KOLENÍ JARO 2006 SKALSKÝ DV R

KOLENÍ JARO 2006 SKALSKÝ DV R

I. DEN p

o

n

d

l

í

P R O G R A M

2

4

.

4

.

2

0

0

6

K O L E N Í

09:30 – 09:45

ZAHÁJENÍ KOLENÍ

09:45 – 10:45

Blok 1: PM, OPERATIVA 1 PROJECT MANAGEMENT 1 nástroje úkolového managementu 1 vyhledání textu

11:00 – 11:59

Blok 2: MARKETING, CRM 1 Soft-4-Sale CTI identifikace volajícího 1 marketingový robot – ukázkové definice v akci 1 kontakty a marketingové novinky

12:00 – 13:14

OB D

13:15 – 14:00

Blok 3: INTERNET, SOFT-4-WEB 1 automatické rozesílání sestav 1 SOFT-4-WEB – data Soft-4-sale na Internetu 1 internetové novinky

14:15 – 15:00

Blok 4: HELP-DESK, SERVIS 1 HELP DESK – nový modul 1 Help-desk MTJ Service 1 reklamace, reklama ní sklady 1 servis a opravy za ízení

15:15 – 16:00

Blok 5: MANA ERSKÉ NÁSTROJE 1 zam stnanecké benefity 1 obchodní a finan ní plánování 1 obchodní analýzy a plány 1 sestavení plán a vyhodnocení ziskovosti

16:15 – 17:00

Blok 6: ANALÝZY A VAZBY 1 ukázka sestavení hitparád 1 oblasti produkce na kart zbo í 1 vyu ití k ových tabulek 1 doklady zú tování záloh – dopad na analýzy

17:15 – 18:00

Blok 7: OPAKOVÁNÍ 1 ukázky hodnotících sestav 1 novinky v mana erských nástrojích 1 analýzy a hodnotící sestavy Dotazový blok del í ne obvykle

18:00 – XX:00

ODPO INEK + OSOBNÍ KONZULTACE

II. DEN ú

t

e

r

ý

2

5

.

P R O G R A M

4

.

2

0

0

6

K O L E N Í

09:00 - 09:10

ZAHÁJENÍ KOLENÍ

09:10 - 10:00

Blok 1: CENOVÉ STRATEGIE, BONUSOVÝ SYSTÉM 1 cenové strategie, nástroje pro stanovení cen 1 recykla ní poplatky 1 BONUSOVÝ SYSTÉM 1 smluvní ceny – stanovení dle nabídek

10:15- 11:00

Blok 2: SKLADY 1 návrh vyu ití árových kód 1 robot výrobních ísel 1 skladová inventura, uzáv rka 1 hromadné nastavení pro minimální zásoby 1 skladové analýzy, dostupnost, umíst ní na sklad 1 vazba skladu na ú etní systém

11:15- 12:00

Blok 3: PODVOJNÉ Ú ETNICTVÍ 1 funkcionalita ú etnictví 1 ení uvnit systému Soft-4-Sale 1 vazba na obchodní moduly Soft-4-Sale

12:00 – 13:15

OB D

13:15 – 14:00

Blok 3: OBCHODÍ DOKUMENTY A POSTUPY 1 signace obchodních dokument 1 pultový prodej s registra ní pokladnou 1 zápo ty a bankovní výpisy v zahrani ní m 1 záp ky – vrácení výrobního ísla

14:15 – 15:00

Blok 5: OVLÁDÁNÍ SYSTÉMU 1 klon p i otev ení sady dokument 1 dynamické zv ení vý ky podformulá e 1 ovládací triky 1 novinky v ovládání

15:15 – 16:00

Blok 6: SPRÁVA SYSTÉMU A DAT 1 data v Soft-4-Sale 1 provoz Soft-4-Sale 1 údr ba Soft-4-Sale Dotazový blok del í ne obvykle

16:15 – 16:30

Blok 7: Plán rozvoje 2006/2007

16:30 – 17:00

UKON ENÍ KOLENÍ

1 rozvojový plán

KOLENÍ SOFT-4-SALE - JARO 2006

KOLENÍ JARO 2006 ÍZENÍ PROJEKT , OPERATIVA......................................................................................................4 ÍZENÍ PROJEKT

4

HLAVNÍ VÝHODY POU ÍVÁNÍ MODULU PROJEKTY .....................................................................4 IVOTNÍ CYKLY ÚKOLU .......................................................................................................... 5 IVOTNÍ CYKLY PROJEKTU ..................................................................................................... 5 ZÁKLADNÍ INFORMACE V PROJEKTOVÉM ÍZENÍ .......................................................................6 NOVÁ VAZBA NA PROJEKT .....................................................................................................7 KARTA ÚKOL ......................................................................................................................8 HLEDÁNÍ TEXTU V OPERATIVNÍCH DOKUMENTECH ...................................................................9 EVIDENCE ZÁSILEK

9

POSTUP P I ZAKLÁDÁNÍ NOVÉ ZÁSILKY .................................................................................10 TISK EVIDENCE ZÁSILEK ......................................................................................................10 VNIT ROFIREMNÍ DIALOGY

12

NASTAVENÍ VNITROFIREMNÍHO DIALOGU ...............................................................................12 KARTA VNITROFIREMNÍHO DIALOGU .....................................................................................13 MARKETING, CRM ..........................................................................................................................14 „SOFT -4-SALE CTI“ IDENT IFIKACE VOLAJÍCÍHO

14

VYTVO ENÍ DATABÁZE TELEFONNÍCH ÍSEL ..........................................................................14 P EHLED TELEFONNÍCH ÍSEL .............................................................................................16 NEZNÁMÉ ÍSLO VOLAJÍCÍHO ...............................................................................................16 NAJDI FIRMY DLE OBCHODNIKA BEZ OHLEDU NA MÍSTO ZÁPISU ...............................................16 P ÍMÉ I NEP ÍMÉ PROAKTIVITY ............................................................................................17 MNO INOVÉ OPERACE NAD MARKETINGOVÝMI VÝB RY ..........................................................17 NOVÁ ZÁLO KA OBJEKTY NA MARKETINGOVÉ KART .............................................................18 INTERNET, SOFT-4-WEB ................................................................................................................19 ROZVOZY SEST AV

19

POSTUP NÁVRHU ROZVOZU SESTAV .....................................................................................21 SOFT-4-WEB: INT ERNETOVÁ NADST AVBA S4S

23

STRUKTURA E ENÍ SOFT-4-W EB .......................................................................................24 POPIS SOFT-4-W EB............................................................................................................25 KARTA DEFINICE VAZEB PORTÁLU SOFT-4-W EB ....................................................................26 KONFIGURACE S4S GUARDIEN............................................................................................26 PORT ÁL B2B

27

OUTLOOK EXPRESS ! ..........................................................................................................28 HELP-DESK, SERVIS ......................................................................................................................29 HELP-DESK – SOFT-4-SALE

29

.......................................................................................... 2 9 ZÁKLADNÍ ROZT ÍD NÍ DO 4 PEVNÝCH KATEGORIÍ .................................................................29 KARTA PO ADAVKU HELP-DESKU ........................................................................................31 E ENÍ PO ADAVK ZÁKAZNÍK

HELP-DESK – SOFT-4-WEB

MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

31

23.4.2006, revize: 47, Strana 1


VÝKAZY SERVISNÍ INNOSTI.................................................................................................33 MANA ERSKÉ NÁSTROJE.............................................................................................................34 VNIT ROFIREMNÍ ZAM ST NANECKÉ BENEFITY

34

NASTAVENÍ BENEFIT .........................................................................................................35 P EHLEDY BENEFIT ..........................................................................................................36 GENERÁTORY OBCHODNÍHO PLÁNU NAD 6 TYPY DOKLAD .....................................................36 P EHLED ROZPRACOVANOSTI ZAKÁZEK ...............................................................................37 DAILY NEWS.......................................................................................................................38 ANALÝZY A VAZBY ........................................................................................................................39

OBRAT ...............................................................................................................................39 ZAKÁZKY ............................................................................................................................39 TOP SEZNAMY A KOLÁ OVÉ GRAFY U K Í OVÝCH TABULEK....................................................40 ANALÝZA TRHU ...................................................................................................................41 CENOVÉ STRATEGIE, BONUSOVÝ SYSTÉM ................................................................................42

RECYKLA NÍ POPLATKY ......................................................................................................42 BONUSOVÝ SYST ÉM

43

JAK ZÍSKAT BONUSOVÉ BODY...............................................................................................43 KONSTRUK NÍ CELKY..........................................................................................................45 P I AZENÍ ZÁKAZNICKÝCH DEFINIC NAD KARTOU NABÍDKY .....................................................46 SKLADY...........................................................................................................................................47 ROBOT VÝROBNÍCH ÍSEL

47

POSTUP SPU T NÍ ROBOTA .................................................................................................47 VÝZNAM VOLEB ..................................................................................................................48 SKLAD ...............................................................................................................................48 NEPOHYBLIVÉ ZÁSOBY ........................................................................................................49 REPLIKACE JEN STAV ZÁSOB .............................................................................................49 ZRYCHLENÍ MANIPULACE SE SKLADOVÝMI DOKLADY ..............................................................50 NA ZÁP J NÍK DOKLADECH INFORMACE O VRÁCENÍ ..............................................................50 NÁSTROJ PRO KONTROLU KOREKTNOSTI SKLADOVÝCH P EVOD ..........................................51 NAVR ENÍ MINIMÁLNÍCH STAV ZÁSOB DLE OBJEMU PRODEJE V MINULOSTI ............................51 HLEDÁNÍ DUPLICIT V DATABÁZI ZBO Í ...................................................................................52 HROMADNÉ NASTAVENÍ MINIMÁLNÍHO A OPTIMÁLNÍHO MNO STVÍ............................................53 NASTAVENÍ POVINNÝCH ÚDAJ KARTY P EVODKY .................................................................53 PODVOJNÉ Ú ETNICTVÍ................................................................................................................54

VAZBY MODULU EKONOMICKÉHO NA MODULY OBCHODNÍ .......................................................54 START EKONOMIKY V SOFT-4-SALE .....................................................................................55 PROVOZ EKONOMIKY V SOFT-4-SALE ..................................................................................56 FUNKCE EKONOMIKY V SOFT-4-SALE ...................................................................................56 MENU MODULU EKONOMIKA ................................................................................................57 OBCHODNÍ DOKUMENTY A POSTUPY..........................................................................................60 PULTOVÝ PRODEJ S REGIST RA NÍ POKLADNOU

60

NASTAVENÍ ELEKTRONICKÉ POKLADNY .................................................................................60 KONFIGURACE FISKÁLNÍHO MODULU ....................................................................................60 NEGATIVNÍ HLÁ ENÍ PRO INTRASTAT ....................................................................................62 ZÁPO TY V ZAHRANI NÍ M N .............................................................................................62 OV OVÁNÍ PLATNOSTI ÍSLA ZBO Í V DOKLADECH...............................................................62 ODB RATELSKÉ ÍSLO ZBO Í NA DOKLADECH .......................................................................63 MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

23.4.2006, revize: 47, Strana 2


GENERÁTOR NABÍDKY Z P EHLEDU ZBO Í VE VF...................................................................64 NASTAVENÍ STANDARDNÍHO DOPROVODNÉHO TEXTU ............................................................65 IMPORT BANKOVNÍCH VÝPIS Z VÍCE Ú T KLIENTA SOU ASN ..............................................65 IMPORT BANKOVNÍCH VÝPIS FORMÁTU MULTICASH..............................................................65 KONTROLA DUPLICITNÍHO ÍSLA VÝPISU P I IMPORTU............................................................65 KUMULOVANÉ PLATEBNÍ P ÍKAZY.........................................................................................65 DOPLN N SW IFT A IBAN U ZAHRANI NÍCH P IJATÝCH FAKTUR ............................................66 TISK VZÁJEMNÉHO ZÁPO TU V M N EUR ...........................................................................66 TISKOVÁ SESTAVA P ÍMO NAD P EHLEDY .............................................................................66 GENERÁTOR P IJATÉ OBJEDNÁVKY NAD KARTOU SERVISNÍHO ZÁSAHU ...................................66 KAPACITNÍ P EHLED POLO EK OBJEDNÁVEK.........................................................................67 MO NOST SLEDOVÁNÍ SOUVISEJÍCÍCH DOKLAD ...................................................................67 NOVÁ SERVISNÍ FUNKCE NA NA KART OBCHODNÍ ANALÝZY ...................................................67 DEFINICE POVINNÝCH ÁDK NABÍDKY .................................................................................67 OVLÁDÁNÍ SYSTÉMU .....................................................................................................................69

KONTROLA OBSAHU NABÍDKY ..............................................................................................69 PAM TISKOVÝCH DOKUMENT ..........................................................................................69 AUTOMATICKÉ ZAKLÁDÁNÍ NOVÝCH ÍSELNÝCH ÁD DOKLAD V NOVÉM ROCE........................70 NAPLN NÍ HODNOT PRÁZDNÝCH POLÍ ...................................................................................71 NASTAVENÍ ÍSELNÝCH AD V REPLIKACÍCH .........................................................................71 IDENTIFIKACE ZODPOV DNÉ OSOBY .....................................................................................71 SPRÁVA SYSTÉMU A DAT .............................................................................................................72

NÁSTROJ PRO ODESÍLÁNÍ LOGOVACÍCH PROTOKOL .............................................................72 SQL DOTAZ .......................................................................................................................73 PLÁN ROZVOJE 2006/2007.............................................................................................................74


23.4.2006, revize: 47, Strana 3


ÍZENÍ PROJEKT , OPERATIVA ÍZENÍ PROJEKT Smyslem nového modulu ÍZENÍ PROJEKT je umo nit ízení slo itých podnikových situací, zakázek a projekt . Pod ozna ením projekt si m eme nap . p edstavit st hování firmy z místa A na místo B nebo nap . p íprava ur ité produktové skupiny k distribuci nebo nap . sestavení marketingového plánu na p tí rok. Projekt si m eme p edstavit libovolnou innost, která vy aduje slo ité koordinace, sou innost mnoha spolupracovník a minimáln vy aduje n jaké organizované zpracování jednotlivých krok .

HLAVNÍ VÝHODY POU ÍVÁNÍ MODULU PROJEKTY PROJEKT, JAKO NADSTAVBA SYSTÉMU SOFT-4-SALE Projekt je nadstavbou systému Soft-4-Sale vztahující se k libovolným dokument m v systému. Jedná se o nad ízenou funkci, tzn., e k jednomu projektu m e být p ipojeno libovolné mno ství firem, zakázek, úkol , jednání, nabídek, mark. akcí atd. Navíc zde platí, e jeden dokument m e být p ipojen k více projekt m. Proto vazba mezi projektem a dokumenty nemusí být tak jednozna ná. Jeden dokument nemusí být p id len k jednomu projektu. Projekty tak mohou hrát roli i nap . jako nástroje pro vyhodnocení ur itých kampaní, pokud mám v li a chu do toho projektu zasunout v echny p íslu né faktury, které vypadly díky zpracování ur ité kampan a navíc v té kampani m e být zpracována i kompletní íprava v etn návazností nákladových polo ek (nap . p ijatých faktur za výrobu ur itých propaga ních materiál ). Mohly by tam zapadnout i servisní zásahy, pracovní výkazy lidí, kte í se na tom projektu podíleli. Vazby jednotlivých dokument k projektu mohou být finan ní, pak p iná í k projektu bu to náklady nebo výnosy. Znamená to, e projekt má na sebe navázané libovolné dokumenty, a n které z t chto dokument p iná í i finan ní vazbu, my leno n jaké peníze, které se objevují k vyhodnocení projektu.

STRUKTUROVANOST PROJEKTU Druhou výhodou je schopnost zanést do takto komplikované situace ur itou strukturu. Nap . vystavování na veletrhu vy aduje ur itou p ípravnou fázi, realiza ní fázi, která vy aduje vybudování stánku. Následuje vlastní výstava a na záv r vyhodnocení výstavy (zpracování výsledk ú asti na tomto veletrhu). Veletr ní akce pojatá jako projekt má n kolik etap, které se d lí na ur ité fáze. Projektový systém Soft-4-Sale umo uje, aby jeden projekt m l stromovou strukturu fází etap a inností v rámci etap. Zále í na u ivateli, jakým zp sobem zanese do projektové situace jednotlivé kroky.

JEDNODUCHÁ A POHODLNÁ P ÍPRAVA etí a ne mén podstatnou výhodou je jednoduchost, jakou p ipravíte jednotlivé plánované innosti k projektu. Jmenovit rychlost zadávání úkol , které se musí zpracovat v rámci projektu, by m la být velmi vysoká a p ipravit takový projekt se stává velmi pohodlné. Následn je nutné se k tomu samoz ejm vracet, rozhodnout o termínech a osobách.

OPAKOVATELNÁ VYU ITELNOST Díky jednomu vytvo enému projektu dostanete ablonu pro projekt na dal í rok. Op t, typickou situací je výstava. Má velmi obdobnou strukturu v p tím roce, kdy se jednotlivé kroky musí opakovat, akorát nejsou spln né. Tzn. hodnota takového projektu je vyu itelná i pro dal í rok.

PROVÁZANOST S FUNKCEMI SYSTÉMU SOFT-4-SALE Projektový management Vám p inese do systému vysokou mana erskou nadstavbu s pou itím libovolné funk nosti v systému Soft-4-Sale a provázaností do jedné projektové


23.4.2006, revize: 47, Strana 4


situace. Tuto situaci je schopen zpracovat, jak pomocí operativních dokument , tak pomocí finan ních dokument , tak aby ji bylo mo né nakonec i vyhodnotit.

SYNCHRONIZACE S PO TOVNÍM KLIENTEM Projektový management navazuje i na synchronizaci po ty, kde je mo né u p i synchronizaci rozhodnout, zda ur itá polo ka má být za azena do slo ky k n kterému z projekt , která se synchronizuje.

PRÁCE S AKTIVNÍMI PROJEKTY Za dal í výhodu pova ujeme, e v nabídce se zobrazuje pouze omezená skupina práv aktivních projekt . Uzav ené projekty se dále u ivateli nenabízí pro p ipojování dokument .

ÚKOLOVÝ MANAGEMENT innosti, které jsou plánovány v rámci projekt , jsou v systému implementovány jako standardní úkoly (úkolový management). Úkol, který je p ímo za azen do projektu je výjimkou 7:40, oproti ostatním dokument m. Tento úkol je p ipojen k úkolovému managementu vazbou 1:1 tzn., e úkol jako innost ur itého projektu m e být pod ízena pouze jedinému projektu.

IVOTNÍ CYKLY ÚKOLU Pro snadn í ení projektového systému, byl do úkolového managementu zaveden pojem ivotní cykly. Ka dá fáze projektu má sv j vlastní ivotní cyklus. Zapisován První situace je zapisování úkolu, tzn. postupn je vytvá eno zadání toho úkolu a v této fázi ho nikdo nemá ani p ebírat pro práci. Po ukon ení tohoto cyklu, p echází do cyklu… Zadán k

ení

editace byla ukon ena a p echází se do stavu, e zadání úkolu je kompletní, tak e je ve stavu zadáno. A eká na p evzetí úkolu… evzat k

ení

Zodpov dná osoba p evzala k

ení

Dokon en Zodpov dná osoba ozna ila jako spln no. Akceptované Takto vy

ený úkol je zkontrolován tím, kdo úkol zadal

Neakceptované

IVOTNÍ CYKLY

n n n n

ení

ení

PROJEKTU

ipravován Zadán Be ící Dokon en


23.4.2006, revize: 47, Strana 5


n n

Akceptované dokon ení Neakceptované dokon ení

ZÁKLADNÍ INFORMACE V PROJEKTOVÉM ÍZENÍ

Ukázka karty projektu

Za hlavní informace se pova ují zodpov dná ( ídící) osoba projektu, priorita a typ projektu co jsou dva íselníky, které zakládá u ivatel. Dále datum zahájení, ukon ení a skute né datum ukon ení projektu. Projekt má p edev ím název, p es který se potom bude dále odkazovat a bude vyhledáván. Krom názvu m e být zadán popis projektu v poli obsahu. Projekt m e být za azen pod zakázku, mark. akci p ípadn pro st edisko. Toto za azení by znamenalo, e projekt je pod ízen t mto krok m. n Systémové informace obsahují identifikaci projektu, zadávající osobu, datum vzniku, datum poslední zm ny, úrove vno ení a popis vno ení. Tyká se to té situace, e projekt management umo uje krom hlavního projektu evidovat etapy a fáze inností, které jsou naplánovány v rámci toho projektu. Ty u obsahují hlub í úrove vno ení ne je 1. Na úrovni 1 tedy máme ty nejhlavn í zadané projekty. ení projektu je mo né zadat v textové variant i v rámci této karty projektové. n Levá zálo ka obsahuje strukturu jednotlivých projekt , p es pravý klik je mo né aktivovat pomocné menu, které umí p esouvat jednotlivé etapy a innosti jednak nahor a dol , tzn. umí p esouvat jejich po adí a umí je povy ovat a poni ovat. Tzn. z etapy ud lat innost nebo z innosti ud lat etapu. Je mo né zde pravým klikem vkládat nové ádky, p ípadn p es pravý klik mazat ádky jednotlivých inností, tzn. struktura projektu se ovládá novým zp sobem p es pravé tla ítko.


23.4.2006, revize: 47, Strana 6


n

Pravá zálo ka obsahuje u jednotlivé dokumenty implicitn základní kartou je vazba na Je mo né p ímo zde do nových ádk vypisovat úkolový management. zadání nových inností, které jsou okam it po zapsání vedeny pod situací zadáno (zapisováno). Novou innost je mo né zadat taky jednodu e tím, e se zadání této innosti zapí e do horního ádku, kde se zadá text po adované innosti a systém sám zalo í pro funkci na posledním ádku nový úkol s tímto textem.

n

V zálo ce najdete ve keré dokumenty, které jsou p ipojeny k projektu set íd ny tak, e nej erstv í dokumenty jsou naho e, ale i zde m ete samoz ejm pou ívat filtraci na typ dokumentu tzn. nalézt jenom dokumenty ur itého typu.

n

V zálo ce vidíte záznamy spisové slu by, které pova ujem z hlediska informa ní hodnoty, e nej ast ím a nejzajímav ím dokumentem.

n

Zálo ka ukazuje ve keré proaktivity, které jsou vedeny na dokumenty v projekt managementu a týká se to situace, kdy tyto dokumenty jsou nejen primární ve spojení k t mto projekt m, úkol m, ale jsou vlastn nep ímo p ipojeny k jakémukoliv projektovému dokumentu. Tzn. jakýkoliv dokument je p ipojen k projektu a m e mít proaktivity a tyto ve keré proaktivity se potom zobrazí v zálo ce alarm.

n

Poslední zálo ka umo ní zobrazit ve keré p ipojené objekty, které jsou k projektu p ipojeny. A op t se p edpokládá, e r zné slo ité projekty bude nutné dopl ovat r znými dopl ujícími dokumenty (obrázky, fotky, schémata, tabulky, …). echny tyto soubory budou standardn p ipojeny jako p ipojené objekty a systém je schopen vyhledat v echny p ímo i nep ímo p ipojené dokumenty k zadanému projektu.

NOVÁ VAZBA NA PROJEKT Nová vazba na projekt Na nástrojové li nad libovolným dokumentem je k dispozici nové tla ítko pro generování nové vazby na projekt. Nejd íve u ivatel vybere projekt nebo jeho konkrétní etapu a pak systém vybuduje vazbu, jen m e být je modifikována z hlediska informací jen se ve vazb ukládají !


23.4.2006, revize: 47, Strana 7


Okno pro výber projektu

Okno vazby na projekt

Avízo vazby na projekt Pokud k dokumentu existuje vazba na projekt, je na dokumentu viditelné tla ítko pro otev ení projektu. Otev e bu p íslu ný projekt (pokud je vazba jednozna ná), nebo p ehled vazeb, pokud existují z jediného dokumentu vazby na více projekt .

KARTA ÚKOL Karta úkolu zcela zm nila design, tak aby se stala p ehledn í a jednodu í. Je postavena na 4 základních zálo kách: n základní zálo ka poskytuje obecné informace (zat íd ní k lidem, do íselník , priorita, typ, vazba do systému, p ípadn na konkrétní osobu, vazba na zdroje a následek úkolu, termín a pracnost) n pokud chcete úkolu plánovat as, je mo né to plánování zadat do zálo ky plánování asu n zálo ka za azení obsahuje (za azení úkolu ke konkrétní zakázce, mark. akci, a investi ní objem finan ní p ípadn vazba na st edisko) n systémové informace (kdo úkol zkontroloval, kdy úkol prob hl, jaký byl p vodní termín, vznik úkolu, kdy se zm nil). Na kart úkol je podstatné to, e ji obsahuje tla ítka ivotního cyklu, to znamená, e úkol je nejd íve zapisován, pak je zadán, nakonec je p evzat, vy en a zkontrolován. Tak e ení úkolu jako takového se ji realizuje jediným tla ítkem, které ekne, e úkol byl spln n. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

23.4.2006, revize: 47, Strana 8


Karta úkolu

HLEDÁNÍ TEXTU V OPERATIVNÍCH DOKUMENTECH Funkce pro hledání textu v operativních dokumentech je umíst na v modulu Marketing. Byla navr ena a vytvo ena za ú elem snadného a rychlého dohledání informací v operativních dokumentech. Nap . pot ebujete-li dohledat e-mail, ve kterém je popsán návrh ení p estavby skladových prostor. Nebo nap . pot ebujete dohledat ást textu ze zápisu z porad. Hlavní výhodou hledání textu v operativních dokumentech je rychlé a pohodlné dohledání hledaného výrazu. Hledání probíhá v t chto typech dokument : n spisová slu ba n po adavky n úkoly n porady n reference n plán asu n ceník n kontakty n dotazníky

NASTAVENÍ KRITÉRIÍ HLEDÁNÍ TEXTU Hledaný text je mo né omezit kritérií výb ru. n firma n asová kritéria n výb rem typu operativních dokument n ozna ením konkrétních polo ek Hledání textu spustíte kliknutím na tla ítko

EVIDENCE ZÁSILEK Evidence zásilek je umíst na v modulu Marketing. Byla navr ena a vytvo ena za ú elem elektronické evidence zásilek v systému Soft-4-Sale. Rychlost a p ehlednost jsou hlavní ednosti této funkce.


23.4.2006, revize: 47, Strana 9


Obr. . 1: Menu Evidence zásilek

POSTUP P I ZAKLÁDÁNÍ NOVÉ ZÁSILKY V menu Evidence zásilek vybereme polo ku Nová zásilka. Otev e se Vám prázdné okno pro zadání údaj o zásilce: n status zásilky p ijatá/odeslaná n datum zásilky (automaticky dopln no) n firma (výb r dodavatele/odb ratele) n faktura (výb r ísla faktury, ke které se zásilka vá e) n epravní list ( íslo od p epravce) n slu ba (forma dopravy) n balíky (po et kus ) n váha (hmotnost v kg) n poznámka n OK (p íznak doru ení) n oblast (vychází z íselníku oblasti produkce, modul íselníky) n zadal n vznik (datum vzniku) n zm na (datum poslední zm ny) n íslo zásilky (eviden ní)

TISK EVIDENCE ZÁSILEK Pomocí ikony “Náhled p ed tiskem“ v nástrojové li zobrazíte tiskovou sestavu ehledu evidovaných zásilek. Tisk sestavy “P ehled zásilek“ provedete ikonou pro tisk v nástrojové li .


23.4.2006, revize: 47, Strana 10


Obr. . 2: Karta evidence zásilek


23.4.2006, revize: 47, Strana 11


VNITROFIREMNÍ DIALOGY Vnitrofiremní dialogy najdete v modulu Marketing. Byly navr eny za ú elem zefektivn ní interní komunikace ve firm . Formou p ísp vk a p ipomínek nad vybraným tématem ete vést tzv. diskusní skupiny, kde budou tyto záznamy evidovány. P ínosem je edev ím aktuálnost, dostupnost a rychlost zápisu p ísp vk a p ipomínek k tématu. ete tak vést vnitrofiremní dialogy nad velkými projekty, kde budou popsány jednotlivé strategické body realizace navrhovaného ení s mo ností p idání návrh na vylep ení, poznámek k realizaci atd.

TYPICKÉ POU ITÍ: n n n n

ízení firemních projekt evidence nápad a doporu ení k tématu dialogy o stanovení smluvní slevy

Obr. . 3: Menu Vnitrofiremní dialogy

NASTAVENÍ VNITROFIREMNÍHO DIALOGU ZALO ENÍ NOVÉ KARTY FIREMNÍHO DIALOGU Zvolíme v menu Marketing – Vnitrofiremní dialogy – Nový vnitrofiremní dialog. Otev e se Vám prázdná karta pro definici vnitrofiremního dialogu a zde vyplníme název p ípadn detailní popis dialogu.

1. ZVOLÍME TÉMATA DISKUZE Musíte zadat témata dialog ipomínky.

, ke kterým u ivatelé budou mít mo nost psát

2. NASTAVENÍ Ú ASTNÍK DISKUZE Konfigurace ú astník diskuze se týká výb ru z polí OCHODNÍK, VY IZUJE, NA V DOMÍ. echna pole mají podobu nabídkové rolety, kde ze seznamu provedeme výb r. V p ípad , e chceme provést výb r více ú astník diskuze, provedeme dvojklik do pole výb ru, kde se Vám otev e okno “Výb r obchodníka/u ivatele“, s mo ností za krtnutí ivatel systému Soft-4-Sale.

3. ZABEZPE ENÍ DAT Nastavení úrovn ochrany dat. Pro koho má být karta dialogu nep ístupná. Úrove ochrany dat má vazbu na horizontální ezy. Prove , zajistí uzam ení p ehledu témat diskuze, ale povoluje p idávání p ipomínek od u ivatel .

KONFIGURACE TYP STATUS VNITROFIREMNÍCH DIALOG Definici typ status pro vnitrofiremní dialogy naleznete v modulu Marketing – Vnitrofiremní dialogy – Konfigurace – íselník status dialog .


23.4.2006, revize: 47, Strana 12


KARTA VNITROFIREMNÍHO DIALOGU Seznam témat dialog

astníci diskuze, které vybere z rolety. Dvojklikem na pole výb ru se Vám otev e ehled u ivatel , pro výb r více ú astník diskuze.

ehled p ipomínek

Obr. . 4: Karta vnitrofiremního dialogu


23.4.2006, revize: 47, Strana 13


MARKETING, CRM SOFT-4-SALE CTI IDENTIFIKACE VOLAJÍCÍHO Modul „Soft-4-Sale CTI“ identifikace volajícího je dopl ují funkcionalitou kontaktního a operativních funkcí systému. „Soft-4-Sale CTI“ zajistí identifikaci volajícího dle telefonního ísla pokud je toto íslo jakýmkoliv zp sobem zapsáno do systému Soft-4-Sale. ení je postaveno na spolupráci modulu CTI firmy SPRINX a systému Soft-4-Sale firmy MTJ Service. Volané telefonní íslo je identifikováno na stanici u ivatele a sou asn je avizováno v prost edí Windows (klient CTI) a pokud b í na stanici systém Soft-4-Sale je identifikován volající i v tomto systému a v závislosti na konfiguraci má u ivatel mo nost dosáhnou automatické otev ení karty volajícího nebo automatické otev ení karty nového jednání pro volajícího.

LOGIKA FUNKCE Telefonní úst edna p íjme hovor a po le ho na telefon a na TAPI server zárove . Na TAPI server je napojen PC (server), kde jsou umíst ny data Soft-4-Sale, a PC v ech u ivatel systému Soft-4-Sale (klient v síti). TAPI server p es S4S data zjistí jméno volajícího a informace po le na p íslu né PC (klient v síti), kde podle zvolené konfigurace zobrazí kartu volajícího.

JAK SYSTÉM FUNGUJE ? n n n n

Úst edna se spojí kabelem USB nebo LAN s PC "serverem" - délka kabelu USB by nem la p esahovat 5m. Server: instaluje se ovlada pro danou úst ednu a SPRINX CTI jako SERVER. Jednotlivé PC: instaluje se "klientská ást" aplikace CTI a v nastavení se vybere telefonní linka, kterou daný klient "poslouchá" a kterou p id luje server. i p íchozím hovoru aplikace prohledává databázi telefonních ísel a pokud b í i Soft4-Sale pak p edá íslo telefonního hovoru i do systému Soft-4-Sale

TECHNICKÉ PO ADAVKY Úst n n n

edna: Komunika ní rozhraní s PC (musí podporovat komunikaci p es TAPI rozhraní) ISDN linka – d le itá pro zobrazení ísla z úst edny a správnou funkci CTI Podpora rozhraní TAPI a ovlada e vy í ne 1.4 (doporu eno 2.1)

Server: n Windows 2000 Server a vy í / SBS 2003 n SQL Server pro pot eby modulu CTI Report Klient: n Microsoft Windows 2000 Professional n Microsoft Windows XP Professional n Microsoft Windows 98 SE

VYTVO ENÍ DATABÁZE TELEFONNÍCH ÍSEL Prvním krokem pro pou ívání funkce Soft-4-Sale CTI je vytvo ení databáze telefonních ísel, ze kterých bude systém Soft-4-Sale erpat. Vytvo ení databáze provede v modulu Kontakty – Konfigurace – Vytvo ení databáze telefonních ísel. Implicitní cesta pro umíst ní databáze telefonních ísel je nastavena do C:/SoftSale/Save

PODKLADY PRO DATABÁZI n

telefonní ísla


23.4.2006, revize: 47, Strana 14


n n

mobilní ísla fax

ZDROJE INFORMACÍ n n n n n

karta firmy karta osoby tiskové hlavi ky íselníky obchodník íselníky zam stnanc

Systém doká e zpracovat a zapsat do databáze ísla v r zných formátech tím, e pro ka dé íslo vytvo í samostatný zápis: n 111 222 333, 334 n 111 222 333-9 n 111 222 333, 123 456 789 Po úsp

ném vytvo ení databáze telefonních ísel se objeví informace o dokon ení.

Konfigurace Soft-4-Sale CTI Karta pro konfiguraci funkce Soft-4-Sale CTI identifikace volajícího je umíst na v modulu Kontakty – Identifikace volajícího – Konfigurace databáze telefonních ísel.

Karta konfigurace Soft-4-Sale CTI

NASTAVENÍ REAKCE NA NALEZENÉ TELEFONNÍ ÍSLO n n n

i nalezení telefonního ísla v databázi ísel, systém automaticky provede vybrané akce: otev e kartu firmy/osoby otev e nový záznam spisové slu by otev e nový záznam po adavku

AUTOMATICKÁ AKTUALIZACE DATABÁZE TELEFONNÍCH ÍSEL Nastavení automatické aktualizace databáze telefonních ísel p i zm n i oprav telefonu na kart firmy/ osoby n i prvním spu ní systému Soft-4-Sale v rámci dne n i výrob repliky v tichém re imu (není vázáno na u ivatele) n i p íjmu repliky v tichém re imu (není vázáno na u ivatele) Tichým re imem se rozumí p i spu automatických akcí).

údaj v systému:

ní automatických akcí (viz. modul Systém – Nastavení

SPUSTIT P I STARTU Teprve a po zatrhnutí této volby bude systém hlídat p íchozí telefonní ísla.

UMÍST NÍ DATABÁZE TELEFONNÍCH ÍSEL Implicitní cesta pro umíst ní databáze telefonních ísel je nastavena C:/SoftSale/Save.


23.4.2006, revize: 47, Strana 15


OVLÁDACÍ PRVKY KARTY Ulo í zm ny v nastavení vazeb na telefonní úst ednu. Zav e okno nastavení vazeb na telefonní úst ednu. Spustí funkcí pro vytvo ení databáze telefonních ísel. Zobrazí p ehled databáze telefonních ísel.

P EHLED TELEFONNÍCH ÍSEL Tla ítkem “Ukázat“ v konfiguraci databáze telefonních evidovaných telefonních ísel.

ísel, otev ete p ehled v ech

I nad tímto p ehledem platí, e doubleclickem na za átek ádku otev ete kartu kontakt firmy/osoby. Nad p ehledem telefonních ísel lze generovat nový po adavek nebo novou spisovou slu bu. Podmínkou je umíst ní kurzoru na vybraný ádek kontaktu a následné zvolení akce.

NEZNÁMÉ ÍSLO VOLAJÍCÍHO V p ípad , e systém Soft-4-Sale nerozpozná subjekt podle nabídne ulo ení nového telefonního ísla do databáze systému.

ísla p íchozího hovoru,

V úvahu p ipadají t i mo nosti. 1. p id lení nového ísla stávající firm /osob 2. p epsání stávajícího ísla firmy/osoby novým 3. vytvo ení nového kontaktu (nová firmy/osoba) Volbou zalo ení nového kontaktu Soft-4-Sale otev e novou kartu firmy/osoby s p ed vypln nou kolonkou pro telefonní íslo.

Obr. . 5: Formulá pro zadání nového telefonního ísla

NAJDI FIRMY DLE OBCHODNIKA BEZ OHLEDU NA MÍSTO ZÁPISU Vyhledání firem nebo osob dle zodpov dné osoby je asto opakovaným úkonem. Zápis zodpov dné osoby je ov em mo ný na dvou místech na kart firmy. § §

zodpov dná osoba nebo seznam osob v poli Realizace.

Nový ovládací prvek „hledej kdekoliv“ je dostupný v nástrojích kontaktního managementu a marketingových výb rech a umo ní u ivateli vyhledat v echny firmy obchodníka AAA bez ohledu na to, do kterého pole bylo jméno AAA zapsáno! Tato mo nost se dotýká vyhledání firem a osob i dle marketingových výb , a je pou itelná pro p ehledy, pro tisky a statistiky.


23.4.2006, revize: 47, Strana 16


ikona aktivace výb ru obchodníka bez ohledu na místo zápisu Pokud pou ijete tuto ikonu , pak z stává aktivní jen jedno výb rové pole obchodníka, ale vyhledání v datech probíhá v obou polích.

P ÍMÉ I NEP ÍMÉ PROAKTIVITY NEP ÍMÁ PROAKTIVITA Za nep ímou proaktivitu k firm A lze pova ovat proaktivní p ipomínku generovanou nad nabídkou pro firmu A. Proaktivních p ipomínek nep ímo svázaných s firmou m e být mnoho a mohou být spojeny s r znými dokumenty v systému. Obdobn logicky funguje pojem nep ímá proaktivita k zakázce nebo k marketingové akci. Jde tedy o proaktivity spojené s dokladem zakázky resp. marketingové akce. Nová zálo ka pro nep ímé proaktivity n na obchodní a marketingové kart firmy n na kart zakázky n na kart marketingové akce Nová zálo ka zobrazuje v echny p ímé i nep ímé proaktivity k danému dokladu nebo firm .

Obr. . 6: Marketingová karta firmy s napln nou zálo kou pro související proaktivity

MNO INOVÉ OPERACE NAD MARKETINGOVÝMI VÝB RY Mno inové operace nad marketingovými výb ry (firem, osob, zbo í) byly sjednoceny do jednoho formulá e a roz eny o mo nosti omezení výsledku. Stávající varianta, p esunutí výsledku do nov vygenerovaného marketingového výb ru, byla roz ena o mo nost dát výsledek do jedné z následujících mo ností: n do jednoho z dvou pou itých výb n do nového výb ru s konkrétním p edem zadaným jménem (viz. okna pro generování nového výb ru) Replikace t chto zm n musí být zaji na jen replikací tabulky AKCE bez replikace zm n jednotlivých polo ek. Zm na typu A resp. D a A.


23.4.2006, revize: 47, Strana 17


Obr. . 7: Výsledky mno inových operací nad marketingovými výb ry

NOVÁ ZÁLO KA OBJEKTY NA MARKETINGOVÉ KART Na marketingové kart vznikla nová zálo ka “Objekty“, která umo objekty p ímo i nep ímo svázané s danou firmou.


uje zobrazit v echny

23.4.2006, revize: 47, Strana 18


INTERNET, SOFT-4-WEB ROZVOZY SESTAV AUTOMAT PRO ROZESÍLNÁNÍ TISKOVÝCH VÝSTUP VE FORMÁTU PDF ZÁKAZNÍK M NEBO OBCHODNÍK M. Rozvozy sestav najdete modulu Marketing. Byl navr en a vytvo en za ú elem usnadn ní pravidelného rozesílání informa ních sestav vn i dovnit firmy. P ínosem je p edev ím schopnost rozpoznat, komu zvolenou sestavu má smysl vlastn posílat. Pokud zvolíte nap . sestavu nedodaného zbo í, pak systém rozpozná, pro které zákazníky máte v evidenci nedodané p ijaté objednávky, a pouze pro tyto zákazníky vytvo í jednotlivé tiskové sestavy jejich nedodaných objednávek a tyto sestavy ulo í ve formátu PDF a umí je automaticky distribuovat e-mailem jako p ílohy. Obdobn pokud se rozhodnete distribuovat sestavy nespln ných úkol s termínem do minulého týdne, pak systém roze le sestavy jen t m obchodník m, kte í takové nespln né úkoly mají v evidenci systému.

TYPICKÉ POU ITÍ: n n n n n

n n n n

informace o nezaplacených fakturách (tzv. mírné automatické urgence) pro dlu níky informace o p ijatých objednávkách s potvrzením termín rekapitulace nedodaného zbo í s termíny pro zákazníky upozorn ní o datu splatnosti faktury pro platící zákazníky vývojové po adavky se zm nou v posledním týdnu pro zadávající organizace finan ní vyhodnocení prodeje pro editele a vedoucí odd lení (m sí ní, týdenní, kvartální) výkazy inností za poslední týden pro zákazníky v záruce nespln né úkoly po termínu z minulého týdne pro nepo ádné u ivatele rekapitulace dluh po splatnosti pro zodpovídající obchodníky

Obr. . 8: Submenu Rozvozy sestav PDF


23.4.2006, revize: 47, Strana 19


Obr. . 9: Visio dokumentace definice rozvozu sestav


23.4.2006, revize: 47, Strana 20


POSTUP NÁVRHU ROZVOZU SESTAV ZALO ENÍ NOVÉ KARTY ROZESÍLKY SESTAV Zvolíme v menu Marketing – Rozvozy sestav PDF – Nová definice rozvozu. Otev e se Vám prázdná tabulka pro definici rozvozu sestav PDF a zde vyplníme název p ípadn detailní popis rozvozu.

1. CO CHCETE ROZESÍLAT Musíte zvolit tiskovou sestavu, kterou chcete rozesílat. Volba tiskové sestavy funguje na obdobném principu jako volba obsahu procesního panelu. „Najdi…“ aktivuje pomocný nástroj ve form tla ítka na nástrojové li a systém o ekává, e u ivatel spustí p íkaz pro tisk sestavy, zadá po adovaná omezující kritéria, vybere si konkrétní tiskovou sestavu, zvolí t íd ní a pak, kdy má v e navoleno, vyu ije p ipravenou ikonu pro ozna ení zvolené sestavy. Otev e p ednastavený formulá pro spu ivatel zvolí, jak relativn omezující kritérium.

ní tiskové sestavy.

má fungovat zadané datum pokud bylo datum pou ito jako

ivatel zvolí adresá , kam budou ukládány jednotlivé tiskové sestavy.

2. KOMU CHCETE SESTAVU ROZESÍLAT V dal ím kroku u ivatel volí „komu bude sestava zasílána“. Základním rozhodnutím je zvolení tzv. typu rotace: pro koho se budou jednotlivé tiskové sestavy tvo it (rotovat): § pro jednotlivé obchodníky § pro jednotlivé firmy § jediná sestava bez rotace (tzn., vznikne v dy jen jeden spole ný e-mail)

Speciální rozhodnutí je volba POLE CILE, jde o rozhodnutí, p es které konkrétní datové pole bude sestava rozesílána. Nap . úkoly mohou byt rozesílány dle osoby Zadal, osoby Zodpovídá nebo osoby Kontroloval. Pokud je rozhodnutím rozesílat sestavy zákazník m nebo dodavatel m, m eme i na faktu e najít více firem: Odb ratel, íjemce a Kone ný zákazník. Systém sám navrhne vhodné POLE CÍLE, ale u ivatel je m e zm nit dle nabídky. K rozhodnutí „komu bude sestava zasílána“ pat í také tyto mo nosti: n mo nost definovat pozitivní omezení typu: posílat firmám, ale jen pokud jsou ze zadaného seznamu (výb ru) n mo nost definovat výjimky typu: neposílat nikdy firmám ze zadaného seznamu (výb ru) n mo nost posílat sestavy na pevný seznam e-mail adres n mo nost posílat skrytou kopii na pevný seznam e-mail adres Pozitivní omezení a výjimky v rotaci mohou být zadány u firem seznamem firem nebo marketingovým výb rem firem. Zp sob vyhledání e-mail adresy Vyhledání adresy u obchodník je jasné dle e-mail adresy v íselníku obchodník . U firem existuje adres více a u ivatel má mo nost definovat zp sob jak se vyhledá e-mail adresa. ivatel zadává ádky, kde v ude postupn systém hledá e-mailovou adresu. Systém na se azených o íslovaných ádcích nabízí tyto mo nosti: § § § § § § §

Firemní email První osoba (up ednostní osobu pro mailing), V echny osoby pro mailing, V echny osoby V echny osoby ze zadaného výb ru osob První osoba s zadanou funkcí nebo pozicí V echny osoby se zadanou funkcí nebo pozicí


23.4.2006, revize: 47, Strana 21


Na ka dém ádku bude p íznak, zda systém zde skon í s hledáním, pokud zde najde alespo jednu email adresu. íklad: U ivatel tedy m e zadat, e nejd íve se hledá e-mail adresa u osob v pozici ekonom, pak u osob s pozicí editel a nakonec firemní e-mail adresu. P íznak ukon ení hledání je ov em a u druhého kroku, a proto pokud najde e-mail ekonoma pokra uje v hledání e-mailu editele a sestava bude rozeslaná na v echny nalezené adresy.

3. JAK BUDE ZNÍT DOPROVODNÁ ZPRÁVA Rozesílané zprávy budou obsahovat sice v p íloze p íslu nou sestavy, ale není jasné, jaký bude vlastní obsah zprávy a jak bude pojmenován soubor v p íloze. U ivatel tedy musí zadat: n text p edm tu zprávy n název souboru p ílohy (rozesílaná sestava) n lo e-mailu lze zadat § textov § formátovaným textem RTF § HTML t lem

Automatické modifikace jména sestavy a p edm tu zprávy ete také po adovat, aby se názvy a texty automaticky m nily. Pokud pou ijete pro název souboru nebo pro p edm t zprávy speciální kódované texty, systém je nahradí skute nými údaji: § § § § § § § § §

%MM% %DD% %RRRR% %WW% %FIRMA% %SHORTFIRMA% %SMAN% %FILENAME% %OBJECTID%

síc den rok týden v roce plný název firmy zkrácený (4 znaky) název firmy obchodník jméno souboru jednozna né íslo zápisu do spisové slu by

4. CO SE STANE, KDY … Co se stane, kdy je zpráva odeslána? Systém nabízí jako standardní reakci zapsat rozeslanou zprávu jako nový záznam ve spisové slu a u ivatel zvolí typ tohoto záznamu. Výsledný záznam spisové slu by obsahem odpovídá rozesílané zpráv a jako p ílohy jsou k této zpráv korektn provázány vytvo ené soubory PDF. Co se stane, kdy zpráva nem

e být odeslána?

Typickým d vodem, pro není zpráva odeslána, je skute nost, e systém nenalezl vhodnou e-mail adresy pro odeslání zprávy. Systém pak nabízí 3 typy reakcí: n vytvo í proaktivitu o chyb pro tv rce rozvozu n vytvo í záznam z jednání s korektní p ílohou zadaného typu (nap . pro pou itelné pozd í odeslání nebo tisk a odeslání po tou) n bez reakce!

5. AKCE: VYZKOU EJ A PAK PO LI Test zjistí aktuální seznam adresát a uká e, komu by sestavu p i rozesílce poslal!


23.4.2006, revize: 47, Strana 22


Nad tímto p ehledem firem m poslat.

e být u ivateli teprve jasné, komu vlastn sestavu nechce

Tla ítko doplní seznam výjimek o ozna ené firmy! Provede rozesílku sestav PDF: § provede výrobu tiskových sestav PDF dle vý e zadaných parametr § vytvo í e-maily a p ipojí jako p ílohy vytvo ené sestavy § provede zápis o odeslaných a neodeslaných sestavách

P EHLEDY ROZVOZ Existují 2 p ehledy n ehled definic rozvá ek sestav n ehled realizovaných rozvá ek sestav

SOFT-4-WEB: INTERNETOVÁ NADSTAVBA S4S Soft-4-Web je aplikací pro online evidenci p ehledu doklad zakázek vzniklých p i obchodování s obchodními partnery, klienty, dealery, koncovými zákazníky. Ka dý z nich má mo nost p ístupu k online databázi p ehled doklad realizovaných nebo rozpracovaných zakázek, prohlédnout a zkontrolovat obsah zakázky p ípadn v jakém stavu se zakázka nachází. ínosem je p edev ím mo nost okam ité informovanosti o stavu zakázky.

CÍLOVÉ U ITÍ n

B2B portál informací pro zákazníky § § § § §

n

e-shop funkcionalita zam ená na produkty § § §

n

zadání nových objednávek sortimentní informace o nabízených produktech dostupnosti na sklad

help-desk funkcionalita § § § § §

n

servisní zásahy (realizované) faktury vystavené (zaplaceno/nezaplaceno) dodací listy (v etn polo ek) kniha oprav (stav ení po adavk na opravu p ijaté objednávky (stav ení po adavku v etn polo ek)

zadání nového dotazu + funcionalita FAQ zadání nového servisního po adavku zadání nového placeného po adavku zadání nového ideového po adavku reakce zadávané správcem

www Obchodník funkcionalita § § § § § § §

správa kontakt a adres záznamy z jednání plánování asu úkolový management ceník zbo í a dostupnosti zadání nabídky a p ijaté objednávky statistiky obchodníka


23.4.2006, revize: 47, Strana 23


STRUKTURA

ENÍ SOFT-4-W EB

LOGIKA FUNKCE n

konfigurace s4web § § § §

n

konfigurace vazby s4s na s4web inicializace s4web /PHP – postup jak inicializovat aplikaci inicializace s4web /mySQL - vytvo ení databáze inicializace designu aplikace

íprava dat s4s pro s4web


23.4.2006, revize: 47, Strana 24


§ §

n n n

odeslání dat s4s na s4web zpracování dat s4s na s4web správa aplikace na s4web § § §

n

správa p ístup správa databáze aplikace správa p ipojených soubor aplikace (obrázky, p ílohy, ...)

ití aplikace na s4web § § § §

n

login u ivatelská aplikace PHP (typicky pro u ivatele externího) správce aplikace PHP (typicky pro u ivatele interního) demo aplikace PHP (typicky pro u ivatele neznámého)

íprava dat s4web pro s4s § §

n n n

zm nový soubor typu A = inicializa ní kompletní data pro s4web dle s4s o v em rozhoduje konfigurace vazby zm nový soubor typu B = zm nový soubor vytvo ený algoritmem porovnání dvou zrcadel urnál zm n m e mít jen inicializa ní charakter typu „pokud v urnálu nejsou zm ny zajimavého typu nemá smysl ani zrcadlo vytvá et“

zm nová data: e-shop objednávky, help-desk po adavky statistická data: kdo kdy login, jak dlouho a co stahoval

sta ení dat s4web pro s4s zpracování dat s4web do s4s kontrolní funkce § §

porovnání obsahu dat obou aplikací tzv. komlexní replika eskalace problémových situací

ihlá ení do aplikace je pomocí p ihla ovacího jména (login) a hesla!

POPIS SOFT-4-WEB ADMINISTRA NÍ ÁST: n n n n n

ístup pouze pro SuperUsera (tabulka ADMIN TABLE p íznak SUPERUSER) Mo nost blokovat ur ité IP adresy idávat/mazat dal í administrátory Mo nost sledování historie import Sledování p ístup (co, kdo, kdy, kam, odkud)

APLIKA NÍ ROZHRANNÍ: n n n

Po zadání jména a hesla (porovnání s tabulkou KON OSOBA) Uvítací stránka s volbou výb ru dokument k prohlídce Jednotlivé agendy pouze pro danou firmu ji je user lenem

ZABEZPE ENÍ: n n n

Stránky b í na SSL 2.0 (128 bit) protokol HTTPS, zabezpe uje nastavený Apache server importovaní soubory posílány na FTP p es PSP.exe zabezpe ený p enos ístup ke skriptu import.php, pouze z jedné IP adresy ur ené Superuserem (administrátorem webu, který se zadává p i instalaci S4Web).


23.4.2006, revize: 47, Strana 25


KARTA DEFINICE VAZEB PORTÁLU SOFT-4-W EB

Obr. . 10: Karta definice portálu Soft-4-Web

KONFIGURACE S4S GUARDIEN Program obsluhující p enos dat mezi systémem Soft-4-Sale a internetovým Soft-4-Web b na serveru s p ístupem ajk do dat s4s, tak an internet a vy aduje samoz ejm konfiguraci.


í

23.4.2006, revize: 47, Strana 26


Nastavení jména FTP serveru, portu, ivatelského jména a hesla. Server nesmí obsahovat uvozující ftp:// Je-li nastaven re im p enosu kopírovat soubor, tak se toto nastavení nebere v úvahu

Nastavení adresá na FTP serveru. Pokud se pou ívá re im kopírovat soubor, musí být pou ita zp tná lomítka

1. kopírovat soubor – pokud je web server p ímo v síti LAN 2. FTP - enos pomocí API funkcí z knihovny wininet.dll 3. FTPS - enos pomocným programem curl.exe, který pou ívá zabezpe ený p enos pomocí protokolu SSL. 4. SFTP – p enos pomocným programem pscp.exe, který pou ívá zabezpe ený p enos pomocí protokolu SSH

Test spojení podle názvu serveru, u ivatele a hesla

Informace o pou ité verzi

Adresá , ve kterém je program spu n. Musí to být adresá , kde je instalován S4S G5 (server nebo klient v síti). Tento údaj má pouze informativní charakter.

Interval, po jeho uplynutí za ne export dat zrcadlem. Má-se program spustit i startu Windows? Platí pro v echny ivatele Windows Ne se za ne vyráb t zrcadlo, tak se z FTP z adresá e Ostatní stáhne soubor check.s4web, ve kterém je zapsáno jméno posledního p ijatého souboru a k tomuto souboru se vyrábí zrcadlo i uploadu nebo downloadu zkontroluje, jestli se v daném adresá i nacházejí *.bak soubory, pokud ano tak je sma e Adresá , ve kterém jsou data S4S G5. Tento údaj má pouze informativní charakter.

Má-li se na konci odesílacího procesu spustit n jaký script (www stránka), tak se sem zapí e. Nemá-li se nic spou t, z stano nevypln no

Formát vytvá ených soubor. S4Web formát je pou itelný pouze pro spojení s Soft4Web portálem. CSV formát je standardní textový formát.

Konec - ulo í v echno nastavení a ukon í program OK - ulo í v echno nastavení, skryje okno a nastaví interval kontroly dle konfigurace Export kompletní – provede kompletní (inicializa ní) export dat Export zrcadla – provede export dat podle posledního p ijatého souboru na webu

Pozn. as, který je pot ebný pro výrobu zrcadla se nezahrnuje do intervalu kontroly. Externí program curl.exe pot ebuje ke správné funk nosti následující soubory: curl-ca-bundle.crt, libeay32.dll (verze 0.9.7.3), libssl32.dll (verze 0.9.7.3)

Pokud je tento p íznak zapnut, bude v exportovaných souborech uvedena datová struktura jednotlivých polí.

Mají se odesílaná data zapisovat pouze do jednoho jediného souboru?

Zobrazení v systémové li Windows a mo né menu zobrazené na klik pravým tla ítkem my i.

Obr. . 11: Nastavení p enosu dat mezi Soft-4-Sale a Soft-4-Web

PORTÁL B2B OBSAH DAT POSKYTOVANÝCH ZÁKAZNÍK M PRO INTERAKTIVNÍ ZJI n

servisní zásahy (raelizované úkony)

n

faktury vystavené (zaplaceno/nezaplaceno)

n

dodací listy (v etn polo ek)

n

kniha oprav (stav

n n

ení po adavk na opravu)

ijaté objednávky (stav po adavky (stav

NÍ

ení)

ení po adavku)


23.4.2006, revize: 47, Strana 27


Ukázka okna portálu Soft-4-Web

OUTLOOK EXPRESS ! Pro odeslání e-mailu s p ílohami lze vyu ít Outlook Express ! Novou mo ností p i výb ru po tovního klienta je volba „MS Outlook Express“. Tato konfigurace je pln funk ní i pro odeslání ti ných dokument jako p íloh ve formátu PDF. Nastavení výchozího po tovního klienta viz menu Konfigurace - Standard – Nastavení emailového klienta.

Obr. . 12: Volba po tovního klienta

asto pou ívaná ikona (po li jako e-mail s p ílohou) v nástrojové li nad náhledem vybrané sestavy se Vám umo ní odesílat takto jednodu e e-maily i pokud pou íváte Outlook Express !


23.4.2006, revize: 47, Strana 28


HELP-DESK, SERVIS HELP-DESK SOFT-4-SALE ENÍ PO ADAVK

ZÁKAZNÍK

Navr ené ení by mohlo slou it v em u ivatel m systému, kte í svým zákazník m: n poskytují servisní slu by n

poskytují záru ní servis dodané produkty

n

poskytují znalosti o dodaných produktech

n

edávají zku enosti o pou ití produkt

n

spolupráci na rozvoji svých produkt

n

realizují subdodávky dopl kového sortimentu a slu eb (bez p esné báze zbo í) ina t chto inností nemá charakter nového obchodního p ípadu, i kdy ípadech jsou podkladem pro fakturaci slu eb a spot ebního materiálu.

v n kterých

ZÁKLADNÍ ROZT ÍD NÍ DO 4 PEVNÝCH KATEGORIÍ Po adavky zákazník jsme rozt ídili do 4 pevných kategorií, které p edev ím li í ve zp sobu procesního zpracování. 1.

SERVISNÍ PO ADAVEK

2.

PLACENÝ PO ADAVEK

3.

ZNALOSTNÍ PO ADAVEK (DOTAZ)

4.

IDEOVÝ PO ADAVEK (NÁVRH) Na základní rozt íd ní do 4 pevných kategorií navazuje návrh ivotního cyklu po adavku Help-Desku pro ka dou z vý e uvedených kategorií.

SERVISNÍ PO ADAVEK HELP-DESKU

§ § § §

Zapsán, Zadán P ijat Za azen do fronty Zahájen servis ( innost)


23.4.2006, revize: 47, Strana 29


§ § §

Dokon en Akceptované ení Neakceptované ení

PLACENÝ PO ADAVEK HELP-DESKU

§ § § § § § § § § §

Zapsán, Zadán P ijat ( eká na zadání ceny) Finan ocen n Cena akceptována Cena neakceptována Za azen do fronty Zahájen servis ( innost) Dokon en Akceptované ení Neakceptované ení

IDEOVÝ PO ADAVEK (NÁVRH) HELP-DESKU

§ § § § § § § § § §

Zapsán, Zadán P ijat ( eká na analýzu) Po analýze náklady kalkulovány Náklady akceptovány Náklady neakceptovány Za azen do fronty Zahájen servis ( innost) Dokon en Akceptované ení Neakceptované ení návrhu (výsledek v rozporu s návrhem, nebo návrh p ímo neakceptovatelný

ZNALOSTNÍ PO ADAVEK (DOTAZ) HELP-DESKU

§ § § § § § §

Zapsán, Zadán P ijat Za azen do fronty Zahájena innost Dokon en Akceptované ení Neakceptováno ení


23.4.2006, revize: 47, Strana 30


KARTA PO ADAVKU HELP-DESKU

ZCELA NOVÝ PRINCIP SLEDOVÁNÍ HISTORIE PO ADAVKU Systém automaticky sleduje v echny zm ny, které se s po adavkem staly, a zapisuje tyto zm ny do samostatné historie po adavku. V zálo ce Historie má zadavatel i itel úplný ehled o historii zadání a ení po adavku! Sledované zm ny po adavku ve rozli uje na: n ZM NA: zm ny obsahu (libovolné pole) n

FÁZE: zm ny ivotního cyklu

n

NÁVAZNOST: generování souviseních dokument (úkoly, výkazy innosti)

VZNIK NOVÉHO PO ADAVKU HELP-DESKU generátor nového po adavku Help-Desku na nástrojové li § § § § § § § § §

pro doklady:

jednání úkol firma osoba zakázka poptávka karta za ízení ádek výkazu innosti p ijatá objednávka

HELP-DESK

SOFT-4-WEB

Vazba na modul Help-Desk je první aktivní ástí Soft-4-Web. Aktivní znamená e u ivatelé, jen se p ihlásí na portál Soft-4-Web mohou své po adavky zadávat p ímo na internetu. Vznik po adavk Help-Desku je tedy mo ný jak v lokálním systému Soft-4-Sale, tak v internetovém Soft-4-Web a ob ásti spolu data synchronizují.


23.4.2006, revize: 47, Strana 31


Ukázka menu Help-Desk

ehled po adavk


23.4.2006, revize: 47, Strana 32


Karta po adavku Help-Desku

VÝKAZY SERVISNÍ INNOSTI Roz ení karty servisního zásahu o nová pole, která jsou ízena íselníky. Týká se to: n Hlá ené závady n Zji ného stavu za ízení n Typ za ízení (zde m e u ivatel v konfiguraci volit, zda vyu ije typy zbo í, výrobce, ísla zbo í, servisní typy nebo speciální íselník) Mo nost odfiltrovat tato kritéria je ve v ech souvisejících dokumentech (výb ry, k tabulky, tiskové sestavy)

ové

Obr. . 13. Generátor faktury nad servisním zásahem

Drobná zm na funk nosti p i generování vystavené faktury ze servisního zásahu. Jde o to, e kdy u ivatel generuje fakturu nad rozsáhlým servisním zásahem, systém nabídne kumulaci inností stejného typu do jednoho ádku faktury s popisem dle íselníku inností a s cenou dle servisního zásahu. Faktura se tak výrazn zkrátí kdy obsáhlý servisní výkaz je stejn p ílohou faktury. Generátor faktury tedy obsahuje nov p íznak kumulovan , jen si navíc pamatuje u ivatelské poslední nastavení.


23.4.2006, revize: 47, Strana 33


MANA ERSKÉ NÁSTROJE VNITROFIREMNÍ ZAM STNANECKÉ BENEFITY Benefity jsou umíst ny v modulu Logistika. Velmi stru eno, benefity jsou odm ny za pracovní úsilí zam stnance, poskytované zam stnavatelem navíc k zam stnancov pravidelné mzd . Od p ípadného navý ení mzdy jsou ale ur itým zp sobem da ov zvýhodn ny (nap . osvobozeny od odvod zdravotního a sociálního poji ní), proto taková to odm na vyjde zam stnance, ale i zam stnavatele, mnohem levn ji, ne v p ípad navý ení platu. Pro zam stnance je v kone ném d sledku hodnota poskytovaných benefit o to vy í, o co by musel ze mzdy odvést do státní pokladny. Zam stnavatel naopak m e ke své radosti zahrnout n které výdaje na p ilep ení zam stnanc m do náklad .

Obr. . 14: Menu benefit

BENEFITY M n

n

n

n

n

n

n

n

EME ROZ LENIT DO N KOLIKA ZÁKLADNÍCH SKUPIN:

ZDRAVÍ - to, co by m lo být u ka dého z nás a na prvním míst . Moudrý zam stnavatel ví o neoddiskutovateln platné rovnici (Z)dravý zam stnanec = (z)dravý podnik. V zájmu co nejni í nemocnosti svých zam stnanc proto firmy stále ast ji vyu ívají mo nosti zdravotních benefit , které nabývají na popularit i mezi zam stnanci. Jmenujme nap íklad vitaminové balí ky, rehabilitace, masá e i perli kové koupele, nadstandardní zdravotní pé i (i pro rodinné p íslu níky) aj. FINANCE – v návaznosti na da ové zvýhodn ní n kterých finan ních benefit byl v R hem posledních let zaznamenán tém dramatický nár st jejich oblíbenosti jak mezi zam stnanci, tak mezi zam stnavateli – pro ob strany jsou da ové aspekty nap . Penzijního p ipoji ní anebo Kapitálového ivotního poji ní zárukou oboustrann výhodného obchodu SPORT – ekové v li, e ve zdravém t le se skrývá zdravý duch, moderní mana i ví, e sport a pracovní výkon jsou spojené nádoby. Mezi sportovními benefity m eme najít jak vstupenky do bazén a fitness center, tak i mén tradi ní benefity - kurzy potáp ní, lukost elby, paraglidingu nebo i solární koupele KULTURA – je libo lístek do kina, na balet nebo operu? Rádi byste si nenechali ujít koncert Va í nejoblíben í rockové skupiny nebo dáte p ednost volnému vstupu na pivní slavnosti? ROZVOJ A VZD LÁVÁNÍ – benefity z této skupiny jsou klí ové p edev ím pro ty, kte í si uv domují nutnost udr ení konkurenceschopnosti na trhu práce - a ji se jedná o uchaze e o zam stnání anebo o firmy samotné. Mimochodem, více ne 3/4 potencionálních zam stnanc projeví ji p i prvním pohovoru zájem o budoucí vzd lávání. REKREACE A D TSKÉ POBYTY – um ní relaxovat, odjet se odreagovat od v edního shonu, na erpat energii, povzbudit pracovní úsilí… Zde m eme najít p ísp vky na tuzemské i zahrani ní dovolené, ale i d tské tábory a relaxa ní a ozdravné pobyty pro echny ZÁZEMÍ – do této specifické skupiny adíme nadstandardní pracovní pom cky anebo vybavení usnad ující práci (notebook, mobilní telefon - nezbytné vybavení middle managementu v iny spole ností v R) BENEFITY POSKYTOVANÉ Z PORTFOLIA PRODUKT I SLU EB ZAM STNAVATELE – peka m týdenní p íd l obzvlá vype ených rohlík , mistr m


23.4.2006, revize: 47, Strana 34


výroby plynových spot ebi sleva na kotel, bankovním ú edník m kontokorentní ú et bez poplatk a zam stnanc m telekomunika ní firmy slu ební telefonní stanice za zvýhodn né ceny ...

NASTAVENÍ BENEFIT ed za átkem u ívání benefit je pot eba provést konfiguraci rolí a polo ek benefit . Role k erpání benefit nastavíte v íselníku rolí. Ka dé roli (pozici ve firm ) p id líte sí ní a ro ní limit mno ství bod pot ebných k dosa ení zvolených benefit .

Obr. . 15: Role k erpání benefit

Typy erpaných benefit nastavíte v íselníku polo ek benefit . Výb r polo ek benefit zále í na domluv zam stnavatele se zam stnanci.

Obr. . 16: Typy erpaných benefit

KONFIGURACE P ÍSTUPU K BENEFIT M id lování benefit k jednotlivým zam stnanc m probíhá prost ednictvím správce benefit . Správcem benefit m e být libovolný po et osob, kterým jsou p id lena p ístupová práva. idání u ivatele do seznamu správc benefit provedete výb rem u ivatele z rolety a následným stisknutím ikony ÍDAT. Obdobným zp sobem lze u ivatele odebrat ze seznamu správc benefit . Zm v nastavení správc benefit se projeví po kliknutí na ikonu ULO .


23.4.2006, revize: 47, Strana 35


Obr. . 17: Nastavení správce benefit

P EHLEDY BENEFIT Existují 3 p ehledy: n ehled vyu itých benefit n ehled benefit n ehled extra bod

GENERÁTORY OBCHODNÍHO PLÁNU NAD 6 TYPY DOKLAD Obchodní plán v modulu strategie vy aduje napln ní hodnot pro nap . potencionální zakázky. Doposud mohl u ivatel vygenerovat plán nad p ijatou objednávkou a nebo pou ít klasickou funkci nový záznam obchodního plánu a v echny hodnoty na kart obchodního plánu v dy vypl ovat. V nástrojové li p ibyla nová funkce funguje ve dvou re imech:

pro vygenerování obchodního plánu. Generován

JEDNODUCHÝ evezme maximum informací do plánované polo ky (v etn financí) a tu pak otev e pro ípadnou opravu

VÍCE ÁDKOVÝ Vytvo í masku spole ných informací (zákazník, oblast, obchodník, zakázka, zdroj, doklad, st edisko, ...) a pak systém o ekává, e u ivatel zadá jednotlivé ádky obchodního plánu. P i zadávání systém p evezme do ádku hodnoty masky a u ivatel zadá termíny a finan ní ástky, p ípadn opraví p evzaté hodnoty. Tuto situaci lze vyu ít p i plánování velké zakázky, jen má n kolik oblastí, termínu a áste ných pln ní .

Obr. . 18: Zadání obchodního plánu v re imu ádkového zadání


23.4.2006, revize: 47, Strana 36


NAD 6 TYPY DOKLAD Generátor je dostupný na 6 typy doklad : n nabídky n úkoly, n jednání, n po adavky, n marketingová akce, n ijaté objednávky Po kliknutí na tla ítko v nástrojové li nad jedním z uvedených doklad se Vám otev e nové okno pro generování obchodního plánu. Na výb r máte v dy re im generování.

Obr. . 19: Generování obchodního plánu

P EHLED ROZPRACOVANOSTI ZAKÁZEK Nová tisková sestava pro p ehled rozpracovanosti zakázek je umíst na v modulu Zakázky – Tisk p ehledu zakázek – P ehled rozpracovanosti. Z této sestavy je mo né jednak zjistit, jestli se n jaká zakázka “nezadrhla“ (kdy bude chyb t nap . OV nebo FV), a jednak edpokládaná budoucí fakturace (hodnota nedokon ených zakázek). Zárove bude patrné, u kterých zakázek není dokon ena fakturace, tak e se snáze zjistí p ípadné opomenutí.

OBSAH ÁDKU ZAKÁZKY NA SESTAV ROZPRACOVANOSTI ZAKÁZEK n

. zakázky

n

název zakázky

n

obchodník

n

zpracoval

n

datum zalo ení

n

termín

n

íznak vytvo ení dokumentu OP, OV, FP, FV

n

edpokládaná hodnota zakázky (p evzatá jako sou et z OP pro danou zakázku)

n

zatím fakturováno (sou et FV pro danou zakázku)

n

zbývá fakturovat (m bez celkové ceny)

e být i záporná hodnota, jestli e chybí OP nebo je OP zalo ena

ehledu rozpracovanosti zakázek je mo né standardn omezit kritérii výb ru a zp sobem íd ní.


23.4.2006, revize: 47, Strana 37


DAILY NEWS Funkce “Daily News“ byla dopln na o nové typy inností v oblasti kritérií výb ru: n servisní úkony n

proaktivity

n

plánu asu

n

obchodního plánu

Na kart Daily News p ibylo nové tla ítko , které vyma e v echny logická kritéria, aby u ivatel se rychle mohl dostat k pozitivnímu výb ru typu informací (nap . jen jednání + srv. úkony). Nov byla opraveno chování tla ítka , které nenuluje základní asová kritéria (u ivatel jednou zadá asový interval pro generování a pak ji jen prohlí í data a asový interval m e stále z stat pro p ípadné opakované generování roz eného intervalu!


23.4.2006, revize: 47, Strana 38


ANALÝZY A VAZBY OBRAT ové tabulky obrat – spojení faktur vystavený + prodejky ové tabulky obrat polo ek – spojení d lených výnos faktur vystavený + prodejky

ZAKÁZKY K

OVÁ TABULKA ZAKÁZEK

Zpracuje údaje uvedená na kart zakázky. N které hodnoty pokud mají odpovídat aktuální realit , musí být p epo teny. (nap . výnosy reálné, náklady reálné,…). P epo et je standardn dostupný na kart zakázky (tla ítko Plus) nebo jako hromadný p epo et.

Obr. . 20: K

K

ové tabulky zakázek

OVÁ TABULKA FINAN NÍHO HODNOCENÍ ZAKÁZEK

ová tabulka finan ního hodnocení zakázek zpracuje, jen reálné výnosy a náklady zakázek z doklad . P ed pou itím této k ové tabulky se Vás systém v dy zeptá, zda má provést p epo et dat. Poprvé je to nutné a u dal í pou ití m ní jen pohled na data, nemusíte epo et spou t opakovan .

DATUM DOKLADU Tato k ová tabulka má zcela novou schopnost pracovat i s datem dokladu, jen nese výnos nebo náklad zakázky. n Jako sloupce nebo jako ádky k ová tabulky m e vystupovat datum dokladu t eba v ro ním len ní. n ivatel také m e omezit výb r doklad asovým kritériem Doklad od – do.


23.4.2006, revize: 47, Strana 39


Obr. . 21: K

ové tabulky finan ního hodnocení zakázek

TOP SEZNAMY A KOLÁ OVÉ GRAFY U K V okn k ové tabulky je tla ítko konfigurace tisku k ové tabulky. Zde m tabulky a zp sobu zobrazení.

OVÝCH TABULEK

, p es které se dostanete do okna ete provést kompletní nastavení vzhledu k ové

NOVÉ MO NOSTI: n n

n n

nastavení ky prvního sloupce re im „upravit ku pole dle ky stránky“ provede automatickou úpravu ky sloupc tak, aby se výsledek srovnal na ku jediné strany A4 (21 nebo 30 cm, dle zvolené orientace) re im orientace umo ní zvolit orientaci strany A4 kruhové kolá ové grafy, proto e tyto jsou v ak jednorozm rné, vstupují do nich jako hodnoty bu sou ty ádk , nebo sou ty sloupc

OMEZOVANÉ HODNOTY Princip omezovaných hodnot umo uje dostat z k ové tabulky jen áste ný výsledek. Ukázky pou ití: n první 10 nejvy ích hodnot (najde 10 nejv ích zákazník ) n echny hodnoty dosahující alespo 5% z celkové hodnoty n ichni obchodníci, jejich ro ní obrat p esahuje 500.000 (vyhne se fakturám zat íd ným na fakturantku nebo editele) Omezování hodnot k ové tabulky omezuje obsah, jen nakonec se do tisku nebo grafu ové tabulky dostane.


23.4.2006, revize: 47, Strana 40


Obr. . 22: Konfigurace k

ové tabulky

ANALÝZA TRHU Nová tisková sestava pro hodnocení obchodníka je umíst na v menu Kontakty – Hodnocení trhu. Tisková sestava vyhodnocuje p ehled firem, za které zodpovídá obchodník (pomocí standardní filtrace nad kontakty). Sloupce sestavy: n název firmy n

stav rozpracovanosti

n

obrat za dané období

n

po et nabídek ve stejném období

n

po et jednání k období

n

po et PObj v období, celkem bez DPH

VÝSTUPY TISKOVÉ SESTAVY Na výb r jsou 2 p ehledy: n ehledová sestava (zobrazí seznam firem k vybranému obchodníkovi) n

kumulace (nap . k teritoriu, segmentu, stavu rozpracovanosti, pak sestava zobrazí celkový po et firem)


23.4.2006, revize: 47, Strana 41


CENOVÉ STRATEGIE, BONUSOVÝ SYSTÉM RECYKLA NÍ POPLATKY Dne 13. srpna vstoupila v platnost novela zákona o odpadech, která definuje práva a povinnosti související se zp tným odb rem a likvidací tzv. elektroodpadu. V souvislosti s tím by po ínajíce 1. 9. 05 m ly v echny faktury, kde se vyskytuje n jaké elektrické za ízení (dle typu definovaného v p íloze zákona), obsahovat je dal í polo ku, a to recykla ní íplatek, jeho vý e je stanovena v závislosti na typu za ízení. Není to p ímo legislativní povinnost, ale doporu ení, aby zákazník v l, e díky tomuto navý ení ceny má mo nost odevzdat nepou ívané za ízení ke zp tnému odb ru. Tato "viditelnost" p íplatku je omezena max. 8, resp. 10 lety, podle typu za ízení, ale p edpokládá se, e to postupn v ichni prodejci zahrnou do standardní ceny produkt .

KARTA ZBO Í Informace o recykla ním p íplatku jsou uvedeny na Kart zbo í – Recykla ní P. Recykla ní poplatek je sou ástí celkové prodejní ceny zbo í. V p ípad , e zbo í má hodnotu 1000,- K a recykla ní poplatek iní nap . 15,- K , pak samotná hodnota zbo í je 985,- K .

Obr. . 23: Negativní hlá ení pro Intrastat

HROMADNÉ NASTAVENÍ Pro hromadné napln ní recykla ního poplatku m eme doporu it dva postupy: n Import zbo í, viz menu Standard – Importy dat – volba zbo í do ceníku. Pole recykla ního poplatku má interní název CENA REPO, a pokud byste p ipravili Excel soubor obsahující jen dva sloupce (MAT ID a CENA REPO), pak import v re imu „p epsat staré“ naimportuje nové hodnoty recykla ních poplatk . n Hromadné manipulace zbo í nov umo uje nastavit i hodnotu recykla ní poplatek pro vybrané karty zbo í. Viz menu Zbo í – Hromadné manipulace


23.4.2006, revize: 47, Strana 42


RECYKLACE NA PRODEJNÍM DOKLADU - FAKTU E Recykla ní poplatek se objevuje pouze na prodejních dokladech. ádek faktury obsahuje nové pole s recykla ním poplatkem. Recykla ní poplatek se do faktury automaticky p enese i tvorb faktury bez ohledu na zp sob tvorby faktury (ru ní vstup ádku, generování faktury, p enos zbo í, ...)

OPRAVA HODNOTY RECYKLA NÍHO POPLATKU Oprava je mo ná dv ma zp soby: n zadat hodnotu poplatku na ádku faktury ru n opravit vý i poplatku p ímo na kartách zbo í a pak opravnou funkcí „obnova recykla ního poplatku“ obnovit recykla ní poplatky v celé faktu e. Viz tla ítko Oprava na faktu e

TISK FAKTURY S RECYKLA NÍM POPLATKEM

Obr. . 24: Tisk faktury s recykla ním poplatkem na polo ce 001

n n n

n

Recykla ní poplatek byl zahrnut do standardní tiskové sestavy faktury Tiskne se jen v p ípad , e recykla ní poplatek je nenulový Pokud prodávám zbo í za 1000 K a recykla ní poplatek je 15 K , pak p i tisku faktury je na ádku cena výrobku uvedena bez poplatku 985 K a recykla ní poplatek 15 K /ks hned pod ádkem zbo í. Na záv r faktury je zobrazena suma recykla ních poplatk (op t jen pokud je nenulová)

BONUSOVÝ SYSTÉM CO JE TO BONUSOVÝ SYSTÉM Bonusový systém umo uje zákazník m získávat za ka dý uskute ný nákup ur itý po et bonusových bod , které je mo né dále sm nit za n který z dárk z katalogu dárkového zbo í.

CÍL BONUSOVÉHO SYSTÉMU Cílem bonusového systému je motivovat zákazníky k dal ím objednávkám, p ípadn poskytnout n jakou výhodu, jinou ne slevu.

jim

Bonusový systém je umíst n v modulu Zbo í – Bonusový systém.

Obr. . 25: Menu bonusového systému

JAK ZÍSKAT BONUSOVÉ BODY n

Základní konfigurace bude typické místo vzniku bonusového +pohybu § §

Datum vystavení prodejního dokladu Datum zaplacení prodejního dokladu (+/- N dní od datra splatnosti)


23.4.2006, revize: 47, Strana 43


n

n n n n n

n n

n

n

n

bod = matematická vazba na konkrétní ástka v K celého prodejního dokladu bez DPH / minimál. Nap : 100 bod = 1000 K (za ka dý 1000 K dostane 100 bod , za 1990 dostane ov em taky 100 bod ) + dopl kové ástka minimální hodnota nákupu ! bod = matematická vazba na po et prodejních doklad s minimální finan ní hodnotou (ka dý nákup = 10b pokud je nad 500 K ) konkrétní zbo í je ohodnoceno body konkrétní zbo í je ohodnoceno body za kus navíc podle prodaného mno ství konkrétní zbo í je ohodnoceno body za celou dodávku navíc podle prodaného mno ství extrémní situace: 10ks = 1500 K potom výpo et bod = 10b za nákup + 10b za 1000 + 10 x 2b za kus + 10 x 1b za kus pokud mno ství je nad 5 + 5b pokud je objem nad 5 ks = 55b echny pravidla lze kombinovat a body se budou s ítat! kombinace obou metod by byla mo ná také, znamenala by, e základ je bodech za celkovou ástku nákupu + body u vybraných produkt hrají roli dopl kových bod (viz systém Shell V-Power) První objednávka nového zákazníka znamená v dy n jaké body, nový zákazník m e získat jednorázový balík bod - nový zákazník = první faktura vystavená za posledních N let ! Mo nost zadání hromadného nebo unikátních prémiových bonusových bod do systému (nap . Vánoce - p es výb r marketingový výb r firem, nebo v em co mají stav tu bonusových bod > N bod , p i Zpo ní konkrétní dodávky - speciální body jako bolestné, a podobn ...) Bonusová akce má datum zahájení

JAK ZTRATIT BONUSOVÉ BODY n n

konfigurovatelná "mrtvá doba" pokud nedojde k nákupu (navý ení ú tu), pak se bonusový ú et stornuje! ehled bonusových ú tu s mo nosti filtrace s kritickým asem (blí í se storno)

KDE BUDOU INFORMACE O STAVU BONUSOVÉHO Ú TU n n n n n n

Na faktu e, na dodacím listu – volitelná konfigurace Na B2B portálu – voliteln Na bonusové kart zákazníka V systému Soft-4-Sale - v dy Mo nost e-mailem zaslat výpis stavu bonusových ú zákazník m (viz Rozesíla sestav) ení obsahuje i reakci na po adavek sdru ení více odb ratel pod jeden bonusový et (viz pobo ky jedné firmy)

KDY BUDE AKTUALIZOVÁN STAV Ú TU BONUSOVÝCH BOD n

2 varianty § §

P i vystavení prodejního dokladu P i zaplacení prodejního dokladu

JAK VYU ÍT BONUSOVÉ BODY n

n n

n n

V ceníku jsou speciální produkty s cenou 0 K nebo i s cenou nenulovou speciální, jen má bonusové ohodnocení záporným po tem bonusových bod , lze je objednat a dodat normáln jako zbo í v rámci normální objednávky. íznak bonusový produkt nové pole v databázi zbo í. Na PObj, Nab, Faktu e nebo na Dodacím listu pokud je aktivován bonusový systém musí prob hnout kontrola, zda záv re ný stav bonusových bod není díky zadaným produkt m na dokladu v mínusu (je tam víc bonusových produkt ne na co má zákazník nárok) Tisk ceníku bonusových produkt (ceník s cenami a bonusovými body) Pokud je zvoleno, e rozhoduje datum vystavení dokladu pak mohou být body erpány ihned na stejném dokladu (objednám tedy produkt + dárek dohromady)


23.4.2006, revize: 47, Strana 44


FORMY, REPORTY n

Zálo ka Bonus na marketingové a telemarketingové kart firmy §

n

ehled bonusový firemních karet (celkové body !! (SLAVE BODY, jako vedlej í informace) §

n n n n

filtrace dle marketingových kritérií, body od-do, mrtvá doba od-do v m sících, datum vzniku, zm ny posledního nákupu,

ová tabulka bonusový ú ehled a k ová tabulka bonusových pohyb , Nad p ehledy v dy obtisk ! Tisky § §

§

n

První ádek obsahuje informaci o stavu ú tu, dal í ádky pak jsou historie z BONUS POL (t íd ní od nejnov ího záznamu naho e)

p ehled bonusových firemních karet Tisk firemní BONUSOVÉ KARTY jednoduché - vhodné pro rozesílku (firma, adresa, p ípadn pod ízené firmy jako seznam, p ípadn nad ízená firma pokud je to slave !, rekapitulace po tu ijatých a odebraných bod za posledních 6 m síc ) - mo nost volat i nad kartou firmy jako dal í varanta tisku karty firmy Tisk firemní BONUSOVÉ KARTY kompletní - firma, adresa, p ípadn pod ízené firmy jako seznam, p ípadn nad ízená firma pokud je to slave !, detailní p ehled historie +/- body, set íd na asem

Prodejní doklady § § §

informace o celkovém stavu ú tu bonus a o celkové po tu bod p ipo tených a ode tených bod v rámci tohoto dokladu jako konfigurovatelný status ("informace o stavu bonus-ú tu na prodejních dokladech A/N") Pokud rozhoduje datum zaplacení, pak by informace m l znít (stav p ed a zm na potencionální) Pokud nerozhoduje datum zaplacení, pak m e informace znít zm na + stav po

FUNKCE n

n

pokud je konfigurováno, e rozhoduje zaplacení faktury, pak by byl vhodný bod, místo kde se volá funkce, jen zapisuje údaje do cash_flow (pozor na prodejky - ty se pova ují, e jsou v dy ihned zaplaceny a tato funkce se u nich nevolá) pokud je konfigurováno, e rozhoduje datum vystavení faktury, pak by byl vhodný bod vlastn stejná funkce, jen zapisuje údaje do cash_flow (ona je volána i p i oprav )

KONSTRUK NÍ CELKY n

ení pro tvorbu unikátních konstruk ních celk v rámci p ijaté objednávky bylo navr eno jako vhodné standardní ení pou itelné pro mnohé zákazníky. Doposud není dostupné, proto e je zabudováno jako p ípadná zákaznická úprava.

Pokud p i zakládání p ijaté objednávky je ji známé, e dojde k modifikaci slo ení konstruk ního celku, pak u ivatel zvolí na kart objednávky tla ítko Unikát pro vygenerování kopií karet konstruk ních celk pou itých na objednávce resp. pou itých na zvoleném ádku objednávky. Takto bude vytvo ena kopie karet výrobk v etn slo ení konstruk ního celku, s tím pravidlem, e íslo nového výrobku bude stanovaeno automatikcy nap .: "A0001! PO005", kde A0001 je p vodní íslo zbo í a PO005 je íslo objednávky. Pozor.: Maximální po et znak ísla výrobku je 24 !! Nové výrobky se takto zm ní i v p ijaté objednávce a u ivatel m e nyní modifikovat slo ení nového celku, tak jak po aduje ani by m nil slo ení standardního celku. Upravená skladba materiálu dle p ijaté objednávky bude z hlediska logistiky korektn zpracována v etn zm n v mno ství nebo druhu pou itého materiálu. n ehled “Slo ení konstruk ních celk “ v menu zbo í jako “P ehled konstruk ní“. Pokud se zm ní obsah konstruk ního celku – zbo í se stane neplatným p i hromadné oprav ani p i p epo tu ceny celku nezískáme informaci, e konstruk ní celek obsahuje neplatné polo ky – hlá ka, která upozorní na to: „zda není pou ito jako platný prvek celku a pokud ano výpis obsahující po et výskyt , dále zda se má pokra ovat.


23.4.2006, revize: 47, Strana 45


P

AZENÍ ZÁKAZNICKÝCH DEFINIC NAD KARTOU NABÍDKY Tla ítko na nástrojové li nad kartou nabídky vyvolá akci reagující dle konfigurace v menu Zbo í – Konfigurace – Konfigurace systému slev. Funkce doplní smluvní ceny (slevy) dle zvoleného zdroje jako: n Smluvní ceny n Smluvní slevy n Smluvní mno stevní ceny n Smluvní mno stevní slevy


23.4.2006, revize: 47, Strana 46


SKLADY ROBOT VÝROBNÍCH ÍSEL Robot výrobních ísel se nachází v modulu Logistika – Kniha za ízení a servis – Robot výrobních ísel. Funkce spustí kontrolu skute ného mno ství zbo í na sklad s porovnáním historie výrobních ísel v systému Soft-4-Sale. Hlavní p ínos robota výrobních ísel je v p ehledném zobrazení rozdíl skute ného stavu zásob a evidovaného stavu v systému a následné mo nosti automatické opravy.

LOGIKA FUNKCE Porovnáním skute ného stavu zásob s historií p id lených výrobních ehled rozdíl ve výrobních íslech zásob.

POSTUP SPU

ísel získáte

NÍ ROBOTA

Funkci spustíte v menu Logistika – Kniha za ízení a servis - Robot výrobních ísel. Otev e se Vám okno pro práci s robotem výrobních ísel.

Obr. . 26: Okno Robota výrobních ísel

1. P ÍPRAVA Spustí p ípravný krok p es celou historii výrobních ísel.

Obr. . 27: Dotaz na spu

ní robota výrobních ísel

2. PROTOKOL ZM N Protokol zm n dle volby zobrazí protokol o stavu skladu a výrobních ísel.

3. PROVE Dle volby provede aktualizaci, platné pouze pro ádky 1, 2, 3 a 10. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

23.4.2006, revize: 47, Strana 47


Aktualizace výrobních ísel se v dy provede podle aktuálního stavu zásob na sklad !

VÝZNAM VOLEB n n n

n n n

1. volba – provede korekci mno ství výrobních ísel na skladech a obnoví informace o dodavateli/odb rateli dle poslední p íjemky/výdejky 2. a 3. volba – provede vynulování mno ství výrobních ísel 10. volba – provede vymazání kompletní historie i aktuálního stavu pro dané zbo í (vymazaní historie – SERIÁL POL a vymazání aktuálního stavu – SERIÁL SKLAD a SERIÁL). 8. a 9. volba – mají pouze informativní charakter 4. a 7. volbu – nelze provést, proto e není co aktualizovat 5. a 6. volbu – nelze provést, proto e neexistuje jednozna ná p ina, podle které by se dalo rozhodnout, co a jak aktualizovat. U ivatel musí provést ru ní nápravu.

SKLAD Domovský sklad Volba mo nosti dopln ní domovského skladu a jeho fyzického umíst ní do karty zbo í a skladové karty. Pro pohodlné zadávání informací je nejprve pot eba naplnit íselník fyzických umíst ní (Sklad – Konfigurace – íselník fyzických umíst ní)

Obr. . 28. Konfigurace íselníku pro fyzické umíst ní na skladech

Na kart zbo í, zálo ka technická p ibyla dv nová pole – domovský sklad a umíst ní na sklad (co je mo no vid t na ní e uvedeném obrázku), co slou í pro snadn í orientaci, kde se dané zbo í nachází. Na p íjemce, výdejce je mo no v ádcích zadávat informace typu (název, mno ství, rozm ry, umíst ní), které jsou potom k dispozici na skladové kart rozm .

Obr. . 29. Karta zbo í – volba skladu, p ípadn umíst ní

V kart p íjemky respektive v jejím ádku p ibylo nové pole „Umíst ní“. Aby se nám mo nost umíst ní na skladu nabízelo, je nutné, aby zbo í m lo vypln no v kart zbo í p íznak evidence výrobních ísel nebo rozm . MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

23.4.2006, revize: 47, Strana 48


Obr. . 30.

ádek p íjemky

Pokud se podíváme na skladovou kartu, tak pod íslem zbo í vidíme fyzické umíst ní na daném sklad . Promá knutí tla ítka Rozm ry nám umo ní detailní pohled do skladové karty rozm . Ucelený pohled na informace (název, umíst ní, rozm ry)

Obr. . 31. Skladová karta a její rozm ry

Posledním místem v systému, kde se eviduje fyzické umíst ní je v Logistice (Karta za ízení a servis).

NEPOHYBLIVÉ ZÁSOBY „Analýza nepohyblivých zásob“ - tato analýza vyhledá pro u ivatele ze v ech skladových karet ty karty, které jeví charakter nepohyblivých zásob. Charakter nepohyblivých zásob je trochu slo itý pojem, který si lze p edstavovat r zn a v r zných firmách m e mít r zné pojetí. Je t eba si uv domit, e za nepohyblivé zásoby je mo né pova ovat zásoby, které se nem nily více jak 20 dní, 100 dní atd. Pro ka dou firmu pro ka dý sortiment je tato hranice nepohyblivosti jiná. Navíc je mo né, aby u ivatel analyzoval vliv této hranice na objem nepohyblivých zásob. asový interval nepohyblivosti, si tedy m eme p edstavit jako parametr. V p ehledu nepohyblivých zásob je opravdu parametrem a v rámci konfigurace ehledu nepohyblivých zásob jej u ivatel m e zm nit. Druhá podmínka zpracování nepohyblivých zásob je podmínka k jakému dni chci tyto informace zpracovat. Standardní pohled na toto je takový, e chci zjistit informaci k aktuálnímu dni. Je ov em mo né, pokud si chce u ivatel ud lat p edstavu o tom, jak se vyvíjely zp tn v minulosti nepohyblivé zásoby, zpracovávat analýzu nepohyblivých zásob i k ur itému dni. Tzn. k minulému roku, k p edminulému roku, pokud obsahuje skladový management opravdu ve keré skladové pohyby za toto období. ehled nepohyblivých zásob u ivateli dodá informaci o polo kách, které se jeví jako nepohyblivé a o celkové hodnot nepohyblivých zásob k tomu dni, ke kterému si u ivatel nechal p ehled zpracovat, nyní i s mo ností tiskového výstupu nad p ehledem nepohyblivých zásob, p ípadn p es k ové tabulky.

REPLIKACE JEN STAV ZÁSOB Speciální replikace jen stav zásob bez nutnosti replikovat skladové doklady a p epo ítávat sklady. Dopad to má na zmen ení replik a zrychlení procesu výroby a hlavn p íjmu replik. Nutné zajistit korektní funkci výroby dat satelitu, korektní stavy zásob z centrály na satelitech.


23.4.2006, revize: 47, Strana 49


Dopln na mo nost omezení p enosu skladových informací pouze na p enos skladových zásob (karet). Funkce je vhodná pro u ivatele typu CENTRÁLA + x obchodník (satelit ), kte í pot ebují znát pouze aktuální stavy zbo í na skladech a zpracováním skladových pohyb se nezabývají. Nastavení je v menu Replikace - Selektivní replikace - Nastavení rozsahu - pak ve formulá i pou ít tla ítko Nastav. Do rozpisu omezení p enosu dat replikami budou pro zvolený sm r (nap .: 01 -> 02 a 02 -> 01) dopln ny záznamy pro tabulku SKLAD - zásoby (pouze pomocná informace - tabulka tohoto názvu neexistuje), p em ve sm ru odkud - kam (01 > 02) s p íznakem V E a ve sm ru kam - odkud (02 -> 01) s úplným zákazem. Nastavení se projeví pouze v p ípad zapnutého selektivního re imu replikací. P ípadná omezení pro tabulky POHYB a SKLAD jsou po aktivaci p enosu skladových zásob ignorována. P i tomto nastavení se ze zdrojového satelitu (odkud) p ená í na satelit cílový (kam) pouze skladové karty a to ru aktualizované, aktualizované z d vodu provedení skladového pohybu a také skladové karty zbo í, je se vyskytuje na aktualizovaných pohybových dokladech. Skladové karty se v tomto p ípad p ená í v echny bez ohledu na omezení pro tabulku SKLAD. Skladové pohyby se bez ohledu na omezení pro tabulku POHYB nep ená í ádné. P i íjmu repliky na cílovém satelitu se pouze aktualizuje tabulka SKLAD (skladové karty) a to bez p epo tu stavu zásob. Akce by samoz ejm na tomto satelitu z d vodu absence skladových pohyb (nov vytvo ených) v bec nem la být spou na. Z cílového satelitu (kam) na satelit zdrojový (odkud) se p i tomto nastavení nep ená í ani skladové pohyby ani skladové karty bez ohledu na existující omezení pro tabulky POHYB a SKLAD. Zmín né záznamy v p ehledu nastavení selektivních replikací (týkající se tabulky SKLAD - zásoby) nelze editovat. Je mo né je pouze smazat - systém v dy provede výmaz obou záznam pro daný sm r, proto e tato informace musí být párová (pro sm r odkud - kam a také kam odkud). Pak se systém op t za ne op t ídit nastaveními pro tabulky POHYB a SKLAD. Satelity, pro které je aktivován p enos skladových zásob, mají ve svých databázích edchozími replikami p enesené skladové pohyby, co m e znamenat velký objem v tomto ípad nepot ebných dat. Pokud je pou ita selekce replikací záznam dle obchodníka nebo je nastaven p enos skladových zásob bez jiného omezení, lze pou ít pro zru ení záznam skladových pohyb funkce Totální LAN replika nebo výroba dat satelitu. U ivatel m na takových satelitech pomocí p ístupových práv odebrat mo nost spou ní p epo skladových zásob.

ZRYCHLENÍ MANIPULACE SE SKLADOVÝMI DOKLADY Novinkou v oblasti zlep ení výkonnosti Soft-4-Sale je zrychlení u ivatelské manipulace se skladovými doklady. Zrychlení se dotýká t chto situací: n otev ení skladového dokladu (p íjemky, výdejky, p evodky, záp ky, apod.) n vypln ní nového ádku skladového dokladu dle názvu polo ky Výrazné zrychlení ocení p edev ím u ivatelé, jejich polo ek.

NA ZÁP

databáze zbo í p esahuje 10.000

NÍK DOKLADECH INFORMACE O VRÁCENÍ

Záp ní systém í p ípad zap ení zbo í pomoci dvojice samostatných doklad : záp ka a vrácení. K jedinému dokladu zap ení m e existovat n kolik doklad vrácení. Na záp ním dokladu nebyla doposud p ímo viditelná informace o stavu zap ení – co a zda bylo vráceno.

INFORMACE O VRÁCENÍ JE DOSTUPNÁ: n n n

na p ehledu záp ních doklad textem: Vráceno, Nevráceno, áste v kart záp ky (vpravo naho e) textem: Vráceno, Nevráceno, áste na ádcích zbo í v kart záp ky najdete informaci o vráceném mno ství a p íznak úplného vrácení


23.4.2006, revize: 47, Strana 50


Obr. . 32: P ehled záp

ních doklad s pou itím regenerace a s informací o vrácení

REGENERACE Pokud jste ji záp ní systém aktivn pou ívali, pak je nutné pro existující p ípady tuto novou informaci regenerovat. Na p ehledu záp ních doklad pou ijte tla ítko Generuj, a zvolte hloubku regenerace. i dal ím b ném provozu systém aktualizuje informaci o vrácení automaticky. Regeneraci pak m ete pou ít nap . po nestandardních u ivatelských zásazích v záp ním systému.

NÁSTROJ PRO KONTROLU KOREKTNOSTI SKLADOVÝCH EVOD Funkce pro kontrolu korektnosti skladových p evod Administrace sklad - Kontrola a kumulace doklad .

je umíst na menu Sklad -

Nástroj pro kontrolu korektnosti skladových p evod pod tla ítkem evody analyzuje a vyhledává ty chybové situace, jen mohou vzniknou p i u ivatelském zásahu s vysokou úrovní p ístupových práv nad neuzav enými sklady: n chybné vazby mezi doklady v p evodce, mezi p íjemkou a výdejkou § § §

n n

odkaz na neexistující doklad, chyba typu: „A se odkazuje na B, ale B neexistuje“ odkazy nejsou korektní, chyba typu: „A se odkazuje na B, ale B se neodkazuje na A“ odkazy jsou zdvojeny, chyba typu: „A se odkazuje na B, a C se odkazuje také na A“

rozdílné datumy na p evodce po u ivatelském zásahu (datum na p íjemce a datum na výdejce mají být shodné) rozdílné finan ní ástky na p evodce po u ivatelském zásahu (finan ní hodnota íjemky a výdejky musí být shodná)

echny nalezené nesrovnalosti se ukládají do protokolu, jen náhledu p ed tiskem.

se nakonec otev e do

NAVR ENÍ MINIMÁLNÍCH STAV ZÁSOB DLE OBJEMU PRODEJE V MINULOSTI Navr ení minimálního a optimálního stavu zásob dle uskute ného objemu prodeje v minulosti m ete nastavit v modulu Sklad – Administrace – Hromadné nastavení minimálního a optimálního mno ství.


23.4.2006, revize: 47, Strana 51


Obr. . 33: Navr ení minimálního a optimálního stavu zásob

LOGIKA FUNKCE ivatel zvolí období, jen chce sledovat z hlediska prodeje, a zadá koeficient, s nim bude objem prodaného zbo í násoben p i výpo tu minimální nebo optimální zásoby. Pokud sledovaným obdobím bude nap íklad kvartál (92 dní = 13 týdn ) a minimální zásoba má být stanovena tak, aby obslou ila 14 denní objem prodeje pak koeficient = 2 týdny / 13 týdn = 15,4%. Jako prodané zbo í se s ítá zbo í na fakturách vystavených a na prodejkách !

FUNKCIONALITA Prove :

nastaví minimální mno ství nebo optimální mno ství zásob

Nuluj:

nuluje minimální mno ství nebo optimální mno ství zásob

Uka :

tisková sestava návrhu nastavení minimálního mno ství zásob

Pouze prodávané:

omezí tiskovou sestavu na polo ky, jen byly prodávané

HLEDÁNÍ DUPLICIT V DATABÁZI ZBO Í Do modulu Zbo í byla p idána nová funkce na hledání duplicit v databázi zbo í. U v ích databází je velká pravd podobnost vzniku duplicity a patn se to dohledává (nap . obj. íslo dodavatele není na ádném p ehledu na obrazovce a v tisku, proto není mo né podle tohoto kritéria t ídit. Za tímto ú elem byla vytvo ena funkce na hledání duplicity v databázi zbo í.

VARIANTY VYHLEDÁVÁNÍ DUPLICITY n

obj. íslo

n

název

n

zahr. název

n

název a cena prodej

n

cena prodej

n

árový kód

n

tp1

n

tp2

n

tp1 + tp2

n

tp1 + tp2 + tp3 + tp4

POSTUP P I VYHLEDÁVÁNÍ DUPLICITY V DATABÁZI ZBO Í n

ivatel zvolí menu Zbo í – Hledání duplicit zbo í

n

zvolí kritéria výb ru, tj. nad kterým p ehledem zbo í má vyhledávání prob hnout

n

výb r metod, volba varianty vyhledávaných duplicit


23.4.2006, revize: 47, Strana 52


n

spu

n

systém si vy ádá potvrzení

ní vyhledávání tla ítkem

Obr. . 34: Potvrzení spu

ní dávkového vyhledávání duplicity zbo í

ZOBRAZENÍ DUPLICITY Po dokon ení vyhledávání duplicity zbo í systém zobrazí výsledky v pravé dolní ásti formulá e. V p ípad , e vyhledáva na el duplicity v databázi zbo í, potom vedle vybraných metod dohledání bude zobrazen po et p ípad duplicit zbo í. Kliknutím na tla ítko systém zobrazí po et zbo í, kterého se duplicity týkají. Tla ítkem

zobrazí p ehled v ech duplicitních p ípad .

HROMADNÉ NASTAVENÍ MINIMÁLNÍHO A OPTIMÁLNÍHO MNO STVÍ Karta “Hromadné nastavení minimálního a optimálního mno ství“ zbo í na sklad byla roz ena o tyto polo ky: n idán filtr st edisko vstupující do datového zdroje fakturace a prodejek n dopln na mo nost volby dat. zdroje (fakturace, prodejky nebo oboje) Úpravy vznikly, jako reakce na skute nost, e existuje více st edisek, ka dé se samotným skladem, a vyhodnocení tak musí probíhat reparativn pro ka dé st edisko a sklad zvlá .

NASTAVENÍ POVINNÝCH ÚDAJ KARTY P EVODKY Mo nost nastavení povinných údaj nedovolí provést p evodku: n kód pohybu n

vyhotovil

n

firma

n

st edisko

n

datum

n

zakázka

n

fáze

pro kartu p evodky, bez jejich

vypln ní systém

Konfigurace povinných údaj karty p evodky je umíst na v menu Sklad – P evody – Konfigurace – Povinné údaje karty p evodky.


23.4.2006, revize: 47, Strana 53


PODVOJNÉ Ú ETNICTVÍ VAZBY MODULU EKONOMICKÉHO NA MODULY OBCHODNÍ AGENDY EXISTUJÍCÍ V OBCHODNÍ ÁSTÍ S VAZBOU NA Ú ETNICTVÍ n n n n n n n

Vystavené faktury Prodejky ijaté faktury Pokladna Banka (výpisy) Skladové doklady Interní doklady (obchodní agenda)

ÍSELNÍKY VZNIKAJÍCÍ PRIMÁRN V SOFT-4-SALE S VAZBOU NA EKONOMIKU Vazba na ekonomiku znamená, e v ekonomickém modulu vzniká kopie íselníku, která z stane nakonec v tom stavu, jen odpovídá dob vedení ú etnictví. Typicky íselník st edisek se m e postupn vyvíjet a m nit a v datech jedolivých ú etních rok zústávají íselníky z doby kdy bylo ú etní období uzavíráno !

n n

St ediska Oblasti produkce – vazba na p edkontace

Oblast je nov pou ita ji na kart zbo í a vystavení faktury m dle oblastí na kartách zbo í

n n n n

e p ipravit automaticky rozbor výnosu

ny Zakázky Firmy – odb ratelé, dodavatelé Obchodníci (u ivatelé)

evzaté íselníky d líme na 2 skupiny podle zp sobu napln ní: skupina kompletn p evzatá (st ediska, obchodníci, oblasti, kódy pohyb ) p i zalo ení etního období n skupina automaticky dopl ovaná p v rámci zaú tování resp p enosu obchodních doklad (nap .: firmy, zakázky) n

Novinkou pro u ivatel Soft-4-Sale bude fakt e vazby záznam v rámci íselníku pou ité do dat ekonomiky jsou pevné (na rozdíl od obchodního systému) a nelze nap íklad zru it ani zm nit identifikaci st ediska, které bylo ji jednou v datech pou ito. Jedinou cestou je zalo it st edisko s identifikaci novou a u v ech ú etních doklad pak staré st edisko opravit na nové a pak teprve záznam ze íselníku st edfisek. Podmínkiou je pak tedy aby data nebyal ji uzav eném období a v echny zm ny jsou navíc zazanamenány do urnálu zm n !

NOVÉ ÍSELNÍKY PRO PODVOJNÉ Ú ETNICTVÍ n

etní osnova § § § § §

§ §

syntetika a analytika = standardn 6 znak § syntetika bez analytiky = standardn 3 znaky + 3 znaky 0 (321000) popis (100 znak ) poznámka (bez omezení – netiskne se na výstupy) platné A/N (neplatné ú ty se nenabízí p i tvorb doklad ) základní typy ú tu: § ú ty bez speciálního typu § ú ty saldokontní odb retelské § ú ty saldokontní dodavtelské § ú ty bankovní § ú ty pokladní § ú ty dph na výstupu § ú ty dph na vstupu a p i dovozu da ový A/N: p íznak neda ových ú pro výpo et dan z p íjmu typ rozvahový (jak bude pou it pro rozvahu): § Aktiva § Pasiva


23.4.2006, revize: 47, Strana 54


§

n

Nevstupuje

Typy dokladových ad § § § § § §

n

BA PO FV FP SK ID

banka pokladna faktury vystavené, vystavené dobropisy, vrubopisy faktury p ijaté, p ijaté dobropisy, vrubopisy skladové doklady interní doklady

Dokladové ady i konfiguraci lze navázat na íselné ady FV a FP dle obchodní ásti systému, ale není povinností.

n n n n

innosti Výkony Druhy doklad v hlavní knize Hlavi kové údaje platné k ú etnímu soubor

DATOVÉ SOUBORY n

Obchodní ást: jediná databáze (s4s-dat1.mdb + s4s-dat2.mdb) pro celé sledované období Ekonomická ást:

n § § § §

pro ka dou firmu a pro ka dé ú etní období vzniká nový ú etní soubor jméno sice navrhuje systém, ale nakonec jej potvrzuje a zadává u ivatel nap .: s4s-date2006-mtj-service.mdb viditelnost ú etní databáze není podmínkou b hu obchodních (ostatních) modul systému ú etní data a ekonomické funkce mohou být dostupná jen pro vybrané u ivatele

R

IMY P EVZETÍ DAT OBCHODNÍCH MODUL DO EKONOMIKY

n

Základní dávkový manuální re im I. p evzetí dat p es tzv. „rozhraní hlavní knihy“ umo uje poslat data do ú etního systému dávkov na pokyn u ivatele Obdobná varianta II. umo uje dávkový manuální re im p evzetí dat p ímo do „hlavní knihy“ umo uje poslat data do ú etního systému dávkov na pokyn u ivatele. Automatický okam itý zápis ú etních dat na „rozhraní hlavní knihy“ Automatický okam itý zápis ú etních dat do „hlavní knihy“ i volb re imu nutné zvá it kde vznikají v obchodním systému data pro zaú tování. etníictví nepodporuje replikace ale pokud na satelitech vznikají obchodní dokumenty Pro jednotlivé typy doklad je mo né kombinovat r zné metody. Nap . vystavené faktury dávkov na rozhraní, p ijaté faktury Pro jednotlivé typy doklad je mo né kombinovat r zné metody. nap .

n n n n n n § §

vystavené faktury p ená eny dávkov p ijaté faktury automaticky p ímo do hlavní knihy

SKLADOVÉ DOKLADY n

i p evzetí skladových doklad (výdejky, p evodky, p íjemky) m e dojít k po adavku realizovat nejd íve kumulaci doklad shodného typu do jediného interního dokladu vhodného k zaú tování!

START EKONOMIKY V SOFT-4-SALE n

Zalo ení nového – prázdného souboru ú etního systému § §

n

Vzorová datová struktura s4s-date.tdb je sou ástí instalace systému Jméno a umíst ní databáze u ivatel m ní , systém navrhuje s4s-date-2006.mdb v míst ulo ení dat obchodního systému

Základní konfigurace § §

n

Ú etní subjekt – základní údaje p evzaty dle platné hlavi ky tiskových dokument v dob vytvá ení souboru, systém umo uje také editaci údaj Ú etní subjektu Ú etní období ve form datum od – do (typicky od 1.1.2006 do 31.12.2006)

Importy a napln ní íselník § §

Speciální funkce importu (ú etní osnova) Importy z Excel souboru s vhodnou strukturou (vyu ití Clipboardu pro napln ní íselníku)


23.4.2006, revize: 47, Strana 55


n

Nastavení po áte ních stav § § § § § § §

Speciální funkce importu (doklad po áte ního stavu) Napln ní dokladu po áte ního stavu manuáln nebo s vyu itím clipboardu a Excelovského souboru vhodné datové struktury Naplnení v t o po áte ním stavu saldokonta pohledávek a závazk lze po adovat od obchodního systému a ten je poskytne s vyu ití znalostí indformací o zaplacení faktur vsytavených a faktur p ijatých v systému Soft-4-Sale V ty po áte ního stavu vznikají b hem ú etní uzáv rky ze souboru minulého ú etního období Ro ní uzáv rku, jen naplní doklady po áte ního stavu, je mo né pustit opakovan a v dy je mo né ur it soubor do kterého jsou výsledky ú etní uzáv rky sm ovány P evzetí dat p edchozího ú etního systému = dodávaná slu ba (pokud nejsou zásadní technické p eká ky) Majetek firmy s evidencí ú etní hodnoty + odpisový plán + po et

PROVOZ EKONOMIKY V SOFT-4-SALE n

Systém vede samostatný urnál událostí pro ekonomiku. Tento urnál zm n se nema e a p edev ím obsahuje informce dle zákona o stavu záznamu v hlavní knize p ed a po zm ! Jak spojit výhody „ kkého“ obchodního systému s nutnou a zákonn povinou „pevností a stabilitou“ modulu ekonomického ?

n § § § § § §

Ponecháme ob vlastnosti v p íslu ncýh ástech systému Tím ov em dovolíme potencionální nesoulad dat obchodních a ekonomických Rozhodující údaje pro stát jsou data ekonomického modulu Rozhodující údaje pro úsp ch firmy jsou data obchodní, marektingová Rozpory mezi daty = vyhodnocení datovcýh nesoulad , odsouhlasený pí ú etní ! Typická obchodní situace: § ru ení duplicitní firmy § zat íd ní výnos vystavených faktury dávno p enesených do ekonomiky pod novou strukturu íselníku oblastí produkce upravenou pro nové analýzy

FUNKCE EKONOMIKY V SOFT-4-SALE FUNKCE KONFIGURA NÍ – P ÍPRAVNÉ PRÁCE n n

konfigurace vazby na obchodní moduly systému íselníky

FUNKCE EDITA NÍ – AKTIVNÍ PRÁCE n n n n n n

Ekonomické zálo ky standardních doklad v Soft-4-Sale Nástroje pro p evzetí obchodních dat do ekonomického systému Editace záznam rozhraní hlavní knihy Editace záznam hlavní knihy Editace doklad p evzatých z obchodního systému (faktury, pokladna, banka, sklady) Interní doklady § § § §

n

Mzdové doklady Odpisy Zápo ty Interní doklady

Zjednodu ená pokladna jen v ekonomice

FUNKCE ANALYTICKÉ – PROVOZNÍ ROZBORY A ANALÝZY n

Saldokonto: vyhledání a oprava nevyrovnaných finan ních polo ek pohledávek a závazk podle variabilního symbolu § § § § § §

Saldo sleduje vynulování ástek strany MD a D uvnit skupiny propárovaných doklad . Saldo je tvo eno pro ú ty s p íznakem saldokontní Saldo lze omezit asov , ástkou minimální nevyrovnanosti Saldo lze po adovat polo kové, nebo kumulované Saldo lze po adovat jen pro nevyrovnané polo ky Saldo lze párovat dle párovacího symbolu (pokud je vypln n má p ednsot p ed variabilním symbolem)


23.4.2006, revize: 47, Strana 56


n n n n n

urnál: v echny zm ny ke kterým v ú etním systému do lo Stav ú : kumulace stav ú tu dle syntetiky, analytiky a p ípadn i st edisek Stav zakázek: kumulace ú etních stav zakázek Stav inností: kumulace ú etních stav innosti Stav financí: kumulace stav finan ních prost edk ke dni

FUNKCE VÝSTUPNÍ – STANDARDNÍ A ZÁKONNÉ VÝSTUPY n n n n n n n n n

etní denik etní denik v cizí m Pohyby na ú tech Obratová p edvaha Obraty ú Rozvaha (v plném rozsahu, zkráceném rozsahu) Výkaz zisk a ztrát (v plném rozsahu, zkráceném rozsahu) Výsledovka Cash-Flow

MENU MODULU EKONOMIKA Ekonomika

Obr. . 35: Menu modulu Ekonomika

Hlavní kniha Tisky Obratové p edvahy Rozvaha a výsledovka Da z p íjmu iznání k dani z p idané hodnoty (DPH) Ekonomické analýzy Uzáv rky Datová uzáv rka ehled datových uzáv rek Ro ní uzáv rka MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

23.4.2006, revize: 47, Strana 57


ová tabulka hlavní knihy Rozhraní hlavní knihy Saldokonto ehled saldokonta Tisk saldokonta Banka Nový bankovní výpis ehled bankovních výpis ehled polo ek bankovních výpis Tisk p ehledu polo ek bankovních výpis ové tabulky polo ek bankovních výpis Nový p íkaz k úhrad ehled p íkaz k úhrad íkaz k úhrad Pokladna ehled pokladních doklad Tisk p ehled pokladních transakcí Nový pokladní doklad Konfigurace Pokladny ístup k pokladnám Uzáv rka pokladny Interní doklady Nový interní doklad ehled interních doklad Tisk p ehledu interních doklad ové tabulky interních doklad ehled obchodních interních doklad Faktury ehled faktur vystavených Tisk p ehledu faktur vystavených Nová faktura p ijatá ehled faktur p ijatých Tisk p ehledu faktur p ijatých Sklady Rekapitulace stavu zásob ehled p íjemek ehled výdejek ehled p evodek Skladový robot Kontrola a kumulace doklad Sklady Kódy pohyb Majetek Dlouhodobý majetek Krátkodobý majetek MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

23.4.2006, revize: 47, Strana 58


Tisky p ehled majetku Da ové odpisy etní odpisy Konfigurace Da ové odpisy a skupiny (zrychlené a rovnom rné) Odpisové plány pro ú etní odpisy Umíst ní majetku Konfigurace Datové soubory ení jednotka Základní nastavení Pou ití kurzu (pevný, denní) rpo závazky a pohledávky Datum zaú tování pou ít datum zdanitelného pln ní Dobropisy vydané a p ijatré ú tovat kladn Plátce DPH A/N, kvartální, m sí ní Finan ní ú ad Hlavní innost pro da ové p iznání

ení osnova Typ ú etních doklad edkontace St ediska innosti Zakázky urnál


23.4.2006, revize: 47, Strana 59


OBCHODNÍ DOKUMENTY A POSTUPY PULTOVÝ PRODEJ S REGISTRA NÍ POKLADNOU Dnem 1. 7. 2005 nabyl platnosti zákon o registra ních pokladnách. Povinným subjekt m zákon udává povinnost, vybavit nejpozd ji do 31. 12. 2006 pokladní místo bu registra ní pokladnou s fiskální pam tí, nebo PC pokladnou, vybavenou tiskárnou s fiskální pam tí, certifikovanou Ministerstvem financí. Fiskální pam tí se rozumí technické za ízení pro jednorázový a nem nný zápis výsledných údaj z provozní pam ti, zahrnutých do denní finan ní záv rky, které umo uje opakovaný tisk ulo ených údaj v r zném len ní jak prost ednictvím pokladny, tak prost ednictvím elektronického za ízení jiného typu, ne jeho je sou ástí. Fiskální pam musí mít dostate nou kapacitu pro zápis a uchování údaj minimáln po dobu ty let od uvedení do provozu a údaje tam vlo ené a ulo ené musí být dostupné, pokud neuplyne lh ta pro vym ení.

NASTAVENÍ ELEKTRONICKÉ POKLADNY Nastavení ízení elektronické pokladny se nachází v modulu Sklad – Prodej – Konfigurace – ízení elektronické pokladny. Zde máte na výb r z n kolika mo ností: n bez ízení n otev ení pokladny n otev ení pokladny + ástka k vrácení n fiskální modul n fiskální modul + ástka k vrácení Z nich p edev ím poslední dv volby nás budou zajímat.

FISKÁLNÍ MODUL Výb r fiskálního modulu provedeme z roletové nabídky. Aktuáln je na výb r pouze jeden typ Retax FM023.

Obr. . 36: Konfigurace ízení elektronické pokladny z prodejky

Zm ny v nastavení pokladny se projeví a po zmá knutí tla ítka Ulo .

KONFIGURACE FISKÁLNÍHO MODULU Funkce “Fiskální modul“ se nachází v modulu Sklad – Prodej – Fiskální modul. Slou í k nastavení a ízení fiskálního modulu na PC pokladn . V pravé ásti karty se nachází polo ky pro nastavení tisku fiskálního modulu: n hlavi ka paragonu MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

23.4.2006, revize: 47, Strana 60


n n n n n

pati ka paragonu volný text posun a odst íhnutí reakce tiskárny po úsp ném vyti nastavení COM portu na PC

ní dokladu

V levé ásti formulá e jsou se azeny funkce pro ízení fiskálního modulu: n Otev ení sm ny n Denní uzáv rka n sí ní uzáv rka n Kopie denní uzáv rky n Kopie m sí ní uzáv rky n Výpis denních sum n Výpis m sí ních sum n Výpis grandtotál n Tisk volného textu n Posun a odst íhnutí n Neplatný paragon n Otev ení zásuvky n Test komunikace (sm na?)

OVLÁDACÍ PRVKY KARTY Ulo í zm ny v nastavení. Zav e okno Fiskální modul.

Obr. . 37: Nastavení a ízení fiskálního modulu


23.4.2006, revize: 47, Strana 61


NEGATIVNÍ HLÁ ENÍ PRO INTRASTAT V p ípad , e zpravodajská jednotka nedosáhla po adovaného obratu k podání hlá ení pro Intrastat, m e vytisknout tzv. negativní hlá ení pro Intrastat. Funkce pro tisk negativního hlá ení Intrastat se nachází v modulu Zakázky – Statistika – Tisk negativního hlá ení.

Obr. . 38: Negativní hlá ení pro Intrastat

Obr. . 39: Ukázka náhledu p ed tiskem

ZÁPO TY V ZAHRANI NÍ M Zápo ty závazk a pohledávek lze realizovat v zahrani ní m , pokud jsou v echny zú astn né doklady ve stejné m . Sou asn je systém roz en o nové tiskové formulá e: § §

O

dohoda o zápo tu v zahrani ní m návrh zápo tu v zahrani ní m

OVÁNÍ PLATNOSTI

ÍSLA ZBO Í V DOKLADECH

Funkce ov ování platnosti pou itého zbo í v dokladech je novou funkcí systému, ji m ete za ít vyu ívat, pokud ji v konfiguraci zapnete. Kontrola zji uje, zda zbo í uvedené na ádcích dokladu existuje v ceníku jako platné polo ky. Kontrola je provád na podle ísla zbo í. Nastavení kontroly platnosti zbo í je umíst no v modulu Zbo í – Konfigurace – Kontrola ádkových doklad . Re im kontroly mohu zapnout samostatn pro tyto doklady: § § §

p ijaté objednávky, vystavené objednávky, nabídky,


23.4.2006, revize: 47, Strana 62


§

faktury vystavené.

Pro ka dý doklad je mo né nastavit vlastní konfiguraci (nekontrolovat, provád t informativní – zobrazí hlá ení o chyb , ale doklad se provede, bloka informativní). Kontrola prob hne i provedení dokladu.

Obr. . 40: Ov ování platnosti ísla zbo í v dokladech

Tla ítko kontroly platnosti zbo í V p ípad nalezení chyby nasko í chybové hlá ení a na p íslu ném ádku zbo í ve sloupci „C“ se zobrazí upozorn ní ervený k ek (neexistuje) nebo vyk ník (neplatné).

Obr. . 41: Ukázka neexistujícího ísla zbo í

ODB RATELSKÉ ÍSLO ZBO Í NA DOKLADECH i obchodování s jedním výrobkem mezi dodavatelem / firmou / odb ratelem dochází k situaci, e nejen dodavatel, ale i n který významný odb ratel m e po adovat zna ení výrobku na obchodních dokladech dle vlastního íslování. Systém dnes umo uje evidovat ke ka dému výrobku na dodavatelské kart zbo í: n primární objednací íslo u hlavního dodavatele n objednací íslo spojené s jiným tzv. sekundárním dodavatelem n íslo výrobku dle evidence konkrétních odb ratel


23.4.2006, revize: 47, Strana 63


V dodavatelské kart tedy m

ete vyplnit íslování zbo í pro zadané odb ratele.

Obr. . 42: Dodavatelé a odb ratelé na kart zbo í

Tisk faktury, dodacího listu resp. potvrzení p ijaté objednávky ti

i volb tiskového formulá e máte na výb r ze t í mo ností zobrazení ném obchodním dokladu.

ísla zbo í na

Obr. . 43: Nabídka zobrazení ísla zbo í na dokladu

GENERÁTOR NABÍDKY Z

EHLEDU ZBO Í VE VF

Na p ehledu ádk vystavených faktur dopln na mo nost exportu vybraného mno ství zbo í do nové nebo existující nabídky. K tomuto ú elu slou í tla ítko zbo í ve fakturách vystavených.


na p ehledu

23.4.2006, revize: 47, Strana 64


NASTAVENÍ STANDARDNÍHO DOPROVODNÉHO TEXTU Nastavení standardního doprovodného textu je umíst no v modulu Konfigurace – Standard – Nastavení PDF rozhraní. Funkce dává mo nost volby o p ipojení textové zprávy, “V p íloze Vám zasílám dokument…“, na za átek/konec zprávy nebo v bec. Jedná se o u ivatelskou konfiguraci, to znamená., e ka dý u ivatel si ji m

e nastavit sám.

Obr. . 44: Nastavení standardního doprovodného textu

IMPORT BANKOVNÍCH VÝPIS Z VÍCE Ú

KLIENTA SOU ASN

V modulu Zakázky – Banky a platby byla opravena funkce pro import bankovních výpis typu GPC, který obsahuje výpisy z více ú klienta sou asn . Funkce Nový bankovní výpis umo uje generovat více výpis z jednoho souboru GPC.

IMPORT BANKOVNÍCH VÝPIS FORMÁTU MULTICASH Ve formulá i “BANKOVNÍ VÝPIS“ dopln na volba systému Multicash s následnou mo ností importu bankovních výpis ve formátu Multicash (*.STA). Se systémem Multicash pracují nap . SOB, HVB Bank, eská spo itelna, atd.

Obr. . 45: Bankovní výpisy typu Multicash

KONTROLA DUPLICITNÍHO ÍSLA VÝPISU P I IMPORTU Dopln na kontrola duplicity p i importu bankovního výpisu typu GPC. V p ípad , e ji byl importován soubor se stejným íslem výpisu a datem pro daný ú et, systém ohlásí tuto informaci s mo ností pokra ovat nebo p eru it import.

KUMULOVANÉ PLATEBNÍ P ÍKAZY Novou funkcí v systému bankovních plateb je mo nost zadávání platebních p íkaz od jednoho dodavatele se splatností v jednom týdnu souhrnn . Hlavním p ínosem kumulovaných platebních p íkaz je sní ení náklad za poplatky bankovních p evod .


23.4.2006, revize: 47, Strana 65


LOGIKA FUNKCE Po zadání polo ek pro generování bankovního p íkazu tla ítkem na kart íkazu k úhrad spustíte kontrolu seznamu p íkaz k úhrad . Systém provede následující akce: n spojí platby pro jednoho p íjemce do jediného ádku a jediného variabilního symbolu a se te finan ní ástky (nap . spojí platby FV1, FV2 a FV3 do jediného ádku FV3. Do poznámky napí e informaci o spojení n vygeneruje a otev e zápo et, kde zaplacení FV1 a FV2 je zapo teno s navý ením dluhu na FV3 (datum zápo tu je dle data splatnosti p íkazu) n

ikona zápo tu zp sobí uhrazení FV1 a FV2 + navý ení dluhu FV3 a a ijde výpis z banky, bude platba na FV3 odpovídat dlu né ástce!

PODMÍNKY KUMULACE n n n

spole ný p íjemce stejné íslo ú tu bez zadání konstantního symbolu

Kumulované platební p íkazy je mo né vytisknout pomocí nové sestavy “Rozpis kumulované platby“, která se nachází nad zápo tem.

DOPLN N SWIFT A IBAN U ZAHRANI NÍCH P IJATÝCH FAKTUR Na kartu kontakt a zahrani ní kartu p ijatých faktur dopln ny nová pole SWIFT a IBAN. Pokud je vypln n IBAN a SWIFT na kart kontakt , tak se p i otev ení faktury p ijaté automaticky tyto hodnoty doplní, pokud tam ji nejsou vypln ny. Jak u ivatel zm ní IBAN nebo SWIFT na zahrani ní kart p ijaté faktury, systém se ho dotá e, chce-li tyto údaje epsat taky na kart kontakt .

TISK VZÁJEMNÉHO ZÁPO TU V

EUR

Dopln ní mo nosti tisku nové sestavy vzájemného zápo tu v zahrani ní m (standard + slovenská). Zápo et v zahrani ní m vychází z p ijatých nebo vystavených objednávek v zahrani ní m .

TISKOVÁ SESTAVA P ÍMO NAD P EHLEDY Dopln na mo nost zobrazení tiskové sestavy p ímo nad t mito p ehledy: n ehled vystavených objednávek n

ehled p ijatých objednávek

n

ehled p ijatých faktur

n

ehled vystavených faktur

n

ehled nabídek

Tiskovou sestavu zobrazíte p es ikonu otev eným p ehledem.

“Náhled p ed tiskem“ v nástrojové li

nad

GENERÁTOR P IJATÉ OBJEDNÁVKY NAD KARTOU SERVISNÍHO ZÁSAHU Nad kartou servisního zásahu je nov

mo nost generovat p ijatou objednávku. Generátor

ijaté objednávky dle servisního zásahu je umíst n v nástrojové li servisního zásahu a umo uje 2 re imy: n doplnit ádky dle servisního zásahu do existující p ijaté objednávky MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759, e-mail: [email protected]

nad kartou

23.4.2006, revize: 47, Strana 66


n

ádky servisního zásahu pou ít pro novu p ijatou objednávku

Obr. . 46: Okno pro generování p ijaté objednávky

KAPACITNÍ P EHLED POLO EK OBJEDNÁVEK Problém s výrobní kapacitou firmy dle nedodaných p ijatých objednávek í nový p ehled v menu Zakázky - P ijaté objednávky – Kapacitní p ehled polo ek objednávek, který obsahuje výpo et asové náro nosti nedodaných polo ek p ijatých objednávek. Jednotková náro nost je uvedena na kart zbo í (jako technický parametr 9 = po et kus vyrobených za hodinu) V p ípad , e je nutné k dané zakázce opravit standardní náro nost na jinou, m ivatel opravit na kart ádku p ijaté faktury!

M

e ji

NOST SLEDOVÁNÍ SOUVISEJÍCÍCH DOKLAD Novinkou v systému Soft-4-Sale je mo nost sledování souvisejících doklad v rámci konkrétního servisního zásahu. Doposud bylo mo né pouze generovat íslo konkrétní zakázky.

SOUVISEJÍCÍ DOKLADY n

související doklady nad servisním zásahem roz

n

související doklady nad p ijatou objednávkou roz

n

související doklady nad servisním zásahem budou obsahovat i faktury díky nové provázanosti generovaných faktur nad servisním zásahem

eny o p ijatou objednávku eny o servisní zásahy

NOVÁ SERVISNÍ FUNKCE NA NA KART OBCHODNÍ ANALÝZY Nová servisní funkce na tla ítku na kart “Obchodní analýzy/plánu“ pro odstran ní uvedených lidí ze seznamu (v íselníku Obchodníci nemají vybranou zna ku). Tla ítko bylo roz eno o následující mo nosti ru ení: n vymazat mezisou ty dat n

vymazat mezisou ty dat mimo hodnoty v íselníku

n

vymazat mezisou ty dat mimo hodnoty v íselníku v plánovaném období

n

vymazat nastavení plánu (parametry a výb r)

DEFINICE POVINNÝCH ÁDK NABÍDKY Konfigurace povinných údaj nabídky roz ena o mo nost definice typ ádk , jejich ítomnost se na nabídce kontroluje p i provád ní. Typ ádku je ur en typem nebo íslem


23.4.2006, revize: 47, Strana 67


zbo í. P adit lze dle oblasti nebo obchodníka na nabídce, pop ípad bez t chto voleb pro nabídky v echny. Typ kontroly je pouze informativní na dotaz u ivatele.

Obr. . 47: Nastavení kontroly ádk p i uzavírání nabídky


23.4.2006, revize: 47, Strana 68


OVLÁDÁNÍ SYSTÉMU KONTROLA OBSAHU NABÍDKY Systém m e u nabídky provád t kontroly, zda je v nabídce pou ito ur ité zbo í nebo zda je v nabídce pou ita zbo í zadaného typu. Typickým produktem m e být nap íklad náklady na dopravu nebo instalace, montá apod. Tato kontrola je navíc ízena zadanou oblastí nabídky nebo dokonce i zadaným obchodníkem nabídky. Pokud povinný ádek nemá vypln ného obchodníka, platí pro echny obchodníky. Pokud není vypln na ani oblast, pak platí tento ádek jako povinný pro nabídky ze v ech oblastí !

Tyto kontroly mají ov em jen informativní funkci probíhají p i pou ití tla ítka Prove na nabídce!

a

Nastavení viz. menu Nabídky – Konfigurace – Povinné údaje karty.

Obr. . 48: Automatické dopln ní ádk nabídky

PAM

TISKOVÝCH DOKUMENT

Vytvo ena nová funkce pro konfiguraci pam ti tiskových dokument , která je umíst na v modulu Konfigurace – Obecné – Obecné nastavení tiskových sestav. Druhá zálo ka “Pam tiskových sestav“ obsahuje ty t i volby: n ignorovat tisk p ede lé sestavy n otev ít na dotaz poslední ti nou sestavu n dy otev ít poslední ti nou sestavu Zm ny v nastavení se projeví po zmá knutí tla ítka “Ulo “.


23.4.2006, revize: 47, Strana 69


Obr. . 49: Nastavení pam ti tiskových sestav

LOGIKA FUNKCE ivatel p i tisku sestavy (faktury, nabídky, dodacího listu, …) zvolí typ tiskového formulá e a i op tovném tisku dané sestavy bude automaticky pou it poslední vybraný formulá nad zvolenou sestavou.

AUTOMATICKÉ ZAKLÁDÁNÍ NOVÝCH ÍSELNÝCH ÁD DOKLAD V NOVÉM ROCE Novou funkcí systému Soft-4-Sale je automatické zakládání nových íselných ad doklad v novém roce. Nastavení íselných ad doklad provedete p es nové pole “1. DOKLAD V ROCE“, které je dostupné ve 3 místech systému: n platné íselné ady n íselné ady faktur vystavených n íselné ady faktur p ijatých n V tomto poli m e u ivatel zadat p edpis jak má vypadat 1. doklad v roce, s tím e písmeno malé “r“ pou ijete na míst roku. Je mo né pou ít r, rr, rrr, rrrr. Ukázky: n edpis Nrr-00001: první doklad v roce 2006 bude vypadat N06-00001 n edpis FVr30001: první doklad v roce 2006 bude vypadat FV630001 n edpis VO-rrrr-0001: první doklad v roce 2006 bude vypadat VO-2006-0001

Obr. . 50: Nastavení 1. doklad v roce

n

1. doklad v roce musí samoz ejm vyhovovat p edepsanému prefixu íselné ady!


23.4.2006, revize: 47, Strana 70


NAPLN NÍ HODNOT PRÁZDNÝCH POLÍ Funkce pro napln ní prázdných hodnot je umíst na v modulu Standard – Rychlé akce – Napln ní hodnot. Slou í k hromadnému pln ní prázdných (historicky nevypln ných) polí a napln ní polí, které v minulosti nebylo mo no vypisovat.

LOGIKA FUNKCE i pln ní mohou nastat dv mo né varianty: n napln ní hodnot formulá e typu subinfo n

napln ní hodnot karty otev ené hromadnou formou

POSTUP n

ivatelé stojí na vybraném poli karty otev ené hromadnou formou, nebo subinfa (tj. výb ru nap . v p ehledu firem na libovolném ádku sloupce FAX)

n

zvolí menu standard – Rychlé akce – Napln ní hodnot a zobrazí se mu okno “Napln ní hodnot“, ve kterém zadá novou hodnotu, pokud se jedná o textové pole, nebo stav za krtávajícího tla ítka a zmá kne “Napl “

n

systém se dále dotá e, jestli chce naplnit pouze prázdná pole, naplnit prázdná a epsat vypln ná pole. Takto se v prvním p ípad v echny prázdná pole naplní novou hodnotou, ve druhém p ípad se prázdná pole naplní a napln ná p epí ou

Takto vypln né záznamy se korektn odreplikují!

Obr. . 51: Formulá pro napln ní hodnot

NASTAVENÍ ÍSELNÝCH AD V REPLIKACÍCH “Kouzelník“ pro nastavení íselných ad v replikacích je uvoln n v em u ivatel m s právem replikace CTRL! “Kouzelník“ generuje íselné ady pro soubory nebo satelity zadané v p ehledu íselných ad jako výb rová kritéria. Generátor vy aduje 3 parametry: n rozsah íselné ady pro první satelit, navrhuje 199999 n

rozsah íselné ady pro dal í satelity, navrhuje 100000

n

zp sob stanovení prefixové ady, navrhuje ##

IDENTIFIKACE ZODPOV DNÉ OSOBY Nová konfigurace (Konfigurace – Obecné – Identifikace zodpov dné osoby) pro nastavení zadávání zkratky obchodníka ve zvolených dokladech. Konfigurace je systémová, proto ji nastavuje u ivatel ze systémovými právy Y/4 (Systém/Mang).

LOGIKA FUNKCE Pro zvolený doklad se p i provedení dokladu objeví okno pro zadání zkratky obchodníka. V p ípad , e je zadáno správn , doplní systém obchodníka na základ zkratky. V p ípad , e zadaná prázdná hodnota nebo neplatná zkratka, sytém doklad neprovede do okam iku správn zadané zkratky. V menu Konfigurace – Obecné – Identifikace zodpov dné osoby nastavíte doklady, které mají být kontrolovány.


23.4.2006, revize: 47, Strana 71


SPRÁVA SYSTÉMU A DAT NÁSTROJ PRO ODESÍLÁNÍ LOGOVACÍCH PROTOKOL Systém Soft-4-Sale b hem své práce automaticky vytvá í urnály r zných typ událostí, ke kterým b hem práce systému do lo. Obsah t chto textových urnálu bude zajímat edev ím dodavatele systému a to v situaci, kdy í technický, programový nebo systémový problém u zákazníka.

TYPY URNÁL Systém vytvá í tyto typy urnál : n urnál údr by obsahuje informace o ve kerých realizovaných krocích údr by a je umíst n na serveru nap . S:\Softsale\s4s-job.log n urnál chyb obsahuje informace o chybách, ke kterým do lo b hem b hu aplikace a je umíst n na stanici nap . C:\Softsale\LOGS\s4s-error.log n urnál událostí obsahuje informace realizovaných významných událostech v systému, které spustili u ivatelé a je umíst n na serveru nap . S:\Softsale\LOGS\s4s-event.log n urnál FTP p enos obsahuje informace pr hu p enos replika ních dat a je umíst n na serveru nap . S:\Softsale\FTP\s4sftp.log n urnál instalace obsahuje informace o pr hu instalace systému a je umíst n na stanici i na serveru nap . C:\Softsale\install.log n urnál patch obsahuje informace o realizovaných opravách formou PATCH a je umíst n na serveru nap . S:\Softsale\LOGS\s4s-patc.log

ZASLÁNÍ URNÁL Aby u ivatel systému, jen hlásí chybu, nemusel hledat v echny zajímavé urnály, p ipravili jsme novou funkci pro jednoduché odeslání urnál v komprimované podob jako p ílohu emailu na adresu výrobce systému. Krom p ednastavené emailové adresy [email protected] je mo né zaslat kopii na zadanou adresu. P ed samotným odesláním m ete e-mail opravit nebo zm nit. Nástroj je umíst ný v menu Systém – Servisní funkce – Systémové protokoly. Ctrl-Shift-F10 je hmat pro rychlou aktivaci této funkce

Obr. . 52: Okno pro odeslání systémových protokol


23.4.2006, revize: 47, Strana 72


SQL DOTAZ Do systému byla implementována funkce pro spu ní aktualiza ního SQL dotazu. Nachází se v menu Systém – Servisní funkce – SQL Dotaz + je dostupná i nad oknem “Datové tabulky“ pod tla ítkem SQL.

LOGIKA FUNKCE Smyslem obecného ení je umo nit MTJ p ipravit a pak poslat aktualiza ní SQL dotaz a ten si pak u ivatel spustím p ímo ve svých ostrých datech. Navíc je dotaz spu n nad aktivním systémem a m e tedy vyu ívat libovolné funkce p ímo ze systému (datový pach toto neumo uje) ENÍ

Takto by byly itelné n které záchranné situace, kdy u ivatel dostane v textové podob SQL dotaz a ten pak clipboard p enese a spustí! n vy adovaná znalost systémového hesla n

akce pob

í s potvrzovacími dotazy typu “Chce opravit 300 záznam ?“

n

akce pob

í s informa ními záv re nými zprávami “Bylo aktualizováno 300 v t“


23.4.2006, revize: 47, Strana 73


PLÁN ROZVOJE 2006/2007

Obr. . 53: Mapa plánu rozvoje 2006/2007


23.4.2006, revize: 47, Strana 74

KOLENÍ JARO 2006 SKALSKÝ DV R

Recommend Documents