Kivonat a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Közgyűlés 2011. június 30. napján megtartott nyilvános ülésének jegyzőkönyvéből:
Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlésének 113/2011. (VI. 30.) határozata Tárgy: a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Ellátó Szervezete és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat irányítása alá tartozó költségvetési szervek által kötendő munkamegosztási megállapodások jóváhagyása Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlése megtárgyalta a BorsodAbaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Ellátó Szervezete és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat irányítása alá tartozó költségvetési szervek által kötendő munkamegosztási megállapodások jóváhagyására vonatkozó javaslatot, és a következő határozatot hozza: 1.
A Közgyűlés az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet 16. § (5) bekezdésében foglaltak alapján a) a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Ellátó Szervezete és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Múzeumi Igazgatóság (Miskolc, Görgey A. u. 28.), b) a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Ellátó Szervezete és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár (Miskolc, Fazekas u. 2.), c) a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Ellátó Szervezete és a II. Rákóczi Ferenc Megyei Könyvtár (Miskolc, Görgey A. u. 11.), d) a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Ellátó Szervezete és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Pedagógiai Szakmai, Szakszolgálati, Közművelődési és Sportintézet (Miskolc, Selyemrét u. 1. ) által kötött munkamegosztási megállapodásokat a határozat a)-d) mellékletben foglaltak szerint jóváhagyja.
2.
A munkamegosztási megállapodást kötött intézményeket a jóváhagyásról e határozat megküldésével tájékoztatni kell.
Felelős: Határidő:
dr. Mengyi Roland, a közgyűlés elnöke azonnal
Dr. Kovács János s. k. főjegyző A kiadmány hiteléül: Dr. Tergaleczné dr. Nagy Ilona a Szervezési és Jogi Főosztály vezetője
Dr. Mengyi Roland s. k. a közgyűlés elnöke
a) melléklet MEGÁLLAPODÁS Amely létrejött egyrészről a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Ellátó Szervezete 3525 Miskolc, Városház tér 1.(továbbiakban: Ellátó Szervezet, képviseli: Szilágyi László az ellátó vezetője), másrészről Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Múzeumi Igazgatóság Miskolc, Görgey Artúr u. 28. (továbbiakban: Múzeum), képviseli: Dr. Pusztai Tamás igazgató- között meghatározott pénzügyi-gazdasági és ügyrendi, műszaki, karbantartási, őrzési feladatellátással kapcsolatos munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről. Jelen megállapodásra (továbbiakban: Megállapodás) az államháztartásról szóló, többször módosított 1992.évi XXXVIII. törvény (továbbiakban: Áht.) és az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19) Korm. rendelet (továbbiakban: Ámr.), a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: számviteli törvény), valamint a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlése 13/2011.(II.17.) határozatában foglaltak alapján kerül sor. I. Általános elvek A megállapodás célja, hogy rögzítse az Ellátó Szervezet, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv és a szakmailag önállóan működő Múzeum meghatározott pénzügyi-gazdasági és ügyrendi, műszaki, karbantartási, őrzési feladatait. Az Ámr. 15.§ (2) bek. a. pontja szerinti feladatokat az Ellátó Szervezet látja el: – a költségvetési szerv éves költségvetésének előirányzati tekintetében a gazdálkodással, könyvvezetéssel és az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat, – a költségvetési szerv működtetésével, üzemeltetésével, a költségvetési szerv vagyongazdálkodása körében a beruházással (kivétel a pályázati beruházások) a vagyon használatával, hasznosításával, védelmével kapcsolatos feladatokat. A Múzeum teljes szakmai költségvetési kerete felett önállóan rendelkezik a jogszabályok betartása mellett. A megállapodás körébe tartozó és az intézménytől származó adatszolgáltatás tartalmáért a Múzeum igazgatója a felelős. Az adatszolgáltatás alapján készített összesítésekért, azoknak határidőre történő továbbításáért az Ellátó Szervezet vezetője a felelős. Az Ellátó Szervezet vezetőjének az adatgyűjtés és továbbítás során be kell tartania a személyes adatok védelmére és a közérdekű adatok megismerhetőségére vonatkozó szabályokat. A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlése (továbbiakban: Közgyűlés) 13/2011. (II.17.) határozatában foglaltak alapján 2011. április 1-től Ellátó Szervezet látja el a Múzeumnál a technikai/karbantartási, őrzési, ügyviteli feladatokat.
1
Jelen megállapodás az Ellátó Szervezet és a Múzeum közötti munkamegosztást és felelősségi rendet a következők szerint tartalmazza: II. Feladatellátások részletezése II. 1. Szabályzatok elkészítése II. 1. 1.Az Ellátó Szervezet szabályozási körébe tartozik: a. Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési sajátosságairól szóló 249/2000. ( XII. 24.) Korm. rendelet szerint:
kötelezettségének
A számviteli politika keretében: 1. Pénzkezelési szabályzat, 2. Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzat, 3. Eszközök és források értékelési szabályzat, 4. Selejtezési szabályzat, 5. Önköltségszámítás rendjére vonatkozó szabályzat Az önköltségszámítási szabályzat egy keretszabályzat, amely tartalmazza az önköltségszámítás módszereit. Mellékletét képezi az intézményre vonatkozó számítás. b. A Számviteli törvény szerint: 1. Számlarendet és a számlarendben foglaltakat alátámasztó Bizonylati rend szabályzata c. Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19). Korm. rendelet szerint: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Gazdasági ügyrend, Gazdálkodási szabályzat, Gépjárművek üzemeltetése, belföldi, külföldi kiküldetések rendje Beszerzések lebonyolítása, anyag és eszközgazdálkodás rendje Reprezentációs kiadások elszámolásának rendje Folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés szabályzata (FEUVE), - pénzügyi területre vonatkozóan. Ellenőrzési nyomvonal- pénzügyi területre vonatkozóan.
II. 1.2. Az Ellátó Szervezet keretszabályzatként elkészíti, de a Múzeum szabályozhatja, illetve a Múzeumra vonatkozóan kiegészítheti: 1. 2. 3. 4. 5.
önállóan is
Szabálytalanságok kezelésének eljárási rendje, Kockázatkezelési szabályzat Pályázatok kezelésének szabályzata Iratkezelési szabályzat Tűzvédelmi szabályzat
2
6. Munkavédelmi szabályzat 7. Informatikai szabályzat II. 1.3. A Múzeum önállóan szabályozza: Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19). Kormány rendelet alapján: 1. Vezetékes és rádiótelefonok használatát, 2. Helyiségek és berendezések használatára vonatkozó előírásokat, 3. Közérdekű adatok megismerésére irányuló intézkedések, továbbá kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatalának rendjét, 4. Kontrolltevékenységek szabályzata. 5. Szerződéses régészeti munkák szabályzata Az egyéb jogszabályban illetve a Múzeum működéséhez szükséges, ágazati, szakmai jogszabályok által előírt feladatok ellátására vonatkozó szabályzat elkészítése a Múzeum igazgatójának a feladata. II.2. Kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés rendje: II. 2.1. Kötelezettségvállalás Kötelezettségvállalásra a Múzeum igazgatója vagy az általa írásban megbízott, a Múzeum alkalmazásában álló személy jogosult. A kötelezettségvállalás kizárólag ellenjegyzés után és csak írásban történhet. Nem szükséges előzetes, írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként 100.000 Ft-ot el nem érő kifizetések esetén. Ennek rendjét és nyilvántartását a Kötelezettségvállalási szabályzat tartalmazza. A kötelezettségvállalás nyilvántartása az Ellátó Szervezetnél történik, amelyről havonta egyszer részletes/tételes tájékoztatót küld a Múzeum igazgatójának. A Múzeum költségvetésében jóváhagyott állománygyarapítási keretösszeg felhasználását a Kötelezettségvállalási Szabályzat tartalmazza. II. 2.2. Ellenjegyzés A kötelezettségvállalás (és az utalvány) ellenjegyzője az Ámr 74 §-a (2) b. alapján a gazdálkodási feladatokat ellátó szerv gazdasági vezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy. Az Ellátó Szervezet esetében az Ellátó Szervezet gazdasági vezetője. Az Ellátó Szervezet vezetője az ellenjegyzési jogkört átruházza az Ellátó Szervezetben a Múzeum ügyeivel megbízott ágazati felelősre. II. 2.3. Szakmai teljesítés igazolása: A szakmai teljesítés igazolása a kiadás utalványozása előtt történik.
3
A szakmai teljesítést az igazolás dátuma és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével a Múzeumban az igazgató által kijelölt személy, személyek végzik.
II. 2.4. Érvényesítés: Az érvényesítést az Ellátó Szervezet vezetője által írásban megbízott – a jogszabályban meghatározott – pénzügyi-számviteli képesítésű dolgozó látja el. II. 2.5. Utalványozás: Utalványozásra jogosult az érvényesített okmány alapján az Ámr. 72. § (3)-(10) bekezdése alapján megjelölt személy lehet. II. 2.6. Összeférhetetlenségi szabályok: A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetve az utalványozó és az ellenjegyző- ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan- azonos személy nem lehet. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és szakmai teljesítést igazoló személlyel. Kötelezettségvállalási, ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási, és szakmai teljesítésre irányuló feladatot nem végezheti az, aki közeli hozzátartozója vagy saját maga javára látná el. A jogosult személyek aláírás mintájáról az Ellátó Szervezet naprakész nyilvántartást vezet. II. 3. Költségvetés tervezése Az előzetes költségvetési javaslat elkészítése során figyelembe kell venni az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19) Korm. rendeletben foglaltakat. Az előzetes költségvetés a Múzeum munkatervére épülve a Múzeum feladatellátásával öszefüggő valamennyi igényt tartalmazza. A Múzeum feladatait jellemző mutatószámok (költségvetési feladatmutatók) és a normatív hozzájáruláshoz kapcsolódó mutatószámok (költségvetési mutatószámok) felmérése és megállapítása az Intézmény vezetőjének a feladata és felelőssége. Az előzetes költségvetési javaslat összeállításának feladatmegosztása: Ellátó Szervezet feladata: a. soros előrelépők kidolgozása, b. jubileumi jutalomra jogosultak körének megállapítása, c. év közben fizetési kategóriát váltók bérének kidolgozása. Múzeum feladata: a. feladatbővülés miatti kiadások, bevételek számbavétele, b. bevételi többlet összeállítása, c. évközben (pl. magasabb iskolai, szakmai végzettség megszerzését követő) kategóriát váltók névsorának elkészítése .
4
A költségvetés elkészítéséért a Múzeum és az Ellátó Szervezet vezetője együttesen felelősek. Az előzetes költségvetési javaslatot az Ellátó Szervezet vezetője továbbítja a felügyeleti szervhez. A közgyűlés a költségvetési rendeletben kiemelt előirányzatonként hagyja jóvá a Múzeum költségvetését. Az Ellátó Szervezet a Múzeum igazgatójának közreműködésével kialakítja a részelőirányzatokat. Az Ellátó Szervezet elkészíti a Múzeumra vonatkozó elemi költségvetést számszaki és szöveges formában, amelyet a saját költségvetésével összesítve továbbít a felügyeleti szervhez. Az intézményi költségvetést a Múzeum vezetője és az Ellátó Szervezet vezetője írja alá. II. 4. Előirányzat felhasználás, intézmény hatáskörébe tartozó előirányzat -módosítás: A Múzeum igazgatója rendelkezik az összes előirányzat felhasználásáról. A Múzeum jóváhagyott pénzmaradványát az Ellátó Szervezet vezetője a Múzeum igazgatójával egyeztetve, a főkönyvi és pénzforgalmi adatok alapján osztja fel. Az előirányzatok alakulásáról az Ellátó Szervezet folyamatosan tájékoztatja a Múzeumat, továbbá javaslatot tesz az előirányzat módosításra, átcsoportosításra a Múzeum igazgatója részére. Mindkét esetben a Múzeum igazgatója dönt a módosításról, az Ellátó Szervezet készíti el és nyújtja be az előirányzat-módosítási kérelmet a bevételi és kiadási jogcím megjelölésével és annak indoklásával. A céllal kapott támogatások miatti előirányzatmódosításhoz a Múzeum a részelőirányzatonkénti módosításokat írásban küldi meg az Ellátó Szervezet részére. Az előirányzat-módosítási kérelmet a Múzeum igazgatója és az Ellátó Szervezet vezetője együttesen írja alá. Az éves és ennek megfelelően a havi likviditási ütemtervet a Múzeum igazgatójának döntése alapján, az Ellátó Szervezet készíti el. A kincstári finanszírozási rendszer működésére vonatkozó mindenkori Elnöki utasításban foglaltak betartásáért az Ellátó Szervezet és a Múzeum igazgatója együttesen felel. Az előirányzat –felhasználás időarányos teljesítéséről a havonta kinyomtatott pénzforgalmi jelentés ad tájékoztatást. A pénzforgalmi analitikát az Ellátó Szervezetnek a Múzeum részére részgazdaként az alszámlákhoz tartozó feladatok szerint, költséghelyenként pedig a Múzeumhoz tartozó egységek szerint kell elkészíteni. A Múzeum részére jóváhagyott előirányzatok betartásáért annak igazgatója a felelős. II. 5. Munkaerő-gazdálkodás A Múzeum szakmai létszám és személyi juttatás felhasználásával kapcsolatos döntésekért a Múzeum igazgatója felelős. Az Ellátó Szervezet havi rendszerességgel tájékoztatja a Múzeum igazgatóját a költségvetés (bérkeret, dologi) felhasználásának az állapotáról.
5
A szakmai dolgozók személyi anyagát a Múzeum kezeli. Az Ellátó Szervezetnél, a dolgozó felvételéhez szükséges iratok másolatai találhatók. Új dolgozó felvétele esetén, a Múzeum igazgatója írásban közli a munkakört, szakfeladatot, pótlékot, a jogviszony formáját. A beküldött adatokból, a Magyar Államkincstár által rendelkezésre bocsátott -jogszabály szerint kötelezően alkalmazandó- munkaügyi programmal elkészíti a kinevezési okmányt, módosítást. A Múzeumban foglalkoztatottak közalkalmazotti jogviszonyával összefüggő, intézményvezetői döntések végrehajtásával kapcsolatban az Ellátó Szervezet adminisztratív feladatokat lát el. II. 6. Készpénzkezelés Házipénztár az Ellátó Szervezetnél működik. Az ellátmányok és az előlegek elszámolási rendjét részletesen az Ellátó Szervezet pénzkezelési szabályzata határozza meg. A Múzeum a készpénzfizetések teljesítésére rendszeres, eseti ellátmánnyal, illetve előleggel rendelkezik, amelyekből teljesíti a kifizetéseket. A Múzeum a készpénzkifizetések teljesítésére az Ellátó Szervezet házipénztárából veszi fel ellátmányát. A Múzeum ellátmányát olyan sürgős beszerzésekre és díjfizetésekre fordíthatja, amelyeknek fizetése központilag gazdaságtalan vagy nehézkes és nem haladja meg egyedileg a 100 000.- Ft-ot. Különösen indokolt esetben (pl.: átvett pénzeszköz felhasználása, rendezvény megszervezése) ha az ellátmány összegét meghaladó készpénzes kifizetés szükséges, előleg felvételére van lehetőség. A szükségletek (előirányzat, likviditás) figyelembevételével a Múzeum a felvételt megelőző hét csütörtökig írásban jelzi igényét az Ellátó Szervezetnek (igényelt összeg, felvétel tervezett napja, felhasználás jogcíme, átvételre jogosult neve). A szakmai feladatok ellátásához szükséges tárgyi eszközök (ásatási felszerelés, a szerződéses régészeti munkák jelentéseinek és a kutatási dokumentációk elkészítéséhez szükséges irodai felszerelés, papíráru, könyv, folyóirat, restaurátor vegyszerek és eszközök könyv, folyóirat, adatbázisok, egyéb dokumentumok) beszerzését az intézmény önállóan végzi. A szakmai anyagok nyilvántartásával kapcsolatban a vonatkozó rendeletek és a Múzeum belső szabályzatai az irányadók A Múzeum az ellátmánnyal annak felhasználása után haladéktalanul, de legkésőbb a készpénzfelvétel hónapjának utolsó munkanapján elszámol. Az ellátmány elszámolását az intézmény eredeti számlák, bizonylatok benyújtásával végzi. Múzeum a készpénzben beszedett bevételeket kiadásai teljesítésére nem használhatja fel, azokat a Múzeum bankszámlájára csekken, vagy a házipénztárába fizeti be a Pénzkezelési Szabályzatban rögzítetteknek megfelelően. Amennyiben a készpénzben befizetett bevétel valamilyen, alszámlával rendelkező projekthez kapcsolódik, úgy azt a Múzeum az adott alszámlára fizeti be. A felvett ellátmányok és előlegek szabályszerű felhasználásáért és elszámolásáért a Múzeum igazgatója a felelős. A Múzeum önálló bankszámlával rendelkezik, valamint a múzeum által vitt projektek (NKA-, EU, egyéb pályázatok, régészeti feltárások, egyéb önálló projektek) számára alszámla számokkal. Valamennyi átutalás az Ellátó Szervezetben rendelkezésre álló Raiffeisen Bank
6
terminálon keresztül történik. Múzeum egyes feladatai ellátását (pályázati, régészeti) az önálló bankszámlájához kapcsolódó alszámla közbeiktatásával végzi. A Múzeum haladéktalanul, írásban közli az Ellátó Szervezettel, ha átvett pénzeszköz (pl. pályázat útján elnyert) folyósításáról értesítik. Az Ellátó Szervezet azonnal értesíti az intézményt, ha a pénz az elszámolási számlára megérkezett, egyben kéri az előirányzatok felhasználására vonatkozó intézményi nyilatkozatot A bankszámlához kapcsolódó aláírás bejelentéseket – melyen a Múzeum vezetője, az ellátó szervezet vezetője, valamint az általa megbízott személy is aláíró-az Ellátó szervezet juttatja el a számlavezető pénzintézethez. II.7. Könyvvezetés A számviteli törvény és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII.24.) Korm. rendeletben meghatározott könyvvezetési kötelezettségnek az Ellátó Szervezet tesz eleget. A könyvvezetést az Ellátó Szervezetnél olyan módon kell végezni, hogy az információk egységesen is, és az Intézményekre vonatkozóan, elkülönítetten is – ellenőrzésre alkalmas módon –mind a kiadásokra, mind a Könyvtár saját bevételeire vonatkozóan is rendelkezésre álljanak. Ahhoz, hogy az Ellátó Szervezet a könyvvezetési kötelezettségének eleget tudjon tenni, a Múzeum a szükséges alapbizonylatokat és információkat a belső szabályzatokban előírt határidőre köteles biztosítani. Ellátó Szervezet feladata a kettős könyvelés rendszerében a főkönyvi könyvelés, szállítók, vevők analitikus nyilvántartása a könyvelő programban, vevő-szállítói egyeztetések, fizetési felszólítások készítése, nagy értékű és kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartása erre alkalmas programmal. Az átutalásos számla esetében a számlát az Ellátó Szervezet készíti, kivétel a régészeti szerződéses munkák számláinak a kiállítása. Ezt a feladat bonyolultsága és egyedisége miatt a Múzeum állítja ki és továbbítja az Ellátó Szervezet felé. Készpénzfizetésnél a Múzeumban a bevételek bizonylatolására pénztárgép, illetve készpénzfizetési számlatömb szolgál. A leltározást és selejtezést az előzetes egyeztetés alapján az elkészített ütemtervnek megfelelően az eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatában, valamint a felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzatában foglaltak szerint az Ellátó Szervezet és a Múzeum közösen végzi. Szervezet feladata a számlák kifizetése, könyvelése, költségvetési beszámolóban való megjelenítése. Pályázatokban való további közreműködés. - fénymásolás, kigyűjtés, nyilvántartások vezetése, pályázati elszámolások- a Múzeumnál ezzel a feladattal megbízott személy végzi. A pályázatok nagy részénél a költségvetés lehetővé teszi a rezsi és az adminisztrációs kiadások belső elszámolását, amennyiben nem, úgy külön megbízott végzi a feladatot. A számviteli és egyéb nyilvántartások elkészítéséhez a szükséges előírásokat a Múzeumra is kötelező érvényű – jelen Megállapodás II.1. részében felsorolt – szabályzatok tartalmazzák.
7
II. 8. Beszámolás Az Ellátó Szervezet készíti el az Ámr. alapján az intézményi szintű és összesített időközi költségvetési jelentéseket, negyedéves mérlegjelentéseket, a féléves, éves költségvetési elemi beszámolókat, éves elemi költségvetést, valamint elkészíti a szöveges beszámolót. A költségvetési beszámolót a Múzeum igazgatója és az Ellátó Szervezet vezetője írják alá. Az Ellátó Szervezet adatot szolgáltat a beszámoló auditálásához. II.9. Központosított közbeszerzés Felek magukra nézve kötelezőnek tekintik a fenntartó központosított közbeszerzésre vonatkozó rendeleteit. II.10. Adatszolgáltatással kapcsolatos feladatok Az Ellátó Szervezet havonta a tárgyhót követő hó 15-ig, illetve szükség és igény szerint tájékoztatja a Múzeumot az előirányzatok és teljesítések alakulásáról költséghely szerinti bontásban. Az Ellátó Szervezet feladata és felelőssége a számviteli nyilvántartások alapján a Múzeum adóbevallásainak, gazdaságstatisztikai jelentésének elkészítése és határidőre való továbbítása. Az Ellátó Szervezet feladatkörébe tartozó és a Múzeumra vonatkozó egyéb, eseti adatszolgáltatások határidőben, megfelelő helyre és tartalomra történő továbbítása az Ellátó Szervezet vezetőjének feladata és felelőssége. A céllal kapott (átvett pénzeszköz, céljellegű önkormányzati, kistérségi támogatások) pénzeszközök elszámolását a pénzeszköz átadójával a Múzeum végzi. A pénzügyi elszámoláshoz szükséges számlák érvénytelenítését a szakmai teljesítés igazolásával egyidejűleg a Múzeum végzi, és a számláról készült másolatot megőrzi az elszámolásig. Az elszámoláshoz szükséges banki kivonatok, illetve pénztárbizonylatok hitelesített másolatát a pénzügyi teljesítést követően az Ellátó szervezet azonnal megküldi a Múzeum részére. A céllal kapott támogatások miatti előirányzat-módosításhoz az intézmény részelőirányzatonkénti módosításokat írásban megküldi az Ellátó Szervezet részére.
a
Mivel a Múzeum a törvény által meghatározott kizárólagos joggal közreműködik adott engedélyköteles, földmunkákkal járó beruházások megvalósításához kapcsolódó előkészítő munkákban, e munkák folyamatosságának, a nemzetgazdasági érdekek figyelembe vétele érdekében az Ellátó Szervezet biztosítja az e munkákhoz kapcsolódó nyilvántartások naprakész vezetését. Az Ellátó Szervezet a Múzeum Igazgatója és az általa megbízott felelős személy részére biztosítja a kiadott számlák teljesítésének a napi ellenőrzését, abból a célból, hogy az adott számla ellenértékének a Múzeum alszámlájára való érkezését követően a Múzeum haladéktalanul kiadhassa a vállalkozások számára azokat a nyilatkozatokat és tanulmányokat, melyek a beruházások megvalósításához törvény által előírtak, s melyek
8
kiadására csak az adott szolgáltatás ellenértékének a Múzeum alszámlájára történő beérkezését követően van mód. E projektek számlázására, pénzügyi ügyvitelének biztosítására kettő, az Ellátó állományába tartozó, megfelelő felkészültségű és az adott munkában és a múzeumi feladatellátásban gyakorlattal rendelkező szakember munkavégzésének a helye a megyei Múzeum épületében kerül kijelölésre. Az Ellátó saját munkatársai közül a Múzeum gazdálkodását segítő, felelős pénzügyi vezetőt jelöl ki, aki a Múzeum igazgatójával folyamatos kapcsolatban van. A Múzeum Igazgatója e felelős gazdasági vezető részére biztosítja a megyei Múzeumi rendszer működése megismerésének a lehetőségét, valamint a Megyei Múzeumok struktúráját, szervezeti kialakítását meghatározó országos konferenciákon történő megjelenését és aktív közreműködését. II. 11. Ügyviteli és technikai feladatok II.11. 1 Az ügyviteli és műszaki, karbantartási, őrzési feladatokat Múzeumnál az Ellátó Szervezet látja el, a fenntartói döntéssel, jogutódlással áthelyezett munkakörökben dolgozók közreműködésével. Ezen munkatársak létszáma a 2011. március 31.-ei állapottal megegyező. II.11.2. Az ügyviteli és műszaki, karbantartási, őrzési munkakörökben dolgozó közalkalmazottak felett a munkáltatói jogokat az Ellátó Szervezet vezetője gyakorolja. A feladatellátás helyszíne változatlanul marad a 2011. április 1-je előtti állapot szerint. II.11.3. A műszaki, karbantartási, őrzési feladatot ellátó közalkalmazottak feladatainak meghatározása, munkájának napi irányítása a Múzeum igazgatója, vagy az általa megbízott személy irányításával történik a 2011. április 1.-je előtt érvényes munkaköri leírásuk szerint. A műszaki, karbantartói feladatokat, valamint a portaszolgálatot ellátó közalkalmazottak a Múzeum kérésére más munkavégzési helyre átirányíthatók. Erről az Ellátó Szervezet vezetője előzetesen egyeztet a Megyei Múzeum igazgatójával., a dolgozót írásban értesíti az új munkavégzési helyről, annak időtartamáról. Az átirányítást követően az érintett dolgozó munkájával kapcsolatos irányítási feladatokért a munkavégzés helyének vezetője felelős. A jelentősebb karbantartási, állagmegóvási feladatok elvégzéséről a Múzeum írásbeli kérésére az Ellátó Szervezet intézkedik.
III. Záró rendelkezések III. 1. Az intézményi büfé hasznosítása a Múzeum feladata III. 2. A belső ellenőrzési tevékenység megszervezéséért szakmai területen a Múzeum igazgatója, gazdálkodási területen az Ellátó Szervezet vezetője felelős. III. 3. Jelen megállapodással érintett közalkalmazott munkavállalók a közalkalmazottak jogállásáról szó 1992. évi XXXIII. évi törvény szerinti besorolása, bére a jogutódlással történő munkáltató változás miatt nem változik.
9
III. 4. A jelen megállapodás a felek határozatlan időre kötik, az abban foglaltakat magukra nézve kötelező érvényűnek tekintik. III. 5. A felek megállapodnak abban, hogy a meghatározott pénzügyi-gazdasági és ügyviteli, műszaki, karbantartási, őrzési feladatok ellátására létrejött, a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjét rögzítő jelen megállapodásukat szükség szerint módosítják, illetőleg kiegészítik. Miskolc, 2011. április 20. __________________ Ellátó Szervezet vezetője
___________________ Múzeumigazgató
10
b) melléklet MEGÁLLAPODÁS amely létrejött egyrészről a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Ellátó Szervezete 3525 Miskolc, Városház tér 1.(továbbiakban: Ellátó Szervezet, képviseli: Szilágyi László az Ellátó Szervezet vezetője), másrészről a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltár 3525 Miskolc, Fazekas u. 2., (továbbiakban: Levéltár), képviseli: Somorjai Lehel igazgató között meghatározott pénzügyi-gazdasági és ügyrendi, műszaki, karbantartási, őrzési feladatellátással kapcsolatos munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről. Jelen megállapodásra (továbbiakban: Megállapodás) az államháztartásról szóló, többször módosított 1992.évi XXXVIII. törvény, (továbbiakban: Áht.) az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19) Korm. rendelet (továbbiakban: Ámr.), a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: számviteli törvény), valamint a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlése 13/2011.(II.17.) határozatában foglaltak alapján kerül sor. I. Általános elvek A megállapodás célja, hogy rögzítse az Ellátó Szervezet, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv és a szakmailag önállóan működő Levéltár meghatározott pénzügyi-gazdasági és ügyrendi, műszaki, karbantartási, őrzési feladatait. Az Ámr 15.§ (2) bek. a. pontja szerinti feladatokat az Ellátó Szervezet látja el: – a költségvetési szerv éves költségvetésének előirányzati tekintetében a gazdálkodással, könyvvezetéssel és az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat, – a költségvetési szerv működtetésével, üzemeltetésével, a költségvetési szerv vagyongazdálkodása körében a beruházással (kivétel a pályázati beruházások) a vagyon használatával, hasznosításával, védelmével kapcsolatos feladatokat. A Levéltár teljes szakmai költségvetési kerete felett önállóan rendelkezik a jogszabályok betartása mellett. A megállapodás körébe tartozó és az intézménytől származó adatszolgáltatás tartalmáért a Levéltár igazgatója a felelős. Az adatszolgáltatás alapján készített összesítésekért, azoknak határidőre történő továbbításáért az Ellátó Szervezet vezetője a felelős. Az Ellátó Szervezet vezetőjének az adatgyűjtés és továbbítás során be kell tartania a személyes adatok védelmére és a közérdekű adatok megismerhetőségére vonatkozó szabályokat. A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlése (továbbiakban: Közgyűlés) 13/2011.(II.17.) határozatában foglaltak alapján 2011. április 1-től Ellátó Szervezet látja el a Levéltárnál a technikai/karbantartási, őrzési, ügyviteli feladatokat.
1
Jelen megállapodás az Ellátó Szervezet és a Levéltár közötti munkamegosztást és felelősségi rendet a következők szerint tartalmazza: II. Feladatellátások részletezése II. 1. Szabályzatok elkészítése II. 1. 1.Az Ellátó Szervezet szabályozási körébe tartozik: a. Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési sajátosságairól szóló 249/2000. ( XII. 24.) Korm. rendelet szerint:
kötelezettségének
A számviteli politika keretében: 1. Pénzkezelési szabályzat, 2. Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzat, 3. Eszközök és források értékelési szabályzat, 4. Selejtezési szabályzat, 5. Önköltség számítás rendjére vonatkozó szabályzat Az önköltségszámítási szabályzat egy keretszabályzat, amely tartalmazza az önköltségszámítás módszereit. Mellékletét képezi az intézményre vonatkozó számítás. b. A számviteli törvény szerint: 1. Számlarendet és a számlarendben foglaltakat alátámasztó Bizonylati rend szabályzata c. Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19). Korm. rendelet szerint: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Gazdasági ügyrend, Gazdálkodási szabályzat, Gépjárművek üzemeltetése, belföldi, külföldi kiküldetések rendje Beszerzések lebonyolítása, anyag és eszközgazdálkodás rendje Reprezentációs kiadások elszámolásának rendje Folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés szabályzata (FEUVE), - pénzügyi területre vonatkozóan. Ellenőrzési nyomvonal- pénzügyi területre vonatkozóan.
II. 1.2. Az Ellátó Szervezet keretszabályzatként elkészíti, de a Levéltár szabályozhatja, illetve a Levéltárra vonatkozóan kiegészítheti: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
önállóan is
Szabálytalanságok kezelésének eljárási rendje, Kockázatkezelési szabályzat Pályázatok kezelésének szabályzata Iratkezelési szabályzat Tűzvédelmi szabályzat Munkavédelmi szabályzat Informatikai szabályzat
2
II. 1.3. A Levéltár önállóan szabályozza: Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19). Kormány rendelet alapján: 1. Vezetékes és rádiótelefonok használatát, 2. Helyiségek és berendezések használatára vonatkozó előírásokat, 3. Közérdekű adatok megismerésére irányuló intézkedések, továbbá kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatalának rendjét, 4. Kontrolltevékenységek szabályzata. Az egyéb jogszabályban illetve a Levéltár működéséhez szükséges, ágazati, szakmai jogszabályok által előírt feladatok ellátására vonatkozó szabályzat elkészítése a Levéltár igazgatójának a feladata.
II.2. Kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés rendje: II. 2.1. Kötelezettségvállalás Kötelezettségvállalásra a Levéltár igazgatója vagy az általa írásban megbízott, a Levéltár alkalmazásában álló személy jogosult. A kötelezettségvállalás kizárólag ellenjegyzés után és csak írásban történhet. Nem szükséges előzetes, írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként 100.000 Ft-ot el nem érő kifizetések esetén. Ennek rendjét és nyilvántartását a Kötelezettségvállalási szabályzat tartalmazza. A kötelezettségvállalás nyilvántartása az Ellátó Szervezetnél történik. A Levéltár költségvetésében jóváhagyott állománygyarapítási keretösszeg felhasználását a Kötelezettségvállalási Szabályzat tartalmazza. II. 2.2. Ellenjegyzés A kötelezettségvállalás (és az utalvány) ellenjegyzője az Ámr 74. §-a (2) b. alapján a gazdálkodási feladatokat ellátó szerv gazdasági vezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy. Az Ellátó Szervezet esetében az Ellátó Szervezet gazdasági vezetője. Az Ellátó Szervezet vezetője az ellenjegyzési jogkört átruházza az Ellátó Szervezetben a Levéltár ügyeivel megbízott ágazati felelősre. II. 2.3. Szakmai teljesítés igazolása: A szakmai teljesítés igazolása a kiadás utalványozása előtt történik. A szakmai teljesítést az igazolás dátuma és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével a Levéltárban az igazgató által kijelölt személy, személyek végzik.
3
II. 2.4. Érvényesítés: Az érvényesítést az Ellátó Szervezet vezetője által írásban megbízott az Ámr. 19. § (1)-(2) bekezdése alapján meghatározott pénzügyi-számviteli képesítésű dolgozó látja el. II. 2.5. Utalványozás: Utalványozásra jogosult az érvényesített okmány alapján az Ámr. 72. § (3)-(10) bekezdése alapján megjelölt személy lehet. II. 2.6. Összeférhetetlenségi szabályok: A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetve az utalványozó és az ellenjegyző- ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan- azonos személy nem lehet. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és szakmai teljesítést igazoló személlyel. Kötelezettségvállalási, ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási, és szakmai teljesítésre irányuló feladatot nem végezheti az, aki közeli hozzátartozója vagy saját maga javára látná el. A jogosult személyek aláírás mintájáról az Ellátó Szervezet naprakész nyilvántartást vezet. II. 3. Költségvetés tervezése Az előzetes költségvetési javaslat elkészítése során figyelembe kell venni az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19) Korm. rendeletben foglaltakat. Az előzetes költségvetés a Levéltár munkatervére épül. A Levéltári mutatószámok a (költségvetési feladatmutatók) és a normatív hozzájárulásokhoz kapcsolódó mutatószámok (költségvetési mutatószámok) felmérése és megállapítása a Levéltár igazgatójának feladata és felelőssége. Az előzetes költségvetési javaslat összeállításának feladatmegosztása: Ellátó Szervezet feladata: a. soros előrelépők kidolgozása, b. jubileumi jutalomra jogosultak körének megállapítása, c. év közben fizetési kategóriát váltók bérének kidolgozása. Levéltár feladata: a. feladatbővülés miatti kiadások, bevételek számbavétele, b. bevételi többlet összeállítása, c. évközben (pl. magasabb iskolai, szakmai végzettség megszerzését követő) kategóriát váltók névsorának elkészítése . A költségvetés elkészítéséért a Levéltár és az Ellátó Szervezet vezetője együttesen felelősek. Az előzetes költségvetési javaslatot az Ellátó Szervezet vezetője továbbítja a felügyeleti szervhez.
4
A közgyűlés a költségvetési rendeletben kiemelt előirányzatonként hagyja jóvá a Levéltár költségvetését. Az Ellátó Szervezet a Levéltár igazgatójának közreműködésével kialakítja a részelőirányzatokat. Az Ellátó Szervezet elkészíti a Levéltárra vonatkozó elemi költségvetést számszaki és szöveges formában, amelyet a saját költségvetésével összesítve továbbít a felügyeleti szervhez. Az intézményi költségvetést a Levéltár vezetője és az Ellátó Szervezet vezetője írja alá. II. 4. Előirányzat felhasználás, intézmény hatáskörébe tartozó előirányzat -módosítás: A Levéltár igazgatója rendelkezik az összes szakmai előirányzat felhasználásáról. A Levéltár jóváhagyott pénzmaradványát az Ellátó Szervezet vezetője a Levéltár igazgatójával egyeztetve, a főkönyvi és pénzforgalmi adatok alapján osztja fel. Az előirányzatok alakulásáról az Ellátó Szervezet folyamatosan tájékoztatja a Levéltárat, továbbá javaslatot tesz az előirányzat módosításra, átcsoportosításra a Levéltár igazgatója részére. Mindkét esetben a Levéltár igazgatója dönt a módosításról, az Ellátó Szervezet készíti el és nyújtja be az előirányzat-módosítási kérelmet a bevételi és kiadási jogcím megjelölésével és annak indoklásával. A céllal kapott támogatások miatti előirányzatmódosításhoz a Levéltár a részelőirányzatonkénti módosításokat írásban küldi meg az Ellátó Szervezet részére. Az előirányzat-módosítási kérelmet a Levéltár igazgatója és az Ellátó Szervezet vezetője együttesen írja alá. Az éves és ennek megfelelően a havi likviditási ütemtervet a Levéltár igazgatójának döntése alapján, az Ellátó Szervezet készíti el. A kincstári finanszírozási rendszer működésére vonatkozó mindenkori Elnöki utasításban foglaltak betartásáért az Ellátó Szervezet és a Levéltár igazgatója együttesen felel. Az előirányzat –felhasználás időarányos teljesítéséről a havonta kinyomtatott pénzforgalmi jelentés ad tájékoztatást. A pénzforgalmi analitikát az Ellátó Szervezetnek a Levéltár részére részgazdaként az alszámlákhoz tartozó feladatok szerint, költséghelyenként pedig a Levéltárhoz tartozó egységek szerint kell elkészíteni. A Levéltár részére jóváhagyott előirányzatok betartásáért annak igazgatója a felelős. II. 5. Munkaerő-gazdálkodás A Levéltár szakmai létszám és személyi juttatás felhasználásával kapcsolatos döntésekért a Levéltár igazgatója felelős. A szakmai dolgozók személyi anyagát a Levéltár kezeli. Az Ellátó Szervezetnél, a dolgozó felvételéhez szükséges iratok másolatai találhatók. Új dolgozó felvétele esetén, a Levéltár igazgatója írásban közli a munkakört, szakfeladatot, pótlékot, a jogviszony formáját. A beküldött adatokból, a Magyar Államkincstár által rendelkezésre bocsátott -jogszabály szerint kötelezően alkalmazandó- munkaügyi programmal elkészíti a kinevezési okmányt, módosítást. A Levéltárban foglalkoztatottak közalkalmazotti jogviszonyával összefüggő, intézményvezetői döntések végrehajtásával kapcsolatban az Ellátó Szervezet adminisztratív feladatokat lát el.
5
II. 6. Készpénzkezelés Házipénztár az Ellátó Szervezetnél működik. Az ellátmányok és az előlegek elszámolási rendjét részletesen az Ellátó Szervezet pénzkezelési szabályzata határozza meg. A Levéltár a készpénzkifizetések teljesítésére az Ellátó Szervezet házipénztárából veszi fel ellátmányát. A Levéltár ellátmányát olyan sürgős beszerzésekre és díjfizetésekre fordíthatja, amelyeknek fizetése központilag gazdaságtalan vagy nehézkes és nem haladja meg egyedileg a 100 000.- Ft-ot. Különösen indokolt esetben (pl.: átvett pénzeszköz felhasználása, rendezvény megszervezése), ha az ellátmány összegét meghaladó készpénzes kifizetés szükséges, előleg felvételére van lehetőség. A szükségletek (előirányzat, likviditás) figyelembevételével a Levéltár a felvételt megelőző hét csütörtökig írásban jelzi igényét az Ellátó Szervezetnek (igényelt összeg, felvétel tervezett napja, felhasználás jogcíme, átvételre jogosult neve). A szakmai feladatok ellátásához szükséges eszközök beszerzését az intézmény önállóan végzi. A szakmai anyagok nyilvántartásával kapcsolatban a vonatkozó rendeletek és a Levéltár belső szabályzatai az irányadók. A Levéltár az ellátmánnyal annak felhasználása után haladéktalanul, de legkésőbb a készpénzfelvétel hónapjának utolsó munkanapján elszámol. Az ellátmány elszámolását az intézmény eredeti számlák, bizonylatok benyújtásával végzi. Levéltár a készpénzben beszedett bevételeket kiadásai teljesítésére nem használhatja fel, azokat az Ellátó Szervezet bankszámlájára csekken, vagy a házipénztárába fizeti be a Pénzkezelési Szabályzatban rögzítetteknek megfelelően. A felvett ellátmányok és előlegek szabályszerű felhasználásáért és elszámolásáért a Levéltár igazgatója a felelős. A Levéltár önálló bankszámlával nem rendelkezik, valamennyi átutalás az Ellátó Szervezetben rendelkezésre álló Raiffeisen Bank terminálon keresztül történik. A Levéltár egyes feladatai ellátását (pályázatok) az Ellátó Szervezetben rendelkezésre álló bankszámlához kapcsolódó alszámla közbeiktatásával végzi. A Levéltár haladéktalanul, írásban közli az Ellátó Szervezettel, ha átvett pénzeszköz (pl. pályázat útján elnyert) folyósításáról értesítik. Az Ellátó Szervezet azonnal értesíti az intézményt, ha a pénz az elszámolási számlára megérkezett, egyben kéri az előirányzatok felhasználására vonatkozó intézményi nyilatkozatot II.7. Könyvvezetés A számviteli törvény és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000 (XII.24.) Korm. rendeletben meghatározott könyvvezetési kötelezettségnek az Ellátó Szervezet tesz eleget. A könyvvezetést az Ellátó Szervezetnél olyan módon kell végezni, hogy az információk egységesen is, és az Intézményekre vonatkozóan, elkülönítetten is – ellenőrzésre alkalmas
6
módon –mind a kiadásokra, mind a Levéltár saját bevételeire vonatkozóan is rendelkezésre álljanak. Ahhoz, hogy az Ellátó Szervezet a könyvvezetési kötelezettségének eleget tudjon tenni, a Levéltár a szükséges alapbizonylatokat és információkat a belső szabályzatokban előírt határidőre köteles biztosítani. Ellátó Szervezet feladata a kettős könyvelés rendszerében a főkönyvi könyvelés, szállítók, vevők analitikus nyilvántartása a könyvelő programban, vevő-szállítói egyeztetések, fizetési felszólítások készítése, nagy értékű és kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartása erre alkalmas programmal. Az átutalásos számla esetében a számlát az Ellátó Szervezet készíti. Készpénzfizetésnél a Levéltárban a bevételek bizonylatolására készpénzfizetési számlatömb szolgál. A leltározást és selejtezést az előzetes egyeztetés alapján az elkészített ütemtervnek megfelelően az eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatában, valamint a felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzatában foglaltak szerint az Ellátó Szervezet és a Levéltár közösen végzi. A szakmai munka alapját képező dokumentumok leltározására és selejtezésére a könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból történő törlésről szóló szabályzat kiadásáról szóló 3/1975. (VIII.17.) KM-PM együttes rendelet, illetve a Levéltár belső szabályzata az irányadó. Az Ellátó Szervezet feladata a számlák kifizetése, könyvelése, költségvetési beszámolóban való megjelenítése. Pályázatokban való további közreműködést fénymásolás, kigyűjtés, nyilvántartások vezetése, pályázati elszámolások- a Levéltárnál ezzel a feladattal megbízott személy végzi. A számviteli és egyéb nyilvántartások elkészítéséhez a szükséges előírásokat a Levéltárra is kötelező érvényű – jelen Megállapodás II.1. részében felsorolt – szabályzatok tartalmazzák. II. 8. Beszámolás Az Ellátó Szervezet készíti el az Ámr. alapján az intézményi szintű és összesített időközi költségvetési jelentéseket, negyedéves mérlegjelentéseket, a féléves, éves költségvetési elemi beszámolókat, éves elemi költségvetést, valamint elkészíti a szöveges beszámolót. A költségvetési beszámolót a Levéltár igazgatója és az Ellátó Szervezet vezetője írják alá. Az Ellátó Szervezet adatot szolgáltat a beszámoló auditálásához. II.9. Központosított közbeszerzés Az Ellátó Szervezet a technikai feladatokhoz kapcsolódó központosított közbeszerzéseket saját hatáskörben készíti el. A szakmai beszerzéseket az intézmény készíti elő, az Ellátó Szervezet pedig a többi intézmény igényeivel összesíti és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatal illetékes főosztálya felé továbbítja.
7
II.10. Adatszolgáltatással kapcsolatos feladatok Az Ellátó Szervezet havonta a tárgyhót követő hó 15-ig, illetve szükség és igény szerint tájékoztatja a Levéltárat az előirányzatok és teljesítések alakulásáról költséghely szerinti bontásban. Az Ellátó Szervezet feladata és felelőssége a számviteli nyilvántartások alapján a Levéltár adóbevallásainak, gazdaságstatisztikai jelentésének elkészítése és határidőre való továbbítása. Az Ellátó Szervezet feladatkörébe tartozó és a Levéltárra vonatkozó egyéb, eseti adatszolgáltatások határidőben, megfelelő helyre és tartalomra történő továbbítása az Ellátó Szervezet vezetőjének feladata és felelőssége. A céllal kapott (átvett pénzeszköz, céljellegű önkormányzati, kistérségi támogatások) pénzeszközök elszámolását a pénzeszköz átadójával a Levéltár végzi. A pénzügyi elszámoláshoz szükséges számlák érvénytelenítését a szakmai teljesítés igazolásával egyidejűleg a Levéltár végzi, és a számláról készült másolatot megőrzi az elszámolásig. Az elszámoláshoz szükséges banki kivonatok, illetve pénztárbizonylatok hitelesített másolatát a pénzügyi teljesítést követően az Ellátó szervezet azonnal megküldi a Levéltár részére. A céllal kapott támogatások miatti előirányzat-módosításhoz az intézmény részelőirányzatonkénti módosításokat írásban megküldi az Ellátó Szervezet részére.
a
II. 11. Ügyviteli és technikai feladatok II.11. 1 Az ügyviteli és műszaki, karbantartási, őrzési feladatokat Levéltárnál az Ellátó Szervezet látja el, a fenntartói döntéssel, jogutódlással áthelyezett munkakörökben dolgozók közreműködésével. II.11.2. Az ügyviteli és műszaki, karbantartási, őrzési munkakörökben dolgozó közalkalmazottak felett a munkáltatói jogokat az Ellátó Szervezet vezetője gyakorolja. A feladatellátás helyszíne változatlanul marad a 2011. április 1-je előtti állapot szerint. II.11.3. A műszaki, karbantartási, őrzési feladatot ellátó közalkalmazottak feladatainak meghatározása, munkájának napi irányítása a Levéltár igazgatója, vagy az általa megbízott személy irányításával történik a 2011. április 1.-je előtt érvényes munkaköri leírásuk szerint. A műszaki, karbantartói feladatokat, valamint a portaszolgálatot ellátó közalkalmazottak más munkavégzési helyre átirányíthatók. Erről az Ellátó Szervezet vezetője előzetesen egyeztet a Megyei Levéltár igazgatójával, a dolgozót írásban értesíti az új munkavégzési helyről, annak időtartamáról. Az átirányítást követően az érintett dolgozó munkájával kapcsolatos irányítási feladatokért a munkavégzés helyének vezetője felelős. A belső ellenőrzési tevékenység megszervezéséért szakmai területen a Levéltár igazgatója, gazdálkodási területen az Ellátó Szervezet vezetője felelős.
8
III. Záró rendelkezések III. 1. Jelen megállapodással érintett közalkalmazott munkavállalók a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény szerinti besorolása, bére a jogutódlással történő munkáltató változás miatt nem változik. III. 2. A jelen megállapodást a felek határozatlan időre kötik, az abban foglaltakat magukra nézve kötelező érvényűnek tekintik. III. 3. A felek megállapodnak abban, hogy a meghatározott pénzügyi-gazdasági és ügyviteli, műszaki, karbantartási, őrzési feladatok ellátására létrejött, a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjét rögzítő jelen megállapodásukat szükség szerint módosítják, illetőleg kiegészítik. Miskolc, 2011. április 20.
__________________ Ellátó Szervezet vezetője
___________________ Levéltár igazgatója
9
c) melléklet MEGÁLLAPODÁS
Amely létrejött egyrészről a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Ellátó Szervezete 3525 Miskolc, Városház tér 1.(továbbiakban: Ellátó Szervezet, képviseli: Szilágyi László az Ellátó Szervezet vezetője), másrészről a II. Rákóczi Ferenc, Megyei Könyvtár 3530 Miskolc Görgey A. út 11,. (továbbiakban: Könyvtár), képviseli: Venyigéné Makrányi Margit igazgató között meghatározott pénzügyi-gazdasági és ügyrendi, műszaki, karbantartási, őrzési feladatellátással kapcsolatos munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről. Jelen megállapodásra (továbbiakban: Megállapodás) az államháztartásról szóló, többször módosított 1992.évi XXXVIII. törvény, (továbbiakban: Áht.) az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19) Korm. rendelet (továbbiakban: Ámr.), a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: számviteli törvény), valamint a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlése 13/2011.(II.17.) határozatában foglaltak alapján kerül sor. I. Általános elvek A megállapodás célja, hogy rögzítse az Ellátó Szervezet, mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv és a szakmailag önállóan működő Könyvtár meghatározott pénzügyi-gazdasági és ügyrendi, műszaki, karbantartási, őrzési feladatait. Az Ámr. 15.§ (2) bek. a. pontja szerinti feladatokat az Ellátó Szervezet látja el: –
a költségvetési szerv éves költségvetésének előirányzati tekintetében a gazdálkodással, könyvvezetéssel és az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat,
–
a költségvetési szerv működtetésével, üzemeltetésével, a költségvetési szerv vagyongazdálkodása körében a beruházással (kivétel a pályázati beruházások) a vagyon használatával, hasznosításával, védelmével kapcsolatos feladatokat.
A Könyvtár teljes szakmai költségvetési kerete felett önállóan rendelkezik a jogszabályok betartása mellett. A megállapodás körébe tartozó és az intézménytől származó adatszolgáltatás tartalmáért a Könyvtár igazgatója a felelős. Az adatszolgáltatás alapján készített összesítésekért, azoknak határidőre történő továbbításáért az Ellátó Szervezet vezetője a felelős. Az Ellátó Szervezet vezetőjének az adatgyűjtés és továbbítás során be kell tartania a személyes adatok védelmére és a közérdekű adatok megismerhetőségére vonatkozó szabályokat.
1
A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlése (továbbiakban: Közgyűlés) 13/2011.(II.17.) határozatában foglaltak alapján kerül 2011. április 1-től Ellátó Szervezet látja el a Könyvtárnál a technikai/karbantartási, őrzési, ügyviteli feladatokat. Jelen megállapodás az Ellátó Szervezet és a Könyvtár közötti munkamegosztást és felelősségi rendet a következők szerint tartalmazza: II. Feladatellátások részletezése II. 1. Szabályzatok elkészítése II. 1. 1.Az Ellátó Szervezet szabályozási körébe tartozik: a. Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési sajátosságairól szóló 249/2000. ( XII. 24.) Korm. rendelet szerint:
kötelezettségének
A számviteli politika keretében: 1. Pénzkezelési szabályzat, 2. Eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzat, 3. Eszközök és források értékelési szabályzat, 4. Selejtezési szabályzat, 5. Önköltség számítás rendjére vonatkozó szabályzat Az önköltség számítási szabályzat egy keretszabályzat, amely tartalmazza az önköltség számítás módszereit. Mellékletét képezi az intézményre vonatkozó számítás. b. Számviteli törvény szerint: 1. Számlarendet és a számlarendben foglaltakat alátámasztó Bizonylati rend szabályzata c. Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19). Korm. rendelet szerint: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Gazdasági ügyrend, Gazdálkodási szabályzat, Gépjárművek üzemeltetése, belföldi, külföldi kiküldetések rendje Beszerzések lebonyolítása, anyag és eszközgazdálkodás rendje Reprezentációs kiadások elszámolásának rendje Folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés szabályzata (FEUVE), - pénzügyi területre vonatkozóan. Ellenőrzési nyomvonal- pénzügyi területre vonatkozóan.
II. 1.2. Az Ellátó Szervezet keretszabályzatként elkészíti, de a Könyvtár szabályozhatja, illetve a Könyvtárra vonatkozóan kiegészítheti:
önállóan is
2
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Szabálytalanságok kezelésének eljárási rendje, Kockázatkezelési szabályzat Pályázatok kezelésének szabályzata Iratkezelési szabályzat Tűzvédelmi szabályzat Munkavédelmi szabályzat Informatikai szabályzat
II. 1.3. A Könyvtár önállóan szabályozza: Az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009.(XII.19). Kormány rendelet alapján: 1. A Pénzkezelési szabályzat kiegészül a Könyvtár által összeállított, a Corvina integrált rendszer pénztár moduljának használatát szabályozó pénzkezelési szabályzattal, és a bevezetését elrendelő 2/2011. sz. Igazgatói utasítással. 2. Vezetékes és rádiótelefonok használatát, 3. Helyiségek és berendezések használatára vonatkozó előírásokat, 4. Közérdekű adatok megismerésére irányuló intézkedések, továbbá kötelezően közzéteendő adatok nyilvánosságra hozatalának rendjét, 5. Kontrolltevékenységek szabályzata. Az egyéb jogszabályban illetve a Könyvtár működéséhez szükséges, ágazati, szakmai jogszabályok által előírt feladatok ellátására vonatkozó szabályzat elkészítése a Könyvtár igazgatójának a feladata. II. 2. Kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés rendje: II. 2.1. Kötelezettségvállalás Kötelezettségvállalásra a Könyvtár igazgatója vagy az általa írásban megbízott, a Könyvtár alkalmazásában álló személy jogosult. A kötelezettségvállalás kizárólag ellenjegyzés után és csak írásban történhet. Nem szükséges előzetes, írásbeli kötelezettségvállalás a gazdasági eseményenként 100.000 Ft-ot el nem érő kifizetések esetén. Ennek rendjét és nyilvántartását a Kötelezettségvállalási szabályzat tartalmazza. A kötelezettségvállalás nyilvántartása az Ellátó Szervezetnél történik. A Könyvtár költségvetésében jóváhagyott állománygyarapítási keretösszeg felhasználását a Kötelezettségvállalási Szabályzat tartalmazza. II. 2.2. Ellenjegyzés A kötelezettségvállalás (és az utalvány) ellenjegyzője az Ámr 74. §-a (2) b) alapján a gazdálkodási feladatokat ellátó szerv gazdasági vezetője, vagy az általa írásban kijelölt személy. Az Ellátó Szervezet esetében az Ellátó Szervezet gazdasági vezetője.
3
Az Ellátó Szervezet vezetője az ellenjegyzési jogkört átruházza az Ellátó Szervezetben a Könyvtár ügyeivel megbízott ágazati felelősre. II. 2.3. Szakmai teljesítés igazolása: A szakmai teljesítés igazolása a kiadás utalványozása előtt történik. A szakmai teljesítést az igazolás dátuma és a teljesítés tényére történő utalás megjelölésével a Könyvtárban az igazgató által kijelölt személy, személyek végzik. II. 2.4. Érvényesítés: Az érvényesítést az Ellátó Szervezet vezetője által írásban megbízott az Ámr. 77. § (1)-(5) bekezdése alapján meghatározott pénzügyi-számviteli képesítésű dolgozó látja el. II. 2.5. Utalványozás: Utalványozásra jogosult az érvényesített okmány alapján az Ámr. 72. § (3)-(10) bekezdése alapján megjelölt személy lehet. II. 2.6. Összeférhetetlenségi szabályok: A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetve az utalványozó és az ellenjegyző- ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan- azonos személy nem lehet. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult és szakmai teljesítést igazoló személlyel. Kötelezettségvállalási, ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási, és szakmai teljesítésre irányuló feladatot nem végezheti az, aki közeli hozzátartozója vagy saját maga javára látná el. A jogosult személyek aláírás mintájáról az Ellátó Szervezet naprakész nyilvántartást vezet. II. 3. Költségvetés tervezése Az előzetes költségvetési javaslat elkészítése során figyelembe kell venni az államháztartásról szóló többször módosított 1992. évi XXXVIII. törvény, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII.19) Korm. rendeletben foglaltakat. Az előzetes költségvetés a Könyvtár munkatervére épül. A könyvtári mutatószámok a (költségvetési feladatmutatók) és a normatív hozzájárulásokhoz kapcsolódó mutatószámok (költségvetési mutatószámok) felmérése és megállapítása az Intézmény igazgatójának vezetőjének feladata és felelőssége. Az előzetes költségvetési javaslat összeállításának feladatmegosztása: Ellátó Szervezet feladata: a. soros előrelépők kidolgozása, b. jubileumi jutalomra jogosultak körének megállapítása, c. év közben fizetési kategóriát váltók bérének kidolgozása. Könyvtár feladata:
4
a. feladatbővülés miatti kiadások, bevételek számbavétele, b. bevételi többlet összeállítása, c. évközben (pl. magasabb iskolai, szakmai végzettség megszerzését követő) kategóriát váltók névsorának elkészítése . A költségvetés elkészítéséért a Könyvtár és az Ellátó Szervezet vezetője együttesen felelősek. Az előzetes költségvetési javaslatot az Ellátó Szervezet vezetője továbbítja a felügyeleti szervhez. A Közgyűlés a költségvetési rendeletben kiemelt előirányzatonként hagyja jóvá a Könyvtár költségvetését. Az Ellátó Szervezet a Könyvtár igazgatójának közreműködésével kialakítja a részelőirányzatokat. Az Ellátó Szervezet elkészíti a Könyvtárra vonatkozó elemi költségvetést számszaki és szöveges formában, amelyet a saját költségvetésével összesítve továbbít a felügyeleti szervhez. Az intézményi költségvetést a Könyvtár vezetője és az Ellátó Szervezet vezetője írja alá. II. 4. Előirányzat felhasználás, intézmény hatáskörébe tartozó előirányzat -módosítás: A Könyvtár igazgatója rendelkezik az összes szakmai előirányzat felhasználásáról. A Könyvtár jóváhagyott pénzmaradványát az Ellátó Szervezet vezetője a Könyvtár igazgatójával egyeztetve, a főkönyvi és pénzforgalmi adatok alapján osztja fel. Az előirányzatok alakulásáról az Ellátó Szervezet folyamatosan tájékoztatja a Könyvtárat, továbbá javaslatot tesz az előirányzat módosításra, átcsoportosításra a Könyvtár igazgatója részére. Mindkét esetben a Könyvtár igazgatója dönt a módosításról, az Ellátó Szervezet készíti el és nyújtja be az előirányzat-módosítási kérelmet a bevételi és kiadási jogcím megjelölésével és annak indoklásával. A céllal kapott támogatások miatti előirányzatmódosításhoz a Könyvtár a részelőirányzatonkénti módosításokat írásban küldi meg az Ellátó Szervezet részére. Az előirányzat-módosítási kérelmet a Könyvtár igazgatója és az Ellátó Szervezet vezetője együttesen írja alá. Az éves és ennek megfelelően a havi likviditási ütemtervet a Könyvtár igazgatójának döntése alapján, az Ellátó Szervezet készíti el. A kincstári finanszírozási rendszer működésére vonatkozó mindenkori Elnöki utasításban foglaltak betartásáért az Ellátó Szervezet és a Könyvtár igazgatója együttesen felel. Az előirányzat –felhasználás időarányos teljesítéséről a havonta kinyomtatott pénzforgalmi jelentés ad tájékoztatást. A pénzforgalmi analitikát az Ellátó Szervezetnek a Könyvtár részére részgazdaként az alszámlákhoz tartozó feladatok szerint, költséghelyenként pedig a Könyvtárhoz tartozó egységek szerint kell elkészíteni. A Könyvtár részére jóváhagyott előirányzatok betartásáért annak igazgatója a felelős. II. 5. Munkaerő-gazdálkodás A Könyvtár szakmai létszám és személyi juttatás felhasználásával kapcsolatos döntésekért a Könyvtár igazgatója felelős.
5
A szakmai dolgozók személyi anyagát a Könyvtár kezeli. Az Ellátó Szervezetnél, a dolgozó felvételéhez szükséges iratok másolatai találhatók. Új dolgozó felvétele esetén, a Könyvtár igazgatója írásban közli a munkakört, szakfeladatot, pótlékot, a jogviszony formáját. A beküldött adatokból, a Magyar Államkincstár által rendelkezésre bocsátott -jogszabály szerint kötelezően alkalmazandó- munkaügyi programmal elkészíti a kinevezési okmányt, módosítást. A Könyvtárban foglalkoztatottak közalkalmazotti jogviszonyával összefüggő, intézményvezetői döntések végrehajtásával kapcsolatban az Ellátó Szervezet adminisztratív feladatokat lát el. II. 6. Készpénzkezelés Házipénztár az Ellátó Szervezetnél működik. Az ellátmányok és az előlegek elszámolási rendjét részletesen az Ellátó Szervezet pénzkezelési szabályzata határozza meg. A Könyvtár a készpénzkifizetések teljesítésére az Ellátó Szervezet házipénztárából veszi fel ellátmányát. A Könyvtár ellátmányát olyan sürgős beszerzésekre és díjfizetésekre fordíthatja, amelyeknek fizetése központilag gazdaságtalan vagy nehézkes és nem haladja meg egyedileg a 100 000.- Ft-ot. Különösen indokolt esetben (pl.: átvett pénzeszköz felhasználása, rendezvény megszervezése) ha az ellátmány összegét meghaladó készpénzes kifizetés szükséges, előleg felvételére van lehetőség. A szükségletek (előirányzat, likviditás) figyelembevételével a Könyvtár a felvételt megelőző hét csütörtökig írásban jelzi igényét az Ellátó Szervezetnek (igényelt összeg, felvétel tervezett napja, felhasználás jogcíme, átvételre jogosult neve).” A szakmai feladatok ellátásához szükséges tárgyi eszközök (könyv, folyóirat, adatbázisok, egyéb dokumentumok) beszerzését az intézmény önállóan végzi. A szakmai anyagok nyilvántartásával kapcsolatban a vonatkozó rendeletek és a Könyvtár belső szabályzatai az irányadók A Könyvtár az ellátmánnyal annak felhasználása után haladéktalanul, de legkésőbb a készpénzfelvétel hónapjának utolsó munkanapján elszámol. Az ellátmány elszámolását az intézmény eredeti számlák, bizonylatok benyújtásával végzi. Könyvtár a készpénzben beszedett bevételeket kiadásai teljesítésére nem használhatja fel, azokat az Ellátó Szervezet bankszámlájára csekken, vagy a házipénztárába fizeti be a Pénzkezelési Szabályzatban rögzítetteknek megfelelően. A felvett ellátmányok és előlegek szabályszerű felhasználásáért és elszámolásáért a Könyvtár igazgatója a felelős. A Könyvtár önálló bankszámlával nem rendelkezik, valamennyi átutalás az Ellátó Szervezetben rendelkezésre álló Raiffeisen Bank terminálon keresztül történik. A Könyvtár egyes feladatai ellátását (pályázati, kistérségi, mozgókönyvtári) az Ellátó Szervezetben rendelkezésre álló bankszámlához kapcsolódó alszámla közbeiktatásával végzi. A Könyvtár haladéktalanul, írásban közli az Ellátó Szervezettel, ha átvett pénzeszköz (pl. pályázat útján elnyert) folyósításáról értesítik. Az Ellátó Szervezet azonnal értesíti az
6
intézményt, ha a pénz az elszámolási számlára megérkezett, egyben kéri az előirányzatok felhasználására vonatkozó intézményi nyilatkozatot II.7. Könyvvezetés A számviteli törvény és az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000 (XII.24.) Korm. rendeletben meghatározott könyvvezetési kötelezettségnek az Ellátó Szervezet tesz eleget. A könyvvezetést az Ellátó Szervezetnél olyan módon kell végezni, hogy az információk egységesen is, és az Intézményekre vonatkozóan, elkülönítetten is – ellenőrzésre alkalmas módon –mind a kiadásokra, mind a Könyvtár saját bevételeire vonatkozóan is rendelkezésre álljanak. Ahhoz, hogy az Ellátó Szervezet a könyvvezetési kötelezettségének eleget tudjon tenni, a Könyvtár a szükséges alapbizonylatokat és információkat a belső szabályzatokban előírt határidőre köteles biztosítani. Ellátó Szervezet feladata a kettős könyvelés rendszerében a főkönyvi könyvelés, szállítók, vevők analitikus nyilvántartása a könyvelő programban, vevő-szállítói egyeztetések, fizetési felszólítások készítése, nagy értékű és kis értékű tárgyi eszközök nyilvántartása erre alkalmas programmal. Az átutalásos számla esetében a számlát az Ellátó Szervezet készíti. Készpénzfizetésnél a Könyvtárban a bevételek bizonylatolására pénztárgép, a Corvina integrált rendszer pénztár modulja, illetve készpénzfizetési számlatömb szolgál. A leltározást és selejtezést az előzetes egyeztetés alapján az elkészített ütemtervnek megfelelően az eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatában, valamint a felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzatában foglaltak szerint az Ellátó Szervezet és a Könyvtár közösen végzi. A szakmai munka alapját képező dokumentumok leltározására és selejtezésére a könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból történő törlésről szóló szabályzat kiadásáról szóló 3/1975. (VIII.17.) KM-PM együttes rendelet, illetve a könyvtár belső szabályzata az irányadó. Szervezet feladata a számlák kifizetése, könyvelése, költségvetési beszámolóban való megjelenítése. Pályázatokban való további közreműködést fénymásolás, kigyűjtés, nyilvántartások vezetése, pályázati elszámolások- a Könyvtárnál ezzel a feladattal megbízott személy végzi. A számviteli és egyéb nyilvántartások elkészítéséhez a szükséges előírásokat a Könyvtárra is kötelező érvényű – jelen Megállapodás II.1. részében felsorolt – szabályzatok tartalmazzák. II. 8. Beszámolás Az Ellátó Szervezet készíti el az Ámr. alapján az intézményi szintű és összesített időközi költségvetési jelentéseket, negyedéves mérlegjelentéseket, a féléves, éves költségvetési elemi beszámolókat, éves elemi költségvetést, valamint elkészíti a szöveges beszámolót. A költségvetési beszámolót a Könyvtár igazgatója és az Ellátó Szervezet vezetője írják alá. Az Ellátó Szervezet adatot szolgáltat a beszámoló auditálásához.
7
II.9. Központosított közbeszerzés Az Ellátó Szervezet a technikai feladatokhoz kapcsolódó központosított közbeszerzéseket saját hatáskörben készíti el. A szakmai beszerzéseket az intézmény készíti elő, az Ellátó Szervezet pedig a többi intézmény igényeivel összesíti és a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatal illetékes főosztálya felé továbbítja. II.10. Adatszolgáltatással kapcsolatos feladatok Az Ellátó Szervezet havonta a tárgyhót követő hó 15-ig, illetve szükség és igény szerint tájékoztatja a Könyvtárat az előirányzatok és teljesítések alakulásáról költséghely szerinti bontásban. Az Ellátó Szervezet feladata és felelőssége a számviteli nyilvántartások alapján a Könyvtár adóbevallásainak, gazdaságstatisztikai jelentésének elkészítése és határidőre való továbbítása. Az Ellátó Szervezet feladatkörébe tartozó és a Könyvtárra vonatkozó egyéb, eseti adatszolgáltatások határidőben, megfelelő helyre és tartalomra történő továbbítása az Ellátó Szervezet vezetőjének feladata és felelőssége. A céllal kapott (átvett pénzeszköz, céljellegű önkormányzati, kistérségi támogatások) pénzeszközök elszámolását a pénzeszköz átadójával a Könyvtár végzi. A pénzügyi elszámoláshoz szükséges számlák érvénytelenítését a szakmai teljesítés igazolásával egyidejűleg a Könyvtár végzi, és a számláról készült másolatot megőrzi az elszámolásig. Az elszámoláshoz szükséges banki kivonatok, illetve pénztárbizonylatok hitelesített másolatát a pénzügyi teljesítést követően az Ellátó szervezet azonnal megküldi a Könyvtár részére. sz, az adatokat az Ellátó Szervezet biztosítja. A céllal kapott támogatások miatti előirányzat-módosításhoz az intézmény részelőirányzatonkénti módosításokat írásban megküldi az Ellátó Szervezet részére.
a
II. 11. Ügyviteli és technikai feladatok II.11.1. Az ügyviteli és műszaki, karbantartási, őrzési feladatokat Könyvtárnál az Ellátó Szervezet látja el, a fenntartói döntéssel, jogutódlással áthelyezett munkakörökben dolgozók közreműködésével. II.11.2. Az ügyviteli és műszaki, karbantartási, őrzési munkakörökben dolgozó közalkalmazottak felett a munkáltatói jogokat az Ellátó Szervezet vezetője gyakorolja. A feladatellátás helyszíne változatlanul marad a 2011. április 1-je előtti állapot szerint. II.11.3. A műszaki, karbantartási, őrzési feladatot ellátó közalkalmazottak feladatainak meghatározása, munkájának napi irányítása a Könyvtár igazgatója, vagy az általa megbízott személy irányításával történik a 2011. április 1.-je előtt érvényes munkaköri leírásuk szerint. A műszaki, karbantartói feladatokat, valamint a portaszolgálatot ellátó közalkalmazottak más munkavégzési helyre átirányíthatók. Erről az Ellátó Szervezet vezetője előzetesen egyeztet a
8
Megyei Könyvtár igazgatójával., a dolgozót írásban értesíti az új munkavégzési helyről, annak időtartamáról. Az átirányítást követően az érintett dolgozó munkájával kapcsolatos irányítási feladatokért a munkavégzés helyének vezetője felelős.
III. Záró rendelkezések III. 1. Az intézményi büfé hasznosítása a Könyvtár feladata III. 2. A belső ellenőrzési tevékenység megszervezéséért szakmai területen a Könyvtár igazgatója, gazdálkodási területen az Ellátó Szervezet vezetője felelős. III. 3. Jelen megállapodással érintett közalkalmazott munkavállalók a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. XXXIII. törvény szerinti besorolása, bére a jogutódlással történő munkáltató változás miatt nem változik. III. 4. A jelen megállapodás a felek határozatlan időre kötik, az abban foglaltakat magukra nézve kötelező érvényűnek tekintik. III. 5. A felek megállapodnak abban, hogy a meghatározott pénzügyi-gazdasági és ügyviteli, műszaki, karbantartási, őrzési feladatok ellátására létrejött, a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjét rögzítő jelen megállapodásukat szükség szerint módosítják, illetőleg kiegészítik. Miskolc, 2011. április 20.
__________________ Ellátó Szervezet vezetője
___________________ Könyvtár igazgatója
9
d) melléklet
MEGÁLLAPODÁS
Létrejött a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Ellátó Szervezete, a továbbiakban Ellátó Szervezet (képviseli: az Ellátó Szervezet vezetője), mint önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv, valamint a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Pedagógiai Szakmai, Szakszolgálati, Közművelődési és Sportintézet, (továbbiakban: Intézet) képviseli Budai Erzsébet igazgató, mint önállóan működő költségvetési szerv között a munkamegosztás és felelősségvállalás rendjéről. A megállapodás jogi alapjai: az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. számú törvény, az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet, a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlésének 13/2011. (II. 17.) és 14/2011. (II. 17.) sz. határozatai.
I. AZ EGYÜTTMŰKÖDÉS ÁLTALÁNOS SZEMPONTJAI 1.
Az Megállapodás célja: a hatékony, szakszerű és takarékos gazdálkodás szervezeti feltételeinek biztosítása, mely célokat az Ellátó Szervezet elsősorban érvényesíti, ellenjegyzési jogkörének gyakorlásán keresztül és más a gazdasági folyamatokba épített belső ellenőrzési feladatainak ellátása során.
2.
Az Ellátó Szervezet a gazdasági szervezetén keresztül biztosítja a szabályszerű, törvényes és ésszerű gazdálkodás feltételeit. Mindazokat a gazdálkodási feladatokat, amelyeknek szervezeti és személyi feltételei nem biztosítottak az Intézeten belül, az Ellátó Szervezet köteles ellátni.
3.
A Megállapodás nem sértheti az intézmények szakmai önállóságát, döntéshozó szerepét és önálló jogi személyiségét.
4.
A Megállapodás mindkét szervezet SZMSZ-ének mellékletét képezi.
5.
Az Ellátó Szervezet és az Intézet közösen felelősök a közöttük lévő munkamegosztás megszervezéséért, végrehajtásáért és ellenőrzéséért, az éves költségvetésben és annak módosításaiban meghatározott előirányzatok figyelemmel kíséréséért és betartásáért.
6.
Az intézményeknek rendelkezniük kell azokkal a szabályzatokkal, amelyeket számukra a jogszabályok, helyi rendeletek és testületi döntések kötelezően előírnak.
7.
Az intézmények a Megállapodás végrehajtása során kötelesek figyelembe venni a központi jogszabályokban, a helyi rendeletekben, a Közgyűlés döntéseiben és az intézmények Alapító Okiratában, valamint a kötelezően alkalmazandó szabályzataikban foglaltakat. 1
8.
Az Ellátó Szervezet gondoskodik arról, hogy a gazdálkodással kapcsolatos állami, önkormányzati szabályozások, rendelkezések eljussanak az Intézethez, és azok gyakorlati végrehajtását segíti.
9.
Az Ellátó Szervezet és az Intézet egymás rendelkezésére bocsátják azokat a dokumentumokat, információkat, amelyek a feladataik ellátásához szükségesek.
10.
Az intézmények felelősek az általuk nyilvántartott adatok valódiságáért, pontosságáért, az adatszolgáltatás határidőben történő teljesítéséért. Az Intézet által a saját nyilvántartási rendszeréből teljesített adatszolgáltatásért az Intézet igazgatója a felelős, míg egyéb pénzügyi információ és adatszolgáltatásért az Ellátó Szervezet vezetője a felelős.
11.
Az Ellátó Szervezet Ügyrendjében rögzíti az Intézetnél a pénzügyi-gazdasági feladatok ellátásáért felelős személyeket, az ellátandó feladatokat, a vezetők és más dolgozók feladat-, hatás- és jogkörét.
12.
Az Intézet az éves költségvetési előirányzatain belül önállóan gazdálkodik, előirányzat módosítást kezdeményezhet. A kötelezettségvállalási és utalványozási jogkört az Intézet vezetője saját hatáskörben gyakorolja. Az ellenjegyzési, érvényesítési, előirányzat módosítási, pénzforgalmi, számviteli és beszámolási feladatokat az Ellátó Szervezet látja el.
13.
Az Ellátó Szervezet végzi a könyvelést, a számvitelei nyilvántartást, gondosodik arról, hogy az általa vezetett számviteli (főkönyvi) könyvelésben elkülönítetten szerepeljenek az Intézetet érintő gazdasági események. Köteles az Intézet kiemelt előirányzatairól szakfeladatonkénti bontásban előirányzat-nyilvántartást, valamint likviditási tervet készíteni, ezeket az Intézet vezetőjének rendelkezésre bocsátani.
14.
Az Intézet alkalmazza, és kötelező érvénnyel betartja az Ellátó Szervezet gazdálkodással összefüggő kötelező szabályzatainak előírásait.
15.
A tárgyi eszközökre és a készletekre vonatkozó adatokat az Ellátó Szervezet vezeti, a személyi juttatásokra (létszám, bér) vonatkozó adatokat az Intézet kezeli, a havi bérjegyzékek másolatát megküldi az Ellátó Szervezet részére. Az Intézet a jóváhagyott létszámkeretén, bérelőirányzatán belül önálló döntési jogosítvánnyal rendelkezik.
II. AZ EGYÜTTMŰKÖDÉS TERÜLETEI, FELADATAI A GAZDÁLKODÁS SORÁN 1. Az éves költségvetés tervezése 1.1
Az Ellátó Szervezet és az Intézet együttműködve figyelemmel kíséri az éves költségvetés teljesítését és számításokat végez a következő évi intézményi előirányzatokra.
1.2
A költségvetési egyeztető tárgyalásra az Ellátó Szervezet a hatáskörében lévő információkat rendelkezésre bocsátja az Intézet igazgatójának, további pénzügyi információkat ad az érdemi tárgyalások elősegítése érdekében. 2
1.3
1.4
Az Ellátó Szervezet segíti az Intézet vezetője által felvázolt szakmai feladatok pénzügyi igényeinek megállapítását, feltételrendszerének a meghatározását, a szakmai feladatok ellátásához szükséges pénzügyi igények kidolgozását. Az Ellátó Szervezet -
a koncepció Közgyűlési megtárgyalása után a határozat szellemében segíti a konkrét költségvetési előirányzatok kialakítását, az önkormányzati költségvetési rendelet tervezetének összeállításához szükséges információkat megadja a fenntartó számára, a Közgyűlés által elfogadott költségvetési rendeletben foglaltak alapján vezeti az Intézet előirányzat nyilvántartását előirányzatonkénti bontásban.
1.5
Az Ellátó Szervezet gondoskodik az analitikus nyilvántartások év eleji megnyitásáról, évközi folyamatos vezetéséről, év végi zárásáról.
1.6
A közbeszerzési kötelezettségekből adódó feladatok megvalósításához az Intézet kérésre adatot szolgáltat. 2. Az éves költségvetési előirányzatok módosítása
Az Intézet előirányzat felhasználási hatáskörét önállóan gyakorolhatja, erről az Ellátó Szervezetet folyamatosan tájékoztatja. Az előirányzatok módosítása során az önkormányzat mindenkori költségvetési rendeletében rögzítetteknek megfelelően kell eljárni. 2.2 Az Ellátó Szervezet kezdeményezi: 2.1
2.3
a működési bevételi előirányzat, illetve a bér és járulékai változása esetén a kiadásokat érintő előirányzat-módosításokat, a felhalmozási kiadások és a dologi kiadások előirányzatai közötti átcsoportosítást a felhalmozási kiadások teljesítésének függvényében, az átvett pénzeszközökkel kapcsolatos előirányzat-módosításokat.
Az önkormányzat által elrendelt előirányzat-módosítás végrehajtásáért az Ellátó Szervezet vezetője és az Intézet igazgatója közösen felelősek. Az előirányzatok módosításáról az Ellátó Szervezet nyilvántartást vezet, a nyilvántartás változásairól az Intézetet értesíti. Az Intézet az előirányzatokkal kapcsolatos nyilvántartást megőrzi. 3. Az előirányzatok felhasználása
3.1 A fenntartó az Ellátó Szervezet és az Intézet költségvetését a költségvetési dokumentáció aláírásával és visszaküldésével hagyja jóvá, az Ellátó Szervezet a jóváhagyott költségvetési dokumentációkban szereplő előirányzatokat nyitja meg a költségvetésében. 3.2 A személyi juttatások előirányzatán és létszámkeretein belül a munkáltatói jogok gyakorlása, kötelezettségek vállalása az Intézet igazgatójának feladat- és hatásköre, a kötelezettségvállalásnak ellenjegyzésére az Ellátó Szervezet vezetője vagy az általa megbízott személy jogosult. A személyi juttatásokra vonatkozó kötelezettségvállalások esetében 3
egyeztetésre soron kívül, ellenjegyzésre a beérkezéstől számított 3 munkanapon belül kerül sor. 3.3 A személyi juttatások előirányzatának felhasználásában az Intézet feladata: - az Intézet kötelezettségvállalásait az intézmény elkészíti, igazgatója, – vagy az általa megbízott személy – aláírja. A kötelezettségvállalás összes eredeti példányát megküldi az Ellátó Szervezethez ellenjegyzésre, - a költségvetést érintő egyéb munkáltatói intézkedésekről és döntésekről tájékoztatja az Ellátó Szervezetet, - végzi a SZJA bevallások elkészítéséhez kapcsolódó ügyintézést, - elkészíti és eljuttatja a munkaügyi statisztikát az Ellátó Szervezethez a rehabilitációs hozzájárulás bevallásához. 3.4 A személyi juttatások előirányzatának felhasználásában az Ellátó Szervezet feladata: - a személyi juttatások felhasználása során az Intézet által vállalt kötelezettséget az Ellátó Szervezet vezetője, vagy az általa megbízott személy ellenjegyzi, - végzi a nem rendszeres és a külső személyi juttatásokhoz kapcsolódó számfejtést (jubileumi jutalom, megbízási díjak), kifizetéseket, - rögzíti a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény alapján jelentési kötelezettség alá tartozó jogcímekkel kapcsolatos kifizetéseket, - a havi bérjegyzékek elkészítéséhez a nem rendszeres kifizetéseket és a változó béreket tartalmazó papíralapú bizonylatokat - a MÁK által meghatározott határidők betartását figyelembe véve – aláírásra átadja az Intézetnek, aláírást követően határidőre továbbítja az adatokat, bizonylatokat a MÁK-nak, - ellenőrzi a Magyar Államkincstár Területi Igazgatóságától érkező bérjegyzék adattartalmának valódiságát, egyezteti a bérkönyveléssel, eltérés esetén a feltárt hibát jelzi, - közhasznú foglalkoztatás esetén elkészíti a Munkaügyi Központ számára a munkaerő igénylést és az általa meghatározott tartalmú elszámolást, - a munkaügyi statisztika alapján a rehabilitációs hozzájárulást bevallja és átutalja az esedékes összeget, - az intézményt érintő, MÁK által készített bértablót eljuttatja az intézményhez, egyeztetés céljából, - lekönyveli a bérfelhasználási tablókat és egyezteti az analitikákat az intézménnyel, - az intézményi dolgozók telefonhasználatának költségtérítését összeállítja, a fizetendő hozzájárulásokról tájékoztatja az intézményt, - kifizeti vagy átutalja az Intézet dolgozóinak bejárási költségét.
3.5
Az Intézet a dologi kiadások előirányzatánál kötelezettséget az Ellátó vezetője vagy az általa kijelölt személy ellenjegyzésével vállalhat. Ellenjegyzésre a beérkezéstől számított 3 munkanapon belül kerül sor. Amennyiben az ellenjegyzéshez fedezetvizsgálat és további egyeztetés szükséges, az ellenjegyzés időpontja ettől eltérő lehet.
3.5.1 Az Intézet dologi kiadásokkal kapcsolatos feladatai:
4
- az intézmény költségvetésben jóváhagyott előirányzatok, az átvett pénzeszközök felhasználására megállapodást, szerződést köt, kötelezettséget vállal, - jogcímenként vezeti az Ellátó Szervezet által kiadott előirányzat nyilvántartó lapot, - az Ellátó Szervezethez ellenjegyzésre megküldi a megállapodás, kötelezettségvállalás bizonylatát, az előirányzat nyilvántartó lapot, és minden bizonylatot (pl. árajánlatok) ami ezzel kapcsolatban rendelkezésére áll, - igazolja a szakmai teljesítést a számlákon, - nyilvántartást vezet az intézmény által beszerzett könyvtári dokumentumokról. 3.5.2 Az Ellátó Szervezet dologi kiadásokkal kapcsolatos feladatai: - ellenjegyzi az intézmény kötelezettségvállalását, - az Ellátó Szervezethez érkező intézményi számlákat szakmai teljesítés igazolására átadja az intézménynek, - határidőre kiegyenlíti a beérkező számlákat, - nyilvántartásba veszi az intézmény által beszerzett eszközöket. 3.6 Az 50 eFt feletti kötelezettség vállalásához az Ellátó Szervezet vezetőjének vagy az általa kijelölt személynek az ellenjegyzése szükséges. Az intézmény által beszerzett eszközökről az Ellátó Szervezet nyilvántartást vezet. 4. A kiadások teljesítése, bevételek beszedése 4.1
A kötelezettségvállalás rendje: - Az Intézet az áruvásárlásra, vagy szolgáltatás nyújtására irányuló megrendeléseit ellenjegyzés végett megküldi az Ellátó Szervezetnek. Amennyiben a kötelezettségvállalásra az Ellátó Szervezet szerint nincs fedezet, „nem teljesíthető fedezethiány miatt” megjegyzéssel visszaküldi az Intézet vezetőjének. Ha a kötelezettségvállalásnak van fedezete, akkor ellenjegyzi és felvezeti saját kötelezettségvállalási nyilvántartásába. - A kifizetések szakmai teljesítés igazolását az Intézet igazgatója, vagy az általa erre a feladatra felhatalmazott dolgozó látja el.
4.2 Az utalványozás rendje: - a kiadások és bevételek utalványozása az Intézet igazgatójának hatáskörébe tartozik, melyet személyesen, illetve átruházott hatáskörben általános helyettese révén gyakorolhat, - az utalványozási jogkört folyamatosan kell gyakorolni annak érdekében, hogy a kifizetések a fizetési határidőben megtörténhessenek, - az utalványozás minden esetben írásba, utalványrendelvény felhasználásával történik. - az utalványozott számlákat az Ellátó Szervezet intézményenkénti csoportosításban időrendi sorrendben tárolja. 4.3 Az ellenjegyzés rendje: - a kötelezettségvállalás és utalványozás ellenjegyzésére az Ellátó Szervezet vezetője által megbízott személy jogosult, - az ellenjegyzési jogkör gyakorlója a kötelezettségvállalás ellenjegyzése előtt meggyőződik arról, hogy a szükséges fedezet rendelkezésre áll-e és nincs-e más akadálya a kötelezettségvállalásnak,
5
-
-
az ellenjegyzési jogkör gyakorlója, amennyiben valamilyen szabálytalanságot tapasztal, megtagadja az ellenjegyzést és ennek tényét, valamint indokait írásban közli az Intézet vezetőjével, az utalványozás ellenjegyzése a kötelezettségvállalás ellenjegyzésével azonos módon történik. Ha az utalványozás ellenjegyzője szabálytalanságot tapasztal, vagy nincs a kifizetésnek fedezete, megtagadja az ellenjegyzést, vagyis jelzi az utalványozónak, hogy nem jegyzi ellen a kifizetést.
5. A személyi juttatásokkal és munkaerővel való gazdálkodás szabályai 5.1 Az intézmények vezetői önálló bérgazdálkodói jogkört gyakorolnak. Ennek keretében az álláscserékből keletkezett bérmegtakarítást, továbbá a távollétek miatti bérmaradványt szabadon felhasználhatják. 5.2 Az önkormányzat által a költségvetési rendelettel jóváhagyott létszámkerettel az intézmények önállóan gazdálkodnak. 5.3 Az ellenjegyzési jogkör gyakorlása során az Ellátó Szervezet biztosítja, hogy a munkaerő- bérgazdálkodás a jogszabályoknak, belső szabályzatoknak és az önkormányzat döntésének megfelelően történjen.
6. Az egyéb nyilvántartások vezetésének rendje 6.1 A tárgyi eszközök, készletek analitikus nyilvántartását az Ellátó Szervezet végzi. Ennek során a bevételezések, felhasználások és más csökkenések és növekedések alapbizonylatait kiállítják és folyamatosan egyeztetik a főkönyvi könyveléssel. 6.2 Az Intézet eszközeinek selejtezését, éves leltározását az Ellátó Szervezet végzi az Intézet közreműködésével, az Ellátó Szervezet selejtezési és leltározási szabályzata alapján. Ez alól kivételt képez a könyvtári állomány, melyet az Intézet saját szabályzata szerint selejtez és leltároz. A leltárértékelés az Ellátó Szervezet feladata, a nyilvántartások és a tényleges készletek közötti eltérésekről kimutatást készít az Intézet számára, felhívja a figyelmét az esetleges szabálytalanságok megszüntetésére. 6.3 A nyilvántartási és selejtezési feladatok előkészítése és végrehajtása a gazdasági ügyrend, valamint a leltározási és selejtezési szabályzat alapján történik. 7. Készpénzes kifizetések, készpénzes bevételek Az Intézetnél házipénztár nem működik, a kisösszegű készpénzes kifizetések rendezésére ellátmányban részesül. 7.1.
Az ellátmány felhasználásának szabályai
Pénzkezelés szempontjából az intézmény pénzkezelő hely. A pénzkezelés az Ellátó Szervezet által kiadott Pénzkezelési Szabályzat alapján történik. 6
Az Intézet az Ellátó Szervezet pénztárából veszi fel ellátmányát. Az ellátmánnyal annak felhasználása után haladéktalanul, de legkésőbb 25 naptári napon belül elszámol. Az Intézet ellátmányát olyan sürgős beszerzésekre és díjfizetésekre veszi fel, amelyeknek fizetése központilag gazdaságtalan vagy nehézkes. Az ellátmány a gazdasági eseményenként 50.000 forintot meg nem haladó beszerzésekre, szolgáltatások igénybevételére fordítható. Az ellátmány elszámolását az intézmény eredeti számlák, bizonylatok benyújtásával végzi. 7.2.
Az előleg felhasználásának szabályai
Különösen indokolt esetben (pl.: átvett pénzeszköz felhasználása, rendezvény megszervezése) ha az ellátmány összegét meghaladó készpénzes kifizetés szükséges, előleg felvételére van lehetőség. A szükségletek (előirányzat, likviditás) figyelembevételével az Intézet a felvételt megelőző hét csütörtökig írásban jelzi igényét az Ellátó Szervezetnek (igényelt összeg, felvétel tervezett napja, felhasználás jogcíme, átvételre jogosult neve). Az előleg elszámolását az Intézet a gazdasági esemény befejezését követően, de legkésőbb 25 munkanapon belül köteles az Ellátó Szervezet felé végrehajtani az eredeti számlák, bizonylatok benyújtásával. 7.3.
Készpénzes bevételek
Az Intézet az egyes bevételeket (pénzkezelő helyen) beszedi. A pénzösszegeket az intézmény külön szabályzatban meghatározott időszakonként (pl.: könyvtári beiratkozási díj) befizeti az Ellátó Szervezet költségvetési elszámolási számlájára.
8. Pénzmaradvány, saját bevétel, átvett pénzeszköz 8.1 Az Intézet és az Ellátó Szervezet pénzmaradványát a főkönyvi és pénzforgalmi adatok, kötelezettség vállalások és az áthúzódó feladatok alapján az Ellátó Szervezet az Intézettel egyeztetve állítja össze, melyet a Hivatal felülvizsgál. A pénzmaradvány jóváhagyását követően az Ellátó Szervezet értesíti az intézményt a pénzmaradványáról. Az Ellátó Szervezet köteles az intézet működési bevételeit és átvett pénzeszközeit az Intézet pénzforgalmi adatai között kimutatni. A céllal kapott (átvett pénzeszköz, céljellegű önkormányzati támogatások) pénzeszközök elszámolását a pénzeszköz átadójával az Intézet végzi, az adatokat az Ellátó Szervezet biztosítja. Az Intézet haladéktalanul, írásban közli az Ellátó Szervezettel, ha átvett pénzeszköz (pl. pályázat útján elnyert) folyósításáról értesítik. Az Ellátó Szervezet azonnal értesíti az intézményt, ha a pénz az elszámolási számlára megérkezett. 8.2 Pályázatok Az Intézet pályázatai kötelezettségvállalások, ezért azok minden eredeti példányát ellenjegyezni szükséges. A pályázatok beadásánál az Intézet betartja a fenntartó által jóváhagyott helyi szabályozást (pl. önrész biztosításáról szóló eljárás). Eredményes pályázat esetében a kapott támogatással való elszámolás felelőse a támogatott. A pályázathoz szükséges banki, hatósági igazolásokat, nyilatkozatokat az Ellátó Szervezet az Intézet írásbeli kérésére beszerzi, az intézménynek átadja. Az Intézet a szakmai teljesítés
7
elismerésével egyidejűleg rávezeti a számlákra a pályázat azonosító adatait az elkülönített könyvelés megvalósításának érdekében. A pályázat végelszámolásakor – amennyiben nem készített folyamatos dokumentációt – az Ellátó Szervezet az Intézet rendelkezésére bocsátja a számlák hitelesített másolatát. 9. Számvitel, analitikus nyilvántartás, egyeztetés 9. 1. A gazdasági események rögzítését, az előírt időszaki gazdálkodási beszámolók elkészítését az Ellátó Szervezet végzi. A főkönyvi kettős könyvvitelhez kapcsolódó analitikus nyilvántartások vezetésének rendjét az Ellátó Szervezet szabályzatai tartalmazzák. Az Ellátó Szervezet az Intézet gazdálkodására és ellenőrzésére vonatkozó szabályzatokat, analitikus nyilvántartások nyomtatványait – a módosításokkal egyetemben – az Intézet részére megküldi. 9.2 A pénzforgalmi jelentés havi adatait az Intézet és z Ellátó Szervezet egyeztetik. Az Intézet az észrevételét 5 munkanapon belül írásban jelzi az Ellátó Szervezetnek. Amennyiben az egyeztetés során az Ellátó Szervezet által elkövetett hiba, hiányosság merül fel, annak javítását, pótlását az Ellátó Szervezet a tárgyhónapban (legkésőbb január 31-ig) köteles végrehajtani. 10. Információ- és adatszolgáltatás Az államháztartás pénzügyi információs rendszeréhez kapcsolódó információ-szolgáltatás az Ellátó Szervezet feladata. Az információszolgáltatás tartalma különösen: -
költségvetési tervezés,
-
a költségvetési folyamatok alakulásának évközi megfigyeléséhez adatszolgáltatás, időközi költségvetési és mérlegjelentések,
-
költségvetési beszámolás.
nyújtott
10.1 Az Ellátó Szervezet készíti a havi pénzforgalmi jelentést, az integrált gazdaságstatisztikai jelentést a Hivatal felé, továbbá kezdeményezi a kiemelt előirányzatok közötti átcsoportosítást. 10.2 Az Intézet vezetője és az általa meghatározott személy lekérdezési jogosultsággal rendelkeznek az Ellátó Szervezet által használt integrált számviteli program pénzforgalmi, eszköz és készlet nyilvántartás intézményre vonatkozó adatai tekintetében. 10.3 Az Ellátó Szervezet az Intézetet, tárgyhót követő 15-ig írásban tájékoztatja a Közgyűlés által elfogadott kiemelt és részelőirányzatok teljesüléséről. Az Ellátó Szervezet felelős az általa szolgáltatott adatok valódiságáért, a számviteli szabályokkal és a statisztikai rendszerrel való tartalmi egyezőségért.
10.4
A jogszabályban vagy felügyeleti szerv által elrendelt, gazdálkodással összefüggő feladatok végrehajtásáról részletes információt az Ellátó Szervezet ad az Intézetnek, amennyiben a feladatot elrendelő másképp nem rendelkezik. A végrehajtott, gazdálkodással összefüggő feladatról az Ellátó Szervezet felé az Intézet információt szolgáltat, ha a feladat elrendelője másképp nem intézkedik.
10.5
8
11. Beszámolás Az Intézet vagyoni és pénzügyi helyzetével kapcsolatos könyvvezetési, nyilvántartási, adatszolgáltatási és beszámolási kötelezettség teljesítése az Ellátó Szervezet feladata. A beszámolóhoz az Ellátó Szervezet adatokat, nyilatkozatokat kérhet be az intézménytől, amennyiben azt jogszabály elrendeli vagy az egyébként nem áll rendelkezésére. A könyvviteli mérleg alátámasztását szolgáló leltározás (mennyiségben vagy egyeztetéssel) elvégzésének időpontját, felelőseit és helyszíneit az eszközök és források leltárkészítési, és leltározási szabályzata tartalmazza. III. Együttműködés az üzemeltetés során Az intézmény működtetése, üzemeltetése, fenntartása, tárgyi eszköz felújítás, beruházás 1. Karbantartások Az Ellátó Szervezet és az Intézet a karbantartási munkákról, igényekről, a karbantartás időpontjáról előzetesen, kölcsönösen tájékoztatja egymást. 1.1 Az Intézet minden évben május 31-ig megküldi javaslatát az Ellátó Szervezetnek a nyári karbantartási terv összeállításához. Az Ellátó Szervezet megszervezi az előre ütemezhető feladatok ellátását. 1.2 Az Ellátó Szervezet az e célra kidolgozott munkalapon rögzíti az élet- és balesetveszélyes, valamint a működtetést gátló műszaki hibákat és azok elhárítására megteszi a szükséges intézkedéseket. 2. Tárgyi eszközök felújítása, egészségügyi meszelés Az Ellátó Szervezet az épületek, építmények tárgyévi tervezett felújításához javaslatot készít, melyben a Közgyűlés dönt. Az Önkormányzat határozata alapján gondoskodik a kivitelező kiválasztásáról, ellenőrzi a kivitelezést, lefolytatja a műszaki átadás-átvételi eljárást. Megszervezi a nyári egészségügyi meszelést. A szakmai munkát segítő tárgyi eszközök felújítását az intézmény önállóan bonyolítja, amelyhez az Ellátó Szervezet szakemberei szakmai segítséget nyújtanak. 3. Gépjármű igénylés személyszállításhoz, beszerzéshez 3.1 Az Ellátó Szervezet üzemeltetésében lévő gépjárművekkel történő személy- és eszköz szállítást, beszerzést igénylő szállítási feladatok esetén az Intézet igényét a tárgyhetet megelőző hét csütörtökéig megküldi az Ellátó Szervezetnek. A szállítást menetlevél aláírásával igazolja. 3.2 A rendkívüli gépjármű igényléseket az igénybevételt megelőző nap 12 óráig jelzi az intézmény az Ellátó Szervezetnek. Szabad kapacitás esetén az Ellátó Szervezet biztosítja a gépjárművet. 4.
Energia- és közüzemi szolgáltatási szerződések
Az Ellátó Szervezet az energia- és közüzemi szolgáltatások biztosítására szerződést köt a szolgáltatókkal. Az intézmény törekszik arra, hogy a költségeket csökkentse a takarékos felhasználással. 5.
Vagyonhasználat, vagyonhasznosítás (vagyonkezelés), vagyonvédelem
9
5.1 Az Ellátó Szervezet és az Intézmény külön-külön felelős az intézmény működtetéséért és a feladatellátás biztosításáért. A személyi és tárgyi feltételek biztosításáról az intézményvezetők gondoskodnak. Az Intézet jogosult a szakmai feladatellátást szolgáló vagyon használatára. A vagyonhasznosítására az Ellátó Szervezettel történt egyeztetést követően az Intézet jogosult. Ennek során köteles betartani az önkormányzat hatályos vagyonrendeletében és a Közgyűlés erre vonatkozó határozatában leírtakat. Az Intézmény eszközeinek és készleteinek leltározását az Ellátó Szervezet és az intézmény együttesen teljes felelősséggel végzi az eszközök és források leltárkészítési, és leltározási szabályzata alapján. A leltározáshoz szükséges leltáríveket az Ellátó Szervezet készíti elő. 5.2.1 Az Ellátó Szervezet elkészíti a leltárellenőrzési ütemtervet. Az intézményben történő leltározásért, a leltározás ütemtervének betartásáért a feleket egyetemleges felelősség terheli. Az Ellátó Szervezet felelős a mérlegben feltüntetett eszközök leltárral való alátámasztásáért. 5.2.2 A feladat végrehajtása a leltározásról készült szabályzat alapján történik. Az Ellátó Szervezet a leltározás zárásaként leltározási jegyzőkönyvet készít, amely tartalmazza a hiánytöbblet tételes megállapítását, intézkedést az elvégzendő átvezetésekről (hiány kivezetése, többlet bevételezése), tájékoztatást a felelősökkel szembeni eljárás lefolytatásának megkezdéséről vagy megtörténtéről. A hiány, többlet átvezetésének dokumentuma a leltározást követően a leltározási jegyzőkönyv. 5.3 Az Intézet az Ellátó Szervezetnél kezdeményezheti a felesleges vagyontárgyak hasznosítását és a használhatatlanná vált eszközeinek selejtezését, melynek lefolytatását a felesleges vagyontárgyak hasznosításának, selejtezésének szabályzata tartalmazza. 5.4 Az Intézet épületének nyitásáról-zárásáról az Ellátó Szervezet és az Intézet közösen gondoskodnak a kialakult rendszernek megfelelően. Amennyiben a nyitás-zárás időpontja a szokásostól eltérően szükséges, az Ellátó Szervezet épületének kulccsal és kóddal rendelkező dolgozója nyitja és zárja az épületet. Az épületbe történő bejutáshoz kulccsal/kulcsokkal, riasztó rendszer esetén egyedi kóddal/kódokkal az Ellátó Szervezet rendelkezik, melyről a kulcsnyilvántartást az Ellátó Szervezet vezeti.
6. Intézményi épület takarítása Az intézményi épület takarítását az Ellátó Szervezet végzi. A takarítók munkaideje úgy kerül megállapításra, hogy az intézményben folyó szakmai munkát ne zavarja A takarítással kapcsolatos észrevételeket, problémákat, az Intézet vezetője, vagy az általa megbízott személy az Ellátó Szervezet vezetője felé jelzi, aki megteszi a szükséges intézkedéseket. Rendkívüli esetben az intézmény vezetője felkéri a takarítót a halaszthatatlan takarítási feladat ellátására. IV. Az ellenőrzési rendszer működése A belső ellenőrzésről szóló megállapodás a gazdálkodással kapcsolatos pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerről, valamint a FEUVE rendszerre és annak működtetésére irányul.
10
A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés
1.
A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (továbbiakban: FEUVE) rendszerének kialakítása az Ellátó Szervezet szabályzatában kerül rögzítésre, ami az intézményre is kiterjed. A FEUVE folyamatában az Intézet felelős a pénzügyi döntések dokumentumainak (azon belül azok eljárásrendjének) betartásáért. Ezek a teljesség igénye nélkül: -
a költségvetési tervezés dokumentumai,
-
a kötelezettségvállalások és a létrejöttüket megelőző dokumentumok,
-
a kifizetések dokumentumai,
-
a szabálytalanság miatt vagy más okból bekövetkezett visszafizetések dokumentumai.
Felelős továbbá az Intézet az elszámolásokkal kapcsolatos, jelen megállapodás szerinti feladatok elvégzéséért. Az Ellátó Szervezet felelős az ellenjegyzésért, a gazdasági események számviteli rögzítéséért, a gazdálkodási beszámolóért, az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzésért. Az ellenőrzési nyomvonal rendszerét, valamint a szabálytalanságok kezelésének eljárás rendjét külön, önálló szabályzat tartalmazza, ami kiterjed az Ellátó Szervezetre és az intézményre és a szervezeti és működési szabályzat mellékletét képezi. 2.
Belső ellenőrzési tevékenység
A belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze, eredményességét növelje. Az Ellátó Szervezet és az Intézet gazdasági belső ellenőrzését az Ellátó Szervezet szervezetén belül megbízott belső ellenőr végzi. A belső ellenőrzési munkatervet az intézmények javaslatának figyelembevételével a belső ellenőr állítja össze, s az Ellátó Szervezet vezetője hagyja jóvá. Az éves ellenőrzési tervben jóváhagyott ellenőrzésekről szóló jelentés az ellenőrzésbe bevont intézmény vezetője, illetve annak a szervezetnek a vezetője részére kerül megküldésre, amelyre vonatkozóan a jelentés megállapítást vagy javaslatot tartalmaz. Az ellenőrzésekhez előírt dokumentumokat (tervek, programok, megbízólevelek, éves összefoglaló jelentés, stb.) az Ellátó Szervezet állítja elő. Az ellenőrzési jelentésekben feltárt hiányosságok megszüntetésére vonatkozó intézkedési tervet az ellenőrzött köteles elkészíteni és végrehajtani. Amennyiben az Ellátó Szervezet a belső ellenőrzési feladatok ellátását külső erőforrások bevonásával végzi, köteles az ellenőrzést végző személyt, személyeket írásos felhatalmazással ellátni, szükség esetén az intézményben bemutatni. Az ellenőr és az ellenőrzöttek együttműködnek a jogszabályok, iránymutatók, helyi szabályzatok, ellenőrzési kézikönyv szerint a belső ellenőrzés céljainak megvalósulása érdekében. Az Intézet közreműködik a FEUVE rendszer és a belső ellenőrzés értékeléséről készített beszámoló elkészítésében, melyet az Ellátó Szervezet készít el és továbbít a Hivatal felé.
11
V. Záró rendelkezés A megállapodás 2011. 04. 20. napjától lép hatályba és az ebben foglaltakat e naptól kezdve kell alkalmazni. Jelen megállapodástól eltérni csak mindkét fél egyetértése mellett lehet. A megállapodástól való eltérést írásba kell foglalni. Miskolc, 2011. ……………………
………………………………….
……………………………….
igazgató
igazgató
………………………………. gazdasági vezető
12
