Klokkenluidersregeling Woningstichting De Kleine Meierij
Inleiding Woningstichting De Kleine Meierij (hierna te noemen: “Kleine Meierij”) is een woningcorporatie die producten en diensten aanbiedt op het gebied van wonen en de woonomgeving. Zij speelt daarbij in op de wens van de woonconsument. Doelgroepen zijn huishoudens die niet zelf in hun woonwensen kunnen voorzien en steeds vaker ook huishoudens die kiezen voor gemak en service. Kleine Meierij is een corporatie die professioneel en volledig transparant in de samenleving opereert. Kleine Meierij streeft er dan ook naar klanten tevreden te stellen door te investeren in mensen, te investeren in de relatie met haar klanten en inwoners in haar werkgebied. Om mensgericht en professioneel te kunnen opereren, staat betrouwbaarheid en integriteit hoog in het vaandel van Kleine Meierij. In dat kader is de voorliggende Klokkenluidersregeling opgesteld. Het belangrijkste doel van deze Klokkenluidersregeling is om mogelijkheden te creëren voor werknemers om op een adequate en veilige manier melding te kunnen doen van eventuele “vermoedens” van misstanden binnen de organisatie van Kleine Meierij. In dat kader is een goede en duidelijke regeling dienaangaande van belang. Deze regeling maakt het mogelijk voor alle werknemers om misstanden – in welke vorm dan ook – te melden waarbij alle meldingen serieus en volgens een bepaalde procedure worden behandeld, waarbij een van de uitgangspunten is dat de werknemer die deze misstanden kenbaar maakt (de klokkenluider) persoonlijk geen negatieve gevolgen van deze melding ondervindt. Voor alle activiteiten van Kleine Meierij leggen wij de lat hoog waar het gaat om openheid, fatsoen en integriteit. Dat neemt echter niet weg dat zich misstanden kunnen voordoen zoals criminele handelingen of financiële misstanden, dat situaties kunnen voorkomen waardoor personeel of derden in gevaar (kunnen) worden gebracht. Aangezien de werknemers van Kleine Meierij meestal het eerst in de gaten hebben als er iets mis is binnen de organisatie en in de praktijk werknemers huiverig zijn om hierover te praten omdat ze collega’s en/of leidinggevenden niet willen afvallen of uit angst voor straf of represaillemaatregelen of een oneerlijke behandeling, heeft Kleine Meierij besloten de voorliggende Klokkenluidersregeling in het leven te roepen. Kleine Meierij vindt het uiterst belangrijk dat vermoedens van misstanden op eenvoudige en veilige wijze kunnen worden gemeld. Daarbij is Kleine Meierij van mening dat de nodige bescherming geboden dient te worden zodat werknemers mogelijke misstanden kunnen melden zonder dat dit tot persoonlijke gevolgen voor de klokkenluider leidt. De voorliggende Klokkenluidersregeling stelt werknemers in staat een (vermeende) misstand op een vroeg tijdstip te melden. Daarbij verwacht Kleine Meierij niet dat de medewerker kan bewijzen hetgeen wordt beweerd waar is. Medewerkers moeten echter wel aannemelijk kunnen maken dat er feiten en/of omstandigheden zijn die een redelijk vermoeden rechtvaardigen dat er sprake is van een misstand. Misbruik van de Klokkenluidersregeling, met als doel werknemers moedwillig te beschadigen, zal door Kleine Meierij gesanctioneerd worden. De Klokkenluidersregeling zoals deze thans voorligt geldt voor alle werknemers die bij Kleine Meierij direct dan wel indirect werkzaam zijn.
-1-
Artikel 1. Definities 1. 2.
3. 4.
5.
6. 7. 8. 9.
10.
Kleine Meierij: Woningstichting De Kleine Meierij. Werknemer: degene die, al dan niet op basis van een arbeidsovereenkomst, werkzaam is ten behoeve van Kleine Meierij en voor wiens werkzaamheden Kleine Meierij de verantwoordelijkheid draagt, hieronder begrepen bestuurders, uitzendkrachten, gedetacheerden en andere voor Kleine Meierij ingehuurde werknemers die in loondienst staan bij een andere werkgever, maar die werkzaamheden verrichten voor Kleine Meierij. Leidinggevende: de functionaris die aan een medewerker in de uitoefening van dagelijkse werkzaamheden direct leidinggeeft. Verantwoordelijke: de leidinggevende die direct of indirect zeggenschap heeft over het onderdeel van de organisatie waar betrokkene werkzaam is en/of het onderdeel waarop het vermoeden van de misstand betrekking heeft. Hoogst verantwoordelijke: de bestuurder/directeur. Betreft de melding de bestuurder/directeur zelf dan is de voorzitter van de Raad van Toezicht de hoogst verantwoordelijke. Klokkenluider: de werknemer die de misstand meldt. OR: de ondernemingsraad van Kleine Meierij (optioneel). RvT: Raad van Toezicht van Kleine Meierij. Vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Kleine Meierij ingeval van: a) een (dreigend) strafbaar feit; b) een (dreigende) schending van (interne) regels; c) een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu; d) (dreiging van) bewust onjuist informeren van onder meer medewerkers en/of publieke organen; e) (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten; f) niet-naleving van de inhoud van artikel 4, 5, 6, 7, 8 of 9. Ontvanger: de persoon waaraan de Klokkenluider (een vermoeden van) een misstand kenbaar maakt.
Artikel 2. Doel Klokkenluidersregeling De Klokkenluidersregeling kent een aantal doelstellingen: a) b) c)
bevorderen dat (vermeende) misstanden worden gemeld; borgen dat misstanden worden onderzocht en dat noodzakelijke maatregelen kunnen worden genomen; bescherming van de klokkenluider: de boodschapper van het nieuws dient niet te worden gestraft (of zich gestraft te voelen) noch door de werkgever, noch door collega’s of anderszins en moet zich veilig kunnen (blijven) voelen.
Onder misstanden worden in ieder geval niet geacht: persoonlijke klachten (bijvoorbeeld over werkplek, relatie met collega’s of leidinggevenden) of misstanden bij woonconsumenten (bijvoorbeeld huiselijk geweld of wietteelt). Deze misstanden kunnen wel besproken worden met direct leidinggevenden waarbij in overleg kan worden gezocht naar de meest geschikte
-2-
manier om het gesignaleerde probleem op te lossen al dan niet na inschakeling van een overheidsinstantie. Artikel 3. Reglementen en reikwijdte Deze Klokkenluidersregeling is van toepassing op alle werknemers van Kleine Meierij en heeft tot doel hen, zonder gevaar voor eigen rechtspositie, de mogelijkheid te bieden te rapporteren over een vermoeden van een misstand binnen Kleine Meierij. De Klokkenluidersregeling wordt aan alle bestaande en nieuwe medewerkers van Kleine Meierij verstrekt en geplaatst op het intranet van Kleine Meierij. Artikel 4. Ondernemingsbeleid Betrouwbaarheid Integriteit is het uitgangspunt dat Kleine Meierij hanteert bij het doen van zaken. Een gevestigde reputatie van betrouwbaarheid en eerlijk handelen is van grote waarde voor de corporatie. Kleine Meierij houdt zich aan wettelijke bepalingen, alsmede aan de kwaliteitseisen die het KWH-keurmerk stelt. Het KWH (Kwaliteitscentrum Woningcorporaties Huursector) beoordeelt de kwaliteit van de dienstverlening van de corporatie en kan bij het voldoen aan de normen voor dienstverlening zoals het keurmerk deze voorschrijft, het KWHkeurmerk verlenen. Kleine Meierij verwacht dat iedereen in haar organisatie integer handelt. Resultaten, op welke manier dan ook, mogen niet worden bereikt door gangbare normen te overtreden of wetten te schenden. De directie steunt de werknemers niet die kansen of voordelen benutten als daarbij normen en/of wetten moeten worden geschonden. Van alle werknemers wordt oprechtheid verwacht. Dat betekent dat beleidsverklaringen, administratieve regels en procedures moeten worden nageleefd. Professionaliteit Kleine Meierij informeert haar werknemers over de voorwaarden voor het KWH-keurmerk en verwacht dat zij hiernaar handelen in professioneel gedrag. Naleving van de voorwaarden verbonden aan het KWH-keurmerk maakt onderdeel uit van de taakinhoud en daarmee van de beoordeling van het functioneren. Kleine Meierij bewerkstelligt dat haar werknemers in de dienstverlening handelen in de geest van het KWH-keurmerk. Maatschappelijke verantwoordelijkheid Kleine Meierij streeft naar een economisch, sociaal en ecologisch verantwoorde en dus maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering. Kleine Meierij doet geen zaken met partijen die het haar moeilijk of onmogelijk maakt om overeenkomstig het KWH-keurmerk te handelen.
-3-
Transparantie Kleine Meierij geeft heldere voorlichting aan woonconsumenten zodat deze en andere afnemers begrijpen welke objecten zij huren, welke voorwaarden er aan verbonden zijn en voor welke periode de overeenkomst geldt. Discriminatie Discriminatie is verwerpelijk en in strijd met de grondwet. Kleine Meierij biedt ongeacht geloof, afkomst of levenovertuiging alle werknemers gelijke kansen bij indiensttreding, tewerkstelling en arbeidsvoorwaarden. Kleine Meierij biedt ongeacht geloof, afkomst of levensovertuiging alle potentiële huurders gelijke kansen bij het verhuren van objecten. Kleine Meierij geeft geen donaties aan politie en/of politieke partijen en/of religieuze stromingen, kerken of moskeeën of representanten daarvan. Werknemers van Kleine Meierij laten zich bij het doen van zaken niet beïnvloeden door giften en/of (persoonlijke) gunsten. Dit omvat alle goederen of diensten die worden gegeven of ontvangen met het oogmerk het zakelijk handelen oneigenlijk te beïnvloeden. Artikel 5. Bedrijfsmiddelen Bedrijfsmiddelen zijn niet bestemd voor persoonlijke doeleinden, tenzij uitdrukkelijk aangegeven of daarvoor toestemming is verleend door de leidinggevende. Elke werknemers is bij zijn werkzaamheden verantwoordelijk voor het juiste gebruik van bedrijfsmiddelen en beheert deze als een goed “huisvader”. Daarbij gaat het niet alleen om technische hulpmiddelen (pc’s, laptops, gebruik van illegale software en dergelijke, goederen en vaste activa) van de corporatie maar ook bedrijfsinformatie, geestelijke eigendommen en zakelijke rechten. Bedrijfsmiddelen worden uitsluitend gebruikt om de doelstellingen van de onderneming te verwezenlijken. Diefstal/verduistering van bedrijfsmiddelen Ingeval bedrijfsmiddelen, die bij individuele werknemers in gebruik zijn, worden weggenomen c.q. worden vermist (diefstal/verduistering c.q. anderszins) dient de individuele gebruiker dit middels een aangifte aan te geven. Artikel 6. Betalingen (Interne) fraude is laakbaar en strafbaar. Betalingen aan derden vinden plaats in overeenstemming met geldende procedures en richtlijnen, wetten en ethische normen. Declaraties van kosten staan in verhouding tot het zakelijk belang en deze kosten worden met uitsluitend originele betalingsbewijzen aangetoond. Vergoedingen die door derden aan medewerkers worden uitgekeerd, voortvloeiende uit de activiteiten op grond van hun functie bij Kleine Meierij, komen ten gunste van de onderneming, tenzij hierover met de directie/Raad van Toezicht andere afspraken zijn vastgelegd.
-4-
Artikel 7. Belangenverstrengeling en nevenfuncties Voor het hebben van commerciële nevenfuncties is voorafgaande goedkeuring nodig van de verantwoordelijke leidinggevende c.q. directie/Raad van Toezicht. Het hebben van nevenfunctie(s) is niet toegestaan indien daardoor integriteitschade, waaronder onder andere belangenverstrengeling, kan ontstaan voor Kleine Meierij. Een commerciële nevenfunctie is een functie met direct of indirect financieel voordeel voor de betreffende werknemer. Zakelijke activiteiten van werknemers van Kleine Meierij naast het dienstverband met Kleine Meierij mogen nimmer in strijd zijn met de belangen van de corporatie. Aanmerkelijk financieel belang in een bedrijf waarmee Kleine Meierij zakelijk verbonden is, dient vooraf ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de verantwoordelijke leidinggevende c.q. de directie/Raad van Toezicht. Indien de werknemer zich niet kan verenigen met de beslissing van de direct leidinggevende/directie, kan de werknemer voor definitieve besluitvorming een en ander voorleggen aan de Raad van Toezicht. Werknemers van Kleine Meierij dienen zakelijke en privé-belangen te scheiden en dienen te voorkomen dat belangenverstrengeling kan ontstaan. Ingeval van twijfel dient men contact te zoeken met de leidinggevende of de directie. Artikel 8. Gunsten en giften van derden Geschenken of persoonlijke gunsten van derden worden niet aangenomen, tenzij die een waarde van € 50,- per werknemer per kwartaal niet te boven gaan. Elke overschrijding van deze norm dient ter goedkeuring te worden gemeld aan de direct leidinggevende/directie. Een uitzondering hierop zijn bezoeken aan sportclubs en/of sportevenementen in Nederland, welke verband houden met sponsoringactiviteiten. Relaties met klanten of zakelijke relaties worden zuiver gehouden. Overwegingen van persoonlijk voordeel mogen geen rol spelen bij zakelijke besluiten. Uitnodigingen voor bedrijfsbezoeken en bijeenkomsten in binnen- en buitenland in welke vorm dan ook worden per geval ter goedkeuring voorgelegd aan de direct leidinggevende of aan de directie/Raad van Toezicht. Artikel 9. Vastlegging van gegevens Kleine Meierij dient de betrouwbaarheid van de administratieorganisatie te waarborgen. Zakelijke transacties worden juist, volledig, tijdig, controleerbaar en geautoriseerd vastgelegd, overeenkomstig de procedures en richtlijnen van Kleine Meierij. Dit geldt eveneens voor declaraties van kosten, die gemaakt zijn in het belang van de uitvoering van werkzaamheden.
-5-
Artikel 10. Sanctiebeleid De volgende maatregelen/sancties ingeval van interne fraude of andere ontoelaatbare handelingen of ontoelaatbare gedragingen in de vorm van het niet nakomen van interne regels, welk beleid in artikel 4 tot en met 9 is beschreven, of het risico daarop kunnen in relatie tot de arbeidsovereenkomst of andersoortige vorm van samenwerking in de vorm van een overeenkomst worden opgelegd: 1. 2. 3.
4. 5. 6.
Waarschuwing met aantekening in personeelsdossier; Overplaatsing/ontheffing uit functie; Verbreken van dienstverband: a) met wederzijds goedvinden; b) wegens een dringende reden (ontslag op staande voet of ontbinding door de kantonrechter); Aangifte bij justitie of politie; Verhalen van kosten en vorderingen; Opleggen van een geldboete door Kleine Meierij conform inhoud arbeidsovereenkomst (artikel 7:650 en 7:651 BW) (optioneel).
Artikel 11. Procedure bij melding De klokkenluider kan de misstand schriftelijk en/of mondeling indienen. De voorkeur gaat uit naar een schriftelijke melding. Er kan dan geen discussie meer ontstaan over wat de klokkenluider nu precies heeft gemeld bij de eerste melding aan de leidinggevende of de directie/Raad van Toezicht en er kan nog steeds nadere informatie worden ingewonnen. Nadere informatie wordt door deze ontvanger steeds schriftelijk vastgelegd. Om de drempel zo laag mogelijk te houden, blijft mondelinge melding altijd mogelijk. Bij een mondelinge melding vraagt de ontvanger aan de klokkenluider of hij/zij bezwaren heeft tegen het noemen van zijn of haar naam in het verslag. Mondelinge melding kan telefonisch gebeuren, maar ook in een persoonlijk gesprek binnen of buiten het bedrijf. De ontvanger maakt een verslag van het gesprek. Daarin worden de melding en eventuele andere relevante omstandigheden zo nauwkeurig mogelijk omschreven. Indien een directielid onderdeel is van een vermeende misstand, meldt de klokkenluider de misstand rechtstreeks aan de voorzitter van de Raad van Toezicht. Artikel 12. Procedure na melding misstand Na ontvangst van de melding wordt deze schriftelijk aan de klokkenluider bevestigd. In deze bevestiging is vastgelegd: a) b) c)
wat de melding van de werknemer precies inhoudt; dat de melding voor de klokkenluider geen strafmaatregelen of oneerlijke behandeling tot gevolg heeft; dat Kleine Meierij de klokkenluider verder zo goed mogelijk zal beschermen;
-6-
d)
e) f)
in hoeverre de melding vertrouwelijk afgehandeld kan worden. Als complete vertrouwelijkheid om welke reden dan ook niet mogelijk is, wordt het vervolgtraject zorgvuldig met de klokkenluider besproken alvorens het wordt ingezet; of de directie, dan wel de Raad van Toezicht belast is met het onderzoek naar de misstand; dat de klokkenluider uiterlijk na acht weken informatie ontvangt over de voortgang en eventuele afronding van het onderzoek, waarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid.
Als het in het belang van het onderzoek beter wordt geacht om geen mededelingen te doen over de ondernomen acties en de afronding van het onderzoek, wordt de laatstgenoemde informatie niet verstrekt. Uiteraard wordt de klokkenluider hiervan op de hoogte gesteld. Artikel 13. Onderzoek door directie of Raad van Toezicht Voor het onderzoek door de directie of Raad van Toezicht gelden geen nadere eisen. Wel gelden de navolgende principes: a)
b)
c) d) e) f) g)
de informatie die de directie of Raad van Toezicht ontvangt, is vertrouwelijk. De directie of Raad van Toezicht mag de informatie alleen gebruiken in het kader van onderzoek en de advisering; de directie of Raad van Toezicht is met inachtneming van privacyregels van medewerkers bevoegd om ten behoeve van het onderzoek schriftelijk en mondeling informatie op te vragen bij alle bedrijfsonderdelen. De bedrijfsonderdelen zijn verplicht om alle beschikbare en terzake dienende informatie te verstrekken; de directie of Raad van Toezicht zal de naam van de klokkenluider geheim houden; de directie of Raad van Toezicht past altijd het principe van hoor en wederhoor toe, tenzij dit in strijd is met het belang van het onderzoek; de directie of Raad van Toezicht zet haar bevindingen altijd op schrift; alle registraties en dossiers worden in beveiligde omgeving bewaard; bij overtreding van de wet adviseert de directie of Raad van Toezicht de directie altijd over het doen van aangifte.
De directie of Raad van Toezicht rapporteert aan de betreffende leidinggevende, inclusief een advies over de te nemen actie en draagt het vervolgtraject over. Artikel 14. Geen represailles ten opzichte van de klokkenluider De directie en de Raad van Toezicht van Kleine Meierij garanderen dat tegen een klokkenluider, die in overeenstemming met de Klokkenluidersregeling en integer handelt, geen enkele sanctie zal worden ondernomen. Kleine Meierij onderneemt passende actie om de klokkenluider te beschermen. Dat geldt ook wanneer na onderzoek blijkt dat de melding, die integer is gedaan, niet of onvoldoende gegrond is. Kleine Meierij zal de naam van de klokkenluider geheim houden.
-7-
