FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK UNDANA Judul
Area
I.
Dokumen Level : Manual Prosedur
: Manual Prosedur Ijin Praktek Kerja Lapang / Kerja Praktek Mahasiswa
Kode : DPM.GJM.FST.UNDANA.13.17
Tanggal dikeluarkan : 01 April 2013
: Gugus Jaminan Mutu
Revisi : 0
Tujuan dan Pengertian Tujuan manual prosedur ijin praktek kerja lapang/kerja praktek pada Fakultas Sains dan Teknik ini adalah : 1. 2.
Memberikan pedoman kepada pihak terkait mengenai mekanisme pengurusan ijin praktek kerja lapang/kerja praktek mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelayanan serta proses pengurusan ijin praktek kerja lapang/kerja praktek mahasiswa Fakultas Sains dan Teknik Undana.
Pengertian yang terdapat dalam manual prosedur ini ialah : 1.
2.
Praktek Kerja Lapangan ( PKL ) / Kerja Praktek ( KP ) adalah kegiatan belajar mahasiswa yang dilakukan secara terbimbing dan terpadu antara teori dengan praktek dalam kurun waktu tertentu dengan besaran sks diatur sendiri oleh program studi/jurusan. Bagi mahasiswa PKL/KP bertujuan untuk memperoleh pengalaman – pengalaman praktis dan memperkuat ketrampilan kerja mahasiswa yang menunjang pengembangan kompetensi agar menjadi professional dalam bidangnya. PKL/KP dilakukan di dinas/institusi, perusahaan BUMN/BUMD, perusahaan swasta dll yang pelaksanaannya diatur oleh jurusan,fakultas dan unit terkait.
II. Pihak –Pihak yang Terkait Pihak-pihak yang terkait dalam ijin praktek kerja lapang/kerja praktek ini adalah : 1. 2. 3. 4.
Mahasiswa Pimpinan jurusan ( Ketua jurusan/sekjur ) Sub Bagian akademik Pimpinan fakultas ( Dekan/Pembantu Dekan I )
1
III. Referensi Referensi yang digunakan dalam penyusunan manual prosedur ijin praktek kerja lapang/kerja praktek ini adalah : 1. Peraturan Rektor Undana No 520/PP/2012 tentang Norma dan Tolok Ukur Penyelenggaraan Pendidikan di Undana. IV. Ruang Lingkup Ruang lingkup prosedur ijin praktek kerja lapang/kerja praktek pada Fakultas Sains dan Teknik Undana meliputi : 1)
Pemograman PKL/KP dalam KRS mahasiswa bila telah memenuhi prasyarat mata kuliah dan jumlah SKS. 2) Konsultasi topik kegiatan dan tempat/lokasi kegiatan PKL/KP dengan pimpinan jurusan (kejur/sekjur ) oleh mahasiswa. 3) Penentuan topik, lokasi kegiatan dan dosen pembimbing bagi mahasiswa yang akan melakukan PKL/KP oleh pimpinan jurusan. 4) Penerbitan surat permintaan pembuatan permohonan ijin PKL/KP mahasiswa ke lembaga/instansi/unit kerja tempat/lokasi PKL/KP oleh Pimpinan Jurusan ke Dekan. 5) Penyerahan surat permintaan pembuatan permohonan ijin PKL/KP mahasiswa ke lembaga/instansi/unit kerja tempat/lokasi PKL/KP ke Fakultas oleh mahasiswa. 6) Arahan Dekan melalui PD I kepada sub bagian akademik untuk pengurusan surat permohonan ijin PKL/KP ke lembaga/instansi/unit kerja tempat/lokasi PKL/KP. 7) Pembuatan surat permohonan ijin PKL/KP ke lembaga/instansi/unit kerja tempat/lokasi PKL/KP oleh sub bagian akademik. 8) Pengesahan surat permohonan ijin PKL/KP oleh PD I atas nama Dekan. 9) Pengiriman surat permohonan ijin PKL/KP ke lembaga/instansi/unit kerja tempat/lokasi PKL/KP oleh mahasiswa. 10) Pelaksanaan PKL/KP oleh mahasiswa setelah mendapat persetujuan PKL/KP secara tertulis dari lembaga/instansi/unit kerja tempat/lokasi PKL/KP yang dituju. 11) Pengarsipan surat persetujuan ijin PKL/KP dari lembaga/instansi/unit kerja tempat/lokasi PKL/KP oleh sub bagian akademik. V. Mekanisme dan Prosedur Mekanisme dan prosedur ijin praktek kerja lapang/kerja praktek pada Fakultas Sains dan Teknik Undana adalah sebagai berikut : 1. Mahasiswa memprogramkan PKL/KP dalm rencana studi yang dinyatakan dalam KRS dan telah mendapat pengesahan dari dosen PA. Dosen PA menyetujui mahasiswa mengambil program PKL/KP jika prasyarat mata kuliah dan jumlah SKS telah memenuhi syarat yang ditentukan jurusan. 2. Mahasiswa kemudian mengkonsultasikan topik kegiatan dan tempat/lokasi kegiatan dengan pimpinan jurusan. 2
3. Pimpinan jurusan kemudian menentukan topik, tempat/lokasi kegiatan dan dosen pembimbing PKL/KP bagi mahasiswa dengan mempertimbangkan kesesuaian dengan bidang minat penelitian tugas akhir mahasiswa nantinya. 4. Pimpinan jurusan kemudian membuat surat permintaan pembuatan permohonan ijin PKL/KP mahasiswa untuk lembaga/instansi/unit kerja tempat/lokasi PKL/KP mahasiswa ke Dekan. 5. Mahasiswa kemudian menyerahkan surat permintaan pembuatan permohonan ijin PKL/KP ke fakultas. 6. Dekan melalui PD I kemudian mengarahkan sub bagian akademik untuk mengurus surat permohonan ijin PKL/KP ke lembaga/instansi/unit kerja tempat/lokasi PKL/KP. 7. Sub bagian akademik kemudian membuat surat permohonan ijin PKL/KP ke lembaga/instansi/unit kerja tempat/lokasi PKL/KP mahasiswa. 8. Pembantu Dekan I kemudian mengesahkan surat permohonan ijin PKL/KP dimaksud. 9. Mahasiswa kemudian mengirimkan surat permohonan tersebut ke lembaga/instansi/unit kerja tempat/lokasi PKL/KP. 10. Setelah mendapat persetujuan dari lembaga/instansi/unit kerja tempat/lokasi PKL/KP mahasiswa kemudian melaksanakan PKL/KP. 11. Surat persetujuan ijin PKL/KP yang dikirim lembaga/instansi/unit kerja tempat/lokasi PKL/KP kemudian diarsipkan oleh sub bagian akademik.
3
VI.
Bagan Alir Bagan alir manual prosedur ijin praktek kerja lapang/kerja praktek pada Fakultas Sains dan Teknik Undana adalah sebagai berikut : Alur Kegiatan
Penanggung Jawab
Dokumen yang diperlukan
Mulai 1 Pemograman PKL/KP dalam rencana studi
Mahasiswa Dosen PA
KHS semester sebelumnya
2 Konsultasi topik dan tempat PKL/KP
Mahasiswa Pimpinan jurusan
3 Penentuan topik, tempat dan dosen pembimbing PKL/KP
Pimpinan jurusan
4 Penerbitan surat permintaan pembuatan permohonan ijin PKL/KP ke Dekan
Pimpinan jurusan
5 Penyerahan surat permintaan pembuatan permohonan ijin PKL/KP untuk Dekan ke fakultas
Mahasiswa
6 Arahan pengurusan surat permohonan ijin PKL/KP ke instansi/unit tempat PKL/KP
Dekan melalui Pembantu Dekan I
Surat permintaan pembuatan permohonan ijin PKL/KP untuk
lembaga/instansi/unit kerja tempat/lokasi PKL/KP dari jurusan
7 4
Penjelasan
7
Pembuatan surat permohonan ijin PKL/KP ketempat PKL/KP
Sub Bagian Akademik
8
Pengesahan surat permohonan ijin PKL/KP untuk unit tempat PKL/KP
Pembantu Dekan I atas nama Dekan
Surat permohonan ijin PKL/KP untuk lembaga/instansi/unit
kerja tempat/lokasi PKL/KP
9
Pengiriman surat permohonan ijin PKL/KP ketempat PKL/KP
Mahasiswa Surat permohonan ijin PKL/KP untuk lembaga/instansi/unit
kerja tempat/lokasi PKL/KP
10
Pelaksanaan PKL/PK
Mahasiswa
Surat melaksanakan
lembaga/instansi/unit kerja tempat/lokasi PKL/KP
11
Pengarsipan surat persetujuan PKL/KP dari instansi/unit tempat PKL/KP
persetujuan PKL/KP dari
Sub Bagian Akademik
Surat melaksanakan
persetujuan PKL/KP dari
lembaga/instansi/unit kerja tempat/lokasi PKL/KP
12
Selesai
5
VII. Lampiran - Lampiran Lampiran-lampiran yang terdapat dalam manual prosedur ijin PKL/KP ini adalah : 1. Surat permintaan pembuatan permohonan ijin PKL/KP untuk lembaga/instansi/unit kerja tempat/lokasi PKL/KP dari jurusan ke Dekan 2. Surat permohonan ijin PKL/KP untuk lembaga/instansi/unit kerja tempat/lokasi PKL/KP dari Dekan
6
Lampiran 1.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK JURUSAN…………………………. Jl. Adisucipto Penfui-Kupang Kotak Pos 104 Kupang 85001, NTT Email :
[email protected]. Telp. 0380881597 Nomor : ………/UN.15.17……./PP/20…. Lampiran : Perihal : Permintaan pembuatan surat permohonan ijin PKL/KP ke instansi/unit PKL/KP Kepada
Tanggal
: Yth. Dekan FST Undana di Tempat
Dengan hormat, sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan PKL/KP mahasiswa kami berikut ini : Nama : …………… Nim : …………… Semester : …………… Jurusan : …………… maka bersama ini kami meminta kepada Bapak untuk membuatkan surat permohonan ijin PKL/KP ke instansi/unit kerja tempat mahasiswa kami akan melaksanakan PKL/KP. Adapun lembaga/instansi/unit kerja tempat/lokasi PKL/KP mahasiswa kami adalah pada ………………… dengan topik kegiatan ………………… Demikian permintaan kami atas perhatian dan kerjasama yang baik kami sampaikan terima kasih. Ketua Jurusan…….
( ……………………….) NIP
7
Lampiran 2.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK Jl. Adisucipto Penfui-Kupang Kotak Pos 104 Kupang 85001, NTT Email :
[email protected]. Telp. 0380881597 Nomor : ………/UN.15.17……./PP/20…. Lampiran : Perihal : Surat permohonan ijin PKL/KP
Kepada
Tanggal
: Yth. Pimpinan………… di Tempat
Dengan hormat, sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan PKL/KP mahasiswa kami berikut ini : Nama : …………… Nim : …………… Semester : …………… Jurusan : …………… maka bersama ini kami memohonkan kepada Bapak/Ibu untuk memberikan ijin bagi mahasiswa kami tersebut untuk melaksanakan PKL/KP di instansi/unit kerja yang Bapak/Ibu pimpin. Adapun topik kegiatan PKL/KP mahasiswa kami tersebut adalah ……………. Demikian permohonan kami, atas perhatian dan kerjasama yang baik kami sampaikan terima kasih. An Dekan Pembantu Dekan I
( ……………………….) NIP
Tembusan : 1. Ketua jurusan……………….. 2. Arsip
8
