Klokkenluidersregeling Als je werkt, breng je vaak meer tijd door met je collega’s dan met je familie en vrienden. Alle reden dus om extra aandacht te besteden aan goede onderlinge verhoudingen en gedragingen op je werk. Dat is vooral een kwestie van persoonlijke invulling en inzet: je gaat met je collega’s om, zoals je ook zelf behandeld wilt worden. Open en eerlijk, zakelijk, integer en vriendelijk. Dat is in het belang van je collega’s, de organisatie en van jezelf.
Gedragscode Normen leveren voor iedereen gedragsregels op; rechten en plichten. Deze gedragsregels geven duidelijkheid, zowel in de omgang met elkaar, als met klanten en leveranciers. Op die manier ontstaat een bedrijfsklimaat waarin ruimte is voor bedrijfstrots, loyaliteit, saamhorigheid, eigen initiatief, zelfstandigheid, openhartige discussie en ondernemingszin. Kortom, een bedrijfsklimaat waar we ons allemaal prettig bij voelen. Wij hebben dit allemaal vastgelegd in onze Gedragscode. Gemakshalve verwijzen wij hiernaar.
Klokkenluidersregeling Ten aanzien van onze handelingen of vermoedens van ernstige overtredingen hebben wij deze Klokkenluidersregeling opgesteld. Deze is door het bestuur goedgekeurd en is ter instemming voorgelegd aan de Ondernemingsraad. Deze Klokkenluidersregeling biedt iedere Stadgenoot medewerker de mogelijkheid om zijn of haar melding of vermoeden van een overtreding van interne of externe regelgeving betreffende Stadgenoot te melden. Deze regeling beschrijft de bescherming die melders (klokkenluiders) krijgen evenals de wijze waarop een melding kan worden gedaan en de opvolging die daaraan wordt gegeven. Wij vinden dat de meldingen of vermoedens van overtredingen eerst zoveel mogelijk met de direct leidinggevende besproken moeten worden. Stadgenoot staat snel in beeld; het gaat bij ons om de belangen van veel mensen, hoe wij met elkaar omgaan en natuurlijk om veel geld. Dat maakt ons extra kwetsbaar. Daarom moeten we zorgvuldig omgaan met elkaar, maar ook met bedrijfsmiddelen en procedures.
Hoe verloopt de procedure? Een medewerker die een mogelijk misstand wil melden, kan zich in eerste instantie wenden tot de direct leidinggevende. Daarnaast kan je naar de interne vertrouwenspersoon. Als je wat meer afstand van Stadgenoot wilt hebben, kan je ervoor kiezen je te richten tot de externe vertrouwenspersoon. Je leidinggevende of vertrouwenspersoon zal de procedure met je doorspreken, waarbij ook nadrukkelijk over het vertrouwelijkheidaspect gesproken zal worden. Je geeft zelf aan of je wel of niet anoniem wilt blijven in de procedure en of je gehoord wilt worden door de onderzoekscommissie. Indien je kiest voor volledige anonimiteit is je leidinggevende of vertrouwenspersoon je contactpersoon gedurende de procedure. Hierbij zal je gesprekspartner je erop wijzen dat alles erop gericht zal zijn om volledige anonimiteit te waarborgen.
Klokkenluidersregeling
Na ontvangst van een melding wordt de onderzoekscommissie ingelicht. Deze onderzoekt de zaak en brengt binnen 8 weken een advies uit aan het bestuur. Het bestuur beoordeelt vervolgens of de melding al dan niet gegrond is, en of er maatregelen genomen moeten worden. Indien noodzakelijk kan het bestuur gedurende het onderzoek passende maatregelen nemen. Als je het niet eens bent met de beslissing van het bestuur staat er een aantal mogelijkheden open. Om te beginnen kan je je wenden tot de raad van commissarissen. Daarnaast kan je het mogelijke misstand buiten Stadgenoot melden. De aangewezen weg in dit geval is het meldpunt Integriteit Woningcorporaties, ingesteld door het ministerie van VROM. Meer informatie hierover is het vinden op: www.vrom.nl/meldpuntcorporaties. Omdat er zowel voor Stadgenoot als voor degene die de melding doet grote belangen op het spel staan, spreekt het voor zich dat je je pas tot een externe partij richt als hier een zwaarwegende reden voor is.
Wie zijn vertrouwenspersonen en wie zijn lid van de onderzoekscommissie? De vertrouwenspersonen en de leden van de onderzoekscommissie staan vermeld op intranet.
Schema Kort samengevat is de rolverdeling als volgt: - de onderzoekscommissie onderzoekt de melding en brengt advies uit aan het bestuur; - het bestuur neemt de eindbeslissing; - de raad van commissarissen wordt geïnformeerd over de melding voor zover de aard van de melding hiertoe aanleiding geeft. Indien de melding betrekking heeft op een bestuurder neemt de raad van commissarissen de eindbeslissing. Schematisch verloopt de procedure als volgt:
*
RvC
Bestuur
Onderzoekscommissie
Leidinggevende
Vertrouwenspersoon intern
Vertrouwenspersoon extern
Melder
* Alleen indien melding het bestuur betreft
Klokkenluidersregeling
2
Klokkenluidersregeling Hoofdstuk 1. Begrippen Artikel 1. 1.
2.
3. 4. 5.
6.
7. 8.
9.
Een vermoeden van een ernstige misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Stadgenoot en waarbij een maatschappelijk belang in het geding is, in verband met: a. een (dreigend) strafbaar feit; b. een (dreigende) schending van wet- en (interne) regelgeving; c. een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu; d. een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen; e. (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten of ander feiten die Stadgenoot schade kunnen berokkenen. De medewerker: Iedereen die, al dan niet op basis van een arbeidsovereenkomst, werkzaam is ten behoeve van Woningbouwvereniging Stadgenoot of een dochtervennootschap en een melding doet. Hieronder worden begrepen bestuurders, uitzendkrachten, gedetacheerden, freelancers en andere door Stadgenoot ingehuurde personen die gedurende een periode van ten minste 3 maanden aan Stadgenoot verbonden zijn. De bestuurder: Een afzonderlijke statutair bestuurder. Het bestuur: Alle statutaire bestuurders van Stadgenoot tezamen. De interne vertrouwenspersoon: Een bij Stadgenoot werkzame persoon die als vertrouwenspersoon en aanspreekpunt binnen Stadgenoot fungeert voor medewerkers die een melding willen maken op grond van deze klokkenluidersregeling. Deze vertrouwenspersoon wordt door het bestuur aangewezen. De externe vertrouwenspersoon: Een niet aan Stadgenoot verbonden persoon die als vertrouwenspersoon en aanspreekpunt fungeert voor medewerkers die buiten Stadgenoot een melding willen maken op grond van deze klokkenluidersregeling. De vertrouwenspersoon: De (interne dan wel externe) vertrouwenspersoon tot wie de medewerker zich heeft gewend. De onderzoekscommissie: De commissie die een melding op grond van deze klokkenluidersregeling onderzoekt en advies uitbrengt. Deze commissie wordt ingesteld met inachtneming van artikel 4. Stadgenoot: Woningbouwvereniging Stadgenoot of een dochtermaatschappij.
Klokkenluidersregeling
3
Hoofdstuk 2. Interne procedure Artikel 2. Melding aan leidinggevende en/of vertrouwenspersoon 1.
2. 3.
4.
5.
De medewerker kan ter eigen keuze een vermoeden van misstand melden bij - zijn direct leidinggevende, - de leidinggevende van zijn leidinggevende, - de interne vertrouwenspersoon, of - de externe vertrouwenspersoon. Melding aan een vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast de melding aan de leidinggevende. De medewerker kan de melding - voorafgaand aan een mogelijke officiële melding - in een oriënterend gesprek voorleggen aan de direct leidinggevende of de vertrouwenspersoon. Indien een melding betrekking heeft op een bestuurder, vervult de raad van commissarissen de rol die het bestuur in de overige gevallen vervult. In dit geval dient in deze regeling in plaats van het bestuur te worden gelezen: de raad van commissarissen. De (overige) bestuurders worden in geval van een dergelijke melding niet betrokken in de procedure. De leidinggevende of vertrouwenspersoon legt de officiële melding in nauw overleg met de medewerker schriftelijk vast, onder vermelding van de datum waarop de melding is ontvangen. De medewerker tekent de vastlegging voor akkoord en ontvangt daarvan een gewaarmerkt afschrift. Indien de medewerker ervoor kiest gehoord te worden door de onderzoekscommissie, zal de onderzoekscommissie de melding officieel vastleggen. Gedurende de procedure kan de medewerker, in overleg met de leidinggevende en/of de vertrouwenspersoon, de melding schriftelijk intrekken.
Artikel 3. Vertrouwelijkheid 1. 2.
3.
4. 5. 6.
7.
8.
De medewerker geeft bij het melden van het vermoeden van misstand uitdrukkelijk aan of hij/zij wil dat de melding geanonimiseerd behandeld wordt. Indien er sprake is van een anonieme melding draagt de direct leidinggevende en/of de vertrouwenspersoon er zorg voor dat de anonimiteit van de medewerker gewaarborgd blijft. Correspondentie en mededelingen, in welke vorm dan ook, verlopen dan altijd via degene tot wie de medewerker zich in eerste instantie gewend heeft. Van de melding wordt een dossier aangelegd waarin alle stappen worden gedocumenteerd, in overeenstemming met artikel 2 lid 3. Indien de melding anoniem is gedaan, wordt de naam van de medewerker niet genoemd in het dossier. Het dossier en alle overige communicatie over de misstand worden zoveel mogelijk geobjectiveerd. Het betreffende dossier wordt in een beveiligde omgeving bewaard. De leden van de onderzoekscommissie, de melder en degene bij wie de medewerker de melding heeft gedaan, hebben recht op inzage in het dossier. Een persoon op wie de melding betrekking heeft, heeft geen inzage in het dossier. Indien de onderzoekscommissie haar bevindingen en advies heeft uitgebracht, en het bestuur of de raad van commissarissen (indien deze op grond van artikel 2 lid 3 of artikel 4 lid 4 bij de melding betrokken is) van mening is dat het niet mogelijk is zonder inzage tot een oordeel te komen, heeft het bestuur of de raad van commissarissen recht op inzage van het dossier. Van deze inzage wordt in het dossier melding gemaakt. Een ieder die bij een melding op grond van deze regeling betrokken is, is verplicht tot geheimhouding over alles wat hem in verband hiermee is toevertrouwd of bekend is geworden tegenover een ieder die tot kennisneming daarvan niet bevoegd is, tenzij dwingende wetsbepalingen zich hiertegen verzetten. Op verzoek van de medewerker kan hem of haar een interne of externe raadsman toegewezen worden. Deze raadsman staat de medewerker met raad en daad terzijde. Als raadsman kan iedere persoon fungeren die het vertrouwen van betrokkene geniet. Op de raadsman rust een geheimhoudingsplicht.
Klokkenluidersregeling
4
Artikel 4. De onderzoekscommissie en het onderzoek 1. 2.
3. 4.
5. 6.
7.
8. 9. 10.
De onderzoekscommissie is onafhankelijk en handelt bij het uitvoeren van haar taak als zodanig. De commissie wordt benoemd door het bestuur en is als volgt samengesteld: - twee leden die werkzaam zijn bij Stadgenoot, waarvan er één op voordracht van het bestuur en één op voordracht van de OR benoemd wordt; - één extern lid dat wordt voorgedragen door beide bij Stadgenoot werkzame personen. Dit externe lid is tevens de externe vertrouwenspersoon. De binnen Stadgenoot via de Arbo unie aangewezen externe vertrouwenspersoon kan niet als extern lid van de onderzoekscommissie worden benoemd. De onderzoekscommissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een secretaris. Het bestuur draagt er zorg voor dat er steeds een voltallige onderzoekscommissie ingesteld is. Onverwijld na de melding brengt de vertrouwenspersoon of de betreffende leidinggevende de voorzitter van de onderzoekscommissie op de hoogte van de melding. De onderzoekscommissie stelt het bestuur op hoofdlijnen op de hoogte van de melding en de aard hiervan. Het bestuur beslist of de aard van de melding zodanig is dat de voorzitter van de raad van commissarissen op de hoogte moet worden gebracht. De onderzoekscommissie stuurt een ontvangstbevestiging naar de vertrouwenspersoon of de betreffende leidinggevende en naar de medewerker. Onverwijld na ontvangst van de melding roept de voorzitter van de onderzoekscommissie de commissie bijeen om vast te stellen op welke wijze een onderzoek gestart kan worden om de gronden van het vermoeden van een misstand na te gaan en start zo spoedig mogelijk het onderzoek. De commissie is bevoegd bij alle betreffende personen en afdelingen alle inlichtingen te winnen die zij voor de vorming van haar advies nodig acht. De Onderzoekscommissie hoort in ieder geval degene op wie de melding betrekking heeft, waarbij zo veel als mogelijk is geheimhouding betracht wordt. Degene op wie de melding betrekking heeft, heeft het recht zich te verdedigen. Op zijn of haar verzoek wordt hem of haar een raadsman toegewezen. De onderzoekscommissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren. De onderzoekscommissie informeert de medewerker, de vertrouwenspersoon en/of de direct leidinggevende schriftelijk dat het onderzoek is gestart. Daarnaast brengt de onderzoekscommissie het bestuur hiervan op de hoogte. De medewerker ontvangt, gedurende het onderzoek, algemene informatie over de voortgang van het onderzoek, tenzij de medewerker hier geen prijs op stelt of dit nadelig is voor de medewerker of het onderzoek. Daarnaast kunnen er - ter beoordeling van de onderzoekscommissie - andere gegronde redenen zijn om de medewerker niet te informeren. In dit laatste geval stelt de onderzoekscommissie de medewerker hiervan schriftelijk en met reden omkleed op de hoogte.
Artikel 5. Na het onderzoek 1.
2. 3.
Binnen een periode van acht weken gerekend vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door of namens de voorzitter van de onderzoekscommissie schriftelijk op de hoogte gebracht van de bevindingen, met inbegrip van het advies aan het bestuur over de eventueel te nemen maatregelen naar aanleiding van de melding. De onderzoekscommissie streeft ernaar de procedure op zo kort mogelijke termijn af te handelen. Indien verlenging van deze termijn noodzakelijk is, wordt de medewerker hiervan door de onderzoekscommissie tijdig schriftelijk op de hoogte gebracht en wordt aangegeven binnen welke termijn het standpunt tegemoet gezien kan worden. De onderzoekscommissie rapporteert haar bevindingen en advies omtrent de eventueel te nemen maatregelen schriftelijk aan het bestuur. Het advies van de onderzoekscommissie is niet bindend voor het bestuur.
Klokkenluidersregeling
5
4.
5.
6.
Als het onderzoek van de onderzoekscommissie serieuze indicaties geeft van vermoeden van een zeer ernstige misstand, zal het bestuur zo spoedig mogelijk rapporteren aan de voorzitter van de raad van commissarissen, indien dit nog niet is gebeurd. Binnen twee weken na ontvangst van de bevindingen en het advies van de onderzoekscommissie besluit het bestuur of er maatregelen dienen te worden genomen naar aanleiding van de melding. Het bestuur draagt er zorg voor dat deze maat regelen uitgevoerd worden. De medewerker wordt zo spoedig mogelijk op de hoogte gebracht van het besluit van het bestuur, waarbij wordt aangegeven tot welke maatregelen de melding heeft geleid. Indien het bestuur van mening is dat de melding ongegrond is of dat er geen noodzaak is tot het nemen van maatregelen, wordt de medewerker hiervan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Indien de raad van commissarissen op basis van artikel 4 lid 4 door het bestuur bij de melding is betrokken, wordt de in het vorige lid bedoelde beslissing door het bestuur genomen in nauw overleg met de raad van commissarissen.
Hoofdstuk 3. Externe procedure Artikel 6. Melding bij raad van commissarissen - externe melding 1.
2.
De medewerker kan het vermoeden van een misstand melden bij de voorzitter van de raad van commissarissen, indien: a. hij het niet eens is met de beslissing als bedoeld in artikel 5 lid 5 of als een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen; b. de medewerker in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding. Het ministerie van VROM heeft het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties ingesteld. Eenieder heeft de mogelijkheid hier melding te maken van een vermoeden van een ernstig misstand.
Artikel 7. Rechtsbescherming 1. 2. 3.
De medewerker die met inachtneming van deze regeling te goeder trouw een vermoeden van een ernstig misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden daarvan. Degene bij wie de medewerker melding heeft gemaakt, wordt op geen enkele wijze beperkt of benadeelt in het uitoefenen van zijn taken krachtens deze regeling. Het bewust indienen van een onterecht vermoeden van een ernstig misstand welke direct of indirect leidt tot schade aan personen, Stadgenoot of derden leidt tot sancties. Voorbeelden van sancties zijn officiële waarschuwingen, non-actiefstellingen of ontbinding van de arbeidsovereenkomst.
Artikel 8. Slotbepalingen 1. 2. 3. 4.
Het bestuur informeert de leden van de raad van commissarissen jaarlijks achteraf over de meldingen en de wijze van afhandeling. Meldingsdossiers die ongegrond zijn verklaard worden een jaar na definitieve afronding van het traject vernietigd. Overige dossiers worden vernietigd twee jaar na afloop van de interne afhandeling of nadat de (externe) rechtsgang is doorlopen. De regeling wordt binnen twee jaar na inwerkingtreding - of zoveel eerder als noodzakelijk is - door het bestuur en de ondernemingsraad geëvalueerd.
Artikel 9. Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op 1 november 2010.
Klokkenluidersregeling
6
