Lampiran 4. Peraturan Direktur Jenderal Bina Usaha Kehutanan Nomor : P.5/VI-BPPHH/2014 Tanggal : 14 Juli 2014 Tentang : Standar dan Pedoman Pelaksanaan Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu TATA CARA DAN PEDOMAN PEMANTAUAN INDEPENDEN DALAM PELAKSANAAN PENILAIAN KINERJA PENGELOLAAN HUTAN PRODUKSI LESTARI, VERIFIKASI LEGALITAS KAYU DAN PENERBITAN DEKLARASI KESESUAIAN PEMASOK
A. RUANG LINGKUP Ruang lingkup pemantauan meliputi : 1. Proses dan hasil akreditasi LPPHPL atau LVLK. 2. Kinerja Pemegang Izin, Pemegang Hak Pengelolaan, ETPIK Non-Produsen, Pemilik Hutan Hak, Industri rumah tangga/pengrajin, yang dinilai oleh LP-PHPL dan/atau diverifikasi LVLK dan/atau penerbitan Deklarasi Kesesuaian Pemasok. 3. Proses dan hasil penilaian kinerja PHPL dan/atau verifikasi LK pada Pemegang Izin, Pemegang Hak Pengelolaan, Pemilik Hutan Hak, industri rumah tangga/pengrajin, dan ETPIK Non-Produsen serta penerbitan Deklarasi Kesesuaian Pemasok. 4. Penyelesaian keluhan atau banding oleh LPPHPL, LVLK atau KAN. 5. Penggunaan Tanda V-Legal. 6. Penerbitan Dokumen V-Legal. B. ACUAN 1.
Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.7/Menhut-II/2011 tentang Pelayanan Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Kehutanan.
2.
Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.18/Menhut-II/2013 tentang Informasi Verifikasi Legalitas Kayu melalui Sistem Informasi Legalitas Kayu (SILK) dan Penerbitan Dokumen V-Legal.
3.
Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.43/Menhut-II/2014 tentang Penilaian Kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari dan Verifikasi Legalitas Kayu pada Pemegang Izin atau pada Hutan Hak.
4.
SNI ISO/IEC 10002:2009 Manajemen Mutu – Kepuasan Pelanggan Pedoman Penanganan Keluhan pada Organisasi.
5.
SNI ISO/IEC 17011:2011 Penilaian Kesesuaian – Persyaratan Umum Badan Akreditasi dalam Mengakreditasi Lembaga Penilaian Kesesuaian.
6.
SNI ISO/IEC 17065:2012 Penilaian Kesesuaian - Persyaratan Lembaga Sertifikasi Produk, Proses dan Jasa.
7.
SNI ISO 19011:2012 Panduan Audit Sistem Manajemen.
8.
Prosedur Sistem Manajemen (PSM) KAN Nomor 08. Complaint Handling.
9.
Prosedur Sistem Manajemen (PSM) KAN Nomor 09. Appeal Handling.
C. PENGERTIAN L4 - 1
untuk
1.
Pemantau Independen : a. Pemantau Independen yang selanjutnya disebut dengan PI adalah : 1) Lembaga Swadaya Masyarakat berbadan hukum Indonesia,
(LSM)
pemerhati
kehutanan
2) masyarakat yang tinggal/berada di dalam atau sekitar areal Pemegang Izin, Pemegang Hak Pengelolaan atau Pemilik Hutan Hak berlokasi/beroperasi, dan 3) warga negara Indonesia lainnya yang memiliki kepedulian di bidang kehutanan. b. Lembaga (termasuk personil lembaga) atau individu PI yang tidak memiliki konflik kepentingan dengan LPPHPL dan/atau LVLK, Pemegang Izin, Pemegang Hak Pengelolaan atau Pemilik Hutan Hak. c. Individu, lembaga atau kelompok masyarakat di luar kriteria a dan b dapat menyampaikan informasi atau laporan kepada PI untuk ditindaklanjuti sebagai bahan pemantauan dan/atau penyampaian keluhan. d. menjalankan fungsi pemantauan yang berkaitan dengan pelayanan publik di bidang kehutanan untuk penerbitan S-PHPL, S-LK atau Dokumen V-Legal. 2.
Komite Akreditasi Nasional yang selanjutnya disebut KAN adalah lembaga yang mengakreditasi Lembaga Penilai Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (LPPHPL) dan Lembaga Verifikasi Legalitas Kayu (LVLK).
3.
Lembaga Penilai dan Verifikasi Independen yang selanjutnya disebut LP&VI adalah perusahaan berbadan hukum Indonesia yang diakreditasi untuk melaksanakan penilaian kinerja Pengelolaan Hutan Produksi Lestari (PHPL) dan/atau Verifikasi Legalitas Kayu (VLK).
4.
Lembaga Penilai Pengelolaan Hutan Produksi Lestari yang selanjutnya disebut LPPHPL adalah LP&VI yang melakukan penilaian kinerja pengelolaan hutan produksi lestari (PHPL).
5.
Lembaga Verifikasi Legalitas Kayu yang selanjutnya disebut LVLK adalah LP&VI yang melakukan verifikasi legalitas kayu (LK).
6.
Sertifikat Pengelolaan Hutan Produksi Lestari yang selanjutnya disebut SPHPL adalah surat keterangan yang diberikan kepada Pemegang Izin atau Pemegang Hak Pengelolaan yang menjelaskan keberhasilan pengelolaan hutan lestari.
7.
Sertifikat Legalitas Kayu yang selanjutnya disebut S-LK adalah surat keterangan yang diberikan kepada pemegang izin atau pemilik hutan hak yang menyatakan bahwa Pemegang Izin, Pemegang Hak Pengelolaan atau Pemilik Hutan Hak telah memenuhi standar legalitas kayu.
8.
Pemegang izin adalah pemegang IUPHHK-HA, IUPHHK-HT, IUPHHK-HTR, IUPHHK-RE, IUPHHK-HKm, IUPHHK-HD, IUPHHK-HTHR, IPK, IUIPHHK, IUI, TDI, TPT.
9.
Eksportir Terdaftar Produk Industri Kehutanan Non-Produsen yang selanjutnya disebut ETPIK Non-Produsen adalah perusahaan perdagangan yang telah mendapat pengakuan untuk melakukan ekspor produk industri kehutanan.
10.
Pemegang Hak Pengelolaan adalah badan usaha milik negara bidang L4 - 2
kehutanan yang mendapat pelimpahan penyelenggaraan pengelolaan hutan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. 11.
Pemilik Hutan Hak adalah pemilik hutan yang berada pada tanah yang telah dibebani hak atas tanah yang berada di luar kawasan hutan dan dibuktikan dengan alas titel atau hak atas tanah.
12.
Industri rumah tangga/pengrajin adalah industri kecil skala rumah tangga dengan nilai investasi sampai dengan Rp5.000.000,- (lima juta rupiah) di luar tanah dan bangunan dan/atau memiliki tenaga kerja 1 sampai dengan 4 orang.
13.
Tempat Penampungan Terdaftar yang selanjutnya disebut TPT adalah tempat pengumpulan kayu bulat dan/atau kayu olahan yang berasal dari satu atau beberapa sumber, milik badan usaha atau perorangan yang ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang sesuai ketentuan yang berlaku.
14.
Deklarasi Kesesuaian Pemasok adalah pernyataan kesesuaian yang dilakukan oleh pemasok berdasarkan telah dapat dibuktikannya pemenuhan atas persyaratan.
15.
Dokumen V-Legal adalah dokumen yang diterbitkan LVLK untuk keperluan ekspor bagi pemegang IUIPHHK, IUI atau TDI, termasuk industri pengrajin/rumah tangga dan pedagang ekspor yang telah mendapat S-LK.
D. HAK DAN KEWAJIBAN PEMANTAU INDEPENDEN 1. Pemantau Independen baik individu maupun lembaga dapat memilih bekerja secara sendiri-sendiri atau mengikat dirinya dalam suatu jaringan atau asosiasi pemantau independen. 2. Jaringan Pemantau Independen: a. Memberikan pengakuan kepada anggotanya serta memiliki code of conduct yang mengikat anggotanya untuk memastikan akuntabilitas dan kredibilitas pemantauan atas nama jaringan tersebut. b. Bertindak sebagai perantara (intermediary) bagi keluhan yang berasal dari individu, lembaga atau kelompok masyarakat sipil yang tidak memenuhi kriteria sebagai PI atau tidak bersedia menyampaikan keluhan sendiri. 3. Pemantau Independen mempunyai hak mengakses dokumen informasi publik yang diperlukan dalam kegiatan pemantauan.
atau
a. Permohonan informasi disampaikan secara tertulis kepada pejabat pengelola informasi pada instansi terkait, sesuai peraturan perundangan yang berlaku. b. Penolakan terhadap permohonan informasi tanpa disertai alasan yang jelas dapat ditindaklanjuti sesuai peraturan perundangan yang berlaku. 4. Pemantau Independen dapat mengakses data dan informasi lain yang mendukung kegiatan pemantauan melalui permohonan tertulis kepada pemegang informasi sesuai dengan peraturan perundangan. 5. Pemantau Independen wajib memelihara dan melindungi catatan, dokumen dan informasi hasil pemantauan dari penggunaan di luar L4 - 3
kepentingan pemantauan. E. TATA CARA PEMANTAUAN 1. Pemantau Independen melakukan pemantauan : a. sejak proses penilaian kinerja PHPL dan/atau verifikasi legalitas kayu diumumkan hingga terbitnya S-PHPL, S-LK; b. penggunaan Tanda V-Legal serta penerbitan Dokumen V-Legal; c. penerbitan Deklarasi Kesesuaian Pemasok. 2. Pemantau Independen juga dapat melakukan pemantauan berdasarkan laporan/informasi dari masyarakat, LSM, atau media mengenai kinerja Pemegang Izin, Pemegang Hak Pengelolaan, Pemilik Hutan Hak, industri rumah tangga/pengrajin dan ETPIK Non-Produsen. 3. Pemantau Independen mencermati proses dan hasil penilaian kinerja PHPL dan/atau verifikasi LK, penerbitan Deklarasi Kesesuaian Pemasok, penggunaan Tanda V-Legal, penerbitan Dokumen V-Legal, proses dan hasil akreditasi LPPHPL dan/atau LVLK, dan proses penanganan keluhan oleh LPPHPL, LVLK dan KAN. 4. Pemantau Independen dapat menggunakan dan mengembangkan metode pemantauan sendiri untuk menghasilkan hasil pemantauan yang dapat dipertanggungjawabkan. 5. Materi masukan dan/atau keluhan merupakan hasil pemantauan dalam kurun waktu 1 (satu) tahun ke belakang untuk verifikasi LK dan/atau 5 (lima) tahun ke belakang untuk penilaian kinerja PHPL atau sesuai dengan cakupan penilaian atau verifikasi yang dilakukan oleh LPPHPL dan LVLK. 6. Pemantau Independen dapat mengolah laporan hasil pemantauan sebagai bahan evaluasi sistem. Hasil evaluasi serta rekomendasi perbaikan sistem disampaikan secara tertulis kepada Menteri cq. Direktur Jenderal. F. PELAPORAN 1. Laporan hasil pemantauan dibedakan atas: a. Laporan pemantauan sebagai masukan dalam proses akreditasi, penilaian PHPL atau verifikasi LK, yaitu 1) laporan tertulis yang berbasis pada data/informasi relevan yang diperoleh dari hasil pemantauan dan/atau berbagai pihak/sumber yang ditujukan sebagai masukan dalam proses akreditasi LPPHPL dan LVLK. Laporan disampaikan sebelum terbitnya keputusan akreditasi yang ditujukan kepada KAN dan ditembuskan kepada Kementerian Kehutanan. 2) laporan tertulis yang berbasis pada data/informasi relevan yang diperoleh dari hasil pemantauan dan/atau berbagai pihak/sumber yang ditujukan sebagai masukan dalam penilaian kinerja PHPL dan/atau verifikasi LK. Laporan disampaikan sebelum terbitnya keputusan sertifikasi yang ditujukan kepada LPPHPL dan/atau LVLK dan ditembuskan kepada Kementerian Kehutanan dan/atau instansi terkait. b. Laporan keluhan, yaitu laporan tertulis yang berisi: L4 - 4
1) ketidakpuasan dalam: a) proses pelaksanaan dan hasil akreditasi LPPHPL dan/atau LVLK; b) proses penilaian kinerja PHPL dan/atau verifikasi LK dan/atau keputusan hasil penilaian PHPL dan/atau verifikasi LK; c) penggunaan Tanda V-Legal; d) penerbitan Dokumen V-Legal; e) penerbitan Deklarasi Kesesuaian Pemasok. 2) temuan ketidaktaatan (incompliance) setelah pemberian akreditasi, penerbitan sertifikat, penerbitan Deklarasi Kesesuaian Pemasok, penggunaan Tanda V-Legal, atau penerbitan Dokumen V-Legal. 2. Penyampaian laporan keluhan: a. Laporan disampaikan kepada KAN dan ditembuskan Kementerian Kehutanan untuk keluhan terkait akreditasi.
kepada
b. Laporan disampaikan kepada LP-PHPL atau LVLK, dan ditembuskan kepada KAN dan Kementerian Kehutanan untuk keluhan atas keputusan sertifikasi, penggunaan Tanda V-Legal dan/atau penerbitan Dokumen V-Legal. c. Laporan disampaikan kepada Kementerian Kehutanan untuk keluhan atas penerbitan Deklarasi Kesesuaian Pemasok. d. Laporan dari Pemantau Independen harus dilengkapi dengan identitas pelapor sekurang-kurangnya: 1) nama; 2) alamat; 3) nomor telepon yang bisa dihubungi dan/atau alamat email; 4) bahan bukti pendukung meliputi:
yang dapat dipertanggungjawabkan,
a) Data/informasi awal yang diperoleh dari berita media dan/atau kesaksian langsung narasumber (pemberi informasi, responden atau informan) yang dilengkapi dengan bahan penguat/ pendukung, namun belum diuji silang atau divalidasi. b) Data/informasi tak terbantah yang merupakan kesaksian langsung PI yang dilengkapi dengan bahan penguat/ pendukung, dan/atau data/informasi awal yang telah diuji silang atau divalidasi. c) pernyataan bahwa informasi yang disampaikan adalah benar dan dibubuhi dengan meterei yang cukup. G. PENDANAAN DAN KEAMANAN 1. Pendanaan a. Kegiatan peningkatan kapasitas dan pemantauan oleh PI didanai melalui pengembangan biaya mandiri. b. Kegiatan peningkatan kapasitas PI dapat berasal dari anggaran Kemenhut dan sumber lainnya yang sah dan tidak mengikat. c. Pembiayaan
pemantauan
oleh
L4 - 5
PI
dapat
berasal
dari
anggaran
Kemenhut dan sumber lainnya yang sah dan tidak mengikat. 2. Keamanan a. Untuk alasan keamanan dan keselamatan sumber informasi, PI dapat merahasiakan identitas responden dan/atau informan. b. Pemantau Independen berhak mendapatkan jaminan keamanan dari instansi terkait.
DIREKTUR JENDERAL, ttd. BAMBANG HENDROYONO Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM DAN KERJASAMA TEKNIK, ttd. IMAM SETIOHARGO
L4 - 6
