KOLENÍ JARO 2004 SKALSKÝ DV R

KOLENÍ JARO 2004 SKALSKÝ DV R

I. DEN ú

t

e

r

ý

2

7

.

4

.

P R O G R A M

2

0

0

4

K O L E N Í

09:30

09:45

ZAHÁJENÍ KOLENÍ

09:45

10:30

Operativní ízení firmy 1 úkoly, jednání, po adavky 1 proaktivity, plánování asu 1 porady 1 synchronizace s Outlookem

10:45

11:30

ízení p íle itosti 1 marketingové akce 1 nabídky 1 novinky 2003/2004

11:45

12:00

Dotazy

12:00

13:15

OB D

13:15

14:00

Vstup do EU zm na zákona o DPH 1 zm na DPH 1 DPH u plateb zálohových faktur 1 INTRASTAT 1 zm na DI

14:15

15:00

Novinky 2003 / 2004 1 novinky v oládání 1 zbo í, ceny, kontakty

15:00

15:45

Vedení obchodního p ípadu 1 Home-banking v Soft-4-Sale 1 ízení skladového hospodá ství 1 ízení zakázkové a obchodní innosti

16:00

16:45

Novinky 2003 / 2004 1 reklamace 1 logistika 1 fakturace, pultový prodej,

17:00

17:30

Novinky 2003 / 2004 1 konfigurace 1 p ístupová práva 1 výroba dat satelitu

17:30

18:00

Dotazy - 2. blok dotaz u ivatel systému

18:00

XX:00

ODPO INEK + OSOBNÍ KONZULTACE + KULTURNÍ PROGRAM

1. blok dotaz u ivatel systému

II. DEN s

t

e

d

a

2

8

.

4

P R O G R A M

.

2

0

0

4

K O L E N Í

09:00 - 09:10

ZAHÁJENÍ KOLENÍ

09:10 - 10:00

Soft-4-Sale G5 1 ukázka funcionality 1 instala ní postup 1 postup migrace na G5

10:15- 11:00

Soft-4-Sale G5

11:15- 11:45

Marketingový robot nad stavy rozpracovanosti 1 filosofie 1 realita

11:45

12:00

Dotazy - 3. blok dotaz

12:00

13:15

OB D

13:15

14:00

Nové moduly 1 kolení 1 Reference

14:15

14:00

Managment servisní innosti 1 Výkazy servisní innosti 1 Správa za ízení a jejich vazba na ostatní moduly 1 Opravy a servisní zakázky

15:15

16:00

Mana erské a u ivatelské nadstavby 1 sestavení a distribuce procesních panel 1 sestavení a pou ití obchodního a finan ního plánování 1 ukázka ení BSC 1 p edstavení dopl kových produkt

16:15

16:30

Vize 2004/2005 1 vývojový plán 2004/2005 Dotazy - 4. blok dotaz pro vytrvalce

16:30

17:00

UKON ENÍ KOLENÍ

1 RTF texty 1 Výkonnostní testy a pilotní instalace 1 Managment údr by systému G5

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

JARO 2004: SKALSKÝ DV R OBSAH OPERATIVNÍ ÍZENÍ

2

PLÁNOVÁNÍ ASU ................................................................................................................. 2 PROAKTIVNÍ DOKUMENTY...................................................................................................... 3 PO ADAVKY......................................................................................................................... 5 PORADY .............................................................................................................................. 6 NABÍDKY

7

KALKULACE CENY MONTÁ E.................................................................................................. 7 NABÍDKY S P IPOJENÝMI OBRÁZKY ...................................................................................... 10 MARKETINGOVÉ AKCE

11

NOVÉ STANDARDY OVLÁDÁNÍ

12

POJMENOVANÉ VZOROVÉ SADY DYNAMICKÝCH TEXT .......................................................... 12 STAVY ROZPRACOVANOSTI V DVOUROZM RNÉM POHLEDU ................................................... 12 NOVÁ LUPA S PAM TÍ POU ITÉ VELIKOSTI, UMÍST NÍ A FONTU ............................................... 13 OTEV ENÁ OKNA ............................................................................................................... 14 OBCHODNÍCI SKUPINY ........................................................................................................ 14 TEXTOVÉ E-MAILY .............................................................................................................. 15 AUTOMATIZOVANÉ DÁVKY ................................................................................................... 15 VSTUP DO EU A ZM NA ZÁKONA O DPH

17

ZM NA SAZBY DPH............................................................................................................ 17 POVINNOST VYSTAVOVAT DA OVÉ DOKLADY NA ZÁKLAD P IJETÍ PLATBY ZÁLOHY ................. 18 ZM NY FORMÁTU DI ........................................................................................................ 19 VÝKAZ INTRASTAT PRO POHYB ZBO Í MEZI STÁTY EU ........................................................ 19 BANKOVNÍ VÝPISY A P ÍKAZY K ÚHRAD

23

ZÁPIS BANKOVNÍHO VÝPISU DO SOFT-4-SALE ...................................................................... 23 SOUVISEJÍCÍ PROCESY ....................................................................................................... 24 POMOCNÉ INFORMACE ....................................................................................................... 25 P ECHOD NA SYSTÉM BANKOVNÍCH VÝPIS ......................................................................... 25 SOFT-4-SALE G5

26

INSTALACE SOFT-4-SALE G5 .............................................................................................. 26 PROGRAMOVÁ SKUPINA SOFT-4-SALE G5 ........................................................................... 29 ÚDR BA APLIKACE SOFT-4-SALE G5: S4S-JOB .................................................................. 30 TESTY RYCHLOSTI SOFT-4-SALE G5 ................................................................................... 30 MIGRACE K SOFT-4-SALE G5 ............................................................................................. 32 NOVÉ MODULY

32

MARKETINGOVÝ ROBOT STAV ROZPRACOVANOSTI.............................................................. 32 MODUL KOLENÍ ................................................................................................................ 34 MODUL REFERENCE ........................................................................................................... 34 OBSAH CD JARO 2004

MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759

35

Strana 1

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

OPERATIVNÍ

ÍZENÍ

Plánování asu

Obr. . 1. Menu - Plánování asu

Plánování asu je mo né realizovat z n kolika míst. n Plánovaný as lze vypl ovat p ímo v kart úkolu (od kdy do kdy je plánování provedení ur ité innosti) n Dále lze po ádat o vybudování nové asové polo ky plánu bez toho aby tato polo ka m la vazbu na konkrétní úkol. Je mo né plánovat as mimo rámec hlavních úkol . Pou ijete bu z menu funkci "nová polo ka asového plánu", nebo si pro tuto funkci nastavíte horkou klávesu. n Pak je mo no zadávat plán inností do OL2000 a synchronizovat asový plán s OL2000 n Novinkou je Plánování asu – týdenní pohled Velmi silným nástrojem pro plánování asu je hromadné napln ní plánu asu. V levé ásti m e ivatel definovat kritéria výb ru (marketingový výb r, firma, teritorium, obchodník) pro které MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759

Strana 2

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

chce nastavit hromadné plánování. Zde má na výb r pro jaké období bude plánování provedeno, mo nost nastavení intervalu opakování a to i pro jednotlivý den a kterého obchodníka se to má týkat. Tak mu lze naplánovat pravideln se opakující náv vy.

Obr. . 2. Hromadné napln ní plánu asu

Proaktivní dokumenty Proaktivní dokumenty je systém automatického p ipomínání ur itých událostí, dokument v systému Soft-4-Sale. Vlastní p ipomenutí je typické u úkolu, kdy u ivatel v naplánované dob si naplánuje as pracovat nebo jednat a sou asn s polo kou plánování asu, nebo s polo kou úkolu, po ádá systém, aby mu n kolik minut p ed zahájením daného úkolu p ipomenul tuto událost. Dokumentem, který se stane takto proaktivním je tedy úkol nebo jen polo ka z plánování asu.

Obr. . 3.Menu proaktivní dokumenty

Nové p ipomenutí, nový proaktivní dokument Proaktivním dokumentem v systému Soft-4-Sale se v ak m e stát libovolný dokument (nap . karta kontaktu, nabídka, poptávka, faktura, vystavená objednávka, ...). Proaktivita je tedy dostupná nad standardními dokumenty v systému Soft-4-Sale. Nad libovolným dokumentem systému (i mimo n j) m ete vygenerovat p ipomínku. Pokud je p ipomínka generovaná nad oknem dokladu, bude p i otev ení p ipomínky otev ena nejen vlastní okno p ipomínky, ale i okno íslu ného dokumentu (tzv. proaktivní dokument). Novou p ipomínku m ete vytvo it t emi zp soby:

Typizované tla ítko (tmav ervený vyk ník) na nástrojové li aktivuje zápis nového ipomenutí nad konkrétním dokumentem. Otev ený dokument se stává proaktivním a ipomínková slu ba zajistí p i práci v systému Soft-4-Sale automatické p ipomenutí tohoto dokumentu v po adovanou dobu pro zvoleného u ivatele. Standardní volba je p es menu Standard – Rychlé akce – Nové p ipomenutí.


Strana 3

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

etí varianta vede op t k horkým klávesám a k nastavení funkce " Vytvo ení proaktivního dokumentu / p ipomínky"

i zadání nové p ipomínky u ivatel volí: n pro koho je p ipomínka ur ena n kdy má být aktivována (datum a as, datum zle zadat poklepnutím p es kalendá ) n n

pokud chce p ipomínku distribuovat více ne jednomu u ivateli, m e vyu ít distribu ní tla ítko a zvolit u ivatele jim bude p ipomínka kopírována (nap . svolání porady) tla ítko Ulo ulo í p ipomínku a uzav e okno p ipomínky

zru ení p ipomínky (toto je vyu itelné jako korekce omylu) n n ostatní ovládací prvky vyu ije u ivatel a p i vlastním p ipomenutí

Jak pracuje automatické p ipomínání. ipomínání se evidují pro u ivatele. P ihlá ení na stanici pod u ivatelem je tudí podmínkou pro to, aby systém Sof-4-Sale dokázal danému u ivateli p ipomenout ur ité události, které mají být v danou chvíli p ipomenuty. Druhou podmínkou je asový soulad. P ipomínkový systém p ipomene seznam v ech událostí, které m l p ipomenout v okn p ipomenutí a u ivatel se rozhoduje jak na tyto události zareaguje

Reakce na p ipomenutí v p ehledu p ipomínek

ivatel OPEN ikonou otev e aktuální ádek p ipomínkové slu by, co zp sobí aktivaci dokumentu ze kterého byla tato p ipomínka generována. Otev e si tedy nap . záznam z jednání, úkol, fakturu atd. Po otev ení tohoto dokumentu je záznam z p ipomínkové slu by vymazán. ivatel m e posunou tuto p ipomínkovou slu bu o ur itý asový úsek. U ivateli se nabízí tato varianta jako volba „P ipome “ za zvolený asový interval (10minut --- 1 rok) Pokud nabídnuté intervaly nevyhovují, m e u ivatel p ímo zadat interval v etn asové jednotky ale musí pou ívat pouze celá ísla!. Systém zm ní datum p ipomenutí o zvolený asový interval a proto z karty p ipomínání tyto záznamy zmizí.

Pokud u ivatel po aduje, aby systém na tuto p ipomínku zapomn l a dále u u ivatele tímto dokumentem neobt oval, vyu ijete funkci Zapome . Op t v jednotlivé nebo hromadné form . Hromadné funkce reagují na fakt, e u ivatel nesedí u systému Soft-4-Sale 24 hodin denn . Pokud zapne u ivatel po íta nap . v 16:00 hodin zobrazí se v echny p ipomínky sm ované a do 16:00 tohoto dne. U ivatel m e reagovat na násobná p ipomenutí, bu jednotliv , nebo hromadn . M e si v echna p ipomenutí posunout hromadn o zvolený asový interval, nebo e také hromadn p ipomenutí zru it !

Provede znovu na tení p ehledu p ipomínek dle zadaných kritérií. Tla ítko obnoví seznam ipomínek a je také pou ívané pokud u ivatel na kart p ipomínky jen posune ru datum a as ani by pou il výkonné tla ítko.

ivatel m e zm nit kritéria výb ru p ipomínek a výmaz kritérií (resp. vrácení do standardního stavu) realizuje tla ítko Výmaz. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759

Strana 4

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Tisk seznamu p ipomínek dle otev eného okna p ipomenutí.

Reakce na p ipomenutí v otev ené kart p ipomínky n

teno = etl jsem a m

zav ít p ipomenutí (p ipomínka zmizí)

n n Odpov = etl jsem a chci napsat tomu kdo mi to poslal odpov ve form nové ipomínky (stará p ipomínka mizí a vytvá í se nová sm ovaná na p vodce) n Ulo = p ipomínka zav e, ale z stane stále aktivní a to na as který je na ni uveden (tla ítko se pou ívá spí e p i tvorb nových p ipomínek a nebo p i ru ním posunu termínu ipomínky) n

ipome = p ipomínka zav e, ale z stane stále aktivní ale as je posunut o zvolený asový úsek

Archiv p

tených a zapomenutých p ipomínek

Zapomenutí ani p tení neznamená fyzické zni ení p ipomínky ! P ipomínka se p esune do archivu p ipomínek, kde si ji u ivatel m e ztracenou p ipomínku vyhledat a p íst pokud zapomn l obsah sd lení. Speciálním tla ítkem na kart archivované p ipomínky lze Reaktiovovat ipomínku. echna p ipomenutí se ukládají do archivu i po pou ití tla ítka zapome !

Konfigurace p ipomínkové slu by ivatel m e vyu ít p íkaz z menu " ízení p ipomínkové slu by" nebo tla ítko Konfigurace pro tyto pokyny: n vypnutí slu by (do asné = p se zapne se startem Soft-4-Sale nebo trvalé, kdy musí ivatel slu bu sám znovu zapnout) n zm na testovacího intervalu (standardní hodnota = 180 sec, systém testuje ka dé 3 minuty zda nemá novou p ipomínku)

Obr. . 4. ízení proaktivity

Po adavk y V po adavcích je nyní mo né zadávat povinné údaje a evidence po adavk byla roz pole: n Verze

ena o

n Kategorie chyby n OK verze MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759

Strana 5

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

n

íznak ve ejné/neve ejné

n Po et hodin n Hodinová sazba práce Modul po adavky sm uje rychlými kroky k funkcionalit typu HelpDesk. Systém obsahuje: n Nové tiskové sestavy n Nové generátory (servisní úkon p ímo z po adavk )

Porady Nový typ dokumentu "Zápis z porady" obsahující n hlavi ku (kdo vede, kdo zapsal, seznam pozvaných ú astník , seznam p ítomných astník , od kdy (v etn asu) a trvání v hod, kde, a na jaké téma byla resp. bude porada vedena n funkce generování proaktivity = pozvánek na poradu pro osoby dle seznamu plánovaných astník n

ádkové informace: jednotlivé detailní body porady (obdoba nap . ádk nabídek)

n obsah jednoho bodu porady: kdo zapsal, kdo vede, název + detailní popis + seznam návrh opat ení resp. ení + hlavní zodpov dná osoba (majitel procesu) + seznam zodpovídajících osob + termín ení + p íznak spln no/nespln no + datum vy ení . Jeden bod porady m e mít n kolik r zných opat ení (1. pro éfa, 2. pro logistiku, 3. pro obchodníky). Budou zde tedy r zné termíny a r zné zodpov dnosti. n funkce generátoru úkol nad celým zápisem z porady nebo generátor nad jedním bodem porady vygeneruje úkoly s konfigurovatelnou prioritou. Vygeneruje se sada úkol pro jednotlivé zodpov dné osoby s termínem a obsahem dle bodu porady. n V kart záznamu z porady + v kart bodu porady ukázat v echny související úkoly n mo nost vygenerovat dopl kový úkol mimo rámec hromadného generátoru úkol n funkce kontrola pln ní aktualizuje p íznaky a datumy spln ní pro jednotlivé body porady pokud jsou pod ízené úkoly v echny spln ny n funkce zkopíruj do nové, kdy p edchozí zápis z porady se stane vzorem pro plánování nové porady (bez opat ení a pln ní) n tisk zápisu z porady n

ehled porad

n

ehled bod porad

n

ehled opat ení z porad

Obr. . 5. Menu porady


Strana 6

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Obr. . 6. Tisk podklad na poradu

NABÍDKY Kalkulace ceny montá e ení na kart zbo í Nová pole pro zadání montá e na kart zbo í: n hodiny a minuty montá e jednoho kusu n cena hodiny práce n celková cena montá e = as * cena/hod, ale cenu montá e lze zadat i mimo tento vzorec n sazba DPH pro montá n výpo et podílu montá e proti prodejní cen n sazba DPH pro nákup n tla ítko pro zviditeln ní sekce montá (u ivatel s právem Cenotvorba / MANAG vidí ceny montá e v dy viditelné)


Strana 7

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Obr. . 7. Montá na kart zbo í

ení na kart nabídky Ceny montá e jsou p ená eny do nabídky z ceníku. U ivatel také m e v hromadných opravách pou ít funkci pro obnovení cen montá e dle ceníku. Na ádku nabídky je tedy uvedena cena montá e za jednotkové mno ství a tuto cenu lze zadat ru u m e tedy dostat jiné hodnoty ne uvádí ceník. Tyto speciální ceny jsou vid t pouze ve specializovaných tiskových sestavách a do dal ích doklad (PObj, Faktura) se ji nedostanou ! Ceny montá e musí u ivatel nakonec dostat do nabídky jako speciální ádky nabídky.

Otev ení rozboru cen montá e Tla ítko Montá na kart nabídky


Strana 8

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Obr. . 8. Rekapitulace montá e v nabídce

Kumulaci cen a hodin montá e m n bez kumulace

e u ivatel m nit takto:

n dle typu zbo í n dle výrobce zbo í n dle hlavního dodavatele zbo í n dle ísla zbo í Ceny montá e u ivatel dostává ob v etn sou n dle nabídky

:

n dle ceníku Dal í informace rozboru: n identifikace a název zbo í, typu, výrobce nebo dodavatele n celková cena prodejní n celkové mno ství n celkový po et hodin montá e (viz.: po ty hodin a minut na ceníkových kartách ) n sazba DPH montá e dle nabídky

Funkce Dopl Doplní ádky do nabídky s cenami montá e dle rozboru montá e jako rozpo tové ádky nabídky podle zvolené kumulace


Strana 9

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Obr. . 9. Dopln ní ádk montá e do nabídky

Tisk Z rozboru cen montá e lze tisknou tiskovou sestavu obsahující výsledek rozboru !

Obr. . 10. Tisk rekapitulace montá e nad nabídkou

Nabídk y s p ipojenými obrázk y Zm na technologie p ípravy tisku nabídky s p ipojenými obrázky umo n Rychlej í tisk

uje:

n Realizaci rozsáhlých nabídek s obrazovou p ílohou n

ehled u ivateli jaké obrázky byly do nabídky vlo eny


Strana 10

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Obr. . 11. Tisk nabídky s filmovým pásem vlo ených obrázk

MARKETINGOVÉ AKCE n Roz

ení zálo ek a souvisejících dokument

n Nová vazba na zakázky a na jejich výnosy a náklady n Automaticky sledované podstatné zm ny v akci (datum, plánované výnosy, stavy, …) dle po adavk u ivatele n Zálo ka kompletní historie n Vazba na dvourozm rný íselník stav rozpracovanosti


Strana 11

Karta Kartaúkolu úkolu íznak spln ní úkolu

Uzav e úkol a po le ho vybraným osobám

Zda je úkol se zp tnou kontrolou

Karta kontaktu Ode le jako email

Uzav e kartu daného úkolu

Nastavení úrovn ochrany dat

Nový záznam z jednání

Odeslání úkolu do úkol v Outlooku

Proaktivní dokument Nová polo ka asového plánu

Zadání asového plánu

Vznik nového po adavku

Po promá knutí OK se p enese asový plán sem

Nová zakázka Nový servisní zásah

Dvoklikem zadáme datum, kdy je úkol spln n

Nová nabídka

Popis úkolu Popis ení úkolu

Kdy byl úkol kontrlován

Z jakého záznamu byl úkol generován

Jaký následek má tento úkol

Plánování asu - týdenní Plánování asu - týdenní

Zobrazení asu týdne v 1/ 2 hodinové skladb

Kalendá s volbou týdne na jediný click +zm na m síce Volba zodpov dné osoby (poklepnutím zle zadatvíce osob) najednou nebo * znamená v echny osoby Volba zdroje dat v etn typu záznamu spis slu bya priority úkol

Obnová zobrazení plánu z dat Soft-4-Sale Tisk týdenního plánu asu Otev ení okna pro hromadné napln ní plánu

Dovednosti

Ru ní vstup polo ky plánování asu

Volba akce dostupná po poklepnutí na pole plánu

- zobrazení zvoleného týdne - zm na zdroje dat pro zobrazení asu - zobrazení a zadávání plánu pro jiné u ivatele - ru ní vstup nové polo ky plánu asu - zru it nebo otev ít polo ku asového plánu - napln ní plánu z historických dat (firmy, marketingové výb ry, úkoly, jednání, proaktivity, po adavky) - zkopírovat nebo p esunout polo ku plánu do jiného dne - zm nit asový rozsah polo ky plánu - zapsat nové jednání na základ polo ky plánu - konfigurovat zp sob tvorby textového popisu plánu - konfigurovat zp sob zobrazení asového plánu pro úkoly, jednání, - rozpoznat dle barvy konflikty v asovém plánu - modifikovat karty zákazník s pravidelným asovým plánováním

Proaktivní dokumenty Proaktivní dokumenty Otev e ukázku p ed tiskem p ehledu ipomínek

Posune as p ipomenutí o zvolený interval - pro aktuálního záznam - pro v echny záznamy

Provede výb r p ipomínek dle zadaných parametr

Vyma a kritéria výb ru ipomínek

Otev e p ipomínku spole se zdrojovým proaktivním dokumentem

Otev e konfigura ní okno p ipomínek

Interval opakovaného ipomenutí Kritéria výb ru ipomínek. Mohu takto zm nit standardní výb r ipomínek.

Ani by jej u ivatel etl za adí p ipomínky do archivu. - pro aktuální ádek - pro v echny ádky

Za adí do archivu a zav e. Toto je typická reakce !

Za adí do archivu a vytvo í novou p ipomínku ve form odpov di a tu otev e

Okno otev eného ipomenutí

Informativní ikona na kart dokumentu. Pokud je viditelná, pak je na dokument vázána alespo jedna p ipomínka a tla ítko otev e seznam p ipomínek vázaných na dokument.

Obsah p ipomínky Zde lze zvolit u ivatele jemu má být p ipomenut dokument nebo popsaná událost.

Dovednosti -

Na nástrojové li je k dispozici pro vygenerování nové ipomínky navázané na zdrojový dokument, jen se stane prokativním.

Datum a as ipomenutí

vygenerovat p ipomínku pro sebe ur it datum a as p ipomenutí ur it jiného u ivatele, komu bude p ipomenuto vytvo it hromadnou p ipomínku pro více u ivatel otev ít p ipomínku s proaktivním dokumentem a zpracovat ji posunout si p ipomínku na jiný vhodný as odpov t na p ipomínku zadavateli formou p ipomínky otev ít v echny p ipomínky k dokumentu

Poznámka Ulo í zm ny a zav e Zru í záznam p ipomínky

Otev e sezanam ivatel pro hromadnou distribuci p ipomínky

Posune as p ipomenutí o zvolený interval a zav e

Karta Kartazápisu zápisuzzporady porady Zálo ka v ech opat ení

Zálo ka v ech úkol

Zálo ka v ech úkol Avízo a ote ení v ech nezpracovaných proaktivit

Zru í aktuální záznam

Nastavení úrovn ochrany dat

Nová porada Nová porada jako kopie p edchozího

epo et stavu pln ní opat ení dle úkol

Tisk zápisu a podkladu porady

Generátor úkol pro v echny zodpov dné osoby a itelé ech bod

Otev e okno s novým úkolem Generování proaktivity

ipojení objektu

Okno bodu porady

Dovednosti - sestavít program na poradu - pozvat v echny ú astníky proaktivitami - tisk podklad na poradu - zapsat záv ry k jednotlivým bod m - vygenerovat úkolu dle navr ených opat ení - vyhodnotit pln ní záv z porady - zakrýt záznam z porady horizontálním ezem

Záznam Záznamspisové spisovéslu sluby by Generátor nového hodnoty v poli N.ZNA KA

Provede a uzav e kartu jednání

Generování nového úkolu

Nastavení úrovn ochrany dat pro jednání

Výb r vzorového záznamu doplní obsa dle vzoru !

Proaktivní dokument Nová asová událost

Téma resp. V c

Nový po adavek Obsah záznamu Generování nové jízdy do knihy jízd, p ijaté objednávky, zakázky, poptávky, nabídky

Seznam p íloh

Po et starn íloh pro faxování

Uká e související doklady daná spisové slu by

íznak dopl ovaný ivatelem

Obchodník, který zodpovídá za jednání

Zkrácený zápis ení Co bylo z jednání generováno

Typ jednání Oblasti, kterých se jednání týkalo

Z eho bylo jednání generováno

Jaký byl cíl jednání a jeho skute ný výsledek

Termín

Designer Designer

Zm ní design a ponechá otev eno okno designera Zm ní design, ulo í nastavení zvolenému ivateli a zav e designera

Vrátí zp t výchozí nastavení designu od výrobce SW Distribuce designu jiným ivatel m

Na te design jiného ivatele.

Znovu se adí seznam polí dle po adí

Zav e okno Designera a neulo í zm ny designu

Volba u ivatele, od kterého bude na ten design. VN: výchozí nastavení, ní se automaticky nebo ivatel po ádá o návrat k výchozímu nastavení

Volba u ivatele, pro kterého bude ulo en nový design

BARVY: mo nost zadat barvu pop edí a pozadí pole

TAB: pohyb kursoru klávesou Enter nebo Tab (A/N)

vodní název pole

Typ pole (click) ka pole v cm. vodní datový zdroj pole Po adí polí zleva doprava, po zadání nového po adí se ostatní pole automaticky p adí

Volba jiného datové zdroje do pole (nutná znalost datové struktury)

Nový název pole

AD: re im automatického dopl ování v rozbalovacích polích (A/N) V: viditelné pole (A/N)

Marketingové akce Marketingové akce Generátory: - spisové slu by (jednání) - úkolu - proaktivity - plánování asu - po adavku - nabídky

Avízo a otev ení p ipojených objekt

epo et úsp nosti dle metody strategie prodeje

epo et skute ného výnosu a náklad dle výnos a náklad zakázek Avízo a otev ení v ech nezpracovaných proaktivit Nastavení úrovn ochrany dat

Zálo ky erné pro zadávání dat ivatelem

Vlaje ky generuje systém dle strategie prodej Historie dle konfigurovaného sledování zm n

Zálo ky modré se souvisejícími dokumenty

Kompletní sada v ech souvisejících informací

Dovednosti - zalo it a popsat marketingovou akci informacemi I v souvisejících zálo kách - sestavit CROSS íselník stav rozpracovanosti marketingových akcí pro sledování forecast - generovat související dokumenty nad marketingovou akcí - nastavit automatické sledování zm ny podstatných informací - p ipojit nákladovou a následn výnosové zakázky - vyhodnotit efektivitu marketingové akce

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

NOVÉ STANDARDY OVLÁDÁNÍ Pojmenované vzorové sady dynamických text

Stavy rozpracovanosti v dvourozm rném pohledu Po adavek sledovat stav rozpracovanosti k potencionální i b ící zakázce ze dvou nezávislých pohled (nej ast ji technický a obchodní, resp. obchodníka finan ní) p inesly zm nu v íselníku stav rozpracovanosti a zm nu p i zadávání pole stav rozpracovanosti na kartách: n Firmy n Marketingové akce n Nabídky n Zakázky n

ijaté objednávky

n Reference S mo ností zadávat dvoustranný stav p ibyla mo nost i takto vyhodnocovat v k ové tabulce a v rámci marketingových akcí a nabídek dochází i p evzetí procenta pravd podobnosti úsp nosti akce nebo nabídky. Takto ízený zp sob zadávání stavu rozpracovanosti je edpokladem pro snadn í a snad i finan pravdiv í výpo et budoucích výnos (forecast). n Subjekt pak má p azeno 2 stavy a dle obou lze v systému vyhledávat ! n Star í varianta zadávání jednorozm rného stavu rozpracovanosti je stále dostupná a funk ní !


Strana 12

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Obr. . 12. íselník stav rozpracovanosti a definice k

ové dvourozm rné struktury stav

Nová lupa s pam tí pou ité velikosti, umíst ní a fontu i zadávání textu m e u ivatel narazit na problém, e pole je p íli malé nebo zadávaný text je p íli dlouhý a on vidí pouze jeho ást. Kdykoliv p i zadávání textu m e stisknout kombinaci kláves SHIFT+F3 a zv it práv zadávané pole v tzv. zv ovacím okn . Zv ovací okno je dost velké a informace je v n m napsána dostate velkými písmeny.

Obr. . 13. S4S Lupa

Po zapsání textu a stisknutí klávesy ENTER systém neuzav e lupu, pokud je zapnut p íznak „Enter uvnit “. Novinkou jsou mo nosti zm ny velikosti písma, volby barvy pozadí a fontu.


Strana 13

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Otev ená okna V menu Rychlé akce je p ipraven p íkaz, jen je velmi vhodné pou ít pro nastavení horké klávesy. Systém Vám nabídne p ehled otev ených oken s mo ností: n rychle p ejít k jednomu z otev ených oken n jednodu e p echázet mezi otev enými okny

Obr. . 14. Otev ená okna

n Zavírat p i volb – po klepnutí na ádek p ejdete na vybrané okno a tato nápov da otev ených oken se uzav e n Automatická obnova – obnoví seznam otev ených oken n Obnov – obnoví seznam oken dle aktuálního stavu

Obchodníci skupiny Vytvo ení V íselníku obchodníci jsou evidováni v ichni u ivatelé systému Soft-4-Sale. astý po adavek vybrat ur itou skupinu u ivatel s cílem vybrat doklady této skupiny nebo distribuovat této skupin hromadn úkoly, proaktivity apod. je vy en novým íselník pro skupiny obchodník . P íkaz pro vybudování skupin najdete v menu íselníky – obchodníci – skupiny. Zadání obsahu skupiny systém umo ní, pokud otev ete (poklepnutí) ádek názvu skupiny nebo pou ijete tla ítko Definice.

Obr. . 15. Definice skupin obchodník

Pou ití i zadávání jména obchodníka pokud u ivatele po aduje více osob vyu ije: n Distribu ní tla ítko n Poklepnutí na pole se jménem obchodníka (resp. seznamem obchodník ) MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759

Strana 14

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

V nabídnutém seznamu pak zvolí bu více jmen postupn nebo vyu ije zálo ky Skupiny a zadá skupinu nebo více skupin.

Obr. . 16. Výb r ze seznamu nebo dle skupiny

Textové e-mail y Odeslání dokument jako textový e-mail: konfigurace + jazykové mutace i odeslání dokumentu jako textového e-mailu m e u ivatel volit jazykovou mutaci tohoto dokumentu i pro odeslání jako textového e-mailu. Obsah dokumentu musí být samoz ejm ji elo en. Systém Soft4Sale nabízí multijazy ný export vybraných dokument do emailu v textové podob . Funkce je dostupná nad kartami vybraných dokument pod ikonou listovní zásilky. Podporované dokumenty a jejich jazykové mutace: n Nabídka – CZ, SK, ENG, D n Vystavená objednávka – CZ, SK, ENG, D n Záznam spisové slu by – CZ n Úkol – CZ Volba automatického provedení lze nastavit v menu Konfigurace – Standard – Nastavení emailového klienta – viz volba pro Automatické odeslání text. emailu. Za krtnutím volby docílíte aut. Odeslání v daném nastavení tj. jazyku, p íp. m .

Volba jazyka pro export

Mo nost zobrazení v cizí m

i zvolení této volby se p tí export provede automaticky

Obr. . 17. Mo nost odeslání nabídky v r zných jazykových mutacích

Automatizované dávky … pro zálohování, údr bu, marketing, replikace ivatelé a p edev ím správci systému Soft-4-Sale mají k dispozici nový nástroj pro sestavení no ních automatizovaných dávek, jen bezobslu realizují po adované innosti.

íprava V menu systém je p ipraven pro u ivatele s úrovní p ístupových práv SYSTÉM/CTRL nový íkaz "Nastavení automatizovaných akcí". V okn jen se otevírá si u ivatel sestavuje dávky (tzv. "automatizované akce") U ivatel zadává: n ID Akce: název dávky (u ivatel si pojmenování dávky volí sám) MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759

Strana 15

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

n Název operace: zde systém nabízí 8 typizovaných akcí, jen m verzi volit:

e u ivatel v sou asné

1. P ipomenutí proaktivních dokument 2. Hromadný p epo et procesních panel 3. Hromadná výroba replik 4. Hromadný p íjem replik 5. P epo et procesních panel pro u ivatele .... (vy aduje 1 parametr = jméno u ivatele) 6. Výroba repliky pro satelit .... (vy aduje 1 parametr = íslo satelitu) 7. P íjem repliky ze satelitu .... (vy aduje 1 parametr = íslo satelitu) 8. P epo et analýz dle automatu .... (vy aduje 1 parametr = název p epo ítacího automatu) n Po adí: íslo operace v rámci dávky ur uje v jakém po adí budou akce realizovány n Ukon it ?: p íznak zda po provedení dávky bude Soft-4-Sale uzav en (sta í nastavit v libovolné akci dávky) n Parametr 1 ...: hodnota parametru, pokud akce vy aduje parametr ivatel tak m e sestavit pojmenovanou dávku (úlohu) sestavenou z n kolika akcí. Navíc konfigurace obsahuje dop edu rozhodnutí, zda systém má být po provedení této dávky ukon en.

Obr. . 18. Okno pro "Nastavení automatizovaných úloh"

Akce Pokud má u ivatel nakonfigurovány automatizované úlohy v Soft-4-Sale, pak musí je ipravit úlohu pod Windows tak, aby u ivatel nebo Windows dokázali spustit vybranou automatizovanou úlohu. K tomu máte 2 mo nosti: n n pomocí plánova e úloh ve Windows (9x, Me, XP, NT) naplánujte pravidelné spou automatizované úlohy

ní

n vytvo íte specializovanou ikonu na plo e Windows (9x, Me, XP, NT) pro automatizovanou úlohu. V obou dvou p ípadech musíte znát správnou syntaxi p íkazu. Jedná se jen o modifikaci spu ní systému Soft-4-Sale s 6 parametry odd lenými mezerami.

íklad: C:\SOFTSALE\SOFTSALE.EXE C:\SOFTSALE H:\SOFTSALE Pavel /A1=CALC n C:\SOFTSALE je lokální adresá kde je instalován klient Soft-4-Sale n H:\SOFTSALE n Pavel

heslo123

/Cmd

je centrální adresá systému kde jsou data Soft-4-Sale

je jméno u ivatele


Strana 16

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

n heslo123 je heslo u ivatele n CALC

je jméno automatizované dávky

Syntaxe: [adr_loc]\SOFTSALE.EXE [adr_loc] [adr_data] [uzivatel] [heslo] /Cmd /A1=[jméno_úlohy]

VSTUP DO EU A ZM NA ZÁKONA O DPH Zm na sazby DPH Zm na sazby DPH z 22% na 19% p ipravuje u ivatel m systému tyto problémy: n Zm nit výchozí sazby systému

Konfigurace sazeb DPH v menu Konfigurace - Obecné

n Hromadn zm nit DPH na kartách zbo í

Hromadná manipulace zbo í v menu Zbo í

n Pr m nit sazby DPH na dokladech, jen byly vytvo eny v p ed 1.5.2004 a jejich pou ití bylo realizováno po zm (nap . nabídka nebo p ijatá objednávka pou itá pro generování faktury)


Strana 17

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Funkce tla ítka Oprava na dokladech

n Poradit si s p echodovým obdobím (sou asn fakturovat se starou i novou sazbou).

Varovné hlá ení p i vystavení faktury !

n Vyu ít nových vlastností systému = nikde neprokukuje pevná sazba DPH 22%. V celém systému je systém upraven na konfigurované sazby !

Povinnost vystavovat da ové doklady na základ p ijetí platby zálohy Vzniká povinnost vyhotovit da ový doklad se zú továním DPH na základ p ijetí platby zálohy do 15 dn od data p ijetí. Na takto vzniklých da ových dokladech by nem lo figurovat datum uskute ní zdanitelného pln ní, ale datum p ijetí platby. Na da ových dokladech se bude tedy uvád t bu DUZP nebo datum p ijetí platby. V systému Soft-4-Sale v rámci jednoho obchodního p ípadu mohou vzniknout t í typy faktur: 1. Zálohová faktura 2. Da ový doklad s datem p ijetí platby = vyú tování DPH z platby zálohy. K úhrad = 0. Jedna zálohová faktura ov em m e být n kolikrát hrazena áste a tedy da ových doklad m e vzniknout více ne jeden. V systému je vazba na ádek platby zálohové faktury. Pro tyto typu faktur pou íváme pojem zú tovací faktura. Da z platby vypo tete jako ástku v etn dan x 0,0476 resp. x 0,1597, da se zaokrouhluje na desítky halé nahoru.

1. Da ový doklad s DUZP = ukon ení obchodního p ípadu. Na tomto dokladu je jednak kompletní objem dodaného zbo í, pak jsou zde ádky jen zpátky ode tou vyú tované platby záloh a neobjevuje se zde ji pojem zaplaceno zálohov . Pro tyto typu faktur pou íváme pojem kone ná faktura. MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759

Strana 18

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Zm ny logiky tvorby a generování doklad n Nad zálohovou fakturou generujeme zú tovací fakturu jen reaguje na p ijaté platby jen nebyly dosud zú továny da ovým dokladem. Výsledkem je zú tovací faktura s DPH s celkovou ástkou k úhrad = 0. Datum DPH se zde = datu p ijaté platby a datum splatnosti a datum zaplacení = datum vystavení faktury. n Nad zálohovou fakturou jen má v echny platby zú tované m fakturu jen ode te zú tované platby záloh.

eme generovat kone nou

n Nad zdrojovým dokladem obchodního p ípadu (p ijaté objednávka, zakázka, nabídka, dodací list, …) u ivatel generuje kone nou fakturu která dle v rámci obchodního p ípadu hledá zú tovací faktury a propojuje je s kone nou fakturou. n Kone ná faktura vytvo ená ru u ivatelem má nástroj pro dohledání a spárování existujících nespárovaných zú tovacích faktur s touto kone nou fakturou. Zálohov zaplaceno by se ji na této faktu e m lo v dy objevit = 0. Zú tovací faktury jsou promítnuty do faktury samostatnými ádky se zápornými ástkami v etn DPH po pro prokliknutí tla ítka PLUS.

Zm ny formátu DI Zm na formátu DI : z formátu 123-45678901 na CZ45678901 Do systému byla dopln na v hromadných opravách firmy funkce na transformaci DI .

Výkaz INTRASTAT pro pohyb zbo í mezi státy EU Co je INTRASTAT ? INTRASTAT je systém sb ru dat pro statistiku obchodu se zbo ím mezi lenskými státy Evropské unie, pokud p i jeho p ijetí nebo odeslání není povinnost p edkládat celním orgán m celní prohlá ení. Vykazují se v n m údaje o vnitro-unijním obchodu. Systém INTRASTAT je povinný pro v echny lenské státy Evropské unie, není v ak jednotný v oblasti sb ru prvotních údaj (nap . formy výkazu, organiza ní zabezpe ení). Údaje z výkazu pro Intrastat umo ní sestavit m sí ní statistiky zahrani ního obchodu eské republiky. Povinnost vykazovat data pro INTRASTAT se týká osob, které p ekro í asimila ní práh p i ijetí nebo odeslání zbo í, o n je t eba uvád t údaje do výkaz pro INTRASTAT. Tím se stávají zpravodajskými jednotkami. Asimila ní práh je stanoven pro odeslání zbo í v hodnot p esahující ty i milióny K a pro ijetí zbo í v hodnot p esahující dva milióny korun. Ur uje se z fakturované hodnoty nezávisle na sob , zvlá pro p ijetí a zvlá pro odeslání zbo í INTRASTATu. Zpravodajské jednotky, u kterých fakturovaná hodnota za zbo í INTRASTATu p i jeho p ijetí nebo odeslání p ekro í asimila ní práh (p i odeslání ty i milióny K a p i p ijetí dva milióny K ), ale nep esáhne specifický práh stanovený na sto milión K (zvlá za odeslání a zvlá za ijetí zbo í) vykazují údaje pro Intrastat zjednodu en bez údaj o „Statistické hodnot “, „Druhu dopravy“ a „Dodacích podmínkách“. Osoby a zpravodajské jednotky, které p ekro í specifický práh sto milión odeslání zbo í INTRASTATu, musí vykazovat v echny p edepsané údaje.

K p i p ijetí nebo

Asimila ní i specifický práh se ur uje zvlá pro p ijetí a zvlá pro odeslání zbo í INTRASTATu. P i p ekro ení pouze jednoho z nich se ur ené povinnosti, nap . vykazovat echny údaje, vztahují pouze k n mu.

Soft-4-Sale a INTRASTAT Aby u ivatel mohl efektivn pou ívat výkazy pro Intrastat, je nutné správné pou ití nov vzniklých íselník , které jsou pro u ivatele ji p ipraveny.


Strana 19

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Obr. 1 Nov p idané íselníky stát a kraj

Na základní kart kontaktu je nutné vyplnit stát, pokud je firma lenem Evropské Unie. Zkratka státu se doplní automaticky. K tomu slou í íselník stát . Identifikaci zbo í INTRASTAT a p ípadn jednom z t chto míst: n v kart zbo í (na zálo ce technická)

za azení dle

íselníku kraj

je nutné vyplnit na

n nebo v íselníku typy zbo í. Pokud není vypln n kraj ani na jednom míst , p ebírá se kraj p vodu z hlavi ky tiskových dokument . Intrastat kód u ivatel nalezne v menu Zakázky – Dopl ky fakturace – íselník kód zbo í

Tvorba výkaz INTRASTAT 1. Základním bodem je tla ítko INTRASTAT na p ehled zbo í vystavených resp. p ijatých faktur. 2. Dal í kroky vedou k sestavení výkazu, jednak kontrola ádk z faktur jen podléhají podmínkám výkazu

Obr. 7 Výkaz pro INTRASTAT - odeslání

3. Následn jejich seskupení do výkazu


Strana 20

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Obr. 9 P ehled výkazu pro INTRASTAT, detailní pohled na jeden ádek

4. Tisk výkazu v po adované form resp. 5. Export do CSV formátu vhodného pro elektronické zpracování a odeslání výkazu

Obr. 8 P ehled m sí ních kurz pro INTRASTAT

Konfigurace výkaz INTRASTAT Základní íselníky jsou sou ásti upgrade. U ivatel ale musí doplnit v systému tyto konfigurace:


Strana 21

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Obr. 10 Konfigurace parametr pro komunikaci s programem IDES

Obr. 11 Konfigurace parametr programu IDES


Strana 22

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Obr. 11 Konfigurace programu IDES – kmenová data

BANKOVNÍ VÝPISY A P ÍKAZY K ÚHRAD Zápis bankovního výpisu do Soft-4-Sale Import, zápis, bankovního výpisu m e prob hnout dv mi zp soby. Automaticky pomocí na tení exportního souboru, bank. výpisu, z va eho prost edí Home-banking nebo ru pomocí zadání z klávesnice. Detailní popis jednotlivých zp sob je v dal ích odstavcích.

Automatický import pomocí GPC soubor Systém importu je pln automatický. Startovním bodem je tla ítko Na ti na kart bank. výpisu. Po stisku tla ítka se otev e okno pro výb r souboru s importem. P ednastavený filtr pro výb r je GPC. Tedy zobrazí se v echny soubory s p íponou GPC. Nap . 030611.GPC. Systém si také pamatuje poslední adresá , z kterého byl import proveden d íve. Po ur ení a potvrzení výb ru za ne samotný proces, jeho procentuální pr h je vid t na spodní li . Po úsp ném na tení se objeví na kart bank. výpisu ádky dle zdrojového souboru.

Ru ní vkládání Ru ní vkládání probíhá standardním zp sobem pro vypl ování nových záznam jako v celém Soft4Salu. Prvním krokem by m lo být vygenerování identifika ního ísla, viz modré polí ko. Dále napln ní polí ek s íslem ú tu, íslem výpisu a datumem vzniku výpisu. Pokud Vá tiskový výpis obsahuje hodnoty p vodního, kone ného z statku, kreditu a debetu, doporu ujeme tyto informace doplnit do karty bank. výpisu takté . Pozd ji bude pomocí t chto polí provedena kontrola správnosti zápisu ádek. Dal ím krokem je dopln ní ádek. Po dokon ení se m ete o správnosti vkládání p esv it stisknutím tla ítka +.


Strana 23

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Související proces y Párování na FV/FP Tla ítko Páruj! na kart bank. výpisu se pomocí zadaného variabilního symbolu pokusí spárovat danou platbu s existující FP/FV v systému Soft4Sale. Zdrojovou mno inu FP/FV lze specifikovat v nastavení dostupném v menu Zakázky – Dopl ky fakturace – Konfigurace platebních p íkaz , ást IMPORT – Nastavení kritérií výb FV a FP pro párování z platbami. Pokud systém nalezne více faktur se stejným variabilním symbolem, nabídne volbu výb ru. Nabízené volby jsou: n párovat dle ísla ú tu a ástky, n párovat dle daného variabilního symbolu s tím, e se p evezme záznam s aktuálním datem zdanitelného pln ní, n nepárovat, automatické párování se zru í pro daný záznam a provede se ru

.

Vedle tla ítka Páruj! je také volba, Autoà je provede automaticky párování hned po na tení bank. výpisu.

Zápis do FV/FP o provedení platby Pro zápis informace o provedení platby se pou ije tla ítko Zapi . Funkce pracuje jenom se záznamy bank. výpisu je nebyly je zapsány, viz pole ZAPSÁNO na ádku bank. výpisu, a byly spárovány s n jakou FP/FV. P i nesrovnalostech se systém ptá na reakci, je má provést. Toto m e nastat, kdy je faktura ji ozna ena jako zaplacena a p itom v áste ných platbách není zaznamenaná ádná platba. Po provedení se ozna í dané ádky jako ZAPSÁNY systém je dále nebere v úvahu. Tla ítko Zapi lze pou ít opakovan .

Ostatní, tla ítko Prove Tla ítko Prove slou í k ozna ení bank. výpisu jak provedený. Takto ozna ený nelze editovat a lze jej exportovat do externích program , ú etnictví. Po provedení se tla ítko zm ní na tla ítko Zm na, jím lze p ípadn bank. výpis upravit.


Strana 24

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Pomocné informace Kontrola Tla ítko + slou í pro kontrolu správnosti vlo ení ádk do bank. výpisu. Po stisku se objeví hlá ení s p ípadnými nesoulady v hodnotách kreditu, debetu a kone ného z statku na ú tu.

Ur ení oblasti pro platby nevázající se na faktury Pro platby je se nevá í na FP/FV (výb ry a vklady podnikatele, po ta, benzín) je ur eno pomocné pole Oblast. Toto pole je ur eno pro zjednodu ení exportu do externího programu, etnictví. Po nastavení íselníku p edkontace v mostu do ú etnictví lze platby zaú tovat p ímo na definované ú ty.

Volba systému importu Aktuáln systém Soft4Sale podporuje import bank. výpis ze dvou systému. Jsou to systémy Home-bankingu GPC a systém Gemini. Nastavení systému lze provést p ímo na kart výpisu i z menu Zakázky – Dopl ky fakturace – Konfigurace platebních p íkaz , ást IMPORT – Volba implicitní volby systému pro volbu importu. Nastavení je vázáno na systém, nikoli na u ivatele.

P echod na s ystém bankovních výpis Jeliko S4S d íve podporoval z ásti import bank. výpis je nutno pro správnou implementaci nového systému u init n kolik krok .

echod z pokladního systému V p edchozích verzích se zaznamenávaly platby na fiktivní pokladnu. V novém systému se ji platby nevá í na tuto pokladnu, ale z stávají vázány na daný výpis. Pro navázání historie se musí provést import pokladny do bank. výpis . Tato funkce je dostupná v menu Sklad – Pokladna – Konfigurace - P evod pokladny na systém platebních výpis . Viz Obr. 1. hem importu se v echny platby s pokladny p evedou do bank. výpis s m sí ním d lením. Bank. výpisy budou ozna eny jako provedené a p enesené. Viz pole IDIE. Volba pokladny pro import do bank. výpis

Tla ítko sou jící proces importu

Volba automatického smazání pokladny

Volba bank. ú tu na který se provede import

Obr. 1 – ukázka okna pro import pokladny do bank. výpis

Inicializace Pokud jste d íve nepou ívali import bank. výpis v S4S je nutno ud lat inicializa ní krok pro jednotlivé bank. ú ty. Abychom docílili souladu hodnoty bank. ú tu s se stavem v S4S je t eba zalo it první bank. výpis ru a zadat hodnotu pole Nový z statek ru . i správném pou ívání importu lze v p ehledu bank. výpis kontrolovat stav ú tu. P ehled lze vyfiltrovat dle ú tu a pod tla ítkem suma zkontrolovat souhlas hodnot.


Strana 25

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

SOFT-4-SALE G5 Instalace Soft-4-Sale G5 Instala ní sada systému Soft-Sale G5 je jediná univerzální sada ur ená k: n instalaci demo verze systému n instalaci nove ostré verze systému s prázdnou databází n instalaci nove klientské verze systému s vazbou na server n instalaci upgrade systému Soft-4-Sale jak z p edchozí tak 32bit verze

Základní volba

Obr. .19. Základní volba

Instalovat do: zde je mo né zadat cestu ru , p ípadn pomocí tla ítka vyhledat cestu do správného ji existujícího adresá e, implicitn je cesta nastavena na C:\Softsale Aktiva ní klí : toto pole je p ístupné pouze v p ípad volby: n Plná verze (Local nebo Server) n Upgrade

Adresá Serveru Tato zálo ka obsahuje pouze jedno pole a to umíst ní dat na serveru. Význam to má pouze p i instalaci klienta v síti. Op t cestu m eme zadat ru , p ípadn adresá nabízel, je nutné mít daný disk správn namapovaný.


pomocí

. Aby se nám

Strana 26

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Obr. .20. Adresá serveru

Zálo ní kopie Zálo ka zálo ní kopie je aktivní a je ji t eba vyplnit tehdy, pokud sm ujeme instalaci Soft-4Sale G5 do adresá e, kde ji je stávající instalace Soft-4-Sale. Jako výchozí je nastavena volba zálohovat soubory.

Obr. .21. Zálo ní kopie

ProgramovÁ skupina V levé ásti okna je zobrazen ji existující strom programový skupin, do kterých je mo no za adit nov vznikající skupinu, kterou m eme modifikovat v poli k tomu ur enému (výchozí slo ka je Soft-4-Sale G5). Dále tu máme mo nost umíst ní zástupce na plochu (je nutno za krtnout). Poslední volbou je u ivatelsky nastavitelná start ikona Soft-4-Sale G5. Po startu sta í zadat pouze heslo odpovídající danému u ivateli.


Strana 27

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Obr. .22. Programová skupina

Rekapitulace V této zálo ce se u ivateli zobrazí informace, které se budou provád t b hem vlastního procesu instalace. Pokud s n kterou nesouhlasí a cht l by ji opravit, sta í se vrátit pomocí tla ítka P edchozí na p íslu nou zálo ku a zm nit ji na po adovanou hodnotu. Jestli e je v e v po ádku, nic nám nebrání ke spu ní samotné instalace.

Obr. .23. Rekapitulace

Pr

h instalace

Samotný pr h instalace si ídí stroj sám, není zde t eba nic zadávat. Konfigurace nutná ke spu ní programu se automaticky provede.


Strana 28

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Obr. .24. Pr

h instalace

Programová skupina Soft-4-Sale G5 Instala ní sada vytvo í programovou skupinou s názvem, který jsem zvolili. Obsah skupiny je následující. Obnova z pracovní kopie, Oprava a komprese, Pracovní kopie a Soft-4-Sale G5 jsou u ivatel m dostate né známé. Více pozornosti proto budeme v novat novým ikonám.

Obr. .25. Programová skupina

n Oprava a komprese aplika ní ásti: ji není jeden soubor S4S-soft.mdb, ale aplika ní ást je rozd lena na n kolik modul . Výsledek je ulo en do souboru S4S-Job.log n Oprava a komprese datové ásti: týká se datových soubor S4S-dat1.mdb, S4S-dat2.mdb a S4S-tmp.mdb, výsledek je op t mo no najít v souboru S4S-Job.log n Vynucená zm na verze: ve star í verzi tím bylo eno sta ení nové verze, pokud jsme u klienta v síti smazali soubor *.ver, nyní je tento krok pro u ivatele výrazn zjednodu en n Údr ba systému – konfigurace


Strana 29

S4S S4SJOB JOB

Výb r dostupného profilu, zadání nového, zru ení ji existujícího profilu

Nastavení hloubky zálohy do adresá e SAVE

Výb r profilu pro S4S JOB

Otev e soubor S4SJOB.log, kde jsou zaznamenány informace o pr hu dostupných akcí

idávání akcí do profilu, p ípadn odebrání z profilu

Pokud máme v profilu ji zvolené akce, které chceme provést, tak jim eme m nit po adí provedení

Uzav ení okna S4S JOB Máme t i volby práce: editace profilu a pak mo nost spu ní profilu, p ípadn jedné vybrané akce

Výb r cesty k dat m Soft4-Sale

Výkonné tla ítko na spu profilu nebo akce

ní

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Údr ba aplikace Soft-4-Sale G5: S4S-JOB

Obr. .26. S4S JOB

Odinstalování Soft-4-Sale: pokud chceme Soft-4-Sale G5 nainstalovat na jiné místo (nap . zm na disku), je dobré stávající aplikaci nejprve odinstalovat

Testy r ychlosti Soft-4-Sale G5 echod z 16-bitové verze na 32-bitovou p iná í u ivateli rychlej í p ístup k informacím. edkládáme k Va emu posouzení výsledky test , které prob hly. Test prob hl v síti LAN s následující konfigurací:

n Server: P4, 2,4GHz, 1GB RAM, Win2000 n Stanice: P4, 2GHz, 256 MB RAM, Win XP n LAN: 100Mb, TCP/IP, 10 stanic v síti Vysv tlivky:

n Lokál: instalace na lokálním disku n NET 1_User: 1 u ivatel v síti n NET 3_User: 2 u ivatelé na jiných stanicích mají otev eno 5 p ehledových sestav a t etí ivatel je výkonný pro testy rychlosti


Strana 30

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

innost

Soft-4-Sale 16bit

Soft-4-Sale G5

Poznámka

Lokál

NET 1_User

NET 3_User

Lokál

NET 1_User

NET 3_User

Test hromadného p epo tu zakázek (náklady/výnosy)

14:53,8

15:26,7

33:24,3

4:09,4

6:48,5

7:11,5

Skladový robot

16:38,4

16:49,2

16:54,1

0:03,6

5:08,6

5:09,2

ípravný krok pro cca 2 m síce (5530 doklad )

2:09,7

2:14,0

3:56,7

0:33,8

1:27,9

2:18,3

echny sklady

Tisk nabídky o 3 stranách - ukázka p ed tiskem

0:03,0

0:03,2

0:03,3

0:01,6

0:03,2

0:03,8

Start Soft-4-Sale

0:04,2

0:04,4

0:06,9

0:03,9

0:04,3

0:06,3

bez sta ení nové verze, bez zm ny menu

Odeslání dokumentu jako p íloha PDF

0:17,8

0:17,6

0:23,6

0:14,8

0:16,4

0:16,8

Objednávka p ijatá - 25 polo ek - 2 stránky

Provedení výdejky

0:01,4

0:01,6

0:06,8

0:01,2

0:01,3

0:01,9

10 ádk zbo í bez výrobních ísel , AVG metoda skladu

Provedení p íjemky

0:01,0

0:01,1

0:01,6

0:00,8

0:00,9

0:01,9

10 ádk zbo í bez výrobních ísel , AVG metoda skladu

Výroba repliky

1:02,6

1:09,9

0:40,1

1:24,9

635 zm n (po zru ení duplicit)

íjem repliky

3:14,1

3:58,2

1:57,2

6:00,7

replika vyrobená v p edchozím testu

Generování FV z PObj metodou SKL

0:08,9

0:10,6

0:14,6

0:02,2

0:05,3

0:05,8

25 polo ek

Zru ení výdejky (Storno)

0:06,2

0:07,5

0:11,1

0:01,9

0:04,1

0:04,2

10 ádk zbo í

epo et stavu zásob


Strana 31

418 zakázek, 123 opraveno

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

Migrace k Soft-4-Sale G5 Pravidla migrace na systém Soft-4-Sale G5 1. Pro zákazníky v údr platí stejný kód pro upgrade jak pro verzi G5 tak pro verzi 16bit. Verze G5 je tedy dostupná pro tyto zákazníky zdarma. Velikost plné instalace je 40 MB + 35 MB instalace Access 2003 RunTime. 2. Zp tný upgrade z verze G5 na 16 bit verzi není mo ný bez ú asti technik firmy MTJ Service ! 3. V rámci instalace v síti LAN je nutná instalace Upgrade na serveru a pak klientská instalace nové verze G5 na v ech stanicích v síti LAN. P i dal ím upgrade systém ji standardn distribuuje novou verzi na v echny stanice automaticky, stejn jako doposud. 4. V rámci satelitní struktury mohou sou asn pracovat na r zných satelitech r zné verze. Sou asn mohou mezi sebou replikovat satelity ve verzi G5 a satelity ve verzi 16bitové. Systém replikuje korektn informace mezi r znými verzemi. 5. Na jedné stanici m e pracovat sou asn jak verze G5 (nap . LAN) tak verze 16bit (nap . lokální satelit nebo archivní systém). Samoz ejm nad r znými daty (satelity). 6. Na serveru nebo na stanici jen údr bu systému ídí musí prob hnou zm na automatických úloh ídící údr bu systému (archivace, pracovní kopie, no ní replikace, …) Tyto úlohy ídí nový program S4S-JOB (viz vý e). 7. Ekonomické mosty musí být nahrazeny vy verzi G5

í verzí mostu spolupracující s daty systému ve

8. Jakékoliv úlohy jen , nestandardn p istupují k dat m systému musí být nahrazený ístupem p es Access 2003. 9. Totální LAN replika m

e pracovat jen mezi systémy stejné verze.

10. Výroba dat satelitu nedoká e vyrobit data jiné verze. 11. O ekávaný termín ukon ení dal ího vývoje 16 bit verze: ervence/srpen 2004 ! 12. HW nároky na stanici G5: min 128 MB RAM, 750 MHz procesor, 400 MB volného prostoru na HDD, doporu eno: 256 MB RAM, více ne 1 GHz procesor, 1 GB volného prostoru.

NOVÉ MODULY Marketingový robot stav rozpracovanosti Automatické stanovení stav rozpracovanosti firem, jen pravideln nebo ad. hoc. dle p edstav marketingového mana era rozd lí databázi firem na skupin. U ivatel doká e sledovat vývoj zákaznické struktury.

Ukázková p edstava o pyramid stav rozpracovanosti firem: 1. Jen adresa 2. Stará adresa s komunikací (existuje jednání p edloni nebo d íve) 3.

ivá adresa s komunikací (existuje jednání alespo loni)

4. Dodavatelé (do lá faktura nebo objednávka vystavená existuje) 5. Potencionální zákazník - propadlý (nabídka loni nebo d íve) 6. Potencionální zákazník - aktuální (nabídka letos) 7. Zákazník neodebírající – neaktivován (fakturace p ed 2 lety) 8. Zákazník neodebírající – aktivován (fakturace p ed 2 lety, ale alespo jednání nebo nabídka za posledních 12 m síc ) MTJ Service s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno, tel.: 545 576 759

Strana 32

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

9. Zákazník odebírající (fakturace loni) 10. Zákazník ivý (fakturace letos i v minulosti) 11. Zákazník nový (fakturace letos poprvé) 12. Zákazník VIP (fakturace nad 500tis b hem 12 m síc ) K nastavení stav rozpracovanosti m e u ivatel vyu ít libovolných dat systému vázaných na firmu. Zde je ukázový seznam datových tabulek, jen obsahují vazbu na kartu firmy: Soubor _037 MATERIAL _037 MATERIAL HIST _126 SERVIS _296 POJSML _296 POJSML AVIZO _296 POJSML HIST _296 POJSML POL _296 POJSML UDALOST _296 TARIF AKCE BANKA POL BUSINESS PLAN CARRY CASH FLOW CELNICE CELNICE POL CENIK CENIK FIRMA CENIK SMLOUVA CENIKSEC DEKLAR DODLIST DOS PLAN DOSLO FAK PLAN FAKTURA HEADER HLAVNI KNIHA CHECKEMPL INTERNAL JEDNANI KON ADR KON CROSS KON OBLAST KON OSOBA KON OSOBA SELECT KON RELATION KON SELECT KON STRUKTUR KON TYPTR KONTAKT MAKCE MAKCE POL NABIDKA OBCHODNIK OBJEDNAVKA ORDR PLANNING POHYB POKL POL POPTAVKA PORADA PORADA POL PORADA POL OPATRENI PRIKAZ POL PRODEJ REFERENCE REKLAM REPAIR

Popis Materiál pro AQUAdem Materiál pro AQUAdem - historie Servis GAS3M MV pojistné smlouvy Avíza neplacení pojistných smluv Historie pojistných smluv Polo ky pojistných smluv Pojistné události Tarify Marketingové akce a výb ry Polo ky bankovních výpis Business plán Zap ené zbo í Finan ní plán - strategie celní deklarace polo ky celních deklarací Zbo í Dodavatelé zbo í Smluvní ceny Dopl kové produkty Deklarace, Reklamace Dodací listy Plán opakovaných do lých faktur ijaté faktury kone ná i zálohová Plán opakované fakturace Faktury i proforma faktury vystavené Hlavi ky tiskových sestav Hlavní kniha ú etnictví Pícha ky Interní doklady Záznamy z jednání Sekundární adresy ové informace k firm a k akci Za azení oblastí ke kontaktu Kontaktní osoby Výb ry kontaktních osob Vztahy mezi firmami polo ky marketingových výb a akcí strukturovaná informace Standardní záznamy ze kolení Firmy Marketingové akce Polo ky Marketingové akce Nabídky Obchodníci Objednávky vystavené ijaté objednávky Strategické plánování Skladové pohyby Pokladní deník Poptávky Porada Body porady Opat ení porady ádky p íkazu k úhrad Prodejky Referen ní objekty Reklamace Kniha oprav


Strana 33

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004 REPAIR POL REQUEST SERIAL SERIAL POL SERVICE SCHEDULE SMLOUVA STAV ROBOT TRAINING POL UKOLY ZAKAZKA ZAPOCET ZARLIST

Polo ky knihy oprav Po adavky Za ízení - výrobní ísla Historie za ízení Servisní zásahy Plánová asu Smlouvy Definice marketingových robot Prezen ní listina Úkoly Zakázky Zápo et Záru ní listy

Modul kolení Funkce dostupné v modulu kolení: n Plánování kolení n Pozvánky ú astník m tiskem i e-mailem n Evidence ú asti, potvrzení n Tisk prezen ní listiny, títk , certifika ních listin n Hromadná fakturace kolení resp. pultový prodej n Evidence dovedností k osobám a firmám n Marketingové vyu ití informací o ú astích na kolení

Modul reference Funkce dostupné v modulu reference: n Centrální evidence referen ních instalací (objekt ) n Detailní popis a rozt íd ní referen ních objekt n Replikovatelné obrazové p ílohy pro tisk referen ních list n

ivatelsky definovatelná struktura sledovaných technických parametr reference

n Vyhledání reference na základ zadaných podmínek (má ur ité parametry)


Strana 34

Výb Výb r rosob osobpro proplánované plánované kolení kolení

Vyhodnoti datum a typ poslední asti na kolení a naplní pole POSL- KOL

PS jako volba azení i jako výb rové kritérium Kritéria ovliv ující generátor posledního kolení

Omezení výb ru ú astníku, kte í se ú astnili kolení v zadaném intervalu

íznaky firemní a osobní sF: firma servis fF: firma funk ní sO: osoba servis fO: osoba funk ní

Výkonný pokyn k p esunu nových vybraných ú astník do prezen ní listiny kolení

Sloupec pro ozna ení vybraných astník . Po odeslání nových do prezen ní listiny ú astník budou tito odzna eni.

Okno p enosu nových astník kolení

Dovednosti Doplní vybrané osoby jako nové astníky do existujícího kolení

Vytvo í nové kolení a do n j doplní nové ú astníky

- naplnit obsah posledního kolení - najít osoby doposud bez ú asti - fltrovat dle data a typu p ítomnosti - se adit a vybrat dle PS a m sta - vybrat jen servisní a funk ní osoby - kopírovat ozna ené osoby do nového kolení

Akce Akcenad nadprezen prezen nínílistinou listinou kolení kolení Ozna í záznamy dle aktuálního výb ru astník

Odzna í záznamy dle aktuálního výb ru astník

Provede výb r záznam dle výb rových kritérií

Zp sob t íd ní ú astník

Provede výmaz výb rových kritérií

Faktura ní p edpis pro kolení (poklepnutím otev e p edpis k editaci)

Fotoaparát pro nafocení parametr akcí (prodejní p edpis, dovednost, íd ní, volba sestavy, jméno vzorového dopisu, ...)

Faktura ní p edpis pro ubytování (poklepnutím otev e edpis k editaci)

Výb rová kritéria pro výb r astník (ovliv uje i funkce Odzna Ozna )

Provede vygenerování faktur pro ozna ené osoby

Sloupec pro ozna ení vybraných astník (opravy manuáln nebo hromadn viz Ozna a Odzna )

Provede vygenerování prodejek pro ozna ené osoby, kumuluje osoby té e firmy do jedné faktury Ozna ené osoby nabídne k enosu do nové nebo jiné prezen ní listiny kolení (kopíruje ozna ené osoby do jiného kolení)

Volba tiskové sestavy

Export do XLS fomátu pro tvorbu pozvánek Word MailMerge

Dovednosti

Dle data kolení doplní datum a íznak vybrané dovednosti k osobám resp. firmám. Ukazka tisku vybrané sestavy (pak je mo no tiknout na zvolenou tiskárnu a zvolený po et kopií)

- ozna ování ú astník pro r zné situace - tisk a e-mailing pozvánek - tisk prezen ních listin - generování prodejek resp. faktur - export prezen ní listiny do XLS formátu (Excel) - kopírování vybraných ú astník do jiné prezen ní listiny - aktualizace dovedností !

Tisk vybrané sestavy ímo default tiskárnu

Generátor e-mail pro osoby . Re im tvorby a obsah e-mail je dán parametry. Pro vygenerování e-mail se systém dotazuje zda e zapsat p íznak odeslání pozvánek.

Obsah e-mailu (vzorový dopis) Poklepnutím systém otev e záznam vzorového dopisu k editaci. Re im tvorby e-mail - hromadn = jeden e-mail se seznamem adres v poli komu - jednotliv = systém generuje pro ka dého ú astníka jeden email

Volba dovednosti, jen bude aktualizována ozna eným osobám

Prezen Prezen nínílistina listina kolení kolení

Uzav e kartu proti náhodným zm nám (doporu eno a po uzav ení kolení)

echod do formulá e pro výkonné akce nad prezen ní kartou (tisk, fakturace, dovednosti, export, ...)

Fitr omezující nabídku osob a firem pro ru ní zadání nových ú astník na firmy jen z ur itého teritoria Nové kolení jako kopi p edchozího Nová prezen ní listina ipojení nebo otev ení externího dokumnetu ke kolení Tisk prezen ní listiny

íznaky O: odeslána pozvánka U: ubytování P: potvrzeno Z: zaplaceno íslo SRV. pr kazu osoby poklepnutím vygeneruje nové íslo pr kazu datum hlavní dovednosti/ naturálie typ (ne)ú asti

Poslední "prázdný" ádek, kam u ivatel zadává nového ú astníka výb rem dle íjmení nebo dle firmy a pak p íjmení

osobní servisní e-mail celkové po ty osob ubytovaných, potvrzených a zaplacených

Dovednosti -

vytvo it novou prezen ní listinu (hlavi ku) zadat nové osoby dle p íjmení zadat nové osoby dle firmy a pak jen dle osob dané firmy omezit nabídku osob jen na teritorium rychlá orientace v po tech ú astník p ipravit kopii kolení v etn pozvaných osob tisk prezen ní listiny p id lení nového ísla pr kazu

Marketingový robot stav Marketingový robot stav

Podkladový stav (jen ty firmy co mají tento stav)

Jméno zdrojové tabulky.

Jméno pole obsahující ID firmy

Jméno pole obsahující základní asovou informaci

Výb rová kritéria asu

Název robota Pyramida stav firem

datum posledního ití robota

Definice zdroj a základních podmínek pro stav (p sobení logického OR) Jméno pole pro dopl kovou filtraci zdroje

Dopl kové up esn ní výb rových kritérií pro zdroj (p sobení logického AND)

Hodnoty pro dopl kové kritérium.

Náhled na výsledné rozlo ení stav v databázi firem

Spus robota bez zápisu do databáze firem (jen náhled a test pr chodnosti)

Spus robota bez zápisu do databáze firem (jen náhled a test pr chodnosti)

Uka výslednou analýzu po tu firem dle stav

íznak zda má být zm ny v poli stav replikovány Tisk definice robota + analýza dle stavu

SKALSKÝ DV R 27. – 28.4.2004

OBSAH CD JARO 2004


Strana 35

KOLENÍ JARO 2004 SKALSKÝ DV R

Recommend Documents