Kendali Mutu dan Biaya melalui. ecatalogue

Kendali Mutu dan Biaya melalui penerapan FORNAS & eCatalogue DI Rumah Sakit PELNI

Oleh : Rini Isyana Wardani,S.Farm,Apt

Latar Belakang

Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI

FORNAS • FORNAS merupakan daftar obat terpilih yang dibutuhkan dan tersedia di fasilitas pelayanan kesehatan sebagai acuan dalam pelaksanaan JKN. • Tujuan FORNAS yaitu tercapainya penggunaan obat yang rasional melalui: Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan Peningkatan efisiensi Peningkatan efektifitas Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI

Manfaat FORNAS Bagi Tenaga Kesehatan: • Sebagai “acuan” bagi penulis resep, • Memudahkan perencanaan, dan penyediaan obat di fasilitas pelayanan kesehatan. • Mengoptimalkan pelayanan kepada pasien

Pasien mendapatkan obat terpilih: • Tepat • Berkhasiat • Bermutu • Aman • Terjangkau


eCatalogue eCatalogue adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai Penyedia Barang/Jasa Pemerintah



Memudahkan pengadaan obat 


Reduksi biaya



Transparansi dalam transaksi (harga, produsen, dll)

FORNAS, Kendali Mutu & Biaya  Sistem JKN menerapan cara pembayaran paket berbasis diagnosa dengan sistem Indonesia Case Base Groups (INA-CBGs): – Fasilitas kesehatan rujukan tingkat lanjutan (fasilitas kesehatan tingkat kedua dan ketiga) – Pembayaran sistem kapitasi pada fasilitas kesehatan tingkat pertama di mana Pasien BPJS tidak dikenakan iur biaya – Paket pembayaran termasuk resep obat yang tidak tercantum dalam FORNAS  Rumah Sakit dituntut untuk pemberi pelayanan kesehatan untuk menggunakan sumber daya termasuk obat secara efisien dan rasional tetapi efektif


LEAN Management Lean Management adalah salah satu pendekatan Strategik untuk “Kendali Mutu” dan “Kendali Biaya”

Mempraktekan 5 prinsip Lean Management akan mendorong Low Cost Operasional: 1. Standardized 2. Autonomasi/Jidoka 3. Flow production, treating patients one at a time 4. PDCA 5. Socratic Method Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI

5 Principles of Lean Thinking


LEAN Management

Kanban

5R

KAIZEN

• Alat bantu sinyal untuk manajemen Inventory

• RINGKAS, RAPI, RESIK, RAWAT, RAJIN • Mengorganisasikan area kerja untuk mengurangi terbuangnya waktu akibat pemborosan

• Upaya mandiri dari pelaksanaan di area kerja masing-masing untuk mengurangi pemborosan

ERROR PROOFING

VISUAL MANAGEMENT

• Metode untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam proses

• Membuat masalah mudah terlihat, mudah dilihat agar segara dicari solusinya.

Alat Bantu dalam LEAN Management Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI

KAIZEN?


KAIZEN

Cost

Penerapan KAIZEN dapat membantu implementasi FORNAS & eCatalogue: • Mutu Pelayanan tetap terjaga • Biaya yang efektif

KAIZEN “A HIGHLY FOCUSED, ACTION ORIENTED method for making QUICK, HIGH IMPACT improvements to a SPECIFIC PROCESS or AREA.” – Christian Wolcott

Metodelogi KAIZEN menekankan pada: • Kreativitas • Minimalisasi biaya • Minimalisasi sumber daya • Menghilangkan pemborosan (waste) Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI

Bisnis Proses Pelayanan Farmasi RS PELNI 1. Perencanaan

FORNAS

3.Kedatangan Obat dari distributor 3.1 Penerimaan Obat di Gudang Obat

1.1 Penarikan data pemakaian dan stok 1.2 Perhitungan pembelian

1.3 Entry Pemesanan pembelian 1.4 Acc KDUP

5 .Penyiapan Obat

3.2 Distribusi obat ke sateli t farmasi

5.1 Pengambilan Obat 5.2 Pengetiketan 5.3 Pengecekan

Delivery obat ke pasien

Perencanaan 4.3 Pemberian No antrian 2.2 Email/ Fax PO ke distributor 2.1 Validasi dan cetak PO

2. Pemesanan eCatalogue

4.2 Verifikasi Resep 4.1 Penerimaan resep

4. Administrasi Resep

6.2 Edukasi 6.1 Pemberian Obat ke pasien

6. Penyerahan Obat


Diagram Proses Bisnis Pelayanan resep Farmasi Rawat Inap (before implementation) 3. Layanan Penyerahan obat

1. Layanan Administrasi 1.1 Pengambilan Resep ke Ruangan (5’)

Motion

Waiting Time

Extra Processing

1.3 Entry Resep Manual (3’)

1.2 Approval standar obat(1’)

Non-Utilized Talent Motion

3.1 Pengantaran obat olehPengantar obat(20’) 3.2 Serah terima dengan perawat (10’)

1.4 Print charge slip(1’)

1.5 Pemisahan resep per ruangan(3’)

Pelayanan obat rawat Inap

Pelayanan Sesuai standar

Inventory Motion

2.1. Pengambilan obat & Alkes (12’) 2.2. Peracikan (10’)

Extra Processing

2.3. Penulisan etiket(5’)

5 type of waste identified

2 .4. Pengecekan(2’)

2.Layanan Penyiapan obat

• Lead time 62’ • Cycle time dispensing 19’ • Transportation time 30’ Note: Waste Type

Diagram Proses Bisnis Pelayanan Resep Farmasi Rawat Jalan (before implementation) 3. Layanan Penyerahan obat

1. Layanan Administrasi 1.1 Penerimaan Resep (1’) Waiting Time

1.Entry resep dan Charge slip (3’)

1.2 Verifikasi: - BPJS ( 10’) - Non BPJS (1’)

Non-Utilized Talent

Motion

3.1 Penyerahan obat(4’) 3.2 Penandatangan resep dan konfirmasi no telp pasien(1’)

1.4 Pembayaran 2’) 1.5 Pemberian no antrian (1’)

Pelayanan obat rawat jalan


Inventory

2.1. Pengambilan obat(8’) Motion

2.2. Peracikan(15’) Extra Processing

2.3. penulisan etiket(6’)

5 type of waste identified

• Lead time 39’ • Cycle time administrative BPJS patient 15’ • Cycle time admin non BPJS patient 8’

2 .4. Pengecekan(3’)


Note:

Waste Type

PROSES PELAYANAN FARMASI

Hambatan SEBELUM ERA JKN

KAIZEN

PELAYANAN FARMASI DI ERA JKN

Perencanaan Obat

Perencanaan terlalu melebar , jumlah item obat mencapai 2500 item.( inventory ↑ )

Revisi Formularium Acuan : FORNAS

Perencanaan lebih terarah, jumlah item obat 1089 item . ( Inventory ↓ )

Pengadaan Obat

Pembelian perbekalan Farmasi menggunakan sistem beli putus

Melakukan Supply Chain System dan Vendor managed Inventory.

Persediaan perbekalan farmasi termonitoring. (Biaya Inventory ↓, SDM ↓)

4.1 Penerimaan Resep

Resep Manual : • Tidak terbaca ( medication Error ) • Perlu waktu untuk menginput harga •Waste motion untuk mengambil resep di ruang perawatan. Total Waktu yang diperlukan : Rajal : 4 ‘, Ranap 11'

Precription online

Mempercepat pelayanan dan meningkat kan patient safety. Total Waktu yang diperlukan : Rajal : 3 ‘, Ranap 4'

4.2. Verifikasi Resep

Pasien BPJS Rajal harus bolak balik ke BPJS center untuk verifikasi resep. Total Waktu yang diperlukan : 10’

Verifikasi real time di instalasi Farmasi

Resep di verifikasi resep di Instalasi Farmasi → mengurangi motion Total Waktu yang diperlukan : 1’




KAIZEN


5.1. Pengambilan Obat

Obat diletakan secara alphabetis , dalam 1 resep pengambilan obat berjauhan. Total Waktu yang diperlukan Rajal : 8‘, Ranap 12'

Perbaikan tata letak obat Fast Moving

Mengurangi Motion Asisten mengambil obat. Total Waktu yang diperlukan Rajal : 5‘, Ranap 10'

Obat dan alkes yang dipersiapkan untuk tindakan operasi bervariasi

Standarisasi Paket Obat dan Alkes tindakan Operasi

Memudahkan Farmasi dan perawat dalam menangani obat dan alkes untuk tindakan operasi

Lamanya Waktu tunggu penyiapan obat dan alkes untuk tindakan di rawat inap

Membuat paket standar untuk tindakan seperti SC, colonoscopy, pemasangan double lumen, dll

Penyiapan obat lebih cepat

Kekosongan obat antibiotik ( Ceftriaxone )

Bekerjasama dengan PPRA untuk membuat panduan peresepan antibiotik pengganti CEftriaxone

Peresepan antibiotik tidak terkendala




KAIZEN


5.2 Pengetiketan

•Banyak komponen yang harus ditulis •Memungkinkan untuk terjadi kesalahan. Total Waktu yang diperlukan Rajal : 6‘, Ranap 5'

Mengganti dengan Printed etiket

•Lebih cepat, terintegrasi dengan peresepan online •Mengeliminasi kemungkinan kesalahan penulisan Total Waktu yang diperlukan Rajal : 3‘, Ranap 2'

6.1 Penyerahan Obat

Antrian Pasien meningkat karena resep lama bercampur dengan yang baru

Memindahkan loket pengambilan obat resep lama

Mengurangi antrian pasien di satelit farmasi lantai 1 dan 2

6.1 Penyerahan Obat Rawat Inap

Letak ruang perawatan yang berjauhan dengan satelit Farmasi. Total Waktu yang diperlukan 20'

Menambah satelit farmasi mendekatkan dengan ruang perawatan

Mempercepat pengantaran obat. Total Waktu yang diperlukan 15'

Penyerahan obat oleh pengantar obat

Penyerahan obat oleh Asisten Apoteker

Penyerahan obat dilakukan oleh orang yang kompeten


Kaizen Instalasi Farmasi RS PELNI Formularium RS PELNI 2013

6.000 Item

Formularium RS PELNI 2014

60%

2.500 Item

40%

Formularium RS PELNI 2015 28%

1.089 Item 72%

FORNAS 100%

FORNAS

PATEN

PATEN

PATEN

Penerapan FORNAS & eCatalogue Standarisasi Obat berdasarkan Zat Active Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI

2014 reduksi 58% dari 2013

2015 reduksi: 82% dari 2013 56% dari 2014

Persediaan Obat & Alkes BOR %

Total Obat & Alkes 7,721

92.05%

87.74%

(dalam Jutaan) 51.68%

5,855

6,277

2013

2014 YTD Nov 2015

2013

240,073

170,844

136,473

Total Pasien Rajal

2014 YTD Nov 2015


2013

2014 YTD Nov 2015

Inventory Instalasi Farmasi

Modul permintaan pembelian barang farmasi dari Unit

Modul Perencanaan berdasarkan data stok dan pemakaian Modul Persetujuan kepala Divisi Usaha Penunjang


Tender Obat dan Alkes

Tender obat

Tender Alkes

Pengadaan Modul jadwal penerbitan PO oleh pengadaan setelah approval Kadiv

Modul pembuatan PO secara elektronik

Modul pemantauan pelaksanaan order: tracking dokumen

Modul pemantauan pelaksanaan order: tracking barang Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI

Penerimaan Obat dan Alkes dari Distributor

Modul penerimaan barang di Gudang

Modul jadwal penerimaan barang di Gudang


Distribusi Obat

Modul pengiriman barang dari Gudang Farmasi Modul antrian permintaan barang Farmasi dari Unit


Bukti serah terima barang dengan User

Peresepan Modul peresepan online

Modul monitoring delivery obat/alkes


Pencetakan etiket


Respon time Pelayanan obat


Kaizen Klinis



Kaizen Instalasi Farmasi VMI


Formularium RS PELNI

Kaizen Farmasi Paket Paket colonoscopy endoscopy

Paket Double Lumen

Paket Gynecologi

Pembuatan Paket Tindakan • Efisiensi •Memudahkan peresepan dan pengerjaan Resep


Paket HD Supplemen Fe

Paket SC Bayi

Paket SC Ibu

Kaizen Farmasi kamar bedah


Kaizen Farmasi Paket Tindakan Operasi

Paket IGD

Paket Infus

Paket Pemasangan Catheter Urine

Paket Tindakan Operasi

Paket Pemasangan NGT

Kaizen Farmasi

BMHP plus Paket Operasi per tim

BMHP dalam 1

Kanban operasi cito

Properti RS. Pelni. Dilarang Paket Obat dan Alkes mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana trolly Wardani & RS PELNI operasi dalam 1 hari

Kaizen Farmasi Lemari Obat Fast Moving

Perubahan Tata letak Obat : • Pemilihan Obat Fast Moving • Double bin pergantian obat Fast Moving • Kanban untuk Monitoring persediaan • Mengurangi Motion Petugas Properti RS. Pelni. Dilarang mendistribusikan tanpa ijin Rini Isyana Wardani & RS PELNI

Double Bin Obat Fast Moving

Diagram Proses Bisnis Pelayanan resep Farmasi Rawat Inap (KAIZEN) 3. Layanan Penyerahan obat

1. Layanan Administrasi 1.1 Penerimaan Resep(1)

1.2 Approval standar obat(1’)

3.1 Pengantaran obat oleh AA ke ruangan(15’)

1.3 Dispensing(1’) 3.2 Serah terima dengan perawat(10’)

1.4 Print resep dan charge slip (2’)


Pelayanan obat rawat Inap 2.1. Pengambilan obat(10’) 2.2. Peracikan (10’) 2.3. pencetakan etiket (3’) 2 .4. Pengecekan(2’)



• Lead time 45’ • Cycle time dispensing 15’ • Non value added time for transportation 25’

Diagram Proses Bisnis Farmasi Pelayanan Resep Rawat Jalan (KAIZEN) 3. Layanan Penyerahan obat

1. Layanan Administrasi 1.1 Penerimaan Resep (1’) 1.2 Verifikasi (1’) 1.3 Cetak resep dan Charge slip (2’)

3.1 Penerahan obat dan Edukasi Pasien(3’) 3.2 Penandatangan resep dan konfirmasi no telp pasien (1’)

1.4 Pembayaran (2’)

1.5 Pemberian no antrian (1’)

Pelayanan obat rawat jalan


2.1. Pengambilan obat (5’) 2.2. Peracikan (15’)* 2.3. pencetakan etiket(2’) 2 .4. Pengecekan(2’)



• Lead time 20’ • Cycle time administrative BPJS patient = non BPJS patient 5’

Next KAIZEN


Membuat FORNAS ALA RS PELNI untuk memudahkan setiap tenaga kesehatan yang ada Di RS PELNI untuk mengaplikasikan FORNAS dalam pelayanan kefarmasian

FORNAS ala RS PELNI


RS PELNI Healthcare Model


*QCDPSME = Quality Cost Delivery Productivity Safety Moral Environment

Kesimpulan 1.

2.

3.

Perbaikan di proses bisnis Layanan Instalasi Farmasi perlu dimulai dari perencanaan, pemesanan, penerimaan, penyimpanan dan pelayanan resep. Kaizen melalui perbaikan berkelanjutan di Instalasi farmasi perlu di dukung sepenuhnya oleh IT Kendali Mutu dan Kendali Biaya di Instalasi Farmasi mengacu ke Formularium Rumah Sakit berdasarkan Formularium Nasional dan e Catalogue merupakan bagian penting dalam Creating Value atau outcome pasien di Era JKN


Terima Kasih

Kendali Mutu dan Biaya melalui. ecatalogue

Recommend Documents