Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia Menuju Masyarakat Informasi Indonesia
siMAYA
Administrasi Perkantoran Maya
Monika Suharko Dit E-Gov, Aptika, Kominfo
Landasan Hukum 1. Peraturan Pemerintah No. 82 tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik 2. Peraturan Menteri Negara PAN dan RB N0. 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah 3. Surat Edaran MENPAN No.5 Tahun 2013 tentang Penggunaan Aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik Pada Instansi Pemerintah 4. Peraturan Menteri PAN dan RB No 80 tahun 2012 tentang tata naskah dinas
KOMINFO
Tanda Tangan Digital • Pasal 1 angka 19 PP PSTE menyatakan bahwa tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi atau autentifikasi. • Fungsi authentifikasi harus bisa memastkan bahwa hanya orang/pihak yang bersangkutan yang memiliki akun tersebut.
Mengapa menggunakan siMAYA ? efisiensi waktu
dimana saja dan kapan saja
Sesuai dengan proses bisnis alur persuratan MENPAN
dapat dikustomisasi
KOMINFO
Akses siMAYA
KOMINFO
siMAYA
KOMINFO
Modul siMAYA
Manajemen Surat Masuk
Manajemen Surat Keluar
Disposisi Surat
Tanggapan Disposisi / Surat Inisiatif
Fitur siMAYA KOMINFO
Tingkatan Pengguna siMAYA Pengguna admin lokal Pengguna Tata Usaha Pengguna Pimpinan Instansi (eselon 2 &eselon 1 atau yang diberi wewenang kirim surat) Pengguna Biasa (staf, eselon 4 dan eselon 3)
KOMINFO
Admin Lokal Kab/Kota- Contoh Instansi
KOMINFO
Admin Lokal- Step by step ① Membuatkan Instansi § Tidak menggunakan karakter ($, &, / dll) ② Membuatkan Nama Jabatan, pilih drop down bagian, isi masing-masing jabatan di tiap bagian ③ Membuatkan username, • menggunakan nama asli • huruf kecil • tidak boleh menggunakan spasi, karakter • format penulisan nama depan.nama belakang (ex : budi.susanto) • tanpa gelar KOMINFO
Admin Lokal- Step by step [lanjutan] ⑤ Mengisi kolom nama lengkap, boleh dengan gelar, bisa huruf besar dan kecil, bisa spasi ⑥ Aktivasi wewenang pengguna ⑦ Memilih drop down asal instansi, jabatan, jenjang serta golongan ⑧ Mengisikan NIP 18 digit ⑨ Men-check kotak aktifasi
KOMINFO
Admin Lokal- Wewenang Pengguna Pegawai yang ditunjuk untuk menjadi admin untuk mengelola akun siMAYA Kewenangan Modul local admin
Aktifitas Membuat akun username dan password, melakukan update/ membuat struktur organisasi, melakukan update apabila ada mutasi, aktifasi pengguna dan pemberian wewenang pada pengguna.
Jenjang Admin Lokal- Wewenang
Admin Kab/Kota/ Prov
Admin SKPD
Admin SKPD
Admin SKPD
dll
Admin Lokal Kab/Kota- Buat InstansiIdentifikasi SOTK q Apakah Gubernur/Walikota/Bupati bisa langsung disposisi ke Kepala Dinas ? q Apakah Gubernur/Walikota/Bupati untuk disposisi harus melalui sekda ? q Mana yang paling sering ?
KOMINFO
Admin Lokal Kab/Kota- Contoh InstansiSOTK Alt 1
KOMINFO
Admin Lokal Kab/Kota- Contoh InstansiSOTK Alt 2
KOMINFO
Studi Kasus 1 : Admin Lokal Kab/Kota- Contoh Instansi-Sekda
KOMINFO
Admin Lokal Kab/Kota- Contoh InstansiSekda[1]
KOMINFO
Admin Lokal Kab/Kota- Contoh InstansiSekda[2]
KOMINFO
Admin Lokal Kab/Kota- Contoh Jabatan[1]
KOMINFO
Admin Lokal Kab/Kota- Contoh JabatanSekda[1]
KOMINFO
Studi Kasus 2:Admin Lokal Kab/Kota- Contoh Instansi-Dinas
KOMINFO
Admin Lokal Kab/Kota- Contoh InstansiDinas
KOMINFO
Admin Lokal Kab/Kota- Contoh InstansiDinas
KOMINFO
Admin Lokal Kab/Kota- Contoh JabatanDinas[1]
KOMINFO
Admin Lokal Kab/Kota- Contoh JabatanDinas[2]
KOMINFO
Aktivasi Wewenang- Tambah Pengguna
KOMINFO
Aktivasi Wewenang- Edit Wewenang[2]
KOMINFO
Kesimpulan – Aktivasi wewenang Pimpinan Instansi
Surat Masuk
Surat Keluar
TataUsaha
Surat Masuk
Disposisi Letter Log Letter Log Template Template
Agenda Sender
Admin Lokal Surat Masuk
Surat Keluar Disposisi
PLH
Pengguna Biasa
Tata USaha
SuratKeluar Disposisi
Letter Log Template Agenda
Agenda
Lokal admin
Latihan : Akun Admin Lokal admin.dinkominfo.babelprov admin.diperindag.babelprov admin.dinkes.babelprov admin.dinkessos.babelprov admin.dinhub.babelprov admin.dinbudpar.babelprov admin.dinhut.babelprov admin.dinpu.babelprov admin.dinkp.babelprov admin.dikbud.babelprov KOMINFO
Tata Usaha ① Melakukan scan surat, dibuat dalam bentuk pdf ② Input surat kedalam siMAYA ③ Parameter : tanggal surat, tanggal diterima, nomer surat, nomer surat agenda ④ Cari arsip surat ⑤ Memberi penomeran surat, acc pimpinan instansià kirim
KOMINFO
Tata Usaha- Wewenang Pengguna Pegawai yang mempunyai tugas mengirim surat keluar, menerima surat dan mengagendakan
Kewenangan Modul surat masuk, modul surat keluar, modul disposisi, modul letterlog, modul template, modul agenda dan modul tata usaha
Aktifitas Disposisi, menanggapi disposisi, surat inisiatif, menerima surat masuk, meneruskan surat masuk ke pimpinan, mengagendakan surat, memberi nomer surat keluar dan mengirim surat keluar
Pimpinan Instansi ① Melakukan disposisi surat (mobile atau tidak) ② Melakukan persetujuan atau penolakan konsep surat
KOMINFO
Pimpinan Instansi Pengguna Eselon 2, eselon 1 dan > eselon 1 Kewenangan Modul surat masuk, modul surat keluar, modul disposisi, modul letterlog, modul template, modul agenda, modul plh dan modul agenda
Aktifitas Disposisi, menanggapi disposisi, surat inisiatif, pemeriksa terakhir, yang menandatangani surat keluar
Pengguna Biasa ① Melakukan disposisi surat (es 3 atau 4) ② Membuat draft konsep surat
KOMINFO
Pengguna Biasa- Wewenang Pengguna Eselon 3, eselon 4 dan staf Kewenangan Modul surat masuk, modul surat keluar, modul disposisi, modul letterlog, modul template dan modul agenda
Aktifitas Disposisi, menanggapi disposisi, surat inisiatif, membuat template, mencari agenda
Latihan : 1.Disposisi siMAYA 1. Surat Masuk di scan oleh TU, konvert ke tipe file pdf 2. Tata Usaha melakukan input surat 3. Pimpinan instansi melakukan disposisi surat 4. Pengguna biasa (eselon 3, eselon 4 dan staf) membaca disposisi dan proses lebih lanjut
2.Tanggapan Disposisi siMAYA 1. Surat Masuk di scan oleh TU 2. Tata Usaha melakukan input surat 3. Pimpinan instansi melakukan disposisi surat 4. Pengguna biasa (eselon 3, eselon 4 dan staf) membaca disposisi dan proses lebih lanjut
3.Melihat agenda surat 1. Lihat dari agenda surat masuk 2. Amati status surat yang belum dibaca dan yang sudah dibaca
Helpdesk Online siMAYA • Email : –
[email protected]
• Telepon : – 021 - 3849366
• Facebook group: – Simaya.id
• Contact Person : – Monika :
[email protected] – Dirga :
[email protected]
