Klantgerichte Kaders. Onderzoek Artikel 213a Civiele Techniek

Klantgerichte Kaders Onderzoek Artikel 213a Civiele Techniek

Gemeente Bloemendaal BD5606 30 juni 2015

Klantgerichte Kaders Onderzoek Artikel 213a Civiele Techniek

dossier : BD5606 registratienummer : versie : 2.2 classificatie : DEFINITIEF

Gemeente Bloemendaal 30 juni 2015

HaskoningDHV Nederland B.V. Niets uit dit bestek/drukwerk mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt d.m.v. drukwerk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van HaskoningDHV Nederland B.V., noch mag het zonder een dergelijke toestemming worden gebruikt voor enig ander werk dan waarvoor het is vervaardigd. Het kwaliteitssysteem van HaskoningDHV Nederland B.V. is gecertificeerd volgens ISO 9001.

©

HaskoningDHV Nederland B.V.

INHOUD

BLAD

1 1.1 1.2 1.3 1.4

INLEIDING Aanleiding Doelstelling, centrale vraag en onderzoeksvragen Normenkader Leeswijzer

2 2 2 3 3

2 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.2 2.3

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN Beantwoording onderzoeksvragen Doelstellingen beleid Uitvoering in de praktijk Resultaat Conclusies Aanbevelingen

4 4 4 4 5 5 6

3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

BEVINDINGEN Inleiding Beleid Uitvoering Resultaat Samenvatting bevindingen

7 7 7 8 10 11

4

COLOFON

13

Bijlage 1 Bijlage 2

Lijst met geïnterviewden Overzicht geraadpleegde documenten en bronnen

Gemeente Bloemendaal/Artikel 213a onderzoek DEFINITIEF

30 junl 2015, versie 2.2 -1-


1

INLEIDING

1.1

Aanleiding De gemeente voert één keer per jaar een onderzoek (conform artikel 213a van de Gemeentewet) uit naar de beleidseffectiviteit en de rechtmatigheid van de taakuitvoering van een organisatieonderdeel. Conform het onderzoeksprogramma wordt in 2014/2015 een onderzoek gedaan naar het team Civiele Techniek & Verkeer, waarbij het onderdeel “Verkeer” buiten beschouwing wordt gelaten. Het team Civiele Techniek heeft een centrale rol bij onderhoud en vernieuwing van wegen, riolering en andere voorzieningen in de openbare ruimte. De gemeente Bloemendaal wil daarbij graag scherp aan de wind zeilen wat betreft de ramingen (reëel ramen). Regelmatig zijn er vragen rond overschotten/tekorten rond uitgevoerde werken. Ook over de invloed van de betrokkenheid van bewoners op het planproces en de mogelijke efficiencywinst door de samenwerking met derden zijn vragen..

1.2

Doelstelling, centrale vraag en onderzoeksvragen Het doel van dit onderzoek is het verkrijgen van inzicht in de beleidseffectiviteit en de rechtmatigheid van de taakuitvoering van het team Civiele Techniek. De centrale vraagstelling van het onderzoek is daarom: Worden de doelen van het team Civiele Techniek gerealiseerd en worden de taken effectief en efficiënt uitgevoerd, rekening houdend met de samenwerking met andere teams binnen de gemeente alsmede de samenwerking met andere partners? Omdat door de gemeente Bloemendaal bijzondere aandacht wordt gevraagd voor “Projectmatig Werken”, “Reëel Ramen” en “Formatie”, is de centrale vraagstelling onderverdeeld in onderstaande drie onderzoeksvragen. Hierin komen achtereenvolgens beleid (theorie), uitvoering (praktijk) en resultaat aan de orde. 1.

Welk beleid, ambities, uitgangspunten en doelen zijn geformuleerd ten aanzien van het Team Civiele Techniek? a. Welk beleid is geformuleerd ten aanzien van projectmatig werken en fasering en het omgaan met vertragingen door bijvoorbeeld inspraak en aanbestedingen? b. Welk beleid is geformuleerd in het kader van het opstellen en beheersen van kostenramingen en “reëel ramen”? c. Hoe is de benodigde formatie van het Team Civiele Techniek bepaald, met name in relatie tot incidentele pieken in de benodigde capaciteit?

2.

Hoe worden de taken van het Team Civiele Techniek in de praktijk uitgevoerd? a. Hoe wordt in de praktijk uitvoering gegeven aan het geformuleerde beleid? b. Hoe is de actuele bezetting kwalitatief en kwantitatief in relatie tot een doelmatige/effectieve bezetting? c. Hoe verloopt de samenwerking met interne en externe partijen?

3.

Worden de beoogde beleidsdoelen bereikt? a. Worden de beleidsdoelen met betrekking tot projectmatig werken gerealiseerd en worden de opgestelde planningen gehaald? b. Worden opgestelde kostenramingen daadwerkelijk gerealiseerd?


30 junl 2015, versie 2.2 -2-


c.

1.3

Is de formatie van het Team Civiele Techniek in lijn met de te realiseren beleidsdoelen. Behaalt het team deze doelen ook daadwerkelijk, zowel kwantitatief en kwalitatief?

Normenkader Om de centrale onderzoeksvraag te kunnen beantwoorden is een normenkader nodig, waartegen het beleid en de uitvoering worden afgezet. Dit normenkader heeft een duidelijke link met de geformuleerde onderzoeksvragen en is gebaseerd op: Landelijke kaders en weten regelgeving; Het beleid zoals dat door de gemeente is vastgelegd; Overige (beleids)documenten zoals bestuurlijke procedures, besluitvorming, jaarrekeningen, begrotingen, etc.; Benchmarking vergelijkbare gemeenten; Deskundigennormen. Het voor dit onderzoek gehanteerde normenkader omvat de volgende normen (per onderzoeksvraag): I. Beleidsdoelen doelen zijn SMART geformuleerd; doelen hebben een eenduidige doorvertaling gekregen naar activiteiten en acties. doelen hebben een eenduidige doorvertaling gekregen naar activiteiten en acties; er wordt gebruik gemaakt van praktijkgegevens van andere gemeentes met vergelijkbare afdelingen. II. Uitwerking in de praktijk het beleid wordt uitgevoerd zoals het is vastgelegd (uitgevoerd conform beleid); procedures worden volgens de geldende weten regelgeving en vastgestelde gemeentelijke verordeningen uitgevoerd; een kostendatabase wordt geraadpleegd; recente inschrijvingen worden geraadpleegd. III. Resultaat transparante afspraken zijn gemaakt m.b.t. de sturing en het toezicht op de uitvoering van het beleid (heldere, rechtmatige en vastgelegde verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden).

1.4

Leeswijzer Het uitgevoerde onderzoek omvat een documentenstudie en interviews met betrokkenen. In de documentenstudie is allereerst een beeld gevormd van het bestaande beleid binnen de gemeente (welke doelen zijn geformuleerd, welke randvoorwaarden zijn aanwezig, welke instrumenten zijn ingezet, etc). De geraadpleegde documenten worden vermeld in bijlage 3. Daaropvolgend zijn interviews gehouden met verschillende betrokkenen: een aantal projectleiders en beleidsmedewerkers en het afdelingshoofd. Deze interviews zijn gebruikt om de in de documentenstudie gevonden bevindingen te toetsen en inzicht te verkrijgen in het proces en de communicatie. Op basis van de informatie verkregen uit de interviews, samen met de informatie uit de documentenanalyse, zijn bevindingen geformuleerd. Deze bevindingen worden in hoofdstuk 3 gerapporteerd in relatie tot de onderzoeksvragen. Hieraan voorafgaand worden in hoofdstuk 2, op basis van de bevindingen en het normenkader, conclusies en aanbevelingen geformuleerd.


30 junl 2015, versie 2.2 -3-


2

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

2.1

Beantwoording onderzoeksvragen Op basis van de in dit rapport weergegeven bevindingen, kunnen de onderzoeksvragen uit paragraaf 1.2 als volgt worden beantwoord.

2.1.1

Doelstellingen beleid Welk beleid is geformuleerd ten aanzien van projectmatig werken en fasering en het omgaan met vertragingen door bijvoorbeeld inspraak en aanbestedingen? Er is geen vastgesteld beleid met betrekking tot projectmatig werken voor civieltechnische projecten en inspraak. Wel bestaat de “Verordening Interactieve Beleidsvorming Bloemendaal”, maar deze omvat (conform de modelverordening van de VNG) met name algemene uitgangspunten voor inspraak op grond van artikel 150 van de Gemeentewet. Daarnaast is inhoudelijk beleid vastgelegd op het gebied van uitvoering en beheer. Welk beleid is geformuleerd in het kader van het opstellen en beheersen van kostenramingen en “reëel ramen”? Er is geen vastgesteld beleid met betrekking tot het opstellen en beheersen van kostenramingen. Hoe is de benodigde formatie van het Team Civiele Techniek bepaald, met name in relatie tot incidentele pieken in de benodigde capaciteit? De teamformatie wordt bepaald op basis van de (meerjaren)planning van reguliere (onderhouds)werkzaamheden, waarbij voorzien is in de inhuur van derden bij mogelijke piekbelasting.

2.1.2

Uitvoering in de praktijk Hoe wordt in de praktijk uitvoering gegeven aan het geformuleerde beleid? Vanwege het ontbreken van vastgesteld beleid inzake projectmatig werken, inspraak en opstellen van kostenramingen wordt in de praktijk een ongeschreven procesregel gehanteerd. Door de vaste teamsamenstelling is deze werkwijze gestandaardiseerd geraakt, waarbij als het ware van nature projectmatig wordt gewerkt. Er is diversiteit in aanpak per medewerker. Dit uit zich in inhoudelijke verschillen in de opzet van een Plan van Aanpak (PvA), de gehanteerde basis voor de kostenramingen en de dossieropbouw. Bij de meeste projecten worden belanghebbenden actief betrokken. Dit leidt veelal tot planwijzigingen afwijkend van het gemeentelijke basisontwerp. Hoe is de actuele bezetting kwalitatief en kwantitatief in relatie tot een doelmatige/effectieve bezetting? Het team kan de reguliere werkzaamheden goed aan. Er hoeft weinig gebruik te worden gemaakt van inhuur. Ook kwalitatief worden de vooraf gestelde doelen gehaald. De ambtelijke inzet wordt sterk beïnvloed door de mate van inspraak door belanghebbenden. Dit leidt in voorkomende gevallen tot het uitstellen van reguliere werkzaamheden en/of het inzetten van derden daarvoor.In de gemeente Bloemendaal is de keuze gemaakt veel te overleggen met belanghebbenden in een gebied. Bij vergelijkbare gemeentes wordt de communicatie vaak aangepast aan de projectfase. De mate van participatie evolueert dan van het daadwerkelijk hebben van inspraak aan het begin van een project tot het uitsluitend nog informeren van belanghebbenden aan het einde van een project.


30 junl 2015, versie 2.2 -4-


Hoe verloopt de samenwerking met interne en externe partijen? Intern is sprake van goede samenwerking met andere teams binnen de afdeling. De samenwerking met externe partijen spitst zich toe op het hoogheemraadschap, RIJK en de gemeente Heemstede.

2.1.3

Resultaat Worden de beleidsdoelen met betrekking tot projectmatig werken gerealiseerd en worden de opgestelde planningen gehaald? Beleidsdoelen inzake projectmatig werken zijn niet vastgelegd (inhoudelijke beleidsdoelen overigens wel). Wel wordt in de praktijk veelal volgens de regels van het projectmatig werken gehandeld. De opgestelde planningen worden niet altijd gehaald. Dit wordt meestal veroorzaakt door onvoorziene projectomstandigheden of planwijzigingen door inspraak van belanghebbenden. Worden opgestelde kostenramingen daadwerkelijk gerealiseerd? De opgestelde kostenramingen worden veelal binnen budget gerealiseerd. Alleen onvoorziene projectomstandigheden (zoals de bodemgesteldheid) hebben in het verleden geleid tot budgetoverschrijdingen. Is de formatie van het Team Civiele Techniek in lijn met de te realiseren beleidsdoelen. Behaalt het team deze doelen ook daadwerkelijk, zowel kwantitatief en kwalitatief? De vastgestelde beleidsdoelen worden door het team gerealiseerd. Ook de vooraf gestelde kwaliteit wordt gerealiseerd.

2.2

Conclusies In paragraaf 1.2 is de centrale onderzoeksvraag als volgt geformuleerd: Worden de doelen van het team Civiele Techniek gerealiseerd en worden de taken effectief en efficiënt uitgevoerd, rekening houdend met de samenwerking met andere teams binnen de gemeente alsmede de samenwerking met andere partners?

Op basis van de in de vorige paragraaf geformuleerde antwoorden op de onderzoeksvragen, kunnen daarbij de volgende conclusies worden getrokken: • Voor het Team Civiele Techniek zijn met name technisch inhoudelijke beleidsdoelen vastgesteld. Voor wat betreft proces en werkwijze ligt geen beleid vast. Wel ligt in het afdelingsplan de planning van werkzaamheden en inzet vast; • Proces en werkwijze zijn inmiddels wel door de praktijk gevormd. Mede door de stabiele samenstelling van de afdeling, worden de taken daardoor effectief uitgevoerd. Het team produceert wel minder dan mogelijk is doordat vertragingen in projecten ontstaan; • Voorbereidingsprocessen worden gestuurd door de inspraak van belanghebbenden (voor zover van toepassing), waardoor een proces veelal niet efficiënt wordt uitgevoerd; • De interne samenwerking is goed, de externe samenwerking spitst zich toe op een beperkt aantal partijen. Beiden lijken geen grote invloed te hebben op het effectief en efficiënt uitvoeren van het takenpakket.


30 junl 2015, versie 2.2 -5-


2.3

Aanbevelingen Op basis van voornoemde conclusies worden de volgende aanbevelingen gedaan: a. Op het gebied van vastleggen van procesbeleid, inspraakbeleid en standaardisatie van werkwijzen is nog veel winst te behalen. Aanbevolen wordt om hiervoor beleid vast te leggen, waardoor werkprocessen (nog) beter kunnen worden gestroomlijnd en inspraakprocedures beter worden benut. Beschrijf van de verschillende projectfasen en projectmanagementaspecten hoe deze worden vastgelegd en wanneer wordt overgegaan naar een nieuwe fase (zie onderstaand schema). Bij veel gemeentes zien wij verder dat wordt gewerkt met standaard oplossingen voor de inrichting van de openbare ruimte. Dit heeft als voordeel dat binnen een gemeente een eenduidige inrichting ontstaat en dat de standaarden eenduidige bouwstenen leveren voor een inspraaktraject. b. Maak projectevaluatie een vast onderdeel van het werkproces. Dat kunnen projectevaluaties zijn met belanghebbenden maar zeker ook op het functioneren van de eigen organisatie. c. Zorg voor een duidelijke communicatie met belanghebbenden en houd daarbij ambtelijk, maatschappelijk en bestuurlijk duidelijk één lijn aan. Maak daarbij afspraken met belanghebbenden en leg deze helder vast. Het kan hierbij helpen om de inspraakprocedures te koppelen aan de verschillende projectfasen en de planning van de procedures. Elke fase vraagt een andere wijze van inspraak. Zo is het in de definitiefase van belang de wensen van belanghebbenden te inventariseren en wordt voorafgaand aan de realisatiefase alleen nog gesproken over de totstandkoming van het werk. Onderstaand schema kan hierbij een kapstok bieden.

Dit resulteert in een team dat beter in staat is om pieken in de capaciteit vroegtijdig te signaleren en hierop te anticiperen. De kans op vertragingen in de projecten verkleint doordat de spelregels en verwachtingen helder zijn gecommuniceerd. Gemeente en belanghebbenden ‘verrassen’ elkaar niet meer gedurende de looptijd van de projecten.


30 junl 2015, versie 2.2 -6-


3

BEVINDINGEN

3.1

Inleiding Civiele Techniek is een brede verzamelnaam voor het ontwerpen, realiseren, beheren en onderhouden van onze leefomgeving. Als we het hebben over een binnenstedelijke invulling, dan hebben we het over wegen, water, groen, kunstwerken, wegmeubilair, speelplaatsen, ondergronds infrastructuur (riolering en overige kabels en leidingen), etc. Het team Civiele Techniek is een zelfstandig opererend team binnen de gemeente Bloemendaal dat zich bezig houdt met het beheer en onderhoud van boven en ondergrondse infrastructuur (wegen, bruggen, riolering, etc.), maar ook haar verantwoordelijkheden heeft als het gaat nieuwbouwlocaties. Groen valt daarbij binnen het team Groen. De gemeente Bloemendaal is een gemeente met ruim 22.000 inwoners en met een grondoppervlak van 38,5 km². Door de ligging aan de kust is een groot deel van het grondgebied binnen de gemeente in eigendom en beheer bij derden. Toch heeft de gemeente verhoudingsgewijs veel bovengrondse en ondergrondse infrastructuur die de nodige aandacht vergen in verband met beheer en onderhoud.

3.2

Beleid Beleidsdoelen zijn vastgelegd in afzonderlijke kaders voor groen, verkeer en verlichting (zoals Beeldkwaliteit ,VGRP, VCP, Rationeel Wegbeheer, Openbare Verlichting, Bruggen & Beschoeiingen). Er is geen specfiek (projectgericht) beleid vastgelegd met betrekking tot inspraak. In de vorige collegeperiode is geprobeerd een procesbeschrijving inspraak vast te leggen. Wel ligt in het afdelingsplan de planning van werkzaamheden en inzet vast en een “categorisering” van de vormen van inspraak. De gemeente geeft voor ruimtelijke projecten van tevoren staand beleid mee als kaders. Deze kaders zijn over het algemeen strakker dan die voor het reguliere werk van beheer en onderhoud binnen het team Civiele Techniek. Er wordt weinig met standaarden gewerkt. Het principe bij rioolvervangingen is dat de bestaande weginrichting gehandhaafd blijft. Bij reconstructies heeft het weinig zin om met standaarden te werken,vanwege de uniciteit van ieder afzonderlijk project en omdat bij elk project bewoners weer andere wensen hebben. Veelal moet maatwerk worden verricht. Het vervangen van de riolering ligt vaak aan de basis van een wegreconstructie (herinrichten is geen uitgangspunt, al kan rioolvervanging soms op basis van het VCP wel aanleiding zijn tot een aanpak van erfgrens tot erfgrens). De projectleider bespreekt met zijn collega’s, in breed perspectief, de verbeteringsmaatregelen in dat betreffende gebied. Indien nodig wordt dit vertaald in een ontwerp. Dit ontwerp wordt ter bespreking voorgelegd aan de Ambtelijke Verkeerscommissie (AVC). Voor het opstellen van kostenramingen is geen standaard werkwijze noch ontwerphandboek vastgelegd. In het verleden werd gewerkt met het Archidat kostenbestand. Wanneer met de kosten uit deze database werd gewerkt, weken de ramingen echter ver af van de werkelijkheid. Tegenwoordig wordt vaak gebruik gemaakt van eigen ervaringen met eerdere aanbestedingen. Er wordt geraamd met daaruit voorvloeiende eenheidsprijzen. Met hoge eenmalige kortingen op de inschrijfsom wordt geen rekening gehouden. Er wordt geen gebruik gemaakt van algemene of openbare kostenbestanden.


30 junl 2015, versie 2.2 -7-


Budgetten worden bepaald o.b.v. het VGRP, onderhoudsprograma’s en inspecties eventueel aangevuld met reguliere onderhoudsbudgetten. Kredieten worden vastgesteld op basis van standaard eenheidsprijzen. Gedurende het planproces wordt de investeringsraming getoetst aan het beschikbare krediet. Wanneer de raming maximaal 10% boven het beschikbare krediet ligt wordt het eventuele aanbestedingsvoordeel afgewacht. Na elke ontwerpfase wordt het budget getoetst aan het beschikbare krediet. Dit is echter niet vastgelegd. Het Team CT bestaat uit 2 fte beleidsmedewerkers, 4 fte project(bege)leiders of voorbereiders, en 2 fte toezichthouders. De afdelingsplanning wordt afgestemd o.b.v. het afdelingsplan. De inzet van de mensen is gebaseerd op reguliere taken. De projecten worden onderling verdeeld. Extra projecten worden voor zover mogelijk daarnaast nog opgepakt, zonodig aangevuld met inhuur (dit betreft vaak toezichthouders). De teambezetting is gebaseerd op het reguliere werk (met name onderhoud en reiniging) zonder de extra investeringen. Onder die laatste categorie vallen alle vervanging op rioolgebied en rehabilitatie wegen. Jaarlijks wordt gekeken naar welke projecten op de planning staan. Wanneer de te verwachten tijdsbesteding groter is dan de medewerker beschikbaar heeft, wordt er nog wat geschoven met de werkzaamheden. Soms is inhuur van derden noodzakelijk doordat vertragingen in projecten het reguliere werk gaan beïnvloeden. Ter toetsing wordt periodiek meegedaan aan een benchmark (gehele gemeentelijke apparaat).

3.3

Uitvoering Het geformuleerd beleid zoals verwoord in paragraaf 3.2 wordt bij de grotere projecten zoals de Cerealaan verwoord in het Plan van Aanpak (PvA). Wanneer wel of geen PvA wordt vastgesteld is echter niet eenduidig vastgelegd. In het PvA wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan het participatietraject met belanghebbenden. In het PvA wordt beschreven wanneer bewoners in de gelegenheid worden gesteld hun wensen en meningen kenbaar te maken. Zo zijn bijvoorbeeld bij het project Cearalaan 500 adressen benaderd voor deelname aan de bewonersavonden. Financieel wordt over het algemeen eerst een globale raming voor het project gemaakt, op basis van randvoorwaarden (bijv. hergebruik bestaand materiaal) en beschikbaar budget. Daarmee krijgt een projectleider feitelijk een “taakstellend budget” mee (gebaseerd op het terugbrengen van de bestaande situatie). Dit budget kan worden bijgesteld, bijvoorbeeld omdat materiaal nauwelijks herbruikbaar blijkt. Tegenvallers in een project worden niet volgens een vast format of op een vast moment gerapporteerd, wel gemaild naar de direct betrokkenen en benoemd in de reguliere rapportages in de P&C-cyclus. Alle rapporten en notities worden wel (digitaal) bewaard (in “Windows Verkenner” en “Corsa”, maar ook fysiek in mappen).

Plan van Aanpak Binnen het onderzoek hebben wij 2 Plannen van Aanpak ingezien: • Plan van Aanpak Rioolvernieuwing en Herinrichting Cearalaan e.o. Overveen • Plan van Aanpak en Wegreconstructie Dennenweg te Bloemendaal In grote lijnen zijn de Plannen van Aanpak vergelijkbaar. In beide gevallen wordt aandacht besteed aan de projectbeheersaspecten zoals tijd, geld, kwaliteit, organisatie, informatie en projectrisico’s. De scope van de projecten wordt afgebakend en de vertaling van aanwezig beleid, zoals groenbeleid en het beleidsplan openbare verlichting, wordt verwoord. In de PvA’s wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan het participatietraject met de omgeving. Beide plannen eindigen met aandacht voor de wijze van evalueren.

Voordat wordt gestart met het ontwerp gaat de projectleider na of verbetering van de bestaande situatie wenselijk is. Dat doet hij door zijn collega’s of het digitale archiefsysteem te raadplegen, Hij krijgt dan een Gemeente Bloemendaal/Artikel 213a onderzoek DEFINITIEF

30 junl 2015, versie 2.2 -8-


goed beeld van wat er speelt ter plaatse. Denk aan meldingen over onveilige verkeerssituaties of parkeerproblemen. Bij het project Dennenweg is op basis van deze informatie een ontwerp gemaakt dat in de Ambtelijke Verkeerscommissie (AVC) is besproken alvorens dit aan de belanghebbenden is voorgelegd. In het participatietraject is het plan onvoldoende gewaardeerd door bewoners waardoor het ontwerp moet worden aangepast.

Aanvullende stappen kunnen gevolgen hebben voor de planning. In sommige gevallen kan worden besloten een extra informatiebijeenkomst te beleggen. De inwoners van de gemeente Bloemendaal zijn over het algemeen zeer betrokken en weten de weg naar de wethouders goed te vinden. Bewonersavonden worden doorgaans goed bezocht. Daarbij zijn ook beleidsmedewerkers aanwezig, die eventueel ook de beleidsmatige achtergronden van keuzes kunnen toelichten. De afdeling Communicatie ondersteunt bij participaties. Dit team screent brieven en faciliteert bewonersavonden. Bij het project Kweekduin zag de gemeente in eerste instantie geen reden tot het aanpassen van de indeling van openbare ruimte. Na de eerste stappen in het participatietraject bleek dat vanuit bewoners hier wel behoefte aan was.

De werkwijze uit de nooit vastgestelde procesbeschrijving inspraak wordt inmiddels wel gehanteerd bij grote projecten. Sinds een paar jaar wordt voor elk plan een projectplan vastgesteld door het college voor aanvang van het project. Dit gebeurt alleen voor projecten waar inspraak aan vastzit. Wel of niet vaststellen is niet aan regels gebonden, maar ligt voor de hand: geen inspraaktraject? Geen projectplan! Planningen komen onder druk te staan omdat tijdens het inspraaktraject blijkt dat bewoners bezwaren hebben tegen de plannen van de gemeente. Bij de Cerealaan zijn meer inspraakmomenten geweest en heeft het voorbereidingstraject langer geduurd dan de circa 9 maanden die doorgaans in de planning wordt opgenomen.

De wijze van inkoop wordt vroegtijdig in overleg met het inkoopbureau vastgelegd in het inkoopdocument. De wijze van aanbesteding vormt geen onderdeel van het PvA. Dit wordt vooraf bepaald met het inkoopbureau (RIJK). De doorlooptijden van de aanbesteding worden wel genoemd in het PvA. Het Team CT kan haar reguliere werk goed aan binnen de huidige bezetting. De werkdruk wordt wel hoog ervaren. Daarin spelen de verhuizing en de reorganisatie ook mee. De lat lijkt ook hoger te liggen: er gelden steeds meer eisen en randvoorwaarden, alles moet sneller en beter en lijkt meer tijd te gaan kosten. De jaarbegroting wordt in juli (van het voorafgaande jaar) opgesteld. Van daaruit wordt gekeken wie waarin wat kan betekenen. Dit resulteert in het afdelingsplan met een individuele werkplanning. Dit wordt lopende het jaar bijgesteld indien nodig in de voorjaars- en najaarsnota. De nadruk van de voorjaars- en najaarsnota ligt op de financiële verantwoording van het College richting de Raad. Binnen het Team CT wordt een goede onderlinge samenwerking ervaren. Het team is ook voorbeeldteam geweest bij vorige reorganisatie als “zelfsturend team”. Ook dit verbetert nog: meer sturen op gezamenlijk kijken naar één werkvoorbereiding. Binnen de afdeling verloopt de samenwerking op een natuurlijke manier. Collega’s zoeken elkaar op wanneer er de noodzaak zicht voordoet. Beleidsdoelstellingen met betrekking tot projectmatig werken liggen weliswaar niet vast, maar binnen het team vindt vaak interne kwaliteitscontrole plaats. Dit wordt met elkaar als zinvol ervaren. Alle producten worden intern door een andere collega getoetst, zodat de kans op fouten zoveel mogelijk wordt beperkt. Gemeente Bloemendaal/Artikel 213a onderzoek DEFINITIEF

30 junl 2015, versie 2.2 -9-


Dit is iets wat de laatste jaren sterk is verbeterd. Het team werkt al jaren in een vaste samenstelling. Binnen het Team wordt spanning ervaren tussen vakkennis en de mening van de burger. Het Team houdt eens in de drie weken werkoverleg, waarin de stand van zaken van de projecten wordt besproken. Hiervan wordt een verslag gemaakt. Daarnaast heeft het afdelingshoofd eens in de drie / vier weken individueel overleg met alle medewerkers van het team. Extern vind samenwerking plaats met de gemeente Heemstede. Met deze gemeente wordt nadrukkelijk de samenwerking gezocht op het gebied van gezamenlijk aanbesteden van onderhoud aan verhardingen. Incidenteel wordt capaciteit uitgewisseld voor het schrijven van bestekken en worden ideeën uitgewisseld op het gebied van de toepassing van EMVI in aanbestedingstrajecten. Binnen deze uitwisseling vindt geen verrekening van kosten plaats. Samenwerking bestaat ook in de waterketen, met 7 gemeenten en het hoogheemraadschap, en voor de uitvoering van het Waterplan (onderdeel vGRP) met HRR.

3.4

Resultaat Planningen van de voorbereiding worden niet altijd gehaald. De oorzaak hiervan komt vooral uit wijzigingen in de aanpak, doordat bijvoorbeeld meer bewonersavonden nodig blijken te zijn. Wanneer wijzigingen zich voordoen wordt het PvA niet meer gewijzigd. Er kan nog wel naar worden teruggegrepen. Het PvA is statisch, terwijl het proces meer een dynamisch karakter heeft. De wijze van dossieropbouw ligt niet vast. Ieder doet dat op zijn manier. In principe worden alle documenten in Corsa opgeslagen. Daarnaast houdt iedereen papieren dossiers bij. Dat doet ieder op zijn eigen manier. Vanuit het bestuur is er geen behoefte aan rapportage op basis van het PvA. Afwijkingen op basis van inspraak worden bestuurlijk vrijwel altijd goedgekeurd. Zeker als de afwijkingen enkel op het gebied van de planning zijn. Afwijkingen op het gebied van budget kunnen nog wel eens tot discussie leiden. Er wordt nauwelijks geëvalueerd. Cearalaan is extern geëvalueerd (enquête). Bij Kweekduin heeft de aannemer een evaluatie op de uitvoering van de werkzaamheden onder de bewoners geïnitieerd. Een concept ontwerp wordt door team Civiele Techniek opgesteld en ter beoordeling aan de AVC voorgelegd. Het door de AVC goedbevonden ontwerp wordt meegenomen in het Plan van Aanpak. Dit plan wordt vervolgens vastgesteld door het College. Bij ‘standaard werken’ wordt e.e.a. vastgelegd in een inkoopdocument, met name de aanbestedingswijze, de financiën en de planning. Bij participatietrajecten wordt vaak een Plan van Aanpak verkozen. Projectevaluaties vinden niet volgens een vast format of op vaste momenten plaats. Tussen collega’s onderling wordt wel gesproken over lastige onderwerpen die in projecten aan bod komen. Leermomenten uit eerdere projecten neemt iedere projectleider mee bij zijn volgende projecten. De leermomenten worden niet altijd met andere collega’s gedeeld.


30 junl 2015, versie 2.2 - 10 -


Projectbudgetten worden soms overschreden. Meestal liggen de inschrijfbedragen van de markt onder de geraamde bedragen. Wanneer overschrijdingen optreden ligt dat meestal aan onvoorziene zaken. Bijvoorbeeld bij de Cearalaan zijn ondergrondse verontreinigingen aangetroffen en bleek het veenpakket dikker te zijn dan voorzien. Dit resulteerde in een overschrijding van ca. 3 ton. Overschrijdingen vinden plaats in het werk (door onvoorziene omstandigheden). Bij grotere afwijkingen binnen vastgelegde budgetten wordt dit binnen het Team besproken en opgelost. Zaken die van bestuurlijk belang zijn worden, al dan niet via het afdelingshoofd, teruggekoppeld naar de wethouder. Het basisbudget wordt vastgesteld op basis van het VGRP en meerjarenonderhoudsprogramma’s geactualiseerd met periodieke inspectieresultaten, eventueel aangevuld met reguliere onderhoudsbudgetten. Bij iedere processtap wordt het beschikbare budget gelegd naast de directieraming / aanbestedingsresultaat / eindresultaat. Op basis van het eerste plan wordt een raming gemaakt, binnen vastgesteld budget. Eventuele bijstelling / onverwachte ontwikkelingen worden zo spoedig mogelijk gecommuniceerd met bestuur, ook al is het misschien nog oplosbaar. Communicatie van financiële wijzigingen naar de raad gebeurt via de voorjaars- en najaarsnota’s.

3.5

Samenvatting bevindingen

Projectbudgetten Voor het project Rioolvervanging Cearalaan is een aantal financiële documenten ter beschikking gesteld: Begroting Definitief ontwerp: € 2.971.882,15 (incl. voorbereiding). Daar staat een dekking tegenover van € 2.856.792,-, Bron: Kostenraming DO. Besteksraming: € 3.188.989,90 (excl. Voorbereiding), is niet als aanleiding tot aangepaste onderbouwing van de dekking. Bron: Besteksraming d.d. 3 mei 2013. Kostenraming na aanbesteding: € 2.731.624,75 (incl. voorbereiding). Daar staat een dekking tegenover van € 2.736.937,57 (incl. voorbereiding), Bron: Gunningsbeslissing met registratienummer 2013015535. Aanvullend aangevraagd krediet in voorjaarsnota: € 200.000,--. Valt weg tegenover een bijdrage van HHR van € 200.000,--. Melding in najaarsnota van overschrijding van het krediet met € 435.000,--. Hiervoor wordt in de najaarsnota om een aanvullend krediet gevraagd van € 405.000,--. Dit wordt gedekt door bijdragen van HHR (€ 229.000) en provincie Noord-Holland (€ 46.000.--) alsmede door een deel van het krediet afkoppelen verhard oppervlak (€ 130.000,--) over te hevelen naar het krediet rioolvernieuwing Cearalaan. Voor het restant van € 30.000,-- wordt het reguliere budget maatregelen aangesproken.

Samenvattend worden de volgende bevindingen geformuleerd: Vastgesteld beleid blijft beperkt tot concrete inhoudelijke beleidskaders per vakdiscipline; Er is geen beleid vastgelegd met betrekking tot inspraak; Er is geen vastgestelde ramingsmethodiek noch een ontwerphandboek; De teambezetting van Team CT is gebaseerd op haar reguliere taken uit de meerjarenplanning; Vastgesteld beleid wordt verwerkt in een Plan van Aanpak (PvA) per project. Er is echter niet vastgesteld wanneer zo’n PvA moet worden opgesteld; Een PvA kent geen vastgesteld format en ook de uitvoering ervan, de rapportage erover en de evaluatie ervan is niet vastgelegd, In de praktijk wordt veelal wel eenzelfde werkwijze door alle projectleiders gehanteerd; Inspraak van burgers is niet ingekaderd. Ook wanneer dit in een PvA wel is vastgelegd, wordt hiervan regelmatig afgeweken; De onderlinge samenwerking binnen het Team CT wordt als prettig ervaren. Teamleden ondersteunen elkaar en zoeken elkaar “van nature” op; Gemeente Bloemendaal/Artikel 213a onderzoek DEFINITIEF

30 junl 2015, versie 2.2 - 11 -


-

Extern vindt incidenteel samenwerking plaats met de gemeente Heemstede en het hoogheemraadschap; Planningen worden niet altijd gehaald, meestal vanwege aanpassingen uit inspraak; Soms vinden budgetoverschrijdingen plaats, vrijwel altijd door onvoorziene omstandigheden binnen een werk; Werkwijzes worden niet vastgelegd. Dossieropbouw is persoonsafhankelijk. Tussentijdse rapportages zijn incidenteel en projectgestuurd.


30 junl 2015, versie 2.2 - 12 -


4

COLOFON

Gemeente Bloemendaal/Artikel 213a onderzoek Opdrachtgever Project Dossier Omvang rapport Auteur Bijdrage Interne controle Projectleider Projectmanager Datum Naam/Paraaf

: : : : : : : : : : :


Gemeente Bloemendaal Klantgerichte Kaders BD5606 13 pagina's Theo Ram Ferry Loupias/ Paul de Jong Theo Ram Paul de Jong 30 junl 2015

30 junl 2015, versie 2.2 - 13 -

HaskoningDHV Nederland B.V. Planning & Strategy Laan 1914 nr. 35 3818 EX Amersfoort Postbus 1132 3800 BC Amersfoort T (088) 348 20 00 F (088) 348 28 01 E [email protected] W www.royalhaskoningdhv.com


BIJLAGE 1 -

Overzicht geïnterviewden

De heer J. van Hooft De heer J. Huiberts De heer V. Hoogeland De heer G. Janus Mevrouw I. Storm


bijlage -1-


BIJLAGE 2

-

Overzicht geraadpleegde documenten en bronnen

Beleidsnotities OV, GRP Wegbeheerplan, Bruggen en beschoeiingen Afdelingsplan 2014 (+formatie+taken en verantwoordelijkheden) Aanbestedingsbeleid Communicatieplan (niet als beleid maar wel in PvA’s vastgelegd) Raadsbesluit interactieve beleidsvorming Projectenlijst (in afdelingsplan) Verantwoordingen richting financien - Jaarrekeningen Planningen (in afdelingsplan) Voorjaarsnota’s, Najaarsnota’s 2013 en 2014 Jaarrekening 2012 en 2013 (relevante stukken en/of aangeleverde informatie) Collegeprogramma (vorig college) Budgetoverzichten Projectenlijst Ruimtelijke Ontwikkeling


bijlage -2-

Klantgerichte Kaders. Onderzoek Artikel 213a Civiele Techniek

Recommend Documents