Functieprofiel algemeen (voor de functie van centrumcoördinator) Algemene kenmerken ContourdeTwern is een organisatie voor maatschappelijke dienstverlening. De organisatie is decentraal georganiseerd. De stafafdelingen van het centraal bureau staan ten diensten van de bedrijfsvoering en de decentrale teams. De decentrale, uitvoerende teams houden zich bezig met de uitvoering van maatschappelijke dienstverlening. De functionaris maakt onderdeel uit van een van de uitvoerende teams. In deze beschrijving wordt de hij-vorm gebruikt. Waar hij staat, kan ook zij gelezen worden. In het kader van welzijn nieuwe stijl is bewust gekozen om de term burger te hanteren. Met deze term bedoelen wij ook (wijk)bewoners/cliënten/klanten/mantelzorgers e.d. Tevens is ervoor gekozen om de term werkveld te gebruiken. Met deze term bedoelen wij tevens: werkgebied/dorp/wijk e.d. Organisatorische positie De functionaris ressorteert hiërarchisch onder een manager of hoofd van de afdeling Financiën & Informatisering. De functionaris kan coördinerende en leidinggevende taken hebben. In het specifieke deel van de uitwerking van het functieprofiel zijn de taakgebieden verder uitgewerkt. Kernprofiel De functionaris handelt vakbekwaam en resultaatgericht. Schematisch uitgewerkt: Omschrijvin g van de kern van de functie 1. Verheldert vragen en behoeften
Toelichting
Bijbehorende kernkwaliteiten
De functionaris luistert betrokken, actief en met open vizier naar burgers en hun netwerk en biedt hen vertrouwen. Hij bouwt op professionele wijze een vertrouwensrelatie op, geeft ruimte en vraagt door naar verwachtingen, wensen en mogelijkheden om zeker te zijn dat de daadwerkelijke vraag of behoefte helder wordt. De daadwerkelijke vraag is leidend.
Hij kan goed luisteren en zich inleven in de situatie van burgers waardoor er een vertrouwensband ontstaat.
2. Versterkt eigen kracht en zelfregie
De functionaris begeleidt (waar van toepassing) en adviseert individuen, vrijwilligers, (vrijwilligers)organisaties en groepen bij het vinden van eigen oplossingen voor hun vragen op gebied van het vinden van een passende accommodatie. Hij motiveert, ondersteunt, informeert en adviseert en helpt hen om voor hen passende keuzes te maken.
Hij kan mensen in beweging brengen en hierbij waar nodig een coachende rol innemen;
Waar van toepassing schakelt hij door of draagt over naar een collega die de vereiste specialistische kennis heeft dan wel hierin een specifieke taakopdracht heeft. 3. Is zichtbaar en gaat op mensen af
De functionaris kent burgers en wordt door hen gekend. Hij is een toegankelijk en laagdrempelig aanspreekpunt. Hij profileert zich zelfbewust met zijn kennis van de
Hij kan binden en verbinden.
Omschrijvin g van de kern van de functie
Toelichting
Bijbehorende kernkwaliteiten
accommodaties waar dat noodzakelijk is maar kan bovenal deze kennis omzetten in praktijk handelen. 4. Stimuleert verantwoordeijk gedrag
De functionaris bevordert dat (groepen van) burgers, afhankelijk gedrag ombuigen in het nemen van eigen verantwoordelijkheid. Hij stelt wedervragen en daagt uit tot nieuwe inzichten. Hij zoekt gezamenlijk met hen naar oplossingen en stimuleert wederkerigheid.
Hij kan burgers in beweging brengen en hierbij een coachende rol innemen.
5. Stuurt aan op betrokkenheid en participatie
De functionaris stuurt aan op betrokkenheid, verantwoordelijkheid en het benutten van het vermogen van burgers om zelf hun steentje bij te dragen (stimuleren van wederkerigheid en participatie).
Hij kan burgers in beweging brengen en hierbij een coachende rol innemen.
6. Verbindt gezamenlijke en individuele aanpak
De functionaris verbindt individuele vragen en behoeften met de potenties van vrijwilligers, actieve burgers en organisaties op individueel en collectief niveau. Hij stimuleert hierdoor wederkerigheid en een gezamenlijke aanpak binnen het eigen team dan wel de gehele organisatie.
Hij kan binden en verbinden.
7. Werkt samen en versterkt netwerken
De functionaris versterkt binnen de mogelijkheden van het accommodatiebeleid netwerken van burgers. Hij ondersteunt relevante samenwerkingsrelaties van burgers, professionals, verenigingen en ondernemers binnen het eigen functiedomein. Hij maakt daarbij gebruik van deskundigheid van anderen, draagt zijn eigen deskundigheid over en pakt taken op in interdisciplinaire samenwerking.
Hij werkt uitstekend samen.
8. Beweegt zich in uiteenlopende systemen
De functionaris beweegt zich gemakkelijk in de verschillende contacten, die hij heeft. Tevens kan hij met verschillende culturen omgaan alsmede met een diversiteit aan vragen, weet van aanpakken. Op het gebied van accommodatiebeleid bedenkt hij oplossingen.
Hij kan binden en verbinden alsmede is hij in staat om te schakelen.
9. Doorziet verhoudingen en anticipeert op veranderingen
De functionaris is een antenne voor sociale verhoudingen. Hij signaleert en herkent mogelijke kansen, problemen en tekorten, waardoor hij preventief en proactief samen met collega’s binnen of buiten het team hierop kan inspringen. Hij agendeert tekorten en kansen bij de juiste partijen. Bij dreigende escalatie of acute problemen grijpt hij tijdig in. De functionaris benut zijn professionele ruimte
Hij is in staat om te schakelen in uiteenlopende situaties.
10.
Hij
ziet
kansen
in
nieuwe
Omschrijvin g van de kern van de functie Benut professionele ruimte en is ondernemend
Toelichting
Bijbehorende kernkwaliteiten
optimaal. Hij biedt de best mogelijke kwaliteit, handelt oplossingsgericht, flexibel en doelmatig, Hij leert van ervaringen en deelt deze met collega’s.
ontwikkelingen. Hij gaat eropaf en haalt nieuwe opdrachten binnen. Een accounthouder die resultaten behaalt! Hij kan buiten de geijkte kaders denken (outside the box) om zo kansen en mogelijkheden te verzilveren.
Iedere functionaris neemt deel aan werkoverleggen zoals die door ContourdeTwern voor de gehele organisatie zijn vastgesteld dan wel door de manager van het wijkteam binnen het eigen werkgebied zijn bepaald. Hij verricht bij de functie behorende werkzaamheden, die hierna in bijlage 3 als taakvelden zijn beschreven. Competenties: Voor medewerkers van de gehele organisatie zijn de volgende kerncompetenties vastgesteld: Doelgerichtheid / resultaatgericht Initiatief Samenwerken Leervermogen (zowel cognitief als interactief)) Voor medewerkers facilitaire teams gelden de volgende functiegerichte competenties: Flexibiliteit/aanpassingsvermogen Klantgerichtheid Klantenbinding Plannen/organiseren
Bijlage 3: Profielen uitgewerkt naar taakgebieden van verschillende functies 1.1
Centrumcoördinator
Doel van de functie De centrumcoördinator is verantwoordelijk voor een optimaal gebruik, interne gang van zaken, beheer en exploitatie van een of meerdere van de accommodaties van het wijkteam. Hij faciliteert daartoe alle gebruikers van de accommodaties, zoekt daarbij naar nieuwe kansen en werkt samen met alle relevante partijen. Hij stuurt beheerders, vrijwilligers en huishoudelijk medewerkers aan die werkzaam zijn in de betreffende locatie(s) aan. Daarnaast zorgt hij dat operationele afspraken rondom het beheer van de locatie(s), het gebruik en onderhoud daarvan correct verloopt. Organisatorische positie Ressorteert onder de manager van het wijkteam. Is aanspreekpunt voor de dagelijkse uitvoering van het werk van het facilitaire team (aanwezige beheerders, huishoudelijke medewerkers en vrijwilligers) in een of meerdere locaties van het wijkteam. Heeft mogelijk binnen de functie een aandachtgebied.
Taakvelden Accommodatiebeleid van het wijkteam uitzetten en aansturen Geeft functionele aanwijzingen aan de beheerders. Zorgt dat afgesproken werkoverleggen van het facilitaire wijkteam voorbereid en uitgevoerd worden. Zit deze waar nodig zelf voor. Kan op verzoek van de manager aanwezig zijn bij functioneringsgesprekken met de medewerkers van het facilitaire wijkteam. Signaleert eigen scholingsbehoefte dan wel scholingsbehoefte binnen het team zowel op individueel als gezamenlijk niveau. Zorgt voor een optimaal gebruik van de gebouwen (inclusief weekendopenstellingen) en doet hiertoe aan acquisitie. Fungeert als aanspreekpunt met betrekking tot klachten op het gebied van werk- en leefklimaat en het gebruik van de aanwezige voorzieningen. Informeert de manager actief en tijdig over de relevante ontwikkelingen en doet voorstellen ter verbetering van de dienstverlening. Bevorderen participatie Faciliteert en ondersteunt groepen in georganiseerde en ongeorganiseerde verbanden, zodat zij binnen de mogelijkheden van het accommodatiebeleid optimaal gefaciliteerd zijn en stimuleert hierbij de mogelijkheden tot wederkerigheid. Faciliteert burgerinitiatieven en kan op verzoek een bijdrage leveren aan een plan van aanpak, PR-activiteiten e.d. Kan de uitvoering van projecten / activiteiten op gebied van accommodatiebeheer afstemmen en coördineren. Signaleert vroegtijdig veranderingen bij (potentiele) huurders/gebruikersgroepen en grijpt deze signalen aan om actief te handelen naar deze groepen toe en met hen in overleg te gaan. Present zijn en contacten leggen in de wijk Investeert actief in goede samenwerkingsverbanden met uiteenlopende huurders / (potentiele) gebruikers van de accommodaties. Voert daartoe overleg met huurders/gebruikers, vertegenwoordigers van relevante instanties over met het accommodatiebeleid samenhangende aangelegenheden.
Bouwt aan in- en externe contacten die van belang zijn voor de uitvoering van de functie en zoekt actieve samenwerking met relevante organisaties / ondernemers / verenigingen e.d. in de wijk.
Processen en voortgang bewaken Zorgt dat afgesproken rapportages / evaluatiegegevens e.d. tijdig en correct zijn aangeleverd. Zorgt dat binnen het team de taken rondom verhuur, inkoop, voorraadbeheer, de exploitatie van cursussen, uitvoering arbobeleid, werkplekinrichting e.d. volgens de afspraken en protocollen van ContourdeTwern correct verlopen; Houdt toezicht op een correcte verwerking in diverse registratiesystemen. Bewaakt het toegekende budget en stuurt indien nodig tijdig bij. Overige (organisatie en functie gebonden) taken Brengt actief informatie over ontwikkelingen binnen de accommodaties en het beheer in teamoverleggen in. Werkt nauw samen met de coördinator(en) sociaal werk om teamaangelegenheden op elkaar af te stemmen en/of het gebruik van de gebouwen te optimaliseren dan wel (uitvoering van) activiteiten zo goed mogelijk te laten verlopen. Draagt kennis en ervaring over aan nieuwe collega’s en indien van toepassing vrijwilligers en stagiaires. Is gericht op samenwerking en betrekt waar mogelijk collega’s bij de uitvoering van de functie. Levert desgevraagd een bijdrage aan de werkveldbeschouwing of wijkanalyse door de inbreng van zijn kennis over de wijk. Medewerkers facilitair team operationeel aansturen/begeleiden Zorgt voor de dagelijkse (bege) leiding aan de medewerkers en vrijwilligers in het beheer en/of schoonmaak die op de betreffende locatie(s) werkzaam zijn. Zorgt tijdig voor dienstroosters en communiceert deze zorgvuldig. Signaleert scholingsbehoeften en bespreekt deze met de manager en coördinator. Voert (mede) werving- en selectiegesprekken voor nieuwe medewerkers en levert op verzoek van de manager een bijdrage aan beoordelings-en functioneringsgesprekken van medewerkers van het facilitaire team. Kan binnen gemaakte werkafspraken locatie gebonden werkoverleggen voorbereiden en organiseren en zit dit waar nodig voor.
Vrijwilligers werven en begeleiden Werft vrijwilligers voor het uitvoeren van diverse werkzaamheden en activiteiten. Regelt de inzet / roostering van vrijwilligers binnen het facilitaire team. Begeleidt vrijwilligers(groepen) en leidt vrijwilligers – zoveel mogelijk- op tot zelfstandigheid. Ziet toe op het uitvoeren van de werkzaamheden van vrijwilligers (monitoring). Onderhoudt noodzakelijke contacten met collega’s omtrent de instroom en doorstroom van vrijwilligers(netwerken). Regelt de vergoedingen van vrijwilligers overeenkomstig het vrijwilligersbeleid. Werkt mee aan het bevorderen van participatietrajecten voor vrijwilligers en werkt hierin samen met collega’s die hierin taken hebben op gebied van in- en doorstroom en/of begeleiding. Ondersteuning wijkteam Regelt, indien noodzakelijk, de vergunningen of verzekeringen, die benodigd zijn voor de (buiten-)activiteiten. Zorgt dat afgesproken cursusaanbod uitgevoerd wordt door afspraken rondom ruimtes en bijbehorende faciliteiten af te stemmen, eventueel een bijdrage te leveren aan de publicatie van het cursusaanbod en het verwerken van inschrijvingen, plaatsingen van deelnemers alsmede het bijhouden van deelnemerslijsten ten behoeve van de facturering;
Levert op verzoek van de leidinggevende een (organisatorische) bijdrage aan de uitvoering van (grote team-) activiteiten.
Overige taken Zorgt voor een optimaal leefklimaat in en rondom de gebouwen en bewaakt dat afspraken/werkprotocollen rondom huisregels, hygiënecode en Arbo voorschriften worden nagekomen dan wel signaleert hierin onvolkomenheden aan de stedelijke functionarissen en/of de eigen leidinggevende. Werkt hierin loyaal en collegiaal samen met de stedelijke zakelijk leiders die op gebied van Arbo, hygiëne of financiën taken hebben. Controleert en legt de verhuur van ruimten vast. Zorgt dat kasverkeer op de locaties volgens interne richtlijnen correct verloopt. Ziet binnen de kaders van interne werkprotocollen of leverancierscontracten toe op het nakomen van uitvoerende afspraken rondom onderhoud, inkoop, voorraadbeheer, Arbo- en veiligheidsbeleid in de accommodaties. Signaleert onvolkomenheden in onderhoud, vernielingen en/of beschadigingen en schakelt hiervoor de juiste interne of externe contacten in (bijv. klussenploeg, onderhoudsmonteur, doet aangifte bij politie e.d.) Draagt (indien van toepassing bij aanwezigheid van een alarmsysteem) zorg voor afspraken m.b.t. alarmmeldingen die zich buiten openingstijden voordoen. Draagt er zorg voor dat afspraken rondom opening- en sluiting van het gebouw nagekomen worden. Is verantwoordelijk voor (de organisatie van) het sleutelbeheer. Signaleert knelpunten en meldt deze aan de coördinator programmering en verhuur. Toevoeging aan profiel: Ondernemend zijn (initiatief en durf laten zien). Denken in kansen en mogelijkheden. Innovatief en creatief kunnen denken (out of the box en durven afwijken van standaardoplossingen). Goede verbinder door taak- en mensgericht leiderschap te tonen. Taken kunnen en durven te delegeren en daarmee zelf afstand nemen van uitvoerende werkprocessen. Voorbeeldfunctie van goed gastheer uitdragen. Perspectief van de (potentiële) klant centraal kunnen stellen Mensgericht leiderschap Bewust zijn van de voorbeeldfunctie Zelf uitmuntend gastheer zijn en vanuit het perspectief van de klant kunnen denken MBOplus/HBO werk- en denkniveau
