TUGAS SEKERTARIS DALAM PENYELENGGARAAN PAMERAN PADA V-MORE COMMUNICATION
Aah Kariah E-mail:
[email protected] Didik Hariyadi Raharjo E-mail:
[email protected] Akademi Sekretari Budi Luhur
Abstract This study is aimed to know the several task of secretary in organizing an exhibition. This study is conducted in V-More Communication. The problem of this research is “what is the task of secretary in organizing an exhibition in V-More Communication”. This is a qualitative research. Meanwhile the methods in collecting data are; participation by the researcher, interview and literature study. The result of this study shows that the secretary faces many problem in organizing an exhibition, these are; the client give the lists of needed without the budget estimation, the client ask an exhibition in short period, the changes of layout of exhibition.
Key Words: Secretary, Exhibition, Task of secretary
A. Pendahuluan 1. Latar Belakang Masalah Ketika strategi promosi melalui cara-cara konvesional di anggap sudah tidak lagi tangguh untuk menangani persaingan. Event Organizer (EO) berperan menciptakan konsep promosi melalui aktivitas event yang unik, komunikatif, dan atraktif serta mewujudkan konsep itu melalui proses persiapan hingga eksekusi guna
membantu
mewujudkan
tujuan
promosi,
dimana
diantaranya adalah mewujudkan brand-image dan popularitas produk yang akhirnya berdampak pada meningkatnya angka penjualan. Perusahaan
yang selalu
memiliki
produk-produk
baru
sebelum memasarkan produknya biasanya mengadakan lounching dan pameran terlebih dulu. Semakin ketatnya persaingan usaha, menuntut produsen agar tampil dengan cara-cara yang lebih kreatif dalam memasarkan produknya supaya bisa menarik konsumen dan melakukan proses penjualan sesuai dengan target dari perusahaan tersebut. Dalam penyelenggaraan sebuah event seperti pameran, seorang
sekretaris
bertanggung
jawab
sangat dalam
pelaporan,
perencanaan
penetapan
dan
berperan perencanaan,
didefinisikan
bagaimana
hal
penting,
sekretaris
pelaksanaan,
sebagai
tersebut
suatu dapat
dan
proses dicapai.
Perencanaan meliputi hal-hal yang dibutuhkan penyelenggaraan pelaksanaan event tersebut. Seorang sekretaris berperan dalam pembentukan
penyelenggaraan
pameran,
dari
mulai
pembentukan stuktur organisasi, pembentukan team work di mana menjelaskan secara rinci pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan yang terdapat pada
stuktur organisasi, pembentukan team work yang solid sangat penting karna perlu adanya pembagian tugas yang cukup membantu untuk bisa menjalankan event tersebut. Akan tetapi penyelenggaraan sebuah pameran tentu saja tidak selalu berjalan dengan baik, terkadang terdapat beberapa kendala misalnya di dalam koordinasi, pelaksaanan karena kurang matangnya persiapan, administrasi yang terjadi karena kekeliruan pada setiap pengeluaran, pengisi acara dan publikasi, hal ini harus diatasi agar pelaksaan penyelenggaraan pameran berikutnya atau yang akan datang dapat terlaksana dengan lebih lancar dan efisien. 2. Rumusan Masalah Dari urain latar belakang diatas maka rumusan masalah pada penelitian ini adalah “Bagaimana Tugas sekretaris dalam penyelenggaraan pameran pada Vmore Communication Event
Organizer. 3. Tinjauan Pustaka a. Pengertian Sekretaris Kata sekretaris menurut Kadarmo berasal dari bahasa latin “secretum
atau
secretarium’’
yang
berarti
pejabat
yang
memegang rahasia. Menurut Ernawati (2004:2) seorang sekretaris adalah asisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta
mengambil
wewenang.
keputusan
sesuai
dengan
ruang
lingkup
Menurut pendapat Hendarto dan Tulusharyono (2003:1) menyampaikan bahwa kata sekretaris berarti seseorang yang diberi kepercayaan untuk memegang rahasia. Menurut Sumartono dan Dwiantara sekretaris adalah seorang teknisi yang peduli. Artinya,
seorang
sekretaris
tidak
hanya
dicirikan
dengan
kempetensi teknis yang tinggi tapi juga memiliki sikap mental positif dan komitmen yang tinggi terhadap orang lain (customer) dan organisasi atau perusahaan serta profesinya. Berdasarkan
beberapa
definisi
di
atas
maka
dapat
disimpulkan bahwa sekertaris adalah seseorang yang bisa membantu pekerjaan pimpinan secara baik, dapat menangani masalah yang ada diperusahaan, dan dapat dipercaya untuk menjaga rahasia perusahaan. b. Tugas Sekretaris Tugas seorang sekretaris menurut Ernawati (2004 : 14-17) dapat di kelompokan menjadi tiga yaitu : tugas rurin, tugas insidental, kreatif. Adapun penjelasan dari ketiga tugas tersebut adalah sebagai berikut : 1)Tugas Rutin Tugas rutin yaitu tugas umum yang hampir setiap hari di hadapi dilaksanakan tanpa perlu menunggu perintah khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah harus diselesaikan, sesuai dengan job description-nya. Tugas rutin mencakup : a) Membuka surat masuk untuk pimpinan b) Menyusun/membuatkan (korespondensi)
untuk
kepentingan
pimpinan
c) Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan d) Menerima telepone dan menelpon e) Mengerjakan filing (berkas) f) Mengatur jadwal kegiatan dan kerapihan kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja g) Menyiapkan pembuatan laporan h) Mengelola kas kecil (petty cash) jadi setiap sekretaris harus mampu melaksanakan tugas-tugas rutin tanpa disuruh atau diinstruksikan oleh pimpinannya. 2)Tugas insidental Tugas insidental yaitu tugas yang tidak setiap hari di hadapi oleh sekretaris, hanya akan dilaksanakan apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus biasanya berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretarisnya bahwa ia dianggap mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Adapun yang termasuk tugas melaksanakan instruksi (tugas-tugas khusus) antara lain: a) Mempersiapkan rapat (mulai dari menyusun daftar orang yang akan diundang, membuat surat undangan, mengatur ruangan rapat serta menyediakan segala bahan yang dibutuhkan untuk rapat tersebut). b) Mengatur makan siang/makam malam pimpinan dengan relasinya. c) Mengurus masalah dengan bank d) Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintah untuk mencari informasi atau menyampaikan informasi
e) Mengurus
perjalanan
pemesanan
tiket,
dinas
booking
pimpinan hotel,
(mulai
menyusun
dari
agenda
perjalanan pimpinan sampai pada Catatan pengeluaran biaya perjalanan dinas). f) Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia Agar dapat melaksanakan tugas insidental, sekretaris mulai melaksanakannya harus benar-benar memahami makna dan maksud instruksi, jika kurang paham sebaiknya bertanya, tetapi jangan terlalu mendetail dan jangan menanyakan bagaimana cara melaksanakannya. Akan tetapi sekretaris harus berusaha keras agar dapat menyelesaikan semua tugas yang diinstruksikan pimpinan dengan baik dan benar. 3)Tugas kreatif Tugas kreatif yaitu tugas yang tidak termasuk rutin, tetapi harus inisiatif sendiri tanpa atau tanpa diperintah oleh pimpinan, namun wajib sendiri tanpa diminta atau tanpa diperintah oleh pimpinan, namun wajib dilaksanakan dengan baik oleh sekretaris. Pada prinsipnya sekretaris harus dapat mencari
sendiri
apa
yang
perlu
dikerjakannya
asalkan
menguntungkan perusahaan secara umum dan pimpinannya secara khusus. Lingkup tugas kreatif tidak terbatas, asalkan tidak menyimpang atau bersebrangan dengan tugas yang dikerjakan pimpinanya. Beberapa contoh kreatif : a) Mengirimkan bunga atau surat ucapan selamat kepada pimpinan yang memperroleh promosi jabatan. b) Menbuat kliping iklan atau artikel yang di butuhkan perusaan. c) Membuat perencanaan kerja
d) Mengumpulkan brosur, price list dari berbagai macam pameran yang berguna untuk perusahaan. e) Mempelajari
organisasi,
peraturan
kerja,
product
knowledge, budaya perusahaan. f) Mengembangkan diri dengan mengikuti berbagai macam pelatihan, lokarya, seminar ataupun kursus-kursus maupun pendidikan yang menunjang pekerjaan. c. Pengertian pameran Pameran menurut Evelina (2005:25) merupakan bagian dari kegiatan praktis dari Humas yang intinya untuk melakukan promosi di bidang produk dan jasa secara langsung kepada masyarakat umum, sebelum kita memutuskan untuk mengadakan sebuah
pameran,
terlebih
dahulu
perlu
dijajaki
berbagai
kemungkinan untuk menghindari kegagalan dalam pelaksanaan pameran. Ruslan (2003:23) mendefinisikan pameran sebagai acara yang dilaksanakan untuk mendapatkan perhatian media atau khalayak dalam sebuah ajang khusus yang di rancang dan digelar secara spesial dalam kemasan secara kehumasan perusahaan yang di kaitkan dengan kegiatan atau peristiwa tertentu. d. Tujuan pameran Menurut Evelina (2005:7) Tujuan pameran adalah untuk memperkenalkan
produk-produk
baru
untuk
mendapatkan
pembeli dalam jumlah besar dan bertujuan untuk mendapatkan konsumen potensial. Terbuka kesempatan yang cukup besar bagi perusahaan untuk membujuk pengunjung yang datang ke acara pameran agar melihat atau membeli sesuatu yang di tawarkan
pada pameran tersebut. Biasanya pesanan-pesanan dalam jumlah besar terjadi dalam pameran, selain itu di dalam pameran pembeli dan penjual bisa langsung bertemu. e. Langkah-langkah penyelenggaraan pameran Menurut Evelina (2005:15-24) terdapat beberapa langkahlangkah penyelenggaraan pameran sebagai berikut : 1) Perencanaan pameran Menurut Evelina (2005:16-24) Perencanaan pameran yang matang akan menghasilkan sebuah pameran yang berkualitas, dalam merencanakan pameran sebagai pedoman penyelenggaraan
pameran
yang
berlaku
untuk
semua
kegiatan pameran, yaitu: a) Menentukan tema Tema sangat penting untuk menentukan langkah selanjutnya, pameran yang menentukan tema akan memunculkan sesuatu fenomena baru dan banyak mendapat perhatian dari calon peserta pameran maupun pengunjung pameran. b) Mengadakan penelaahan Sebelum event dilaksanakan, event organizer harus melakukan
kegiatan
survey
atau
study
pendahuluan/kelayakan. Guna untuk menjajaki berbagai hal yang terkait dengan kegiatan event sehingga tidak menjadi kesalahan dari segi waktu, lokasi, kesiapan SDM target peserta pameran dan target pengunjung pameran yang di harapkan. c)
Pemilih/penentuan kontraktor pameran (booth contractor)
Kontraktor pameran berfungsi membangun stand-
stand pameran dengan berbagai kelengkapan. d) Penetapan jenis pameran Tugas
dari
penyelenggaraan
adalah
mengindentifikasi apakah pameran bersifat umum atau hanya di peruntukan bagi audiens tertentu. e) Menentukan sumber daya manusia Sumber daya manusia yang dimaksud di sini adalah orang ang terlibat dalam kepanitiaan pameran dan mereka adalah sebuah tim work yang benar-benar dapat di andalkan. f)
Menentukan acara pendukung Pameran yang dikemas beserta sejumlah program acara akan memudahkan pengunjung untuk mengikuti acara-acara yang akan disajikan.
g) Menentukan design stand dan ukuran stand serta dekorasi di arena pameran Luas stand sangat tergantung dari barang yang dipamerkan, untuk masalah seputar stand dan dekorasi ini perlu ditunjuk supervisior lapangan yang bertugas dan bertanggung jawab terhadap masalah lapangan. h) Technical meeting Technical meeting diadakan untuk semua unsur yang terkait dalam pameran, yaitu seluruh perwakilan peserta pameran perwakilan
dari dari
tempat tempat
penyelenggara
pameran,
penyelenggaraan/pengelola
gedung, para supplier sound system, perlengkapan elektronik, kontraktor partisi, teknisi listrik, petugas
dekor, kontraktor panggung, para wartawan juga hadir dalam pertemuan ini. 2) Persiapan pameran Menurut Evelina (2005:28-44) beberapa hal dalam persiapan pameran adalah a) Pengamatan pasar Sebelum
kita
melakukan
pameran
mengadakan pengamatan
sangat
perlu
pasar/target pengunjung,
lokasi dan waktu. b) Segmentasi dalam kegiatan event pameran Sebelum kita mengadakan pameran kita perlu melakukan pemetaan terhadap publik yang dijadikan sasaran, waktu, situasi, media yang akan digunakan. c) Kreativitas dalam event pameran Sebagai EO pameran perlu membuat kreativitas-kreativitas yang menimbulkan daya tarik bagi pengunjung. d) Sarana pendukung kegiatan pameran Sarana pendukung dapat diartikan sebagai fasilitas-fasilitas yang harus dipenuhi untuk mendukung keberhasilan sebuah
penyelenggaraan
event
mulai
dari
tahap
perencanaan hingga terlaksananya event tersebut e) Pembiayaan pameran Dalam membuat laporan pembiayaan event pameran dapat kita kategorikan sebagai biaya yang masuk (Cash in) dan biaya yang keluar (Cash out) 3) Pelaksanaan pameran Menurut Evelina ( 2005:80-89) hal yang mendukung keberhasilan sebuah acara atau pameran terkait dalam halhal berikut :
a) Membuat floor plan
Floor plan pameran adalah merupakan visualisasi (gambar teknis dan skalatis) tata letak stand secara keseluruhan pada sebuah event pameran di suatu tempat dalam waktu tertentu, floor plan yang baik adalah 1) Floor plan yang dapat menampilkan sebuah event pameran secara padat berisi, atraktif serta fungsional. 2) Pengaturan sirkulasi yang memungkinkan seluruh sudut pameran dapat terjelajahi oleh pengunjung. 3) Penggunaan area pameran secara efektif dan efisien. b) Marking Adalah penentuan titik batas sebuah stand di sebuah event pameran/floor plan/lay out pameran yang dibuat dalam kertas dipetakan ke ukuran aslinya di lapangan. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam marking adalah 1) Marking harus sesuai dengan floor plan revisi terakhir yang telah disetujui oleh penyelenggaraan pameran. 2) Setiap perubahan marking karena masalah yang timbul
di
lapangan
harus
disetujui
oleh
penyelenggaraan pameran. 3) Official contractor berkewajiban menguasai seluruh pembangunan stand agar sesuai dengan titik batas stand yang telah di-marking. 4) Setelah marking selesai official contractor dan
organizer
harus
bersama-sama
mengadakan
pengecekan ulang sebelum contractor stand boleh mulai membangun.
c) Set up (pembangunan stand) partisi pameran Tugas organizer dalam masa pembangunan stand adalah mengawasi agar stand peserta pameran dapat selesai pada waktunya
dan
sesuai
dengan
ketentuan-ketentuan
tertuang dalam manual book. d) Agenda acara/show days Jadwal
acara
selama
pameran
berlangsung
sudah
dicantumkan di buku acara atau terdapat di katalog pameran. EO hanya perlu melakukan koordinasi dengan para pengisi acara agar masing-masing acara tidak tumpang tindih dan berjalan sesuai jadwal. e) Parkir dan keamanan Masalah perparkiran dan keamanan kendaraan yang digunakan
para
peserta
pameran
dan
pengunjung
pameran, kontraktor pameran termasuk panitia dari EO menjadi tanggung jawab EO, biasanya pihak pengelola gedung akan memberikan jatah parkir gratisdan tempat khusus bagi pihak-pihak yang terkait. f) Sejarah terima barang Dalam suatu penyelenggaraan pameran ada ketentuan yang menyangkut keamanan barang display g) Konsumsi dan akomodasi Konsumsi
dan
akomodasi
diberikan
kepada
seluruh
petugas dari pihak EO sedangkan petugas jaga dari stand masing-masing adalah kewajiban dari pemilik stand untuk menyediakan makanan. h) Information
Tugas
dari
bagian informasi
ini
untuk memberikan
keterangan dari penjelasan yang diperlukan oleh peserta pameran dan pengunjung pameran i) Peralatan komunikasi Dalam
pameran
peralatan
komunikasi
yang
biasa
digunakan adalah handly talk, sound system, mike, selain itu juga dapat menggunakan hand phone. j) Kebersihan dan kenyamanan ruangan pameran Pameran yang berlangsung lebih dari satu hari biasanya disediakan beberapa petugas yang bertanggung jawab untuk tetap menjaga kebersihan dan kenyamanan dalam ruangan pameran. k) Sarana umum (restoran,kantin, toilet,dan atm) Di dalam arena pameran, perlu disediakan beberapa fasilitas umum sebagai penujang sebuah pameran. 4) Dokumentasi hasil pameran Membuat dokumentasi dari setiap pameran, seperti laporan lengkap sebuah kepanitiaan ysng berisi, antara lain : a) Proposal pameran b) Susunan panitia pameran c) Surat menyurat tentang pamerana d) Laporan keuangan dan pembiayaan pameran e) Laporan tentang jalannya pameran f) Dokumentasi foto-foto dan rekaman video g) Dokumentasi iklan dan pemberitaan di media massa tentang pameran
h) Tuliskan kendala dan hambatan yang terjadi sebelum dan sesudah pameran i) Dan berbagai hal lain yang dianggap perlu Laporan pameran ini sangat membantu, bila kita ingin mengetahui sesuatu hal tentang pameran serupa atau sebagai bahan pembanding untuk pameran berikut. f. Event Organizer Kata Event Organizer menurut Megananda dan Wijaya (2009:1 ) terdiri dari dua kata dalam bahasa inggris, yaitu event dan organizer. Dalam bahasa indonesia event berarti acara, sedangkan organizer berarti pengatur. Pengertiannya adalah yaitu pihak yang mengatur acara, tetapi jika di perdalam pada aktivitas yang di lakukan akan menjadi sangat rumit karena pengatur yang di maksud bukan hanya satu orang, melainkan terdiri dari tim dengan banyak anggota yang masing-masing membawahi sesuai dengan keahliannya. 4. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah: a. Untuk
mengetahui
tugas
sekretaris
dalam
EO
Vmore
Communication dalam melaksanakan sebuah pameran. b. Untuk mengetahui kendala yang di hadapi saat penyelenggaraan pameran. B. Metode Penelitian Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode analisa data deskriptif. Adapun beberapa langkah yang dilakukan peneliti dalam mengumpulkan data adalah sebagai berikut:
1. Partisipasi Observasi yaitu, melalui teknik observasi data diambil dari hasil pengamatan Peneliti pada saat pelaksanaan pameran berlangsung dilakukan. 2. Wawancara yaitu, dengan mewawancarai Sekertaris utama tentang bagaimana proses penyelenggaraan pameran yang diadakan oleh Vmore Communication. 3. Studi Kepustakaan yaitu, data-data yang bersumber dari bukubuku tentang Event Organizer, media massa dan website sebagai materi pembuatan bahan laporan ini. C. Hasil dan Pembahasan 1.Tugas
Sekertaris
Pada
Vmore
Communication
Dalam
Penyelenggaraan Pameran Dalam
prores
penyelengenggaraan
pameran
seorang
sekertaris mempunyai tugas dari mulai tahap awal sampai dengan tahap akhir. Adapun tugas-tugas yang dimaksud adalah sebagai berikut : a. Menangani persiapan meeting dengan pimpinan dan klient Tugas yang dilakukan oleh sekretaris pada Vmore
communication adalah menangani persiapan meeting yang akan dilakukan di kantor atau diluar lingkungan kantor, baik dalam kota maupun luar kota maka sekretaris bertugas penuh mengatur tempat meeting dan keperluan meeting apa saja yang dibutuhkan pada saat meeting berlangsung. Meeting yang dilakukan di luar kantor biasanya tempat yang digunakan adalah
cafe-cafe, restoran, mall atau hotel, sekretaris bertugas mengurus persiapan meeting, resevasi tempat,dan memastikan perlengkapan meeting benar-benar tersedia. Karena persiapan
meeting adalah salah satu pekerjaan yang tidak dapat dilepaskan dari tanggung jawab seorang sekertaris. Tanggung jawab sekretaris sebagai pendamping pimpinan dalam meeting dengan
klient
salah
satunya
sekretaris
sebagai
notulen
meringkas hasil rapat yang akan diserahkan kepada bagian produksi. Selanjutnya bagian produksi akan membuat konsep acara sesuai dengan keinginan klient. b. Melakukan persiapan event pameran Setelah EO terpilih oleh klient untuk menyelenggarakan event pameran maka sekretaris harus melakukan persiapan mulai dari menyewa gedung atau mall, konsumsi pengisi acara dan lain-lain, khusus untuk tempat pelaksanaan pameran sekretaris akan berkoordinasi dengan pihak gedung atau mall untuk penyelenggaraan event tersebut. c. Membentuk team work Dalam
penyelenggaraan
event
pameran
sekretaris
bertugas membentuk team, setiap team harus bertanggung jawab pada tugasnya masing-masing dan dapat bekerja dengan baik dibawah tekanan, pantang menyerah, dan tidak suka mengeluh, selain itu team work harus berkoordinasi dengan sekretaris, dan sekretaris bertanggung jawab pada proses penyelenggaraan mulai dari tahap awal sampai dengan tahap akhir secara umum berjalan dengan baik. d. Membuat susunan acara Susunan
acara
bertujuan
untuk
merancang
atau
menyusun acara supaya terkoordinasi dengan baik, singkat, padat, dan jelas. Dalam susunan acara terdapat rangkaian acara, siapa saja yang menjadi pengisi acara, durasi untuk
pengisi acara supaya sesuai dengan jadwal waktu yang sudah ditentukan,
dan
bertanggung
jawab
terhadap
tugasnya
masing-masing. e. Berkoordinasi dengan artis dan talent Dalam proses penyelenggaraan seorang sekretaris bertugas berkoordinasi dengan para artis & talent pengisi acara, sekretaris harus bernegosiasi untuk mendapatkan harga artis & talent yang sesuai dengan anggaran. Sekretaris mempunyai
tugas
menghubungi
artis
&
talent
untuk
menanyakan jadwal dan honor, jika sudah menemukan kesepakatan harga, sekretaris akan memberikan briefing tentang rangkaian acara, kostum yang harus digunakan, dan menyiapkan semua kebutuhan pengisi acara saat rangkaian acara berlangsung. Seorang sekretaris bertanggung jawab untuk semua pengisi acara mulai dari pembawa acara, penyanyi, band, sales promotion girl dan pihak-pihak lain yang menjadi bagian pengisi acara. f. Final meeting
Final meeting diadakan untuk semua pihak pendukung acara dalam penyelenggaraan pameran, mulai dari klient, artis pengisi acara yang terkadang diwakili oleh manager atau asitennya, talent, bagian produksi yang mempunyai tugas mulai
dari panggung, sound sistem , konsumsi, dan team
work, hingga pengelola gedung atau mall. Biasanya dalam final meeting ini membahas kesiapan konsumsi, susunan acara , daftar lagu dari pihak artis, kostum untuk talent dan team
work, hingga meeting dari klient kepada pengisi acara seputar
pemahan produk yang akan di pasarkan, hingga informasi tentang apa yang boleh disampaikan dan yang tidak boleh disampaikan selama acara berlangsung supaya acara berjalan dengan lancar. 2. Permasalahan yang dihadapi oleh sekretaris Vmore Communication dalam penyelenggaraan pameran: a. Dalam
persiapan
pameran
masalah
yang
ditemui
oleh
sekretaris adalah pada saat meeting dengan pimpinan dan klient. Klient meminta mengerjakan event pameran tanpa memberikan nilai budget yang dianggarkan. Oleh karena itu sekretaris berkewajiban
untuk konsultasi
dengan bagian
produksi dan keuangan mengenai konsep event dan anggaran. Untuk konsep event sekretaris harus berkoordinasi dengan bagian produksi, sedangkan untuk anggaran berkoordinasi dengan bagian finance. b. Klient
memberikan
jangka
waktu
dua
minggu
untuk
menyerahkan laporan. Sekretaris akan menyerahkan hasil
meeting kepada bagian produksi dan keuanagan untuk membuat konsep event & anggaran yang akan dikeluarkan. Akibat dari jangka waktu yang diberikan oleh pendek
klient terlalu
maka klient akan mengundang beberapa EO untuk
mengadakan sistim tender dan memilih EO mana yang akan dipakai untuk penyelenggaraan pameran. Dampak dari waktu yang terlalu mendadak bisa kalah tender dengan EO lain. Untuk mengatasi masalah ini tim harus bekerja sama untuk membuat konsep yang kreatif dengan budget yang minimalis, contohnya Vmore communication mengadakan game di akhir
acara dan memberikan doorprize serta memberikan souvenir kepada para tamu undangan. c. Vmore communication mempunyai kendala dilapangan pada saat pelaksanaan pameran, itu terjadi karena masalah waktu
loading atau set up yang pendek dari pihak gedung, akibatnya bila ada perpanjangan waktu bisa menambah biaya kepada pihak gedung, supaya hal ini tidak terjadi sebaiknya sekretaris bekerjasama dengan pihak gedung melakukan pendekatan meminta pengertian perpanjangan waktu dan mengkoordinir dengan pengisi acara untuk tampil sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan pada susunan acara, d. Kendala lain adalah perubahan design dan penambahan item pameran yang mendadak dari pihak klient. Sekertaris hanya berkoordinasi pada bagian produksi, untuk mengubah design dan penambahan item sesuai dengan keinginan klient, jika hal ini terjadi akibatnya akan ada perubahan layout yang sudah diset
sebelumnya.
Untuk
mengatasi
permasalahaan
ini
sebaiknya bagian produksi memberikan laporan kepada klient selama
proses
persiapan
pameran
berlangsung.
Bagian
produksi memastikan sehari sebelumnya kepada klient supaya tidak ada perubahan design atau penambahan item yang mendadak, jika itu terjadi sebaiknya perubahan dilakukan pada malam hari supaya tidak mendadak dalam persiapan dan tidak ada pihak yang dirugiakan. Sekretaris harus bisa mengerti keinginan klient dan segala sesuatu proses penyelenggaraan pameran harus disetujui oleh klient, tidak ada hal diluar sepengetahuan dari klient. e. Artis sering datang terlambat pada hari -H dikarenakan tidak mengikuti final meeting, hal ini disebabkan karena sekretaris
tidak mengingatkan para pengisi acara supaya tidak datang terlambat. Dampak dari masalah ini adalah dapat membuang waktu, mengubah susunan acara yang telah dibuat, dan dapat mengecewakan
klient.
Seharusnya
semua
pengisi
acara
standby dilokasi satu jam sebelum acara dimulai dan mengikuti final meeting supaya tidak terjadi keterlambatan dan miss communitation. Sekretaris bekerja sama dengan tim yang mengurus pengisi acara untuk menghubungi pengisi acara supaya tidak datang terlambat. Solusi untuk mengatasi masalah
ini
agar
tidak
mengecewakan
berbagai
pihak
sekretaris seharusnya berkoordinasi dengan pengisi acara lain supaya tampil terlebih dahulu untuk mengisi waktu luang sampai artis pengisi acara datang. f.
Kendala internal yang terjadi pada penyelenggaraan pameran adalah lebih ke arah personal tim itu sendiri, kalau tidak terkoordinir maka job desknya bisa berantakan, tim yang lambat dalam melakukan tugasnya bisa menjadi masalah dalam penyelenggaraan pameran, tim harus bertanggung jawab pada tugasnya masing-masing. Namun masih saja ada tim yang sudah mempunyai tanggung jawab sesuai dengan tugasnya masing-masing tetapi tidak melakukan tugasnya dengan baik. Terkadang pekerjaanya
sekretaris misalnya
mengerjakan saja
sesuatu
persiapan
yang
bukan
konsumsi,
sudah
waktunya makan siang tapi konsumsi masih dalam perjalanan, Sekertaris harus rturun tangan menanyakan langsung kepada pihak katering agar makanan di percepat sampai ke lokasi. Sekretaris akan membantu tim membawakan makanan yang datang terlambat dan membagikan kepada semua pengisi acara dan tim untuk makan siang. Solusinya sekretaris harus
bisa mengerjakan yang bukan dari bagian tugasnya karena sekretaris mempunyai tanggung jawab dari mulai tahap awal sampai dengan tahap akhir pameran berlangsung. D. Kesimpulan Dari uraian yang telah di jelaskan pada bab IV maka penulis mengambil kesimpulan bahwa sekretaris tidak hanya bekerja
di
lingkungan
kantor
tapi
sekretaris
bisa
bekerja
dilapangan seperti dalam Penyelenggaraan Pameran Pada Vmore
Communication dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Penyelenggaraan pameran secara umum dapat berjalan dengan lancar, namun terdapat beberapa kendala yang perlu diatasi agar penyelenggaraan pameran untuk masa yang akan datang dapat berjalan dengan lancar. 2. Vmore communication tidak pernah mengajarkan bagaimana cara membuat konsep event dan anggaran, akibatnya sekretaris tidak mengetahui cara membuat konsep dan anggaran. 3. Jangka waktu yang diberikan klient terlalu mendadak mengakibatkan bisa kalah tender. 4. Dalam
penyelenggaraan
pameran
sekretaris
harus
memberikan laporan, dan memastikan perubahan sehari sebelumnya kepada klient supaya tidak ada design layout dan penambahan item yang mendadak. 5. Kendala-kendala
dalam
penyelenggaraan
pameran
oleh
Vmore Communication antara lain adalah artis sering datang terlambat,
Daftar Pustaka Ursula, Pedoman Lengkap Kesekretarisan Untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris, Cetakan I, Graha Ilmu,
Ernawati,
Yogyakarta, 2004.
Evelina, Lidia, Dra., Event Organizer Pameran Jakarta: PT. Index, 2005. Hendarto, dan Tulusharyono, Menjadi Cetakan k-2, PPM, Jakarta, 2004.
Sekretaris Profesional,
Kadarmo, Siwi, Dr., Sekretaris dan Tugas Sekretaris, Jakarta: Nina Dinamika, 1994. Mega
Nanda, dan Wijaya Ariffin Johanes 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer, Jakarta, PT Bhuana Ilmu Populer, 2009.
Ruslan, Rosady, Managemen Public Realition & Media Komunikasi: Konsepsi dan Aplikasi, Jakarta, PT. RajaGrafindo Persada, 2003.
