Kompetenční modelování v praxi (v návaznosti na efektivní veřejnou správu) část 3 Projekt: Dílna kompetencí města Uherské Hradiště Uherské Hradiště, 9. 6. 2011, 16.6. 2011 Ing. Milan Půček, MBA, PhD. Tento projekt je spolufinancován ESF prostřednictvím OPLZZ a rozpočtem města Uherské Hradiště
Témata 08:00 – 12:00
témata: 1. úvod - vládní strategie Smart Administration z hlediska způsobilosti (kompetentnosti) úředníků
2. informace o projektu 3. kompetenční modelování a efektivní veřejná správa 4. personální procesy 5. kompetence (způsobilost) 6. příklady (kompetence v rámci projektového řízení dle IPMA; příklad propojení s odměňováním)
12:00 -
7. stav kompetenčního modelování v UH 8. opakování a individuální konzultace
A. Proč má smysl mluvit o efektivní správě Hlavní argumenty: 1. Přispívá k rozvoji území, pomáhá bránit devastaci území 2. Pomáhá nacházet „správné věci“ a provádět je „správně“ (viz model „dělat správné věci správně“) 3. Je jedním z předpokladů dosahování dobrých výsledů pro občany a společnost 4. Pomáhá získávat i šetřit finance Ve všech těchto argumentech hrají rozhodující roli 3 schopnosti, ochota, znalosti (kompetence) pracovníků.
Vymezení pojmů Rozvoj území (respektující zásady udržitelného rozvoje) usiluje o vyvážený vztah podmínek (1)pro příznivé životní prostředí, (2)pro hospodářský rozvoj a (3)pro soudržnost společenství obyvatel území.
Správa území je soubor činností a aktivit vykonávané v daném území státem, kraji či obcí v přenesené i samostatné působnosti dle platné legislativy. Při správě mají být respektovány principy dobrého vládnutí (good governance) nebo „chytré“ veřejné správy (smart administration).
4
Proč má smysl mluvit o efektivní správě: (1) Zajistit rozvoj území, zabránit devastaci krajiny Selhání při řízení vztahu „společnost – příroda“ a „příroda – společnost“ přírodní krajina původní krajina
umělá krajina
extenzivně kultivovaná krajina
přeměněná krajina
intenzivně kultivovaná krajina postupný rozklad na části s dominujícími funkcemi
zemědělská krajina
urbanizovaná krajina
rekreační krajina
krajina spec. funkcí
kvalita řízení a plánování rozvoje území samovolný či špatně řízený tlak společnosti
devastovaná krajina velké náklady rekultivace krajina druhotně kultivovaná
racionalizace a optimalizace vztahu společnost - příroda dlouhodobě intenzivně kultivovaná kulturní krajina
typy krajiny různých fází vývoje tlak společnosti hlavní směry vývoje krajiny ostatní směry vývoje krajiny
5
Proč má smysl mluvit o efektivní správě: (2) „Dělat správné věci správně“
„Dělat (vybrat) správné věci“ je úkolem zejména zastupitelů města.
Dělat (vybrat) správné věci
Správně je provádět
Pomáhá strategické plánování, BSC …
„Správně komunikovat“ je úkolem nejen zastupitelů a úřadu, ale všech zúčastněných. Pomáhá například místní Agenda 21
„Správně je provádět“ je úkolem zejména úřadu a organizací města. Pomáhá například ISO, CAF, …
Správně komunikovat (s veřejností)
Úspěch vyžaduje zvětšovat průnik – dělat správné věci správně a správně komunikovat
6
Dělat „správné věci“ – měl by určovat strategický plán Dělat správné věci – znamená vybrat a prosadit (schválit) nejpotřebnější či nejdůležitější: -investice, -aktivity, -veřejné služby, -opatření, -legislativu (předpisy obce) atd., a to v optimálním rozsahu. Co je považováno za „správnou věc“, záleží na: -hodnotovém rámci člověka, - na jeho zkušenostech a vzdělání, -politické orientaci atd. Například pravicově orientovaný politik může považovat za „správné věci“ jiné aktivity (investice, zákony, …) než levicový politik, křesťanský politik či stoupenec „zelených“. Samozřejmě ve fázi výběru a schvalování „správných věcí“ je nezbytné zapojení veřejnosti. 7
Dělat „správné věci“ - měl by určovat strategický plán Na místní (a částečně i na krajské) úrovni bývá dohoda o tom, co jsou „správné věci“, snadnější: tedy například u města dohoda o (a)rozsahu investic (například do vybavenosti sídlišť, chodníků či místních komunikací, sportovních zařízení, majetku města atd.), (b)míře podpory a rozsahu poskytovaných veřejných služeb v komunální oblasti (svoz odpadu, čistota města atd.), v oblasti školství, kultury a sportu, v oblasti bezpečnosti a prevence kriminality, v sociální oblasti (c)dohoda v dalších oblastech atd. Obvykle se tato dohoda promítá do strategického nebo střednědobého plánu.
8
Dělat „správné věci“ - měl by určovat strategický plán
Výběr „správných věcí“ (které se mají promítnout do strategického plánu) také závisí na mnoha limitujících faktorech, například (a)finančních limitech (rozsah zdrojů, které máme k dispozici v daném období), (b)přírodních limitech daného území, územních rezervách a ostatních limitech území (často definovány územním plánem obce či zásadami územního rozvoje kraje), (c)limitech daných platnou legislativou, (d)termínech, časových možnostech či „načasování“, (e)limitech, které jsou dány platnými smlouvami, dalšími závazky a rozhodnutími v minulosti, atd., (f)ostatních omezeních.
9
„Správně věci provádět“ Pokud jsou vybrány a schváleny „správné věci“, je nezbytné je provádět správným způsobem. Zatímco výběr „správných věcí“ je spíše v odpovědnosti politických představitelů, správné provádění by mělo být činností manažerů a úředníků ve veřejné správě. Správné provádění je otázkou promyšleného řízení a inovování. Zahrnuje zejména nutnost (a) monitorovat či měřit dosahování „správných věcí“ – tedy cílů a jejich indikátorů, (b) z hlediska samotné činnosti, investice či veřejné služby provádět vše efektivně, výkonně, kvalitně, v přiměřených lhůtách, (c) z finančního hlediska provádět vše hospodárně, efektivně a účinně.
10
„Správně komunikovat“ Třetí a stejně důležitou částí modelu je správná komunikace s veřejností, a to jak v oblasti - výběru a schvalování „správných věcí“, - tak v oblasti správného provádění. Z hlediska zapojování veřejnosti a komunikace s ní existuje celá řada možností a standardů, jak postupovat. Na místní úrovni je to například - místní Agenda 21, projekt Zdravé město - městský (či regionální) marketing, - různé techniky šetření názorů veřejnosti včetně šetření spokojenosti atd.
11
Komunikační kanály - příklady
Název komunikačního kanálu (pro informování a komunikaci s občany a veřejností) 1. Úřední a běžná komunikace Běžná korespondence a vyřizování žádostí Poskytování telefonických a osobních informací Úřední deska města Vyřizování stížností Zpravodaj města Informační vývěsky města Hlášení v městském rozhlase ….
Obecná použitelnost při strategickém a jiném plánování Ano – např. odpověď na písemný dotaz Ano Ano Ano Ano Ano Ano – např. informace o veřejném projednávání 12
Komunikační kanály - příklady Název komunikačního kanálu (pro informování a Obecná použitelnost při strategickém a komunikaci s občany a veřejností) jiném plánování 2. Elektronická a obdobná komunikace: Internetové stránky města
Ano
Internetové stránky IC, projektů, městských organizací atd.
Ano
Facebook města
Ano – např. pozvánky na veřejné projednávání Ano Ano – např. pozvánky na veřejné projednávání
Rozesílání e-mailových zpráv Rozesílání SMS
13
Komunikační kanály - příklady Název komunikačního kanálu (pro informování a komunikaci s občany a veřejností)
Obecná použitelnost při strategickém a jiném plánování
3. Práce s médii Vydávání tiskových zpráv Pořádání tiskových konferencí
Ano Ano
Články v tisku, časopisech Televize a rozhlas Inzerce …. 4. Veřejná projednávání, kampaně, ankety a další způsoby komunikace
Ano Ano Ano
Veřejná projednávání, veřejná setkání
Ano
Kulaté stoly Informační kampaně Komunitní plánování Šetření a ankety Letáky / brožury Výstavy, modely, vizualizace ….
Ano Ano Ano Ano Ano Ano
14
Proč má smysl mluvit o efektivní správě: (3) Orientace na výsledky
V čem jsme se poučili ze sportu Trojúhelník, který podmiňuje výkonnost sportovce: Píle – Talent - Podmínky Příležitosti
Rizika
16 12 8
Výsledky / Cíle
4
Píle
0
Silné stránky sportovce 1 sportovce 2
Talent
Čím větší plocha trojúhelníku – tím větší šance na dobrý výsledek.
Podmínky
Pro úroveň jednotlivce (pracovníka) je trojúhelník svojí konstrukcí prakticky totožný s trojúhelníkem sportovce. Tedy píli převedeme jako píli a pracovitost. Talent převedeme jako schopnosti, talent, zkušenosti, kvalifikaci a znalosti. Podmínky převedeme jako podmínky pro práci. Jak tuto zkušenost uplatnit na obec? „Píli“ převedeme jako Pracovitost (operativní řízení) „Talent“ převedeme jako Strategie (strategické řízení) „Podmínky“ převedeme jako Podmínky (zdroje, partnerství, možnosti,…)
15
Orientace na výsledky pro občany a společnost:
Převod na úřad / obec SWOT jinak: Příležitosti/ rizika
Příležitosti: využívat
(vnější vlivy) _________
Silné/ slabé stránky
8 4
Pracovitost (operativní řízení)
0
Rizika: snižovat
Výsledky / Cíle Strategie (strategické řízení)
(vnitřní vlivy)
Podmínky (zdroje, partnerství, možnosti,…)
SWOT: Kromě silných/ slabých stránek (pracovitost, strategie, podmínky) ovlivňují výsledky také příležitosti a rizika. Příležitosti je třeba systematicky využívat. Rizika je třeba systematicky snižovat. K tomu všemu je důležité mít potřebné znaloti.
16
Proč má smysl mluvit o efektivní správě: (4) Co můžeme ovlivnit efektivní správou v rozpočtu města (zjednodušené zobrazení) VÝDAJE:
PŘÍJMY:
Běžné výdaje
Daňové příjmy
(platy; povinné pojistné; nákup zboží a materiálu; nákup energií; dopravní obslužnost; nákup služeb; výdaje na opravy a údržbu; dotace, příspěvky, dary; příspěvky přísp. organizacím; dotace veřejným rozpočtům; sankč. platby; úroky a fin. výdaje)
(výlučné daně; sdílené daně; místní poplatky; správní poplatky)
Nedaňové příjmy
Rozpočet
(příjmy z vlast. činnosti; příjmy z nájmu; odvody přísp. organizací; úroky; sankční platby; prodej neinvestič. majetku; splátky půjček)
Schodek/Přebytek
Kapitálové příjmy (prodej investičního majetku; prodej akcií a majetkových podílů)
Kapitálové výdaje (pořízení hmotného majetku; pořízení nehmotného majetku; nákup pozemků; akcie a majetkové podíly; dotace a příspěvky; investiční půjčky)
Řeší se např. přijetím úvěru
Dotace - nárokové - účelové (granty) 17
Proč má smysl mluvit o efektivní správě:
Pomáhá získávat prostředky Jednotlivé fáze řízení projektu financovaného ze strukturálních fondů ů 1. Plánování,
zpracování a podání žádosti (co, proč, jak, kdy, kde, za co, s kým provádět)
4. Vyhodnocení, ukonč čení doúč čtování, následné kontroly
Fáze dotač čního projektu
Cyklus projektového řízení 2. Čekání na rozhodnutí (schvální/neschválení/ odmítnutí/úprava podmínek)
3. Realizace: řízení a kontrola projektu (splnit cíle, dodržet harmonogram a rozpočet)
18
Součástí efektivní správy jsou jsou úspěšné projekty Úspěšný projekt
Splnění cíle
Příklady: -splnění cílových hodnot -splnění všech aktivit -splnění výstupů, výsledků, dopadů -splnění monitorovacích parametrů
Dodržení termínu a aktivit
Příklady: -dodržení časového harmonogramu -dodržení konečného termínu -dodržení harmonogramu aktivit
Dodržení nákladů
Příklady: -dodržení rozpočtu projektu -splnění finančních ukazatelů projektu
19
Rozpočet
!
!
O
Termíny, aktivity Výstupy/výsledky
O O
OK OK
O
!!
Marketing cest. ruchu Rekvalifikace
Příklad názvu projektu:
Metropolitní síť Odkanalizování Regenerace
Controlling/reporting projektů (a strategického plánu) Vysvětlivky: OK – vše v pořádku, žádné problémy O – v pořádku, problémy operativně řešíme O OK ! – ohroženo OK OK !! – velký problém OK OK
Ve fázi realizace je třeba se zaměřit na kontrolu plnění: - cíle projektu (v projektu se promítne do výstupů, výsledků nebo monitorovacích parametrů), - dodržování rozpočtu projektu, - dodržování harmonogramu aktivit.
20
B. Analýza – velký pomocník pro efektivní veřejnou správu Některé analytické metody • různé druhy analýzy dat a dostupných zdrojů (např. analýza dat na internetu) • SWOT analýza (analýza silných a slabých stránek, příležitostí a rizik) • analýza pomocí geografického informačního systému • analýza kladů a záporů (silných a slabých stránek) • analýza aktérů • analýza cílových skupin • analýzy rizik • analýza příčin a následků 21
SWOT analýza Klady
Zápory
Slabé stránky
Příležitosti
Rizika
Vnější vlivy
Vnitřní vlivy
Silné stránky
22
SWOT analýza - alternativa Klady
Zápory
Slabé stránky
Příležitosti
Rizika
Budoucnost
Současnost
Silné stránky
23
Analýza rizik a příčin jejich vzniku
Proces/ činnost
Investiční činnost
Možné riziko
Korupce Porušení zákona
Důsledek realizace rizika
Příčina vzniku rizika
Vyšší cena prací Úplatnost rozhodovatelů Pokuta nebo vyšší Neznalost cena prací Obcházení zákona z důvodu urychlení atd.
Existuje v součas. opatření k zabránění Význam Četnost Pravděpodobnost odhalení Úroveň rizika
Současný stav
Dodrž. 10 5 zákona Dodrž. 5 2 zákona Dodrž. 5 5 zákona
6 300 4 40 4 100
Návrh opatření
Losování členů komise Pokutovat odpovědné pracovníky 24
Analýza cílových skupin - příklad Č
Cílová skupina
Očekávání
Způsob komunikace
Opatření
1
2
25
Využití diagramu příčin a následků k hledání správných priorit a cílů nebo opatření příčina 1 až x
možná opatření 1 až x
problém = důsledek příčin
Poznámka: Diagram příčin a následků (jiný název „rybí kost“ nebo Ishikawův diagram) je jednoduchý grafický nástroj pro řešení problémů, tedy hledání příčin problémů a návrhu opatření. 26
Využití diagramu příčin a následků k hledání správných priorit a cílů nebo opatření časté oblasti příčin vybavení
příklady možných opatření
zákazníci/ občané
prostředí
organizační změny
personální změny
problém = důsledek příčin
pracovníci
postup práce, organizace a řízení
Možné problémy k řešení: - Snižování počtu obyvatel, - Čistota sídlišť - Malé pracovní příležitosti atd.
školení pracovníků
změna vybavení
změna postupu práce
27
7. Další souvislosti : Metodický postup řešení problémů a změn
Začátek: Mám problém (nebo řeším změnu)
Shromáždi informace o problému (nebo o změně) ano Znám příčiny problému a správné řešení? ne ano Řešil tento problém někdo, od koho se mohu učit? ne Analyzuj problém (změnu) a najdi příčiny problému pomocí postupu, který vede k úspěchu („selský rozum“, diagram příčin a následků, brainstorming, ...)
Uč se od jiných (např. benchlearning/benchmarking, řízení znalostí, ...)
Naplánuj opatření a postup (včetně monitorovacích parametrů), proveď jej (řízení projektu či změny), proveď vyhodnocení Byl problém odstraněn (došlo ke zlepšení)? Je změna zavedena?
Zajisti trvalé zavedení, zaznamenej ano způsob řešení, odměň řešitelský tým
ne Konec: Problém odstraněn (změna zavedena)
28
C. Další souvislosti : Procesní model: procesní přístup Město nebo městský úřad Vize, strategie, plány
Občané /
zákazníci
Daňoví poplatníci (občané, právnické, fyzické osoby)
Požadavky Stát a jeho systém přerozdělování
Legislativa a požadavky na poskytovatele
Řídící procesy (řízení zdrojů, rozpočet, měření, odměňování ...) Hlavní procesy (hodnototvorné nebo týkající se zákazníka / občana) Podpůrné procesy (ITC, nákup, …)
Požadavky Hospodárnost Vstup
Zpětná vazba Výstupy/ Výsledky procesů: - Kvalitní služba (případně produkt) - Změna kvality života v obci / kraji
Kompetence, zdroje, znalosti, partnerství
Procesy organizace
Vliv (dopad) na: Spokojenost - zákazníků se službami - občanů s kvalitou života + jiné vlivy: -na rozvoj území, -na životní prostředí, -na společnost, -na ekonomický růst, ...
Účinnost
Efektivnost
Výstup/výsledek
Vliv(dopad)
Příležitosti pro měření (monitorování) a zlepšování Tok peněz od daňových poplatníků a zákazníků (přes stát či přímo) ke konkrétnímu poskytovateli veřejné služby Poskytnutá veřejná služba, výkon správy nebo změna kvality života od konkrétního poskytovatele (městský úřad, město) k zákazníku / občanovi
29
Další souvislosti : Běžné (lineární) myšlení při řešení problémů Cíle organizace
Situace okolního světa (prostředí)
Problém či změna (kterou chceme nebo musíme řešit)
Rozhodnutí (o řešení problému, řízení změny, o strategii, investici či aktivitě)
Dosažená změna při rozvoji území (nová situace)
30
Pramen: Hušek, Šusta, Půček – Aplikace metody BSC ve veřejném sektoru (2006)
Další souvislosti : Model systémového myšlení pomocí příčinného smyčkového diagramu
Cíle naší
Realizovaná rozhodnutí (projekty, plány, aktivity, …)
organizace veřejného sektoru
Vedlejší efekt
Okolní svět Cíle jiných (zainteresovaných stran, konkurentů, …)
Rozhodnutí (zainteresovaných stran, konkurentů, …)
31
Pramen: Hušek, Šusta, Půček – Aplikace metody BSC ve veřejném sektoru (2006)
Rekapitulace a závěr: Proč má smysl mluvit o efektivní správě Hlavní argumenty: 1. Přispívá k rozvoji území, pomáhá bránit devastaci území 2. Pomáhá nacházet „správné věci“ a provádět je „správně“ (viz model „dělat správné věci správně“) 3. Je jedním z předpokladů dosahování dobrých výsledů pro občany a společnost 4. Pomáhá získávat i šetřit finance
32
Myšlenky na závěr tématu Peter Drucker uvádí dva důvody krize nebo selhání (viz Drucker 2004, s. 19): „Každá existující organizace rychle zkrachuje, pokud neinovuje. Naopak každá nová organizace se rychle zhroutí, pokud neřídí.“
Dě ěkuji za pozornost Kontakt: Ing. Milan Půček, MBA, PhD. E-mail:
[email protected] MEPCO – Mezinárodní poradenské centrum obcí
33
