Klanthandleiding
gids voor DHL E-Billing
Een gebruiksaanwijzing voor DHL klanten
Versie Januari 2015
2
Klanthandleiding
Klanthandleiding
inhoud
DHL e-Billing Hoe online registreren?
4 5
Handleiding: stap voor stap Hoe kan ik een factuur bekijken? Hoe kan ik online een vraag stellen over een factuur? Hoe kan ik een vrachtbrief (waybill) bekijken en een factuur zoeken? Hoe kan ik mijn profiel aanpassen en nieuwe gebruikers toevoegen?
7 8 11
DHL e-Billing : geavanceerde functies Meerdere documenten downloaden Veelgestelde vragen over DHL e-Billing Beschikbare velden in de CSV download
16 17 22 23
13 15
3
Klanthandleiding
4
DHL e-Billing
Deze gids biedt een algemeen overzicht van DHL e-Billing: wat is het, de verschillende functies, voordelen, online registratie en richtlijnen voor gebruikers. WAT IS DHL E-BILLING? DHL e-Billing is een efficiënte en milieuvriendelijke manier om uw facturen te ontvangen, en u de mogelijkheid geeft uw DHL facturen online te beheren Het is een gratis onlinedienst Het elimineert de behoefte aan papier en verwerkt facturen op een snelle, éénvoudige en veilige manier Het is een unieke, krachtige dienst die u tijd en geld helpt te besparen De registratie neemt slechts een paar ogenblikken in beslag, zodat u snel en op een milieuvriendelijke manier van de voordelen kunt genieten
. . . . .
DHL E-BILLING – KENMERKEN Een gratis, gebruiksvriendelijke onlinedienst voor alle klanten, die meerdere gebruikers 24/7 toegang biedt Veilig en in overeenstemming met de btw-wetgeving – alle btw-facturen, credit- en debetnota's kunnen worden geraadpleegd Compatibel met bestaande financiële systemen Voor heel het land en meertalig Online indienen van vragen over facturen, geschiedenis van facturen tot 12 maanden terug (vanaf maand van registratie), opvragen van vrachtbrieven, factuuren douanedocumenten Facturen downloadbaar in verschillende formaten: PDF, CSV, XML Volledige details downloaden van zender en ontvanger Downloadfunctie voor meerdere documenten E-mail bij nieuwe DHL facturen. Een PDF- en/of CSV-bestand kan aan de mail gevoegd worden Technische ondersteuning: 02 715 53 53
. .
. . . . . . . .
DHL E-BILLING – VOORDELEN EN BATEN
. Online vragen stellen: Stel uw vragen over uw facturen online zodat u niet hoeft te bellen. U kunt ook een log bijhouden om al uw vragen te bekijken Snelle levering: Met DHL e-Billing worden uw facturen aan de juiste personen/teams geleverd. Geen vertragingen meer door de post of ontbrekende facturen Meertalig: Met de DHL e-Billingportal kunt u uw facturen bekijken en beheren in de taal van uw keuze Onmiddellijk downloadbaar: Met DHL e-Billing kunt u tijd winnen en invoerfouten vermijden door factuurgegevens rechtstreeks in uw financieel systeem in te laden E-archief: Met DHL e-Billing kunt u online uw geschiedenis doorzoeken en worden uw facturen gedurende 12 maanden automatisch online bewaard, zodat u geen tijd meer verliest met zoeken in dossierkasten of stapels papieren Gebruiksvriendelijk: Met DHL e-Billing kunt u uw facturen, douanedocumenten en vrachtbrieven online raadplegen en bekijken met slechts een paar muiskliks, zodat het goedkeuringsproces eenvoudiger en handiger wordt en u gemakkelijker vragen kunt stellen
. . . . .
Online demo beschikbaar via: https://demovideos.accountis.net/dhl/English/Start.html
Klanthandleiding
hoe online registreren?
U kunt zich voor e-Billing inschrijven via de website van DHL: www.dhlebilling.be
Kies een taal en klik op OK. Duid aan dat u een nieuwe DHL Express-gebruiker bent.
Vul alle details in en sla op.
5
6
Klanthandleiding
hoe online registreren? U ontvangt dan een e-mail met uw tijdelijk wachtwoord voor toegang tot de DHL e-Billing Hub.
Nadat u uw wachtwoord hebt ontvangen, kunt u de DHL e-Billing Hub bereiken via https://dhl-ar.accountis.net/customer/login/. Voer uw gebruikersnaam (e-mailadres) en wachtwoord in. U krijgt de 'Homepage'-pagina te zien waar u alle functies van DHL e-Billing terugvindt. Gelieve het adres
[email protected] toe te voegen aan uw adresboek zodat de mails afkomstig van dit adres niet in uw spam terechtkomen.
Homepage: toont de nieuwe (ongelezen) facturen Mijn Profiel: om uw persoonlijke instellingen te wijzigen Verslagen: om uw onlinevragen te bekijken en verslagen op te stellen Zoeken: om een bepaalde factuur op te zoeken aan de hand van een accountnummer, datum, enz. Factuur overzicht: toegang tot alle beschikbare facturen die u kunt bekijken Time Definite/Same Day (DHL BE) ‘Bekijk’: voor het bekijken van alle beschikbare facturen op de Homepage en in het DHL entiteit. Actieve downloads: Als u niet meer op het downloadscherm bent, kunnen de vorige downloads worden geraadpleegd door te klikken op de optie 'Actieve downloads' op de Homepage.
Klanthandleiding
Handleiding: stap voor stap
Op de volgende pagina’s leggen we u stap voor stap uit hoe u DHL e-Billing kan gebruiken
7
8
Klanthandleiding
hoe kan ik een factuur bekijken? U zult een e-mail krijgen telkens wanneer DHL een nieuwe factuur heeft uitgegeven. U kunt ofwel het PDF- of CSV-bestand in bijlage bij uw e-mail bekijken ofwel op de link in de mail klikken die u naar de DHL e-Billingportal zal brengen.
Klik op 'Bekijk'; hiermee gaat u naar de volgende pagina waar u al de nieuwe facturen kunt bekijken.
Selecteer de factuur die u online wenst te bekijken door op de lijn te klikken. Uw factuur zal verschijnen als een webpagina. Selecteer het formaat en klik op 'Download' om de factuur in het formaat van uw keuze te downloaden en op te slaan.
Klanthandleiding
9
hoe kan ik een factuur bekijken? Hieronder ziet u een voorbeeld van het PDF-formaat. Dit bevat dezelfde informatie als de papieren factuur die u momenteel ontvangt (vóór uw inschrijving voor e-Billing).
De gegevens en het btw-nummer van uw onderneming
Deze pagina toont de samenvatting van de bijgevoegde facturen
Uw accountnummer bij DHL. Gelieve dit te vermelden bij elke correspondentie met DHL Contactgegevens voor vragen
Overzicht van de kosten die gefactureerd werden
De btw wordt berekend per verzending; zo krijgt u het bedrag dat op de factuur te zien is Dit is het bedrag dat u DHL verschuldigd bent
10
Klanthandleiding
hoe kan ik een factuur bekijken?
Factuurinformatie
Dit is het verzendingsnummer zoals vermeld op de vrachtbrief die werd opgesteld toen de verzending werd verzonden
De details van de verzender en ontvanger worden getoond per vrachtbrief
Gewicht, aantal items en details van de kosten voor de vrachtbrief in kwestie
Hieronder ziet u een voorbeeld van een factuur in het CSV-formaat, met dezelfde informatie als in het PDF-bestand.
Klanthandleiding
Hoe kan ik online een vraag stellen over een factuur?
U kunt een vraag stellen over elk van uw facturen door gewoon op de knop 'Query' te klikken.
Het vragenscherm toont alle vragen over die factuur. Als u een nieuwe vraag wilt stellen, klik dan op 'Toevoegen'.
11
12
Klanthandleiding
Hoe kan ik online een vraag stellen over een factuur?
Vul het vragenformulier in met de gewenste informatie (selecteer de code, vul uw contactgegevens in en typ uw vraag), klik vervolgens op 'Opslaan' en uw vraag zal geregistreerd worden bij DHL. De geschiedenis van uw vragen kan je raadplegen via 'Verslagen'.
Opmerking: Het antwoord op uw vraag zal u per mail of met de post worden opgestuurd.
Klanthandleiding
Hoe kan ik een vrachtbrief bekijken en een factuur zoeken?
U kunt in de factuur klikken op het nummer van de vrachtbrief (waybill) met de hyperlink om de details te zien. - Download AWB (vrachtbrief) - Download INV (pro-forma factuur) - Download CST (douanedocument)
13
14
Klanthandleiding
Hoe kan ik een vrachtbrief bekijken en een factuur zoeken?
Klik op 'Zoeken' om naar een zoekpagina te gaan. Voer een factuurnummer of factuurtype of periode in om de zoekopdracht te starten, en u zal al uw facturen over een periode van maximaal 12 maanden zien.
Op elke pagina met resultaten kunt u op 'Zoekopdracht opslaan' klikken om eenvoudig uw zoekcriteria weer op te vragen via de knop 'Zoeken'.
Klanthandleiding
Hoe kan ik mijn profiel aanpassen en nieuwe gebruikers toevoegen?
U kunt uw voorkeurstaal instellen door op 'Mijn Profiel' te klikken en de taal van uw keuze selecteren. U kunt uw wachtwoord wijzigen. U kunt meerdere gebruikers toevoegen en de account selecteren waartoe uw collega's toegang kunnen krijgen door te klikken op 'Voeg een Nieuwe Gebruiker toe'. Om bijkomende accountnummers toe te voegen aan uw e-Billing Hub, dient u het registratieproces te herhalen voor elk individueel accountnummer.
15
Klanthandleiding
16
DHL e-Billing: geavanceerde functies
In deze sectie krijgt u een overzicht van de geavanceerde functionaliteiten van DHL e-Billing en wordt u uitgelegd hoe u facturen kunt bekijken en beheren. • •
E-mail overzicht Meerdere documenten downloaden
Klanthandleiding
Meerdere documenten downloaden
Begin door de documenten te raadplegen via de optie 'Homepage'. Klik vervolgens op de optie 'Bekijk'.
Selecteer de facturen, hetzij door het vakje 'Alle' aan te vinken hetzij door de individuele facturen aan te vinken die u nodig hebt. Nadat u de facturen geselecteerd hebt, klikt u op 'Download'. U kunt ook facturen op andere pagina's selecteren door naar die pagina's te gaan.
Selecteer het gewenste documenttype, bv. PDF en CSV en Air WayBill, en klik op 'Download'.
17
18
Klanthandleiding
Meerdere documenten downloaden
CSV – DE CSV-BESTANDEN AANPASSEN EN AAN ELKAAR SCHAKELEN U kunt een volledig CSV-bestand met de factuurinformatie downloaden. Als u echter enkel bepaalde velden nodig hebt kunt u de bestanden naar keuze aanpassen, zodat u minder informatie hoeft op te vragen en deze kunt weergeven in een specifieke volgorde. Als u vele facturen ontvangt kunt u de bestanden ook aan elkaar schakelen (consolideren) zodat ze gemakkelijker in uw boekhoudsysteem te importeren zijn. Opmerking: momenteel kunnen douane facturen niet persoonlijk aangepast worden.
CREËER EEN NIEUWE DOWNLOAD (zie vorige pagina) en selecteer dan de optie 'CSV'. Klik op 'Aanpassen indeling'. Opmerking: 'Aanpassen indeling' is niet beschikbaar voor douane facturen
Klanthandleiding
Meerdere documenten downloaden
Verwijder kolommen die u niet wilt zien of voeg ze opnieuw toe
Wijzig de volgorde van de kolommen
Vink aan om het bestand aaneen te schakelen of het aangepaste CSV-bestand als bijlage in een e-mail te ontvangen
Selecteer een sorteervolgorde
19
20
Klanthandleiding
Meerdere documenten downloaden
Wanneer de selectie volledig is en u deze CSV-selectie regelmatig wenst te downloaden, kunt u een naam invoeren voor dit bestand en op de knop 'Opslaan' klikken om het te bewaren. Kies 'Done' om terug te keren naar het scherm 'Download Facturen'.
Klik in het scherm 'Download Facturen' op 'Download' voor het bestand dat u net hebt opgeslagen.
Wanneer uw bestand de 100% bereikt, klik dan op 'Terugvinden' om uw bestand te downloaden.
Klanthandleiding
Meerdere documenten downloaden
Om uw bewaarde configuratie opnieuw te laden, kies 'Aanpassen indeling' en selecteer uw opgeslagen configuratie. Selecteer 'Laden' en klik op 'Done'. Klik in het scherm 'Download Facturen' opnieuw op 'Download' voor het bestand dat u net hebt geladen.
21
22
Klanthandleiding
VEEL GESTELDE VRAGEN OVER DHL E-BILLING
Is DHL e-Billing veilig? Ja, DHL e-Billing is veiliger dan de meeste traditionele methodes voor het verzenden en ontvangen van boekhouddocumenten. Een combinatie van digitale handtekeningen en geavanceerde versleutelingstechnieken biedt een optimale veiligheid voor uw factuurgegevens. Is DHL e-Billing compatibel met de btw-administratie? Ja. Ons systeem is in overeenstemming met de relevante Europese en Belgische btw-wetgeving. Is DHL e-Billing compatibel met mijn financieel systeem? Ja, ons elektronisch factuursysteem kan gemakkelijk geïntegreerd worden in elk gekend boekhoudsysteem of in eender welke ERP-applicatie. Aangepaste oplossingen maken ook de integratie in andere systemen mogelijk. Is DHL e-Billing gratis? Ja, u zult uw facturen van DHL Express ontvangen zonder meerkosten.
Klanthandleiding
Beschikbare velden in de CSV-downloads
23
dotplus Klantendienst: 02-715 50 50 www.dhl.be Druk- en zetfouten vorbehouden
Ver. uitg.: Danny Van Himste, Woluwelaan 151, 1831 Diegem
DHL Express Woluwelaan 151 1831 Diegem
