peran aktif selama komunikasi terjadi pada perusahaan. 2. Analisis Triangulasi Analisis Triangulasi, yaitu meneliti kebenaran jawaban subyek dengan data empiris(sumber data lainnya) yang tersedia. Beberapa macam triangulasiyang dipakai dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : a. Triangulasi Metode Cara ini dilakukan dengan mengecek keabsahan data atau temuan riset. Triangulasi metode dapat dilakukan dengan menggunakan lebih dari satu teknik pengumpulan data untuk mendapatkan yang sama(Kriyantono, 2012:73). b. Triangulasi Sumber Membandingkan atau mengecek ulang kebenaran suatu informasi yang diperoleh dari sumber yang berbeda.
HASIL DAN BAHASAN Sistem Kerja Event Organizer Sebelum melakukan event Dua Synergy terlebih dahulu berdiskusi tentang event yang diinginkan klien, dan dalam pertemuan tersebut dibahas serta mempertanyakan maksud dan tujuan event tersebut, seperti berikut ini: a. Event yang bagaimana dibutuhkan klain dan menjelasan akan latar belakang dan tujuan penyelenggaraan event, serta manfaat event bagi pengunjung nantinya. b. Siapa yang harus hadir dan sasaran cakupan audiens atau khalayak agar sasaran dalam pelaksanaan harus jelas dan tepat c. Kapan diselenggarakannya (jadwal/waktu penyelenggaraan event) d. Penentuan tempat/lokasi event dengan segala pertimbangan mulai dari akses, keunikan, fasilitas, kenyamanan, dan kelebihan dari lokasi tersebut. e. Penjelasan tentang program dan tujuan penyelenggaraan event, serta program-programnya. Semua elemen-elemen tersebut dilakukan Dua Synergy agar tujuan diadakan event sesuai dengan tujuan yang diinginkan klien. Dalam melaksanakan event-event dalam berbagai bentuk yang disesuaikan dengan kebutuhan klainnya Dua Synergy melakukan beberapa tahapan adalah sebagai berikut: 1. Event Strategy Dua Synergy dalam menggambarkan fakta melakukan analisa situasi yang menyeluruh, tujuan dan kelompok sasaran event dapat dimengerti. Dalam rangka melaksanakan evaluasi acara kemudian, terukurnya tujuan harus dijamin. Untuk melakukannya, tujuan dapat dibagi menjadi tujuan strategis dan operasi. Tujuan ekonomi juga diformulasikan untuk membuat keberhasilan keuangan yang terukur. Hal ini dapat terdiri dari peningkatan penjualan, peningkatan pangsa pasar atau peningkatan intensitas pembelian, selain pendapatan bagi perusahaan promosi produk misal pameran mobil launching produk baru langsung relevan untuk acara tersebut. Tujuan kontak dapat, misalnya, akan dioperasionalkan melalui jumlah pendaftaran atau peserta (pengunjung). Manajemen dalam membentuk event-event pemasaran produk apakah perlu membentuk kelompok sasaran utama dipandang sebagai semua kelompok mengambil bagian dalam acara langsung.Kelompok sasaran sekunder diintegrasikan ke acara tersebut melalui Media atau bentuk komunikasi lainnya. Biasanya, kelompok sasaran sekunder terdiri dari masyarakat tidak langsung mengambil bagian dalam acara tersebut. Sehingga mendapatkan sasaran kelompok melalaui: usia, tempat tinggal dan daya beli.
Setelah menentukan kelompok sasaran, pertama, didifinisikan ukuran event. Keputusan ini kemudian dibuat tentang apakah acara ini eksklusif atau terbuka untuk acara publik. Jika keputusan dibuat untuk sebuah acara eksklusif, maka jumlah peserta harus ditentukan. Jumlah peserta mungkin cenderung berbeda untuk acara-acara publik dengan acara eksklusif. Oleh karena itu, semua kelompok peserta mungkin harus ditentukan jumlah mengingat kapasitas tempat/lokasi. Selain itu, kita juga harus mempersempit jumlah maksimum peserta. Semua perencanaan berikut, seperti pemilihan tempat atau katering, berorientasi pada informasi ini. Setelah ini, kerangka waktu yang tepat untuk acara tersebut harus dapat disepakati. Hasil individual mengenai ukuran, jangka waktu dan lokasi acara kemudian digabungkan. Persyaratan untuk acara ini kemudian dibuat berdasarkan data yang sebenarnya. Persyaratan ini kemudian ditindak lanjuti, pada gilirannya, sebagai dasar untuk perencanaan lebih lanjut. 2. Perencanaan event Pengembangan konsep acara, di mana perencanaan untuk acara ini didasarkan perencanaan kasar, perencanaan baik dan perencanaan detail. Masalah organisasi diselesaikan dalam tahap perencanaan kasar. Pertama, karena proyek-karakter kejadian, tim proyek yang sesuai harus disatukan. Berikut metode dari bidang manajemen proyek dapat digunakan. Fungsi "Tim Build" terdiri dari pemilihan manajer proyek dan anggota tim. Karena kompleksitasnya, proyekproyek besar sering dibagi menjadi beberapa bagian. Bagian ini kemudian ditugaskankepada anggota tim individual. Para anggota tim mendapatkan informasi tentang tugas-tugas mereka. Setelah tim telah mengumpulkan dan semua tugas telah ditetapkan, seseorang dapat beralih ke bidang konseptual kegiatan disini, sebagai masukan kelayakan awal tentang ide-ide tempat, kapasitas hotel atau seniman dilakukan ferifikasi. Sebuah konsep ini kemudian dikembangkan berdasarkan informasi. Agar sebuah konsep yang telah dipikirkan dengan baik menghasilkanevent yang sukses sehingga kesuksesan ini menjadi titik awal untuk perencanaan berikutnya. Untuk itu kelompokteknik kreativitas, seperti misalnya, brainstorming atau mind mapping, dapat sangat berguna untuk menemukan ide-ide. Visualisasi konsep dikandung membantu untuk membuat program dan isi dari acara nyata.Jadi, misalnya, dalam praktek, presentasi tiga dimensi tempat, termasuk representasi rinci pengaturan panggung, dekorasi dan efek pencahayaan sering dibuat dalam rangka untuk lebih menilai mereka. Hal ini dapat sangat berguna untuk presentasi berikutnya dari hasil. Dalam tahap perencanaan, kapasitas tempat yang paling penting, serta akomodasi terjadwal atau pemeriksaan sarana transportasi. Serta perencanaan kelompok kerja dibutuhkan dalam event, seperti katering, seniman, insinyur panggung, dan lain-lain. Kemudian kesediaan para kelompok event tersebut perlu dilakukan ferifikasi. Untuk beberapa kasus dari mereka tidak tersedia untuk tanggal yang diperlukan. Setelah ini, menentukan para tamu diundang untuk acara tersebut. Untuk acara pribadi, menulis undangan dan cara pengirimannya, untuk acara-acara publik tanggal event harus diumumkan melalui media cetak, radio atau iklan TV. Semua kegiatan tersebut yang dibutuhkan syaratnya sesuai dengan batas-batas anggaran disepakati antara Dua Synergy dan klainnya. Jika terdapatbiaya tambahan akhir untuk suatu tindakan diperlukan dapat diintegrasikan ke dalam anggaran. Jika semua biaya yang dalam batas-batas tertentu dapat dikendalikan, proses perencanaan detail dimulai. Tahap detail perencanaan dilakukan di dekat acara yang sebenarnya. Pertama, tenggat waktu yang ditetapkan untuk semua tindakan individu dan tugas-tugas yang luar biasa. Ini harus menjamin pengolahan tepat waktu setiap kegiatan. Setiap batas waktu diperiksa lagi dan lagi. Jika tenggat waktu tidak dapat diadakan, maka penyesuaian masing-masing harus dilakukan. Jika penyesuaian tidak dapat diterima, maka ini dapat menyebabkan penghentian rencana. Penyesuaian dibuat untuk tenggat waktu harus disimpan di bawah kontrol permanen. Sejajar dengan penciptaan tenggat waktu, daftar periksa yang dibuat dengan semua tugas sudah selesai dan mereka yang masih perlu ditangani. Daftar periksa ini mengandung misalnya, daftar pekerjaan untuk setiap subkontraktor dan tugas masing-masing. 3. Event realisasi Tahap realisasi mencakup periode peristiwa, yang berlangsung pada lokasi yang bersentuhan langsung dengan target pekerjaan, dalam bagianini, penekanan diletakkan pada arus proses, koordinasi peserta danpemecahan masalah yang ada dilapangan. Meskipun perwujudan sebenarnya berbeda untuk setiap pelaksanaan realisasi event, namun tahap pengerjaan tetap sama sehingga dapat dibagi menjadi tiga sub-tahap: pra-event, main-event dan post-event. Pada tahap pra-event semua langkah persiapan dilakukan. Fase utama event terdiri kemajuan dan pelaksanaan puncak acara. Pada fase pasca-acara, semua program event sudah harus siap 100 persen sebelum acara dimulai. Untuk itu dilakukan gladik resik.
4.
Gladi resik adalah fungsi yang paling penting dalam fase pra-event, di samping dasar persiapan, kegiatan organisasi, seperti pengiriman mekanik atau pengaturan tahapan-tahapan event. Hal ini digunakan untuk memberikan klain gambaran tentang kegiatan yang terjadi selama acara utama. Misalnya, menunjukkan "Pengaturan" acara, pengaturan foyer, area prasmanan atau tahap, cahaya dan panggung. Pada fase utama-event para peserta benar-benar ditangani dengan item event. Alur kerja yang telah direncanakan dan dilatih sebelumnya sekarang harus dilaksanakan secara memadai untuk mencapai tujuan event. Fase ini realisasinya dapat bervariasi sangat tergantung pada jenis event. Pada event utama adalah hasil dari konsep bekerja dalam tahap perencanaan dan dengan demikian, tunduk pada kreativitas dan keterampilan manager event. Karena ini, representasi rinci tahap ini hanya mungkindalam kasus-kasus individual. Misalnya proses kedatangan, masuk, ucapan,eksekusi dan meninggalkan tempat event. Karena struktur yang spesifik dan individu, program yang unik harus dikembangkan untuk setiap event. Event pengendalian Setelah event terealisasi dapat disimpulkan, pertama evaluasi proyek internal yang dilakukan. Melakukan analisis dari berbagai bidang kegiatan kelompok event dalam pertanggung jawaban, dan jika ada kesalahan dapat saran untuk perbaikan event yang berikutnya sehingga seluruh pekerjaan kelompok event dikumpulkan atau direkam, agar pengetahuan ini berguna untuk acaraberikut. Terakhir,semua datayang berkaitan dengan event dikumpulkan secara keseluruhan dalam database.
Komunikasi Kelompok di dalam Tim Kerja Event Organizer Pada bagian ini peneliti akan menjelaskan hasil penelitian berdasarkan bagan Event-Ereverence Model Framework for Event Management yang dikemukakan oleh (Thomas, Hermes, Loos,2008) Bagian ini akan menjelaskan salah satu contoh komunikasi kelompok pada satu event yang ditangani oleh Dua synergy. Salah satu event yang ditangani itu adalah Grand Launching Ferrari F-4. Event ini dilaksanakan pada bulan Oktober yang berlangsung di Gedung Arsip Jakarta, jam 19:00selesai. Saya mendeskripsikan event ini menurut kerangka pemikiran yang telah dijabarkan di bab 2. Komunikasi pada tahap Event Strategy Proses pertama adalah Event Strategy. Dimulai dengan masuknya event yang masuk ke Dua Synergy dari klient sebagai klien tetap kami yaitu Ferrari Indonesia.Tahap pertama meeting dengan klien beserta pihak Dua Synergy yang ditemui langsung oleh manager direktur Dua Synergy sendiri. Setelah proses meeting barulah manager direktur membuat meeting dengan tim Dua Synergy yaitu Project manager, Project officer, design. Meeting ini sangat penting dikarenakan menunjuk siapa yang layak memegang tim event Grand Launching Ferrari F-4 yang sangat penting menurut Direktur Manager Dua Synergy. Pembentukan tim ini adalah Pratomo Adianto sebagai (PM), Sherif Iskandar sebagai (PO), Design/Creative (Ardha Putra Pindianto). Pelaksanaan meeting terjadi diruangan kantor direktur Dua Synergy (Abi W. Farman). Hasil meeting yang telah di capai setelah pembentukan tim event Ferrari ini yaitu permintaan klien launching produk Ferrari ini dengan tema elegan dan mewah, yang dihadiri oleh member club, tamu VIP dan media partner. Kemauan klien selanjutnya adalah dengan budget 1-2 M untuk Grand Launching Ferrari F-4 dengan tujuan mengenalkan produk mobil kelas mewah kepada member grup Ferrari tersebut, tamu VIP dan media partner sebagai penjualan produk terbaru Ferrari. Pembuatan event ini dilaksanakan selama 6 minggu sampai hari saat event 22 Oktober. Waktu pengerjaan event ini sangat cukup sampai hasil yang matang. Komunikasi pada Tahap Event Planning Komunikasi kelompok pada Dua Synergy berjalan dengan baik, karena di Dua Synergy komunikasi kelompok sangat diperlukan dalam membina pekerjaan karena antara kelompok pekerjaan saling berhubungan dan jika terjadi kesalahan maka event akan gagal secara keseluruhan. Sehingga keberhasilan kelompok adalah keberhasilan semua karyawan Dua Synergy. Yang ke 2 adalah Event planning. Tema dengan kesan elegan yang mewah. Tugas PM, PO, design sudah jelas yaitu PM bertugas memegang bajet,isi acara, run down, teknis acaranya dan kemauan klien seperti apa, berkomunikasi kepada direktur manager dan pihak Ferrari, dan berkomunikasi dengan PO dan design. PO mengerjakan apa saja yang diperlukan seperti dekor, tempat dilaksanakan, talent, mencari crew pendukung, dan lainnya. Design berkomunikasi dengan Direktur, PM dan PO seperti apa rancangan
yang diinginkan seperti denah posisi mobil itu dengan panggung, design kursi, warna back drop dan lainya berkaitan dengan design gambar visual sebelum proposal disetujui oleh pihak direktur. Dimana semua tim bekerja sudah menurut alur system kerjanya. Misalnya pengecekan oleh PM soal tempat yang sudah ditentukan bersama yaitu di Sampoerna strategic dengan bajet yang telah di sesuaikan, lalu pengisi acara terdapat artis penyanyi dan MC ternama disesuaikan bajet dengan tema isi acara kepada PO. Pengecekan PM-PO kepada divisi design seperti apa gambar denah posisi panggung,meja dan mobil tersebut. Jika sudah di setujui oleh kelompok, baru dibuatkan proposal presentasi kepada pihak Ferrari. Ternyata ada beberapa yang perlu direvisi yaitu contohnya layar dan posisi mobil harus lebih rendah agar mudah terlihat. Perevisian sudah disetujui lagi oleh pihak Direktur dengan Ferrari lalu masuk ketahap dealing pembayaran dekor, talent artis, alat audio visual, lighting dan semua yang berhubungan dengan acara yang telah di sesuaikan budgetoleh direktur dan PM. Komunikasi pada tahap Event Realization Ke 3 event realization. Setelah ada penerbitan job desk yang telah diselesaikan biasnya dilakukan pengecekan meeting lagi tetapi meeting ini hanya internal saja.pembahasan ini meliputi crew yang ada penambahan oleh pihak Ferrari dan Dua Synergy. Untuk event Ferrari pengecekan mulai dari isi acara, makanan, sampai dengan letak posisi duduk meja makan dari tamu-tamu diatur dengan teliti untuk menghindari salah komunikasi. Karena event besar semua detil tentang isi acara perlu pengecekan lagi sebelum event pelaksanaannya. Terakhir loading barang yaitu Ferrari ini datang dengan 12 mobil yang disebar diberbagai spot yang telah dibuat di-layout. PM-PO dan pihak Ferrari sudah harus datang saat pertama pembuatan panggung, dekor dan kepentingan di gedung arsip agar persiapan secara sempurna dan menyeluruh. Jobdesk yang diterima kedua pihak sudah harus sempurna agar tidak membuang tenaga dan waktu perubahan yang terjadi tiba-tiba. Setelah semua keadaan panggung dan tempat siap dilakukanlah gladiresik untuk menggabarkan sebelum event seperti apa. Jika sudah dilakukan gladiresik mulai dengan perevisian apa yang kurang untuk mencegah kesalahan pas dalam event berjalan. Revisi itu adalah pengaturan waktu acara yang harus tepat karena untuk mencapai tujuan yang tepat dan ada tamu asing penting yang akan hadir. Disini saya melihat tingkat keprofesionalan Dua Synergy terbentuk antara PM-PO yang berkomunikasi secara serius tetapi tidak kaku karena tidak adanya tingkatan jabatan yang ada.Terlihat adanya kepercayaan dan kekompakan yang terjadi sebelum event. Event utama atau pada saat event-nya. Total tim inti ada 4, yaitu PM sebagai manager acara yaitu pengontrol acara kapan harus acara itu dimulai, PO pengendali acara yaitu mengerjakan kontroling tamu, lighting, makanan dan kerja lapangannya,design sebagai dokumenter dan direktur manager itu yang turun ikut membantu sebagai pengawas dan monitoring event. Pihak Ferrari juga ikut monitoring beserta tim tambahan support yang berjumlah 8 orang. Para tim sudah datang dari siang jam 1, persiapan yang dibutuhkan untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. Para tamu sudah datang dari sore hari dan media sebelum masuk ke acara diberikan pressconferenceoleh Manager direktur Ferrari Indonesia. Pada tiba saatnya jam 19:00 wib acara sudah bisa dimulai dengan acara pembuka penari daerah yang berasal dari bali,jawa, dan betawi dan adanya arahan oleh PM sebagai manager acara. Rundown pertama adalah pembukaan acara yaitu penari-penari daerah, dibuka oleh MC Tantowi Yahya dan Aline, pembuka kata sambutan oleh direktur Ferrari Asia Pasifik-direktur Ferrari Indonesia-Gubernur Fauzi Bowo, syukuran potong pita oleh ke 3 orang ini, video launching beserta peluncuran mobil Ferrari F-4, penampilan artis Anang dan Asyanti, Marcell. Adanya komunikasi oleh direktur Dua Synergy pengecekan sampai mana kinerja PM, PO dan design. Komunikasi itu terjadi terus agar mudah dikontrol. Seperti arahan dari direktur agar penampilan selanjutnya dipersiapkan agar tidak putus alur acaranya. Saat acara sudah mau habis, PO mempersiapkan crew pengantar tamu untuk berfoto dan diarahkan ke mobil yang sudah disediakan tanpa adanya kesalahan. Acara selesai dilakukan pertemuan untuk mengingatkan kembali job desk yang harus dilakukan seperti pembongkaran tenda, panggung dan pengawasan pengembalian mobil F-4 ke pihak konteiner selaku pihak Ferrari. Semua sudah sampai akhir pihak crew diperbolehkan pulang.Kebiasaan itu terus terjadi sampai sekarang karena system kerjanya tidak berubah. Karena jika sudah diberikan arahan dan jobdesk para crew sudah tau apa yang harus dilakukan. Kebesokan harinya meeting dengan crew membahas event apa yang telah dilaksanakan dan apa saja kendalanya selama acara berlangsung. Komunikasi pada tahap Event Controlling Ke 4 event controlling.Data-data yang sangat penting disimpan untuk dua synergy dan pihak klien sebagai bukti. Biasanya pihak Ferrari juga memberikan hasil kinerja Dua Synergy sebagai bahan
data kinerja dan melakukan meeting dari kedua belah pihak. Sebagai catatan Ferrari merupakan klien tetap Dua Synergy dan sudah 4x menggunakan jasa kita. Komunikasi pada tahap Project Management Pada tahap ini EO melakukan perencanaan proyek event yang baru dan telah dipegang atau yang baru. Monitoring perkembangan yang terjadi dan jangan melakukan kesalahan yang sama. Setiap perkembangan dan hasilnya selalu dimasukan ke dalam laporan kerja. Pola Komunikasi Dua Synergy Komunikasi yang terjadi pada Dua Synergy dalam melakukan kegiatan-kegiatan adalah sebagai berikut : a. Komunikasi Vertikal Peran komunikasi vertical downward, pimpinan memberikan instruksi, petunjuk kepada bawahan, dengan tujuan memberikan penjelasan tentang apa, bagaimana,dan siapa dalam menjalan tugas-tugan dalam pelaksanaan event. Dan jika kurang mengerti atau terjadi kendala bawahan bisa bertanya kembali keatasan Komunikasi yang terjadi bersifat dua arah dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication) sehingga dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Komunikasi ke bawah Peran Komunikasi ke bawah digunakan untuk memberitahu, mengarahkan, mengoordinasikan, dan mengevaluasi karyawan tentang kelompok-kelompok kerja yang akan dibentuk. Tujuannya agar sebelum melakukan pekerjaan dapat membentuk kelompokkelompok kerja yang solid seperti hasil wawancara dimana Intruksi Project Manager kepada PO dan Design. 2. Komunikasi ke atas Setelah dibentuk kelompok – kelompok kerja para manajer memerlukan informasi sejauh mana pekerjaan pekerjaan sudah dilakukan agar bisa melaporkan kepada direktur. Sehingga, para manajer bergantung kepada para karyawannya untuk mendapatkan informasi. Laporan yang diberikan kepada para atasan bertujuan untuk memberitahu mereka tentang perkembangan semua masalah terkini yang terjadi dalam Dua synergy maupun seputar tugas pekerjaan. b.
Komunikasi lateral Komunikasi yang dilakukan sesama kelompok-kelompok kerja, yang tujuan agar pekerjaan yang dilakukan agar dapat diselesaikan pada waktunya. Dan jika ada kendala dalam kelompok yang lain, mungkin dapat memberikan solusi yang terbaik, karena pekerjaan kelompok adalah keberhasilan semua kelompok kerja.
Proses Komunikasi Proses komunikasi di Dua Synergy yang berlangsung saat ini, managing Director bersama Director event memberikan informasi kepada event manager, artistic manager serta Senior event officer tentang pekerjaan event yang harus dikerjakan. Dan melakukan analisa tentang layak tidak layak kerjaan ini dilakukan berdasarkan anggaran dan Sumber daya manusianya, yang sebelum terlebih dahulu sudah dibicarakan dengan klain. Jika event ini layak dilakukan eventmanager beserta Senior Officer melakukan pembagian kelompok-kelompok kerja misalnya kelompok kreatif, kelompok lighting, kelompok sponsor, kelompok panggung, kelompok katering dan sebagainya sesuai kebutuhan event. Dalam kegiatannya jika ada masalah atau hambatan kelompok kerja dapat melaporkannya kepada event officer agar dapat ditindak lanjuti segera. Dan untuk pekerjaan manager event selalu meminta laporan kepada Senior Event Officer sejauh mana perkembangan pelaksanaan pekerjaan itu dilakukan sehingga sampai event terlaksana antara pihak kelompok saling berkomunikasi. Karena dalam bersamaan waktu pekerjaan yang dilakukan biasanya lebih dari satu proyek event. Komunikasi Kelompok Komunikasi kelompok pada Dua Synergy berjalan dengan baik ,karena di Dua Synergy kumunikasi kelompok sangat diperlukan dalam membina pekerjaan karena antara kelompok pekerjaan saling berhubungan dan jika terjadi kesalahan maka event akan gagal secara keseluruhan. Sehingga keberhasilan kelompok adalah keberhasilan semua karyawan Dua Synergy. Jadi kelompok adalah sekelompok orang yang mempunyai tujuan bersama yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama, mengenal satu sama lainnya yang menumbuhkan kekompakan dan suportivitas.
Peran Tim dan Anggota Membangun Komunikasi Anggota berperan sebagai suatu kelompok tim yang solid, dalam arti kelompok mempunyai suatu visi dan misi untuk mencapai tujuan. Setiap individu mempunyai rasa saling membutuhkan dan saling memiliki sehingga suatu tujuan event dapat tercapai. Kunci utama selalu mempunyai inisiatif membangun komunikasi dan berinteraksi didunia luar dan dalam kantor sehingga kemamuan karyawan dan pelanggan mampu di cerna. Pentingnya kedekatan antar karyawan serta pimpinan perlu dibangun untuk lebih saling mengenal satu dengan lainnya agar tau karakter masing-masing karyawan untuk mencapai komunikasi yang diinginkan. Menurut Ardha Putra(Design/Creative) Peran Tim Untuk menunjang kinerja sebuah perusahaan Event Organizer perlu adanya sebuah kelompok tim yang solid. Tujuannya adalah untuk mencapai target yang dituju dalam organisasi perusahaan Dua Synergy. Setiap Event mempunyai target dan waktu yang terbatas untuk mencapai sebuah kepuasan pelanggan. Sistem kerjalah yang memegang fondasi cara alur kerja agar setiap karyawan mempunyai Job desk. Maka dari itu sifat kekeluargaan diperusahaan ini sangat tinggi dan harus saling memiliki. Jika tidak ada rasa memiliki maka setiap karyawan akan bekerja sesuai kemauannya sendiri-sendiri tanpa ada alur kerja yang jelas. Seluruh divisi tim Dua Synergy saling berkomunikasi secara intensif melaporkan pekerjaannya baik secara lisan maupun tulisan agar dapat mengetahui sejauh mana pekerjaan masingmasing kelompok kerja.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Dari hasil observasi serta evaluasi terhadap komunikasi kelompok kerja didalam PT. Dua Synergy Communication dan proses membangun komunikasi yang baik untuk menciptakan kekompakan dansuportifitas dapat diambil kesimpulan-kesimpulan sebagai berikut : 1. Komunikasi kelompok kerja yang terjadi di PT. Dua Synergy Communication berdasarkan system kerja yang sudah ada dan mempunyaialur kerja sesuai job desk masing-masingtim. Perlunya ada komunikasi kelompok kerja yaitu selalu melakukan review pekerjaan saat dan sebelum event terjadi untuk meningkatkan kualitas kerja. 2. Proses membangun komunikasi yang baik didalam PT. Dua Synergy Communication adalah melalui event yang di kerjakan melalui target danwaktu yang ditentukan. Disana dapat dilihat bahwa peran antar anggota sangat solid pada saat bekerja. Pelanggan atau konsumen dapat merasakan kepuasan sebuah event yang telah dilaksanakan bahwa kesuksesan acara merupakan hasil dari tim Dua Synegy Communication mencapaitujuan. Penerapan system kepercayaan dan supportifitas adalah merupakan salah satu aspek yang mendorong event sukses Saran Adapun saran-saran yang dapat diberikan kepada PT. Dua Synergy Communication: 1. Penambahan tim kerja di setiap divisi untuk mengurangi beban pekerjaan karyawan dikarenakan kerja dievent merupakan tugas yang memerlukan tanggung jawab dan ketelitian sehingga komunikasi antara satu sama lain harus intens. 2. Untuk menciptakan proses komunikasi kelompok kerja yang baik PT. Dua Synergy Communication harus menciptakan lingkungan perusahaan yang solid dalam arti suasana dikantor tidak selalu kaku dengan system kerja yang ada, adanya jeda antara event dengan yang satu sama lainnya agar merefresh kembali alur kerja.
REFERENSI Adams, Katherine. L & Gloria J. Galanes. (2003). Communicating in Groups: application and skills 5th edition. New York: McGraw-Hill Education. Babbie, E (2004). The Practice of Social Reaserch, 7th edition. USA: Wadsworth Publishing Company, Blaxter, Loraun, et al. (2006). How to Reasearch :Seluk Beluk Melakukan Riset, Edisi Kedua. Jakarta : PT. Index Kelompok Gramedia. Burhan, Bungin. (2012). Teknik Praktis Riset Komunikasi, Cetakan keenam.Jakarta: Kencana Prenada Media Group. Hardjana, Agus M. (2003). Komunikasi Intrapersonal & Interpersonal.Yogyakarta Penerbit Kanisius. Hafidz, Ibnu Novel. (2007). aiuEO Mengulik Bisnis Event Organizer. Yogyakarta: Penerbit Gava Media. Kriyantono, R. (2010). Teknik Praktis Riset Komunikasi. Jakarta: Kencana. ____________. (2012). Public Relations Writing Teknik Produksi Media Public Relations dan Public Korporat. Jakarta: Kencana Prenada Media Group. Moleong, Lexy J. (2006). Metode Penelitian Kualitatif. Edisi Revisi. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Muhammad, Arni. (2011). Komunikasi Organisasi. Jakarta: Bumi Aksara. Noor, Any. (2007). Manajemen Event. Bandung: Alfabeta Nurjama, Kadar dan Khaerul, Umam.(2012). Komunikasi dan Public Relations. Bandung: Pustaka Setia.. Robbins, Stephen P. dan Timothy A. Judge. (2008). Perilaku Organisasi Edisi ke-12. Jakarta: Salemba Empat. Romli, Khomsahrial. (2011). Komunikasi Organisasi Lengkap. Jakarta: PT Grasindo. Rohim, Syaiful. (2009). Teori Komunikasi :Perspektif, Ragam, &Aplikasi. Jakarta: PT. RinekaCipta. Ruslan, Rosady. (2008). Metode Penelitian: Public Relations dan Komunikasi. Jakarta: Rajawali Press Sarwono. (2006). Metode Penelitian Kualitatifdan Kuntitatif. Yogyakarta: GrahaIlmu. Sugiyono. (2009). Metode Peneltian Bisnis. Cetakan ke-14. Bandung: Penerbit Alfabeta. Wiryanto. (2008). Teori Komunikasi Massa. Jakarta: PT. Grasindo. Jurnal Andre Harjana adalah pengajar Program StudiIlmuKomunikasi, FISIP, UniversitasAtma Jaya Yogyakarta.VOLUME 4, NOMOR 2, DESEMBER 2007 JurnalIlmuKomunikasi. Bauer, Katrin(2013).Internal Communications Plan and Strategy for A Culture Project : A ProjectBased Thesis on The Belin Music Week 2012. Degree Programme in Music and Media ManagementSchool of Business and Services Management, Bachelor’s ThesisJanuary 2013 Mass Hareeza Ali ,PhD.An Analysis of Internal Communication Factor Influecing the Implementation of Business Process Reengineering (BPR) in the BankThe Journal of Human Resource and Adult Learning Vol. 5, Num. 2, December 2009 Oliver Thomas, Bettina Hermes and Peter Loos, Reference Model-Based Event ManagementInternational Journal of Event Management Research Volume 4, Number 1, 2008 Parlaungan Adil Rangkuti (2009). Analisis Peran Jaringan Komunikasi Petani dalam Adopsi Inovasi Traktor Tangan Di Kabupaten Cianjur, Jawa Barat. Jurnal Agro Ekonomi, volume 27 No.1, Mei 2009 : 45-60 Restu Dewi Pamungkas dan Dwi Pangastuti Marhaeni (2013).Komunikasi Internal Departemen Community Relation dalam Penyusunan dan Pelaksanaan Program Pos Pemberdayaan Keluarga (Posdaya) Pada PT.Holcim Indonesia Tbk-Cilacap Plant.ActadiurnA. volume 9 No.1 2013. Seiler,Stephan.(2011).The Impact of Search Costs on Consumer Behavior: A Dynamic Approach, Quantitative Marketing and Economics. June 2013, 11 (2), pp. 155-203
RIWAYAT PENULIS Pradikta Nugraha lahir di kota Jakarta pada 10 Agustus 1987. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu Komunikasi Pemasaran peminatan Public Relations pada tahun 2014.
