Klokkenluidersregeling Ymere 28 maart 2008 Inleiding Ymere vindt openheid, fatsoen en integer handelen erg belangrijk. Ymere wil dat medewerkers bij hun handelen hoge normen hanteren op dit gebied. Dit geldt te meer omdat bij de ontwikkeling en verhuur van woningen er verschillende activititeiten zijn aan te wijzen waarbij het niet volgen van de regels aantrekkelijk kan zijn. Denk bijvoorbeeld aan de toewijziging van een sociale huurwoning in een overspannen woningmarkt als Amsterdam of Haarlem. Of de enorme bedragen die met projectontwikkeling zijn gemoeid. Ymere wil medewerkers stimuleren om mogelijke misstanden binnen de organisatie aan de kaak te stellen. Door bijvoorbeeld het bevorderen van een bedrijfscultuur waarbij het elkaar aanspreken op gedrag vanzelfsprekend is. Een cultuur waarbij medewerkers mogelijke risico’s voor het integer handelen met hun leidinggevende bespreken. En een cultuur waarbij medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor hun handelen en alert zijn op mogelijke risico’s voor het integer handelen. Ook het instellen van deze klokkenluidersregeling is erop gericht te stimuleren dat misstanden binnen de organisatie aan het licht komen. Op basis van de klokkenluidersregeling hebben medewerkers die het vermoeden hebben dat er misstanden bestaan binnen het bedrijf (zoals criminele handelingen, financiële misstanden, of situaties waarin personeel of derden in gevaar kunnen worden gebracht), de gelegenheid om hiervan melding te maken bij een meldpunt. Zonder dat zij bang hoeven te zijn voor beëindiging van het dienstverband, strafmaatregelen of een oneerlijke behandeling. De Raad van Bestuur van Ymere kan dan maatregelen nemen om het onacceptabel gedrag dat schadelijk is voor Ymere, de medewerkers of derden te voorkomen of te stoppen. De procedure met betrekking tot de klokkenluiderregeling stelt medewerkers in staat op een vroeg tijdstip melding te kunnen doen van reële vermoedens van misstanden. Het is dus niet bedoeld om collega’s zonder aanleiding in een kwaad daglicht te stellen. Van medewerkers wordt niet verwacht dat ze kunnen aantonen dat wat zij beweren waar is. Ze moeten echter wel kunnen aantonen dat er voldoende aanleiding is voor een redelijk vermoeden dat er sprake is van een misstand. Ymere plaatst de klokkenluiderregeling op intranet. Op de website en in het jaarverslag maken we melding van het bestaan van een klokkenluidersregeling. Wat is een klokkenluider? Een klokkenluider is een werknemer die een (vermeend) misstand constateert en deze meldt bij zijn/haar werkgever, met het doel dat de werkgever iets doet om de misstand op te lossen.
Wat is een misstand? Onder een (vermoeden van) een misstand wordt verstaan: (een vermoeden van) een overtreding van de wet- en regelgeving (bijvoorbeeld fraude, verduistering, gebruik van fysiek geweld, corruptie, veiligheid, milieu, etc.) of de gedragsregels van Ymere (zoals bijvoorbeeld omschreven in de integriteitscode Ymere). De overtredingen zijn schadelijk voor de werknemers, voor het bedrijf, voor derden of voor het algemeen maatschappelijk belang. De schadelijke overtreding moet het persoonlijk belang van de betrokkene overstijgen. Doel klokkenluiderregeling De klokkenluiderregeling kent een aantal doelstellingen. Deze zijn: - Bevorderen dat (vermeende) misstanden worden gemeld - Borgen dat misstanden worden onderzocht en dat noodzakelijke maatregelen worden genomen - Het beschermen van de klokkenluider: de boodschapper van het nieuws dient niet te worden gestraft, noch door de werkgever, noch door collega’s of anderszins. Waarom een éigen regeling? Ymere wil de drempel om misstanden aan de kaak te stellen zo laag mogelijk leggen en daarmee bevorderen dat Ymere zelf de gesignaleerde misstanden aanpakt. In eerste instantie hoopt Ymere dat medewerkers elkaar en/of de leidinggevende zoveel mogelijk aanspreken bij overtredingen van gedragsregels en van wet- en regelgeving. Als dat niet mogelijk is, wordt de medewerker met deze klokkenluidersregeling aangespoord het gedrag intern te melden. Pas als een interne melding onmogelijk blijkt, kan de medewerker overwegen zijn of haar bezorgdheid buiten de organisatie kenbaar te maken. Indien een medewerker meteen naar buiten treedt met het melden van een misstand, dan valt hij niet onder de klokkenluiderregeling. Wie kunnen gebruik maken van de regeling? Werknemers in dienst van stichting Ymere kunnen gebruik maken van de regeling. Dit geldt ook voor medewerkers met een tijdelijk contact. Stagiairs, medewerkers die op uitzendbasis werkzaam zijn voor Ymere en werknemers die in opdracht handelen van Ymere kunnen wel misstanden melden, maar géén beroep doen op de regeling. Hiervoor is gekozen omdat één van de doelen van de klokkenluiderregeling de bescherming van de klokkenluider is. Wanneer een klokkenluider niet in dienst is van Ymere, is het voor Ymere lastig dat te doen. Welke misstanden kunnen niet gemeld worden op basis van de klokkenluiderregeling? - Persoonlijke klachten (bijvoorbeeld over de werkplek, de relatie met collega’s of leidinggevende). Deze problemen kunnen met de direct leidinggevende, of als de klacht de direct leidinggevende betreft, diens leidinggevende, besproken worden, waarna in overleg gezocht kan worden naar een oplossing.
2
-
Misstanden bij huurders (bijvoorbeeld wietplantage, huiselijk geweld). Deze misstanden kunnen het beste besproken worden met de direct leidinggevende en in overleg kan gezocht worden naar de meest geschikte oplossing (bijvoorbeeld melden bij de politie) voor het gesignaleerde probleem.
Wanneer geldt de bescherming niet Ymere biedt klokkenluiders bescherming. Ze hoeven niet te vrezen voor hun baan of andere sancties. Ook niet wanneer het meldpunt klokkenluider na melding van een mogelijke misstand na onderzoek concludeert dat er geen sprake is van een misstand. Daarop is één uitzondering: wanneer er naar het oordeel van het meldpunt na onderzoek sprake is van moedwillige beschadiging van medewerkers van Ymere of Ymere zelf door het opstellen van vervalsingen en/of het verspreiden van evidente onjuistheden, geldt de bescherming zoals in deze regeling voor de klokkenluider is aangegeven niet. Het bestuur kan dan na hierover te zijn geïnfomeerd door het meldpunt passende maatregelen nemen tegen de betreffende persoon.
Procedure bij melding Meldpunt klokkenluider Het meldpunt klokkenluider moet zowel het vertrouwen van de Raad van Bestuur als van de medewerkers hebben. Ymere heeft ervoor gekozen om de directeur HR&O aan te wijzen als het meldpunt klokkenluider. Hiervoor is gekozen omdat hij rechtstreeks valt onder de Raad van Bestuur en zijn afdeling door de P&O werkzaamheden zichtbaar is in de gehele organisatie. Omdat het mogelijk is dat een klokkenluider alleen onderwerpen wil melden als deze met een vrouw kunnen worden besproken (sexuele intimidatie), zal worden geborgd dat bij een vrouwelijke medewerker van HR&O dergelijke klachten kunnen worden gemeld. Vervolgens neemt deze medewerker contact op met de directeur HR&O. De medewerker dient vermeende misstanden te melden aan het meldpunt klokkenluider. De melding kan mondeling of schriftelijk worden gedaan. Het meldpunt klokkenluider zal de benodigde stappen ondernemen om de situatie te onderzoeken en stelt een advies op aan de voorzitter van de Raad van Bestuur waarin zijn bevindingen van het onderzoek zijn opgenomen en een advies om tot oplossing van de vermeende misstand te komen. Als de melding het meldpunt klokkenluider betreft, kan de klokkenluider zich rechtstreeks wenden tot de voorzitter van de Raad van Bestuur. Het meldpunt klokkenluider meldt een vermeend misstand bij de voorzitter van de Raad van Bestuur, tenzij dit het belang van het onderzoek schaadt. Het meldpunt maakt hierbij de naam van de klokkenluider niet bekend wanneer de klokkenluider bezwaar heeft tegen de vermelding van zijn of haar naam.
3
Er zijn de volgende uitzonderingen op de regel dat het meldpunt klokkenluider een vermeende misstand meldt bij de voorzitter van de Raad van Bestuur. Dit zijn: - Als de melding één van de bestuursleden betreft, informeert het meldpunt klokkenluider de voorzitter van de Raad van Commissarissen en de voorzitter van de Raad van Bestuur. Uitzondering hierop is wanneer de melding (ook) de voorzitter van de Raad van Bestuur betreft. Het meldpunt klokkenluider informeert dan alleen de voorzitter Raad van Commissarissen - Als de melding één van de commissarissen betreft, informeert het meldpunt klokkenluider de voorzitter van de Raad van Commissarissen en de voorzitter van de Raad van Bestuur. - Als de melding (ook) de voorzitter van de Raad van Commissarissen betreft, informeert het meldpunt klokkenluider de vice-voorzitter van de Raad van Commissarissen en de voorzitter van de Raad van Bestuur. - De voorzitter van de Raad van Bestuur of de (vice-)voorzitter van de Raad van Commissarissen wordt alleen geïnformeerd indien dit het belang van het onderzoek niet schaadt. Indien een klokkenluider zich wendt tot een externe raadsman, kan het bestuur besluiten dat de klokkenluider niet valt onder de bescherming van de klokkenluiderregeling. Hoe kan een misstand worden gemeld? De klokkenluider kan de misstand bij het meldpunt klokkenluider schriftelijk en/of mondeling indienen. De voorkeur gaat uit naar een schriftelijke melding. Er kan dan geen discussie meer ontstaan over wat de klokkenluider nu precies heeft gemeld aan het meldpunt klokkenluider en er kan ook steeds nadere informatie worden ingewonnen. Maar een mondelinge melding kan ook. Zo wordt de drempel voor het melden van misstanden zo laag mogelijk gehouden. Het mondeling melden kan telefonisch gebeuren, maar ook in een persoonlijk gesprek binnen of buiten het bedrijf. Het meldpunt klokkenluider maakt van het gesprek een verslag, waarin hij zo nauwkeurig mogelijk de klacht omschrijft en eventuele andere relevante omstandigheden. Dit verslag wordt door de klokkenluider ondertekend, tenzij de klokkenluider vanwege zijn of haar behoefte aan anonimiteit aangeeft daar geen behoefte aan te hebben. Anoniem melden Deze klokkenluiderregeling heeft als doel ondermeer het beschermen van de klokkenluider. Daarom is het op zich niet nodig om een klacht anoniem te melden. Maar het mag wel. Indien het meldpunt klokkenluider een anonieme melding ontvangt dan zal hij deze zaak zoveel mogelijk onderzoeken. Uiteraard is dan het onderdeel van de klokkenluiderregeling gericht op de bescherming van de klokkenluider niet van toepassing, want het is niet bekend wie er beschermd moet worden.
4
Wat gebeurt er na het melden van een misstand? Na ontvangst van een melding, bevestigt het meldpunt klokkenluider de melding zo mogelijk aan de klokkenluider. In deze bevestiging legt hij vast: - Wat de melding van de medewerker precies inhoudt; - dat de medewerker niet bang hoeft te zijn voor ontslag, strafmaatregelen of een oneerlijke behandeling - of behoefte is aan aanvullende informatie - in hoeverre de melding vertrouwelijk afgehandeld kan worden - dat de klokkenluider bij voorkeur binnen 4 weken, uiterlijk na 8 weken informatie ontvangt over de voortgang en eventuele afronding van het onderzoek, waarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. Tenzij dit niet in het belang van het onderzoek is. Wanneer het niet lukt de klokkenluider binnen 4 weken te informeren over de voortgang van het onderzoek ontvangt de klokkenluider hierover bericht. Onderzoek door het meldpunt klokkenluider Het meldpunt klokkenluider onderzoekt vervolgens de klacht. Hij of zij rapporteert aan de voorzitter van de Raad van Bestuur, inclusief een advies over hoe te handelen. Wanneer de melding de voorzitter van de Raad van Bestuur betreft, adviseert het meldpunt de voorzitter van de Raad van Commissarissen. Ten aanzien van het onderzoek door het meldpunt klokkenluider gelden de volgende principes: - De informatie die het meldpunt klokkenluider ontvangt is vertrouwelijk. Het meldpunt klokkenluider mag de informatie alleen gebruiken in het kader van het onderzoek en de advisering aan de voorzitter van de Raad van Bestuur. - Het meldpunt klokkenluider is met inachtneming van de privacyregels van medewerkers bevoegd om ten behoeve van het onderzoek schriftelijke en mondelinge informatie op te vragen bij alle bedrijfsonderdelen. De bedrijfsonderdelen zijn verplicht om alle beschikbare en terzake dienende informatie te verstrekken. - Ten behoeve van het onderzoek kan het meldpunt klokkenluider besluiten externen hierbij in te schakelen, indien dit in het belang van het onderzoek is (bijvoorbeeld de accountant). - Het meldpunt klokkenluider moet de naam van de klokkenluider geheim houden indien de klokkenluider daarom heeft gevraagd. - Het meldpunt klokkenluider treft altijd het principe van hoor- en wederhoor toe, tenzij dit in strijd is met het belang van het onderzoek. - Het meldpunt klokkenluider zet zijn bevindingen altijd op schrift. - Het meldpunt klokkenluider beschikt zelf niet over sancties, zoals het geven van een berisping, het op non-actief zetten of ontslag. Wel kan hij de voorzitter van de Raad van Bestuur (of indien de melding (ook) de voorzitter van de Raad van Bestuur betreft: de voorzitter van de Raad van Commissarissen) daarover adviseren.
-
5
-
-
Bij overtreding van de wet adviseert het meldpunt klokkenluider de voorzitter van de Raad van Bestuur (of indien de melding (ook) de voorzitter van de Raad van Bestuur betreft: de voorzitter van de Raad van Commissarissen) altijd over het doen van aangifte bij de politie. De voorzitter Raad van Bestuur (of indien de melding (ook) de voorzitter van de Raad van Bestuur betreft: de voorzitter van de Raad van Commissarissen) besluit over de verdere afhandeling en de mate waarin verdere bekendheid wordt gegeven aan het concrete geval.
Het meldpunt doet verslag van zijn werkzaamheden in het sociaal jaarverslag. Géén represailles ten opzichte van klokkenluider De Raad van Bestuur van Ymere garandeert dat zij tegen een klokkenluider die in overeenstemming met de klokkenluiderregeling handelt geen enkele sanctie onderneemt. Zij onderneemt passende actie om de klokkenluider te beschermen. Beide aspecten gelden, ook wanneer na onderzoek blijkt dat de klacht geen of onvoldoende grond heeft. Het bestuur zal de naam van de medewerker die de klacht gemeld heeft geheim houden.
6
