„Leonardo da Vinci” Kísérleti projekt által továbbfejlesztett
Szakmai program
KÉPZÉS NEVE: Informatikai statisztikus és gazdasági tervezı TANTÁRGY CÍME: Irodaautomatizálás
Készítette: Adamcsik János Némedi János
Szakmai lektorok: Dr. Berke József Surányiné Benedikt Vera
2003
1. A TANTÁRGY OKTATÁSI CÉLKITŐZÉSE A képzés résztvevıi tanulják meg az iroda alapfunkcióit, az elektronizált iroda megvalósításának lehetıségeit. Ismerjék meg a mai információtechnológiai fejlettség mellett az ügyviteli munka szervezésének új koncepcióját. Ismerkedjenek meg az ügyviteli folyamatirányítás elemeivel, az elektronikus ügyviteli folyamat szervezési megoldásaival. Ismerjék meg az informatika lehetıségeit az irodai munka korszerősítésére. Ismerjék meg az őrlapkészítés, elektronikus levelezés, egyéni és csoportmunka jelentıségét, technikáját.
2. KÖVETELMÉNYEK A TANTÁRGY MEGKEZDÉSEKOR Az „Információ és kommunikáció”, „Szövegszerkesztés I.” és „Táblázatkezelés I.” tantárgyak sikeres elvégzése.
3. TANANYAG IDİSZÜKSÉGLETE A TANTÁRGY ÓRASZÁMA (kontakt óra, csoportos gyakorlat, egyéni (önálló) tanulás, projektmunka, összes óraszám) Kontakt óra: Csoportos gyakorlat: Önálló tanulás: A tantárgy összes óraszáma:
15 óra 15 óra 20 óra 50 óra
4. A TANTÁRGY TARTALMA 4.1. Az iroda Elıadás: 3 óra, Gyakorlat: 2 óra • Az iroda meghatározása • Helye a szervezetben, irodatípusok • Az iroda technológiája, irodai feladatok, irodai munkavégzés • Az iroda alapfunkciói o ügyindítás o iratkezelés (készítés, tárolás, továbbítás, megsemmisítés) o kommunikáció o irodai tevékenységek • Az iroda mőködését segítı korszerő eszközök o Irodatechnikai eszközök Írógépek, számológépek Fénymásoló Iratmegsemmisítı Audiovizuális eszközök o Telekommunikációs eszközök Kezdetek Telefon (vezetékes, mobil, mőholdas) Telefax A telefonos rendszer kialakítása (ISDN, alközpont, ADSL)
4.2. A számítógép az irodában Elıadás: 2 óra, Gyakorlat: 0 óra • Napjaink informatikai eszközei és lehetıségei (milyen informatikai lehetıségek vannak, hogyan vették át a hagyományos eszközök szerepét) o asztali számítógép (teljesítmény, tipikus konfiguráció, mire figyeljünk?) o hordozható számítógép notebook PDA o perifériák (nyomtatók, scanner, vonalkód olvasó, modem, digitális kamera, hangrögzítés, biztonságtechnikai eszközök, IP telefónia) • Néhány irodai feladat informatikai igénye (az elızı lehetıségek közül mit használ, mire van szüksége, milyen fejlıdési lehetıségei vannak) o egy áruházi feladat elvárásai o egy könyvelı elvárásai o egy autószerelı elvárásai o egy tipikus iroda elvárásai 4.3. Iratkészítés, őrlapszerkesztés Elıadás: 2 óra, Gyakorlat: 3 óra • Az irodákban használt irattípusok o Beérkezı iratok o Az ügyindítás dokumentumai o Belsı levelezések o Kimenı levelek • Iratok kiváltása őrlapokkal o A strukturált adatkezelés jelentısége o Papír alapú őrlapok o Elektronikus őrlapok • Őrlapkészítés Wordben o Elméleti alapok o Alkalmazási lehetıségek o Egy konkrét példa • Őrlapkészítés Excelben o Elméleti alapok o Alkalmazási lehetıségek o Egy konkrét példa • Őrlapok az interneten o Őrlapok jelentısége, napi gyakorlat o Konkrét alkalmazások kipróbálása 4.4. Dokumentumkezelés számítógépes eszközökkel Elıadás: 0 óra, Gyakorlat: 3 óra • Iktatás • Irattárolás • Archiválás 4.5. Elektronikus levelezés lehetıségei az Outlookban Elıadás: 2 óra, Gyakorlat: 3 óra • Miért nem elég az Outlook Express? • keresés • rendezés • postabontás „szabály varázsló” segítségével o automatikus válasz o „házon kívül vagyok” o levélszemét • postaláda karbantartás
• • •
szőrések, csoportosítás testre szabás beállítások o aláírás o nyomkövetés o levélformátum • WEB-kliens lehetıségei • szinkronizálás mobiltelefonnal vagy PDA-val 4.6. Egyéni- és csoportmunka lehetıségek Elıadás: 3 óra, Gyakorlat: 2 óra • Az egyéni- és a csoportmunka fogalma • Csoportmunkát támogató eszközök, alkalmazások • Az Outlook csoportmunka lehetıségei o Névjegyalbum Értelmezése, lehetıségei Partnernyilvántartás Címjegyzék Ügyfélkezelés eszköze, egyszerő CRM o Naptár Értelmezése, lehetıségei Naptárbejegyzés lehetıségei (találkozó, esemény) Betekintés mások naptárába Értekezlettervezés o Nyilvános mappák Értelmezése, használata Hirdetıtábla Egyszerő tudásbázis, pl. GYIK Elıadás: 1 óra, Gyakorlat: 2 óra 4.7. Irodai folyamatok mőködtetése groupware eszközökkel • Ismétlıdı tevékenységek, egyszerő ügymenetek • Az Outlook lehetıségei o Szavazógombok használata Alkalmazási kör Beállítása, mőködése Egy konkrét példa o Feladatkiosztás Alkalmazási kör A feladat megfogalmazása, paraméterezése, kiosztása A feladat elfogadása, visszautasítása A végrehajtás nyomon követése Egy konkrét példa o Saját őrlapok használata Alkalmazási kör Őrlapkészítés az Outlookban Az őrlap elmentése, közzététele, alkalmazása Egy konkrét példa
4.8. e–Iroda: • trendek az EU-ban és Magyarországon o elektronikus ügyintézés o e-kormányzat • az irodai folyamatok változása o az Internet szerepe az irodai munkában o távmunka
Elıadás: 2 óra, Gyakorlat: 0 óra
5. KÖVETELMÉNYEK A TANTÁRGY MEGTANÍTÁSA UTÁN (kimeneti követelmények) A hallgató legyen képes az elektronikus irodai folyamatok elvégzésére, az informatika nyújtotta lehetıségek alkalmazására. Készség szinten ismerje a csoportmunka eszközeit, az iratkészítés, archiválás, másolás és nyomtatás korszerő megoldásait, a groupware eszközöket.
6. A TANTÁRGY KAPCSOLÓDÁSA MÁS TANTÁRGYAKHOZ A tantárgy kapcsolódik az Információ és kommunikáció tantárgy keretében megismert levelezési rendszerekhez, az Internet használathoz. Épít az Informatikai alapismeretek modul anyagára, valamint a szövegszerkesztés és Táblázatkezelés tantárgyakra.
7. A HALLGATÓI ÉRTÉKELÉS MÓDJA A hallgatók az órákon az aktuális anyaghoz kapcsolódó feladatot kapnak, ezeket kell beadniuk, amelyekre jegyet kapnak. Az évközi teljesítményt e jegyek átlagával értékeljük. A tantárgy végén egy tesztet írnak, amely eredménye az értékelés második eleme. E kettı átlaga adja a tantárgyi jegyet.
8. MINTAFELADATOK, MINTAPÉLDÁK Az elektronikus tananyag tartalmazza az ön és tanári ellenırzés feladatait.
9. TÁRGYI FELTÉTELEK (a tantárgy tanításához – elmélet, gyakorlat – szükséges tárgyi feltételek) • • • • •
Valamely operációs rendszer (Windows xx ajánlott) Office irodai programcsomag (MS-Office ajánlott) Elektronikus levelezı kliensprogram (Outlook ajánlott) Levelezıszerver (Exchange ajánlott) Internet használatára alkalmas megfelelı hardverrel és szoftverrel rendelkezı számítógépek
10. SZEMÉLYI FELTÉTELEK Informatika tanár, aki rendelkezik a tanulásirányítás képességével, a korszerő tanítás-tanulási módszerek alkalmazását vállalja.
11. AJÁNLOTT IRODALOM TANÁROK RÉSZÉRE Adamcsik János-Némedi János: Irodaautomatizálás, Elektronikus tananyag, SZÁMALK Szakközépiskola, Budapest 2003. Adamcsik János: Irodaautomatizálás (1998) www.gdf.hu/segedletek.html Dobay Péter: Az iroda (Panem-McGraw-Hill, 1996) Séra Tamás: Lotus Notes 4.5 (ComputerBooks, 1998)
12. AJÁNLOTT IRODALOM HALLGATÓK RÉSZÉRE Adamcsik János-Némedi János: Irodaautomatizálás, Elektronikus tananyag, SZÁMALK Szakközépiskola, Budapest 2003. Adamcsik János: Irodaautomatizálás (1998) www.gdf.hu/segedletek.html
13. A TANTÁRGY KREDITPONTJAINAK SZÁMA Kreditpont:
2
