APLIKASI PENERIMAAN SUMBANGAN PENUNJANG PENDIDIKAN DAN UANG BANGUNAN BERBASIS DESKTOP DAN PEMBERITAHUAN MELALUI SMS GATEWAY DENGAN JAVA (Studi Kasus pada SMAN 1 Tasikmalaya) JAVA DESKTOP APPLICATION FOR DONATIONS TO SUPPORT EDUCATION AND MONEY BUILDING WITH NOTIFICATION THROUGH SMS GATEWAY (Case Study on SMAN 1 Tasikmalaya) Faizal Zulfikar1, Heriono Lalu2, Eti Suprihatin3 Prodi D3 Komputerisasi Akuntansi, Fakultas Ilmu Terapan, Universitas Telkom
[email protected],
[email protected],
[email protected] Abstrak SMAN 1 Tasikmalaya merupakan salah satu sekolah menengah atas unggulan di Tasikmalaya. Dengan kondisinya sebagai sekolah yang diunggulkan, SMAN 1 Tasikmalaya dituntut untuk memiliki teknologi yang maju dalam mendukung proses kegiatannya di sekolah. Pencatatan dana penerimaan yang bersumber dari Sumbangan Penunjang Pendidikan dan uang bangunan masih dilakukan secara manual. Pembuatan jurnal, buku besar dan laporan keuangan oleh bendahara berasal dari buku kas harian serta buku pengawasan yang ada di Tata Usaha namun masih dibuat menggunakan Microsoft office Excel. Hal ini menyebabkan proses pencatatan menjadi lebih lama. Metode pengerjaan yang digunakan untuk membangun aplikasi ini adalah SDLC atau Software Development Life Cycle dan model pengembangan yang digunakan adalah model waterfall. Model waterfall menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisis, desain, pengodean, pengujian, dan tahap pendukung (support). Aplikasi yang akan dibuat dapat melakukan pemberitahuan status keuangan setiap siswa melalui sms gateway kepada orang tua siswa. Aplikasi ini melakukan pengecekan secara otomatis terhadap status keuangan siswa. Apabila ada siswa yang belum melakukan pembayaran setelah tanggal 10 maka aplikasi akan mengirimkan pesan berupa sms gateway kepada setiap orang tua siswa bahwa siswa belum melakukan pembayaran. Adanya aplikasi ini diharapkan dapat membantu pihak sekolah dalam pencatatan dana pembayaran Sumbangan Penunjang Pendidikan dan uang bangunan dalam pembuatan laporan keuangan sehingga menghasilkan laporan keuangan yang tepat dan akurat. Kata kunci: Aplikasi, Sumbangan Penunjang Pendidikan, sms gateway, Laporan, Keuangan, SIA Abstract SMAN 1 Tasikmalaya is one of the leading high school in Tasikmalaya . With the condition as the underdog school , SMAN 1 Tasikmalaya required to have advanced technology in support of the activities at the school . Recording receipt of funds derived from tuition and donations of money building is still done manually . Making journals , ledgers and financial statements by the treasurer derived from daily cash book and the book is in control but the Administration still created using Microsoft Office Excel . This causes the recording process becomes longer . Workmanship methods used to build this application is SDLC or Software Development Life Cycle and development model used is the waterfall model. The waterfall model provides a workflow approach to software life sequential or ordered starting from the analysis, design, coding, testing, and support phase (support). Application will be made to carry out the financial status of each student notification via sms gateway to the parents . This application automatically checks the student 's financial status . If there are students who do not make payment after the 10th then the application will send a message to any sms gateway parents . This application is expected to assist the school in record keeping and disbursement of the Education Support Donations and money building in financial reporting resulting financial statements precise and accurate. Keywords: Applications, Donations Education Support, sms gateway, report, finance, AIS 1.
Pendahuluan Institusi pendidikan dibagi dua berdasarkan statusnya yaitu institusi pendidikan negeri dan institusi pendidikan swasta. Institusi pendidikan negeri diselenggarakan oleh pemerintah sedangkan institusi pendidikan
swasta diselenggarakan oleh non-pemerintah atau swasta berupa yayasan. SMAN 1 Tasikmalaya merupakan salah satu sekolah menengah atas unggulan di Tasikmalaya. Dengan kondisinya sebagai sekolah yang diunggulkan, tentunya SMAN 1 Tasikmalaya dituntut untuk memiliki teknologi yang maju dalam mendukung proses kegiatannya di sekolah yang berguna bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Pembayaran Sumbangan Penunjang Pendidikan dilakukan setiap tanggal 1 sampai 10 setiap bulannya. Namun dalam praktik dilapangan, banyak siswa yang terlambat untuk melakukan pembayaran Sumbangan Penunjang Pendidikan atau lebih dari tanggal 10 dalam melakukan pembayaran Sumbangan Penunjang Pendidikan. Salah satu alasannya yakni siswa sering lupa waktu dan lupa untuk meminta uang SPP pada orang tuanya. Kejadian seperti ini tentunya membuat proses kegiatan pencatatan pembayaran Sumbangan Penunjang Pendidikan dan uang bangunan menjadi terhambat. Berdasarkan permasalahan yang ada pada SMAN 1 Tasikmalaya, dibuatlah aplikasi yang berjudul “Aplikasi Penerimaan Sumbangan Penunjang Pendidikan dan Uang bangunan Berbasis Desktop dan Pemberitahuan SMS Gateway Dengan Java (Studi Kasus pada SMAN 1 Tasikmalaya)”. 2. Dasar Teori 2.1 Siklus Akuntansi Proses atau siklus akuntansi digunakan untuk menggambarkan kegiatan pencatatan, pengklasifikasian, pengidentifikasian, pengukuran transaksi keuangan perusahaan sehingga menjadi sumber informasi dalam bentuk laporan keuangan [1].Akuntansi adalah suatu sistem informasi yang mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan peristiwa-peristiwa ekonomi dari suatu organisasi kepada para pihak yang berkepentingan [2]. Kode adalah rerangka (framework) yang menggunakan angka atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk tanda terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat. Kode ini memudahkan identifikasi dan pembedaaan elemen-elemen yang ada di dalam suatu klasifikasi [3]. Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir [4]. Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan [4]. Istilah piutang mengacu pada sejumlah tagihan yang akan diterima oleh perusahaan (umumnya dalam bentuk kas) dari pihak lain, sebagai akibat penyerahan barang dan jasa secara kredit (untuk piutang pelanggan yang terdiri atas piutang usaha dan memungkinkan piutang wesel), memberikan pinjaman (untuk piutang karyawan, piutang debitur yang biasanya langsung dalam bentuk piutang wesel, dan piutang bunga), maupun sebagai akibat kelebihan pembayaran kas terhadap pihak lain (untuk piutang pajak) [5]. Kas meliputi uang logam, uang kertas, cek, wesel pos (kiriman uang lewat pos; money orders), dan deposito. Perangko bukanlah merupakan kas melainkan biaya yang dibayar di muka (prepaid expense) atau beban yang ditangguhkan (deferred expense) [6]. Dasar pembayaran SPP yang dilakukan oleh peserta didik atau orang tua wali peserta didik adalah Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2008 tentang Pendanaan Pendidikan Pasal 2 dengan ayat 1 dan ayat 2 [7]. 2.2 Metode Pengembangan Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa untuk menspesifikasi, memvisualisasikan, serta mengontruksi bangunan dasar sistem perangkat lunak, termasuk melibatkan pemodelan aturan-aturan bisnis. UML merupakan perkakas, utama untuk analisis dan perancangan sistem berorientasi objek [8]. Use case diagram merupakan pemodelan untuk kelakuan sistem informasi yang akan dibuat. Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat. Use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada didalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi tersebut. [9]. Diagram kelas atau class diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Atribut merupakan variabel-variabel yang dimiliki oleh suatu kelas, sedangkan operasi atau metode adalah fungsi-fungsi yang dimiliki oleh suatu kelas [9]. Diagram sequence mengambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek. Oleh karena itu untuk menggambarkan diagram sequence maka harus diketahui objek-objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta metode-metode yang dimiliki kelas yang diinstansiasi menjadi objek itu [9]. Diagram aktivitas menggambarkan workflow(aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis. Yang perlu diperhatikan disini adalah bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem [9]. Model E-R (ERD) adalah perincian yang merupakan representasi logika dari data suatu organisasi atau area bisnis tertentu. Derajat relasi adalah jumlah entitas yang berpartisipasi dalam suatu relasi. Derajat-derajat yang umum dijumpai pada penggambaran diagram E-R adalah satu (unary), dua (binary), serta tiga (ternary) [10]. Structured Query Language adalah bahasa yang digunakan untuk mengelola data pada RDBMS. SQL awalnya
dikembangkan berdasarkan teori aljabarr relasional dan kalkulus. Meskipun SQL diadopsi dan diacu sebagai bahasa standar oleh hampir sebagaian besar RDBMS yang beredar saat ini, tetapi tidak semua standar yang tercantum dalam SQL diimplementasikan oleh seluruh DBMS tersebut [9]. Pengujian black box adalah cara untuk menguji perangkat lunak dan produk rekayasa dengan mengetahui fungsi yang ditentukan dimana produk dirancang untuk melakukannya, pengujian dapat dilakukan untuk memperlihatkan bahwa masing-masing fungsi beroperasi sepenuhnya, pada waktu yang sama mencari kesalahan pada setiap fungsi [8]. Java merupakan bahasa pemrograman beorientasi objek dan bebas platform, dikembangkan oleh SUN Micro System dengan sejumlah keunggulan yang memungkinkan Java dijadikan sebagai bahasa pengembangan enterprise [11]. Gammu adalah sebuah aplikasi yang dapat digunakan untuk mengelola berbagai fungsi pada handphone, modem dan perangkat sejenis lainnya. Fungsi-fungsi yang dapat dikelola oleh Gammu antara lain adalah fungsi nomor kontak (phonebook) dan fungsi SMS [12]. 3. Pembahasan 3.1 Analisis Kebutuhan Fungsionalitas Analisis dan desain kebutuhan sistem menggunakan Unified Modeling Language (UML) mulai dari Usecase diagram, Class diagram, dan Squence Diagram. 1. Use case diagram
Gambar 1 Use case Diagram a.
Skenario Use case 1) Skenario input akun Nama use case : Input akun. Aktor : Bendahara. Deskripsi : Proses ini untuk menambahkan data akun. Pra-condition : Bendahara telah melakukan login ke dalam aplikasi dan berada pada menu input akun. Past-condition : Data yang dimasukkan tersimpan ke database. 2) Skenario Edit akun Nama use case : Edit Akun. Aktor : Bendahara. Deskripsi : Proses ini untuk mengubah data akun yang salah pengetikan pada saat menambah data akun. Pra-condition : Bendahara telah melakukan login dan berada pada menu Akun lalu memilih update. Past-condition : Data yang diubah tersimpan ke database. 3) Skenario view akun Nama use case : View akun. Aktor : Bendahara. Deskripsi : Proses ini untuk menampilkan data akun. Pra-condition : Bendahara telah melakukan login dan berada pada menu akun. Past-condition : Menampilkan data akun yang tersimpan ke database. 4) Skenario view Jurnal Nama use case : View Jurnal umum. Aktor : Bendahara. Deskripsi : Proses ini untuk menampilkan jurnal umum yang dibuat secara otomatis berdasarkan aktifitas transaksi pembayaran.
Pra-condition : Bendahara telah melakukan login dan berada pada menu jurnal. Past-condition : Menampilkan jurnal yang tersimpan didalam database. 5) Skenario view Buku Besar Nama use case : View Buku Besar. Aktor : Bendahara. Deskripsi : Proses ini untuk menampilkan buku besar berdasarkan nama akun dan periode. Dependency : Jurnal dan akun. Pra-condition : Bendahara telah melakukan login dan berada pada menu buku besar. Past-condition : Menampilkan buku besar berdasarkan nama akun dan periode yang terdapat pada jurnal umum.
2. Class Diagram Class diagram dibuat untuk menggambarkan struktur sistem yang dijelaskan dalam bentuk kelas-kelas.
Gambar 2 Class Diagram 3. Activity Diagram Activity diagram pada aplikasi yang dibuat, terdapat tiga buah entitas, yaitu bendahara, tata usaha, dan kepala sekolah.
Gambar 3 Activity Diagram
4. Sequence Diagram Diagram sequence mengambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antar objek. Oleh karena itu untuk menggambarkan diagram sequence maka harus diketahui objek-objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta metode-metode yang dimiliki kelas yang diinstansiasi menjadi objek itu.
Gambar 4 Sequence Diagram
3.2 Entity Relationship Diagram Berikut adalah rancangan basis data yang digambarkan dengan Entity Relationship Diagram. No_pembayaran
Id_ketentuan No_pembayaran
Nama_akun
Tanggal
No_akun
Jumlah_bayar
jenis
Tgl_pembayaran
No_akun
tarif
Id_siswa
nominal
bulan status
Id_jurnal
n
n akun
n
Jurnal
1 memiliki
Pembayaran
Ketentuan Pembayaran
n pesan Id_kontak subjek Id_siswa
No_pembayaran
kontak
alamat
username
Id_siswa
Tgl_lahir
No_telepon password
n
Nama_wali Tempat_lahir Pekerjaan_wali
Agama
kelas
No_sttb
Asal_sekolah
status
Admin
nama
Siswa
Gambar 5 Entity Relationship Diagram
3.3 Pengembangan Sistem Perangkat lunak yang digunakan dalam pengerjaan aplikasi ini sebagai berikut. 1. Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate. 2. Database : MySQL versi 1.7.7. 3. Web Server : Apache 2.2.21. 4. Web Browser : Mozilla Firefox. 3.4 Implementasi Aplikasi a.
Halaman Input Pembayaran Halaman input pembayaran hanya dapat diakses oleh bagian tata usaha. Dihalaman ini bagian tata usaha melakukan input pembayaran sesuai dengan transaksi yang tejadi. Disini bagian tata usaha hanya dapat melakukan pembayaran DSPB dan DSPT secara lunas.
Gambar 6 Halaman Input Pembayaran b.
Halaman Laporan Penerimaan Halaman laporan penerimaan berisi tentang seluruh penerimaan baik dari kas, pendapatan maupun piutang.
Gambar 7 Halaman Laporan Penerimaan
c.
Halaman Laporan Pembayaran Siswa Halaman laporan pembayaran siswa berisi tentang data pembayaran yang telah dilakukan oleh siswa setiap bulannya baik yang berupa pendapatan maupun piutang.
Gambar 8 Halaman Laporan Pembayaran Siswa
3.5 Pengujian Aplikasi a.
Halaman Aplikasi Pembayaran Berikut ini adalah pembayaran DSPB bulan juli yang dilakukan oleh hilman dengan nim 12345678 dan faizal dengan nim 1234567 dilakukan pada tanggal 1 Juli 2015 sebesar Rp. 25.000.
Gambar 9 Pengujian Aplikasi Pembayaran b.
Halaman Pengujian Jurnal Berikut dibawah ini adalah jurnal umum pada tahun 2015 berdasarkan transaksi di atas. Dapat dilihat dari gambar 10 pada bagian total jurnal aplikasi menunjukan hasil yang sama dengan pengujian jurnal.
Gambar 10 Pengujian Aplikasi Jurnal c.
Halaman Pengujian Buku Besar Berikut dibawah ini adalah buku besar kas pada bulan Juli 2015 berdasarkan transaksi diatas.
Gambar 11 Pengujian Aplikasi Buku Besar
d.
Halaman Pengujian Aplikasi Laporan Pembayaran Berikut dibawah ini adalah laporan pembayaran siswa pada bulan juli 2015 berdasarkan transaksi diatas.
Gambar 12 Pengujian Aplikasi Laporan Pembayaran Pembayaran e.
Halaman Pengujian Aplikasi Laporan Penerimaan Berikut dibawah ini laporan penerimaan pada tahun 2015 berdasarkan transaksi diatas.
Gambar 13 Pengujian Aplikasi Laporan Penerimaan f.
Halaman Pengujian Aplikasi SMS Pemberitahuan Berikut dibawah ini adalah sms pemberitahuan status pembayaran siswa keapada orang tua.
Gambar 10 Pengujian Aplikasi SMS Pemberitahuan
4.
Kesimpulan
4.1 Kesimpulan Berdasarkan pemaparan terhadap aplikasi yang telah dibuat, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut. 1. Aplikasi dapat mencatat dan menghitung penerimaan pembayaran SPP dan uang bangunan secara otomatis serta terintegrasi langsung dengan jurnal umum. 2. Aplikasi ini dapat menghasilkan jurnal penerimaan, buku besar penerimaan, laporan penerimaan, dan laporan pembayaran siswa. 3. Aplikasi dapat melakukan pemberitahuan status pembayaran SPP dan uang bangunan kepada orang tua siswa secara otomatis melalui sms gateway. 4.2 Saran Saran yang perlu diperhatikan dalam pengembangan aplikasi ini sebagai berikut. 1. Aplikasi ini belum dapat menghasilkan laporan arus kas, oleh karena itu diharapkan aplikasi ini dapat ditambahkan fitur untuk menghasilkan laporan arus kas. 2. Aplikasi ini masih terdapat banyak kekurangan, diharapkan kedepannya aplikasi ini dapat diperbaiki lagi sebaik mungkin.
5.
Daftar Pustaka
[1] Suradi, Akuntansi Pengantar 1. Yogyakarta, Indonesia: Gava Media, 2009 [2] Masyhad and Sigit Hermawan, Akuntansi untuk Perusahaan Jasa dan Dagang. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2006. [3] Mulyadi, Sistem Akuntansi. 2008. [4] Mulyadi, Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat, 2010. [5] hery, AKUNTANSI KEUANGAN MENENGAH 1, F. Yustianti, Ed. jakarta: PT Bumi Aksara, 2009. [6] Hery, Akuntansi Aktiva, Utang dan Modal, 1st ed., G. MEDIA, Ed. Yogyakarta, Indonesia, 2011. [7] P. Pemerintah, Pendanaan Sekolah. 2008. [8] Djoko Muljono, Akuntansi Pajak. Yogyakarta, Indonesia: Andi, 2009. [9] Pressman, Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta, Indonesia: Andi, 2002. [10] Rosa and Shalahuddin, Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung, Indonesia: Modula, 2011. [11] Adi Nugroho, Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data. Bandung, Indonesia: Andi, 2011. [12] Rijalul Fikri, Ipam Fuadina Adam, and Imam Prakoso, PEMROGRAMAN JAVA. Yogyakarta: ANDI, 2005. [13] Daud Edison Tarigan, MEMBANGUN SMS GATEWAY BERBASIS WEB DENGAN CODEIGNITER. Yogyakarta: Lokomedia, 2012.
