Kódex. Magatartási. enntartható. Megbízható. Becsületesség. Integritás. izalom Tisztelet. Imperial Tobacco Magatartási Kódex

Magatartási

Kódex

Fenntartható Megbízható Becsületesség

Integritás

Bizalom Tisztelet Imperial Tobacco Magatartási Kódex | 2010.05.14. | VÉGLEGES

ENTER

tartalomjegyzék Bevezető Alison Cooper üzenete 1. fejezet tisztesség 2. fejezet Felelős kereskedelmi gyakorlat 3 fejezet Bizalom, tisztelet és felelősség 4 fejezet Magatartási kódex ügyvitele

Imperial Tobacco Magatartási Kódex | 2010.05.14. | VÉGLEGES

INDEX

P2ANCHOR

tartalomjegyzék Bevezető

Mit kell tudnia az Imperial Tobacco Magatartási Kódexérő

Üzleti integritás

1. Illegális kereskedelem 2. Pénzmosás 3. Verseny és trösztellenesség 4. Vesztegetés és korrupció 5. Ajándékok és szórakoztatás 6. Felelős beszerzés és kapcsolat beszállítókkal 7. Politikai elkötelezettség és adományok 8. Vám és adó 9. Nemzetközi szankciók és kereskedelmi korlátozások

6

13 15 17 21 25

Bizalom, tisztelet és felelősség

44 45 46 47 48 49

55 56 57

31 33

1. Megkülönböztetés és zaklatás 2. E gy egészséges és biztonságos munkakörnyezet 3. Környezeti felelősség 4. Emberi jogok 5. K özösségi szerepvállalás és jótékony célú hozzájárulások

34

Magatartási Kódex ügyvitele

59

30

Felelős kereskedelmi gyakorlat

1. A könyvelés pontossága, pénzügyi nyilvántartás és közzététel 2. A Vállalati tulajdon, eszközök és források használata 3. Intellektuális tulajdon 4. Felelős reklám és marketing 5. Termékek és üzleti folyamatok magas színvonala 6. Titoktartás (adatvédelem)

7. Elektronikus kommunikáció 8. Információkezelés 9. Bizalmas információ 10. Érdekellentétek 11. Bennfentes kereskedelem 12. Külső kommunikáció

37 39 40 41 42 43


INDEX

53

58

A mi Magatartási Kódexünk

A mi üzleti életünkben az őszinteség és a tisztelet biztosítja fenntarthatóságunkat


INDEX

A közzététel érvényes. Aon mindenkori hatályos változatot keresse az intraneten. View all ouridőpontjában corporate documents the intranet www.intranetreference.co.uk

4

Kedves Kolléga Cégünk Magatartási Kódexe a felelős viselkedés szabályait határozza meg. Elvárom Önöktől, hogy az Imperial Tobacco egész területén tartsák be ezeket a szabályokat.. A felelős üzleti viselkedés nem újdonság számunkra. Globális hírnevünk kiépítésénél is alapvető volt a felelős viselkedés mind megbízható partnerként, mind pedig munkáltatóként. Azonban működésünk környezete egyre több kihívást tartogat számunkra, amely nemzetközi szinten is alaposabb átvizsgálásnak teszi ki vállalatunkat. Emiatt még soha nem volt ilyen fontos, hogy minden tevékenységünket a lehető legnagyobb tisztességgel végezzük el A Magatartási Kódexünk elengedhetetlen a hosszú távú fenntarthatósághoz. Az Önök egyéni és kollektív kötelezettségvállalása a Kódexben megállapított szabályokkal szemben nélkülözhetetlen a fenntartható értékesítési növekedés stratégiánk teljesítéséhez. Az átdolgozott Magatartási Kódex a régóta fennálló gyakorlatainkat és politikánkat ötvözi egy helyen. A teljes dokumentumban találhatnak utalást a Cégcsoport szabályzatára, valamint hogy kihez forduljanak útmutatásért, segítségért és tanácsért. Önökre hárul az a feladat, hogy tüzetesen átolvassák a Kódexet, hogy teljesen tisztában legyenek azzal, hogy mit várunk Önöktől, valamint hogy kövessék a leírt viselkedési szabályokat mindennapos tevékenységeik során. Néhányan lehet, hogy vitatottnak találják termékeinket – de üzletvitelünket soha nem tarthatják annak. Folyamatos sikerünk a magatartás és viselkedés magas színvonalától és jó hírnevünk megőrzésétől függ, valamint lehetővé teszi számunkra a fenntartható értékesítési növekedés teljesítését. Alison Cooper Vezérigazgató


INDEX

A közzététel időpontjában érvényes. A mindenkori hatályos változatot keresse az Intraneten

5

Amit az Imperial Tobacco Magatartási Kódexéről tudnia kell Mi az a Magatartási Kódex? Vállalatunk Magatartási Kódexe számos régóta fennálló gyakorlat és politika összefoglalása egy dokumentumban mind egyéni, mind pedig üzleti viselkedésre vonatkozóan. A Magatartási Kódex a felelős viselkedés szabályait határozza meg, amelyet az Imperial Tobacco minden alkalmazottjának követnie kell, valamint gyakorlati útmutatást biztosít ahhoz, hogy hogyan kezeljék a fontos etikai és jogi problémákat. A Magatartási Kódexet arra tervezték, hogy mindenkit támogasson abban, hogy a szabályoknak megfelelően viselkedjen.

Kinek kell betartania a Magatartási Kódexet? A Kódex az Imperial Tobacco Group minden alkalmazottjára vonatkozik feladatától és elhelyezkedésétől függetlenül, beleértve minden olyan üzletágat is, amely más kereskedelmi név alatt működik. Minden esetben be kell tartanunk a Magatartási Kódex által felállított szabályokat és viselkedést, amennyiben vállalatunkat képviselik üzleti tevékenység folytatásakor. Ezen felül vállalatunk alkalmazásában álló és annak nevében működő harmadik félnek minősülő ügynököknek, vállalkozóknak, tanácsadóknak és forgalmazóknak szintén meg kell felelniük a Kódexben körvonalazott színvonalnak és viselkedésnek.


INDEX

A közzététel időpontjában érvényes. A mindenkori hatályos változatot keresse az intraneten.

6

Miért fontos a Magatartási Kódex? Az egyre több kihívást tartogató külső környezet, valamint megnövekedett nagyságunk miatt magasabb szintű átvizsgálásoknak vagyunk kitéve. Biztosnak kell lennünk abban, hogy minden tevékenységünket a lehető legnagyobb tisztességgel végezzük. A Magatartási Kódex alapvető fontosságú hosszú távú fenntarthatóságunkhoz, valamint az értékesítési növekedéssel kapcsolatos stratégiánk teljesítéséhez. A Magatartási Kódex kulcsfontosságú a belső irányítási keretrendszerben, amelyben a felől biztosítjuk alkalmazottainkat, hogy megfelelő irányítással támogatjuk őket feladatvégzés közben az Imperial Tobacco képviseletében történt feladatvégzés során. Az alábbi diagramon a belső irányítási keretrendszert meghatározó dokumentumok valamin egymás közötti kapcsolataik láthatók. Az intraneten több információt találhat ezzel kapcsolatban. Stratégia Szabályozások

Viselkedési Kódex Arculati Kézikönyv

Kockázatkezelés

Munkavállalók támogatása

Kockázat és megfelelés megállapítása

Cégcsoport szabályzatrendszere és előírások

Szerepek és felelősségek

Funkcionális szabályzatrendszer és folyamatok

Piaci kockázat-kezelés

Tanácsadás és támogatás a szabályoknak való megfeleléshez

Mennyire teljesítettünk jól?


Éves beszámoló Nem pénzügyi jelentés

INDEX


7

Mindent tartalmaz a Kódex, amit tudnom kell? A Magatartási Kódex üzleti tevékenységünkre vonatkozó bizonyos nemzetközi törvényeket, kereskedelmi szankciókat és szabályokat hangsúlyozva biztosít információt. Nem írhat le minden törvényt, szabályzatot, folyamatot vagy szituációt, amellyel esetlegesen találkozhat. A Kódexben leírt témák végén utalunk a Cégcsoport szabályzatára, valamint hogy honnan lehet útmutató anyagot szerezni. Továbbá azt is tartalmazza, hogy kihez kell közvetlenül fordulnia segítségért vagy tanácsért. A vállalatnál dolgozó kollégák különböző témában rendelkeznek tudással és tapasztalattal így tanácsaikat felhasználva egy tájékozott és helyes döntést tud hozni.

Mit tegyek, ha aggályom vagy kétségem van valami felől? A Magatartási Kódex nem írhat le minden olyan szituációt, amellyel Ön találkozhat. Ha nem biztos a dolgában, az alábbiakban leírt módon kérhet segítséget vagy tanácsot. Ha valamilyen aggálya van azt illetően, hogy hogyan cselekedjen bármilyen adott szituációban, talán segíthet, ha saját magától kérdezi meg: • Törvényes? • Etikus? • Megfelel az Imperial Tobacco Magatartási Kódexének? • Jó példát mutatok? • Nem fogom magam kényelmetlenül érezni, amikor elmagyarázom kollégáimnak, a családomnak és barátaimnak cselekedeteimet? • Nem fogom magam kellemetlenül érezni, illetve nem hozom kellemetlen helyzetbe az Imperial Tobaccot, ha mások a médiában olvasnának tetteimről? • Megkérdeztem a kollégáimat arról, hogy kinek van ismerete ebben a témában ahhoz, hogy segítsen tájékozott döntést hoznia? Ha aggályai vannak egyik kollégájának viselkedését illetően, úgy fogja találni, hogy egyszerűen az, hogy beszélt az adott személlyel, segíteni fog a problémájának megoldásában. Amennyiben ez nem segítene, beszélje meg problémáját HR vezetőjével.


INDEX


8

Mi a vezető és a supervisor feladata? Mindannyiunknak fontos szerepe van egy olyan munkakörnyezet kialakításában, amely a tisztességet, a csapatmunkát és a bizalmat támogatja. A tisztességes kereskedelemmel foglalkozó részlegünk a funkcionális és területi igazgatókkal együttműködve a helyes vállalati és egyéni viselkedésért felelős a cégcsoport egészében. A másokat irányító és felügyelő kollégáknak további felelősségük is van: • minden alkalmazott - beleértve az új ideiglenes és szerződéses kollégákat is – számára biztosítaniuk kell, illetve el kell magyarázniuk a Magatartási Kódexet, valamint gondoskodniuk kell arról, hogy az alkalmazottak meg is értsék azt, • útmutatást kell adniuk azzal kapcsolatban, hogy az általuk irányított, illetve felügyelt kollégák be tudják tartani a Magatartási Kódexben leírt szabályokat és viselkedést, • személyes példát kell mutatniuk a Magatartási Kódexben leírt szabályok és viselkedések elfogadásának érdekében, • megfelelő képzést és útmutatást kell biztosítaniuk, amellyel lehetővé teszik a Magatartási Kódex irányvonalainak megfelelő magatartást; • meg kell hallgatniuk, és támogatniuk kell a felmerülő aggodalmakat.

Mi a teendő a más piacokon előforduló eltérő törvényekkel és szabályokkal? Vállalatunk Magatartási Kódexének elvárásai elsőbbséget élveznek, kivéve olyan esetekben, amikor a mi Magatartási Kódexünkben meghatározott szabályok ellentmondanak a helyi törvényeknek. Kizárólag ezekben a kivételes esetekben, amikor a helyi törvénykezés szigorúbb szabályozást képvisel, mint a mi Magatartási Kódexünk, a helyi törvénykezést kell követni. Ha nem biztos benne, hogy melyik törvénykezés vonatkozik Önre, illetve ha valószínűleg ellentmondás áll fenn, akkor a Cégcsoport jogi részlegével kell kapcsolatba lépnie, mielőtt cselekedne.


INDEX


9

Hogyan vizsgálják ki a problémákat? A Vállalat támogatni fogja önt, amennyiben őszintén és jóhiszeműen jelenti kollégája helytelen magatartását feletteseinek. A Magatartási Kódex esetleges megszegésére olyan kivizsgálási és kezelési eljárásokat fejlesztettünk ki, amelyek az eljárások konzisztenciáját biztosítják az egész vállalaton belül. Minden megkezdett vizsgálat alapos, méltányos és megfelel a Vállalat Magatartási Kódexének, illetve a helyi törvénykezésnek, valamint az alkalmazottak emberi jogait sem sérti. Ezekről részletesebben a 4. fejezetben olvashat a Magatartási Kódex Ügyvitele címmel. Bárki, aki törvényszegést vagy a Magatartási Kódex megsértését gyanítja, annak először a HR vezetővel kell megbeszélnie aggályait, aki segíteni fog az aggodalma jelentőségére vonatkozó kiegyensúlyozott és pártatlan meglátás kialakításában.

Megfelelés a Magatartási Kódex szabályainak Minden Imperial Tobacco alkalmazottnak meg kell felelnie a Kódex által felállított szabályoknak. Amennyiben megsértik a Magatartási Kódexet, megfelelő büntetésre kell számítaniuk, amely akár elbocsátást is jelenthet.


INDEX


10

üzleti integritás


INDEX

A közzététel érvényes. Aon mindenkori hatályos változatot keresse az intraneten. View all ouridőpontjában corporate documents the intranet www.intranetreference.co.uk

11

A tisztességgel lebonyolított üzlet támogatja vállalatunk fenntartható növekedését.

Mindannyian elköteleztük magunkat arra, hogy becsületesen, tisztességesen és törvényesen bánunk minden üzletfelünkkel.

A bekezdés tartalma: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Oldal

Illegális kereskedelem Pénzmosás Verseny és trösztellenesség Vesztegetés és korrupció Ajándékok és szórakoztatás Felelős beszerzés és kapcsolat beszállítókkal Politikai szerepvállalás és adományok Vám és adó Nemzetközi szankciók és kereskedelmi korlátozások


INDEX


13 15 17 21 25 30 31 33 34

12

1. Illegális kereskedelem A dohánycsempészés és –hamisítás megelőzése és megszüntetése az egyik legfőbb üzleti prioritásunk. Soha nem vehetünk részt, illetve segíthetünk elő illegális kereskedelmi tevékenységet. Meg kell bizonyosodnunk a felől, hogy kizárólag csak jó hírű cégekkel és egyénekkel bonyolítunk le üzletet. Együtt kell működnünk kormányokkal, szabályhozókkal és rendvédelmi hatóságokkal, hogy megelőzzük termékeink illegális kereskedelmi forgalmazását. A dohánytermékek illegális kereskedelme romboló hatással van vállalatunkra. Ez kereskedelmi érdekeinknek éppen ellenkezője és üzleti jó hírnevünket és márkáinkat károsítja. Azokat a törvényes piacokat csökkenti, amelyeken a piaci részesedésért versenyzünk. A kormányokat bevételtől fosztja meg és fogyasztóinkat arra biztatja, hogy be nem szabályozott forrásoktól szerezzék be termékeinket. Továbbá aláássa azokat a szabályokat, amelyek a legális dohányipart irányítják és más, komolyabb bűnesettel is kapcsolatba hozható, mint a pénzmosás és a kábítószer kereskedelem.

Az illegális kereskedelem termékei az alábbiak: Csempészet Legális termékek vásárlása adóval vagy adómentesen csempészett áruként, amelyet illegálisan árulnak más piacokon megsértve az adójogi-, illetve vámtörvényeket. Ezek a termékek „feketepiaci termékekként” is ismertek. Hamisítás Létező termékek illegális másolatai, amelyeket a védjegy szabályait megsértve gyártanak vagy árulnak, illetve piacokra becsempészve adófizetés nélkül árulnak. “Olcsó (white) cigaretta” Olyan cigaretta termékek, amelyeket kis gyártók készítenek (minimális adót fizetve a gyártás helyén) és becsempésznek, valamint illegálisan árulnak más ország piacain. Termékellátási politikánk érthetően leírja, hogy termékeket csak jóváhagyott vásárlóknak és piacoknak értékesíthetünk az adott ország piacaira vonatkozó szabályoknak és törvénykezéseknek eleget téve.


INDEX


13

Az alábbiakat kell tennünk: • csak olyan mennyiségű terméket biztosíthatunk, amely arányban áll a rendeltetési piac belföldi fogyasztásával, valamint az utazó fogyasztó számára megengedett mennyiséggel, • meg kell bizonyosodnunk a felől, hogy a jogilag kötelező érvényű szerződés érvényes legyen ügyfeleinkre, forgalmazóinkra, ügynökeinkre és harmadik féllel fennálló kapcsolatunkra; • tüzetesen át kell vizsgálnunk minden olyan esetet, amikor termékeltérítés történt, valamint megfelelő intézkedéseket kell tennünk a további termékeltérítés kockázatának enyhítése érdekében; • ügyelnünk kell arra, hogy ügyfeleinkkel megegyezőek legyenek integritási alapelveink, és tudatában legyenek a Magatartási Kódexünk rájuk vonatkozó elemeivel; • ügyelnünk kell rá, hogy minden ügyfelünket, forgalmazónkat, ügynökünket és egyéb harmadik felet a Cégcsoport biztonsági részlege, illetve a kockázatkezelési részleg megfelelően átvizsgálja mielőtt terméket adunk el számukra; • jelentenünk kell bármilyen gyanús illegális kereskedelemre vonatkozó gyanúnkat közvetlen felettesünknek, vezetőnknek, ügyfélszolgálati vezetőnknek, a Cégcsoport biztonsági részlegének és a kockázatkezelési részlegnek minden lehetséges információt összegyűjtve anélkül, hogy saját vagy mások biztonságát kockáztatnánk; • évente át kell néznünk minden ügyfél adatait.

Amit nem tehetünk: • nem tehetjük ki magunkat személyes kockázatnak vagy veszélynek, miközben a gyanús illegális üzleti tevékenység eseteit vizsgáljuk, vagy éppen jelentést teszünk róla; • nem folytathatjuk a kereskedést olyan ügyfelekkel, akik szándékosan vagy véletlenül illegális üzleti tevékenységet folytatnak; • nem tehetjük meg, hogy szándékosan nem veszünk figyelembe olyan gyanús tevékenységet, amely által a vásárló vagy beszállító részese lehet termékelterelésnek az értékesítési láncban


INDEX


14

2. Pénzmosás Soha nem keveredhetünk bele, illetve tehetjük lehetővé a pénzmosást. A pénzmosás az a folyamat, amikor azt a látszatot keltjük, hogy a bűncselekmény révén szerzett pénz törvényes, illetve jogszerű forrásból származik. Ez súlyos bűncselekmény. Mivel mind a csempészés, mind a pénzmosás egymáshoz közel álló bűncselekmények, a rendvédelmi hatóságok egyre jobban koncentrálnak a dohánytermékek illegális kereskedelmére.

Meg kell győződnünk arról, hogy termékeinket nem lehet pénzmosásra használni, illetve nem használhatóak bűncselekmény leplezésére. A Termékértékesítési Politikában foglaltak szerint minden piacon meghatározott folyamatoknak kell érvényben lenniük ügyfeleik törvényes tevékenységeinek igazolására. Továbbá minden piacnak részletesen leírt eljárással kell rendelkeznie, amely megakadályozza a potenciálisan gyanús kifizetések elfogadását.

Amit tennünk kell: • kizárólag olyan ügyféltől, forgalmazótól és egyéb vállalkozástól, illetve egyénektől fogadhatunk el pénzt, akivel üzleti kapcsolatban állunk, és akit megfelelő gondossággal felülvizsgáltunk (pl. pénzügyi ellenőrzés); • azonnal tudatnunk kell kételyeinket például a tisztességes kereskedelemmel foglalkozó részlegünkkel miután olyan pletykát hallottunk, miszerint egy ügyfél esetlegesen törvényellenes tevékenységet folytat; • minden körülmények között óvatosnak kell lennünk, ahol helytelen pénzügyi tranzakció gyanúja merülhet fel. Erre példaként szolgálhatnak az alábbiak: - egy ügyfél, aki nem hajlandó személyes- illetve üzleti háttér-információt biztosítani; -

egy ügyfél, aki nagy mennyiségű készpénzzel akar fizetni;

- egy ügyfél, aki nem aggódik az ár, illetve a vásárlás egyéb feltételei miatt; - egy ügyfél vagy beszállító, akit egy olyan számlaszámon kell kifizetni, ami a lakóhelyétől, illetve működésétől eltérő országban található.


INDEX


15

Amit nem tehetünk: • nem fogadhatunk el olyan készpénzt vagy készpénz-helyettesítő eszközt, amely bűncselekményből származhat; • nem hagyhatjuk szándékosan figyelmen kívül azokat a ”figyelmeztető (red flag)” pénzügyi kimutatásokat, amelyek helytelen pénzügyi tranzakció előfordulását sugallják.


INDEX


16

3. Verseny és Trösztellenesség Az Imperial Tobacco a tisztességes és becsületes verseny híve versenytársaival szemben és a verseny folyamán is megfelel a trösztellenesség és a verseny üzleti tevékenységünkre vonatkozó törvényeinek. Jelen fejezetben lefektetett általános alapelvek kizárólag csak útmutatást adnak. A piacra vonatkozó versenytörvénykezések elsőbbséget élveznek. Mindannyiunknak tisztában kell lennünk a piacunkon hatályban lévő versenyjoggal. Tisztességes verseny A legtöbb országban létezik hatályos versenyjog, de elhelyezkedésünktől függően ezek változhatnak. A versenyjog azért készült, hogy támogassa a szabadpiacot és védje a fogyasztókat, valamint vállalkozásokat. A versenyjog szabályozza kapcsolatunkat versenytársainkkal, ügyfeleinkkel, forgalmazóinkkal és más harmadik személlyel, valamint szabályozza azon környezetben való üzletvitelünket, ahol jelentős piaci erővel rendelkezünk. A versenyjog megsértése magas pénzbeni büntetést vonhat maga után, a negatív hatást elszenvedő csoportok által indított pereskedéshez vezethet, valamint rombolja vállalatunk jó hírnevét és csökkenti részvényeink árát. Ezen felül azok a személyek, akikről bebizonyítják, hogy a legsúlyosabb versenyellenes tevékenységekben vettek részt, börtönbe kerülhetnek.

Megállapodások/Kapcsolat versenytársakkal Világszerte a versenyjog megtiltja bizonyos egyezmények megkötését versenytársakkal, illetve az ilyen egyezmények megkötésére utaló szándékot is. Valójában ezek az egyezmények a legnagyobb potenciális kockázatot tartalmazzák. Ennek eredményeként a versenyhatóságok a versenytársak között létrejött bármiféle megállapodást gyanúsan kezelnek. Felelős vállalatként versenytársainktól függetlenül kell működnünk, illetve versenyeznünk és ennek minden kapcsolatunkon látszania kell.


INDEX


17

Az ide vonatkozó törvényeknek megfelelően, amit nem tehetünk: • nem rögzíthetünk, vagy írhatunk alá közvetlenül vagy közvetetten olyan dokumentumot, amelyben hajlandóságunkat mutatjuk arra, hogy árakon, kedvezményeken vagy más feltételeken, minimum vagy maximum árakon megegyezünk versenytársainkkal, valamint nem stabilizálhatunk, változtathatunk, illetve nem hangolhatunk össze árakat; • nem egyezhetünk meg versenytársainkkal az egy bizonyos piacra vagy ügyfélcsoport számára gyártandó és szállítandó termékek minőségéről és mennyiségéről; • semmilyen formában nem vehetünk részt versenytársak árrögzítő megállapodásában; • nem egyezhetünk meg versenytársakkal egy beszállító, ügyfél vagy forgalmazó bojkottálásában; • nem állapodhatunk meg versenytársakkal a piacok, ügyfelek és termékkategóriák felosztásában; • nem cserélhetünk versenytársakkal ügyfelekre és termékekre vonatkozó kereskedelmileg érzékeny információkat. Egy harmadik félen keresztül lebonyolított, a korábbiakban részletezett formális és informális kommunikációk, valamint megállapodások szintén illegálisnak valószínűsíthetőek.

Kereskedelmi társulások Egy dohányipari kereskedelmi társulás találkozóján versenytársakkal való részvétel megfelelő fórum lehet az iparágra vonatkozó olyan ügyek megvitatására és megfontolására, mint például szabályozási ügyek vagy az illegális kereskedelemre vonatkozó intézkedések. Azonban a kereskedelmi társulások találkozóit nem lehet felhasználni olyan fórumokra, ahol kereskedelmi vagy érzékeny információkat vitatnak meg vagy osztanak meg egymással. Versenyellenes megállapodások akkor is történhetnek, amikor egy harmadik féllel, például ügyfelekkel vagy forgalmazókkal ápolja kapcsolatát. Az ide vonatkozó törvényeknek megfelelően, amit nem tehetünk: • nem róhatunk ki állandó, illetve minimális viszonteladói árat, illetve nem egyezhetünk meg ügyfelekkel vagy forgalmazókkal ilyen árakban, valamint nem határozhatjuk meg haszonkulcsukat vagy az általuk felajánlható kedvezmény szintjét; • megfelelő indoklás hiányában nem korlátozhatjuk azt a területet vagy ügyfélcsoportot, amelyen ügyfeleink és forgalmazóink eladhatják termékeinket. Imperial Tobacco Magatartási Kódex | 2010.05.14. | VÉGLEGES

INDEX


18

Domináns piaci pozíció kisajátítása vagy azzal való visszaélés Számos országban további törvények vonatkozhatnak ránk, amennyiben domináns pozícióban vagyunk a piacon, hogy ne éljünk vissza azzal a pozícióval. Ebben a környezetben lehet, hogy bizonyos viselkedési formákban korlátoznak. Különösen azokban az esetekben, amikor aktívan kellene folytatnunk a versenyt az iparágért, óvatosnak kell lennünk abban, hogy tevékenységeink ne torzítsák el a versenyt, például az által, hogy kiszorítunk versenytársakat a piacról, illetve nem engedünk be új versenytársakat a piacra. Nagyon fontos jogi tanácsot kérni olyan szituációkban, ahol jelentős piaci erővel rendelkezünk, és indokolt kilátás van arra, hogy bármilyen javasolt tevékenységünkkel versenytársakat szoríthatunk ki a piacról. Nagyon meg kell gondolnunk olyan tevékenységeket, mit például a kedvezmény, illetve reklám- és kereskedelmi programok, amelyek először előnyösnek, illetve ártalmatlannak tűnnek, de meg kell bizonyosodnunk a felől, hogy tevékenységeink hosszútávon nem károsítják a versenyt, illetve nem tesznek különbséget az ügyfelek között igazságtalanul.

Mindannyiunktól elvárják, hogy: • jelentős piaci erő esetében jogi tanácsért folyamodjunk, amennyiben a kedvezmény, illetve reklám- és kereskedelmi programok okozhatják a domináns pozícióval való visszaélést. Ezek lehetnek: - különböző termékek és szolgáltatások összekötése v - agy összefűzése; - kimagaslóan agresszív kedvezmény vagy ösztönző program biztosítása versenytársak kiszorításának érdekében; - ügyfelek igazságtalan megkülönböztetése, például különböző ár felszámolása hasonló fontosságú ügyfeleknek objektív indoklás nélkül; - termelés csökkentése az ügyfél megkárosítására; - a beszállítás megtagadása meglévő ügyfelek számára objektív indoklás nélkül.


INDEX


19

Információgyűjtés Adatok és piaci információk gyűjtése, elemzése és felhasználása törvényes versenyeszközök. Azonban óvatosnak kell lennünk amikor információt gyűjtünk be versenytársainkról. Az információk törvényes forrása lehet a média, az internet és vállalatok weboldalai, megbízható iparágazati kutatások, éves riportok, vállalatvezetők nyilvános beszédei, a nyilvánosság számára elérhető kormányzati intézménybe benyújtott panaszok, a vállalat által biztosított elektronikus eszközökön (pl. Siebel) keresztül történő adatgyűjtés az értékesítés helyén, ügyfelekkel történő beszélgetés, azonban kizárólag nem bizalmas információhoz való jutás céljából.

Amit tennünk kell: • tisztában kell lennünk azzal, hogy milyen információkat gyűjthetünk össze, és hogyan használhatjuk fel azokat; • meg kell bizonyosodnunk a felől, hogy saját versenyképes információink nem jutnak el versenytársainkhoz sem közvetlenül, sem pedig közvetetten.

Az ide vonatkozó törvényeknek megfelelően, amit nem tehetünk: • nem kísérelhetünk meg a versenytársak vállalkozására vonatkozó információhoz jutni az alábbiakban felsorolt illegális vagy helytelen módszerekkel: - ipari kémkedés vagy titkos beépülés a nyilvánosan hozzá nem férhető információk megszerzésének érdekében; - versenytársak munkavállalóinak felbérlése bizalmas, illetve kereskedelmi szempontból érzékeny információk megszerzésére; - a Versenytársak ügyfeleinek, illetve vásárlóinak, alkalmazottainak megkörnyékezése bizalmas információk megszerzésére; • a helytelen és törvénytelen információszerzés bármilyen egyéb módszerének alkalmazása; • nem fogadhatunk el, fedhetünk fel, illetve használhatunk fel általunk ismert információt, illetve olyan információt, amelyet bizalmasan hoztak tudomásunkra, ezért megsértené a bizalom globális kötelezettségét, illetve egy harmadik fél és egyik versenytársunk közötti titoktartási megállapodást például egyik versenytársunk ajánlatáról egy tárgyalás során.


INDEX


20

4. Vesztegetés és korrupció A vesztegetésre és a korrupcióra vonatkozó törvények kötelező érvényűek. Nem adhatunk, illetve fogadhatunk el semmilyen ajándékot, fizetséget vagy egyéb jutalmat, amely helytelen előnyhöz juttatja az Imperial Tobaccot. A legtöbb ország törvénykezései illegálisnak ítéli meg a vesztegetést és a korrupciót. Egyre több ország bűncselekménynek nyilvánítja, és vádat emel vesztegetési tevékenységért. Ezen jogszabályok megsértése súlyos bűncselekménynek számít az érintett személy vagy vállalat esetében is. A büntetés lehet bebörtönzés, magas pénzbüntetés (mind vállalatoknak, mind egyéneknek), és a vállalat hírnevének jelentős romlása. A vállalatok kötelesek jelenteni munkavállalóik törvényszegését a rendvédelmi hatóságoknak. Az alapvető korrupcióval összefüggő bűncselekmények a következők: • megvesztegetés kifizetése (vagy felajánlása); • megvesztegetés elfogadása. A megvesztegetés lehet pénz, szolgáltatás, ajándék, túlzott mértékű, illetve indokolatlan szórakoztatás vagy egyéb hasonló jutalom (beleértve a szívességet is). Ezek közül bármelyik átadása, felajánlása vagy elfogadása megvesztegetésnek számíthat, amennyiben a szándék az üzlet megtartása, illetve bármilyen helytelen előny szerzése. A megvesztegetésnek nem kell nagy mennyiségű pénzösszegből állnia. Kormányhivatalnokoknak vagy hatósági képviselőknek átadott kisebb pénzösszegek is kenőpénznek számítanak, amelyek átadhatóak közvetlenül vagy közvetetten, akár harmadik személy bevonásával is. A vesztegetési összeg elfogadója lehet ügyfél, beszállító, kormányhivatalnok és politikai képviselő, valamint családtagjaik és barátaik. Soha nem szabad részt vennünk korrupciós tevékenységben, csakúgy, mint a vállalatunk nevében dolgozó forgalmazóknak, tanácsadóknak, illetve képviselőknek sem.


INDEX


21

Kormányhivatalnokok A kormányhivatalnok olyan személy, aki törvényalkotói, közigazgatási és igazságügyi hivatalt tölt be, akár országos, akár helyi szinten nevezték ki, illetve egy olyan személy, aki képes hatást gyakorolni ezen egyének tevékenységeire. Továbbá azok az emberek, akik személy szerint felelősek egy közéleti szerep betöltéséért, beleértve olyanokat, akik egy nemzetközi közjogi szervezetnél vagy állami tulajdonú vállalkozásban dolgoznak, ők szintén tisztviselőnek számítanak. Mindig legyen óvatos kormány- és közjogi hivatalnokokkal, vámhivatalnokokkal, valamint állami tulajdonú és állami irányítás alatt álló vállalkozásokkal folytatott tevékenységeiben, valamint bármelyikük családtagjaival, illetve barátaival, hogy tevékenysége ne keltse korrupt viselkedés látszatát.

Tanácsadók igénybevétele és kifizetése Szaktanácsadókkal, tanácsadókkal, üzleti ügyfelekkel vagy más harmadik közvetítő féllel („Szaktanácsadók”) megbeszélt találkozók, azok használata és kifizetése sajátos kockázatot von maga után. A vesztegetési és korrupciós jogszabályok egyaránt vonatkoznak a nevünkben dolgozó szaktanácsadókra is és munkavállalókra is. Óvakodjon a ”figyelmeztető” (red flag) esetektől, amelyek előfordulnak: • olyan országokban, ahol már történelme van a korrupciós problémáknak; • abban az esetben, ha a tanácsadó nem az ország lakosa és fiktív társaságokat használ; • ha a szaktanácsadót egy kormányhivatalnok ajánlotta, vagy vele kapcsolatban van; • abban az esetben, amikor a szaktanácsadó „azonnali” nagy összegű kifizetést igényel a felajánlott szolgáltatásért, illetve egy harmadik személy külföldi offshore bankszámláját használja; • amikor a tanácsadó nem hajlandó aláírni olyan szerződést, amely megfelel az Imperial szabályzatának.

Ezt kell tennie, amikor szaktanácsadót vesz igénybe: • jelentse a figyelmeztető „red flag” eseteket, amelyek korrupciós kockázatot mutatnak; • kellő körültekintéssel bánjon bármilyen ajánlott szaktanácsadóval és forduljon támogatásért a Cégcsoport biztonsági és kockázatkezelő részlegéhez; • szerezzen be jóváhagyást a Cégcsoport jogi részlegétől mielőtt dolgozni kezd a szaktanácsadóval; • szerezze be az aláírt szerződést, mielőtt a szaktanácsadó elkezdene dolgozni az Ön nevében. A Cégcsoport jogi részlege segít Önnek a szerződés elkészítésében. Imperial Tobacco Magatartási Kódex | 2010.05.14. | VÉGLEGES

INDEX


22

Kenőpénz Számos országban nem tesznek különbséget a kenőpénz és a megvesztegetés között. A kenőpénz kisebb pénzbeli megvesztegetés, amelyet közvetve vagy közvetlenül fizetnek köztisztviselőnek, annak érdekében, hogy biztosítsanak, vagy meggyorsítsanak egy rutin folyamatot, illetve elkerüljék a bürokratikus késlekedést. Például a vámon az áru kiadásának megszerzése, illetve útlevél vagy vízum beszerzése, vagy egy telefonkapcsolat elrendezése, akár egy termék használhatóságának biztosítása lehet ilyen eset. Nem létezik olyan körülmény, amely lehetővé tenné – bárhol is működik a vállalatunk -, hogy kenőpénzt adjunk át, illetőleg azt engedélyezzük, mivel az Egyesült Királyságban található központunk (ahol mindenféle kenőpénz illegális) nem veszi figyelembe az adott ország helyi törvényeit vagy kultúráját. Amennyiben egy olyan szituáció adódna, amelyben úgy érzi, hogy potenciálisan fenyegetésnek teheti ki magát, ha nem nyújtana át kenőpénzt, akkor azonnal kérjen segítséget és tanácsot a Cégcsoport biztonsági és kockázatkezelő részlegétől, illetve a Cégcsoport jogi részlegétől, mivel ők segíteni fognak Önnek abban, hogy megoldást találjon. Soha nem teheti ki magát veszélynek, de amennyiben olyan helyzetben találja magát, ahol szükséges valamilyen kifizetés annak érdekében, hogy megelőzze a biztonságára vonatkozó veszélyt, tegye meg. Azonban az esetet azonnal jelentenie kell írásban felettesének, valamint a Cégcsoport biztonsági és kockázatkezelő részlegének.

Amit tennünk kell: • fel kell hívnunk felettesünk, vállalati jogászunk vagy a Cégcsoport jogi részlegnek figyelmét, amennyiben potenciális korrupt kifizetés kérése vagy igénye lép fel egy harmadik fél által; • követnünk kell a kormányhivatalnokokra és szaktanácsadókra vonatkozó speciális szabályokat; • jelentenünk kell a figyelmeztető „red flag” eseteket, amelyek korrupciós kockázatot mutatnak; • aktívan elleneznünk kell a kenőpénz alkalmazását azokon a piacokon, amelyeken vállalatunk működik; • útmutatásért felettesünkhöz, vállalati jogászunkhoz vagy a Cégcsoport jogi részlegéhez kell fordulnunk.


INDEX


23

Amit nem tehetünk: • nem fizethetünk, ajánlhatunk, fogadhatunk el, illetve engedélyezhetünk megvesztegetést, kenőpénzt vagy nem kérhetünk meg mást, hogy ezt tegye; • nem ajánlhatunk fel vagy adhatunk semmi értékeset valakinek azzal a célzattal, hogy közös üzletünket biztosítsa vagy fenntartsa, illetve semmilyen egyéb okból kifolyólag sem. Ez lehet pénzkifizetés, adó- vagy vámcsökkentés; • nem kezdeményezhetünk, vagy engedélyezhetünk helytelen kifizetést, vagy megvesztegetést egy kormányalkalmazottnak, illetve egy állami tulajdonban lévő vagy az állam által irányított vállalat munkavállalójának; • nem próbálhatunk meg rávenni egy köztisztviselőt semmilyen illegális dolog megtételére; • nem hagyhatjuk figyelmen kívül, illetve nem felejthetünk el bejelenteni egy korrupt tevékenységet; • semmilyen célból nem hozhatunk létre feljegyzetlen pénzösszeget (pl. titkos készpénz vagy könyvelésen kívüli számla); • nem bátoríthatunk és segíthetünk senkit, hogy korrupciós tevékenységet hajtson végre vagy hagyjon figyelmen kívül.


INDEX


24

5. Ajándékok és szórakoztatás Amikor ajándékokat adunk vagy kapunk, illetve szórakoztatást nyújtanunk vagy kapunk, meg kell bizonyosodnunk róla, hogy ez nem rontja meg üzleti kapcsolatunkat, nem generál összeférhetetlenséget, illetve nem értelmezhető megvesztegetésként. A kölcsönös ajándék és szórakoztatás segíthet egy üzleti kapcsolat kiépítésében, azonban ez megnehezíti számunkra azt, hogy objektívek maradjunk azzal a személlyel vagy vállalattal szemben, akikkel együtt üzletelünk. Míg az ajándékok és szórakoztatás kölcsönös használata elfogadható üzleti gyakorlat, mégis összeférhetetlenséget eredményezhet. Szintén érdekellentét alakulhat ki abban az esetben, amikor olyan szívességeket, illetve különleges bánásmódot nyújtunk vagy kapunk, amelyekhez nem csatolható pénzbeli érték. Ilyen különleges bánásmód ”visszafizetési” elvárásra ösztönöz és ronthatja üzleti kapcsolatunkat. Az „ajándék és szórakoztatás” szavak bármilyen vélt, illetve valós értékű dologra utalhatnak és lehetnek ajándékok, ajándékutalványok, kedvezmény vagy készpénz, jegyek különböző eseményekre, éttermi étkezések, szállodai szállás és a barátoknak, illetve a családnak felajánlott állás vagy szerződések. Alacsony értékük miatt és természetüknél fogva bizonyos típusú ajándékok és szórakoztatás az ésszerűség keretei közé esnek, és felajánlása, illetve elfogadása előzetes jóváhagyás nélkül engedélyezett feltéve, ha indokolható üzleti célt hordoz. Az Egyesült Királyságban 200 angol font a határértéke az indokolt és elfogadható ajándéknak vagy szórakoztatásnak (egy forrásból egy évben). Más országokban, ahol üzleti tevékenységet folytatunk, lehetnek helyi törvénykezési vagy egyéb okok, ami miatt a 200 angol font túl magasnak számít és ezért elfogadhatatlan. A vállalat funkcióinak vagy üzleti egységeinek vezetőinek és a Regionális igazgatóknak létre kell hozniuk, és továbbítaniuk kell egy írásos útmutatót, amely tartalmazza, hogy mi az elfogadható minimum értéke az ajándékoknak és szórakoztatásnak minden egyes piacon egy forrásból származóan évente („piaci limit”). Egyik piaci limit sem haladhatja meg a 200 angol fontot.


INDEX


25

Az alábbi diagram meghatározza azt a folyamatot, amit minden munkavállalónak követnie kell minden egyes ajándék vagy szórakoztatás biztosítása, illetve elfogadása esetén. Minden 200 angol fontot, illetve piaci limitet meghaladó ajándék vagy szórakoztatás esetén előzetes írásos jóváhagyást kell szereznie felettesétől. További szabályok érvényesek kormányhivatalnok illetve hatósági képviselők esetében. Ajándék vagy szórakoztatás FELAJÁNLÁSA (Ön által vagy az Ön számára)

• Alacsony értékű (200 angol font vagy piaci limit alatt) ÉS • átlagos étkezés, sport/ kulturális szórakoztatás; VAGY promóciós termékek; VAGY egyszerű ajándékok.

ÁLTALÁBAN ELFOGADHATÓ

• 200 angol fontot, illetve a Piaci Limit feletti ajándékok vagy szórakoztatás; VAGY kormányhivatalnok, illetve alkalmazott részvétele.

• Készpénz vagy készpénzhelyettesítő eszköz; VAGY nincs indokolható üzleti cél; VAGY bármi illegális vagy helytelen; VAGY bármi, ami miatt kényelmetlenül érezné magát, ha köztudatba kerülne.

MINDEN ESETBEN ELFOGADHATATLAN

ÓVATOSAN JÁRJON EL

• Kormányhivatalnok vagy alkalmazott közreműködése

1 A regionális igazgató vagy a vállalat funkcióinak vagy üzleti egységeinek vezetőinek előzetes írásos jóváhagyása ÉS 2 Írásbeli értesítő a Kereskedelmi integritás igazgatónak ÉS 3 Felvétel a helyi Ajándékjegyzékbe

• 200 angol fontot és a piaci limitet meghaladó ajándékok és szórakoztatás ÉS • Kormányhivatalnok vagy alkalmazott közreműködése nélkül.

1 Felettesének előzetes írásos beleegyezése ÉS 2.Felvétel a helyi Ajándékjegyzékbe

ELJÁRHAT AMENNYIBEN TELJESÍTETTE A LÉPÉSEKET Imperial Tobacco Magatartási Kódex | 2010.05.14. | VÉGLEGES

INDEX


26

Kormányhivatalnokok és alkalmazottak Nem biztosíthatunk ajándékokat, szívességeket és szórakoztatást kormányhivatalnokoknak és kormányalkalmazottaknak, mivel azt korrupt viselkedésként lehet félreértelmezni és a helyi törvények tilthatják is. Kormányhivatalnokoktól és kormányalkalmazottaktól származó ajándékok és szórakoztatás elfogadását szintén óvatosan kell kezelni hasonló okok miatt. Ugyanígy felelősek vagyunk a nevünkben tevékenykedő harmadik személytől, tanácsadóktól és szaktanácsadóktól származó kormányhivatalnokok és kormányalkalmazottak számára biztosított ajándékokért és szórakoztatásért. Időről időre megeshet, hogy igazolható üzleti céllal biztosítunk ajándékot és szórakoztatást kormányhivatalnokok és kormányalkalmazottak számára. Az ilyen ajándékok esetén speciális szabályok vannak érvényben. Előzetes írásos engedélyt kell beszereznie a vállalat funkcióinak vagy üzleti egységeinek vezetőitől és a Regionális igazgatóktól, valamint folyamatosan értesítenie kell írásban a Kereskedelmi Integritás igazgatót is és az ajándékot fel kell venni a helyi Ajándékjegyzékbe (lásd az alábbiakban).

Ajándék és szórakoztatás jegyzéke Minden 200 angol fontot vagy a piaci limitet meghaladó ajándékot vagy szórakoztatást, amelyben kormányhivatalnokok és kormányalkalmazottak közreműködnek - illetve az írásos engedély előtt igényelnek - fel kell venni a helyi Ajándék és Szórakoztatás Jegyzékbe („Ajándékjegyzék”). Egy, a csoporton belüli átlátható és következetes hivatalos folyamat betartásával sem Ön, sem a Vállalat nem vádolható rosszhiszemű magatartással vagy helytelen viselkedéssel. Az Ajándékjegyzéket a vállalat minden funkciójának vagy üzleti egységének vezetőinek kell létrehoznia és kezelnie helyi szinten, és írásos jegyzéket kell biztosítania a kormányhivatalnokok és kormányalkalmazottak közreműködésével biztosított ajándékról és szórakoztatásról. Szintén tartalmaznia kell minden egyes regisztrált ajándék esetén a jóváhagyási folyamatot is.


INDEX


27

Amit tennünk kell: • minden esetben be kell szereznünk írásos jóváhagyást a vállalat funkcióinak vagy üzleti egységeinek vezetőitől és a Regionális igazgatóktól mielőtt bármit átadunk kormányhivatalnokoknak és kormányalkalmazottaknak vagy tőlük elfogadunk értéktől függetlenül; • igazolnunk kell minden ajándék és szórakoztatás esetében az üzleti célt; • minden esetben felettesünkhöz kell fordulnunk útmutatásért és írásbeli jóváhagyásért mielőtt átadunk, vagy elfogadunk 200 angol fontnál, illetve a piaci értéknél nagyobb értékű ajándékot vagy szórakoztatást; • meg kell bizonyosodnunk arról, hogy minden 200 angol font vagy a piaci érték feletti ajándék vagy szórakoztatás esetén pontosan felvezetjük azokat az Ajándékjegyzékbe.

Amit nem tehetünk: • nem ajánlhatunk fel, adhatunk, vagy fogadhatunk el semmilyen illegális vagy etikátlan ajándékot, vagy ami a Magatartási Kódex szabályait megszegné; • nem ajánlhatunk fel, adhatunk, vagy fogadhatunk el cserébe készpénzt vagy más juttatást kereskedelmi szívesség fejébe, pl. egy beszállítótól a szerződéskötés fejébe.

Vissza nem adható ajándékok Felettese fogja meghatározni, hogy mit kell tennie a 200 angol fontot vagy a piaci értéket meghaladó értékű ajándékkal. Szokványos körülmények között az ilyen ajándékokat udvariasan vissza kell utasítani vagy vissza kell adni. Amennyiben ez helytelen lenne (például súlyosan megsértené az ajándékozót), el lehet fogadni az ajándékot a vállalat ajándékaként, nem pedig egyéni ajándékként. Ezen körülmények között az Ajándékjegyzékbe történő felvételének szokásos folyamatát kell követni ÉS írásban kell értesítenie a Kereskedelmi Integritás igazgatót. A Kereskedelmi Integritás igazgató a vállalat funkcióinak vagy üzleti egységeinek vezetőjével és a Regionális igazgatóval együtt fog dönteni az ajándékról.


INDEX


28

Előzetes jóváhagyás nélkül elfogadható: • Visszafogott üzleti vacsorák partnerekkel, vásárlókkal vagy beszállítókkal; szokványos sport-, színház- és más kulturális események, feltéve ha létezik igazolható üzleti ok; • Névleges értékű promóciós termékek, például tollak, naptárak, kulcstartók, feltéve, ha ezeket a termékeket általában felajánlják beszállítóknak és ügyfeleknek is; • Hasonló ajándékok és szórakoztatás, amennyiben értékük nem haladja meg a piaci limitet.

Minden esetben elfogadhatatlan: • Semmiféle illegális termék vagy olyan ajándék, ami a helyi törvényeknek és a Magatartási Kódexnek megsértéseként értelmezhető; • Ajándékok vagy készpénz-helyettesítő eszközök, kulturális és sporteseményekre szóló jegyek személyes használatra; • Bármi, ami egy megállapodás részeként átadva vagy elfogadva cserébe elvárható; • Bármilyen helytelennek számító esemény, például szexuális természetű szórakoztatás vagy bármi, ami az Imperial Tobacco hírnevét hátrányosan érintené.


INDEX


29

6. Felelős beszerzés és beszállítói kapcsolatok Kizárólag olyan megbízható beszállítókkal állhatunk üzleti kapcsolatban, akiknek jó hírnevük van üzleti ügyeik professzionális és etikus lebonyolításából adódóan. Nagyon büszkék vagyunk beszállóinkkal fenntartott kölcsönösen támogató, nyitott és együttműködő szakmai kapcsolataink kezeléséért szerzett jó hírnevünkre. Megbízható beszállítókkal létrehozott nyitott, becsületes és tisztességes társulás kialakítása és fenntartása hosszú távú üzleti sikereink nélkülözhetetlen része. A beszállítóinkkal fenntartott kapcsolatainknak elfogulatlannak, korrektnek és lojálisnak kell maradnia mindkét fél részéről. Felelősen választjuk ki azokat a beszállítókat, akik demonstrálják a tisztességes üzletvitel iránti elkötelezettségünket. Időről időre újra kell értékelnünk beszállítóinkat objektív kritériumok alapján hozott pártatlan döntéseken keresztül, amely kritériumok lehetnek: termék vagy szolgáltatás megfelelősége vagy ára, minőség, teljesítmény és megbízhatóság.

Amit tennünk kell: • a beszállítók kiválasztásakor egy olyan ésszerű megközelítést kell alkalmaznunk, amely megfelelő gondossággal biztosítja, hogy tevékenységeik semmilyen módon nem károsítják hírnevünket; • meg kell bizonyosodnunk a felől, hogy a hivatalos beszállítói szerződés tartalmazza Vállalatunk Magatartási Kódexét (utalás a weboldalra), hogy bizonyosak legyünk abban, hogy beszállítóink tudatában vannak etikai szabályzatunknak és beleegyeznek abba, hogy alkalmazkodnak a Magatartási Kódex kiemelkedő alapelveihez; • biztosítjuk mindennapi beszállítóink számára (pl. irodai karbantartás, takarító vállalkozók) hogy tudatában legyenek azzal, hogy rájuk is vonatkozik a Magatartási Kódex; • ösztönözzük minden beszállítónkat, hogy alkalmazzák alapelveinket; • mindig a Cégcsoport Beszerzési Politikájának megfelelően kell viselkednünk; • a Cégcsoport jogszabályi megfelelőségéért felelős részlegnek kell kifejeznünk aggodalmunkat a potenciális kockázat kivizsgálásának érdekében.

Amit nem tehetünk: • nem fogadhatunk el, vagy hagyhatjuk figyelmen kívül a beszállítók olyan tevékenységét, amely megsérti a Beszerzési vagy Emberi Jogok politikáinkat vagy a Magatartási Kódexet. Imperial Tobacco Magatartási Kódex | 2010.05.14. | VÉGLEGES

INDEX


30

7. Politikai elkötelezettség és adományok A kormányokkal, szabályozókkal, ipari testületekkel és társadalmi érdekcsoportokkal való elkötelezettség fontos és szükséges része üzletünknek. Minden ilyen elkötelezettséget törvényesen kell teljesíteni az Imperial Tobacco Group PLC érdekeit legjobban szolgálva. Minden üzleti elkötelezettségünk tevékenységei során politikailag semlegesnek kell maradnunk. Az Imperial Tobacco elismeri minden munkavállalónak a jogait arra, hogy bármilyen politikai tevékenységben részt vegyen magánszemélyként. Azonban gondoskodnunk kell arról, hogy magánvéleményünket ne értelmezzék a Vállalat véleményeként.

Politikai elkötelezettség Néhány országban azok közül, ahol tevékenységünket folytatjuk, a helyi törvények lehetővé teszik a munkavállalók számára, hogy politikai akcióbizottságot vagy hasonló szervezetet alapítsanak. Ezek a törvényes szervezetek engedélyezettek, amennyiben előzetes írásbeli hozzájárulást kapnak az Imperial Tobacco Igazgatótanácsától. Ahol az Imperial Tobacconál végzett munkánk megköveteli a kormányokkal, szabályozókkal, illetve társadalmi érdekcsoportokkal történő együttműködést:

A következőket kell tennünk: • szigorúan be kell tartanunk a Cégcsoport Vállalati Ügyekkel és a Vállalati Kommunikációval foglalkozó részlegeinek útmutatásait. Az Intraneten található Corporate Affairs Issues Resource (CAIR) (Vállalati ügyek forrása) részben kell keresnünk útmutatást és a Magatartási Kódex Külső kommunikáció című fejezetében további információt; • Nem biztosíthatunk ajándékokat, szívességeket és szórakoztatást kormányhivatalnokoknak és kormányalkalmazottaknak, mivel azt korrupt viselkedésként lehet félreértelmezni és a helyi törvények tilthatják is. Az ehhez hasonló ajándékok a Magatartási Kódex 34. oldalán felsorolt speciális szabályozások alá tartoznak.


INDEX


31

Amit nem tehetünk: • nem képviselhetjük, és nem cselekedhetünk a Vállalat nevében, amikor magánszemélyként politikai tevékenységet folytatunk; Politikai adományok Vállalati politikánkhoz hozzátartozik, hogy nem adományozunk politikai pártnak vagy hozzájuk kapcsolódó egyéneknek. Kizárólag az Imperial Tobacco Group PLC igazgatói tanácsa hagyhat jóvá egy politikai párt számára javasolt adományt, illetve adományozhat politikai célokra.


INDEX


32

8. Vám és Adózás Tisztességesen kell cselekednünk a kormányhatóságokkal fennálló kapcsolatainkban, beleértve a vám- és az adóhivatalnokokat. Termékeinkre – akár belföldi vagy importált – számos vám- és adótörvény, valamint szabály vonatkozik, és mindig el kell fogadnunk, illetve meg kell felelnünk azoknak termékeink és szolgáltatásaink vonatkozásában. Minden szabályozásnak eleget kell tennünk, amelyek meghatározzák az importvámokat, áfa-t, fogyasztási adót és hasonlókat, amelyeket a termékeinkkel kapcsolatban fizetnünk kell az adón, vámőrizeten és egyéb szabályozáson felül, amelyek az adóköteles, adómentes és adó-felfüggesztéses szállítmányokat szabályozzák. Időről időre olyan szituációk adódhatnak, amely esetben meg kell semmisítenünk néhány termékünket, amelyekért már kifizettük a helyi- vagy importadókat. Ez lehet lejárt szavatosságú, megsérült vagy szennyezett készlet, szabályozás vagy marketing miatt a csomagolásban, illetve a termékleírásban bekövetkezett változások vagy az ügyfél, illetve fogyasztó által visszaküldött termékek. Számos piacon lehetőségünk van visszaigényelni a befizetett adót a helyi adó- és vámhivataloktól ezen termékek megsemmisítése esetén.

Amit tennünk kell: • meg kell róla győződnünk, hogy a helyi megsemmisítés és adó-visszaigénylés dokumentumai megfelelően ki vannak töltve és tartalmazzák a termék mennyiségét és értékét; • biztosítanunk kell a dokumentációt teljes mértékben betartva az összes helyi adóés vámrendelkezéseket, valamint szabályokat; • meg kell bizonyosodnunk a felől, hogy a termékeket felügyelt körülmények között semmisítik meg és a helyi könyvelési és pénzügyi nyilvántartások pontosan vezetik a készletmegsemmisítést; • minden esetben ismernünk kell és meg kell felelnünk a rendelkezéseknek és szabályoknak kormányhivatalnokok és alkalmazottaik vagy szerződő feleikkel történő együttműködés során. további információért nézzen utána a Magatartási kódex Vesztegetés- és Korrupcióellenes fejezetében, illetve az Ajándékok és Szórakoztatás fejezetében; • legyen becsületes, pontos és nyitott minden Ön által írt kimutatásban és tanúsítványban.

Amit nem tehetünk: • nem fogadhatunk el vagy hagyhatjuk figyelmen kívül a vámra és adózásra vonatkozó szabványoknak bármiféle gyanús megsértését és meg kell beszélnünk aggályainkat felettesünkkel, a Cégcsoport pénzügyért felelős részlegével, valamint a Cégcsoport jogszabályi megfelelőségéért felelős részlegével. Imperial Tobacco Magatartási Kódex | 2010.05.14. | VÉGLEGES

INDEX


33

9. Nemzetközi szankciók és kereskedelmi megszorítások Tisztában kell lennünk, és be kell tartanunk minden nemzetközi szankciót és kereskedelmi megszorítást. Az Egyesült Nemzetek, az Európai Unió és számos különálló ország szigorú korlátokat alkalmaznak bizonyos országokból, egyénektől vagy vállalkozásoktól való exportálással vagy kereskedelemmel szemben. Bár ezek a szankciók országonként eltérőek lehetnek, általában a következőkre vonatkoznak megszorításaik vagy tiltásaik: • termékek importálása egy szankcionált országból; • termékek exportálása egy szankcionált országba; • termékek áthelyezése egy nem szankcionált országból egy szankcionált országba; • pénzügyi tranzakciók és tevékenységek egy szankcionált országon belül beleértve az adott országok egyéneit és vállalkozásait; • új befektetések egy szankcionált országban; • be- és kiutazás egy szankcionált országba. A korlátozások azt is megkövetelhetik tőlünk, hogy exportengedélyt szerezzünk be bizonyos termékekre. Az Egyesült Államok szankciói részben szigorúak és nem csak az amerikai polgároktól és lakosoktól, hanem a fizikailag Amerikában tartózkodó egyénektől is megköveteli, hogy ne fogjanak semmilyen tevékenységbe, amely kapcsolatban van bizonyos szankcionált országokkal, mint Kuba és Szíria. Az amerikai polgárok és az Egyesült Államokon belül utazóknak meg kell érteniük, és teljesen eleget kell tenniük ezeknek a szankcióknak, mivel még a telefonhívást vagy email-t is megtiltják, amelyeknek köze lenne ezekben az országokban folytatott üzleti tevékenységekhez.

Amit tennünk kell: • tisztában kell lennünk azzal, hogy milyen szankciók és kereskedelmi korlátozások vonatkoznak szerepeinkre és felelősségünkre; • be kell tartanunk minden szankciót és korlátozást.

Amit nem tehetünk: • nem fogadhatjuk el vagy hagyhatjuk figyelmen kívül annak gyanúját, hogy a nemzetközi szankciókat vagy kereskedelmi megszorításokat bármilyen módon megsértik. Imperial Tobacco Magatartási Kódex | 2010.05.14. | VÉGLEGES

INDEX


34

felelős kereskedelmi gyakorlat Imperial Tobacco Magatartási Kódex | 2010.05.14. | VÉGLEGES

INDEX


35

Üzleti ügyeink kezelése során felelo˝s és becsületes gyakorlatot kell folytatnunk.

A helyes vállalati és egyéni viselkedés alapveto˝ fontosságú amikor az Imperial Tobacco vagyonát, feljegyzéseit és információit kezeli.

A fejezet tartalma:

Oldal

1. A könyvelés pontossága, pénzügyi nyilvántartás

és közzététel

37

2. A vállalati tulajdon, eszköz és forrás használata

39

3. Intellektuális tulajdon

40

4. Felelős reklám és marketing

41

5. Termékek és üzleti folyamatok magas színvonala

42

6. Titoktartás (Adatvédelem)

43

7. Elektronikus kommunikáció

44

8. Információkezelés

45

9. Bizalmas információ

46

10. Érdekellentétek

47

11. Bennfentes kereskedelem

48

12. Külső kommunikáció

49

Ha súlyos és hiteles az aggodalma, és ezeket nem tudja megoldani a szokásos csatornákon keresztül, amelyeket a Magatartási Kódex Ügyvitel fejezetében talál meg jelen dokumentum vége felé, akkor a Közérdekű Bejelentés (Vészharang kongatása) politikánkat kell alkalmaznia


INDEX


36

1. A könyvelés pontossága, pénzügyi nyilvántartás és közzététel Becsületesen, pontosan és objektívan kell jelentenünk és feljegyeznünk a Vállalat pénzügyi és nem pénzügyi információit, mert ez teszi lehetővé a Vállalat számára, hogy tájékozott üzleti döntéseket hozzon, felügyelje a forrásokat, teljesítse felelősségeinket és feleljen meg jogi és szabályozási elvárásoknak. A pénzügyi és nem pénzügyi információk számos alakot vehetnek fel költségektől és időnyilvántartástól kezdve tranzakciók feljegyzéséig, előrejelzésekig, egyéni vállalati számlákig és az Imperial Tobacco éves jelentéséig.

Mindannyiunknak fontos szerepe van abban, hogy pontos és teljes pénzügyi feljegyzések és jelentések elkészülését biztosítsuk. Jegyzőkönyvek, főkönyv meghamisítása vagy a tények elferdítése csalásnak számít és a vezetőknek megnövekedett felelősségük van annak biztosítására, hogy minden pénzügyi és nem pénzügyi információ mindig releváns legyen és tisztességesen legyen megjelenítve, illetve az objektív információt, valamint véleményt pedig tudatni kell a felsővezetéssel.

Amit tennünk kell: • meg kell bizonyosodnunk a felől, hogy becsületesen és pontosan nyújtunk be minden pénzügyi jelentést, közzétételt, előrejelzést és elemzést, amelyekért felelősek vagyunk; • be kell tartanunk minden törvényt, külső könyvelési elvárást és a Vállalat eljárásait pénzügyi és egyéb üzleti információ közlésénél; • tisztességet és gondosságot kell mutatnunk, amikor saját utazási költségigényünket nyújtjuk be és a másokét hagyjuk jóvá; • teljesen együttműködünk a Cégcsoport jogszabályi megfelelőségéért felelős részlegével és külső auditorokkal; • el kell kerülnünk a készpénz-tranzakciókat. Ha nincs más lehetőség, engedélyeztetni, megfelelően nyilvántartani és dokumentálni kell a készpénztranzakciókat; • meg kell bizonyosodnunk a felől, hogy az általunk a Vállalat nevében vállalt szerződési kötelezettségek a ránk átruházott hatáskör hatálya alá tartozik. További információért nézze meg az Átruházott Pénzügyi Jóváhagyás politikánkat; • Tegyen meg minden erőfeszítést annak érdekében, hogy azonosítani tudja a számlák potenciális hamis állításait, adatait vagy feljegyzéseit, illetve potenciális csalást vagy félrevezetést és hangoztassa aggodalmát a pénzügyi jelentések pontosságával és teljességével kapcsolatban a helyi-, területi- és a funkcionális pénzügyi vezetőknél, a könyvelési, előrejelzés és adózási részleg igazgatójánál vagy a Cégcsoport jogszabályi megfelelőségéért felelős részlegének igazgatójánál. Imperial Tobacco Magatartási Kódex | 2010.05.14. | VÉGLEGES

INDEX


37

Amit nem tehetünk: • nem készíthetünk, vagy nyújthatunk be információt az átvevőt félrevezető szándékkal; • nem írhatunk semmiféle tisztességtelen vagy félrevezető dolgot jelentésbe vagy jegyzőkönyvbe; • nem állíthatjuk be hamisnak semmilyen tranzakció korrekt célját; • semmilyen célból nem hozhatunk létre egy be nem jegyzett vagy helytelenül azonosított pénzösszeget; • nem adhatjuk el, utalhatjuk át vagy rendelkezhetünk a Vállalat vagyontárgyaival előzetes jóváhagyás és pontosan kitöltött dokumentáció nélkül; • nem változtathatunk meg vagy semmisíthetünk meg Vállalati nyilvántartásokat kivéve amennyiben a Policies and Procedures (Politika és eljárások) felhatalmaz rá; • soha nem vehetünk részt olyan tevékenységben, amely célja az értékesítési mennyiség hamis eltúlzása, illetve az értékesítési mennyiség vagy profit mozgatása beszámolási időszakok között, mivel az eltorzítaná pénzügyi pozíciónkat; • nem biztosíthatunk információt sem beszédben sem pedig írásban tranzakcióinkról, amely lehetővé tenné egy ügyfél vagy beszállító számára, hogy pontatlan vagy félrevezető pénzügyi kimutatást készíthessen.


INDEX


38

2. A vállalati tulajdon, eszköz és forrás használata A Vállalati tulajdonok, észközök és források üzleti célok érdekében állnak rendelkezésünkre. Biztosítanunk kell megfelelő és helyénvaló használatukat. Bármilyen nem megfelelő használatuk közvetlen hatással van vállalkozásunk profitabilitására. Vállalati pénzalap közé tartoznak a készpénz és készpénz-helyettesítő eszközök, ezen belül csekkek, költségigénylések, hitelkártyák, számlák, utalványok és Vállalati tulajdonok. Vállalati eszközök lehetnek számítógépek, hálózatok, hardver és szoftver, e-mail, telefonok és bármilyen mobil eszköz, fénymásolók és járművek. Nem használhatjuk fel a Vállalat által biztosított eszközöket olyan módon, hogy az káros, helytelen vagy kínos legyen számunkra vagy a Vállalat számára. A Vállalati idő az az idő, amelyet a kötelezettségünk teljesítésére használunk fel. Mindannyiunknak felelőssége a leghatékonyabban felhasználni saját időnket és kollégáink idejét. A Vállalati információ, adat, dokumentum és intellektuális tulajdon jó példa a Vállalati tulajdonra, eszközre és forrásra. Mindannyiunk felelőssége megőrizni a Vállalati információkat és adatokat helyes dokumentációra és a nyilvántartások kezelésére, valamint meg kell őriznünk az intellektuális tulajdont is, amilyen például a védjegy. Meg kell óvnunk a Vállalat tulajdonát, eszközeit és forrásait. Ehhez hozzátartozik a fizikai biztonság megőrzése is értéktől függetlenül, biztosítva azt, hogy nem lehet ezeket engedély nélkül elvinni vagy használni. Ez azt is jelenti, hogy mindig felelősséggel kell azokat használni. A csaláson, félrevezetésen vagy az eltöltött idő, illetve költségigénylés helytelen nyilvántartásán keresztül elkövetett lopás egy másik olyan terület, amelyért személyes felelősséggel tartozunk ezen esetek felderítéséért és megelőzéséért.

Amit tennünk kell: • a Vállalati pénzalapot úgy kell védenünk és használnunk, mintha a sajátunk lenne, megőrizvén rablástól, veszteségtől, csalástól és helytelen visszaéléstől; • meg kell bizonyosodnunk arról, hogy minden üzleti kiadás, beleértve a költésigénylést is, becsületes, pontos és ezeket megfelelő számlával kell alátámasztanunk; • becsületesen és pontosan kell vezetnünk a munkával töltött órák számát; • kizárólag indokolt esetben használhatjuk a Vállalat által biztosított eszközöket (személyi számítógép, laptop és mobileszközök) magán célra.


INDEX


39

3. Intellektuális tulajdon Védenünk kell az Imperial Tobacco intellektuális tulajdonait, a védjegyeket, dizájn jogokat, szabadalmakat és szerzői jogokat, mivel azok értékes vállalati eszközök. Ezek a vagyontárgyak a bizalmas üzleti információkkal (nézzen utána a Magatartási Kódex Bizalmas Információkezelés fejezetében) együtt teszik lehetővé az ügyfél számára, hogy határozottan válasszanak, amikor termékeinket vásárolják. Ezen felül versenyelőnyhöz juttatnak minket. Ezért ha vagyontárgyainkat helytelenül használják, akkor mind a mi, mind pedig az ügyfél érdekeit is károsítják.

Amit tennünk kell: • meg kell védenünk az Imperial Tobacco intellektuális vagyontárgyait, és mivel nagyon fontosak az üzlet szempontjából, tiszteletben kell tartanunk mások intellektuális vagyontárgyait is; • jelentenünk kell minden olyan terméket, amely gyanúnk szerint megsérti az Imperial Tobacco intellektuális vagyontárgyainak jogait, beleértve a „másolt” termékeket és a gyanús hamisított termékeket is (további információért nézzen utána a Magatartási Kódex Illegális Kereskedelem fejezetében) • meg kell bizonyosodnunk arról, hogy az írásos szerződések hatályosak, ezáltal bebizonyítják, hogy az Imperial Tobacco a tulajdonosa ezen intellektuális vagyontárgyak tulajdonjogainak bármilyen olyan anyagban, ami a Vállalat számára készült, vagy fejlesztették ki.

Amit nem tehetünk: • nem használhatunk más nevet, védjegyet vagy egyéb dizájn részletet, amelyek miatt a fogyasztó más gyártókra asszociál, amikor az Imperial Tobacco termékeit értékesítjük, vagy reklámozzuk; • nem használhatunk olyan technológiát, beleértve a szoftvert is, amely megsérti mások intellektuális vagyontárgyainak tulajdonjogait.


INDEX


40

4. Felelős reklám és marketing Vállalkozásunknak speciális hirdetési és marketing elvárásoknak kell megfelelnie, amelyek törvényeken, iparágazati kódexeken, önkéntes megállapodásokon és a mi saját Nemzetközi Marketing Előírásainkon alapulnak. Bárhol is folytatunk üzleti tevékenységet, mindig meg kell felelnünk ezeknek az előírásoknak. A mi nemzetközi marketing előírásaink élveznek elsőbbséget, kivéve, ha helyi törvénykezések magasabb szintű szabályokat követelnek meg. Szintén biztosítanunk kell azt, hogy más ügynökségek vagy egyéb felek, akik marketing- és promóciós tevékenységeinket támogatják, a szerződésben leírtak szerint megfelelnek a helyi törvénykezésnek és a mi nemzetközi marketing előírásainknak. Mindegyik működési környezet és piac esetében meghatározott folyamatoknak kell hatályban állniuk, amelyek biztosítják, hogy megfelelnek a Nemzetközi Marketing Előírásainknak.

Amit tennünk kell: • biztosítanunk kell azt, hogy az általunk gyártott és forgalmazott dohánytermékeken jól láthatóan elhelyezett egészségügyi figyelmeztetés olvasható akár szabályzási kötelezettség, akár nem; • mindig tiszteletben kell tartanunk a reklámozási politikánkat és a nemzetközi marketing előírásainkat, valamint a piacunkon létező helyi kultúrát és tradíciókat; • tisztességesen és becsületesen jellemezzük termékeinket, amely nem félrevezető fogyasztóink számára; • bizonyosodjunk meg a felől, hogy minden követelésünk megalapozott.

Amit nem tehetünk: • nem hirdethetjük, illetve árulhatjuk termékeinket 18 év alattiaknak. Ebbe beleértendő a képek, illetve egyéb tartalmak, amelyek vonzóak lennének kiskorúak számára.


INDEX


41

5. Termékek és üzleti folyamatok magas színvonala Vállalkozásunk fenntarthatóságának érdekében nagyon fontos, hogy magas minőségű termékeket és szolgáltatást nyújtsunk ügyfeleinknek és fogyasztóinknak. Magas színvonalat kell képviselnünk az által, hogy munkamódszereinket aktívan fejlesztjük vállalkozásunk minden területén, kiváltképp értékesítési területen. Úgy kell együttműködnünk ügyfeleinkkel, hogy igényeiknek teljesítése összhangban legyen meglévő és jövőbeli fogyasztói preferenciákkal.

Amit tennünk kell: • a magas színvonal iránti elkötelezettségünket azzal kell demonstrálnunk, hogy mindenben, amit teszünk a minőségre fordítjuk folyamatos figyelmünket; • állandóan üzleti folyamataink, szolgáltatásaink, és a termékminőség hatékonyságának növelésére kell törekednünk; • céljaink elérését azzal kell támogatnunk, hogy követjük és fenntartjuk a meghatározott folyamatokat; • meg kell bizonyosodnunk arról, hogy minden üzleti partnerrel, azaz ügyfelekkel, beszállítókkal és harmadik fél gyártókkal meglévő kapcsolatainkat színvonalunknak megfelelően kezeljünk; • hatékony ellenőrzéseket végzünk, hogy bármilyen színvonal- vagy minőségbeli problémát gyorsan észrevegyünk és ezáltal megfelelően intézkedni tudjunk; • vonjuk kétségbe a problémákat és támogassuk a csoportmunka bátorítását a teljesítménybeli színvonal növelésének érdekében.

Amit nem tehetünk: • nem fogadhatjuk el vagy hagyhatjuk figyelmen kívül a gyenge színvonalat.


INDEX


42

6. Titoktartás (Adatvédelem) A személyes információt tisztelettel és érzékenyen kell kezelnünk a titoktartási és adatvédelmi törvények kötelezettségeinek megfelelve. A Vállalat összegyűjti, megtartja és kezeli munkavállalók, ügyfelek, beszállítók és egyének személyes információit. Ezeket az információkat gyakran „személyes adatoknak” nevezik.

Amit meg kell tennünk: • kizárólag a Vállalat üzleti céljaira szerezhetünk be személyes információt; • meg kell bizonyosodnunk róla, hogy azok a személyek, akiknek információit birtokoljuk, tudják, hogy mi rendelkezünk a személyes információikkal, és tisztában vannak azzal, hogy mire fogjuk azokat használni • kizárólag akkor oszthatjuk meg a személyes információkat, amennyiben a személyek, akiknek információival rendelkezünk, ezt elvárják tőlünk; • biztonságban kell tárolnunk ezeket az információkat akár elektronikusak, akár papírra írottak; • kizárólag csak azoknak biztosítunk hozzáférést ezekhez az információkhoz, akiknek szükségük van rá; • meg kell bizonyosodnunk róla, hogy a személyes információ pontos és naprakész; • amint nincs rá többé szükség, azonnal ki kell törölnünk vagy meg kell semmisítenünk a személyes információkat; • meg kell bizonyosodnunk róla, hogy azok az alkalmazottak, akik személyes információkat kezelnek, tudatában vannak felelősségüknek; • meg kell felelnünk minden, személyes információval kapcsolatos további jogi elvárásoknak helyi szinten.

Amit nem tehetünk: • megfelelő védelem nélkül nem küldhetünk személyes információt más országokba.


INDEX


43

7. Elektronikus kommunikáció Mindannyian kaptunk elektronikus eszközöket, például telefonokat, számítógépeket és kézi telekommunikációs eszközöket, amelyek segítenek munkánk elvégzésében. Az elektromos eszközök és az információ, amit tartalmaznak az Imperial Tobacco tulajdona. A Vállalat megtartja a jogát bármilyen tartalom vagy kommunikáció ellenőrzésére vagy szűrésére annak érdekében, hogy megvédje magát a biztonság megsértése, információ elvesztése, illetve jogi eljárás ellen. A Vállalat által biztosított elektronikus eszközök használata magán célra elfogadható, amennyiben indokolt, feltéve, ha ez nem ütközik a hálózati biztonsággal vagy teljesítménnyel és megfelel a Magatartási Kódexnek, illetve engedélyezi a helyi vezetés. A Vállalt által biztosított szolgáltatások felhasználásával a termékeken tárolt, illetve azon közvetített információk a Vállalat meglátásait és véleményét is tükrözhetik. Ez magába foglalja a személyes tartalmat is.

Amit tennünk kell: • meg kell védenünk az eszközt jogosulatlan használat ellen, valamint lopás ellen, amennyiben azt őrizet nélkül hagyjuk; • meg kell bizonyosodnunk a felől, hogy személyes megjegyzéseink és közleményeink nem rontják a Vállalat hírnevét, illetve nem kötelezik a Vállalatot olyan dologra, amire nem vagyunk felhatalmazva; • utazáskor, illetve információküldéskor meg kell védenünk a bizalmas információkat; • jelentést kell tennünk bármilyen bizalmas Vállalati információ elvesztéséről.

Amit nem tehetünk: • nem telepíthetünk alkalmazásokat egyik Vállalti eszközére sem, illetve nem köthetjük azokat össze másik eszközzel a helyi Információs Rendszer részleg jóváhagyása nélkül; • az eszközön talált biztonsági intézkedéseket nem tilthatjuk le; • nem juthatunk hozzá, tárolhatunk, vagy oszthatunk meg olyan információt, amely sértő lehet mások számára, vagy nem tehetjük ki magunkat jogi intézkedéseknek; • nem oszthatjuk meg a személyes jelszavunkat másokkal.


INDEX


44

8. Információkezelés Vállalati nyilvántartásaink értékes információt tartalmaznak, amelyet a vállalat tevékenységeink és döntéseink bizonyítékaként használ. Ezen információk lehetővé teszik számunkra, hogy bebizonyítsuk azt, hogy a szabályozási és jogi kötelezettségeinknek eleget teszünk. Amikor információt rögzítünk, azt mindig pontosan kell tennünk és meg kell bizonyosodnunk arról, hogy a titoktartás és biztonság megfelelő szintjét biztosítjuk. A nyilvántartás különböző formákban létezik, például papír vagy elektronikus. Az elektronikus nyilvántartás lehet e-mail és vizuális média, mint a fényképek és filmek. A feljegyzések tartalmazhatnak hang- és szöveges üzenetet is, azonnali üzenetküldést és megjegyzéseket különböző weboldalakon, blogokban és társasági oldalakon. A nyilvántartásokat papíron és elektronikus formában is lehet tárolni számos helyszínen. Külső ügynökségek is vezethetik és kezelhetik ezen nyilvántartásokat. Törvény, szabályzatok és üzleti igények megkövetelik, hogy bizonyos ideig meg kell őriznünk ezeket a nyilvántartásokat tartalmuktól és természetüktől függően.

Amit tennünk kell: • figyelmesen és pontosan kell vezetnünk üzleti tevékenységeinket, amelyekért felelősek vagyunk; • meg kel bizonyosodnunk arról, hogy úgy vezetjük nyilvántartásunkat, hogy azt megfelelően megoszthatjuk másokkal; • a nyilvántartások vezetésre vonatkozó jogi és üzleti elvárásoknak meg kell felelnünk; • rendszeresen felül kell vizsgálnunk a nyilvántartást, és biztonságosan kell megszabadulnunk a feleslegessé vált, illetve a törvény által meghatározott adatvédelemre vonatkozó szabályok miatt megsemmisített nyilvántartásoktól a Dokumentumok és Vállalati Nyilvántartások Politikájának megfelelően; • a cégcsoport jogi ügyeiért felelős részlegétől és a helyi jogtanácsosoktól származó kéréseknek megfelelően fel kell függeszteni a nyilvántartások megsemmisítését beleértve a folyamatban lévő bírósági perre vagy szabályozási vizsgálatra benyújtott nyilvántartásokat is.


INDEX


45

9. Bizalmas Információ Napi szinten hozunk létre, használunk és osztunk meg bizalmas információkat. Meg kell védenünk ezeket az információkat, hogy megőrizzük saját érdekeinket és a Vállalat érdekeit, valamint annak jó hírnevét. A bizalmas információk megosztására vonatkozó korlátozások addig vannak érvényben, ameddig az információk nyilvánossá nem válnak, és még akkor is érvényben maradnak, amikor személyesen már nem vagyunk a Vállalat alkalmazottai. A bizalmas információra példa lehet a termék- és folyamatfejlesztés, értékesítés, marketing- és pénzügyi adatok, üzleti tervek, vezetők körében bekövetkezett változások, valamint vállalatvásárlási és –összeolvadási információk. Ahogyan saját információink bizalmasságát tisztelnünk kell, ugyanúgy meg kell védenünk mások információinak bizalmasságát is.

Amit tennünk kell: • különös gonddal vigyáznunk kell arra, hogy ne beszéljük ki vagy dolgozzunk bizalmas információval nyilvános helyen, ahol láthatják vagy hallhatják; • ügyelnünk kell arra, hogy hatályos biztonsági intézkedések gondoskodjanak arról, hogy a bizalmas információt ne lehessen ellopni, főleg utazáskor, vagy amikor másoknak továbbítjuk; • meg kell bizonyosodnunk arról, hogy megfelelő hivatalos intézkedések vannak érvényben a bizalmas információ szükséges nyilvánosságra hozása érdekében.

Amit nem tehetünk: • nem tárhatunk fel olyan információt, amely nyilvánosan nem elérhető mások számára az Imperial Tobaccon belül, hacsak nem üzleti okokból kell tudniuk; • az üzletünkön kívül eső embereknek és szervezeteknek nem hozatjuk tudomására a bizalmas információkat, kivéve, ha üzleti célok vagy törvény követeli meg a nyilvánosságra-hozatalt; • nem kereshetjük meg vagy használhatjuk fel a másokra vonatkozó bizalmas információkat, beleértve versenytársaknál szereplők nevét, még akkor sem, ha közvetetten kaptuk ezt az információt; • nem használhatjuk fel egy korábbi munkaadónk bizalmas információit.


INDEX


46

10. Érdekellentétek Üzleti döntéseinket mindig az Imperial Tobacco érdekei szerint kell meghoznunk és soha nem engedhetjük, hogy saját személyes vagy családunk érdekei összeférhetetlenek legyenek a Vállalatnak fogadott kötelezettségeinkkel szemben Érdekellentétek a következő szituációkból származhatnak: • amennyiben partnere, családtagja vagy közeli rokona a Vállalat egy versenytársának, beszállítójának vagy ügyfelének alkalmazottja; • amennyiben pénzügyi érdekeltsége van az aktuális vagy potenciális versenytársnál, beszállítónál vagy a Vállalat bármelyik ügyfelénél; • amennyiben partnere, családtagja vagy közeli rokona a Vállalatnál dolgozik, vagy a Vállalatnál keres állást. Amennyiben oka van azt hinni, hogy Ön olyan pozícióban van, vagy lehet, ahol érdekellentét vagy az érdekellentét látszata jelentkezhet, akkor tudatnia kell mind felettesével, mind pedig a Cégcsoport jogszabályi megfelelőségéért felelős részlegével. Az is megeshet, hogy aktuálisan nem létezik konfliktus, vagy a konfliktus megfelelően kezelhető.

Amit tennünk kell: • el kell kerülnünk az olyan helyzeteket, ahol személyes érdekeink, valamint partnerünk, családtagunk, illetve közeli rokon érdekei ellentétesek a Vállalat érdekeivel.

Amit nem tehetünk: • nem használhatjuk Vállalati pozíciónkat személyes haszonszerzésre vagy partnerünk, családtagunk, illetve közeli rokon haszonszerzésére.


INDEX


47

11. Bennfentes kereskedelem Meg kell bizonyosodnunk a felől, hogy nem szegjük meg a bennfentes kereskedelemre vonatkozó törvényeket. A „bennfentes információra” példák lehetnek az alábbiak: • publikáció előtti pénzügyi eredménynek; • az Éves Jelentés és Beszámoló vázlatának tartalma; • fő szervezeti változások; • termékbevezetések; • gyárbezárás vagy más egyéb átszervezési információk; • lehetséges vállalatfelvásárlásról, eladásról, átvételről, fúzióról és közös vállalatokról szóló hírek.

Amit tennünk kell: • eleget kell tennünk az Imperial Tobacco Belső Információ Kódexének; • meg kell felelnünk a Részvénykereskedési Kódexünknek, mennyiben ránk vonatkozik.

Amit nem tehetünk: • nem kereskedhetünk az Imperial Tobacco részvényeivel vagy egyéb értékpapírral, amely „bennfentes információn” alapul, mivel ennek megtétele számos országban bűncselekménynek számít; • nem tanácsolhatjuk másoknak (akár a cégen belül vagy kívül), hogy belső információn alapulva vásároljanak vagy eladjanak részvényeket; • nem használhatjuk fel más Vállalatokkal kapcsolatos bennfentes információinkat; • nem vehetünk részt nem valós, illetve helytelen információ terjesztésében nyilvánosan jegyzett részvények vonatkozásában, amely gyakorlat neve a „piaci visszaélés”. Megjegyzés: A részvények Forgatható Letéti Részvények (ADSs vagy ADRs).


INDEX


48

12. External Communications Cégünk jó hírneve szakmai és etikai magatartásunktól függ. Minden, amit teszünk vagy mondunk, illetve amit külső részvénytulajdonosaink mondanak rólunk, az határozza meg az Imperial Tobacco jó hírnevét. Meg kell védenünk az általunk biztosított információ integritását azáltal, hogy mindenki számára egyforma hozzáférést biztosítunk tisztességes és pontos információkhoz. Külső részvényeseink lehetnek befektetők, elemzők, fogyasztók, a média, közösségeink és szabályozóink, politikusok, kormányok és kereskedelmi partnerek beleértve beszállítóinkat, üzleti partnereinket és ügyfeleinket. A részvényesek, pénzügyi elemzők, ügyfelek és még sokan mások számítanak ránk, hogy pontos és megbízható információkat biztosítsunk számukra a Vállalat működésének teljesítményéről és pénzügyi kilátásairól. Közülünk sokan tartunk fenn rendszeres kapcsolatot egy vagy több részvényes csoporttal. Ezen kapcsolatok során szigorúan meg kell felelnünk a Vállalati Kommunikáció útmutatásainak. Továbbá tisztában kell lennünk és be kell tartanunk a Magatartási Kódex Politikai elkötelezettség és adományok fejezetének előírásait.

Amit tennünk kell: • meg kell bizonyosodnunk róla, hogy nem lehet félreértés személyes véleményünk és a Vállalat véleménye között, például nem használhatjuk a Vállalat fejlécét, logóit vagy e-mail rendszerét személyes véleményünk kifejtésére magánügyekben; • gondoskodnunk kell arról, hogy a média-bejelentéseket és sajtóközleményeket megfelelően jóváhagyta egy arra felhatalmazott személy vagy a Cégcsoport vállalati kommunikációért felelős részlege; • biztosítanunk kell, hogy a szabályozási beadványokat és nyilvános bejelentéseket a Cégcsoport vállalti ügyeinek részlege jóváhagyta; • jelentenünk kell egy befektető vagy pénzügyi elemző közeledését a befektetői kapcsolatokért felelős csoportnak; • jelentenünk kell a média vagy sajtókérelmeket egy felelős személynek vagy a Cégcsoport vállalati kommunikációért felelős részlegének.


INDEX


49

Amit nem tehetünk: • nem beszélhetünk, vagy írhatunk a Vállalat nevében, kivéve, amennyiben felhatalmazást kapunk rá; • nem beszélhetünk, vagy írhatunk a Vállalat nevében a saját szakterületünkön kívül eső témákról; • nem írhatunk semmit a Weblog oldalakon, kivéve amennyiben határozottan kijelentjük, hogy saját nézetünket és véleményünket fejezzük ki, nem pedig a Vállalatét vagy a Vállalat vezetőségének véleményét.


INDEX


50

bizalom, tisztelet és felelősség


INDEX

A közzététel időpontjában érvényes. A mindenkori hatályos változatot keresse az intraneten

51

Üzleti tevékenységeink közvetlen és közvetett hatással vannak közösségekre és társadalmakra az egész világon.

Elköteleztük magunkat az építésnek: egy olyan munkakörnyezet kiépítésének, amely integritást, csapatmunkát, változatosságot és bizalmat közvetít.

Jelen fejezet tartalma:

Oldal

1. Megkülönböztetés és zaklatás 2. Egy egészséges és biztonságos munkakörnyezet 3. Környezeti felelősség 4. Emberi jogok 5. Közösségi szerepvállalás és jótékony célú hozzájárulások

53 55 56 57 58

Ha súlyos és hiteles az aggodalma, és ezeket nem tudja megoldani a szokásos csatornákon keresztül, amelyeket a Magatartási Kódex Ügyvitel fejezetében talál meg jelen dokumentum vége felé, akkor a Közérdekű Bejelentés (Vészharang kongatása) politikánkat kell alkalmaznia


INDEX


52

1. Megkülönböztetés és zaklatás Mindannyiunknak részt kell vennünk egy olyan munkahely fenntartásában, amely korrekt, tiszteletteljes és a zaklatás, megkülönböztetés és más megalázó viselkedés minden formájától mentes. Bármilyen viselkedés vagy tett, amely valószínűleg megsérti ezt az alapelvet, és különösen a zaklatásnak vagy erőszaknak bármilyen formája nem elfogadható és nem megengedhető. Biztosítanunk kell, hogy egyik kollégánk sincs kitéve nemkívánatos tevékenységnek vagy viselkedésnek koruk, fajuk, származásuk, nemük, szexuális beállítottságuk, mozgásképtelenségük, politikai nézetük, vallásuk, családi állapotuk vagy fizikai és mentális egészségük miatt. Egyéb elfogadhatatlan viselkedés lehet sértő vagy potenciálisan sértő természetű támadás beleértve a faji, etnikai, vallási, politikai és szexuális természetű sértéseket, sértő anyagok szétküldése vagy bemutatása, valamint hangposta, e-mail és más elektronikus eszközök használata sértő vagy megkülönböztető információ közvetítésére. Szintén felelősséggel tartozunk kinyilvánítani a Vállalat elkötelezettségét az esélyegyenlőséget támogató munkakörnyezet biztosítására, ahol a pozíciókat a legmegfelelőbb jelentkezők töltik be és mindenkit szakértelme, hozzáállása, képessége, gyakorlata, képzettsége és teljesítménye alapján díjaznak.

Kapcsolat munkavállalókkal Meg kell bizonyosodnunk arról, hogy minden helyszínen minden munkavállalóval tisztességesen, biztonságosan, valamint a helyi munkavállalási törvényeknek és szabályoknak megfelelően alkalmaznak. Olyan országokban, ahol üzemi tanácsok, szakszervezetek és munkavállalói egyesületek léteznek, nyitottan és tisztességesen kell velük együttműködni.

Dohányzók és nemdohányzók tisztelete Egyaránt tisztelnünk kell a dohányzókat és a nemdohányzókat. A dohányzóknak tiszteletben kell tartaniuk a nem dohányzó kollégák előnyét, kifejezetten, amikor zárt területen dolgoznak, mint például közös iroda vagy tárgyaló, még akkor is, amikor ezeken a helyeken a dohányzás törvényileg is engedélyezett. Hasonlóképpen a nemdohányzóknak is tiszteletben kell tartani dohányzó kollégáikat és közösen elfogadható megállapodást kell kötniük.


INDEX


53

Amit tennünk kell: • korrekten és egyenrangúként kell kezelnünk minden kollégát munkájuk elvárásainak és szabályainak megfelelő képességeivel összhangban; • a saját kultúránktól eltérő kultúrák iránt is tiszteletet kell mutatnunk; • az adott személy korára, fajára, származására, nemére, szexuális beállítottságára, rokkantságára, politikai nézetére, vallására, családi állapotára vagy fizikai és mentális egészségére való tekintet nélkül alkalmazhatunk, fejleszthetünk, előléptethetünk, fegyelmezhetünk egy kollégát vagy biztosíthatunk számára egyéb munkafeltételeket; • elfogadhatóan meg kell teremtenünk a megfelelő körülményeket a munkavállalók rokkantságára, vallási meggyőződésükre és gyakorlatára vonatkozóan.

Amit nem tehetünk: • nem engedhetjük meg, hogy bármiféle tényező befolyásolja döntéseinket, akár közvetlenül vagy közvetetten egy egyén alkalmazása, díjazása és karrierbeli előrelépése tekintetében; • nem vehetünk részt semmilyen formájú zaklatásban vagy visszaélésben, vagy olyan magatartásban, amely sértőnek, megfélemlítőnek, rosszhiszeműnek vagy támadónak tűnhet; • nem fogadhatunk el vagy vehetünk részt olyan magatartásban, amely kizár egy egyént vagy egyének csoportját csapat- vagy csoporttevékenységekből, társasági programokból, csapateseményekből vagy bármilyen más, a csapat által végzett tevékenységből; • nem fogadhatunk el vagy vehetünk részt olyan magatartásban, amely ellenséges munkakörnyezetet eredményez.


INDEX


54

2. Egészséges és biztonságos munkakörnyezet Viselkedésünkkel pozitív egészségvédelmi- és biztonsági kultúrát kell támogatnunk, és ki kell zárnunk az elfogadhatatlan és potenciálisan veszélyes viselkedést. Amit tennünk kell: • minden tevékenységünket a helyi egészségvédelmi és biztonsági törvényeknek, valamint saját foglalkozás-egészségügyi, biztonsági és a környezetvédelmi politikánknak megfelelően kell folytatnunk, mivel ez felülmúlja a helyi törvénykezés intézkedéseit. • tisztában kell lennünk a veszélyekkel, kockázatokkal és saját tevékenységünkre és környezetünkre vonatkozó ellenőrzési intézkedésekkel; • tudnunk kell, hogy mit tegyünk veszélyhelyzetben, és ellenőrizni kell ismereteinket; • előrelátóan tekintetbe kell vennünk saját, kollégáink és mások egészségét és biztonságát; • mindennapi munkatevékenységünkbe bele kell integrálnunk az egészségvédelmi és biztonsági tényezőket; • minden balesetet, incidenst, near miss-t (majdnem baleset) és a foglalkozásegészségügyi és biztonsági szabályok megsértését jelentenie kell a helyi egészségvédelmi és biztonsági vezetőnek.

Amit nem tehetünk: • nem fogadhatunk el vagy hagyhatjuk figyelmen kívül feltételezhetően gyenge egészségvédelmi és biztonsági gyakorlatot.


INDEX


55

3. Környezetvédelmi felelősség Elkötelezettjei vagyunk a környezetileg fenntarthatóbb munkamódok bevezetésének. Mindannyiunknak fontos szerepe van tevékenységeink környezetre való hatásának csökkentésében. Amit tennünk kell: Napi tevékenységeink környezetre való hatását csökkenteni kell: • a Cégcsoport környezetre vonatkozó szabályzatának és útmutatásának bevezetésével; • megújuló anyagok használatának előtérbe helyezésével és környezetbarát csomagolás fejlesztésével, amely továbbra is megfelel az ügyfél elvárásainak és a fogyasztói igénynek; • saját viselkedésünk megváltoztatásával, a környezetre tett hatásának csökkentése érdekében a szemét mennyiségének csökkentésével, felesleges utazások lemondásával, víz- és energiatakarékossággal; • azáltal, hogy biztosítjuk az elkerülhetetlenül képződő hulladék felelős újrafelhasználását, újrahasznosítását és eltávolítását; • azáltal, hogy megteszünk minden szükséges lépést annak érdekében, hogy megakadályozzuk a foglalkozás-egészségügyi, biztonsági és a környezetvédelmi politikánk megsértését; • azáltal, hogy jelentést teszünk minden kiömlésről vagy a levegőbe, illetve vízbe történő szokatlan kibocsátásról felettesünknek vagy helyi egészségvédelem, biztonság és környezetvédelem tanácsadónknak.

Amit nem tehetünk: • nem kerülheti el a figyelmünket, vagy nem fogadhatjuk el saját egészségvédelem, biztonság és környezetvédelem politikánk feltételezett vagy ismert megsértését.


INDEX


56

4. Emberi jogok Támogatnunk és védenünk kell az emberi jogokat, és gondoskodnunk kell arról, hogy semmilyen esetben nem járulunk hozzá az emberi jogok megsértéséhez. A munkaerőpiacon előforduló emberi jogok megsértésének megszüntetésére kell törekednünk, kifejezetten abban az esetben, ha az valamilyen módon kapcsolatba hozható vállalkozásunkkal vagy ellátási láncunkkal. Amit tennünk kell: • bizonyítékot kell keresnünk az emberi jogok valós vagy potenciális megsértésére, főleg olyan országokban, ahol a gyermekmunka és a kényszermunka problémája létezik és együtt kell működnünk másokkal ezen problémák kiküszöbölésére; • támogatnunk, vezetnünk és együtt kell működnünk másokkal, például érdekcsoportokkal és kormányokkal, hogy segítsük őket az emberi jogokkal való visszaélés megszüntetésében; • együtt kell dolgoznunk beszállítókkal, licenciavevőkkel, ügynökökkel és közös vállalatokkal, hogy bátorítsuk és támogassuk őket a munkavállaló alsó korhatárának és a kényszermunka szabályzatainak bevezetésében; • bátorítanunk kell mindenkit, aki közvetlenül vagy közvetetten velünk dolgozik, hogy megfeleljenek szabályzatainknak; • meg kell védenünk a Magatartási Kódex Megkülönböztetés és zaklatás fejezetében leírt, a gondolatszabadságra, öntudatra és vallásra, valamint a véleménynyilvánítás szabadságára vonatkozó jogait az Imperial Tobacco munkavállalóinak; • tisztelnünk kell minden munkavállaló jogait és támogatnunk kell a Magatartási Kódex Megkülönböztetés és zaklatás fejezetében leírt egyenlő védelem a megkülönböztetés ellen szabályzatát.

Amit nem tehetünk: • nem alkalmazhatunk olyan személyt, aki nem töltötte be 15 életévét, vagy az adott országban meghatározott minimum munkavállalói kort, illetve aki még iskolaköteles korban van; az érvényes, amelyik magasabb kort jelent; • nem engedélyezhetünk, illetve tehetünk különbséget munkavállalók között országuk vagy területük politikai, vallási vagy joghatósági helyzetén alapulva, ahol szükséges annak biztosítása, hogy érvényes munkaengedéllyel rendelkezzenek azok, akik országukon kívül dolgoznak; • nem nézhetjük el azt a fajta megkülönböztetést, ami egy munkavállaló szabad jogát korlátozza saját közösségi kultúrájában való részvételében. Imperial Tobacco Magatartási Kódex | 2010.05.14. | VÉGLEGES

INDEX


57

5. Közösségi szerepvállalás és jótékony célú hozzájárulások Kötelességünknek érezzük, hogy pozitívan járuljunk hozzá azon közösségekhez, ahol vállalatunk tevékenységeit folytatja és ahonnan a dohánykészletünket beszerezzük, azáltal, hogy munkavállalóinkat a helyi közösségek tevékenységeiben való részvételre ösztönözzük. Amit tennünk kell: • a Közösségi Befektetési Bizottságtól előzetes jóváhagyást kell kérnünk mielőtt a Vállalat nevében bármilyen jótékonyságot vagy közösséget támogatnánk; • különös gonddal ügyelnünk kell azokra az esetekre, amikor ügyfelek, üzleti partnerek, politikusok vagy kormányhivatalnokok kérésére jótékonysági hozzájárulásra vagy közösségi befektetésre hívják fel figyelmünket (nézzen utána a Magatartási Kódex Érdekellentétek, megvesztegetés és korrupció, Kenőpénz, valamint Ajándékok és Szórakoztatás fejezeteiben); • figyelembe kell vennünk olyan közösségi befektetési projektek érzékenységét, amelyek kiskorúakkal kapcsolatosak; • utána kell néznünk a Nemzetközi Marketing előírásoknak, hogy meg tudjunk bizonyosodni arról, hogy a javasolt adomány vagy befektetés nem sérti meg szabályzatunkat.

Amit nem tehetünk: • nem biztosíthatunk közösségi befektetést vagy jótékonysági adományt nem nyilvántartott jótékonysági vagy non-profit szervezeteknek, amelyek nem hivatalosak vagy nem ismertek, illetve olyan egyéneknek vagy szervezeteknek, amelyeket nem vizsgáltak meg kellő gondossággal Az Intraneten található a Közösségi befektetési programunkkal kapcsolatos segítség és útmutatás, beleértve a Vállalat fókuszának kulcsterületeit és azokat a kritériumokat, amelyek alapján jóváhagyják a finanszírozási kérelmeket.


INDEX


58

a magatartási kódex ügyvitele


INDEX

A közzététel időpontjában érvényes. A mindenkori hatályos változatot keresse az intraneten

59

Magatartási Kódexünket kifejezetten arra tervezték, hogy a vállalaton belül és kívül végzett tevékenységek irányításának összhangjáról gondoskodjon.

Az Imperial Tobacco minden tevékenységében az igazság, nyitottság és objektivitás elkötelezettje. A Magatartási Kódex potenciális megsértésének kivizsgálására és kezelésére kialakított folyamatok biztosítják az egész vállalkozás területén alkalmazott eljárások egységességét.


INDEX


60

Felelősségek A vezérigazgató felelős a Magatartási Kódexünk kezeléséért. A műveletek felügyeletét a Vállalati társasági titkár, a Kereskedelmi integritás igazgató és a Cégcsoport HR részlegének igazgatója irányítják.

A Kódex potenciális megsértésének jelentése és nyilvántartásba-vétele Amennyiben azt gyanítja, hogy a törvény vagy a Magatartási Kódexünk megsértése áll fenn, először meg kell kérdeznie magától, hogy a sértés természete anonimitást kíván-e. Ha úgy érzi, hogy a sértés ilyen természetű, akkor névtelenül terjessze fel a problémát a Közérdekű bejelentés (Vészharang kongatása) politikánkat felhasználva. Hiteles és jelentős nyugtalansága valószínűleg azzal kapcsolatos, amire megkérték, hogy megtegye vagy egy olyan szituációhoz kapcsolódik, amivel szembe kell néznie, illetve mások magatartásával kapcsolatos. Az ilyen aggodalmak legtöbbször súlyos problémákhoz kapcsolódnak, például: • gyanított bűncselekmények; • jelentés elmulasztása lehetséges termék-eltérítésről ügyfél vagy beszállító által; • megvesztegetés, csalás, vagy korrupt, illetve tisztességtelen gyakorlat más formái; • a Vállalat nyilvántartásának vagy számláinak meghamisítása; • pontatlan adat vagy információ szándékos közlése; • a Vállalat tulajdonának és vagyontárgyainak lopása vagy helytelen használata; • érdekellentétek; • egészségvédelmi, biztonsági és környezetvédelmi folyamatok vagy szabályzat megsértése; • megkülönböztetés vagy más hátrányos bánásmód bárkivel szemben. Aggodalmainak nagy részével általában a megfelelő személyzeti vezető foglalkozik. Beszélje meg aggályait a személyzeti vezetővel, aki segíteni fog az aggodalmára vonatkozó kiegyensúlyozott és pártatlan meglátás kialakításában. Ezen esetek közül számos alkalommal nem történik meg a Magatartási Kódex megsértése és helyi eljárásokkal meg lehet oldani a problémát.


INDEX


61

Ez a beszélgetés mindkét fél számára lehetővé teszi, hogy megegyezzenek abban, hogy ezt a problémát meg lehet-e oldani helyileg vagy pedig a Magatartási Kódex potenciális megsértése történt-e. Amennyiben potenciális megsértést vélnek felfedezni, akkor a személyzeti vezetőnek jegyzőkönyvet kell felvennie a Magatartási Kódex jelentés kitöltésével a lehető legtöbb rendelkezésre álló információ közlésével. Minden Magatartási Kódex jelentést azonnal el kell küldeni a kereskedelmi integritás igazgatónak, aki a személyzeti vezetővel eldönti, hogy helyi vizsgálatot kell-e indítani vagy a kereskedelmi integritás hatásköre alá tartozik. Amennyiben az eredeti problémát bejelentő személy nem érzi úgy, hogy aggodalmával megfelelően foglalkoztak, problémáját felterjesztheti a közérdekű bejelentés (Vészharang kongatása) szintjére.

Probléma felterjesztése

1. Beszélje meg problémáját a megfelelő HR-rel 2. Egyezzenek meg jelentőségében 3. Amennyiben lehetséges, oldják meg helyi szinten 4. vegyék jegyzőkönyvbe

Probléma nyilvántartásbevétele

1. Jelentse a Kereskedelmi integritás igazgatónak 2. Egyezzenek meg a kivizsgálás szintjében 3. Kezdje meg a kivizsgálást

Sértés kivizsgálása

1. Folytassa le a vizsgálatot. 2. Határozza meg az eredményeket 3. Jelentse az eredményeket

Végeredmény jelentése

1. Feltárt sértések 2. Fegyelmi intézkedések 3. Helyreállítási intézkedések


INDEX


Vészharang kongatása amennyiben szükséges

62

Megtorlás A Magatartási Kódex megsértésének számít egy olyan munkavállaló ellen irányuló megtorlás, aki a törvények, illetve a Magatartási Kódex elleni potenciális sértést jelentett. Akikről kiderül, hogy a feltételezhetően részt vettek a megtorlásban, vizsgálat alá kerülnek és amennyiben szükséges, további intézkedések történnek.

Magatartási Kódexünk potenciális megsértésének vizsgálata Amennyiben Magatartási Kódexünk potenciális megsértését nem lehet azonnal megoldani, vizsgálatot kell folytatni. Minden vizsgálat alapos, méltányos és megfelel a Vállalat Magatartási Kódexének, helyi jogszabályoknak, valamint összhangban áll a munkavállalók emberi jogaival.

A kivizsgálás alapelvei A potenciális kódex-megsértésekkel összhangban (lásd fent) lévő kivizsgálás azt a folyamatot követi, amelyben a személyzeti vezető és a kereskedelmi integritás igazgatója közösen eldönti, hogy a problémát ki lehet-e vizsgálni helyileg vagy a Vállalati Integritás által. Hogy a folyamat méltányosságát és objektivitását biztosítsák, a kivizsgáló testület olyan egyénekből fog állni, akik azon a helyi munkakörnyezeten kívül esnek, ahol a sértés feltételezhetően megtörtént.

A vizsgálatot: • olyan gyorsan befejezik, ahogy csak lehet, hogy elkerüljenek bármilyen méltánytalanságot, amely az érintettek ellen felmerülhet; • úgy folytatják le, hogy az egyén emberi jogait teljes mértékben tiszteletben tartják és biztosítják, hogy mások jogai se sérüljenek meg. Ez azt jelenti, hogy az érintettek tudomására hozzák az őket érő lehetséges megalapozatlan állításokat; • bizonyítékokra alapozzák, amelyek lehetnek okirati bizonyítékok, valamint szemtanúk nyilatkozatai; • szakszerűen és óvatosan folytatják le; • a helyi gyakorlatnak megfelelően végzik el, valamint biztosítják, hogy az érintettek képviselhetik magukat a vizsgálati megbeszélésen; • érintő összegyűjtött dokumentumok és szóbeli bizonyítékok átláthatóak, amiket bizalmasan kezelnek a munkavállalók jogainak és az ide vonatkozó szabályozásoknak megfelelően. Amennyiben egy vizsgálat indokoltan bizonyítja, hogy a Magatartási Kódex megsértése megtörtént, további intézkedésekre lesz szükség, amelyek fegyelmi intézkedések is lehetnek. Imperial Tobacco Magatartási Kódex | 2010.05.14. | VÉGLEGES

INDEX


63

Fegyelmi intézkedések A szokásos fegyelmi eljárásokat kell követni és amennyiben megsértik a Magatartási Kódexet, a megfelelő fegyelmi intézkedés lép életbe, amely magába foglalja az elbocsátást is. A Magatartási Kódex bizonyított megsértése esetében, akár bűncselekmény esetében is, a Vállalat támogatni fogja az illetékes hatóságot az érintett személyek ellen folytatott bűnvádi eljárásban. A Magatartási Kódex ügyében folytatott nyomozást követően, a vizsgálat eredményét és a végső döntést, valamint minden benyújtott hivatalos levél másolatát a Magatartási Kódex megsértésében bűnösnek talált munkavállaló személyi aktájában elhelyeznek. A munkavállalónak tudatában kell lennie azzal, hogy az ilyen természetű információk a helyi megállapodások és a törvény által meghatározott ideig a munkaügyi nyilvántartásban maradnak.

Fellebbezési jog Minden egyénnek, akit a Magatartási Kódex megsértésében bűnösnek találtak, joga van, hogy független fellebbezést indítson a döntés és a javasolt eljárás ellen. A fellebbezés részleteit kérje személyzeti vezetőjétől, illetve az Imperial Tobacco által kinevezett képviselőjétől.

Jelentés Minden képviseletünk felelős a Magatartási Kódex minden valós és potenciális megsértésének becsületes és pontos jelentéséért. A személyzeti vezetőknek minden esetben ki kell töltenie a Magatartási Kódex jelentést. Ezt a jelentést azonnal el kell küldeni a kereskedelmi integritás igazgatónak. Nézzen utána a Kódex megsértésének nyilvántartásba vétele és jelentése, a potenciális Kódex megsértések kivizsgálása és a Kivizsgálás alapelvei részekben, hogyan kezelik a jelentett problémákat.


INDEX


64

A kereskedelmi integritás részleg informálja a vezérigazgatót, a Vállalati titkárt és a Cégcsoport személyzeti részlegének igazgatóját minden lezárt és folyamatban lévő, a Magatartási Kódex megsértésére vonatkozó vizsgálatról, annak ítéletéről, az elindított fegyelmi intézkedésekről, valamint a helyreállítási intézkedésekről. A Vállalati titkárság értesíteni fogja a Cégcsoport pénzügyi ellenőrző bizottságát és a kockázat koordináció bizottságát minden súlyos vétségről.

Aláírás és Nyilatkozat Minden meglévő és új munkavállalónknak alá kell írnia egy nyilatkozatot, amellyel elismeri, hogy elolvasta a Magatartási Kódexet és beleegyezik szabályzatainak betartásába. Minden munkavállalónak rendszeres időközönként alá kell írnia hasonló nyilatkozatot. A Magatartási Kódex elolvasásának, illetve a nyilatkozat aláírásának elmulasztása nem ment fel senkit a Magatartási Kódexben leírt szabályok alól.


INDEX


65

Kódex. Magatartási. enntartható. Megbízható. Becsületesség. Integritás. izalom Tisztelet. Imperial Tobacco Magatartási Kódex

Recommend Documents