Regeling melding misstanden Heliomare (Klokkenluidersregeling)

Werkingsgebied Vastgesteld In werking op Geldig tot Documenteigenaar Auteur

: : : : : :

Heliomare 14-12-2010 01-01-2011 01-01-2015 Raad van Bestuur Bestuurssecretaris

Regeling melding misstanden Heliomare (Klokkenluidersregeling) Heliomare vindt het belangrijk dat haar medewerkers op een adequate en veilige manier melding kunnen doen van (eventuele vermoedens van) misstanden binnen de organisatie. Daarom is een goede regeling van belang. Een regeling zorgt er voor dat iedere medewerker (ernstige) misstanden kan melden, dat alle meldingen serieus en volgens een bepaalde procedure worden behandeld én dat de medewerker die aan de bel trekt persoonlijk geen negatieve gevolgen van zijn / haar melding ondervindt. De regeling brengt het uitgangspunt tot uitdrukking dat een vermoeden van een misstand in beginsel eerst intern aan de kaak gesteld moet worden. De organisatie moet (in beginsel) in de gelegenheid worden gesteld om zelf orde op zaken te stellen. In bepaalde gevallen biedt de regeling echter de mogelijkheid om extern melding te doen. In gevallen waarin in redelijkheid niet verwacht kan worden dat de interne procedure doorlopen wordt, kan (direct) melding worden gedaan bij een onafhankelijke externe derde. Deze regeling is een uitwerking van artikel 3.1.5 van de Zorgbrede Governancecode 2010 en bevat de procedure voor het melden van een vermoeden van een misstand. De regeling is gebaseerd op de standaardregeling zoals gepubliceerd door de Stichting van de Arbeid. Hoofdstuk I. Artikel 1.

Inleidende bepalingen

Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder: a. Heliomare: alle onder Heliomare ressorterende rechtspersonen1; b. de Raad van Bestuur: de Raad van Bestuur van Heliomare; c. een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot Heliomare omtrent:  een (dreigend) strafbaar feit, zoals diefstal, corruptie en valsheid in geschrifte;  een (dreigende) schending van interne of externe regelgeving of beleidsregels;  een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu;  het misleiden van autoriteiten of personen die belast zijn met de uitvoering van of het toezicht op de naleving van wettelijke regelingen, dan wel het misleiden van wettelijke opsporingsambtenaren;  een (dreigende) verspilling van maatschappelijk geld;  een (dreigende) schending van de Gedragscode Heliomare; 1

Stichting Heliomare, stichting Heliomare Onderwijs, stichting KHO-Heliomare, stichting ZBC Heliomare en de stichting Vrienden van Heliomare

Klokkenluidersregeling Heliomare

1/6

 d. e.

f. g. h.

(een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten. de Raad van Toezicht: de Raad van Toezicht van Heliomare; de medewerker: de medewerker2 die al dan niet op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam is ten behoeve van Heliomare, en voor wiens werkzaamheden Heliomare de verantwoordelijkheid draagt; de vertrouwenspersoon: de externe vertrouwenspersoon voor medewerkers van Heliomare. raadsman: degene als bedoeld in artikel 5; externe derde: een externe derde als bedoeld in artikel 7;

Artikel 2.

Werkingssfeer regeling

Deze regeling is niet bestemd voor: a. het melden van persoonlijke klachten van medewerkers over persoonlijk betreffende aangelegenheden in verband met de arbeid; b. het melden van gewetensbezwaren in verband met het verrichten van normale ondernemingsactiviteiten; c. het uiten van kritiek op door de werkgever gemaakte beleidskeuzes; d. het melden van klachten over bejegening, discriminatie en andere klachten die vallen onder de Regeling klachten ongewenst gedrag of de Regeling individuele klachten medewerker(s) van Heliomare. e. elke melding waar een andere regeling in voorziet. Hoofdstuk II. Artikel 3.

Interne procedure

Interne melding

1. Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 6, tweede lid, meldt de medewerker van Heliomare die een vermoeden van een misstand heeft, dit bij zijn direct leidinggevende of, indien hij melding aan zijn direct leidinggevende niet wenselijk acht, bij de voorzitter van de Raad van Bestuur of, als hij melding aan de hiervoor genoemde functionarissen niet wenselijk acht, bij de vertrouwenspersoon van Heliomare. Melding aan de vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast de melding aan zijn leidinggevende of aan de voorzitter van de Raad van Bestuur. 2. De in het eerste lid bedoelde functionaris, die een melding heeft ontvangen, legt die melding, met vermelding van de ontvangstdatum, schriftelijk vast, laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de medewerker (die daarvan een afschrift ontvangt) en zorgt er voor dat de voorzitter van de Raad van Bestuur onmiddellijk op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand (voor zover de voorzitter van de Raad van Bestuur niet reeds rechtstreeks is benaderd).

2

Als we in deze regeling spreken over ‘medewerker’, bedoelen we ook vrijwilligers, stagiaires, uitzendkrachten en andere medewerkers die niet in dienst zijn van Heliomare, maar wel werkzaam zijn bij Heliomare.


2/6

Als de medewerker het vermoeden bij de vertrouwenspersoon heeft gemeld, brengt de vertrouwenspersoon eveneens de voorzitter van de Raad van Bestuur op de hoogte met vermelding van de datum waarop de melding ontvangen is, zij het op een met de medewerker overeengekomen wijze en tijdstip. 3. De medewerker kan de vertrouwenspersoon verzoeken zijn identiteit niet bij zijn leidinggevende of de voorzitter van de Raad van Bestuur bekend te maken. Hij kan dit verzoek te allen tijde herroepen. Als de identiteit niet bekend gemaakt wordt, wordt de bevestiging zoals bedoeld in artikel 3, vijfde lid, of het standpunt zoals bedoeld in artikel 4 gestuurd naar de vertrouwenspersoon bij wie de medewerker het vermoeden van een misstand heeft gemeld. De vertrouwenspersoon brengt vervolgens de medewerker op de hoogte. 4. Naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand stelt de voorzitter van de Raad van Bestuur onmiddellijk een onderzoek in. 5. De voorzitter van de Raad van Bestuur zendt aan de medewerker die een vermoeden van een misstand heeft gemeld, binnen één week een ontvangstbevestiging. Bij langere afwezigheid van de voorzitter van de Raad van Bestuur treedt zijn plaatsvervanger op. De ontvangstbevestiging bevat het gemelde vermoeden van een misstand en het moment waarop de medewerker het vermoeden aan de leidinggevende, de voorzitter van de Raad van Bestuur of de vertrouwenspersoon heeft gemeld. Indien de medewerker verzocht heeft zijn identiteit niet bekend te maken aan de voorzitter van de Raad van Bestuur, zendt de voorzitter van de Raad van Bestuur een ontvangstbevestiging aan de vertrouwenspersoon. 6. Bij een vermoeden van een misstand waarbij de voorzitter van de Raad van Bestuur of één van zijn leden is betrokken meldt de medewerker of de vertrouwenspersoon dat vermoeden rechtstreeks bij de voorzitter van de Raad van Toezicht. De voorzitter van de Raad van Toezicht behandelt een binnengekomen melding overeenkomstig het bepaalde in deze regeling, waar bij de desbetreffende bepalingen ‘Raad van Toezicht’ moet worden gelezen in plaats van ‘Raad van Bestuur’. 7. De medewerker die het vermoeden van een misstand meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van de misstand is gemeld, behandelen de melding vertrouwelijk. Artikel 4.

Standpunt bij interne procedure

1. De voorzitter van de Raad van Bestuur stelt de medewerker, dan wel, indien de medewerker heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken, de vertrouwenspersoon, binnen zes weken op de hoogte van het standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. 2. Indien het standpunt niet binnen zes weken kan worden gegeven, kan de voorzitter van de Raad van Bestuur de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. De


3/6

voorzitter van de Raad van Bestuur stelt de medewerker, dan wel de vertrouwenspersoon, hiervan schriftelijk op de hoogte. Artikel 5.

Raadsman

1. De medewerker kan een vermoeden van een misstand melden bij een raadsman om hem in vertrouwen om raad te vragen. 2. Als raadsman3 kan fungeren iedere persoon die het vertrouwen van de medewerker geniet en op wie een geheimhoudingsplicht rust. Hoofdstuk III. Artikel 6.

Externe procedure Melding aan een externe derde

1. De medewerker kan het vermoeden van een misstand melden bij een externe derde als bedoeld in artikel 7, eerste lid, met inachtneming van het in artikel 7 bepaalde, indien: a. hij het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 4; b. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de vereiste termijn, bedoeld in het eerste en tweede lid van artikel 4; c. de termijn, bedoeld in het tweede lid van artikel 4, gelet op alle omstandigheden onredelijk lang is en de medewerker hiertegen bezwaar heeft gemaakt bij de voorzitter van de Raad van Bestuur; d. sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 6, tweede lid. 2. Een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 6 onder d doet zich voor, indien sprake is van: a. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt; b. een situatie waarin de medewerker in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding; c. een duidelijke dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal; d. een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen; e. een wettelijke plicht of bevoegdheid tot direct extern melden. Artikel 7.

Externe derde

1. Externe derde in de zin van deze regeling, is iedere organisatie of vertegenwoordiger van een organisatie, niet zijnde de externe vertrouwenspersoon of een raadsman, waaraan de medewerker een misstand meldt, omdat dat naar zijn redelijk oordeel van een zodanig groot maatschappelijk belang is dat dit belang in de concrete omstandigheden van het geval zwaarder moet wegen dan het belang van Heliomare bij geheimhouding.

3

Bijvoorbeeld een advocaat


4/6

Bovendien moet deze stap naar de betreffende derde er toe kunnen leiden dat de vermoede misstand daadwerkelijk wordt aangepakt. 2. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 7, derde lid, kan de medewerker bij een externe derde als bedoeld in artikel 7, eerste lid, een vermoeden van een misstand melden indien sprake is van één van de in artikel 6 genoemde gevallen. 3. De melding vindt plaats aan de externe derde(n) die daarvoor naar het redelijk oordeel van de medewerker gelet op de omstandigheden van het geval, het meest in aanmerking komt / komen. Daarbij houdt de medewerker enerzijds rekening met de effectiviteit waarmee die derde kan ingrijpen en anderzijds met het belang van Heliomare bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen, voor zover die schade niet noodzakelijkerwijs voortvloeit uit het optreden tegen de misstand. 4. De medewerker dient bij melding aan een externe derde een gepaste vorm van zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid in acht te nemen. 5. Naarmate de mogelijkheid van schade voor Heliomare als gevolg van de melding bij een externe derde groter wordt, dient het vermoeden van een misstand bij de medewerker die bij een externe derde meldt, sterker te zijn. Hoofdstuk IV. Overige bepalingen Artikel 8.

Rechtsbescherming

1. De medewerker die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden, tenzij evident sprake is van handelen te kwader trouw. 2. Een raadsman die in dienst van Heliomare is, wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het fungeren als zodanig krachtens deze regeling. Artikel 9.

Jaarverslag

1. Jaarlijks wordt door de Raad van Bestuur een verslag opgemaakt. 2. In dat verslag wordt in geanonimiseerde zin en met inachtneming van de terzake geldende wettelijke bepalingen gemeld: a. het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een misstand; b. het aantal meldingen dat niet tot een onderzoek heeft geleid; c. het aantal en de aard van de meldingen die via een externe derde in de openbaarheid zijn gekomen. 3. Dit jaarverslag wordt aan de ondernemingsraad en de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad gestuurd en openbaar gemaakt;


5/6

4. Het jaarverslag is onderdeel van het Jaardocument van Heliomare. Artikel 10. Inwerkingtreding, publicatie en benoeming vertrouwenspersoon 1. Deze regeling is op 14 december 2010 door de Raad van Bestuur van Heliomare vastgesteld en treedt in werking op 1 januari 2011. 2. De regeling wordt gepubliceerd op het intranet van Heliomare. 3. Vanaf de inwerkingtreding van deze regeling is de externe vertrouwenspersoon van Heliomare, in dienst van de Arbo Unie, als vertrouwenspersoon benoemd.


6/6

Regeling melding misstanden Heliomare (Klokkenluidersregeling)

Recommend Documents