Kesehatan Keselamatan Kerja Monitoring, Review, dan Audit Dosen pengampu: Ita Juwitaningrum, S.Psi, M.Pd.
Oleh: Luluatnul Jannah M 1205913
DEPARTEMEN PSIKOLOGI FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA 2015
A. Pendahuluan Pembahasan ini terfokus pada monitoring kinerja kesehatan dan keselamatan , termasuk pengukuran positif seperti pemeriksaan dan pengukuran negatif seperti statistik cedera .Hal Ini berkaitan tentang review kemajuan untuk melihat apakah sesuatu yang lebih baik dapat dilakukan dan mengaudit untuk memastikan bahwa apa yang telah direncanakan tersebut dijalankan .Pengukuran adalah kunci dalam setiap langkah proses manajemen dan membentuk dasar perbaikan secara terus-menerus .Jika pengukuran tidak dilakukan dengan benar, efektifitas sistem manajemen kesehatan dan keselamatan bisa hilang dan tidak ada informasi yang reliabel untuk menunjukkan seberapa baik resiko manajemen kesehatan dan keselamatan dapat dikendalikan . Ada dua jenis dasar monitoring:
Proaktif atau monitoring aktif, dengan mengambil inisiatif sebelum terjadi masalah , melibatkan pengawasan secara rutin dan pemeriksaan untuk memastikan bahwa kebijakan standar dilaksanakan dan
pengontrolan bekerja . Monitoring reaktif, setelah terjadi masalah , melibatkan melihat peristiwa yang lalu untuk belajar dari kesalahan dan melihat apa tindakan yang dapat digunakan untuk mencegahnya terulang kembali.
B. Pendekatan tradisional dalam pengukuran kinerja kesehatan dan keselamatan Manajer
senior
sering
mengukur
kinerja
perusahaan
dengan
menggunakan , misalnya , persentase keuntungan , pengembalian investasi atau pangsa pasar . Pada umumnya langkah langkah kemampuan positif yang pada dasarsnya mereka miliki, yang menunjukkan prestasi , daripada negatif , yang menunjukkan kegagalan.
Ada beberapa masalah yang serius dalam penggunaan statistik dalam isolasi cidera :
Kemungkinan adanya yang tidak terlapor, yang berfokus pada tingkat cedera dan sakit sebagai ukuran, terutama jika sistem penghargaan terlibat , dapat menyebabkan tidak dilaporkannya hal tersebut untuk
menjaga kinerja. Seringkali insiden tertentu menyebabkan sebuah cedera , dan mereka tidak memperlihatkan apakah bahaya masih terkontrol atau tidak. Keberuntungan , atau penurunan dalam jumlah orang-orang yang terkena , menimbulkan rendahnya angka kecelakaan daripada
kesehatan yang baik dan manajemen keselamatan . Cedera yang merupakan konsekuensi dari kecelakaan seringkali tidak
merefleksikan potensi keparahannya. Orang dapat absen dari pekerjaan karena alasan yang tidak terkait
dengan tingkat keparahan kejadian tersebut . Terdapat bukti untuk menunjukkan bahwa ada sedikit hubungan antara statistic cedera kerja dengan alasan lemahnya kontrol utama
kecelakaan. Jumlah kecelakaan yang kecil dapat menyebabkan kepuasan . Statistik cedera menunjukkan hasil bukan penyebab.
C. Pengukuran Kinerja Pengukuran merupakan bagian dari proses “plan-do-check-act”.Mengukur kinerja adalah termasuk bagian dari sistem manajemen kesehatan dan keselamatan sebagai financial , produksi atau penyediaan layanan manajemen . Tujuan utama mengukur kinerja kesehatan dan keselamatan adalah memberikan informasi mengenai status kemajuan dan keadaan saat ini dari strategi , proses dan kegiatan pekerja yang digunakan untuk mengendalikan risiko kesehatan dan keselamatan. Pengukuran yang efektif ini tidak hanya memberikan informasi tingkatan tertentu tetapi juga mengapa mereka ada pada tingkatan ini , sehingga tindakan perbaikan dapat diambil.
Monitoring Kesehatan dan keselamatan atau pengukuran kinerja selayaknya dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:
di mana posisi relatif dari maksud dan tujuan kesehatan dan
keselamatan secara keseluruhan? Di mana posisi relatif kontrol bahaya dan risiko yang ada? Bagaimana organisasi dibandingkan dengan yang lain? Apa alasannya untuk posisi saat ini? Apakah organisasi lebih baik atau lebih buruk dari waktu ke waktu? Apakah manajemen kesehatan dan keselamatan dilakukan dengan
benar? Apakah manajemen kesehatan dan keselamatan dilakukan dengan
benar secara konsisten? Apakah manajemen kesehatan dan keselamatan mengatasi bahaya dan
risiko tersebut? Apakah manajemen kesehatan dan keselamatan efisien? Apakah sistem manajemen kesehatan dan keselamatan efektif di semua
bagian organisasi? Apakah budaya mendukung kesehatan dan keselamatan, terutama dalam menghadapi tuntutan persaingan?
Informasi pengukuran membantu dalam menentukan :
Dimana relasi organisasi dengan yang posisi yang diinginkan Kemajuan apa yang dibutuhkan dan beralasan dengan keadaan Bagaimana melewati hambatan dan mencapai kemajuan tersebut Prioritas, apa yang harus lebih dulu dilakukan dana pa yang lebih
penting Penggunaan sumber daya yang efektif
Dalam rangka untuk mencapai sebuah hasil tidak adanya cedera atau sakit karena kerja, dan untuk memuaskan pemangku kepentingan, risiko kesehatan dan keselamatan memerlukan pengendalian. kontrol Efektif ditegakkan pada sistem manajemen risiko kesehatan dan keselamatan yang efektif.
Kontrol Resiko yang Efektif Sistem manajemen kesehatan dan keselamatan terdiri dari tiga tingkat kontrol:
siaga 3 : tindakan pencegahan efektif diberikan dan dipelihara di
tempat kerja untuk mencegah bahaya risiko; tingkat 2 : sistem kendali risiko dasar ( rcss ): dasar untuk memastikan bahwa tindakan pencegahan yang cukup diberikan dan dipelihara di
tempat kerja; tingkat 1 : elemen utama dari sistem manajemen kesehatan dan keselamatan : management arrangement ( termasuk rencana dan tujuan ) yang diperlukan untuk mengatur , merencanakan, mengkontrol dan memonitoring pelaksanaan rcss .
Input Bahaya tidak
proses output System kesehatan dan keselamatan Bahaya/resiko
terkontrol
Management arrangement (level 1)
Beban
System control resiko (level 2)
bahaya
Workplace precautions (level 3)
terkontrol
1. 2. 3. 4.
Outcome tidak ada cedera tidak ada sakit kerja tidak ada kecelakaan kepuasan pemegang kepentingan
Kultur kesehatan dan keselamatan positif
pengukuran kinerja harus memenuhi semua elemen dan didasari pendekatan seimbang yang mengkombinasi : input : monitoring skala, asal dan distribusi bahaya yang diciptakan oleh aktivitas organisasi – pengukuran beban bahaya proses : monitoring aktif kecukupan, perkembangan, implementasi, dan penyebaran system manajemen keshatan dan keselamatan dan aktifitas untuk
mempromosikan kultur kesehatan dan keselamatan positif – pengukuran keberhasilan outcomes : monitoring reaktif dari hasil merugikan yang menyebabkan cedera, sakit, kehilangan dan kecelakaan dengan potensi penyebab cedera, sakit, atau kehilangan – pengukuran kegagalan
D. Monitoring Proaktif atau aktif – bagaimana mengukur kinerja Proses pengukuran dapat mengumpulkan informasi melalui :
pengamatan langsung kondisi dan perilaku orang orang ( kadang kadang disebut sebagai monitoring tindakan tidak aman dan kondisi
tidak aman) berbicara kepada orang orang untuk memperoleh fakta dan
pengalaman mereka serta mengukur pandangan dan pendapat mereka; memeriksa laporan tertulis , dokumen dan catatan.
Pemeriksaan Pemeriksaan dapat dilakukan dengan mengembangkan daftar atau form inspeksi yang mencakup isu kunci untuk diawasi oleh departemen tertentu pada suatu area organisasi dalam periode tertentu. Gunakan empat daftar ps (note: contoh bukan daftar definitif ) yaitu : perencanaan lokasi (premise), rencana dan substansinya (plant and subtances), procedur dan orang-orang didalamnya (people). Premises, meliputi :
bekerja di tempat tinggi; akses; lingkungan kerja; kesejahteraan; layanan; tindakan pencegahan api.
Plant and subtances, meliputi :
peralatan bekerja dan mekanisminya; manual penanganan; prosedur zat berbahaya; barang berbahaya;
Procedure meliputi :
penilaian; risiko keamanan sistem kerja pribadi; izin untuk bekerja; pelindung peralatan; kontraktor; pemberitahuan;
People meliputi :
kesehatan pengawasan; warga perilaku; pelatihan dan pengawasan; orang yang berwenang; kekerasan; orang-orang utama terkena risiko
Inspeksi keselamatan harian/mingguan/bulanan bertujuan untuk mengecek kondisi di area spesifik dengan checklist tertentu yang dibuat manajemen local yang memenuhi item spesifik, seperti penjaga mesin tertentu, apakan rute yang disetujui aman, pemadam api berada ditempatnya, dll. Setelah itu, dapat dibuat laporan. Elemen esensial dari laporan adalah :
identifikasi organisasi, tempat kerja, petugas inspeksi, dan tanggal inspeksi daftar observasi prioritas atau level resiko perilaku yang harus dilakukan timescale untuk menyelesaikan perlakuan
Sampel keselamatan
Sampel keselamatan adalah teknik yang membantu organisasi untuk berkonsentrasi pada satu daerah atau subjek dengan waktu tertentu. Area spesifik ini dipilih yang dapat diperiksa sekitar 30 menit. Daftar dibuat
untuk
memfasilitasi pemeriksaan melihat isu-isu spesifik. Kemungkinan terdapat bahayan berbeda jenis : bisa berupa catatan tindakan atau kondisi tidak aman; proaktif, atau catatan perilaku atau praktek yang baik. Tim inspeksi atau orang yang membawa sampel pada saat yang sama setiap hari atau minggu di ditentukan. Hasil tercatat dianalisa untuk melihat apakah terdapat perubahan yang baik atau buruk dari waktu ke waktu.Tentu saja, catatan harus dimasukkan ke dalam pemberitahuan orang yang bersangkutan pada setiap kesempatan.
Mengukur Kegagalan – Monitoring Reaktif Selain monitoring aktif, kegagalan dalam mengkontrol resiko juga perlu diukur (Monitoring reaktif), untuk
memberikan peluang untuk memeriksa
kinerja, belajar dari kegagalan dan meningkatkan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan . Aturan Sistem monitoring reaktif mencakup untuk mengidentifikasi dan memberikan laporan pekerjaan:
Cedera dan sakit kerja ( rincian kejadian tersebut; kerugian lain seperti
kerusakan properti; insiden , termasuk orang-orang dengan potensi untuk menyebabkan
cedera , sakit atau kerugian; bahaya yang ada dan kesalahan; bahaya dan kesalahan;
standar dan sistem dalam kinerja , termasuk tindakan penegakan pengaduan dari karyawan dan ditetapkan pemerintah .
Siapa yang meonitoring kinerja Kinerja harus diukur di setiap level manajemen dari direktur ke bawah. Manajer senior harus memenuhi aturan yang benar pada diri mereka sendiri bahwa aturan dilaksanakan dengan baik. Manajer perlu secara pribadi terlibat dalam memastikan bahwa rencana dan tujuan telah memenuhi semua unsure dan kepatuhan dengan standar yang dilakukan. Meskipun sistem dapat mengatur sampai dengan petunjuk keselamatan yang profesional, manajer harus secara pribadi terlibat dan diberi cukup pelatihan untuk kompetensi untuk membuat mengetahui penilaian tentang kinerja monitoring.
Frekuensi Monitoring dan Pemeriksaan Hal ini akan bergantung pada tingkat resiko undang-undang dan semua persyaratan pemeriksaan . Direktur diharapkan untuk memeriksa secara pada audit tahunan , sedangkan department pengawas dapat diharapkan untuk melakukan pemeriksaan setiap minggu .Manajer senior harus secara rutin memonitor rencana kesehatan dan keselamatan untuk memastikan bahwa tujuan telah berjalan dan melakukan perubahan pada rencana tersebut bila perlu. Data dari monitoring reaktif harus dipertimbangkan oleh manajer senior paling tidak sebulan sekali .Di sebagian besar organisasi berbagai peristiwa yang telah terjadi serius akan dipantau ketika mereka terjadi kembali. Penulisan Laporan
Ada tiga faktor utama dalam penulisan laporan dan semuanya menyangkut komunikasi . laporan perlu bertujuan untuk
Pembaca mendapatkan pesan yang dimaksud; memberi penjelasan dengan alasan yang jelas dan mudah untuk
dipahami; membuat argumen dan kesimpulan persuasif .
Komunikasi dimulai dengan berusaha masuk pikiran pembaca , untuk membayangkan apa yang paling efektif untuk mendapat perhatian, yang akan meyakinkan dan apa yang akan membuat laporan ini menonjol disbanding yang lain. Bagian penting dari presentasi ini adalah ketika sebuah laporan yang ditulis tangan lebih baik daripada diam saja jika waktu singkat , yang terorganisasi dan jelas . Untuk pembaca laporan , yang mungkin sangat sibuk dengan banyak informasi yang ditulis, yang jelas , laporan presentasi yang baik akan menghasilkan perilaku yang positif , yang akan memberi keuntungan baik untuk penulis. Lima hal yang membantu dalam membuat laporan yang efektif adalah :
adanya struktur; adanya argumen; style; cara penyajian data; bagaimana laporan disampaikan
E. Review dan Audit Tujuan Audit Langkah terakhir dalam siklus pengawasan manajemen kesehatan dan keselamatan pekerja adalah audit dan review kinerja . Organisasi harus mampu untuk meningkatkan , menjaga dan mengembangkan kemampuan untuk mengurangi risiko . ‘feedback loop’ dihasilkan dalam proses final ini sehingga
memungkinkan untuk memastikan melanjutkan efektivitas sistem manajemen kesehatan dan keselamatan. Audit sangat penting untuk sistem manajemen kesehatan dan keselamatan, tetapi bukanlah yang sangat penting pada bagian dari sistem . Perusahaan membutuhkan sistem untuk mengelola arus kas dan membayar tagihan . Hal ini tidak dapat berhasil dengan audit tahunan. Dengan cara yang sama , kesehatan dan keselamatan perlu dikelola setiap hari, dan untuk ini , organisasi harus memiliki sistem yang semestinya. Audit periodik tidak akan mencapai hal tersebut. Tujuan audit yaitu untuk membangun agar tiga komponen utama dari system manajemen keselamatan bekerja semestinya dan beroperasi secara efektif. Hal tersebut harus menunjukan :
Aturan manajemen yang sesuai Terrdaoat RSCs, dan diimplementasikan juga konsisten terhadap profil
bahaya bagi organisasi Tindakan pencegahan tempat kerja yang sesuai
Proses audit melibatkan :
Mengumpulkan informasi dari setiap level di organisasi mengenai system
manajemen kesehatan dan keselamatan. Membuat penilaian yang diinformasikan mengenai kesesuain dan kinerjanya
Pengumpulan Informasi Keputusan perlu dibuat tentang tingkat audit dan detail audit sebelum memulai untuk memperoleh informasi mengenai manajemen kesehatan dan keselamatan organisasi. Audit melibatkan sample; maka awalnya perlu diputuskan berapa banyak sampel yang diperlukan untuk penilaian yang reliabel. Jenis audit dan kompleksitasnya akan berhubungan dengan tujuan dan jangkauan, ukuran dan komplesitas organisasi dan waktu dimana system manajemen kesehatan dan keselamatan yang sudah ada dioperasikan.
Sumber informasi bisanya dilakukan pendekatan sebagai berikut : Preparatory wok
Bertemu dengan manajer dan perwakilan pekerja terkait untuk
mendiskusikan dan menyepakati tujuan dan jangkauan audit Menyiapkan dan memutuskan prosedur audit dengan manajer Mengumpulkan dan mempertimbangkan dokumentasi
On site
Interview Review dan assessment dokumen tambahan Observasi kondisi fisik dan aktifitas kerja
Conclusion
Mengumpulkan bukti Mengevalusi bukti Menulis laporan audit
Membuat Keputusan Hal penting yaitu untuk memulai dengan standar atau tolak ukur relevan dengan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan agar dapat dinilai. Jika standar tidak jelas , penilaian tidak akan reliabel. Penilaian audit harus diinformasikan oleh standar legal, petunjuk HSE dan standar industry yang aplikatif. HSG65 mengatur urusan dan manajemen yang menjadi barometer untuk desain rcss . Audit seharusnya tidak dilihat sebagai kegiatan menemukan kesalahan. Yang terpenting seharusnya membuat kontribusi besar bagi sistem manajemen kesehatan dan keselamatan dan untuk belajar . Prestasi itu harus mengakui serta menyoroti daerah mana yang lebih perlu di perhatikan. Untuk mencapai hasil terbaik, auditor harus merupakan orang yang kompeten pada area dan aktifitas yang diaudit. Beberapa masalah yang biasa terjadi termasuk :
Sistem yang terlalu general pada pendekatannya. Hal ini memerlukan kerja yang dipertimbangkan untuk mebuatnya sesuai dengan kebutuhan dan
resiko organisasi. System bisa jadi tidak praktis untuk ukuran dan kultur organisasi System skoring memungkinkan menyebunyikan masalah yang terdapat
dibawah detail Organisasi mendesan system manajemen untuk memperoleh poin maksimum daripada menggunakan yang sesuai dengan kebutuhan dan profil bahaya dari bisnis.
Review Kinerja Ketika kinerja direview , penilaian keadekuatan dan keputusan diambil dari bagaimana dan kapan masalah diperbaiki. Feedback lopp diperlukan untuk dapat melihat apakah system manajemen kesehatan dan keselamatan bekerja dengan seharusnya. Informasi untuk review kinerja didaptkan dari audit RCSs dan tindakan pencegahan tempat kerja, dan dari pengukuran aktivitas. Terdapat kemungkinan pengaruh lain baik internal maupun eksternal seperti re-organisasi, legislasi baru, atau perubahan pada praktek saat ini. Hal ini dapat menyebabkan dibutuhkannya desain ulang atau perubahan bagian dari system manajemen kesehatan dan keselamatan atau untuk mengubah arah atau tujuannya. Dalam review, area berikut ini perlu diperiksa:
Operasi dan pemeliharaan system yang sudah ada Bagaimana system manajemen keselamatan didesain, dikembangkan, dan dipasang untuk mengakomodasi sutuasi yang berubah.
Review merupakan proses berkelanjutan dan harus ditangani dalam berbagai level di organisasi. Respen yang dibutuhkan yaitu :
Oleh first-line supervisor atau manajer lain untuk memperbaiki kesalahan untuk mengiplementasi tidak pencegahan di tempat kerja yang mereka amati pada aktivitas rutin
Untuk memperbaiki kinerja sub-standar yang diidentifikasi dengan
monitoring aktif dan reaktif Untuk menilai rencana level individual, departemen, lapangan, grup atau
organisasi Untuk hasil audit.
Frekuensi review dalam tiap level diputuskan melalui organisasi dan aktivitas review perlu diperbaiki sesuai dengan aktivitas penilaian dan audit. Review akan menidentifikasi tindakan perbaikan tertentu yang akan membangun siapa yang bertanggung jawab untuk mengimplemntasi dan menentukan deadline dalam penyelesaiannya.
Daftar Pustaka Hughes,P. & Ferrett,E, (2009). Introduction to Health and Safety at Work, Fourth Edition. Burlington; Elsevier Limited
