Key Action 1 (KA1) - Handleiding voor subsidieaanvragers Mobiliteit voor jongeren en jeugd- en jongerenwerkers Deadline 2015: 1 oktober 2015 - 12.00 uur voor projecten die tussen 1 januari en 31 mei 2016 starten. Voorlopige deadlines 2016: 1 februari 2016 – 12.00 uur voor projecten die tussen 1 mei en 30 september 2016 starten. 29 april 2016 – 12.00 uur voor projecten die tussen 1 augustus en 31 december 2016 starten. 3 oktober 2016 – 12.00 uur voor projecten die tussen 1 januari en 31 mei 2017 starten.
Introductie Dit document is bedoeld als hulpmiddel voor iedereen die een subsidieaanvraag wil doen voor een project in Key Action 1 van het programma Erasmus+. In de tekst kunnen verwijzingen voorkomen naar andere documenten die gebruikt kunnen worden bij de subsidieaanvraag. Ook kan er verwezen worden naar hoofdstukken uit versie 3 van de Engelstalige programmagids uit 2014. De paginanummers kunnen hierdoor iets afwijken ten opzichte van de meest recente programmagids. In geval van inhoudelijke tegenstrijdigheden of onduidelijkheden is de meest recente programmagids leidend.
Voor wie is de handleiding? Deze stap-voor-stap handleiding helpt Nederlandse organisaties om het Erasmus+ Key Action 1 aanvraagformulier 2015 in te vullen. De handleiding is alleen bedoeld voor organisaties die subsidie willen aanvragen voor jongerenuitwisselingen, Europees Vrijwilligerswerk (EVS) of projecten ter bevordering van de mobiliteit van jongerenwerkers.
Introductie Key Action 1: Mobiliteit Erasmus+ is voor organisaties in alle sectoren van onderwijs, opleiding, jeugd en sport. Elke openbare, particuliere en non-profitorganisatie die actief betrokken is op deze gebieden kan subsidie aanvragen. De algemene doelstellingen van het programma zijn:
Vaardigheden en inzetbaarheid vergroten Onderwijs, opleiding en jeugdwerk moderniseren Nadruk leggen op jongeren
Key Action 1: Mobiliteit. Door deze actielijn willen we individuen kansen bieden om hun vaardigheden en inzetbaarheid te verbeteren en cultureel bewustzijn te vergroten. Organisaties kunnen onder Key Action 1 subsidie aanvragen voor mobiliteitsprojecten. Deze projecten stellen organisaties in staat om hun medewerkers en jongeren, leerlingen en studenten gestructureerde studieprogramma’s, werkervaring, job shadowing-activiteiten, opleiding en onderwijskansen aan te bieden.
Page | 1
Key Action 1 voor jongeren Jongeren en Nederlandse organisaties die actief zijn in jongerenwerk kunnen onder Key Action 1 subsidie aanvragen voor projecten ter bevordering van de mobiliteit van jongeren. Elk project mag tussen de 3 en 24 maanden duren. Organisaties kunnen subsidie aanvragen voor elk van de volgende mobiliteitsactiviteiten binnen een project: Mobiliteit van jongeren:
jongerenuitwisselingen voor deelnemers van 13 tot 30 jaar met een duur van 5 tot 21 dagen, exclusief reistijd; Europees vrijwilligerswerk (EVS) voor deelnemers van 17 tot 30 jaar met een duur van 2 tot 12 maanden.
Mobiliteit van jongerenwerkers:
training en netwerkactiviteiten van jeugd- en jongerenwerkers van elke leeftijd.
De mobiliteitsactiviteiten van jeugd- en jongerenwerkers kunnen 2 dagen tot 2 maanden duren exclusief reistijd. Houd er rekening mee dat het mogelijk is om subsidie aan te vragen voor meer dan één project op het gebied van jongerenuitwisselingen, Europees Vrijwilligerswerk of mobiliteit van jeugd- en jongerenwerkers in één aanvraag. Er kan ook voor een combinatie van deze drie mobiliteitstypen een aanvraag worden gedaan. De aanvragen moeten worden ondersteund met een duidelijk en coherent projectvoorstel, gemeenschappelijke doelstellingen en een projectplan.
Voor je begint Voordat je aan de aanvraag begint, raden we je aan de volgende stappen te doorlopen: 1.
Lees meer over dit type projecten;
2.
Controleer of jouw organisatie in aanmerking komt;
3.
Lees meer over organisatorische en financiële capaciteit;
4.
Registreer de organisatie bij de Participant Portal van de Europese Commissie met je ECAS-account;
5.
Zorg ervoor dat je de kwaliteitscriteria waarop de aanvraag wordt beoordeeld begrijpt.
Page | 2
1. Lees meer over dit type projecten We raden je aan de relevante delen van de website van Erasmus+ (www.erasmusplus.nl) en de programmagids van de Europese Commissie te lezen voor meer informatie over Key Action 1 voor jongeren.
lees de Nederlandstalige pocketeditie Jeugd van de Programmagids. http://www.erasmusplus.nl/43_973_Nederlandstalige-pocketeditie-Programmagids-2015--Jeugd.aspx; NB: De Nederlandstalige pocketeditie is een hulpversie van de Engelstalige programmagids. In geval van inhoudelijke tegenstrijdigheden tussen taalversies is de Engelse versie van de Programmagids leidend. lees de Key Action 1-pagina op de website van Erasmus+ http://www.erasmusplus.nl/1_36_Mobiliteit-voor-jongeren-en-jongerenwerkers.aspx.
2. Controleer of jouw organisatie in aanmerking komt De volgende typen organisaties komen in aanmerking voor deze subsidie van Erasmus+:
regionale of nationale publieke organen; verenigingen van regio’s; Europese groeperingen voor territoriale samenwerking; organisaties met winstoogmerk die zich inzetten voor maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Organisaties moeten gevestigd en geregistreerd zijn in het land waar het programma plaatsvindt. Zie voor meer informatie over de specifieke criteria voor jongerenprojecten in Key Action 1 de Nederlandstalige pocketeditie Jeugd van de Programmagids.
3. Lees over organisatorische en financiële capaciteit 3.1 Wat is organisatorische capaciteit? Aanvragers moeten aantonen dat ze over voldoende capaciteit beschikken om een project van Erasmus+ tot een goed einde te kunnen brengen. Ook moet het project in lijn zijn met de subsidieovereenkomst die gesloten is met het Nationaal Agentschap en de door de Europese Commissie gepubliceerde Programmagids. Bij de beoordeling van de organisatorische capaciteit wordt gekeken naar:
het management van een organisatie (bv. de rol en de eigenschappen van medewerkers die betrokken zijn bij de organisatie en gegevens over eventuele financiële en administratieve ondersteuning);
eventuele eerdere resultaten in door de Europese Commissie gefinancierde projecten;
het aantal personeelsleden en vrijwilligers dat betrokken is bij het project;
Page | 3
toegang tot ondersteunende netwerken (alleen voor kleinere groepen);
de resultaten van eerdere onderzoeken door het Nationaal Agentschap.
Het Nationaal Agentschap beperkt het aantal lopende projecten van een organisatie wanneer er onvoldoende organisatorische capaciteit is om een project succesvol te laten verlopen. 3.2 Wat is financiële capaciteit? Alle projecten van Erasmus+ worden medegefinancierd door subsidies van Erasmus+. De subsidie is bedoeld als bijdrage aan de kosten van een project en activiteiten op het gebied van mobiliteit en is niet bedoeld om alle kosten te dekken. Projecten moeten worden uitgevoerd en beschreven met alleen een voorfinanciering of een voorschot. Een formele financiële check is niet van toepassing op subsidieaanvragers die een subsidie aanvragen van minder dan 60.000 euro. Een formele financiële check is wel van toepassing op organisaties die boven de 60.000 euro subsidie aanvragen of met meerdere goedgekeurde projecten per deadline boven de 60.000 euro uitkomen. Subsidieaanvragers dienen een winst- en verliesrekening en de balans van de aanvrager voor het laatste afgesloten boekjaar overleggen. 3.3 Ik ben een nieuwe organisatie of heb geen bankrekeningen, wat nu? Het Nationaal Agentschap kan aanvragen overwegen van organisaties die recent zijn opgericht of geen financieel overzicht hebben. Gevestigde organisaties die hun financiële daadkracht kunnen aantonen kunnen voorrang krijgen. Als nieuwe organisatie of organisatie zonder bankrekening vraag je, zodra het project goedgekeurd is, op naam van je organisatie een bankrekeningnummer aan. Als informele groep vraag je een bankrekeningnummer op naam van je organisatie aan met een verklaring waarin je aangeeft dat de rekening alleen voor het project zal worden gebruikt.
4. Registreer je op de Participant Portal van de Europese Commissie Inschrijven is verplicht, je kunt geen aanvraagformulieren indienen als de organisatie niet is geregistreerd en geen Participant Identification Code (PIC) heeft.
Page | 4
Houd er rekening mee dat bij een samenwerking zowel de aanvragende organisatie als de partnerorganisatie zich moet registreren bij de Participant Portal van de Europese Commissie voordat een aanvraagformulier bij Erasmus+ wordt ingediend. Eenmaal geregistreerd, ontvangt iedere organisatie een PIC die bestaat uit negen cijfers. Wanneer deze code in een aanvraagformulier wordt ingevoerd, worden de organisatiegegevens automatisch ingevuld. De Participant Portal kan geraadpleegd worden via: http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html De Participant Portal is toegankelijk via een individueel ECAS-account. Organisaties moeten een bewijs van hun juridische status en een ingevuld formulier met financiële identificatiegegevens uploaden. Een informele groep dient een recent kopie van een ID-bewijs of paspoort uploaden. Hier vind je een handleiding voor het verkrijgen van een ECAS-account en PIC: http://www.erasmusplus.nl/stream.aspx?file=/downloads/Handleiding-aanvragen-PIC-code.pdf Zie de Nederlandstalige pocketeditie Jeugd van de programmagids voor meer informatie.
5. Zorg ervoor dat je de kwaliteitscriteria waarop de aanvraag beoordeeld wordt begrijpt Om een goede Key Action 1-aanvraag te doen, is het van belang te begrijpen hoe de aanvraag beoordeeld wordt. Het beoordelen van aanvragen wordt gedaan in twee fasen: 1. Een formele toetsing door het Nationaal Agentschap (van de criteria die gepubliceerd staan in de programmagids). 2. Een kwalitatieve beoordeling uitgevoerd door deskundigen die zijn geselecteerd op basis van hun ervaring en kennis van de jeugdsector. De deskundigen beoordelen de aanvraag aan de hand van de volgende criteria:
Page | 5
Relevantie van het project (maximaal 30 punten)
De mate waarin het voorstel relevant is voor: - de doelstellingen en prioriteiten van de Key Action; - de behoeften en doelstellingen van de deelnemende organisaties en van de individuele deelnemers. De mate waarin het voorstel: - deelnemers in staat stelt hoogwaardige leerresultaten te behalen; - de capaciteiten en de internationale blik van de deelnemende organisaties verruimt.
Kwaliteit van het projectontwerp en de uitvoering (maximaal 40 punten)
De mate waarin jongeren in een achterstandssituatie bij het project betrokken zijn.
De duidelijkheid, volledigheid en kwaliteit van alle fasen van het projectvoorstel (voorbereiding, uitvoering van mobiliteitsactiviteiten en follow-up). De consistentie tussen de projectdoelstellingen en de voorgestelde activiteiten. De kwaliteit van de praktische afspraken, management en vormen van ondersteuning. De kwaliteit van het voorbereidingsproces ten behoeve van de deelnemers. De kwaliteit van de niet-formele, participatieve leermethoden die worden voorgesteld en de actieve betrokkenheid van jongeren bij het project op alle niveaus. De kwaliteit van regelingen met het oog op de erkenning en validering van leerresultaten van de deelnemers, alsook het consistente gebruik van de Europese instrumenten voor transparantie en erkenning. De geschiktheid van activiteiten om deelnemers te selecteren voor en/of te betrekken bij de mobiliteitsactiviteiten. De kwaliteit van samenwerking en communicatie, niet alleen tussen de deelnemende organisaties, maar ook met andere relevante belanghebbenden.
Page | 6
Impact en verspreiding
(maximaal 30 punten)
De kwaliteit van activiteiten om de projectresultaten te evalueren. De potentiële impact van het project: - op deelnemers en deelnemende organisaties tijdens en na afloop van het project; - buiten de organisaties en personen die rechtstreeks deelnemen aan het project, op lokaal, regionaal, nationaal en/of Europees niveau. De geschiktheid en kwaliteit van activiteiten met het oog op de verspreiding van de projectresultaten binnen de deelnemende organisaties en daarbuiten.
Zorg ervoor dat elk deel van de aanvraag volledig is ingevuld en dat de voorgestelde activiteiten voldoen aan de richtlijnen en criteria van Erasmus+ (doelgroep, duur, partners en financiële criteria). Zorg er ook voor dat elk antwoord verwijst naar de gestelde vraag, voorkom herhaling van informatie en zorg voor duidelijkheid en consistentie. Vergeet niet de aanvraag voor inlevering goed door te lezen. Elke aanvraag die minder dan de helft van de beschikbare punten scoort op één van de drie kwaliteitscriteria, wordt beschouwd als ongeschikt voor subsidie. Als een aanvraag bijvoorbeeld 30 punten krijgt voor relevantie, 40 voor kwaliteit en 12 voor impact, wordt, ondanks de hoge score van 82 punten, geen subsidie verleend. Zorg daarom voor een evenwichtige aanvraag waarin alle aspecten van het project aan bod komen. Houd er rekening mee dat alle relevante tekst die wordt ingevuld zal worden meegenomen in de kwaliteitsbeoordeling. Probeer echter beknopt te zijn en geef alleen de meest relevante details in het daarvoor bestemde deel van het formulier.
Meer hulp en advies Kijk voor meer informatie over de aanvraagprocedure op onze website: http://www.erasmusplus.nl/1_590_Stappenplan-aanvraagprocedure-Jeugd.aspx Kijk voor voorbeelden van jeugd- en jongerenwerkmethoden en informatie over projecten gebaseerd op thema’s als diversiteit en participatie op de website: www.salto-youth.net. Het team Erasmus+ van het Nationaal Agentschap kan ook helpen bij eventuele vragen over de aanvraagprocedure. Je kunt contact opnemen met het team door te bellen met (030) 230 63 23 of te mailen naar
[email protected].
Page | 7
Voor inhoudelijke raad vinden regelmatig adviesgesprekken plaats. Kijk op www.erasmusplus.nl voor de precieze data. Het team Erasmus+ Jeugd kan ook schriftelijke feedback op je subsidieaanvraag geven. Dit is aan te vragen tot 3 weken voor de eerstvolgende deadline.
Page | 8
Stap-voor-stap-handleiding voor aanmelding Introductie Elektronisch Aanvraagformulier (eForm) Bij een subsidieaanvraag voor Key Action 1 is het verplicht het elektronisch aanvraagformulier (eForm) in te vullen. Het eForm is te downloaden van de website van Erasmus+: http://www.erasmusplus.nl/1_885_Subsidiedocumenten.aspx Zorg ervoor dat je het meest recente aanvraagformulier gebruikt. Het eForm is een PDF-bestand dat moet worden geopend en bewerkt met behulp van Adobe Reader. Wij raden aanvragers aan de laatste versie van Adobe Reader te gebruiken. Deze kan gratis worden gedownload via www.get.adobe.com/reader. Het eForm werkt ook met een aantal eerdere versies van Adobe Reader. We adviseren je minimaal versie 10 of nieuwer te gebruiken. Als je op bovenstaande link klikt om het eForm te downloaden van de website van Erasmus+, opent er een PDF-pagina met het volgende bericht in rode tekst: Het formulier is geopend in een webbrowser-venster. Download het formulier op de computer om het te kunnen opslaan na invullen. Klik op ‘opslaan’ in de linker bovenhoek van de PDF (de knop die eruitziet als een floppy) om het formulier op te slaan. Nu staat het eForm op je computer en kun je het openen om het te bewerken. Om te voorkomen dat het bestand geopend wordt in een oudere versie van Adobe Reader, raden we je aan eerst de juiste versie van Adobe Reader te openen en dan via bestand>openen het eForm te openen. Als het eForm op de computer is opgeslagen, heb je geen internetverbinding nodig om het formulier te openen, op te slaan of te sluiten. Wel heb je een internetverbinding nodig voor andere stappen, zoals het checken van je PIC-code, het valideren van een pagina en het daadwerkelijk indienen van je aanvraag. We raden je aan om iedere pagina van het eForm na invullen te valideren omdat sommige functies alleen werken als de pagina’s zijn gevalideerd. Vul alle verplichte velden op het formulier in en ga naar het volgende veld met behulp van de muis of de tabtoets. De datum dien je in te vullen door op de kalender te klikken. De grijze velden waarin niet getypt kan worden, zijn vooraf ingevuld of worden achteraf berekend en zijn dus leeg. Deze velden tonen standaardwaarden, rekenresultaten of al ingevoerde resultaten en kunnen niet aangepast worden. Als er velden zijn waar meerdere antwoorden gegeven moeten worden, kunnen invulvlakken worden toegevoegd of weggehaald met de knoppen ‘toevoegen’ en ‘verwijderen’ of de ‘+’ of ‘-‘ knoppen. Vergeet niet het formulier tussentijds op te slaan zodat de ingevulde informatie bewaard blijft. Als het formulier is opgeslagen kun je het altijd op een ander tijdstip voltooien of aanpassen.
Page | 9
Neem de tijd om het eForm in te vullen. De functies ‘knippen’ en ‘plakken’ werken niet altijd in het formulier. Lees de technische richtlijnen van de Europese Commissie voor meer hulp bij het invullen van het eForm. Dat document bevat meer gedetailleerde informatie over technische eisen waaraan je computer moet voldoen en helpt om de meest voorkomende problemen op te lossen. Download de technische richtlijnen hier: http://www.erasmusplus.nl/stream.aspx?file=/downloads/Technische-handleidingaanvraagformulier.pdf
A. Algemene informatie Dit gedeelte toont een overzicht van het aanvraagformulier
B. Context Dit gedeelte toont een datatabel waarin informatie over de aanvraag moet worden ingevuld. Sommige velden, zoals Programma, Key Action en de Deadline voor inschrijving zijn al ingevuld. Check of de ingevulde velden Key Action, Action en Action Type corresponderen met de subsidieaanvraag Action Type: Learning mobility of individuals Action Type: Mobility of learners and staff Action Type: Youth Mobility We adviseren om de aanvraag in het Engels te doen, zodat de projectpartners ook kunnen lezen wat er in de aanvraag staat. Selecteer ‘English’ in het dropdown menu.
B.1. Projectidentificatie In dit gedeelte is de naam van de organisatie na het invoeren van de PIC al ingevuld. De rest moet worden ingevuld door de aanvrager. Project titel: Kies een naam voor het project die afwijkt van de organisatienaam en van andere ingediende projecten op hetzelfde moment. Projectafkorting (Acronym): Kies een afkorting voor het project. Begindatum Project: selecteer een datum op de kalender. Dit moet de eerste datum zijn waarop je de subsidie nodig hebt voor aanvang van het project. Een project voor jeugdmobiliteit kan tussen de 3 en 24 maanden duren. De duur van het project moet alle activiteiten omvatten aangezien er meer
Page | 10
dan één activiteit binnen de projectdatum kan vallen. Het is daarom van belang om een realistische projectduur te kiezen, waarin voldoende tijd is om alle activiteiten tot een goed einde te brengen. In de programmagids kun je opzoeken wat de vroegste startdatum voor een project is na de deadline. Bedenk ook dat er genoeg tijd moet worden ingecalculeerd om voordelige tickets te kunnen boeken. Tickets mogen voor de start van het project al geboekt worden. Einddatum project: Deze datum moet na alle activiteiten van het project zijn en mag niet langer dan 24 maanden na de startdatum zijn. De einddatum wordt automatisch berekend na het selecteren van de duur in maanden van het project. Volledige naam van aanvragende organisatie: Dit veld wordt ingevuld op basis van de PIC. (zie ook hoofdstuk C.1 in de ‘Stap-voor-stap-handleiding voor aanmelding’.)
B.2. Nationaal Agentschap van aanvragende organisatie Identificatie: Selecteer NL02 in het dropdown menu.
C. Deelnemende Organisatie(s) C.1. Aanvragende Organisatie In dit gedeelte moet informatie over de aanvragende organisatie worden verstrekt. Voordat dit gedeelte kan worden ingevuld, moet de aanvragende organisatie zijn geregistreerd bij de Participant Portal van de Europese Commissie om een PIC-nummer te verkrijgen. Zie hoofdstuk 4 in ‘Voor je begint’ voor meer informatie. Vul het PIC-nummer van de organisatie in op het formulier en klik op ‘Check PIC’. Als het PICnummer is ingevuld, verschijnt er automatisch informatie over de organisatie in het formulier gebaseerd op de verstrekte informatie bij het registreren voor het PIC-nummer. Mocht je deze informatie willen wijzigen, log dan in op de Participant Portal en wijzig daar de informatie.
C.1.1 Profiel Dit gedeelte van het formulier wordt ook automatisch ingevuld op basis van de informatie van de Participant Portal. Check of deze informatie juist is, zo niet update dan de Participant Portal. Check de registratie van jouw organisatie in de Participant Portal als velden niet automatisch correct gevuld worden of als andere problemen zich voordoen. Als het veld ‘Type organisatie’ niet is ingevuld in het Participant Portal, verschijnt het ook niet op het eForm en veroorzaakt het een foutmelding. Dit veld is niet verplicht bij de registratie voor de Participant Portal, maar is wel essentieel voor het invullen van het eForm. Zorg er dus voor dat dit veld in de Participant Portal is ingevuld.
Page | 11
C.1.2 Accreditatie EVS Bij inschrijving voor Europees Vrijwilligerswerk moet je geaccrediteerd zijn voor de deadline. De accreditatie procedure duurt afhankelijk van het type accreditatie circa zes weken. Het aanvraagformulier voor accreditatie vind je in de rechterkantlijn op deze pagina: http://erasmusplus.nl/1_238_Subsidie-aanvragen-voor-Europees-Vrijwilligerswerk%28EVS%29.aspx Houd er rekening mee dat alleen geaccrediteerde coördinerende organisaties een aanvraag kunnen doen. Zie voor meer informatie de EVS Charter (rechterkantlijn van de website: http://erasmusplus.nl/1_238_Subsidie-aanvragen-voor-Europees-Vrijwilligerswerk%28EVS%29.aspx)
C.1.3. Achtergrond en ervaring Op basis van de informatie in dit gedeelte wordt de beoordeling gemaakt of jouw organisatie genoeg capaciteit heeft om het project uit te voeren en of een subsidie wordt toegekend. Geef een korte beschrijving van de organisatie: beschrijf het doel van de organisatie, de geschiedenis, de locatie en hoe de voorgestelde activiteiten passen binnen de andere programma’s en activiteiten van het bedrijf. Beschrijf ook de jongeren waarmee de organisatie werkt, in termen van geografische locatie en eventuele aanvullende behoeften van deze groep. Als je bijvoorbeeld het aandeel van jongeren met een handicap, van gezinnen met een uitkering of mensen met Nederlands als tweede taal wilt bevorderen, geef dan extra informatie over die groep. Welke werkzaamheden en ervaring heeft jouw organisatie op voor deze aanvraag relevante gebieden? Beschrijf hoe eerdere ervaringen in het bewerkstelligen van projecten, activiteiten of andere werkzaamheden de organisatie de vaardigheden en kennis hebben opgeleverd die nodig zijn voor het realiseren van het voorstel. Beschrijf ook of de organisatie eerder een vergelijkbaar project gerealiseerd heeft. Welke vaardigheden en expertise hebben de belangrijkste medewerkers die betrokken zijn bij deze aanvraag? Beschrijf het aantal administratieve en uitvoerende medewerkers van de organisatie (medewerkers en vrijwilligers) en hun vaardigheden, relevante ervaring en/of opleiding. Heb je in de 12 maanden voorafgaand aan deze aanvraag een subsidieaanvraag voor een programma van de Europese Unie gedaan of een subsidie ontvangen? Selecteer het relevante antwoord in het dropdown menu. Als je ‘ja’ selecteert, geef dan ook de relevante informatie in de andere velden. Om meer activiteiten toe te voegen klik op het ‘+’ icoon. Om activiteiten te verwijderen klik ‘-‘. Als je organisatie eerder heeft deelgenomen aan een project, maar je daar niet alle gegevens van hebt, neem dan contact op met je Nationaal Agentschap.
Page | 12
C.1.4. Juridische vertegenwoordiging Vul de gegevens in van de persoon die gemachtigd is om juridische verbintenissen aan te gaan namens de werkgever. Dit kan een financieel manager of een ander lid van het managementteam zijn. Als je aanvraag wordt goedgekeurd, zal deze persoon ook de subsidieovereenkomst moeten ondertekenen en zal hij of zij namens de organisatie akkoord gaan met de voorwaarden die aan de subsidie verbonden zijn. Vul alle velden in dit gedeelte in. Vink het daarvoor bestemde hokje aan als de contactgegevens van de gemachtigde niet overeenkomen met de algemene contactgegevens, en vul de juiste contactgegevens in.
C.1.5. Contactpersoon Vul deze velden in op dezelfde manier als de vorige. We gebruiken deze gegevens als eerste aanspreekpunt voor de aanvraag en, als de aanvraag succesvol is, voor de subsidie. Ook krijgt de contactpersoon de mogelijkheid om in te loggen in de Mobility Tool, de tool waar je tijdens het project je administratie en rapportages bijhoudt en uiteindelijk je eindrapportage in uploadt.
C.2 Partnerorganisatie Alle jongerenuitwisselingen, al het Europees Vrijwilligerswerk en alle projecten voor mobiliteit van jeugd- en jongerenwerkers moeten één (bilateraal) of meer (tri- of multilateraal) partner(s) hebben uit landen die in aanmerking komen voor Europese subsidies. Klik op de knop om meer informatie over de partnerorganisatie in te vullen. Als je in deze fase geen partnerorganisatie toevoegt, kan dit niet in een later stadium alsnog. Alle partnerorganisaties moeten ook geregistreerd staan in de Participant Portal en een PIC-nummer hebben. Herhaal dezelfde stappen als die voor de aanvragende organisatie om informatie over partnerorganisaties toe te voegen. Er kan meer dan één partnerorganisatie worden toegevoegd. Iedere organisatie of groep waarmee je van plan bent partner te worden of waar een jobshadowactiviteit mee kan worden ondernomen moet hier worden toegevoegd. Wanneer een partner toegevoegd is op het aanvraagformulier, moet deze partner bij het indienen van het aanvraagformulier een volmacht afgegeven hebben voor de aanvraag. Dit geldt voor iedere partnerorganisatie die wordt toegevoegd. Er is een template voor een partnermandaat beschikbaar op onze website, te vinden onder de gekozen Key Action onder ‘subsidie aanvragen’ en dan onder de ‘documenten voor subsidieaanvraag’ in de rechter kantlijn.
D. Beschrijving van het project Waarom wil je dit project uitvoeren? Wat zijn de doelen van het project? Welke problemen en behoeften wil je met dit project aanpakken? Alle projecten moeten een behoefte van jongeren,
Page | 13
de gemeenschap of een organisatie aanpakken. Geef aan hoe de organisatie deze behoeften en doelstelling heeft vastgesteld. Dit kan bijvoorbeeld gebeurd zijn door middel van onderzoek of vergaderingen. Als het mogelijk is moeten jongerenuitwisselingen en EVS-projecten demonstreren hoe jongeren actief deelnemen aan het vormgeven van het project. De doelen van het project moeten duidelijk aansluiten op de behoeften die zijn vastgesteld en relevant zijn voor de individuele deelnemer aan het project en de organisatie. Hoe zijn de projectpartners gekozen? Welke ervaring en competenties brengen de partners in het project? Goed partnerschap is cruciaal voor het succes van een internationaal project. Beschrijf tot in detail hoe het partnerschap gevormd is en wat de bijdrage van de partner(s) is op het gebied van vaardigheden en ervaringen die relevant zijn voor dit specifieke project. Wat zijn de meest relevante thema’s die in dit project aan bod komen? Selecteer uit het dropdown menu de meest relevante thema’s. Je kunt drie verschillende thema’s kiezen. Voeg meer toe door op de ‘+’ te klikken en verwijder door ‘-‘ te kiezen. Het is geen probleem als de gekozen thema’s niet het hele project beschrijven. Als een project onder meer dan drie thema’s past, kies dan de drie meest relevante opties.
E. Deelnemersprofiel Beschrijf de achtergrond en behoeften van de deelnemers en beschrijf hoe deze deelnemers zijn of worden geselecteerd. Beschrijf de leeftijdscategorie, het geslacht, de etniciteit en andere kenmerken van de (beoogde) groep deelnemers. Beschrijf ook het selectieproces voor deelnemers uit alle partnergroepen dat heeft plaatsgevonden of plaats gaat vinden en hoe deze selectie de meest geschikte deelnemers oplevert terwijl het wel een eerlijk proces blijft.
E.1. Deelnemers uit achtergestelde doelgroepen Zijn er deelnemers aan het project die in een situatie verkeren waardoor hun deelname aan activiteiten bemoeilijkt wordt? Selecteer ‘ja’ of ‘nee’ in het dropdown menu. Hoeveel deelnemers van het totale aantal vallen in deze categorie? Vul het exacte of het meest waarschijnlijke aantal in. Met wat voor soort situaties worden deze deelnemers geconfronteerd? Beschrijf het (meest waarschijnlijke) profiel van de deelnemers die betrokken zijn bij dit project. Voor meer informatie over categorieën kun je in de Engelstalige programmagids van Erasmus+ het hoofdstuk over gelijkheid en betrekking raadplegen.
E.2. Leeruitkomsten Welke competenties (bijvoorbeeld kennis, vaardigheden en houding/gedrag) moeten worden verbeterd of verworven door deelnemers aan het project? Beschrijf de competenties die specifieke activiteiten en methoden tijdens het project verbeteren of verwerven. Er moet een
Page | 14
duidelijke link zijn tussen de doelen van een project, de activiteit en de leeruitkomsten. Ook moeten de competenties relevant zijn voor de deelnemers en aansluiten op de beschreven behoeften. Het programma Erasmus+ promoot het gebruik van instrumenten en certificaten als de Youthpass en de Europass om de verworven competenties van deelnemers tijdens hun verblijf in het buitenland vast te leggen. Maakt het project gebruik van dergelijke instrumenten/certificaten? Zo ja welke? Selecteer de relevante informatie in het dropdown menu. Maakt het project gebruik van nationale instrumenten/certificaten? Zo ja welke? Vermeld hier eventuele extra middelen die gebruikt worden om het leren, de reflectie daarop en het erkennen van leerresultaten vast te leggen.
F. Voorbereiding F.1. Praktische regelingen Hoe worden de praktische en logistieke zaken van het project geregeld (bijvoorbeeld, reizen, accommodatie, verzekering, veiligheid en bescherming van de deelnemers, visa, sociale zekerheid, begeleiding en ondersteuning, voorbereidende vergaderingen met partners etc.)? Beschrijf hoe en wanneer je van plan bent deze praktische aspecten te regelen en welke partner of persoon de verantwoordelijkheid hiervoor draagt. Zie de Nederlandstalige pocketeditie Jeugd van de programmagids van Erasmus+ voor meer informatie. Maak een analyse van de risico’s die dit project met zich meebrengt op het gebied van de activiteiten die ondernomen moeten worden, de deelnemers en de locatie. Beschrijf ook hoe de organisatie van plan is deze risico’s te beperken en de veiligheid van alle betrokkenen te waarborgen. Beschrijf ook de planning voor het verkrijgen van de benodigde verzekeringen en het voldoen aan eventuele aanvullende juridische en visumvereisten. Wij verwachten dat voldaan wordt aan de Nederlandse wet en ook de relevante nationale wetgeving in het land van elke partner nageleefd wordt. Ook moet hier de steun voor deelnemers, bijvoorbeeld begeleiding voor EVS-vrijwilligers, beschreven worden. Deze moet in lijn zijn met de normen die gesteld zijn in de EVS Charter. Van mentoren wordt verwacht dat zij regelmatig bijeenkomsten voor vrijwilligers organiseren om het geleerde te evalueren en persoonlijke ondersteuning te bieden. Ook zijn mentoren verantwoordelijk voor de ondersteuning van integratie in de lokale gemeenschap.
F.2. Projectmanagement Hoe worden kwaliteits- en managementvraagstukken (bijvoorbeeld afspraken met partners, leerafspraken met deelnemers etc.) aangepakt? Beschrijf hier welke afspraken er gemaakt zijn met partners op het gebied van verantwoordelijkheden en taken om een goede uitkomst van het project op het gebied van leerresultaten, goed bestuur en een succesvol project te waarborgen.
Page | 15
Beschrijf ook hoe gekomen is tot een passende methode en goede afspraken voor het bewaken van de leerresultaten van deelnemers. Zorg ervoor dat beschreven wordt hoe de organisatie van plan is actieve betrokkenheid en reflectie op leerresultaten te vergemakkelijken en om de relevantie en de kwaliteit van deze uitkomsten te garanderen.
F.3. Voorbereiding van deelnemers Hoe helpt de organisatie deelnemers voor te bereiden op een project? (bijvoorbeeld taakgerelateerd, intercultureel, taalkundig, risicopreventie etc.)? Wie zal dergelijke voorbereidende activiteiten bieden? Beschrijf het trainingstraject voor deelnemers of organisatoren/groepsleiders dat noodzakelijk wordt geacht voor het slagen van het project. Beschrijf welke trainingen wanneer en door wie gevolgd en aangeboden worden in dit traject. Hierin moeten niet alleen taakgerelateerde trainingen beschreven worden, waarin veiligheid en het deelnemen aan activiteiten centraal staan, maar ook trainingen waarin adequate ondersteuning van intercultureel en taalkundig leren centraal staan.
G. Hoofdactiviteiten Wat zijn de basiselementen van de hoofdactiviteiten die tijdens het project worden georganiseerd? Beschrijf voor elke activiteit ten minste het volgende: Type activiteit, locatie(s), geplande data, methoden, betrokken landen en de rol van de projectpartner in de activiteit. Maak een rooster voor iedere activiteit dat geüpload kan worden als bijlage bij het formulier. De Europese Commissie heeft een voorbeeld van een Programmaschema voor jongerenactiviteiten in Key Action 1 samengesteld. Dit schema kun je hier downloaden: http://www.erasmusplus.nl/stream.aspx?file=/downloads/Programmaschemajongerenuitwisseling.docx Bij elke aanvraag voor een jongerenuitwisseling moet een activiteitenprogramma worden bijgevoegd. Voor een Europees Vrijwilligerswerkproject moet het bijgevoegde rooster een voorbeeldactiviteitenplan voor een week bevatten. Bij een aanvraag voor een project ter bevordering van de mobiliteit van jeugd- en jongerenwerkers moet het activiteitenprogramma een voorbeeld van een activiteitenweek bevatten of een overzicht van het programma wanneer een activiteit van meerdere weken wordt gepland. Naast het rooster moet hier ook beschreven worden hoe het programma tot stand is gekomen en hoe ervoor is gezorgd dat de methodes en activiteiten relevant zijn voor de doelstellingen, de beoogde leerresultaten en gewenste impact. Alle activiteiten moeten voldoen aan de beginselen en bepalingen zoals deze zijn opgesteld in de programmagids van Erasmus+(Bijlage I ‘Mobiliteitsproject voor jongeren en jongerenwerkers’ of kijk in de Nederlandse pockteditie van de programmagids op bladzijde 108 en verder). Hier hoort het gebruik van verschillende informele en niet-formele methoden om leeractiviteiten te genereren bij. Formele methoden dienen beperkt te worden. Alle activiteiten moeten de deelnemers tevens ruimte
Page | 16
bieden om op hun leerproces te reflecteren (het liefst met behulp van de Youthpass) en actieve betrokkenheid, creativiteit en eigen initiatief te stimuleren. Bij EVS-activiteiten moet aangetoond worden dat de uitgevoerde taken jongeren vormen en hun interesses en capaciteiten benutten. Routine, manuele en repetitieve administratieve taken moeten tot een minimum worden beperkt. De taken mogen geen grote verantwoordelijkheid of groot risico bij de vrijwilligers leggen. Ook moeten de taken niet overeenkomen met die van een werknemer, omdat het project een duidelijke leerdienst moet zijn die in gemeenschappelijk belang of voordeel moet zijn. Bij jongerenuitwisselingen moet het thema waar de focus van de uitwisseling op ligt beschreven worden. Ook moet duidelijk worden hoe dat thema past bij de behoeften en belangen van de deelnemers. Indien van toepassing, hoe gaat de organisatie samenwerken en communiceren met projectpartners en andere belanghebbenden? Beschrijf geplande bijeenkomsten of andere manieren waarop contact wordt gehouden met partners en andere belanghebbenden. Beschrijf ook hoe er samengewerkt wordt. Wat is de rol van elke partner in de activiteiten? Hoe gaat de organisatie samenwerken en communiceren met projectpartners en andere relevante belanghebbenden? Hoe worden de deelnemers gevolgd tijdens het project? Wie houd hun werkprogramma en voortgang in de gaten? Een goed partnerschap is cruciaal. Maak dus een duidelijke verdeling van rollen en verantwoordelijkheden voor iedereen die betrokken is bij de dagelijkse gang van zaken tijdens het project, het management en de administratie ervan. Beschrijf geplande bijeenkomsten of andere manieren waarop contact wordt onderhouden voor, tijdens en na de activiteit. Beschrijf hoe er toezicht gehouden wordt op het leerproces van deelnemers en het succes van het programma en de methoden in de loop van de activiteit. Maak duidelijk hoe deze resultaten worden gecommuniceerd aan partners en hoe de feedback van deelnemers zal worden opgenomen. We verwachten dat actieve betrokkenheid van de deelnemers bij het vormgeven van het project zal worden gestimuleerd en actief wordt gefaciliteerd.
G.1. Activiteiten Een activiteit is gedefinieerd als:
Jongerenuitwisseling; vrijwilligerswerk; mobiliteit van jeugd- en jongerenwerkers: bijvoorbeeld een job shadowing-activiteit waarbij een jeugd- of jongerenwerker naar een partnerorganisatie reist om daar te leren van het werk en de ervaringen van een andere jongerenwerker.
Iedere geplande activiteit moet in dit gedeelte beschreven worden. We kunnen geen activiteiten subsidiëren die niet in het aanvraagformulier staan beschreven. Sommige veranderingen kunnen op
Page | 17
een later tijdstip worden doorgegeven en goedgekeurd, maar als een activiteit later wordt toegevoegd aan de aanvraag, zijn we niet in staat om de financiering te verhogen. Activiteitnummer: wordt automatisch ingevuld Activiteittype: selecteer uit dropdown menu. Zie bovenstaande voor beschrijvingen. Aantal deelnemers: Vul het totaal aantal deelnemers in (jongeren en groepsleiders) Aantal deelnemers met speciale behoeften: Vul het totaal aantal deelnemers in dat extra begeleiding nodig heeft bij deelname aan de activiteit. Aantal deelnemers uit kwetsbare doelgroepen: Vul het totaal aantal deelnemers uit een achtergestelde groep in. Begeleidende personen: Vul het totaal aantal extra jongerenwerkers of gespecialiseerd personeel in dat nodig is om de participatie van de jongeren met speciale behoeften te bewerkstelligen. Is dit een lange termijn-activiteit? Lange termijn-activiteiten zijn langer dan twee maanden. Flow-aantal: Flow is de term die gebruikt wordt om een aparte reis binnen een activiteit te beschrijven. Als jouw organisatie bijvoorbeeld meerdere keren jeugd- en jongerenwerkers naar dezelfde partner stuurt voor een job shadowing-project, kan de activiteit één keer worden ingevuld. Elke flow staat dan voor een apart bezoek aan diezelfde partner. Hetzelfde bezoek, de duur en de locatie kunnen meerdere keren toegevoegd worden. Elk bezoek wat beschreven wordt onder elk flownummer moet over die specifieke activiteit gaan. Het flownummer wordt gebruikt om het budget te berekenen in Sectie I. Flows kunnen worden toegevoegd of verwijderd met de ‘+’ of ‘-‘. Land van herkomst: selecteer uit het dropdown menu. Land van bestemming: Dit veld wordt (samen met land van herkomst) gebruikt om het tarief per persoon per dag voor de voorgestelde flow te berekenen (de ‘individuele bijdrage’). Bekijk de tabel verderop in dit document voor een overzicht van dagprijzen per land. Het veld wordt automatisch ingevuld met behulp van deze tarieven. Duur in dagen: Beschrijf hoelang de activiteit duurt exclusief reizen door middel van de kalender die zichtbaar wordt na het klikken op het icoon. Net als hierboven wordt het tarief berekend per deelnemer per dag, op een schaal die afneemt na de eerste twee weken. Aantal deelnemers: Hoeveel jeugd- en jongerenwerkers of jongeren doen mee aan iedere activiteit/flow? Wat hier ingevuld wordt, heeft effect op de begroting. Het dagtarief wordt namelijk vermenigvuldigd met het aantal mensen op elke reis. Het kan zijn dat deze activiteiten veranderen gedurende het project (met name als het project een tijd vooruit gepland is). Dat is geen probleem maar zoals gezegd kunnen we de toekenning van
Page | 18
subsidies niet naar boven bijstellen. Wanneer iedere reis twee keer zo lang duurt als gepland kan de subsidie dat niet opvangen.
H. Follow-up H.1. Impact Wat is de impact op de deelnemers, deelnemende organisaties en doelgroepen? Beschrijf de verwachte uitkomsten voor deelnemers als gevolg van het geleerde, de actieve betrokkenheid en deelname aan het project. Uitkomsten zijn bijvoorbeeld kennis, vaardigheden, veranderingen in houding en/of gedrag. Ook kan beschreven worden welke impact de uitkomsten hebben op kansen op de arbeidsmarkt, toegang tot onderwijs, welzijn of levensstijl. Beschrijf de meest relevante en realistische resultaten. Beschrijf voor deelnemende organisaties hoe deze activiteit bijvoorbeeld organisatorisch leren of specifieke vaardigheden voor het personeel genereert. Beschrijf ook de invloed die dit project kan hebben op de toekomst. Wat is de gewenste impact van het project op lokaal, regionaal, nationaal, Europees en/of internationaal niveau? Ga na of dit project voor deelnemende organisaties of deelnemers inzichten oplevert in een probleem, in jeugd- en jongerenwerk, of bijvoorbeeld een nieuwe methodologie aanleert die gebruikt kan worden in een lokale gemeenschap. Wordt hierdoor de zichtbaarheid van een probleem op lokaal, nationaal of internationaal niveau vergroot? Beschrijf hier alle activiteiten waarbij de organisatie van plan is een bredere gemeenschap te betrekken bij het project, waardoor anderen ook profiteren. Maatschappelijke betrokkenheid en winst voor de maatschappij is vooral een verwacht doel bij projecten voor Europees Vrijwilligerswerk maar kan een meerwaarde opleveren in alle projecten.
H.2. Verspreiding van projectresultaten Welke activiteiten gaat de organisatie ondernemen om de resultaten van het project te delen buiten de eigen organisatie en partners? Wat worden de doelgroepen van de verspreiding van projectresultaten? Beschrijf je plan om de uitkomsten van het project te delen. Aan het einde van je project kunnen geleerde lessen en instrumenten of methoden die ontwikkeld zijn worden gedeeld zodat anderen daarvan kunnen profiteren. Maak duidelijk hoe je bewustzijn wilt verspreiden, concepten of oplossingen wilt delen en beleid en praktijk van andere projecten kunt bevorderen. Het verspreiden van projectresultaten kan gebeuren in de vorm van lokale bijeenkomsten, workshops of discussies met leden van een bredere gemeenschap. Er kan gebruik gemaakt worden van hand-outs, rapporten, evaluaties of video om de resultaten over te brengen. Misschien kan er ook aandacht aan het project worden besteed in de pers of kunnen gemeenteraadsleden of beleidsmakers uitgenodigd worden voor evenementen waar de projectresultaten besproken worden.
Page | 19
H.3. Evaluatie Welke activiteiten gaan ondernomen worden om te bepalen of, en in welke mate, het project de doelstellingen en resultaten heeft bereikt? Wij verwachten een eindevaluatie van het project waarin staat of (en in welke mate) het project een succes is geweest. Deze evaluatie moet de nadruk leggen op de leerresultaten van alle betrokkenen. Wij raden aan om voor, tijdens en na een activiteit een evaluatiemoment in te passen. Hierdoor wordt het gemakkelijker om beginwaarden te creëren (en aan de hand daarvan te zien wat er verbetert), en het help het finetunen van processen tijdens een project.
I. Begroting De subsidie van Erasmus+ is een bijdrage aan de projectkosten en mag niet de totale kosten van een project dekken. Bij het aanvragen van een subsidie voor een Key Action 1-project ter bevordering van de mobiliteit van jongeren kom je in aanmerking voor financiering van de volgende kosten per deelnemer:
Reiskosten (travel costs) Organisatorische ondersteuning (organisational support) Ondersteuning van speciale behoeften (special needs support) Uitzonderlijke kosten (exceptional costs) Individuele ondersteuning (alleen bij Europees Vrijwilligerswerk) (individual support) Taalkundige ondersteuning (alleen bij Europees Vrijwilligerswerk langer dan 2 maanden) (linguistic support)
De voorlopige begroting van een project moet in de aanvraagfase berekend worden volgens de tarievendie beschreven staan in de Engelstalige programmagids. Let op: als er een misrekening wordt gemaakt bij het berekenen van de begroting en in de aanvraag staat een kleiner bedrag dan waar je recht op hebt, dan ontvang je toch enkel het gevraagde bedrag. Zorg ervoor dat de gemaakte begroting in overeenstemming is met de in het aanvraagformulier beschreven activiteiten. Houd er rekening mee dat het Nederlandse Nationaal Agentschap een aanvraag niet kan aanpassen en niet kan uitkeren bij een foutieve aanvraag. Controleer de ingeleverde begroting dus uitgebreid voordat het eForm wordt geretourneerd. Tijdens het invullen van de het begrotingsgedeelte op het eForm is het belangrijk om op te merken dat er alleen automatische berekeningen plaatsvinden als je op de knop ‘valideren’ klikt in de relevante sectie van het eForm. Zorg ervoor dat je verbinding hebt met internet zodat de pagina kan updaten. Klik op ‘valideren’ op iedere begrotingspagina van het eForm. De technische richtlijnen die zijn opgesteld door de Europese Commissie bieden meer technische adviezen en een handleiding voor het invullen van de begrotingssectie van het eForm. Ook kan het nuttig zijn om pagina 28 tot 36 van dat document goed door te lezen voor het invullen van Sectie I
Page | 20
van het eForm. De technische richtlijnen staan in de rechterkantlijn op deze pagina: http://erasmusplus.nl/1_120_Subsidie-aanvragen-voor-jongerenuitwisselingen.aspx
I.1. Reizen Reiskosten zijn gebaseerd op de afstand per deelnemer vanaf het vertrekpunt in Nederland (partnerorganisatie) tot aankomst bij de bestemming. Reiskosten worden berekend in unit costs (kosten per eenheid) en kunnen worden gefinancierd op basis van reisafstand. De reisafstand moet berekend worden met gebruik van de afstandscalculator van de Europese Commissie http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm Houd er rekening mee dat bij de reisafstand de afstand voor alleen een heenreis gemeten wordt, maar de berekende reiskosten de kosten voor heen- en terugreis omvatten. Alle velden, afgezien van ‘distance band’, worden vooraf ingevuld voor de aanvragers. Bekijk de programmagids of Nederlandstalige pocketeditie voor reistarieven en reisafstanden.
I.2. Individuele ondersteuning (alleen bij Europees Vrijwilligerswerk) Individuele ondersteuning wordt berekend op basis van unit costs (kosten per eenheid) gebaseerd op het land van de bestemming en de duur van een activiteit. Het is bedoeld als zakgeld en niet als financiering die de kosten van voeding en huisvesting volledig dekt. Bekijk de programmagids of Nederlandstalige pocketeditie voor de berekende kosten per eenheid.
I.3. Organisatorische Ondersteuning Organisatorische ondersteuning verwijst naar de kosten die direct verband houden met de organisatie, het beheer en de uitvoering van de mobiliteitsactiviteiten (exclusief bestaansminimum) en wordt berekend op basis van kosten per eenheid per deelnemer.
I.4 Taalondersteuning (alleen bij Europees Vrijwilligerswerk) Europese Vrijwilligers kunnen taalondersteuning krijgen mits ze langer dan 2 maanden bij hun gastorganisatie verblijven. Voor de talen Nederlands, Engels, Frans, Duits, Italiaans en Spaans is online taalondersteuning beschikbaar. Voor andere talen wordt de ondersteuning berekend op lump sum-basis. Per deelnemer is 150 euro beschikbaar als een taaltraining vereist wordt. Deze training moet in de taal van de activiteit zijn. Voor langdurig Europees Vrijwilligerswerk is een taalkundig assessment verplicht.
I.5. Ondersteuning van speciale behoeften Ondersteuning van speciale behoeften verwijst naar eventuele kosten die direct verband houden met de extra kosten die gemaakt worden ten behoeve van deelnemers met een handicap. Dit kan bijvoorbeeld specialistische apparatuur of extra begeleiding zijn. De ondersteuning van speciale behoeften wordt berekend op basis van de werkelijke kostprijs en zal bij ieder individueel geval bekeken worden. Maak in de aanvraag en het budget duidelijk welke zaken of diensten nodig zijn
Page | 21
en wat dit waarschijnlijk gaat kosten. Dit moet ook blijken uit de verhalende tekst van het aanvraagformulier.
I.6 Uitzonderlijke kosten Uitzonderlijke kosten worden berekend op basis van de daadwerkelijke kostprijs. Beschrijf hoeveel deelnemers met deze kosten te maken zullen krijgen en maak een uitsplitsing van de kosten om dit te ondersteunen. De financieringsregels stellen dat de volgende activiteiten (gebaseerd op de daadwerkelijk gemaakte kosten) vallen onder uitzonderlijke kosten:
participatie van jongeren uit achtergestelde doelgroepen;
visa en visagerelateerde kosten;
kosten voor huisvesting en reiskosten voor Advance Planning Visits (een activiteit van maximaal 2 dagen en maximaal 2 personen wanneer 1 een jongere is).
J. Projectsamenvatting Aanvragers moeten een goed geschreven, begrijpelijke samenvatting van het project toevoegen aan de aanvraag. Deze samenvatting moet geschreven zijn in duidelijk, begrijpelijk Engels zonder jargon. Dit is met name van belang omdat deze het project beschrijft voor het grote publiek en omdat de samenvatting wordt gebruikt in EC/EA- of NA-documenten. De samenvatting wordt ook gebruikt op het verspreidingsplatform VALOR van Erasmus+. Het is belangrijk beknopt en duidelijk te zijn en ten minste de volgende elementen te vermelden:
context/achtergrond van het project; doelstellingen van het project; aantal en het profiel van de deelnemers; beschrijving van de activiteiten; methodologie die gehanteerd wordt om het project uit te voeren; een korte beschrijving van de resultaten en de impact van de voorgenomen activiteiten en de potentiële voordelen op de langere termijn.
J.1. Samenvatting van de deelnemende organisaties Dit veld wordt vooraf ingevuld op basis van informatie uit eerder secties van de aanvraag.
J.2. Begrotingssamenvatting Dit is een tabel met een overzicht van het activiteitsnummer, activiteitstype en de aangevraagde subsidie voor het project. Hieronder wordt een extra tabel ingevuld met daarin de kosten die verband houden met de organisatorische ondersteuning.
Page | 22
J.2.1. Totale projectsubsidie Dit vooraf ingevulde veld bevat de totale gecombineerde subsidie die is aangevraagd voor het project. Het is absoluut noodzakelijk dat je controleert dat dit bedrag juist is, aan de hand van je eigen berekeningen. Eventuele verschillen of problemen moeten worden opgelost voor het indienen van de aanvraag.
K. Checklist Zorg voor het indienen van de aanvraag dat voldaan is aan de volgende eisen:
Je maakt gebruik van het officiële Key Action 1-aanvraagformulier. Alle relevante velden van het aanvraagformulier zijn ingevuld. Het aanvraagformulier is ingediend bij het Nationale Agentschap van het land waar jouw organisatie is gevestigd. Het aanvraagformulier is ingevuld in een van de officiële talen van de deelnemende landen van Erasmus+. Alle relevante documenten zijn in de bijlage toegevoegd: o De Declaration of Honour ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger die in de aanvraag wordt vermeld. o De volmachten van alle partners van de aanvrager, ondertekend door beide partijen, opgesteld met behulp van het EC -partnervolmacht template (partnermandaatformulier, verplicht voor jongeren bij de aanvraag). o In het geval van een jongerenuitwisseling: Het Programmaschema Jongerenuitwisselingen (http://www.erasmusplus.nl/stream.aspx?file=/downloads/Programmaschemajongerenuitwisseling.docx ), waarin een planning van de activiteit wordt beschreven. o In het geval van EVS een document waarin een planning van de activiteit wordt beschreven. Alle deelnemende organisaties hebben de documenten waaruit hun juridische status blijkt in de Participant Portal geüpload. Bekijk voor meer informatie het hoofdstuk ‘Selectiecriteria’ in deel C van de programmagids of de Nederlandstalige pocketeditie. Voor subsidies van meer dan 60.000 euro: je hebt de documenten waaruit de financiële capaciteit van jouw organisatie blijkt geüpload in de Participant Portal (Bekijk voor meer informatie het hoofdstuk ‘Selectiecriteria’ in deel C van de programmagids of de Nederlandstalige pocketeditie. Niet van toepassing op overheidsinstanties of internationale organisaties.) Je aanvraag valt binnen de deadline die is gepubliceerd in de programmagids. Je hebt een kopie van het ingevulde formulier opgeslagen of afgedrukt.
Page | 23
L. Gegevensbescherming Aanvragers moeten het gegevensbeschermingsbestand (data protection notice) doorlezen voor het ondertekenen van de Declaration of Honour. Het Specific Privacy Statement waarnaar in dit gedeelte verwezen wordt, kun je vinden op onze website www.erasmusplus.nl.
M. Declaration of Honour De juridisch vertegenwoordiger van de aanvragende organisatie moet de Declaration of Honour printen, aandachtig doorlezen en ondertekenen. De getekende Declaration of Honour moet dan worden ingescand en bijgevoegd als bijlage voordat de aanvraag online wordt ingediend.
N. Bijlagen De volgende documenten moeten bij het aanvraagformulier worden bijgevoegd:
De Declaration of Honour ondertekend door de juridisch vertegenwoordiger die ook in de aanvraag wordt genoemd De volmachten (mandaat) van iedere partner, ondertekend door beide partijen Activiteitenprogramma voor alle activiteiten uit de aanvraag KvK- uittreksel (minimaal 1 jaar oud) in URF zetten
Aanvragers moeten zorgen dat alle documenten die genoemd worden in de checklist (zie hoofdstuk K) elektronisch worden ingediend bij de aanvraag. Klik op de knop ‘toevoegen’ aan de rechterkant om documenten toe te voegen. Dit opent een ander venster waarmee de aanvrager documenten op de computer kan doorzoeken en uploaden. Houd er rekening mee dat alleen documenten met de extensie .pdf, .doc, .docx, .xls, .jpg, .txt, .odt en .ods elektronisch kunnen worden toegevoegd aan een aanvraag. Andere bestandstypen worden niet geaccepteerd. Een foutief geüpload bestand kan verwijderd worden met de knop ‘verwijderen’. Er zijn restricties aan het aantal documenten dat kan worden geüpload. Plaats meerdere documenten in één bestand als dit probleem zich voordoet.
O. Indienen O.1. Datavalidatie Aanvragers moeten zorgen dat ze alle onderdelen van de aanvraag vóór het indienen hebben gevalideerd.
Page | 24
O.2. Standaard Indienprocedure Aanvragers moeten het aanvraagformulier pas indienen als ze tevreden zijn over de laatste versie. Ook moeten aanvragers ervoor zorgen dat ze verbonden zijn met internet om de ingevulde aanvraag in te dienen, dat alle delen van het formulier gevalideerd zijn en dat alle bijlagen zijn toegevoegd voordat het formulier wordt ingediend. Om het formulier in te dienen moet de aanvrager een internetverbinding hebben. Het Nederlandse Nationaal Agentschap adviseert aanvragers om de eindversie van het eForm op hun desktop op te slaan voor het geval er technische problemen optreden bij het indienen van het formulier. De aanvraag moet online worden ingediend voor de deadline (Let op: deze is om 12.00 uur ’s middags). Wanneer aanvragen na de deadline worden ingediend, en de alternatieve zendingsprocedure zoals deze hieronder wordt geschreven niet op tijd is voltooid, zal het aanvraagformulier niet in behandeling worden genomen.
O.3. Indienprocedure in geval van technische problemen Als de aanvrager niet in staat is om de aanvraag online te doen, kunnen de volgende stappen worden ondernomen. Als de aanvrager de aanvraag ook online had kunnen doen, wordt de aanvraag afgewezen. De aanvraag wordt alsnog in behandeling genomen als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: 1. De datum en het tijdstip van je laatste poging om het formulier online in te dienen zijn vóór de deadline. Deze datum en tijdstip staan op je formulier, in het onderdeel 'Submission Summary'. 2. Maak een screenshot van de foutmelding van de overzichtspagina van de aanvraag waaruit blijkt dat het elektronische formulier niet online ingediend kon worden. 3. Binnen twee uur na de deadline heb je ons per e-mail geïnformeerd; dit is dus op de dag van de deadline vóór 14:00 uur. 4. Binnen twee uur na de deadline (dus vóór 14:00 uur) heb je ons per e-mail het volledige aanvraagformulier gestuurd. Let op: verander niets meer aan het formulier na je laatste poging om het online in te dienen en maak een screenshot van de foutmelding. 5. LET OP: een niet volledig ingevuld formulier is geen reden voor een technische probleem.
O.4. Samenvatting van het indienen
Hier wordt een aantekening gemaakt van de pogingen om het formulier in te dienen. Hiervan moet gebruik gemaakt worden in het hierboven beschreven geval dat een alternatieve indienprocedure vereist is.
Page | 25
O.5. Formulier printen Het Nederlandse Nationaal Agentschap adviseert aanvragers om de eindversie van het ingevulde eForm digitaal te bewaren, uit te printen en te bewaren voor eigen archief. Er hoeft geen papieren versie van het eForm naar het Nationaal Agentschap gestuurd te worden.
Deze brochure is gebaseerd op de Application Guidance for Youth van de British Council en Ecorys UK. De British Council, Ecorys UK en het Nationaal Agentschap Erasmus+ Jeugd zijn niet aansprakelijk voor de juistheid en volledigheid van de informatie in deze uitgave.
Page | 26
