w w w .bpkp.go.id
PERATURAN KEPALA BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN NOMOR : PER- 729 /K/SU/2011 TENTANG SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN KEPALA BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN, Menimbang
: a. bahwa dalam rangka meningkatkan manajemen sumber daya manusia, diperlukan suatu sistem informasi manajemen kepegawaian yang andal, terintegrasi, dan memadai di lingkungan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a di atas, perlu menetapkan Peraturan Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di lingkungan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan.
Mengingat
: 1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang PokokPokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 55; Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041), sebagaimana telah diubah dengan UndangUndang Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169; Tambahan Lembaran Negara Nomor 3890); 2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58; Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843); 3. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah NonDepartemen sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 52 Tahun 2005; 4. Keputusan Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Nomor KEP-06.00.00-080/K/2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan 5. Keputusan Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Nomor KEP-06.00.00-286/K/2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perwakilan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Nomor PER616/K/SU/2011; 2
w w w .bpkp.go.id MEMUTUSKAN : Menetapkan
: Pasal 1
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan adalah sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi kepegawaian dalam rangka memenuhi kebutuhan manajerial maupun operasional sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi, sebagaimana tercantum dalam Lampiran dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari Peraturan ini. Pasal 2 Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 digunakan sebagai landasan pengembangan dan implementasi sistem informasi manajemen kepegawaian di lingkungan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan. Pasal 3 Lingkup Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian adalah sistem pembinaan pegawai yang meliputi sistem perencanaan dan sistem pengembangan pegawai, sistem pemensiunan pegawai, serta penatausahaan pegawai yang diarahkan pada pengembangan perangkat lunak (software) dan peningkatan sumber daya manusia (user). Pasal 4 Dalam melaksanakan kegiatan sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 dan pasal 3, Biro Kepegawaian dan Organisasi agar berkoordinasi dengan Pusat Informasi Pengawasan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan. Pasal 5 Biaya yang berkaitan dengan pengembangan dan implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dibebankan pada anggaran Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan. Pasal 6 Peraturan Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di : Jakarta pada tanggal : 30 Juni 2011 KEPALA Ttd, MARDIASMO
3
w w w .bpkp.go.id
LAMPIRAN PERATURAN KEPALA BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN Nomor
:
PER- 729 /K/SU/2011
Tanggal :
30 Juni 2011
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN
1 PENDAHULUAN 1.1 latar belakang Dengan makin berkembangnya tugas BPKP yang diamanahkan oleh pemerintah maka kondisi tersebut menuntut pengelolaan sumber daya manusia yang optimal. Salah satu upaya mewujudkan pengelolaan yang optimal tersebut adalah terselenggaranya sistem teknologi informasi yang memadai, yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak, maupun kesiapan sumber daya manusianya. Biro Kepegawaian sesuai Keputusan Kepala BPKP Nomor: KEP-06.00.00080/K/2001 mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan kepegawaian serta penataan organisasi dan ketatalaksanaan. Dalam melaksanakan tugas tersebut Biro Kepegawaian dan Organisasi menyelenggarakan fungsi: a. penyusunan rencana formasi kepegawaian, pengembangan pegawai, dan urusan kesejahteraan pegawai, serta pengelolaan data dan informasi kepegawaian; b. pelaksanaan urusan pengangkatan dan kepangkatan pegawai; c. pelaksanaan urusan pemindahan, pemberhentian, dan pemensiunan pegawai; d. analisis, penataan, evaluasi, dan perumusan kelembagaan serta pembakuan prestasi kerja; e. analisis, penyusunan, dan evaluasi ketatalaksanaan, serta penyiapan bahan koordinasi penyusunan pedoman dan standar pemeriksaan BPKP dan APIP lainnya. 1.2 perkembangan sistem informasi kepegawaian Perkembangan sistem pengelolaan kepegawaian yang berbasis teknologi informasi telah dimulai pada sekitar tahun 1990-an. Awalnya pada tahun 1992 dilakukan pendataan pegawai secara elektronik sederhana dengan digunakannya scanner. Pada tahun 1994 dikembangkan sistem pengadministrasian kepegawaian berbasis data (DbaseIV) yang dikenal dengan nama Aplikasi Data Riwayat Pegawai (DRP). Aplikasi tersebut digunakan untuk mengumpulkan data pegawai dalam satu database, guna 4
w w w .bpkp.go.id mencetak beberapa riwayat pegawai, yaitu berupa riwayat pangkat, riwayat jabatan, dan riwayat unit yang digunakan untuk bagian tersebut dalam pembuatan riwayat pegawai. Alur proses dengan sistem ini adalah sebagai berikut:
Dalam perkembangannya, dengan perbaikan aplikasi, proses input data tidak dilakukan oleh kantor pusat tetapi juga melibatkan kantor perwakilan dan unit kerja pusat lainnya. Kegiatan ini dilakukan sekitar tahun 1996 dan hasil dari proses entri tersebut dikirim ke BPKP Pusat menggunakan media disket lewat kantor pos. Pada tahun 1999 dikembangkan Aplikasi Inventarisasi Pegawai dengan menggunakan Lotus Approach dengan menggunakan data dari Aplikasi DRP. Dengan meningkatnya kebutuhan akan data pegawai dan permintaan dari Pimpinan BPKP maupun dari luar BPKP (BKN dan MENPAN), pada tahun 2001 Biro Kepegawaian dan Organisasi bekerjasama dengan Pusinfowas mengembangkan DRP yang dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Ms. Access. Hasil pengembangan ini juga diterapkan di seluruh unit kerja dan pertukaran data dilakukan via email. Gambaran sederhana proses ini dapat dilihat pada gambar berikut :
DRP merupakan sistem aplikasi pemutakhiran data riwayat pegawai atau suatu aplikasi guna mendokumentasikan data pegawai dalam suatu database dan informasi yang dihasilkan digunakan dalam rangka pengambilan keputusan manajemen. DRP juga merupakan muara (produk akhir / output) data dari suatu proses administrasi kepegawaian serta sumber database (sebagai input) untuk sistem aplikasi lainnya. 5
w w w .bpkp.go.id Pada tahun 2007 dan 2008 dikembangkan Aplikasi Sistem Pengelolaan Data Pegawai (Sispedap) dan pada akhir tahun 2008 mulai diimplementasikan sampai dengan sekarang. Penyusunan aplikasi ini didasarkan kepada semakin meningkatnya kebutuhan akan keandalan dan keamanan data serta integrasi sistem dan database. Aplikasi Sispedap merupakan aplikasi berbasis web yang digunakan untuk mengelola, memutakhirkan, dan mendokumentasikan data pegawai dalam suatu database yang terpusat. Akan tetapi dalam pengelolaan manajemen kepegawaian selama ini masih dirasakan beberapa hal yang perlu disempurnakan, antara lain yaitu : a. aktivitas manajemen sumber daya manusia belum sepenuhnya diintegrasikan kedalam seluruh bagian operasi organisasi; b. ketika percobaan mengotomasi beberapa proses yang ada dan mendisain kembali yang lainnya tampak berhasil, usaha tersebut ternyata menghasilkan sesuatu yang parsial berupa blok informasi yang terpisahpisah; c. data tidak secara mudah tersedia, belum mutakhir (up-to-date) dan secara keseluruhan belum reliable. d. belum tersedia database yang terintegrasi untuk membangun Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System) atau Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System). Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa perkembangan penggunaan sistem informasi tidak hanya pada pengelolaan administrasi kepegawaian saja sehingga dibutuhkan sistem yang terintegrasi mulai dari perencanaan, pengadaan, pengembangan kualitas, penempatan, promosi, penggajian, kesejahteraan, dan pemberhentian. Sistem yang terintegerasi tersebut diharapkan dapat meminimalkan kelemahan-kelemahan pengelolaan kepegawaian.
2 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN 2.1 PENGERTIAN Sistem informasi menurut Renaissance Advisors (1996), yaitu ”suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi”. Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) atau sering dikenal dengan singkatan MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM (Sistem Informasi Manajemen) didefinisikan oleh George M. Scot (1986) sebagai berikut : ”Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi, baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasional”. Sedangkan kepegawaian menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998) berasal dari kata ”pegawai” yaitu orang yang bekerja pada pemerintah, perusahaan dan sebagainya. Sedangkan ”kepegawaian” yaitu yang 6
w w w .bpkp.go.id berhubungan dengan pegawai. Sementara pegawai negeri adalah setiap warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri, atau diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri lainnya, dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, sebagaimana dijelaskan dalam UU Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian pasal 1 ayat 1. Menurut UU Nomor 43 Tahun 1999 pasal 1 ayat 8 disebutkan bahwa manajemen kepegawaian adalah keseluruhan upaya-upaya untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan derajat profesionalisme penyelenggaraan tugas, fungsi, dan kewajban kepegawaian, yang meliputi perencanaan, pengadaan, pengembangan kualitas, penempatan, promosi, penggajian, kesejahteraan dan pemberhentian. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan adalah sistem informasi pembinaan pegawai yang meliputi sistem perencanaan dan pengembangan pegawai, sistem pemensiunan, serta penatatausahaan pegawai yang digunakan untuk menyajikan informasi kepegawaian dalam rangka memenuhi kebutuhan manajerial maupun operasional sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi 2.2 TUJUAN Tujuan dari pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan adalah sebagai berikut : 1. mewujudkan staffing yang efektif dan rightsizing pelaksanaan tugas organisasi melalui peningkatan informasi kepegawaian, 2. meng-otomatisasi proses operasional kepegawaian, 3. membangun informasi kepegawaian yang akurat dan valid secara terkonsolidasi bagi perencanaan sumber daya manusia yang efektif, 4. mewujudkan komunikasi yang lebih baik, integrasi horisontal dan proses yang lebih mendalam melalui pembentukan lingkungan sistem yang lebih kaya dengan kerjasama / kolaboratif diantara berbagai pihak dengan menyediakan jendela akses tunggal pada transaksi kepegawaian yang bersifat lintas bidang, 5. meningkatkan kapabilitas manajemen kepegawaian, 6. menyediakan suatu sistem yang terbuka dan fleksibel yang akan memenuhi dan meningkatkan kebutuhan informasi dalam proses operasional dan manajerial pada berbagai tingkat pemakai, 7. mewujudkan tatakelola kepegawaian yang baik dalam penyelenggaraan decision support system (DSS) dan reformasi birokrasi. 2.3 RUANG LINGKUP Ruang lingkup Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan mencakup empat sistem utama, yaitu : 1. Sistem Perencanaan dan Pengembangan Kepegawaian adalah sistem yang berkaitan dengan penyusunan rencana formasi kepegawaian dan 7
w w w .bpkp.go.id pengadaan pegawai, pengangkatan, kesejahteraan, penghargaan, pemindahan, pengarahan, pengendalian, pengintegrasian, pemeliharaan serta pendidikan dan pelatihan pegawai 2. Sistem Pemensiunan Pegawai adalah sistem yang berkaitan dengan pemberhentian pegawai 3. Penatausahaan Pegawai adalah sistem yang berkaitan dengan pengelolaan data dan informasi kepegawaian. Dari 4 (empat) sistem utama tersebut, dijabar menjadi beberapa sub sistem sebagaimana diuraikan dalam tabel dibawah ini. NO NAMA SISTEM UTAMA 1.
Sistem Perencanaan dan Pengembangan Kepegawaian
NAMA SUB SISTEM 1.1
Sistem Formasi Pegawai
NAMA APLIKASI 1.1.1 1.1.2
1.2
1.3
Sistem Pengadaan Pegawai Sistem Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
1.2.1
Aplikasi Pengadaan Pegawai
1.3.1
Aplikasi Pendidikan Kedinasan (Wajib Kerja) Aplikasi Izin Pendidikan di Luar Kedinasan Aplikasi Penetapan Diklat Pra Jabatan Aplikasi Penetapan Diklat Struktural Aplikasi Penetapan Diklat Fungsional Aplikasi Penetapan Diklat Teknis Aplikasi Penetapan Diklat Kedinasan Aplikasi Penetapan Diklat Umum Aplikasi Penetapan Pelatihan Lainnya (Kursus, Workshop, Seminar, PKS) Aplikasi Sasaran Kinerja Individu (SKI) Aplikasi Penilaian Asessment Center Aplikasi Penilaian Psikotest Aplikasi Scorring Aplikasi Pengangkatan CPNS Aplikasi Pengangkatan PNS Aplikasi Kenaikan Pangkat Aplikasi Kenaikan Gaji Berkala (KGB) Aplikasi Inpassing Gaji Aplikasi Pembayaran Gaji dan Tunjangan Aplikasi Perjalanan Dinas
1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.3.6 1.3.7 1.3.8 1.3.9
1.4
Sistem Penilaian Prestasi Pegawai
1.4.1 1.4.2 1.4.3
1.5
Sistem Pengangkatan
1.4.4 1.5.1 1.5.2 1.5.3
1.6
Sistem Kesejahteraan Pegawai
1.6.1 1.6.2 1.6.3 1.6.4
8
Aplikasi Analisis Beban kerja dan Jabatan (ABKJ) Aplikasi Formasi
w w w .bpkp.go.id NO NAMA SISTEM UTAMA
NAMA SUB SISTEM
NAMA APLIKASI 1.6.5 1.6.6
1.6.7
1.7
1.8
Sistem Penghargaan Pegawai Sistem Pemindahan Pegawai
1.7.1
1.8.1 1.8.2 1.8.3 1.8.4 1.8.5 1.8.6 1.8.7 1.8.8 1.8.9
1.9
1.10
2
Sistem Pemensiunan Kepegawaian
Sistem Pengarahan Pegawai Sistem Pengendalian Pegawai
1.11
Sistem Pengintegrasian Pegawai
1.12
Sistem Pemeliharaan Pegawai
2.1
Sistem Pemberhentian Pegawai
9
1.9.1
1.10.1 1.10.2
(SPPD) Aplikasi Cuti Aplikasi Perizinan (Parpol, Perceraian, Izin ke Luar Negeri) Aplikasi Kesejahteraan Lainnya (TASPEN, BAPERTARUM, ASKES, Koperasi) Aplikasi Penghargaan Pegawai Aplikasi Jabatan Struktural Aplikasi Jafung Widyaiswara Aplikasi Jafung Auditor Aplikasi Jafung Arsiparis Aplikasi Jafung Analis Kepegawaian Aplikasi Jafung Pranata Komputer Aplikasi Pemindahan Non Struktural Aplikasi Pemindahan Antar Instansi Aplikasi Dipekerjakan / Diperbantukan / Penugasan Lainnya Aplikasi Multimedia
Aplikasi Absensi Aplikasi Hukuman Pegawai 1.10.3 Aplikasi Kompetensi Pegawai Pengintegrasian sudah termasuk dalam sistem pengangkatan (Sumpah PNS), dan sistem pemindahan jabatan struktural (pengangkatan sumpah jabatan). Pengintegrasian sudah termasuk dalam sistem pengangkatan (Sumpah PNS), dan sistem pemindahan jabatan struktural (pengangkatan sumpah jabatan). 2.1.1 Aplikasi Pensiun 2.1.2 Aplikasi Meninggal Dunia 2.1.3 Aplikasi Pemberhentian Dengan Hormat Atas Permintaan Sendiri (PDH APS) 2.1.4 Aplikasi Pemberhentian Dengan Hormat Tidak Atas Permintaan Sendiri (PDH TAPS), bukan
w w w .bpkp.go.id NO NAMA SISTEM UTAMA
NAMA SUB SISTEM
NAMA APLIKASI karena hukuman disiplin
2.1.5
3
Penatausahaan Kepegawaian
3.1
Sistem Pencatatan Data dan Pelayanan Informasi Pegawai Sistem Pengelolaan Dokumen Pegawai Sistem Persuratan
3.2
3.3
3.1.1 3.1.2
3.2.1
3.3.1
Aplikasi Pemberhentian Dengan Tidak Dengan Hormat (PTDH) PP 32/1979 Aplikasi Pengelolaan Data Pegawai (Sispedap) Integrasi Database Kepegawaian dengan unit terkait Aplikasi e-ED
Aplikasi Persuratan (Surat Masuk & Surat Keluar)
Namun demikian Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian sebagai sistem yang fleksibel akan terus berkembang sesuai prioritas dan kebutuhan organisasi dalam kaitannya dengan manajemen kepegawaian. Sesuai dengan keputusan Sekretaris Utama nomor : KEP-34/SU/IP/2006 tanggal 30 Januari 2006 tentang Kerangka Pengembangan Sistem Informasi BPKP atau BPKP’s Enterprise System (BEST), Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian merupakan salah satu komponen penting dalam pengembangan sistem informasi BPKP, masuk dalam kelompok aplikasi transaksi sebagaimana gambar berikut ini. Tampilan Pimpinan (Eksekutif)
Target Utama
Portal Pimpinan
Aplikasi Integrasi/ Lintas Satker
Data Warehouse
Aplikasi Lanjutan
e- Web Murni Riset & CRM SCM (SIM-HP) (PKPT) Audit (bpkp.go.id) Lainnya
Aplikasi Transaksi (Intranet)
Keuangan Perangkat Keras
Audit/ Evaluasi
Jaringan (LAN)
Kepegawaian, JFA, Diklat
Sistem Manajemen Basis Data
2.4 METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM 10
Administrasi Umum e-Mail
Infrastruktur Teknikal
Jalur ke Internet (WAN)
w w w .bpkp.go.id Berdasarkan Keputusan Kepala Pusinfowas nomor : KEP640/IP/2/2004 tanggal 1 Desember 2004 tentang Prosedur Baku Metodologi, Dokumentasi, dan Pengorganisasian SDM Pengembangan Sistem Informasi, maka metodologi pengembangan tersebut meliputi 2 model, yaitu : a. Model metodologi pengembangan berskala penuh, yang diterapkan pada proyek pengembangan sistem informasi yang besar, komplek, dan/atau mempunyai risiko cukup besar; b. Model metodologi pengembangan berskala kecil, dimana pekerjaan pengembangan relatif lebih sederhana Model metodologi pengembangan berskala penuh, terdiri dari 8 tahapan. Tahapan tersebut tidak harus dilaksanakan berurutan, yaitu : a. Tahap Penetapan Ruang Lingkup (Problem Analysis) Kegiatan ini bertujuan untuk menentukan ruang lingkup yang akan dikerjakan proyek dan membuat perencanaan untuk menyelesaikan proyek tersebut melalui studi dan analisis yang terinci b. Tahap Analisis Masalah (Problem Analysis) Kegiatan ini bertujuan untuk menjawab pertanyaan apakah permasalahan yang ada layak untuk dipecahkan dan apakah sistem yang baru layak untuk dikembangkan. Pada tahap ini dilakukan analisis secara sistematis masalah dan kesempatan yang sudah diidentifikasi pada tahap Penetuan Ruang Lingkup c. Tahap Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis) Kegiatan ini bertujuan untuk mengidentifikasi apa yang dapat dilakukan oleh sistem baru tanpa mempertimbangkan teknologi, dengan kata lain untuk mendefinisikan kebutuhan bisnis untuk sistem baru. d. Tahap Desain Logika (Logical Design) Kegiatan ini bertujuan untuk mendokumentasikan kebutuhan bisnis dengan menggunakan model sistem yang menggambarkan struktur data, proses bisnis, arus data dan tatap muka (interface) pengguna, dan melakukan validasi kebutuhan yang ditetapkan dalam tahap sebelumnya. e. Tahap Analisis Keputusan (Decision Analysis) Kegiatan ini bertujuan untuk memindahkan penekanan proyek dari sisi binsi ke solusi teknis dengan mengidentifikasi, menganalisis, dan merekomendasikan solusi sistem teknis. f. Tahap Desain Fisik dan Integrasi (Physical Design and Integration) Kegiatan ini bertujuan untuk menspesifikasi teknologi yang akan digunakan oleh (dan digunakan untuk membangun) satu, lebih atau seluruh sistem informasi dalam arti data, proses, tampilan (interface) dan komponen jaringan. g. Tahap Konstruksi dan Pengujian (Contruction and Testing) Kegiatan ini bertujuan untuk membangun dan menguji fungsionalitas sistem yang memenuhi kebutuhan bisnis dan desain yang ada serta mengimplementasi tatap muka antara sistem baru dan sistem yang digunakan saat ini. h. Tahap Instalasi dan Penyerahan (Installation and Delivery) Kegiatan ini bertujuan untuk memperlancar perpindahan dari sistem lama ke sistem baru. 11
w w w .bpkp.go.id Alur metodologi tersebut dapat dilihat dalam bagan berikut: TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI BERSKALA PENUH Penetap. Ruang Lingkup
Analisis Masalah
Analisis Kebutuhan
Desain Logika
Analisis Keputusan
Desain Fisik & Integrasi
Konstruk si & Pengujia
Instalasi & Penyera
MANAJEMEN PROYEK PENJAMIN KUALITAS (QUALITY ASSURANCE) PEER REVIEW
Model metodologi pengembangan berskala kecil, terdiri dari 5 tahapan, yaitu : 1. Tahap Penetapan Ruang Lingkup. 2. Tahap Analisis Kebutuhan. 3. Tahap Desain Fisik dan Integrasi. 4. Tahap Konstruksi dan Pengujian. 5. Tahap Instalasi dan Penyerahan. Metodologi pengembangan berskala kecil ini menyederhanakan metodologi pengembangan berskala penuh menjadi 5 tahapan, tetapi tetap mengharuskan adanya manajemen proyek, penjamin kualitas dan peer review, sebagaimana gambar dibawah ini. Alur metodologi tersebut tampak pada gambar berikut: TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI BERSKALA KECIL Penetap. Ruang Lingkup
Analisis Kebutuhan
Desain Fisik & Integrasi
Konstruk si & Pengujia
Instalasi & Penyera
MANAJEMEN PROYEK PENJAMIN KUALITAS (QUALITY ASSURANCE) PEER REVIEW
Berdasarkan metodologi tersebut di atas, maka pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian akan disesuaikan dengan komplektisitas dari masing-masing sub sistem sepanjang memenuhi 3 unsur, yaitu : Analisis, Perancangan, dan Implementasi. 2.5 PENDEKATAN PENGEMBANGAN SISTEM Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem (Joseph W. Wilkinson : 1982), yaitu: a. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari metodologi yang digunakan); b. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran yang akan dicapai); c. Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas turun (dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari sistem); 12
w w w .bpkp.go.id d. Pendekatan sistem menyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang dari cara mengembangkannya); e. Pendekatan lompatan jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dari teknologi yang akan digunakan). Pendekatan klasik (classical approach) disebut juga dengan pendekatan tradisional (traditional approach) atau pendekatan konvensional (conventional approach) adalah pendekatan di dalam pengembangan sistem yang mengikuti tahapan-tahapan di system life cycle tanpa dibekali dengan alat-alat-alat teknik yang memadai. Sedangkan pendekatan terstruktur dilengkapi alat-alat (tools) dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistemnya yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Pendekatan sepotong (piecemeal approach) merupakan pendekatan pengembangan sistem yang menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja, tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tanpa memperhatikan sasaran keseluruhan organisasi. Sedangkan pendekatan sistem (system approach) merupakan pendekatan yang memperhatikan sistem infromasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing kegiatan atau aplikasinya, serta menekankan pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya menekankan pada sasaran dari sistem informasi itu saja. Pendekatan bawah-naik (bottom-up approach), dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Sedangkan pendekatan atas-turun (top-down approach), dimulai dari level atas organisasi, yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi, selanjutnya dilakukan analisis kebutuhan informasi, kemudian diturunkan ke pemrosesan transaksi, yaitu penentuan output, input, basisdata, prosedurprosedur operasi dan kontrol. Pendekatan sistem menyeluruh (total system approach) merupakan pendekatan yang mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Sedangkan pendekatan moduler (modular approach) merupakan pendekatan yang memecah sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang sederhana,, sehingga sistem akan lebih mudah dipahami dan dikembangkan. Pendekatan lompatan jauh (great loop approach) menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak menggunakan teknologi canggih. Sedangkan pendekatan berkembang (evolutionary approach) menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu dan akan terus dikembangkan untuk periode-periode berikutnya mengikuti kebutuhannya sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada.
13
w w w .bpkp.go.id Berdasarkan uraian tentang pendekatan-pendekatan pengembangan sistem, maka pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian akan menggunakan : 1. Pendekatan sistem (system approach) 2. Pendekatan bawah-naik (bottom-up approach), dengan tetap memperhatikan pendekatan atas-turun (top-down approach) 3. Pendekatan moduler (modular approach); 4. Pendekatan berkembang (evolutionary approach). 2.6 HUBUNGAN ANTAR SISTEM DAN SUB-SISTEM Berdasarkan pendekatan sistem (system approach) sebagaimana yang telah dijelaskan diatas, maka perlu diketahui hubungan / dukungan suatu sistem dengan sistem lainnya. Sistem Infromasi Manajemen Kepegawaian sebagai sistem yang terintegrasi maka antar sub-sistem dengan sub-sistem lainnya memiliki keterkaitan dalam hal ini, Sispedap merupakan salah satu subsistem yang merupakan database (sebagai input) untuk sub-sistem lainnya dan juga merupakan output atau informasi dari suatu proses administrasi kepegawaian. Hubungan antar sub-sistem dapat dilihat dalam bagan berikut:
Sedangkan pengembangan sistem atau pemrograman menggunakan pendekatan berorientasi objek, sehingga dimungkinkan adanya sharing data / informasi antar fungsi / aplikasi (Adi Nugroho, 2002). Dengan demikian data transaksi suatu aplikasi dapat dimanfaatkan oleh aplikasi lainnya sebagaimana bagan berikut:
14
w w w .bpkp.go.id
Pada bagan di atas, tergambar bahwa pendekatan berorientasi objek membuat data terbungkus pada setiap fungsi / prosedur dan melindunginya terhadap perubahan yang tidak dikehendaki dari fungsi yang berada di luar. Skala prioritas pembangunan dan pengembangan suatu aplikasi harus memperhatikan tingkat dukungan suatu aplikasi dengan aplikasi lainnya. Dengan demikian walaupun suatu aplikasi yang akan dibangun tersebut berskala kecil atau sederhana, namun jika membawa efek atau dukungan yang sangat besar terhadap aplikasi yang lebih rumit atau bersklala besar, maka pengembangan aplikasi yang kecil tersebut menjadi skala prioritas. 2.7 METODOLOGI PENGOLAHAN DATA Hubungan antar sistem sangat terkait erat dengan metode pengolahan data. Sistem informasi dapat mempunyai metode-metode pengolahan data sebagai berikut (Jogiyanto, 1989) : 1. Metode Pengolahan Data Terpusat (Centralized Data Processing Method) lawan Metode Pengolahan Data Tersebar (Distributed Data Processing Method). 2. Metode Pengolahan Kumpulan (Batch Processing Method) lawan Metode Pengolahan Langsung (Online Processing Method). Metode Pengolahan Data Terpusat (Centralized Data Processing Method), yaitu suatu metode pengolahahan data yang terpusat yang memusatkan pengolahan datanya pada suatu tempat tunggal tertentu. Semua input, proses, dan output dilakukan pada suatu tempat terpusat. Metode Pengolahan Data Tersebar (Distributed Data Processing Method), yaitu suatu metode yang memungkinkan tiap-tiap departemen (unit kerja) 15
w w w .bpkp.go.id memasukkan data sendiri, mengolah sendiri bahkan menghasilkan output sendiri. Pendekatan yang dilakukan adalah menghubungkan suatu sistem komputer melalui suatu arsitektur jaringan kerja (network). Metode Pengolahan Kumpulan (Batch Processing Method), yaitu suatu metode dalam pengolahan data dengan cara mengumpulkan data dan pada periode tertentu dilakukan pemutakhiran pada data atau file induk. Metode Pengolahan Langsung (Online Processing Method), yaitu suatu metode pengolahan data, dimana transaksi yang terjadi secara segera dan langsung digunakan untuk memutkahirkan file induk. Dari metode-metode pengolahan tersebut maka metode yang digunakan dalam pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian adalah Metode Pengolahan Data Tersebar (Distributed Data Processing Method) dan Metode Pengolahan Langsung (Online Processing Method), namun seluruh data akhir / produk akhir dari suatu proses administrasi kepegawaian tetap tersimpan pada pusat database pegawai yang tersimpan pada satu server, sedangkan data transaksi masing-masing aplikasi tetap pada masing-masing aplikasi. Pemilihan metode ini didasarkan pada alasan, yaitu : a. Data diakses secara bersamaan (serentak) oleh beberapa user (multi-user) dengan kecepatan tinggi; b. Permintaan data yang sangat sering terjadi. c. Teknologi VPN (Virtual Private Network) dan WAN (Wide Area Network) sudah diterapkan di BPKP. 2.8 METODOLOGI PENERAPAN SISTEM Penerapan dari sistem informasi yang telah dikembangkan akan diterapkan secara paralel. Metode perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi dilaksanakan secara paralel (parallel change over method), dimana pengoperasian sistem manual yang lama dengan sistem komputerisasi yang baru secara bersama-sama, sampai saat tertentu sistem yang lama sudah dianggap dapat ditinggalkan sepenuhnya. Metode ini dipilih, karena sistem yang baru akan menggunakan teknologi yang canggih, sehingga penerapan dari sistem yang baru tidak terlalu mengejutkan. Disamping itu, sistem yang lama dapat digunakan sebagai pembanding dan penilai dari sistem yang baru. Selain itu penerapan sistem atau sub-sistem baru dilaksanakan pada user yang ada pada Biro Kepegawaian dan Organisasi lebih dahulu, setelah itu dilaksanakan pada user yang ada pada masing-masing unit kerja di lingkungan BPKP.
16
w w w .bpkp.go.id
2.9 STRUKTUR ORGANISASI TIM PENGEMBANG SIMPEG Dalam melaksanakan pembangunan dan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, dibentuk dalam suatu tim kerja, dengan struktur sebagai berikut :
Bentuk dan susunan Tim tersebut mengacu Keputusan Kepala Pusat Informasi Pengawasan nomor : KEP-640/IP/2/2004 tanggal 1 Desember 2004 tentang Prosedur Baku Metodologi, Dokumentasi, dan Pengorganisasian SDM Pengembangan Sistem Informasi.
3 PENUTUP Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) memberikan gambaran tentang kerangka kerja pengembangan dan implementasi sistem manajemen kepegawaian pada Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan. Dengan ketersediaan SIMPEG diharapkan pengembangan sistem akan lebih terarah, efisien, dan efektif dalam mendukung penyelenggaraan tugas pemerintahan 17
w w w .bpkp.go.id dan pembangunan yang diamanahkan kepada Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan.
18
