KoDe x Pr Av i D el ch ov á Ní
Kodex chování společnosti Wilh. Werhahn KG
Následující kodex chování platí pro všechny společnosti koncernu Werhahn. Jejich úkolem je převzetí a zavedení kodexu. Povinností příslušných grémií je v případě potřeby přijmout nezbytná usnesení. Pokud se v kodexu chování hovoří o „koncernu Werhahn“, zahrnuje tento pojem Wilh. Werhahn KG a její přímé i nepřímé dceřiné společnosti se 100% majetkovou účastí i s majoritními podíly, vždy včetně jejich poboček. Zahraniční společnosti mohou při realizaci Kodexu chování brát ohled na zvláštnosti příslušné země, pokud budou dodrženy základní zásady kodexu. Tento kodex chování jasně vysvětluje představy koncernu Werhahn o hodnotách a stanoví normy chování, které koncernu a jeho zaměstnancům umožňují udržovat své dobré jméno a důvěru společníků, obchodních partnerů a ostatních významných institucí a koncernů. Kodex se obrací na všechny zaměstnance - včetně představenstva a obchodního vedení - bez ohledu na jejich pohlaví a postavení ve firmě. Tento kodex byl vypracován v němčině a angličtině a přeložen do dalších jazyků. v případě pochybností je rozhodující německý text. Neuss, 1. července 2013 Představenstvo
2 2
obsah
A.
obchodní zásady
4
b.
Dodržování práva a zákona
5
c.
Přístup k obchodním partnerům a třetím osobám 7
D. Zamezení konfliktům zájmů
9
e.
Dodržování předpisů týkajících se ochrany
10
F.
ochrana informací
11
G. Nakládání s majetkem
12
h. chování mezi sebou navzájem
13
i.
14
Dodržování kodexu
3
A obchodní zásady Jako rodinná firma cítíme povinnost dodržovat následující hodnoty: K našim zaměstnancům máme lidský a bezprostřední přístup a v rámci podnikatelských aktivit v oblasti hospodářské soutěže jednáme poctivě. Zaujímáme odpovědné postavení ve společnosti i vůči našemu životnímu prostředí. Naše jednání je zaměřeno na zásady věrnosti a víry a je určováno vlastní odpovědností, přímostí a loajalitou. Nevytváříme si žádné výhody nezákonným nebo neetickým prováděním našich obchodů. Nýbrž inovací a vysokou kvalitou produktů a služeb zajišťujeme optimální užitek pro zákazníky a dlouhodobý obchodní úspěch.
4
b Dodržování práva a zákona
Koncern Werhahn a jeho zaměstnanci podléhají různým právním řádům. Pro koncern s mezinárodní působností jsou důležité nejen zákony země, ve které má příslušná firma své sídlo, nýbrž také zákony země, ve které firma působí. Často je dokonce nutné u situací, které nastanou mimo rámec cizího státu, dodržovat právo tohoto státu. Tak je například třeba dohody, které jsou důležité z hlediska hospodářské soutěže, posuzovat také podle práva země, ve které se projevují, nejen podle práva země, ve které byly uzavřeny. Zahraniční právní řády mnohdy počítají při porušení zákonů s podstatně přísnějšími sankcemi – i pro firmu samotnou – a s mnohonásobně vyššími nároky na náhradu škody. majetek nacházející se v příslušné zemi může být někdy zabaven již v případě podezření. v extrémním případě může chování, které je v jedné zemi legální, být v jiné zemi striktně zakázáno. Firma jedná vždy prostřednictvím lidí. Při dodržování právního řádu je zájem firmy zcela totožný se zájmem jejích zaměstnanců. Pro každého zaměstnance proto platí povinnost řídit se platným právem a každý nadřízený se musí postarat o to, aby jeho zaměstnanci tuto povinnost plnili. Následující zásady platí v jednání s kolegy, zákazníky, dodavateli, jinými firmami a úřady. Pomáhají ve vybraných oblastech přenášet požadavky týkající se chování na každodenní práci. Kodex chce postavit do popředí hlavní body, které mají v praxi zvláštní význam. ˘
5
b Tato pravidla mají přednost před jakýmkoliv případným rozporným pokynem nadřízeného. v takovém případě poskytne jistotu rada odborných oddělení. v ojedinělých případech si dokážeme představit konstelace, kdy zákon dovoluje chování, které se od níže uvedených zásad liší. Případný odlišující se postoj vyžaduje nejprve prověření a schválení příslušným odborným úsekem. Je nutné neprodleně informovat pracovníka odpovědného za oblast compliance. Právní řád doplňují etické zásady. Jsme povinni dodržovat zásadu, že našich obchodních cílů dosahujeme právně a eticky řádnými prostředky při respektování zákonem stanovených předpisů.
6
c Přístup k obchodním partnerům a třetím osobám 1. Poctivá hospodářská soutěž Koncern Werhahn se bez jakéhokoli omezení hlásí k férové hospodářské soutěži a férovému smluvnímu uspořádání. Dodavatele při zadávání zakázek nezvýhodňujeme nějakým neférovým způsobem ani jim nečiníme žádné překážky. Každý zaměstnanec je povinen dodržovat pravidla práva upravujícího podmínky hospodářské soutěže. Zakázány jsou veškeré dohody mezi podniky, usnesení o podnikových uskupeních a vzájemně odsouhlasené způsoby chování, které mají za cíl nebo které způsobují maření, omezování nebo poškozování hospodářské soutěže. Patří k nim zejména dohody o cenách, dohody o výrobních nebo odbytových kvótách, přidělování zákazníků, rozdělování regionálních trhů, předkládání fiktivních nabídek při výběrových řízeních, dohody o účasti na bojkotování, odmítání dodávek. Upozorňujeme výslovně na to, že porušením tohoto zákazu je již dojednaný postoj, neformální rozhovory a neformální „gentlemanské dohody“, které mohou mít za cíl nebo mohou způsobit omezení hospodářské soutěže. Je třeba se vyvarovat i pouhého zdání takových dohod odporujících pravidlům hospodářské soutěže. s konkurenty si nelze vyměňovat žádné informace o vztazích se zákazníky, o cenách, nastávajících změnách cen, o nákladech apod. Konkurentům nesmějí být zpřístupněny kalkulace, kapacity nebo plány. Při účasti na výběrovém řízení je nepřípustná dohoda s potenciálními konkurenty.
2. Žádné podplácení, poskytování výhod nebo přijímání úplatků Netolerujeme žádný způsob podplácení, poskytování výhod nebo braní úplatků. Žádný zaměstnanec nesmí v souvislosti se svou obchodní činností přijímat, nabízet nebo poskytovat úplatky, nebo jiné formy peněžité podpory. ˘
7
c
Zástupcům státních institucí nesmějí být nabízeny, slibovány nebo poskytovány nepřípustné výhody jakéhokoli druhu pro ně samotné nebo pro třetí osoby za provedení nějaké služby nebo za nějaký úkon. věcné dary, pozvání a osobní laskavosti adresované obchodním partnerům nebo ostatním třetím osobám je možné nabízet pouze, pokud se drží v rámci, který odpovídá obecně běžným obchodním zvyklostem, tj. musí být v obchodě obvyklé, nesmí mít nějakou nepřiměřeně vysokou hodnotu a nesmí překračovat životní úroveň zúčastněných osob a jejich záměrem nesmí být nekorektní ovlivňování obchodních rozhodnutí nebo obcházení právních předpisů. věcné dary, pozvání a osobní laskavosti od obchodních partnerů, konkurentů nebo ostatních třetích osob mohou být přijímány pouze, pokud jsou takovéto projevy podpory v rámci obecně běžných obchodních zvyklostí a jsou z hlediska důvodu a rozsahu přiměřené, a pokud tato pozvání, věcné dary nebo osobní laskavosti nemohou ovlivnit podnikatelské rozhodování. Nezáleží na tom, jestli dárky nebo jiné způsoby podpory mají být na prospěch zaměstnanci přímo nebo nepřímo (např. prostřednictvím rodinných příslušníků). Poskytování nebo přijímání peněžité podpory je bez výjimky nepřípustné.
3. Postoj ke smlouvám o poradenství /poskytování služeb Poradenské smlouvy/smlouvy o poskytování služeb jsou v koncernu Werhahn uzavírány pouze, když osoby nebo společnosti mají pro konkrétní zakázku potřebnou kvalifikaci, zakázka je výlučně v zájmu podniku koncernu Werhahn a není v rozporu s cíli tohoto kodexu chování. o nasazení a výběru poradců/poskytovatelů služeb se rozhoduje na základě profilu požadavků a rámce úkolů. Před provedením služeb musí být písemně udělena zakázka i s konkrétním popisem služby. výše odměny musí být v přiměřeném poměru k hodnotě vykonané práce a k osobní kvalifikaci poradce/poskytovatele služby. Platby poradcům/ poskytovatelům služeb se provádějí zásadně teprve tehdy, když je dohodnutá práce provedena a zdokumentována. Platby v hotovosti jsou vyloučeny.
8
D Zamezení konfliktům zájmů Klademe důraz na to, abychom vyloučili veškeré skutečné nebo zdánlivé konflikty zájmů mezi zaměstnanci a firmou. Každý zaměstnanec proto musí dbát na to, aby se jeho soukromé zájmy nedostaly do konfliktu se zájmy firmy. soukromé zájmy zaměstnanců a zájmy firmy je třeba striktně oddělovat. Pokud se nelze vyhnout osobním konfliktům zájmů, je třeba o nich informovat nadřízeného. Při přímé nebo nepřímé majetkové účasti zaměstnanců na podniku obchodujícím na burze, který je v plném rozsahu nebo zčásti konkurentem koncernu Werhahn, existuje povinnost oznámení a schválení takové majetkové účasti zaměstnance. Totéž platí pro majetkové účasti zaměstnanců na podnicích, které jsou zákazníky nebo dodavateli koncernu Werhahn. Pokud se u konkurenta, zákazníka nebo dodavatele jedná o podnik obchodující na burze, platí výše uvedená pravidla při majetkové účasti překračující 3 %, pokud není v individuální smlouvě dohodnuto jinak. významné finanční účasti blízkých rodinných příslušníků na podnicích, které jsou konkurenty, zákazníky nebo dodavateli, pokud jsou zaměstnanci známy, je nutno oznámit, jestliže je patrný nějaký možný konflikt zájmů. Za významnou účast se považuje přímá nebo nepřímá ekonomická účast ve výši přesahující 3 %. Poradenské činnosti nebo ostatní významné vztahy zaměstnanců s dodavateli, zákazníky nebo konkurenty je třeba oznámit a je k nim zapotřebí souhlasu; příslušné vztahy manželů resp. životních partnerů, pokud jsou známy, je třeba oznámit. Každý zaměstnanec musí dbát na to, aby osobní vztahy nebo zájmy neměly vliv na obchodní činnost. rozhodovací procesy mohou být charakterizovány pouze věcnými úvahami.
9
e Dodržování předpisů týkajících se ochrany Naší velkou prioritou je zdraví všech zaměstnanců a jejich bezpečnost na pracovišti. cílem je ochrana zaměstnanců před skutečnostmi ohrožujícími bezpečnost a zdraví při práci. bezpečnost a ochranu zdraví při práci v naší firmě aktivně uskutečňují všechny osoby, nezávisle na svém postavení. Každý jednotlivec nese spoluodpovědnost za vytváření bezpečných pracovních podmínek. od všech zaměstnanců se očekává dodržování předpisů o ochraně při práci, bezpečnostních a hygienických předpisů, uvědomění si nebezpečí a přemýšlení při všech činnostech, které jsou relevantní z hlediska bezpečnosti. Zasazujeme se o vytvoření a uspořádání bezpečného, chráněného a zdravého pracovního prostředí. Zamezení pracovním úrazům je přitom stejně důležité jako zamezení onemocnění souvisejících s výkonem práce. Proto naše pracovní zařízení pečlivě projektujeme, provádíme jejich údržbu a kontrolu. Provádíme důkladnou instruktáž a školení zaměstnanců, zajišťujeme dohled. Neustálé zdokonalování pracovních procesů ku prospěchu životního prostředí, zaměstnanců a zákazníků a plnění veškerých zákonem stanovených požadavků na ochranu životního prostředí jsou pro podniky koncernu Werhahn a jejich zaměstnance samozřejmostí.
10
F ochrana informací Každý zaměstnanec je povinen zachovávat mlčenlivost u všech důvěrných interních záležitostí týkajících se podniku. Důvěrné záležitosti je přitom třeba chránit před neoprávněným nahlížením ze strany třetích osob. Třetími osobami jsou v tomto případě i rodinní příslušníci. Za důvěrné jsou považovány všechny záležitosti, které jsou jako takové označeny nebo o nichž lze předpokládat, že nejsou a ani nesmějí být veřejně známé, protože mají např. užitek pro konkurenci nebo by jejich zveřejnění mohlo uškodit podniku nebo jeho obchodním partnerům. K tomu patří např. detaily, které se týkají organizace a strategického zaměření podniku, dějů a operací týkajících se obchodu, výroby, výzkumu a vývoje, číselné údaje obsažené v interních výkazech a informace v souvislosti s prodejem, fúzemi a akvizicemi. Znalosti týkající se důvěrných interních záležitostí mohou zaměstnanci využívat výhradně pro pracovní účely. Také ve styku v rámci podniku je třeba dbát na to, že důvěrné plány a postupy mohou být sdělovány pouze těm zaměstnancům, kteří je potřebují pro plnění svých úkolů. všechny zápisy a zprávy zhotovované interně a zveřejňované mimo firmu musejí být správné a pravdivé. Zápisy, zprávy, záznamy nebo dokumenty nesmějí být falšovány, zkreslovány, nesmějí být chybně směřované, úmyslně zavádějící, provedené neúplně nebo být potlačeny. ochrana informací zahrnuje zejména také důvěrné zacházení s osobními daty. v každé fázi zpracování informací je třeba zajistit důvěrnost, integritu, dostupnost a autentičnost osobních dat. musí být dodržována ustanovení příslušného zákona o ochraně dat.
11
G Nakládání s majetkem Každý zaměstnanec je povinen nakládat odpovědně s majetkem podniku. Každý zaměstnanec je dále odpovědný za ochranu majetku, s nímž přichází do styku. K majetku nepatří pouze materiální hodnoty/vlastnictví, nýbrž také duševní vlastnictví, obchodní tajemství a důvěrné informace a nápady a znalosti našich zaměstnanců.
12
h chování mezi sebou navzájem musí být respektována osobní důstojnost každého zaměstnance. v pracovním prostředí netolerujeme žádnou diskriminaci a žádné obtěžování nebo ústrky. Každý zaměstnanec má právo na slušné, zdvořilé a uctivé zacházení ze strany svých nadřízených, zaměstnanců a kolegů. Nikdo nesmí být nekonkrétně znevýhodňován či zvýhodňován, obtěžován, nebo vyčleňován z důvodu své rasy, národnosti, etnického původu, pohlaví, své sexuální identity, svého rodinného stavu, věku, tělesné konstituce, vzhledu, svého náboženského vyznání nebo svého světového názoru.
13
i Dodržování kodexu od všech zaměstnanců očekáváme dodržování kodexu a aktivní podporu v něm formulovaných hodnot a zásad. revizní oddělení koncernu dbá při svých prověrkách na realizaci a dodržování kodexu a jeho zásady zahrnuje do kontrolních kritérií. Kromě toho koncern Werhahn nabízí svým zaměstnancům možnost využívat všechny potřebné informační zdroje a poradenské služby právních oddělení, aby zamezil porušování zákona. Při všech pochybnostech týkajících se kodexu a jeho dodržování se od každého zaměstnance očekává, že se obrátí o radu a o pomoc na svého nadřízeného, příslušné právní oddělení nebo pracovníka odpovědného za oblast compliance nebo na revizní oddělení. Kromě toho jsme zřídili linku pomoci, jejímž prostřednictvím mohou všichni zaměstnanci hlásit porušování kodexu nebo před nahlášením požádat o radu. Pokud se zaměstnanci obrátí na linku pomoci, jde toto hlášení nejprve k externímu členovi obsluhy linky, který bude s osobními údaji na požádání zacházet důvěrně a hlášení pak v anonymizované podobě předá internímu firemnímu pracovníkovi odpovědnému za provoz linky pomoci.
14
linka pomoci je zřízena zejména pro případy, které mohou představovat trestní čin nebo přestupek (např. korupce, zpronevěra, podvod, porušení kartelového práva, porušení bilančních pravidel), ale i pro porušování lidských práv a předpisů o ochraně životního prostředí. Pokud zaměstnanci zjistí takové chování nebo pokaždé, když mají v tomto směru nějaké důvodné podezření, očekáváme, že využijí linky pomoci. Porušování zákona nebudeme trpět, odpovědné osoby nezprostíme trestně právních sankcí ani nároků na náhradu škody. Kromě toho musí zaměstnanci, kteří poruší kodex, při zachování zásady přiměřenosti počítat s následky týkajícími se jejich pracovního poměru i s dalšími právními dopady.
15
Adresa UNTerNehmeNsbereiche: Wilh. Werhahn KG NATUrsTeiNe Königstraße 1 schieFer 41460 Neuss ZWilliNG-GrUPPe Postfach 10 16 38 bAcK-ProdUKTe 41416 Neuss Abc-FiNANce Německo
Telefon: +49 2131 916-0 Fax: +49 2131 916-400 e-mail:
[email protected] www.werhahn.com
