RIZR.KKLJ2015
KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI Km 5, Jalan Payamas 84900 Tangkak, Johor.
LAPORAN INOVASI SKOP PENILAIAN : PENGURUSAN ORGANISASI, JARINGAN DAN KOLABORASI ITEM PENILAIAN : Menghasilkan inovasi dalam pengurusan tugas di gred semasa. Aspek inovasi ini hendaklah selari dengan Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA)
I. TAJUK
SISTEM PENGURUSAN DATA PEMBELAJARAN SEPANJANG HAYAT: SISTEM iPSH
II. TUJUAN Sistem iPSH ini dibangunkan adalah bertujuan: 1.
Menyediakan sistem data maklumat yang lebih cekap dan mesra pengguna dalam memudahcara pengurusan dan pentadbiran di Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat Kolej Komuniti Ledang.
2.
Memastikan perancangan, promosi, permohonan, penyediaan dokumen fail, penganalisaan data berkaitan kursus dapat disimpan dan diselenggara dengan lebih efisyen, efektif dan sistematik secara atas talian.
3.
Data pencapaian prestasi pensyarah juga disimpan bagi memboleh setiap pensyarah melihat status pencapaian mengajar kursus masing-masing dari semasa ke semasa dan di mana sahaja mereka berada. 1|Page
RIZR.KKLJ2015
III. LATAR BELAKANG Pembelajaran Sepanjang Hayat (PSH) merupakan tonggak ketiga dalam pembangunan modal insan berpengetahuan dan berkemahiran tinggi selain daripada pendidikan asas dan pendidikan tertiari negara. Merujuk kepada lonjakan ketiga juga di dalam Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015 – 2025 (Pendidikan Tinggi) atau PPPM (PT), lonjakan ini memfokus kepada seluruh warga Malaysia menghayati pembelajaran sepanjang hayat. Justeru itu, Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat (JPSH) di Kolej Komuniti Ledang Johor (KKLJ) sentiasa menerima permintaan ataupun permohonan pelbagai kursus daripada komuniti setempat untuk keperluan ‘upskilling’ dan ‘re-skilling’. Namun begitu, JPSH mengalami kesukaran dalam pengurusan dan pentadbiran bagi memantau dan mengemaskini rekod data pencapaian prestasi pensyarah serta maklumat-maklumat kursus pendek yang akan dan telah dijalankan.
Pengurusan dan pentadbiran data secara manual menyebabkan penyimpanan rekod data tersebut tidak teratur dan adakalanya berlaku keciciran. Maka dengan itu, satu sistem lebih efisyen diwujudkan dan dibangunkan untuk menambahbaik sistem pengurusan manual di JPSH iaitu Sistem Pengurusan Data Pembelajaran Sepanjang Hayat (iPSH). Sistem iPSH ini merupakan satu inovasi terhadap sistem pengurusan data manual yang sedia ada untuk memastikan semua rekod data dan aktiviti yang dijalankan di bawah JPSH dapat dipantau dan diselenggara secara atas talian bagi pengurusan dan pentadbiran lebih mantap dan berstruktur. Idea ini timbul kerana pada awalnya, sistem pengurusan data PSH yang manual hanya menggunakan perisian MS EXCEL 2010 di mana ianya dilihat oleh pengkaji sebagai tidak mesra pengguna. Maksud tidak mesra pengguna ini ialah kesukaran di pihak pensyarah untuk merekod data dan adakalanya berlaku keciciran, menyediakan fail-fail kursus pendek yang akan dijalankan dan kesukaran memantau dan mengemaskini rekod data pencapaian pensyarah secara individu.
Walaubagaimanapun kini, sistem tersebut telah telah ditambahbaik daripada manual kepada atas talian (online) dengan menggunakan bahasa pengaturcaraan komputer iaitu PHP, Javascript, jQuery, CSS dan HTML manakala pangkalan datanya menggunakan MySQL yang menjadikan ciri sistem ini lebih menarik, cekap dan mesra pengguna serta 2|Page
RIZR.KKLJ2015
dapat membantu pengguna menggunakannya dengan mudah dan senang difahami. Manakala dari segi masa yang digunakan oleh pensyarah untuk menyediakan kertas kerja, fail kursus pendek dan laporan juga mengambil tempoh masa yang agak lama. Pensyarah seringkali menghadapi kekangan masa untuk berjumpa dengan penyelaras Unit PSH secara terus kerana masing-masing mempunyai tanggungjawab hakiki untuk mengajar sepenuh masa seterusnya proses penyediaan fail kursus juga akan tertunda.
Sistem iPSH ini dapat membantu pengguna mengakses maklumat dengan lebih menarik, cekap dan mesra pengguna. Di samping itu, pensyarah juga boleh melihat jadual atau takwim bertugas mereka untuk mengajar kursus pendek pada setiap bulan tanpa perlu berjumpa penyelaras di unit PSH. Maka pengkaji merasakan masalah pengurusan dan pentadbiran data dapat diselesaikan dengan mewujudkan Sistem iPSH ini.
IV. RASIONAL MEMBANGUNKAN INOVASI Rasionalnya pembangunan sistem ini, pengurusan dan pentadbiran bagi data kursus pendek adalah lebih cepat, tepat, mudah, cekap dan mesra pengguna. Pensyarah tidak perlu mengambil masa yang terlalu lama untuk menyediakan perancangan dan kertas kerja sesuatu kursus pendek sekaligus dapat meningkatkan kualiti kerja. Sistem iPSH ini juga terhasil ekoran daripada lambakan data kursus pendek yang perlu diuruskan dan dan rungutan pensyarah di mana tidak mencukupi masa untuk membuat persediaan kursus pendek. Ini kerana setiap pensyarah telah ditetapkan key performance index (KPI) yang wajib dicapai iaitu 78 jam mengajar kursus dan mengajar 60 orang peserta dalam tempoh setahun.
4.1
Ciri-Ciri Inovasi iPSH beroperasi secara atas talian (online) yang boleh dicapai melalui semua pelayar seperti contoh Internet Explorer 5.0 dan ke atas, Mozilla Firefox 5, Opera 9, Safari, Chrome dan lain-lain dengan menggunakan komputer riba, komputer desktop, tablet dan telefon bimbit pintar.
Pengumpulan data & maklumat kursus (softcopy) secara berpusat dan lebih tersusun.
Rekod data pencapaian KPI pensyarah secara individu dapat dianalisis. 3|Page
RIZR.KKLJ2015
Takwim kursus dapat dikeluarkan lebih cepat kerana dijana secara automatik ke laman web rasmi kolej.
Dokumen fail kursus dapat dicetak dalam bentuk hardcopy.
Keselamatan rekod data lebih selamat kerana menggunakan kod MD5 Ecryption pada setiap akaun pengguna dan pentadbir sistem yang didaftarkan dan juga meletakkan kod keselamatan dalam PHP.
V. KAEDAH PELAKSANAAN INOVASI Peringkat 1: Idea Awal Mengenalpasti masalah sedia ada pengurusan sistem secara manual.
Peringkat 2: Perbincangan bagi perancangan awal membangunkan sistem iPSH Agenda perbincangan adalah dari segi tarikh perlaksanaan, rekabentuk sistem dari segi antaramuka, perisian, bahasa pengaturcaraan dan pangkalan data yang sesuai digunakan bagi pembangunan sistem ini, impak aktiviti inovasi tersebut serta jenis datadata yang diperlukan.
Peringkat 3: Rekabentuk Sistem iPSH Sistem ini dibangunkan menggunakan bahasa pengaturcaraan PHP, HTML5, javascript dan jQuery. Manakala pangkalan data menggunakan MySQL. Menggunakan platform Linux 12.04 LTS sebagai hoster dan boleh diakses secara online. Bagi mempertingkatkan ciri-ciri keselamatan sistem ini menggunakan kod MD5 encryption untuk melindungi katalaluan pengguna. Pengguna juga dikelaskan dalam beberapa level supaya akses kepada laman tertentu boleh di kawal. PHP hardening dan mod “firewall enabled” juga dipasang di dalam platform server untuk mengelak daripada pencerobohan ke atas sistem atau server.
Peringkat 4: Membangunkan sistem iPSH Pembangunan sistem menggabungkan antara rekabentuk antaramuka, pengaturcaraan bagi arahan-arahan yang terlibat dan pangkalan data yang akan digunakan bagi menyimpan data dan maklumat yang telah diproses. 4|Page
RIZR.KKLJ2015
Peringkat 5: Pengujian / ujicuba sistem iPSH Proses ujian dilaksanakan dengan menguji sistem secara online kepada beberapa orang pensyarah. Segala maklumbalas digunakan sebagai input kepada penambahbaikan sistem.
Peringkat 6 : Penulisan manual dan dokumentasi Segala arahan penggunaan sistem iPSH ini telah dimuatkan dalam manual pengguna bagi memastikan pengguna dapat menggunakan sistem ini dengan betul.
Peringkat 7: Pelaksanaan sistem inovasi iPSH Sistem ini telah diguna pakai semenjak Sesi Januari 2014 di Kolej Komuniti Ledang bagi memantapkan pengurusan di Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat.
Peringkat 8 : Pentadbir sistem Pengurusan dan pemantauan sistem dari segi kawalan terhadap pengguna dan data serta maklumat yang digunakan dalam sistem ini.
5.1
Pelan Tindakan
Jadual 1.0 : Pelan Tindakan Pembangunan Sistem iPSH 5|Page
RIZR.KKLJ2015
5.2
Cara Operasi
Rajah 1.0: Skrin utama Sistem iPSH
1. Sediakan komputer riba, komputer desktop, tablet atau telefon bimbit pintar.
2. Paparan utama yang akan dikunjungi oleh pengguna yang memasuki sistem Pengurusan Data Pembelajaran Sepanjang Hayat (iPSH) adalah menggunakan http://jpsh.kklej.edu.my di mana ianya sebagai URL utama bagi sistem ini. 3. Pengguna perlu memasukkan “ID” dan “Katalaluan” yang telah ditetapkan oleh pentadbir bagi menyemak dan mengenalpasti kesahihan maklumat pengguna. Sistem ini boleh diakses oleh 3 level pengguna iaitu PENTADBIR (pensyarah di JPSH), KETUA (pensyarah) dan USER (pensyarah). Bagi pengguna baru, hanya pentadbir sahaja yang boleh mendaftarkan ke sistem ini.
6|Page
RIZR.KKLJ2015
Rajah 2.0: URL dan Skrin Log Masuk Masukkan maklumat berikut: ID :
jika admin atau jika selain admin KATALALUAN:<nombor kad pengenalan> Rajah 2.1: Skrin Log Masuk Sistem
Klik Log In
7|Page
RIZR.KKLJ2015
Rajah 2.2: Skrin Menu Bar Utama
CAPAIAN ‘MENU BAR UTAMA’ YANG HANYA DIBENARKAN
STATUS < ADMIN >
Semua MENU
< KETUA >
REKOD DATA (Semua) ANALISA KURSUS CETAK > Pra Permohonan, Borang 1, Borang 11, Senarai Semak dan Perancangan KP TAKWIM > Takwim Bulanan Perancangan PSH (Semua)
REKOD DATA ANALISA KURSUS CETAK > Borang 11, Senarai Semak & Perancangan KP TAKWIM > Takwim Bulanan Perancangan PSH (Semua)
< USER >
Jadual 2.0: Capaian Menu Bar Utama Sistem iPSH
8|Page
RIZR.KKLJ2015
Rajah 3.0: Skrin Menu Utama 4. Sistem iPSH sedia digunakan untuk permohonan baru kursus pendek (kertas kerja), mengemaskini pangkalan data, merekod data, menganalisa kursus, mencetak dokumen (kertas kerja, surat lantikan, laporan kursus), menyediakan takwim bulanan kursus pendek, permohonan perancangan kursus untuk tahun akan datang dan juga pengiraan analisis setiap kursus.
VI.
PERBEZAAN ANTARA PERKARA / PROSES SEBELUM DENGAN YANG SEKARANG BIL 1
PROSES Sistem pengurusan rekod PSH
SEBELUM
SELEPAS
Manual
Sistem online Sistem online dan boleh
2
Akses pengurusan & pentadbiran (Rajah 4.0)
Sistem offline dan terhad
diakses melalui pelbagai pelayar internet seperti Internet Explorer, Chrome, Safari dan lain-lain.
9|Page
RIZR.KKLJ2015
Sambungan... BIL
PROSES
SEBELUM
SELEPAS
Permohonan baru daripada 3
pensyarah yang ingin menjalankan kursus pendek
Borang manual Borang online
(Rajah 5.0)
4
Kertas Kerja kursus pendek (Rajah 6.0)
Borang online Borang manual Siap sedia dicetak pada bilabila masa.
Rekod data bagi pencapaian 5
Key Performance Indicator (KPI) pensyarah
6
Analisa Kursus (Prosesproses Kursus Pendek)
Direkod secara manual (MS Excel) Tiada
Rekod data dalam sistem online Rekod secara online Borang online
7
Penyediaan takwim bulanan kursus pendek
Dijana secara automatik ke Manual
laman web rasmi kolej Siap sedia dicetak pada bilabila masa.
8
Jadual pensyarah mengajar kursus pendek
Direkod secara manual (MS Word) Borang online
Perancangan tahunan PSH 9
mengikut kategori pensyarah, kluster, suku tahun dan tahunan
Rekod secara online
Rekod data dalam sistem Borang manual
online Siap sedia dicetak pada bilabila masa.
10 | P a g e
RIZR.KKLJ2015
Sambungan... BIL
PROSES
SEBELUM
SELEPAS Pengiraan penilaian kursus secara online
10
Laporan Analisis setiap kursus pendek
Manual (MS Excel)
Rekod laporan dalam sistem online Siap sedia dicetak pada bilabila masa. Maklumat pengajar diperolehi
11
Surat lantikan pengajar kursus pendek
Manual
secara automatik daripada permohonan baru kursus yang dimasukkan Rekod laporan dalam sistem
12
Laporan kursus pendek
Manual
online Siap sedia dicetak pada bilabila masa.
13
Kerja kemaskini maklumat
Manual
Sistem Online Penggunaan sistem ini tidak
Peralatan yang digunakan 14
dalam pengurusan dan pentadbiran PSH
Menggunakan
terhad kepada desktop dan
komputer
komputer riba sahaja malah
desktop dan
boleh diakses menggunakan
komputer riba
alat mudahalih seperti tablet
sahaja.
dan telefon pintar (smartphone).
11 | P a g e
RIZR.KKLJ2015
VII. PERANAN CALON DALAM PENYEDIAAN INOVASI
7.1
Calon Sebagai Ahli Pasukan Inovasi.
Calon adalah terlibat secara keseluruhan dalam: a.
Idea awal dalam memberikan gambaran konsep dan idea berkenaan objektif sebenar perlu wujudnya sistem ini.
b.
Perancangan awal untuk membangunkan sistem ini dan membantu ahli pasukan lain membina kerangka konseptual tentang idea sistem ini.
c.
Merekabentuk pengurusan sistem baru daripada cara manual kepada sistem pengurusan secara online
d.
Membangunkan sistem – rekabentuk antaramuka
e.
Penulisan dokumentasi dan manual
f.
Pelaksanaan sistem inovasi ini
g.
Sebagai pentadbir sistem.
7.2
Proses Penglibatan Calon Dalam Penyediaan Inovasi
Peringkat 1: Idea Awal Calon mengenalpasti masalah sedia ada pengurusan sistem secara manual dan mencadangkan ianya perlu diganti dengan satu sistem baru yang lebih sistematik. Calon mencadangkan idea inovasi ini kepada rakan kumpulan. Idea
ini membantu rakan
kumpulan mendapatkan gambaran awal.
Peringkat 2: Mengadakan diskusi bagi perancangan awal untuk membangunkan sistem iPSH ini. Calon terlibat dalam mengetuai perbincangan ini. Agenda perbincangan:
Tarikh perlaksanaan.
Rekabentuk sistem dari segi antaramuka, perisian, bahasa pengaturcaraan dan pangkalan data yang sesuai digunakan bagi pembangunan sistem ini.
Impak aktiviti inovasi tersebut
Data yang diperlukan. 12 | P a g e
RIZR.KKLJ2015
Peringkat 3: Rekabentuk Sistem Calon terlibat dalam lakaran awal bagi proses merekabentuk (design) antaramuka kepada ahli pasukan yang ditugaskan sebagai technical develepor. Antaranya adalah lakaran bagi Skrin Menu Utama, Skrin Pangkalan Data, Skrin Papar Rekod Data, Skrin Analisa Kursus, Skrin Cetakan Dokumen, Skrin Paparan Takwim
dan Skrin Carian
Kursus.
Rajah 4.0: Proses merekabentuk Skrin Menu Utama
13 | P a g e
RIZR.KKLJ2015
Peringkat 4: Membangunkan sistem. Calon sebagai penyedia dokumen dan data maklumat untuk pembangunan sistem menggabungkan antara rekabentuk antaramuka, pengaturcaraan bagi arahan-arahan yang terlibat dan pangkalan data yang akan digunakan bagi menyimpan data dan maklumat yang telah diproses.
Rajah 5.0: Borang Permohonan Kursus Manual ke Online
Peringkat 5: Pengujian / ujicuba sistem iPSH Calon juga terlibat dalam proses pengujian sistem di mana ujian dilaksanakan dengan menguji sistem secara online kepada beberapa orang pensyarah. Segala maklumbalas digunakan sebagai input kepada penambahbaikan sistem.
14 | P a g e
RIZR.KKLJ2015
Peringkat 6: Penulisan manual dan dokumentasi Segala arahan penggunaan sistem iPSH ini telah dimuatkan dalam manual pengguna bagi memastikan pengguna dapat menggunakan sistem ini dengan betul. Calon terlibat dalam penulisan manual dan dokumentasi sistem iPSH ini.
Peringkat 7: Pelaksanaan sistem inovasi iPSH Calon telah menghebahkan kepada seluruh organisasi mengenai sistem ini digunapakai sepenuhnya bermula 01 Januari 2014 di Kolej Komuniti Ledang bagi memantapkan pengurusan di Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat.
Peringkat 8: Pentadbir sistem Calon juga terlibat dalam Pengurusan dan pemantauan sistem dari segi kawalan terhadap pengguna dan data serta maklumat yang digunakan dalam sistem ini.
7.3 BIL 1
Tugas dan Peranan dalam pembangunan iPSH TUGAS Fasilitator
PERANAN
Penggerak berdasarkan pelan
TINDAKAN Sapiah binti Aluan
tindakan dan peranan.
Mengeluarkan Surat Lantikan dan Memo Arahan
Pemantauan membangunkan sistem bersama pasukan inovasi iPSH Kolej Komuniti Ledang.
2
Jawatankuasa Teknikal
Pembangunan sistem
Zaidah binti Zaini (K)
Penambahbaikan sistem
Razzatul Iza Zurita binti Rasalli Siti Nor Hayati binti M. Yusop
15 | P a g e
RIZR.KKLJ2015
Sambungan... BIL 3
TUGAS
PERANAN
Jawatankuasa Dokumentasi
Penyediaan Manual Pengguna
Siti Nor Hayati binti
Kemaskini data iPSH
Pengumpulan data sedia ada dan data Razzatul Iza Zurita baru
4
TINDAKAN
Jawatankuasa
Menyediakan jadual dan pelan
Pelaksana
tindakan
Menguruskan bengkel pembangunan dan penggunakan sistem
M. Yusop (K)
binti Rasalli Razzatul Iza Zurita binti Rasalli (K) Siti Nor Hayati binti M. Yusop
Menyedia dan menguruskan data-data sedia ada dan yang baru sebelum dimasukkan ke dalam sistem iPSH.
5
Pentadbir Sistem
Mengurus dan mentadbir sistem iPSH. Zaidah binti Zaini (K) Razzatul Iza Zurita binti Rasalli Siti Nor Hayati binti M. Yusop Siti Hazwani binti Rosli Rizarina binti Ekhwan Norazila binti Aniah Nurul Ain binti Azmi Khairul Anuar bin Wahab
16 | P a g e
RIZR.KKLJ2015
VIII. IMPAK / KEBERKESANAN ELEMEN KRITERIA KECEMERLANGAN Calon melihat bahawa sistem iPSH ini adalah lebih memenuhi keperluan pengguna terutamanya bagi Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat Hayat dan memberi impak positif kepada organisasi. Antara impak yang diperolehi adalah:
a. Menjimatkan Masa :
Penjimatan masa proses merekod data kursus pendek yang dijalankan setiap pensyarah termasuk penyediaan kertas kerja, laporan kursus, surat lantikan dan takwim bulanan.
Semakan pencapaian Key Performance Indicator (KPI) pensyarah secara individu dapat dibuat secara online dari semasa ke semasa.
Penjimatan masa dimana pengguna boleh memuat turun dokumen menggunakan komputer desktop, komputer riba, alat mudah alih seperti tablet dan telefon pintar (smartphone) sekaligus boleh mencetak dokumen pada bila-bila masa sahaja.
b. Penjimatan Kos : Tiada kos yang digunakan dalam pembangunan sistem ini. Pembangunan sistem ini juga ke arah ICT Hijau yang menyumbang kepada pengurangan penggunaan kertas secara optima dengan mewujudkan konsep “Paperless” yang akan mengurangkan kos dan seterusnya mengurangkan masa capaian data disamping data dapat dijana menjadi maklumat yang lebih berguna mengikut kehendak pengguna.
c. Efisyen : Inovasi ini telah meningkatkan kecekapan pengurusan dan pentadbiran di JPSH. Pengguna merasai pengalaman baru kepada yang lebih sistematik dan bersepadu. Dalam masa yang sama, dengan adanya inovasi ini mengurangkan beban kerja dan secara tidak langsung meningkatkan produktiviti serta membolehkan memberi lebih tumpuan dalam urusan peningkatan mutu pembelajaran dan pengajaran.
17 | P a g e
RIZR.KKLJ2015
d. Kreativiti : Inovasi ini adalah kreativiti dalam mengoptimumkan penggunaan sumber ICT yang dibekalkan kepada Kolej Komuniti dan budaya kerja pensyarah Kolej Komuniti kepada yang lebih mudah, ringkas dan tepat.
e. Tahap Penggunaan : Proses peningkatan dan pembaharuan sistem dibuat berdasarkan maklumbalas yang diberikan oleh pengguna dari semasa ke semasa.
f. Penyebaran Ilmu : Inovasi ini telah dibentangkan dan dipertandingkan dalam beberapa pertandingan inovasi. Antaranya:
Pertandingan Inoreka 2014, Kolej Komuniti Ledang (Peringkat Organisasi)
Conference Competition Exibition 2014 (CCE 2014), Politeknik Seberang Perai (Peringkat Kebangsaan)
PERTIWI 2014, Kolej Komuniti Bayan Baru (Peringkat Wilayah Utara)
Ureka 2015 Wilayah Selatan, Segamat (Peringkat Wilayah Selatan)
Pertandingan Inovasi Pensyarah Peringkat Kebangsan (PERISA) 2015, Kolej Komuniti Temerloh (Peringkat Kebangsaan)
IX. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Sistem iPSH yang dibangunkan ini merupakan sistem berkomputer bersepadu secara online yang akan membantu pensyarah dan pihak pengurusan JPSH menjalankan tugas mereka dengan lebih sistematik dan lebih mudah. Segala masalah yang berkaitan pengurusan dan pentadbiran PSH dapat diatasi dengan mudah dan cepat.
Walau
bagaimana pun terdapat beberapa cadangan penambahbaikan terhadap sistem iPSH ini seperti berikut: 1.
Meletakkan meter bilangan pengguna yang akses ke sistem iPSH.
2.
Membolehkan sijil kursus dicetak dengan cepat dan mudah.
3.
Menyediakan sistem dalam bentuk aplikasi telefon pintar (mobile apps).
18 | P a g e
RIZR.KKLJ2015
X. PENGESAHAN KETUA JABATAN Adalah dimaklumkan bahawa inovasi yang dihasilkan oleh calon ini adalah hasil kerja asli beliau. Inovasi yang dihasilkan oleh calon ini dapat digunakan dalam membantu meningkatkan prestasi pengurusan organisasi khususnya di Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat, Kolej Komuniti Ledang.
Disahkan oleh:
( JAMALLUDDIN BIN MOHD ALI ) Pengarah Kolej Komuniti Ledang Kementerian Pendidikan Tinggi
19 | P a g e
