“ Kemitraan Antara Pemangku Kepentingan dan Humas Pemerintah Dalam Diseminasi Informasi” Prita Kemal Gani, MBA,MCIPR,APR Ketua BPP PERHUMAS & Direktur London School, Jakarta (Disampaikan dalam Pertemuan Tahunan BAKOHUMAS Tingkat Nasional Tahun 2012 bertema: “Optimalisasi Peran Humas Pemerintah Dalam Menciptakan Kinerja Pemerintah yang Optimal” Makasar, 6 November 2012)
A.Pendahuluan Apa sebenarnya yang menjadi peran dan tanggungjawab Humas Pemerintah? Pertanyaan ini kerap muncul, manakala kita terlibat dalam diskusi atau seminar, yang berkaitan dengan kegiatan kehumasan atau aktivitas pemerintahan. Sementara itu, di kalangan praktisi (pejabat) Humas pemerintah, kerap terdengar keluhan mengenai tantangan, yang menyebabkan mereka kurang berperan dengan baik (seperti Humas organisasi/perusahaan swasta). Singkat kata, aktivitas pejabat HUMAS pemerintah cendrung mengalami banyak kendala dibandingkan dengan para praktisi yang menangani kehumasan di perusahaanperusahaan swasta. Saya tidak ingin mengesampingkan, apalagi menganggap remeh masalah yang terjadi, yang kerap dihadapi para pejabat Humas Pemerintah. Namun, Saya berpendapat, dimanapun kita bekerja, tantangan pasti selalu ada: baik tantangan yang muncul terkait dengan sifat pekerjaan itu sendiri, atau tantangan yang muncul karena pengaruh iklim organisasi, berikut gaya kepemimpinan yang diterapkan pimpinan organisasi yang bersangkutan. Pertanyaannya kemudian: apa yang harus kita lakukan sebagai seorang pejabat/praktisi Humas yang bekerja di lembaga pemerintahan? Saya kira, inti dari tema seminar/pertemuan ini sebenarnya sangat jelas yaitu bagaimana meredefinisikan kembali apa yang menjadi tugas Humas, lalu bagaimana kerjasama antara Humas dengan pihak-pihak lainnya yang memiliki kepentingan dengan organisasi pemerintahan. Makalah ini akan diawali dengan uraian mengenai peran dan tanggungjawab Humas Pemerintah yang lalu dikaitkan pula dengan komponen-komponen yang memiliki kepentingan langsung dengan tugas Humas. Selanjutnya dalam uraian ini akan disampaikan pula bagaimana HUMAS melakukan diseminasi informasi kepada masyarakat yang merupakan komponen public yang dihadapi.
B.Peran dan tanggungjawab praktisi HUMAS Pemerintah Keberadaan Humas Pemerintah sesungguhnya sangat dibutuhkan oleh setiap instansi pemerintahan. Selain karena memiliki peran penting dalam mendukung tugas pemerintahan, Humas pemerintah dibentuk sesuai peraturan pemerintah. Humas 1
Pemerintahan telah secara eksplisit disampaikan dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No. 109/M.PAN/11/2005. Dalam pasal 4; dikatakan: Tugas pokok Pranata Humas, adalah melakukan kegiatan pelayanan informasi dan kehumasan, meliputi perencanaan pelayanan informasi dan kehumasan, pelayanan informasi, hubungan kelembagaan, hubungan personil, dan pengembangan pelayanan informasi dan kehumasan. Berdasarkan hal tersebut dapat diidentifikasi, apa yang menjadi tugas Humas pemerintah, baik secara regular atau melalui program-program Humas Pemerintah yaitu: 1. Menyediakan dan memberikan informasi kepada masyarakat dan stakeholders semua kegiatan pemerintah yang akan dan sedang dilaksanakan. 2. Berkomunikasi dengan masyarakat untuk memperoleh dukungan dan partisipasi masyarakat dalam melaksanakan kebijakan public serta menjalin hubungan baik dengan stakeholders seluas-luasnya. 3. Integralisasi dan harmonisasi antara institusi atau Humas dapat sebagai mediasi antara institusi di daerah. 4. Mengidentifikasi opini stakeholders baik local, regional, nasional bahkan internasional , sebagai peringatan awal untuk mengantisipasi perubahan-perubahan di luar, yang sekiranya berhubungan dengan pemerintahan dan mengambil langkah strategis. Point ini semakin penting khususnya humas pemerintah di daerah-daerah rawan konflik atau daerah-daerah yng melaksanakan undang-undang otonomi khusus. 5. Pekerjaan-pekerjaan teknis sebagai management support pada organisasi pemerintah dan sebagainya (Atmodjo, 2008) Dengan demikian tugas HUMAS adalah menyebarkan berbagai informasi kepada masyarakat atau menyediakan informasi bagi seluruh stakeholders sebagai tugas humas pemerintah secara umum. Informasi yang up to date memiliki nilai strategis baik bagi pemerintah atau antar dinas maupun stakeholder untuk pengambilan kebijakan ataupun penyusunan perencanaan.
C.Informasi apa yang boleh disampaikan kepada Publik? Dari uraian-uraian di atas sebenarnya inti dari kegiatan kehumasan itu adalah menyampaikan informasi yang memang penting untuk diketahui masyarakat. Banyak sekali hal yang dilakukan pemerintah, menjadi tidak dipahami masyarakat karena tidak disebarluaskan/didiseminasikan secara tepat kepada public. Sebagai contoh informasi mengenai pelaksanaan suatu proyek di suatu daerah kerap menimbulkan masalah di masyarakat karena ketidakjelasan informasi. Atau masalah yang berkaitan dengan pertambangan di suatu wilayah, kerap menjadi potensi konflik karena diseminasi informasi yang tidak jelas, tidak akurat dan tidak lengkap, yang pada akhirnya menimbulkan ketegangan di masyarakat. 2
Tentu, menjadi persoalan kemudian adalah: informasi apa saja yang boleh disampaikan kepada public atau kepada masyarakat? Saya kira ini yang mutlak harus dipahami oleh Humas pemerintah. Dalam berbagai diskusi kita mendengar, adanya ketakutan dari para pejabat Humas untuk menyampaikan informasi karena khawatir informasi itu adalah berkaitan dengan rahasia Negara, atau rahasia jabatan, atau apapun namanya. Para pejabat Humas takut akan dikenai sanksi kalau menyampaikan informasi kepada masyarakat. Akibatnya, masyarakat kerap tidak mendapatkan pelayanan secara baik ketika mereka membutuhkan informasi. Pada hal, kewajiban menyampaikan informasi itu sudah ditegaskan dalam UU Keterbukaan Informasi Publik (UU No. 14 tahun 2008). Sesungguhnya berdasarkan undang-undang ini, lembaga eksekutif, legilastif, yudikatif, baik yang di tingkat pusat maupun di daerah, masuk dalam kategori BADAN PUBLIK. Maka sebagai badan public, maka seluruh informasi public yang berkaitan dengan penyelenggaraan Negara, penyelenggaraan pemerintahan, penyelenggaraan badan public, wajib disampaikan kepada masyarakat. Dengan demikian, selama itu berkaitan dengan penyelenggaraan Negara, maka public atau masyarakat wajib mengetahuinya. Sebagai misal, ketika masyarakat mempertanyakan mengenai biaya pembuatan KTP, kapan selesainya dan dimana mengambilnya, hal-hal seperti itu, tentu merupakan informasi yang wajib diketahui public. Contoh lain, informasi mengenai pembangunan jalan, jembatan, siapa pemborongnya, berapa biayanya, dan sebagainya, tentu merupakan informasi yang perlu diketahui public. Sehingga, kegiatan-kegiatan itu transparan dan diketahui masyarakat. Sesungguhnya, kalau kita membaca UU No. 14 tahun 2008 itu, maka sangat jelas, bahwa semua informasi public itu, wajib dibuka kepada public dan menjadi tugas Humas pemerintah pula untuk menyampaikan hal itu manakala ditanyakan oleh masyarakat. Tentu saja, ada infoormasi yang dikecualikan, yang tidak boleh disampaikan kepada public sebagaimana tertera dalam Pasal 17 UU Keterbukaan Informasi Publik. Misalnya saja (1). informasi yang dapat menghambat proses penegakan hukum; (2).Informasi yang dapat mengganggu kepentingan perlindungan hak atas kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan usaha tidak sehat; (3). Informasi yang dapat membayakan pertahanan dan keamanan Negara; (4).Informasi yang dapat mengungkapkan kekayaan alam Indonesia; (5). Informasi yang dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional; (6). Informasi yang dapat merugikan kepentingan hubungan luar negeri; (7). informasi yang dapat mengungkapkan isi akta otentik yang bersifat pribadi dan kemauan terakhir ataupun wasiat seseorang; (8). informasi yang dapat mengungkap rahasia pribadi; (9). memorandum atau surat antar badan public; Inilah contoh-contoh kategori informasi yang ditutup untuk public. Atau disebut kategori informasi yang dikecualikan atau tidak boleh diungkapkan kepada public. Di luar kelompok ini, maka semuanya wajib untuk didiseminasikan kepada public.
D.Siapa Pemangku kepentingan? Disamping memahami kategori informasi apa yang harus disampaikan kepada public, tentu para praktisi Humas Pemerintah perlu memahami secara baik apa atau siapa yang yang menjadi target public dari Humas Pemerintah (Pemangku Kepentingan) 3
Secara teoretis dalam kajian-kajian public relations atau ilmu Hubungan Masyarakat, dibahas berbagai komponen yang menjadi target public dari Humas baik yang bersifat internal maupun eksternal. Dalam konteks lembaga pemerintah sebagai sebuah Badan Public maka secara garis besar, public dari humas pemerintah dapat dikategorikan sebagai berikut: 1. Masyarakat luas sebagai public sesuai dengan kewenangan dan tugas pokok fungsi dinas atau kantor daerah 2. DPRD 3. Lembaga pemerintah yang lebih tinggi, Lembaga pemerintah lain, Dinas atau kantor dan unit-unit pelaksana teknis di daerah sesuai dengnan peraturan daerah masingmasing. 4. Perusahaan-perusahaan yang ada di daerah atau yang berhubungan dengan daerah tersebut 5. Media massa, LSM, tokoh agama, Tokoh Adat, Tokoh Masyarakat, organisasi sosial dan kelompok kepentingan di daerah tersebut 6. Stakeholders luar negeri yang memiliki kepentingan di daerah tersebut 7. Stakeholders lain yang senantiasa dapat tumbuh sebagai produk dinamika masyarkat. Kelompok public ini memiliki kepentingan yang sangat besar dengan lembaga pemerintahan sebagai badan public karenanya, Humas sangat berperan pesar untuk mendiseminasikan informasi kepada mereka. Kadangkala, masalah kerap terjadi karena kurangnya Humas mengidentifikasi, memahami sifat dan karakteristik dari pelbagai komponen ini. Humas yang seharusnya berperan untuk mendukung manajemen (organisasi pemerintahan) kerapkali lamban dalam menjalankan tugas-tugasnya.
E.Faktor-faktor pendukung kelancaran serta kesuksesan kerja seorang praktisi Humas Pemerintah : Menurut pendapat saya keberhasilan pelaksanaan tugas dari para praktisi HUMAS di daerah sangat tergantung pada beberapa faktor berikut: •
Pertama, Memahami cara-cara komunikasi yang baik dan benar, baik dalam internal organisasi (atasan dan bawahan) juga komunikasi dgn public (masyarakat). Kemampuan berkomunikasi merupakan prasyarat yang tidak bisa ditawar-tawarkan lagi. Kemampuan komunikasi yang dimaksudkan disini adalah baik berkomunikasi secara verbal (lisan) maupun komunikasi tulisan. Kemampuan berbicara di depan public tentu merupakan hal yang sangat penting bagi seorang Humas. Selain itu 4
kemampuan menuangkan pemikiran dalam bentuk tulisan pun merupakan hal yang tidak kalah pentingnya pula. Saya mengambil contoh bagaimana pentingnya seorang praktisi Humas menuangkan gagasan dalam bentuk press release merupakan hal yang sangat penting. Banyak keluhan menunjukkan bagaimana persoalan ini. •
Kedua, Memahami budaya birokrasi dan gaya kepemimpinan dari pejabat pemerintah Ada banyak komentar tentang peran dan profesionalisme HUMAS pemerintah. Intinya adalah, seakan-akan humas dalam badan pemerintahan tidak bisa bekerja dengan baik karena karena budaya birokrasi atau budaya dalam departemen pemerintahan. Menurut pendapat saya, setiap organisasi, setiap institusi, setiap lembaga, niscaya memiliki budaya (culture) yang merupakan nilai-nilai yang dianut dan disepakati oleh seluruh komponen organisasi dan menjadi pedoman untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Organisasi pemerintahan pun memiliki budaya yang menjadi pedoman bagi semua anggota organisasinya. Sebagai bagian dari organisasi praktisi HUMAS tentu wajib memahami dan menjalankan nilai-nilai yang dianut oleh budaya organisasi tersebut. Bagaimana seharusnya seorang HUMAS bertindak? Tidak ada cara lain ia harus mengetahui apa yang menjadi tugas pokok yang harus diembannya (tentu menyampaikan informasi kepada public: internal maupun eksternal). Oleh karena itu, seorang petugas Humas harus mengetahui secara baik, mana informasi yang memang wajib disampaikan kepada public (sesuai dengan perintah UU ) dan mana yang memang dikeualikan atau tidak boleh disampaikan kepada public (Sesuai perintah UU). Selama kegiatan itu dilakukan tidak bertentangan dengan undang-undang, saya melihat tidak ada hal yang harus dikhawatirkan oleh seorang petugas HUMAS.
•
Ketiga, Memahami konteks adat dan budaya masyarakat setempat yang menjadi focus pelayanan birokrasi. Masyarakat Indonesia dengan ragam budaya, etnis, agama dan sebagainya, sesungguhnya merupakan faktor kekuatan besar yang menjadikan kita sebagai bangsa yang hebat. Namun demikian, keragaman itu akan menjadi potensi konflik kalau tidak dikelola dengan baik. Saya melihat, seorang petugas humas pun harus bisa memahami secara baik keragaman dan perbedaan budaya dari masyarakat yang akan menjadi target pelayanan dari birokrasi.
•
Keempat, Memahami secara baik komponen yang dianggap sebagai pressure group dalam masyarakat local Sebagaimana telah dikemukakan diatas ada sejumlah komponen yang memiliki kepentingan langsung dengan kegiatan-kegiatan HUMAS Pemerintah. Tentu, setiap pemerintahan daerah menghadapi komponen yang cendrung berbeda karakteristik dari komponen yang memiliki kepentingan dengan tugas HUMAS. Persoalannya, bagaimana seorang pejabat Humas harus menguasa secara baik, apa dan siapa yang masuk dalam komponen tersebut dan bagaimana berkomunikasi dengan mereka. Saya kira, persoalan-persoalan yang sebagian besar terjadi dalam kegiatan kehumasan terutama dalam lembaga pemerintahan adalah karena tidak dibuat atau dilakukannya semacam mapping (pemetaaan) terhadap pihak-pihak yang 5
berkepentingan dengan tugas kehumasan. Termasuk dalam hal ini adalah bagaimana pihak HUMAS pemerintah menjalin interaksi yang baik, intensif dengan para wartawan di daerah. Dengan demikian, berbagai informasi penting yang kiranya perlu diketahui masyarakat, dapat didiseminasi atau disebarkan secara baik kepada masyarakat. •
Kelima Menguasai secara baik hal-hal yang mendukung kelancaran pekerjaan: misalnya penguasaan peralatan /teknologi (computer, dll). Selain itu, seorang praktisi Humas pun harus mengikuti perkembangan pesat berkaitan dengan social media. Proses komunikasi yang dilakukan oleh para professional Humas pun akan semakin mudah dan tentunya efektif terhadap public yang dihadapinya. Sebagai contoh, pertumbuhan media social seperti twiter, facebook, blog, dll mampu mendukung kelancaran komunikasi antara Humas dengan teman-teman dari Media; Begitupun, informasi yang begitu cepat dalam media online mampu mendorong professional Humas mengenal apa yang tengah terjadi di masyarakat (public).
•
Keenam, Rajin dan aktif mengikuti perkembangan informasi baik melalui media massa maupun berbagai bacaan yang menunjang pengetahuan seorang praktisi HUMAS. Seiring dengan pertumbuhan serta perkembangan media massa yang sangat pesat tentu hal itu akan sangat mendukung praktisi Humas mengaskes informasi seluas-luasnya. Persoalannya, bagaimana seorang Humas Pemerintah memanfaatkan itu untuk menunjang peningkatan pengetahuannya.
F.Kesimpulan Dari uraian diatas dapat dilihat bahwa eksistensi Humas Pemerintah sesungguhnya sangat strategis. Kehadirann Humas dibutuhkan terutama dalam rangka mendiseminasi berbagai informasi public yaitu semua informasi yang memang wajib disampaikan badan public (lembaga pemerintah) kepada masyarakat. Untuk menjalankan tugas secara professional maka ada berbagai factor yang turut mendukung kelancaran tugas seorang Humas antara lain: memahami cara berkomunikasi yang baik; memahami budaya birokrasi dan juga memahami adat istiadat masyarakat setempat, dimana Humas bertugas.
6
