ADB S Secretary JURNAL DUNIA SEKRETARIS

Vol.3 No.1 - Januari 2014

ISSN 2089-4198

ADB’S Secretary JURNAL DUNIA SEKRETARIS

Susunan Kepengurusan Jurnal Ilmiah Dunia Sekretaris : Penanggung Jawab

:

Muller Sagala, S.E., M.M.

Mitra Bestari/Reviewer

:

Dr. Nicolaus Uskono, S.Sos., M.Si. Dr. V.W. Cahyana, M.Si. Dr. Hendrikus Passagi Dr. Zulkifli Rangkuti

Pimpinan Redaktur

:

V.Y. Sri Sudarwinarti, S.Pd., M.Si.

Wakil Pimpinan Redaktur

:

Drs. Redemptus Sriyono D H., Bc.Th.

Redaktur

:

Cecilia Agustien Umbas, S.Kom., M.Pd. Astuti Widiati, S.E

Penyunting / Editor

:

Ir. Markonah, ASAI, M.M. Drs. Redemptus Sriyono D H., Bc.Th. Muller Sagala, S.E., M.M

Desain Grafis dan Fotografer

:

Antonius Sugi Suhartono, S.E.

Sekretariat

:

M.V. Mieke Marini M.P., S.Pd Widyastuti Listyawati, S.Sos. Theresia Pawarti A. Niken Budi Palupi

Alamat Redaksi

:

Kampus Asekma Don Bosco Jl. Pulomas Barat V Jakarta Timur Telp: 021-4898774 Faks:021-4701190. Situs http://www.asekma.ac.id Email: [email protected]

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3 No.1 - Januari 2014

i

PENGANTAR REDAKSI

Pembaca yang terhormat, Buku Jurnal Dunia Sekretaris nomor Vol.3 No.1 Januari 2014 ini merupakan karya ilmiah dari para dosen Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco yang relevan dengan dunia sekretaris. Buku Jurnal Ilmiah ini menyajikan beberapa kajian yang menarik antara lain mengenai pentingnya kualitas pelayanan bagi citra profesi sekretaris, pentingnya etos kerja dalam meningkatkan kinerja sekretaris, tingkat kualitas komunikasi dengan pimpinan, peran sekretaris pada tahun 2020, dan pentingnya pendampingan bagi anak untuk mencapai sukses. Topik-topik di atas sangat menarik karena membahas masalah kualitas dan kinerja. Dua kata ini sangat penting dalam dunia bisnis dan dalam kehidupan sehari-hari, khususnya dalam rangka menyambut AFTA-2015. Sebagaimana diketahui bahwa AFTA-2015 pada dasarnya membicarakan mengenai keluar dan masuk dari / ke suatu negara secara bebas terhadap arus barang, jasa, investasi, modal, dan sumber daya manusia yang professional dan mempunyai tingkat kompetensi yang tinggi,. Semoga para pengguna buku Jurnal Ilmiah ini mendapatkan manfaat besar dalam bidangnya masing-masing sekaligus untuk mendorong perkembangan profesi sekretaris dalam dunia yang terus berubah. Salam sukses dari Dewan Redaksi. Jakarta, Januari 2014 Dewan Redaksi


ii

Vol.3 No.1 - Januari 2014

ISSN 2089-4198

ADB’S Secretary JURNAL DUNIA SEKRETARIS

DAFTAR ISI Hal 1. Peran Penting Kualitas Pelayanan Bagi Citra Profesi Sekretaris

1

Oleh: Ika Suhartanti Darmo, SE. MM. 2. Implementasi Etos Kerja Dalam Meningkatkan Kinerja Sekretaris

11

Oleh : Muller Sagala, S.E., M.M. 3. Pendampingan Bagi Mahasiswa Dalam Menggapai Sukses

25

Oleh: Drs. R. Sriyono DH, Bc.Th 4. Peran Kualitas Komunikasi Sekretaris Dalam Meningkatkan

38

Kualitas Keputusan Pimpinan Oleh: V.Y. Sri Sudarwinarti, S.Pd., M.Si. 5. Analisis Dampak Perkembangan ICT Terhadap Peran Sekretaris

51

Tahun 2020 Oleh : Muller Sagala, S.E.,M.M.


iii

PERAN PENTING KUALITAS PELAYANAN BAGI CITRA PROFESI SEKRETARIS Oleh: Ika Suhartanti Darmo, SE. MM.

ABSTRACT Secretary's profession is very different from other office's administrative profession. If the administrative positions generally do things that are relatively specific and repetitive, the secretary profession in performing everyday tasks always filled activities full of dynamic and challenging. Routine tasks, special tasks and creative tasks that are the focus of daily labor secretary is always present in the composition and random and can not be determined. In performing its duties, the secretary must be able to show a positive image of the profession, co-workers and corporate business clients. The secretary must always maintain and improve the image of himself with a formal look appropriate to the task and field job. The main thing to note is the correspondence between the formal clothing and accessories that complement the image of the profession as a whole. The excellence profession's of the secretary is not enough simply by adjusting the physical appearance only, but also focus on the quality of service in showing the performance of the secretary of everyday. Secretary who is able to provide the best quality service, is one of the driving factors for the progress of potential leaders, co-workers and the company. Enhance the quality of service displayed by the secretary, whereby not only the physical things alone are able to provide satisfaction to the customers, but also the intrinsic values sincerity over secretary of service quality can really be enjoyed and provide satisfaction for all parties concerned. Keywords : quality of service, professional image of the secretary

Jurnal ADB’S Secretary Vol.3, No.1, Januari 2014

1

PENDAHULUAN Sebagian besar waktu kerja sekretaris dalam melaksanakan tugas kesehariannya adalah melakukan komunikasi, hubungan atau bekerjasama dengan pimpinan dan banyak orang; baik itu pihak internal ataupun eksternal perusahaan. Oleh karena itulah, profesi sekretaris menuntut suatu standar pelayanan yang khusus sehingga mampu menampilkan citra profesi sekretaris yang serta memberikan kepuasan bagi setiap pimpinan ataupun rekan kerja dan pelanggan (internal/eksternal) secara positif. Kualitas pelayanan yang baik dari sekretaris dalam memenuhi kebutuhan pimpinan/karyawan perusahaan secara tidak langsung mampu meningkatkan semangat kerja dan memunculkan suasana kerja yang kondusif bagi semua pihak. Hal ini sangat relevan dengan peranan yang menjadi tanggung jawab sekretaris dalam perusahaan yaitu sebagai humas (public relation) perusahaan yang menjembatani dan menyelaraskan aspirasi karyawan ataupun pihak eksternal dengan manajemen perusahaan. Kualitas pelayanan yang baik dari seorang sekretaris kepada setiap klien yang dilayaninya turut menentukan peningkatan jenjang karier profesional sekretaris tersebut di masa depan. Apabila semakin banyak pihak merasa puas dengan ritme kerja dan kualitas pelayanan sekretaris, maka semakin terbuka lebar pula peluang karier sekretaris tersebut untuk dapat berkarya pada suatu jenjang tanggung jawab manajemen yang lebih besar. Hal ini menunjukkan betapa kualitas pelayanan tidak dapat terlepas dari citra profesi sekretaris itu sendiri. Permasalahan pokok adalah kuantitas dalam menjalankan tugas-tugas sekretaris lebih dominan dibandingkan dari sisi kualitasnya. Tujuan tulisan ini adalah untuk mengetahui sejauhmana pentingnya kualitas dibandingkan dengan kuantitas pelayanan yang diberikan


2

oleh sekretaris untuk menjaga citra profesi sebagai sekretaris. Manfaat tulisan ini adalah agar para sekretaris memahami unsur-unsur pokok dalam citra profesi sehari-hari dan agar para pimpinan mempunyai pengetahuan tentang citra profesi sekretaris. Metodologi yang dipergunakan pada tulisan ini adalah analisis deskriptif dengan memanfaatkan studi literatur. CITRA PROFESI SEKRETARIS Citra/image adalah kesatuan dari kepercayaan, ide dan kesan yang dipegang oleh seseorang terhadap sebuah objek tertentu. Sebagian besar sikap dan tindakan orang terhadap suatu objek dipengaruhi oleh image suatu objek. Citra/image merupakan hasil evaluasi dari diri seseorang berdasarkan pengertian dan pemahaman terhadap rangsangan yang telah diolah, diorganisasikan dan disimpan dalam benak seseorang. Citra dapat diukur melalui pendapat, kesan tanggapan seseorang dengan tujuan untuk mengetahui secara pasti apa yang ada pada setiap individu mengenai suatu objek1. Secretary berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asal katanya, Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai. Dimensi citra profesi sekretaris, antara lain: sekretaris sebagai duta, sekretaris sebagai pintu gerbang, sekretaris sebagai 'Ibu Rumah Tangga' perusahaan, dan sekretaris sebagai humas2; yang mana melaksanakan tugas rutin, tugas khusus dan tugas kreatif sebagai berikut: a. Tugas rutin sekretaris adalah tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus maupun pengawasan khusus dari pimpinan. Contoh yang 1 2

Kotler dan Keller, 2009:607 Nuraini, 2008: 2


3

paling umum dari tugas rutin sekretaris antara lain: menangani surat-menyurat (korespondensi) perusahaan, menata arsip, menerima dan melakukan panggilan telepon, menerima dan melayani tamu pimpinan/perusahaan, mengatur agenda kegiatan pimpinan, mempersiapkan laporan, dan lain-lain. Aktivitas tersebut merupakan tanggung jawab sekretaris dalam menjaga kelancaran alur manajemen unit kerja manajemen yang dilayaninya. b. Tugas khusus sekretaris yaitu tugas yang diinstruksikan oleh pimpinan secara khusus untuk dilaksanakan oleh sekretaris; mencakup hal-hal teknis penyelesaian suatu proyek tertentu. Tugas khusus antara lain: mengonsep surat perjanjian/kerjasama dengan relasi, menyusun surat-surat rahasia (konfidensi), mengatur pertemuan bisnis (appointment), mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan, menyelenggarakan rapat, mengelola dana petty cash dan sebagainya. c. Tugas kreatif adalah tugas yang dilaksanakan oleh sekretaris berdasarkan kreatifitasnya untuk kepentingan pimpinan dan perusahaan; misalnya: membenahi tata-letak alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan, bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya, mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor, serta memberikan ucapan selamat/dukacita kepada klien perusahaan, dan sebagainya. Pada bukunya ‘Panduan Menjadi Sekretaris Profesional’, disebutkan bahwa penampilan merupakan salah satu bagian penting dari pembentukan citra profesional seseorang. Penampilan bertugas untuk menciptakan kesan pertama siapa diri anda yang akan mempengaruhi proses komunikasi selanjutnya3. Hal ini menunjukkan bahwa untuk menjadi sekretaris profesional tidak hanya dibutuhkan kecakapan dan pengetahuan yang 3

Susanto, A. B., http://www.jakartaconsulting.com/art-13-02.htm, pada 10 April 2013


4

cukup terhadap bidang bisnis yang ditekuni saja; tetapi juga harus memperhatikan penampilan sebagai fundamental citra profesi sekretaris yang baik. Perlu diperhatikan bahwa dalam upaya memperlihatkan penampilan yang baik bahwa busana dan aksesoris yang dikenakan oleh sekretaris tidak harus mahal atau bermerek kelas dunia, melainkan harus rapih, bersih, sesuai dengan situasi dan kondisi serta tujuan pertemuan. Khusus untuk penampilan di dalam lingkungan kerja, busana dan aksesoris yang dikenakan lebih mementingkan faktor kualitas dibandingkan faktor fashionnya, dengan berpatokan pada keserasian berbusana dengan lingkungan di mana sekretaris berada. Berikut ini adalah faktor-faktor terkait penampilan kedinasan formal yang perlu dipahami sekretaris guna memilih dan memadu busana yang akan dikenakan secara serasi dan seimbang, antara lain: 1. Busana Kerja Profesional Jajaran pemerintahan/dunia bisnis yang berorientasi pada fiskal, misalnya kalangan perbankan,

asuransi,

komputer

dan

gadget/teknologi

terkini

pada

umumnya

memperlihatkan citra mapan pada setiap aktivitas kerja mereka. Bagi sekretaris pada bidang-bidang tersebut dapat tampil dengan penampilan yang bertipe klasik formal yang elegan. Sedangkan pada lingkungan perusahaan berkembang/berorientasi pada penjualan dan pemasaran (misalnya agen periklanan, perusahaan telekomunikasi, perusahaan, dealer mobil/property), citra dinamis sangat jelas terpancar. Untuk itu busana yang mendukung penampilan sekretaris bidang tersebut adalah busana yang bertipe kontemporer dan artistik. Apabila sekretaris bekerja di lingkungan perusahaan di mana aktivitas lapangan memainkan peran penting (misalnya perusahaan jasa transportasi, manufaktur dan


5

konstruksi), maka citra yang menonjol adalah gabungan dinamis dan mapan. Untuk memproyeksikan citra ini, busana yang cocok untuk dikenakan adalah busana dengan bridge type (gabungan). Sedangkan sekretaris di lingkup perusahaan dengan orientasi kreativitas tinggi (misalnya retailing, perusahaan kosmetik, garmen, publishing, broadcast/perfilman), cenderung memperlihatkan citra fashion forward yang modis dan trendi. Mereka ini dituntut selalu tampil dengan busana-busana model terbaru, dan bahkan menjadi pelopor trend mode dalam hal bahan, motif, dan warna busana. 2. Aksesoris Sesuai Profesi Pengertian aksesoris sebenarnya tidak hanya sebagai ‘pelengkap gaya’ saja, melainkan merupakan ‘bagian penting dari keseluruhan penampilan’. Aksesoris dinilai sebagai unsur penting yang dapat meningkatkan citra diri sekretaris; karena dapat dipergunakan untuk memperlihatkan simbol kesuksesan/status tertentu. Para sekretaris profesional sebaiknya mengenakan aksesoris dengan model sederhana namun elegan, sehingga dapat tampil dengan citra anggun dan eksklusif. Pada waktu ke kantor atau menghadiri acara-acara resmi, sekretaris sebaiknya mengenakan aksesoris secukupnya saja. Khusus untuk para sekretaris

yang

bekerja

di

bidang-bidang

periklanan,

kosmetik,

garmen,

broadcast/perfilman, dapat mengenakan berbagai jenis aksesoris trendi dan unik, namun tetap pada batas-batas yang wajar. Penampilan adalah salah satu bagian penting pembentukan citra sekretaris profesional dan memberi kepercayaan diri yang tinggi bagi sekretaris untuk mengekspresikan kompetensi yang dimilikinya; sehingga dalam jangka panjang penampilan formal tersebut melapangkan jalan kesempatan sekretaris untuk mendaki tangga karir yang lebih baik.


6

KUALITAS PELAYANAN Kualitas pelayanan (Service Quality) atau yang dalam istilah marketing lazim disebut ‘kualitas jasa’ diartikan sebagai suatu takaran/ukuran sejauh mana jasa (pelayanan) yang diberikan memenuhi kekhususan atau spesifikasi tertentu yang diharapkan oleh pihak pengguna jasa. Nilai yang diberikan oleh pihak pengguna jasa (baik pelanggan internal/eksternal) dipengaruhi sangat kuat oleh faktor-faktor dari kualitas jasa4. Mengacu pada pengertian tersebut, berikut merupakan dimensi dari kualitas pelayanan yang dapat menentukan kepuasan pelanggan, yaitu: 1. Reliability (reliabilitas), yaitu kemampuan untuk memberikan pelayanan yang sesuai dengan janji yang ditawarkan. Seorang sekretaris yang profesional haruslah mampu memberikan pelayanan yang baik, dengan cakap, bahkan melebihi harapan pelanggannya. 2. Responsivenes (daya tanggap), yaitu respon atau kesigapan sekretaris dalam membantu pelanggan dan memberikan pelayanan yang cepat dan tanggap, yang meliputi: kesigapan sekretaris dalam melayani pelanggan (internal dan eksternal), kecepatan sekretaris dalam menangani transaksi, dan penanganan keluhan pimpinan, rekan kerja ataupun pihak luar perusahaan yang dilayaninya. 3. Assurance (jaminan), meliputi kemampuan sekretaris atas pengetahuan terhadap pekerjaan dan tanggung jawabnya secara tepat, kualitas keramah-tamahan, perhatian dan kesopanan dalam memberikan pelayanan, keterampilan dalam memberikan keamanan di dalam memanfaatkan pelayanan yang ditawarkan, serta kemampuan dalam menanamkan kepercayaan setiap pelanggan sekretaris terhadap layanan 4

Parasuraman, Zeithaml & Berry; dalam Lupiyoadi & Hamdani, 2006; 175


7

perusahaan secara umum, dan khususnya kualitas pelayanan sekretaris itu sendiri. Dimensi kepastian atau jaminan ini merupakan gabungan dari dimensi berikut: a. Competence (kompetensi), artinya keterampilan dan pengetahuan yang dimiliki oleh para karyawan untuk melakukan pelayanan b. Courtesy (kesopanan), yang meliputi keramahan, perhatian dan sikap para karyawan c. Credibility (kredibilitas), meliputi hal-hal yang berhubungan dengan kepercayaan kepada perusahaan, seperti reputasi, prestasi dan sebagainya. 4. Emphaty (empati), yaitu perhatian secara individual yang diberikan sekretaris kepada pimpinan dan pelanggan lainnya; seperti kemudahan untuk menghubungi sekretaris, kemampuan karyawan internal perusahaan untuk berkomunikasi langsung dengan sekretaris, dan juga usaha yang dilakukan sekretaris untuk memahami keinginan dan kebutuhan pelanggannya; baik di dalam maupun luar perusahaan tempat sekretaris tersebut bekerja. Dimensi emphaty ini merupakan penggabungan dari dimensi: a. Access (akses), meliputi kemudahan bagi pimpinan dan pelanggan internal/eksternal perusahaan untuk memanfaatkan jasa/pelayanan yang ditawarkan oleh sekretaris. b. Communication

(komunikasi),

merupakan

kemampuan

sekretaris

dalam

berkomunikasi guna menyampaikan informasi kepada pelanggan atau bahkan untuk memperoleh masukan positif dari pimpinan dan pelanggan internal/eksternal perusahaan.


8

c. Understanding the Customer (pemahaman pada pelanggan), meliputi usaha yang dilakukan sekretaris untuk mengetahui dan memahami kebutuhan dan keinginan pimpinan dan pelanggan internal/eksternal perusahaan. 5. Tangibles (bukti fisik), meliputi penampilan fisik formal sekretaris yang sesuai dengan kompetensi, kesopanan/etika serta image profesional yang baik. Hal ini nampak dari cara sekretaris memadu-padankan busana kerja formal-nya dengan aksesoris, make-up yang wajar, tas, sepatu, tatanan rambut yang formal, serta gadget/peralatan lain yang diperlukannya dalam melaksanakan tugas profesinya sebagai sekretaris yang gesit dan cakap. Perbedaan nilai-nilai tangibles mungkin saja terjadi oleh karena perbedaan bidang kerja sekretaris, lokasi bekerja, intensitas bertemu dengan klien, mobilitas kerja sekretaris, durasi kerja, aktivitas kerja utama dan lain-lain sebagainya. PENUTUP Sekretaris yang profesional hendaknya memiliki dan menghayati nilai-nilai/etika kerja yang mencerminkan citra profesinya secara positif. Citra profesi sekretaris secara umum dapat diukur berdasarkan: a. Busana kerja formal yang sesuai dengan profesi dan bidang kerjanya b. Aksesoris yang sesuai dengan kebutuhan dan aktivitas profesi; dalam hal ini tercakup juga aspek gadget/produk teknologi terkini yang menjadi ‘partner kerja’ para sekretaris di masa kini. Terlepas dari hal-hal yang bersifat fisik, profesi sekretaris harus juga dilengkapi dengan nilai-nilai intrinsik yang menjadi fokus utama profesi, yaitu kemampuan dalam memberikan pelayanan yang tidak hanya baik, tetapi juga berkualitas dan terukur.


9

Aspek-aspek reliabilitas, kesigapan dalam memberikan tanggapan pelayanan, jaminan atas kesesuaian kompetensi, kesopanan dan reputasi baik sekretaris yang mampu menunjukkan empati yang tulus kepada pimpinan dan pelanggan internal/eksternal-nya seperti penjelasan di atas merupakan standar kualitas pelayanan baku yang harus dimiliki dan dihayati oleh setiap sekretaris. Dengan standar pelayanan yang berkualitas, maka dapat dipastikan efektivitas kerja sekretaris sehari-hari di kantor memberikan kontribusi yang sangat positif bagi kemajuan pimpinan, seluruh rekan kerja dan perusahaan. Tidak hanya itu, dengan adanya kualitas pelayanan yang baik, sekretaris juga mampu meminimalisir komunikasi yang tidak perlu sehingga potensi alokasi waktu dan biaya yang diperlukan dapat ditekan se-efisien mungkin. Dan pada akhirnya, kehadiran sosok sekretaris yang profesional mampu menjadi faktor pendorong (booster factor) produktivitas kerja pimpinan, seluruh rekan kerja dan perusahaan pada periode jangka panjang. DAFTAR PUSTAKA Kotler, Philip, and Keller, Kevin L. Marketing Management. International Edition. New Jersey: Pearson. 2009. Lupiyoadi, R., dan Hamdani, A. Manajemen Pemasaran Jasa. Edisi Kedua. Penerbit Salemba Empat. Jakarta. 2006. Nuraini, Neni. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Trans Media Pustaka. Jakarta. 2008. Susanto, A.B, http://www.jakartaconsulting.com/art-13-02.htm, diakses 10 April 2013


10

IMPLEMENTASI ETOS KERJA DALAM MENINGKATKAN KINERJA SEKRETARIS Oleh : Muller Sagala, S.E.,M.M. ABSTRACT

The work ethic is the inner spirit and attitude of a person or group of people in which there is moral pressure and values. Countries such as Japan is known for its loyal and fast working, Korea is known for its discipline and hard work, Germany is known for its rational thingking, and Indonesia has 8 work ethic. All of these morals and values in the present work ethic. Work ethic Indonesia was the worst in Asia. This is reflected in the perception index scores Indonesian expatriates surveyed according to figures 7.50 (from best numbers zero and 10 the worst possible). Given the position of secretary of a second after its leadership position, it takes a work ethic that can improve the performance and value of companies. The Secretary must be able to provide a good service, satisfying customers so that no customers are disappointed. Thus in general work ethic of each country and its people, whatever tasks included in the secretarial tasks should be able to improve its performance. And Indonesia with 8 work ethic, if implemented in their respective duties include secretarial duties, will be able to improve their performance in their respective field of duty. Keywords: work ethic, performance, secretary. PENDAHULUAN Sangat dipahami bahwa sumber daya manusia merupakan asset yang sangat berharga bagi perusahaan, sekaligus merupakan kunci sukses dalam ekonomi global yang sangat kompetitif ini. Kuantitas dan kualitas pekerjaan yang menuntut tenaga kerja dengan pengetahuan yang lebih tinggi akan tumbuh lebih cepat dari pekerjaan lainnya. Dipahami juga bahwa ketersediaan dan kualitas tenaga kerja yang lebih terdidik dan mempunyai kompetensi, akan lebih banyak dibutuhkan oleh dunia usaha dan dunia industri.


11

Di Indonesia, keberadaan tenaga kerja yang mempunyai tingkat kompetensi yang tinggi masih dipertanyakan. Beberapa kenyataannya antara lain bahwa perusahaan asing selama ini lebih banyak memfokuskan diri pada investasi padat modal dibandingkan dengan padat karya; perusahaan asing lebih mengutamakan staf ekspatriat daripada tenaga lokal. Dan terbukti juga bahwa gaji yang rendah di Indonesia tidak lagi menjadi pemanis utama bagi investor. Akhir-akhir ini, sumber daya manusia dalam berbagai organisasi termasuk pemerintah dan perguruan tinggi menjadi perhatian utama. Kondisi ini terjadi bukan hanya karena adanya AFTA-2015, atau karena pemberlakuan Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI) oleh Pemerintah melalui Peraturan Presiden Nomor 8 Tahun 2012, tetapi lebih kepada adanya kesadaran akan suatu kebutuhan. Semakin disadari bahwa suksesnya pelaksanaan fungsi-fungsi dan tercapainya tujuan organisasi bukan hanya disebabkan karena uang, barang modal dan alat bantu lainnya, tetapi lebih karena kemampuan, motivasi, perilaku, dan etos kerja dari seluruh tenaga kerja organisasi atau perusahaan untuk dapat berperan secara aktif dan produktif. Untuk menyikapi kebutuhan dunia usaha dan dunia industri serta adanya kondisi kompetisi global tersebut, mengakibatkan muncul berbagai pendekatan-pendekatan baru dalam paradigma manajemen. Paradigma manajemen tradisional berubah menjadi paradigma manajemen baru. Paradigma manajemen tradisional lebih menekankan pada peningkatan laba, sedangkan paradigma manajemen baru lebih menekankan pada karyawan dan pelanggan, dan kerjasama tim. Salah satu perwujudan dari paradigma manajemen baru itu adalah diterapkannya etos kerja professional pada organisasi atau perusahaan. Setiap perusahaan membentuk sendiri etos kerja perusahaannya.


12

Dalam tulisan ini akan dibahas bagaimana implementasi etos kerja dalam meningkatkan kinerja sekretaris pada setiap level manajemen. Terdapat berbagai etos kerja pada setiap Negara atau setiap etnis pada suatu daerah, dan implementasinya disesuaikan dengan budaya setempat. Dalam pembahasannya dilakukan analisis deskriptif berdasarkan studi literatur. Manfaat dari pembahasan ini adalah agar setiap perusahaan, manajemen dan tenaga kerja yang ada di dalamnya, menyadari akan pentingnya pembangunan dan implementasi etos kerja menurut budaya perusahaan yang ada. Dengan implementasi etos kerja tersebut diharapkan adanya peningkatan kinerja, yang dalam hal ini kinerja seorang sekretaris. PEMBAHASAN Arti Etos Kerja Sebelum melakukan pembahasan tentang etos kerja dalam hubungannya dengan peningkatan kinerja, terlebih dahulu dibahas tentang arti etos kerja. Kamus Besar Bahasa Indonesia memberikan arti etos kerja adalah semangat kerja yang menjadi ciri khas dan keyakinan seseorang atau suatu kelompok. Kamus Wikipedia menyebutkan bahwa etos berasal dari bahasa Yunani, dengan akar kata ethikos, yang berarti moral atau menunjukkan karakter moral. Dalam bahasa Yunani kuno dan modern, etos berarti keberadaan diri, jiwa, dan pikiran yang membentuk seseorang. Webster's New Word Dictionary, 3rd College Edition memberikan definisi etos sebagai kecenderungan atau karakter; sikap, kebiasaan, keyakinan yang berbeda dari individu atau kelompok.


13

Dari ketiga arti etos kerja tersebut di atas, secara umum dapat dikatakan bahwa etos kerja itu adalah semangat dan sikap batin seseorang atau sekelompok orang yang di dalamnya terdapat tekanan moral dan nilai-nilai yang terkandung di dalamnya. Beberapa professor dan akademisi juga memberikan pengertian etos kerja dalam berbagai bidang implementasi namun secara umum menekankan pada substansi yang sama. Etos Kerja di Beberapa Suku – Bangsa Sebagai bahan pembahasan awal, perlu diperhatikan etos kerja beberapa Negara yang secara bertahun-tahun sudah merupakan ciri khas, semangat, dan kebiasaan Negara tersebut. Etos kerja yang sudah bertahun-tahun tersebut memberikan nilai moral sehingga begitu menyebutkan nama negaranya orang akan “mengangguk” pertanda setuju. Negara Jepang misalnya dikenal dengan loyal dan cepat bekerja, Negara Korea dikenal dengan disiplin dan kerja keras, Negara Jerman dikenal dengan rasional. Beberapa Negara yang akan dijelaskan disini adalah Jepang, Korea, Jerman, dan Indonesia (Lokakarya Leadership Pimpinan PTS, Cisarua, Selasa 8 Oktober 2013, dengan judul “Kepemimpinan Berkarakter Bersemangat Kreatif Ramah Empati Terampil”). Secara singkat dapat dijelaskan bahwa etos kerja orang Jepang dikenal dengan Bushido: Taishen Deshimaru yaitu : (1) Bersikap benar dan bertanggungjawab; (2) Berani dan kesatria; (3) Murah hati dan mencintai, bersikap baik; (4) Santun dan hormat, bertindak adil; (5) Tulus dan sungguh-sungguh, tanpa pamrih; (6) Menjaga martabat, kehormatan, dan kemuliaan; (6) Mengabdi dan loyal. Etos kerja orang Korea menurut Samuel Huntington yaitu : (1) Kerja keras; (2) Disiplin; (3) Hemat; (4) Gemar menabung; (5) Menghargai pendidikan dan pengetahuan.


14

Etos kerja orang Jerman menurut Max Weber yaitu (1) Rasional; (2) Disiplin tinggi; (3) Bekerja keras; (4) Orientasi pada sukses material; (5) Tidak hedonis; (6) Hemat dan bersahaja, tidak mengumbar kesenangan; (7) Menabung dan berinvestasi. Etos kerja orang Indonesia menurut Muchtar Lubis yaitu (1) Munafik; (2) Tidak bertanggungjawab; (3) Feodal; (4) Senang takhayul; (5) Lemah jiwa; (6) Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme. Menurut Mochtar Lubis dalam bukunya Manusia Indonesia [1977]), tidak semua rakyat Indonesia mempunyai etos kerja demikian. Dicontohkan dalam sebuah bank nasional mencoba merumuskan etos merekanya yaitu (1) berorientasi kepada nasabah, (2) menjunjung integritas, (3) berdisiplin, (4) kerjasama, (5) saling percaya dan saling menghormati, (6) pemberdayaan SDM, (7) keseimbangan, (8) kepemimpinan, dan (9) kepedulian pada lingkungan. Melalui etos yang hendak ditegakkan, diharapkan bisa mengubah mereka menjadi lebih baik. Bahkan Jansen Sinamo dalam bukunya “8 ETOS Kerja Profesional Etos” menjelaskan 8 etos kerja Indonesia : 1. Kerja adalah Rahmat; Aku Bekerja Tulus Penuh Rasa Syukur 2. Kerja adalah Amanah; Aku Bekerja Benar Penuh Tanggungjawab 3. Kerja adalah Panggilan; Aku Bekerja Tuntas Penuh Integritas 4. Kerja adalah Aktualisasi; Aku Bekerja Keras Penuh Semangat 5. Kerja adalah Ibadah; Aku Bekerja Serius Penuh Kecintaan 6. Kerja adalah Seni; Aku Bekerja Cerdas Penuh Kreativitas 7. Kerja adalah Kehormatan; Aku Bekerja Tekun Penuh Keunggulan


15

8. Kerja adalah Pelayanan; Aku Bekerja Paripurna Penuh Kerendahan Hati. Menurut

Prof. Dr. ir. Marsudi Wahyu dalam makalahnya yang berjudul

“Kepemimpinan Berkarakter Bersemangat Kreatif Ramah Empati Terampil” dalam Lokakarya Leadership Pimpinan PTS, Cisarua, Selasa 8 Oktober 2013 mengatakan Indonesia mempunyai tingkat kinerja dan kompetensi yang rendah dibandingkan ketiga Negara tersebut di atas. Salah satu penyebab sumber daya manusia Indonesia yang mempunyai tingkat kompetensi yang rendah tersebut adalah karena implementasi etos kerja yang buruk. Analisis pendukung sebagaimana diuraikan dalam sumber http://www.unisosdem.org, bahwa etos kerja Indonesia ternyata yang terburuk di Asia. Ini tercermin dari skor indeks persepsi Indonesia di mata para ekspatriat yang disurvei dengan angka 7,50 (dari angka terbaik nol dan terburuk 10 yang dimungkinkan). Sebagai perbandingan, Cina (3,75), Hongkong (2,81), India (6,75), Jepang (1,50), Malaysia (6,00), Filipina (6,20), Singapura (3,00), Korsel (1,50), Taiwan (3,71), Thailand (6,00) dan Vietnam (5,75). Untuk analisis implementasi yang lebih realistis, dapat dijelaskan etos kerja dari tiga suku di Indonesia yaitu Batak, Padang, dan Madura. Ketiga suku ini mempunyai ciri khas etos yang sangat berbeda satu sama lain. Diyakini bahwa implementasi etos kerja beberapa etnis di Indonesia mempunyai dasar untuk bekerja lebih produktif dalam segala pekerjaan dan tugas termasuk sebagai tugas sekretaris. Etos kerja Suku Batak mempunyai beberapa prinsip yaitu : 1. Motto “Anakhonhi Do Hamoraon di Ahu” merupakan etos babatahon dalam Batak Toba (anak merupakan harta). Etos yang mendorong Toba identik sebagai pekerja


16

keras, yang diperkuat dengan budaya 3H : Hamoraan, Hagabeon, Hasangapon. Demi kekayaan, status sosial mereka dipacu menjadi sedikit ambisius dari sub-etnis lainnya. 2. Etos kerja Simalungun terlihat dari nilai-nilai sehari-hari semboyan "Habonaron Do Bona", yang berarti segala tindakan dilandasi dengan kebenaran. Filosofi tersebut mendorong orang Simalungun bertindak benar berlandaskan azas yang benar pula. Hal itu terpancar dari sifat penuh kehatihatian dalam pekerjaan. 3. Filosofi kerja Pakpak yaitu "Ulang Telpus Bulung", yang dapat berarti daun jangan sampai terkoyak atau bocor. Daun yang dimaksud adalah daun pisang yang dipakai sebagai alas makanan pengganti piring (pinggan pasu). Ulang Telpus Bulung menekankan berani berkorban dan merupakan budaya kerja yang perlu ada. 4. Etos kerja orang Mandailing/Angkola terlihat dari sistim "Marsialap Ari" adalah etos kerja yang selalu didukung dengan team work. Masyarakat Mandailing/Angkola terlihat pekerja telaten, sabar, dan pekerja keras. 5. Filosofi Karo adalah "Sada Gia Manukta Gellah Takuak" yang berarti walaupun seseorang hanya memiliki seekor ayam, yang terpenting berkokok. Ayam berkokok simbol membangunkan orang untuk bangun pagi hari. Filosofi ini memotivasi masyarakat Karo gigih bekerja, ringan hati untuk berusaha. Etos Habatahon didasari dari semangat kerja, dan berakar dari Dalihan Na Tolu yang berproses menjadi sebuah sistim nilai kerja. Dalihan Na Tolu dapat ditinjau dari sisi budaya kerja sekuler yang berarti, mengerti posisi. Ada waktunya menjadi bos (Hulahula), ada saatnya menjadi mitra kerja (Dongan sabutuha), ada saatnya menjadi pesuruh, karyawan, karir terbawah (Boru). Hulahula (boss, pemimpin) harus mengayomi, memperhatikan boru (karyawan-nya). Dongan sabutuha atau rekan kerja, sesama selevel


17

harus saling menghargai, di depan bos. Dan Boru (karyawan) harus menghargai pimpinan sebagai pemilik perusahaan. Jadi, nilai moral kerja tertanam dalam filosofi Dalihan Na Tolu. Etos Kerja Orang Padang Sejalan dengan makna hidup bagi orang Minangkabau, yaitu berjasa kepada kerabat dan masyarakatnya, kerja merupakan kegiatan yang sangat dihargai. Kerja merupakan keharusan. Kerja dapat membuat orang sanggup meninggalkan pusaka bagi anak kemenakannya. Dengan hasil kerja dapat dihindarkan “Hilang rano dek panyakik, hilang bangso indak barameh” (hilang warna karena penyakit, hilang bangsa karena tidak beremas). Artinya harga diri seseorang akan hilang karena miskin, oleh sebab itu bekerja keras salah satu cara untuk menghindarkannya. Dengan adanya kekayaan segala sesuatu dapat dilaksanakan sehingga tidak mendatangkan rasa malu bagi dirinya atau keluarganya. Ada banyak seremonial adat misalnya seperti perkawinan yang membutuhkan biaya. Orang Minangkabau disuruh untuk bekerja keras, sebagaimana yang diungkapkan juga oleh fatwa adat: “Kayu hutan bukan andaleh; Elok dibuek ka lamari; Tahan hujan barani bapaneh; Baitu urang mancari rasaki”. (Kayu hutan bukan andalas; dibuat untuk lemari; Tahan hujan berani berpanas; Begitu orang mencari rezeki). Dari etos kerja ini, anak-anak muda yang punya tanggungjawab di kampung disuruh merantau untuk mencari apa-apa yang mungkin dapat disumbangkan kepada kerabat di kampung, baik materi maupun ilmu. Misi budaya ini telah menyebabkan orang Minangkabau terkenal dirantau sebagai makhluk ekonomi ulet. Adat istiadat orang Minang sangat kuat dengan adanya bersuku-suku, bernagari, berkorong yang saling terkaitan antara


18

satu dengan yang lainnya. Semangat dan etos kerja yang baik itulah yang membawa seseorang yang akan sukses. Etos Kerja Orang Madura Prof. Mien A. Rifai, B.Sc., M.Sc., Ph.D. (Peneliti senior di LIPI yang juga berdarah asli Madura) dalam bukunya yang berjudul “Manusia Madura: Pembawaan, Perilaku, Etos kerja, Penampilan, dan Pandangan Hidupnya seperti Dicitrakan Peribahasanya” menjelaskan bahwa kelompok etnis Madura adalah termasuk salah satu suku bangsa Indonesia yang tahan bantingan zaman. Terbukti dari kemampuannya beradaptasi dan sikap toleransi yang tinggi terhadap perubahan, keuletan kerja tak tertandingi, dan keteguhan berpegang pada asas falsafah hidup yang diyakininya. Orang Madura memiliki keberanian, kepetualangan, kelurusan, kesetiaan, kerajinan, kehematan (yang terkadang mengarah ke kepelitan), keceriaan dan rasa humor yang khas. Ditambahkan bahwa sekalipun memiliki jiwa wirausaha, mereka jarang mau mengambil risiko tinggi. Rata-rata orang Madura dianggap tidak berjiwa pioner yang mau maju di garis terdepan yang belum dirambah orang, sebab mereka sangat percaya pada kemapanan tatanan yang tertib dan teratur rapi. Implementasi Etos Kerja dalam Tugas Sekretaris Tugas-tugas Sekretaris Menurut Kamus Besar Bahasa Indoensia sekretaris adalah orang (pegawai, anggota pengurus) yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, atau surat-menyurat, dan sebagainya; penulis; panitera. Sekretaris tersebut dapat berperan sebagai sekretaris daerah, sekretaris


19

jenderal, sekretaris kabinet, sekretaris kehormatan, sekretaris negara, sekretaris pribadi. Dalam pembahasan ini semua peran-peran tersebut disebutkan sebagai sekretaris pimpinan. Menurut Wursanto (2006:16), tugas seorang sekretaris dibagi dalam dua bagian besar yaitu tugas rutin sekretaris dan tugas insidentil sekretaris. Tugas rutin adalah tugas yang telah dapat dikerjakan sebagaimana diuraikan dalam job description, dikerjakan setiap hari, tidak perlu menunggu perintah dari pimpinan. Sedangkan tugas insidentil adalah tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri, atau atas permintaan pimpinan. Tugas-tugas rutin dimaksud antara lain meliputi : (1) membuat surat; (2) menerima dan mengirim surat; (3) mengetik; (4) menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan; (5) menerima telepon; (6) mengirim telegram; (7) mengirim facsimile; (8) menerima dikte; (9) menyiapkan rapat pimpinan; (10) membuat laporan; dan (10) menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh organisasi atau lembaga yang bersangkutan. Tugas-tugas insidentil atas prakarsa sendiri antara lain meliputi (1) menyusun daftar rekanan atau pelanggan yang digunakan bila sewaktu-waktu menghubungi pelanggan; (2) membuat daftar nama-nama tamu yang sering berkunjung; (3) membuat table atau grafik tentang hasil produksi, pemasaran. Sementara itu tugas-tugas insidentil atas permintaan langsung pimpinan sangat beragam karena mengerjakan sesuatu yang semestinya dikerjakan oleh pimpinan namun karena keterbatasan waktunya dikerjakan oleh sekretaris, sebut saja membeli kado. Berdasarkan hasil kuesioner yang telah diisi oleh user dari berbagai pimpinan perusahaan, menunjukan ada pengembangan tugas. Sebagian dari tugas-tugas tersebut membutuhkan tindakan inisiatif dari sekretaris, misalnya saja dalam tugas ‘trouble


20

shooting’, komunikasi, menerima tamu, humas/protokol dll. Tindakan inisiatif dimaksud mempunyai kaitan yang sangat erat dengan etos kerja. Mengingat posisi sekretaris merupakan posisi kedua setelah pimpinannya, maka dibutuhkan suatu etos kerja yang dapat meningkatkan kinerja dan nilai perusahaan. Sekretaris harus memberikan layanan yang baik, yang memuaskan pelanggan agar tidak ada pelanggan yang kecewa. Berikut ini adalah tugas-tugas yang pada umumnya dilakukan oleh suatu perusahaan /organisasi.

Sumber: Asekma Don Bosco, data diolah 6 Januari 2014 Dalam praktek bisnis global saat ini ruang lingkup peran seorang sekretaris tidak lagi terbatas sebagaimana disebutkan di atas. Perkembangan dan dukungan teknologi komunikasi dan informasi telah merangsang setiap pebisnis untuk bertindak pintar, efektif, dan efisien. Semua kegiatan bisnis dan kehidupan sehari-hari telah melibatkan teknologi


21

komunikasi dan informasi yang nyata-nyata dapat bekerja tanpa batas waktu dan jarak. Sebut saja adanya virtual secretary atau virtual assistant. Yang dimaksud dengan virtual assistant (asisten virtual) adalah seorang (juga disebut sebagai Virtual Office Manager, Virtual Executive Assistant, atau Sekretaris Virtual) yang menyediakan layanan administrasi kepada klien dalam hal ini termasuk pimpinan. Layanan tersebut meliputi semua layanan yang diharapkan dari seorang asisten administrasi yang dapat bekerja di rumahnya sendiri. Menggunakan asisten virtual dapat menghilangkan pengeluaran bisnis mahal seperti pajak gaji, asuransi, ruang kantor, peralatan kantor lainnya. Dalam kondisi perkembangan bisnis dan dukungan teknologi komunikasi dan informasi tersebut dibutuhkan suatu sikap total dari setiap individu. Etos kerja yang merupakan perwujudan dari sikap total tersebut sudah merupakan keharusan. Etos kerja yang dimaksud adalah etos kerja yang membangun sinergi setiap individu untuk berbuat sesuatu bagi dirinya dan bagi sesama agar lebih bernilai. Etos kerja diharapkan bersifat langgeng sehingga tidak berhenti karena adanya perubahan teknologi. Etos kerja seharusnya juga dapat menyesuaikan secara otomatis mengikuti perkembangan bisnis karena perkembangan dimaksud akan terus berlangsung dan tidak dapat dihentikan, misalnya virtual secretary yang dijelaskan di atas. PENUTUP Membicarakan etos kerja, prinsip-prinsip etika atau norma, perlu disadari apa yang menjadi tujuan dasar pengembangan etos tersebut. Penekanan utama pentingnya pengembangan etos kerja adalah menempatkan manusia dan kemanusiaan sebagai sebuah


22

sasaran dan sebagai tujuan perubahan yang berlaku untuk semua jenis pekerjaan menurut talenta masing-masing. Kunci untuk meningkatkan kinerja organisasi adalah dengan memastikan aktivitas Sumber Daya Manusia terfokus pada produktivitas, pelayanan dan kualitas. Masyarakat dan bangsa yang mempunyai etika berarti mempunyai nilai-nilai universal. Nilai-nilai etika dapat diimplementasikan dalam etos kerja dalam rupa rajin, bekerja keras, berdisiplin tinggi, menahan diri, ulet, tekun dan nilai-nilai etika lainnya. Nilai-nilai tersebut ada pada setiap bangsa seperti Jepang, Korea, Jerman, Indonesia, serta Negara lainnya. Disamping nilai-nilai tersebut, Indonesia juga mengenal nilai etika yang lain seperti gotong royong, saling membantu, bersikap sopan-santun. Dalam kaitannya dengan tugas sekretaris di dalam suatu perusahaan tidak ada bedanya dengan tugas-tugas di tempat lainnya. Kompetensi sekretaris juga merupakan salah satu telenta yang dimiliki masyarakat dan yang harus memiliki nilai-nilai etika. Tugas sekretaris merupakan salah satu tugas yang unik yang juga membutuhkan etos kerja. Dengan implementasi etos kerja dalam melaksanakan tugas-tugas kesekretarisan diharapkan semua pihak yang berkaitan dengan tugas sekretaris tersebut mendapatkan manfaat dan nilai yang optimal. Dengan etos kerja yang dimiliki oleh masing-masing Negara maka masyarakatnya, dalam tugas apapun termasuk dalam tugas sekretaris seharusnya dapat meningkatkan kinerjanya. Indonesia dengan 8 etos kerja, jika diimplementasikan dalam tugas masingmasing termasuk tugas sekretaris, akan dapat meningkatkan kinerjanya pada masingmasing bidang tugasnya.


23

DAFTAR PUSTAKA Wursanto, Ignatius.Kompetensi Sekretaris Profesional. Ed.I.Yogyakarta:ANDI. 2006 http://www.kamusbesar.com/50377/etoskerja, diakses Jum’at, 10 Januari 2014 https://groups.google.com/forum/#!msg/hpeq_kesmas/3CwOlti78D4/gvf0DNkgOY8J http://hbhutasoit.blogspot.com/2010/10/sumber-httpwww.html, diakses Jum’at, 10 Januari 2014 http://pakdhepunyaselera.blogspot.com/2011/08/etos-kerja-dari-berbagai-sukubangsa.html, diakses Jum’at, 10 Januari 2014 http://www.unisosdem.org/article_printfriendly.php?aid=301&coid=2&caid=30,

diakses

Jum’at, 10 Januari 2014


24

PENDAMPINGAN BAGI MAHASISWA DALAM MENGGAPAI SUKSES Oleh: Drs. R. Sriyono DH, Bc.Th ABSTRACT There are still many people who do not understand the importance of mentoring to the student. A new student at a university requires both psychological readiness, social, and academic. They need assistance to be able to better adapt the learning process to success in achieving the future. There are four success expected by everyone to be successful in the course of his life : academic success, social success, spiritual success, and financial success. In reality there are many students who have failed to achieve, especially academic achievement. This is often caused due to reaching the success, they mostly rely on intelligence alone while there are other things that it is important less attention. There are several things that need to be considered by the parent / mentor in assisting: (1) Those parents who are obliged and responsible to the student, not the reverse; (2) Prioritize them is better than not giving anything, and (3) Love them, because of what the parents / mentors do, you do well to him who created it. Thus, students can perform well and the learning process can be managed in line with expectations Keywords: mentoring, competence, emotional PENDAHULUAN Setiap orang, termasuk juga seorang mahasiswa selalu dihadapkan pada sebuah tuntutan keberhasilan yang berkepanjangan. Di saat yang sama mereka juga harus melaksanakan tugas perkembangan pribadinya. Dalam konteks tertentu tuntutan ini akan mengilhami orang tua, pendidik/dosen yang ada di sekitarnya untuk melakukan manuver pengajaran maupun pendidikan yang bersifat searah.


25

Perkembangan dan pendampingan seseorang diperlukan adanya suatu pendekatan yang konkrit dan mengena bagi para mahasiswa agar kekuatan orang tua/pendamping bisa memancarkan suatu energy pendidikan yang tidak menimbulkan contra educative, sehingga pada akhirnya dibutuhkan suatu pendampingan yang tertata, agar dapat membantu keberhasilan pendidikan formal yang selama ini telah berjalan. Pendampingan yang efektif melibatkan semua unsur, pengguna pendidikan/ orang tua, pelaku pendidikan/ dosen, penyelenggara pendidikan dan tehnisi pendidikan secara terpadu. Banyak sekali usaha pendampingan yang pada akhirnya mengalami banyak hambatan, karena usaha pendampingan yang dilakukan hanya berdasarkan atas naluri pangajaran dengan pengamatan serta kata hati. Pada dasarnya usaha pendampingan tersebut dapat disertai dengan data yang akurat, yaitu data yang dapat bermanfaat bagi perolehan metode penyelesaian masalah serta yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah baik secara administratif maupun operatif analisis. Cara ini misalnya dengan menggunakan jasa psikotes yang menggunakan metode pengambilan data yang kemungkinan biasnya kecil. Adalah tidak mungkin bagi sebuah penyelenggara pendidikan sebesar apapun untuk membuat suatu program pendampingan yang bermaksud menangani semua masalah mahasiswa dalam waktu yang bersamaan. Pendampingan yang efektif hendaknya berfokus pada beberapa inti tugas perkembangan dalam waktu yang paling tetap berdasar fase-fase perkembangan pada tiap jenjang pendidikan.


26

Melalui tulisan ini penulis ingin menyajikan dua aspek pendampingan dalam menghantar mahasiswa menuju sukses, yaitu aspek kompetensi dan aspek perkembangan emosional. Pada dasarnya setiap orang ingin sukses dalam perjalanan hidupnya dan sukses yang diharapkan adalah: a. Sukses akademik, yaitu keberhasilan dalam menyelesaikan tugas belajarnya pada setiap jenjang pendidikan dengan prestasi dan sertifikasi pada setiap jenjang dan siap memasuki jenjang yang lebih tinggi. b. Sukses sosial, yaitu keberhasilan dalam menempatkan diri di tengah masyarakat dan mengabdikan seluruh kemampuannya (pengetahuan, keterampilan) menjadi berkah bagi orang lain dan kehadirannya selalu dinantikan. c. Sukses spiritual, yaitu keberhasilan dalam membangun kehidupan religius sebagai landasan hidup dan kiprahnya dalam menggunakan kemampuan; pengetahuan dan keterampilannya di tengah masyarakat, apa yang dikerjakan dan menjadi tanggung jawabnya dilakukan sebagai amanah dan ibadah, serta selalu bisa mensyukuri hidup. d. Sukses finansial, adalah keberhasilan yang bukan hanya sekedar mengumpulkan finansial tetapi juga mampu menjadi tuan atas finansialnya. Dan finansial bukan menjadi tujuan hidup, tetapi sebagai berkah atas keberhasilan akademik, sosial, dan spiritual. Untuk mencapai keberhasilan tersebut diperlukan langkah-langkah yaitu; a. Mengenali SWOT yang dimiliki dalam semua aspek kehidupannya; aspek akademis, sosial, spiritual maupun aspek finansialnya.


27

b. Menerima, yaitu bisa menerima secara utuh dirinya baik fisik, maupun psikisnya, kekurangan maupun kelebihannya. c. Menghargai, yaitu bisa memberi dan menerima respon setiap prestasi yang dicapainya; rewards maupun punishment-nya. d. Percaya, yaitu memiliki kepercayaan diri yang kuat, berani mengambil tanggung jawab dan menerima segala konsekuensinya. e. Terlibat yaitu, melibatkan diri secara utuh, serta memberikan empati dan simpati baik dari sendiri maupun dari orang lain khususnya orang tua dan pendamping/ pembimbing. Dalam kenyataannya sering dijumpai banyak mahasiswa yang mengalami kegagalan dalam mencapai prestasi, khususnya prestasi akademisnya. Hal ini sering disebabkan karena dalam menggapai keberhasilan tersebut, kebanyakan mereka hanya mengandalkan kecerdasannya saja sementara ada hal-hal lain yang justru penting kurang diperhatikan. Ada 4 faktor yang perlu diperhatikan dalam mencapai keberhasilan/ sukses, yaitu : 1. Tingkat kecerdasan; tingkat kecerdasan akan ikut mempengaruhi keberhasilan akademik seseorang. 2. Motivasi belajar; motivasi belajar akan sangat berhubungan dengan daya tarik seseorang dalam mengikuti aktifitas belajarnya. 3. Pola kebiasaan; pola kebiasaan hidup seseorang akan mempengaruhi keberhasilan mereka dalam belajar. Kebiasaan hidup ini akan sangat dipengaruhi oleh pola asuh yang mereka terima apakah permisif, otoriter, protektif, ataupun demokratif dari orang tua atau orang yang bertanggung jawab atas dirinya.


28

4. Pola belajar; pola belajar berpengaruh paling besar terhadap keberhasilan pembelajaran akademis. Pola pengajaran harus sesuai dengan pola belajar. Karena ketidaksesuaian ini akan berpengaruh pada kegagalan seseorang dalam kegiatan akademisnya. Permasalahan pokok dalam tulisan ini adalah tidak semua orang tua memahami kebutuhan anaknya, demikian juga tidak banyak anak yang dapat memahami kebutuhannya untuk dapat sukses dalam proses belajar. Tujuan tulisan ini adalah untuk mengetahui seberapa penting pendampingan orang tua kepada anaknya dalam belajar sehingga anaknya dapat mencapai sukses. Manfaat tulisan ini adalah agar orang tua memahami dan mau mengambil langkah-langkah mendampingi anaknya, dan si anak memahami kebutuhannya untuk dapat sukses dalam studinya. Metodologi yang digunakan dalam tulisan ini adalah analisis deskriptif dengan memanfaatkan studi literatur. PENDAMPINGAN Seorang mahasiswa, khususnya mereka yang baru memasuki dunia Perguruan Tinggi memerlukan adanya kesiapan baik psikologis, sosial, dan akademis. Mereka membutuhkan pendampingan untuk dapat beradaptasi secara baik dalam proses belajar menuju kesuksesan dalam menggapai masa depan. Berdasarkan fenomena yang ada pada diri mahasiswa, khususnya mahasiswa yang baru memasuki dunia pendidikan tinggi, perlu didampingi agar siap secara akademis, psikologis, serta normatif etis untuk menggapai keberhasilan mereka. Mereka perlu didampingi dengan sebaik-baiknya. Pendampingan berfokus pada beberapa inti tugas perkembangan dalam waktu yang tepat dan berdasar pada fase perkembangan mereka. Di sini penulis hanya memfokuskan pembahasan pendampingan pada dua aspek, yaitu pendampingan pada aspek kompetensi dan aspek perkembangan emosional.


29

A. Pendampingan pada aspek kompetensi meliputi: 1. Mengembangkan kemampuan adversitas, yaitu : a. Membangun kemampuan daya juang dalam mencapai target. b. Mengembangkan kemampuan mengendalikan diri. c. Mengembangkan keaslian ide/gagasan. d. Mengembangkan kemampuan subyek untuk beradaptasi dengan rintangan dan persoalan. 2. Pendampingan pengembangan harga diri, yaitu : a. Meningkatkan kemampuan untuk mengatasi perasaan yang tidak nyaman. b. Meningkatkan kemampuan untuk menetapkan secara tegas sebuah komitmen. c. Menumbuhkembangkan kemampuan untuk merasakan sesuatu yang menjadi kelebihannya. d. Meningkatkan kemampuan identifikasi diri sebagai suatu identitas yang berbeda dengan invividu lain. 3. Pendampingan dinamika problem solving, yaitu : a. Membantu mengoptimalkan motivasi untuk berprestasi secara ideal. b. Membantu mengembangkan kemampuan untuk membangun suasana nyaman ketika harus menyelesaikan masalah. c. Membantu meningkatkan kemampuan untuk mengklarifikasikan informasi. d. Membantu mengembangkan kemampuan untuk menyusun strategi dalam menyelesaikan masalah. e. Membantu mengembangkan kemampuan untuk melakukan kompromi terhadap persoalan yang sedang dihadapi. 4. Pendampingan dalam perkembangan seksual, yaitu :


30

a. Membantu mengembangkan kemampuan subyek dalam membangun hubungan heteroseksual di dalam lingkungannya. b. Membantu mengembangkan kemampuan kendali diri. c. Membantu mengembangkan kemampuan untuk menyelesaikan perasaan dasar dengan kompensasi yang positif. 5. Pendampingan keterminatan, yaitu : a. Membantu mengoptimalkan keterminatan berdasarkan nilai kemampuan dasar yang dimilikinya. b.

Membantu menggali lebih dalam keterminatan subyek dengan kemungkinan pengembangan keterbakatan.

6. Pendampingan pengembangan kemampuan inter-personal, yaitu : a. Membantu membangun kemampuan komunikasi sosial. b. Membantu membangun kemampuan untuk beradaptasi dengan norma sosial yang berlaku di dalam lingkungan terdekat. c. Membantu membangun kemampuan untuk memahami persoalan sosial. d. Membantu membangun kemampuan kemandirian. 7. Pendampingan pengembangan kemampuan intra-personal, yaitu : a. Membantu membangun kepekaan diri. b. Membantu membangun kebijakan diri. c. Membantu membangun kesiapan diri. d. Membantu membangun kepercayaan diri. 8. Pendampingan profesi, yaitu : a. Membantu membangun keyakinan atas profesi yang akan dan sedang dipilih. b. Membantu membangun ketajaman wawasan masa depan. c. Membantu membangun kemampuan sistem kerja.


31

d. Membantu membangun kemampuan pengelolaan diri. B. Aspek Perkembangan Emosional Pendampingan pada aspek perkembangan emosional dalam membangun pola perilaku berdasar kecenderungan emosi, terdapat 12 kecenderungan yang berpengaruh pada pola perilaku seseorang, yaitu : 1. Achievement : Kecenderungan untuk mengembangkan dan mengedepankan sikap sportif dalam mencapai prestasi di kehidupannya, indikasinya antara lain : a. Berani menghargai karya dan pendapat orang lain. b. Berani membuka diri untuk belajar dari orang lain. c. Mampu mengendalikan dorongan untuk menang sendiri. d. Mau belajar bersaing dan tidak iri hati. e. Berani menerima kegagalan dan tidak putus ada. 2. Pertahanan diri: Kebutuhan untuk mempertahankan diri dari serangan, kritikan, ancaman dan penilaian orang lain, dengan indikasi antara lain : a. Mampu mempertahankan sikap dan prinsip diri dan tidak mudah terpengaruh. b. Bisa belajar dari berbagai pengalaman atau kesulitan dan tidak curiga terhadap lingkungan. c. Mampu mempertahankan sikap kreatif dan tekun. d. Mau belajar dan mendengarkan orang lain. e. Dapat bergaul secara luas dan bersikap rileks. 3. Otonomi : Kecenderungan untuk mentaati aturan/norma yang berlaku dalam lingkungannya, indikasinya antara lain : a. Berani mengambil inisiatif dan tidak terganggu oleh aturan. b. Taat pada aturan tetapi tidak kaku/fleksibel. c. Berani berkreasi dan mampu memupuk kepercayaan diri.


32

d. Mandiri dan fleksibel pada aturan. 4. Penonjolan diri: Kecenderungan untuk berani tampil di muka umum, indikasinya antara lain : a. Memiliki keinginan untuk tampil secara wajar. b. Mampu mengekspresikan diri secara baik. c. Berani mengungkapkan perasaannya secara wajar d. Memiliki rasa percaya diri secara baik. 5. Kerja sama : Kecenderungan untuk berinteraksi dengan lingkungan/kelompok, indikasiya : a. Memiliki sikap interaktif. b. Memiliki keterampilan dalam bersosialisasi. c. Bisa bekerjasama dengan teman dalam kelompoknya. d. Mampu menyesuaikan diri dengan lingkungan. 6. Kepedulian : Kecenderungan untuk peduli terhadap segala sesuatu yang terjadi pada lingkungannya, indikasinya antar lain : a. Bisa menerima pendapat orang lain. b. Bisa memahami, lingkungan sekitar. c. Bisa memahami orang lain. d. Memiliki rasa peduli secara baik. e. Dapat mengendaalikan emosi. 7. Ketergantungan : Kecenderungan untuk memenuhi kebutuhan tanpa tergantung pada orang lain, indikasinya antara lain : a. Mandiri b. Memiliki rasa percaya diri. c. Bisa mengembangkan kreativitas.


33

d. Dapat mengembangkan kemampuan kerkomunikasi dengan orang lain. 8. Dominasi: Kecenderungana dan kemauan untuk memimpin, menguasai dan mempengaruhi serta mengatur individu lain, indikasinya antara lain : a. Cenderung bisa dan mau memimpin. b. Memiliki karisma untuk kepemimpinan. c. Mampu mempengaruhi orang lain. d. Terampil bersosialisasi dengan baik. e. Mampu memberi motivasi ke oranag lain. 9. Kebimbangan: Kecenderungan untuk menunjukkan rasa tanggung jawab terhadap suatu hal yang menjadi miliknya, indikasinya antara lain : a. Memiliki keterampilan untuk mempertimbangkan sesuatu. b. Memiliki rasa tanggung jawab. c. Memiliki ketegasan dalam bertindak. d. Memiliki motivasi untuk merawat dan menjaga miliknya. e. Memiliki sikap waspada, teliti dan tidak ceroboh. 10. Keajegan: Kecenderungan untuk bersikap konsisten, tuntas dalam melaksanakan tugas, memegang komitmen, teguh pada prinsip, indikasinya antara lain : a. Memiliki motivasi untuk menyelesaikan tugas. b. Memiliki motivasi untuk mengembangkan kreativitas. c. Mempunyai motivasi untuk setia dan berpegang teguh pada pendirian. 11. Heteroseksual : Kecenderungan untuk mengembangkan komunikasi antar pribadi secara baik tanpa membedakan lawan jenis, indikasinya antara lain : a. Memiliki keterampilan berkomunikasi terhadap sesama tanpa membedakan lain jenis. b. Mempunyai kemampuan mengendalikan perasaan.


34

c. Mampu beradaptasi dengan baik terhadap lawan jenis. d. Mampu bersosialisasi dengan baik juga pada lawan jenis dan setia dalam memegang janji. 12. Power energetic; Kecenderungan untuk memenuhi kebutuhan merusak ke dalam bentuk aktivitas yang positif dan bermanfaat, indikasinya antara lain : a. Memiliki motivasi untuk mengembangkan kreaktivitasnya. b. Mempunyai kemampuan berinovasi. c. Memiliki kemampuan bergerak secara wajar dan terkendali. d. Mempunyai kemampuan mengendalikan perasaan, juga di saat kecewa. Dinamika kecenderungan emosional sangat dipangaruhi oleh : (1) pola asuh apakah otoriter, permisif, demokratif atau protektif yang paling dominat dialami dalam pertumbuhannya. (2) Terpenuhi atau tidaknya kebutuhan dasar baik fisik maupun psikologis, karena bila kebutuhan dasar tidak terpenuhi secara baik akan menimbulkan penderitaan dan konflik batin yang akan menyebabkan tindakan kompensasi yang dapat merusak diri dan orang lain. Oleh karena itu dalam pencarian dan pembentukan jati diri mereka membutuhkan pendampingan yang tetap dan efektik. Dalam pendampingan para orang tua/ pembimbing perlu memperhatikan beberapa hal ini : 1. Orang tualah yang berkewajiban dan bertanggung jawaab terhadap anak sampai mati, bukan kebalikannya. 2. Mementingkan mereka lebih baik dari pada mengaturnya. 3. Cintailah mereka; karena apa yang orang tua / pembimbing lakukan, kamu lakukan juga bagi Dia yang menciptakannya.


35

Membanagun motivasi; perlu diperhatikan baik oleh orang tua maupun para pembimbing bahwa dalam membimbing yang utama adalah bagaimana pembimbing mampu membangun motivasi dalam diri mereka yang dibimbingnya, yaitu : 1. Buat mereka mempunyai komitmen yang positif dan bersikap sportif serta konsisten. 2. Bila perlu manfaatkan teman dekat (engel) untuk menyampaikan pesan didik, kerana suara teman biasanya akan lebih didengar. 3. Minimalisir rasa kekawatiran dalam diri mereka, kerena kekawatiran akan menjadi bekal kenakalan. 4. Orang tua dan pembimbing harus bisa menjadi role model. 5. Bangun sikap konsisten dan konsekwen atas komitmen yang dibuatnya. 6. Berikan rewards dan punishment yang seimbang. 7. Tentukan keunggulan masing-masing pribadi dan bangun rasa bangga atasnya. Setiap pribadi menginginkan tumbuh dan berubah ke arah yang lebih baik. Namun kadangkala hal ini tidak disadari oleh setiap orang. Untuk hidup lebih baik seseorang perlu mengenal dan mengelola diri sendiri secara lebih baik. (Jarot,2012). Pendampingan dapat mempermudah bagi seseorang untuk mengenal dan mengelola hidup ke arah yang lebih baik. PENUTUP Peran orang tua dan pembimbing sangat besar untuk kelancaran dan pencapaian keberhasilan seorang mahasiswa. Orang tua dan pembimbing dapat membantu mahasiswa bimbingannya dalam merencanakan program studi, melaksanakan kegiatan belajar, menangani masalah belajar dan mengembangkan diri.


36

Tujuan

pendampingan

adalah

memelihara

keseimbangan

dan

keselarasan

perkembangan pribadi mahasiswa yang dibimbingnya dalam proses belajar dan dalam langkah menggapai sukses. Dalam melaksanakan pendampingan baik orang tua maupun pembimbing harus melakukan kerjasama dengan berbagai pihak. Seperti disebutkan di atas bahwa pendampingan melibatkan antara lain: pelaku pendidikan/ dosen, pelaksana pendidikan, dan teknisi pendidikan. Sehubungan dengan hal tersebut maka dapat disimpulkan bahwa orang tua ataupun pembimbing harus betul-betul siap mental dalam melaksanakan tugas pendampingannya. Ketidaksiapan dan ketidakcermatan orang tua dan pembimbing dapat mengakibatkan langkah dan keputusan yang diambil anak bimbingannya dapat berakibat fatal. Karya tulis ini diharapkan dapat membantu para orang tua dan pembimbing dalam melaksanakan tugas pendampingannya sehingga apa yang menjadi harapan anak, orang tua dan pendamping dapat tercapai dengan baik. Dan para mahasiswa bimbingannya dapat mencapai sukses; baik akademis, sosial, spiritual maupun finansial dan menjadi berkah baik bagi dirinya maupun bagi orang lain. DAFTAR PUSTAKA Daniel Goleman. Kecerdasan Emosi untuk mencapai prestasi. PT Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. 2005. Grahita Indonesia. Carakter Enhancemen. LPT Grahita Indonesia. Jakarta. Jarot Wijanarko. Hidup Produktif: Mengembangkan Etos Kerja dan Karakter Pribadi Sukses. Penerbit ANDI. Yogyakarta. 2012.


37

PERAN KUALITAS KOMUNIKASI SEKRETARIS DALAM MENINGKATKAN KUALITAS KEPUTUSAN PIMPINAN

Oleh : V.Y. Sri Sudarwinarti, S.Pd.,M.Si.

ABSTRACT The highest form of communication is understanding and empathetic communication to understand the character, purpose, and the role of other people who received the message. The ability to communicate is a determining factor of success of each individual and organization to survive in the highly competitive business competition. Communication skills in the organization is needed in every situation and is the most important skill in the life of every human being and organization. Important factor in communication not only on what is written or said to someone, but rather on one's character and how someone can deliver the message to the message recipient. Other factors such as factors of communication patterns, the availability of data / information that is true, valid, and current, are also needed honesty factor. Honesty is very important in communicating information, not only because of the moral condition of communication but it is very important that one does not follow the communicant, not detrimental to many parties. Through honesty in communicating information or messages will build good will, build trust. These factors will be instrumental in creating and maintaining quality communication with the secretary and the boss will eventually produce a quality decision. Key words: quality, communication, decision PENDAHULUAN Yang menjadi pola pemikiran banyak orang tentang kualitas komunikasi adalah mutu seseorang dalam berbicara ataupun berhubungan dengan orang lain secara individu ataupun dengan sekelompok orang. Pada umumnya apabila seseorang mampu berbicara secara sistematis, jelas, penggunaan kata-kata mampu menimbulkan kesan positif bagi


38

komunikan maupun bagi lingkungannya, tujuan dari orang berkomunikasi dapat tercapai, kata – kata yang digunakan mampu membangun keharmonisan komunikasi sekaligus mampu membangun dan mempersuasif pemikiran seseorang ke ranah obyektifitas berfikir, komunikasi yang dilakukan mampu menjadi dasar terbukanya banyak komunikasi selanjutnya, maka seseorang tersebut akan dinilai mempunyai kualitas komunikasi yang baik. Gambaran tentang kondisi komunikasi yang baik tersebut mutunya akan semakin mampu dirasakan dan direspon dengan baik oleh komunikan maupun lingkungan komunikasi apabila komunikator dalam berkomunikasi itu mampu memberikan informasi ataupun pesan yang jujur yang diimbangi dengan bahasa nonverbal yang tepat dan baik. Sesungguhnya kualitas komunikasi tidak hanya ditentukan oleh kualitas berbicara saja akan tetapi yang lebih tepat adalah ditentukan oleh kualitas komunikasi secara verbal maupun non verbal. Kejujuran informasi dalam berkomunikasi sangat dibutuhkan, bukan saja karena sebagai syarat moral komunikasi tetapi ada hal lain yang jauh sangat penting yaitu agar komunikan tidak salah menindaklanjuti dalam berkomunikasi sehingga tidak merugikan banyak pihak. Dengan kejujuran informasi atau pesan dalam berkomunikasi akan membangun good will, membangun kepercayaan dan akhirnya orang akan tertarik dan senang bekerjasama. Konsekwensi logis dari suatu profesi yang dipilih ataupun suatu profesi yang telah dimiliki sangat membutuhkan adanya kecerdasan dalam berkomunikasi secara verbal maupun non verbal dalam melakukan tugas-tugas atau pekerjaan yang ada. Mengingat komunikasi adalah ilmu dan seni maka ukuran dari suatu kecerdasan dalam berkomunikasi untuk orang yang satu dengan orang lainnya tentunya juga tidak sama. Namun demikian kemampuan komunikator dalam mengemas pesan secara jujur dengan kemampuan argumentasi yang baik merupakan salah satu kriteria kecerdasan dalam


39

berkomunikasi. Sementara itu disisi lain kecerdasan komunikasi juga akan terlihat dan dirasakan dalam melakukan komunikasi secara verbal melalui tulisan-tulisan dengan katakata serta bentuk format yang baik dan tepat dalam berhubungan dengan orang lain, baik dalam menyelesaikan pekerjaan ataupun mengkomunikasikan segala sesuatu kepada pihak lain. Kecerdasan komunikasi juga dapat dilihat dari pesan yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan secara dalam dengan penuh hati. Hal ini dikarenakan komunikator mampu berbicara ataupun berkomunikasi dari hati. Begitu pula halnya dengan profesi sekretaris yang tidak dapat dipisahkan dengan jabatan pimpinan di suatu perusahan atau lembaga ataupun organisasi. Hal ini jelas karena yang membutuhkan sekretaris dalam menangani pekerjaan kantor hanyalah pimpinan, dan pimpinan erat kaitannya dengan berbagai keputusan dari berbagai hal. Sementara itu keputusan– keputusan yang dibuat oleh pimpinan sangat dipengaruhi oleh data-data dan informasi dari atau melalui sekretaris. Jadi jelas bahwa seorang sekretaris professional harus mempunyai kecerdasan komunikasi. Hal ini sangat penting agar kualitas keputusankeputusan yang dibuat pimpinan benar-benar efektif berguna bagi banyak orang dan menjawab permasalahan serta kebutuhan yang ada. Permasalahan pokok dalam tulisan ini adalah sejauh mana peran kualitas komunikasi sekretaris dapat mempengaruhi peningkatan kualitas keputusan pimpinan, dan bagaimana sekretaris menciptakan dan menjaga kualitas komunikasi kepada pimpinannya. Tujuan tulisan ini adalah untuk mengetahui faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kualitas komunikasi sekretaris dengan pimpinannya. Manfaat yang dapat diperoleh dari tulisan ini adalah sekretaris dan pimpinan dapat mengetahui faktor-faktor apa saja yang perlu dijaga agar komunikasi tetap berkualitas. Metodologi yang digunakan dalam tulisan ini adalah analisis deskriptif dengan menggunakan studi literature.


40

DASAR TEORI Pengertian Kualitas Ada beberapa teori yang menjelasakan tentang kualitas. Hal ini penting dan menarik karena berbicara kualitas akan berkaitan erat dengan masalah kepuasan yang diterima atau dialami oleh siapa saja dalam hal apa saja. Konsumen akan puas dalam mengkonsumsi barang atau jasa apabila barang yang dibeli benar-benar mampu memenuhi kebutuhannya dan jasa yang diterima memuaskan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia : Kualitas adalah tingkat baik buruknya atau taraf derajat sesuatu. Pandangan lain tentang kualitas juga datang dari Philip B. Crosby (Suardi,2003): Kualitas merupakan kesesuaian terhadap persyaratan. Sedangkan W. Edwards Deming (Suardi, 2003) menyebutkan: Kualitas merupakan pemecahan masalah untuk mencapai penyempurnaan terus – menerus. Dengan pengertian tersebut bahwa kualitas merupakan suatu solusi yang tepat bagi perusahaan untuk meningkatkan kinerja dari perusahaan dalam produksi, distribusi dan pelayanan. Kualitas juga dapat diartikan dari sudut pandang produk dan pelayanan, yaitu jika konsumen merasakan kepuasan setelah mereka menggunakan produk dan merasakan pelayanan yang ada. Pengertian Komunikasi Menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communications: Principles and Methods, disebutkan Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol – simbol, sinyal – sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Sementara itu menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan. Pada umumnya pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih, dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara komunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-


41

sinyal non verbal. Di dalam dunia praktis, kita juga mengenal komunikasi antar pribadi (interpersonal communication) dan komunikasi lintas budaya (intercultural/cross-cultural communications), selain komunikasi bisnis (business communications). Komunikasi antarpribadi merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami kedua belah pihak dan cenderung lebih fleksibel/luwes dan informal. Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun non verbal untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi lintas budaya merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, masing-masing mempunyai budaya yang berbeda karena perbedaan geografis tempat tinggal. Bentuk Dasar Komunikasi Dalam bukunya yang berjudul Komunikasi Bisnis, Djoko Purwanto,M.BA, mengatakan bahwa bentuk dasar komunikasi terdiri dari komunikasi verbal dan non verbal. Komunikasi verbal merupakan bentuk komunikasi yang lazim digunakan untuk mencapaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain melalui tulisan atau lisan. Contohnya : (a) membuat dan mengirim surat penawaran barang kepada konsumen, (b) melakukan teleconference dengan pihak lain (c) mengirim dan menerima pesan. Sedangkan komunikasi non verbal merupakan komunikasi yang menggunakan gerakan tubuh,bahas tubuh, sandi, simbol-simbol, pakaian seragam,warna,intonasi suara,dll. Contoh (a) asbak tersedia di atas meja untuk menunjukkan bahwa tamu diperbolehkan merokok, (b) menggertakan gigi menunjukkan kemarahan. Pengertian Sekretaris Sekretaris adalah seseorang yang membantu pimpinannya dalam pendiktean, menyiapkan surat- menyurat, mengingatkan pimpinannya mengenai pertemuan atau


42

perjanjian, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari pimpinannya. Pengertian tersebut menurut M. Braum dan Ramon dikutip oleh Tony Woworuntu (1998:58). Seorang sekretaris adalah orang yang memegang rahasia serta memperoleh kepercayaan dari pimpinan untuk menangani masalah kantor. Menurut Prayudi Atmosudirdjo, istilah sekretaris berasal dari bahasa latin, yaitu secretum yang berarti rahasia, dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamakan secretarium atau secretaries. Kedudukan, wewenang dan tanggungjawab seorang sekretaris perusahaan dapat berbeda antar perusahaan. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor: -

Besar kecilnya perusahaan atau organisasi

-

Sifat perusahaan atau organisasi

-

Kedudukan orang yang bekerjasama dengan sekretaris

-

Kesediaan pimpinan dalam mendelegasikan tugas dan wewenang kepada sekretaris

-

Kompetensi diri sekretaris serta kesediaannya untuk memikul tanggungjawab atas pelaksanaan tugasnya

Berdasarkan definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seseorang karyawan yang bertugas khusus membantu pimpinan dalam memegang rahasia dan menangani pekerjaan serta mengatur pekerjaan rutin di kantor. PEMBAHASAN Melayani dan dilayani adalah merupakan salah satu bentuk proses interaksi dalam kehidupan bermasyarakat. Hal ini dapat terlihat dalam segala macam bentuk layanan publik atau instansi seperti di pemerintahan, swasta, universitas, sekolah, hotel dan rumah sakit, dan dalam interaksi individu. Dalam pelaksanaannya dibutuhkan suatu komunikasi sebagai jembatan antara yang melayani dan yang dilayani. Dalam suatu organisasi dapat dicontohkan antara bawahan dengan atasan, antara sekretaris dengan pimpinan.


43

Dalam suatu organisasi kepemimpinan merupakan faktor yang sangat penting dalam menentukan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Kepemimpinan merupakan titik sentral dan penentu kebijakan dari kegiatan yang akan dilaksanakan dalam organisasi. Kepemimpinan adalah aktivitas untuk mempengaruhi perilaku orang lain agar supaya mereka mau diarahkan untuk mencapai tujuan tertentu (Thoha, 1983 : 123). Kepemimpinan mengandung beberapa unsur pokok antara lain : (1) Kepemimpinan melibatkan orang lain; (2) Dalam memimpin terjadi pembagian kekuasaan dan proses mempengaruhi oleh pemimpin; (3) Ada tujuan bersama yang harus dicapai dibawah kepemimpinannya. Dengan kata lain pimpinan itu tidak bekerja sendiri. Masing-masing mempunyai tugasnya, diantaranya pimpinan harus membuat suatu keputusan dalam menjalankan roda organisasi yang dapat mencapai tujuan bersama. Diantara individuindividu tersebut diperlukan suatu interaksi dalam bentuk komunikasi yang berkualitas. Sekretaris harus dapat berkomunikasi yang berkualitas dengan pimpinannya agar dapat membuat suatu keputusan yang berkualitas. Keahlian komunikasi sekretaris dalam organisasi akan sangat terlihat pada keberhasilan sekretaris dalam berkomunikasi dengan banyak pihak di organisasi bisnis seperti dengan pimpinan, karyawan-karyawan, partner kerja perusahaan, pihak birokrat pemerintah, pelanggan/konsumen. Keberhasilan sekretaris dalam berkomunikasi jelas menjadi good image dan cermin yang bernilai tinggi bagi perusahaan terlebih pimpinan yang didampingi oleh sekretaris. Secara langsung ataupun tidak langsung kehebatan sekretaris dalam berkomunikasi menjadi energy positif bagi pimpinan, hal ini terjadi karena kualitas komunikasi sekretaris dalam menjalankan tugas -tugasnya baik tugas rutin maupun tugas insidentalnya mampu membuat pimpinan puas dan bangga. Kepuasan dan kebanggaan pimpinan dirasakan karena berdasarkan hasil kerja sekretarisnya yang berkualitas yaitu tepat waktu, data-data lengkap akurat, tertata,jelas, membuat pimpinan mudah dan tepat


44

membuat keputusan. Keputusan-keputusan pimpinan yang telah dibuat tersebut tentunya akan dirasakan oleh seluruh lingkungan organisasi baik secara intern ataupun ekstern. Dan bisa dibayangkan betapa besar pengaruh positif bagi perusahaan atas keputusan-keputusan pimpinan yang tepat, dan proses itu semua salah satu unsur pentingnya adalah kualitas kerja sekretaris. Mutu keputusan-keputusan pimpinan jelas menentukan kepercayaan dan kerjasama dengan banyak pihak, jadi mutu keputusan yang baik dengan meminimalisir kesalahan atau zero error pada saat implementasi keputusan dalam ranah operasional organisasi bisnis akan membawa dampak keuntungan bagi perusahaan. Sebelum membahas lebih lanjut tentang peran seorang sekretaris dalam meningkatkan kualitas keputusan pimpinan, hendaknya sekretaris tersebut memahami akan tugas dan peran pimpinan. Menurut A.F. Stone, tugas utama seorang pemimpin adalah : 1. Pemimpin bekerja dengan orang lain : seorang pemimpin bertanggungjawab untuk bekerja dengan orang lain, diantaranya dengan atasannya, staf, teman sekerja atau atasan lain dalam organisasi ataupun orang diluar organisasi. 2. Pemimpin adalah tanggungjawab dan mempertanggungjawabkan (akuntabilitas): Seorang pemimpin bertanggungjawab untuk menyusun tugas dan menjalankan tugas, mengadakan

evaluasi

untuk

mencapai

outcome

yang

terbaik.

Pemimpin

bertanggungjawab untuk kesuksesan stafnya tanpa kegagalan. 3. Pemimpin menyeimbangkan pencapaian tujuan dan prioritas : Proses kepemimpinan dibatasi sumber, jadi pemimpin hanya dapat menyusun tugas dan mendahulukan prioritas. Dalam upaya pencapaian tujuan pemimpin harus dapat mendelegasikan tugas-tugasnya kepada staf. Kemudian pemimpin harus dapat mengatur waktu secara efektif dan menyelesaikan masalah secara efektif. 4. Pemimpin harus berfikir secara analistis dan konseptual : seorang pemimpin harus menjadi seorang pemikir yang analistis dan konseptual. Selanjutnya dapat


45

mengidentifikasi masalah dengan akurat. Pemimpin harus dapat menguraikan seluruh pekerjaan menjadi lebih jelas dan kaitannya dengan pekerjaan lain. 5. Pemimpin adalah politisi dan diplomat : seorang pemimpin harus mampu mengajak dan melakukan kompromi. Sebagai seorng diplomat, seorang pemimpin harus dapat mewakili tim atau organisasinya. 6. Pemimpin membuat keputusan yang sulit : Seorang pemimpin harus dapat memecahkan masalah. 7. Manajer adalah forcing moderator : konflik selalu terjadi pada setiap tim dan organisasi. Oleh karena itu, pemimipin harus dapat menjadi seorang moderator. Sedangkan peran pemimpin (menurut Henry Mintzberg) adalah : 1. Peran hubungan antar perorangan, dalam hal ini fungsinya sebagai pemimpin yang dicontoh, pembangun tim, pelatih, direktur, mentor konsultasi. 2. Fungsi peran informal sebagai monitor, penyebar informasi dan juru bicara. 3. Peran pembuat keputusan, berfungsi sebagai pengusaha, penanganan gangguan, sumber alokasi dan negosiator. Untuk mampu mewujudkan hal tersebut, penting bagi seorang sekretaris mengerti, memahami dengan baik dan benar tentang teknik komunikasi yang efektif baik secara verbal maupun non verbal serta mampu menerapkan manajemen waktu dengan baik dalam menjalankan tugas-tugas sebagai sekretaris professional. Misalnya dalam komunikasi verbal seorang sekretaris dapat membuat surat – surat dengan tepat waktu, jelas, katakatanya mudah dimengerti data-data lengkap akurat jelas sehingga komunikan maupun pimpinan tidak salah mengerti. Atau pada saat berbicara suara jelas tidak pelan tidak lemah tetapi juga tidak teriak,intonasi jelas tertata,adanya keteraturan kata dan kalimat yang digunakan, kualitas kata-kata yang digunakan mampu membangun good image, dalam


46

berkomunikasi orang puas dan senang karena kata-kata yang digunakan kata-kata positif yang cerdas. Kualitas komunikasi verbal sekretaris tersebut juga harus diimbangi kualitas komunikasi non verbal. Dimana sekretaris jelas harus mampu membuat dirinya good looking dan good smart yang terlihat dari performance-nya. Mampu mempadupadankan busana dan sikap dengan baik, bermutu,dan tepat, sehingga dari kesan pertama dilihat dan bertemu orang sudah mampu mengapresiasi secara positif, ini sangat penting guna membangun kualitas komunikasi dan keharmonisan komunikasi sehingga orang senang, puas, dan mudah membangun kepercayaan serta kerjasama. Kualitas komunikasi sekretaris ini jelas memberikan dampak positif bagi pimpinan, karena kualitas sekretrarisnya mencerminkan kualitas dan image pimpinannya, jadi memang benar adanya, bila sekretaris itu sebagai cermin pimpinan. Dan akhirnya perlu disampaikan bahwa sekretaris sangat perlu mengetahui dan menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face) yaitu komunikasi langsung antara komunikator dengan komunikan, komunikasi kelompok dengan kelompok. Karena keuntungan komunikasi langsung sekretaris mampu melakukan persuasi terhadap orang yang diajak bicara (komunikan). Dengan komunikasi langsung komunikator (sekretaris) dapat mengetahui, memahami, mengkaji sejauh mana pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik oleh komunikan. Dengan hal-hal tersebut komunikator (sekretaris) dapat juga melakukan perbaikan sikap dalam berkomunikasi, antara lain: -

Mengontrol setiap kata dan kalimat yang diucapkan

-

Mengulang kata-kata yang mempunyai maksud penting disertai penjelasan secukupnya

-

Memberi kepastian pengertian apa yang telah diucapkan

-

Memberi intonasi pada kata-kata yang penting.


47

Hal lain yang harus diperhatikan sekretaris agar komunikasi berjalan secara baik dan lancar adalah : -

Berperilaku empatik yaitu memahami perasaan orang lain dan berperilaku empatik

-

Tanamkan rasa percaya diri tanpa terpengaruh orang lain

-

Apa yang diucapkan harus dapat dipertanggungjawabkan

-

Bersikap sebagai fasilitator yaitu meberi arah kemudahan.

PENUTUP Pemimpin adalah seorang pribadi yang memiliki kecakapan sehingga mampu mempengaruhi orang lain untuk bersama-sama melakukan aktivitas-aktivitas tertentu untuk pencapaian satu tujuan. Dalam kegiatannya seorang pimpinan dituntut untuk dapat membuat keputusan yang berkualitas. Sementara dalam membuat suatu keputusan diperlukan beberapa data / informasi yang benar, valid, dan terkini yang sebagian besar didapatkan melalui sekretaris. Seorang sekretaris harus dapat berkomunikasi dengan baik dan berkualitas kepada pimpinannya agar data / informasi diterima dengan baik oleh pimpinannya. Seorang pimpinan dalam organisasi atau perusahaan mempunyai beberapa pola komunikasi yang dapat digunakan antara lain : (1) Komunikasi formal yang dapat terdiri dari komunikasi dari atas ke bawah (top down, downward communication), komunikasi dari bawah ke atas (bottom up, upward communication), komunikasi horizontal (horizontal communication

/

lateral

communication),

dan

komunikasi

diagonal

(diagonal

communication); (2) Saluran komunikasi non formal, yaitu pola komunikasi yang berlangsung lebih luas karena komunikasi berlangsung tanpa memperhatikan jenjang herarki, pangkat dan kedudukan/jabatan. Pimpinan dapat memilih dan menerapkan pola komunikasi yang sesuai dengan instansinya.


48

Disamping pemilihan pola komunikasi, tersedianya data / informasi yang benar, valid, dan terkini, juga diperlukan kejujuran. Kejujuran informasi dalam berkomunikasi sangat penting, bukan saja karena sebagai syarat moral komunikasi tetapi ada hal lain yang jauh sangat penting yaitu agar komunikan tidak salah menindaklanjuti dalam berkomunikasi sehingga tidak merugikan banyak pihak. Dengan kejujuran informasi atau pesan dalam berkomunikasi akan membangun good will, membangun kepercayaan dan akhirnya orang akan tertarik dan senang bekerjasama. Faktor-faktor tersebut akan sangat berperan dalam menciptakan dan menjaga kualitas komunikasi sekretaris dengan pimpinannya dan pada akhirnya akan menghasilkan keputusan yang berkualitas. DAFTARPUSTAKA Djoko Purwanto, Komunikasi Bisnis, Erlangga, Jakarta, 2006 Idi Subandi Ibrahim, Kecerdasan Komunikasi, Simbiosa Rekatama Media, Bandung, 2009 Bill Scott, Ir.Agus Maulana (Alih Bahasa), Ketrampilan Berkomunikasi, Binarupa Aksara (Publiser), 2011 Joseph A. Devito, Komunikasi Antar Manusia, Karisma Publising Group, Tangerang, 2011 Asekma Don Bosco, Handbook of Modern Secretary, PPM, Jakarta, 2010 Ignatius Wursanto, Kompetensi Sekretaris Profesional, Andi, Yogyakarta, 2004 Asekma Don Bosco, JurnalSekretari, Asekma Don Bosco, Jakarta, 2013 Purwanto, M Ngalim, Administrasidan Supervisi Pendidikan, Remaja Rosdakarya, Bandung, 1991 Robbins, Stephen, Prinsip – Prinsip Perilaku Organisasi, Erlangga, Jakarta, 2002 Daniel Goleman, Richard Boyatzis, Annie Mckee, Kepemimpinan Berdasarkan Kecerdasan Emosi, PT Gramedia Pustaka, Jakarta, 2007


49

Kamus Besar Bahasa Indonesia http://id.wikipedia.org/kualitas, diakses tanggal 20 Desember 2013 http://www.artikata.com/arti-336598-kualitas-html, diakses tanggal 20 Desember 2013 http://www.sinonimkata.com/sinonim-147099-kualitas-htrr, diakses tanggal 20 Desember 2013


50

ANALISIS DAMPAK PERKEMBANGAN ICT TERHADAP PERAN SEKRETARIS TAHUN 2020 Oleh : Muller Sagala, S.E.,M.M. ABSTRACT

The development of ICT and its use in business life and daily life to continue in 2020 and have started to look at this time. A concrete example is the creation of robot development by Japan and China State that can do the duties of a secretary, and the implementation of a virtual secretary and virtual assistant. It is a challenge for the secretaries, government, and educational institutions. Basically there is no difference in the duties of a secretary is currently the secretary duties in 2020. That might change after the development of ICT in 2020 was in any way the role and duties as secretary. Steps that can be taken by a student or university graduates should be able to control themselves from the outset, to position themselves between the modern technological facilities available. A secretary should be able to be a manager among the advanced facilities.

.

Keywords : ICT, Secretary, Robot PENDAHULUAN Handphone atau HP sudah dikenal oleh berbagai kalangan, mulai dari anak kecil hingga lansia. Sebuah penelitian yang diselenggarakan oleh Nikkei BP Consulting Inc menemukan terjadinya upgrading ponsel setiap 22,6 bulan sekali. Bahkan dalam penelitian terakhir, Nikkei menemukan bahwa rata-rata pengguna mengganti ponsel mereka dengan model yang lebih baru setelah 22,6 bulan. Hal membuktikan bahwa pengembangan ICT memang sangat cepat. Diakui bahwa handphone dapat memberikan beraneka kelebihan bagi konsumen yang mengakibatkan peningkatan daya saing yang sehat antara produsen


51

HP. Handphone dapat memberikan manfaat bagi konsumen dan bagi produsen, baik dari segi komunikasi ataupun segi sosial dan segi pendidikan. Penciptaan robot oleh Negara Jepang dan Negara Cina yang dapat mengerjakan tugastugas seorang sekretaris, akan menjadi suatu tantangan tersendiri bagi pemerintah dan lembaga pendidikan di Indonesia khususnya. Disamping penciptaan robot, tantangan lainnya muncul berupa diberlakukannya virtual secretary dan virtual assistant. Perkembangan ini akan terus berlangsung hingga tahun 2020. Kondisi di atas akan berdampak kepada kehidupan manusia sehari-hari. Berdasarkan sebuah survei, dampak internet termasuk handphone terhadap kehidupan pada tahun 2020 mendatang antara lain handphone sebagai sarana komunikasi utama, mengubah toleransi sosial naik secara signifikan, transparansi yang semakin diterima, virtual reality semakin mendominasi, user interface semakin beragam, dan menipisnya batas waktu kerja dan pribadi. Permasalahan pokok dalam tulisan ini adalah sejauh mana perkembangan ICT berpengaruh terhadap peran sekretaris tahun 2020. Tujuan tulisan ini adalah untuk melakukan studi secara literatur berbagai perkembangan ICT yang telah dan akan terjadi menjelang tahun 2020. Manfaat yang didapat dari tulisan ini adalah dapat diketahui antisipasi dari sejak dini bagaiman sikap para sekretaris, pemerintah, lembaga pendidikan menyikapi perkembangan ICT hingga tahun 2020. Metodologi yang digunakan dalam tuisan ini adalah análisis deskriptif berdasarkan studi literatur. PERKEMBANGAN ICT DAN DAMPAKNYA Para pengguna komputer pada tahun-tahun pertama belum dapat membayangkan bahwa Internet bisa diakses melalui ponsel dan bagaimana dampaknya terhadap kehidupan


52

sehari-hari.

Pew Internet

& American

Life Project

melakukan

survei untuk

menggambarkan skenario tentang dampak Internet terhadap kehidupan sosial, politik maupun ekonomi pada tahun 2020 mendatang. Survei ini dilakukan terhadap 578 expert serta 618 responden, sehingga total partisipannya sebanyak 1,196 orang. Hasil survei tersebut memberikan gambaran mengenai dampak Internet terhadap kehidupan pada tahun 2020 mendatang (hanya yang berhubungan dengan peran sekretaris dan disesuaikan): 1. Ponsel Sebagai Sarana Komunikasi Utama Pada tahun 2020 yang akan datang, diperkirakan ponsel akan menjadi sarana komunikasi yang utama, dengan 50% populasi dunia akan terhubung kepada internet. Perkembangan ponsel kini sudah semakin canggih, selain digunakan untuk komunikasi sehari-hari, ponsel juga memungkinkan penggunanya untuk terhubung ke Internet dan memperoleh informasi dari berbagai belahan dunia secara real time. 2. Toleransi Sosial Naik Signifikan Survei ini menyebutkan bahwa pada tahun 2020, orang akan menjadi lebih toleran dibandingkan sekarang. Hal ini disebabkan oleh exposure yang lebih luas dari internet. Toleransi ini akan menyebabkan berkurangnya kekerasan, turunnya konflik antar kelompok, dan lainnya. 3. Transparansi Semakin Diterima Pada tahun 2020 mendatang, orang akan semakin terbuka untuk berbagi informasi pribadi, opini dan emosi. Seiring dengan semakin meningkatnya transparansi, maka pandangan publik terhadap privasi juga semakin berubah. Meskipun teknologi kini


53

semakin mengakibatkan privasi orang berkurang, namun privasi bagi sebagian besar orang tetap menjadi suatu hal yang penting. Ada orang yang tidak peduli dan bersedia untuk mengumbar privasinya, namun sebagian besar tetap memilih untuk menjaganya. 4. Virtual Reality Semakin Mendominasi Pada tahun 2020, seiring dengan berkembangnya social network hingga teknologi 3D, setiap inci kehidupan nyata mempunyai ruang sendiri pada dunia virtual. Waktu yang dihabiskan oleh orang untuk terlibat dalam dunia virtual juga semakin banyak, bahkan akan semakin mengaburkan garis batas dengan dunia nyata itu sendiri. 5. User Interface Semakin Beragam Sebagian besar responden dan expert setuju bahwa pada tahun 2020 mendatang, user interface akan semakin berkembang dengan memanfaatkan voice recognition hingga touch screen. Jadi, ketika seseorang sedang malas bicara, maka keyboard pada layar sentuh bisa digunakan. Bahkan, suatu saat nanti orang bisa mengetik pada keyboard virtual yang hanya bisa dilihatnya sendiri. 6. Menipisnya Batas Waktu Kerja dan Pribadi Seiring dengan semakin berkembangnya teknologi, maka pada tahun 2020, batas antara waktu bekerja dan waktu pribadi semakin menipis. Sehingga, fokus akan lebih ditekankan kepada hasil, bukan proses (output oriented). Karyawan akan memiliki kebebasan untuk melakukan pekerjaannya kapan saja, bahkan dimana saja, asalkan selesai. Terlepas dari dampak Internet terhadap kehidupan pada tahun 2020 sebagaimana diuraikan di atas, setiap pengguna hendaklah dapat mengambil sikap bijak terhadap


54

dampak positif dan khususnya terhadap dampak negatif. Dampak positif yang dapat dicatat antara lain : dapat mendorong pertumbuhan dunia usaha dan dunia industri; dapat meningkatkan daya beli yang lebih tinggi (naiknya PDB); mendorong peningkatan inoviasi, dan reka cipta. Namun perlu juga dicatat dampak negatif yang diakibatkan antara lain : adanya pemanasan global; perubahan cuaca; pengurasan sumber daya alam; dan pelepasan CO2 global. Khusus untuk pengurasan sumber daya alam, Prabowo Subianto menegaskan bahwa sebagai akibat pengurasan sumber daya alam di Indonesia yang tidak dikelola dengan baik maka 12 tahun ke depan sumber daya tersebut akan habis (Probowo,2013 : 86). Terdapat contoh dari beberapa Negara bagaimana ICT dikembangkan yang dapat menyentuh hampir kepada semua aspek kehidupan manusia. Negara Jepang dan China misalnya, telah mengembangkan robot untuk dapat membantu bahkan menggantikan sebagian tugas-tugas sekretaris, misalnya sebagai resepsionis di China. Bahkan Negara Jepang telah menciptakan robot yang dapat mengerjakan tugas-tugas yang biasa dikerjakan oleh seorang sekretaris. Robot ini tercipta dari hasil melalui penelitian selama 15 tahun yang dilakukan oleh Professor Hirohi Kobayashi dari Tokyo University. Ada beberapa keunggulan apabila menggunakan robot yaitu : (1) bisa berganti peran, misalnya menjadi seorang guru, menjadi resepsionis; (2) didukung dengan kemampuan multibahasa-nya (dapat disesuaikan oleh program komputer yang relatif tanpa batas); (3) menghemat pengeluaran untuk karyawan; (4) menyerupai bentuk dan muka yang dikehendaki, misalnya layaknya seorang wanita; (5) dapat menirukan berbagai ekspresi manusia. Pada dasarnya lebih jauh ke depan, Pemerintah Jepang sejak awal telah menyadari potensi peranan teknologi informasi dan komunikasi di berbagai aspek, baik untuk individual, bisnis, maupun pemerintahan. Itu sebabnya mengapa ICT telah dan akan terus


55

menjadi fokus utama pemerintah Jepang. Targetnya adalah ICT bukan hanya menjadi milik orang muda yang gemar melekatkan jemarinya pada ponsel pintar, tetapi semua kalangan, termasuk manula, diharapkan bisa berangkulan mesra dengan ICT yang akhirnya menuju kepada kehidupan yang lebih baik. Menurut Jepang, pada tahun 2020, ICT harus dapat dimanfaatkan untuk melayani masyarakat, mengatasi berbagai permasalahan, dan pada akhirnya memicu munculnya banyak bisnis baru. Disisi lain diharapkan kualitas kehidupan akan meningkat, perekonomian juga akan terus tumbuh. Hal ini sejalan dengan hasil survei sebagaimana dijelaskan terdahulu. Di bidang kesehatan misalnya, mengingat jumlah manula di Jepang yang semakin banyak, pemerintah menyiapkan layanan monitoring kesehatan dengan bantuan ICT. Dengan sensor, kondisi kesehatan seorang pasien dapat diketahui secara realtime, dokter dapat melakukan tindakan secara langsung. Di bidang bencana alam, tersedia berbagai data yang siap diolah tentang geografis, prediksi cuaca, dan sebaran penduduk. Peringatan dini bencana akan dikirim melalui berbagai perangkat, misalnya melalui ponsel atau bahkan layar LED di berbagai ruang publik. Termasuk pengaturan berbagai moda transportasi secara otomatis mengarah ke lokasi yang aman. Pengembangan layanan online pengurusan dokumen & akses informasi pemerintahan, rekomendasi sistem pertanian dan pendidikan jarak jauh, juga terus dikembangkan oleh pemerintah Jepang. Pemerintah Malaysia juga telah berpikir jauh ke depan dan menetapkan arah ICT ke tahun 2020 yaitu meliputi kekayaan, pengetahuan, dan kesejahteraan. Strategi utama ICT yang ditetapkan adalah berbasis kepada :


56

1. Supply to demand, dalam arti menjaga keseimbangan penawaran dari sisi produsen dan permintaan pemenuhan kebutuhan dari konsumen. Dengan demikian terdapat keseimbangan harga yang pantas untuk menjaga stabilitas ekonomi dengan dukungan ICT. 2. Consumption to production, dalam arti produksi dan konsumsi adalah penggunaan barang dan jasa yang merespon kebutuhan dasar dan membawa lebih memenuhi syarat hidup, dan meminimalkan penggunaan sumber daya alam, bahan beracun dan emisi limbah dan polutan selama siklus hidup, sehingga tidak membahayakan kebutuhan generasi mendatang. 3. "Low-knowledge added" dan "high-knowlegde added", dalam arti meningkatkan nilai pengetahuan skala rendah ke skala tinggi. Negara Eropa juga mendukung inovasi di Unit Eropa di tahun 2020, secara keseluruhan 4,8 persen dari perekonomiannya dialokasikan untuk penelitian dan pengembangan ICT. Saat ini di Jerman, lebih dari 80 persen ekspornya didukung oleh aplikasi ICT modern, yang meliputi sektor industri otomatif, teknologi medis, dan logistik. Sebagai perbandingan pada tahun 2011 pendanaan proyek program ICT 2020 sebesar 1,5 miliar Euro. Dengan kata lain bahwa perkembangan ICT di tahun 2020 patut untuk disikapi dan diantisipasi

sejak

saat

ini.

Bilamana

diperlukan

penyesuaian,

hendaklah

mempersiapkannya sejak dini. Lompatan besar ICT ini akan memberi keuntungan kepada mereka yang telah siap dan akan menjadi kerugian dan ‘malapetaka’ bagi mereka yang tidak siap.


57

PERAN SEKRETARIS TAHUN 2020 Secara umum setiap organisasi memiliki manusia-manusia yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan, termasuk didalamnya pekerjaan administrasi yang merupakan suatu proses penyelenggaraan organisasi. Sifat-sifat dari pekerjaan administrasi tersebut antara lain: (1) bersifat pelayanan, yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan; dan (2) bersifat menyeluruh, yaitu mencakup semua urusan dan keterangan dalam perkantoran. Apabila pekerjaan administrasi tersebut dijabarkan secara lebih rinci akan mancakup hal-hal berikut : 1. Korespondensi dan laporan, kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja organisasi ataupun kantor sampai pada persiapan hal-hal yang harus dilaporkan kepada pimpinan. 2. Komunikasi, yaitu berhubungan dengan proses surat-menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta faksimile atau internet. 3. Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data statistik, dll. 4. Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan organisasi. Terkait dengan peran seorang sekretaris yang merupakan orang kedua setelah pimpinan, tidak hanya mengurusi pekerjaan administrasi di atas. Tugas dan fungsi sekretaris dapat mempunyai peran ganda, yaitu : (1) orangnya, yaitu seseorang yang telah memenuhi syarat-syarat tertentu dan dipandang mampu serta cakap dalam melaksanakan


58

tugas-tugas kesekretarisan; dan (2) jabatannya, yaitu wewenang dengan sekelompok tugas yang merupakan tanggung jawab tertentu, yakni tanggung jawab kesekretarisan. Peran sekretaris secara umum meliputi antara lain : 1. Peranan sekretaris terhadap atasan : a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan. b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab. c. Sebagai penyambung keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas. d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide. e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan. 2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) : a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place). b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.


59

c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan. d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan. Adapun tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris dalam berbagai skala perusahaan atau organisaasi. Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Menerima dikte dari pimpinan. 2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile). 3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting. 4. Menerima tamu-tamu pimpinan. 5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya. 6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya. 7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan. 8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan. 9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.


60

10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan. 11. Tugas-tugas lain atas instruksi pimpinan. Dengan demikian, peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pimpinan sangat besar sehingga jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut profesional yang tinggi. Jadi, kemampuan pribadi seorang sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari menjadi bagian penting yang tidak dapat dipisahkan pada tugas seorang sekretaris. Dapat ditambahkan bahwa tugas-tugas sebagaimana dijelaskan di atas adalah tugas-tugas yang secara umum baku untuk seluruh kegiatan administrasi perkantoran. Berkaitan dengan peran sekretaris pada tahun 2020, dapat dijelaskan bahwa pada dasarnya tidak ada perbedaan tugas antara seorang sekretaris saat ini dengan tugas sekretaris pada tahun 2020 atau tahun-tahun setelahnya. Posisi sekretaris pun tidak berubah, akan tetap menjadi orang nomor 2 setelah pimpinan dalam satu kantor atau unit kerja. Yang kemungkinan berubah adalah peran dan caranya dalam setiap menjalankan tugas sebagai sekretaris. Ada beberapa alasan mengapa terjadi kemungkinan perubahan peran seorang sekretaris pada tahun 2020 antara lain : (1) kebutuhan akses informasi secara real time di belahan seluruh dunia ini menyebabkan sekretaris harus siap selama 24 jam dalam sehari; (2) faktor kerahasian yang selama ini menjadi ciri khas dan keunggulan seorang sekretaris perlu disikap secara sangat hati-hati mengingat ICT saat ini sudah sangat transparan; (3) ada


61

perubahan pola kerja, ada jam kerja kantor yang saat ini berlaku menjadi tidak ada jam kerja tertulis tetapi harus bekerja relative selama 24 jam; (4) sebagian besar peran operasional teknis sekretaris akan akan dilakukan oleh ICT. Para pelaku bisnis di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, menghadapi berbagai tantangan dan berada dalam lingkungan saling bersaing. Para esekutif menjadi sangat tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sistem yang baru. Para manajer lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu. Kondisi yang demikian ini membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal, professional, dan lebih efisien. Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Pada akhirnya dalam era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi, mendekati tahun 2020, menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga persaingan dengan tenaga-tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar negeri tidak menjadi kendala, terlebih karena perkembangan dan pertambahan penciptaan robot dan fasilitas ICT yang semakin sempurna. PENUTUP Perkembangan ICT dan penggunaannya dalam kehidupan bisnis dan kehidupan seharihari untuk tahun 2020 yang akan datang sudah mulai terlihat saat ini. Layar sentuh pada satu peralatan elektronik yang relatif kecil telah dapat membantu sebagian besar tugastugas pemiliknya. Teknologi informasi dan komunikasi ini berlaku di seluruh dunia tanpa ada batas waktu dan lokasi.


62

Penciptaan robot oleh Negara Jepang dan Negara Cina yang dapat mengerjakan tugastugas seorang sekretaris akan menjadi suatu tantangan tersendiri bagi pemerintah dan lembaga pendidikan di Indonesia khususnya, dan dinegara-negara lain pada umumnya. Tantangan dimaksud harus dapat menciptakan posisi seorang sekretaris sebagai orang kedua

setelah

pimpinan

secara

lebih

berkualitas.

Tantangan

lainnya

adalah

diberlakukannya virtual secretary dan virtual assistant. Dalam kenyataannya memang diakui bahwa tidak semua fungsi dan tugas sekretaris dapat digantikan atau diambil alih oleh robot atau oleh virtual secretary. Sebagai makluk sosial, tatapan mata, emosi, dan sapaan seorang sekretaris kepada pimpinan dan sejawat secara fisik masih tetap sangat diperlukan. Perilaku interaksi sosial ini akan sangat bermanfaat untuk saling memberikan motivasi dan saling menguatkan termasuk berbagi pengalaman satu sama lain. Bagi seorang mahasiswa hendaknya sejak awal dapat mengontrol diri, menempatkan posisi diri diantara fasilitas teknologi modern yang tersedia. Seorang sekretaris harus dapat menjadi manajer diantara fasilitas-fasilitas ‘mewah’ tersebut. Bagi pemerintah dan lembaga pendidikan pada khususnya hendaklah dapat menciptakan lulusannya untuk mandiri, percaya diri, cerdas, sigap, dan dengan hati untuk melaksanakan tugas-tugas administrasi perkantoran dengan memanfaatkan fasilitas ICT yang tersedia. Setiap mahasiswa atau lulusan suatu perguruan tinggi pada kondisi apapun seharusnya dapat menyesuaikan diri ketika menggunakan ICT yang jauh lebih modern. Pada kondisi lain, ICT diharapkan dapat membantu mempermudah tugas-tugas seorang sekretaris. ICT adalah ciptaan manusia, dengan maksud agar ICT tersebut dapat mendukung aktifivitas menusia sehari-hari dan mendapatkan kehidupan yang lebih layak.


63

DAFTAR PUSTAKA Prabowo Subianto. Membangun Kembali Indonesia Raya: Strategi Besar Transformasi Bangsa”. Institut Garuda Nusantara. Jakarta. 2013 Sumber: http://vibizconsulting.com/column/index/management/1044/ict, diakses 26 Desember 2013 Sumber: http://www.youtube.com/watch?v=84HTco_ybu4, diakses 26 Desember 2013 Sumber:http://inet.detik.com/read/2009/03/11/073916/1097389/511/saya-robot-penggantitugas-sekretaris, diakses 26 Desember 2013 Sumber:http://ramadan.detik.com/read/2013/11/01/084635/2401252/398/ini-rencana-kerjapemerintah-jepang-terkait-ict-bisa-dicontoh, diakses 26 Desember 2013 http://www.organisasi.org/1970/01/manajemen-sekretaris-pengertian-tugas-fungsi-peransyarat-tata-kerja-dll.html, diakses 26 Desember 2013 http://ziescious.blogspot.com/2011/04/keuntungan-kerugian-handphone.html, diakses 26 Desember 2013


64

PEDOMAN PENULISAN NASKAH 1. Naskah merupakan tulisan yang bersifat ilmiah baik dari dosen, mahasiswa, pegawai Asekma Don Bosco di bidang Sekretaris. 2. Naskah merupakan hasil penelitian lapangan, studi kasus, dan studi kepustakaan yang bersifat obektif, sistematis, analitis dan deskriptif. 3. Naskah harus asli dan belum pernah dipublikasikan melalui media lainnya. 4. Kata atau istilah asing yang belum diubah menjadi kata Indonesia atau belum menjadi istilah teknis diketik dengan huruf miring (italic). 5. Naskah diketik dalam Microsoft Word huruf Times New Roman 12, jarak baris 2 spasi, jumlah halaman seluruhnya 14-20 lembar ukuran A4, dengan margin kiri dan bawah 3 cm, margin kanan dan atas 2.5 cm dan dikirim ke alamat redaksi. 6. Sistematika terdiri dari : Judul, Nama Penulis, Instansi, Alamat Email, ABSTRAK (jika makalah ditulis dalam Bahasa Indonesia maka abstrak ditulis dalam Bahasa Inggris dan demikian sebaliknya), PENDAHULUAN (latar belakang, permasalahan, tujuan, manfaat, dan metodologi), PEMBAHASAN, PENUTUP (kesimpulan dan saran), dan DAFTAR PUSTAKA. 7. ABSTRAK merupakan intisari (substansi) yang mencakup pendahuluan, pendekatan, metode, hasil dan kesimpulan; ditulis dalam Bahasa Inggris/Indonesia kurang lebih 100-200 kata, dalam 1 paragraf. 8. Daftar Pustaka ditulis tanpa nomor, diurutkan secara alfabetis: Nama pengarang (tanpa gelar). Judul (cetak miring). Penerbit. Kota. Tahun Penerbitan. 9. Contoh: Ignatius Wursanto. Kompetensi Sekretaris Profesional. Andi. Yogyakarta. 2004. 10. Isi naskah bukan tanggungjawab redaksi. Redaksi berhak memilih naskah dan mengedit redaksionalnya tanpa mengubah arti.


65

ADB S Secretary JURNAL DUNIA SEKRETARIS

Recommend Documents