Kledij
Netwerking 13 mei 2015
AS-IS proces
13/05/2015
Kledij
Dia 2
Intro (1/2) • Nieuwe werknemers zoals chauffeurs, techniekers, controleurs, … hebben bij aanvang van hun functie een uniform van De Lijn nodig. De benodigde kledij verschilt van functie.
• Voor elke medewerker die een uniform moet dragen, wordt een individuele rekening kledingfonds (kledijrekening) geopend
• Deze werknemers kunnen kledij aankopen van hun kledijrekening. Deze rekening wordt aangevuld door een jaarlijkse dotatie.
• Aan de hand van een 3-maandelijkse kledijfiche, krijgen zij zicht op de stand van hun rekening (saldo, aanvragen, wat reeds is afgeleverd en wat nog moet afgeleverd worden) 13/05/2015
Kledij
Dia 3
Intro (2/2) • Er is een onderscheid tussen confectie, aangepast confectie (inkorten of verlenging van mouwen of totale lengte) en (uitzonderlijk) maatwerk
• De belangrijkste spelers in het proces zijn o Medewerker (MW, drager van een uniform) o Leidinggevende (LG) o Rijschool (voor chauffeurs, techniekers die exploitatieritten uitvoeren, exploitanten) o HR Dienstencentrum : dotatiebeheer, goedkeuren van kledij aanvragen o Kledijmagazijn : magazijnbeheer en levering van kledij o Preventie : persoonlijke beschermingsmiddelen 13/05/2015
Kledij
Dia 4
Governance
13/05/2015
Kledij
Dia 5
Kledijcommissies • Adviescommissies omtrent kwaliteit van kledij, verloop van de leveringen en werking van de kledijmagazijnen o Beslissingen worden aan RvD voorgelegd
• 3 centrale commissies o Commissie Exploitatie (inclusief lijnwinkel) o Commissie Techniek o Commissie Weddetrekkenden (lijncontroleurs, lijninstructeurs)
• Frequentie : 2 x/jaar • Deelnemers o o o o
Voorzitter : manager CC Arbeidsvoorwaarden Vertegenwoordiger van elke vakorganisatie voor elke entiteit vertegenwoordigers van P (directeur P, deskundige sociale relaties) Vertegenwoordigers uit T (hoofd werkmiddelen, deskundige werkmiddelen)
13/05/2015
Kledij
Dia 6
Kledijreglement
13/05/2015
Kledij
Dia 7
4 groepen functies Reglementeringsgroep
Functies
kledijcommissie
Chauffeur
Chauffeur Lijnverantwoordelijke Plaatsbewijzentoezichter Loontrekkende instructeurs (bus) Toezichter pre-metro Medewerkers lijnwinkel met klantencontact
Exploitatie
Weddetrekkenden
Instructeur Verantwoordelijke rijschool Baancontroleur Dispatcher
Weddetrekkenden
Lijncontrole
Lijncontroleurs Verantwoordelijke centrale controle Hoofd operaties & controle Verantwoordelijke operaties & interventie
Weddetrekkenden
Techniek
Werkkledij personeel technische diensten
Seizoenstijdelijken en jobstudenten Kust vallen onder plaatselijke regeling van WVL
13/05/2015
Kledij Kledij AS-IS
Dia 8
Uniform • Dragen van de uniform is verplicht gedurende de ganse diensttijd • Uniform bestaat uit verplicht te dragen kledijstukken en facultatieve kledijstukken o deze kledijstukken zijn af te nemen uit het kledijfonds
• Basispakket wordt een eerste keer gratis verstrekt • MW is zelf verantwoordelijk voor een evenwichtige spreiding van het assortiment van zijn uniform • Aangekochte kledijstukken zijn uitsluitend voor persoonlijk gebruik
13/05/2015
Kledij
Dia 9
Individuele rekening en dotatie kledijfonds • Voor elk personeelslid dat een uniform moet dragen, wordt een individuele rekening kledijfonds geopend
• Deze rekening wordt aangevuld door een administratieve dotatie vanwege de werkgever die het personeelslid toelaat zijn/haar uniform in orde te houden
• Bij aanvaarding van een kledijstuk door het personeelslid wordt de kostprijs in mindering gebracht op de rekening
• Een negatief saldo wordt niet toegestaan 13/05/2015
Kledij
Dia 10
Dotatie • Jaarlijkse dotatie o Start het eerste jaar met het gratis basispakket o Start het eerste jaar met een halve of hele jaardotatie o Vanaf 1 jaar dienst steeds een volle jaardotatie in maandelijkse schijven van 1/12de o Wordt geprorateerd igv van deeltijds tewerkstelling
• Regels liggen vast voor schorsing van de dotatie en stopzetting van de dotatie
• Persoonlijke beschermingsmiddelen (vb veiligheidschoenen, helm, mondmasker, handschoenen) zijn niet gelinkt aan de kledijdotatie 13/05/2015
Kledij
Dia 11
Kledijstukken • Levering gebeurt uit voorraad behalve voor maatwerk en aangepaste confectie
• Eventuele omruiling dient te gebeuren binnen de maand na de aflevering en in de originele verpakking. o Na aanvaarding van het kledijstuk is geen omruiling meer mogelijk o Verpakking mag niet opengedaan zijn tenzij expliciet afgesproken voor bepaalde stukken
• Vervanging van beschadigde kledijstukken buiten de schuld van MW: gratis indien bevestigd door onderzoek lokaal (beslissing van de directeur van de entiteit) 13/05/2015
Kledij
Dia 12
Vergoedingen • Voor reinigen van het uniform • Voor het aanpassen van de lengte van broek (zoom leggen in niet afgewerkte broek)
13/05/2015
Kledij
Dia 13
Bij uitdiensttreding • Igv brugpensioen, pensioen of invaliditeit na langdurige afwezigheid wegens ziekte o Het eventuele batige saldo mag worden opgenomen tot maximum het bedrag van de jaardotatie
• Igv overlijden in actieve dienst o Het eventuele batige saldo wordt uitbetaald met maximum het bedrag van de jaardotatie
• Igv ontslagneming of afdanking o Enkel nog kledij leveren die absoluut nodig is om de periode van vooropzeg te volbrengen (beslissing door directeur van de entiteit) o Inhouding op loon voor de gratis verstrekte uitrusting ifv type contract en duur van de tewerkstelling 13/05/2015
Kledij
Dia 14
High level proces
13/05/2015
Kledij
Dia 15
Proces • • • •
Bepalen van de maat Plaatsen van een kledijaanvraag Leveren van de kledij Opvolgen van de ontvangst van kledij
13/05/2015
Kledij
Dia 16
Bepalen van maat Voor nieuwe medewerkers wordt de maatneming (via pasreeksen) meestal tijdens de opleiding georganiseerd Wie
wanneer
Waar
Chauffeur
Tijdens de eerste week van de basisopleiding
rijschool of kledijmagazijn
(A) (B)
(A)
Technieker (A) indien deze exploitatie-ritten uitvoert (B) indien deze geen exploitatieritten uitvoert
Tijdens de eerste week van de basisopleiding Tijdens eerste werkweek
(B)
rijschool of kledijmagazijn kledijmagazijn
Instructeur
Tijdens eerste werkweek
rijschool of kledijmagazijn
Lijnwinkel
Tijdens prodata opleiding
rijschool of kledijmagazijn
Lijncontroleur
Tijdens eerste werkweek
kledijmagazijn
Bestaande medewerkers kunnen bij het kledijmagazijn terecht om hun maat te passen (via pasreeksen) Voor maatwerk wordt door de LG rechtstreeks een afspraak gemaakt met de leverancier voor de maatneming 13/05/2015
Kledij
Dia 17
Plaatsen van de kledijaanvraag NR
Stap
Wie
1
bestelformulier kledijaanvraag wordt ingevuld
MW
2
Bestelformulier kledijaanvraag wordt ondertekend door de MW en igv van beschermkledij ook door de LG en opgestuurd naar HRDC
MW + LG (igv beschermkledij)
3
Het formulier wordt gecontroleerd op geldigheid van de bestelling
HRDC
4
Een geldig formulier wordt geregistreerd in de kledijtoepassing (AS400 KL) en geklasseerd
HRDC
Bij ongeldige bestelformulieren wordt het ongeldige deel niet geregistreerd en wordt een brief naar de MW gestuurd igv • Ontoereikend saldo • Kledij voor een andere functie • Ontbrekende maten • Ontbrekende handtekening igv beschermkledij
13/05/2015
Kledij
Dia 18
Persoonlijke beschermingsmiddelen (pbm) Nieuwe werkwijze
Gepland
• Administratieve vereenvoudiging reeds goedgekeurd op FOT • Algemeen valt kledij pbm niet meer onder het kledijsysteem dus o Bestelformulier kledijaanvraag niet meer naar HRDC o Geen registratie meer in de kledijtoepassing o Rechtstreeks te bekomen in kledijmagazijn
• Met uitzondering van o Kledijstukken die personeel Technische Diensten kunnen verkrijgen via dotatie o Speciale veiligheidsschoenen of niet-voorradige schoenen o Maatwerk en aangepast confectie
13/05/2015
Kledij
Dia 19
Leveren van de kledij NR
Stap
Wie
5
Trekt periodiek de lijst ‘overzicht aanvraag kledij’ uit de kledijtoepassing (AS400 KL)
kledijmagazijn
6
Checkt of er voldoende stock is in de magazijntoepassing (AS400 MV)
kledijmagazijn
7
Past de voorraad kledijstuk aan in de magazijn toepassing (AS400 MV)
kledijmagazijn
8
Registreert in de kledijtoepassing (AS400 KL) dat het kledijstuk verstuurd werd
kledijmagazijn
9
Stuurt de kledijkaart mee met de kledij naar de MW
kledijmagazijn
13/05/2015
Kledij
Dia 20
Ontvangst van de kledij NR
Stap
Wie
10
Tekent de kledijkaart ter ontvangst en stuurt dit naar HRDC (igv aanvaarding) of naar het kledijmagazijn (igv omruiling en weigering). In dit laatste geval wordt ook de kledij naar het kledijmagazijn gestuurd.
MW
11 a
Het kledijmagazijn verwerkt (conform het reglement) de omruiling/ weigering en stuurt de kledijkaart incl hun aanvullingen naar HRDC
kledijmagazijn
11 b
Verwerkt de kledijkaart en registreert dit in de kledijtoepassing (AS400 KL)
HRDC
12
Klasseert de kledijkaart
HRDC
13
Tijdens de maandafsluiting wordt door HRDC een overzicht van de afleveringen doorgestuurd naar Finance
HRDC
Verschillende mogelijkheden qua verwerking van de kledijkaart o Igv aanvaarding wordt de dotatie automatisch aangepast o Igv weigering of omruiling wordt de dotatie niet aangepast 13/05/2015
Kledij
Dia 21
Exploitanten
13/05/2015
Kledij
Dia 22
Exploitanten • Geen kledijrekening • Bestelopname o de exploitant stuurt zijn bestelformulier met groepsbestelling naar HRDC o HRDC creëert het order in de kledij toepassing en stuurt een rapport met de ingebrachte artikels naar de exploitant
• Levering
o het kledijmagazijn levert de bestelling bij de exploitant samen met de verzendlijst o o
waarop het reëel aantal artikels vermeld staat het kledijmagazijn zorgt dat de verbruiken op de juiste werkbon in de magazijnapplicatie worden uitgeschreven voor vragen rond de levering belt de exploitant rechtstreeks met lokaal kledijmagazijn
• Factuur o SSC Boekhouding maakt de factuur na de maandafsluiting van de kledijmagazijnen en o •
stuurt deze naar de exploitant en zorgt voor opvolging van de betaling voor vragen rond de factuur belt de exploitant rechtstreeks naar SSC Boekhouding
Escalatiepunt o lokaal Exploitantenbeheer (Exploitatie) fungeert als escalatiepunt voor de exploitant
13/05/2015
Kledij
Dia 23
ICT tools
13/05/2015
Kledij
Dia 24
Wat zit in welk tool ? AS400 Kledij (KL)
AS400 Magazijn (MV)
dotatiebeheer 6 systemen (1 per entiteit)
magazijnbeheer 5 systemen (geen fysiek magazijn voor CD)
1. HRDC registreert de kledij aanvraag 2. kledijmagazijn trekt periodiek de lijst “overzicht aanvraag kledij”
3. kledijmagazijn check of er voldoende stock is 4. Kledijmagazijn past voorraad kledijstuk aan 5. kledijmagazijn registreert dat 6.
7.
kledijstuk verstuurd werd kledijmagazijn stuurt kledijkaart mee met de kledij ter ondertekening door MW HRDC registreert bij ontvangst kledijkaart de aanvaarding van de kledij 13/05/2015
Kledij
Dia 25
Lijnwinkel, rijschool behoort tot CD • Probleem o personeelsadmin voor deze medewerkers zit in AS400 CD o er is geen fysiek kledijmagazijn gekoppeld aan AS400 CD maar wel in de entiteit waar de medewerker fysiek zit
• Oplossing o LG van de MW stuurt de kledij aanvraag naar HRDC o HRDC registreert de aanvraag in de kledijtoepassing (AS400 KL) en informeert o o o o
de LG De LG van de MW registreert vervolgens de bestelling in magazijntoepassing van de entiteit op een speciale werkbon Kledijmagazijn verwerkt bestelling in de magazijntoepassing (AS400 MV) van de entiteit Bij ontvangst kledij tekent de LG wordt de afgetekende verzendlijst naar HRDC gestuurd HRDC registreert de goederen als aanvaard in de kledijtoepassing in CD 13/05/2015
Kledij
Dia 26
Problemen in huidige proces
13/05/2015
Kledij
Dia 27
Gekende problemen (1/4) • Geen E2E ownership o o o o
Veel deelnemers in het proces die elk een deel van het proces kennen Geen duidelijke handshakes tussen verschillende deelnemers Proces wordt stiefmoederlijk behandeld Geen KPIs gedefinieerd
• Reglement niet up-to-date o Moeilijk geformuleerd, niet overzichtelijk o Reglement dateert van 2010, veel correcties via berichten
• Verschillen per entiteit in praktische uitwerking bijvoorbeeld o o o o
in berekening dotatie in aantallen die mogen besteld worden wanneer omruiling gratis is en wanneer niet voor interims die vast in dienst komen telt in VLB de interim periode mee voor berekening 1 jaar dienst o bij ontslag wordt er geen verrekening gedaan van het basispakket in ANT en in LIM/VLB wordt dit niet gedaan voor de geldbeugel 13/05/2015
Kledij
Dia 28
Gekende problemen (2/4) • Communicatie o Tekst op HR portaal onduidelijk o Onduidelijke wie wat communiceert o Verduidelijken wie wat doet ook naar de medewerker bijvoorbeeld
Kledijverantwoordelijke wordt nog in veel documenten vermeld Wie antwoordt op vragen over hoe kledij er uit ziet Waar moeten de vigilis-tekens naar toe
o Geen template communicaties
• Timing in dienst <> levering basispakket o Wat is 1ste dag dat uniform beschikbaar moet zijn o Waar en wanneer kan maat gepast worden o Wat is haalbaar qua levering in de praktijk
• Distributie o Veel tussenstappen o Niet uniform per regio 13/05/2015
Kledij
Dia 29
Gekende problemen (3/4) • Bevoorrading o Quid stockbreuk o Quid faillissement van leverancier
• Aanvraagformulier o verschillende verouderde aanvraagformulieren in omloop o vragen naar kledijstukken en maten die niet meer bestaan o vertragingen in doorsturen van formulieren via interne post
• Openstaand saldo o vandaag wordt kledijfiche om de 3 maanden verstuurd naar de MW o on-line te raadplegen door LG (cfr LIM) ? o aantal medewerkers hebben vanuit historiek een negatief saldo
13/05/2015
Kledij
Dia 30
Gekende problemen (4/4) • Geen masterdocument voor HRDC o Geen technische fiche op HR portaal o Praktische invulling nodig van het reglement bijvoorbeeld
Wie krijgt wat gratis (bestuurder instructeur in ANT krijgt gratis parka om de 2 jaar, thermos gratis in LIM in basispakket kledij, thermisch ondergoed in bepaalde gevallen) Welke aantallen mogen besteld worden vb van beschermkledij Welke functies hebben recht op wat (vb geen match tussen tabel preventie en functietitels in AS400)
• Veel manueel werk bijvoorbeeld o Veel stappen in verwerking omwille van ontbrekende integratie tussen kledij en magazijn toepassing o Berekenen van dotatie igv progressieven o Berekenen van dotatie igv uitdienst : saldo blijft openstaan en laatste aanvaardingen worden meestal niet doorgegeven
13/05/2015
Kledij
Dia 31
Volgende stappen
13/05/2015
Kledij
Dia 32
• Actualiseren en vereenvoudigen kledijreglementering • Werkgroep oprichten om dotatieprincipes te herbekijken • Levering tot eindgebruiker
13/05/2015
Kledij
Dia 33
Stand van zaken Nieuw uniform
13/05/2015
Kledij
Dia 34
Reeds doorlopen stappen • Vraag tot kandidatuurstelling werd gepubliceerd in het Bulletin der • • • • • •
aanbestedingen op 16 mei 2014 en in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie op 21 mei 2014 Meerdere kandidaten dienden zich aan Deze leveranciers zijn beoordeeld op o.a. attesten van RSZ en belastingen, omzetcijfers en referenties Een deel van de kandidaten werd geselecteerd en heeft het bestek ontvangen Enkele van deze kandidaten hebben beslist geen offerte in te dienen, van de overige hebben wij in januari 2015 de offerte ontvangen Op 3 maart stelde iedere kandidaat-leverancier zijn ontwerp op papier voor aan de jury Op basis van prijs en ontwerp/concept werd een shortlist bepaald van 3 kandidaat-leveranciers
13/05/2015
Kledij
Dia 35
Volgende stappen • De 3 kandidaat-leveranciers van de shortlist moeten hun ontwerp voorstellen op model/pop in september 2015. Dit in de juiste stofkwaliteiten en kleuren • Op basis van ontwerp, draagbaarheid en prijs wordt één ontwerp gekozen dat in draagtest zal gaan in het voorjaar 2016 • Na positieve draagtest volgt de toewijzing
13/05/2015
Kledij
Dia 36
Bedankt voor uw aandacht
