Knowledge Management Mengorganisir pengetahuan untuk proses belajar yang lebih baik
Ranilia Lestari
Apa sih Knowledge Management itu?
Salah satu kunci sukses kemenangan Timnas Jerman di Piala Dunia 2014?
Knowledge Management http://video.metrotvnews.com/play/2014/07/17/266667/aplikasi-kunci-sukses-timnas-jerman
Knowledge Management Timnas Jerman • Timnas Jerman menggunakan aplikasi canggih untuk menganalisa kemampuan lawan-lawan dan tim Jerman sendiri, serta membuat suatu database dari analisis tersebut • Aplikasi ini kemudian dibuat sedemikan rupa sehingga bisa dipelajari oleh para pemain timnas dengan baik • Di sinilah penerapan Knowledge Management dalam Timnas Jerman
Knowledge Management
Popular in late 90s and early 2000s
"Knowledge management is the process of capturing, distributing, and effectively using knowledge.” Davenport (1994)
Knowledge Management di Sekitar Kita Encyclopaedia Britannica Microsoft Encarta, 1993
The World is Changing Bisakah terlihat perkembangannya? Dulu kumpulan pengetahuan ada dalam bentuk buku, sekarang menjadi bentuk digital
Wikipedia, 2009
Knowledge Management “In an economy where the only certainty is uncertainty, the one sure source of lasting competitive advantage is knowledge”
Menekankan pentingnya
knowledge
Knowledge Management KM akan membantu kita dalam: 1. Time & cost efficiency Penerapan KM menghemat waktu untuk mengakses dan biaya (Ensiklopedia harganya mahal, tidak ringkas; Wikipedia gratis, mudah diakses)
2. Increasing knowledge assets Semakin banyak pengetahuan yang bisa ditambahkan karena aksesnya lebih mudah. Misalnya, kita bisa berkontribusi memasukkan informasi ke dalam Nutrifood Portal.
Knowledge Management KM akan membantu kita dalam: 3. Adaptation Pengetahuan yang sudah dikategorikan dalam KM akan membantu kita dalam beradaptasi terhadap suatu tugas/tempat yang baru karena informasinya tersedia. Misalkan, kita bisa mengakses jalan di kota yang kita kunjungi dengan Google Maps.
4. Problem Solving & Decision Making Akses informasi yang mudah dan cepat memungkinkan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang lebih mudah
Kita semua adalah knowledge worker ka re n a … Sumber daya paling berharga dari organisasi adalah knowledge dari orang-orang di dalamnya.
Performance organisasi tergantung pada seberapa efektif anggotanya menciptakan, membagi, dan menggunakan knowledge tersebut untuk melakukan yang terbaik bagi organisasi.
Sebenarnya, kita sudah sering menerapkan KM: menyusun prosedur, folder Public, knowledge sharing via Learning Forum, dll. Kita semua merupakan “tempat penyimpanan” pengetahuan yang kita peroleh lewat training dan pengalaman kita.
Ensuring people having
Knowledge is the facts, feelings or experience known by a person or group of people.
the right knowledge, in the right place,
at the right time.
2 Types of Knowledge
Explicit
Tacit
Bisa dituliskan di dalam
knowledge yang dibawa “di dalam kepala” (tidak tertulis)
Instruksi Kerja (IK)
How to fix a ..... How to handle a..
document/database
Cupcake Making: Adonan dikocok atau diaduk? Kapan selesai dipanggang? Seperti saat kita membuat kue, ada pengetahuan yang bisa kita peroleh dari resep/explicit knowledge (dikocok, diaduk). Tapi ada juga yang memerlukan tacit knowledge (panasnya oven, kapan memindahkan panas atas-bawah untuk memastikan matangnya merata) yang tidak tertulis di resep.
S o m et i m e s i t i s h a rd to te l l h o w
Framework Knowledge Management
KM Examples
7. Putting staff directories online so that people can easily find out who does what and where they are 8. Creating intranets so that staff can access all kind of organizational information and knowledge
1. Providing “Know How” induction packs to new staff 2. Conducting exit interviews when staff leave so that their knowledge is not lost 3. Creating accessible databases of all publication produced by an organization 4. Providing ongoing learning 5. Encourage people with a common interest to network with others 6. Creating electronic filing system that can be easily searched
The Components People
Technology
Getting into organizational culture
Technology helps people to connect, but NOT the solution of KM
Process
To improve knowledge sharing, organizations often need to change the internal processes structures and even organizational structures itself
KM It is vital that any technology used “fits” the organization’s people and processes – otherwise it will simply not be used. The more tacit the knowledge, the less high-tech the solution is
The Process Components
To i m p r o v e k n o w l e d g e s h a r i n g , t h e r e h a s t o b e a c h a n g e p r o c e s s
The Process Components Pay Attention to :
1. Rule to Contribute 2. Content Management (accepting content, maintaining quality, keeping content current, deleting/archiving obsolete contents)
3. Membership (on communities of practice) 4. Knowledge reuse (implementation projects based on knowledge-reuse)
5. Standard formats for case-studies documents (clear, simple and well-understood) To i m p r o v e k n o w l e d g e s h a r i n g , t h e r e h a s t o b e a c h a n g e p r o c e s s
The Components: Technology
Technology crucial enabler, but not the solution. It has to be “FIT” with employee
The Components: Technology • Mendukung knowledge sharing • Contoh: knowledge portal (Nutrifood Portal: portal.nutrifood.co.id) melalui internet. • User-friendly, simple to use
Technology crucial enabler, but not the solution. It has to be “FIT” with employee
The Components: People Challenge :
Ensure employee participation
Hal apa saja yang menghambat karyawan dalam membagikan knowledge-nya?
in knowledge sharing process
Expert – Contributor – Change Agent
Bagaimana membuat karyawan mau berpartisipasi dalam knowledge sharing?
C u l t u r e / Va l u e / B e h a v i o u r : A r e t h e y r e a d y ?
Community of Practice (CoP) Merupakan suatu jaringan orang yang berbagi common interest dalam area knowledge atau kompetensi tertentu dan bersedia untuk bekerja dan belajar bersama dalam periode waktu tertentu untuk mengembangkan dan membagikan knowledge.
Contohnya: Learning Forum
T h e p r i n c i p l e : p e o p l e l e a r n b e st i n g ro u p s
Community of Practice Types of CoP : 1. Voluntary Membership 2. Spesific Focus 3. No Expectation of tangible results 4. Existence defined by group members
Community of Practice
Defining Scope
Finding Participant
Clarifying the Purpose
Maintaining member’s interest & involvement
Langkah-langkah penerapan CoP Bagaimana cara menyusun langkah CoP di dalam departemen/divisi saya? Langkah manakah yang sulit? Bagaimana solusinya?
Growing the community Developing the body of knowledge Keep Moving & Adding Value
Learning from Others: Unilever • ULI menciptakan suasana nyaman untuk berbagi
• Sharing session suatu topik • Learning award as trainee or trainer: – – – – –
Learning Champion of The Year Coach of The Year The Most Active Contributor The Most Valued Contributor Top Scorer Award
Apa yang bisa diadaptasi sesuai dengan culture dan lingkungan Nutrifood?
Learning from Others: Unilever 1. Knowledge Sharing –Knowledge club (dari top management) –Retrospect (project lampau) –Enterprise Award Tantangan membuat tim kecil untuk memberi masukan/project baru yang memberi benefit bagi perusahaan. Dipresentasikan dan pemenangnya diberi hadiah.
Bagian manakah yang sudah ada di Nutrifood?
Learning from Others: Unilever 2. Informal Sharing - SOLAR (Sharing of Learning and Result) Berbagi ilmu agar karyawan dapat mengerjakan pekerjaan dengan lebih baik lagi. - GLAD (Group of Learning & Development): Sharing dari karyawan dengan jabatan lebih tinggi kepada karyawan junior tentang dunia kerja, pengalaman pribadi, serta tips-tips dalam menghadapi tantangan di dunia pekerjaan maupun pribadi. - Book Club
3. Online Sharing - K-Club Online - Online Library
minute to think Pikirkan satu pengetahuan yang Anda miliki dan : 1.Orang sering tanyakan 2.Berkaitan dengan orang lain 3.Bisa saja simple namun berguna Hal itu merupakan knowledge yang Anda miliki secara spesifik
Seperti apa knowledge management dan knowledge sharing di departemen/divisi saya? Apa yang perlu dikembangkan dari knowledge management dan knowledge sharing di departemen/divisi saya?
Cara konkret apa yang bisa diterapkan untuk meningkatkan knowledge sharing di Nutrifood?
Pe r l u d i p i k i r ka n …
