Publikováno na Inflow.cz (http://www.inflow.cz/komplexni-reseni-spisove-sluzby-ve-fakultninemocnici-brno-cast-iii)
Komplexní řešení spisové služby ve Fakultní nemocnici Brno. Část III 3. 11. 2011 Valentová Renata
Článek je třetí částí výtahu diplomové práce bravurně popisující fungování spisové služby ve FN Brno. Je zaměřen na seznámení s informačním systémem elektronické evidence dokumentů ISEED a popis hlavního cíle zavedení - centralizace a automatizace poštovních služeb ve FN Brno, spojené s elektronickou evidencí veškerých dokumentů. Poznámka redakce: jedná se o třetí část výtahu z magisterské diplomové práce: VALENTOVÁ, Renata. Komplexní řešení spisové služby ve FN Brno. Brno: Masarykova univerzita, Filozofická fakulta, Kabinet knihovnictví, 2011. 116 s. Vedoucí diplomové práce Ing. Koukal Antonín.
1. Nový Informační systém elektronické evidence dokumentů - ISEED Na konci roku 2005 započal pracovat projektový tým na pokračování dalších dvou hlavních etap celého projektu spisové služby ve FN Brno, a to na zavedení modulu podatelna /výpravna, spisový uzel v jednotném informačním systému. Předchozí zkušenost s modulem Ústřední spisovna vytvořila odrazový můstek zavést spisovou službu ve FN Brno komplexně. Projektový tým si stanovil hlavní strategické úkoly projektu s požadavky FN Brno na dodavatele IS pro další dva moduly spisové služby a započal svoji práci analýzou, která probíhala do poloviny roku 2007. Celý informační systém dostal název ISPI a část modulu podatelna/výpravna a spisový uzel Informační systém elektronické evidence dokumentů[1] tzv. ISEED[2] a byl uveden do ostrého provozu 1. 1. 2008. Podařilo se pořídit všechny tři moduly od jedné obchodní společnosti, což usnadnilo velký kus práce, zejména v analýze i implementaci. Od začátku roku 2006 do poloviny roku 2007 byla prováděna analýza, jak na Centrální podatelně, tak na spisových uzlech, tak aby mohlo dojít k zavedení nové organizační struktury, zapracování
požadavků s ohledem na velikost organizace a započetí implementace. Bylo dohodnuto, že fyzické zásilky budou svázány se svoji datovou podobou - elektronickými záznamy s jednoznačným identifikátorem, a to po celou dobu jejich existence ve FN Brno: doručení do organizace či vznik v organizaci, oběh v rámci organizace, odesílání, při uložení - dohled nad skartačními lhůtami, Požadavkem FN Brno na ISEED bylo: zajistit jednoznačnou identifikaci dokumentu, evidovat datum doručení dokumentu nebo datum jeho vzniku, identifikovat odesílatele, zadat jeho číslo jednací, evidovat počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, umožnit zadat název organizační jednotky, které byl dokument přidělen, včetně jména a příjmení zaměstnance určeného k vyřízení, určit způsob vyřízení, den odeslání a počet listů odesílaného dokumentu a příloh, zajistit možnost zadávání termínů a určení odpovědnosti, umožnit centrální správu spisového a skartačního plánu, vytvořit záznam o vyřazení ve skartačním řízení, umožnit přijímat a evidovat odděleně vybrané druhy dokumentů, umožnit vytváření adresářů a rozdělovníků, až na úroveň jednotlivých uživatelů systému, podporovat standardní dokumentační skenery (jednostranné i oboustranné), zajistit možnost zpětné kontroly o vyřízení pošty s doručenkou, umožňovat propojení s frankovacím strojem, včetně tisku podacích archů.
1.1. Analýza stavu podatelny/výpravny a spisových uzlů před navrhovaným řešením Provedená analýza na Centrální podatelně[3] (dále jen CP) přijímání a odesílání zásilek pro nově navrhované řešení v ISEED zjistila, že současný stav již neodpovídá novým potřebám a procesům narůstajícího počtu objemu listinných a elektronických dokumentů.
1.2. Analýza předchozího stavu příjmu zásilek na CP Denně je na Centrální podatelnu FN Brno doručeno cca 650 zásilek od externích partnerů, tohoto typu: cca 100 faktur (20 doporučených) 80 - 100 doporučených zásilek cca 150 propagačních materiálů 150 - 200 ostatních zásilek 30 - 50 balíků
Doporučené zásilky byly zapisovány do Deníku doporučené pošty, který obsahoval místo podání, podací číslo, adresáta a podpis příjemce. Ostatní zásilky byly roztříděny do poštovních přihrádek jednotlivých pracovišť včetně zásilek pro Pracoviště dětské medicíny (dále jen PDM), Pracoviště reprodukční medicíny (dále jen PRM) a Pracoviště Léčebny dlouhodobě nemocných Bílovice (dále jen LDN). Balíky určené lékárně zapsaly zaměstnankyně Centrální podatelny do zvláštního sešitu a předaly vnitroústavní dopravě k zajištění převozu lékárně. Ostatní zapsaly do Sešitu „Balíky" a proti podpisu vydaly určeným pracovištím. Po celou provozní dobu si poštovní přihrádky jednotlivá pracoviště vybírala, podle potřeby i vícekrát za den. Doporučené zásilky přebíraly útvary oproti podpisu v Deníku doporučené pošty na CP. Zásilky byly Českou poštou doručovány ještě přímo na další dvě detašovaná pracoviště dětské medicíny, kde doporučené zásilky zapsaly a předaly pracovnice pokladny (cca 15 ks) ostatní (cca 90 - 100 ks) rozdělovala Centrální evidence pacientů. Na PRM byly zásilky doručovány na sekretariát ředitele (cca 20 - 30 ks) a odtud byly distribuovány na ostatní pracoviště. Z toho plyne, že veškerá příchozí korespondence měla pouze ruční evidenci, bez možnosti provázání na oběh a historii dokumentu s velkou roztříštěností v nejednosti předávání zásilek v rámci jednotlivých pracovišť. Zejména při zpětném dohledávání, jelikož nebylo možné dokument žádným pomocným nástrojem vyhledat. Často se stávalo, že dokumenty nebyly provázány na číslo jednací a nebyla také dohledána celá historie korespondence, což mohlo způsobit ztrátu souvislostí, zejména v odpovědi odeslané korespondence.
1.3. Analýza předchozího stavu odeslání zásilek na CP Jednotlivá pracoviště nepřetržitě po celý den předávala podatelně zásilky k odeslání, což narušovalo zejména provoz na Centrální podatelně. V pracovní dny byly zásilky odváženy vnitroústavní dopravou na Poštovní úřad 25 ve 14.00 hod., v uzavřených boxech. Jednotlivé útvary FN předaly Centrální podatelně zásilky souhrnně v obalu, na kterém bylo uvedeno pracoviště a nákladové středisko. Ve sloze byly jak zásilky určené adresátům v zahraničí, tak i v tuzemsku, zásilky s doručenkou a doporučené zásilky. Zaměstnankyně podatelny odebíraly jednu slohu po druhé, v deníku vyúčtování nadepsaly příslušné nákladové středisko a po roztřídění (obyčejné zásilky, doporučené zásilky, zásilky s doručenkou a zásilky do zahraničí) došlo k ofrankování zásilek, kde byl poznamenán konečný stav. Doporučené zásilky byly zapsány ručně do Poštovních podacích archů. Poštovnímu úřadu předaly zásilky roztříděné dle velikosti, zvlášť do zahraničí, ofrankované poštovním otiskem, obyčejné a zvlášť doporučené a s doručenkami. Na České poště musela pracovnice pošty za přítomnosti pracovnice podatelny znovu provést kontrolu a do podacích archů v případě doporučené pošty zapsat číslo doporučené pošty, které potom nalepila na připravenou zásilku.
Na konci kalendářního měsíce proběhlo zpracování celkového vyúčtování poštovních nákladů na jednotlivá nákladová střediska, což činilo účtování na 96 nákladových středisek.
2. Spisové uzly Na spisových uzlech existovala pomocná evidence pro příchozí i odchozí poštu db. Korespondence v IS Lotus Notes a to jen v malé míře a dle zvážení důležitosti, což záviselo subjektivně na odpovědném zaměstnanci spisového uzlu. Nebyla zachována historie, nebylo možné dohledat zásilku a to v tak velké organizaci, zvláště pokud se jedná o zdravotnické zařízení, není možné. Z toho důvodu také nadešel čas, aby spisová služba ve FN Brno měla jednotný a operativní systém, který by usnadnil práci a dohledal příslušnou jak provozní, tak zdravotnickou korespondenci.
3. Stav navrhovaného řešení Centrální podatelna/výpravna, spisový uzel v novém ISEED Hlavním cílem zavedení ISEED[4] na Centrální podatelně byla centralizace a automatizace poštovních služeb ve FN Brno, spojená s elektronickou evidencí veškerých dokumentů (písemností, e-mailů, faxů, balíků, apod.). Evidencí se rozumí jak evidence došlých, tak i odchozích dokumentů. Za prioritu se považovalo: Zkvalitnění manipulace s dokumenty ve FN Brno, co do rychlosti evidence. Provázanost systému se stávajícími aplikacemi. Snížení nákladů na administrativu. Evidence veškerých příchozích a odesílaných dokumentů s rozlišením způsobu doručení, charakteru dokumentu, případně dalších atributů (ve FN Brno nebyl přehled o dokumentech doručených jako obyčejná zásilka). Zrychlení oběhu dokumentů ve FN Brno a posílení vnitřního informačního systému. Zajištění komplexní historie dokumentu včetně jeho návazností. Snížení časové náročnosti při předávání dokumentů adresátům (uživatelům). Vytvoření procesů zpracování dokumentů - připomínkování, schvalování, tisk a distribuce. Nahrazení denního soupisu doručených poštovních zásilek předaných organizačním útvarům elektronickým protokolem, elektronicky potvrzovaným adresátem (uživatelem). Zavedení evidence dokumentů vzniklých z vlastní činnosti.
3.1. Centrální podatelna (CP) - návrh nového řešení Pověřený zaměstnanec převezme od České pošty veškerou příchozí poštu. Zaměstnanci CP budou mít přidělené jednotlivé spisové uzly, pro které budou do ISEED postupně zapisovat veškerou přijatou poštu. Obálku dokumentu opatří v den doručení zaměstnankyně podatelny otiskem podacího razítka a parafou, z důvodu dohledání potřebných požadavků, obálku neotevírá. V rámci analýzy bylo rozhodnuto obálky neotevírat, pouze je opatřit podacím razítkem, a to z důvodu zajištění ochrany osobních údajů v rámci zdravotnického zařízení.
Zjistí-li adresát dodatečně po otevření zásilky, která mu byla doručena, že dokument obsahuje další důležité data, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování v ISEED sám přímo na spisovém uzlu. K evidenčním záznamům pořízeným na CP je možné vybrané typy dokumentů naskenovat a připojit. Skenováním vznikne grafický soubor, který se připojí v databázi k evidenční kartě, a tím podstatně vzroste její informační hodnota. Nejenže je možné při práci s evidenčními kartami mít okamžitě dostupné grafické informace, které ani nelze detailně popsat v údajích evidenční karty, ale v mnoha případech naskenovaný obrázek nahradí vlastní originální materiál, se kterým se tedy méně manipuluje. Tím se originál šetří a snižují se rizika jeho poškození (např. faktury Ekonomický odbor). Po zaevidování veškeré pošty pro daný spisový uzel, zaměstnanec podatelny poštu, předá pověřenému zaměstnanci spisového uzlu fyzicky i elektronicky. Je možnost mít na CP samostatnou knihu pošty, ve které by byly zaevidovány např. pouze přijaté faktury.
3.2. Spisový uzel - návrh nového řešení 3.2.1. Přijatá pošta Externí pošta Pověřený zaměstnanec spisového uzlu si z CP převezme veškerou poštu. V rámci informačního systému si z knihy pošty CP převezme evidenční záznamy dokumentů, které fyzicky převzal. K jednotlivým evidenčním záznamům v ISEED postupně může doplňovat zpřesňující údaje, které na CP nevyplnili, případně ani vyplnit nemohli. Následně u každého vyplní pole „Útvar" (NS) a „Určeno komu" - tzn. komu zásilky předává. V případě medicínských i nemedicínských oborů bude ISEED umožňovat elektronicky předat evidenční záznam až přímo konkrétnímu zaměstnanci, který byl určen k jeho vyřízení. Vlastní (interní) pošta V případě vlastní - interní pošty pověřený zaměstnanec z přihrádky na CP tuto poštu vyzvedne a podpisem potvrdí příjem na oběhové obálce. 3.2.2. Odeslaná pošta Externí pošta Pověřený zaměstnanec spisového uzlu v průběhu dne přebírá poštu ze svého spisového uzlu a jednotlivé dokumenty eviduje v ISEED. V případě vyřízení doručeného dokumentu (odpovědi) je nový záznam (odpověď) neeviduje samostatně, ale připojí k doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím.
Po zaevidování veškerých odesílaných dokumentů zaměstnanec spisového uzlu poštu předá souhrnně v obale s uvedením pracoviště a nákladového střediska pověřenému zaměstnanci CP, dle SŘ FN Brno. Vlastní (interní) pošta V případě vlastní - interní pošty pověřený pracovník založí záznam k danému dokumentu v ISEED a zásilku v obalu odnese na CP, zde ji vloží do přihrádky příjemce.
3.3. Výpravna - návrh nového řešení Zaměstnanci CP postupně přebírají poštu k odeslání z jednotlivých spisových uzlů a následně ji rozdělují dle typu zásilky. Pro doporučené a obyčejné zásilky v ISEED připraví seznamy k vypravení. Zásilky položí souhrnně na váhu a ofrankují. Režim stohová váha - stroj umí pracovat s hodnotou úbytku váhy. Není tedy potřeba dávat zásilky po jedné postupně na váhu, ale je možné na ni položit všechny. Po ofrankování všech zásilek frankovacím strojem se vygeneruje u doporučených zásilek strukturovaný soubor a data z tohoto souboru se načtou do seznamu k vypravení v ISEED. K jednotlivým záznamům se načte „výplatné" a „hmotnost". Pro zásilky, u kterých jsou již tyto údaje vyplněné, systém následně umožní tisk podacích archů a odchozí pošta je připravena k předání České poště. Obr. 6. Grafické znázornění práce s ISEED ve FN Brno
4. Implementace informačního systém elektronické evidence dokumentů (ISEED) Informační systém byl implementován 1. ledna 2008, dle jednotlivých etap postupně na všechna pracoviště FN Brno. Informační systém elektronické evidence dokumentů je ucelený víceuživatelský systém. Jako komplex uzlových aplikací řeší problematiku podatelny a výpravny, spisových uzlů (tj. jednotlivých organizačních jednotek, oddělení, sekcí, útvarů), ústřední spisovny s archivem a samotných uživatelů. Dotýká se celé organizace a úzce navazuje na systém lidských zdrojů. Jednotlivé agendy v organizaci jsou provázány a pracují s jednotným datovým systémem, který je společný pro všechny další účastníky informačního systému. Takovýto ucelený systém odstraňuje duplicitu evidovaných údajů, jeho hlavní výhodou je, že všem uživatelům aktuálně poskytuje komplexní informace, a to z libovolného přístupového místa. Systém ISEED může provádět export i import dat do a z jiných aplikací, které daný klient používá, a vzhledem k jeho otevřenosti je zde i možnost propojení se softwarem třetích stran. Informační systém ISEED pokrývá veškeré činnosti spojené s evidencí dokumentů, přidělováním evidenčních a jednacích čísel, předáváním dokumentů mezi jednotlivými útvary a zaměstnanci, vyřizováním dokumentů a jejich následným ukládáním v příručních, útvarových registraturách a ústředních spisovnách. V neposlední řadě umožňuje pozdější vyhledání jakéhokoliv zaevidovaného dokumentu v rámci celé organizace.
4.1. Architektura klient/server
Informační systém je založen na technologii klient/server. V současné době jde o dvouúrovňovou architekturu. Klient, počítač s aplikací, nabízí uživateli grafické rozhraní, aplikační logiku a lokální výpočty. Klient je napojen k databázovému serveru, který zpracovává požadavky na uložení, výběr, zpracování nebo modifikaci dat podle požadavků klienta. Důležitým výsledkem architektury klient/server je značné snížení nároků na objem dat přenášených po síti. Informační systém je z hlediska počtu uživatelů koncipován i pro tak velké organizace jako je FN Brno se šesti tisíci zaměstnanci.
4.2. Databázové prostředí Prostředí poskytuje přímý přístup na relační databázové systémy Microsoft SQL Server, Oracle. Výhodou ISEED je snadný přechod z Microsoft SQL Server do Oracle tam i zpět bez potřeby zásahu do klientských aplikací.
4.3. Uživatelské prostředí Uživatelské prostředí v plné míře respektuje maximální možné přizpůsobení standardům grafického rozhraní (MS WINDOWS). Je uzpůsobeno k intuitivnímu ovládání jednotlivých aplikací, umožňuje možnost obsluhy i bez použití myši. Uživatel z větší části využívá pouze svých znalostí z obsluhy systému Windows. ISEED odpovídá platným právním předpisům, respektuje příslušná ustanovení zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a rovněž vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby.
4.4. Základní informace k Informačnímu systému elektronické evidence dokumentů ISEED je moderní, výkonný a bezpečný systém sloužící k efektivnímu vedení důsledné evidence veškerého písemného a elektronického materiálu, který vzniká přijetím dokumentů z vnějších zdrojů a vlastní činností organizace. ISEED má komplexní řešení spisové služby. Řeší veškeré souvislosti spojené se vstupem a výstupem, zpracováním a oběhem dokumentů v organizaci, jejich skartací v ústřední spisovně a případnou archivací. Nedílnou součástí mechanismů ISEED je i uživatelsky jednoduchá práce s informacemi o uložených spisech a samozřejmá možnost digitalizace dokumentů s možností jejich následného použití v elektronické podobě. ISEED je otevřený systém umožňující zakomponování většiny standardních systémů DMS (Document Management Systems) se správou podnikového obsahu ECM (Enterprise Content Management) [6]. Management/správa - apeluje na řízení, evokuje mít snahu „mít pod kontrolou", „efektivně využívat" Enterprise/podnikový - zdůrazňuje celosystémový charakter řešení. Kontent/obsah - zahrnuje všechny informační zdroje, které se v organizaci nacházejí, bez ohledu
na jejich formu (elektronickou, listinou) a formát (text, obraz, zvuk apod.)
4.5. Přínosy ISEED Jednoznačná identifikace dokumentů přidělovaným evidenčním číslem, bezpečnost uložených dat, zavedení optimalizace při pohybu veškeré dokumentace veFN Brno, využívání databáze organizační struktury, funkčních míst a zaměstnanců FN Brno v hierarchické podobě, možnost automatické změny organizační struktury ve vazbě na informační systém lidských zdrojů, přehled o stavu zpracování dokumentu, úplný přehled o veškerých dokumentech, možnost definování procesních kroků, pro dané kategorie, a dokumentů, důsledné sledování procesních kroků při pohybu dokumentu mezi spisovými uzly i zaměstnanci, určení odpovědnosti a sledování včasného vyřízení daného dokumentu, sledování historie o pohybu dokumentu a spisu vorganizaci, možnost kategorizace veškerých zaevidovaných dokumentů dle nastavených kritérií, snadné intranetové vyhledávání jednotlivých dokumentů a spisů, vyhotovení statistického přehledu o uložených datech, možnost definování operativního zastupování na jednotlivých funkčních místech a vytváření virtuálních pracovních skupin napříč organizací, možnost definování přístupových rolí, možnost přidělování uživatelských práv pro vlastní zpracování spisů a písemností ve vazbě na funkční místa, možnost přidělování přístupových práv i na úrovni správců spisových uzlů (vedoucí, sekretářka), možnost převzetí autorizace uživatelů zexterní správy informačního systému (login a heslo), tvorba a využívání databáze externích subjektů komunikujících sFN Brno (adresář), podpora standardních dokumentačních skenerů (jednostranných i oboustranných), ukládání digitální podoby (skenu) spisů a písemností libovolně vprůběhu životního cyklu dokumentu, tvorba, editace a následné ukládání dokumentů velektronické podobě, optimalizované ukládání a následné zobrazování digitalizovaných spisů po jednotlivých stranách, získání minimálně základních informací ke každé evidenční kartě na každém zmodulů. ISEED v závislosti na přidělených právech umožňuje: možnost zakládání hromadné korespondence (rozdělovníky), možnost přidělování a sledování termínů pro vyřízení dokumentu smožnou vazbou na zákonem určené termíny, vytváření spisů, které mohou obsahovat dokumenty vztahující se kdané události, zařazování spisů do virtuálních složek, dle věcného členění, sledování vazebních evidenčních čísel, možnost zařazování různých elektronických dokumentů do centrálního datového úložiště, schopnost systému ukládat libovolné typy souborů do centrálního úložiště, dle dohodnutých
pravidel, vytváření předávacích seznamů spisů do ústřední spisovny, přejímání a následné ukládání spisů vústřední spisovně, následné vyhledávání zaevidovaných dokumentů, definování různých typů úložných jednotek pro různé typy dokumentů a jejich následná identifikace, možnost zpětného vkládání již uložených spisů (úložných jednotek) v ústřední spisovně, sledování úložných míst v ústřední spisovně a archivu včetně optimálního vytížení, centrální správa spisového a skartačního plánu jednotlivých typů dokumentů (druh dokumentu, skartační znak a lhůta), provádění skartace a archivace podle platného archivního zákona, zajištění vazby na archivní informační systém (státní archivy).
4.6. Popis aplikačního řešení Informační systém ISEED se skládá ze dvou základních modulů zajišťující veškeré činnosti související s vedením spisové služby v organizaci. 4.6.1. Modul Podatelna/Výpravna (ISPI_PV) V rámci podatelny systém zajišťuje centrální příjem, eviduje přijaté dokumenty a dále umožňuje jejich přerozdělení do jednotlivých spisových uzlů. Výpravna přebírá poštu ze spisových uzlů, eviduje dokumenty určené k odeslání a zprostředkovává jejich expedici prostřednictvím subjektů zajištujících poštovní služby (Česká pošta, expres. služby atd.). Procesy stanovené na Centrální podatelně: evidence příchozích dokumentů, přidělení pořadového čísla, rozdělení dle typu (doporučená, obyčejná, kurýrní apod.), použití předvyplněných záznamů jako výchozích hodnot pro nově vytvářené záznamy, roztřídění pošty, dle organizační struktury, předání pošty jednotlivým spisovým uzlům, převzetí pošty ze spisových uzlů, roztřídění pošty přijaté kvypravení, předávání a načítání informací zpřipojených frankovacích strojů, vypravení a tisk podacích archů, možnost zpětné kontroly o vyřízení pošty sdoručenkou, tisk sestav a přehledů (smožností jejich definování) týkajících se jednotlivých funkcí podatelny a výpravny, 4.6.2. Modul Spisový uzel (ISPI_SA) V rámci spisového uzlu systém zajišťuje veškeré činnosti spojené s evidencí pošty (doručené i vlastní), jejím přidělením v rámci dané organizační jednotky a následnou kontrolou souvisejících úkolů, předáváním dokumentů ostatním organizačním jednotkám a výpravně a rovněž s jejich zatřiďování, podle spisového a skartačního plánu (přidělováním spisového a skartačního znaku a
skartační lhůty). Modul spisový uzel (ISPI_SA) je instalován na všech pracovních stanicích zapojených do systému ISEED a každý konkrétní zaměstnanec je vybaven přístupovými právy. Procesy stanovené na spisovém uzlu: příjem a zaevidování externích dokumentů, příjem dokumentů zpodatelny a z jiných organizačních jednotek (spisových uzlů), doplnění a upřesnění údajů na evidenční kartě dokumentu, použití předvyplněných záznamů jako výchozích hodnot pro nově vytvářené záznamy, přerozdělení dokumentů v rámci spisového uzlu (organizační jednotky), předávání již zaevidovaných záznamů vrámci FN Brno bez nutnosti jejich nového vyplňování vytváření a evidence nových dokumentů určených kodeslání, hromadné rozesílání dokumentů pomocí definovaných rozdělovníků, určení způsobu vyřízení a zpracování doručenek, přímé odesílání dokumentů externím subjektům, předávání dokumentů na výpravnu a jiné organizační jednotky, definice požadovaných termínů vyřízení, dle druhu dokumentu, určení zodpovědných funkčních míst pro vyřízení dokumentu, možnost přidělování čísel jednacích jednotlivým dokumentům, definování spisového a skartačního znaku a lhůty podle spisového plánu, přidělování uživatelských práv a rolí pro spisový uzel, tisk sestav a přehledů (smožností jejich definování) týkajících se jednotlivých funkčností spisového uzlu včetně jmenného a věcného rejstříku, zpracování statistických údajů.
5. Přijímání a ukládání elektronických dokumentů na spisových uzlech a v ústředních spisovnách formou Datové schránky Datová schránka FN Brno byla zřízena v měsíci dubnu 2010. Obsluhu datové schránky FN Brno zajišťuje vedoucí Oddělení spisové služby nebo jím pověřený zástup, který zprávy třídí a vkládá do ISEED. Modul WISPI_DS je implementován jako přídavný modul k ISEED. Veškeré datové zprávy předané pomocí ISDS do schránky fakultní nemocnice jsou vyzvednuty a přeneseny do modulu WISPI_DS, v kterém jsou uloženy do centrálního úložiště datových zpráv. Následně je datová zpráva přenesena do modulu ISEED Podatelna/Výpravna, ve kterém je zpracována standardním způsobem jako klasická doporučená pošta. Pověřený zaměstnanec určí cílový spisový uzel, kterému je datová zpráva předána k vyřízení. Samotné přílohy datové zprávy jsou uloženy jako součást metadat[7] evidenční karty v ISEED, v kterém jsou také vyřízeny. Evidenci, příjem a odesílání datových zpráv v ISEED popisuje pracovní postup. [8] Doručená datová zpráva v ISEED je originál, obsahující komplexní datovou zprávu z informačního systému datových schránek. Případný výtisk dopisu z přílohy datové zprávy (pokud nedojde k autorizované konverzi), je pouze kopie a je tak s ní nakládáno. Systém datových schránek k datovým zprávám dodává časová razítka a jejich identifikaci, díky čemuž je možné prokazatelně i v budoucnu ověřit originalitu, původ a čas odeslání datové zprávy.
Ověřování datové zprávy - autenticity a neporušenosti obsahu je zahrnuto ve funkcionalitě Informačního systému datových schránek. Doručené dokumenty v digitální podobě nebo vzniklé z vlastní činnosti se v den kdy byly doručeny nebo vytvořeny, opatří prostřednictvím ISEED jednoznačným identifikátorem, který je s daným dokumentem spojen a zajišťuje nezaměnitelnost dokumentu. Jednoznačný identifikátor má podobu alfanumerického kódu a obsahuje vždy označení nebo zkratku označení organizace, tak aby splňoval podmínky stanovené podle §5 odst.5 vyhlášky č. 191/2009 Sb. U doručených digitálních dokumentů se v ISEED ověří platnost uznávaného elektronického podpisu, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka a platnost kvalifikovaného certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu. Zaznamenané údaje o výsledku ověření se uchovávají spolu s doručeným dokumentem v digitální podobě. Odesílání datových zpráv z FN Brno je možné využívat vůči orgánům veřejné moci. Tento proces je bezplatný. Dokument musí být ve formátu PDF typu A, opatřený elektronickým podpisem[9], založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaným akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb. Pro možnost zasílání datových zpráv jiné právnické osobě, je nutné zřídit službu od České pošty s.p. - Poštovní datová zpráva. Tato služba i každá odeslaná zpráva je však zpoplatněna. Při odesílání datové zprávy vytvoří zaměstnanec výpravny metadata v ISEED, přiloží elektronickou přílohu, vyplní adresu, včetně čísla datové schránky příjemce a předá na výpravnu. Proces je úplně stejný jako u odesílání klasické pošty a hromadně odešle všechny datové zprávy do systému ISDS. Na základě zadaných údajů modul vyhledává čísla datových schránek příjemců zpráv, ověřuje platnost již dříve vyhledaných datových schránek včetně vazebních údajů, zjišťuje seznam došlých doručenek, ověřuje odesílané zprávy, které přes datovou schránku prošly a rovněž ověřuje i zprávy doručené od jiných subjektů. Vstupovat do modulu je umožněno pouze oprávněným uživatelům, a to na základě přístupových práv. Rovněž předávání a přebírání zpráv mezi datovou schránkou a „knihami pošty" v ISEED se provádí na základě nastavení pro jednotlivé „knihy". Možnosti datového úložiště: objektově orientovaný přístup k datům, data jsou členěna do hierarchické struktury, každému uzlu datového úložiště je možné připojovat metadata (např. klíčová slova, dodatečný textový popis, atd.), data uložena v datovém úložišti je možné mezi sebou propojovat a mohou tak vznikat sémantické vazby, možnost verzování dat uložených v úložišti, a s tím spojená historie uloženého dokumentu, a možnost kdykoliv se vrátit k původní verzi, možnost fulltextově vyhledávat v datech uložených v úložišti pomocí nástroje Lucene (schopnost indexovat soubory typu pdf, doc, rtf...), možnost pokládat dotazy do úložiště pomocí standardních nástrojů jako např. XPath. Dokumenty uložené v úložištích doručených a odeslaných datových zpráv se uchovávají minimálně po dobu tří let.
6. Provozní úložiště elektronických dokumentů Provozní úložiště elektronických dokumentů v rámci spisových uzlů tvoří servery daných informačních systémů, ve kterých evidence a oběh dokumentů probíhá. Disková pole těchto provozních serverů jsou denně zálohována pracovníky Centra informatiky FN Brno, aby se zamezilo ztrátě těchto důležitých dat při případné poruše diskového pole. Disková pole jsou navíc ještě „zrcadlena" tak, aby v případě poruchy jednoho diskového pole, automaticky ihned přebralo provoz serveru pole druhé. Tímto zabezpečením nedochází k výpadkům informačních systémů s dopadem na uživatele.
7. Trvalá archivace fyzických a elektronických dokumentů Členové skartační komise nejprve vytřídí dokumenty se skartačními znaky „A" a „S" a zpracují jejich samostatné seznamy. U dokumentů se skartačním znakem „V" vyberou ty, které navrhnou vybrat k trvalému uložení v oblastním archivu, pro který zpracují seznam. Rozhodnutí k trvalé archivaci fyzických dokumentů[10] probíhá v rámci řádného skartačního řízení, kde je provedena odborná prohlídka dokumentů, a jsou vybrány za celé zdravotnické zařízení dokumenty k trvalému uložení do příslušného oblastního archivu. Jedná se o celonemocniční dokumenty s trvalou platností, které dokumentují historickou hodnotu celého zdravotnického zařízení a předávají se ve formátu PDF A.
Závěr Komplexní informační systém elektronické evidence dokumentů spisové služby ve FN Brno doznal od jeho vzniku řadu pozitivních ukazatelů. Spuštěním ostrého provozu začátkem roku 2008 se otevřela celá řada možností v nastavení evidence listinných i elektronických dokumentů. Implementací modulu podatelna/výpravna, spisový uzel a Ústřední spisovna došlo k zavedení jednoznačné identifikace zaevidovaných dokumentů s možností přidělování čísel jednacích. Modul podatelna/výpravna nastavil komplexnost v přijímání a odesílání korespondence s propojením na frankovací stroj, který usnadnil načítání výplatného do nového informačního systému, a tak přiřazení přesné částky o vyfrankování příslušnému nákladovému středisku. Také se velmi pozitivně osvědčilo generování poštovních archů pro Českou poštu, které musely být dříve vyplňovány ručně a znovu na České poště kontrolovány. Největším pozitivem celého systému je sledování historie dokumentu o pohybu po organizaci. Systém umí přesně sledovat jeho historii, kde se momentálně dokument nachází, jaký má termín splnění a zda na něho byla odeslána odpověď.
Jelikož FN Brno je velká organizace se třemi detašovanými pracovišti, je tento systém velkým přínosem nejen pro zaměstnance podatelny, ale hlavně i pro zaměstnance na spisových uzlech. Odpovědné osoby na spisových uzlech si mohou předávat korespondenci i mezi sebou a nemusí tak zatěžovat podatelnu. Modul spisový uzel má také spoustu funkcí, které usnadňují práci s korespondencí a pomáhá kvalitněji a uceleněji přijímat a odesílat korespondenci. V minulém roce byla ve FN Brno zavedena i Datová schránka, která byla propojena na informační systém elektronické evidence dokumentů. Nyní se dokumenty začaly jednoznačně dělit na listinné a digitální. Jelikož v dnešní době převládají digitální dokumenty, tak i naše zdravotnické zařízení přistoupilo na novou strategii a snaží se v rámci provozní i zdravotnické dokumentace nastavit heslo „nemocnice bez papírů". I z tohoto důvodu se započalo implementací informačního systému tak, aby se získala v rámci všech ukládaných a generovaných dokumentů metadata, která zajistí identifikaci fyzického i elektronického dokumentu. V současné době jsou všechny papírové dokumenty v archivech vedeny v jednotném informačním systému spisové služby s přípravou návazností s dotažením metadat, až do digitálního archivu Ústřední spisovny. S tím je samozřejmě spojená i poslední část, a to skartace dokumentů fyzických a výmaz elektronických dokumentů. Nad jejich dohledem stojí závazně interní nařízení směrnice Spisový řád FN Brno a jeho spisový a skartační plán, který musí myslet na obojí podobu dokumentů. V současné době jsou v řešení dva velké projekty a to archiválie elektronické provozní dokumentace, které dokumentují historii celé organizace. A druhým velkým projektem je rovněž dořešení vedení zdravotnické dokumentace výlučně v elektronické podobě a její uložení v elektronickém provozním úložišti ústřední spisovny. Diplomová práce shrnuje pětiletou zkušenost s nakládáním listinných a digitálních dokumentů v tak velké organizaci jako je FN Brno. Použité zdroje: BABIČKA, Václav. Doplnění metodického pokynu k vyhotovování dokumentů na trvanlivém papíru [online]. 2011, [cit.2011-03-17]. Dostupný www: http://www.mvcr.cz/clanek/metodicky-pokyn-kvyhotovovani-dokumentu-na-trvanlivem-papiru.aspx FRÝDLOVÁ, Miroslava, HÁŠOVÁ, Kateřina. Informační systém spisové služby - IS SSL. Systémová integrace. 2006, roč. 13, č. 1, s. 81-84. LIDINSKÝ, Petr. eGovernment bezpečně. 1. vyd. Praha: Grada, 2008. 145 s. MATES, Pavel, SMEJKAL, Vladimír. E-government v českém právu. Praha: Linde, 2006. MAZLOVÁ, Tamara. Spisová služba v elektronické podobě. IT Systeme. 2006, roč. 8, č. 1-2 Národní archiv. Národní archiv [online]. 2005 [cit. 2011-03-15]. Organizace archivu. Dostupné z WWW:
. 244 s. PSOHLAVEC, Stanislav. Přednosti a rizika digitálních dokumentů. Ikaros [online]. 2005, roč. 9, č. 12. [cit. 2011-02-19]. Dostupné z WWW: . URN-NBN: cz-ik2064. ISSN 1212-5075.
RYLICH,Jan. Datové schránky aneb ISDS za dveřmi. Ikaros [online]. 2009, roč. 13, č. 6 [cit. 06.04.2011]. Dostupný z WWW: . URN-NBN:cz-ik5546. ISSN 1212-5075. SMEJKAL, Vladimír. Datové schránky v právním řádu ČR. 1. vyd. Praha: ABF, 2009. 176 s.
[1] Správa podnikového obsahu jsou strategie, metody a nástroje sloužící k získání, řízení, uložení, zachování a doporučení obsahu a dokumentů vztahujících se k procesům organizace. [2] Metadata se rozumí data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času, tj. soubor informací o dokumentu, pořizovaný zčásti manuálně, zčásti elektronickým systémem spisové služby. [3] Příjem, evidence a odesílání zásilek v ISEED - pracovní postup. [4] BUDIŠ, Petr. Elektronický podpis a jeho aplikace v praxi. 1.vyd. Olomouc: Anag, 2008.157s. [5] BABIČKA, Václav. Doplnění metodického pokynu k vyhotovování dokumentů na trvanlivém papíru [online]. 2011, [cit.2011-03- 17]. Dostupný www: http://www.mvcr.cz/clanek/metodickypokyn-k-vyhotovovani-dokumentu-na-tr... [6]MAZLOVÁ, Tamara. Spisová služba v elektronické podobě. IT Systeme. 2006, roč. 8, č. 1-2 [7] FRÝDLOVÁ, Miroslava, HÁŠOVÁ, Kateřina. Informační systém spisové služby - IS SSL. Systémová integrace. 2006, roč. 13, č. 1, s. 81-84. [8] Projektová zpráva - návrh řešení <27.6.2006>. [9] Konečný návrh řešení - zpráva pro vedení FN Brno < 27. 6. 2007>. [10] Nabídka ISPI 2005 spol. Bach systemes. s.r.o. Štítky: digitalizace, legislativa, archivace, Spisová služba, automatizovaná spisová služba, systémy správy dokumentů, digitalizace dokumentů
