KEWENANGAN PENANDATANGAN TATA NASKAH DINAS Muchamad Ali Safa’at
JENIS NASKAH DINAS a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k.
Peraturan; Keputusan; Instruksi; Surat Perintah; Surat Edaran; Surat Dinas; Nota Dinas; Memo; Surat Undangan; Surat Tugas; Surat Pengantar;
l. Nota Kesepahaman; m. Surat Perjanjian; n. Surat Kuasa; o. Surat Keterangan; p. Surat Pernyataan; q. Pengumuman; r. Berita Acara; s. Laporan; t. Notula Rapat; u. Telaahan Staf; dan v. Prosedur Operasional Standar.
INSTRUKSI • Naskah Dinas yang memuat perintah atau arahan tentang pelaksanaan kebijakan atau peraturan perundang-undangan. • Unit kerja dapat mengusulkan kepada Rektor untuk membuat Instruksi. • Instruksi ditandatangani oleh Rektor setelah mendapatkan paraf koordinasi dari SKBH.
SURAT PERINTAH • Naskah Dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang berisi perintah sebagai pelaksana tugas. • Unit kerja dapat mengusulkan kepada Rektor untuk membuat Surat Perintah. • Surat Perintah ditandatangani oleh Rektor setelah mendapatkan paraf koordinasi dari SKBH.
Surat Edaran • Naskah Dinas memuat pemberitahuan hal tertentu yang telah mempunyai kekuatan hukum yang dianggap penting dan mendesak. • Unit kerja dapat mengusulkan kepada Rektor untuk membuat Surat Edaran. • Surat Edaran ditandatangani oleh Rektor setelah mendapatkan paraf koordinasi dari SKBH. • Sub Unit kerja Fakultas/Lembaga/Pasca dapat mengusulkan kepada Dekan/Ketua/Direktur untuk membuat Surat Edaran.
SURAT DINAS • Naskah Dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain di luar lembaga.
NOTA DINAS • Naskah Dinas Internal dibuat oleh bawahan kepada atasan atau pejabat setingkat dalam melaksanakan tugas dn fungsi.
MEMO • Naskah Dinas Internal berisi catatan singkat tentang pokok persoalan dari atasan kepada bawahan.
• Naskah Dinas berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan kegiatan.
SURAT TUGAS
SURAT KETERANGAN • Naskah Dinas berisi informasi mengenai suatu hal, peristiwa, atau orang untuk kepentingan kedinasan.
SURAT PERNYATAAN • Naskah Dinas yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.
BERITA ACARA • Naskah Dinas berisi pernyataan telah terjadi sesuatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu.
TELAAHAN STAF • Uraian dari pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.
PARAF DAN TANDA TANGAN • Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, konsepnya harus diparaf terlebih dahulu paling sedikit oleh dua pejabat dua jenjang di bawahnya. • Naskah dinas yang konsepnya lebih dari satu halaman, diparaf di setiap halaman oleh dua jenjang pejabat di bawah dan oleh pejabat yang berwenang menandatangani. • Letak paraf: • Pejabat satu tingkat di bawah penandatangan di sebelah kanan setelah nama jabatan penandatangan. • Pejabat satu tingkat di bawah penandatangan di sebelah kiri nama jabatan penandatangan. • Pejabat tiga tingkat atau lebih di sebelah paraf pejabat di atasnya.
NASKAH DINAS KELUAR • Surat Rektor/Universitas yang ditujukan kepada pemimpin instansi ditandatangani oleh Rektor. • Jika Rektor mendelegasikan pada pejabat setingkat di bawahnya, penandatangan dilakukan dengan penyebutan a.n. • Jika pejabat yang diberi delegasi berhalangan, penandatangan dapat didelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya dengan penyebutan u.b. setelah pencantuman a.n. • Pendelegasian dilakukan secara tertulis. • Surat Dekan/Ketua Lembaga/Direktur yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar UB dapat ditandatangani oleh Dekan/Ketua Lembaga/Direktur dengan tembusan kepada Rektor.
• a.n. (atas nama): Pejabat yang berwenang menguasakan atau mendelegasikan kepada pejabat setingkat di bawahnya. • u.b. (untuk beliau): pejabat yang diberi kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat di bawahnya.
• plt. (pelaksana tugas): pejabat/pegawai yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas jabatan, namun tidak definitif. • plh. (pelaksana harian): pejabat yang berwenang berhalangan sementara karena tugas dinas menguasakan kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat yang berwenang tidak ada di tempat. • wks. (wakil sementara), pejabat yang berwenang belum ditunjuk atau berhalangan waktu tertentu, atau cuti, untuk sementara penandatangan dilakukan oleh pejabat setingkat.
• u.p. (untuk perhatian) ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan pimpinan.
TERIMA KASIH
