KLAD 1 februari 2012 Raad van bestuur
Aanwezig: Martine Bergez (voorzitter), Gerda Ginneberge (secretaris), Kris Ally (penningmeester), Hugo Verhaege (ondervoorzitter) Filip Lehoucq, Etienne Van Acker, Luc Bauters, Wim De Clercq, David Vanhee (notulist) en Raf Walgraeve. Verontschuldigd: Filip Bastiaen, Johan Beke (ondervoorzitter), Roland Bonami, Eddy Carette, Johan Cornelis, Chris De Wispelaere, Eva Devooght, Bruno Dhaenens, Tony De Kimpe Eveline Eggerick, Luc Lampaert, Ann Mattheeuws, Kathleen Pisman, Mia Pynaert, Martine Schelstraete, Joost Sturtewagen, en Jessica Vandevelde. Het quorum om geldig te beslissen werd niet bereikt. Deze vergadering is verdaagd naar latere datum. Er zal een rondvraag gedaan worden. Gezien de impact van het agendapunt rond de toetreding tot SNM is het noodzakelijk dat de vergadering in meerderheid is. VERSLAG 1. GOEDKEURING VAN HET VORIGE VERSLAG Geen opmerkingen. 2. TOETREDING STREEKNETWERK MEETJESLAND De KLAD kreeg het eindrapport rond SNM, met het resultaat van de denktank rond: 1) Regionaal overleg organiseren en consensus nastreven over alle elementen
die van belang kunnen zijn bij de oprichting van een regionale koepelorganisatie ‘Streeknetwerk Meetjesland’, waarin de werking van de bestaande regionale sectororganisaties wordt opgenomen. 2) Het uitschrijven van een Proeftuinproject dat moet ingediend worden bij de Vlaamse Regering i.h.k.v. ‘doorbraak 54’ van het Witboek, Interne Staatshervorming. In overeenstemming met dit eindrapport stelt de Ontwikkelingsgroep 3 concrete vragen aan de KLAD. 1) Is uw raad van bestuur (of hiertoe bevoegde bestuursorgaan) akkoord dat het eindrapport een goede basis vormt die moet leiden tot de oprichting van vzw Streeknetwerk Meetjesland. ? 2) Heeft KLAD, rekening houdende met de aangereikte elementen in het eindrapport, de intentie om later deel te nemen aan de nog op te richten vzw Streeknetwerk Meetjesland? (indien uw ‘Ja’ is gekoppeld aan bijkomende randvoorwaarden, gelieve deze voorwaarden eveneens te vermelden) 3) Is uw raad van bestuur (of hiertoe bevoegde bestuursorgaan) akkoord dat de praktische uitwerking en voorbereiding van de vzw Streeknetwerk Meetjesland in 2012 zal gebeuren door de betrokken regionale organisaties die vraag 2 (al dan niet gekoppeld aan bijkomende voorwaarden) positief beantwoord hebben?
Deze vragen moeten uiterlijk tegen 15 februari 2012 beantwoord worden. Het resultaat van de denktank is de oprichting van een VZW SNM met de volgende 10 uitgangspunten en structuur. 1. Het Streeknetwerk Meetjesland is een nieuwe organisatiestructuur die bestaande, aparte regionale organisaties bundelt. Het SNM is geen vierde bestuursniveau. De organisatie neemt taken op van de lokale besturen, van hogere overheden en vanuit het publiek-private netwerk in de regio. 2. Het SNM streeft maximale efficiëntie na, zowel naar organisatiestructuur als naar inhoudelijke werking. 3. Het SNM baseert zijn werking op een gedragen integrale streekvisie, waaruit een zesjaarlijkse strategie ontstaat, die gekoppeld is aan de Beleids- en Beheerscyclus. De streekvisie is afgestemd op sectorale plannen uit de regio, op beleidsplannen van lokale en hogere overheden. 4. overleg blijft een basisvoorwaarde binnen het Meetjesland. Acties die resulteren uit dit overleg worden uitgevoerd door de meest geschikte partij. 5. De taak van elke cluster is om resultaatgericht te werken binnen een bepaald afgesproken kader. Elke cluster organiseert daartoe zijn eigen werking. Een clusterraad met een open samenstelling waarborgt de kwaliteit en de resultaten. 6. Binnen de bestuursorganen, wordt een krachtige symbiose aangehouden van publiek-private partners. De Algemene Vergadering van het Meetjesland biedt plaats aan alle aangesloten organisaties in de regio. ook in de raad van Bestuur zal zowel de publieke als private sector vertegenwoordigd zijn, waarbij de publieke sector 66% van de stemmen inneemt. 7. Het bijeenbrengen van ondersteunende diensten zal door schaalvergroting vooral leiden tot meer specialisatie en een verhoging van de kwaliteit. na de omvormingsfase moeten de ondersteunende diensten goedkoper zijn dan nu voor de 14 aparte organisaties. 8. Het is de uitdrukkelijke wens van de gemeentebesturen dat de betrokken 14 organisaties instappen in het SNM. Het SNM zal opgebouwd worden met deze 14 bouwstenen. In de conceptuele fase wordt evenwel uitgegaan van een wit blad. Het SNM moet op termijn immers evolueren naar een organisatie die maximaal inspeelt op de regionale en lokale behoeften. 9. Het SNM beoogt een grotere garantie op stabiliteit, ook voor wat betreft de structurele financiering, waarvoor de lokale en provinciale overheid (blijven) instaan. Deze financiering wordt gekoppeld aan een zesjaarlijkse strategie. Voor wat de projectfinanciering betreft, wordt gestreefd naar grotere hefboomprojecten voor de regio. Binnen het SNM worden de inkomende middelen vanuit de diverse overheden gecentraliseerd, en ‘geoormerkt’ doorgestort aan de deelwerkingen waarvoor ze bedoeld zijn. 10. Het Meetjesland wil dat Vlaanderen daadwerkelijk tools aanreikt, waarmee de ‘vereenvoudiging van de intermediaire ruimte’ kan aangepakt worden. Zonder deze tools en de beloofde experimenteerruimte zal de realisatie van het SNM op een aantal knelpunten stuiten.
De structuur voorziet een VZW met een algemene vergadering en een RVB als aansturing. Intern zijn clusters voorzien waar de huidige samenwerkingsverbanden in zetelen. SNM wordt zelf aangestuurd door een MAT waarin de clustercoördinatoren zetelen. Binnen de clusters is een clusterraad en de diensten kunnen ook een eigen adviesraad oprichten of behouden.
De voordelen door te werken binnen deze structuur zijn volgens de bedenkers de volgende : 1.Meer transparantie – meer efficiëntie 2.Zicht op meer stabiliteit (6-jaarlijkse planning, hefboomprojecten) 3.Nauwere koppeling tussen regio – lokale OH – hogere OH 4.Professioneler werken - Centrale Dienst - staf als vakspecialist - continuïteit personeel en personeelstaken - diverse expertise binnen één organisatie 4.Maximaal geïntegreerd werken binnen één organisatie en één streekvisie 5.Nabijheid van eigen (autonome) clusterraad met de relevante actoren 6.Centrale RvB met juridische verantwoordelijkheid, die opvolgt en faciliteert 7.Een brede publiek-private AV van het Meetjesland 8.Fysisch op 1 locatie ? (toekomstmogelijkheid) A. Er zijn echter wat vragen aangaande die transparantie en efficiëntie. Transparantie impliceert dat de gemeentebesturen, de administraties en de bevolking weten wat KLAD doet, hoe ze KLAD kunnen bereiken en waarvoor ze KLAD kunnen inroepen, … KLAD levert nu veel inspanningen om dit te bereiken. •Afspraken met gemeentes •Eigen jaarverslag, begroting, eindbalans, beleidsplan •Eigenheid •Logo •Eigen communicatie: website, nieuwsbrieven, fbgroep •Eigen persmomenten, eigen tentoonstellingen •Vertegenwoordiging van de gemeenten (ook Deinze),de provincie in een eigen RVB •Deskundigen
Er zijn echter een aantal beperkingen door een beperkt personeelsbestand en beperkt budget die de slagkracht en snelheid waarmee alles verloopt beperkt. De bezorgdheden van KLAD zijn dan ook wanneer toegetreden wordt tot SNM of : -
Het contact met de gemeenten niet verslapt. In deze grote structuur dreigt KLAD nog verder van de gemeenten te staan. De vertegenwoordiging van de KLAD in het bestuur van SNM verzekerd blijft. De vertegenwoordiging van Deinze als partner van KLAD in SNM behouden blijft. De eigenheid kan bewaard worden (logo, communicatiekanalen, …). De zichtbaarheid verdwijnt als alles onder 1 grote vlag/logo bedekt wordt.
Efficiëntie impliceert enerzijds zoveel mogelijk aan inhoud werken en zo weinig mogelijk aan ondersteunende taken besteden, zo weinig mogelijk interne vergaderlast en rapportering (jaarverslag, verslagen) Momenteel heeft KLAD 1 bestuursniveau dat minstens 4 keer per jaar vergadert. Er is echter een probleem om de vergaderingen in aantal te krijgen. Onder SNM werkt men met 5 vergaderniveaus: - Algemene vergadering - RVB (voor max 18 leden met max 12 leden met publieke mandaten en geen vertegenwoordiging voor Deinze) - MAT - Clusterraad - Eventuele eigen adviesraad Bezorgdheden van de KLAD zijn: - De vergaderlast lijkt enkel te verhogen, terwijl geen enkele van de huidige taken weg valt (jaarverslag, begroting, beleidsplan, jaarlijks plan van aanpak,…). - De afstand tussen de KLAD en het bestuur is groot. - Een van de partners is niet vertegenwoordigd in het bestuur. - Begroting en werking moeten passen in een streekvisie die los staat van Deinze Efficiëntie impliceert anderzijds ook de kosten zo laag mogelijk houden. De huidige kosten van de KLAD zijn: o Loonkost o Ondersteunende diensten (3150 €)waaronder: •Accountant 750€ •Sociaal secretariaat 700€ •Provikmo (medische dienst) 200€ o Huur van het gebouw 1800€ o Auto 2500€ De rest van de middelen is werkingsbudget. Er is op sommige punten gebrek aan ondersteuning bvb. bij personeelszaken omdat Weddecentrale Schaubroeck daar niet in tussen komt. Over de kostprijs van SNM is er enkel onduidelijkheid. Men wil momenteel geen kostenramingen maken over de kost van de ondersteunende diensten. SNM zal wel de middelen van de aparte diensten verzamelen, oormerken en doorsturen naar de diensten. De diensten zelf maken hun eigen begroting op , die goedgekeurd dient te worden door de RVB. De bezorgdheden van KLAD zijn: - Zal de kostprijs van de ondersteunende diensten het huidige budget overschrijden? Zal KLAD een hogere kostprijs voor de ondersteunende diensten en de structuur kunnen dragen?
-
Is er voor de bijdragen een groeimechanisme voorzien, want met stijgende vaste kosten wordt het overblijvend werkingsbudget enkel kleiner. Hoe zal de bijdrage van Deinze “belast” worden?
B. Er zijn vragen rond stabiliteit. Momenteel hebben de 6 gemeenten een engagement aangegaan mei 2015 en werkt KLAD volgens het beleidsplan 2010-2015. KLAD is ook een intergemeentelijke projectvereniging zoals voorgeschreven in het decreet IGS en de termijnen zijn legislatuuroverlappend om nieuwe raadsleden een inwerkingtijd te gunnen. Er zou een beslissing zijn van alle colleges dat er in 2012 een zelfde bijdrage aan de diensten betaald wordt als in 2011 (geen verhoging volgens de statutair vastgelegde sleutel) en in 2013 zou er gaan participatie meer zijn inde RVB van diensten die niet aangesloten zijn bij SNM. Die diensten zouden ook geen bijdrage meer ontvangen van de gemeenten. Deze beslissingen zijn echter nog niet officieel aan KLAD meegedeeld. De oprichting van SNM start vanuit de 14 bouwstenen, maar vertrekt van een wit blad. De bezorgdheid is dan ook dat het engagement tot 2015 opgezegd wordt en men van daaruit kan schrappen wat niet past. SNM zal ook meegaan met de legislatuur (2013 – 2018). Er is dus geen inwerktijd meer voor nieuwe raadsleden en gebeurd een vernieuwing voor de verkiezingen of na de verkiezingen? C. Andere bezorgdheden Kan KLAD instappen in een VZW structuur ipv een IGS? Wat is het personeelsstatuut binnen de VZW? Zal er plaats zijn voor de archief en depot van de KLAD binnen de eventuele nieuwe locatie? Zijn er tijd en middelen om meer te gaan samen werken? Bestaat de kans dat andere gemeenten willen beroep doen op KLAD (interne druk) als die niet toegetreden zijn? Bestaat de kans dat gemeenten uit de KLAD stappen bij de oprichting van SNM? Bestaat de kans dat nieuwe gemeenten instappen? Zal de KLAD het werk van een gebiedsuitbreiding aankunnen een zonder grote financiële injectie? Wat als Deinze niet mee stapt? Kan er de ruimte die gevraagd wordt aan Vlaanderen effectief een meerwaarde voor KLAD vormen? Zal er anders gewerkt worden zonder de zaken die van Vlaanderen opgelegd worden? Er is geen unanimiteit binnen de vergadering. Deinze zegt nee op de 3 vragen. De mening van de andere raadsleden is verdeeld. De colleges (en gemeenteraden) van verschillende gemeenten keurden dit reeds goed. Toch zijn er binnen het bestuur heel wat bedenkingen over de vorm en structuur. (lange discussie) Tot een beslissing kan het niet komen want de RVB is niet in aantal. Het lijkt echter aangewezen dit agendapunt in meerderheid te beslissen, gezien het het opheffen van de KLAD (en dus een statutenwijziging) impliceert. De statuten van de KLAD zeggen:
Art. 14. Om geldig te beraadslagen en te beslissen is een aanwezigheidsquorum vastgesteld op de gewone meerderheid van het aantal bestuurders, zowel in het geheel als in de groep van de door de gemeenten benoemde bestuurders. Van dit aanwezigheidsquorum wordt afgeweken voor een tweede vergadering die volgt op een onvoldoende samengestelde eerdere vergadering, en voor zover het gaat om punten die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. Deze bepaling geldt niet voor de voorstellen tot statutenwijziging en aanvaarding van toetredingen. De voor de beslissingen vereiste meerderheid is steeds de gewone meerderheid die bereikt moet worden zowel in het geheel als in de groep van de door de gemeenten benoemde bestuurders. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Er zal een nieuwe datum voor de RVB vastgelegd worden. David Vanhee doet navraag bij de leden via doodle. 3. AANSTELLEN VAN EEN ACOUNTANT Na het overlijden van de heer Geeraard De Baets en de melding dat er geen opvolging is van zijn kantoor, heeft de KLAD 4 bureaus aangeschreven. 1 reageerde niet. Een ander bureau liet weten geen nieuwe klanten meer aan te nemen. Dorine Aneca uit Aalter en Patrick Cockuyt reageerden wel. De offerte van Dorine Aneca omvat het schrijven van het verslag en de opmaak van de boekhouding voor € 907,50 (incl. BTW). Het uurtarief bedraagt € 75. Dorine Aneca liet ook weten dat de werkzaamheden kunnen worden ingepland voor begin februari gezien de hoogdringendheid. Patrick Cockuyt uit Zulte liet weten enkel te kunnen instaan voor de boekhouding (€ 800 incl. BTW). Het verslag kan enkel geschreven worden door een accountant ingeschreven bij IAB. De RVB beslist Dorine Aneca aan te stellen als nieuwe accountant van de KLAD. David Vanhee zal contact met haar opnemen. 4. GOEDKEURING VAN HET JAARVERSLAG Er zijn geen opmerkingen over het jaarverslag. Het is echter nog niet volledig door het uitblijven van het financieel verslag en de boekhouding. Hierdoor kan de KLAD de bijdragen nog niet aanvragen en kan de begroting 2012 nog niet opgemaakt worden. 5. PLANNING 2012 Voor 2012 is een plan van aanpak opgesteld. Opmaak Status Questiones Opmaak nieuwe archeologische kaarten Afgebakende archeologische zones & beschermde archeologische zones Advies Begeleiding bouwheren en archeologen Veldwerk: Aalter Veilige Have Aalter Rond Punt Deinze Astenemolenstraat (klein project) Evergem Droogte Evergem Schoonstraat 201 (klein project) Evergem Ralingen (klein project) Wim De Clercq merkt op dat het bedrijf dat 2 grote projecten in het KLAD-gebied binnenhaalde geregeld zondigt aan kwaliteit en meer opvolging vergt.
Afwerken rapporten Depot en archief in orde brengen Publiekswerking Vlucht over het verleden: Deinze & Evergem Nieuwe tentoonstelling - Restauratieproject Folders Meetjesland op school Vormingspakket Open Monumentendag Deinze Week van de Smaak Evergem 3D project/geofysisch project Historia Mundi 6. VOLGENDE RAAD VAN BESTUUR Voor de volgende vergadering zal een doodle rondgestuurd worden. De volgende data voor de RVB van KLAD zijn: Woensdag 4 april Woensdag 6 juni Woensdag 5 september Woensdag 7 november
7. VARIA EN RONDVRAAG
Martine Bergez
Gerda Ginneberge
Voorzitter
Secretaris
